2 La Administración y La Planeación
2 La Administración y La Planeación
2 La Administración y La Planeación
1.- LA ADMINISTRACIÓN
La administración es una de las actividades humanas más importantes, encargada de
organizar y dirigir el trabajo individual y colectivo efectivo en términos de objetivos.
A medida que la sociedad, empezó a depender crecientemente del esfuerzo grupal y que
muchos grupos organizados tienden a crecer, la tarea de los administradores se hace
muchos más importante, motivo que nos lleva a realizar un estudio de la asignatura de
administración general.
“El desarrollo de un país es cuestión de administración”
1.1.- Origen
La administración aparece desde que el hombre comienza a trabajar en sociedad. El
surgimiento de la administración es un acontecimiento de primera importancia en la
historia social en pocos casos, si los hay, una institución básicamente nueva, o algún
nuevo grupo dirigente, han surgido tan rápido como la administración desde principios
del siglo. Pocas veces en la historia de la humanidad una institución se ha manifestado
indispensable con tanta rapidez. La administración que es el órgano específico encargado
de hacer que los recursos sean productivos, esto es, con la responsabilidad de organizar
el desarrollo económico, refleja el espíritu esencial de la era moderna. Es en realidad
indispensable y esto explica por qué, una vez creada, creció con tanta rapidez.
El ser humano es social por naturaleza, por ello tiende a organizarse y cooperar con sus
semejantes. La historia de la humanidad puede describirse a través del desarrollo de las
organizaciones sociales partiendo en la época prehispánica por las tribus nómadas, donde
comienza la organización para la recolección de frutas y la caza de animales, y después
con el descubrimiento de la agricultura da paso a la creación de las pequeñas
comunidades.
Si pudiéramos repasar toda la historia de la humanidad encontraríamos que, los pueblos
antiguos trabajaron unidos en organizaciones formales (ejemplo los ejércitos griegos y
romanos, la iglesia católica romana, la compañía de las indias orientales, etc.). También
las personas han escrito sobre cómo lograr que las organizaciones sean eficaces y
eficientes, mucho antes de que el término “administración” hubiera aparecido y se hubiera
definido.
Las sociedades se han ido transformando, ya que durante siglos se caracterizaron por
poseer formas predominantes agrarias, donde la familia, los grupos informales y las
pequeñas comunidades eran importantes.
Posteriormente, éstas se transformaron en otras de tipo industrial, impulsadas por la
Revolución Industrial y caracterizadas por el surgimiento y desarrollo de las grandes
organizaciones y centros industriales.
El cuerpo sistemático de conocimientos sobre la administración se inicia en plena
revolución Industrial, en el siglo XIX, cuando surgieron las grandes empresas que
requerían de nuevas formas de organización y prácticas administrativas. La empresa
industrial a gran escala era algo nuevo.
Administración General es el nombre genérico de esta asignatura, la cual se define como
“el proceso administrativo aplicado al acrecentamiento y conservación del esfuerzo,
los conocimientos, la experiencia, las habilidades, la salud, etc.; del elemento
humano para el bien de la organización, de él mismo y del país en general”.
En la actualidad es necesario el estudio de la Administración –desde el hogar hasta los
distintos niveles de la formación escolar como ya lo aconsejaba Fayol, porque todos los
organismos sociales buscan la eficacia del esfuerzo humano sobre los demás recursos que
utilizan para el logro de sus objetivos institucionales.
Por tal motivo, te vamos a proporcionar información previa sobre la Administración, pero
antes permítenos decirte que el ámbito de acción de la Administración es la empresa,
entendida ésta como “la unidad social de producción y/o de servicio constituida por una
pluralidad de personas, entre las que aportan bienes, conocimientos técnicos y fuerza de
trabajo para producir satisfactores que beneficien a la colectividad, y cuyo
funcionamiento deberá estar sujeto a las leyes del país donde se erija”.
https://www.redalyc.org/pdf/4259/425942331004.pdf
Los sumerios, por su parte, registraban en tablillas de arcilla muchas de las actividades que
realizaban, incluidas sus transacciones comerciales. También practicaron la estratificación
laboral: había maestros artesanos, obreros y aprendices.
En el antiguo Egipto los faraones eran la autoridad y querían construir enormes edificaciones,
por lo que debieron delegar tareas de dirección de personal en otros; de esta forma, unos pocos
dirigían a grandes masas de trabajadores. Algo similar ocurría con la tarea de recaudación de
impuestos.
En la antigua China también hubo necesidad de aplicar estos principios. Alrededor del 1100 a.
C. se escribió la Constitución de Chow, que servía de guía para conocer las tareas que debían
cumplir los sirvientes. Esto puede considerarse como un antecedente de la definición de
funciones.
