Trabajo final caso Lupita SAS Luis Guillermo Acevedo

Contexto
Los operadores logísticos se enfocan en la administración óptima de la cadena de
abastecimiento de sus clientes, siempre buscando la mayor eficiencia y eficacia en la
operación para la cual han sido contratados son considerados socios logísticos de los
clientes. A partir de su función natural y de acuerdo con el manejo asignado dentro de
la cadena de abastecimiento, los operadores logísticos son clasificados de la siguiente
manera:
Los 2PL (Second Party Logistics): Tercerización de los servicios de transporte y
almacenamiento. Cuando no es dueño del medio de transporte y ofrece el servicio de
transporte y almacenamiento como proveedor directo del mismo. Ejemplo: Agentes de
Carga Internacional, Agencias de Aduana, Operadores Logísticos, Depósitos
Aduaneros Autorizados, Depósitos Públicos y Empresas de Transporte de Carga.
Los 3PL (Third Party Logistics): Tercerización de algunos eslabones de la cadena de
abastecimiento, que busca resolver las problemáticas tales como tiempos y/o tipos de
transporte. Se presenta el uso de herramientas, puesta a disposición de conocimientos
y sistemas para conseguir el objetivo. Ejemplo: Operadores Logísticos, Agentes de
Carga Internacional, también conocidos como Forwarders.
Los 4PL (Fourth Party Logistics): Tercerización de la cadena de abastecimiento. El
operador logístico se responsabiliza de la optimización de una cadena global
incluyendo la empresa, sus clientes y los proveedores de la empresa. Un operador
logístico 4PL tiene la capacidad de integrar la cadena de abastecimiento de una
empresa. Adicionalmente pueden coordinar todos los procesos, desde la proyección de
la demanda(planeación) para definir la cantidad de materia prima o materiales que se
requerirán, hasta el pago de los proveedores y la distribución del producto final a los
clientes. La función que cumple el modelo logístico 4PL es importante en el desarrollo
de las actividades de las empresas que deciden adquirir estos servicios, debido a que
se pueden concentrar en las actividades Core del negocio y no se centran en otras
actividades de las cuales no son expertos y les cuesta obtener eficiencia en sus
procesos logísticos. Adicional a esto un 4PL puede gestionar los 2PL o 3PL que el
cliente ya tenga.
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Buenas Practicas
Dentro de las buenas prácticas que se deben tener en las operaciones logísticas
encontramos las siguientes, clasificadas para cada elemento de la cadena en especial
en la última milla.
Transporte y entrega de producto
Dada a la relevancia del costo del transporte de los productos hasta su destino, es
importante el desarrollo de procesos que contribuyan a la disminución del impacto
económico que esto genera.

 Consolidación de Carga: La consolidación de la carga con productos que

cumplan las mismas características con el fin de poder integrar una unidad de
carga que permita la minimización de los costos de transporte del producto a su
destino.

 Seguridad de la Carga: Dada la consolidación de la carga de varios

productores, es importante que se declare el transporte de la mercancía a
quienes intervienen en la operación, esto con el fin de identificar los productos,
saber a quién pertenecen y diligenciar los documentos necesarios.

 Distinción del Producto: Dentro del medio de transporte utilizado es importante

la distinción de producto mediante el uso de pallets que integren las unidades de
carga, para la diferenciación con otras cargas posibles. Adicionalmente, la
disposición de los productos debe contar con un sistema de aseguramiento de
carga en conjunto con las estibas, que no permita el movimiento del producto y
la posibilidad de pérdida de este. Una opción en el aseguramiento de la carga
con stretch. O utilizar guacales cuando así lo requiera el producto.

 Definición del tipo de Transporte: Para la determinación del tipo de transporte

a utilizar, es indispensable la planeación y programación de las unidades de
carga a despachar, teniendo en cuenta el volumen y peso requerido para esta
operación. En el caso de Lupita que Utiliza C2 o sencillo, con capacidad de 8
toneladas.

