Contaduria Publica y Auditoria Eps Usac Estado Financiero

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
CENTRO UNIVERSITARIO DEL NORTE

CARRERA DE CONTADURÍA PÚBLICA Y AUDITORÍA
TRABAJO DE GRADUACIÓN
INFORME FINAL DEL EJERCICIO PROFESIONAL SUPERVISADO,

REALIZADO EN FRUTOS ESENCIALES DE LA MONTAÑA SOCIEDAD
ANÓNIMA, COBÁN, ALTA VERAPAZ
CLAUDET MARIBEL SACBÁ PACAY
COBÁN, ALTA VERAPAZ, OCTUBRE DE 2016

TRABAJO DE GRADUACIÓN
INFORME FINAL DEL EJERCICIO PROFESIONAL SUPERVISADO

REALIZADO EN FRUTOS ESENCIALES DE LA MONTAÑA
SOCIEDAD ANÓNIMA, COBÁN, ALTA VERAPAZ
PRESENTADO AL HONORABLE CONSEJO DIRECTIVO DEL

POR

CARNÉ 201041591
COMO REQUISITO PREVIO A OPTAR AL TÍTULO DE

CONTADORA PÚBLICA Y AUDITORA
COBÁN, ALTA VERAPAZ, OCTUBRE DE 2016

AUTORIDADES UNIVERSITARIAS
RECTOR MAGNÍFICO
Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo
CONSEJO DIRECTIVO
PRESIDENTE: Lic. Zoot. Erwin Gonzalo Eskenasy Morales
SECRETARIO: Ing. Geól. César Fernando Monterroso Rey
REPRESENTANTE DOCENTES: Lcda. T.S. Floricelda Chiquin Yoj
REPRESENTANTE EGRESADOS: Lic. Admón. Fredy Fernando Lemus Morales
REPRESENTANTES ESTUDIANTILES: Br. Fredy Enrique Gereda Milián
PEM. César Oswaldo Bol Cú
COORDINADOR ACADÉMICO
Ing. Ind. Francisco David Ruiz Herrera
COORDINADOR DE CARRERA
Lic. Selvin Wotzbelli Castellanos Reyes
COMISIÓN DE TRABAJOS DE GRADUACIÓN

COORDINADOR: Lic. Julio Armando Samayoa Santiago
SECRETARIO: Lic. Miguel Alberto Klug Caal
VOCAL: Lic. Selvin Wotzbelli Castellanos Reyes
REVISOR DE REDACCIÓN Y ESTILO

Lic. Hary Alexander Chún Moreira
REVISOR DE TRABAJO DE GRADUACIÓN

Lic. Miguel Alberto Klug Caal
ASESOR
Lic. Carlos Abraham Sierra Alvarado
RESPONSABILIDAD
“La responsabilidad del contenido de los trabajos de graduación es del

estudiante que opta al título, del asesor y del revisor; la Comisión de Redacción
y Estilo de cada carrera, es la responsable de la estructura y la forma.”
Aprobado en punto SEGUNDO, inciso 2.4, subinciso 2.4.1 del Acta No.
17-2012 de Sesión extraordinaria de Consejo Directivo de fecha 18 de julio del
año 2012.
DEDICATORIA A:
DIOS: Por ser fuente de vida, sabiduría y derramarme sus

bendiciones a lo largo de mi vida.
MI PADRE: Fredy Antonio Sacbá Márquez, por su apoyo durante toda mi

etapa estudiantil y es una mínima recompensa a su
esfuerzo.
MI MADRE: Sara Pacay Coy (+) por ser el pilar fundamental de lucha en
mis estudios, ya que, desde el cielo nunca me ha dejado de
brindar su apoyo.
MIS HERMANOS: Karen Edith y Jorge Alfredo por su apoyo moral y consejos
para seguir adelante.
MI ESPOSO: Kenny Pop, quien me brinda su amor, cariño, su estímulo

para seguir adelante y acompañarme siempre.
MI HIJO: Daniel Enrique, quien me prestó el tiempo que le pertenecía

