Manual Mercurio Servisoft PDF

MANUAL DE USUARIO
MERCURIO WEB 5.5
1
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................................ 6
COMO ACCEDER AL SISTEMA MERCURIO WEB................................................................................................ 7
1. COMO ACCEDER A LA PÁGINA PRINCIPAL ............................................................................................... 7
1.1. INGRESO ........................................................................................................................................................... 7
2. CONTENIDO DE LA PÁGINA PRINCIPAL DE MERCURIO WEB ............................................................. 8
3. MENÚS DESPLEGABLES .................................................................................................................................... 9
3.1. INICIO ................................................................................................................................................................ 9
3.2. BANDEJAS ......................................................................................................................................................... 9
3.2.1. DESTINATARIOS ........................................................................................................................................... 10
3.2.2. WORKFLOW ................................................................................................................................................... 10
3.2.3. RADICACIÓN.................................................................................................................................................. 10
3.3. RADICACIÓN.................................................................................................................................................. 10
3.3.1. DOCUMENTO INTERNO .............................................................................................................................. 10
3.3.2. DOCUMENTO EXTERNO ............................................................................................................................ 10
3.3.3. DOCUMENTO RECIBIDO ............................................................................................................................ 11
3.3.4. RADICAR EXPEDIENTE .............................................................................................................................. 11
3.4. CONSULTAS.................................................................................................................................................... 11
3.5. REPORTES ...................................................................................................................................................... 11
3.6. SEGURIDAD .................................................................................................................................................... 12
3.6.1. CONTRASEÑA DE ACCESO. ....................................................................................................................... 12
3.6.2. CONTRASEÑA FIRMA DIGITAL ............................................................................................................... 13
3.6.3. PALABRA CLAVE. ......................................................................................................................................... 13
3.6.4. RECIBIR NOTIFICACIÓN ............................................................................................................................ 13
3.6.5. FILTRAR BANDEJA. ..................................................................................................................................... 14
3.7. AYUDA ............................................................................................................................................................. 15
2
3.7.2. ACERCA DE. ................................................................................................................................................... 15
3.8. ADMINISTRACIÓN ....................................................................................................................................... 15
4. BANDEJAS............................................................................................................................................................ 19
4.1. ICONOS PRINCIPALES EN LAS BANDEJAS .......................................................................................... 19
4.3. BANDEJA DE DESTINATARIOS ................................................................................................................. 24
4.3.1. MENÚ PRINCIPALES .................................................................................................................................... 25
4.3.1.1. VER IMAGEN ............................................................................................................................................. 25
4.3.1.2. ANEXOS ...................................................................................................................................................... 26
4.3.1.3. GENERAR RESPUESTA .......................................................................................................................... 27
4.3.1.3.1. MODIFICAR CARTA EXISTENTE .................................................................................................... 30
4.3.2. MENÚ SOPORTE ............................................................................................................................................ 32
4.3.2.1. COMENTARIOS......................................................................................................................................... 32
4.3.2.2. INDEXAR AL EXPEDIENTE ................................................................................................................... 34
4.3.2.3. VER EXPEDIENTE .................................................................................................................................... 37
4.3.2.4. EXPEDIENTES RELACIONADOS.......................................................................................................... 37
4.3.2.5. RADICADOS RELACIONADOS.............................................................................................................. 40
4.3.2.5.1. FORMA DE RELACIONAR UN DOCUMENTO .............................................................................. 40
4.3.3. MENÚ GESTIÓN............................................................................................................................................. 42
4.3.3.1. COPIAS ........................................................................................................................................................ 42
4.3.3.1.1. USUARIOS MERCURIO ...................................................................................................................... 42
4.3.3.1.2. ENVIAR POR E MAIL .......................................................................................................................... 44
4.3.3.2. ENVIAR A DESTINO ................................................................................................................................. 45
4.3.3.3. DELEGAR DOCUMENTO ........................................................................................................................ 46
4.3.3.4. DEVOLUCIÓN ............................................................................................................................................ 47
4.3.3.5. INICIAR WORKFLOW ............................................................................................................................. 48
4.3.3.6. EVACUAR DOCUMENTO ....................................................................................................................... 50
4.3.3.7. PROCESOS MASIVOS .............................................................................................................................. 51
4.3.3.7.1. PROCESOS MASIVOS ......................................................................................................................... 51
4.3.3.7.2. PROCESOS MASIVOS DE FIRMAS .................................................................................................. 52
4.3.3.8. CANCELAR DOCUMENTO ..................................................................................................................... 53
4.4. BANDEJA DE WORKFLOW ........................................................................................................................ 53
4.4.1. PRINCIPALES ................................................................................................................................................. 55
4.4.1.1. VER IMAGEN .................................................................................................................................................. 55
4.4.1.2. ANEXOS ........................................................................................................................................................... 55
4.4.1.3. GENERAR RESPUESTA ............................................................................................................................... 57
4.4.1.4. TAREAS ........................................................................................................................................................... 57
4.4.2. MENÚ SOPORTE ............................................................................................................................................ 58
3
4.4.2.1. COMENTARIOS .............................................................................................................................................. 58
4.4.2.2. CAUSALES .................................................................................................................................................. 58
4.4.2.3. CAMBIAR CONDICIONES ...................................................................................................................... 59
4.4.2.4. AMPLIACIONES ........................................................................................................................................ 60
4.4.2.5. INDEXAR AL EXPEDIENTE ................................................................................................................... 61
4.4.2.6. VER EXPEDIENTE .................................................................................................................................... 61
4.4.2.7. EXPEDIENTES RELACIONADOS.......................................................................................................... 61
4.4.2.8. RADICADOS RELACIONADOS.............................................................................................................. 62
4.4.2.9. GRAFICO DE WORKFLOW .................................................................................................................... 62
4.4.3. MENÚ GESTIÓN............................................................................................................................................. 63
4.4.3.1. SIGUIENTE PASO ..................................................................................................................................... 63
4.4.3.2. COPIAS ........................................................................................................................................................ 64
4.4.3.3. DEVOLUCIÓN ............................................................................................................................................ 64
4.4.3.4. INICIAR WORKFLOW ............................................................................................................................. 65
4.4.3.5. FINALIZAR TRÁMITE ............................................................................................................................. 66
4.4.3.6. PROCESOS MASIVOS .............................................................................................................................. 67
4.4.3.7. REASIGNAR DOCUMENTOS ................................................................................................................. 69
4.4.3.8. ENVIAR A DESTINO EXTERNO ............................................................................................................ 69
4.4.3.9. MENÚ APROBACIÓN ............................................................................................................................... 69
4.4.4. COLORES DE LOS DOCUMENTOS EN BANDEJA ................................................................................. 71
4.5. BANDEJA DE RADICACIÓN ....................................................................................................................... 73
4.5.1. DOCUMENTO INTERNO ................................................................................................................................. 73
4.5.2. DOCUMENTO EXTERNO ................................................................................................................................. 73
4.5.3. DOCUMENTO RECIBIDO ................................................................................................................................ 73
4.5.4. RADICAR EXPEDIENTE ................................................................................................................................... 73
4.5.5. FICHA DE RADICACIÓN .................................................................................................................................. 74
4.5.5.1. PRINCIPALES ................................................................................................................................................. 74
4.5.5.1.1. VER IMAGEN ........................................................................................................................................ 74
4.5.5.1.2. CREAR / INDEXAR IMAGEN ............................................................................................................. 74
4.5.5.1.3. ANEXOS .................................................................................................................................................. 74
4.5.5.2. MENÚ SOPORTE ....................................................................................................................................... 75
4.5.5.2.1. CAUSALES ............................................................................................................................................. 75
4.5.5.2.2. CAMBIAR CONDICIONES ................................................................................................................. 75
4.5.5.2.3. VER DOCUMENTOS SIN IMAGEN ................................................................................................... 76
4.5.5.2.4. RADICADOS RELACIONADOS ......................................................................................................... 76
4.5.5.2.5. INDEXAR AL EXPEDIENTE .............................................................................................................. 76
4.5.5.3. MENÚ GESTIÓN ........................................................................................................................................ 76
4
4.5.5.3.5.1. PROCESOS MASIVOS DE FIRMAS .................................................................................................. 79
4.5.5.4. APROBACIÓN………………………………………………………………………………………………76
4.5.5.4.1. APROBACIÓN……………………………………………………………………………………………...76
4.5.5.4.2. APROBACIÓN Y COMBINACIÓN………………………………………………………………………76

4.6. CONSULTAS.................................................................................................................................................... 82
4.6.4.1. RADICACIÓN DE EXPEDIENTES ......................................................................................................... 88
4.6.4.2. CONSULTA DE EXPEDIENTES ............................................................................................................. 91
4.7. REPORTES .................................................................................................................................................... 118
4.7.1. ÍNDICES DINÁMICOS ................................................................................................................................. 119
4.7.2. GESTIÓN DE RUTA ..................................................................................................................................... 122
4.7.2.1. VENCIMIENTOS ..................................................................................................................................... 122
4.7.2.2. ESTADÍSTICA DE EFICIENCIA ........................................................................................................... 123
4.7.2.3. TIEMPO RUTA ......................................................................................................................................... 125
4.7.2.4. DOCUMENTOS EN RUTA ..................................................................................................................... 126
4.7.2.5. ÍNDICE DINÁMICO RUTAS .................................................................................................................. 127
4.7.2.6. GESTIÓN DOCUMENTOS EN RUTA .................................................................................................. 128
4.7.2.7. GESTIÓN DE USUARIO EN RUTA ...................................................................................................... 129
4.7.2.8. GESTIÓN DOCUMENTOS EN PASO ................................................................................................... 130
4.7.3. RADICADO ORIGEN ................................................................................................................................... 131
4.7.4. GENERADOR DE REPORTES ................................................................................................................... 132
4.7.4.1. TIPO DE DOCUMENTO ......................................................................................................................... 133
4.7.4.2. CAMPO DE CONSULTA ........................................................................................................................ 133
4.7.4.3. TIPO DE CONDICIÓN ............................................................................................................................ 133
4.7.4.4. CONDICIÓN A CUMPLIR ...................................................................................................................... 133
4.7.4.5. OPERADOR LÓGICO Y / O ................................................................................................................... 134
4.7.4.6. OPCIONES ADICIONALES ................................................................................................................... 134
4.7.5. REPORTE DE OPERACIÓN EXTERNA .................................................................................................. 136
4.7.6. REPORTE DE PRODUCTIVIDAD ............................................................................................................. 137
4.7.7. REPORTE DE DISTRIBUCIÓN.................................................................................................................. 139
4.7.8. REPORTE DE DEVOLUCIÓN .................................................................................................................... 140
4.7.8.1. DEVOLUCIÓN A RADICACIÓN........................................................................................................... 140
4.7.8.2. DEVOLUCIÓN PASO ANTERIOR ........................................................................................................ 142
4.7.9. REPORTE DE EXPEDIENTES ................................................................................................................... 143
4.7.10. REPORTE DE RESPUESTAS……………………………………………………………………….............142
5
INTRODUCCIÓN
La Herramienta para la Gestión Documental MERCURIO, está diseñada para apoyar la

labor del Centro de Información Documental de cualquier organización, permitiendo llevar
a cabo la administración de los documentos de una forma más eficiente, eficaz y con
menores costos.
En este software se encuentran reunidos todos los elementos que facilitan las tareas
correspondientes a la Gestión Documental, teniendo en cuenta los documentos activos y
los documentos inactivos. Se dispondrá de una aplicación con un alto grado de
flexibilidad, óptima calidad y disponibilidad inmediata de la información para un mejor
manejo y control de los documentos disponibles y un apoyo para la toma de decisiones.
Por último, cada uno de los Módulos de MERCURIO posee una opción de Reportes que
permite consultar la información manejada en los Módulos anteriormente mencionados.
La posibilidad de consultar esta información facilita el control de la información
documental y permite eliminar los costos en los cuales incurre la organización por la
pérdida de documentos importantes o por no tener información a tiempo.
En este manual se encuentra reflejada toda la información necesaria para guiar a un

usuario en el manejo de MERCURIO - WEB, de tal manera que al terminar su estudio se
tengan todos los conocimientos necesarios para obtener el mejor provecho de la
herramienta.
6
COMO ACCEDER AL SISTEMA MERCURIO WEB
El sistema Mercurio Web trabaja en páginas Web y es necesario ingresar al Navegador

