Ejemplo de diagrama de flujo de venta de mercancía:

CLIENTE VENDEDOR CARTERA CAJERO

INICIO

INQUIERE MUESTRA
SOBRE
MERCANCIAS MERCANCÍA

LA SI NO
MERCANCÍA CONTADO? ESTUDIA
GUSTA? CREDITO

NO

FIN SI REVISA
FACTURA APROBADO? FACTURA
DE VENTA
NO

NO
CORRECTO?

SI

REGISTRA
ENTREGA FACTURA Y
MERCANCÍA RECAUDA
CONTADO

ORIGINAL FACTURA
DE FACTURA COPIA A
CONTABILIDAD

CONTA
BILIDAD
Ejemplo de un cuestionario de control interno:

AUDITORES ANDINOS LTDA.

Auditores y Consultores Empresariales
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE DISPONIBLE
CLIENTE: AUDITORIA A:
OFIMUEBLES LTDA. Diciembre 31 de 2.00A
No. PREGUNTAS SI NO OBSERVACIONES
1 Las entradas de disponible se controlan mediante
prenumeración, relación de cobros etc.?
2 Los ingresos por aprovechamientos se reportan en forma
oportuna a contabilidad?
3 Los ingresos diarios de disponible se depositan a primera hora
del siguiente día hábil en la misma especie recibida?
4 Todos los egresos de disponible se realizan por medio de
cheque?
5 Los giros de disponible se hacen siempre a nombre del primer
beneficiario y se prohíbe el giro al portador?
6 El giro de fondos por cheque se hace con restricciones como de
páguese al primer beneficiario, para depositar en cuenta
solamente?
7 Las cuentas bancarias son conciliadas en forma mensual y se
realizan los ajustes necesarios al mes siguiente?
8 Los cheques se giran usando como mínimo dos firmas?
9 Los dineros en poder de la empresa se mantienen en caja
fuerte?
10 Los talonarios de cheques y su secuencia numérica son
controlados por la persona responsable?
11 Los soportes que respaldan el giro de cheques se anulan con un
sello de Pagado donde se describa el número de cheque y
cuenta?
12 Las trasferencias de fondos entre un banco y otro quedan
debidamente documentadas con las respectivas
autorizaciones?
13 Existen restricciones para transferencias electrónicas de
fondos?
Fondos Fijos para gastos menores
La creación del fondo fijo se realiza mediante resolución de
gerencia en la cual:
14 Se determina el monto máximo a girar por cada pago?
15 Se prohíbe fraccionar facturas?
16 Se determina claramente los pagos que se pueden realizar y los
que están prohibidos?
17 Se establece el momento de realizar el reembolso?
18 Se fija fianza para el responsable del fondo?
19 Se obliga al reembolso al final del ejercicio?
20 Se prohíbe hacer préstamos con los dineros del fondo?
9.1 CONCEPTO DE PAPELES DE TRABAJO

En Auditoría se puede afirmar que los papeles de trabajo son todas aquellas
cédulas y documentos que son elaborados por el Auditor u obtenidos por él
durante el transcurso de cada una de las fases del examen.

Los papeles de trabajo son la evidencia de los análisis, comprobaciones,

verificaciones, interpretaciones, etc., en que se fundamenta el Contador
Público, para dar sus opiniones y juicios sobre el sistema de información
examinado. Los papeles de trabajo constituyen un medio de enlace entre los
registros de contabilidad de la empresa que se examina y los informes que
proporciona el Auditor

Algunos papeles de trabajo son elaborados por el propio Auditor, y se

denominan Cédulas. Otros son obtenidos por medio de su cliente o por terceras
personas (cartas, certificaciones, estado de cuentas, confirmaciones, etc.) pero
al constituirse en pruebas o elementos de comprobación y fundamentación de
la opinión, se incorporan al conjunto de evidencia que constituyen en general,
los papeles de trabajo.

El cumplimiento de la segunda Norma de Auditoría referente a la "obtención de

evidencia suficiente y competente" queda almacenado en los papeles de
trabajo del Auditor.

9.2 CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo deben contener los productos del sistema de

información financiera sujeto a examen, desglosados en su mínima unidad de
análisis, las técnicas y procedimientos que el Auditor aplicó, la extensión y
oportunidad de las pruebas realizadas, los resultados de las técnicas y
procedimientos tales como confirmaciones de tipo interno o externo y las
conclusiones que obtuvo en cada una de las áreas examinadas.

Por lo tanto, los papeles de trabajo están constituidos por:

 Programas de trabajo

 Planillas con análisis y anotaciones obtenidas de la empresa.

 Las cartas de confirmación enviadas por terceros.

 Manifestaciones obtenidas de la compañía

 Extractos de documentos y registros de la compañía.

 Planillas con comentarios preparados por el Auditor o Revisor Fiscal.

