SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD CODIGO:

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PROCEDIMIENTO DE NO CONFORMIDADES Y FECHA: 26/03/2020
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1. OBJETIVO:

Definir los criterios para controlar las no conformidades que se genere en el

desarrollo de las actividades y generación de servicios en la empresa, tomando
acciones que permitan la mejora continua.

2. ALCANCE:

Aplica a la gestión que se realiza a las no conformidades que se generan en la

empresa o en el desarrollo de las actividades y a las acciones que se toman
para la mejora continua
.

3. DEFINICIONES:

 Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no

conformidad detectada u otra situación no deseable (Incumplimiento
de un numeral del estándar); es decir la acción correctiva actúa sobre
las causas de las no conformidades que ya se han presentado.
Todos los hallazgos (No Conformidades) encontrados mediante
Auditorias se manejan mediante Acciones Correctivas.

 Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no

conformidad potencial u otra situación potencialmente no deseable
(riesgo).

 Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

 Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad

detectada.

 Mejora Continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad

para cumplir los requisitos o mejorar una situación o estado
detectado.

 No conformidad: Cualquier desviación a un requisito de los

establecidos en el Sistema de Gestión Integrado de la Organización.

 No conforme: Cualquier desviación o incumplimiento generado en

los requisitos de los productos o servicios, planes o programas o
actividades de promoción y prevención, generado por los procesos
de la organización, el cual puede ser detectado a nivel interno o por
los clientes/usuarios.
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 No Conformidades Mayores: son aquellas que obedecen a

condiciones o prácticas las cuales presentan un eminente riesgo
frente a la calidad de los productos o servicios, afectación a la salud
de las personas, bienes o terceros, pérdida en los procesos, omisión
total de requisitos, incumplimientos recurrentes, incumplimientos
legales o afectación directa a la imagen de la organización.

 No Conformidades Menores: son aquellas que obedecen a

condiciones o prácticas las cuales no presentan afectaciones graves
frente a la calidad de los productos o servicios, afectación a la salud
de las personas, bienes o terceros, pérdida en los procesos, se
presenta omisión parcial o incumplimientos menores de requisitos,
incumplimientos no recurrentes, y que no genera afectación directa a
la imagen de la organización.

 No Conformidades Potenciales: riesgos de incumplimiento

detectados que puedan ser controlados antes de ocurrencia o que no
se han presentado

 No Conformidades Real: incumplimiento detectados que no se

controlaron antes de ocurrencia los cuales deben ser corregidos

 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia,

adecuación y eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar
objetivos establecidos.

 Aprobación: Confirmación de que lo consignado en los documentos

corresponde con los procesos de Gestión que se realizan dentro de
la organización y que se encuentran en vigencia a partir de ese
momento.

 Concesión: Autorización otorgada por el Gerente o Representante

del sst, cliente o usuario, para utilizar o liberar el servicio no conforme
que no cumple en su totalidad con los requisitos definidos
inicialmente.

 Corrección: Acción tomada sobre el producto/servicio no conforme

para que sea aceptable para su utilización.

 Reproceso: Acción tomada sobre el producto/servicio no conforme

para que cumpla con los requisitos definidos.

 Eliminación: Acción tomada sobre el producto/servicio no conforme

cuando este no es posible de ajuste arreglo o reproceso.
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 Incidente de trabajo: Suceso acaecido en el curso del trabajo o en

relación con este, que tuvo el potencial de ser un accidente, en el
que hubo personas involucradas sin que sufrieran lesiones o se
presentaran daños a la propiedad y/o pérdida en los procesos.

 Accidente de Trabajo:todo suceso repentino que sobrevenga por

causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una
lesión orgánica, una perturbación funcional o la muerte.

 Accidente Grave: Aquel que trae como consecuencia amputación

de cualquier segmento corporal; fractura de huesos largos (fémur,
tibia, peroné, húmero, radio y cubito); trauma craneoencefálico;
quemaduras de segundo y tercer grado; lesiones severas de mano,
tales como aplastamiento o quemaduras; lesiones severas de
columna vertebral con compromiso de médula espinal; lesiones
oculares que comprometan la agudeza o el campo visual o lesiones
que comprometan la capacidad auditiva.

