Material de apoyo Derecho Notarial IV

Sección B 
1.- EL PROTOCOLO y su contenido
1- Antecedentes:
El Protocolo surge de la necesidad de los hombres de materializar en un escrito
la voluntad creadora de sus derechos, de materializar la prueba, de recurrir a la
grabación gráfica sobre un elemento físico que hiciera visible y perpetua su
consideración, de esa manera los hombres idearon que al emitirse la voluntad se
hiciera entre solemnidades y quedara grabada gráficamente sobre un objeto
material impregnado de la voluntad creadora, guardador de una primera decisión
del espíritu, conservador de una creación del hombre; a esa primera fuente de la
génesis del acto jurídico llamaron Protocolo.
 
2- Etimología:
Existen varias acepciones de la palabra Protocolo. Su etimología poco ayuda
para esclarecer cual es su sentido propio, pues hay diversidad de opiniones
acerca de su origen. Puede resultar de la palabra compuesta del prefijo PROTO,
procedente de la vos griega PROTOS, y el sufijo COLO o COLON, sobre cuya
significación no se ha puesto de acuerdo los autores. Según Scriche proviene de
la vos latina COLLIUM o COLLATIO, que significa comparación o cotejo;
pero existen otras series de significaciones asignadas por otros autores.
 
3.-Definición:
En Guatemala, se conoce como Protocolo, al tomo empastado de los
instrumentos autorizados durante un periodo de tiempo; también al papel sellado
especial que se vende exclusivamente a los notarios para faccionar escrituras; y
al conjunto de escritura que se llevan faccionadas en el año que transcurre. La
definición legal de Protocolo se encuentra comprendida en el artículo 8 del
Código de Notariado, que reza: “el Protocolo es la colección ordenada de las
escrituras matrices, de las Actas de protocolación, razones de legalización de
firmas y documentos que el Notario registra de conformidad con esta Ley” .
 
4.-Requisitos y Formalidades del Protocolo:
 a. a.      Los instrumentos deben de redactarse en español, escribirse a
maquina o a mano de manera legible y sin abreviaturas;
b. b.      Los instrumentos deben llevar numeración cardinal,
escribiéndose uno a continuación del otro, en orden riguroso de
fechas, y entre cada instrumento sólo debe quedar espacio para las
firmas;
c. c.      El Protocolo debe llevar foliación cardinal escrita en cifras;
d. d.      En el cuerpo del Instrumento las fechas, números o cantidades
se expresaran con letras. En caso de discrepancia entre lo escrito en
letras y cifras, prevalece lo escrito en letras;
e. e.      Los documentos que deban insertarse o las partes conducentes
que se transcriban se copian de manera textual;
f. f.        La numeración fiscal del Papel Sellado no podrá
interrumpirse, salvo los casos de protocolaciones, o que se hubiere
terminado la serie y se inicie una nueva;
g. g.      Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se
llenaran con una línea antes de que sea firmado el instrumento;
h. h.     Debe de tomarse en cuenta que son nulas las adiciones,
entrerrenglonaduras y testados, sino se salvan al final, antes que el
documento sea firmado. Las enmendaduras son prohibidas.
 
5.- Apertura y Contenido:
Apertura:
El Protocolo se abre cada año con la primera escritura que se facciona, la
cual llevará siempre el número Uno y principiará en la primera línea
del folio inicial. No se necesita ninguna razón de apertura, pero es
obligatorio el pago de Q.50.00 en la Tesorería del Organismo Judicial
por derecho de apertura;
 
Contenido:
El Protocolo del Notario contendrá: Las Escrituras Publicas o Matrices,
Las Actas de Protocolación, Las Razones de Legalización o cualquier
documento que la Ley señale, la Razón de Cierre, el Indice y los
Atestados.
 