 Memorandos preparados por el Auditor o Revisor Fiscal, para exponer

algunos hechos, que complementan la información de las planillas.
9.3 OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo le permiten tanto al Auditor como al Revisor fiscal dejar
constancia de los procedimientos por él seguidos, de las comprobaciones y de
la información obtenida.

Los objetivos de los papeles de trabajo para el Contador Público que efectúe la
Auditoría de estados financieros pueden ser relacionados así:

 Proporcionar evidencia del trabajo realizado y de los resultados obtenidos

en dicho trabajo.

 Suministrar la base para los informes y opiniones del Auditor Independiente

o del Revisor Fiscal.

 Constituir una fuente de información concerniente a detalles de saldo de

cuentas, rubros de los estados financieros y otros datos obtenidos en
relación con el examen o para efectos posteriores a la realización del
mismo, como futuras Auditorías.

 Facilitar los medios para una revisión de los Supervisores, Jefes, organismos
gubernamentales u otros Contadores que determinen la suficiencia y
efectividad del trabajo realizado y las bases que respaldan las conclusiones
expresadas, probar a la vez que el trabajo se realizó con calidad profesional

 Ayudar al Auditor o Revisor Fiscal a la conducción de su trabajo.

9.4 REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo deberán adecuarse a cada trabajo en particular, pero

deben poseer las características que les permitan servir de suficiente soporte
para demostrar que los estados financieros u otra información sobre los que el
Auditor Independiente o Revisor Fiscal está emitiendo su opinión, concuerden
con los registros contables de la compañía, o han sido conciliados con los
mismos.

Los papeles de trabajo deben dejar expreso que el auditaje ha sido planeado
mediante el uso de planes y programas y el desempeño de los ayudantes ha
sido revisado y supervisado en forma adecuada. También los papeles de
trabajo deben demostrar que la eficiencia del sistema de control interno de la
compañía ha sido revisada y evaluada al determinar el alcance y oportunidad
de las pruebas a los cuales se limitaron los procedimientos de Auditoría.

El respaldo o soporte de los papeles de trabajo para cumplir los anteriores

requisitos podrá tomar variadas formas incluyendo: anotaciones,
cuestionarios, programas de trabajo, planillas, las cuales deberán permitir la
identificación razonable del trabajo efectuado por el Auditor Independiente o
Revisor Fiscal.
9.5 ESTRUCTURA DE LAS CÉDULAS DE AUDITORÍA

Las cédulas que elabora el Auditor pueden tener variadas formas de acuerdo a
su criterio, pero en la práctica común se utilizan hojas multicolumnares
manuales o electrónicas las cuales llevan la siguiente estructura formal:

 Índice de la Cédula o Memorando: Ubicada en la parte superior derecha,

permite la localización rápida del papel de trabajo. Se acostumbra a
marcarse con lápiz de Auditoría de color, rojo, verde o azul, de tal manera
que sea visible y no quede oculto cuando se pliega la cédula. Si se trata de
una cédula cuya información ocupa más de una planilla, se indicará con una
numeración en cada una así: 1 de 3 ; 2 de 3; y 3 de 3, etc. En el caso de las
hojas electrónicas como Excel, el índice se ubicaría en la parte inferior del
libro, en la pestaña que se utiliza para nominar las diferentes hojas de dicho
libro.

 Encabezamiento: Donde va el nombre de la compañía auditada, rubro de los

estados financieros examinados el cual da el nombre a la cédula,
memorando u otro tipo de papel de trabajo, con la fecha de Auditoría que es
la misma de los estados financieros examinados.

 Responsables: Se colocan los nombres, iniciales o rubrica de los

responsables por la elaboración y supervisión de la cédula.

 Cuerpo del trabajo: En esta parte se desarrolla toda la Auditoría y se

consignan los datos obtenidos por el Auditor para allegar la evidencia
suficiente y competente.

 Conclusión: Cada área de trabajo donde se ha desarrollado de una manera

completa un trabajo, debe tener conclusiones adecuadas, basadas en el
trabajo de Auditoría, respaldada por la evidencia contenida en los papeles
de trabajo, que corresponda a los objetivos que se persiguen en el trabajo.
Las conclusiones deben expresar en forma clara la opinión de la persona que
efectuó el trabajo con lo cual se responsabiliza del mismo.

 Significado de marcas: Al final de la Cédula a manera de convenciones, se

coloca el significado de las marcas de Auditoría utilizadas en el cuerpo del
trabajo.