para que pudiera culminar mis estudios y por ser el motivo
de mi lucha día con día.
MIS SOBRINOS: Daniel, Jose, Ana, Sebastian, Angel y Sarita por darme su
cariño y que el logro alcanzado lo tomen como un ejemplo.
MIS AMIGOS: Por estimarme y apoyarme cuando lo he necesitado y no

dejarme caer.
AGRADECIMIENTO A:
DIOS: Por regalarme el don de la vida, bendecirme e

iluminar mi caminar.
MIS PADRES: Por todo su amor, esfuerzo y buen ejemplo, que me

ha llevado a ser la persona que ahora soy.
UNIVERSIDAD DE Por ser la casa de estudios que me brindó la

SAN CARLOS oportunidad de poder iniciar el sueño que ahora he
DE GUATEMALA: culminado.
CATEDRÁTICOS: Por todas las enseñanzas que se me brindaron en los

cursos recibidos, por el apoyo moral y comprensión a
lo largo de la carrera.
ASESORES DE Por su apoyo en el proceso de culminación de mi

TRABAJO DE carrera a través de compartir sus conocimientos,
GRADUACIÓN: tiempo y dedicación para terminar de manera exitosa.
CENTRO DE Por brindarme la oportunidad de realizar el Ejercicio

PRÁCTICA: Profesional Supervisado y depositar su confianza
dándome todo el material necesario para la
realización del mismo.
ÍNDICE GENERAL
Página
RESUMEN i
INTRODUCCIÓN 1
OBJETIVOS 3
CAPÍTULO 1
DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA UNIDAD DE PRÁCTICA
1.1 Caracterización 6
1.1.1 Localización 6
1.1.2 Recursos 6
1.1.3 Situación tecnológica 8
1.1.4 Situación económica 8
1.1.5 Situación social y ambiental 8
1.1.6 Situación político-legal 9
1.2 Descripción general de la institución y su ambiente de control 10
1.2.1 Visión 10
1.2.2 Misión: 10
1.2.3 Objetivos 10
1.2.4 Estructura Interna General 11
1.2.5 Políticas y procedimientos 13
1.2.6 Supervisión 17
1.3 Identificación y jerarquización de las situaciones encontradas 18
1.3.1 Identificación de FODA 18
1.3.2 Descripción de las situaciones encontradas 20
1.3.3 Jerarquización de hallazgos 29
CAPÍTULO 2
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REALIZADAS
2.1 Actualizar los registros contables en los libros principales y auxiliares
de los períodos 2012, 2013, 2014 31
2.2 Implementar un sistema de control de inventarios 32
2.3 Sistematizar los procesos contables 33
CAPÍTULO 3
ANÁLISIS Y DISCUSIÓN DE RESULTADOS
3.1 Actualización de los registros contables en los libros principales y
auxiliares de los periodos 2012, 2013 y 2014 35
3.2 Implementación de un sistema de control de inventario 36
3.3 Sistematización de procesos contables 37
CONCLUSIONES 39
RECOMENDACIONES 41
BIBILIOGRAFÍA 43
ANEXOS 45
Anexo 1 Actualización de los registros contables en los libros
principales y auxiliares de los periodos 2012, 2013 y 2014
Anexo 2 Implementación de sistema de control en inventarios
Anexo 3 Sistematización de procesos contables
ÍNDICE DE TABLA
Tabla 1 Recursos humanos 7
ÍNDICE DE IMAGEN
Imagen 1 Organigrama general 11
ÍNDICE DE CUADRO
Cuadro 1 Identificación de FODA 19
LISTA DE ABREVIATURAS Y SIGLAS

CUNOR: Centro Universitario del Norte
EPS: Ejercicio Profesional Supervisado
FODA: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas
FRUMOSA: Frutos Esenciales de la Montaña, Sociedad Anónima
ISR: Impuesto Sobre la Renta
IVA: Impuesto al Valor Agregado

NIA: Normas Internacionales de Auditoria
NIIF: Normas Internacionales de Información Financiera
PCGA: Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
PYMES: Pequeñas y Medianas Entidades
S.A.: Sociedad Anónima
SAT: Superintendencia de Administración Tributaria
SIB: Superintendencia de Bancos
USAC: Universidad de San Carlos de Guatemala

