Tarea de Agencias de Viajes

Nombre de la asignatura: Tur. 220.
Gestión de Agencia de Viaje y

Transporte.
Semana 7. Tarea
Investigar:
1. Requisitos para crear una agencias de viaje?

Para conocer los requisitos necesarios para crear una agencia de viajes, ya sea
mayorista, minorista o mayorista-minorista, debemos acudir a la Ley de Agencias
de Viajes de la comunidad autónoma correspondiente. Los pasos a seguir en cada
comunidad son similares.
Esto quiere decir que si una persona física o jurídica desea vender viajes combinados
deberá abrir una agencia de viajes. Para ejercer la actividad, es necesario que la empresa
realice una comunicación o declaración responsable ante la Dirección General de
Turismo de la comunidad autónoma donde radique el domicilio social de la empresa.
Dicha declaración de responsabilidad está regulada por las distintas leyes de turismo de
las diferentes comunidades autónomas, por lo que habrá que atender a la legislación
correspondiente.
Además de tener tus estatutos, registro nacional de contribuyente, registro mercantil, lista
de los socios y otros requisitos que se necesitan para constituir cualquier empresa, de
acuerdo a la Ley No. 31-11 sobre Sociedades Comerciales y Empresas Individuales de
Responsabilidad Limitada; las agencias de viajes necesitan obtener una licencia para
operar otorgada por el Ministerio de Turismo de la República Dominicana, a continuación
te detallamos los requisitos que necesitas para obtener la licencia para agencia de viajes,
reservaciones y pasajes:
1. Carta dirigida al Ministerio de Turismo indicando el nombre de la sociedad

comercial que deseas operar, actividad a la cual se dedicará, ubicación del lugar,
teléfono y correo electrónico. Esta carta deberá estar firmada por el propietario
(gerente) y/o por su representante debidamente autorizado mediante un poder
notariado y legalizado.
2. Fotocopia de la cédula del propietario y los socios, al igual que el del

representante legal. En caso de ser extranjero, fotocopia del pasaporte y
residencia.
3. Certificado de No-Antecedente Judicial vigente de los principales socios y /o del
representante acreditado, otorgado por la Procuraduría General.
4. Dos cartas de referencias comerciales a nombre de la sociedad ó de los

principales socios de la empresa.
5. Copia del certificado de registro de nombre comercial otorgado por la Oficina

Nacional de la Propiedad Industrial (ONAPI).
6. Documentos constitutivos de la compañía de acuerdo a las leyes de la República

Dominicana donde indique el capital suscrito y registrado ante la cámara de
comercio y producción.
7. Referencia bancaria de la sociedad ó de los principales socios.
8. Certificado de título de propiedad o contrato de arrendamiento debidamente

legalizados y notariados por ante la Procuraduría General de la República.
9. Constituir póliza de responsabilidad civil que indique que cubre la actividad de

agencias de viajes, reservaciones y pasajes, los riesgos de explotación del
negocio, riesgos a través de terceros y por daños corporales.
10. Constituir fianza de garantía que cubra los riesgos de posibles cancelaciones e
inejecución de contrato.
11. Depositar copia del carnet vigente del personal calificado de tráfico aéreo, todas
las agencias de viajes, reservaciones y pasajes deberán contar con este personal.
12. Publicación en un diario de circulación nacional, durante 3 días consecutivos de la

constancia de haber presentado al MITUR la solicitud de la licencia de
operaciones correspondiente.
13. Recibo de compra por concepto de libro verde de inspección.
14. Visto bueno de inspección realizada por el cuerpo de inspectores del MITUR.
15. Pago a MITUR por concepto de emisión de la licencia de operación para agencia
de viajes, reservaciones y pasajes.
2. Pasos para crear el paquete turístico.

En cualquier agencia de viajes, la gestión de una operación turística suele iniciarse con la
elaboración de un paquete o un servicio para un cliente individual o salidas grupales. Este
es un proceso operativo meticuloso, donde intervienen todas las áreas de la agencia de
viajes, y debe ser realizado con el mayor profesionalismo y detalle, entendiendo las
diversas acciones y tareas que deben realizarse para que el paquete que se arme, logre
el objetivo primordial: brindar un gran servicio al cliente y generar ganancia para la
agencia de viajes.
El proceso de elaboración de un paquete turístico abarca las siguientes fases:

1.- Creación o diseño del producto – Análisis de Información.
2.- Planificación del itinerario.
3.- Elección de proveedores.
4.- Cálculo del presupuesto del viaje.
5.- Cálculo del índice de ocupación o punto muerto.
6.- Elaboración y promoción del folleto o proyecto.
7.- Presentación del producto.
8.- Formalización y realización.
9.- Control de calidad y seguimiento de la venta
1.- CREACIÓN O DISEÑO DEL PRODUCTO – ANALISIS DE