6.-Cierre, Indice y Atestados:
CIERRE:
El protocolo debe cerrarse cada año, el último día del año natural, pero
también puede cerrarse en cualquier momento que el notario dejare de
cartular. El cierre es mediante una razón notarial, la cual debe contener: la
fecha, el número total de instrumentos autorizados, indicando cuantos de
ellos son escrituras públicas, el número de actas de protocolización, de
razones de legalización, el número de escrituras cancelas, si lo hubieren; así
como el total de folios utilizados; observaciones si fueren necesarias y la
firme del notario;
 
Modelo
En la ciudad de Guatemala, el treinta y uno de diciembre de dos mil, el
Infrascrito Notario MARIO RENE MENDEZ VASQUEZ, procedo a cerrar
el protocolo a mi cargo correspondiente al año en curso, el cual consta de
treinta instrumentos públicos, divididos así: veintisiete Escrituras Matrices,
dos Acta de Protocolización y una Acta de Toma de Razón de Legalización
de Firmas. Dicho protocolo consta de cuarenta y nueve folios.
 
 
INDICE:
Posteriormente a la razón de cierre, debe redactarse el índice, según la Ley
guatemalteca, este que antes de la reforma a la Ley del Timbre y Papel
Sellado debía hacerse necesariamente en papel sellado; pero que ahora se
hace en una hoja de papel bond a la que se deben adherir los timbres de ley
(Q.1.00); y contendrá en columnas separadas :
1. 1.      El número de orden del instrumento (escritura, acta de
protocolación, o razón de legalización);
2. 2.      El lugar y fecha de su otorgamiento ;
3. 3.      Los nombres de los otorgantes, si fuere el notario, debe
anotar su nombre;
4. 4.      El objeto del instrumento ;
5. 5.      El folio en que se inicia.
 En el índice es permitido utilizar cifras y abreviaturas, al final la fecha y
la firma del notario, antes de suscribirlo podrá hacer las observaciones si
las hubiere.

 
Modelo
INDICE DEL PROTOCOLO DEL NOTARIA. LIBNI SUDISADAI JUAREZ
LOPEZ CORRESPONDIENTE AL AÑO 2,000
 
No. LUGAR Y NOMBRE DE LOS OBJETO DEL FOLIOS
FECHA OTORGANTES INSTRUMENTO EN QUE
ORORGAMIEN PRINCIP
TO IA
1 Ciudad de -Jorge Luis López Promesa de Compra 1
Guatemala Medina Venta
03/07/2,000 -Sandra Mercedez
Sandoval Alarcon
2 Ciudad de -José Rubén Martínez Identificación de 2v
Guatemala López persona de un menor
05/07/2,000 de edad
3 Ciudad de Compraventa de 3v
Guatemala -Héctor Alfredo Bien Inmueble al
07/07/2,000 Rodríguez Gómez Contado
-Amilcar Ernesto
Villatoro Romos quién
actúa como
Representante Legal Gas
Metropolitano Sociedad
Anónima
4 Ciudad de -Mirna Beatríz Espino Compra Venta de 4v
Guatemala Muñóz Inmueble a plazos
10/07/2,000 -Julian Arturo Rosales con Garantía
Vega Hipotecaria
5 Ciudad de -José Francisco Ramos Compra Venta de 6v
Guatemala Alvarado Fracción de
12/07/2,000 -Wilson Estuardo López Inmueble Urbano.
Morales
6 Ciudad de -Manuel de Jesús Matta Compra Venta de 7v
Guatemala Orellana Fracción de
14/07/2,000 -José Roberto Pinto Inmueble Rústico
Sandoval
7 Ciudad de -Amilcar Ernesto Arrendamiento de 9
Guatemala Villatoro Ramos quién Bien Inmueble
17/07/2,000 actúa como Urbano
Representante Legal de la
entidad Gas
 Metropolitano Sociedad
Anónima quién actúa a
través de su
-Cesar Antonio López
Paz
8 Ciudad de -Víctor Manuel Constitución de 11
Guatemala Montenegro Piloña Sociedad Anónima
19/07/2,000 -Carlos Manuel Letona
Galindo
9 Ciudad de -Alejandro José Mutuo Bancario con 21
Guatemala Sagastume Cordón quién Garantía Fiduciaria
24/07/2,000 actúa como
Representante Legal
Banco Granai & Towson
-Alberto Daniel
Fernández Pérez
10 Ciudad de -Alejandro José Mutuo Bancario con 23
Guatemala Sagastume Cordón quién Garantía Hipotecario
26/07/2,000 actúa como
Representante Legal
Banco Granai & Towson
-Henry Alberto Paredes
Portillo