 Fuente de información: Si se amerita, se coloca la fuente donde se

obtuvieron los datos del desarrollo del trabajo.
 NOMBRE DE LA NOMBRE DE LA CÉDULA
EMPRESA Rubro examinado ÍNDICE

1 FECHA DE LA
Responsables
AUDITORIA
INDUSTRIAL ANDINA S.A.

BALANCE GENERAL
ACTIVOS

AUDITORÍA A DICIEMBRE 31 DE 200A

Elaboró : R.Z.F. Supervisó G.C.M

IN SALDO DIC SALDO DIC AJUSTES Y SALDO DIC 31

DI NOMBRE DE LAS CEDULAS 31 AÑO 31 AÑO DE RECLASIFICACIONE SEGÚN
CE ANTERIOR EXAMEN S AUDITORIA
DEBE HABER
11 DISPONIBLE $ 358.128. 1´788.042. 11 80.000. 1´708.042.
12 INVERSIONES 48.190. 314.906. 314.906.
13 DEUDORES 7´546.501. 6´731.653.  6´731.653.
14 INVENTARIOS 9´225.206. 9´478.162.  9´478.162.
15 PROPIEDADES PLANTA Y EQ. 19´086.684. 18´244.654.  18´244.654.
16 INTANGIBLES 2´384.211. 2´575.208. 2´575.208.
17 DIFERIDOS 825.044. 951.388. 951.388.
18 OTROS 150.000. 184.700 80.000. 264.700
19 VALORIZACIONES 3.048. 88.151. 88.151.
TOTALES $ 39´627.012. 40´356.864.  80.000. 80.000. 40´356.864

Fuente :Balance General

CUERPO DEL
¥ Confrontado TRABAJO
 Circularizado Conclusión
 Inspeccionado Los activos Presentan En forma
 Totalizado razonable Recursos de la
Empresa.

Significado de Fuente CONCLUSIÓN

marcas

9.6 PLANEACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

La planeación de los papeles de trabajo consiste en determinar con antelación

todos y cada una de las cédulas que se utilizarán en el desarrollo del trabajo.

Con la planeación de los papeles de trabajo, el Auditor inicia el examen en las

oficinas del cliente sin perder tiempo, pues ya tiene preestablecidos todos los
detalles de importancia y ejecuta los procedimientos sobre la base de las
cédulas que elaboró en sus propias oficinas.

La planeación se inicia con la determinación de los índices y las marcas de

Auditoría a usar, las Hojas de Trabajo en las cuales se consignan los datos
tomados del los balances generales del período y del año anterior.

De acuerdo a la planeación de las Hojas de Trabajo, se determinan las cédulas

sumarias, las cuales son indexadas y llenadas en sus datos pertinentes. Las
cédulas analíticas se planean sobre la base de las cédulas sumarias y al igual
que estas últimas se indexan y se llenan de los datos necesarios.

9.7 CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo, pueden clasificarse desde dos puntos de vista: Por su
uso y su contenido.

9.7.1 POR SU USO

De acuerdo a la utilización que tengan los papeles de Auditoría en el período

examinado o en varios períodos de clasifican en Archivo de la Auditoría y
Archivo Continuo o Permanente de Auditoría

9.7.1.1 ARCHIVO DE LA AUDITORÍA

Son papeles de uso limitado para una sola Auditoría; se preparan en el

transcurso de la misma y su beneficio o utilidad solo se referirá a las cuentas,
a la fecha o por período a de que se trate. El contenido del archivo de la
auditoría puede ser:

 Estados financieros del período sujeto a examen y el período anterior

 Hojas de trabajo de los estados financieros sujetos a examen
 Cédulas sumarias de los rubros de los estados financieros
 Cédulas analíticas y subanalíticas de las cédulas sumarias
 Resultados de las circularizaciones
 Análisis de las pruebas de auditoría practicadas
 Documentos preparados por el cliente utilizados en la auditoría

9.7.1.2 ARCHIVO CONTINUO DE AUDITORÍA

Como su nombre lo indica, son aquellos que se usarán continuamente siendo

útiles para la comprobación de las cuentas no sólo en el período en el que se
preparan, sino también en ejercicios futuros; sus datos se refieren
normalmente al pasado, al presente y al futuro.
Este expediente debe considerarse como parte integrante del conjunto de
papeles de trabajo de todas y cada una de las auditorías a las cuales se refieran
los datos que contiene. También se conoce como el archivo permanente. El
contenido del Archivo Permanente puede ser:

 Historia de la Compañía
 Contratos y Convenios a largo plazo
 Sistema y Políticas Contables
 Estados Financieros de los últimos años
 Estado Tributario
 Conclusiones y recomendaciones de las últimas auditorías
 Hojas de trabajo de la última auditoría

9.7.2 POR SU CONTENIDO

De acuerdo al contenido de cada papel de trabajo, estos se clasifican en Hojas

de Trabajo, Cédulas Sumarias y Cédulas Analíticas

9.7.2.1 HOJA DE TRABAJO

Son hojas multicolumnares en las cuales se listan agrupamientos de cuentas

de mayor con los saldos sujetos a examen. Sirven de resumen y guía o índice
de las restantes cédulas que se refieran a cada cuenta. Estos papeles
representan los estados financieros en conjunto. Aquí se inicia la técnica del
análisis pues se empieza a descomponer el todo en unidades de estudio más
pequeñas. El método usado es el deductivo. Puede hacerse este listado como
simple balance de comprobación, sin buscar orden alguno en las cuentas; pero
se encontrará muy conveniente hacerlo siguiendo el ordenamiento del Balance
General y del Estado de Resultados.

