PPT-Administración de Contratos para La Minería - Abril 2021

CURSO: ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS PARA LA MINERÍA
CURSO:
PARA ADMINISTRADORES DE CONTRATO
Relator: Marco Cerda Galván

Abril 2021
OFICINA DE CAPACITACIONES - DIVEULS

CONTENIDOS
Aspectos Generales de los Contratos Civiles
Aspectos Legales
El Administrador de Contratos
Procesos Administrativos

ASPECTOS GENERALES DE LOS CONTATROS CIVILES
1. Introducción
2. El Contrato en la Gestión Estratégica
3. Tipo de Contratos y sus Características

1.-ASPECTOS GENERALES
1.1.-Introducción
Principales Conceptos Relativos a la Administración de Contratos

¿QUÉ ES?
La administración y control de contrato ¿DÓNDE SE APLICA?
comprende todas las acciones tendientes a Se aplica en cualquier ÁREA de
cumplir y hacer cumplir los contratos El Mandante, donde se haya establecido un
suscritos con Contratistas y Proveedores, contrato con terceros.
aportando al negocio de El Mandante.
Administración
de Contratos
¿CÓMO SE APLICA?
¿PARA QUE SE APLICA?
Se aplica de acuerdo con lo establecido
Para resguardar los intereses comunes de
en las bases de licitación, ronda de
El Mandante y de las empresas contratistas
consultas y oferta del proponente.
de los trabajadores, de terceros y de la
También se aplica de acuerdo con la
comunidad, cuando se ejecutan servicios y
legislación, y normas aplicables de El
proyectos con empresas colaboradoras.
Mandante

1.1.-Introducción
Contrato
Administrador de Contrato
COMPONENTES
Contratista Licitación ESENCIALES
Licitante u Oferente
Bases de licitación
Estado de Pago

1.1.-Introducción
CONTRATO
Documento que establece el acuerdo de voluntades entre un mandante y un
contratista para que éste último ejecute una obra, trabajo o servicio por encargo del
primero. Este acuerdo se formaliza y perfecciona por escrito, con la
identificación de las partes, la especificación del encargo y su aceptación, la
contraprestación o pago, el plazo de ejecución y las demás condiciones
acordadas entre las partes.
Mediante el contrato se expresan los derechos y obligaciones de las partes
contratantes y su contenido prevalecerá sobre lo expresado en cualquier otro
documento.

1.1.-Introducción
ADMINISTRADOR DE CONTRATO
Persona designada en representación del mandante o del contratista, actúa y se
relaciona administrativamente con el Contratista o Mandantes, según corresponda
en todas las materias del contrato, asumiendo la responsabilidad de velar
permanentemente por el cumplimiento correcto y oportuno del mismo.
CONTRATISTA
Persona natural o jurídica, que ejecuta servicios, trabajos o servicios de
construcción, de ingeniería, o de servicios generales, por encargo expreso de El
Mandante, mediante un contrato suscrito por las partes.

1.1.-Introducción
LICITACIÓN
Concurso de personas naturales o jurídicas que, por invitación de El Mandante, postulan a
ejecutar una obra, trabajo o servicio, mediante la presentación de una oferta, de acuerdo
a las condiciones establecidas en los correspondientes documentos de licitación.
LICITANTE - OFERENTE
Persona natural o jurídica que por invitación, pública o privada, presenta una oferta a El
Mandante, para ejecutar una obra, trabajo o servicio.

1.1.-Introducción
BASES DE LICITACIÓN
Es el conjunto de documentos de la licitación, tales como bases administrativas, bases
técnicas que se envían a los proponentes previo a la recepción de las ofertas.
ESTADO DE PAGO
Es una relación del avance de las obras materiales, trabajos o servicios ejecutados en un
cierto período por el contratista en conformidad a los términos del contrato, con su
correspondiente valorización a los precios pactados en el mismo, o posteriormente
acordados, y que una vez aprobado por el Administrador del contrato, permite al
contratista requerir y percibir su pago, deducidos los montos que El Mandante tiene
derecho a descontar o retener.

1.2.-El Contrato en la Gestión Estratégica
¿POR QUÉ SE CONTRATA?
• Porque se reconocen las ventajas de la especialización de otras

empresas en actividades ajenas al giro principal
• Interés en aprovechar la mayor eficiencia de los contratistas en sus respectivas
áreas
• Porque se quiere capitalizar estas ventajas como una manera de
cumplir los objetivos estratégicos.
• Para obtener economías de escala
• Para asegurar el cumplimiento de compromisos de producción

¿QUÉ SE CONTRATA?
• Actividades que no forman parte del giro principal
• Actividades de alta especialización
• Actividades poco frecuentes o de corta duración

QUÉ SE ESPERA DEL CONTRATISTA?

• Demostración de capacidad técnica, solvencia económica y financiera
acorde con los trabajos que aspiran a realizar.
• Transferencia de las mejores prácticas para optimizar la gestión.
• Cumplimiento de las normas de seguridad, salud ocupacional, medio ambiente y

calidad.
• Cumplimiento de la legislación vigente y las normas de El Mandante

sin que ello signifique establecer vínculos de subordinación.
• Un aporte que agregue valor al negocio de División El Mandante.

La contratación de servicios con

terceros, debe satisfacer AGREGAR VALOR
simultáneamente un doble fin:
AL NEGOCIO DE
• Lograr la eficacia
• Mejorar la eficiencia en los EL MANDANTE
resultados

La tendencia:
Trabajar cada vez más con empresas externas para

aprovechar las fortalezas que ofrece el mercado.
.. y focalizar los recursos propios en temas esenciales del negocio.
Por lo tanto:
Es imprescindible desarrollar y reforzar nuestras competencias

en la “gestión” de contratos

1.3.-Tipos de Contratos y sus Características
El tipo de contrato se clasifica por:
•Su Naturaleza
•Su Modalidad

NATURALEZA DE LOS CONTRATOS
Construcción
• Construcción y montaje
• Ingeniería, adquisiciones y construcción (EPC)
• Llave en mano
Ingeniería
• Ingeniería conceptual, ingeniería básica e ingeniería de detalle
• Administración de la construcción
• Ingeniería, adquisiciones y administración de la construcción (EPCM)
Servicios Generales
• Servicios de alimentación, transporte, etc.
• Arriendo de vehículos, equipos y maquinaria
• Servicio de apoyo administrativo
• Servicios de apoyo a la operación
• Servicios de mantenimiento industrial
• Servicio de inspección técnica

MODALIDAD DE LOS CONTRATOS
• A Suma alzada
• A Serie de Precios o Tarifas Unitarias
• Combinación de Serie de Precios Unitarios con Suma Alzada
• A Serie de Precios Unitarios con Utilidades y Gastos Generales a Suma Alzada
• A Costo Reembolsable más Honorarios (Administración Delegada)

CONTRATO A SUMA ALZADA:
Es un contrato basado en el acuerdo de un precio total fijo, invariable y obligatorio para

las partes, determinado por el Contratista bajo su total responsabilidad, y que
corresponde a un encargo que se define y establece en las Bases Técnicas y demás
documentos del contrato.
El pago se puede realizar en uno o varios estados de pago. En caso de pagarse en más
de un estado de pago, se debe definir en las bases de medición y pago el mecanismo
para medir el avance del encargo.
Ventajas: Esta modalidad permite un menor riesgo para el Dueño y es de fácil control
Desventajas:
Requiere tener muy bien definido el encargo
Mayor riesgo para el Contratista
Mayor costo porque el Contratista asume los riesgos de la estimación de recursos
No permite flexibilidad para hacer modificaciones
Puede afectarse la calidad del servicio en caso de una mala estimación de recursos

CONTRATO A SERIE DE PRECIOS O TARIFAS UNITARIAS:
Es aquel en el cual se establece un precio fijo a la unidad física de cada partida. El valor a
pagar es el resultado de la sumatoria de los P (precios o tarifas unitarias) x Q (cantidad de
servicios (HH)).
Ventajas: Esta modalidad permite mayor flexibilidad para el Dueño, para realizar las
alternativas y modificaciones necesarias.
Desventajas:
Exige una eficiente contraparte de control por parte del Dueño
Requiere una estricta estimación de los recursos a utilizar en la ejecución de los
servicios.
Representa un riesgo para el Contratista en el caso de disminución de las cantidades de
recursos estimados (afecta los GG y UT).
Los objetivos del Dueño son opuestos al del Contratista.
En caso que las cantidades realizadas sobrepasen a las estimadas, el Contratista
obtiene una sobre utilidad por concepto de GG.

COMBINACIÓN DE SERIE DE PRECIOS Y SUMA ALZADA:
Se contemplan las siguientes 2 modalidades más utilizadas:
• Serie de Precios Unitarios con Suma Alzada de Gastos Generales y Utilidades.

• Serie de Precios Unitarios con Utilidades incluidas y Gastos Generales a Suma
Alzada.

CONTRATO A SERIE DE PRECIOS UNITARIOS CON UTILIDADES Y GASTOS

GENERALES A SUMA ALZADA
Ventajas: Esta modalidad permite mayor flexibilidad para el Dueño para desarrollar las
alternativas y modificaciones necesarias, disminuyendo el riesgo al Contratista. La suma
alzada de GG y UT se mantiene inalterable dentro de un rango. Ejemplo: hasta el 20%
sobre el costo directo.
Desventaja: Exige una eficiente contraparte de Control por parte del Dueño para controlar la
cantidad de servicios realizados.

ADMINISTRACIÓN DELEGADA O A COSTO REEMBOLSABLE MÁS

HONORARIOS
Es un modalidad de contrato por el cual el Dueño paga al Contratista los costos

reales de ejecución de un encargo más un gasto general y utilidades previamente
pactadas.

ANALISIS DE LOS RIESGOS SEGÚN LA MODALIDAD DE CONTRATO

RIESGO DEL
CONTRATISTA MODALIDAD DE CONTRATO
MAYOR • Suma Alzada MENOR

• Combinación Suma Alzada con Precios Unitarios
• Precios Unitarios
• A Costo Reembolsable más Honorarios
MENOR MAYOR
RIESGO DEL
DUEÑO

EJERCICIO 1

2.-ASPECTOS LEGALES
• Escenario Normativo
ASPECTOSy Legal
LEGALES
• Responsabilidades Legales
• Subcontratación y Servicios Transitorios

2.-ASPECTOS LEGALES
2.1.-Escenario Normativo y Legal
DISPOSICIONES GENERALES PARA CONTRATOS
Para administrar un contrato, además de los aspectos técnicos, económicos y

operacionales, es necesario considerar el ámbito legal y el normativo, en el cual se
realizará el trabajo o prestarán los servicios, por dos motivos:
– Contenido: existen ciertos derechos y obligaciones implícitas o “naturales” que aunque

no estén expresamente señalados en el contrato se entienden que forman parte
integrante del mismo y, por otra, existe una normativa legal y/o administrativa aplicable,
sea porque el contrato se refiere a ella, o bien, porque se encuentra dentro de su
ámbito de aplicación.
– Procedimiento: la administración del contrato debe realizarse de acuerdo con las

instrucciones que señala la normativa interna del mandante.

2.-ASPECTOS LEGALES
DISPOSICIONES, NORMAS Y ASPECTOS LEGALES

• Dentro de la legislación se encuentran leyes y reglamentos generales que atañen a
todos o la mayoría de los contratos, tales como el Código Civil, el Reglamento de
Seguridad Minera y el Código del Trabajo. Además, se tienen leyes, reglamentos y
normas específicas para la realización de ciertos trabajos o prestación de servicios,
de acuerdo con su especialidad.
• El Administrador de Contrato debe tener presente que todo contrato civil está
subordinado a la Ley, y cualquier obligación o responsabilidad que exista en virtud y
por mandato de la ley, estará siempre por sobre el contrato. En consecuencia, el
Administrador de Contrato debe tener, a lo menos, un conocimiento apropiado del
marco legal y normativo general involucrado y, en caso de duda, debe consultar con
los especialistas de cada materia.

2.-ASPECTOS LEGALES
DISPOSICIONES GENERALES PARA CONTRATOS DE OBRAS Y

SERVICIOS
Código Civil:
Es el cuerpo legal principal que regula las relaciones entre los particulares al interior de
Chile. Uno de los aspectos regulados por el Código Civil es precisamente el contrato y
sus contenidos.
•Libro Cuarto: De las obligaciones en general y de los contratos
No obstante lo anterior, existen leyes o cuerpos normativos de aplicación general que
tratan en forma más específica algunas relaciones entre privados o parte de ellas.

2.-ASPECTOS LEGALES
LEYES Y DECRETOS:
• Ley Nº 16.744 “Establece Normas sobre Accidentes del Trabajo y Enfermedades

Profesionales”, 1968.
• Código del Trabajo, DFL Nº 1, “Fija texto refundido y coordinado y sistematizado del Código
del Trabajo”, 1994.
• Decreto Supremo Nº 72 “Reglamento de Seguridad Minera del Ministerio de Minería” y sus
modificaciones posteriores, 1986
• Decreto Supremo Nº 40 “Reglamento sobre Prevención de Riesgos Profesionales”,
modificado por el Decreto Supremo Nº 50, 1969
• Ley Nº 19.300 “Sobre Bases Generales del Medio Ambiente”, 1994
• Ley N° 20.123 “Regula trabajo en Régimen de Subcontratación, el funcionamiento de las
Empresas de Servicios Transitorios y el contrato de trabajo de servicios transitorios, 2006
• Otros

EJERCICIO 2

2.-ASPECTOS LEGALES
2.2.-Responsabilidades Legales
Existen tres grandes tipos de fuente de responsabilidad que puede afectar a El

Mandante en razón del contrato de prestación de servicios con el Contratista y sus
trabajadores:
 Responsabilidad Contractual
 Responsabilidad Solidaria/Subsidiaria
 Responsabilidad Extracontractual

2.-ASPECTOS LEGALES
RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL
(El MANDANTE – CONTRATISTA)
La relación entre El Mandante y el Contratista está determinada por un contrato de

prestación de servicios y toda la reglamentación adicional establecida en las Bases
Administrativas.
En lo no regulado expresamente por el contrato pactado, rigen de manera
complementaria las disposiciones del Código Civil relativas a las fuentes de las
obligaciones y la interpretación de los contratos.
En este sentido es necesario destacar que todo contrato legalmente celebrado es una ley para
las partes contratantes y no puede ser invalidado sino por consentimiento mutuo o por
causas legales (Art. 1.545). Asimismo, se establece que los contratos deben ejecutarse de
buena fe y obligan no sólo a lo que en ello se expresa, sino que a todas las cosas que
emanan de la naturaleza de la obligación o que por ley o por costumbre pertenecen a ella
(Art. 1.546).

2.-ASPECTOS LEGALES
En lo que respecta a la administración, aplicación e interpretación de los contratos el

Código Civil establece que la intención de los contratantes, es decir, las motivaciones de
las partes en el contrato son más importantes que el contenido literal del mismo (Art.
1.560).
Ejemplo:
Si en el contrato no se estipuló una fecha precisa de pago y El Mandante lo hace dentro

de los primeros 5 días de cada mes, esta conducta se transformará en la estipulación
del contrato por entenderse que las partes la han cumplido de buena fe.

2.-ASPECTOS LEGALES
RESPONSABILIDAD SOLIDARIA/SUBSIDIARIA
(El Mandante – TRABAJADORES CONTRATISTAS)
El Código del Trabajo impone al dueño de la obra, empresa o faena el deber de velar por el
cumplimiento por parte de los contratistas de las normas laborales y previsionales con respecto
de su trabajadores destinados al servicio, obra o faena. Igual obligación se establece en
relación con los trabajadores del subcontratista.
Esta obligación la impone mediante el establecimiento de una responsabilidad solidaria de

origen legal que pesa sobre el mandante en materia laboral y previsional en relación con los
trabajadores de los contratistas o subcontratistas de sus faenas (Art. 64 y Art. 64 bis).

2.-ASPECTOS LEGALES
En este sentido el Mandante (dueño de la empresa, obra o faena) responderá por su

cuenta y costo de todo incumplimiento en el pago íntegro y oportuno de las
remuneraciones y cotizaciones previsionales no pagadas por el contratista o el
subcontratista a sus trabajadores.
Incluso algunos tribunales han extendido esta responsabilidad a las indemnizaciones por
término de contrato de trabajo y a las indemnizaciones a propósito de accidentes
laborales.