En virtud de no haber autorizado más instrumentos que los contenidos en el presente

índice, lo extiendo, sello y firmo, para agregarlo al registro notarial a mi cargo
correspondiente al presente año, contenidos en dos hojas de papel bond, a las que les
adhiero los timbres fiscales correspondientes, en la Ciudad de Guatemala el treinta y
uno de diciembre de dos mil.
 
ATESTADOS:
Los atestados son los documentos que el notario agrega al final de su
protocolo y tienen relación con los instrumentos autorizados y deben constar
principalmente el recibo del pago de apertura, comprobantes de entrega de
testimonios especiales, copias de avisos, recibos, solvencias, etc.
 
 
7.- Empastado:
Dentro de los treinta días posteriores al cierre del protocolo el Notario
debe mandar a empastar su protocolo (Art. 18). El empastado puede
 hacerse en uno o más tomos, dependiendo de su volumen, lo que no es
permitido es empastar en un solo tomo dos o más años.
 
8.- Depósito y Guarda:
El Notario no es propietario del protocolo, ya que únicamente es
depositario del mismo y responsable de su conservación.
 
9.- Casos en que se deposita el Protocolo:
La ley menciona los casos de depósito del protocolo, algunos en forma
temporal y otros en forma definitiva, siendo los siguientes:
1) 1)   Por ausencia del país por tiempo menor de un año;
2) 2)   Por ausencia del país por más de un año;
3) 3)   Por inhabilitación;
4) 4)   Por entrega voluntaria; y,
5) 5)   Por fallecimiento del notario. (Artículos : 23, 26, 27 y 28 del
Código de Notariado).
 
10.- Protocolo del Notario Fallecido:
En este caso los albaceas, herederos, parientes, o cualquier persona que
tuviera protocolos de un Notario fallecido, deben depositarlos dentro de
los 30 días siguientes al fallecimiento, al Archivo General de Protocolos,
si fuera en la capital; al Juez de Primera Instancia, si estuviera en una
cabecera departamental; o al Alcalde, se estuviesen en un Municipio ; en
esos casos, éstos funcionarios deben remitirlo dentro de los ocho días
siguientes del depósito al Archivo General de Protocolos.
 
.11.- Garantía y Principios que Fundamental al Protocolo:
Las garantías o principios que fundamentan el Protocolo, son las
de durabilidad y seguridad. Dado que nuestro sistema notarial se
concentra en el principio de que los originales o matrices deben de
quedar en poder del notario, es necesario rodear y dotar, a tales
documentos de una serie numerosa de seguridades. Ello permite la
expedición de testimonios, los mismo que la comprobación de la
autenticidad de los mismos, en todos aquellos casos en que los
 documentos notariales sean redarguidos de falsedad. En síntesis la
existencia y fundamentación del protocolo radica en los siguientes
aspectos:
a) a)       Permanencia Documental en las Relaciones
Jurídicas: El Protocolo Notarial constituye una garantía que
presta el Estado para la efectiva perdurabilidad de los actos
jurídicos que requieren la intervención notarial, para su
completa validez y eficacia legal;
b) b)       Garantía de ejecutoriedad de los derechos: La
existencia del protocolo y por el ende de los instrumentos o
actos jurídicos en él consignados pueden llegar a ser una
prueba fehaciente sobre los derechos y sus relaciones
jurídicas incorporadas, principalmente en aquellos casos en
que la posesión de un título es esencial para ejercitar o
ejecutar un derecho, de tal forma que dicho derecho se haya
incorporado en cierta manera al documento;
c) c)       Autenticidad de los derechos: El protocolo
desempeña, una función autenticadora en el sentido de que
las reglas legislativas atinentes a la formación y conservación
del mismo dificultan enormemente la posible y eventual
suplantación de documentos autorizados, lo mismo que la
interrelación de otros entre los que ya constan debidamente
ordenados y fechados;
d) d)      Publicidad de los Derechos: Por último, los
protocolos cumplen una labor de publicidad, porque los actos
o negocios jurídicos que autoriza un notario suelen afectar
intereses de terceras personas que no han intervenido en su
otorgamiento. Constituye, en consecuencia, el protocolo el
mejor procedimiento para que un documento esté al alcance
de quien tenga interés en examinarlo y hasta sacar copia del
mismo, lo cual sucede frecuentemente en materia de
derechos reales.
 
