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Manual de Normas Y Procedimientos 01 de 06

Gerencia de Administración y Finanzas
Fecha
01/07/11

Procedimiento: “COMPRAS”

Objeto del Manual

Establecer un método estándar para ejecutar las operaciones
rutinarias del área de administración de compras. Lo que significa dotar a la
empresa de una descripción detallada de cada una de las etapas en que se
descompone la tarea del manejo de las compras.
Establecer el control interno de compras para evitar la duplicidad de
funciones y lograr ejecutar esta acción con la menor dedicación de tiempo y
esfuerzo.
Facilitar la continuidad de las operaciones asegurando que las tareas
sean realizadas de manera uniforme y estándar.
Unidades que intervienen:
 Gerencia de Administración y Finanzas.
 Tesorería y caja.
 Unidad de pagos.
 Gerencia de Operaciones.
 Unidad de Administración de Personal.
 Archivo General.
 Unidad de Contabilidad.
Documentos Utilizados
 Registro y Control de compras
 Contratos y Convenios.
 Registros y comprobantes, cotizaciones, órdenes de compra, órdenes de
pago, nota de entrega, adelantos, comprobantes de retención, notas de
débito y notas de créditos.
Reportes Generados
 Reporte mensual de órdenes de compra.
 Reporte mensual de cotizaciones.
 Estado de cuenta mensual por proveedor.
 Relación de retenciones de IVA.
 Libro de Compras.
Manual de Normas Y Procedimientos
Gerencia de Administración y Finanzas

Procedimiento: “COMPRAS”

NORMAS

 El Formularios de órdenes de compras, cotizaciones y requisición

deberá ser emitido, firmado y enviado a la unidad de pagos, quien
controla el presupuesto de gastos.
 Los Formularios de órdenes de compras, cotizaciones y requisición
deberán contener la descripción y las especificaciones claras de los
materiales, productos y servicios a ser adquiridos.
 Las órdenes de compras, cotizaciones y requisición, deben contener
precios firmes y fechas posibles de entrega de ser el caso.
 Los presupuestos pueden recibirse por fax, Internet o algún otro
medio de comunicación y deben presentarse con el análisis de precio.
 Las Cotizaciones y análisis de precio serán objeto de estudio por la
gerencia de administración y Finanzas.
 Las órdenes de compras, cotizaciones y requisición serán aprobadas
directamente por la Gerencia de Administración y finanzas.
 Las órdenes de compras, cotizaciones y requisición serán con
numeración consecutiva pre-impresa.
 Las órdenes de compras, cotizaciones y requisición serán preparadas
por una persona diferente a la que aprueba y la que realiza los pagos.
 Las órdenes de compras, cotizaciones y requisición, anuladas serán
selladas como “ANULADAS”, las cuales deben reposar en el archivo
de control.
RECEPCION DE BIENES O SERVICIOS ADQUIRIDOS
 Los bienes o servicios deberá ser recibida por la unidad encargada
según la requisición, quien se asegurará de que la mercancía recibida
está de acuerdo con la Orden de Compra y sus especificaciones.
 La Mercancía recibida será entregada bajo firma de la nota de entrega
o factura.
 Deberá informarse a la unidad de compras sobre la recepción de los
bienes o servicios adquiridos para su registro y control.
 En el caso de las compras pre-pagadas el administrador de las
compras, debe realizar los registros que corresponden al control de
los pagos por adelantado, anexará la formulario del registro, a fin de
comprobar el pago de la factura.
 Los Activos Fijos adquiridos deberán ser incluidos en el Seguro contra
todo riesgo. Los Activos de montos menores se incluirán al realizar la
revisión periódica de la cobertura del seguro. Los activos de alta
cuantía como son la adquisición de vehículos, equipo de cómputos,
etc. se asegurarán al momento de su adquisición.

Corresponde al Gestión de compra cumplir con los siguientes

procedimientos:

 En el ejercicio de la función de compra, debe asegurarse que se

cumpla con el ciclo.
 Determinar la necesidad de la compra.
 Obtener autorización de la compra.
 Ejecución de la compra
 Acudir a los registros de proveedores deben estar correctos.
 Aclarar dudas respecto a la compra.
 Elaborar orden de compra, cotización o requerimiento según sea el
caso.
  Enviar información al proveedor sobre los datos fiscales de la
empresa, para su correcta facturación.
 Dar seguimiento a la compra.
 Recibir la compra y la factura,
 Revisar los datos fiscales y totalizar el monto de la factura.
 Finiquitar la compra.
 Mantener permanentemente actualizados la información que
corresponde al RIF, número de cedula, dirección fiscal, línea de
servicios o bienes y entregar al administrador de las compras.
 En lo referente a las facturas remitir al administrador de compras
previamente revisadas y aprobadas, para ser registrada en el sistema
profi plus.

