Organización de

eventos
deportivos

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 1. INTRODUCC
ION
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS
1.-DEFINICIÓN DE EVENTO DEPORTIVO
Los eventos deportivos son actividades que se realizan de manera
esporádica y que tienen unas repercusiones positivas en el lugar
donde se organizan: Turística, de Infraestructuras, Económicas,
Sociales, Deportivas, Políticas, etc.
¿QUÉ ES UN EVENTO DEPORTIVO?
Actividad que por su:
-Trascendencia social
-Público asistente
-Número de participantes
-Complejidad de medios e infraestructuras
-Dificultad organizativa
-Necesita de unos requerimientos especiales para su desarrollo:
-Estructura de Recursos humanos
-Tramites administrativos
-Apoyo económico
-Planes alojamiento y transporte
-Infraestructuras especiales
-Actos de protocolo
-Plan de difusión y Promoción
-Sistemas de acreditaciones
-Control accesos, seguridad, etc.

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 2. ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA ORGANIZACIÓN DE UN
EVENTO DEPORTIVO
Ante todo deberíamos hacernos las siguientes preguntas:
-¿Qué es lo que quiero organizar?
-¿Para qué lo quiero organizar, con qué intención?
-¿Cómo es?
-¿Cuándo es?
-¿Cuánto nos va a costar?
Una vez que hemos adoptado la decisión de llevarlo a cabo, debemos
confeccionar una memoria descriptiva que contenga:
1.Una breve introducción que refleje las características generales del
evento.
2.Los organismos que de alguna manera se van a ver implicados
(instituciones públicas, asociaciones, federaciones y otras).
3.Determinar si existe algún tipo de condicionante que pueda afectar
a la organización del evento (normativa, reglamentación).
4.Características técnicas del evento.
5.Necesidades en cuanto a infraestructuras.
6.Dato sobre patrocinio y colaboradores para confeccionar el
presupuesto.
7.Necesidades en cuanto personal.

ACCIONES
-Si el evento es de relevancia lo primero será constituir los Comités
de Honor, Organizador y Ejecutivo.
-Establecer el organigrama sobre los recursos humanos necesarios.
-Concretar el Comité de Seguridad (Policía, Protección Civil, Cruz
Roja, Protocolo).
-Área Técnica.
-Área Administrativa.

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 -Área de Información, Comunicación e Imagen.
-Área de Protocolo.
-Área de Alojamiento, Restauración y Transporte.
-Área de Infraestructura.

3. BENEFICIOS DE LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

DEPORTIVO
-ECONÓMICO
-SOCIAL
-IMAGEN EXTERIOR.
-TURÍSTICO
-DEPORTIVO
-INFRAESTRUCTURA
-OTROS.

4. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS

-Ordenar recursos humanos y recursos materiales.
-Identificar y distribuir responsabilidades, funciones, competencias y
actividades.
-Establecer nivel de descentralización, coordinación y comunicación.
-Para conseguir mediante la planificación: calidad, eficacia y
eficiencia.

5.FUNCIONES EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

DEPORTIVOS.
-Identificar y distribuir responsabilidades, competencias y
actividades.
-Establecer la estructura organizativa.
-Definir nivel descentralización toma de decisiones.
-Posibilitar coordinación y comunicación.
-Formular planificación operativa.

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 6.SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN.
1)FUNCIONAL
- División del trabajo en tareas integradas.
- Estructura en secciones, departamentos, etc.
- Partes pero solo una estructura organizativa.
- Dirección única
- Ejemplo: periódico, servicio de deportes.
2)DIVISIONAL
-Estructura configurada por divisiones.
-Divisiones con estructura organizativa propia.
-Cada división con dirección propia.
-Actividades muy diferentes entre sí.
-Ejemplo: O.A.L. (Organización Autonómica Local).
3)MATRICIAL
-Utilizado en grandes empresas con localizaciones geográficas
diferentes.
-Cada sede con autonomía propia.
-Todas las sedes tienen matriz única.
-Ejemplo: Multinacionales.
4)ADHOCRÁTICO
-Se crea con una duración limitada.
-Se utiliza para actividades singulares.
-Requiere de expertos.