2.-ASPECTOS LEGALES
Ejemplos:
1.- Si el Contratista X no quiso o no pudo pagar las remuneraciones de sus trabajadores

destinados a un contrato con un mandante, es el Mandante quien estará obligado a pagar.
2.- Si el Contratista no tenía afiliado al trabajador a seguro social de accidentes y el

trabajador se accidenta, El Mandante también puede ser demandado para que concurra
en el pago de las indemnizaciones.
La responsabilidad solidaria/subsidiaria es de fuente legal, por lo tanto obligatoria,

y no puede ser alterado por el acuerdo de las partes.

2.-ASPECTOS LEGALES
RESPONSABILIDAD EXTRACONTRACTUAL
Respecto de terceros ajenos al contrato o frente a la ocurrencia de siniestros sean estos

de origen laboral o civil, El Mandante podría verse afectado por la fuente de
responsabilidad civil denominada “Extracontractual” establecida en el Código Civil a
propósito de los denominados “Delitos o Cuasidelitos Civiles”.
Esta responsabilidad se configura cuando existe un daño sufrido por un tercero cuyo
origen o causa la constituye un actuar u omisión doloso (intencionado) o culpable
(negligente) de un dependiente de El Mandante, surgiendo el deber de indemnizar el
perjuicio sufrido. Los empleadores responden por las acciones u omisiones maliciosas o
negligentes de sus trabajadores.

2.-ASPECTOS LEGALES
Ejemplos:
1. Conductor de El Mandante por manejo descuidado atropella a un trabajador

contratista. El conductor responde penalmente y El Mandante de la
indemnización.
2. Funcionario de El Mandante ordena a trabajadores del contratista a realizar

labores en condiciones de riesgo y existe un accidente. El funcionario
El Mandante responde penalmente y El Mandante de la indemnización.

EJERCICIO 3

2.-ASPECTOS LEGALES
2.3.-Subcontratación y Servicios Transitorios
La ley contempla 2 situaciones:
Trabajo en régimen de subcontratación

Empresas de Servicios Transitorios

2.-ASPECTOS LEGALES
Trabajo en régimen de subcontratación:

Aquel realizado en virtud de un contrato de trabajo por un trabajador con un
empleador, denominado contratista o subcontratista, cuando éste, en virtud de un
acuerdo contractual, se encarga de ejecutar obras o servicios, por su cuenta o
riesgo, con sus propios elementos y con trabajadores bajo su dependencia, para
una persona natural o jurídica de una de la obra, empresa o faena.
Los sujetos de esta relación son:
El dueño de la obra
El contratista que ejecuta el encargo por su cuenta o riesgo, con recursos propios y
trabajadores dependientes de él.

2.-ASPECTOS LEGALES
Esta relación jurídica requiere:

Un contrato de prestación de servicios entre el dueño de la obra y el contratista
Obligación del contratista de ejecutar obras o servicios para el dueño de la obra o faena
por su cuenta y riego y con sus propios elementos
Trabajadores dependientes relacionados con el contratista por medio de contratos de
trabajo
La responsabilidad subsidiaria del dueño de la obra, empresa o faena, respecto de las
obligaciones del contratista a favor de sus trabajadores se extiende a las
indemnizaciones que correspondan al termino del contrato de trabajo.

2.-ASPECTOS LEGALES
Se mantiene la obligación del Contratista de informar del cumplimiento de las

obligaciones laborales y previsionales.
Se mantiene la facultad de retener de los estado de pago, los montos de los que sea
responsable subsidiariamente los dueños de la obra o faena, cuando el Contratista
no acredite el cumplimiento de sus obligaciones laborales o previsionales.
La Dirección del Trabajo deberá informar al dueño de la obra o faena, las
infracciones a la legislación laboral no previsional que constate producto de sus
fiscalizaciones

2.-ASPECTOS LEGALES
Empresa de Servicios Transitorios: toda persona jurídica, inscrita en el registro

respectivo, que tenga como único objeto poner trabajadores a disposición de
terceros denominados “usuarias”, para cumplir en estas últimas, tareas de carácter
transitorio u ocasional.
Usuaria: persona natural o jurídica que contrata a una empresa de servicios
transitorios, el suministro de trabajadores para realizar labores o tareas transitorias u
ocasionales, cuando concurran alguna de la circunstancias definidas en la ley.
Trabajador transitorio: trabajador contratado por una Empresa de Servicios
Transitorios, para ser puesto a disposición de una Usuaria, en virtud de un contrato de
servicios transitorios.

2.-ASPECTOS LEGALES
Por regla general el contrato de servicios transitorios no puede extenderse por más de 180
días, no siendo posible su renovación.
Lo que se persigue es que las Usuarias en determinados casos puedan disponer de
mano de obra a fin de enfrentar determinados eventos, sin que exista un contrato de
trabajo con el trabajador que viene a cubrir el evento, quien mantiene una relación con la
empresa que provee los servicios.
La relación que se produce entre el trabajador transitorio y la Empresa de Servicios
Transitorios, constituye a ésta última responsable de las obligaciones derivadas del
contrato de trabajo, no obstante se contempla un régimen de responsabilidad subsidiaria, de
las obligaciones laborales y previsionales que pesan sobre la Empresa de Servicios
Transitorios.

2.-ASPECTOS LEGALES
Pueden celebrarse contratos de servicios transitorios cuando en la Usuaria

se de alguna de las siguientes circunstancias:
 Suspensión del contrato de trabajo por causales como licencia medica, maternidad, etc.
 Servicios por naturaleza transitorios como organización de congresos.
 Proyectos nuevos y específicos de la Usuaria de nuevas instalaciones.
 Período de inicio de actividades de empresas nuevas, que no puede exceder de 180 días
desde la suscripción del primer contrato de trabajo.
 Trabajos urgentes e impostergables de ejecución inmediata como reparación de
instalaciones de la Usuaria.

2.-ASPECTOS LEGALES
Trabajos que no pueden ser objeto de contratos de suministro de trabajadores

transitorios:
Sustituir trabajadores en huelga de la Usuaria
Realizar tareas en las cuales se tenga la facultad de representar a la Usuaria, tales como
los gerentes, agentes o apoderados.
El trabajador transitorio queda sujeto al Reglamento Interno de Orden, Higiene y
Seguridad de la Usuaria.
La Usuaria será responsable subsidiariamente de las obligaciones laborales y
previsionales que afecten a la Empresa de Servicios Transitorios a favor de estos
trabajadores

2.-ASPECTOS LEGALES
Las Empresas de Servicios Transitorios deben registrase en la Dirección del Trabajo y

constituir una garantía permanente a nombre de la Dirección del Trabajo de 500 UF la que se
aumenta en 1 UF por cada trabajador adicional por sobre 100 a 0.7 UF por cada trabajador
por sobre 150 y 0.3 UF por cada trabajador por sobre 200.
Esta garantía pretende responder de las obligaciones laborales y contractuales de estos
trabajadores.
La Empresas de Servicios Transitorios y la Usuaria deben suscribir un contrato de
provisión de servicios transitorios por el cual la primera pone a disposición de la
segunda trabajadores transitorios.
A falta de contrato escrito se presume de derecho que el trabajador suministrado fue
contratado directamente por la Usuaria en forma indefinida.

EJERCICIO 4

3.-EL ADMINISTRADOR DE CONTRATOS
EL ADMINISTRADOR DE CONTRATOS
•Rol del Administrador de Contrato
•Conceptos para Administración de Contratos
•Responsabilidades del Administrador de Contratos
•Competencias para Administrar Contratos
•Política de ética Comercial

3.1.-Rol del Administrador de Contratos
Administrador de Contratos
Persona designada y facultada por un Mandante, que en su nombre y
representación asume la RESPONSABILIDAD de velar por el cumplimiento
correcto y oportuno del contrato, y a través de quién el Mandante se relaciona con
el Contratista o viceversa.-

3.1.-Rol del Administrador de Contratos
Contratista
Áreas Internas, Por eje.:

• Usuario / Cliente Organismos externos por ej.:
• Abastecimiento • Dirección del Trabajo
• Jurídica • Autoridad Ambiental
• Contabilidad-Finanzas • Servicio de Salud
• Seguridad y Salud • Municipalidad
Ocupacional
• Medio Ambiente Administrador
• Asociaciones
• Protección Industrial
Gremiales
• Recursos Humanos
• Comunidad
• Servicios
Normas, Procedimientos
Prácticas Aplicaciones
Dirección de Empresa/Proyecto

3.2.-Conceptos para Administrar Contratos
Para maximizar la probabilidad de éxito en la administración de un contrato, de una

enorme cantidad de aspectos específicos, podemos destacar los siguientes:
• ENFOQUE SISTÉMICO (plantea el entendimiento de la realidad como un complejo,

con lo que logra su transdisciplinariedad, y multidisciplinariedad)
• CONSTRUCTIVISTA (perspectiva que considera a los seres humanos como

constructores activos de su realidad, en vez de receptores pasivos de experiencias y
aprendizajes)
• MÉTODO PARTICIPATIVO Y TRANSPARENTE
• ESTILO PROACTIVO

3.2.-Conceptos para Administrar Contratos
PROACTIVIDAD
La proactividad no significa sólo tomar la iniciativa, sino asumir la responsabilidad de
hacer que las cosas sucedan; decidir en cada momento lo que queremos hacer y cómo lo
vamos a hacer.
Las personas reactivas Las personas proactivas

Se ven afectadas por las circunstancias, Se mueven por valores cuidadosamente
las condiciones, el ambiente social...Sólo meditados y seleccionados: pueden pasar
se sienten bien si su entorno está bien. muchas cosas a su alrededor pero son
dueñas de cómo quieren reaccionar ante
esos estímulos.
Centran sus esfuerzos en el círculo de Centran sus esfuerzos en el círculo de
preocupación: en los defectos de otras influencia: se dedican a aquellas cosas
personas, en los problemas del medio yen con respecto a las cuales pueden hacer
circunstancias sobre las que no tienen algo. Su energía es positiva, con lo cual
ningún control. No tienen la libertad de amplían su círculo de influencia
elegir sus propias acciones.

3.3.-Responsabilidades el Administrador
 Velar porque el contrato se inicie,  Alcance

ejecute y finalice, completándose de Calidad
acuerdo con los alcances y calidad 
definidos, acorde con el presupuesto y  Plazo
programa aprobado y resguardando  Costo
que se ejecute con los estándares
Seguridad de las Personas
ambientales y de seguridad 
establecidos por El Mandante y El Protección del Medio Ambiente
Mandante 
 Imagen Corporativa
 Velar por el cumplimiento de todos los
Aspectos Legales y Normativos del
Contrato.

Ideal
Real
GCA GN
GCT GCA
13% 8%
25% 25%
GCT GCT
GN GCT
79%
50%
Ideal Real
GN = Gestión del Negocio
GCT = Gestión de Control Técnico
GCA = Gestión de Control Administrativo

Gestión del Negocio

Corresponde a la verificación de la eficacia del contrato, esto es, el cumplimiento de los
objetivos finales de éste; así como la comprobación que los recursos se emplean de
manera eficiente.
Incluye la definición y acuerdo de nuevas metas para los indicadores de resultados y
desempeño, en un contexto de mejoramiento continuo; la toma de decisiones respecto de
acciones correctivas y la adaptación del servicio contratado a nuevos requerimientos del
negocio.
Requiere de la dedicación personal del Administrador del Contrato, sin perjuicio del
apoyo del resto de la organización.
• Definición e Implementación de la Estrategia de Contratación
• Evaluación de Cumplimiento de Metas y Mejoramiento Continuo
• Cambios y Modificaciones Contractuales
• Evaluación del Progreso de la Relación Contractual

Responsabilidad Consiste en: Su no cumplimiento puede provocar:
Cumplir c/las normas y procedimientos exigidos por

Cumplir y hacer cumplir las Accidentes, pérdidas económicas y de
la El Mandante y la División El Mandante en
normas imagen.
cuanto a la contratación de servicios c/terceros.
Asegurar que El Mandante entregue
Gestionar los aportes de Atrasos en el servicio, mayores costos y
oportunamente los aportes comprometidos y éstos
El Mandante reclamos.
sean en las condiciones contractuales.
Controlar que los trabajos se ejecuten de acuerdo a
lo pactado con la calidad requerida, en el Atrasos, cambio de precios pactados, entre
Controlar Trabajos
presupuesto pactado y en los plazo establecidos en otros.
el Contrato.
Revisar que las cubicaciones de las partidas a cobrar Pérdidas económicas para El
Verificar cantidad y calidad
correspondan en cantidad y especificación a lo Mandante.
de servicios para pago
contratado
Informar a la Jefatura sobre las deficiencias y
Costo adicionales, incumplimientos legales
Informar desviaciones detectadas que puedan afectar el
o de metas operacionales, entre otros
cumplimiento de los objetivos del Contrato
Aprobar los servicios / obras realizadas por el
Generar oportunidades para reclamos,
Recibir Servicios/Obras Contratista si cumplen con las exigencias
mayores costos, incumplimiento de plazos
establecidas o rechazarlas si no cumplen.
Realizar informes de Realizar informe de término de servicio al finalizar el Pérdida de conocimientos generados en el
término del servicio Contrato para materializar los principios relacionados proceso.
con las lecciones aprendidas y la gestión del
conocimiento

OBLIGACIONES GENERALES
 Comprender todos los términos del contrato.

 Controlar que las actividades se ejecuten de acuerdo a lo pactado, con la calidad
requerida, en el presupuesto pactado y en los plazos establecidos en el Contrato.
 Gestionar las aprobaciones correspondientes para la operación del contrato.
 Identificar y Controlar los riesgos del contrato. Realizar análisis de riesgos al contrato
(al inicio y durante su ejecución)
 Informar a su Jefatura sobre desviaciones relevantes en el curso del Contrato.
 Controlar la aplicación de multas y sanciones estipuladas en el contrato.
 Realizar informe de término de servicio al finalizar el Contrato.
 Realizar calificación de desempeño del Contratista en forma periódica y la calificación
de desempeño final.

OBLIGACIONES RESPECTO AL COSTO
 Revisar el estado de pago presentado por el Contratista.

 Controlar que los cobros del Contratista correspondan a obras efectivamente
realizadas y ajustadas a las bases de medidas y pago.
 Gestionar el pago de los trabajos realizados por el Contratista
 No comprometer obras o servicios adicionales sin la autorización del nivel facultado.
 Controlar que las partidas adicionales que se incorporen al contrato se hagan en base
a los precios de los costos directos de las otras partidas del contrato.

OBLIGACIONES RESPECTO A LA CALIDAD
 Informar a su Jefatura sobre las deficiencias en las especificaciones técnicas del

Contrato.
 Rechazar equipos en malas condiciones y objetar o detener cualquier actividad que a
su juicio no cumpla con las condiciones del contrato.
 Realizar inspecciones, mediciones, exámenes, pruebas, revisiones, aprobaciones y
controles periódicos y/o permanentes a los servicios que ejecute el Contratista.

OBLIGACIONES RESPECTO A LA SEGURIDAD Y MEDIO AMBIENTE
 Cumplir y hacer cumplir las disposiciones de El Mandante al respecto.

 Revisar que las áreas de trabajo se encuentren en óptimas condiciones, libres
de escombros y basuras, con el fin de evitar riesgos de accidentes.
 Exigir al Contratista el uso adecuado y continuo de los implementos de seguridad
que se requieran para un trabajo seguro.
 No permitir que en la faena se encuentre personal del Contratista en estado
de intemperancia por alcohol o drogas o que lo ingieran durante su jornada de trabajo.
 Suspender acciones inseguras o peligrosas.
 Rechazar equipos en malas condiciones y objetar o detener cualquier actividad
que ponga en riesgo no controlado a las personas y medio ambiente.

OBLIGACIONES RESPECTO A LAS COMUNICACIONES
 Revisar y firmar diariamente el libro de obra.

 Sostener reuniones periódicas con el Contratista para revisar el avance del contrato y
el cumplimiento de las obligaciones contractuales. Elaborar la minuta de reunión.
 Responder oportunamente a los requerimientos o solicitudes delContratista,
incluyendo en este concepto las solicitudes de información.

OBLIGACIONES RESPECTO A LOS DOCUMENTOS
 Obtener, conocer y conservar todos los documentos que forman parte del contrato.
 Documentar la entrega de terreno/inicio de actividades
 Controlar la recepción, custodia, renovación, período de vigencia, y devolución de las
boletas de garantía.
 Controlar la recepción, custodia, vigencia de pólizas de seguro.
 Controlar la entrega de los procedimientos / programas establecidos.
 Organizar y mantener el archivo técnico y administrativo del contrato, más los registros
requeridos por el contrato.
 Controlar las minutas de reunión / actas de acuerdo que corresponda.
 Documentar y controlar todos los cambios al encargo.
 Documentar y gestionar la tramitación de las modificaciones del contrato.
 Documentar la recepción provisoria y/o definitiva de las obras, de acuerdo con la forma
indicada en el contrato y sus documentos integrantes.