RESUMEN
La Universidad de San Carlos de Guatemala, a través de la Carrera de

Contaduría Pública y Auditoria en el Centro Universitario del Norte, permite la
realización del Ejercicio Profesional Supervisado, donde se confronta la teoría
con la práctica, previo a optar al título en el grado académico de Licenciatura.
El Ejercicio Profesional Supervisado, fue realizado en las instalaciones de

la empresa Frutos Esenciales de la Montaña, Sociedad Anónima, ubicada en la
18 avenida Lote 193 zona 9, de Cobán Alta Verapaz. El proceso se inició con la
realización de un diagnóstico, en donde se aplicaron diferentes instrumentos de
evaluación.
A partir de la información recabada, se identificaron las deficiencias que

permitieron establecer las intervenciones realizadas, correspondientes al ámbito,
contable, financiero y de control interno en la empresa, que afectan el logro de
los objetivos empresariales, tales como la desactualización de los registros
contables, deficiencias de control en el área de inventarios y el desconocimiento
de procedimientos contables.
Previo a su ejecución también, se diseñó un plan de trabajo en el cual se

establecieron los procedimientos a realizarse, posteriormente se ejecutó. Dentro
de los productos obtenidos están, el desvanecimiento de las deficiencias
encontradas e implementación de controles internos en el área de inventario y
procedimientos contables.
Como consecuencia de lo anterior, la empresa consideró las

recomendaciones dadas en el Ejercicio Profesional Supervisado, de tal forma
i
que se contribuyó al fortalecimiento de procesos y control que engloban las
transacciones que se realizan dentro de la misma.
ii
INTRODUCCIÓN
El Ejercicio Profesional Supervisado, realizado como parte del proceso de

formación de profesionales en la Carrera de Contaduría Publica y Auditoria en la
Universidad de San Carlos de Guatemala, fue ejecutado en la empresa Frutos
Esenciales de la Montaña, S.A., de la que se obtuvieron los siguientes
resultados:
El capítulo uno, abarca el marco general que describe el contexto de la

empresa, sus principales generalidades y la identificación de situaciones
encontradas que afectaban el funcionamiento de la empresa.
El capítulo dos, contienen las actividades realizadas como, la

actualización de los registros contables en los libros principales y auxiliares, la
implementación de un sistema de control de inventario y la sistematización de
procedimientos contables.
En el capítulo tres, se incluye el análisis y discusión de los resultados

obtenidos por cada intervención realizada para el mejoramiento de los procesos
en el área de bodega y procesos contables.
Finalmente, dentro del trabajo de práctica, se presentan las conclusiones,

recomendaciones, bibliografía y el anexo con los procesos que contribuyen al
mejoramiento del control interno de la empresa, a través, de cada una de las
actividades realizadas.
2
3
OBJETIVOS
General
Fortalecer el control Contable-Financiera de la empresa Frutos Esenciales
de la Montaña S. A., para cumplir con las obligaciones operativas que permitan
una adecuada toma de decisiones administrativas, con base a información
completa, razonable y confiable.
Específicos
Elaborar los registros contables en los libros principales y auxiliares sobre
las operaciones realizadas, para mantener los documentos actualizados con
información financiera oportuna y fiable.
Implementar un sistema de registro de inventarios de productos

disponibles, que establezcan mecanismos de control para determinar las
existencias reales de mercadería.
Sistematizar los procedimientos contables de la empresa, a través, de un

manual de procedimientos contables.
4
5
CAPÍTULO 1
DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA UNIDAD DE PRÁCTICA
La empresa tuvo sus inicios por medio de una persona que se dedicaba a
la búsqueda de proveedores de cardamomo en las Verapaces para una entidad
denominada Agronómicas. Dicha actividad, originó la idea de crear una
organización dedicada a la comercialización del producto en la región, con la
finalidad de vender a intermediarios de otras localidades.
De ello, surge la creación de la empresa, el 5 de marzo del año 2010, al

