Cómo se hace

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Todo lo que debes saber para instalar una impresora
en Windows
David Onieva | Actualizado el 11 de noviembre, 2021 • 11:10

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Portada  Windows  Cómo se hace  Todo lo que debes saber para instalar una impresora en Windows

Son varios los elementos que usamos conectados a nuestro PC, de uso más o menos
intensivo, pero que mejoran la funcionalidad de este. Así, lo que logramos es sacar el
máximo provecho al equipo, por ejemplo, basado en Windows 10 o Windows 11. Con esto
nos referimos a la pantalla, el ratón, el teclado, o a una impresora.

Estos son los más básicos, pero podemos echar mano de otros muchos elementos que conectamos
al equipo, por ejemplo, a través de los puertos USB que ponen estos a nuestra disposición. Con el
paso del tiempo, la disponibilidad a este respecto ha aumentado de manera considerable, aunque en
estas líneas nos vamos a centrar en uno de los elementos que más tiempo lleva entre nosotros, la
impresora.

Este es un dispositivo que a pesar de los años que han pasado, sigue siendo básico en la mayoría de
los PCs, tanto en entornos domésticos como más profesionales. Es por ello que el poder instalarla y
configurarla de la mejor manera en Windows, sigue siendo algo imprescindible.
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Es por ello que en estas líneas os vamos a mostrar con detalle la manera de poner en funcionamiento
un producto de estas características en el sistema de los de Redmond. Esto es algo que podemos
llevar a cabo de diferentes maneras, ya que la propia Microsoft es plenamente consciente de su
importancia e intenta facilitarnos la tarea.

Recomendaciones antes de instalar una impresora nueva

Seguro que si hemos comprado una impresora nueva estamos deseando comenzar a instalarla y
utilizarla. Antes de comenzar la instalación recomendable realizar unas sencillas pautas de
comprobación de algunos de sus elementos, como, por ejemplo:

. Comprobar la conexión por cable: a la hora de conectar nuestra impresora con el ordenador es
habitual que la conectemos por cable. Por lo general, este cable suele ir desde la impresora hasta
el ordenador conectado mediante un puerto USB. También hay impresoras que se pueden
conectar en red, mediante la conexión de un cable LAN al RJ45 de nuestra tarjeta de red:
. Comprobación del router: en el caso de que nuestra impresora incluya WiFi podremos realizar
impresiones de forma inalámbrica. Es por ello que podemos configurarla de igual forma a través
de esta conexión por lo que es importante asegurarnos de que contamos con conexión a
Internet y el WiFi funciona correctamente antes de realizar la instalación. Además, debemos de
tener mano la contraseña para establecer la conexión.
. Comprueba que el sistema operativo es compatible con la impresora: por lo general es
probable que usemos Windows como sistema operativo que será compatible prácticamente con
cualquier impresora nueva. Pero tanto en el caso de que usemos una versión más antigua de
 Windows, como si la impresora también es antigua, debemos asegurarnos de que sea
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compatibles el uno con el otro para que puedan conectarse correctamente.

Diferentes formas de instalar una impresora

A continuación, vamos a ver las distintas formas que tenemos de instalar una nueva impresora en el
PC y dejarla lista para poder empezar a imprimir o escanear con ella.

Desde el Panel de control

Uno de los métodos más habituales, es llevar a cabo el proceso desde el Panel de control de
Windows. Por tanto, lo primero será acceder al mismo, por ejemplo, haciendo una búsqueda en el
cuadro de diálogo del menú Inicio. Así, este apartado aparecerá en pantalla para que podamos
trabajar con el mismo, en este caso pinchando en “Hardware y sonido”. Aquí ya veremos un apartado,
que es el que nos interesa en este caso, llamado “Dispositivos e impresoras”, en el que pinchamos. Así
podemos ver de primera mano los elementos que en estos momentos tenemos añadidos en el
equipo.

De hecho, veremos uno llamado “Impresoras”, en el que de entrada vemos algunos elementos que el
propio Windows crea por defecto en este apartado. Por tanto, para poder instalar una nueva, no
tendremos más que pulsar con el botón derecho de ratón sobre el mismo, para a continuación
seleccionar la opción “Agregar dispositivos e impresoras”. Llegados a este punto, es recomendable
que el nuevo equipo que nos disponemos a instalar en Windows esté conectado y encendido.