Los grandes filósofos griegos también dejaron constancia escrita de sus esfuerzos por mejorar
ciertos procesos humanos. Por ejemplo, ellos notaron que la producción de alimentos mejoraba
si se seguían métodos y se cumplían plazos.
Varios filósofos de los que escribieron algo relacionado con esto fueron los siguientes:
– Sócrates
Habló del conocimiento técnico y de la experiencia como cuestiones separadas.
– Platón
Habló de la especialización en tareas, aunque no con ese nombre.
– Aristóteles
Filosofó sobre el estado perfecto de las cosas.
– Pericles
Aportó varios de los principios fundamentales de la administración y de la selección de personal.
A la Antigua Roma también se le deben aportes en este campo, como la clasificación de las
empresas en públicas, semipúblicas y privadas. Y en el siglo II d. C. la Iglesia católica estableció
una estructura jerárquica con objetivos y doctrina.
La popularidad de los números árabes entre los siglos V y XV también contribuyó a mejorar los
procesos de intercambio comercial, y dio pie a la aparición de disciplinas como la contabilidad.
En la Edad Media el sistema feudal descentralizó el poder, lo cual trajo consigo problemas de
gobierno y de negocio.
El feudalismo cambió las estructuras del poder; muchos siervos se volvieron trabajadores
independientes y muchos artesanos se convirtieron en patrones. También aparecieron gremios,
que son los antecedentes de los sindicatos, y los libros contables.
La forma de trabajo de los mercaderes de Venecia vio nacer dos figuras que hoy siguen siendo
importantes: la asociación y la sociedad en comandita.
Por otro lado, el principio de unidad de mando de la milicia y algunos términos de las
operaciones propias de la milicia, se adoptaron en el mundo organizacional: estrategia, logística,
reclutamiento, entre otros.
Administración y modernidad
En esta nueva fase de la administración, Maquiavelo saca a relucir ideas que se aplicarían en la
administración contemporánea:
– Cuando los miembros de una organización manifiestan sus problemas y los resuelven, se
avanza hacia su estabilidad.
– La organización debe conservar algunos rasgos culturales y estructurales desde su origen, sin
importar el tiempo y los cambios que trascurran.
Estos principios, junto con la experiencia acumulada hasta entonces en materia empresarial,
guiaron las tareas administrativas durante la Revolución Industrial. En esta época surgió la
producción en serie y se hizo patente la necesidad de la especialización de los obreros.
De hecho, fue en el siglo XIX cuando aparecieron las primeras publicaciones científicas sobre la
administración. Pero a finales del siglo XX, el desarrollo de la sociedad fue acelerado en vario
ámbitos y exigió el refinamiento y la mejora de los procesos administrativos.
De igual forma, los avances en campos como la ingeniería, la sociología, la psicología y las
relaciones industriales, incidieron en que la administración fuera evolucionando.
“La Administración es el arte o técnica de dirigir e inspirar a los demás, con base
en un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana” (J.D. Mooney).
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1.3.- La administración como ciencia, técnica y arte.
A continuación, analizamos las relaciones que existen entre la Administración y otras
ciencias.
Entre la Administración y las Ciencias Sociales existen numerosos puntos de contacto
que de algún modo deben tratar especialistas de una y otra disciplinas, con mayor razón
en tanto que la Administración, como aportación reciente al campo de la ciencia y de la
técnica, enfrenta diversos problemas que antes resolvían los científicos sociales. Por
ejemplo: lo que hoy es un elemento básicamente administrativo, en otros tiempos se
consideró parcialmente económico, sociológico o psicológico. La Administración tiene
un carácter eminentemente social, ya que toda la sociedad necesita de los medios
técnicos de la Administración para el correcto desarrollo de su función, y observamos que
durante los primeros años de su estructuración la mayor parte de los principios que utilizó
se tomaron de la Sociología, la Psicología y la Economía. En conclusión, prácticamente
es imposible estudiar la Administración sin tener un conocimiento previo de las Ciencias
Sociales.
El Derecho forma parte de la estructura necesaria en que descansa lo social. Sólo sobre
la base de una justicia establecida por el Derecho esta estructura queda firmemente
asentada. Una sociedad sin Derechos es inconcebible aún para la Administración privada.
Un organismo social únicamente puede administrarse cuando es posible exigir
determinadas acciones de los demás, ya sea que éstas hayan sido impuestas por la ley o
que se deriven inmediatamente de un convenio. Desde este punto de vista, la
Administración está relacionada intrínsecamente con el Derecho, pues la estructura
jurídica de la organización productiva es la base para la actuación administrativa.