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 PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE ACTIVIDADES DEPORTIVAS
INTRODUCCIÓN
El Proceso de Organización de una Actividad deportiva contempla una
serie de Fases coordinadas entre sí.
Siempre que vayamos a realizar cualquier acción debemos analizar la
situación de nuestra propia Organización (Institución, Entidad,
Empresa, etc.) y de nuestro entorno, para realizar un diagnóstico que
nos posibilite actuar en consecuencia y tomar las decisiones de
gestión y organización más adecuadas.
Las Fases del Proceso de organización de una Actividad deportiva,
son las siguientes:
PROYECTO
CANDIDATURA
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
PLANIFICACIÓN OPERATIVA
PROGRAMA
DIFUSIÓN
EJECUCIÓN
EVALUACIÓN
MEMORIA
FASE DE PROYECTO

1.ESTUDIO DE NECESIDADES
Una vez que tenemos la IDEA debemos realizar un estudio de las
necesidades más importantes que conlleva hacer el Proyecto
realidad:

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 -Necesidades de instalaciones
-Necesidades de equipamientos
-Necesidades de alojamientos
-Necesidades de transportes
-Necesidades de profesorado
-Necesidades de monitores
-Necesidades deportivas
-Necesidades organizativas
-Necesidades logísticas
-Necesidades de voluntarios.

En definitiva tenemos que estudiar qué tenemos, qué necesitamos y

qué nos falta para conseguirlo. Una vez que tenemos el Diagnóstico
decidimos seguir adelante o no con el proyecto.
2.ESTUDIO DE VIABILIDAD
También tenemos que ratificar si existe demanda ciudadana, conocer
las dificultades que tiene su ejecución, la inversión que necesitamos
realizar, su rentabilidad deportiva, económica y social y, ahora que
está de moda, ¿qué tenemos previsto para el día después? ¿Cuáles
son nuestras alternativas de adaptación?
1.3.PRESUPUESTOS Y FINANCIACIÓN
-PRESUPUESTOS DE GASTOS:
-Recursos Humanos
-Recursos Materiales
-Instalaciones
-Equipamientos
-Transportes
-Arbitrajes
-Alojamientos
-Manutención
-Seguros

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 -Difusión
-Gastos financieros
-Imprevistos
PRESUPUESTOS DE INGRESOS:
Inscripciones
Unión Europea
Estado
Comunidad Autónoma
Diputación Provincial
Ayuntamiento
Patrocinador
Publicidad
Merchandising
Otros

1.4.APOYOS ORGANIZATIVOS
En la Fase de Proyecto debemos buscar apoyos organizativos de
diferentes colectivos:
-Institucionales:
-Ayuntamiento
-Diputación
-Comunidad Autónoma
-Estado
-Sociedad Civil:

Federaciones
Clubes
ONG
Empresas
Voluntarios

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 Mediáticos:
Prensa
Radio
Televisión
1.5. ANALIZAR LAS POSIBILIDADES ORGANIZATIVAS
En la fase de Proyecto, debemos analizar también cuáles son
nuestras verdaderas posibilidades organizativas:
Fortalezas:
Experiencia organizativa de otras actividades
Voluntarios
Apoyos organizativos
Ilusión colectiva
Financiación suficiente
Debilidades:
Poca experiencia organizativa
Otras candidaturas
Pocas infraestructuras
Pocos técnicos
Poca financiación
Una vez comprobado que estamos en las condiciones óptimas para
hacer el proyecto realidad, decidimos presentar Candidatura en caso
de un Evento, o presentar el proyecto a quién corresponda aprobarlo
en caso de otro tipo de actividad.
Debemos madurar muy bien cualquier proyecto de actividad que
tengamos, estudiando qué necesitamos, si es viable económicamente
y en otros aspectos, cuál es el presupuesto, cómo lo financiamos, con
que apoyos contamos y si nuestra organización deportiva está
suficientemente preparada para llevarla a cabo o debemos traer a
alguien de fuera y/ o realizar Formación para nuestro capital
intelectual.
No debemos precipitarnos y pasar a la siguiente Fase del Proceso de
Organización sólo si estamos convencidos de que lo haremos con
eficacia, eficiencia y calidad. Que sabemos qué hacer el “día después”
de finalizar la Actividad, y que la realización de la misma no

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 hipotecará nuestra organización y por tanto no repercutiría
negativamente en nuestro Sistema deportivo.