Devolución de producto no conforme

Es de gran importancia que se tenga en cuenta la preservación del producto durante el
recorrido para evitar devoluciones y malestares con los clientes, así como perdidas por
garantías. Para esto es importante identificar y comenzar a medir el número de
productos que sufrieron daño en ruta

Una vez determinados los índices o Kpi’s es importante realizar análisis de causas para
generar acciones correctivas que permitan mitigar el impacto por causa de las
devoluciones.
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Certificación del Estado de los Productos

Para certificar las condiciones de entrega final de producto, se recomienda que el
transportista, tenga conocimientos acerca del manejo y manipulación de la carga y de
producto específico, con el fin de que este pueda dar constancia de las condiciones en
las que se transportó y entregó el producto. Algunos de los aspectos que deben ser
tenidos en cuenta en este proceso son:

a. Conocimiento en las prácticas de cargue, descargue y control del producto, y

hacerlo extensivo a cada uno de los participantes de la cadena. En este sentido
es importante que el personal encargado tenga referencia de la normativa
colombiana que aplique al producto que se transporta.

Coordinación de Envío de Productos

En cada una de las actividades desarrolladas para el despacho y recepción del
producto, se debe realizar una coordinación continua y efectiva tanto con el personal
del cliente como con el personal del operador del transporte, ya que la disminución de
la manipulación y movimiento del producto tanto como evitar traslados innecesarios son
vitales para la conservación de la carga, así como una disminución de costos. Por
consiguiente, es importante llevar a cabo las siguientes actividades:

 Teniendo conocimiento de la cantidad de producto a despachar y los clientes a

quienes se debe realizar la entrega, se realiza la asignación de los vehículos a
utilizar y se determina la ruta optima a seguir, ya que es posible el despacho de
productos a varios clientes con la utilización de un solo automotor siempre y
cuando este dentro de la misma ruta o sean logísticamente viables de entregar,
esto para reducir los costos de transporte. El uso de un software de apoyo para
realizar esta actividad es indispensable.
 Brindar información previamente al cliente, de la cantidad de producto a
despachar, con el fin de tener a disposición: a) elementos de cargue y
descargue que permitan un manejo adecuado de la carga; b) formatos
pertinentes para el control, verificación y trazabilidad del producto en la entrada
(remisión, orden de compra…; c) personal calificado para ejecución de la labor
de descargue) disponibilidad locativa para la ubicación de la carga y e) conocer
los horarios de recepcion de producto.

Documentación de las Operaciones

Dado a que cada uno de los actores de la cadena requiere el manejo del registro de
información en distintos documentos, es importante conocer los procedimientos que
realizan cada uno de ellos, para facilitar esta labor. En este sentido se recomiendan las
siguientes acciones:
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 Para la identificación de los productos se recomienda utilizar códigos registrados

en las órdenes de compra del producto, y así no crear confusión en los registros
de entrada y salida.
 Manejar de manera concertada con los actores de la cadena códigos estándar
en las diferentes unidades de empaque del producto, con el fin de evitar la
duplicidad o sobre registro de información y facilitar su intercambio, a partir del
uso de sistemas de información.
 Ordenar la información de las remisiones de compra y factura acorde con los
documentos de órdenes de compra del producto, para facilitar la verificación del
despacho conforme a las especificaciones de compra.
 Dejar registro de la entrega de la carga al cliente, así como copias a los
conductores con el fin de llevar un control de la operación.

Configuración de la Carga
Dentro de la configuración de la carga, es necesario tener de base tres variables
claves: volumen, peso y valor de la carga.

 Unidad de carga de producto

 Peso total para transportar en el caso lupita no mayor a 8 toneladas
 Volumen de la configuración de carga
 Requerimientos especiales del producto (si aplica)
 Valor de la carga para su aseguramiento

Determinación de Horarios de Operación y Recepción

Para la operatividad en la cadena productiva, se debe desarrollar una matriz de
operaciones cliente – proveedor, en donde se conozca la disponibilidad del horario de
atención tanto administrativa (radicación de facturas, remisiones y fecha máxima de
facturación) como operativa (entrega de productos) en las labores de cargue y
descargue, para facilitar la programación de actividades en periodos regulares y
especiales y evitar así esperas, contratiempos, devoluciones y sobrecostos.

Identificación del Producto

Uno de los objetivos primordiales de operación a lo largo de toda la cadena productiva
es facilitar la trazabilidad del producto desde el proveedor hasta el cliente final, como el
rastreo desde el consumidor final hacia el proveedor. Uno de los mecanismos
ampliamente utilizados a nivel internacional es el uso de etiquetas anexas al producto
en su unidad de empaque y embalaje. En éstas se identifica la información requerida
por los clientes y la normatividad vigente.
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En este sentido la información mínima que debe contener la identificación del producto
recomendada es la siguiente:

 Código del productor

 Código del proveedor
 Código del lote
 Fecha de salida del producto
 Nombre y variedad del producto
 Temperatura de almacenamiento
 Peso del producto
 Tipo de producto
 Código de barras o QR

La información contemplada en la identificación del producto debe permitirles a las

partes interesadas tener referente de la trayectoria del producto y facilitar el
diligenciamiento de los formatos de entrada y salida de su almacenamiento.
Adicionalmente es indispensable desarrollar un sistema de control mediante el uso de
lectores de códigos de barra o QR en el cual se encuentra la información de la
trazabilidad del producto.