Internet Explorer para luego ubicar la siguiente dirección WEB: “nombre o IP del servidor
donde se encuentre instalado Mercurio”.
1. COMO ACCEDER A LA PÁGINA PRINCIPAL
Una vez se accede a la dirección anterior de la página de Mercurio WEB, aparece la

pantalla que se observa en la figura 1, en la que se tienen dos campos en blanco, Usuario
y Contraseña.
Figura 1
Los links que se muestran en la figura1 señalados de color azul son parte de la
interactividad de la herramienta con el usuario que consta de un sistema de ayuda como
son, gestión documental Mercurio, procesos involucrados, novedades, proyectos,
preguntas frecuentes (FAQ) y contáctenos, anotando que de acuerdo a las necesidades
de la empresa estas ventanas son diligenciadas en el momento de la instalación del
producto.
1.1. INGRESO
Usuario: Es el asignado por el administrador a cada funcionario con base en las

funciones que desempeña en el proceso respectivo, a su vez el administrador entrega al
usuario la clave inicial para el acceso a Mercurio
Contraseña: Es la asignada por el administrador a cada funcionario con base en el perfil

determinado para cada proceso. Figura 2
7
Figura 2
2. CONTENIDO DE LA PÁGINA PRINCIPAL DE MERCURIO WEB
Una vez se accede a la página principal del sistema Mercurio, el usuario se encontrará
con la ventana que se ve en la figura 3. Además en esta figura se muestran los
documentos en las bandejas de entrada del usuario y los tiempos que tiene cada uno,
esto se aprecia en la barra de colores.
Barra de colores: Muestra los documentos que el usuario tiene en la bandeja de

WorkFlow determinando el porcentaje de tiempo desde que el documento fue radicado,
son blanco, amarillo, naranja y rojo, siendo este último los documentos ya vencidos en su
tiempo de retención, lo que indica que debe ser evacuado lo mas pronto posible.
8
Figura 3
3. MENÚS DESPLEGABLES
En Mercurio se encuentran los menús desplegables en la parte superior.
3.1. INICIO
Al abrir otras páginas en la aplicación solo con oprimir este menú lleva al usuario a la
posición página principal que se muestra en la figura 3.
3.2. BANDEJAS
Este menú trae las bandejas del usuario con sus documentos correspondientes y la
cantidad de documentos en cada una de ellas.
9
3.2.1. Destinatarios
En esta bandeja se realizan trámites de la correspondencia en general, solo que el

documento se envía a quien determine el funcionario remitente. A esta bandeja se envían
los documentos para los cuales no se ha parametrizado un flujo que determine el trámite
de estos, o las copias enviadas para conocimiento o las que requieran apoyo para el
tramite en las diferentes áreas de la entidad.
3.2.2. WorkFlow
A esta bandeja llegan documentos a los cuales se les inicia ruta, independiente que sea
desde la unidad de correspondencia; cualquier usuario puede iniciar ruta lo que valida el
sistema es que el documento sea original.
3.2.3. Radicación
En esta bandeja se encuentran los documentos radicados por el usuario, no han sido
enviados ya sea a ruta o destinatario de acuerdo a la radicación, o los que fueron
devueltos por alguna causal.
3.3. RADICACIÓN
En este menú se encuentran los tipos de documentos que se pueden radicar en Mercurio
Web que son Documento interno, externo, recibido y Radicar expediente.
3.3.1. Documento Interno
Son las comunicaciones que se generan al interior de la Compañía entre las

dependencias adscritas a ella a nivel nacional e internacional.
3.3.2. Documento Externo
Son las comunicaciones que genera la Compañía en su relación con entidades externas,
naturales o jurídicas.
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3.3.3. Documento Recibido
Son las comunicaciones que ingresan a la Compañía y que su remitente es una persona
natural o jurídica ajena a la entidad.
3.3.4. Radicar Expediente
Permite crear la carpeta virtual donde reposaran el conjunto de todos los documentos
correspondientes a una serie documental o entidad de acuerdo a las necesidades de la
empresa. Estos son configurables y se crean automáticamente al momento de la
radicación del documento. (Configuración)
3.4. CONSULTAS
Es el menú que contiene las consultas que se pueden realizar en el aplicativo, tal como
histórico de destinatarios, histórico de WorkFlow, movimientos de los documentos, los
expedientes, búsqueda avanzada, consultas adicionales, consultas adicionales texto,
consulta archivo, gestión préstamos, indexador de contenido.
3.5. REPORTES
En este menú se pueden generar Informes que se emiten o presentan con base en la
realización de una actividad o tarea relacionada con los documentos de Mercurio.
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3.6. SEGURIDAD
Es el menú que permite cambiar la contraseña de acceso la cual debe ser como máximo
de doce caracteres alfanuméricos y agregar además una palabra clave para recordar la
contraseña cuando se olvida.
3.6.1. Contraseña de Acceso: Al dar clic se observa la figura 4 la cual me permite

cambiar la contraseña de ingreso a Mercurio Web.
Figura 4
12
3.6.2. Contraseña firma digital: Al dar clic me permite cambiar la contraseña de la firma
electrónica, siempre y cuando el usuario administrador asigne el respectivo permiso.
3.6.3. Palabra Clave: El usuario aquí digita una palabra de fácil recordación que en el
futuro le permitirá el acceso a Mercurio cuando haya olvidado la clave.
Si no recuerda su contraseña de acceso da clic en ¿olvido su contraseña?, luego digitar el

ID Usuario y la palabra clave, al dar clic en aceptar la nueva clave de acceso al sistema le
llega al correo electrónico, al acceder a Mercurio con la nueva clave el sistema le solicita
cambiarla por la que el usuario desee.
3.6.4. Recibir Notificación: El usuario tiene la posibilidad de decidir entre Si o No para

recibir notificaciones al correo electrónico de los documentos que le envían a la
bandeja.
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3.6.5. Filtrar Bandeja: Con esta opción se puede hacer un filtro en la bandeja de un
usuario por un rango de fecha, de esta forma el sistema no muestra el total de
documentos que el usuario posee en sus bandejas, lo cual permite una carga más
rápida de estas. Para hacer este procedimiento se selecciona la opción filtrar
bandeja y luego Si para que se genere el filtro, como indica la figura 5.
Figura 5
Después de seleccionar la opción se da clic en aceptar, para que el cambio se vea

reflejado es necesario cerrar sesión e iniciar nuevamente sesión. Cuando esto se hace, la
página de inicio se visualiza diferente, como se observa en la figura 6.
14
Indicación de la fecha que
toma el filtro de documentos
en bandeja
Cuando se este haciendo uso de los

filtros, no se visualizara el numero total
de documentos por bandeja
Si se da clic en “Resumen” se descartara el filtro

de fecha y en la bandeja aparecerán todos los
documentos del usuarios.
Figura 6
Nota: Si ya no se desea hacer filtro en la bandeja en el próximo inicio de sesión, se

selecciona la opción filtrar bandeja (figura 5) y se da clic en No, para que ya no se filtre
nuevamente.
3.7. AYUDA:
3.7.1. <Manual de Usuario: Este nos explica todas las funcionalidades de Mercurio Web.
3.7.2. Acerca de: Trae la página Web de la firma creadora de Mercurio.
3.8. ADMINISTRACIÓN
3.8.1. Suplencia: Permite a un usuario que sale a vacaciones, que este incapacitado, se
ausente temporalmente de la empresa o se retire definitivamente de ella, transferir
15
todos los documentos de la bandeja de WorkFlow para que estos sean realizados por
otro usuario suplente, mientras el principal se encuentre ausente. Al dar clic en
Suplencia muestra la ventana de activación de suplencia, como se observa en la
figura 7.
Figura 7
Al dar clic sobre la opción se despliega la ventana con los campos para
ingresar los parámetros del Usuario para el cual se activará la suplencia. Ver figura 8
Figura 8
El sistema debe mostrar la ventana de programación de suplencia como se observa en la

figura 9 con los siguientes datos:
Usuario titular: Este campo permite seleccionar el usuario para el cual se activará la
suplencia.
Bandeja Workflow: En esta sección se deben mostrar todas las rutas activas en las que
participa el usuario titular y al frente de cada una de ellas se puede elegir el usuario
suplente. Cuando el administrador requiera que la suplencia de rutas quede a cargo de un
único usuario, el sistema debe permitir elegir el usuario para todas las rutas.
16
Fecha- hora de inicio de suplencia: Campo fecha, que permite definir el inicio del
tiempo de suplencia.
Fecha de finalización de suplencia: Campo fecha, que permite definir el fin del tiempo
de suplencia
Tiempo de suplencia: Cantidad de días hábiles del tiempo de suplencia, este campo es
calculado. Una vez finalizada al usuario principal le continuaran llegando los documentos,
incluso los que el suplente no haya alcanzado a tramitar, aquí se desactiva la suplencia.
Motivo: Campo texto, que permite el registro de una descripción breve del estado de
cuenta.
Nota: Los documentos que ingresan a la bandeja del usuario que ha sido asignado como
suplente se distinguen porque son de color naranja.
17
Figura 9
18
4. BANDEJAS
4.1. ICONOS PRINCIPALES EN LAS BANDEJAS
Icono Descripción
Prioridad: Es la importancia del documento con respecto al trámite.
Movimientos: Se visualizan los movimientos de los documentos con detalle

de usuarios .y fechas.
Ver imagen: Permite ver la imagen principal del documento.
Ver Cartas: Permite crear, ver y eliminar cartas de respuesta al documento

principal.
Ver Comentario: Muestra todos los comentarios agregados al documento.
Ver Causales: Permite ver las causales que tiene el documento en caso de
haber sido devuelto o reasignado.
Ver Anexos: Permite ver los anexos de un documento que han sido
incluidos a lo largo del trámite.
Ver Imagen: Muestra los documentos para los cuales se utilizo una plantilla.
Ver Expedientes: Indica que el documento esta indexado a un expediente al

dar clic sobre éste abre el expediente en el cual se encuentra el documento.
Ver Índices: Muestra el índice dinámico que tiene asociado el documento.
Ver Índice Ruta: Muestra el índice dinámico asociado a una ruta.
Ver Todos: Muestra todas las imágenes relacionadas al documento.
19
Ver Radicados Relacionados: Muestra los radicados relacionados al
documento.
Ver Expedientes: Muestra los expedientes relacionados al documento.
Ver Auditoria Correo: Muestra las veces que el documento ha sido enviado
por correo.
4.2. FILTROS EN MERCURIO
Un filtro en Mercurio es una lista desplegable por la cual se pueden seleccionar

parámetros que pueden hacer más fácil la búsqueda y navegación entre los
documentos existentes en las bandejas.
Filtros Bandeja Destinatarios: Se puede realizar la búsqueda de información
utilizando los siguientes filtros: Origen, Fecha de radicación, Fecha de entrada,
Remitente, Destinatario, Tipo de documento, Referencia y Radicado de Origen. Ver
figura 10.
Figura 10
20
Filtros Bandeja WorkFlow: Se puede realizar la búsqueda de información utilizando
los siguientes filtros: Origen, Fecha de radicación, Fecha de entrada, Remitente,
WorkFlow, Paso, Tipo de documento, Referencia y Radicado de Origen. Ver figura 11.
Figura 11
Filtros Bandeja de Radicados: Se puede realizar la búsqueda de información

utilizando los siguientes filtros: Origen y Fecha. Ver figura 12.
21
Figura 12
Al dar clic sobre el nombre de la columna esta se organiza en forma ascendente

o descendente según lo requiera el usuario.
Ir a la pagina: Permite el desplazamiento de una página a otra para facilitar la consulta
de los documentos
Buscar documento en la bandeja: Facilita la búsqueda de un documento Interno,
Externo, Recibido o No Radicable digitando el número del radicado.
Movimientos del documento: Se puede consultar los movimientos de un documento,
digitando el número del radicado y seleccionando el tipo de documento que
corresponde.
4.2.1. Utilización de los filtros
Para la utilización de los filtros se selecciona el filtro o filtros que se van a utilizar, luego
seleccionar un parámetro, el sistema automáticamente hace una búsqueda con los
parámetros seleccionados en los filtros y solo mostrara los resultados que coincidan con
esa búsqueda. Para volver a cargar todos los documentos de la bandeja es necesario
poner todos los filtros en la opción todos.
Ejemplo utilización de los filtros
Se realiza el ejemplo sobre la bandeja de destinatarios, pero la funcionalidad es igual para

las tres bandejas.
22
Esta bandeja muestra 8 documentos entre originales y copias, como se observa en la
figura 13.
Figura 13
Si se utiliza el filtro de origen con documentos Interno, solo mostrará en la bandeja de

destinatario los documentos correspondientes a este origen, para el ejemplo el resultado
es de un (1) documento como se observa en la figura 14.
23
Figura 14
Cuando sea necesario visualizar los 8 documentos se colocan todos los filtros que se
utilizaron en “Todos”.
4.3. BANDEJA DE DESTINATARIOS
En la bandeja de destinatarios se encuentran los documentos originales o copias que son

enviadas al usuario para su respectivo trámite. Los documentos que son copia
generalmente son de carácter informativo. Como se aprecia en la figura 15.
Además se observa en la parte izquierda de la bandeja una barra de colores que indica
la fase en que se encuentra los documentos.
Color blanco: 00 - 50 % Documentos en fase inicial de tramite.