ATRIBUCIONES
 Exigir al Contratista el total cumplimiento de las obligaciones del contrato.
 Realizar todas las inspecciones, mediciones, exámenes, pruebas, revisiones necesarias
(controles periódicos y/o permanentes) a los servicios que ejecuten el Contratista.
 Exigir al Contratista el uso adecuado y continuo de los implementos de seguridad
estipulados en el contrato, o que se requieran para un trabajo seguro según las condiciones
de éste.
 No permitir en las faenas, personal de empresas contratistas que se encuentren en estado
de intemperancia por alcohol o drogas o que lo ingieran durante su jornada de trabajo.
 Suspender acciones inseguras o peligrosas, rechazar equipos en malas condiciones y
objetar o detener cualquier actividad que a su juicio no cumpla con las condiciones del
contrato.
 Solicitar el retiro del personal del contratista en cualquier etapa de ejecución de servicios,
debido a pérdida de confianza en su desempeño laboral.
 Exigir el uso de materiales y herramientas afines al servicio, que deba brindar el contratista.

3.4.-Competencias para Administrar Contratos
Habilidades Factor a considerar

Habilidades de Conocimiento y experiencia de los negocios de la empresa a
Negocios nivel del contrato.
Habilidades Comprensión de los componentes del servicio contratado;
Técnicas saber especificar variaciones; habilidad para evaluar el
desempeño del Contratista.
Experiencia/entrenamiento en gestión de contratos; gestión de
Habilidades de personas; gestión de costos y valor ganado, finanzas y marco
Gestión
contable.
Habilidades de Capacidad de actuar y relacionarse administrativamente con el
Comunicación contratista en representación de la División, en todas las
materias del contrato. Capacidad para presentar información
oral y escrita; negociación; resolución de conflictos; vinculación
dentro de la organización y con sus pares.
Atributos Relaciones interpersonales; flexibilidad; ganarse/mantener el

Personales respeto.

EJERCICIO 5

3.5.-Politica de Ética Comercial
En el plano comercial, la dimensión ética está referida al conjunto de principios, valores y

normas que guían el comportamiento en materias de negocios.
El Mandante nos indica que no podemos hacer las cosas de cualquier forma. Y para ello en
el Manual de Administración de Contratos nos entrega una guía de principios y valores
coherentes con estos propósitos.
En términos generales estos principios están orientados a:
 Garantizar que las decisiones comerciales se adopten en consideración al interés de la

empresa y con total prescindencia de intereses personales
 Que El Mandante sea percibida como una empresa que desarrolla sus relaciones
comerciales en condiciones de formalidad, imparcialidad y equidad.

PRINCIPIOS Y VALORES
Las relationes entre las empresas deben regirse, en el plano de la ética, por los siguientes
principios:
Profesionalismo
Ética
Transparencia Probidad, Honestidad

e integridad

VALORES
Marco valórico que debe guiar el accionar del Administrador de Contratos.
TRANSPARENCIA
• Reglas claras y válidas para todos
• Consistencia en el cumplimientos de estas reglas
PROBIDAD (INTEGRIDAD, HONESTIDAD)

• Conducta y entrega moral intachables
• Preminencia de los intereses de la empresa por sobre los personales
HONESTIDAD
• La obtención de resultados no puede ser a cualquier costo
• Adhesión a valores y premisas básicas de comportamiento
INTEGRIDAD
• Prácticas desenvueltas en un marco de ética personal y empresarial
• Manejarse coherentemente con los valores personales y compartidos

MARCOS Y LINEAMIENTOS GENERALES QUE DEBE GUIAR EL QUE HACER DEL

ADMINISTRADOR DE CONTRATOS
El Administrador de contratos NO puede hacer su labor de cualquier forma, por lo que se

entregan algunos lineamientos que deben guiar su acción:
 Estar en línea con la Misión del Negocio.
 Desarrollar su propia autodisciplina y responsabilidad.
 Transformar los recursos que se le confían en acciones exitosas.
 Asumir un control efectivo.
 Manejar una relación de equidad con los contratistas.
 Desechar prácticas leoninas.
 Velar por los intereses de El Mandante.
 Velar por la justa retribución al Contratista.
 Asumir de manera plena la responsabilidad ética que implica su tarea.
 Aprender de los errores cometidos y compartir dicha experiencia.

ÉTICA E INTEGRIDAD EMPRESARIAL

Se exige el estricto cumplimiento de la política definida por la empresa principal el
contratista y de todas las leyes aplicables. En especial.
• Se preferirá siempre las acciones de máxima integridad, aún en las áreas en que la
ley es tolerante al respecto.
• La excelente reputación es en sí un bien de incalculable valor para El Mandante
Chile.
• Se deben registrar todas las transacciones fielmente y cumplir con todas las reglas y
controles contables.
• No sacrificar nunca principios de las políticas para aprovechar una oportunidad o
sacar una ventaja.

ÉTICA E INTEGRIDAD EMPRESARIAL
• Evitar los conflictos entre los intereses personales y los de la empresa principal en
todo trato con las personas naturales o jurídicas que hacen o proponen negocios para o
con el mandante, o entre contratistas, Consultores y/o Proveedores comunes que
presten servicios o vendan bienes a El Mandante . Las situaciones de eventual
conflicto de interés deben ser informadas a través del formulario Declaración de
Cumplimiento de Estándares de Integridad disponible en RRHH.
• El Mandante puede disponer de un canal de Denuncias Línea Abierta (Speak Up).
Ante cualquier duda solicitar tríptico en RRHH u Asesor de Controles.

CONFLICTO DE INTERESES
Como consecuencia:
• Los trabajadores de la empresa principal no podrán aprovechar indebidamente su
vinculación con su empresa, o la información obtenida desde ésta, para su beneficio
personal, el de un miembro de su familia o de cualquiera otra persona en particular.
• Los trabajadores a los cuales se les ha delegado autoridad para efectuar transacciones
comerciales, deberán inhabilitarse en las decisiones relativas a actos o contratos que
deban celebrarse con personas naturales o jurídicas con las cuales ellos, o sus
familiares directos, tengan alguna vinculación de propiedad o de gestión, de lo cual
deberán además informar a su superior jerárquico.

ATENCIONES (REGALOS) ASOCIADAS A LAS RELACIONES

COMERCIALES
Las decisiones comerciales deben ser adoptadas sobre la base de criterios objetivos y con
total prescindencia de factores tales como donaciones, regalos, festejos u otro tipo de
atenciones.
Por lo tanto y como principio general, no se debe utilizar la práctica de dar o recibir regalos
de parte de sus clientes, proveedores y/o contratistas.

RESPONSABILIDAD EN EL USO DE LA INFORMACIÓN
El Mandante y sus trabajadores deberán mantener en estricta reserva y confidencialidad

aquella información que los Contratistas le hayan proporcionado, ya sea durante los
procesos de licitación o durante el desarrollo de los contratos

EJERCICIO 6

4.-PROCESOS ADMINISTRATIVOS
PROCESO ADMINISTRATIVO DE CONTRATACIÓN
•Generación del Requerimiento
•Proceso de Licitación
•Proceso de Adjudicación
•Proceso de Ejecución

4.1.-Generación de Requerimiento
RESPONSABILIDADES DEL ADMINISTRADOR DE CONTRATO
• Definición y Análisis del Requerimiento

• Definición de Estratégica de Contratación
• Gestión del Riesgo
• Elaboración de Bases Técnicas
• Participar en la selección de empresas proponentes
• Participar en la elaboración del método de evaluación
GENERACION DEL REQUERIMIENTO

Pasos necesarios:
a) Informar al Área Cadena de Suministro, según sea el monto del Contrato, con la
antelación que la Solicitud de corresponda la necesidad de contratación de
nuevos servicios o renovaciones, los cuales deben contar con los niveles de
aprobación respectivos.
b) Elaborar Bases Técnicas.
c) Estimar el presupuesto del servicio.
d) Obtener las aprobaciones de Contratación.

4.1.1.-Generación de Requerimiento: Responsabilidades
DEFINICIÓN Y ANÁLISIS DEL REQUERIMIENTO

En esta actividad se define el alcance y los objetivos del Encargo.
Alcance:
Descripción detallada del servicio a contratar identificando:
• Entregables (productos o servicios) para dar cumplimiento al Encargo
• Principales actividades a realizar
• Áreas físicas y/o procesos que se ven afectados por el servicio
Objetivos:
Estos pueden ser:
• Objetivos monetarios (VAN, TIR)
• Objetivos no monetarios (cumplimiento de normativa, reducción de impactos
ambientales, etc.)

4.1.2.-Generación de Requerimiento: Definición de la Estrategia de contratación
DEFINICIÓN DE ESTRATEGIA DE CONTRATACIÓN

En esta etapa se establece la forma en que el Encargo aportará valor al negocio del Dueño
y la forma que se contratará el requerimiento.
Datos de entrada (Inputs) Definiciones (outputs):
 Tipo de obra o servicio  Criterios para selección de proveedores
 Motivo de la necesidad  Criterios de evaluación de ofertas
 Monto involucrado  Tipo de contrato
 Antecedentes del mercado  Plazo del contrato
 Urgencia del requerimiento  Modalidad de contratación
 Riesgos del Contrato  Requisitos para las empresas
 Riesgos de los servicios u obras  Requisitos para las ofertas
 Plazo del Requerimiento  Garantías
Experiencias anteriores  Seguros
 Multas – Premios

4.1.2.-Generación de Requerimiento: Definición de la Estrategia de Contratación
MODALIDADES DE CONTRATACIÓN
Normalmente la empresa privada que actúa como mandante, puede realizar la contratación de
terceros mediante dos modalidades :
• Licitación Privada
• Negociación Directa (Asignación Directa)
Normalmente la empresa privada no realizar licitaciones
públicas.
Todas las actividades de contratación, en lo posible, deberán desarrollarse en un ambiente competitivo,
independiente del uso de una estrategia de licitación o de adjudicación directa.
La cuidadosa evaluación previa del mercado representa una condición de fundamental importancia
para poder seleccionar la estrategia que optimice la posición de Dueño o Mandante en cada
situación determinada.

LICITACIÓN PRIVADA
Como regla general, la contratación de terceros se realizará previo proceso de licitación

privada, en la que se solicitará oferta a una cantidad razonable de proveedores, según
las condiciones de mercado, de modo de tener un proceso competitivo.
Los proveedores deberán se seleccionados según el cumplimiento de criterios técnicos y

comerciales.

NEGOCIACIÓN DIRECTA
Como caso de excepción a la licitación se encuentra la asignación directa.

Aunque la licitación competitiva es la estrategia habitual que debe utilizarse, pueden
presentarse condiciones en que la licitación por ofertas competitivas no necesariamente
conduce a los resultados deseados para El Mandante, como por ejemplo en caso de:
• Carteles entre Contratistas
• Plazos reducidos para contar con el servicio
• Condiciones de mercado
• No contar con opciones de contratistas calificados técnica y comercialmente
• Otros
En tales casos la mejor opción sea una negociación directa, lo cual será documentado y
justificado en el Plan de Contratación.

¿EN QUÉ OTROS CASOS SE PUEDE NEGOCIAR DIRECTAMENTE?
• Debido a la criticidad del encargo, se adjudica a un Contratista por la alta confianza

o especialización que posee (características técnicas de ejecución o seguridad).
• Cuando existe un solo Proveedor del Servicio o hay un solo proveedor que
representa la marca (conservar garantías).
• Por no disponer de plazo para licitar (urgencia/emergencia)
• Cuando el costo del proceso de licitación es mayor al costo del servicio.

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN
Licitación Privada Negociación

Licitación Publica
directa
• Se solicitarán • Se realiza sólo • Se solicitan

ofertas a una bajo ofertas a un
cantidad de condiciones universo mayor
proveedores ya especiales: que en la
dentro de un Plazos licitación
listado pre- reducidos, privada, aquí no
aprobado bajo Proveedor único hay restricción,
criterios con las todo lo
técnicos y competencias contrario se
comerciales técnicas únicas, publican en
plazos reducidos forma masiva

RESPONSABILIDADES SEGÚN ETAPAS
Licitación Adjudicación Ejecución
• Planificar las actividades de la • Evaluar y definir la oferta técnica. • Gestión de la ejecución del contrato
licitación • Verificar la consistencia entre las • Gestión de Riesgos
• Conducir la visita a terreno ofertas técnicas y económicas. • Control de garantías
• Responder las consultas de carácter • Control de las leyes y normativas
técnico aplicables al contrato
• Control de permisos, patentes y
autorizaciones
• Mantención de herramientas y
equipos
• Aplicación de multas y descuentos
• Revisión y aprobación de estados de
pagos
• Administrar las comunicaciones
• Aplicación de retenciones.

4.1.3-Generación de Requerimiento: Solicitud de Contratación
Generación de
necesidad
Administrador Cliente
Cadena de
Generación de la solicitud del
Pre Aprobación
requerimiento (Puchase
aprobación ERP
Requisition PR)
Aprobación
Administrador Cliente PROCECO DE LICITACION
Adquisición y Contratos
Documentos (Proveedor)
• Contratos de trabajadores
• Matriz de Riesgo
Sist Contrato u Orden de
Control Compra
Ejecución
ERP: ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

4.1.3.-Generación del Requerimiento: Solicitud de Contratación
TIPOS DE CONTRATOS (Clasificación por monto).
6.1 CONTRATO MENOR. Se considera como Contratos Menores, toda contratación de servicios
en el rango KUS$ 0 -25.
Generalmente la duración de un Contrato Menor debe ser menor a 1 año, y en ningún caso podrá
exceder los 3 años.
Generar un contrato menor:
1. Solicitar cotización a contratista

2. Conseguir firma de aprobación a jefe directo o a quien corresponda (utilizar “formulario de
Compras C.D.” que esta en la carpeta formatos y formularios CMCC).
3. Generar la requisición (PR o SolPed) en la plataforma ERP.
4. Una vez aprobada la requisición por el Depto de adquisiciones, se genera una Orden de
compra (OC o Purchase Order)

4.2.-Generación de Requerimiento: Análisis y Gestión del Riesgo
ANÁLISIS Y GESTIÓN DEL RIESGO

Análisis de Riesgos
1. OBJETIVO
Identificar los riesgos que pueden afectar el resultado del contrato, valorizarlos y
establecer las medidas de control necesarias. (Los riesgos pueden ser de signo positivo o
de signo negativo)
2. ACTIVIDADES
• A partir del conocimiento del contrato y documentos integrantes identificar los riesgos
inherentes al contrato.
• Valorizar los riesgos (análisis cualitativo y análisis cuantitativo) en base a su

probabilidad de ocurrencia y consecuencia.
• Asegurar que los riesgos estén bajo control. En caso contrario, determinar que riesgos
son inaceptables y establecer un plan de control y respuesta.

GESTIÓN DEL RIESGO

La gestión del riesgo es un proceso de planificación, organización, dirección y control de
actividades, cuya finalidad es minimizar los efectos adversos:
1. Evitando las pérdidas (control de riesgos)
a) Eliminación (Casos Específicos)
b) Prevención (Frecuencia)
c) Control (Magnitud)
d) Segregación y/o duplicación (Operaciones)
2. Pagando las pérdidas (financiamiento de riesgos)
a) Autoretención (Inversión)
b) Transferencia (Contratación de Seguros)

• Que es Riesgo
• Que es Gestión del Riesgo

DEFINICIÓN DE RIESGO
Eventualidad de que ocurra un hecho no deseado que afecte al interesado, ya sea porque
pueda dañar su patrimonio de la empresa, o la vida, salud o integridad de una persona o
dañar el ambiente.
Evento súbito, inesperado, con una probabilidad de ocurrencia mayor de cero, cuya
ocurrencia tendría un impacto material negativo en la propiedad/operación afectada por
dicho suceso.
Cuantitativamente se define como:
Valor esperado : Probabilidad (riesgo) x Consecuencia

Que es Gestión del Riesgo
Identificar
Monitorear y Analizar (medir

Controlar y priorizar)
Generar el Plan

Que es Riesgo
• Es la probabilidad de que ocurra un evento potencial.
Que es un evento potencial:

• Es un evento incierto que puede ocurrir en el futuro el que puede
generar efectos no deseados a los objetivos o misión
OFICINA DE OFICINA DE CAPACITACIONES - DIVEULS

Que es Oportunidad
• Es un evento potencial que genera un valor positivo a la misión y objetivos.
(tomar máxima ventaja)
Que es Amenaza:
• Es un evento potencial que genera disminuye valor a la misión y objetivos.
(Eliminar, mitigar, transferir)

Que es Evento Potencial Probable

• Es un evento potencial que aun no ocurre, pero tiene probabilidades de
ocurrir
Que es Evento Potencial Posible (issue):
• Es un evento potencial que ya ocurrió y que por su frecuencia se volverá a
presentar.