Logística Inversa
La logística inversa gestiona el retorno de las mercancías en la cadena de suministros,
de la forma más efectiva y rentable posible; aquí se involucra todo tipo de
devoluciones. En algunas ocasiones, se ocupa también del producto, en su última fase
del ciclo de vida de este, y se utiliza para darle salida en mercados con mayor rotación.

Esta actividad tiene un enorme potencial de crecimiento, y es foco de las empresas al

momento de pensar en reducción de costes. Para ello es necesario que haya una
interrelación entre fabricantes y distribuidores para que participen y se involucren en el
proceso y este fluya de la mejor manera. A continuación, se presentan las acciones a
llevar a cabo para el desarrollo de esta operación:

 Planificar de forma estratégica el proceso de devoluciones, identificando todos

los posibles puntos de contacto del “customer journey” inverso afectado por las
devoluciones, cambios de productos y otras interacciones cliente-empresa que
requieran logística inversa.
 Brindar información clara a los clientes sobre la política de cambios y
devoluciones. (esta puede ir en las cotizaciones).
 Definir los puntos de devolución: Retiro a domicilio, entrega de los productos,
entrega en bodega etc.…
 Aclarar los tiempos mínimos de espera para procesar la devolución, así como
los tiempos máximos para comenzar a gestionar una devolución.
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 Identificar a todas las personas o áreas involucradas en el proceso, y socializar

el procedimiento de devolución con ellos
 Captar y procesar información de calidad durante todo el proceso para identificar
porcentajes de devoluciones sobre ventas, crear indicadores para seguimiento y
control.
 Implementar políticas para minimizar el abuso de devoluciones. No todo aplica
para devolución. hay que dejar claridad cuando aplica y cuando no.
 Evaluar política para bienes de menor valor. Posibilidad de enviar reemplazo sin
esperar a la devolución del bien no conforme, dado que costear el envío de la
devolución sería más costoso que sólo reemplazar el producto.
 Utilizar la logística inversa para aumentar la lealtad del cliente brindando soporte
y acompañamiento.
 Utilización de la logística inversa para aumentar la satisfacción del cliente: Con
políticas de comunicación interactivas en vez de reactivas, escuchando las
demandas, anticipándose a las necesidades y atendiendo las expectativas del
cliente de forma proactiva más que una buena práctica es una necesidad. Dar
respuestas rápidas, soluciones flexibles ayudaran a incrementar la satisfacción
del cliente.  
Las buenas prácticas anteriormente enunciadas en su mayoría requieren inversión en
tiempo para la estandarización de procesos y menos inversión económica; por lo que
optar por la implementación de estas dentro de la empresa Lupita SAS es no solo es
viable, económica, sino que generara un impacto positivo en toda la operación.

Finalmente, para poder dar el salto de 2PL a un 4PL existen diferentes herramientas
tecnológicas las cuales son necesarias para cumplir a cabalidad las funciones de un
operador 4PL.
 GPS Global Position System
 DRP Distribution Resourcing Planning
 TMS Transportation Management System
 DMS Distribution Management System
 CRM Customer Relationship Management
 ERP Enterprise Resource Planning
 BPI Business Planning Intelligence
 EDI Electronic Data Interchange
Desde hace poco tiempo las empresas de transporte y envío de mercancía, empezaron
a desarrollar un intercambio de información que eliminaba las barreras de distancias y
optimizaba los tiempos de entrega y hacia más fácil las transacciones mercantiles, lo
que finalmente se traduce en reducción de costos. De la evolución de esas
transacciones, nace el EDI (Electronic Data Interchange) permite el intercambio de
información entre empresas, mediante un formato especifico común, y elimina la
intervención humana, debido a que las operaciones se llevan a cabo a través de
ordenadores. La información que se relaciona es la que usualmente se encuentra en
los formatos impresos, como lo son órdenes de compra, documentos de embarque,
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facturas, pagos y remisiones. Estas operaciones se efectúan por medio de unos

