PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA

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TABLA DE CAMBIOS
Fecha Cambio Descripción
Se modifica la estructura y las actividades para la ejecución de la
19/09/2014 x
auditoria interna.
x Se actualiza procedimiento de acuerdo a los cambios de la ISO
04/04/2016
9001:2015 y se incluye las auditorias de control.

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para el correcto desarrollo de las auditorías internas y de

control interno en Intenalco Educación Superior.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los procesos de la Institución.

3. DEFINICIONES

Auditoria de Calidad: Proceso sistemático, independiente y documentado, llevado a

cabo con el fin de obtener evidencia y evaluarla de manera objetiva para determinar la
extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.

Auditado: Persona u organización responsable del área a la cual se realiza la auditoria

de calidad.

Auditor: Persona calificada para realizar auditorías de calidad e independiente de la

actividad auditada.

Correctivo: Acción tomada sobre las consecuencias en el momento en el que ocurre

un problema.

Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

detectada u otra situación indeseable.
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Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar las causas de no conformidades

potenciales para prevenir su ocurrencia.

Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

Información que se puede comprobar que es verdadera, basada en hechos obtenidos a
través de la observación medición, ensayo u otros medios.

Hallazgo: No conformidades, observaciones y/o fortalezas encontradas durante el

proceso de auditoría interna. Resultados de la evaluación de la evidencia objetiva
recopilada frente al conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como
referencia.

Observación: Situación que potencialmente puede afectar el sistema de gestión de

calidad.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito especificado.

Registro: Documento que representa resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas.

Riesgos: Efecto de la incertidumbre. Es la posibilidad que suceda algún evento que

tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o del proceso. Se expresa en
términos de probabilidad y consecuencias.

4. CONDICIONES GENERALES

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4.1 OBJETIVOS DE LAS AUDITORIAS

 Evaluar la eficacia del Sistema Integrado de la Calidad y el cumplimiento de los

objetivos propuestos de la institución.
 Determinar la conformidad del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad de
INTENALCO con respecto a los requisitos de la norma ISO 9001, NTC GP 1000 y
MECI, del cliente, de ley, y de la organización.
 Proporcionar a los responsables de los procesos auditados la oportunidad de
mejoramiento.
 Velar por la disciplina y permanencia del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad
 Verificar el cumplimiento de las actividades desempeñadas en los procesos a través
de las auditorias de control.

4.2 REQUISITOS DEL AUDITOR

Son auditores los colaboradores que demuestren ser competentes en la educación,

formación, experiencia, características y habilidad necesarias para llevar a cabo
auditorías internas de calidad de INTENALCO.

La siguiente tabla describe las competencias definidas como requerimiento para

garantizar la idoneidad del personal que participa como auditor interno.

REQUISITOS DEL AUDITOR INTENALQUINO

FORMACIÓN
EXPERIENCIA
EDUCATIVOS Fundamentos de la NTCGP
Mínimo un Año de vinculación
Mínimo haber terminado y 1000.
con la Institución o experiencia
aprobado el Bachillerato Cursos de formación como
de una auditoría interna.
auditor interno de calidad
HABILIDADES
Planificación y organización del trabajo
Puntualidad y buen manejo del tiempo
Recopilar y organizar información a través de entrevistas, escuchando, observando
Revisar documentos y registros
Capacidad para concluir con base en información fiable y exacta.
Buena redacción y habilidad en la preparación de informes.
Comunicación eficaz y habilidades lingüísticas.
Mantener la confidencialidad y seguridad de la información
Habilidades del auditor (ver NTC 19011)
Haber presentado y aprobado la evaluación para auditores internos de la institución o estar
certificado como auditor interno por un ente certificador.

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Se forma y se actualiza los auditores internos de acuerdo a los requerimientos de NTC

ISO 19011 y los de la institución.

Los auditores deben contar con el principio de la confidencialidad y no divulgar la

información suministrada por la institución, ni los hallazgos detectados en la auditoría
interna y auditoria de control.