FASE DE CANDIDATURA
La Fase de Candidatura tiene 3 tareas fundamentales que realizar:
2.1. PREPARACIÓN
El dossier de candidatura debe contemplar, al menos, lo siguiente:
1)Análisis internos y externo: fortalezas y debilidades y
oportunidades y amenazas, respectivamente.
2)Diagnóstico de la situación, consecuencia del análisis.
3)Infraestructuras deportivas con las que contamos, las que
necesitamos y las que tenemos que construir y cuando estarán
finalizadas
4)Infraestructuras no deportivas que tenemos y las que vamos a
construir si nos conceden el evento.
5)Avales de apoyo a la candidatura.
6)Protección medioambiental del entorno
7)Seguridad
8)Alojamientos. Ubicación de la Organización.
9)Transportes
10)Programa cultural
11)Contenidos de la Inauguración y la Clausura
12)Programa deportivo
13)Experiencia organizativa
14)Recursos humanos
15)Patrocinadores privados
16)Presupuestos
17)Financiación pública
18)Compromiso para organizar Eventos Test.
19)Aspectos médicos. Sistema sanitario.

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 20)Sistema de telecomunicaciones. Retransmisiones televisivas
21)Otros.

2.2. PROMOCIÓN
Una vez que tenemos preparada nuestra Candidatura debemos
promocionarla en nuestra propia ciudad, país y, sobretodo, ante la
Organización y las personas representantes de la misma que tienen la
competencia para tomar la decisión de conceder la organización de la
Actividad. Debemos realizar un Plan de Marketing que posibilite el
éxito de nuestra candidatura.

2.3. PRESENTACIÓN
Normalmente, hay que defender la candidatura ante los responsables
de la organización que tiene la capacidad de concederla.

3.PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
INTRODUCCIÓN
Se realiza sólo para Eventos importantes.
Juan Antonio Mestre (1998) dice que planificar es un proceso
encaminado a la consecución de unos resultados determinados con
anterioridad, partiendo de unas necesidades y ajustándose a los
medios disponibles.
La Planificación Estratégica se fundamenta en el análisis continuo,
interno y externo, de:
¡Dónde estamos!
¡Qué tenemos!
¡A dónde queremos llegar!
¡Qué necesitamos para conseguirlo!

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 3.1. DETERMINAR LA MISIÓN.
Se trata del compromiso que adquirimos, normalmente a largo plazo,
todos los miembros de la organización. La Misión es lo que queremos
conseguir y la Visión es lo que queremos ser. La misión no debe ser
estática sino avanzar con la sociedad y con el entorno. Debe ser
conocida por todos los miembros de la organización, estar escrita y
redactada en términos amplios que aseguren la perdurabilidad,
estabilidad y validez, debiendo ser recordada frecuentemente.
3.2. OBJETIVOS GENERALES
Los objetivos deben definirse a corto y medio plazo. Suelen ser muy
variados, destacándose por aspectos muy amplios como la
participación, los resultados a conseguir, las infraestructuras a
construir, las inversiones a realizar, etc.
Los objetivos (García Fernández, Jesús, 2.001) deben estar reflejados
por escrito y se clasifican en: estratégicos-a largo plazo- funcionales-
a medio plazo- y operativos – a corto plazo
3.3. ESTRATEGIAS
Son los caminos, las soluciones posibles para conseguir la misión y
los objetivos generales. Son las acciones que tenemos que realizar
para conseguir un buen resultado, una buena organización de la
actividad.
3.4. DESIGNAR LA DIRECCIÓN EJECUTIVA.
Se designa a la persona que va a liderar la parte ejecutiva del
Proceso de organización de la Actividad.
La Planificación Estratégica la realiza la Dirección, debiendo contar
con la Dirección Ejecutiva para todo el proceso.
4.FASE DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Para configurar una estructura organizativa debemos tener en
cuenta:
4.1. ANALIZAR LAS CARACTERÍSTICAS Y DIMENSIONES DE LA
ACTIVIDAD

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 Antes de identificar las responsabilidades que tenemos que realizar
para la organización de la Actividad, debemos conocer sus
características y dimensiones.