comparecer ante notario activo, los señores Aldina Verónica Castillo Quinteros y
Jenner Patricio Quinteros Telón, para la realización de la constitución de una
Sociedad Anónima, denominada Frutos Esenciales de la Montaña,
comercialmente conocida como FRUMOSA, ya que, se contaba con los recursos
materiales, humanos y económicos para establecer actividades comerciales en
la región de la Verapaces.
La empresa, se constituye por un plazo de tiempo indefinido, con un

capital inicial de Q. 5,000.00, representado en acciones con valor nominal de
Q.100.00 cada una, y dividido en 50% para la señora Aldina Verónica Castillo
Quinteros y el otro 50% para el señor Jenner Patricio Quinteros Telón.
El objeto de la creación de la sociedad, es la realización de actividades de

importación, exportación, compraventa, distribución y comercialización de todo
tipo de productos agrícolas, especialmente café, cardamomo, pimienta,
fertilizantes y semillas.
6
1.1 Caracterización
La empresa se caracteriza por la comercialización de productos

agrícolas como cardamomo, pimienta y achiote.
El tiempo de cosecha del primer producto, inicia a mediados del

mes de agosto, hasta finales del mes de abril; el segundo principia en el
mes de julio y finaliza en el mes de septiembre; y el tercero del mes de
abril hasta junio.
1.1.1 Localización
Frutos Esenciales de la Montaña, S.A., se encuentra

ubicada en 18 avenida Lote 193 zona 9 de Cobán, Alta Verapaz.
1.1.2 Recursos
a. Materiales
Los bienes muebles que posee la empresa en las

distintas áreas son:
Equipos de cómputo, impresoras, scanner,

fotocopiadora, archivadores verticales, trituradora de papel,
escritorios y sillas ejecutivas para al área administrativa.
En el área de bodega, se posee descoladora,

escogedora y extractora.
Asimismo, en el área de seguridad, se poseen cámaras

de seguridad con software de grabación y monitoreo remoto,
7
armamento y municiones con la debida autorización de la

instancia correspondiente.
La empresa carece de bienes inmuebles, ya que, el

edificio donde actualmente se encuentra operando es
arrendado.
b. Humanos
Actualmente, se dispone de 42 colaboradores,

distribuidos de acuerdo al cargo, que se encuentran definidos
en una estructura organizacional descritos en la tabla siguiente,
conforme al orden establecido:
TABLA 1
RECURSOS HUMANOS
PUESTO NÚMERO DE
COLABORADORES
Gerente General 1
Supervisor 1
Administrativo
Financiera 1
Asistente Financiera 1
Contador General 1
Analista 1
Bodegueros 5
Cargadores 21
Seguridad 9
Piloto 1
TOTAL 42 Año 2015.
Fuente: Investigación de campo.
2015.
8
1.1.3 Situación tecnológica
La empresa, se dedica a la comercialización de producto

terminado, por lo que, no se cuenta con un proceso de
transformación, no obstante, poseen equipos de cómputo y
software para el procesamiento de la información contable.
Para el monitoreo de las distintas bodegas y oficinas, se

utilizan cámaras de seguridad con software de Grabación y
monitoreo remoto.
1.1.4 Situación económica
Se establece que la empresa se encuentra ubicada en el

sector terciario de la economía nacional, ya que, se dedica a la
comercialización (compra y venta) de productos agrícolas.
Otro aspecto económico importante, es la solvencia

financiera que la empresa ha mantenido, puesto que, no se ha
tenido la necesidad de solicitar financiamiento externo.
1.1.5 Situación social y ambiental
En el aspecto de responsabilidad social, la empresa ha

brindado apoyo, a través de donaciones económicas a los centros
educativos públicos que carecen de infraestructura.
Por otro lado, recientemente se ha iniciado con donaciones

al equipo de fútbol Club Cobán Imperial, las cuales, sirven para
poder mantener la estabilidad de los jugadores, y fomentar la
cultura deportiva del municipio.
9
La entidad, por realizar actividades de comercialización, no

se encuentra inmersa en situaciones que afecten al
medioambiente, no obstante, se realizan capacitaciones a los
proveedores, para conocer los aspectos que pueden afectar el
ambiente en la producción agrícola.
1.1.6 Situación político-legal
La empresa, se encuentra inscrita debidamente en el