Color amarillo: 50 – 80 % Documentos a tramitar prontamente.
Color naranja: 80 – 100 % Documentos próximos a vencerse.
Color rojo: > del 100 % Documentos vencidos sin tramite.
24
Estado del tramite del documento
(Fase inicial de tramite, próximos
a vencerse, vencidos,...)
Figura 15
4.3.1. Menú Principales
En el menú desplegable principales se tienen las siguientes alternativas:
4.3.1.1. Ver Imagen
Con esta opción es posible visualizar la imagen principal del documento; para esto se da
clic en la opción Ver Imagen, para poder visualizarla.
Enseguida apareceré un mensaje de descarga de archivos
 Abrir
 Guardar
Lo recomendable es abrirla desde la ubicación actual como indica 16.
25
Figura 16
4.3.1.2. Anexos
Esta opción permite anexar uno o varios archivos del PC al documento; para estos se
selecciona la opción anexos como lo indica la figura 17.
Figura 17
26
La ventana que se observa en la figura 18 muestra los campos que deben ser diligenciados antes
de indexar un nuevo anexo. Los campos de carácter obligatorio son:
Seleccione el archivo a indexar: Dando clic en el campo Examinar se busca el anexo que se
desea subir.
Descripción: Hace referencia a una descripción del anexo que se desea subir. Este campo es de
máximo 250 caracteres.
Figura 18
4.3.1.3. Generar Respuesta
En el menú Principales se encuentra la opción de generar respuesta como indica la figura

19, al dar clic en esta opción se despliega un modelo que contiene los datos principales
de la carta y la opción de seleccionar la plantilla correspondiente para ser diligenciada con
los datos de la respuesta.
27
Figura 19
En las cartas de respuestas es posible grabar textos predeterminados para incluirlos en el

párrafo de la carta y no tener que digitar las respuestas siempre con el mismo texto, de
esta forma con la opción insertar texto, como muestra en la figura 20, el sistema sitúa el
texto predeterminado que el usuario haya seleccionado. Hay que tener en cuenta que
estos textos predeterminados no pueden ser modificados en esta ventana.
28
Figura 20
En la figura 21 se muestra la ventana que permite escoger el texto a insertar en la

plantilla.
Figura 21
29
Para que el texto sea insertado, se debe dar un clic sobre la línea o líneas de texto que
sean necesarios y así quedan automáticamente insertados en el campo de texto de la
carta. Cuando todos los datos estén completos se debe dar clic en actualizar carta para
que esta se guarde y se genere el número temporal de la carta.
4.3.1.3.1. Modificar carta existente
Para poder modificar el texto de la carta creada se abre la plantilla de la carta y se da clic
en modificar, se abre el documento en un editor de texto y desde este editor se puede
modificar la carta, luego guardarla y para actualizarla, en la pantalla de actualizar
información en el servidor – datos de la carta, se da clic en examinar, como se indica en la
figura 22, se busca la carta modificada y por ultimo actualizar. De esta manera queda la
carta modificada.
Figura 22
NOTA: CUANDO UNA CARTA ES FIRMADA NO ES POSIBLE MODIFICARLA
En algunas ocasiones un documento tiene varias cartas de respuesta asociadas, estas

aparecen en una bandeja de cartas, como lo ilustra la figura 23.
30
Figura 23
En esta bandeja de carta se visualizan los siguientes campos:
No. Documento: Se encuentran dos tipos de números:
 Números consecutivos temporales que se asignan a las cartas creadas, que para
este ejemplo es el 34502; (posteriormente este número se cambiara por un número
de radicado de carta cuando es firmada).
 Números consecutivos fijos que indican que la carta esta firmada, asignando un
número de radicado.
Plantilla: Nombre de la plantilla utilizada para la carta de respuesta.
Estado: Es el estado en que se encuentra la carta, que pueden ser, en construcción

cuando la carta no ha sido firmada y en estado firmada.
Para ver el nombre, fecha y hora de la persona que firma la carta se da clic sobre el icono
Ver firma .
Cuando no existen firmas asociadas a la carta de respuesta aparece el icono No existen

firmas asociadas , al dar clic sobre este icono el usuario puede ingresar la contraseña y
clave de la firma.
31
Tamaño: Indica el tamaño de la carta.
Usuario que relaciona: Corresponde al nombre del usuario que realiza la asociación de
los documentos.
Anexos: Indica si la carta de respuesta tiene o no anexos.
Indexar anexos: Opción que permite indexar un anexo a una carta de respuesta.
4.3.2. Menú Soporte
En el menú desplegable, la opción soporte presenta las siguientes alternativas:
4.3.2.1. Comentarios
Con esta opción el usuario puede digitar un comentario, quedando registradas en el

trámite y consulta del documento. En la figura 24 se muestra como ingresar el comentario
y como consultarlo más adelante.
Figura 24
Actualizar: Cuando el comentario ya fue digitado es indispensable para guardar el

comentario dar clic en actualizar. Como se indica en la figura 25.
32
Figura 25
Una vez guardado el comentario, en la bandeja solo con un clic en el icono de

comentarios muestra los comentarios asociados y los usuarios que hicieron el
comentario a la comunicación.
El sistema permite que se pueda escribir varios comentarios a un documento en el mismo

paso o movimiento en la bandeja para poder expresar diferentes temas sin entrar a
modificar el comentario y la fecha de uno anterior. Indicando la página de comentarios
donde aparecen la lista de cada uno de los usuarios que han tenido el documento, la
fecha de ingreso del comentario y el icono de comentario. Como se observa en la figura
26
En su propio movimiento aparecerá un icono de nuevo comentario ya sea porque no ha
colocado ninguno o para ingresar uno adicional.
El usuario selecciona el icono de comentario nuevo y el sistema despliega un área de

texto para que el usuario escriba su nuevo comentario y un botón de guardar. Como se
indica en la figura 27
Adicionalmente, si existen comentarios predefinidos, también los muestra para cada uno
de los comentarios con su respectivo valor almacenado
33
Figura 26
Figura 27
4.3.2.2. Indexar al expediente
Con esta opción el usuario puede indexar el documento seleccionado a un expediente

existente. Se selecciona el documento y luego hacer la búsqueda del expediente, como
indica la figura 28. Para que esta búsqueda se puede filtrar por cualquiera de los campos
existentes, luego de llenar los campos de búsqueda se da clic en aceptar.
34
Figura 28
Si algún expediente coincide con la búsqueda, los resultados salen en una lista, pero es
necesario tener en cuenta que solo hay acceso a los expedientes que el usuario tiene
permiso, para seguir con el proceso de indexación se debe seleccionar el expediente
donde se ubicará el documento. Como indica la figura 29.
Figura 29
35
Cuando se ingresa al expediente se observan las carpetas disponibles para ese
expediente, y se debe seleccionar la carpeta donde finalmente se ubicara el documento,
como se observa en la figura 30.
Figura 30
Cuando el documento ha sido indexado, este se puede visualizar al lado derecho de la

ficha del expediente. Ver figura 31.
36
Figura 31
4.3.2.3. Ver expediente
Con esta opción el usuario puede visualizar los expedientes asociados a un documento,
para esto se debe seleccionar un documento (que tenga un expediente asociado), luego
la opción ver expediente del menú soporte. El sistema retornara el número del expediente,
se debe dar clic en el número del expediente para poder acceder a este.
4.3.2.4. Expedientes relacionados
Los expedientes relacionados son aquellos expedientes que de una u otra forma tienen
relación con un documento, pero este documento no estará dentro del expediente. Se
debe seleccionar el documento al que se le va a relacionar el expediente, al dar clic en
Expedientes Relacionados se carga ventana de la figura 32 en la que se elegirá la entidad
que se desea relacionar al expediente como lo muestra la figura 33.
37
Figura 32
Figura 33
Después de tener toda la información lista, se da clic en Indexar Expediente

Relacionado, como indica la figura 34.
38
Figura 34
Y así ya aparecerá este expediente como relacionado del documento, como indica la
figura 35.
Figura 35
39
4.3.2.5. Radicados relacionados
Los radicados relacionados son aquellos documentos que de una u otra forma tienen
relación con otro documento en la empresa y que fueron radicados por separado, esta
funcionalidad de Mercurio permite que estos documentos tengan una relación en el
sistema para optimizar el seguimiento de los documentos que se generan o se reciben en
la compañía. Se debe seleccionar el documento al que se le va a relacionar otro radicado.
A dar clic en Radicados Relacionados se carga la ventana de la figura 36, que es la
ventana de “Radicados Relacionados” en la que se muestran los radicados que están
relacionados con el documento que se selecciono en la bandeja de destinatarios.
Figura 36
En esta misma ventana también se encuentran los siguientes botones.
Donde Relacionar Documento permite realizar la búsqueda de aquellos radicados que

están relacionados con el documento que se selecciono en la bandeja de destinatarios.
4.3.2.5.1. Forma de relacionar un documento
Se debe dar clic en relacionar documento, esta opción carga la figura 37 que es la
ventana de búsqueda en la que se puede buscar digitando el número o fracción del
radicado y seleccionar el tipo de documento que se esta buscando.
40
Figura 37
Al terminar de ingresar los parámetro solicitados se da clic en el botón buscar, esta acción
retornara una nueva ventana con los resultados de la búsqueda en la cual se debe
seleccionar el radicado que se va a relacionar y luego dar clic en aceptar. Como indica la
figura 38
Figura 38
 Eliminar permite quitar la relación que existe entre dos documentos.
Para quitar la relación entre dos radicados se selecciona el documento que se va a quitar
del listado de radicados relacionados y se da clic en eliminar.
41
4.3.3. Menú Gestión
En la opción Gestión se tienen las siguientes alternativas de operación:
4.3.3.1. Copias
Esta opción permite enviar el documento a uno o varios usuarios del sistema con el fin de
informar o solicitar apoyo de respuesta para agilizar el trámite del documento.
4.3.3.1.1. Usuarios Mercurio
El sistema permite enviar una copia de un documento a uno o varios usuarios de