12.- Pérdida, destrucción y reposición del Protocolo:
 El protocolo puede perderse, destruirse o deteriorarse, casos en
que es necesario reponerlo. Ante esta circunstancia el notario debe dar
aviso al Juez de Primera Instancia, el cual deberá instruir averiguación y
terminada la misma resolverá declarando procedente la reposición del
protocolo y en caso de que exista delito mandará a que se inicie el
respectivo procedimiento penal incluso en contra del propio notario. Al
declarar procedente la reposición el juez pedirá a la Corte Suprema de
Justicia copias de los testimonios especiales enviados por el notario al
archivo general de protocolos. Si no existieran testimonios en el archivo
se pedirán las copias o duplicados que hubieren en los registros y se
citará a los otorgantes y a interesados previniéndoles la presentación de
los testimonios o copias que tengan en su poder. Esta citación se hará por
avisos en el Diario Oficial y otro de los de mayor circulación.
Si no fuere posible reponer todas las escrituras el Juez tendrá que
citar de nuevo a los interesados para consignar en actas los puntos que las
escrituras contenían y en caso de desacuerdo o incomparecencia, los
interesados tendrán que recurrir a un juicio en la vía ordinaria.
 
.13.- Revisión Ordinaria y Especial del Protocolo:
La inspección y revisión del protocolo tiene por objeto comprobar
si en el mismo se han llenado los requisitos formales establecidos en la
ley. La revisión puede ser de tres clases:
a) a)      La Inspección y Revisión Ordinaria: se debe de hacer
cada año, para el efecto, el Notario está obligado a presentar
el protocolo y sus comprobantes, debiéndose practicar la
inspección y revisión en su presencia.
b) b)      La Inspección y Revisión Extraordinaria: podrá
hacerse en cualquier tiempo, cuando lo ordene la Corte
Suprema de Justicia.
c) c)      La Inspección y Revisión Especial: Es importante
mencionar, que en casos de averiguación sumaria por delito,
también se puede hacer la revisión de un protocolo notarial,
este es el caso especial.
 
 
2.- LA ESCRITURA PUBLICA:
1.- Definición:
Es la autorizada por Notario en el protocolo a su cargo, a
requerimiento de parte, en la que se hacen constar negocios jurídicos y
declaraciones de voluntad, obligándose sus otorgantes en los términos
pactos.
 
2.- Parte de que Consta
a) c)    La Introducción: Que se subdivide en:
1. 3.  El encabezamiento: contiene numero de la escritura, lugar y
fecha, hora si se trata de testamento o donación por causa de
muerte, las palabras ante mi, nombre del notario autorizante y su
calidad: Notario.
2. 4.  La comparecencia: contiene los nombres completos de los
otorgantes, edad, estado civil, nacionalidad, profesión, ocupación
u oficio y domicilio. La fe de conocimiento de las personas que
intervienen o su identificación. Razón de haber tenido a la vista
los documentos fehacientes que acrediten la representación en
nombre de otro, si fuere el caso. La intervención de interprete y
testigos de ser necesario; la declaración de los otorgantes de
encontrarse en el libre ejercicio de sus derechos civiles; y la
nominación del acto o contrato.
 