Registro Mercantil, bajo el número de registro ochenta y seis mil
ochocientos cuarenta y uno (86,841), folio quinientos doce (512)
del libro ciento ochenta (180) de sociedades mercantiles,
expediente número doce mil quinientos setenta (12,570),
constituido a partir del 5 de marzo de 2010, denominado Frutos
Esenciales de la Montaña, Sociedad Anónima, y nombre comercial
FRUMOSA.
Asimismo, se nombró como representante legal al señor

Héctor Manuel Lara Carias, que se encuentra activo desde el 5 de
febrero de 2014.
La entidad se encuentra inscrita ante la Superintendencia de

Administración Tributaria, bajo el régimen opcional simplificado
sobre ingresos de actividades lucrativas y el régimen general del
pago del Impuesto al Valor Agregado.
Por lo anterior, se tiene la obligación formal de presentar

declaraciones juradas y pago mensual del IVA e ISR; el sistema de
inventario que se maneja, es promedio ponderado y el sistema
contable, es sobre el criterio de lo devengado.
10
Actualmente el contador registrado ante Superintendencia

de Administración Tributaria es Elvis Alexander Tot Tot con
nombramiento el 29 de julio del año 2010.
1.2 Descripción general de la institución y su ambiente de control
1.2.1 Visión
“Ser una empresa independiente, líder en el comercio

justo especialmente del cardamomo, pimienta, achiote y otros
productos agrícolas, en la región norte de Guatemala, con un
enfoque de desarrollo, apegada a las normas y leyes del
país”.1
1.2.2 Misión:
“Satisfacer las demandas comerciales de los

productores y/o proveedores de cardamomo, pimienta y
achiote e incentivar las iniciativas de las pequeñas y
medianas empresas involucradas en producción,
procesamiento y comercialización de dichos granos, como
parte del fortalecimiento de las cadenas de valor de estos
productos agrícolas principalmente”.2
1.2.3 Objetivos
“Fortalecer la comercialización de productos agrícolas

en la región de las Verapaces; Brindar el mejor servicio a
nuestros clientes en cuanto a la calidad de producto; Expandir
1
Departamento Financiero, Frutos Esenciales de la Montaña, S.A Manual Organizativo.
(Guatemala, 2015), 2
2
Ibíd.
11
nuestros productos a nivel internacional; y ser una empresa

altamente competitiva”.3
1.2.4 Estructura Interna General
La estructura interna de la empresa, actualmente se

encuentra establecida y representada, a través, de un organigrama
vertical, que describe en orden jerárquico las áreas y
dependencias, de la que, se parte del nivel superior con el concejo
de administración hasta llegar a los puestos operativos.
a. Estructura organizativa
La estructura organizativa que tiene la empresa, está

determinada a través del siguiente organigrama.
IMAGEN 1
ORGANIGRAMA GENERAL
Concejo de
Administracion
.
Gerente General
Jefe del Jefe del

Departamento Departamento
Administrativo Financiero
Engardado de
Analista Bodega Contador Asistente
(2)
Cargadores Seguridad Bodegueros

Pilotos
(21) (9) (3)
Fuente: Investigación de campo. Año 2015.
3
Ibíd.
12
El consejo de administración de la empresa, se apoya

del gerente general para velar por el correcto desempeño de
los colaboradores dentro de la entidad.
El gerente general, es el encargado de atribuir las

funciones financieras al jefe de departamento, contador y
asistente.
Asimismo, se delega la función administrativa al

representante legal de la empresa, quien a su vez, confía
funciones a cada encargado de bodega, y analista que tiene
las funciones de revisión de las muestras de cardamomo, para
poder determinar el tipo de producto ideal a comprar y el precio
a fijar de acuerdo a la calidad.
La función de los encargados de bodegas está