Cada rubro de la Hoja de Trabajo estará representado por una Cédula Sumaria.
Es de advertir que no necesariamente el rubro debe representar una cuenta de
mayor, pues a criterio del Auditor, este puede agrupar dos o más si así se le
facilita el examen. El criterio para agrupar las cuentas en cédulas sumarias es
la homogeneidad de las cuentas agrupadas, pues se requiere que las
conclusiones del examen del grupo sea aplicable a todas las cuentas
examinadas.

Las hojas de trabajo contendrán los saldos del ejercicio anterior con el fin de
hacer comparaciones. También se anotarán en estas hojas de trabajo los
ajustes y reclasificaciones que resulten de la revisión, para obtener en ellas las
cifras finales o de Auditoría que son las referidas en el dictamen.

El esquema de una Hoja de Trabajo es el presentado cuando se describió la

estructura de las cédulas de auditoría. Es importante destacar que la columna
que contiene los saldos a examinar representa el primer término de la ecuación
de auditoría, es decir, la evidencia primaria. Estos saldos son la primera
evidencia que el auditor tiene acerca de los estados financieros a dictaminar,
por tanto él debe comprobar la razonabilidad de estos saldos para emitir su
opinión, en otras palabras debe obtener evidencia corroborativa de esta
evidencia primaria para encontrar la evidencia suficiente y competente que le
exige la norma relativa a la ejecución del trabajo.

La obtención de evidencia corroborativa, constituye en sí el trabajo de campo

y es la labor más dispendiosa de la auditoría. Esta evidencia corroborativa se
obtiene por medio de técnicas y procedimientos de auditoría, las cuales tienen
el propósito de convencer al auditor y solo al auditor de la razonabilidad o no
de los saldos sometidos a examen. Dado que estas técnicas y procedimientos
de auditoría solo buscan convencer al auditor, este tiene la plena autonomía de
determinar las técnicas a aplicar y el alcance de las mismas, cualquier
interferencia en la aplicación de las técnicas y procedimientos que el auditor ha
decidido se constituye en una limitación al alcance del examen y amerita una
salvedad en el informe, en el párrafo del alcance, la cual puede tener
trascendencia en el párrafo de la opinión si el auditor por medio de otras
técnicas y procedimientos alternativos no logra obtener evidencia suficiente y
competente.

En la hoja de trabajo, la evidencia primaria la constituye los saldos a examinar

los cuales se encuentran en la columna "Saldo a Dic. 31 año de examen",
mediante el uso de técnicas y procedimientos de auditoría, que ocupan la labor
del trabajo de campo se encuentra la evidencia corroborativa, la cual se plasma
en las columnas "Ajustes y Reclasificaciones" si existen discrepancias con la
evidencia primaria. A continuación se obtiene la evidencia suficiente y
competente que es el saldo que le consta al auditor el cual se encuentra en la
columna "Saldo a dic. según auditoría"
 Esquema de una Hoja de Trabajo para Activos:

EVIDENCIA EVIDENCIA
PRIMARIA CORROBORATIVA

BG 2 EVIDENCIA
OFIMUEBLES LTDA. SUFICIENTE Y
COMPETENTE
BALANCE GENERAL Elaboró : R.Z.F. Supervisó G.C.M
PASIVOS
AUDITORÍA A DICIEMBRE 31 DE 200A

SALDO DIC SALDO DIC 31 AJUSTES Y SALDO DIC

SUMARIAS 31 AÑO AÑO DE RECLASIFICACIONES 31 SEGÚN
ANTERIOR EXAMEN DEBE HABER AUDITORIA
AA OBLIGACIONES FINANCIERAS 97´725.521 137´023.326 137´023.326
BB PROVEEDORES 95´889.437 136´700.969 136´700.969
CC CUENTAS POR PAGAR 38´524.007 29´500.421 29´500.421
DD IMPUESTOS GRAVAM. Y TASAS 3´833.154 4´184.404 4´184.404
EE OBLIGACIONES LABORALES 17´035.740 35´517.659 35´517.659
FF PASIVOS ESTIMADOS Y PROVIS. 1´856.916 2´753.887 2´753.887
GG DIFERIDOS 2´357.430 4´895.673 4´895.673
HH OTROS PASIVOS 5´890.324 6´701.543 6´701.543
II BONOS Y PAPELES COMERC. 36´505.271 70´271.350 70´271.350
TOTALES $ 299´617.800 427´549.232  427´549.232 

Fuente :Balance General

Conclusión:
 Totalizado El Pasivo representa
razonablemente las obligaciones
externas de la empresa

9.7.2.2 Cédulas sumarias o de resumen

Son aquellas que contienen el primer análisis de los datos relativos a uno de
los renglones de las hojas de trabajo y sirven como nexo entre ésta y las
cédulas de análisis o de comprobación.