La principal razón de ello es que el propio sistema intentará localizarlo por sí mismo para así poder
instalar los correspondientes controladores. Esto es algo que se logra gracias a la lista de productos
compatibles de este tipo que alberga el sistema en su interior. Por tanto, en la mayoría de las
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ocasiones, el propio Windows detectará la nueva impresora por sí mismo, por lo que ya estará lista
para que podamos usarla. Con todo y con ello, si tras el proceso de búsqueda no encuentra el modelo
que hemos conectado, probablemente lo indique como desconocido, aunque eso no es lo habitual.

Por tanto, una vez localizada la impresora que vamos a instalar como tal, la marcamos de entre el
resto que equipos que se hayan detectado. A continuación, pinchamos en el botón “Siguiente”, por lo
que Windows 10 o Windows 11 intentará instalar los archivos correspondientes a los drivers de la
impresora, por sí mismo. De igual modo, este es un proceso que en la mayoría de las ocasiones se
completará con éxito, aunque en ocasiones el sistema no podrá finalizarlo como es debido.
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Desde Configuración de Windows

De igual modo también nos podemos decantar por llevar a cabo este mismo proceso a través de la
aplicación de Configuración de Windows, por lo que accedemos aquí con la combinación de teclas
“Win + I”. Entonces aparecerá la aplicación de Configuración del sistema de Microsoft, apartado que
no para de crecer “robando” funciones al Panel de control. Pues bien, en este caso que nos ocupa, nos
decantamos por pinchar en “Dispositivos”.

A la izquierda de la interfaz que aparece, veremos varios apartados referentes a dispositivos que
podemos instalar en el equipo, por lo que en este caso concreto pulsamos en “Impresoras y
escáneres”. Aquí, como sucedía en el caso anterior con el Panel de control, veremos algunos de estos
elementos que Windows crea por sí mismo. Así, para añadir la impresora que queremos instalar
desde Configuración, seleccionamos la opción de “Añadir una impresora o escáner”.
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Entonces, de manera automática, el sistema empezará a buscar los nuevos dispositivos que hemos
conectado pero que por el momento no están instalados para que los podamos añadir. Al igual que
en el Panel de control que hemos visto anteriormente, en la mayoría de las ocasiones la nueva
impresora se detectará, por lo que no tendremos más que seleccionarla. En caso contrario y para
añadirla manualmente, pulsamos en “La impresora que deseo no está en la lista”.
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Si nos decantamos por esta segunda alternativa, el propio sistema nos propone otros métodos para
que podamos instalar el nuevo producto manualmente. Así, nos ofrece la posibilidad de añadir la ruta
de red en caso de que sea un dispositivo compartido, hacer que la busque como inalámbrica o
Bluetooth, o mediante una dirección TCP/IP concreta.
Con todo lo comentado, seguro que podréis instalar una nueva impresora de la mejor manera, algo
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fundamental en la mayoría de los equipos de todo el mundo. Además, como vemos, la propia
Microsoft nos abre cada vez más posibilidades para poder optimizar este proceso.

Usar el CD

Si nuestra impresora tiene ya algunos años, seguro que venía con un CD incluido. Dentro de este CD
podemos encontrar el controlador necesario para que Windows pueda reconocerla y utilizarla, y la
herramienta de gestión y administrador del fabricante.

No es nada que no podamos encontrar en la web del fabricante, y es lo mismo que, si estamos
conectados a Internet, bajaremos desde Windiows Update. Pero nunca está de más tener en cuenta
el CD como medio de instalación para la nueva impresora, por si los métodos anteriores nos dan
problemas.

Qué hacer si la impresora no se instala automáticamente

Si todo ha ido como debería, el nuevo periférico ya estará listo para que podamos empezar a usarlo,
pero en caso contrario, si la impresora no funciona, aparecerá en pantalla, pero no disponible.
Entonces lo que debemos hacer es intentar instalar los correspondientes drivers por nosotros
mismos. Antes de eso, otro de los pasos que podemos intentar es pinchar con el botón derecho sobre
el icono del producto, y seleccionar la opción de “Solucionar problemas”. De este modo Windows
intentará arreglar los posibles problemas derivados de la incompatibilidad de la impresora.