REGISTRO Y CONTROL DE PROVEEDORES

 El administrador de las compras será responsable de mantener la
base de datos actualizada de los proveedores.
 Los proveedores deben consignar en la unidad de comprar fotocopia
del RIF de ser persona jurídica, fotocopia de la cedula o RIF de ser
persona natura.
 El administrador de la compras debe revisar en el portal del SENIAT,
los datos del proveedor a fin de verificar su legalidad y exactitud.

CIERRE MENSUAL DE REGISTRO Y CONTROL DE COMPRAS

El administrador de las compras será responsable de los siguientes

controles mensuales:
 Realizar conciliaciones mensuales entre las cuentas de proveedores y
las facturas recibidas, diferencias en los pagos realizados y monto
total de la factura.
 Comparar los estados de cuenta de los pagos a proveedores con los
registros contables.
  Descontar de los pagos a proveedores los adelantos efectuados,
anexando la factura o soporte correspondiente.
 Verificar pagos oportunos a los proveedores, así como las diferencias
positivas o negativas.
 Verificar las retenciones sobre la renta según el concepto.
 La suma de los adeudos a proveedores debe ser igual al saldo que
demuestra en la correspondiente cuanta de mayor.
 Validad, en todos los casos, que los bienes o servicios que se vayan a
pagar se hayan recibido.

CONTROL INTERNO Y SUS OBJETIVOS

CONTROL No. 1
 Recibir las solicitudes de compras a través del formulario de
requisición de compras y identificar las condiciones, contado, crédito,
prepago y convenio.
OBJETIVO
 Mantener control de los pedidos realizados por personal autorizado de
cada unidad, departamento o proyecto.
CONTROL No. 2
 Obtener Cotizaciones de dos o tres proveedores con anticipación a la
ejecución de cada compra de ser el caso.
OBJETIVO
 Depurar adecuadamente a los proveedores para realizar compras bajo
las mejores condiciones del mercado, en cuanto a precios, calidad,
legalidad y servicios.
CONTROL No. 3
 Expedir una Orden de Compra, cotizaciones y requerimientos
prenumerada por cada solicitud de compras procesadas.
OBJETIVO
 Establecer el control numérico de los pedidos realizados por concepto
de compras.
 Mantener control de las órdenes asignadas a los proveedores.
  Establecer un documento oficial para solicitar las adquisiciones a los
proveedores.
CONTROL No. 4
 Segregar las siguientes funciones:
 Aprobación de Cotizaciones
 Aprobación de Ordenes de Compras
 Recepción de bienes y servicios.
 Registro y control contable de las Compras.
 Registro y control de retención IVA e ISLR.
 Manual de Normas Y Procedimientos
Gerencia de Administración y Finanzas

Procedimiento: “COMPRAS”

RESPONSABLE ACCION

Gerencia de 1. Prepara Requisición de compras en original y copia

Operaciones especificando claramente detalles de los artículos o
servicios solicitados, firma en el espacio de
SOLICITADO POR: en señal de autorización y
remite a la Gerencia de Administración y Finanzas
para iniciar el proceso de la adquisición.

Gerencia de 2. Recibe y revisa el requerimiento, si la compra es

Administración Y aprobada remite a la sección de compras, si la
finanzas compra es rechazada lo notifica al solicitante

Gestión de 3. Procedimiento para solicitud de compra (cotización):

Compras solicita cotizaciones según los límites discrecionales
establecidos. Si existe un proveedor exclusivo, no
será necesario efectuar cotizaciones y la compra
debe estar amparada con un memo o señal de
aprobación por la Gerencia de Administración y
Finanzas que justifique la ausencia de cotizaciones
en el legajo de compras.

4. Identifica la condición de la compra: contado,

crédito, convenio, pago directo y continúa con el
procedimiento para solicitud de compra
(cotización).
RESPONSABLE ACCION

Gestión de 5. Procedimiento de compra (crédito, contado y

compras adelanto):

 Se comunica con el proveedor.

 Remite requerimiento y solicita por lo menos

tres cotizaciones:

 Analiza las cotizaciones y recomienda la mejor

opción referente a precio, calidad y
responsabilidad en la entrega

 Remite cotizaciones para su aprobación según

los límites discrecionales. Para tales fines utiliza
el formulario de análisis comparativo.