4.1.1. NÚMERO DE PARTICIPANTES

Este es un dato fundamental que tenemos que conocer para la
reserva de alojamientos, transportes, etc. Debemos saber si son de
distintos países, comunidades autónomas, provincias, municipios,
clubes, federaciones, etc. Siempre debemos tener en cuenta, además
de los deportistas, a los jueces y árbitros, técnicos, directivos,
acompañantes, conductores, etc.

4.1.2. DURACIÓN DE LA ACTIVIDAD

Otro dato importante es la duración de la Actividad para la reserva de
alojamientos, instalaciones, transportes, sistema de competición, etc.

4.1.3. ESPACIOS DEPORTIVOS NECERARIOS.

Pueden ser convencionales, naturales, etc. Los espacios deportivos
integran las instalaciones.

4.1.4. MODALIDADES Y ESPECIALIDADES DEPORTIVAS.

4.1.5. GÉNERO
4.1.6. CATEGORÍAS
Necesitamos saber las categorías deportivas y las edades de los
participantes a quienes va dirigida la Actividad. Niños, jóvenes,
adultos, mayores. Las características son diferentes según las
edades.

4.1.7. SISTEMA DE COMPETICIÓN

Si es una Actividad oficial vendrá impuesto al sistema de competición.
Si no lo es, tendremos los organizadores que establecer el sistema de
participación en la misma.

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 4.2. IDENTIFICAR LAS RESPONSABILIDADES
En una Actividad hay dos grandes responsabilidades: la deportiva y la
organizativa. Cuántas veces hemos escuchado: el campeonato tiene
un buen nivel deportivo pero organizativamente es un desastre. O
está bien organizado pero las marcas, los resultados son muy bajos.
Además de las dos grandes responsabilidades mencionadas
tendremos responsabilidades económico-administrativas,
tecnológicas, de alojamientos, de transportes, de alimentación;
necesitaremos solicitar permisos, autorizaciones y subvenciones.
También tendremos responsabilidades de protocolo, medios de
comunicación, seguridad, asistencia médica, limpieza, seguros, etc.

4.3. DESCENTRALIZAR LAS TOMAS DE DECISIONES

Tomar las decisiones es lo más complicado. Se debe establecer un
acuerdo al respecto para concretar qué decisiones toma cada
miembro del Equipo que conforman la Estructura, cuáles de manera
individual y cuáles de forma colectiva, sin perder el control en ningún
caso, dependiendo del grado de autoridad y por tanto de
responsabilidad, que los integrantes de la estructura tengan.
Normalmente, en la organización de una Actividad hay, entre otras,
cuatro tipo de decisiones que son necesario tomar:
-Organizativas.
-Deportivas.
-Económicas.
-Disciplinarias.

4.4. COMUNICACIÓN Y COORDINACIÓN

Hay que establecer los mecanismos de Comunicación y Coordinación
entre los miembros de la estructura organizativa, entre estos y los
participantes y entre aquellos y el entorno.
Los eventos deportivos suelen tener: Comité de Honor, Comité
Organizativo y Comité Ejecutivo que tienen que comunicarse entre
ellos y con los demás.

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 5.FASE DE PLANIFICACIÓN OPERATIVA
INTRODUCCIÓN
La Planificación operativa consiste en determinar las tareas que
debemos realizar, establecer los recursos humanos y materiales que
necesitamos para ejecutar las tareas que habíamos identificado y
establecer el cronograma, es decir, fechar cada tarea para saber
cuando tenemos que llevar a cabo