Las cédulas sumarias normalmente no incluyen pruebas o comprobaciones;

pero conviene que en ellas aparezcan las conclusiones a que llegue el Auditor
como resultado de su revisión y de comprobación de la o las cuentas a la que
se refiere.
 Las cédulas sumarias se elaboran teniendo en cuenta los rubros
correspondientes a un grupo homogéneo, que permita el análisis de manera
más eficiente. Para cada sumaria debe existir un rubro en la Hoja de Trabajo.
Esquema de una cédula sumaria de efectivo:

11 Referencias
INDUSTRIAL ANDINA S.A. cruzadas
CÉDULA SUMARIA
DISPONIBLE
AUDITORÍA A DICIEMBRE 31 DE 2.00A
Elaboró : R.Z.F. Supervisó G.C.M

SALDO DIC SALDO DIC AJUSTES Y SALDO DIC 31

INDICE ANALÍTICAS 31 AÑO 31 AÑO DE RECLASIFICACIONES SEGÚN
ANTERIOR EXAMEN DEBE HABER AUDITORIA
110505 CAJA 80.000 100.000 110510 100.000

111005 BANCOS 278.128 1´688.000 111005 1´688.000

TOTALES 358.128. 1´788.042  1 1´788.042 

$

Fuente : libro Mayor Conclusión:

 Totalizado El disponible representa
razonablemente los recursos
en efectivo de la empresa

9.7.2.3 CÉDULAS ANALÍTICAS O DE COMPROBACIÓN

En estas cédulas se detallan los rubros contenidos en las cédulas sumarias, y

contienen el análisis y la comprobación de los datos de estas últimas,
desglosando los renglones o datos específicos con las pruebas o
procedimientos aplicados para la obtención de la evidencia suficiente y
competente. Si el estudio de la cédula analítica lo amerita, se deben elaborar
sub-cédulas.

En términos generales la cédula analítica es la mínima unidad de estudio,

aunque como se afirma en el párrafo precedente existen casos en los cuales se
hace necesario dividir la analítica para un mejor examen de la cuenta. La
analíticas deben obligatoriamente describir todos y cada uno de las técnicas y
procedimientos de auditoría que se efectuaron en el estudio de la cuenta, pues
en estas cédulas y en las subanalíticas se plasma el trabajo del auditor y son
las que sirven de prueba del trabajo realizado.

En este nivel se ha desarrollado el método deductivo, pues se ha partido de lo

general (los estados financieros) y se ha llegado a lo particular (la cédula
analítica o subanalítica) . Ahora se debe iniciar el método deductivo, es decir,
 partir de lo particular (la cédula analítica o subanalítica) para llegar a lo general
(los estados financieros) y de esta manera emitir una opinión sobre estos
estados tomados en conjunto. Para iniciar el método deductivo es necesario ir
registrando los valores obtenidos en las subanalíticas con las analíticas, los de
las analíticas con las sumarias y las sumarias con las hojas de trabajo. En otras
palabras, realizar el trabajo inverso, hasta llenar completamente las hojas de
trabajo. Cuando se termina de llenar la última hoja de trabajo se ha terminado
el trabajo de campo de la auditoría y se procede entonces a la labor de
evaluación para emitir el dictamen. Es necesario efectuar referencias cruzadas
de los saldos que obtiene el auditor a raíz de su examen, estas consisten el
anotar frente al valor y dentro de un círculo el índice de la cédula a la cual se
traslada el saldo obtenido y en la cédula que lo recibe igualmente anotar el
índice de la cédula de donde procede. Ambos valores deben coincidir
exactamente para que se considere referencia cruzada.
Esquema de una cédula analítica de Bancos:

111005
INDUSTRIAL ANDINA S.A.
CÉDULA ANALÍTICA
BANCOS Elaboró : R.Z.F. Supervisó G.C.M
AUDITORÍA A DICIEMBRE 31 DE 2.00A

SALDO DIC SALDO DIC AJUSTES Y SALDO DIC 31

INDICE SUB-ANALÍTICAS 31 AÑO 31 AÑO DE RECLASIFICACIONES SEGÚN
ANTERIOR EXAMEN DEBE HABER AUDITORIA
11100501 Banco Unido 40.000 300.000  300.000
 11100501
11100502 Banco Andino 200.000 750.000  750.000
 11100502
11100503 Banco del Campo 38.128 638.000  638.000
 11100503
TOTALES 278.128 1´688.000  1´688.000
$ 11

Fuente : Auxiliares de Bancos Conclusión::

 Totalizado El disponible en Bancos representa
 Conciliado razonablemente los recursos en
 Circularizado efectivo de la empresa depositados en
instituciones financieras

9.7.2.4 CÉDULAS SUB-ANALÍTICAS

En algunas cuentas se requiere elaborar cédulas adicionales a las analíticas

para examinar otras cuentas que se desagregan de estas últimas. Tienen
 similitud con la cédulas analíticas pues son la mínima unidad de análisis y en
ellas se deben obligatoriamente describir todas y cada una de las técnicas y
procedimientos de auditoría que se aplicaron en la cuenta. Las pruebas
aplicadas originan documentos que deben indexarse utilizando el índice de la
sub-analítica adicionándole números consecutivos separados por una barra
inclinada. Ejemplo: la reconciliación bancaria del Banco Andino de la cuenta
0008-987-765-09-1 debe llevar en su parte superior como índice 11100502-
01/ 1, la reconciliación de la cuenta 0008-987-766-34-1 del mismo banco
llevará el índice 111005-02/1, de igual manera la cuenta 0008-987-766-89-2
tendrá como índice 111005-03/1. De idéntica manera se procederá con los
restantes documentos que se desprendan del análisis de cada cuenta de este
banco, el índice variará en el número consecutivo que le corresponda.