determinada en supervisión de carga, descarga y traslado del
producto. La seguridad y vigilancia del proceso se encuentra a
cargo del piloto y guardias de cada vehículo.
b. Estructura administrativa
La empresa actualmente no cuenta con un manual de

funciones actualizado, ya que, las funciones que se tienen
establecidas en los distintos puestos no define los procesos a
seguir para ejecutar una labor eficiente dentro de la entidad.
c. Estructura financiera
La particularidad de la empresa, es que la mayor parte

de las transacciones, se encuentra afecto al cumplimiento del
13
artículo 19 del Decreto 4-2012 del Congreso de la República

de Guatemala.
Dicho artículo, establece respecto a los productos

agrícolas que estén destinados a la exportación; que el cliente
(exportador) deberá emitir una factura especial al intermediario
(FRUMOSA) por cada transacción que se realice, y entre
intermediarios se emitan notas de abono.
La información financiera, se registra en formatos

preestablecidos en hojas de cálculo de Microsoft Excel, que
son útiles para determinar existencias, saldos bancarios, entre
otras.
1.2.5 Políticas y procedimientos
a. Políticas
Las políticas contables que se encuentran establecidas

para el control interno y registro de operaciones de la empresa
son las siguientes:
1) Unidad monetaria
Se tiene como unidad monetaria el quetzal, que es la

moneda de presentación de los estados financieros.
2) Periodo Contable
El periodo contable es del 01 de enero al 31 de

diciembre, sin embargo, en la empresa se elaboran estados
financieros de forma trimestral, con la finalidad de conocer
14
los saldos, de acuerdo a la cosecha del producto principal

(cardamomo).
3) Depreciación
La depreciación, se contabiliza por medio del método

de línea recta, que establece el Decreto 10-2012 del
Congreso de la República de Guatemala.
4) Arrendamientos
Se tiene establecido la emisión de una factura

especial por el valor total anual del arrendamiento.
5) Autorización de pagos
La autorización de los pagos se realiza mediante

cheques voucher, que deben contar con las dos firmas de
autorización (gerente y representante legal).
6) Salarios
La forma de remuneración salarial, se realiza

mensualmente y por medio de depósitos a cada trabajador.
7) Inventarios
Las compras, se deben de registrar al momento de

ingresar el producto a la bodega.
El producto ingresado a la bodega deberá ser

inspeccionado por el encargado, para constatar el estado
del mismo.
15
b. Procedimientos
Los procedimientos de operación que se realizan en la

empresa son los siguientes:
1) Proceso de recepción del producto
El procedimiento de ingreso del producto a la

bodega, principia con la llegada de los vehículos de
transporte, luego, el producto pasa a revisión por el
método de azar, es decir, la selección de determinados
sacos y la utilización de una púa para la extracción de la
muestra que se deposita en una bolsa plástica.
2) Proceso de análisis de la muestra
La muestra recibida, se clasifica según la calidad

del producto, en primera, segunda, tercera, manchado,
abierto y sin limpiar.
Dicha proceso, es realizado por el analista, quien

determina la densidad y peso para poder ser trasladado al
siguiente proceso.
3) Proceso designación de precio
Al momento de recibir el producto previamente

clasificado, el encargado debe consultar al gerente
general, el rango de precios con los que se va a comprar,
ya que, las exportadoras constantemente varían el precio
del mismo, debido a circunstancias externas (tipo de
16
cambio, precios en el exterior, movimiento del valor de las

acciones en la bolsa de valores).
Con base al criterio anterior, se otorga al encargado

de compras, los precios de acuerdo a la calidad del
producto analizado.
Luego de designado el precio del producto, se

informa al proveedor sobre los mismo, y en común
acuerdo, se elabora el vale y el cheque a nombre del
beneficiario.
Lo anterior, es avalado y firmado por el encargado

de este proceso, quien traslada el vale a la unidad
financiera.
4) Proceso de elaboración de cheque
Una vez recibido el vale por la unidad financiera, se

realiza el cheque y voucher a nombre del proveedor.
5) Proceso de autorización y firma de cheque
Las firmas de los cheques son mancomunadas, los

firmantes autorizados son el representante legal y el
gerente general, quienes deben ser notificados de la
operación.
6) Proceso de entrega de cheque y emisión de nota de

abono
Luego de firmado el cheque, se procede a la

elaboración de la nota de abono, que debe ser firmada por
17
el proveedor conjuntamente con la unidad financiera, y por