La auditoría a distancia se llevara a cabo siempre y cuando se cumplan con las

condiciones tecnológicas adecuadas, y de acuerdo a la importancia del proceso a
auditar.

Las listas de chequeo son opcionales y no son de uso obligatorio para el proceso de
auditoría.

4.3 PROGRAMA DE AUDITORÍAS AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

CONSECUTIVO
OBJETIVO (definir el logro o logros que se desean obtener del conjunto de auditorías)
ALCANCE (definir el radio de acción del programa de auditoría; incluye ubicación, tiempo de inicio, duración)
CRITERIOS (Documentos y requisitos específicos, necesarios para lograr el objetivo de esta auditoría)
AUDITOR LIDER (Persona que dirige la auditoria)
N
Proceso Líder Fecha Horario Equipo Auditor
°
Quien toma decisiones en el Quien dirige la auditoría
Nombre del proceso
proceso
Reunión de Apertura:
Reunión de Cierre:
OBSERVACIONES

4.4 PLAN DE LA AUDITORÍA INTERNA

PLAN DE AUDITORÍA INTERNA

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AUDITOR LIDER Quien dirige la auditoría

AUDITORES Grupo de auditores que acompaña el proceso

OBJETIVO DE LA (definir el logro que se desean obtener de la auditoría)

AUDITORIA
ALCANCE DE LA (definir el radio de acción de la auditoría; incluye ubicación, tiempo de inicio, duración)
AUDITORIA
CRITERIOS DE LA (Documentos y requisitos específicos, necesarios para lograr el objetivo de esta auditoría)
AUDITORIA

TECNICAS APLICADAS (Técnica que se emplea en la auditoria, entrevista, observación)

FECHA HORARIO PROCESO AUDITADO NOMBRE DEL AUDITADO

Día de la Tiempo de la
Proceso que se va a auditar Líder del proceso auditado
auditoria auditoria
REUNION DE FECHA: Fecha de HORA: Hora de reunión LUGAR: Sitio donde se realiza la reunión de
APERTURA reunión apertura
REUNION DE FECHA: HORA: LUGAR: Sitio donde se realiza la reunión de cierre
CIERRE
OBSERVACIONES: FIRMA AUDITOR LIDER:
FIRMA APROBACION DEL PROCESO:

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

 PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS

 LISTA DE VERIFICACION
 INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

6. DETALLE DE ACTIVIDADES

No. DOCUMENTOS Y
DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD RESPONSABLE CONTROLES REGISTROS
RELACIONADOS
PLANIFICACIÓN-PROGRAMACIÓN JEFE DE GMC-FRT-01
Elaboración del programas de PLANEACION “Programa de
Auditorías Internas de Calidad o de JEFE DE auditorías
1 control interno:, el cual se diseña de CONTROL internas”
acuerdo con las necesidades de la INTERNO
institución educativa, teniendo en PROFESIONAL
cuenta que se auditen los numerales UNIVERSITARIO-
de la norma NTC-ISO 9001, NTC GP CALIDAD
1000 y considerando:
 Criterios de la auditoria.
 Equipo auditor competente.
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No. DOCUMENTOS Y
DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD RESPONSABLE CONTROLES REGISTROS
RELACIONADOS
 Auditado.
 Fecha.
 Recursos.
 Riesgos de auditoria.
 Procesos a auditar: Estos se
determinan de acuerdo a:
 Estado e importancia de los
procesos.
Programa de
 Procesos que hayan tenido no
auditorías
conformidades mayores en el
internas o de
ciclo anterior.
control de
 Procesos que hayan tenido el
vigencias
mayor número de no
anteriores
conformidades en el ciclo
anterior.
 Procesos que se hayan visto
afectados por cambios en el
SIGC.
 Solicitudes específicas de
rectoría o un responsable de
proceso.
 Auditorias de control de
procesos.
 Auditar por lo menos una vez
al año todos los procesos de la
organización.

NOTA: En algunas oportunidades

pueden realizarse auditorías
independientemente del programa de
las auditorias, cuando se identifican no
conformidades o problemas
sistemáticos en actividades que inciden
en el Sistema Integral de Gestión de la
Calidad o afectan el rendimiento de los
procesos (auditorias de control), en
estos casos se realizan con aprobación
de la rectoría.