Si vemos que esto tampoco funciona, lo que debemos hacer es instalar los drivers del producto por
nosotros mismos, ya que el sistema operativo no ha encontrado los adecuados para ello. Y es que hay
que tener en cuenta que los controladores de cada uno de los productos que instalamos son
elementos básicos para que estos puedan funcionar de un modo adecuado y eficiente. Pues bien,
para instalar estos drivers por nosotros mismos, volvemos a pinchar en el icono del dispositivo como
tal, pero en este caso nos decantamos por la opción “Propiedades de impresora”.
Entonces en pantalla aparecerá una nueva ventana en la que nos situamos sobre la pestaña de
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“Opciones avanzadas”, donde ya nos encontramos con el botón de “Controlador nuevo”. Al pinchar en
este apartado y en el “Siguiente”, veremos las posibilidades que tenemos a este respecto. Cabe la
posibilidad de que, al adquirir el periférico, el propio fabricante del mismo nos haya proporcionado
los controladores en la caja, por lo que en ese caso pinchamos sobre “Usar disco”.

En caso contrario, podemos hacer que Windows los busque por sí mismo en Internet e instale ya los
correctos, por lo que pinchamos sobre “Windows Update”. Esto hará que el sistema busque los drivers
más actualizados para así poder instalarlos y que el periférico pueda funcionar con normalidad.

Tareas post-instalación

Ya tenemos nuestra nueva impresora conectada al PC, instalada y configurada para imprimir. Ahora,
si queremos, podemos llevar a cabo estas sencillas tareas para que sea mucho más cómodo, sencillo y
rápido empezar a utilizarla.

Crear un acceso directo a ella en el Escritorio

Las actuales impresoras que normalmente instalamos en Windows, tanto para los trabajos locales
como en red, son bastante más avanzadas que las de hace solo unos años. Tal es así que
internamente traen consigo una serie de controladores y software integrado bastante complejo en
algunos casos. Esto en realidad lo que nos va a permitir es el poder tener mucho mayor control sobre
el dispositivo como tal. Por tanto, en algunos casos y para poder acceder a todo el potencial de la
impresora más rápidamente, lo mejor que podemos hacer es crea un acceso directo a la misma. Este,
por ejemplo, lo podemos situar en el mismo Escritorio de Windows, veamos cómo lograrlo.

Para esto que os comentamos, lo primero que hacemos es volver a situarnos en el mencionado
anteriormente, Panel de control del sistema operativo. Así, de nuevo tenemos que acceder al
apartado de Hardware y sonido / Dispositivos e impresoras. Entonces en pantalla aparecerán las
impresoras que tenemos instaladas y en funcionamiento en ese momento, por lo que elegimos la
que nos interesa en este caso. Así, ahora ya no tendremos más que hacer clic con el botón derecho
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del ratón sobre la misma.

En ese momento aparecerá una opción llamada Crear acceso directo, donde evidentemente
pinchamos. Eso sí, tal y como nos indica el propio Windows, este no es lugar para llevar a cabo esto
que os comentamos. Por tanto, el mismo sistema nos propondrá crear en nuevo acceso directo a la
impresora, en el Escritorio.

Así, para terminar con el proceso que nos ocupa en estas líneas, no tenemos más que pulsar en el
botón Sí para que este elemento se cree automáticamente

Configurarla como predeterminada

Siempre que vayamos a imprimir un nuevo documento veremos un cuadro donde nos preguntará
con qué impresora queremos sacarlo. Simplemente debemos seleccionar la impresora que
queremos usar, y darle a imprimir. Pero, ¿por qué hacer esto si solo tenemos una conectada al
ordenador?
Windows nos permite configurar la impresora que queremos usar por defecto en el sistema
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operativo para todo tipo de documentos. De esta forma, en lugar de tener que seleccionar cada vez la
que queremos usar, siempre estará esta marcada por defecto y no tendremos que hacer nada más.
Para ello, lo único que hay que hacer es ir al panel de Control de Windows, a la lista de impresoras, y
seleccionar la que queremos usar predeterminada. Hacemos clic con el botón derecho sobre ella, y
seleccionamos la siguiente opción.

Listo. Ahora cada vez que vayamos a imprimir estará marcada esta impresora como predeterminada,
y no tendremos que preocuparnos de nada más.

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