códigos parametrizados previamente que envía y recibo datos de cada transacción. El
usar este tipo de herramientas permite reducir costos, llevar mejor control de los
inventarios, procesamiento y análisis de la información en tiempo real. En conclusión, el
EDI reduce tiempos, costos y fortalece relaciones en los eslabones de la cadena de
suministros.
Para llevar a cabo estas operaciones se utilizan los denominados servidores de
integración B2B. Estos servidores permiten la comunicación entre los sistemas de
diversas empresas, independientemente del lenguaje de programación que utilicen o
de las arquitecturas de sistema que empleen, también garantiza la seguridad en cada
transacción y la homologación de las diferencias por cambio de interfaces.
Identificación por Radiofrecuencia: Este es un sistema de almacenamiento y
recuperación de datos remotos que usa dispositivos denominados etiquetas,
transponedores o tags. La finalidad de esta tecnología es transmitir la identidad de un
objeto mediante ondas de radio, este tipo de tecnología se agrupa dentro de las
tecnologías de identificación automática.
Códigos de Barras. Es una herramienta para capturar información de manera
automática; permite identificar productos, servicios, localizaciones y activos de manera
única a nivel mundial.
Sistemas de gestión de transporte. Es una solución para el transporte la cual permite
visualizar diariamente la operación de transporte y por medio de eso controlarla y
simplificarla. Por medio del sistema se busca identificar y controlar los costos de la
operación, midiendo el desempeño, simulando modelos de fletes, monitoreando
eventos de carga y descarga, emisión de documentos asociados, tarifas, como también
es posible gerencial la flota y la administración de está por medio del GPS. La finalidad
de esto es que la entrega de productos se haga en la fecha y hora pactada.
Sistemas de localización satelital (GPS). A partir de la implementación de
dispositivos con esta tecnología se podría obtener la ubicación geográfica exacta y en
tiempo real de la mercancía, además de un riguroso seguimiento de movimientos no
autorizados o la fácil asistencia al transportista cuando sea necesario.
E-procurement: Hace referencia a la automatización de procesos internos y externos,
relacionados con el requerimiento, compra, suministro, pago y control de productos, por
medio del internet como medio principal de la comunicación entre los clientes y sus
proveedores. Dentro de las principales características de esta tecnología, se puede
destacar el uso de la información de requerimientos, inventarios, material en tránsito,
entre otros, manipulados por medio de una página en internet, que permiten tener la
información en tiempo real y ver los cambios que existen en las variables.
El e-procurement, hace posible la automatización de compras y ventas, en las compras
se pueden seleccionar los clientes por volumen de descuento. Su utilización da lugar a
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compras y ventas electrónicas automatizadas con órdenes de compra virtuales,

catálogos en línea, lo cual aumenta la rapidez de las aprobaciones de estas.
Finalmente, la implementación de e-procurement se traduce en la eficiencia de
procesos, ahorro de tiempo y dinero y se mejora la logística de los inventarios.
Los tipos de herramientas tecnológicas para aplicar el e-procurement son:
 ERP: Software basado en tecnología de internet para aprobar requerimientos de
compra
 E-MRO: (mantenimiento, reparación y operación) software de servicios con fines
de mantenimiento reparación y operación.
 E-sourcing: Identificación de nuevos prestadores de servicios para una categoría
específica;
 E-tendering: envío y recepción de requerimientos de información a proveedores.
 E-informing: agrupación y distribución de información de compra, desde y hacia
grupos internos y externos.
Estos se manejan a través de la internet, y con la aplicación y sus de estos se puede
obtener como consecuencia una disminución en los niveles de inventario, eliminación
de excesos, compra de productos con base en las necesidades reales y por último una
disminución de gastos originados por el transporte de material
Sin lugar a duda los 4PL son considerados socios estratégicos que ayudan a cumplir
los objetivos estratégicos y comerciales de los clientes. Para dar el salto de 2PL a 4PL
lupita SAS debe cambiar toda la estructura del negocio ya que dejara seguramente de
prestar servicios de bodegajes y transporte directo, para pasar a gestionar toda la
cadena, claro está con una gran inversión en tecnología y sistemas de información, y
mediante la subcontratación de los servicios logísticos, creando alianzas con los
mejores en cada campo o en cada eslabón de la cadena de suministro, y de esta
manera lograr mitigar los riesgos actuales como lo son:
 Altos costos por transporte de carga
 Perdida de clientes por quejas de servicio
 Sobrecostos de almacenamiento
 Ineficiencias operativas
 Sobrecostos por mala gestión del transporte.