 Remite a la Gerencia de Administración y

Finanzas para su revisión y aprobación.

Gerencia de 6. Recibe cotizaciones y formulario de análisis

Administración y comparativo, analiza los documentos y toma las
Finanzas siguientes acciones: a) Si está de acuerdo con el
proceso y siguiendo la condiciones de compra
establecidos y procede a recomendar el proveedor y
firma en señal de aprobación al proceso de compras.
b) No está de acuerdo con el proceso devuelve para
su revisión y corrección.

7. Remite legajo a la sección se compras.

RESPONSABLE ACCION

Gestión de 8. Elabora la Orden de Compra y/o cotización:

Compras  Se comunica y remite Orden de Compra al proveedor
indicando claramente las condiciones de entrega del
producto.

 Forma el legajo con la cotización, ya autorizada,

Requisición Interna, Orden de Compra en original y
archiva temporalmente.

Proveedor 9. Recibe orden de compra y realiza la entrega del

producto según las especificaciones.

Gerencia de 10. Recibe el servicio del proveedor.

Operaciones/  Firma la factura, nota de entrega como constancia de
Gerencia de recibido.
Administración y
Finanzas  Recibe los suministros del proveedor verifica y firma la
factura, nota de entrega, gastos reembolsables,
reposición de caja chica, revisados y firmados como
recibido conforme.

11. Remite la factura, nota de entrega del proveedor,

gastos reembolsables y reposición de caja chica a
Gestión de Compras.

Gestión de 12. Revisa la condiciones de completitud y exactitud de

Compras las facturas, las condiciones de pago contado,
crédito, adelanto, convenio y facturas originales de
ser correcto envía al Administrador de las Compras
para Registra en el sistema Prof. Plus
RESPONSABLE ACCION

Administrador de 13. Continúa la formación con el legajo compuesta por

Compras cotización ya autorizada, requisición interna, Orden
de Compra en original, nota de entrega y gastos
reembolsables, reposición de caja chica. (según el
procedimiento).

14. Revisa la integridad de las facturas, que cumplan

con las providencias vigentes emitidas por el
SENIAT.

15. Concilia la Reposiciona de caja chica y los gastos

reembolsables.

16. Determina la empresa: ordinaria o contribuyente

especial.

17. Consulta en el portal del SENIAT los datos fiscales

de las facturas.

18. Procede a registrar en el sistema las facturas,

adelantos, notas de cerdito y débito; así mismo,
registra el proveedor de no estar registrado.

19. De ser una empresa contribuyente especial procede a

realizar la retención del IVA, según el porcentaje
verificado en el portal del SENIAT.

20. Emite original y dos (2) copias de la retención del IVA:

 Original anexo al comprobante de pago.

 Copia enviar al proveedor en físico y correo

electrónico (con señal de recibido).

21. Continúa formando y completando el legajo con la

requisición, orden de compra, factura (s) originales,
comprobantes de retención (si aplica) y envía a la unidad
de pagos.

22. Recibe de la unidad de pagos los comprobantes de

pagos acompañados con los soportes correspondiente.

23. Consulta el reporte de gasto semanal emitido por la

unidad de pago, revisando el status de los pagos
aprobados por la Gerencia de Administración.

24. revisa y ordena la completitud de los comprobantes de

pagos, orden de compra, requisición, facturas originales,
retención IVA/ISLR de ser el caso.

25. Envía archivo.

Fin del proceso

 PROCEDIMIENTO: PROCURA
UNIDAD GERENCIA DE UNIDAD DE PROCURA
REQUIRIENTE ADMINISTRACIÒN Y FINANZAS

INICIO CONSULTA REGISTRO DE

PROVEEDOR SEGÚN EL
OBJETO DE LA COMPRA

PREPARA REQUISICIÓN DE
COMPRAS, SERVICIO

EXISTE
PROVEEDO
REMITE A LA GERENCIA DE R
ADMINISTRACIÓN Y RECIBE Y REVISA EL ESPECIAL?
FINANZAS PARA INICIAR EL REQUERIMIENTO
PROCESO DE LA NO
SI
ADQUISICIÓN.
SOLICITA PRESUESTO SEGÚN
LOS LÍMITES
APRUEB SI DISCRECIONALES
A? ESTABLECIDOS