Apetito de Riesgo
• Cantidad y Riesgo de un tipo de evento que una organización está dispuesta
a buscar y aceptar
Tolerancia al Riesgo:
• Disposición de una organización a soportar el riesgo de un tipo de evento,
después de tratarlo a fin de lograr sus objetivos.

Porque tomamos riesgo?

• Existe un balance entre el riesgo y la recompensa.
• Generalmente mas riesgo conlleva a más recompensa, pero no
siempre es verdad.
• 0% de riesgo es extremadamente caro, sin embargo lo que todos
queremos es mas recompensa y menos riesgo

Que es la administración del riesgo?

• Identificación: Análisis de tendencia y/o lluvia de ideas.
• Medición y Priorización
• Evitar: (Generar Controles).
• Mitigar: en caso de ocurrir (Generar controles)
• Monitoreo o Seguimiento

MEDICION Y PRIORIZACION DEL RIESGO: Valor esperado : Probabilidad (riesgo) x Consecuencia
Gestión del Riesgo

CONTROLAR EL RIESGO
P C
R O
O N
B
A
Gestión
Riesgo del Riesgo
Evento No
Impacto C
E
B deseado C
Amenaza Efecto
I (modo de U
L falla) E
I N
D Medidas de Control Tendientes a: Medidas de Control Tendientes a: C
A Disminuir el riesgo Mitigar las consecuencias I
D A

Medida Medida
De De
P Control Control C
R O
O N
B C
A E
B C
EVENTO
I U
L E
I N
D C
A I
D A
(RIESGO) Disminuir el Riesgo Mitigar las Consecuencias (IMPACTO)
Eliminar la Amenaza

Una regla fundamental es comenzar a trabajar en el riesgo lo antes posible:
Hay 2 oportunidades importantes:

1.- Trabajar en las causas para reducir la probabilidad de ocurrencia.
2.- Reducir el impacto desfavorable.

• Controles: (para cada evento no deseado ya priorizado, generar planes de

control para evitar la ocurrencia y su mitigación:
• Actividades del plan (listado de tareas de control):
– Evento no deseado a controlar (oportunidad)
– Valor estimado de la perdida
– Responsable
– Que realizar para evitar
– Que realizar para mitigar
– Fecha de inicio y término

MATRIZ DE RIESGOS
Identificación del Riesgo u R e
Jerarquía
Consecuencia ( C )
Consecuencia ( C )
Puntaje del Riesgo

Puntaje del Riesgo
Fecha
Clasificación
Residual (P x C)
Ocurrencia ( P )
Ocurrencia ( P )
Probabilidad de
Probabilidad de
Próximo
(I a IV)
Clasificación
Nro. Descripción del Evento Causas Impactos o Consecuencias Controles existentes Estrategia de Respuesta Responsable Control (o
Acción Nro.
Prioridad
(1=Alta; plazo de
(P x C)
(I a IV)
2=Media; la acción)
3=Baja)

EJERCICIO 7

4.3.-Generación de Requerimiento: Contenido de las Bases Técnicas
ELABORACIÓN DE BASES TÉCNICAS (BT)

El objetivo de las Bases Técnicas es proporcionar a los proponentes los antecedentes
técnicos necesarios y suficientes para comprender y valorizar adecuadamente los
requerimientos formulados, teniendo presente que éste dispone de un plazo limitado para
preparar y presentar su oferta.
Las BT deben contener una descripción clara y completa del trabajo a ejecutar, el alcance de
éste, sus condiciones de realización, los recursos tanto humanos (profesionales y técnicos)
como físicos que participarán, los aportes que hará la empresa, la forma de medición y pago
del trabajo y cualquier otro antecedente que se requiera.
Las bases deben contener toda la información necesaria, en forma clara y precisa, siguiendo
una secuencia lógica.

CONTENIDO BASES TÉCNICAS
1. Contexto
2. Descripción de los Trabajos / Servicios
I. Alcance
II. Cuantificación
III. Descripción de las designaciones de trabajos (PARTIDAS)
IV. Obligaciones técnicas especiales del Contratista
V. Descripción de los equipos y/o maquinarias requeridas para los trabajos
VI. Jornadas de trabajo / Interferencias con operación
3. Aportes específicos de las partes
4. Instalaciones requeridas de faenas 5
5. Excepciones a las condiciones habituales de los contratos de El Mandante
6. Requerimientos de supervisión y de mano de obra
7. Calidad y eficiencia de los servicios contratados
8. Programación del trabajo
9. Libro de obra o servicios
10. Ordenes de trabajo
11. Riesgos asociados a los trabajos
12. Anexos a las Bases Técnicas

GENERACION DEL REQUERIMIENTO

CAMBIOS Y MODIFICACIONES

Consideraciones relevantes en las BT (Modificaciones)

Al cliente le interesa que el encargo se ejecute con la calidad especificada, dentro de
plazo y por el precio convenido, respetando los RRHH, seguridad y el medio
ambiente.
Fundamentalmente le interesa que cumpla con la función requerida. Ello significa
que, si a lo largo de la ejecución, se da cuenta de que es necesario introducir
modificaciones para satisfacer este propósito, debe asegurarse de que el contrato le
permita hacer estas modificaciones sin conflicto.
Por lo anterior es sumamente necesario contar con una cláusula que permita hacer
estas modificaciones sin generar conflicto.

Consideraciones relevantes en las BT (Modificaciones)

La existencia de esta cláusula confirma que el Administrador de Contrato tiene el
derecho de modificar planos, especificaciones u otros antecedentes a lo largo del
encargo sin que se altere el precio del contrato. Cuando se estime que su instrucción
va más allá de lo que cubren los precios, la emitirá taxativamente bajo la
denominación de “Modificación de Contrato", lo que implica que puede estudiarse una
compensación equitativa guiada por las cláusulas de ajustes del contrato.
En consecuencia, la existencia y aplicación de esta disposición, establece caminos que
evitan la generación de conflictos y reclamos.

Consideraciones relevantes en las BT (Cambio condiciones físicas)

La cláusula de "cambio de condiciones físicas" establece, en definitiva, que el
Mandante asume el riesgo por los cambios, de tal modo que el Contratista está en
mejores condiciones para calcular sus precios, puesto que no debe incluir una cifra
para imprevistos de esta naturaleza ya que el Mandante le promete una
compensación si el caso se presenta. La consecuencia es que se aleja la
posibilidad de reclamos por esa causa.

Consideraciones relevantes en las BT (Arbitraje)
Juicio o procedimiento que se lleva a cabo ante un juez especial denominado árbitro
quien es nombrado por las partes, o por la autoridad judicial en subsidio, para la
resolución de un asunto litigioso.
Fuentes del arbitraje:
 Las partes, pueden nombrar a un árbitro para la resolución de un conflicto.
 La ley, estipula ciertos casos en que conflictos deben ser resueltos por árbitros ej:
cualquier problema entre exportadores debe ser resuelta por el Presidente de la
Asociación de Exportadores.
 El testador, en su testamento puede designar al juez partidor, por lo tanto se trata de
un juez “a futuro”, por lo que los herederos no pueden cambiarlo.

Gestión de Cambios en el Contrato

1. OBJETIVO
Asegurar que los cambios que se realicen en el contrato cumplan, en forma simultánea,
con la necesidad de incorporarlos para mejoramiento el negocio, sus resultados y
con las normativas, en un proceso que resguarde los intereses de El Mandante y del
proveedor y q que de cumplimiento a sus políticas contractuales.

CAMBIOS / MODIFICACIONES EN LOS CONTRATOS
¿QUE ES UN CAMBIO?
Es la alteración producida en alguno de los términos originales del contrato, solicitada por
cualquiera de las partes, con el objeto de llevar a mejor término el encargo.
Los cambios son un elemento de la naturaleza de todo contrato; el Administrador

de Contratos debe estar capacitado para entender este hecho y manejar adecuadamente
los cambios que se le presentan.
No es mejor Administrador de Contratos el que no muestra cambios en su

contrato sino que aquel que los sabe conducir mejor, pues eso muestra sus
aptitudes de administración y permite poder evaluar sus habilidades y destrezas.

¿Cómo se Negocian?
Dicha alteración debe ser negociada, pudiendo llevar:
 Un curso consensual y formalizarse en una Orden de Cambio o en una Modificación

de Contrato, o bien,
 Seguir una vía controversial a través del sistema de reclamos y arbitraje/tribunales.
El manejo de cambios significa saber equilibrar las oportunidades en que vale la pena
sacrificar parte de las pretensiones propias para seguir la vía consensual, con aquellas
en que es mejor entregar el asunto a la decisión de un tercero imparcial, tribunal o
árbitro.

¿Cómo se formaliza un Cambio ?
Los cambios se formalizan mediante un acuerdo escrito entre el Administrador de

Contratos y el Representante del Contratista, en las condiciones y con los requisitos
exigidos en las Bases Administrativas y el Contrato.

¿Qué dicen las Bases sobre los cambios ?
Normalmente el cliente indica: Cualquier modificación de los servicios, objeto de este contrato, que
signifique un cambio de alcance y/o mayores costos, y que no haya sido formalizada en un
documento de modificación de contrato, será de cargo del contratista. (Cláusula 14 “Administración”
de las Bases Administrativas).

Norma General para administrar los cambios.
Todo cambio a un Contrato debe ser formalizado por escrito, mediante una Solicitud de
Contratación (Modificación o nota de cambio) aprobada por el nivel que corresponda según
Manual de aprobaciones.
Estas Modificaciones se realizan cuando haya consideraciones que impliquen cambios en el alcance,
análisis, revisión y recomendación de prórrogas y/o cambios.
Las modificaciones de contratos sólo pueden ser realizada por los Asesores de Suministros
Estratégicos, Asesores o Especialistas de A&C (administración y contratos), previa recepción,
debidamente aprobada de las Solicitudes de Modificación de Contrato.

Notas de cambios:
Las Notas de Cambio son un convenio escrito, suscrito entre los Administradores de
Contrato de las partes, mediante el cual se pueden hacer cambios al diseño de los trabajos
del Contrato o bien, incorporar obras o trabajos no contemplados en dicho diseño. Estos
cambios podrán dar origen a:
i. Mayores o Menores cantidades de obra o trabajos.
ii. Aumento o Disminución de las partidas de obra o trabajos contratados.
iii. Cambios en la secuencia, definición o planteamiento de las obras o trabajos.
iv. Obras o trabajos no indicados expresamente en el Contrato.

Nota de Cambio
El procedimiento que se debe seguir para la emisión y formalización de una Nota de Cambio
debe estar descrita en las bases administrativas del Contrato indicando claramente los
plazos que cada una de las partes debe cumplir para la presentación, análisis, comienzo de las
obras o trabajos, aprobación o rechazo de la Nota de Cambio, etc.
El Contratista no debe llevar a efecto ningún cambio sin la previa aprobación escrita por parte del
Administrador del Contrato.
En caso que la necesidad de requerir un cambio tuviera su origen en deficiencias del

Contratista, cualquier costo imputable a ese cambio será soportado por el Contratista.

Nota de Cambio
Cualquiera sea la naturaleza de la Nota de Cambio, la forma de determinar los precios de

los trabajos u obras contenidos en ella, deberá estar basada en los Análisis de los Precios
Unitarios del Contrato, excluyendo Gastos Generales y Utilidades, es decir, deberán
presentarse a Costo Directo. En caso de no existir análisis de precios unitarios, la
valorización deberá hacerse, en primera instancia, tomando los precios constitutivos
(materiales, mano de obra y equipos) de partidas similares que consten en los Análisis de
Precios Unitarios del Contrato. Si lo anterior no es posible, y en última instancia, el precio
de los trabajos deberá ser determinado de común acuerdo, entre el Contratista y la
Compañía, considerando los precios de mercado a la época de la discusión. Si no se
llegare a acuerdo en el precio, la Compañía podrá contratar los trabajos con un tercero.

¿Qué se debe tener Presente?

• Que el itemizado de presupuesto debe estar siempre actualizado con las modificaciones
realizadas, pues el mismo itemizado con esta información sirve como herramienta de
control para revisar el presupuesto del contrato y evita encontrarse con sorpresas
posteriores; en especial, permite detectar anticipadamente el agotamiento de los fondos
asignados para el contrato.
• Que las modificaciones deben estar registradas con números correlativos y mediante
sistemas que permitan identificar su estado y condición de aprobación interna, de
acuerdo con el nivel facultado.


• Que el Contratista siempre tiene derecho a que se le paguen los cambios ordenados y/o
originados por el cliente, cuando estos no se hayan producido por causas de su
responsabilidad.
• Este pago comprende el efecto derivado de los mismos cambios, tales como la
alteración de las condiciones del terreno, del proyecto, del programa de trabajo; la
suspensión o término de las faenas, mayores interferencias con instalaciones,
operaciones u otros contratistas, atrasos en entrega de planos o suministros.
• Todo lo anterior se traduce en mayores CD, GG y/o UT que deben ser pagados en los
términos indicados en el contrato o en las bases. El no cumplir esta premisa significa
exponerse a un reclamo seguro.


• Que existen motivos recurrentes por los que se originan, en la práctica, cambios y que
pueden ser perfectamente evitados, entre los cuales se cuentan:
 Insuficiente definición del alcance del contrato o de sus documentos.
 Falta de apego de la Administración al alcance original del contrato, por lo que

agrega cambios en forma continua. Usualmente esta situación va de la mano con
la falta de control sobre el contrato y sobre el presupuesto.


• Contratista con precios “caídos” o bajo el costo. Debe tenerse especial atención al
momento de revisar la adjudicación con las propuestas demasiado económicas; puede
ser que el Contratista no haya entendido el alcance del encargo, por lo que, adjudicarle
el trabajo puede resultar en que trate de recuperar sus precios precisamente mediante
modificaciones de contrato.
• Ingeniería incompleta, errores de ingeniería o diseño.
• Atrasos y/o deficiencias en los aportes de suministros por parte del cliente.
• Atrasos o entrega imperfecta de las áreas para ejecutar el encargo.

Al momento de solicitar o aceptar cambios al contrato, es necesario tener presente el

impacto que éstos tendrán en los costos del contrato debido a:
• Variación de utilidades del Contratista.

• Variación de gastos generales por efecto de cambios que no afectan al plazo
• Variación de gastos generales por efecto de cambios que afectan al plazo
• Variación de utilidades

“Compensación de GG por Cambios que Afectan al Plazo”
Como consecuencia de cambios que producen una modificación de plazo, las partes
deberían evaluar una compensación por aumento o disminución de los GG. El monto de
esta compensación estará determinado obligatoriamente según el desglose, contenido y
precios señalados en el ítem de GG presentado en la oferta que dio origen al contrato.
El monto de la compensación de GG que acuerden las partes debería ser incluido en la

correspondiente modificación.

“Compensación de Utilidades por Cambios que Afectan al Precio Total, en

Contratos a Serie de Precios Unitarios que Incluyen Utilidades ”
Si en un contrato cuyo precio está pactado, total o parcialmente, con partidas a serie de precios
unitarios que incluyen utilidades, ocurre que, al término de la ejecución del encargo, el precio total
del conjunto de tales partidas en definitiva resulta menor al 80% de su precio total inicial, entonces se
debería evaluar con el Contratista una compensación de utilidades.
El monto compensatorio de utilidades en este caso, será el que las partes acuerden según el análisis
realizado. En caso que sea procedente, la compensación se pagará una vez realizada la
correspondiente recepción provisional.

“Compensación de Utilidades por Cambios que Afectan al Precio Total, en

Contratos a Serie de Precios Unitarios que Incluyen Utilidades ”
No se debería aplicar compensación alguna de utilidades si el precio total del conjunto de las referidas
partidas, en definitiva resulta igual o mayor al 80% de su precio total inicial. Tampoco procederá esta
compensación en caso que las disminuciones tengan su origen en la terminación anticipada del
contrato por causa imputable al Contratista.

Nota de Cambio
Los Gastos Generales y Utilidades podrán sufrir modificaciones, aumento o

disminuciones, si las sumatorias de las Notas de Cambio, positivas y negativas, se ubica
por sobre o por debajo de los márgenes definidos para tales efectos en las bases del
Contrato y el Manual de Aprobaciones, ya sea que este se trate de un Contrato a Suma
Alzada o a Serie de Precios Unitarios más Sumas Alzadas de Gatos Generales y
Utilidades.
Los Gastos Generales y Honorarios a que se refiere el párrafo anterior serán pagados o
descontados mediante una Modificación de Contrato.