último se hace entrega del cheque.
7) Proceso de envió de la nota de abono a contabilidad
El departamento de contabilidad recibe la nota de

abono, a la que se debe adjuntar el voucher y el vale
correspondiente de la transacción realizada.
Este proceso, se debe de continuar hasta su registro

en los libros de contabilidad.
1.2.6 Supervisión
a. Auditoría interna
Actualmente, la empresa no cuenta con un

departamento de auditoría interna, pero por parte de la
administración, se tiene la iniciativa de implementar dicha
área, para evaluar y mejorar la eficiencia en los procesos de
gestión y control.
b. Proceso de supervisión
El encargado de dirigir y evaluar todos los procesos

administrativos y financieros de la empresa, es el gerente
general, ya que, entre las funciones que se le atribuyen están,
la de supervisar, dirigir y evaluar las operaciones del giro
habitual de la entidad.
Asimismo, el representante legal tiene la

responsabilidad de supervisar y colaborar con el gerente
18
general en el proceso de control y evaluación de las

actividades de la empresa.
Los objetivos del proceso de supervisión en la empresa

son monitorear las actividades de los colaboradores para
obtener una eficiencia en cada actividad que se realice.
c. Aprobación y autorización
La aprobación y autorización, es realizada por el

gerente general y el representante legal, en cada uno de los
procesos que se realizan dentro de la empresa.
1.3 Identificación y jerarquización de las situaciones encontradas
Las situaciones encontradas en los procesos y registros de la

empresa, fueron producto del diagnóstico y análisis realizado a cada una
de las áreas evaluadas.
1.3.1 Identificación de FODA
Se identificaron los elementos internos y externos que

pueden afectar la estabilidad, funcionamiento y competitividad de
la empresa.
El FODA, permite a la empresa determinar sus fortalezas

para ser competitivo; las oportunidades que pueden ser
aprovechados al máximo para incrementar la rentabilidad; las
debilidades que deben de ser convertidos en fortalezas y las
amenazas, que deben ser mitigados.
19
CUADRO 1
IDENTIFICACIÓN DE FODA
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
La empresa posee capital propio, no El producto se vende en un
utiliza financiamiento externo. mercado internacional en
crecimiento.
Se cuenta con instalaciones e
infraestructura adecuada. Expandir la línea de productos a
exportar.
Apertura de nuevos mercados

internacionales derivado de nuevos
tratados de libre comercio.
DEBILIDADES AMENAZAS
No existen registros contables desde Cambios en los precios del producto
el inicio de las transacciones. a nivel internacional.
No se cuenta con procedimientos Cambios en las leyes y normativas

contables establecidos. que rigen el funcionamiento de la
empresa.
El área contable no ejecuta a cabalidad
sus funciones. Sanciones por parte de las
entidades de fiscalización del
Existe desorden en el área contable.
Estado, al no contar con los
No se cuenta con información exacta o registros de manera correcta.

real que coadyuven en el proceso de
toma de decisiones.
El personal no posee grados

académicos acorde al puesto que
ocupan.
Fuente: Investigación de campo. Año 2015.
20
1.3.2 Descripción de las situaciones encontradas
a. Desactualización de los registros contables en los libros

principales y auxiliares de los periodos 2012, 2013 y 2014
1) Condición
Con las herramientas de investigación como la

entrevista y guía de observación, se determinó que la
empresa no tiene los libros contables actualizados.
Aunque posee el sticker de la habilitación de los libros, no
se han realizado los registros correspondientes de las
operaciones realizadas en los periodos fiscales 2012,
2013 y 2014.
Asimismo, la forma en que determinan el pago de

los impuestos, es a través, de las retenciones que les
practican los exportadores, por lo que, no realizan cálculos
del Impuesto al Valor Agregado y el Impuesto Sobre la
Renta.
2) Causa
Entre las causas que originan la situación

