PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

• Denominación del Programa de Formación: Tecnologo en Gestión Empresarial

• Código del Programa de Formación: 122115 Version 100
• Nombre del Proyecto: Desarrollo de habilidades para el apoyo al diseño e implementacion de
sistemas de gestion integrados en las unidades productivas de sena empresa
• Fase del Proyecto: Ejecución
• Actividad de Proyecto: Formular actividades de planeación del sistema de gestión integrado en las
unidades productivas de sena
• Competencia: Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta
el objeto social de la empresa.
• Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Organizar eventos de manera responsable, teniendo en cuenta
la conformación de comités, la coordinación de las responsabilidades de los diferentes comités, de
acuerdo con el tipo de evento y las políticas institucionales.
• Duración de la Guía: 36

2. PRESENTACIÓN

Apreciado aprendiz, La presente guía le brindara las herramientas necesarias para desarrollar las actividades
que permitirán adquirir conocimientos en las competencias básicas de la organización de eventos.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión:

Cada vez mas los eventos hacen parte importante en las diferentes estretegias comerciales que las
organizaciones utilizan para esteblecer relaciones mas estrechas con sus clientes, inversionistas,
proveedores, etc.
En definitiva los eventos forman parte fundamental en lo relacionado a la imagen corporativa y lo que esta
desean proyectar, por tal motivo es importante que se reconozcan las principales pautas necesarias para
llevar a buen fin una planeación, ejecución y evaluación de un evento empresarial.
Para que un evento sea exitoso es importante el cumplimiento de los objetivos planteados por los
organizadores. Por tal motivo el Analizar y desarrollar esos objetivos son parte crucial en el buen inicio y
desarrollo de una planeación.
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Desde su experiencia personal o profesional Analice,

¿ Los eventos empresariales lograran fidelizar clientes a los organizaciones?

¿Todos los empleados de una organización deben contar con los conocimientos para hacer parte de una
planeación de eventos?
¿Considera que el trabajo en equipo y la comunicación asertiva son habilidades necesarias para la organizar
un evento, y por que?

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

3.2.1 Actividad Individual:

¿Cuál cree que es las razón que las empresas organicen eventos?
¿Qué cree que se necesita para la organización de un evento?
¿Cree necesario capacitarse en el tema de organización de eventos?
¿Cules cree que son los principales motivos para que una empresa desarrolle un evento?

3.2.1 Actividad Individual:

C O N F E R E N C I A S X A
A M A P O L A C I T Y A U S
P A T S O O M A N O E T L A
A R A E K I O S C S O N A M
C I L M E M O P O L O U N B
I O I I A S E R O L I J C L
T N C N S L O A M O R E I E
A E I A E F E S R G A T A A
C T O R M Q U I E R O E A S
I A T I O A M A B R I L I D
O C E O S A C A M B G I O S
N A O S A C U E R S A N E C
E N R E U N I O N E S A O L
S O T N E I M A Z N A L S C

CONFERENCIAS FOROS REUNIONES ASAMBLEAS

LANZAMIENTOS JUNTAS CENAS
CONGRESOS SEMINARIOS CAPACITACIONES

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

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3.3.1 Actividad Grupal: Para el desarrollo de la siguiente actividad los aprendices conformaran equipos de
trabajo de tres integrantes, donde realizaran investigación, trabajo escrito y posteriormente la exposición
del tema asignado por la instructora a cada grupo.