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No. DOCUMENTOS Y
DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD RESPONSABLE CONTROLES REGISTROS
RELACIONADOS
ASIGNACIÓN DE AUDITORES
INTERNOS JEFE DE
PLANEACION
Asignar el auditor líder y equipo auditor JEFE DE Competencias
2 para la auditoría específica, teniendo CONTROL de auditores
en cuenta la evaluación de los INTERNO internos
auditores y experiencia de los mismos. PROFESIONAL
UNIVERSITARIO-
CALIDAD

AUDITOR LÍDER
JEFE DE
IDENTIFICACION DE RIESGOS PLANEACION
3 JEFE DE Programa de
Identificación de los riesgos que CONTROL auditorías internas
pueden afectar el ciclo de auditorías y INTERNO
la correcta ejecución de la misma. PROFESIONAL
UNIVERSITARIO-
CALIDAD
PLANIFICACIÓN-PREPARACIÓN
Comprende las siguientes actividades:
 Envío de comunicado interno o
programa de auditorías en el cual se
le indique el día, la hora y los
requisitos que se auditarán, mínimo Plan de
AUDITOR LÍDER auditorías
con cinco (5) días de anticipación.
JEFE DE vigencia
 Realizar el plan de auditoría
PLANEACION anterior. Comunicado
definiendo el objetivo y el alcance de
JEFE DE interno.
la auditoría, los criterios, proceso y
CONTROL Programa de
personal a auditar, requisitos y
INTERNO auditorías internas
actividades a tener en cuenta con
PROFESIONAL Lista de chequeo.
sus fechas de realización
UNIVERSITARIO-
 Definición del objetivo y el
4 CALIDAD
alcance de la auditoría.
 Revisión de documentos
relevantes del sistema Integral de
gestión de la calidad necesarios para
el desarrollo de la auditoria.
 Revisión de no conformidades
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No. DOCUMENTOS Y
DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD RESPONSABLE CONTROLES REGISTROS
RELACIONADOS
u observaciones de auditorías
previas al proceso que no se hayan
cerrado.
 Descripción de los aspectos
que se consideren importantes a
verificar durante el desarrollo de la
auditoria.
 Definir la metodología de
trabajo y comunicación.
 Alistamiento de la Lista de
Chequeo para la ejecución de la
auditoría.
REVISIÓN DEL PROGRAMA DE JEFE DE
AUDITORIAS PLANEACION
5 JEFE DE
Programa de
Revisar el programa de auditoría CONTROL
auditorías internas
elaborado, realizando las correcciones INTERNO
necesarias, en caso de que se PROFESIONAL
presenten, para proceder a su UNIVERSITARIO-
aprobación. CALIDAD
REUNIÓN DE APERTURA
El auditor LIDER (o auditores) inicia la
auditoria en la fecha y hora acordada
realizando la reunión de apertura con
los responsables de atender la
auditoria; ésta reunión tiene como Asistencia
6 propósito: reunión de
 Exponer el alcance, criterios y AUDITOR LIDER apertura
los objetivos de la auditoria. PROFESIONAL
 Informar sobre los métodos UNIVERSITARIO-
Acta
que van a ser utilizados en la CALIDAD
realización de la auditoria.
 Confirmar los recursos que se
deben proporcionar durante la
auditoria.
 Confirmar las fechas y horas
de la realización de la auditoria.
 Presentar el equipo auditor y el
personal auditado.
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No. DOCUMENTOS Y
DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD RESPONSABLE CONTROLES REGISTROS
RELACIONADOS
 Reconfirmar el programa de
auditoría.
 Aclarar dudas e inquietudes.
 Acordar la hora, fecha y lugar
para la reunión de cierre.
Los principales comentarios derivados
de esta reunión se consignan en el
Acta.
EJECUCIÓN- Trabajo de Campo.
Auditoría en el Sitio: Mediante las
entrevistas con los dueños de
procesos, la observación directa del
desarrollo de las actividades, la
verificación de registros (reportes e
informes, resultados de las mediciones,
acciones correctivas), revisión de
resultados de desempeño de los
procesos, análisis del comportamiento
de los indicadores de gestión
7 establecidos, etc., el auditor reúne las Registros de
evidencias objetivas que permiten hallazgos
evidenciar el objetivo de la auditoria.
Lista de chequeo
EQUIPO Informe de
El auditor debe verificar y /o comprobar
AUDITOR auditoría por
el desarrollo de las actividades
proceso
previstas y/o planificadas, y que se
estén adelantando planes, acciones,
orientadas al mejoramiento del
desempeño del sistema Integrado de
gestión de calidad y de las actividades
desempeñadas en los procesos.