5.1. DETERMINAR LAS TAREAS Y EL CRONOGRAMA

CRONOGRAMA
TAREAS MÁS COMUNES DE LAS ACTIVIDADES
PREVISTO
EJECUTADO
PREPARACIÓN DEL PROYECTO
APROBACIÓN DEL PROYECTO DE ACTIVIDAD
AUTORIZACIONES. LEY 13/ 99, de 15 del 12, DE ESPECTÁCULOS
PÚBLICOS Y ACTIVIDADES RECREATIVA DE ANDALUCÍA
RESERVAR/ CONTRATAR LAS INSTALACIONES
RESERVAR/ CONTRATAR LOS ALOJAMIENTOS
RESERVAR/ CONTRATAR LOS TRANSPORTES
SOLICITAR LOS PERMISOS
CONTRATAR LOS SEGUROS
SOLICITAR LAS SUBVENCIONES
BUSCAR PATROCINADORES ELABORAR EL PRESUPUESTO
ESTABLECER EL PRECIO DE LA ACTIVIDAD
CONFECCIONAR EL PROGRAMA

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 DIFUSIÓN DE LA ACTIVIDAD
COMUNICAR MEDIOS DE COMUNICACIÓN
RECEPCIÓN DE LAS INSCRIPCIONES
CONTRATAR LAS AMBULANCIAS
GUARDIA CIVIL
POLICÍA NACIONAL
CRUZ ROJA
PROTECCIÓN CIVIL
POLICÍA LOCAL
SERVICIO MÉDICO
CONTROL ANTIDOPING
UBICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
UBICACIÓN DE LA SALA DE PRENSA
CONTRATAR REPORTAJE DE FOTOS Y VÍDEOS
CONTRATAR PROFESORES/ MONITORES
CONTRATAR JUECES/ ÁRBITROS
SELECCIONAR VOLUNTARIOS
FORMACIÓN DE VOLUNTARIOS
ENCARGAR TROFEOS Y MEDALLAS
SOLICITAR RECUERDOS Y REGALOS
ACTUACIÓN PARA LA INAUGURACIÓN Y CLAUSURA
PREVISIÓN DE LA CLAUSURA
CONTRATAR AZAFATAS
CAFETERÍA VIPS
CATERING
CONTRATAR PUBLICIDAD
CRONOGRAMA
TAREAS MÁS COMUNES DE LAS ACTIVIDADES
PREVISTO

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 EJECUTADO
SERVICIO DE SEGURIDAD Y LIMPIEZA
REUNIÓN DELEGADO SOLICITAR APARCAMIENTOS
ACREDITACIONES
RECEPCIÓN
DIFUSIÓN DE RESULTADOS
VEHÍCULOS OFICIALES
COMITÉ DE HONOR
COMITÉ ORGANIZADOR
COMITÉ EJECUTIVO
CONTROL DE ALMACÉN
COMPROBAR ALOJAMIENTOS
COMPROBAR ALIMENTACIÓN
COMPROBAR INSTALACIONES
COMPROBAR AULAS
COMPROBAR MATERIAL DEPORTIVO
COMPROBAR RECURSOS MATERIALES
MERCHANDISING
PRESENTACIÓN DE LA ACTIVIDAD
PREPARAR PALCO DE AUTORIDADES
BANDERAS
HIMNOS
EQUIPO DE MEGAFONÍA
COMITÉ DE COMPETICIÓN
COMITÉ DE APELACIÓN
COMITÉ DE ÁRBITROS
SALA DE REUNIONES
EVALUACIÓN DE LA ACTIVIDAD
AGRADECIMIENTOS

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 JUSTIFICACIONES
INVENTARIAR LOS RECURSOS MATERIALES
DEVOLVER LOS RECURSOS PRESTADOS
LIMPIAR LO UTILIZADO

5.2. ESTABLECER LOS RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES

Los Recursos Humanos que participan en la organización de una
Actividad deportiva suelen ser:
Director/ a
Coordinador/ a
Profesores
Monitores
Voluntarios
Médicos
Azafatas
Policías, Guardias Civiles
Auxiliares Administrativos
Etc.
En cuanto a los Recursos Materiales, relacionamos a continuación los
más comunes:
RECURSOS MATERIALES PARA
ORGANIZACIÓN DE ACTIVIDADES DEPORTIVAS
PANCARTAS
DISPLAY
CINTA VALIZADORA
CARPAS
MEGAFONÍA
TELÉFONOS FIJOS Y / O MÓVILES
ORDENADORES
MATERIAL DE INFORMÁTICA