Grupo 1: Que es un evento, clases de eventos, etapas del evento. (Merli Alesandra Rodríguez Ruiz)
Grupo 2: Los protocolos según la clase de evento y su duración ejemplos: congreso, convención, seminario,
asamblea, coloquio, conversatorio, otros. (Yenifer Alejandra Muñoz Pisso)
Grupo 3: Agentes que intervienen en un evento, Estructura general de un evento: Organigrama, Objetivo
general, Objetivos específicos. (Marisol Martínez Ramos)
Grupo 4: Que son los comités: organizador y demás comités, como se conforman y se identifican los
perfiles de los integrantes de cada comité como se establecen las responsabilidades de cada uno de los
integrantes, como se definen las actiividades y responsabilidades de los integrantes de los comités. (Diana
Fernanda Guañarita Sambony)
Grupo 5: Que es la recolección de información para la elaboración de un evento empresarial, planificación
de un evento: Planeación y organización, los cronogramas y como se utilizan en la organización de eventos.
(Laura Daniela Vela)
Grupo 6: Como se realiza un cronograma de actividades sus ventajas y desventajas, elaboración y manejo
en la organización de los eventos empresariales. (Angie Daniela Torres Medina)
Grupo 7: Que es, su elaboración y manejo del presupuesto para la organización de un evento Empresarial,
Que es, su importancia, como se crea y se desarrolla una agenda para un evento. (Jefferson Potosí)
Grupo 8: Divulgacion de un evento, que es y cual es su importancia, Tarjetas de presentación, Memorias,
soportes documentales. (Andrés Felipe Bastidas Meneses)

Descripción de la actividad:

Las actividad será desarrollada en la sesión en línea por la aplicación Google meet , los primeros 4 grupos
tendrán su exposición el dia jueves 8 de octubre, 2020 y los siguientes 4 grupos el dia viernes 9 de octubre
2020.

3.4 Actividades de Transferencia de conocimiento

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.4.1 Actividad Individual: Elaboración Taller

https://www.youtube.com/watch?v=vyEfoTSYyvo Cómo organizar un evento

GUIA DE TRABAJO No 1 TEMA: Organización de un evento

Ambiente Requerido:

- Plataforma LMS – Territorum

-Video conferencias Por Google Meet
-Whatsapp
- Correo electrónico·
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(videoconferencia, chat grupal entre los miembros de grupo de trabajo que se encuentren en diferentes sitios
a causa de la pandemia.

Materiales: Pc, Celular, Internet, herramientas Ofimaticas

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia la técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