Mercurio, para esto se da clic en Copias  Usuarios Mercurio.
En la ventana que se observa en la figura 39 se selecciona el usuario a quien se desea le

llegue copia para información, para esto se da clic en el botón Seleccionar Usuario.
Figura 39
42
La ventana de Parámetros Copias a Usuarios de Mercurio, facilita la búsqueda del usuario
al cual se le desea enviar una copia del documento. El usuario se puede buscar por el
Código, Nombre y Tipo como indica la figura 40.
Figura 40
Después de haber digitado el código o el nombre del usuario se da clic en el botón Buscar
y se despliega una nueva ventana con los usuarios que coinciden con la búsqueda, como
se observa en la figura 41, se selecciona el usuario y Luego clic en Aceptar y el
documento es enviado automáticamente al usuario seleccionado.
43
Figura 41
4.3.3.1.2. Enviar por e mail
Esta opción permite enviar un documento por e-mail a un usuario que no sea usuario
Mercurio o enviar el documento a un funcionario a través del correo interno de la entidad.
Se selecciona el documento y se da clic en Usuarios  Enviar por e – mail esta acción
abre una ventana con el (los) documento (s) adjuntos y solo se debe agregar la dirección
electrónica del destinatario y algún texto si es necesario. Ver figura 42.
44
Figura 42
4.3.3.2. Enviar a Destino
Permite enviar el original de un documento Interno, Externo, Recibido o No radicable al

destinatario que determina el remitente o por el WorkFlow escogido para el trámite del
documento.
Se selecciona el documento y se envía por destinatario o WorkFlow según corresponda,

como se observa en la figura 43.
45
Figura 43
4.3.3.3. Delegar documento
Permite enviar el documento original a otro usuario del sistema Mercurio con el fin de
continuar el trámite y que este no retrase el proceso, pero esto solo se puede hacer con
documentos originales y desde la bandeja de destinatarios.
Para esto, se selecciona el documento que se quiere delegar dando clic en gestión,
delegar documento como muestra la figura 44
Figura 44
En la ventana que se observa en la figura 45 se selecciona el usuario al cual se le va a

delegar el documento, para esto se da clic en el botón Seleccionar Usuario.
Figura 45
46
Al dar clic en Seleccionar Usuarios, muestra la ventana de parámetros con los campos
de Código, Nombre o Tipo que permiten la búsqueda del Usuario Mercurio. Ver figura 46.
Figura 46
Después de haber digitado el código, nombre del usuario o el tipo se da clic en el botón
Buscar, desplegando una nueva ventana con los usuarios que coinciden con la
búsqueda, se selecciona el usuario y luego Aceptar. Se coloca un comentario explicando
el motivo.
4.3.3.4. Devolución
En esta opción se puede devolver un documento a radicación debido a un mal

direccionamiento, falta de información por parte del radicador u otra razón. Para esto se
debe ir por gestión, devolución. Como indica la figura 47
47
Figura 47
Después de haber hecho clic en devolver a radicación, se debe escribir un comentario

explicando la devolución del documento.
4.3.3.5. Iniciar WorkFlow
Con esta opción se inicia ruta a un documento para realizar su gestión. Cuando se da clic
en iniciar ruta, como se ve en la figura 48, se selecciona de la lista desplegable las rutas
activas (figura 49) por la cual se desea tramitar el documento seleccionado.
48
`
Figura 48
Figura 49
Si el paso tiene más de un gestor o encargado del paso, se debe seleccionar a que
usuario se le va a enviar el documento como se observa en la figura 50.
49
Figura 50
4.3.3.6. Evacuar Documento
Con esta opción un Usuario Mercurio puede evacuar documentos originales y copias que
se encuentra en la bandeja de destinatarios, ya sea porque no necesitan gestión por parte
del Usuario o son simplemente de carácter informativo. Como se observa en la figura 51.
Figura 51
50
4.3.3.7. Procesos Masivos
4.3.3.7.1. Procesos Masivos
4.3.3.7.2. Anexos Masivos
El sistema permite gestionar documentos masivamente que se encuentran pendientes en

la bandeja de destinatarios, para esto se da clic en Procesos Masivos  Procesos
Masivos.
El usuario puede seleccionar los documentos que necesita gestionar masivamente

utilizando cualquiera de las opciones que ofrece la herramienta Mercurio como se
observa en la figura 52.
 Comentario Masivo: Permite colocar un comentario a varios documentos.

 Anexo Masivo: Coloca un anexo a varios documentos
 Evacuar Documentos: Permite evacuar varios documentos, si no tiene comentario
lo solicita.
 Delegar Documentos: Delega varios documentos de la bandeja a otro usuario.
 Copia Masiva: Envía una copia de varios documentos a uno o varios usuarios.
 Anexar al expediente: Lleva a un mismo expediente y subcarpeta varios
documentos de la bandeja.
51
Figura 52
Se debe seleccionar los documentos que van a ser procesados masivamente y dar clic en
el proceso que se va a efectuar.
Nota: Para poder evacuar masivamente los documentos se debe tener en cuenta:
 El comentario solo se puede escribir una vez, es decir, si el documento ya tiene

comentario del usuario no se puede sobre escribir.
 Si los documentos fueron evacuados masivamente aparece Estado: Evacuado, de

lo contrario aparece un mensaje de error explicando porque no fueron evacuados.
4.3.3.7.3. Procesos Masivos de Firmas
Permite firmar de forma masiva aquellos documentos de única firma que aún no han sido
firmados por el usuario como remitente y aquellos documentos de múltiples firmas que no
han sido firmados por algún usuario que tenga el mismo cargo o cargos encargados del
usuario.
4.3.3.7.4. Anexos Masivos
Permite que el usuario final pueda asociar varios anexos a mismo documento. Para esto
dispone de una ventana que permite seleccionar uno a uno hasta 10 anexos. Por cada
anexo se podrá indicar el tipo de anexo, la descripción del anexo se toma por default del
nombre del archivo que se está adjuntando.
Una vez seleccionados todos los anexos se indicara al sistema Indexar Anexo como se
52
Figura 53
En caso de encontrar inconsistencias el sistema debe permitir subir los que cumplen con
los criterios y dejar en la lista los que no, indicando la corrección a realizar desde la
misma ventana para que el usuario realice los ajustes necesarios y pueda completar el
cargue.
4.3.3.8. Cancelar documento
Permite cancelar documento(s) que no necesitan un trámite en especial. Estos

documentos permanecen en el histórico de destinatarios para alguna consulta.
4.4. BANDEJA DE WORKFLOW
En la bandeja de WorkFlow se encuentran los documentos que han sido enviados a una
Ruta determinada del WorkFlow de Mercurio, ver figura 54
53
Figura 54
Descripción campos del documento en la bandeja
 Accesos Directos: Son los iconos descritos en la sección 4.1, que permiten
visualizar las acciones realizadas al documento y a su vez ir directamente a cada
una de ellas.
 No. Documento: Número con el cual fue radicado el documento.
 Origen: Describe el origen de radicación del documento, que puede ser: Recibido,
Interno o Externo.
 Fecha Radicación: Es la fecha en la que ingresa el documento y se radica.
 Fecha Entrada: Fecha en la que el documento ingresa a la Bandeja del usuario.
 Remitente: Se refiere a la persona que envía el documento.
 WorkFlow: Identifica la ruta en la que se encuentra circulando actualmente el

documento.
 Paso: Identifica el número de paso en que se encuentra ubicado el documento

dentro de la ruta. Adicionalmente indica el tiempo del documento es ese paso.
54
 Tipo de documento: Tipo en el cual se puede clasificar el documento (Facturas,
Actas, Solicitud, Reclamo, Requerimiento etc.).
 Referencia: Es una breve descripción del documento.
 Rad. origen: Número del documento que se relaciona con radicaciones anteriores a
la de Mercurio y originadas por otras entidades.
 Tiempo: Tiempo transcurrido desde que se inicio la gestión del documento en el

WorkFlow actual.
4.4.1. Principales
En el menú desplegable principales se tienen las siguientes alternativas:
4.4.1.1. Ver Imagen
Con esta opción es posible visualizar la imagen principal del documento; para esto se
selecciona la opción Ver Imagen, para poder visualizar.
4.4.1.2. Anexos
Permite Ingresar archivos de soporte que estén relacionados con el trámite del
documento; para estos se selecciona la opción anexos como lo indica la figura 55
55
Figura 55
La ventana que se observa en la figura 56 explica con más detalle los campos y botones
de esta opción.
Figura 56
56
Al seleccionar examinar, se busca el archivo a indexar, después de esto se coloca el titulo
referente al anexo, una pequeña descripción y por ultimo indexar anexo; y de esta manera
el archivo queda como anexo en el documento.
4.4.1.3. Generar Respuesta
Esta funcionalidad se maneja igual que la sección de la bandeja de destinatarios.
4.4.1.4. Tareas
Son las diferentes funciones que deben realizar los funcionarios en cada uno de los pasos
de las rutas. Para esto se debe ir hasta tareas en el menú principales como muestra la
figura 57.
Figura 57
Para evacuar una tarea se debe dar clic en el estado y ponerlo como evacuado como lo
muestra la figura 58, y después se debe dar clic en actualizar para que se generen los
cambios, y siguiente paso cuando sea necesario hacerlo.
Ejemplo: Un usuario en un paso tiene una actividad relacionada a ese paso:
 Generar respuesta
57
Una vez se realiza la revisión del documento y se evacua la tareas se procede a
actualizar, luego se da siguiente paso y el documento desaparece automáticamente de
la bandeja y va al paso siguiente de la ruta.
Figura 58
4.4.2. Menú Soporte
En el menú desplegable la opción soporte presenta las siguientes alternativas:
4.4.2.1. Comentarios
Con esta opción el usuario puede digitar sus observaciones y estas quedaran registradas
en el trámite y consulta del documento. Para esto debe ir a comentarios del menú
soporte, para conocer los comentarios escritos en pasos anteriores y también podrá
realizar el comentario del paso actual.
4.4.2.2. Causales
Con esta opción el usuario puede ver las causales de devolución del documento, las
causales de finalización del trámite o de reasignación del documento, ver figura 59.
58
Figura 59
4.4.2.3. Cambiar Condiciones
Aplica cuando las rutas se encuentran condicionadas de acuerdo a ciertas variables de

direccionamiento del documento, si el documento necesita ser enviado a otro usuario que
tiene otra condición se realiza mediante esta opción. Ver figura 60
Figura 60
59
4.4.2.4. Ampliaciones
Cuando por algún motivo no se pueda dar respuesta a una solicitud, permite realizar una
ampliación al tiempo de respuesta del documento, indicando el motivo por el cual se
realiza dicha ampliación y de esto se informará al peticionario indicando la fecha en que
se dará dicha respuesta. Ver figura 61.
Estas ampliaciones se ven reflejadas en la bandeja de WorkFlow en la columna del paso,
al colocar el Mouse sobre el icono se observa el tiempo del paso en la ruta y la
ampliación que se realiza.
Figura 61
En la parte derecha de la figura 62 se puede observar la lista de Motivos con su

respectivo código para de una u otra manera justificar ese tiempo adicional que se le da a
la comunicación.
60
Figura 62
4.4.2.5. Indexar al expediente

existente. Esta funcionalidad se explica ampliamente en la sección 4.3.2.2.
4.4.2.6. Ver expediente
Con esta opción el usuario puede consultar el expediente, para esto se debe seleccionar
un documento (que tenga un expediente asociado), luego la opción ver expediente del
menú soporte. El sistema retornara el número del expediente, se debe dar clic en el
número del expediente para poder acceder a este.
4.4.2.7. Expedientes relacionados
Los expedientes relacionados son aquellos expedientes que de una u otra forma tienen
relación con un documento, pero este documento no estará dentro de ese expediente.
Esta funcionalidad se explica ampliamente en la sección 4.3.2.4.
61
4.4.2.8. Radicados relacionados
Los radicados relacionados son aquellos documentos que de una u otra forma tienen
relación con otro documento en la empresa y que fueron radicados por separado, esta
funcionalidad de Mercurio permite que estos documentos tengan una relación en el
sistema para optimizar el seguimiento de los documentos que se generan o se reciben en
la compañía. Esta funcionalidad se explica ampliamente en la sección 4.3.2.5.
4.4.2.9. Grafico de WorkFlow
El grafico de WorkFlow permite tener una visión general de la ruta por la cual esta siendo
tramitado el documento. Permite visualizar la configuración paso a paso de la ruta por la
cual esta siendo tramitado el documento, con sus respectivas actividades usuarios,
tareas. Ver figura 63.
Figura 63
62
4.4.3. Menú Gestión
En la opción Gestión se tienen las siguientes alternativas de operación:
4.4.3.1. Siguiente Paso
Es el envío del documento al siguiente paso de la ruta, esto se hace una vez se
concluyan las tareas asociadas a este paso y adicionalmente sean marcadas como
evacuadas por la opción de tareas. Para esto se debe ir hasta siguiente paso en el menú
gestión como se indica en la figura 64
Figura 64
Al hacer clic en siguiente paso, el sistema presenta las alternativas de envío si hay varios
usuarios, como se observa en la figura 65, cuando el siguiente paso es un solo usuario el
documento sale de la bandeja sin mostrar opción de usuarios.
63
Figura 65
4.4.3.2. Copias
El procedimiento de enviar copias es el mismo descrito para la bandeja de destinatarios

en la sección 3.11.3.1.
4.4.3.3. Devolución
Con esta opción se puede devolver documentos al paso anterior de la ruta porque faltó
gestión por parte del usuario que lo tramitó anteriormente o devolverlo a radicación debido
a un mal direccionamiento por parte del radicador. Ver figura 66
64
Figura 66
4.4.3.4. Iniciar WorkFlow
Con esta opción se inicia ruta a un documento para que sea tramitado. Cuando se da clic
en iniciar ruta, como se ve en la figura 67, se selecciona de la lista desplegable de rutas
activas por la cual se desea tramitar el documento seleccionado. Ver figura 68.
65
Figura 67
Figura 68
4.4.3.5. Finalizar trámite
Esta opción sirve para evacuar el documento de la bandeja de WorkFlow cuando ya se ha

dado trámite, o cuando el documento es netamente informativo. Para esto se debe ir a
finalizar trámite del menú gestión como lo ilustra la figura 69
66
Figura 69
4.4.3.6. Procesos Masivos

la bandeja de WorkFlow, para esto se da clic en Procesos Masivos  Procesos Masivos.