MULTAS Y DESCUENTOS

Aplicación de Multas y Descuentos
1. OBJETIVO
Ejecutar las sanciones económicas al Contratista, establecidas en el contrato, en caso de
incumplimientos contractuales.
2. ACTIVIDADES
• Identificar el incumplimiento del contratista que está afecto a multa o descuento.
• Notificar formalmente al contratista que se ejecutará esta sanción, indicando las
cláusulas contractuales en las que se justifica esta decisión. Se da la oportunidad al
contratista para que entregue descargos que pudieran ameritar un cambio de decisión. El
contratista debe entregar una respuesta formal aceptando o rechazando la sanción, basada
en argumentos contractuales.
• De mantenerse la justificación para la aplicación de la multa, informa al área de
Abastecimiento para que en el siguiente estado de pago se haga efectiva. En caso que el
monto del estado de pago no cubra el monto de la multa, solicita que se ejecute la boleta
de garantía para poder hacerse del monto a sancionar.
• Se deja los registros correspondientes.
¿Qué es una Multa?

La Multa es una sanción de tipo económico aplicada por la empresa principal a un
contratista, con el objeto de resarcirse o indemnizarse respecto a un hecho que ha
producido su menoscabo, (daño emergente o daño moral) debido al incumplimiento
contractual.
¿Cuando debe considerarse?

En todo contrato en que el Contratista sea responsable de la ejecución del trabajo según
un programa preestablecido, deberá considerarse penalidades por incumplimiento de
plazos.

¿Para qué se utilizan?

Para cautelar los intereses del Mandante en las siguientes situaciones:
 Por atraso en el cumplimiento de plazos (Hitos y plazo final).
 Por incumplimiento en la entrega de informes.
 Por incumplimiento en el inicio de órdenes de servicio.
 Otros incumplimientos por parte del Contratista que produzcan menoscabo.
¿Dónde se establecen?
Las multas deben quedar establecidas en las BAE.
¿Cómo se establecen?
Se establece como un monto, en moneda base del contrato, de acuerdo al incumplimiento
penalizado.

Multas por Incumplimiento de Plazos (Hitos)

 La aplicación de multas por hitos no produce incentivo en el Contratista ya que no le
da opción de recuperar los atrasos. Puede darse el caso que transcurrido un corto
período del contrato, al Contratista ya se le haya aplicado el tope de la multa.
 Se recomienda utilizar, en contratos con varios hitos, un mecanismo de retenciones

para multas.

Retenciones para Multas por Hitos

 Consiste en retener, al Contratista, un porcentaje preestablecido por cada día de
atraso en el cumplimiento del hito respectivo.
 En caso que el Contratista cumpla con el programa para el hito siguiente, se

devuelve el monto retenido, sin reajustes.
 En este caso, debemos considerar que el carácter indemnizatorio de la multa se

establece toda vez que el incumplimiento del plazo para el Mandante tenga un
perjuicio para él, esta situación se da normalmente al término del plazo del proyecto
o contrato y no en hitos intermedios, a menos que estos se encuentren en la ruta
critica de otros proyectos o contratos.

Avance
Retenciones para Multas por Hitos
100%
= 3 días
= 5 días Avance Programado

Avance Real
= 8 días
Tiempo
Hito 1 Hito 2 Hito 3 Hito Final
Los montos retenidos se devuelven sin reajuste

¿Cómo se Determina el Monto?

Para determinar el % de una multa por incumplimiento de plazos se utiliza el siguiente
criterio, basado en:
 El plazo de la obra o servicio

 El Monto presupuestado
 10% máximo de multas
 El máximo plazo tolerable por el Mandante de atraso
Ejemplo:
 El plazo de la obra es de 120 días corridos

 El máximo plazo de atraso tolerable para el Mandante = 20 días corridos
10 %
% multa día atraso = = 0,5 % /día
20 días

Criterio de Aplicación
En general los montos a considerar como multas en un contrato, deben ser valores
razonables, para condiciones razonables. En caso contrario, los Contratistas podrían
considerar dicho castigo en los costos de la oferta, perdiéndose su efecto con el
consiguiente daño para el Mandante.
Forma de Aplicación
La aplicación de las multas debe hacerse administrativamente y se debe deducir de los
estados de pago, retenciones y/o garantías del contrato (en el mismo orden de
precedencia), y en general de cualquier pago que el Mandante adeude al Contratista.
Si las BAE no indican otra cosa, el monto total acumulado de las multas, por
cualquier concepto, tendrá como límite el equivalente a un diez por ciento (10%) del
precio total del Contrato.

Cabe señalar que las multas por tener el carácter de indemnización, no constituye renta
para el Mandante, por lo que solamente se debe generar un comprobante al Contratista
indicando el monto de la multa y su motivo.
El SII ha emitido el Oficio N°4.853, del año 2000. En donde se expone un caso de
aplicación de IVA en las multas y su manejo impositivo.

¿Qué es un Descuento?
El descuento corresponde a la rebaja de un determinado pago por parte del Mandante a
un Contratista debido al incumplimiento contractual o normativo, el cual no genera
perjuicio o menoscabo, pero si atenta al adecuado desarrollo de los servicios.
¿Cuando debe considerarse?

En todo contrato en el cual se deba cautelar el cumplimiento de procedimientos o
aspectos normativos que velen por el adecuado desarrollo de los servicios
encomendados.

¿Para qué se utilizan?

Velar por el cumplimiento del Contratista en las siguientes situaciones:
 Uso de los elementos de seguridad por parte de su personal.

 Cumplimiento de normativas o procedimientos.
¿Dónde se establecen?
Los descuentos deben quedar establecidas en el Contrato/Bases de Licitación.
¿Cómo se establecen?
Se establece como un monto, en moneda base del contrato, de acuerdo al incumplimiento
penalizado.

PREMIOS

Aplicación de Premios al Contratista

1. OBJETIVO
Aplicar los premios al Contratista, establecidos en el contrato, en caso de cumplimiento de

condiciones establecidas contractualmente.
2. ACTIVIDADES
• El AdC debe identificar las acciones del contratista que estén afecto a premios.
• El AdC notifica formalmente al contratista que se aplicará este premio, indicando las
cláusulas contractuales en las que se justifica esta decisión. El contratista debe entregar
una respuesta formal aceptando o rechazando el premio, basada en argumentos
contractuales.
• De mantenerse la justificación para la aplicación del premio, informa al área de
Abastecimiento para que en el siguiente estado de pago se haga efectivo.
• Se deja los registros correspondientes.

¿Que es un Premio?
Es una recompensa que el Mandante entrega al Contratista por el cumplimiento anticipado
de algún hito o plazo o reducción de costos, entre otros.
Los premios podrán considerarse cuando, por razones técnicas ó económicas, sea
necesario o conveniente para el Mandante, en virtud que el beneficio obtenido sea mayor
al premio otorgado.
Tipos de Premios
El premio puede ser un monto fijo (en US$, $ ó UF) ó un monto porcentual (%) de un
servicio ó del monto inicial de un contrato.
Otra alternativa es establecer como incentivo al cumplimiento del Contratista la devolución

de parte de las retenciones por correcta ejecución de la obra ó de los servicios sin la
presentación de garantías.

Condiciones de Aplicación
Se pueden otorgar por cada día de adelanto en el término de los trabajos, en aquellos
casos que la terminación de ellos revista urgencia.
Cálculo del Monto

El monto de los premios por adelanto deberá tener relación con el beneficio efectivo que el
Mandante espera conseguir con el adelanto del cumplimiento del hito o plazo total.
Además deberá ser consistente con las multas por atraso.

Precauciones en la Administración
En caso que las bases contemplen premios por adelanto en la entrega de las obras,
durante la administración del contrato, se debe tener especial precaución frente a
aspectos tales como: obras extraordinarias, aumento de obras o incumplimientos por parte
del Mandante, ya que el Contratista podría utilizar estos efectos como excusa de sus
incumplimientos.
Los premios, en contrapunto a las multas, constituyen un ingreso para el Contratista, por
tanto deberán facturar dicho ingreso adicional.
El premio estará gravado con el IVA siempre y cuando el servicio en cuestión se encuentre
considerado en el Art. 8º del DL 824.

GARANTÍAS

5.-PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE CONTROL
5.1.-PROCESO DE ADJUDICACIÓN
Control de Garantías
1. OBJETIVO
Establecer, responsabilidades, metodologías y criterios de aceptación para controlar que el

Mandante cuente con las garantías establecidas en el contrato, y que estas hayan sido
entregadas al área del Mandante.
2. ACTIVIDADES
• En caso de que las garantías sean entregadas directamente al área de Contabilidad, el AdC
debe verificar la recepción de las garantías estipuladas en el contrato, en los plazos
establecidos en este. Dejar registro de la recepción.

Control de Garantías (continuación)
• En caso que sea el AdC quien reciba las garantías estipuladas en el contrato, debe verificar
los plazos establecidos en este. Luego debe registrar en el formato correspondiente
identificando cada una de las garantías y quedarse con una copia, para posteriormente
entregar los documentos al área de Contabilidad.
• El AdC llevará el control de la vigencia de las garantías, de modo de coordinar con el área
de Finanzas las acciones a realizar cuando se esté a dos meses del plazo de término de
vigencia de las garantías.
• Cuando corresponda renovar una Garantía, el AdC solicitará por escrito al Contratista, con
copia al Área de Contabilidad, el remplazo de la Boleta vigente, la que deberá entregarse
antes del vencimiento de ésta. Si el Contratista no cumpliera con lo
solicitado, el AdC solicitará Área de Contabilidad-Finanzas su cobro, informando
oportunamente de ésta situación, al Contratista.


TIPOS DE GARANTÍAS
Los tipos de garantía que normalmente se establecen son:
 Garantía de fiel cumplimiento del contrato

 Garantía por entrega de anticipo
 Garantía por correcta ejecución de los trabajos
 Garantía por Materiales Aportados
 Garantía de Calidad de las Obras
 Garantía de Calidad de los Equipos

GARANTÍAS
En general, las garantías se constituyen mediante:
• La presentación de parte del Contratista de una o más Boletas de Garantía Bancaria

tomada en UF a favor del Mandante.
• Retenciones en los estados de pago del Contratista.

SEGUROS
El seguro es una forma de encarar la previsión de riesgos futuros mediante el

desembolso de un monto fijo y presupuestable.

TIPOS DE SEGUROS
Dependiendo de la naturaleza del contrato y sus características, el cliente podrá exigir al

Contratista contratar seguros, los que se señalarán en las Bases de Licitación. Dentro de
este tipo de seguros se destacan los siguientes:
• Seguro de responsabilidad civil
• Seguro de todo riesgo de construcción y montaje
• Seguro de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales.
• Seguro de accidentes personales.

IMPORTANTE
Debe verificarse que esté incluida la exigencia de seguros a la empresa

contratista. El que no hayan seguros, deja al cliente en una situación
de riesgo que puede ser no aceptable.

RETENCIONES

5.2.-RESPONSABILIDADES DURANTE EL DESARROLLO DEL CONTRATO
Aplicación de Retenciones
1. OBJETIVO
Asegurar que el cliente contará con recursos del Contratista para respaldar multas o
resarcirse de gastos o pérdidas de responsabilidad del Contratista.
2. ACTIVIDADES
• Identificar los eventos que hayan generados pérdidas para el cliente o sean
susceptibles de generar pérdidas.
• Asegurar de contar con toda la información que respalde la decisión de aplicar
retenciones.
• Coordinar con Abastecimiento la notificación al Contratista.
• Notificar al Contratista.
• Hacer seguimiento.
• Devolver las retenciones, cuando corresponda.

TIPO DE RETENCIONES
1. Retenciones por Incumplimiento Laboral y Previsional
Por incumplimiento del Contratista de la legislación laboral y previsional, durante toda la

vigencia del Contrato, informadas por la Inspección del Trabajo, Instituciones
Previsionales o por cualquier entidad facultada para ello, o requeridas judicialmente.
Para obtener la devolución de estas retenciones adicionales, el Contratista deberá

acreditar la solución o pago efectivo de las obligaciones que derivaron del incumplimiento
laboral y/o previsional, mediante un certificado de la respectiva institución o del tribunal
que hubiere ordenado la retención.

2. Descuentos y Retenciones Adicionales
• Por multas, suministros o servicios prestados, o por daños causados a su propiedad o a

sus bienes.
• En el caso de existir reclamos o requerimientos de los señalados, cuyo valor exceda al
monto disponible del estado de pago sumado a las retenciones que ya existan en poder
de El Mandante.
• Toda suma de dinero que se viere obligada a pagar por concepto de honorarios de
abogado, costas y gastos judiciales en el evento de ser demandada judicialmente o
requerida por cualquier autoridad a causa o con ocasión de actos imputable al
Contratista.
• En caso de existir demandas o reclamos de terceros en contra del cliente, o
incidentes o accidentes que razonablemente puedan dar lugar a dichas demandas o
reclamos, derivados de hechos u omisiones atribuibles a la Contraparte.

5.-PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE CONTRATACIÓN
Responsabilidades


• Toma de conocimiento del contrato
• Identificación de leyes y normativa aplicable al contrato
• Planificación de actividades del contrato
• Análisis de Riesgos
• Planificación de la entrega de recursos aportados por
el Mandante
• Revisión de planificación de movilización de equipos
o recursos
• Control de garantías
• Control de pólizas de seguro
• Revisión de aporte de mano de obra
• Revisión de aporte de equipos y maquinaria
• Revisión de subcontratos
• Recepción de documentos de certificación
• Recepción de permisos, patentes y autorizaciones
• Recepción de otros documentos contractuales
• Generar acta de entrega de terreno o inicio de actividades

5.-PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE CONTRATACIÓN
Responsabilidades del administrador de Contratos

• Revisar y evaluar la oferta técnica.
• Revisar la consistencia entre las ofertas técnicas y económicas

Toma de Conocimiento del Contrato

1. OBJETIVO
• Que el Administrador de Contrato (AdC) tenga conocimiento íntegro del contrato, sus
anexos, leyes y reglamentos, e identifique las responsabilidades propias y de las áreas
pertinentes de la organización del Mandante, de modo de planificar todas las actividades que
le corresponda realizar o coordinar.
• Identificar las responsabilidades del Contratista.
2. ACTIVIDADES
• En primer lugar, el AdC debe leer íntegramente el contrato y todos sus documentos
anexos. Para ello debe asegurarse de contar con el documento original o una copia fiel de
éste. Se dejará registro de la recepción de los documentos.

Toma de Conocimiento del Contrato

• Luego, el AdC gestionará la obtención de todos los documentos externos que son
mencionados en forma referencial en el contrato (leyes, reglamentos, normas, etc.).
Dejar registro de la obtención de estos documentos.
• El AdC debe tomar conocimiento de los documentos internos del Mandante donde se
especifiquen las políticas y reglamentos internos. Dejar registro de la obtención de estos
documentos.
• Luego, el AdC debe identificar las responsabilidades del Mandante, indicando las áreas
de la organización que participan en las diversas acciones que debe realizar el
Mandante. Dejar registro en un documento donde se especifique los deberes asignados
y el responsable.
• Enviar copia de éste documento al área de contratos y a cada una de las áreas
identificadas.

Identificación de Leyes y Normativa Aplicable al Contrato
1. OBJETIVO
Asegurar el conocimiento y el cumplimiento de las leyes aplicables y de las políticas

y reglamentos del mandante, durante el desarrollo del encargo.
2. ACTIVIDADES
A partir de la lectura del contrato y documentos integrantes identificar las

leyes, reglamentos y políticas. Registrar el conocimiento que tiene el AdC de estos
documentos.

Planificación de Actividades del Contrato

1. OBJETIVO
Identificar y organizar las actividades que debe realizar el AdC durante el contrato,
asignando fechas y prioridades.
2. ACTIVIDADES
• A partir de la lectura del contrato y documentos integrantes identificar las actividades

que debe realizar el AdC.
• Clasificar las actividades en eventuales y periódicas.
• Asignar fechas de realización de las actividades.
• Establecer alertas previo a la fecha programada.