4. RESPONSABLE:

La responsabilidad del control de las No Conformidades en el Sistema de

Gestión en Seguridad y salud en el trabajo es del Representante del SG-SST o
el coordinador

5. GENERALIDADES

Las fuentes para la generación de acciones de mejora (acciones correctivas

y preventivas) en el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo de
la empresa pueden ser identificadas por desviaciones detectadas mediante:

 Auditorías Internas o Externas.

 Revisión por la Dirección.
 Resultados de análisis de datos.
 Medición y seguimiento de actividades Procesos
 Encuestas de satisfacción.
 Aplicación incorrecta de documentos (procedimientos, instructivos,
formatos, etc.)
 Incumplimientos en los requisitos estipulados
 Áreas con problemas recurrentes.
 Aplicación de requisitos legales.
 Accidentes e incidentes
 Enfermedades o patologías
 Resultado de exámenes médicos
 Solicitudes directas
 Resultado de planes o programas
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 Buzón de sugerencias.

Por la fuente de Auditorías Internas o Externas recibirá del auditor el Informe de

Auditoría el cual contendrá los problemas detectados y/o potenciales (si
aplican), los cuales se direccionarán a los procesos de acuerdo al análisis que
se realice de la severidad de los mismos.

Las solicitudes de acción correctiva (situaciones detectadas) originadas por la

fuente de Auditoría Interna o Externa, con las actividades determinadas en el
plan de acción para eliminar o para evitar el problema, serán entregadas a los
responsables de cada proceso por medio informático, con el fin de que se
apliquen y se realice el seguimiento para que la acción tomada elimine o evite
la causa de la no conformidad.

Las observaciones u oportunidades de mejora originadas por la fuente de

Auditoría Interna o Externa, con las actividades determinadas en el Plan de
Acción para eliminar o para evitar el problema, serán definidas en conjunto
entre los responsables de cada proceso y el coordinador de calidad, con el fin
de que se apliquen y se realice el seguimiento para que la acción tomada
elimine o evite la causa de la observación u oportunidad de mejora.

Los accidentes e incidentes deberán ser reportados según lo establecido en el

decreto 1072 de 2015 dentro de los 2 días hábiles siguientes a su ocurrencia a
la ARL y se debe tener 15 días para el análisis y la toma o definición de planes
de acción, si se presentan accidentes graves o mortales se deberán reportar
tanto a la ARL como a un ente territorial según lo establecido en la Resolución
472 de 2015 dos días después de sucedido y presentar el análisis y la
definición de acciones de mejora al ministerio de trabajo y a la ARL
adicionalmente en un plazo no mayor a 15 días calendario.
.
En dado caso que las acciones se presenten por situaciones que estén
relacionadas con la salud la seguridad, el ambiente o las condiciones físicas de
los trabajadores, se debe asegurar que la investigación y la definición de
planes de acción cuenta con la participación del Vigía.

Para las solicitudes de acción correctiva (situaciones detectadas) o solicitudes

de acción preventiva (situaciones potenciales) identificadas por las diferentes
fuentes se definen los siguientes tiempos como referencia para la presentación
de la solución a llevar a cabo para eliminar o evitar la causa del problema:

 La Gerencia con el apoyo del área de seguridad y salud en el trabajo a

través del representante del Sistema podrá ampliar los tiempos máximos
de solución de un plan de acción de 90 a 180 días calendario, para
actividades de seguimiento donde se requiera provisión de recursos o de
inversión.
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6. ACTIVIDADES

6.1 Identifique la No Conformidad: Verifique la No conformidad.

6.2 Controle la No Conformidades: EL control y registro de las no

conformidades es responsabilidad directa del representante del
sistema, de acuerdo a los criterios establecidos en este procedimiento:

 Para el registro de las no conformidades se debe usar el formato de

acción de mejora especificando que la fuente es una no conformidad y
especificar en la descripción el causal o motivo de la no conformidad.