67
 Comentario Masivo: Permite colocar un comentario a varios documentos.
 Enviar al siguiente paso: Permite enviar documentos al siguiente paso
Figura 70
Nota: Para poder evacuar masivamente los documentos se debe tener en cuenta:
 No tener tareas pendientes para poder enviar al siguiente paso.

 El comentario solo se puede escribir una vez por paso, es decir, si el documento ya
tiene comentario en el paso, no se puede sobre escribir.
4.4.3.6.2. Procesos Masivos de Firmas
Esta opción permite firmar en forma masiva documentos que se encuentran en la bandeja
de WorkFlow. Existen documentos de única firma que no han sido aprobados por el
remitente, o aquellos documentos de múltiples firmas que necesitan de la aprobación de
algún usuario que tenga el mismo cargo o cargos encargados del usuario.
68
4.4.3.7. Reasignar Documentos
Este proceso se lleva a cabo cuando por alguna razón el usuario no puede atender la
tarea del paso y lo va a reasignar a un usuario que cumpla con las condiciones.
Cuando se selecciona la opción, el sistema pide una causal por la cual se esta
reasignando el documento, luego se da clic en actualizar y el documento es reasignado al
usuario seleccionado.
4.4.3.8. Enviar a Destino Externo
Esta opción indica al Usuario que el documento externo debe ser enviado a la Entidad
correspondiente físicamente. Ver figura 71.
Figura 71
4.4.3.9. Menú Aprobación
En el menú Aprobación se tienen las siguientes alternativas de operación:
4.4.3.9.1. Aprobación
Esta opción consiste en la aprobación de la imagen asociada al documento.
69
4.4.3.9.2. Certificado Digital
Aprobación de la imagen asociada por medio de Certicámara.
4.4.3.9.3. Firmas Masivas de Respuesta
Con esta opción es posible firmar masivamente las cartas de respuesta que se
encuentran en la bandeja de WorkFlow, siempre y cuando estas no estén firmadas. Para
hacer este proceso se debe dar clic al menú Aprobación, y se escoge la opción Firmas
Masivas Respuestas, como se puede observar el la figura 72.
Figura 72
El sistema muestra una nueva ventana con las cartas que tiene sin firmar en su bandeja
de WorkFlow como indica la figura 73. El usuario debe seleccionar aquellas cartas que
desea firmar masivamente.
Nota: Este proceso solo aplica para dos o más cartas pendientes de firma.
70
Figura 73
Al seleccionar las cartas de respuestas se da clic en Aceptar y saldrá una nueva ventana
(Figura 74) donde se debe digitar la contraseña de usuario y la contraseña de firma, para
que el proceso se realice.
Figura 74
4.4.4. Colores de los documentos en bandeja
En la bandeja de WorkFlow en la parte inferior derecha se encuentra la definición de cada

uno de los colores. Ver figura 75
71
Figura 75
El color canela indica que es un documento con un número de radicado temporal.
El color verde indica que es un documento que proviene de una devolución de paso o
de radicación.
El color naranja claro indica que es un documento que paso por un proceso de
suplencia y no fue evacuado por el suplente.
El color azul claro indica que es un documento que fue enviado a un grupo de
gestores.
72
4.5. BANDEJA DE RADICACIÓN
Este menú permite realizar la radicación de los diferentes tipos de documentos. Ver figura
76.
4.5.1. Documento Interno

Son todas aquellas comunicaciones que se generan al interior de la Compañía entre las
dependencias adscritas a ella a nivel nacional e internacional.
4.5.2. Documento Externo

Son todas aquellas comunicaciones que genera la Compañía en su relación con
entidades externas, naturales o jurídicas.
4.5.3. Documento Recibido

Son todos aquellos que entran a la Entidad y que su remitente es una persona natural o
jurídica completamente ajena a la compañía.
4.5.4. Radicar Expediente

Permite crear la carpeta virtual donde reposaran el conjunto de todos los documentos
correspondientes a una serie documental o entidad de acuerdo a las necesidades del
negocio. Estos son configurables y se crean automáticamente al momento de la
radicación del documento. (Configuración)
Figura 76
Nota: Si un documento interno es tipo formulario, esto quiere decir que es un índice
dinámico que se crea como tipo formulario y cuando este se firma se convierte en pdf y
queda como la imagen principal del documento.
73
4.5.5. Ficha de Radicación
Al dar clic en cualquiera de los tipos de documentos se carga la ficha de radicación

correspondiente al tipo de documento seleccionado. En la ficha de radicación existen
campos que son de carácter obligatorio y otros que no. Los campos obligatorios son los
que aparecen subrayados, en color azul y con un asterisco (*); cuando estos datos son
ingresados se da clic en guardar, generando el número de radicado con el cual se
identificara cada documento.
4.5.5.1. Principales
4.5.5.1.1. Ver imagen
Con esta opción es posible visualizar la imagen principal del documento; para esto se
selecciona la opción Ver Imagen para poder visualizarla.
4.5.5.1.2. Crear / indexar imagen
Con esta opción es posible indexar la imagen principal al documento; para esto se
selecciona la opción Crear / indexar imagen y sale la ventana que se muestra en la figura
77, donde se debe dar clic en examinar para buscar la imagen, cuando la imagen se
encuentre se selecciona y por ultimo se debe dar clic en indexar archivo para generar la
imagen principal de documento.
Figura 77
4.5.5.1.3. Anexos
Esta opción funciona de la misma manera explicada en la sección 3.12.3.2. Ver figura 78
74
Figura 78
4.5.5.2. Menú Soporte
4.5.5.2.1. Causales
Con esta opción el usuario puede ver las causales de devolución del documento, las
causales de finalización del trámite o de reasignación del documento.
4.5.5.2.2. Cambiar Condiciones
Esta opción me permite cambiar las condiciones para filtrar el envío de documentos a
usuarios de WorkFlow. Ver figura 79
Figura 79
75
4.5.5.2.3. Ver documentos sin imagen
Con esta opción se puede consultar los documentos sin imagen asociada al momento de
realizar la radicación filtrando por un rango de fechas. Ver figura 80
Figura 80
4.5.5.2.4. Radicados Relacionados
Son los documentos que tienen relación con otro documento en la empresa y que fueron
radicados por separado. Permite optimizar el seguimiento de los documentos que se
generan en la compañía. Esta funcionalidad se explica ampliamente en la sección 4.3.2.5.
4.5.5.2.5. Indexar al Expediente

existente. Esta funcionalidad se explica ampliamente en la sección 4.3.2.2.
4.5.5.3. Menú Gestión
4.5.5.3.1. Copias
En este menú las opciones de copias funcionan de la misma manera explicadas en la

sección 4.3.3.1
4.5.5.3.2. Enviar a destino
Con esta opción se envía el documento radicado al destino asignado en la ficha de

radicación. Para esto se debe seleccionar enviar a destino del menú gestión como indica
la figura 81 y se envía el documento al destinatario o workflow según corresponda.
76
Figura 81
4.5.5.3.3. Gestión Adicional
4.5.5.3.3.1. Enviar documento a Usuario
Permite enviar el documento original a un usuario o a una ruta diferente al que aparece en
la ficha de radicación, como se observa en la figura 82.
Figura 82
4.5.5.3.4. Finalizar documento
Esta opción se utiliza cuando se desea finalizar un documento que no requiere gestión
dentro de la empresa. Al dar clic en la opción Finalizar documento, éste será evacuado,
mostrando un mensaje en la parte superior Documento Evacuado.
77

la bandeja de radicados, para esto se da clic en Procesos Masivos  Procesos Masivos.


 Evacuar Documentos: Permite evacuar varios documentos, si no tiene comentario
lo solicita.
Figura 83
78
4.5.5.3.5.1. Procesos Masivos de Firmas
Esta opción permite firmar en forma masiva documentos que se encuentran en la bandeja
de radicados. Existen documentos de única firma que no han sido aprobados por el
remitente, o aquellos documentos de múltiples firmas que necesitan de la aprobación de
algún usuario que tenga el mismo cargo o cargos encargados del usuario.
4.5.5.4. Aprobación
4.5.5.4.1. Aprobación
Esta opción permite al usuario la aprobación de la imagen asociada al documento. El

icono que representa la firma, indica si el documento ha sido o no firmado.
Al dar clic en la opción Aprobación el sistema despliega una ventana para que el usuario
pueda ingresar la contraseña y clave de firma.
4.5.5.4.2. Aprobación y Combinación
Esta opción permite la combinación de correspondencia para documentos internos y

externos que son tipo plantillas. Igualmente, puede generar cartas de respuestas para
diferentes Entidades.
Veamos su funcionamiento paso a paso para realizar una radicación masiva de un

documento - Interno.
NOTA: El procedimiento a seguir es igual para documentos Externos tipo plantilla y para
generar Cartas de Respuesta a diferentes Entidades.
4.5.5.4.2.1. Radicar un documento
Se radica un documento interno tipo plantilla. El radicado generado corresponde al I-

200900006819 como se observa en la figura 84
Figura 84
79
4.5.5.4.2.2. Seleccionar Entidades
Al dar clic en la opción Aprobación y Combinación, el sistema despliega la ventana que

se observa en la figura 85.
Figura 85
Digitando parte del código o del nombre en los campos correspondientes, el sistema
muestra la relación de Usuarios, Dependencias o Grupos, y con un doble clic sobre los
Usuarios, Dependencias o Grupos que se requieran se puede realizar la combinación de
correspondencia, como se observa en las figuras 86 y 87
Figura 86
80
Figura 87
4.5.5.4.2.3. Aprobación
Realizada la combinación de correspondencia, el sistema despliega una ventana para

que el usuario ingrese la contraseña y clave de firma, como se observa en la figura 88
Figura 88
81
4.5.5.4.2.4. Validación Combinación de Correspondencia
El usuario ingresa a la Bandeja de Radicación para validar que se hayan generado los
radicados correctamente con su respectiva imagen y aprobación. Siguiendo con el
ejemplo se crearon los radicados I-200900006821 “al" I-200900006024, tal como se
observa en la figura 89
Figura 89
4.6. CONSULTAS
4.6.1. Histórico de Destinatarios
Esta opción permite al usuario consultar los documentos evacuados, delegados,

devueltos a radicación o cancelados por el destinatario. La consulta se puede realizar
digitando el número de días en la parte superior de la bandeja como se observa en la
figura 90, o simplemente aplicando cualquiera de los filtros que aparecen en la parte
inferior de la misma.
Figura 90
82
4.6.2. Histórico de WorkFlow
Esta opción permite al usuario consultar los documentos que ha enviado al siguiente
paso, devueltos a radicación o al anterior paso, reasignados o que han finalizado trámite
desde la bandeja de WorkFlow. La consulta se puede realizar digitando el número de
días en la parte superior de la bandeja como se observa en la figura 91, o simplemente
aplicando cualquiera de los filtros que aparecen en la parte inferior de la misma.
Figura 91
4.6.3. Movimientos
Esta opción muestra la trazabilidad de los documentos desde que se radica un documento
hasta que finaliza su trámite.
La ventana de consulta de movimientos consta de los siguientes niveles como se observa

en la figura 92.
 Datos Documento: Este primer nivel permite al usuario seleccionar el tipo de

documento, número del documento, asunto y la ruta si el tipo de movimiento es
WorkFlow.
 Datos Primer Movimiento: Muestra el primer movimiento del documento. Para

obtener una búsqueda más precisa se debe seleccionar un usuario, fechas de
entrada y salida de los documentos y estado de los documento.
83
Donde:
E= Estado Evacuado
P= Estado Pendiente
 Datos Segundo Movimiento: Muestra el primero y segundo movimiento del