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 MATERIAL DE OFICINA
VALLAS
PODIUM
ESTACAS
FOTOCOPIADORA
ALRGADORES DE LUZ
WALKI TALKIS
CÁMARA DE FOTOS
CÁMARA DE VÍDEO
RETROPROYECTOR
PROYECTOR DE DIAPOSITIVAS
CAÑÓN PARA POWER POINT
CINTA MÉTRICA
PIZARRA
CRONÓMETROS
DORSALES
IMPERDIBLES
LINTERNAS
PILAS
MESAS/SILLAS/MAMPARAS/MOSTRADORES
MARCADORES
PROGRAMA DE MANO
SILBATOS
PINS/CAMISETAS/CARPETAS

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 6.FASE DE ELABORACIÓN PROGRAMA DEFINITIVO
INTRODUCCIÓN
Hasta aquí digamos que hemos trabajado internamente aunque,
obviamente, en contacto con nuestro entorno. Hemos solicitado
permisos, instalaciones, hemos contratado hoteles, etc. Cuando
realicemos el programa definitivo de la Actividad y, sobretodo,
cuando comience la Fase de Difusión nuestro “producto” ya estará en
la calle y no podremos modificarlo o debemos modificarlo lo menos
posible.
6.1.PRESUPUESTO GENERAL
PRESUPUESTO DE GASTOS
Antes de realizar el Programa de la Actividad, debemos de ajustar el
Presupuesto de gastos que hicimos en la Fase de Proyecto.
En el Presupuesto de gastos debemos tener en cuenta todos los
conceptos y/ o gastos que normalmente necesitamos realizar para la
organización de la actividad:
-Recursos Humanos: todos los gastos que se produzcan en cuanto a
personal se refiere. Para ser más exactos en cuanto al costo de la
Actividad, deberíamos repercutir en este concepto la parte
proporcional del personal que trabaja en las instituciones/ entidades
que organizan/ colaboran en la Actividad.
-Recursos Materiales: todos los gastos que se produzcan en cuanto a
recursos materiales se refiere. Igualmente, si las instituciones/
entidades organizadoras/ colaboradoras de la Actividad aportan
recursos materiales debemos repercutir en
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS
-los gastos, el costo que conllevaría si lo hubiésemos comprado/
alquilado/ trasladado, a precio de mercado.
-Instalaciones y Equipamientos: si son de alguna/ s de las
instituciones/ entidades organizadoras/ colaboradoras de la actividad,

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 se repercutirá de la misma manera, lo que nos hubiera costado su
utilización según las tasas/ precios establecidos por la/ s misma/ s.
El resto de los conceptos: desplazamientos, arbitrajes, alojamientos,
manutención, seguros, difusión, gastos financieros e imprevistos,
debemos presupuestarlos igualmente lo más exacto posible al coste
real de los mismos.

PRESUPUESTO DE INGRESOS
El presupuesto de ingresos debe “equilibrar” los gastos.
Si “hubieran o hubiesen” más ingresos que gastos, las instalaciones/
entidades organizadoras/ colaboradoras realizarían menos aportación.
Es muy importante saber los ingresos que tenemos de las
aportaciones de las instituciones y entidades colaboradores para
establecer el precio de inscripción en la Actividad que, obviamente,
estará más o menos subvencionado dependiendo de la política
deportiva de la institución organizadora de la misma. La tendencia es
que los/ as participantes en una Actividad deportiva sufragen con sus
inscripciones el 50% del coste de la Actividad.
6.2.PRECIO DE LA ACTIVIDAD
En el Programa de la Actividad debemos exponer el precio de la
Actividad y la manera de hacerlo efectivo. Cómo establecer el precio
de una actividad deportiva debe estar en función del precio de la
misma, de la misión y los objetivos de la Institución organizadora, del
carácter social, preventivo, educativo, etc. Y del interés general. En
definitiva, el precio de la Actividad será, en la mayoría de los casos,
una decisión política.
6.3.DISEÑO
El diseño del programa debe ser atractivo, de tal forma que su
difusión sea fácil y su repercusión positiva, posibilitando que los
ciudadanos/ as se informen de la realización de la Actividad y
participen en ella si lo estiman conveniente.
6.4.IMAGEN CORPORATIVA
No “olvidar” los logotipos de todos los colaboradores públicos y
privados. Cuidar la “imagen corporativa” de todos los implicados.
6.5.CONTENIDOS