La relación entre la Administración y la Economía es muy estrecha, sobre todo en
cuanto al fin económico que persigue la empresa productiva.
Desde esta perspectiva, muchas de las acciones administrativas deberán sustentarse en la
ciencia económica, ya que uno de los objetivos fundamentales del esfuerzo coordinado y
conducido dentro del organismo social es la producción de beneficio económico.
Entre la Administración y la Psicología existe una relación de suma importancia, como
es el caso del desarrollo de las modernas teorías de
Administración, donde la Psicología ha hecho aportes valiosos en el manejo y control de
la conducta humana, haciendo énfasis en la necesidad de cooperación que debe darse
entre los miembros de la organización hacia los estratos administrativos y directivos. Ello
plantea el problema de la Psicología y la Administración en términos del éxito que se
alcance como resultado de la cooperación, o la falta de ella, dentro de la empresa
productiva y su relación con el elemento de coordinación que debe mantener la
Administración.
https://www.redalyc.org/pdf/4259/425942331004.pdf
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- Revisión crítica
- Establecimiento de los resultados
- Compromiso y contribución
- Mejorar las funciones
- Evaluación del desempeño
- Motivación
Por lo general un programa de la APO tiene cuatro componentes:
2.- LA PLANEACIÓN
2.1.- Conceptos de planeación
La planeación es un proceso que comienza con el establecimiento de objetivos; define
estrategias, políticas y planes detallados para lograrlos, es lo que establece una
organización para poner en práctica las decisiones, e incluye una revisión del desempeño
y retroalimentación para introducir un nuevo ciclo de planeación
La naturaleza de la Planeación.
La naturaleza esencial de la Planeación se resalta al examinar sus cuatro aspectos
principales:
1) La contribución de la Planeación a los propósitos y objetivos.-Cada plan y todos sus
planes de apoyo deben contribuir al logro del propósito y los objetivos de la empresa.
2.- La planeación esta siempre orientada hacia el futuro: la planeación se halla ligada
a la previsión, aunque no debe confundirse con esta. En el fondo, la planeación es una
relación entre tareas por cumplir y el tiempo disponible para ello, el aspecto de
temporalidad y de futuro se encuentra implícito en el concepto de planeación. Dado que
el pasado ya no es y el presente deja de ser, la planeación debe preocuparse por el futuro.
6.- La planeación es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que
forma parte de otro mayor: el proceso administrativo. Dado que la planeación se proyecta
hacia el futuro, debe ser suficientemente flexible para aceptar ajustes y correcciones, a
medida que se vaya ejecutando. La planeación debe ser iterativa, pues supone avances y
retrocesos, alteraciones y modificaciones, en función de los eventos e inesperados que
ocurran en los ambientes interno externo de la empresa o de la unidad.
8.- La planeación es una función administrativa que interactúa con las demás: está
estrechamente ligada a las demás funciones – organización, dirección y control -, sobre
las que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de
la organización.
Ambos diagnósticos deberán reflejar el problema o situación que se quiera cambiar, las
necesidades que queremos atender y las condiciones que tenemos para modificar la
situación. Se deberá tener en cuenta cual es la situación deseada.
- Objetivos anuales u operativos.
Los objetivos son parte central del proceso de planificación, porque definen los propósitos
del trabajo anual. Estos deben ser realistas y coherentes con los recursos viables de
realizarse en un año, y deben expresar los cambios o beneficios que se irán obteniendo en
la ejecución parcial o total de los objetivos estratégicos determinados en el Proyecto
Educativo Institucional (PEI)
Una actividad es una acción necesaria para transformar los recursos (humanos,
materiales, físicos, tecnológicos, y uso del tiempo) dados en resultados planificados
dentro de un periodo de tiempo determinado. En este caso, la actividad tiene por objeto
identificar las tareas básicas por medio de las cuales se cumplirán las metas y los objetivos
estratégicos.
- Recursos.
Cada actividad implica la movilización de recursos humanos, financieros, materiales,
tecnológicos y de tiempo.
- Evaluación.
La evaluación consiste en observar y registrar como anda lo programado, si se detectan
contratiempos y como estos pueden ser reorientados para la toma de decisiones en el
cumplimiento de los objetivos propuestos. Para el monitoreo, se recomienda identificar
indicadores que permitan evaluar el proceso de ejecución.
* Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes específicos
subsecuentes.
- Operativos:
Los planes operativos constituyen el apoyo necesario de los planes estratégicos porque
atienden su aplicación a corto plazo. Se orientan a actividades específicas asignando
recursos y definiendo estándares de actuación. Un plan operativo es disminuir 10% la
rotación del personal poniendo en marcha programas de capacitación, implementación de
sistemas de incentivos y otorgamiento de prestaciones.