documento.
 Ordenar resultados por: Se obtiene la consulta por tipo de documento, número del
documento, ubicación, fecha de entrada, fecha de salida, WorkFlow, paso o estado
del documento.
84
Figura 92
Al dar clic en Aceptar se genera la Consulta de Movimientos según los parámetros dados
en la ventana de búsqueda, ver figura 93.
85
Figura 93
Esta consulta contiene iconos de acceso directo que permite activar o reversar un
documento, ver movimientos, comentarios, causales, imágenes.
La opción de activar permite que un documento se pueda activar no solo en la última ruta
que muestra el movimiento, sino también activar el documento en cualquier paso de las
rutas por donde haya sido gestionado.
Al dar clic sobre el icono activar documento y por la opción que aparece en
la parte inferior de la consulta se despliega la ventana de Datos de activación que
contiene el número del documento, tipo, nombre de la ruta, nombre de los pasos y el
usuario. Como se observa en la figura 94.
86
Figura 94
La opción de reversar permite que un documento se pueda devolver al usuario del paso
anterior.
Al dar clic sobre el icono reversar documento y por la opción que
aparece en la parte inferior de la consulta se despliega la ventana de Datos de activación
que contiene el número del documento, tipo y el campo para digitar un comentario
explicando la devolución del documento. Como se observa en la figura 95.
Figura 95
87
4.6.4. EXPEDIENTES
En expedientes se ven dos temas, uno relacionado a la creación de un nuevo expediente

o radicación del mismo y el otro tema que tiene que ver con la consulta de los mismos.
Un expediente es un conjunto de comunicaciones o documentos relacionados por una
entidad y que de una u otra manera tiene que estar almacenados. En Mercurio existe ese
elemento de manera virtual, donde se asemeja a una carpeta de expediente físico, pero
que facilita más la búsqueda y ahorra tiempo en la búsqueda en el archivo.
4.6.4.1. Radicación de expedientes
En la figura 96 se puede ver los campos que se encuentran en la ficha de radicación, la

cual genera automáticamente un número de radicado que se utilizará para todo el
expediente.
Figura 96
Buscar la entidad: Este campo se refiere al cliente o entidad externa relacionados con el
expediente que se necesita crear. Una vez se da clic en entidad, trae las ventanas que se
observan en las figuras 97 y 98 de parámetros de búsqueda.
88
Figura 97
Figura 98
Buscar la dependencia: Se da clic en el link de dependencia para buscar la dependencia

que se desea asociar al expediente.
Una vez en la ventana se digita el código o el nombre de la dependencia. Ver figura 99
89
Figura 99
En la figura 100 se observa la ventana que muestra la dependencia que se asignará al

expediente.
90
Figura 100
Una vez sean diligenciados estos campos y seleccionado el Tipo de expediente se

procede a dar clic en Guardar para crear el expediente y este a su vez genera
automáticamente un número de radicado.
4.6.4.2. Consulta de Expedientes
Es muy similar a la ficha de radicación pero parametrizable con la búsqueda de un

expediente en particular, en este caso se buscará un expediente ya creado, para esto
desde el menú consultas, expedientes; o estando en alguna bandeja personal, desde ir a,
consultas, expedientes. Ver figura 101.
Figura 101
Ventana de parámetros de búsqueda: En la siguiente ventana están las opciones de

búsqueda para consultar el expediente, se pueden observar en la figura 102
91
Figura 102
Después de haber ingresado los datos en alguno de los campos mencionados, el sistema
trae la ventana que se ve en la figura 103, donde muestra el expediente.
92
Figura 103
Al dar clic en el número del expediente el sistema muestra la ventana que se aprecia en la
figura 104, en la que se puede visualizar el expediente.
Figura 104
93
En la figura 105 se visualizan las carpetas y la cantidad de documentos que tiene el
expediente. Además, las opciones para gestionar documento(s) en el expediente
seleccionado, estas opciones se explican más adelante.
Para el expediente que se toma como ejemplo se observa que tiene una carpeta
denominada Compras2010, que cuenta con un solo documento en la carpeta.
Figura 105
En la búsqueda de documentos del expediente existe la opción de búsqueda detallada de

comunicaciones. Ver figura 106
Figura 106
94
 Anexar al Expediente: Esta opción realiza el proceso de subir un anexo a un
expediente.
Se debe seleccionar el archivo a indexar, el código del asunto, tipo de anexo, y
descripción entre otros. Ver figura 107.
Figura 107
 Mover a Carpeta: Esta opción permite mover un documento de una carpeta a otra
carpeta del mismo expediente.
Se selecciona el documento que se desea mover de carpeta. Para mayor claridad se elige
el documento No. 200900005181 y se da clic sobre la opción Mover a Carpeta, de
inmediato sale una ventana que muestra un mensaje que dice: “Está seguro de mover el
documento a otra carpeta”. Ver figura 108
95
Figura 108
Al dar clic en Aceptar retorna a la ventana de expedientes mostrando frente a cada

carpeta un signo de Visto Bueno como se aprecia en la figura 109
Figura 109
96
Se procede a escoger la carpeta a la que se desea mover el documento No.
200900005181, se da clic sobre el icono de la carpeta DOCUMENTOS SOLICITUD
CLIENTE, el sistema inmediatamente muestra la ventana con un mensaje que dice:” Está
seguro de indexar el documento en la carpeta 02 DOCUMENTOS SOLICITUD
CLIENTE?. Ver figura 110
Figura 110
Al dar clic en Aceptar muestra el mensaje: Documento movido correctamente a la carpeta

04.
 Mover a Expediente: Permite mover un documento de un expediente a otro

expediente.
 Copiar a Expediente: Permite copiar un documento que se encuentra indexado en un
expediente a otro.
 Ver Imágenes Carpeta: Esta opción permite ver las imágenes asociadas al(s)
documento(s) que se encuentran en las carpetas de un expediente. Se debe
97
seleccionar el número o los números de los documentos de los cuales se desea
visualizar las imágenes. Ver figura 111
Figura 111
 Índices Dinámicos Expediente: Esta opción muestra los índices dinámicos asociados
al expediente
4.6.5. Búsqueda Avanzada
La ventana con los parámetros para realizar la búsqueda avanzada facilita al usuario
consultar un documento digitando el ID del documento, radicado de origen, fechas de
radicación, observaciones o seleccionando remitente y destinatario al elegir un tipo de
documento como lo muestra la figura 112.
98
Figura 112
4.6.6. Consultas Adicionales
El modulo Creación y consultas adicionales se encuentra ampliamente explicado en el

capitulo 6 del Manual del Administrador Mercurio Web.
4.6.7. Consulta Archivo
Con esta opción se puede tener acceso a dos tipos de archivos: Archivo Gestión, Archivo
Central La opción Subir Inventario no corresponde a una clase de archivo pero más
adelante se explica su funcionamiento.
4.6.7.1. Archivo Gestión
En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión

administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en éste depende
fundamentalmente de las normas internas indicadas en las Tablas de Retención
Documental (TRD), para luego decidir su traslado al archivo central.
99
Con esta opción se puede consultar o solicitar en préstamo los documentos que se
encuentran en el archivo de gestión. Los campos para buscar patrones de coincidencia
están identificados con la abreviatura Cont. (Contiene). Al dar clic sobre la opción Archivo
gestión muestra la ventana que se observa en la figura 113.
Figura 113
En el momento de realizar la búsqueda de un documento es recomendable llenar la

mayor cantidad de campos para así obtener un resultado más exacto. Cuando el
parámetro de búsqueda se realiza teniendo en cuenta las fechas, es necesario definir el
rango de fecha de inicio hasta la fecha final.
En caso de no especificar algunos de los rangos el sistema muestra los mensajes que se
observan en las figuras 114 y 115.
Figura 114
100
Figura 115
Cuando se da clic en Aceptar se genera los resultados que se observa en la figura 116.
Figura 116
Accesos directos del modulo
 Ver propiedades
Al acceder a este icono se observa la figura 117 donde aparece información del
documento como identificador, sucursal, asunto, unidad de conservación, entre otros.
101
Figura 117
 Solicitud préstamo
Esta opción informa la disponibilidad del documento visible para los dos tipos de
documentos del archivo físico, y se visualiza en las bandejas como se observa en la figura
118.
Al momento de realizar la solicitud de préstamo el documento solo puede ser solicitado
físico y el sistema valida este proceso.
En la solicitud de prestamos se debe tener presente que si la imagen existe solo se puede
solicitar el físico y el sistema valida esto. Si el documento tiene una imagen asociada el
sistema le permite solicitar su visualización, pero si no tiene imagen asociada el sistema lo
valida y oculta la opción de visualización.
102
Figura 118
Nota: Si en la columna de accesos directos aparece el icono solicitud de préstamo, es

porque el documento se encuentra disponible.
Para efectos de mayor claridad de este módulo se explicara paso a paso la solicitud de
préstamo del documento número 38399 a modo de ejemplo práctico.
Al dar clic en solicitud de préstamo , permite acceder a la tabla solicitud de préstamo
como lo muestra la figura 119. Cada que se diligencia una solicitud de préstamo el
sistema requiere el motivo de la solicitud, es decir, la razón por la que se realiza el
préstamo. Este es configurable y cada cliente definirá los motivos mediante los cuales se
solicitan los documentos al interior de la compañía.
Figura 119
103
En la parte superior aparece el número que identifica el documento que para nuestro
ejemplo corresponde al 38399. Al dar clic en aceptar se realiza el cambio de estado de
disponible a solicitado. Para observar el movimiento hay que volver a la bandeja de
consulta de archivo de gestión como se observa en la figura 120.
Figura 120
 Histórico de movimientos
Al dar clic en el icono de movimientos se observa la figura 121
Figura 121
Esta opción muestra los movimientos que ha tenido el documento mostrando información
como: identificador, usuario que solicita, motivo de solicitud, fecha de solicitud, fecha de
préstamo, fecha de devolución, formato y usuario que lo atiende.
104
4.6.7.2. Archivo Central
En este archivo se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión
que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
Al transferir la documentación al archivo central se debe comparar con el inventario para
incorporarla al fondo documental correspondiente, señalándole la signatura topográfica.
Este módulo al igual que el Archivo de gestión permite consultar o solicitar en préstamo
un documento y la consulta se realiza de la misma forma que el archivo de gestión.
En el momento de hacer la búsqueda, es recomendable llenar la mayor cantidad de
campos para así obtener un resultado más exacto, como se observa en la figura 122.
Figura 122
4.6.7.3. Subir Inventario
Dentro del menú de Administración, se encuentra la opción Subir Inventario. Este es

utilizado para cargar los archivos a una base de datos.
En tipo de archivo se puede seleccionar entre Archivo Histórico y de Gestión.
La localización del archivo es el campo para seleccionar el archivo que contiene los datos,
el cual debe ser un archivo de texto plano en donde cada línea contenga los valores para
cada columna de las tablas HISTÓRICO y GESTIÓN; separados por tabulación, las
cadenas de caracteres deben estar entre comillas dobles “y los valores vacíos o null
deben ser representados por cadena vacía entre comillas “”. Las fechas deben estar en el
formato dd/mm/yy hh:mm:ss
105
Una vez se realiza el cargue se genera un Log en la carpeta
“ControlDoc/prestamo/cargue/logs” el cual estará nombrado con la fecha y hora de
generación, este Log contendrá un resumen del resultado del cargue, el mismo que se
muestra en el navegador una vez se termina de ejecutar el cargue de datos, como se
Figura 123
4.6.8. Gestión Prestamos
4.6.8.1. Administrar Solicitudes
Nota: Esta opción solo esta disponible para los usuarios administradores.
Al dar clic en administrar solicitudes se despliega la Bandeja de Préstamos

Administradores, que identifica diferentes documentos que fueron solicitados, prestados o
se encuentran en proceso de devolución. Cuenta con íconos de acceso directo,
identificador del documento, fecha de solicitud del documento, cambio de estado, estado,
usuario, prioridad, tipo (si es el físico o es una imagen), sede, tipo documento, motivo de
solicitud entre otros. Ver figura 124.
106
Figura 124
Accesos directos del módulo
Actualizar estado
Crear indexar imagen
Ver propiedades
Ver imagen
Al dar clic en como se observa en la figura 125 se despliega la ventana que se

observa en la figura 126, que permite seleccionar un archivo para indexar al documento.
El cambio de imagen solo la realiza el usuario administrador.
Figura 125
Figura 126
Al dar clic en actualizar estado sobre el documento número 2, se observa la tabla de

la figura 127 que especifica día, hora y minutos en que se actualiza el documento, esta
fecha no puede se mayor a la fecha actual y no puede ser menor a la fecha del último
cambio de estado del documento.
Los estados de los documentos son los siguientes:
107
 De estado solicitado pasa a prestado
 De estado de solicitud de devolución pasa a disponible
Figura 127
4.6.8.2. Consultar mis solicitudes
Esta opción permite consultar las solicitudes realizadas, ver propiedades y la imagen del
documento que se solicita.
Al dar clic en consultar mis solicitudes se despliega la Bandeja de Préstamos Usuarios,

donde se relacionan diferentes columnas como íconos de acceso directo, identificador,
estado, fecha de solicitud, cambio de estado, usuario, prioridad, tipo, sede, tipo de
documento , teléfono, motivo de solicitud, entre otras.
Para la devolución de un documento se explica a partir de cualquier bandeja de consulta,
como ejemplo el documento de identificador No. 14 del archivo gestión que se encuentra
en estado Disponible como se observa en la figura 128.
108
Figura 128
Se solicita en préstamo dando clic sobre el icono de solicitud de préstamo como lo indica
la figura 129.
Figura 129
El cambio de estado de éste documento se registra dando clic en Aceptar como lo indica
la figura 130. De este movimiento el sistema envía un mensaje reportando que la solicitud
es realizada exitosamente.
109
Figura 130
El movimiento de la devolución se observa cuando el administrador se logea con el

identificador del usuario y sus repectiva contraseña. Para el ejemplo propuesto del
documento 14 el usuario se identifica con el número 51628681 como se indica en la figura
131
Figura 131
Se ingresa por el menu Consultas  Gestión Prestamos  Administrar Solicitudes
110
Con esta opción se tiene acceso a la Bandeja Préstamos Administradores como se
observa en la figura 132. Al dar clic en el icono de actualizar estado el sistema
muestra la ventana con la información del documento que se solicita en préstamo como
lo indica la figura 133.
Figura 132
Figura 133
En la Bandeja Préstamos Usuarios aparece el estado del documento 14 como prestado.