El análisis en profundidad de las

evidencias obtenidas, frente a los
criterios de auditoría aplicados,
permite determinar la existencia o no
de desviaciones (hallazgos, no
conformidades), que en el caso de
presentarse, constituyen oportunidades
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No. DOCUMENTOS Y
DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD RESPONSABLE CONTROLES REGISTROS
RELACIONADOS
de mejoramiento.

Las no conformidades encontradas se

documentan, detallando la información
relevante de las evidencias
recolectadas para este hallazgo. La
objetividad en el análisis y
presentación de las no conformidades
es clave para la adopción e
implementación de acciones
correctivas efectivas.
Finalizada la etapa de recolección de
las evidencias objetivas, el equipo
auditor se reúne para hacer el balance
final de los resultados, determinar los
hallazgos que constituyen
cumplimiento o incumplimiento en la
gestión, y preparar las conclusiones
de la auditoria.

Los auditores registran sus hallazgos

en la lista de chequeo y/o informe por
proceso.
EVALUACIÓN DE AUDITORES

Se evalúa los auditores internos por

8 parte de personal auditado, teniendo PERSONAL Evaluación de
en cuenta los ítems establecidos en el AUDITADO auditores internos
formato de evaluación.

PRESENTACIÓN DE NO Lista de chequeo.

CONFORMIDADES: Las No
conformidades encontradas se Informe de
registran y se presentan al EQUIPO auditoría interna
representante del área auditada, con el AUDITOR por proceso.
fin de solucionar cualquier discrepancia
o divergencia de opinión al respecto. Seguimiento a las
En el caso en que por alguna Seguimiento acciones.

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No. DOCUMENTOS Y
DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD RESPONSABLE CONTROLES REGISTROS
RELACIONADOS
circunstancia muy eventual, dichas de acciones
diferencias finalmente no se correctivas en
9 solucionen, éstas se registran en el vigencias
informe de auditoría. anteriores.
Las conclusiones de la auditoria se
elaboran y presentan en el registro
informe de Auditoría, en el cual
también se destacan los aspectos
relevantes del desempeño, al igual que
las oportunidades de mejoramiento que
se sustentan en las no conformidades
encontradas.
REUNIÓN DE CIERRE: Constituye la
fase final del desarrollo de cada
auditoria, y en la cual se presenta el
resumen de los resultados obtenidos
sobre las fortalezas y debilidades del
sistema de gestión de calidad y/o
auditoria de control, las no
conformidades encontradas, aspectos Asistencia
10 que han de reportarse en el Informe reunión de
de Auditoría. cierre.

Si en el desarrollo de la auditoria se
EQUIPO
evidencia el incumplimiento de Acta
AUDITOR
requisitos y la identificación de No
conformidades, el representante del
área auditada y/o dueño del proceso,
es responsable de la implementación
de las acciones correctivas pertinentes
para solucionar las no conformidades
encontradas, la cual incluye la
investigación e identificación de las
causas, el establecimiento de la
acción correctiva, la definición del plan
de mejora a ejecutar según las
soluciones propuestas
FORMULACIÓN DE ACCIONES LIDER DE Acciones
CORRECTIVAS: Las solicitudes de PROCESO correctivas