NO

IDENTIFICA LA CONDICIÓN
DE LA COMPRA: CONTADO,
CRÉDITO, CONVENIO, PAGO
DIRECTO, ADELANTO

SE COMUNICA CON EL
PROVEEDOR

REALIZA EL
PROCEDIMIENTO
DE COMPRA

8
PROCEDIMIENTO: COMPRAS
UNIDAD GERENCIA DE UNIDAD DE PROCURA
REQUIRIENTE ADMINISTRACIÒN Y FINANZAS

REMITE REQUERIMIENTO Y
SOLICITA TRES
PRESUPUESTOS

ANALIZA PRESUPUESTOS Y
REVISA EL ANALISIS REMITE A LA GERENCIA DE
COMPARATIVO DE LAS ADMINISTRACIÓN Y
COTIZACIONES FINANZAS

NO

DE
ACUERD
O?
SI

FIRMA EN SEÑAL DE
APROBACIÓN AL PROCESO
DE COMPRAS

ELABORA ORDEN DE COMPRA,

COTIZACIÓN, REMITE AL
PROVEEDOR SELECCIONADO,
REMITE LEGAJO A LA CREA EL PROVEEDOR DE SER
SECCION DE COMPRAS EL CASO
8

RECIBE EL BIEN O
SUMINISTRO
ORDENA EL PAGO/ADELANTO
COTIZACION
(MANO DE OBRA)
REVISA LOS DATOS DE LA
FACTURA Y CANTIDAD.

2
 PROCEDIMIENTO: COMPRAS
UNIDAD GERENCIA DE UNIDAD DE PROCURA

REQUIRIENTE ADMINISTRACIÒN Y FINANZAS

FIRMA DOCUMENTO COMO

RECIBIDO

REMITE DOCUMENTO A LA REVISA Y APRUEBA SEGÚN

GERENCIA DE LOS LÍMITES
ADMINISTRACIÓN Y DISCRECIONALES
FINANZAS ESTABLECIDOS

IDENTIFICA LA CONDICIÓN DE
LA COMPRA: CONTADO,
REMITE LEGAJO A LA CRÉDITO, CONVENIO, PAGO
GESTION DE COMPRAS DIRECTO, ADELANTO, REVISA
LOS DASTOS FISCALES,
CANTIDAD EN UNIDADES Y
BOLIVARES.

NO

DE
ACUERD
O? SI
REMITE AL
PROVEEDOR

INDICA EN LA FACTURA, LA OBRA

Y LOS GASTOS ASOCIADOS

REMITE AL ADMINISTRADOR
DEL MODULO COMPRAS Y
CUENTAS POR PAGAR PROFIT
PLUS PARA EL REGISTRO Y
CONTROL

2
 ADMINSITRADOR DEL MODULO DE COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR PROFIT PLUS

CONTRIBUYENTE CONTRIBUYENTE
CAJA CHICA ORDINARIO ESPECIAL SALDA LA FACTURA
IVA IVA CON EL ADELANTO
IMPRIME EL ASIENTO
CONTABLE

CONCILIA LA CAJA CON IMPRIMIR EL LIBRO DE CONFIRMA CON EL

LAS FACTURAS EN COMPRAS CALENDARIO SEGÚN FORMA EL LEGAJO
MANO GACETA OFICIAL (COMPROBANTE DE
PAGO, FACTURA
ORIGINAL Y ASIENTO
CONTABLE, RET.
ISLR/IVA)
REVISA EL LIBRO DE
REGISTRA LAS COMPRAS CON LAS EMITE LISTADO DE
FACTURAS EN EL FACTURAS ORIGINALES RENCIONES IVA
SISTEMA PROFI PLUS EN MANO APLICADO A
PROVEEDORES
REMITE A LA UNIDAD
DE ARCHIVO
NO

ENVIA A LA UNIDAD
DE PAGOS Y CUMPLE
REVISA CON LOS
DEVUELVE A CON LA COMPROBANTES DE
COMPRAS A PROVIDE RETENCION Y
COMPAÑADO CON EL NCIA? FACTURAS ORIGINALES TERMINO
COMPROBANTE EN MANO
CHEQUE
SI
NO
SI
ORDENA LAS
DESGLOSA LAS FACTURAS EN ORDEN CUMPL
FACTURAS EN EL CRONOLOGICO E CON
SISTEMA LA
PROVI
DENCI
A?
CORRIGE Y EMITE
NUEVAMENTE EL
ASIGNA SOPORTES A LIBRO ENVIA A
CADA FACTURA, CONTABILIDAD
COMPROBANTE DE
PAGOS, FACTURAS
EMITIDA POR EL
SISTE,A PROFI-PLUS REMITE A
CONTABILIDAD LIBRO
DEFINITIVO
ACOMPAÑADO CON CORRIGE EMITE
LOS SOPORTES LISTADO

ENVIA ARCHIVO

ENVIA A
CONTABILIDAD