Control de Riesgos
1. OBJETIVO
Identificar los riesgos que pueden afectar el resultado del contrato, valorizarlos y
establecer las medidas de control necesarias. (Los riesgos pueden ser de signo positivo o
de signo negativo)
2. ACTIVIDADES
Actualizar la Matriz de Riesgos elaborada en la etapa de Generación de Requerimiento.
• A partir del conocimiento del contrato y documentos integrantes identificar los riesgos
inherentes al contrato.
• Valorizar los riesgos (análisis cualitativo y análisis cuantitativo) en base a su

probabilidad de ocurrencia y consecuencia.
• Asegurar que los riesgos estén bajo control. En caso contrario, determinar que riesgos
son inaceptables y establecer un plan de control y respuesta

Planificación de la Entrega de Recursos Aportados por el Mandante
1. OBJETIVO
Realizar la planificación de la correcta y oportuna entrega de los recursos aportados por el

Mandante según lo estipulado en el contrato, en forma eficiente.
2. ACTIVIDADES
• El AdC, en función del programa de trabajo oficial, debe planificar la entrega oportuna de
los diferentes aportes que haya comprometido el Mandante para la ejecución del
encargo.

Planificación de la Entrega de Recursos Aportados por el Mandante

• El AdC, en función del programa de trabajo oficial, debe planificar la entrega oportuna de los
diferentes aportes que haya comprometido el Mandante para la ejecución del
encargo.
• Esta planificación reviste real importancia para:

• Evitar retrasos en la ejecución del encargo.
• Evitar reclamos del Contratista solicitando mayor plazo por los posibles retrasos y
compensación por los recursos contratados y no ocupados oportunamente por este
motivo.
• Asegurar que los aportes se realicen en las condiciones establecidas en el contrato.
En base a lo establecido en los documentos contractuales, el AdC debe generar un

documento donde queden detallados claramente los recursos aportados por el Mandante,
especificando el lugar, la forma, cantidad y otras condiciones de la entrega.

Revisión de Planificación de Movilización de Equipos o Recursos
1. OBJETIVO
Controlar la movilización de los equipos o recursos necesarios aportados por el

Contratista y verificar que estos cumplan con lo establecido en el contrato.
2. ACTIVIDADES
• El AdC debe asegurar que el Contratista realice la planificación de la movilización de los

equipos o recursos que debe aportar al encargo y que ésta planificación esté acorde a la
programación del servicio y condiciones existentes, de modo de cumplir con los plazos
para la ejecución del encargo.

Revisión de Planificación de Movilización de Equipos o Recursos

(continuación)
• Además, el AdC debe chequear que las maquinarias cumplen con las características que
están estipuladas en el contrato.
• El AdC debe asegurar que esta actividad esté coordinada con el área de Protección
Industrial y/o quien corresponda según la reglamentación vigente.
• El AdC chequea que la planificación cumple con las diversas condiciones establecidas en
el contrato y que las características técnicas de los equipos cumplen con lo requerido y
registrará los recursos aportados.
• En caso de detectar que alguno de los equipos no corresponde a lo estipulado en el

contrato, el AdC debe informarlo al Contratista y solicitar su reemplazo a la brevedad.

Revisión de Aporte de Mano de Obra

1. OBJETIVO
Verificar que el personal aportado por el Contratista cumplan con lo establecido en el

Contrato.
2. ACTIVIDADES
• El Administrador de Contrato debe exigir que el Contratista entregue el listado de

personal a utilizar en el encargo, junto con el currículo y otros antecedentes
establecidos.
• Posteriormente debe revisar que el personal presentado cumpla con la experiencia y el

nivel de capacitación o especialización estipulado en el contrato y que cumpla con los
estándares requeridos para el proceso.

Revisión de Aporte de Mano de Obra (continuación)
• Para ello, debe revisar los antecedentes curriculares del personal y dejar un registro
con los resultados de la verificación de cada antecedente.
• En caso de detectar incumplimientos en alguno de estos aspectos, el AdC debe

informarlo al Contratista y solicitar su corrección al más breve plazo.

Revisión de Aporte de Equipos y Maquinaria

1. OBJETIVO
Verificar que los equipos y maquinarias aportados por el Contratista cumplen con lo
establecido en el Contrato.
2. ACTIVIDADES
• El Administrador de Contrato debe exigir que el Contratista entregue el listado de

equipos y maquinaria a utilizar en el encargo, junto con las características técnicas y
otros antecedentes establecidos en las bases y/o la oferta del Contratista.
• Posteriormente debe revisar que los equipos y maquinaria cumplan con las
características y/o estándares establecidos.

Revisión de Subcontratos
1. OBJETIVO
Asegurar, previo inicio del Encargo, que los subcontratos y subcontratistas cumplan con
las disposiciones establecidas en el contrato.
2. ACTIVIDADES
• El AdC debe exigir al Contratista una nómina con las empresas a las cuales va a
subcontratar, los alcances de los subcontratos y los antecedentes de los
subcontratistas.
• El AdC debe revisar la nómina y los antecedentes para asegurar que cumplan con los
requerimientos establecidos en el contrato, dejando registro de la revisión.

Recepción de Documentos de Certificación
1. OBJETIVO
Controlar la recepción y verificación de documentos de “certificación” exigidos en el

contrato.
2. ACTIVIDADES
• El AdC debe receptar los documentos de certificación pertinentes, según lo requerido en

el Contrato.
• En el caso que el contrato así lo establezca, los documentos deben ser receptados y
revisados antes de la fecha de inicio de la obra o servicio.
• Registrar y guardar el registro en la carpeta de documentos del contrato.

Recepción de Permisos, Patentes y Autorizaciones
1. OBJETIVO
Asegurar que las patentes, permisos y autorizaciones necesarias para el encargo se

encuentran correctamente emitidas y están vigentes.
2. ACTIVIDADES
• Previo al desarrollo del contrato, el AdC deberá revisar el estado de las patentes,
permisos y autorizaciones necesarias para la ejecución del Encargo y que sean de
responsabilidad del Contratista. Para ello, utilizará un formato donde registrará los
requisitos a cumplir y el cumplimiento de estos por parte del Contratista. En caso que
corresponda dejará registro de las observaciones y de las fechas de vencimiento.

Recepción de Otros Documentos Contractuales
1. OBJETIVO
Asegurar que otros documentos de responsabilidad del Contratista para la realización del
encargo se entreguen correcta y oportunamente.
2. ACTIVIDADES
• Previo al desarrollo del contrato, el AdC deberá controlar la entrega de otros

documentos que están contemplados entre las obligaciones del Contratista, tales como:
• Plan de Gestión de la Calidad
• Plan de Recursos Humanos
• Programa Maestro actualizado
• Procedimientos
• Manuales
• Etc.
Recepción de Otros Documentos Contractuales (continuación)
• Para ello, utilizará un formato donde registrará los requisitos a cumplir y el cumplimiento
de estos por parte del Contratista. En caso que corresponda dejará registro de las
observaciones y de las fechas de vencimiento.
• El AdC utilizará un formato donde registrará los requisitos a cumplir y el cumplimiento de

estos por parte del Contratista. En caso que corresponda, dejará registro de las
observaciones y de las fechas de vencimiento.

Generar Acta de Entrega de Terreno o Inicio de Actividades
1. OBJETIVO
Establecer la fecha del acto con el cual comienzan las actividades oficiales del Encargo y
las observaciones, si las hubiera.
2. ACTIVIDADES
• El AdC debe generar el acta de entrega de terreno o el acta de inicio de actividades,

donde se especifique la fecha, partes involucradas, actividad a realizar o terreno que se
entrega. Una vez firmada el acta, el Contratista puede dar inicio a la obra o prestación
de servicios.
• El original del Mandante deberá ser enviado al área de Contratos y el AdC dejará una
copia para su carpeta de documentos.

6.2.-PROCESO DE LICITACIÓN
Responsabilidades del administrador de Contratos
• Participar en planificación de las actividades de la licitación

• Conducir la visita a terreno.
• Responder las consultas de carácter técnico

AL CIERRE DEL CONTRATO
Según Manual de Administración de Contratos de El Mandante

a) Evaluar técnicamente el servicio.
b) Certificar el servicio recibido o las cantidades de obras ejecutadas (puede ser
encargada al Supervisor)

6.3.-PROCESO DE EJECUCIÓN
Designación AdC Adjudicación Ctta
INICIO
DESARROLLO
CIERRE
Evaluación AdC Evaluación Encargo

6.3.-PROCESO DE EJECUCIÓN
a) Diseñar y desarrollar un plan de auto-evaluación de control del Contrato que le

permita asegurar que los riesgos significativos están cubiertos por medidas
de control efectivas.
b) Realizar conjuntamente con el Contratista, procedimiento para efectuar
inspecciones operacionales o de campo en materia SHEQ, verificar en terreno si
se cumple con las especificaciones pactadas.
c) Coordinar con el Contratista, previo al inicio de los servicios, la aprobación del
personal para la gestión de pases de ingreso, según el procedimientos de El
Mandante.
d) Coordinar con la administración del Campamento el acceso a alojamiento y
alimentación, según la dotación del Contratista.

a) Mantener carpeta con copia del Contrato y documentos de administración tales

como respaldo de cálculos para estados de pago.
b) Identificar oportunidades de mejoramiento continuo para el Contrato
vigente y próxima contratación.
c) Controlar el desarrollo y ejecución del trabajo de modo que se
cumpla apropiadamente y dentro de los estándares de seguridad,
calidad, cantidad y oportunidad establecidos en el Contrato. (Esta función
puede ser encargada a sus Supervisores).
d) Controlar que las normas de conducta del Contratista sigan las
políticas de seguridad, ética, conflictos de intereses, etc.
e) Controlar lo gastado versus lo presupuestado, de modo de tomar las medidas
correctivas oportunamente. (Extensiones, over-run, etc.).

f) Controlar el buen uso de los materiales, equipos o máquinas aportados por El

Mandante.
g) Autorizar las guías de salida por materiales y equipos de propiedad del Contratista.
h) Mantener reuniones periódicas con los Contratistas para evaluar y documentar el
cumplimiento en la ejecución del Contrato con los requerimientos de seguridad y
desarrollo sustentable.
i) Evaluar técnicamente los cambios o modificaciones de Contrato solicitadas
por el Contratista o requeridos por la Compañía.
j) Atender los eventuales reclamos del Contratista.
k) Informar oportunamente sobre irregularidades presentadas y documentarlas.
Coordinación con las áreas competentes de la compañía (Área Legal, Recursos
Humanos, Seguridad y Desarrollo Sustentable, Adquisiciones y Contratos, Finanzas y
Administración, entre otras), para corregir dichas irregularidades

l) Administrar premios y multas (incluye la eventualidad de obtener

aprobación para condonar multas, según lo establecido en el Manual de
Aprobaciones).
m) Solicitar pases, según procedimientos de cada faena, por cambios o adiciones de
personal durante el transcurso del trabajo.
n) Llevar un registro de toda la documentación de las sustancias peligrosas que han
ingresado a faena con sus respectivas Planillas de Seguridad.
o) Revisar y validar estados de pagos según cláusulas contractuales.
p) Retroalimentar en forma periódica al Contratista respecto de su desempeño, utilizando
principalmente el Libro de Obras.
q) Evaluar el Servicio del Contratista cuando lo solicite la Gerencia de
Adquisiciones y Contratos. Es recomendable que esta actividad se realice
anualmente para aquellos Contratos de montos mayores a KUS$ 500.

• Administración de las comunicaciones

• Monitoreo de los riesgos
• Administración de las controversias
• Supervisión de inducción personal del Contratista
• Supervisión de manejo y entrega de aportes del Mandante
• Supervisión de uso de los recursos aportados por el Contratista
• Control de vigencia de garantías y seguros
• Aplicación de retenciones
• Control de vigencia de permisos, patentes y autorizaciones
• Revisión de procedimientos de trabajo seguro
• Supervisión de responsabilidades laborales del Contratista
• Control de avance del contrato

• Revisión y recepción de informes

• Aprobación de estados de pagos
• Aplicación de multas y descuentos
• Aplicación de premios al Contratista
• Evaluación del Desempeño
• Gestión de cambios en el encargo
• Ejecución de garantías
• Cierre parcial
• Término anticipado del contrato

Administración de las Comunicaciones

1. OBJETIVO
Gestionar correctamente las comunicaciones con el Contratista, de modo que estas sean un
factor de éxito para el contrato.
2. ACTIVIDADES
• La comunicación entre las partes tiene múltiples formas de realizarse. En algunos casos es
formal, en otros es informal. Por ejemplo:
• Reuniones (de coordinación, específicas)

• Llamadas telefónicas
• Mensajes de correo electrónico
• Cartas
• Libro de Obra/Comunicaciones

Administración de las Comunicaciones (continuación)
• El objetivo de cada comunicación puede ser variado. Por ejemplo:
• Solicitud de información
• Entrega de información
• Presentación de estados de pago
• Aprobación/Rechazo de estados de pago
• Entrega de informes contractuales
• Solicitud de cambios de alcance
• Aprobación de cambios de alcance
• Solicitud de autorización
• Solicitud de acelerar los trabajos

¿CÓMO DEBEN REALIZARSE?
La comunicación entre las partes debe ser formal, para esto se realizará por escrito a
través de los representantes designados por las partes, mediante cartas o mediante libro
de obra (o libro de servicio cuando corresponda).
En los contratos de construcción, el Contratista debe proveer y mantener en el lugar

donde se ejecuten las obras, un libro denominado “Libro de Obra”, cuyo uso será
obligatorio.
En otros tipos de contratos, si las partes acuerdan utilizar un libro de comunicaciones, éste
se denominará “Libro de Servicios”.

POR EMAIL
Por este medio las partes se comunicarán los asuntos relacionados con la
administración del contrato, que puedan tener impacto en el alcance, el plazo, el precio, y en
otras obligaciones contractuales, tales como:
• Seguros y garantías.
• Cambio de personal superior.
• Multas.
• Retenciones adicionales.
• Incumplimiento o atraso de cualquier obligación de las partes.
• Órdenes de cambio.
• Cumplimiento o atraso del programa de trabajo e hitos contractuales.
• Modificaciones al programa de trabajo.


POR EMAIL
• Obligaciones laborales del contratista.
• Aumentos o disminuciones de plazo.
• Obras o trabajos extraordinarios.
• Aumento o disminución de obras o servicios.
• Notificación de paralización parcial o total.
• Interferencias.
• Modificación del contrato.
• Solicitudes, reclamos
• Recepción de hitos, provisional, parcial, única o
definitiva de la obra material, trabajo o servicio, según
corresponda

EL LIBRO DE OBRA
• La comunicación que se genere durante la ejecución del Contrato
entre las partes se efectuará por medio del “Libro de Obra Digital”
(LOD). Este será el único medio formal de comunicación entre las
Partes, su uso será obligatorio y tendrá plena validez como medio
de prueba.
• Además de dicha correspondencia, en los contratos de

construcción de obra material, el Contratista debe proveer y
mantener en el lugar donde se ejecuten las obras, o en el lugar
que las partes acuerden, un libro de comunicaciones denominado
“Libro de Obra”, cuyo uso será obligatorio.

Apertura: El libro, ya sea en digital o físico, debe ser abierto por el

AdC. En el físico se debe especificar la fecha de apertura, el lugar
donde estará físicamente el libro, junto con los nombres y cargo
de las personas autorizadas para escribir en él.
Manejo: Al escribir en el libro, este debe dejar 2 copias, una será

para el registro del AdC, otra para el Contratista y la original debe
quedar en el libro.
• El libro será manejado con un sistema de notas y en él

encabezado debe contar con: n° de nota, fecha, referencia,
destinatario, originador y al final la firma.

• Las notas deben cumplir con características de redacción como:
1. Claridad: Debe ser definido el tema y razones sin entrar en

detalles que desvíen la nota de su objetivo.
2. Extensión: Debe ser lo más corta posible, explicando los puntos
principales.
3. Objetividad: Deben entregarse argumentos contractuales y/o
hechos objetivos, evitando términos que se presten a
interpretación.
4. Fundamentación: Debe indicarse en lo posible referencias
contractuales.

• El libro no podrá utilizarse para comunicar materias que puedan

afectar el alcance, plazo, costo y otras obligaciones de las
partes, por lo que el AdC deberá preocuparse de comunicar
este tipo de asuntos por medios de cartas, pero no en el libro.
Cierre: Una vez finalizado todos los procesos del encargo, se

cierra el libro de obras dejando la fecha y la firma de aprobación
de los autorizados a escribir en el. Luego el libro se envía al área
de contratos.
La administración del libro de obra es de responsabilidad del Contratista.

Las hojas originales del Libro de Obra serán retiradas periódicamente por el
Administrador de Contrato para su archivo técnico quedando la primera copia a
disposición del Contratista y la segunda en el Libro.