b) d)   El Cuerpo: que se subdivide en:
1. 3.   En los antecedentes o exposición se consigna la
descripción del objeto que va a ser causa del negocio jurídico,
elementos indispensables para la contratación.
2. 4.   Por su parte en la estipulación o parte dispositiva, se
formula la declaración de voluntad de los otorgantes que da
vida al acto o negocio jurídico que desean celebrar, reconocer,
modificar o extinguir. Algunos autores a esta parte de la
escritura (el cuerpo) le denominan de Reservas y
 Advertencias. Finaliza el cuerpo con la aceptación del acto o
contrato.
 
a. d.      Cierre: Es cuando se da el cierre del instrumento y no debe de
aparecer en cláusulas, el notario debe de dar fe de todo lo expuesto y
de todos los documentos que se han mencionado, también se procede
a advertir de los efectos legales y de la obligación que tienen el
sujeto activo de presentar el testimonio al respectivo registro. En el
otorgamiento, parte de la conclusión, debe de darse lectura de
instrumento, en caso de tratarse de donación por causa de muerte o
testamento, esta debe de hacerla el testador o quien él designe,
dentro de los testigos y se concluye con la aceptación, ratificación y
firma del instrumento. Las palabras ANTE MI, luego la firma del
notario.
 
Modelo
        Intruducción
      Encabezado: TRES (3) En la ciudad de Guatemala, el siete de julio
de dos mil, ANTE MI: MARIO RENE MENDEZ VASQUEZ, Notario,
      Comparecencia: comparecen por una parte el SEÑOR HECTOR
ALFREDO RODRIGUEZ GOMEZ, de cuarenta año de edad, casada,
Mecánico Eléctrico, guatemalteco, de este domicilio, se identifica con la
cédula de vecindad número de orden A guión uno y número de registro
doscientos cincuenta mil quinientos veintiuno extendida por el Alcalde
Municipal de esta ciudad, a quien en el curso de este instrumento podrá
denominársele “LA PARTE VENDEDORA”; y por la otra parte el
señor ALILCAR ERNESTO VILLATORO RAMOS, de treinta y
ocho años de edad, casado, Administrador de Empresas, guatemalteco,
de este domicilio, se identifica con la cédula de vecindad número de
orden T guión veintiuno y número de registro ochenta y cinco mil
extendida por el Alcalde Municipal de Jalapa del departamento de Jalapa,
quien actúa en su calidad de Gerente General y Representante Legal de la
entidad GAS METROPOLITANO SOCIEDAD ANONIMA, y
acredita su representación con el Acta Notarial de su nombramiento,
 autorizada en esta ciudad el cinco de febrero del presente año, por el
Notario JUAN CARLOS GUERRA MORAN, debidamente inscrita en el
Registro Mercantil General de la República bajo el número doscientos,
folio ciento, del libro treinta de Auxiliares de Comercio. Doy fe: de tener
a la vista la documentación relacionada y que la representación que se
ejercita de conformidad con la ley y mi juicio es suficiente para la
celebración del presente contrato. A quien en lo sucesivo se le llamará
“LA PARTE COMPRADORA”; me aseguran los comparecientes de
hallarse en el pleno ejercicio de sus derechos civiles y que a través del
presente instrumento otorgan contrato de COMPRAVENTA DE BIEN
INMUEBLE URBANO AL CONTADO, contenido en las cláusulas
escriturarias siguientes:
 