Para observar la devolución se da clic en el icono devolución como aparece en la
figura 134.
111
Figura 134
El sistema envía el mensaje de confirmar o no la devolución como se detalla en la figura

135
Figura 135
El actual estado del documento 14 se observa ingresando a la Bandeja Préstamos

Usuarios como se indica en la figura 136
112
Figura 136
4.6.8.3. Reportes Solicitudes
Al dar clic en reporte solicitudes se despliega la Bandeja de Tipo Reporte. Ver figura 137
Figura 137
113
Generacion de Reportes
Seleccionar el tipo de reporte que se va a generar.
 Seguimiento de documentos prestados: Es un reporte que muestra la información

relacionada con los tiempos que permanece un documento prestado y el tiempo
que demoran prestándolo. Se puede obtener información sobre los documentos
devueltos, no devueltos o todos. Como se aprecia en la figura 138.
 Documentos Devueltos: Son los documentos prestados y devueltos.

 Documentos No devueltos: Son los documentos que están prestados o en
solicitud de devolución.
Figura 138
 Consulta de documentos: Es un reporte que muestra los documentos que se han

consultado por datos, imagen o ambos. Se puede obtener información detallada y
consolidada como lo indica la figura 139.
114
Figura 139
 Solicitudes de préstamo: Con este reporte se observa la información de las

solicitudes que se han realizado. Se puede obtener información sobre documentos
atendidos, no atendidos o todos como lo indica la figura 140.
 Atendido: Corresponde a las solicitudes que han pasado por todo el
proceso
 No Atendidos: Corresponde a las solicitudes que se encuentran en el
proceso. Pueden estar en cualquiera de los estados: Solicitado – Prestado
– O Solicitud de devolución
115
Figura 140
Selección del tipo de documento
 Archivo Gestión
 Archivo Central
 Todos
Finalmente se elige los rangos de fechas y la forma como se desea el reporte, ya sea un
reporte consolidado o detallado para luego generar el archivo a un Excel. Como se
observa en la figura 141
116
Figura 141
4.6.9. Indexador de Contenido
Esta opción realiza una búsqueda en los archivos generados para encontrar la palabra o
frase que se indicó en el parámetro. La búsqueda se hace sobre los archivos indexados
hasta el momento, por lo tanto, se debe ejecutar el proceso del indexador regularmente.
Al dar clic en el Indexador de contenido muestra la ventana que se observa en la figura

142. En esta ventana se debe seleccionar el tipo de documento y digitar la palabra o frase
del contenido a buscar.
Figura 142
La consulta se genera cuando se da clic en Consultar. Muestra el(s) documento(s) con los
siguientes datos. Ver figura 143
 Número del radicado

 Tipo de documento
 Remitente
 Destinatario
117
 Observaciones
 Descripciones
 Asunto
 Tipo
 Imagen. Dando clic sobre el icono se tiene acceso a la imagen del

documento.
Figura 143
4.7. REPORTES
Para acceder a los reportes, se da clic en el menú reportes de la página Principal de

Mercurio Web.
Los reportes que se pueden encontrar en Mercurio Web son los siguientes:
118
4.7.1. Índices Dinámicos
Este reporte permite consultar documentos que tienen un índice dinámico o un formulario
asociado.
Al dar clic sobre la opción Índices Dinámicos, el sistema muestra una ventana de ingreso
de parámetros para realizar la consulta. Figura 144
Figura 144
En esta ventana se relaciona el índice dinámico que se desea buscar. Al elegirlo los
radiobutton que están debajo del campo del índice se activan de acuerdo a como este
asociado. Por ejemplo el índice AREA Y LINDERO esta asociado a Ruta
Para formulario funciona igual que para el índice, se debe seleccionar la opción formulario
y luego escoger el formulario que se desea buscar. Figura 145
119
Figura 145
Al dar clic sobre el botón Aceptar, el sistema abrirá una nueva ventana en la que se
ingresan datos detallados del reporte a generar. El sistema mostrará el índice dinámico
seleccionado anteriormente con la posibilidad de ingresar los datos que se necesitan para
el reporte. Una vez diligenciados estos datos se debe dar clic sobre el botón Buscar.
Figura 146.
120
Figura 146
El sistema retornará los documentos que coincidan con los datos ingresados en el
momento de realizar la búsqueda. Estos documentos pueden ser consultados al dar clic
sobre el número de documentos. Ver imagen 147.
Figura 147
121
4.7.2. Gestión de Ruta
4.7.2.1. Vencimientos
Este reporte permite conocer que documentos tramitados por WorkFlow se encuentran
aplazados o vencidos. Dependiendo de los datos ingresados en los parámetros del
reporte, este puede ser por usuario, por número de documento, por fecha o por
WorkFlow. Si se requiere un reporte mas específico se pueden combinar varios campos
de búsqueda. Ver figura 148.
Figura 148
Se deben ingresar los parámetros del reporte, según sea el caso y dar clic en el botón
Aceptar.
El sistema retornará los datos solicitados anteriormente (Figura 149). Para efectos de
elaboración de informes, estadísticas de seguimiento, indicadores y demás, se puede
generar un archivo de Excel dando clic sobre el botón Generar Archivo.
122
Figura 149
El reporte de vencimientos muestra el estado de los documentos frente a los tiempos

asignados en los pasos. Estos estados son tres y se definen de la siguiente manera:
 Negro: Muestra los documentos que están en trámite y no han concluido los
tiempos asignados en los pasos.
 Azul: Son los documentos concluidos en los tiempos de los pasos pero que han
sido ampliados.
 Rojo: Son los documentos a los cuales se les caduco el tiempo del paso y también
pueden ser los documentos a los cuales se les asignó ampliaciones pero se
concluyo el tiempo del paso.
4.7.2.2. Estadística de Eficiencia
Este reporte como su nombre lo dice, mide la eficiencia del trámite de documentos por
cada usuario involucrado en un WorkFlow.
En la ventana de parámetros que muestra el sistema, se pueden ingresar los datos de un
rango de fecha y un WorkFlow específico. Como se muestra en la figura 150.
123
Figura 150
Una vez el sistema genere los resultados (Ver figura 151), este reporte puede ser
guardado en el equipo como documento de Excel para realizar los informes que sean
necesarios, dando clic sobre el botón Generar Archivo.
124
Figura 151
Este reporte esta divido en dos partes, uno da el estadístico de los documentos
pendientes y otro el estadístico de los documentos evacuados. Cada parte muestra un
estimado de documentos vencidos y sin vencer, y finalmente un total de los documentos
pendientes y evacuados.
4.7.2.3. Tiempo ruta
Este reporte mide el tiempo que lleva un documento en un WorkFlow, ya sea por cada
uno de los pasos en los que esta el documento o por el tiempo total en la ruta.
En la ventana de parámetros se puede determinar si el reporte será tiempo por paso o
por el tiempo total de la ruta, número de documento, al igual que un rango de tiempo, la
ruta por la que se tramitó y un paso específico dentro de esta ruta si es necesario. Una
vez diligenciada la ficha de parámetros se debe dar clic sobre el botón Aceptar, como
indica la figura 152.
125
Figura 152
El sistema muestra los resultados del reporte solicitado, según los parámetros entregados
por el usuario. En este reporte se encuentra la opción de Redefinir Búsqueda, que permite
al usuario regresar a la ventana de parámetros y realizar una corrección de datos para
esta consulta. Como se observa en la figura 153.
Figura 153
Este reporte al igual que todos los demás, se pueden exportar a Excel.
4.7.2.4. Documentos en ruta
Este reporte permite ver los documentos pendientes en una ruta determinada. En la
ventana de parámetros se puede determinar el rango de fecha por el cual se va a buscar
126
y la ruta. Una vez diligenciada la ficha de parámetros se debe dar clic sobre el botón
Aceptar, como indica la figura 154
Figura 154
El sistema presenta los documentos que están pendientes para la ruta seleccionada, e
información con respecto al documento. Ver figura 155
Figura 155
En este reporte se encuentra la opción de Redefinir Búsqueda, que permite al usuario

regresar a la ventana de parámetros y realizar una corrección de datos para esta
consulta.
4.7.2.5. Índice Dinámico Rutas
El reporte de índice dinámico, saca un resumen de todos los índices que están en los
documentos pendientes en ruta. Para hacer la búsqueda, se utilizan los dos parámetros
de búsqueda que se observa en la figura 156.
127
Figura 156
Cuando se da clic en aceptar, el sistema genera el resultado con toda la información

adicional del índice dinámico. Como indica la figura 157.
Figura 157
El sistema muestra un documento con un índice dinámico asociado a la ruta “Prueba

Calidad” y están pendientes en ella, además de una información adicional.
4.7.2.6. Gestión Documentos en Ruta
Este reporte permite ver los documentos pendientes en una ruta determinada. Es de
anotar que el tiempo transcurrido en la ruta es el tiempo que existe entre la fecha actual y
la fecha en que el documento ingresa a la ruta. El tiempo de la ruta no tiene en cuenta las
ampliaciones de los tiempos de los pasos ni tampoco las devoluciones.
En la ventana de parámetros se puede determinar un rango de fecha y la ruta para

realizar la búsqueda, utilizando los parámetros que se observan en la figura 158.
128
Figura 158
Cuando se da clic en consultar, el sistema genera el resultado. Como indica la figura 159.
Figura 159
4.7.2.7. Gestión de Usuario en Ruta
Este reporte permite ver los documentos pendientes de un usuario en una ruta
determinada.
En la ventana de parámetros se puede determinar el usuario, un rango de fecha y la ruta

para realizar la búsqueda, utilizando los parámetros que se observan en la figura 160.
129
Figura 160
Al dar clic en consultar, el sistema genera el resultado mostrando el total de los

documentos pendientes y evacuados para el usuario seleccionado en el parámetro de
búsqueda. Como indica la figura 161
Figura 161
4.7.2.8. Gestión Documentos en Paso
Este reporte permite ver los documentos pendientes de un usuario en cualquier paso de
la ruta seleccionada.
En la ventana de parámetros se puede determinar el usuario, un rango de fecha, la ruta y

el paso de la ruta para realizar la búsqueda, utilizando los parámetros que se observan en
la figura 162.
130
Figura 162
Al dar clic en aceptar, el sistema genera el resultado mostrando el total de los documentos
pendientes, el total de documentos evacuados, el total de documentos devueltos a
radicación y devueltos al paso anterior para el usuario seleccionado en el parámetro de
búsqueda. Como indica la figura 163
Figura 163
4.7.3. Radicado Origen
El reporte por radicado origen permite obtener información de documentos que contienen
total o parcialmente el mismo radicado origen.
En la ventana de ingreso de parámetros para este reporte, se ingresa el dato
correspondiente al radicado origen con el que fue registrado en el momento de la
radicación, sean estos, documentos recibidos, internos o externos. Se ingresa completa o
parcialmente el radicado origen del que se desea obtener el reporte y se da clic en el
botón Aceptar, como se observa en la figura 164.
131
Figura 164
El sistema retornará la información de todos los radicados que coincidan con los
parámetros de búsqueda. Ver figura 165.
Figura 165
4.7.4. Generador de Reportes
El generador de reportes permite crear cualquier combinación de información para un