Esquema de una cédula subanalítica del Banco Andino:

11100502
INDUSTRIAL ANDINA S.A.
CÉDULA SUB-ANALÍTICA
BANCO ANDINO Elaboró : R.Z.F. Supervisó G.C.M
AUDITORÍA A DICIEMBRE 31 DE 2.00A

SALDO DIC SALDO DIC AJUSTES Y SALDO DIC

INDICE CUENTA No. 31 AÑO 31 AÑO DE RECLASIFICACIONES 31 SEGÚN
ANTERIOR EXAMEN DEBE HABER AUDITORIA
11100502-01 0008-987-765-09-1 140.000 550.000  550.000

11100502-02 0008-987-766-34-1 60.000 48.900  48.900

11100502-03 0008-987-766-89-2 151.100  151.100

TOTALES $ 200.000 750.000   750.000

111005
Conclusión:
El disponible en el Banco Andino
representa razonablemente los
Fuente : Auxiliares recursos en efectivo de la empresa
 Totalizado depositados en esta institución
 Conciliado financiera.
 Circularizado
9.8 ORDENAMIENTO Y ARCHIVO

El ordenamiento de los papeles de trabajo deberá ser lógico y ágil, con el objeto
de que su localización resulte fácil para cualquier persona. Los papeles del
expediente continuo de Auditoría se ordenarán y archivarán por grupos o
conceptos, atendiendo los datos o información que contenga. En este
expediente se mantendrán los grupos que sean necesarios.

Los papeles de trabajo "de la Auditoría" tendrán un ordenamiento lógico

siguiendo el del listado de los rubros en las hojas de trabajo. Si éstos lo están
en el orden de presentación de los estados financieros, éste será también el
orden en que se coloquen los papeles de trabajo en el expediente, es decir,
primero los que se refieran a cuentas del Activo, luego los del Pasivo y del
Capital y por último, los referentes a resultados; pero si no es ese el orden en
que están listadas las cuentas en las hojas de trabajo, se prescindirá del orden
del balance para seguir o acatar precisamente el prefijado en las hojas de
trabajo, pues de otro modo se dificultaría la localización de las cédulas.

9.9 ÍNDICES

Para facilitar el ordenamiento y archivo de los papeles de trabajo y su rápida

localización, se acostumbra ponerles una clave a todos y cada uno de ellos en
lugar visible que se escribe generalmente con un lápiz de color denominado
"lápiz de Auditoría".

Esta clave recibe el nombre de índice y mediante él se puede saber de qué

papel se trata y el lugar que le corresponde en su respectivo archivo.

En teoría no importa qué sistema se escoja como índice, pero el elegido debe
proveer un ordenamiento lógico y ser suficientemente elásticos para posibles
modificaciones.

Los principales sistemas de indexación utilizados en Auditoría son los

siguientes:

 Índice Numérico Alfabético: Se le asigna una letra mayúscula a las

cuentas de Activo y dobles letras mayúsculas a las cuentas de Pasivo y
Capital. Las cuentas de Resultado llevarían números arábigos ascendentes.

 Índice Alfabético Doble: A las cédulas sumarias se les asigna una letra
mayúscula, y a las cédulas analíticas dos letras mayúsculas.

 Índice Alfabético Doble Numérico: Es una combinación de los sistemas

Numérico Alfabético y Alfabético Doble. pues se le asigna una letra
mayúscula a las cédulas sumarias de Activo y doble letra mayúscula a las
sumarias de Pasivo y Capital. Las cédulas analíticas se indexan con la letra
o letras de la respectiva sumaria y un número arábigo progresivo. Las
cuentas de Resultados se indexan con números arábigos en múltiplos de 10
en forma ascendente. Este es el sistema de mayor utilización por la facilidad
de su uso y su popularidad a nivel nacional e internacional.
 Índice Numérico: A las cédulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y
Resultados se le asignan números arábigos progresivos y las cédulas
analíticas números fraccionarios. En Colombia resulta muy apropiado usar
como índice numérico el código asignado a las cuentas por el Plan Único de
Cuentas PUC

 Índice Decimal: A las cédulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y

Resultados se le asignan números arábigos en múltiplos de 1000 y a las
cédulas analíticas números arábigos dependientes de los de las sumarias en
múltiplos de 100.