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 Hay que tener en cuenta que todo lo que establezcamos en el
Programa lo tenemos que cumplir. Por tanto seamos muy
escrupulosos con los horarios, fases posteriores, profesores previstos,
normativas, reglamentos, inscripciones, precios, etc

7.FASE DE DIFUSIÓN
INTRODUCCIÓN
La Fase de difusión de una Actividad es fundamental por varios
motivos; para que se enteren y puedan participar en las mismas, si lo
desean. Porque las Actividades hay que hacerlas y que se sepan que
se hacen. Tenemos que utilizar nuestras Actividades para
promocionar también nuestra organización. Normalmente se realiza a
través de:
7.1.MEDIOS DE COMUNICACIÓN
7.2.CLIENTES
-Internos
-Externos.
7.3.PUNTOS DE INTERÉS
8.FASE DE EJECUCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Esta fase consta de “varios momentos”:
8.1. PRESENTACIÓN
Algunas Actividades se presentan a los medios de comunicación
social, dependiendo de su importancia, una semana o quince días
antes del comienzo de la misma. Las muy importantes se presentan
con mucho más tiempo y en varios sitios. De alguna manera, la
presentación de la Actividad marca el tiempo final de la planificación,
de la preparación, de estudiar para el examen, y, comienza el de la
ejecución, el del examen. Suelen haber nervios, tareas de última
hora. Debemos convencer a los medios, a nuestro Equipo de
colaboradores y a nuestros superiores que el “examen” está bien
preparado y que saldrá bien.

22
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 8.2. RECEPCIÓN DE LOS PARTICIPANTES
Dependiendo de la actividad, los participantes procederán de fuera
del lugar donde se realiza. La recepción es un momento fundamental
de la actividad. Debe estar muy bien estudiada y organizada porque
es la primera impresión que los participantes tienen de la
organización.
8.3. INAUGURACIÓN
También dependerá de cada Actividad, pero de alguna forma, todas
se inauguran en el sentido de que toda actividad tiene un momento
para comenzar. Si es un momento agradable, relajante, motivante,
mejor.
8.4. CELEBRACIÓN
Cuántas veces hemos dicho que cuando empieza el primer partido del
campeonato ya quedamos tranquilos porque lo “peor ya ha pasado”.
Aunque tiene parte de verdad, nunca debemos relajarnos.
8.5. CLAUSURA
La clausura debe ser agradable; rápida pero sin prisas, pensando en
los participantes, recreándonos en la finalización, con posibilidades de
despedida, de compañerismo, de finalización de algo que queríamos
que no finalizara tan pronto. Para los participantes seguramente es lo
más importante que tienen que hacer en ese momento: recibir su
medalla, su trofeo, su reconocimiento, su premio…
9.EVALUACIÓN
9.1. INTERNA
9.2. EXTERNA
9.3. CONTINUA

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 10.MEMORIA
De todas las Actividades debemos realizar una memoria en la que
dejemos un documento escrito, fotográfico, audiovisual, etc, que nos
pueda servir para corregir errores y para mejorar la organización de
otras Actividades. Normalmente, el “momento de la memoria se
aprovecha para realizar, entre otras, las siguientes acciones:
10.1. INVENTARIO Y DISTRIBUCIÓN DE MATERIAL.
10.2. DEVOLUCIÓN DEL MATERIAL PRÉSTAMO.
10:3. LIMPIEZA DE CIRCUITOS, INSTALACIONES, SALAS ETC
10.4. AGRADECIMIENTOS
10.5. JUSTIFICACIONES
Los eventos deportivos pueden ser organizados por organismos
nacionales tales como clubes, asociaciones, federaciones,
instituciones educativas o empresas. 
 
En la planeación de eventos deportivos y recreativos, se debe tener
en cuenta el tiempo que tomará poner en marcha el proyecto, la
duración del evento, la cantidad de participantes involucrados, los
escenarios y sobre todo la rentabilidad económica y social que
representen. 