        Cuerpo
      Antecedentes o exposición: PRIMERA: ANTECEDENTES:
Declara la PARTE VENDEDORA que es propietaria de la finca urbana
inscrita en el Registro General de la Propiedad de la zona central al
número diez folio diez, del libro diez de Guatemala que consiste en lote
de terreno ubicado en décima avenida dos guión ochenta y ocho de la
zona diecinueve Colonia La Florida de esta Ciudad, con el área, medidas
y colindancias que consta en su respectiva inscripción registral.
SEGUNDA: ADVERTENCIAS: De manera expresa la PARTE
VENDEDORA hace constar que sobre la finca de su propiedad no pesan
gravámenes, anotaciones, o limitaciones que puedan afectar los derechos
de la PARTE COMPRADORA, por lo que el Notario, le advierte las
responsabilidades en que incurre si lo declarado no fuere cierto o si no lo
hiciere.
      Parte dispositiva: TERCERA: DE LA COMPRAVENTA:
manifiesta la PARTE VENDEDORA que por el precio de CIENTO
TREINTA MIL QUETZALES que recibe a su entera satisfacción vende
el inmueble identificado en la claúsula primera del presente instrumento,
al señor ALILCAR ERNESTO VILLATORO RAMOS, con todo cuanto
de hecho y derecho le corresponde al mismo. CUARTA: DE LA
ACEPTACION: en los términos relacionado la PARTE
 COMPRADORA en la calidad con que actúa, acepta la venta que se le
hace.
        Cierre:
      Doy fe: a) Que todo lo escrito me fue manifestado y de su
contenido, b) que tuve a la vista las cédulas de vecindad relacionadas, el
Título de propiedad del inmueble gravado consistente en testimonio de la
escritura número doce autorizada en esta Ciudad el catorce de febrero
mil novecientos noventa, por el Notario MIGUEL ESTUARDO
MALDONADO HERNANDEZ, c) advierto a los otorgantes los alcances
legales del presente contrato, así como lo relativo a la obligación registral
y pago del impuesto al valor agregado; d) leo lo escrito a los interesados
quienes enterados de su contenido, objeto, valor y demás efectos legales,
lo ratifican, aceptan y firman.
 
 
3.- Reproducción
1. 1.   Testimonios: Es la copia fiel de la escritura matriz, acta de
protocolización o razón de legalización, que se expide al interesado el
notario que lo autorizó o quien este facultado por la ley para hacerlo,
en el Testimonio se cubre el impuesto a que esta afecto el acto o
negocio que contiene.
 
Modelo
ES TESTIMONIO: De la Escritura Pública número veinticinco que
autorice en esta Ciudad el veinte de octubre de dos mil uno, que para
entregar al Señor JORGE LUIS LOPEZ MEDINA, extiendo, numero
sello y firmo en cuatro hojas, siendo las primeras tres de papel de
fotocopia impresas en ambos lados, y la cuarta que es la presente en
una hoja de papel bond, hago constar que el impuesto afecto del
presente contrato se cubrió mediante formulario de la
Superintendencia de Administración Tributaria. Guatemala
veintinueve de octubre de dos mil uno.
 2. 2.   Testimonio Especial: Es el que expide el notario al archivo
general del protocolos, en el cual se cubre el impuesto del timbre
notarial, conforme al acto o contrato que contiene.
 
 
 

Modelo
ES TESTIMONIO ESPECIAL: De la Escritura Pública número
veinticinco que autorice en esta Ciudad el veinte de octubre de dos mil
uno, que para entregar al Señor JORGE LUIS LOPEZ MEDINA,
extiendo, numero sello y firmo en cuatro hojas, siendo las primeras tres
de papel de fotocopia impresas en ambos lados, y la cuarta que es la
presente en una hoja de papel bond. Guatemala veintinueve de octubre de
dos mil uno.
 
3. 3.   Copia simple legalizada: Es la copia fiel del de la escritura
matriz, acta de protocolización o razón de legalización, que expide el
notario a cualquier interesado, sin cubrir más impuestos que los que
corresponden por la misma (timbres fiscales y notariales, por hoja
reproducida).
 
Modelo
ES COPIA SIMPLE LEGALIZADA: De la Escritura Pública número
veinticinco que autorice en esta Ciudad el veinte de octubre de dos mil uno,
que para entregar al Señor JORGE LUIS LOPEZ MEDINA, extiendo,
numero sello y firmo en cuatro hojas, siendo las primeras tres de papel de
fotocopia impresas en ambos lados, y la cuarta que es la presente en una hoja
de papel bond. Guatemala veintinueve de octubre de dos mil uno.