 Dado el caso que se presenta una no conformidad en la GESTIÓN SST

se deben implementar los criterios definidos en el procedimiento de
investigación de accidentes e incidentes laborales.

 Se debe asegurar que la no conformidad se controle de forma oportuna

evitando que genere un impacto mayor o se repita, en especial si este
presenta una afectación directa a la salud y seguridad del personal o a la
calidad de los productos o servicios.

 El representante de la dirección ante el sistema de gestión se debe

asegurar de tomar las acciones pertinentes en base a los resultados del
seguimiento y la implementación de acciones de mejora

6.3 Determine acciones de mejora: Determine la acción de mejora

adecuada de acuerdo a la dimensión de la No Conformidad.

 Realice Identificación, Seguimiento Y Registro: Identifique la acción

de mejora, ya sean de tipo correctivo o preventivo, para eliminar las
causas de las no conformidades reales o potenciales o de las
situaciones susceptibles de mejora

 Realice Investigación De Causas: Investigue junto con su equipo de

trabajo la No Conformidad, analice las causas registrándolas en el
formato de Acción de Mejora, en el cual se registrará el hallazgo o no
conformidad generada y se hará el respectivo análisis de causas y
acciones a implementar. Se puede usar alguna de las siguientes
metodologías de análisis de causas:

 Métodos de análisis:

APLICACIÓN DE LA TÉCNICA LLUVIA DE IDEAS

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Técnica para crear ideas usando la capacidad de pensar de un grupo de

personas, el cual inculca el pensamiento creativo.

¿PARA QUÉ SIRVE?

 Para detectar problemas

 Para detectar las causas de los problemas
 Para sugerir soluciones a los problemas
 Para sugerir maneras de implantar soluciones

REGLAS DE LA LLUVIA DE IDEAS

 No critique (con palabras o gestos) las ideas de cualquier persona.

 No discuta o evalúe cualquier idea a menos que sea para establecerla.
 No vacile en sugerir una idea por tonta que le parezca, muchas veces
esas son las ideas que conllevan a la solución del problema.
 Evite el pesimismo.

APLICACIÓN DE LLUVIA DE IDEAS

 Cada persona del grupo hace una lista de sus ideas (lista las causas
posibles del problema).
 Cada persona lee una idea, turnándose hasta que todos lean sus ideas.
 Al mismo tiempo que se lean las ideas, una persona debe tomar nota de
éstas.
 Con base a la lluvia de ideas y por consenso, clasifique los principales
Por Qué que están originando El problema. Diligencie el Formato
ACCIÓN DE MEJORA en el espacio destinado para el análisis de
causas.

APLICACIÓN DE LA TÉCNICA DE LOS CINCO POR QUÉ (SUGERIDO)

Como un apoyo para desarrollar el punto 3, analizar causas, puede utilizarse

esta técnica, la cual es un sistema de preguntas utilizada durante la fase de
análisis para buscar posibles causas principales de un problema (hallazgo).

Durante esta fase, los miembros del equipo deben preguntar “Por qué” al
menos cinco (5) veces sucesivamente (a la respuesta de un por qué, preguntar
otra vez por qué).

Si al equipo se le dificulta responder los “Por qué”, la probabilidad de detectar

la causa raíz será más fácil de identificar, y desde luego definir claramente la
acción a seguir.
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¿CUÁNDO SE ACONSEJA UTILIZAR ESTA TÉCNICA?

Una vez se presente un hallazgo que puede ser generado por:

 Informes de no conformidades bien sea en Auditorias de Primera parte

(Internas), segunda parte (Internos o por expertos) o tercera parte
(Externos o entes certificados).
 Al analizar datos estadísticos
 Reclamos de los clientes
 Resultados de la revisión gerencial
 Resultados de las mediciones de satisfacción
 Encuestas del Sistema de Gestión de Calidad (Satisfacción de clientes
Internos).
 Resultados de auto evaluaciones
 Por iniciativa del personal

¿CÓMO UTILIZAR ESTA TÉCNICA?

