Sistema Organización Documentos
Sistema Organización Documentos
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2019
INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACION DE DOCUMENTOS
OBJETIVO
Presentar un diagnóstico, donde defina si el caso seleccionado cumple o no cumple con los ele-
mentos de preservación y conservación documental, generar recomendaciones de mejora respec-
to de lo encontrado.
CASO DE ESTUDIO
Este laboratorio opera desde hace 20 años, desde que fue reinstalado y actualizado bajo una nue-
va gestión luego de haber sido cerrado por casi 15 años, por lo que la mayoría de los equipos
prácticamente inoperativos fueron desincorporados. Posee 4 unidades operativas con funciones
diferentes, pero complementarias. Maneja un promedio de 3 proyectos de investigación al año y
constantemente incorporan nuevos equipos y desarrollan nuevas técnicas de ensayo.
* La evaluación presentada a continuación fue tomada de un caso real vigente, sin embargo por
cuestiones de confidencialidad el nombre del laboratorio y de la institución han sido modificados
EVALUACIÓN Y DIAGNOSTICO
1. Ordenación documental
2. Unidades de conservación
1. Ordenación documental.
La mayoría de los documentos son organizados de forma muy precaria apenas si son agrupados
en relación a las funciones que les competen.
Los documentos de valor técnico, debido a su uso constante son los que se encuentran mejor or-
ganizados, por ejemplo las publicaciones científicas se agrupan según el tema que tratan, y po-
seen carpetas con normas para la realización de ensayos. Sin embargo los manuales de los y las
especificaciones técnicas equipos son guardadas al azar, lo que en muchos casos ha ocasionado
retrasos cuando por ejemplo se requiere reparar un equipo y no logran ubicarse los planos elec-
trónicos del mismo. Algunos manuales son guardados junto con manuales de equipos que han
sido descontinuados.
En cuanto a los documentos de valor administrativo apenas si se agrupan por proyecto y por el
año en que se produjeron, con escasa clasificación documental en cuando a tipo de documento.
Las carpetas de proyectos apenas se ordenan por orden cronológico en la mayoría de los casos
mezclando los asuntos, se mezclan licitaciones de equipos, con convenios de cooperación, en
algunos casos estas carpetas tienen separadores para identificar los tipos documentales como
comunicados internos y externos, aunque no siempre tienen el cuidado de archivar todos los do-
cumentos que se producen, por lo que cuando se requiere evidencia sobre algún proceso, por
ejemplo ubicar el testimonio de una solicitud a la dirección de años anteriores, difícilmente se
encuentra la información.
Los documentos administrativos relacionados con los equipos como ordenes de mantenimiento
reparación y servicios de los equipos, escasamente se encuentran archivadas, y los documentos
relacionados se archivan sin un criterio homogéneo, por lo que se dificulta realizar un seguimien-
to del historial de operación y mantenimiento de los mismos, de la misma manera que es prácti-
camente imposible encontrar evidencia del proceso de adquisición e instalación de los mismos.
El laboratorio no posee unidades de conservación documental apropiadas, las carpetas con dife-
rente valoración se encuentran en estanterías tipo biblioteca, dispuestas al azar, sin un orden apa-
rente, las carpetas archivadoras se encuentran acostadas ya que los espacios entre los tramos no
permiten colocarlas de forma vertical, lo mismo que los manuales y los instructivos de opera-
ción. Las carpetas en su mayoría contienen mas documentos que su capacidad puede albergar, se
encuentran saturadas de documentos, por lo que es difícil su traslado y manipulación. Estas es-
tanterías de madera fueron instaladas inicialmente, con una finalidad diferente a la archivar o
contener carpetas con documentación.
Poseen dos archivadores metálicos de tres gavetas cada uno, los cuales se encuentran atiborrados
de documentación sin clasificar ni ordenar, en estos archivos se encuentran manuales y docu-
mentos de equipos que han sido desincorporados del laboratorio, y documentos pertenecientes a
las operaciones realizadas por el laboratorio anterior de hace 30 años aproximadamente.
Los documentos generados por cada tipo de ensayo son archivados en gavetas corrientes en car-
petas apiladas en forma horizontal, próximas a los equipos, junto con los manuales, instructivos
de operación y otros documentos, incluso estos documentos son guardados junto con herramien-
tas de trabajo como destornilladores, espátulas, etc.
El espacio donde se encuentran las estanterías es un espacio cuyo ambiente no es controlado, al-
gunas estanterías están cerca de las ventanas. El clima del lugar es bastante húmedo ademas den-
tro del laboratorio se realizan practicas químicas que los exponen a determinadas sustancias y
emisión de vapores que con el tiempo pueden resultar abrasivas para los archivos.
Adicionalmente, no existe un al cual transferir los documentos vencido su ciclo de vida o para la
conservación permanente de ser el caso.
RECOMENDACIONES
1. Identificación de las secciones documentales que corresponden a cada una de las unidades
( Unidad A, B, C, D)
2. Identificar y conformar carpetas de acuerdo a las funciones de las unidades de operación que
conforman el laboratorio, las cuales integrarán el fondo documental del laboratorio
3. Agrupar los documentos que reciben, generan, tramitan o conserva cada unidad en series y
subseries documentales.
Por Ejemplo. Proyectos de Investigación, Servicios, Comunicaciones, Cotizaciones, Publica-
ciones, Asistencia a Congresos, Normas, Equipos
4. Establecer las subseries documentales de acuerdo a los documentos relacionados con cada se-
rie. Por ejemplo
Por ejemplo puede ser alfanumérico para el caso de los proyectos, considerando el área y el nú-
mero que se desarrollan en la unidad y para el caso de los ensayos puede ser numérico teniendo
en cuenta la numeración consecutiva de los ensayos realizados.
8. Mantener el principio de orden original, es decir mantener el orden secuencial del orden cro-
nológico en el que se recibieron o produjeron los documentos, pero acorde a la clasificación de la
subseries correspondientes.
9. Pueden complementar su Organización con una descripción documental, que puede ser un in-
ventario de los principales documentos archivados, tal que sea fácil localizar la información con-
tenida en los documentos de archivo, como por ejemplo una publicación científica con mas de
hace 5 años.
1. Adquirir mobiliario adecuado al volumen y al tamaño de las carpetas, que sea estable, que
cumpla con los requerimientos de seguridad, estabilidad y aislamiento adecuado de los do-
cumentos.
2. Destinar un espacio para la colocación del mobiliario, en el cual los documentos estén menos
expuestos a las condiciones ambientales y químicas del laboratorio y que permita el fácil ac-
ceso a los mismos.
3. Crear un archivo central y un archivo histórico.
4. Establecer un método de almacenamiento de los documentos en el archivo central e históri-
co, por ejemplo el uso de cajas de cartón acordes con el volumen de los documentos.
5. Utilizar apropiadamente la capacidad de las carpetas en donde se organicen los documentos.
6. Identificar apropiadamente las carpetas y las cajas,de acuerdo a la clasificación documental
establecida.
7. Utilizar apropiadamente la capacidad tanto de almacenaje como de resistencia del mobiliario
empleado para guardar los documentos.
8. Evitar archivar documentos junto a herramientas y otros objetos.
CONCLUSIONES
BIBLIOGRAFÍA
Archivo General de la Nación. Sistema Nacional de Archivos. Principios y Procesos para la Or-
ganización del Archivo General del Municipio. Bogotá, Colombia 2003