POR LIBRO DE OBRA
• Nombre del Administrador del contrato, del representante del Contratista, y de sus
respectivos reemplazantes.
• Designación de la Inspección Técnica / Coordinación Técnica, si hubiera.
• Acta de entrega del terreno o inicio de actividades, indicando día, mes, año y cualquier
otra característica propia del inicio del encargo.
• Instrucciones generales y particulares de El Mandante, conforme a los términos y
condiciones del contrato.
• Solicitudes, comunicaciones, sugerencias o avisos relacionados con la ejecución del
contrato que desee hacer El Mandante y/o el Contratista.
• Las respuestas del Contratista y/o El Mandante, indicando su aceptación o rechazo
fundado a las instrucciones recibidas.

POR LIBRO DE OBRA
• Constancia de entrega entre las partes, de cartas u otros documentos.

• Constancia de entrega de planos, especificaciones, manuales y catálogos.
• Constancia de entrega de procedimientos de trabajo.
• De los cambios o modificaciones que sea necesario introducir en los trabajos.
• Observaciones a la forma en que se ejecuta el contrato.

POR LIBRO DE OBRAS
• De las observaciones que se hagan sobre la calidad técnica con que se presten los
servicios o se ejecuten las obras y trabajos, y las objeciones que éstos merezcan a
El Mandante.
• Resultados y observaciones resultantes de la inspección de los trabajos.
• Rechazo, aprobación u observaciones a la calidad, o al procedimiento para su control.
• Observaciones respecto de seguridad y control de los riesgos, y respecto de incidentes o
eventos que afecten al medio ambiente.
• Incidentes, sean accidentes, cuasi accidentes o fallas operacionales.

POR LIBRO DE OBRAS

• Día, hora y cualquier característica propia de entrega de los aportes.
• Llegada y salida de recursos de maquinaria y equipos, cuando corresponda.
• Información periódica de los trabajadores y equipos utilizados en el desarrollo del
Contrato.
• Estado de operación y disponibilidad de máquinas.
No debe utilizarse para comunicar materias que puedan afectar el alcance, plazo, costo y
otras obligaciones de las partes. Estará limitado a los asuntos relacionados con la
coordinación y control del encargo.

APERTURA LIBRO DE OBRAS

La primera hoja del Libro de Obra será para identificar el acto de apertura:
“Con fecha 5 de noviembre de 2010 se hace apertura del Libro de Obras correspondiente
a la Construcción del Puente San Carlos 2, sobre el río Claro.”
Están autorizados para escribir en este Libro de Obras las siguientes personas:
• Fulano de Tal, supervisor de obras civiles, Compañía X
• Perico de Los Palotes, ingeniero administrador de Empresa Z
• Merengano Tal cual, coordinador de terreno de Empresa Z
.


1.- GENERALIDADES
Las notas deben incluir la siguiente información de encabezamiento:
NOTA Nº : IDENTIFICACIÓN CORRELATIVA DE EMISIÓN
FECHA : Fecha
REFERENCIA : TEMA DE NOTA (Y REFERENCIAA OTRAS

COMUNICACIONES)
A : DESTINATARIO
DE : ORIGINADOR
AL FINAL DE
LA NOTA : ATENTAMENTE
FIRMA
NOMBRE


2.- TEMA EXCLUSIVO
Cada nota debe ser relativa a un tema en particular, debe

emitirse una nota por cada tema diferente.

3.- CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN DE NOTAS
CLARIDAD : Debe ser definido el tema y razones sin entrar

en detalles que desvíen la nota de su objetivo.
EXTENSIÓN : Debe ser lo más corta posible explicitando los

puntos principales.
OBJETIVIDAD : Deben entregarse argumentos contractuales

y/o hechos objetivos evitando términos que se
presten a interpretación.
FUNDAMENTACIÓN : Debe indicarse en lo posible referencias

contractuales como por ejemplo: Art…. de
Bases y/o Especificaciones.
4.- REGISTRO DE SEGUIMIENTO

El Administrador de Contrato debe llevar un registro de notas de Libro de
Obras y actualizarlo semanalmente.
N° Folio Fecha Emisor Tema Clasif. Ref. Pdte. Resp.


REGISTRO DE SEGUIMIENTO
IDENTIFICACIÓN - Nº NOTA
- FOLIO
EMISOR - FECHA
- MANDANTE O CONTRATISTA
TEMA O MATERIA - RESUMEN DE CONTENIDO (SÓLO LO SUFICIENTE PARA
IDENTIFICAR TEMA, NO EL CONTENIDO). PUEDE SER LA
REFERENCIA MÁS ALGO.
CLASIFICACIÓN DEL TEMA - CONCEPTO GENERAL BAJO EL QUE SE AGRUPAN LOS

TEMAS
REF. NOTAS ANTERIORES - PARA SEGUIMIENTO DEL TEMA
PENDIENTE ‐ SI : SI SE REQUIERE RESPUESTA
‐ NO : SI EL TEMA ESTÁ RESUELTO
RESPONSABLE ‐ QUIEN ES RESPONSABLE DEL PENDIENTE

ACTAS DE ACUERDO / MINUTAS DE REUNIÓN

Según las necesidades y protocolos establecidos, las partes podrán tener reuniones
eventuales y/o periódicas.
Los acuerdos de estas reuniones deberán quedar registrados y ser validados por ambas
partes.

Monitoreo de los Riesgos

1. OBJETIVO
Asegurar que el plan de control de riesgos es adecuado y funciona correctamente para los
riesgos previamente identificados e identificar nuevos riesgos.
2. ACTIVIDADES
• El AdC debe:
• efectuar el seguimiento de los riesgos identificados
• monitorear los riesgos residuales
• identificar nuevos riesgos
• ejecutar planes de respuesta a los riesgos
• evaluar su efectividad durante la realización del contrato

Supervisión de Inducción Personal Contratista
1. OBJETIVO
Asegurar el cumplimiento de la obligación de dar la inducción a cada trabajador del

Contratista que cumpla funciones dentro de las instalaciones de El Mandante.

2. ACTIVIDADES
• Instruir (y reinstruir) al Contratista para que no ingrese trabajadores sin previa

presentación al AdC.
• Revisar que cada trabajador perteneciente a la nómina presentada por el Contratista
(así también los que se integren durante la realización del encargo) haya recibido la
inducción respecto a los riesgos del trabajo a realizar y las medidas de control, además
de darle a conocer las políticas, leyes y reglamentos de la División.
• Revisar que la inducción corresponde a las funciones a realizar.
• En caso de cambio de funciones, exigir que previo al inicio en las nuevas funciones se
realice una nueva inducción.
• En caso de encontrar algún trabajador que no cumpla con el requisito de la inducción, el
AdC dejará las observaciones en el registro que corresponda e informará al contratista
de la situación, para que la resuelva lo antes posible y aplicará las sanciones que
corresponda.

IMPORTANTE:
Los empleadores tienen la obligación de informar en forma oportuna a todos

sus trabajadores sobre los riesgos asociados a sus labores, las medidas
preventivas y la correcta metodología de trabajo.
Los empleadores deben cumplir con todas las disposiciones que tienen
relación con lo indicado anteriormente, a través de los Comités Paritarios y
los Departamentos de Prevención de Riesgos, al momento de contratar
trabajadores o la creación de actividades que impliquen riesgos.

Supervisión de Manejo y Entrega de Aportes del Mandante
1. OBJETIVO
• Supervisar y gestionar la entrega oportuna de los diferentes aportes que haya

comprometido el mandante en el contrato, para la correcta ejecución del encargo.
• Controlar el uso de los recursos por parte del Contratista.
2. ACTIVIDADES
• Revisar que la entrega de aportes sea consistente con lo planificado y contratado.

• Controlar la entrega de estos aportes utilizando un formato en el cual se indicará la
cantidad del recurso entregada en cada oportunidad y las cantidades acumuladas,
comparando con lo comprometido y dejando registro de cantidades y fechas.

Supervisión de Manejo y Entrega de Aportes del Mandante
• En caso de no cumplir con la planificación de las entregas, el AdC deberá dejar registro
de los motivos coordinar junto con el Contratista la reprogramación de los aportes
restantes.
• En caso de existir un uso que sobrepase lo establecido en el contrato, o que la

tendencia indique que va a darse un sobreconsumo, revisar con el contratista las
responsabilidades de las partes y mediante negociación lograr una corrección o acuerdo
entre las partes para el pago del sobreconsumo.
• Una vez entregados los aportes de materiales y equipos, ellos quedarán bajo la custodia
y responsabilidad del Contratista, por lo que si resultaren dañados o extraviados, o
sufrieren merma, éste deberá reponerlos a su entero cargo, costo y cuenta.

Supervisión de Uso de los Recursos Aportados por el Contratista
1. OBJETIVO
• Asegurar que los recursos aportados por el Contratista correspondan a los que se
comprometieron contractualmente y en la planificación inicial del contrato.
• Asegurar que los recursos tengan la disponibilidad acordada.
2. ACTIVIDADES
• Revisar que los recursos correspondan a los estipulados y se encuentren en

condiciones de operación. En caso de existir discrepancia, el AdC deberá notificar a la
brevedad al contratista, para que este realice las correcciones necesarias de modo de
cumplir con lo establecido en el Contrato.
• Revisar la disponibilidad de los recursos en terreno, de modo de tener antecedentes
para eventuales menores rendimientos del contratista.

Control de Vigencia de Garantías y Seguros

1. OBJETIVO
Asegurar que las garantías y seguros se encuentren vigentes según los plazos
establecidos en el contrato.
2. ACTIVIDADES
• Controlar la vigencia de las garantías/seguros entregadas por el contratista, mediante

una revisión planificada.
• En caso de encontrarse pronto a una fecha de vencimiento, deberá informar al

Contratista de la situación y solicitará la renovación correspondiente.
• En caso que no se produzca la renovación de la garantía, solicitará al área de

contabilidad la ejecución de la boleta antes de su vencimiento.

Control de Vigencia de Permisos, Patentes y Autorizaciones
1. OBJETIVO
Asegurar que los permisos, patentes y autorizaciones necesarios para le realización del
encargo se encuentren vigentes según los plazos establecidos en el contrato.
2. ACTIVIDADES
• Controlar la vigencia de los permisos, patentes y autorizaciones que corresponden,

mediante una revisión planificada.
• En caso de encontrarse pronto al vencimiento de un documento de gestión del

Contratista, notificarlo de la situación y solicitar, en forma oportuna, la gestión
correspondiente. De no producirse la renovación solicitada, aplicar las sanciones
establecidas en el contrato (multa, detención de la obra, retención de pagos, etc.)

Control de Vigencia de Permisos, Patentes y Autorizaciones
• En caso de que sea renovada por el Contratista, el AdC exigirá que le envíe una copia
de los documentos, para mantener un control oportuno de los plazos.
• Si se trata de una patente, permiso o autorización de la cual es responsable el

Mandante, el AdC deberá gestionar directamente o a través del área que corresponda la
renovación u obtención de éstas, con las autoridades pertinentes. Una vez solucionada
esta situación distribuir los documentos a las áreas que corresponda.

Revisión de Procedimientos de Trabajo Seguro

1. OBJETIVO
Asegurar que el Contratista cuenta con procedimientos de trabajo seguro en función de

los riesgos inherentes a las actividades a realizar.
2. ACTIVIDADES
• Revisar que se hayan realizado los análisis de riesgos correspondientes y se hayan

establecido procedimientos de trabajo que cumplan con las disposiciones de seguridad
relacionadas con la actividad.
• En caso de encontrar algún incumplimiento, el AdC no autorizará el inicio de la actividad

en cuestión, informando al Contratista de las observaciones encontradas, y solicitará
realizar las correcciones lo antes posible. De esta revisión y las observaciones
encontradas se deberá dejar registro.

Revisión de Procedimientos de Trabajo Seguro

Los procedimientos deben ser establecidos con antelación y coordinación con el Administrador del
contrato.
El personal asignado a esos trabajos debe ser debidamente instruido y equipado con todos
los elementos de protección que el caso requiera. En caso de contravención, el Contratista
deberá aplicar las medidas que establece el Código del Trabajo, la Ley de Accidentes del
Trabajo, y las demás normas legales pertinentes en la materia según corresponda.
El Contratista tendrá la obligación de informar previa y oportunamente al Administrador del
contrato, por escrito, respecto de la ejecución de trabajos que impliquen algún riesgo de los ya
mencionados y del correspondiente procedimiento de seguridad que será aplicado en este
evento.
Además deberá tener al día la documentación, registros y licencias exigidos por las
autoridades correspondientes en materia de seguridad.
El incumplimiento o cumplimiento imperfecto por parte del Contratista podría ser
constitutivo de infracción grave a las obligaciones que impone el contrato, y facultarán a El
Mandante para poner término anticipado a éste.
OBLIGACIÓN DE INFORMAR
El Contratista tendrá la obligación de informar previa y oportunamente al Administrador del

Contrato, por escrito, respecto de la ejecución de trabajos que impliquen algún riesgo de
los ya mencionados y del correspondiente procedimiento de seguridad que será aplicado
en este evento.
Además deberá tener al día la documentación, registros y licencias exigidos por las
autoridades correspondientes en materia de seguridad.

Supervisión de Responsabilidades Laborales del Contratista
1. OBJETIVO
Asegurar que el contratista cumpla con sus obligaciones laborales respecto a su personal
en el contrato, de acuerdo con la legislación vigente.
2. ACTIVIDADES
• Observar atentamente el comportamiento del Contratista, en especial respecto del clima

laboral que esta última mantiene con sus trabajadores.
• Observar el estricto cumplimiento del Contratista respecto de la legislación laboral y de
seguridad social en aquellos contratos que por su naturaleza les sean aplicables las
disposiciones del trabajo en Régimen de Subcontratación.
• Ejercer el derecho a ser informado por el Contratista respecto del grado de cumplimiento
de sus obligaciones.

Supervisión de Responsabilidades Laborales del Contratista
• Verificar por sí o a través de terceros, selectivamente o en su totalidad, el cumplimiento

de obligaciones de toda índole que haya contraído el Contratista con sus trabajadores
(revisar el libro de asistencia y/o de remuneraciones, contratos de trabajo,
comprobantes de pago de remuneraciones, vacaciones, licencias médicas, los finiquitos,
cotizaciones previsionales y de salud, pago de indemnizaciones legales, etc.
• Ejercer el derecho a descontar de cualquier suma que adeude el Contratista, el monto
de que es responsable en conformidad a la Ley, en caso que el Contratista no acredite
el cumplimiento íntegro de sus obligaciones laborales y previsionales.
• Retener de cualquier pago que deba efectuar al Contratista, los montos informados por
la Inspección del Trabajo, o por los organismos de previsión, por reclamos de sus
trabajadores, hasta que se acredite su regularización con un certificado de la respectiva
Institución.
• Pagar por subrogación al trabajador y/o a la institución acreedora que corresponda, en
caso de incumplimiento del Contratista.

Responsabilidades laborales del contratista

Aplica a trabajadores del Contratista y de los subcontratistas.
• Asegurar el cabal cumplimento de las obligaciones laborales, condiciones de seguridad y
salud ocupacional, de sus trabajadores.
• Pago de remuneraciones e imposiciones previsionales dentro de los plazos legales de
trabajadores.
• Pago de otros beneficios que el Contratista hubiere pactado con sus trabajadores, dentro
de los plazos convencionales.
• Velar porque cada uno de sus trabajadores y los de sus subcontratistas, que ingresen por
primera vez a los recintos de El Mandante se presenten con una copia de su contrato de
trabajo.
• Mantener un registro mensual de información laboral, actualizado por cada contrato.
• Mantener un Registro de Incidentes Laborales.
• Facilitar a El Mandante las revisiones o auditorías de cumplimiento, los registros de
información laboral y/o de incidentes laborales y otros que para el mismo fin le fueren
solicitados

• Respaldar cada Estado de Pago mensual con los certificados a que se refiere el artículo
183-C del Código del Trabajo, para acreditar el monto y estado de cumplimiento de las
obligaciones laborales y previsionales de los trabajadores.
• Presentar la declaración jurada simple del Pago del Precio del Contrato.
• Prevenir conflictos laborales, y en caso que ocurran dar directa y oportuna solución a ellos
sin intentar traspasarlos al mandante.
• Generar e implementar políticas de desarrollo de sus trabajadores (capacitación).
• Presentar los finiquitos de trabajadores debidamente firmados por los titulares y

IMPORTANTE
El Mandante debe preocuparse del cumplimiento laboral y
provisional de los contratistas y subcontratistas mediante
la revisión oportuna de la documentación laboral, tales
como: contratos de trabajo, liquidaciones de sueldo y
planillas de pago de cotizaciones.

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
El Contratista debe tomar todas las medidas necesarias para proteger eficazmente la vida
y salud de sus trabajadores, en todo trabajo o faena que ejecute, debiendo establecer
para ello los procedimientos adecuados, que aseguren la ejecución de los trabajos sin
accidentes.