-Organiza de manera crítica los eventos y

sus etapas; el objetivo, la magnitud y la
naturaleza.
Evidencias de Desempeño -Coordina de manera comprometida la Técnica: Observación directa
conformación del comité organizador y los
demás comités, según el tipo de evento,
- Por medio de exposiciones y Instrumento: Lista de chequeo
asignando responsabilidades de acuerdo
trabajo escrito el aprendiz con los requerimientos de cada uno y el
reconoce los difernetes tipos de manual de procesos y procedimientos.
- Participa diligentemente en la planeación
eventos y comites necesarios y organización de eventos, de acuerdo con
para la planeación de un evento las fases del proceso administrativo, Técnica: Valoración del producto
organizacional. siguiendo el conducto regular de acuerdo
con el organigrama y normas Instrumento: Taller
institucionales.
Evidencias de Producto: - Elabora cuidadosamente los cronogramas
de actividades para cada comité.
Desarrollo taller Guia de trabajo -Identifica de manera responsable las
necesidades presupuestales de cada
No 1 comité.
-Especifica diligentemente los servicios de
traducción y medios de comunicación, las
características y condiciones, de acuerdo
con los requerimientos.
-Establece con responsabilidad las
necesidades de servicios de traducción y
medios de comunicación, para su posterior
consecución, de acuerdo con las normas y
procedimientos institucionales.
-Presenta de manera oportuna la propuesta
de servicios y costos de acuerdo con el tipo
de evento, el protocolo, el presupuesto
asignado y los requerimientos del cliente,
aplicando las normas técnicas vigentes para
su elaboración.
-Calcula cuidadosamente el costo del
evento y lo contrasta con el presupuesto
inicial para su ajuste, teniendo en cuenta la
cuantía real para el desarrollo del evento.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
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Evento: Es todo acontecimiento previamente organizado que reúne a un determinado número de personas en tiempo
y lugar preestablecidos, que desarrollarán y compartirán una serie de actividades afines a un mismo objetivo para
estímulo del comercio, la industria, el intercambio social y la cultura general.
Clasificación de eventos: Es aquella forma de clasificar teniendo en cuenta diferentes aspectos, pueden ser:
Abiertos: Son aquellos que se realizan para todos los públicos sin necesidad de una invitación o entrada,
suelen estar organizados en espacios más amplios y con unos fines más comerciales
Cerrados: Son aquellos organizados para un número específico de asistentes en los que cada uno tiene una invitación,
anteriormente enviada por la empresa u organización, y la cual se ha de presentar a la entrada del acto.
Empresariales: Tienen una trascendencia pública y relacionada con algún rédito económico o de otra índole (cultural o
político institucional)
Sociales: Se orientan al ámbito privado, familiar o de relaciones humanas, y que buscan estimular precisamente los
contactos entre personas o grupos, sin pretender otros réditos que los afectivos o que inducen al mejoramiento de los
vínculos humanos.
Fases de un evento: Para llevar a cabo adecuadamente un evento se sugiere clasificar en cuatro fases las diferentes
actividades a desarrollar, de esta manera se podrá coordinar las tácticas necesarias para la planeación, ejecución,
control y seguimiento del mismo.
Planeación: En esta fase, se define el objetivo y expectativas del objetivo del evento, identificar la audiencia y los
mensajes claves a transmitir, cuantificar los recursos necesarios, realizar cronograma de las actividades y definir la
respuesta esperada por parte de la audiencia. Se designarán los recursos, así como las especificaciones generales y
detalladas (calendario) de las diferentes actividades por realizar. En esta fase se recolecta la información necesaria del
cliente, por ejemplo, fecha, hora, ubicación (ciudad), lugar, número de personas, tema, etc.
Pre – Evento: En esta etapa se deben desarrollar acciones que ayuden a posicionar una imagen única del evento en la
mente y el corazón del público objetivo, por ello es importante crear tácticas consistentes que respalden la estrategia
de comunicación de éste.
Durante el Evento: Consiste en la exitosa coordinación y ejecución de las actividades previamente planeadas. En esta
fase del evento están implícitas las tareas que se programaron en las etapas anteriores y que requieren de su realización.
Post – Evento: En esta etapa se deben tomar en cuenta dos puntos importantes:
Las actividades de seguimiento y la aplicación de encuestas de satisfacción y reporte de resultados que serán la base
para futuros eventos.
Asistentes: Todas las personas que asistirán y participarán en un evento. Incluye a la prensa, expositores, ponentes e
invitados.
Objetivos generales: Son aquellos que se fundamenta a partir de un esquema único para todo el proceso de desarrollo
del evento.
Estructura general de un evento: Organigrama: Donde se define el orden jerarquico que se establece en la organziacion
del evento, considerando quien será el líder y que comités colaboraran en la realización del evento
Objetivos especificos: Son aquellos objetivos aplacibles en la realización y elaboración creados como base de los
generales para la toma de decisiones.
Exposición: Presentación de serie de objetos que forman parte de una colección con afinidad temática.
Expositor: Persona, empresa o institución que muestra sus productos o servicios en una exposición.
Auditorio: Tipo de espacio para eventos orientado para conferencias, conciertos y otros eventos que requieran de
ponentes y audiencia.
Catering: Servicio de suministro de comidas y bebidas en un evento
Cóctel: Acto social de cordialidad donde se ofrecen alimentos ligeros y bebidas.
Comité: Grupo de personas con una tarea dentro de la organización general de un evento o dentro de la ejecución de
una serie de actividades concretas que forman parte de la organización general
Conferencia: Reunión donde asisten varias personas que exponen sobre un determinado asunto.
Congreso: Reunión o conferencia, generalmente periódica, donde los miembros de un organismo se reúnen para debatir
cuestiones de diversa índole. Generalmente son asociativos, divulgativos o de investigación.

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS
GFPI-F-019 V03
Montedeoca, López, Remedios. Organización de reuniones y eventos (UFO0325), IC Editorial, 2013.
ProQuest Ebook Central,
https://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4421891.

Jiménez-Morales, Mònika, and Alonso, Julio M. Panizo. Eventos y protocolo: la gestión estratégica de
actos corporativos e institucionales, Editorial UOC, 2017. ProQuest Ebook Central,
https://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=4849781.

Di, Génova, Antonio Ezequiel. Relaciones públicas, eventos y ceremonial: gestión integrada: una para
todos y todos para una, Ugerman Editor, 2018. ProQuest Ebook Central,
https://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=5636496.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Andrea Alfonso Suárez Instructora Formación Octubre 2020

Profesional
Presencial

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)

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