El grupo de análisis del problema puede:

 Realizar una sesión de Lluvia de Ideas.

 Una vez que las causas problemas hayan sido identificadas, empezar a
preguntar “¿Por qué es así?” o “¿Por qué está pasando esto?”
 Continuar preguntando Por Qué al menos cinco veces. Esto reta al
equipo a buscar a fondo y no conformarse con causas ya “Probadas y
ciertas”.
 No preguntar “Quién”, puesto que se revisan los procesos, mas no a
las personas (funcionarios)

APLICACIÓN DE LA TÉCNICA CAUSA EFECTO (6M, ISHIKAWA)

Ésta técnica nos permite analizar problemas y ver las relaciones entre causas y
efectos que existen para que el problema analizado ocurra.

Construido con la apariencia de una espina de pescado, esta herramienta fue

aplicada por primera vez en1953, en el Japón, por el profesor de la Universidad
de Tokio, Kaoru Ishikawa, para sintetizar las opiniones delos ingenieros de una
fábrica, cuando discutían problemas de calidad.

¿CUÁNDO SE ACONSEJA UTILIZAR ESTA TÉCNICA?

Cuando se requiera:

 Visualizar, las causas principales y secundarias de un problema.

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 Ampliar la visión de las posibles causas de un problema, enriqueciendo

su análisis y la identificación de soluciones.
 Analizar procesos en búsqueda de mejoras.
 Conduce a modificar procedimientos, métodos, costumbres, actitudes o
hábitos, con soluciones – muchas veces – sencillas y baratas.
 Educa sobre la comprensión de un problema.
 Sirve de guía objetiva para la discusión y la motiva.
 Muestra el nivel de conocimientos técnicos que existe en la empresa
sobre un determinado problema.
 Prevé los problemas y ayuda a controlarlos, no solo al final, sino durante
cada etapa del proceso.

¿CÓMO UTILIZAR ESTA TÉCNICA?

 Establezca claramente el problema (Efecto) que va a ser analizado.

 Diseñe una flecha horizontal apuntando a la derecha y escriba el
problema al interior de un rectángulo
 localizado en la punta de la flecha.
 Haga una lluvia de ideas “Brainstorming” para identificar el mayor
número posible de causas que puedan
 estar contribuyendo para generar el problema, preguntando “¿Por qué
está sucediendo?”
 Agrupe las causas en categorías. Una forma muy utilizada de
agrupamiento es la conocida como 6M:
 Maquinaria, Mano de Obra, Método, Materiales, Mediciones y Medio
ambiente.
 Para comprender mejor el problema, busque las subcausas o haga otros
diagramas de Causa – Efecto
 para cada una de las causas encontradas.
 Escriba cada categoría dentro de los rectángulos paralelos a la flecha
principal. Los rectángulos quedarán
 entonces, unidos por las líneas inclinadas que convergen hacia la flecha
principal.
 Se pueden añadir las causas y subcausas de cada categoría a lo largo
de su línea inclinada, si es
necesario.

6.4 Defina planes de acción: Una vez detectada la causa raíz por la cual
se generó la no conformidad, se deben establecer planes de acción
enfocados a eliminar esta o a disminuir en un alto nivel su ocurrencia
(esto debido a que algunos riesgos que pueden generar no
conformidades son inherentes al desarrollo de las actividades y no
pueden ser eliminados), de tal forma que no se generen impactos
negativos en la gestión, calidad, resultados o imagen institucional, y
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que así mismo no impacten negativamente la satisfacción de los

/usuarios.

La definición de planes de acción es recomendable definirse en base al

ciclo PHVA y estas deben siempre definirse en infinitivo y no hacer
referencia a resultados o soluciones propuestas, deben enfocarse a
planes de acción estructurados y realizables

7. REGISTROS

Formatos de Acciones correctivas y preventivas.

Informes de Auditorias

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

9. APROBACIONES

REVISO APROBÓ
ELABORÓ

ING. ADRIANA ING. GEOVANY ING.GEOVANY

BUITRAGO MARTINEZ MARTINEZ