INFORMACION
En la etapa preliminar, se procede a recabar toda la información posible. Es decir,
debemos conocer el perfil del pasajero, sus intereses, sus expectativas, con quién o
quienes viajará, en que fechas, cuáles son las rutas turísticas que se pueden proponer,
los destinos y las vías de acceso, entre otros. En pocas palabras, se debe trabajar sobre
las necesidades del cliente para realizar la investigación de mercado del producto
turístico que ofreceremos.
Para diseñar un paquete turístico es importante tener en claro en que turismo se
especializa la agencia y conocer todos los tipos de actividades turísticas existentes; por
ejemplo, una agencia de turismo aventura, tiene que tener muy claro cuales son las
salidas de turismo extremo locales dentro de un centro turístico particular o una excursión
ya definida.
Una vez conseguido un mayor conocimiento de los tipos de paquetes turísticos existentes
y las posibilidades que aporta el destino que estamos por ofrecer, se debe proceder con la
elaboración del paquete en sí mismo.
Hay que distinguir entre un paquete cerrado o un paquete a la medida..
Paquete Cerrado:
1) La Agencia de Viajes ya debe haber realizado un estudio de mercado que le permita
conocer el nivel de aceptación del producto turístico que ofrecerá (conocer la demanda,
conocer la competencia, innovar, etc).
2) Luego deberá hacer un estudio técnico del viaje que permita conocer las peculiaridades
del producto y su viabilidad, analizando las características de sus componentes y de la
infraestructura complementaria al mismo.
Paquete a la medida:
No se necesita estudiar la posible aceptación del viaje por el turista, pues es el cliente el
que nos lo solicita. Debemos tener en cuenta lo siguiente:
1) Obtener todos los datos del viajero: datos personales, personas que viajarán,
documentación, etc.
2) Diseñar lo más exactamente posible el viaje (fechas, duración, itinerario, excursiones,
comidas, guías, etc.)
3) Averiguar las posibilidades económicas del cliente preguntándole (directamente) o en
función de las características del tipo de viaje que solicita (indirectamente).
En SIGMMA.net, nuestro software de turismo ayudan a gestionar el armado de paquetes
a través de Modelo y Tarifario, lo que permite que todo el equipo de una agencia de
viajes gane tiempo y tenga claridad en el servicio que se diseñó. Incluso los paquetes
armados a medida pueden ser duplicados para otro cliente, generando el mismo
resultado de ganar tiempo, orden y aceleración de ventas…
2.- PLANIFICACIÓN DEL ITINERARIO

Consiste en distribuir en el tiempo el producto turístico prediseñado (paquete) o diseñado
a medida. Hay que tener en cuenta cuáles son distancias a recorrer, tipo de transporte,
duración de las salidas, tiempos de transporte entre ciudades, etc.
Esto le permite al cliente tomar dimensión de todo lo que podrá hacer durante su salida y
al agente de viajes, tener claridad en que no se está pasando por alto nada de lo que el
cliente solicita o de lo propuesto si es un paquete o excursión cerrada.
Acá hay que saber utilizar el marketing: tener imágenes o videos de los lugares a visitar,
de las actividades que se realizarán, genera “ansiedad” en el cliente que puede jugar a
favor del agente, en el proceso de cerrar más rápido la operación.
Un sistema de gestión para agencias de viajes que permita diseñar el Itinerario para que
el equipo operativo y el cliente lo tengan disponible, generación integración y
automatización en caso de actualización de este, como así también una mejor imagen
hacia el cliente.
3.- ELECCIÓN DE PROVEEDORES

Es fundamental tener claro que los proveedores elegidos serán los adecuados a
las características del cliente, y a la política que tiene la agencia de viajes
Muchas veces se puede requerir que el agente de viajes se desplace hacia donde se
prestan los servicios con anterioridad, para conocer in situ la calidad de la oferta. Esto es
muy común (y recomendable), cuando se arman paquetes cerrados para salidas grupales.
4.- CÁLCULO DEL PRESUPUESTO DEL VIAJE

La confección del presupuesto del viaje proporciona dos resultados:
a) El precio de venta para el cliente.
b) Evaluación económica para la Agencia de Viajes y Turismo con toda clase de
precisiones (lo que tiene que cobrarse al cliente, abonarse a los proveedores y
quedarse como ganancia la agencia).
Algunas cuestiones a tener en cuenta a la hora de cotizar el viaje serán:
• Que sea competitivo.
• Precios netos por día y persona (hay que incluir la comisión del proveedor).
• Incluir los impuestos correspondientes a cada tipo de servicio.
• Tener en cuenta los cambios en las cotizaciones de divisas.
• Tener en cuenta la temporada.
En este sentido, es fundamental contar con un software turístico que permita conocer al
agente de turismo, en tiempo real, cuál es la rentabilidad que le generará cada operación
turística que venda. Ningún agente de viajes debe armar un presupuesto por “amor a la
profesión”, sino que debe tener muy claro que su empresa debe ganar dinero brindando
un gran servicio, y que esa es la principal razón de ser de la misma…
5.- CÁLCULO DEL ÍNDICE DE OCUPACIÓN O PUNTO MUERTO