- Planes de negocio:
Los diferentes planes se pueden ejecutar apropiadamente en los siguientes períodos:
- Planes de contingencia
Es un conjunto de medidas de carácter organizativo, técnico y humano que tiene como
principal finalidad la continuación del negocio o establecer cómo actuar cuando ocurren
situaciones extraordinarias y/o en que existe algún tipo de riesgo.
Ha de tener en cuenta tanto los recursos materiales, como los recursos humanos
necesarios para llevar a cabo las medidas de que se trate, atribuyendo responsabilidades,
roles, implicaciones y protocolos de actuación.
Requiere, por tanto, que se haya realizado un previo análisis de riesgo. Y, puesto que la
empresa es un ente dinámico y las situaciones cambian, será objeto de revisiones
periódicas para que pueda aplicarse eficientemente en una situación real, realizándose las
oportunas modificaciones.
- Las medidas preventivas de la situación de riesgo de que se trate, forman parte del
denominado plan de respaldo.
- Las medidas encaminadas a reducir los efectos adversos de la producción de la
contingencia componen el plan de emergencia.
- Y, por último, las medidas encaminadas a la restauración de la situación al estado
anterior al acaecimiento de la contingencia, se integran dentro del plan de
recuperación.
- Diagramas de flujo
- Manuales de políticas y objetivos
- Gráficas de Gantt
- Ruta crítica o Método de Camino Crítico
- Técnica de Revisión y Evaluación de Programas (PERT)
Todas estas técnicas de igual manera sirven para el control. (UNAM, 2014)
Debido a la relativa facilidad con la que se puede crear, esta herramienta es utilizada por
casi todos los directores de proyectos, ya que le permite realizar una representación
gráfica del progreso del proyecto, pero también es un excelente medio de comunicación
entre las personas que estén involucradas en el proyecto.
Mencionaremos algunos de los ejemplos de estos recursos citados en los libros del autor
Agustín Reyes Ponce de su libro Administración Moderna y de ROBBINS P., Stephen y
COULTER.
TÉCNICA
HERRAMIENTA
Existen tantas técnicas, así como formas diversas de planes, pero las más utilizadas son
los manuales, diagramas de proceso, diagrama de Gantt, diagrama de carga y punto de
equilibrio.
PRONÓSTICOS
Son predicciones de futuros, dos de las predicciones más comunes son los ingresos
futuros y los nuevos adelantos tecnológicos. Sin embargo cualquier componente del
entorno general y específico de la organización puede ser sujeto a pronósticos.
- Cualitativas. Utilizan el juicio de conocedores se usa cuando los datos son difíciles
de conseguir.
- Cuantitativas. Aplican un conjunto de reglas matemáticas para predecir datos
futuros.
Conozcamos ahora los diferentes tipos de manuales utilizados en las compañías:
- Manuales de políticas
- Manuales departamentales
- Manuales del empleado o bienvenida
- Manuales de organización
- Manuales de procedimientos
- Manuales diversos
DIAGRAMA DE PROCESO
Los sistemas de simplificación del trabajo los basaron en estudios de movimientos, fueron
inicialmente usados en las labores del taller porque en ellas es más clara su aplicación.
Las preguntas “qué, quién, dónde, cuándo, cómo, cuánto y por qué” pueden ayudar a
encontrar cambios y mejoras factibles, de gran valor.
No debemos dar nada por hecho, ya que cada paso debe ser preguntado e investigado
DIAGRAMA DE GANTT
Consiste en una matriz de doble entrada en la cual se anotan las diferentes actividades a
seguir del proyecto, además de las columnas donde se especifica el tiempo.
Herramienta para encontrar las mejores características, procesos, y servicios del producto
que sea posible, a efecto de usarlos como mejora de los productos y servicios de la
organización.
DIAGRAMA DE CARGA
Este funciona exactamente igual que el diagrama de Gantt, solo que ente incluimos
simbología que indica algún retardo o anomalía.
Las barras gruesas indican la tarea que se pretende señalar y las líneas delgadas el
porcentaje realizado.
PUNTO DE EQUILIBRIO
Es el punto de actividad de una organización en la cual los ingresos totales son iguales a
los costos totales. Es decir no existe utilidad ni perdida.
Podemos ver a partir de cuándo la empresa podrá generar utilidades, así como conocer la
viabilidad de un proyecto, y si nuestra demanda supera nuestro punto de equilibrio.
La función de estas técnicas y herramientas es realizar un análisis interno y externo para
entender el entorno en el que se están desenvolviendo las estrategias de la organización.
EVALUACIÓN