MÓDULO 2: OPERACIONES BÁSICAS EN

EXCEL

INTRODUCCIÓN

Excel trabaja con diferentes tipos de datos, que se introducen en esta unidad. Los tipos principales
que se utilizan son los numéricos y los alfanuméricos, aunque también se puede trabajar con
fechas y horas, e incluso con datos de tipo lógico.

Por otra parte, en muchas ocasiones trabajaremos no únicamente con un dato cada vez, sino con
un conjunto de ellos. Se introduce por tanto el concepto de rango, y se describen las principales
operaciones que se pueden hacer con ellos.

Finalmente, la gran potencia de Excel reside en la facilidad con que se puede hacer referencia al
contenido de las celdas. Definiremos los diferentes tipos de referencia, y aprenderemos a
utilizarlas correctamente.

OBJETIVOS

Los objetivos que se persiguen en el desarrollo de esta unidad son los siguientes:

• Conocer cuáles son los tipos de datos con los que puede trabajar Excel.
• Familiarizarse con el manejo de rangos de celdas.
• Utilizar correctamente las referencias a otras celdas.
• Conocer el funcionamiento del patrón de relleno.

TIPOS DE DATOS

PRESENTACIÓN

Dentro de las celdas de la hoja es posible introducir información de muy diversos tipos. En general,
las hojas de Excel utilizarán siempre datos de dos tipos concretos: números y texto (también
llamados datos numéricos y alfanuméricos); no obstante, hay otros tipos de datos que pueden
utilizarse en hojas más complejas.

DATOS DE TIPO NUMÉRICO

Dado que el Excel es un programa de la familia de las hojas de cálculo, el principal tipo de datos
que utilizará es el numérico, que es el que normalmente usamos para calcular.

Es importante notar que cuando introducimos un dato numérico en una celda, éste se ajusta por
defecto a la derecha de la misma.

Es posible introducir datos numéricos con algunos símbolos especiales, siempre que lo hagamos
de determinada manera. A continuación, se muestran algunos ejemplos de datos que introducidos
se considerarían de este tipo:

123

2008

1234,56

-1234

(5678)

15%

5,5%

600€

=2*3

=1/4

0 1/4

0 2/4

123456789012345

1234567890123456789
DATOS DE TIPO TEXTO

Las celdas de las hojas de cálculo pueden contener datos de tipo texto (también
llamado alfanumérico puesto que las combinaciones de letras y números son de esta naturaleza).

Usamos habitualmente este tipo de datos para clarificar la estructura de la hoja, o bien porque es
la naturaleza misma de la información.

Con la información de este tipo no se pueden realizar operaciones aritméticas, aunque el

programa nos proveerá de herramientas específicas para trabajar con los datos de esta naturaleza.
A continuación, se muestran algunos ejemplos:

Tuercas

Camino de Vera s/n

Fax 963877007

Hola

Enero

Trimestre 1

1:1:1:1

12/13/2008

600 euros

7/7/2007 1pm

DATOS DE TIPO FECHA Y HORA

Este tipo de datos se refiere a la información que hace referencia a una fecha o a una hora
concreta en el tiempo, o incluso a una combinación de ambas (una fecha determinada, a una hora
concreta).

Este tipo de dato lo trata el programa como un dato numérico (lo ajusta a la derecha de la celda)
con algunas características concretas, para los que tiene algunas herramientas adicionales.
Normalmente se deducirá el tipo de la introducción que realicemos en la celda; a continuación, se
muestran algunos ejemplos:
12/12/2012

7-7-2007

9/7/08

12:25

12/13

7-julio

7-julio-2007

Julio/2012

1/4

1:1

1:1:1

1 pm

9/9/2009 9 pm

DATOS DE TIPO LÓGICO

Este tipo de datos se refiere a la información de tipo booleano, que únicamente puede tener el
valor VERDADERO o FALSO.

Cuando introducimos un dato de este tipo en una celda, se centran en la misma. No es muy
habitual que verlos de forma explícita, aunque se utilizan mucho en expresiones y fórmulas. A
continuación, vemos algunos ejemplos:

Verdadero

Falso

=10>12
RANGOS DE CELDAS

PRESENTACIÓN

En general, construiremos hojas de cálculo introduciendo operaciones sobre el contenido de una

determinada celda, para lo que haremos referencia a la misma. Sin embargo, determinadas
operaciones o referencias se pueden realizar para un conjunto grande de celdas, para lo que
haremos referencia al rango correspondiente.