 
 
Campeonatos y Torneos
 
En los eventos competitivos podemos resaltar los campeonatos y
torneos, que deben contar con un reglamento especificando muy
claramente el sistema de juego y todo lo relacionado con faltas y

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 sanciones, teniendo además bien organizado temas como
inscripciones y premiación. 
 
Se busca integrar a los participantes de manera grupal o individual, y
sobre todo aprovechar la instancia para formar y desarrollar valores a
través de la práctica deportiva. 
 
Se debe tener en cuenta la organización de equipos y delegados, dar
información oportuna sobre fechas y horarios de las jornadas. Es muy
importante realizar una buena escogencia del cuerpo de jueces y
cuerpo arbitral para las distintas instancias de competición. 
 
 
Cubrir todos los detalles
 
Los organizadores deben hacer un esfuerzo importante para que el
evento deportivo se desarrolle con orden y brillantez, respetando
correctamente las ceremonias protocolarias relacionadas con
deportistas, directivos y autoridades que participan, así como con los
símbolos que se utilizan en dichas celebraciones.

 
Quienes trabajen en la organización del evento, lo deben hacer a
través de diferentes comités, con funciones específicas y bien
establecidas previamente en un organigrama. 
 
 
Comité organizador

25
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 Es el comité encargado de organizar el evento, desde la planeación
hasta la ejecución, hacer el cronograma y programa, además de
coordinar y supervisar a los otros comités. 
 
Comité financiero
Es el encargado de realizar el presupuesto, el manejo de dinero y
rendición de cuentas, así como de la comercialización y toda gestión
ante empresas.

 
Comité de comunicaciones
Trabaja en la difusión, promoción y venta, es el encargado de las
relaciones públicas con los medios de comunicación, prensa y radio
especialmente.
 
Comité técnico
Trabaja en la programación, fechas, horarios, y en todos los aspectos
técnicos, y de implementación.
 
 
1. Olimpiadas y Mundiales
 
El acontecimiento deportivo por excelencia son las Olimpiadas, y de
los más populares a nivel internacional, el Mundial de fútbol.
 
Estos eventos deportivos se caracterizan por su relativa corta
duración en la celebración, respecto al tiempo que requiere su
organización y planeamiento, que puede durar años y hasta ser de
vital importancia para la entidad organizadora, la ciudad o país sede,

26
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 además del impacto social y económico que puede llegar a lograr su
celebración. 
 

Los Juegos Olímpicos y Mundiales tienen un impacto considerable a

nivel económico, político, social, y urbanístico de la ciudad sede,
pasando a ser un elemento de relevancia histórica en la comunidad
organizadora. 

 
Las Olimpiadas, evento de 15 días de duración, conlleva un proceso
de organización que se inicia unos 11 años antes de la celebración del
mismo, con la preparación y presentación de la candidatura al Comité
Olímpico Internacional. 
 
Durante este tiempo el número de trabajadores varía, teniendo un
crecimiento exponencial en la fase previa a la celebración y durante
la celebración misma.
 
Desde el momento de la nominación hasta el día de la ceremonia de
inauguración, se llevan a cabo las fases de planificación y
organización. Los 15 días de celebración de los Juegos corresponden
a la fase de implementación del evento, luego del cual siguen las
fases de cierre, liquidación y evaluación de impacto. 
 
 
2. Mega Eventos Deportivos
 

27
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 Entre los aspectos beneficiosos para las ciudades sede de estos mega
eventos está la generación de trabajo, construcción de nuevas
instalaciones, así como la mejora de la imagen de la localidad en
general.

La organización de actividades y eventos deportivos atrae además

gran cantidad de visitantes que representan ingresos económicos
muy considerables. 
 
Esto sin dudas ayuda en la regeneración urbana de la ciudad, en su
aspecto estético y en su desarrollo económico, así como también a
nivel social, incentivando y alentando a la participación deportiva, a
las relaciones sociales, y a prácticas más saludables en el estilo de
vida.

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 EXAMEN N°

NOMBRE Y APELLIDO: __________________________________________________________

CODIGO: ____________
FECHA: ____________

CUESTIONARIO

1. Qué es un evento deportivo

2. Mencione los elementos a considerar en la organización de un evento deportivo

3. Describa el proceso de organización de actividades deportivas

4. Cuál es la fase de elaboración programa definitivo

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