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No. DOCUMENTOS Y
DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD RESPONSABLE CONTROLES REGISTROS
RELACIONADOS
acción correctiva deben ser
diligenciadas por el representante del
área auditada, en el tiempo o plazo Verificación
previsto, el cual se establece en la de la acción
reunión de cierre dependiendo del hallada en el
impacto. informe de
EQUIPO
11 auditoría y la
AUDITOR
La acción correctiva determinado por el acción
líder de proceso debe establecer la correctiva
fecha en la cual se compromete a la redactada.
implementación de las acciones.
Ver procedimiento de acciones
correctivas y de mejora.
APROBACIÓN DE LOS PLANES DE
MEJORA PARA LAS NO
CONFORMIDADES DETECTADAS: El
Jefe de Control Interno, debe aprobar
los planes de acción correctiva una vez
diligenciadas, revisando y analizando
las acciones para asegurarse que
JEFE DE
12 están orientadas a la eliminación de la
CONTROL Plan de Acción
causa raíz del problema, de ser
INITERNO
necesario, solicitar los ajustes que se
consideren pertinentes.
Los planes de mejora establecidos
serán motivo de verificación en la
siguiente auditoria a realizar, como
parte de la revisión de documentos.

INFORME FINAL DE AUDITORÍA: El

informe de auditoría debe ser un
registro completo, exacto, conciso y
claro de la auditoria y se debe entregar AUDITOR LÍDER
al cliente, una vez se consolide la PROGRAMA DE Informe final de
información. Cada auditor prepara y AUDITORIAS auditoría interna.
presenta la lista de verificación
correspondiente al proceso auditado y
el líder del equipo auditor debería ser
el responsable de la consolidación,

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No. DOCUMENTOS Y
DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD RESPONSABLE CONTROLES REGISTROS
RELACIONADOS
preparación y contenido del informe
final de auditoría.

El informe de auditoría incluye los

13 siguientes aspectos:
 El objetivo y alcance de la
auditoria.
 Las actividades desarrolladas. Informe de
 La confirmación de que se han auditoría
cumplido los objetivos de la vigencia
auditoria según el alcance anterior.
propuesto y el cumplimiento del Identificación
programa de auditoría. de hallazgos.
 Un resumen de los hallazgos (no
conformidades) encontrados, con
su respectiva clasificación.
 Las conclusiones finales en
relación con la eficacia del
desempeño del sistema de gestión
de calidad, en lo concerniente a los
procesos evaluados y las
oportunidades de mejora
detectadas.
 Las opiniones o discrepancias no
resueltas en relación con la
documentación de los hallazgos,
en el caso de que finalmente se
presenten.

Como anexos del informe de auditoría

queda la identificación de los hallazgos
y el reporte de las acciones correctivas,
a partir de las no conformidades
encontradas; los registros de
asistencia de la reunión de apertura y
cierre
APROBAR Y DISTRIBUIR EL JEFE DE
Informe de
INFORME: Se distribuye el informe al PLANEACION
auditoría interna.
personal directivo y líderes de proceso. PROFESIONAL
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No. DOCUMENTOS Y
DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD RESPONSABLE CONTROLES REGISTROS
RELACIONADOS
14 UNIVERSITARIO
DE CALIDAD
SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES
CORRECTIVAS TOMADAS: Los
resultados del seguimiento a la eficacia
de cada acción correctiva se registran
en el mismo formato “Acciones
correctivas y de mejora”.

El seguimiento es realizado por el Jefe

Control interno. El número de Pertenencia
seguimientos a ejecutar, está sujeto al JEFE DE en el tiempo
Acciones
grado e impacto de las acciones CONTROL del
correctivas y de
15 correctivas tomadas sobre los INTERNO seguimiento a
mejora.
procesos, los servicios y el sistema las acciones
Integrado de gestión. correctivas

Con base en los resultados obtenidos y

según las fechas de implementación de
las acciones correctivas; acordadas
con los representantes de las áreas
auditadas, el Jefe de Control Interno
efectúa el seguimiento de la eficacia de
las acciones correctivas tomadas.

7. ANEXOS

No aplica

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ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

FIRMA
NOMBRE
CARGO
FECHA

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