CONCEPTO DE RANGO

Un rango es un conjunto de celdas adyacentes, tanto en vertical como en horizontal, sobre el que
queremos trabajar o referenciar como un todo. Siempre tendrá una forma “rectangular”, a modo
de una matriz algebraica. Según esto, un rango puede ser una sola celda, o toda la hoja de cálculo,
o una columna, o una fila, o un trozo de fila, o un trozo de columna, etc.

Para seleccionar un rango, haremos drag con el ratón, empezando en una de las celdas de las
esquinas, y finalizando en la opuesta.

También podemos referenciar los rangos mediante las direcciones de las celdas de las esquinas
superior izquierda e inferior derecha separadas por el caracter “:”

El rango que tengamos seleccionado en cada momento nos aparecerá marcado en vídeo inverso,
es decir con el fondo negro. Para cambiar la selección a cualquier otra celda o rango, simplemente
hay que volver a hacer click o drag sobre la nueva selección.

MOVER Y COPIAR CELDAS O RANGOS

La ventaja de trabajar con rangos es que podemos aplicar una orden de Excel al conjunto de celdas
incluidas en el rango, en vez de tener que ir celda por celda. Las operaciones básicas con rangos
incluyen la selección de los mismos para aplicarles una orden o la facilidad para asociar nombres
simbólicos a los rangos para hacer referencia a su nombre en vez de a las celdas que incluye.

Para seleccionar un rango debemos colocarnos una de las celdas que se encuentran en la esquina
de una de las diagonales del recuadro que queremos marcar, y provocar un arrastre hacia la
esquina opuesta. Mientras realizamos el arrastre, la zona seleccionada se pone de color negro
indicando el área que se incluye dentro del rango. Al soltar el botón del ratón el rango queda
seleccionado.

Para mover utilizaremos los métodos habituales en este tipo de entornos: con los
botones Cortar/Copiar/Pegar de la Cinta de herramientas, arrastrando con el ratón tras pinchar en
el margen superior del rango seleccionado, o bien con la combinación de teclas <Ctrl> X y <Ctrl>
V o con las opciones del menú contextual.

Para copiar el contenido lo haremos de forma similar: arrastrando mientras pulsamos <Ctrl>,
mediante la combinación de teclas <Ctrl> C y <Ctrl> V o bien accediendo a la opción del menú
contextual.

SELECCIÓN MÚLTIPLE

Es posible seleccionar múltiples rangos manteniendo la tecla Ctrl pulsada mientras hacemos tantos
arrastres como deseemos incluir en la selección.

Es importante que todas las selecciones sean homogéneas en cuando a su tamaño.

DAR NOMBRE A UN RANGO

Es posible asociar un nombre simbólico a un rango. De esta forma, en lugar de referenciar al

conjunto de celdas que lo forman, podemos referenciar a dicho nombre.

Para utilizar el nombre de un rango, lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, y a
continuación accedemos a la opción correspondiente del menú contextual. A partir de ese
momento, el nombre que acabamos de definir será un sinónimo de las celdas que componen el
rango al que referencia.

REFERENCIAS

PRESENTACIÓN

Anteriormente hemos visto que la manera de referenciar a una celda concreta de la hoja es
indicando primero su identificador de columna (letra) seguido de su indicador de fila (número).

Cuando el contenido de una celda es una fórmula, muchas veces es necesario referenciar a otra
celda para establecer la expresión que evalúa dicha fórmula. Pero existen diversos modos de
incluir esta referencia: de manera relativa a la celda actual, de modo absoluto, o con ambas
características.
REFERENCIAS RELATIVAS

Una referencia es relativa cuando indicamos la columna (letra) y fila (número) de la celda al
incluirla como parte de una fórmula. Si copiamos dicha fórmula en otras celdas de la hoja, Excel
convertirá la letra y número de las referencias que aparezcan en función del desplazamiento de la
copia. Es decir, si por ejemplo copiamos dicha fórmula tres filas más abajo, la nueva fórmula
tendrá la misma referencia anterior sumando 3 al identificador de la fila, o bien, si la copiamos 5
columnas a su derecha, la modificación consistirá en sustituir el identificador de columna por la 5ª
letra siguiente en el abecedario.