reporte específico, directamente sobre las tablas básicas de Mercurio y la ficha de
radicación de los documentos. En este generador se pueden seleccionar tantas variables
como se necesiten, con las condiciones requeridas para obtener la información necesaria.
Figura 166.
132
Figura 166
4.7.4.1. Tipo de documento
En este campo de la ventana de parámetros, se debe indicar el tipo de documento sobre

el cual se va a generar el reporte, estos pueden ser internos, externos, recibidos y no
radicables.
4.7.4.2. Campo de consulta
Se debe indicar contra que campo de la ficha de radicación se realizará la validación de

los datos para generar el resultado del reporte. Estos pueden ser Número del radicado,
fecha de radicación, ruta, fuente, usuario que firma, entre otros.
4.7.4.3. Tipo de condición
Una vez seleccionado el campo de consulta, el sistema habilitará la lista desplegable del
campo Tipo de condición, en este se debe indicar que tipo de comparación se requiere
que realice el sistema en la validación de datos para retornar información. (Igual, mayor,
menor, diferente, etc.).
4.7.4.4. Condición a cumplir
En este campo se debe digitar el valor que se va a comparar, ya sea un número de

radicado, el nombre de un asunto, el nombre del remitente o destinatario.
133
4.7.4.5. Operador Lógico Y / O
El operador lógico se empleará en caso que el reporte que se desee generar deba cumplir
con dos o mas condiciones, se utilizan de la siguiente manera:
Lógico: En caso que el reporte solo tenga una condición de datos.
Y: En caso que sea necesario que se cumpla la condición anterior y la
siguiente.
0: En caso que se deba cumplir alguna de las dos condiciones (anterior o
siguiente)
4.7.4.6. Opciones adicionales
Estas opciones adicionales se activan al seleccionarlas en la casilla de verificación en

caso que sean necesarias.
 Incluir Índices Dinámicos
Esta opción de incluir los índices dinámicos en los parámetros del reporte, permite
realizar un reporte mucho más específico sobre valores dentro de los ítems de los
índices. Dentro de su estructura posee los campos mencionados anteriormente
como se muestra en la figura 167.
Figura 167
134
 Escoger Columnas
Esta opción permite seleccionar la información que se desea obtener del reporte,
campo por campo. Al dar clic sobre el campo que se desee, que se encuentra en la
lista desplegable, este se ubicará en el cuadro de texto como se muestra a
continuación:
a. Seleccionar el campo (columna). Figura 168
Figura 168
b. El sistema muestra la columna seleccionada en el cuadro de texto. Figura 169
Figura 169
En caso de seleccionar algún campo erróneamente se puede emplear el botón Limpiar, el

cual permite iniciar nuevamente la selección de campos.
135
Una vez se tenga toda la información necesaria para generar el reporte con los parámetros
planteados por el usuario, se debe dar clic sobre el botón Consultar. El sistema retornará la
información solicitada, con las columnas seleccionadas por el usuario.
4.7.5. Reporte De Operación Externa
Este reporte permite conocer el estado de la operación externa de un documento que ha

sido enviado a su destinatario, para obtener estos datos es necesario haber realizado la
gestión de operación externa desde Mercurio Cliente Servidor. Este reporte puede ser
visualizado por cualquier usuario de Mercurio Web. Al seleccionar la opción Operación
Externa, el sistema muestra la ventana de parámetros donde es posible ingresar las
diferentes combinaciones de datos para obtener el reporte según se requiera. Ver figura
170
Figura 170
La consulta se puede realizar por uno o varios parámetros, a medida que se aumenten la
cantidad de parámetros, la búsqueda va a ser mas específica. Una vez se ingresan los
parámetros requeridos se da clic sobre el botón Aceptar. Como se observa en la figura
171.
136
Figura 171
El sistema muestra el resultado de la búsqueda, los datos ingresados por la gestión de

Operación Externa en Mercurio Cliente Servidor. Como indica la figura 172
Figura 172
Esta información se puede exportar a Excel mediante el botón Generar Archivo.
Nota: Es importante recordar que para que este reporte traiga resultados, previamente se
debe gestionar la operación externa en Mercurio Cliente Servidor.
4.7.6. Reporte de Productividad
Este reporte muestra los movimientos de todos los documentos recibidos dentro de un
periodo de radicación, su tiempo de gestión en cada paso, su gestor, el estado del
documento frente a la ruta y el tiempo que falta para que termine el tiempo en la ruta.
137
En la ventana de parámetros se puede determinar el usuario, un rango de fecha de
radicación, tipo de documento, la ruta, el paso y el estado para que la búsqueda sea más
precisa, como se observa en la figura 173.
Figura 173
Al dar clic en consultar, el sistema genera el resultado mostrando los radicados dentro de
un periodo, su tiempo de gestión en cada paso y su gestor entre otros. Como indica la
figura 174
Figura 174
138
4.7.7. Reporte De Distribución.
Este reporte permite generar un listado de documentos recibidos, internos o externos, en

un rango de fechas, por rutas, por dependencias o simplemente ingresando los números
de radicados directamente. Como indica la figura 175.
Figura 175
Cuando se da clic en el botón Consultar, el sistema retorna los datos ordenados según los
parámetros indicados. Como indica la figura 176.
139
Figura 176
4.7.8. Reporte de Devolución
4.7.8.1. Devolución a Radicación
Este reporte genera un registro por documento devuelto a radicación ya sea que se
estuviese tramitando por una ruta o un destinatario.
En la ventana de parámetros se puede determinar si la devolución es por ruta o
destinatario, el nombre de la ruta, el asunto, una fecha de radicación o una fecha de
devolución como se observa en la figura 177.
Aparecen otros campos de búsqueda como causal de devolución, el tipo de documento,
número de radicado que hacen más precisa la búsqueda.
140
Figura 177
Cuando se da clic en el botón Aceptar, el sistema retorna los datos ordenados por número
de radicado, clase de documento, fecha de radicado, usuario que devuelve, y otros
parámetros. Como indica la figura 178
Figura 178
141
4.7.8.2. Devolución Paso Anterior
Este reporte genera un registro por cada traslado o documento devuelto a un paso de
WorkFlow (Ruta) determinado. El reporte muestra el usuario y paso donde fue devuelto el
documento, incluyendo el comentario de la devolución.
En la ventana de parámetros se puede determinar el nombre de la ruta, el asunto, una

fecha de radicación o una fecha de devolución como se observa en la figura 179
Figura 179
Cuando se da clic en el botón Aceptar, el sistema retorna los datos ordenados por número
de radicado, clase de documento, nombre de la ruta, paso, nombre del paso, usuario del
paso, fecha de entrada, fecha de salida, tiempo, paso anterior, usuario del paso anterior, y
el comentario de la devolución. Como indica la figura 180
142
Figura 180
4.7.9. Reporte de Expedientes
Este reporte genera un listado de los documentos incluidos en los diferentes

expedientes.
En la ventana de parámetros se puede determinar por cualquier campo de búsqueda
como lo son: No de expediente, No de radicado, fecha de expediente, tipo de expediente,
entidad, dependencia, entre otros. Como se observa en la figura 181
143
Figura 181
Se genera un registro con los números de los documentos, tipo de documento, No. de
expediente, fecha del expediente, dependencia, nombre de la carpeta y cantidad de
documentos en cada carpeta. Ver figura 182
144
Figura 182
4.7.10. Reporte de Respuestas
Este reporte entrega la información de todos los documentos pendientes o evacuados por
trámite y paso que tienen respuestas firmadas en Mercurio.
En la ventana de parámetros de consulta se puede determinar por los siguientes campos

de búsqueda como son: Ruta, Paso, Fecha de Radicación, Usuario, Tipo de Radicado y
Estado del documento. Como se observa en la figura 183
145
Figura 183
Al dar clic en Aceptar se genera un informe con las respuestas en elaboración, sin firmar y
permite ingresar a consultarlas. Ver figura 184
Figura 184
146
Mercurio es una herramienta creada por
ServiSoft S.A.
2011
www.servisoft.com.co
147

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MANUAL DE USUARIO

MERCURIO WEB 5.5

4.5.5.4.2. APROBACIÓN Y COMBINACIÓN………………………………………………………………………76

La Herramienta para la Gestión Documental MERCURIO, está diseñada para apoyar la

En este manual se encuentra reflejada toda la información necesaria para guiar a un

El sistema Mercurio Web trabaja en páginas Web y es necesario ingresar al Navegador

1. COMO ACCEDER A LA PÁGINA PRINCIPAL

Una vez se accede a la dirección anterior de la página de Mercurio WEB, aparece la

Usuario: Es el asignado por el administrador a cada funcionario con base en las

Contraseña: Es la asignada por el administrador a cada funcionario con base en el perfil

2. CONTENIDO DE LA PÁGINA PRINCIPAL DE MERCURIO WEB

Barra de colores: Muestra los documentos que el usuario tiene en la bandeja de

En Mercurio se encuentran los menús desplegables en la parte superior.

En esta bandeja se realizan trámites de la correspondencia en general, solo que el

3.3.1. Documento Interno

Son las comunicaciones que se generan al interior de la Compañía entre las

3.3.2. Documento Externo

3.3.4. Radicar Expediente

3.6.1. Contraseña de Acceso: Al dar clic se observa la figura 4 la cual me permite

Si no recuerda su contraseña de acceso da clic en ¿olvido su contraseña?, luego digitar el

3.6.4. Recibir Notificación: El usuario tiene la posibilidad de decidir entre Si o No para

Después de seleccionar la opción se da clic en aceptar, para que el cambio se vea

Cuando se este haciendo uso de los

Si se da clic en “Resumen” se descartara el filtro

Nota: Si ya no se desea hacer filtro en la bandeja en el próximo inicio de sesión, se

3.7.2. Acerca de: Trae la página Web de la firma creadora de Mercurio.

El sistema debe mostrar la ventana de programación de suplencia como se observa en la

4.1. ICONOS PRINCIPALES EN LAS BANDEJAS

Prioridad: Es la importancia del documento con respecto al trámite.

Movimientos: Se visualizan los movimientos de los documentos con detalle

Ver imagen: Permite ver la imagen principal del documento.

Ver Cartas: Permite crear, ver y eliminar cartas de respuesta al documento

Ver Comentario: Muestra todos los comentarios agregados al documento.

Ver Expedientes: Indica que el documento esta indexado a un expediente al

Ver Índices: Muestra el índice dinámico que tiene asociado el documento.

Ver Índice Ruta: Muestra el índice dinámico asociado a una ruta.

Ver Todos: Muestra todas las imágenes relacionadas al documento.

Ver Expedientes: Muestra los expedientes relacionados al documento.

4.2. FILTROS EN MERCURIO

Un filtro en Mercurio es una lista desplegable por la cual se pueden seleccionar

Filtros Bandeja de Radicados: Se puede realizar la búsqueda de información

Al dar clic sobre el nombre de la columna esta se organiza en forma ascendente

4.2.1. Utilización de los filtros

Ejemplo utilización de los filtros

Se realiza el ejemplo sobre la bandeja de destinatarios, pero la funcionalidad es igual para

Si se utiliza el filtro de origen con documentos Interno, solo mostrará en la bandeja de

4.3. BANDEJA DE DESTINATARIOS

En la bandeja de destinatarios se encuentran los documentos originales o copias que son

Color blanco: 00 - 50 % Documentos en fase inicial de tramite.

4.3.1. Menú Principales

En el menú desplegable principales se tienen las siguientes alternativas:

4.3.1.1. Ver Imagen

Lo recomendable es abrirla desde la ubicación actual como indica 16.

4.3.1.3. Generar Respuesta

En el menú Principales se encuentra la opción de generar respuesta como indica la figura

En las cartas de respuestas es posible grabar textos predeterminados para incluirlos en el

En la figura 21 se muestra la ventana que permite escoger el texto a insertar en la

4.3.1.3.1. Modificar carta existente