Cuando se tiene salidas grupales, es muy importante establecer el número mínimo de
plazas a vender para cubrir los costes del viaje.
Para poder calcular este índice o punto muerto, debemos tener claro cuáles son los
Costos Fijos (el alquiler de un micro para 50 pasajeros o los servicios de un guía, por
ejemplo), los Costos Variables (alojamiento y comidas para los pasajeros, por ejemplo) y
el precio de venta. Con esos 3 datos, aplicamos la siguiente fórmula para determinar ese
punto de equilibrio.
6.- ELABORACIÓN Y DISEÑO DEL FOLLETO O PROYECTO
Consiste en la elaboración del proyecto de viaje que se va a presentar al cliente. Hay que
incluir todos los aspectos del viaje, las condiciones, el itinerario, datos en caso de
urgencia, etc. Esta fase es muy importante, ya que se trata de vender un intangible,
normalmente un anhelo o un sueño que un cliente viene esperando desde hace un
tiempo.
En este caso, la experiencia del cliente debe empezar desde el momento que le
presentamos opciones, siendo empático con el mismo, utilizando imágenes, videos, o
cualquier elemento que permita que el cliente sienta la adrenalina de “estar en el viaje”.
7.- PRESENTACIÓN DEL PRODUCTO

Conlleva la distribución y promoción del producto turístico. Esto es esencial en el caso de
paquetes cerrados, ya que gracias a la difusión que hagamos del mismo, podremos llegar
a tener una salida absolutamente completa o no.
Existen diversas herramientas que ayudan a distribuir y promocionar el producto:
Redes Sociales, E-mail, Invitaciones a presentación en la agencia o un lugar más ameno,
Llamadas telefónicas, etc. Aquí es fundamental contar con una buena base de datos de
potenciales clientes (los que siempre nos compran, los que nos compraron alguna vez o
los que sólo preguntaron), y para ello contar con un CRM Turístico es muy importante,
porque sabremos exactamente que quiere cada cliente, y nos permitirá personalizar las
ofertas.
Importante: no todos los productos turísticos que un agente de viajes y turismo arma son
para TODOS sus clientes. Es esencial la personalización de cada oferta, y el
conocimiento de los gustos de un cliente. Por ejemplo: a un cliente VIP que siempre viaja
con nosotros a destinos de playa, no sirve ofrecerle destinos de nieve.
8.- FORMALIZACIÓN Y REALIZACIÓN

Una vez que se consigue captar al cliente, y este demuestra interés real en adquirir el
producto turístico que ofrece la agencia de turismo, se debe formalizar el viaje previa
reserva del mismo. Aquí comienza la fase de venta del viaje, que es sumamente
importante para el cliente, ya que es la etapa donde él confía plenamente en el agente, y
hace sus primeros pagos por el servicio que le ofrecerán.
Cualquier sistema de backoffice o software turístico ayudará al agente de viajes a poder
llevar un control de los cobros, emitiendo los recibos y facturas correspondientes, y
llevando con claridad la cuenta corriente del cliente, ante cualquier duda o consulta.
9.- CONTROL DE CALIDAD Y SEGUIMIENTO DE LA VENTA

Para asegurar la continuidad el negocio y la
confianza de los clientes, se debe comprobar la calidad del producto turístico
vendido en todos sus aspectos.
Se recomienda fuertemente que, luego de finalizado el viaje, se llame al cliente
para consultarle como estuvo el mismo, en que podemos mejorar, y cualquier otro
dato del viaje y del cliente que sea importante para fidelizar a este último.
3. Elegir un nombre para su agencia
“Happy Tour ”
4. elegir un slogan para su agencia, tours

operador.
“Happy Tour ”

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2. Fotocopia de la cédula del propietario y los socios, al igual que el del

4. Dos cartas de referencias comerciales a nombre de la sociedad ó de los

5. Copia del certificado de registro de nombre comercial otorgado por la Oficina

6. Documentos constitutivos de la compañía de acuerdo a las leyes de la República

7. Referencia bancaria de la sociedad ó de los principales socios.

8. Certificado de título de propiedad o contrato de arrendamiento debidamente

9. Constituir póliza de responsabilidad civil que indique que cubre la actividad de

12. Publicación en un diario de circulación nacional, durante 3 días consecutivos de la

2. Pasos para crear el paquete turístico.

El proceso de elaboración de un paquete turístico abarca las siguientes fases:

1.- CREACIÓN O DISEÑO DEL PRODUCTO – ANALISIS DE

2.- PLANIFICACIÓN DEL ITINERARIO

3.- ELECCIÓN DE PROVEEDORES

4.- CÁLCULO DEL PRESUPUESTO DEL VIAJE

5.- CÁLCULO DEL ÍNDICE DE OCUPACIÓN O PUNTO MUERTO

7.- PRESENTACIÓN DEL PRODUCTO

8.- FORMALIZACIÓN Y REALIZACIÓN

9.- CONTROL DE CALIDAD Y SEGUIMIENTO DE LA VENTA

3. Elegir un nombre para su agencia

4. elegir un slogan para su agencia, tours

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