Ejemplos utilización de referencias relativas:

B6

=B2+C2

=D3*B8

REFERENCIAS ABSOLUTAS

A veces, es necesario hacer referencia a una celda fija de la hoja para realizar muchos cálculos. En
estos casos, el modo relativo puede ser incómodo. El modo absoluto siempre copiará el contenido
de la fórmula exacto, independientemente del desplazamiento que realicemos al copiar dicha
fórmula. Se indica anteponiendo el símbolo $ al identificativo de columna y fila.

Existe un modo abreviado de transformar las referencias de un tipo a otro, seleccionándola y

pulsando posteriormente la tecla F4.

Ejemplos utilización de referencias absolutas:

$B$6

=D3+$B$7
REFERENCIAS MIXTAS

Es posible que nos interese mantener una referencia relativa para las filas y absoluta para las
columnas o viceversa. En estos casos utilizamos el modo mixto. Se indica anteponiendo el
símbolo $ al identificativo de columna o fila.

A ambos modos de referencias mixtas podemos acceder pulsando la tecla F4, y aparecen a
continuación de las referencias relativa y absoluta. Es decir, cuando nos posicionamos en una
referencia, pulsando la tecla F4 convertiremos sucesivamente en absoluta, mixta relativa de
columna (y absoluta de fila),o mixta relativa de fila (y absoluta de columna)

Ejemplos utilización de referencias mixtas:

B$6 (columna relativa, fila absoluta)

$B6 (columna absoluta, fila relativa).

=D3+B$7

=D3+$B7

UTILIZAR LA INFORMACIÓN DISPONIBLE EN LA HOJA

MOVER Y COPIAR CELDAS O RANGOS CON REFERENCIAS

Cuando movemos celdas con referencias, la estructura de los cálculos se conserva. Por otra parte,
en el copiado de fórmulas con referencias a otras celdas, es muy importante que dichas
referencias sean del tipo correcto (absolutas relativas o mixtas), para obtener el resultado que
pretendemos.

Siempre que realizamos una operación de este tipo debemos siempre comprobar que las
referencias que pueda haber a otras celdas se actualizan convenientemente para conservar la
estructura de los cálculos de manera correcta.
PATRÓN DE RELLENO

Para expandir el contenido de una celda se puede utilizar la utilidad del patrón de relleno; para
ello se pone el cursor sobre el extremo inferior derecho de la celda activa (o rango seleccionado) y
arrastrando hacia las celdas contiguas.

La extensión del patrón de relleno es también una manera muy cómoda de completar series de
meses o días de la semana, listas, números con incrementos constantes, etc.

EJERCICIOS PRÁCTICOS

EJERCICIO PRÁCTICO 1

• Abrir la Aplicación Microsoft Excel. Suponiendo que queremos repasar el presupuesto que
tenemos para la adquisición de una serie de muebles, introducir en la hoja los datos que
aparecen a continuación:

• Introducir en la celda D1 el valor de tipo texto “Neto”.

• En la columna D calcular, para cada fila, el valor neto de cada concepto, que se deduce del
precio unitario y de la cantidad de unidades que queremos comprar.

EJERCICIO PRÁCTICO 2

• Introducir en la celda A9 el valor de tipo texto “Suma”.

• Calcular en la celda más adecuada la suma prevista de dinero que prevemos gastar en la
adquisición de todos los muebles indicados.
EJERCICIO PRÁCTICO 3

• Si de la cantidad económica de que disponemos es de 570 €, deducir cuántas sillas de forja

podremos finalmente adquirir, para no rebasar tal cantidad.

EJERCICIO PRÁCTICO 4

• Al ir a pagar, nos advierten de que, al ser el primer día de rebajas, cosa que no habíamos
advertido, la cuenta se ve afectada de una reducción del 10%. Introducir en la celda A10 el
valor de tipo texto “Descuento”, y en la C10 el valor numérico 10%.
• Calcular la cantidad total a que asciende ahora lo que deseamos comprar.
• Guardar la hoja.

EJERCICIO PRÁCTICO 5

• Nos dicen finalmente que, por liquidación de existencias, para todas las sillas el descuento
es del 25%. Insertar una nueva columna entre las de «Precio» y «Cantidad», etiquetada
«Descuento» para el precio de liquidación descontado.
• Introducir en una celda el valor de tipo texto “Descuento liquidación”, y en otra el valor
numérico 25%.
• Calcular el valor descontado para las sillas, utilizando una referencia a la celda
correspondiente, y obtener la nueva cantidad total de lo que deseamos comprar.
• Guardar la hoja.