 Índice del Plan Único de Cuentas: Este método consiste en asignar como
índice el código correspondiente a las clases, grupos, cuentas y subcuentas
del Plan Único de Cuentas. El índice de las hojas de trabajo tendría un dígito:
Activo 1; Pasivo 2; Patrimonio 3; Ingresos 4: Gastos 5; Costo de Ventas 6 y
Costos de Producción o de Operación 7. El índice de las cédulas sumarias
tendría dos dígitos: Disponible 11; Inversiones 12; Deudores 13 etc. El
índice de las cédulas analíticas puede tener de 4 a 6 dígitos: Caja 110505,
Bancos 111005, Inversiones en Acciones 120505 etc. Este sistema tiene la
ventaja de no necesitar un documento que explique el significado del índice
por ser suficientemente conocido por todos, pero tiene la gran desventaja
de usar índices con demasiados dígitos en los niveles de cédulas analíticas
y subanalíticas lo que dificulta hacer las referencias cruzadas.

Ejemplo del índice Alfabético Doble Numérico y el índice Numérico:

ÍNDICE ÍNDICE
NOMBRE DE LA CÉDULA TIPO DE ALFABETICO NUMERICO
CÉDULA DOBLE PUC
NUMERICO
Balance General Activo Hoja de Trabajo BG/1 1
Balance General Pasivo Hoja de Trabajo BG/2 2
Balance General Patrimonio Hoja de Trabajo BG/3 3
Estado de Resultados Ingresos Hoja de Trabajo PyG/1 4
Estado de Resultados Egresos Hoja de Trabajo PyG/2 5
Estado de Resultados Costo de Hoja de Trabajo PyG/3 6
Ventas
DISPONIBLE Sumaria A 11
CAJA GENERAL Analítica A1 110505
Caja General Oficina Principal Sub-analítica A1/1 110505-01
Caja General Sucursal A Sub-analítica A1/2 110505-02
CAJAS MENORES (Fondos Fijos) Analítica A2 110510
Caja Menor Oficina Principal Sub-analítica A2/1 110510-01
Caja Menor Sucursal A Sub-analítica A2/2 110510-02
BANCOS Analítica A3 111005
Banco X Cuenta nnnnn1 Sub-analítica A3/1-1 11100501-
01
Banco X Cuenta nnnnn2 Sub-analítica A3/1-2 11100501-
02
Banco Y Sub-analítica A3/2-1 11100502-
01
INVERSIONES Sumaria B 12
ACCIONES Analítica B1 120505
Acciones Z Sub-analítica B1/1 12050501
DEUDORES Sumaria C 13
CLIENTES Analítica C1 130505
Cliente A Sub-analítica C1/1 130505-001
Cliente B Sub-analítica C1/2 130505-002
INVENTARIOS Sumaria D 14
MERCANCIAS NO FABRICADAS POR Analítica D1 1435
LA E.
Articulo M Sub-analítica D1/1 143505-001
Articulo N Sub-analítica D1/2 143505-002
PROPIEDADES PLANTA Y Sumaria E 15
EQUIPOS
TERRENOS Analítica E1 150405
Terreno P Sub-analítica E1/1 150405-01
Terreno Q Sub-analítica E1/2 150405-02
CONSTRUCCIONES EN CURSO Sumaria E2 150805
Construcción W Analítica E2/1 150805-01
CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES Sumaria E3 151605
Edificio R Analítica E3/1 15160501
INTANGIBLES Sumaria F 16
CRÉDITO MERCANTIL Analítica F1 160505
MARCAS Analítica F2 160510
Marca Alfa Sub-analítica F2/1 160510-01
Marca Beta Sub-analítica F2/2 160510-02
DIFERIDOS Sumaria G 17
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Analítica G1 1705
Intereses Sub-analítica G1/1 170505
Seguros y Fianzas Sub-analítica G1/2 170520
VALORIZACIONES Sumaria H 19
DE INVERSIONES EN ACCIONES Analítica H1 190505
OBLIGACIONES FINANCIERAS AA 21
SOBREGIROS BANCO X AA1 21050101
Cuenta nnnnnn1 AA1/1 21050101-
01
Cuenta nnnnnn2 AA1/2 21050105-
05
SOBREGIROS BANCO Y AA2 21050102
PAGARÉS BANCO X AA3 210510-01
PAGARÉS BANCO Y AA4 210510-02
PROVEEDORES BB 22
PROVEEDORES NACIONALES BB1 220505
PROVEEDOR A BB1/1 220505-01
PROVEEDOR B BB1/2 220505-02
PROVEEDOR C BB1/3 220505-03
CUENTAS POR PAGAR CC 23
COSTOS Y GASTOS POR PAGAR CC/1 2335
RETENCION EN LA FUENTE CC/2 2365
IVA RETENIDO CC/3 2367
RETENCIONES Y APORTES DE CC/4 2370
NOMINA
ACREEDORES VARIOS CC/5 2380
IMPUESTOS GRAVÁMENES Y DD 24
TASAS
DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS VFC DD/1 240405
IMPUESTO A LAS VENTAS POR PAGAR DD/2 2408
DE INDUSTRIA Y COMERCIO DD/3 2412
OBLIGACIONES LABORALES EE 25
SALARIOS POR PAGAR EE/1 2505
CESANTÍAS CONSOLIDADAS EE/2 2510
INTERESES SOBRE CESANTÍAS EE/3 2515
PRIMA DE SERVICIOS EE/4 2520
VACACIONES CONSOLIDADAS EE/5 2525
INDEMNIZACIONES LABORALES EE/6 2540
PASIVOS ESTIMADOS Y FF 26
PROVISIONES
CESANTÍAS FF1 201005
INTERESES SOBRE CESANTÍAS FF2 201010
VACACIONES FF3 201015
PRIMA DE SERVICIOS FF4 201020
CAPITAL SOCIAL GG 31
SUPERAVIT DE CAPITAL GG1 32
RESERVAS GG2 33
REVALORIZACIÓN DEL GG3 34
PATRIMONIO
RESULTADOS DEL EJERCICIO GG4 36
RESULTADOS DE EJERCICIOS GG5 37
ANT.
SUPERAVIT POR GG6 38
VALORIZACIONES