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
IMPORTANTE
Los empleadores tienen la obligación de informar en forma oportuna a todos sus
trabajadores sobre los riesgos asociados a sus labores, las medidas preventivas y la
correcta metodología de trabajo.
Los empleadores deben cumplir con todas las disposiciones que tienen relación con
lo indicado anteriormente, a través de los Comités Paritarios y los Departamentos de
Prevención de Riesgos, al momento de contratar trabajadores o la creación de
actividades que impliquen riesgos

Supervisión de Responsabilidades Ambientales del Contratista

1. OBJETIVO
Asegurar que el Contratista dé cumplimiento a sus obligaciones ambientales respecto al

contrato.
2. ACTIVIDADES
• El AdC debe verificar en forma permanente el cumplimiento del Plan de Protección del
Medio Ambiente del Contratista y de la normativa ambiental legal y/o administrativa, y/o
de la normativa ambiental de El Mandante dada a conocer durante el proceso de
licitación.
• En caso de encontrar observaciones notificarlo al Contratista.
• Hacer seguimiento al cumplimiento del Contratista de las correcciones solicitadas.
• Aplicar las sanciones que corresponda.


MANEJO DE TEMAS RELATIVOS AL MEDIO AMBIENTE
Durante el desarrollo del contrato, el Contratista queda obligado a cumplir y a hacer
cumplir a sus subcontratistas las disposiciones legales y reglamentarias vigentes sobre
gestión ambiental, cuyo conocimiento, aplicación y difusión a su personal son de su
directa responsabilidad.
En particular, a cumplir con lo establecido en el documento Normas Básicas SHEQ

Contratos/Servicios.
El incumplimiento de la normativa y legislación sobre el Medio Ambiente, genera efectos

negativos sobre el entorno, que pueden ser penalizados por la autoridad, incluso
paralizando los trabajos.

MEDIO AMBIENTE
Los requerimientos que deben efectuarse a las empresas contratistas en relación

con el Medio Ambiente, tienen que ver con los aspectos que se señalan a
continuación y que deben tener en cuenta al desarrollar sus actividades en
cualquier instalación de El Mandante.
Se establece que éstas son las medidas generales y que todos aquellos
requisitos específicos asociados a particularidades de cada centro de
trabajo, deben ser contemplados en las respectivas Bases Técnicas.

 Residuos, se refiere a los desechos que generan las actividades de los contratista,
pueden ser: RISES o RILES.
 Recursos Hídricos, se refiere al uso adecuado y responsable del recurso agua,
específicamente a evitar el mal uso y despilfarro.
 Emisiones Atmosférica, se refiere a que por las actividades del Contratista se
generen emisiones de polvo, gases y humos.
 Flora y fauna, se refiere al efecto que pueden provocar las labores del Contratista en
estos recursos.
 Patrimonio Arqueológico, se refiere al efecto de las labores del Contratista en
vestigios y restos de culturas aborígenes.
 Manejo Sustancias Peligrosas, se refiere al efecto de las labores del Contratista en el
manejo de materiales como radioactivos, explosivos, combustibles e inflamables,
corrosivos, etc.
 Uso Eficiente de Energía, se refiere al uso adecuado y responsable del recurso
energético, específicamente a evitar el mal uso y despilfarro.

IMPORTANTE
El cumplimiento de la normativa y legislación sobre el Medio Ambiente,

evita efectos negativos sobre el entorno, que pueden ser penalizados por
la autoridad, incluso paralizando los trabajos.

Control de Avance del Contrato
1. OBJETIVO
Asegurar que el avance del contrato cumpla con los compromisos

financieros y físico.
2. ACTIVIDADES
• Realizar el seguimiento de las actividades del contratista

• Realizar el control del avance del contrato
• Gestionar las medidas necesarias en caso de desviaciones significativas
• Revisar que los estado de pagos estén acordes a los a los avances físicas

¿QUÉ ES EL SEGUIMIENTO ?
El seguimiento en un contrato es el proceso formal de recopilación de información de lo

que está ocurriendo en el contrato (o proyecto), ya sea en forma permanente o periódica.
Esta información es la utilizada en el proceso de control para las comparaciones
periódicas de rendimiento y proceso de toma de decisiones.
¿QUÉ ES EL CONTROL ?
El control es el proceso de observar el desempeño, comparar el rendimiento entre lo real y

lo planificado y aplicar las acciones correctivas, cuando sea el caso.
Por lo tanto, para controlar es fundamental conocer lo planificado.

SISTEMA DE CONTROL DE AVANCE
El sistema de control se establece previo a la ejecución del proyecto y contiene

información de costo, avance y comportamiento de las actividades.
El sistema de control debe considerar, como mínimo, los procedimientos, periodicidad,

responsabilidades, formatos y contenido de los reportes o informes de avance.
Una vez iniciado el proyecto, se comparan periódicamente el avance físico y costos

reales con los establecidos en la programación, para lo cual se emplean la Curva “S” y
la Curva de Costos.

La información para actualizar el proyecto debe ser oportuna, confiable, relevante y

económica.
Una vez procesada la información se emiten informes de avance apropiados para cada
nivel de la organización.
¿Qué controlar?
• Tiempo : según Carta Gantt, Curva “S”, Recursos

• Costo : según Presupuesto y Flujo de Caja
• Calidad : según Requerimientos y Especificaciones Técnicas
• Alcance : según Objetivos del Proyecto

El Control de Costos del Proyecto permite:

1. Influir sobre los factores que producen cambios en la Línea de Base de Costos
(LBC).
2. Asegurarse que los cambios solicitados sean aprobados y registrados en LBC.
3. Gestionar los cambios reales a medida que se produzcan y en forma oportuna e
informarlos a interesados.
4. Asegurarse que sobrecostos no excedan la financiación autorizada, periódica y
total, y se mantengan dentro de los límites aceptables.
5. Realizar seguimiento de rendimiento de costos, detectando desviaciones con
respecto a LBC.

Control de:
• Personal
Programación y
Control • Materiales
• Maq y Equipos
• Cubicaciones
• Gastos Grales.
Antecedentes del Información de • Otros
Proyecto Terreno
Progr. Avance Avance Costos

Prog. Avance Físico Avance Físico Real
Costos Real
Comparaciones
periódicas
Análisis de
Resultados
Actualización o Reprogramación A control siguiente

Toma de
Decisiones
Balance Final

ESTADO DE PAGO (EdeP)

Documento mediante el cual el Contratista formula cobros al mandante, en razón de
la ejecución de los trabajos contratados, con la documentación de respaldo indicado en
el Contrato.
En cada EdeP se incluyen los montos que corresponda pagar hasta la fecha de cierre del
estado de avance, y su cálculo se efectuará con estricto apego a las Bases de Medición
para Pago o con las condiciones que se hubieren convenido en el contrato.
El monto del EdeP (en moneda base) será la suma de los avances de las partidas al costo
de las partidas establecidas en el contrato, en moneda base.
n
Monto EdeP = ∑ (pi * qi)
i=1
Al monto resultante en moneda base se le agrega el reajuste contractual.

ESTADO DE PAGO.
Revisó el cumplimiento del programa de trabajo real vs el planificado

Realizó el control de gastos (presupuesto vs gasto real)
Realizó el cheklist del DS76 art 5 y 12 (gestión de seguridad y salud Ley 16.744)
Verificó el pago mensual de IVA (Formulario 29)
Verifico el cumplimiento de obligaciones previsionales y laborales (Certificado F-30)
Verifico el cumplimiento de ley de sub contratación (Cumplimiento de ley 20.123)

ESTADO DE PAGO.
1. El administrador de la empresa contratista envía el documento de EEPP

2. El administrador de contratos por parte del mandante firma el EEPP y la envía vía correo al
Administrador del contratista
3. El AdCtr Solicitar la HES (hoja Entrada Servicio) en la plataforma de la empresa Mandante
(Quadrem u otro), una vez aprobada, se genera un numero que la identifica a fin de que
empresa proveedora proceda a generar la factura electrónica en su propia plataforma ERP,
esta es enviada a las plataformas del SII, y a su vez a la plataforma del Mandante.
4. Finalmente de esta forma la factura electrónica es pagada por el área de finanzas


Revisión y Recepción de Informes
1. OBJETIVO
Asegurar que el Contratista emita los informes establecidos en el contrato y que éstos
cumplan con los requisitos.
2. ACTIVIDADES
• Hacer seguimiento a la obligación del Contratista de emitir los informes según lo

estipulado en el contrato y controlar que éstos cumplan con los requisitos establecidos.
• En caso de surgir alguna duda u observación en relación al informe, el AdC deberá

registrar las observaciones y notificar al Contratista.
• En caso que el Contratista no cumpla con las fechas establecidas, dejar registro del
incumplimiento y aplicar las sanciones correspondientes.

TIPOS DE INFORMES DEL CONTRATISTA
• Informe de Actividades
• Informe de Avance Físico
• Informe de Uso de Recursos (Recursos humanos / físicos)
• Resultados de Gestión de Riesgos
• Resultados de Gestión de Calidad (Inspecciones / Auditorías realizadas)
• Resultados de Gestión de Medio Ambiente
• Otros

Evaluación del Desempeño

1. OBJETIVO
Actualizar el historial de cumplimiento del Contratista y su potencial técnico y de gestión, lo

que permitirá a El Mandante decidir sobre la conveniencia de continuar futuras relaciones
de negocios con aquélla.
2. ACTIVIDADES
• Evaluar al Contratista en la frecuencia y forma definida en el Contrato/Bases de

Licitación.


AL CIERRE DEL CONTRATO
• Recepción provisional y definitiva
• Verificación de aplicación del protocolo de desmovilización
• Devolución de retenciones
• Evaluación de desempeño del contratista
• Finiquito del contrato
• Devolución de garantías de fiel cumplimiento
• Realización del Informe final del contrato

Recepción Provisional y Definitiva

1. OBJETIVO
Formalizar el término de la ejecución de la obra o servicios y su entrega a El Mandante.

2. ACTIVIDADES
• El AdC debe generar el acta de recepción, donde se especifique la fecha, partes

involucradas, y las observaciones, si las hubiera y éstas no sean impedimento para
realizar la recepción.
• Luego coordinar con el Contratista para la firma de los representantes de las partes.
• Una vez firmada de recepción provisional se podrá devolver las retenciones.
• Una vez firmada la recepción definitiva se podrá cursar el finiquito.

ACTAS DE RECEPCIÓN PROVISIONAL

Una vez finalizada la ejecución del encargo, cuando así se indique en el contrato, las partes
estarán obligadas a realizar la recepción provisional del encargo, lo cual se registrará
mediante un acta de recepción provisional.
En esta acta se dejará constancia de las observaciones que corresponda, si las hubiera, y el
plazo para la solución de éstas.
Una vez solucionadas las observaciones se emitirá el acta de recepción provisional sin
observaciones.

ACTAS DE RECEPCIÓN DEFINITIVA
Una vez finalizada la ejecución del encargo, y según el plazo que se establezca en el
contrato, se realizará la recepción definitiva del encargo, lo cual se registrará mediante un
acta de recepción definitiva.

Verificación de Aplicación del Protocolo de Desmovilización

1. OBJETIVO
Asegurar que el Contratista retire todos sus equipos e instalaciones de los recintos de El
Mandante, en las fechas establecidas y deje el recinto en las condiciones planificadas.
2. ACTIVIDADES
• Coordinar con el Contratista el retiro de los equipos e instalaciones.

• Coordinar con las otras áreas de El Mandante que corresponda, las autorizaciones
necesarias para realizar la desmovilización.
• Generar el registro de conformidad final.

Devolución de las Retenciones

1. OBJETIVO
Asegurar que las retenciones que obran en poder de El Mandante sean reintegradas al
Contratista, habiéndose dado cumplimiento a todas las obligaciones para su devolución.
2. ACTIVIDADES
• Verificar que el Contratista ha dado cumplimiento a todas sus obligaciones, dejando

registro.
• En caso que hubieran deudas del Contratista, hacer los descuentos correspondientes.
• Notificar al área de contabilidad para generar el pago.
• Asegurar que el proceso de pago se haya completado.

Evaluación de Desempeño del Contratista

1. OBJETIVO
Actualizar el historial de cumplimiento del Contratista y su potencial técnico y de gestión, lo

que permitirá a El Mandante decidir sobre la conveniencia de continuar futuras relaciones
de negocios con aquélla.
2. ACTIVIDADES
• El Administrador de Contrato deberá evaluar el desempeño del Contratista al final del

contrato, según la forma establecida en el contrato.
• Los resultados, una vez comunicados al Contratista, son registrados y considerados
para futuras invitaciones.

FACTORES TÍPICOS A EVALUAR
• Cumplimiento del plazo del Contrato

• Calidad de los trabajos realizados
• Accidentalidad en el Contrato
• Control de efectos en el Medio Ambiente
• Relación con el Mandante
• Cumplimiento aspectos laborales
• Clima laboral
• Otros

Finiquito del Contrato

1. OBJETIVO
Cerrar el ciclo de obligaciones generadas con el contrato.

2. ACTIVIDADES
Una vez cumplidas todas las obligaciones derivadas del contrato, el AdC debe coordinar
con Abastecimiento y entregar todos los antecedentes para que ésta genere el finiquito del
contrato y gestione la firma de los representantes de las partes.

FINIQUITO
Una vez realizada la recepción definitiva se procede a realizar el finiquito del contrato, el cual
es firmado por los representantes legales de ambas partes.
El finiquito, que, en lo principal establece que se da término a la relación contractual y que

no hay reclamos de ninguna especie entre las partes sólo podrá emitirse con la Recepción
Definitiva.

Devolución de Garantías de Fiel Cumplimiento

1. OBJETIVO
Asegurar que las garantías de fiel cumplimiento de contrato sean devueltas al Contratista,
si se ha firmado el finiquito.
2. ACTIVIDADES
• El AdC debe coordinar con el área de contabilidad para que ésta devuelva las garantías,
teniendo como respaldo el finiquito firmado.

Realización del Informe Final del Contrato

1. OBJETIVO
Entregar a la jefatura, cliente interno y toda la organización de El Mandante que

corresponda, un informe del desempeño del contrato y las lecciones aprendidas.
2. ACTIVIDADES
• El AdC genera el documento que resuma toda la información relevante del contrato,
fundamentalmente en lo que se refiere a cumplimiento de objetivo del contrato y sus
indicadores y toda la experiencia que sirva para futuros procesos.
• El AdC envía el original a la jefatura interna y una copia al área de Abastecimiento.

CURSO: ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS
FIN

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PPT-Administración de Contratos para La Minería - Abril 2021

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CURSO: ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS PARA LA MINERÍA

Relator: Marco Cerda Galván

OFICINA DE CAPACITACIONES - DIVEULS

Aspectos Generales de los Contratos Civiles

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2. El Contrato en la Gestión Estratégica

3. Tipo de Contratos y sus Características

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Principales Conceptos Relativos a la Administración de Contratos

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¿POR QUÉ SE CONTRATA?

• Porque se reconocen las ventajas de la especialización de otras

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• Actividades que no forman parte del giro principal

• Actividades de alta especialización

• Actividades poco frecuentes o de corta duración

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QUÉ SE ESPERA DEL CONTRATISTA?

• Transferencia de las mejores prácticas para optimizar la gestión.

• Cumplimiento de las normas de seguridad, salud ocupacional, medio ambiente y

• Cumplimiento de la legislación vigente y las normas de El Mandante

• Un aporte que agregue valor al negocio de División El Mandante.

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La contratación de servicios con

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Trabajar cada vez más con empresas externas para

Es imprescindible desarrollar y reforzar nuestras competencias

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El tipo de contrato se clasifica por:

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NATURALEZA DE LOS CONTRATOS

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MODALIDAD DE LOS CONTRATOS

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CONTRATO A SUMA ALZADA:

Es un contrato basado en el acuerdo de un precio total fijo, invariable y obligatorio para

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CONTRATO A SERIE DE PRECIOS O TARIFAS UNITARIAS:

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COMBINACIÓN DE SERIE DE PRECIOS Y SUMA ALZADA:

Se contemplan las siguientes 2 modalidades más utilizadas:

• Serie de Precios Unitarios con Suma Alzada de Gastos Generales y Utilidades.

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CONTRATO A SERIE DE PRECIOS UNITARIOS CON UTILIDADES Y GASTOS

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ADMINISTRACIÓN DELEGADA O A COSTO REEMBOLSABLE MÁS

Es un modalidad de contrato por el cual el Dueño paga al Contratista los costos

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ANALISIS DE LOS RIESGOS SEGÚN LA MODALIDAD DE CONTRATO

MAYOR • Suma Alzada MENOR

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• Subcontratación y Servicios Transitorios