9.10 MEMORANDOS

Los memorandos son documentos que el Auditor redacta para complementar la

ejecución de ciertos trabajos o para resumir la información que contienen las
planillas o cédulas de detalles.

Uno de los memorandos más importantes en la auditoría es el memorando de

operaciones, el cual se usa para hacer explicaciones generales de los aumentos
y disminuciones de las cuentas del Balance General y del Estado de Resultados,
durante el año que se auditan en comparación con las mismas cuentas del año
anterior.
9.11 MARCAS DE AUDITORIA

Todo hecho, técnica o procedimiento que el Auditor efectúe en la realización

del examen debe quedar consignado en la respectiva cédula (analítica o
subanalítica generalmente), pero esto llenaría demasiado espacio de la misma
haciéndola prácticamente ilegible no solo para los terceros, sino aún para el
mismo Auditor.

Para dejar comprobación de los hechos, técnicas y procedimientos utilizados

en las cédulas o planillas, con ahorro de espacio y tiempo, se usan marcas de
Auditoría, las cuales son símbolos especiales creados por el Auditor con una
significación especial.

Por ejemplo al efectuar una reconciliación bancaria, los cheques pendientes de

cobrar y las consignaciones bancarias deben ser cotejadas con el libro de
bancos para comprobar que están bien girados y elaboradas, en cuanto al
importe, número, fecha, beneficiario, número de cuenta etc. Cada uno de los
cheques y consignaciones cotejadas debe tener una descripción de lo realizado.
En lugar de escribir toda esta operación junto a cada cheque y consignación, se
utiliza un símbolo o marca de comprobación, cuyo significado se explica una
sola vez en el lugar apropiado de la cédula a manera de convención detallando
todo el procedimiento realizado.

Para las marcas de Auditoría se debe utilizar un color diferente al del color del
texto que se utiliza en la planilla para hacer los índices. Las marcas deben ser
sencillas, claras y fáciles de distinguir una de otra. El primer papel de trabajo
del Archivo de la Auditoría debe ser la cédula de la Marcas de Auditoría.
ESQUEMA DE MARCAS DE AUDITORIA

AUDITORES ANDINOS LTDA.

CLIENTE: AUDITORIA A:

MARCA SIGNIFICADO

¥ Confrontado con libros

§ Cotejado con documento

µ Corrección realizada

¢ Comparado en auxiliar

¶ Sumado verticalmente

© Confrontado correcto

^ Sumas verificadas

« Pendiente de registro

Ø No reúne requisitos

S Solicitud de confirmación enviada

SI Solicitud de confirmación recibida inconforme

SIA Solicitud de confirmación recibida inconforme

pero aclarada
SC Solicitud de confirmación recibida conforme

 Totalizado

 Conciliado

 Circularizado
 Inspeccionado

9.12 PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo son la fundamentación de la opinión del Auditor en su

dictamen y por tanto respaldan el trabajo realizado por el mismo y tienen una
utilización que va más allá de la Auditoría del período en que estos se
realizaron, pues son origen de la información para futuras Auditorías, bien sea
que las realice el mismo Contador Público u otro colega.

Por la importancia y la responsabilidad que revisten para el Auditor, los papeles

de trabajo son de su propiedad, pero deben estar disponibles para ser exhibidos
en cualquier momento a las autoridades, al cliente o al colega que se haga cargo
de las Auditorías posteriores.
Estos papeles de trabajo están protegidos por el secreto profesional y solo
pueden ser exhibidos en los casos previstos por la confidencialidad del Código
de Ética profesional. El tiempo que debe mantenerlos en su poder el Auditor es
de cinco años.