encontrada, está la falta de atención a los requisitos
legales vigentes por parte de la administración de la
empresa, como también la ociosidad del encargado del
área contable sobre el cumplimiento de las funciones
determinadas, debido, a la inexistencia de una adecuada
supervisión y evaluación, que exija el cumplimiento de las
mismas.
21
3) Efecto
Obtener sanciones por parte de la Superintendencia

de Administración Tributaria (SAT), al practicar una
fiscalización o un requerimiento de información financiera.
Poseer información financiera desconfiable que

impida establecer con exactitud el resultado de la utilidad
del ejercicio y tomar decisiones con base a datos irreales.
4) Criterio
El Código de Comercio de Guatemala (Decreto

Número 2-70), en su artículo 368, establece que los
comerciantes están obligados a llevar su contabilidad en
forma organizada, de acuerdo con el sistema de partida
doble, para este efecto, deberán llevar los siguientes
libros: Inventarios, Diario, Mayor y Estados Financieros.
Asimismo, el Código Tributario Decreto 6-91 en el

artículo 94 numeral 5, establece una multa de cinco mil
quetzales (5,000.00), cada vez que se fiscalice y se
determine que la empresa no lleve al día sus libros
contables u otros registros obligatorios establecidos en el
Código de Comercio de Guatemala y las leyes tributarias
específicas.
La Norma Internacional de Información Financiera

para Pequeñas y Medianas Empresas (NIIF para las
PYMES), Sección 3 Presentación de Estados Financieros,
establece que el objetivo de los estados financieros de una
pequeña o mediana entidad es proporcionar información
22
razonable sobre la situación financiera, el rendimiento y

los flujos de efectivo de la entidad, que sea útil para la
toma de decisiones económicas.
Para tal efecto, se entiende como un juego

completo de estados financieros los que establecen las
siguientes secciones de la Normas Internacionales de
Información Financiera para Pequeñas y Medianas
Entidades (NIIF para las PYMES).
Sección 4 Estado de Situación Financiera
Sección 5 Estado de Resultados Integral y Estado de

Resultados.
Sección 6 Estados de Cambios en el Patrimonio y Estado

de Resultados y Ganancias Acumuladas.
Sección 7 Flujos de Efectivo.
Sección 8 Notas a los Estados Financieros.
Referente al libro de compras y ventas, según el

Reglamento del Impuesto al Valor Agregado (IVA) en el
artículo 38, establece que en el libro de compras se
consigne la siguiente información:
Se debe operar en orden cronológico.
Número, serie y fecha de la factura, facturas especiales,

notas de débito o crédito, pólizas de importación.
23
Número de Identificación Tributaria y la identificación del

vendedor.
Precio neto, con separación de compra de bienes y

utilización de servicios.
Registro de IVA Crédito Fiscal por compra de bienes o

servicios.
El artículo 37 de la Ley del Impuesto al Valor

Agregado, establece que los contribuyentes deberán llevar
y mantener al día los libros de compras y ventas.
En el reglamento de la ley del IVA, se determina

que para efectos de fiscalización del impuesto, los
registros de compras y ventas deben estar al día, y
asentadas en los libros correspondientes las operaciones
declaradas dentro de los dos meses siguientes a que
corresponda la declaración presentada.
Las Normas Internacionales de información

Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades en la
sección 23 (Ingresos por actividades Ordinarias),
establecen que se debe tener claro cuál es la actividad de
las empresa, en este caso, es la comercialización de
productos, por lo consiguiente, se debe tener la
documentación de soporte necesaria.
5) Recomendación
Realizar el registro de las operaciones en los libros

contables principales y auxiliares de los periodos 2012,
24
2013 y 2014, a fin de cumplir con la presentación oportuna

de las obligaciones tributarias y se asegure información
financiera confiable y razonable.
Presentar un juego completo de libros contables y

estados financieros como lo establecen el Código de
Comercio de Guatemala y las Normas Internacionales de
información Financiera para Pequeñas y Medianas
Entidades (NIIF para PYMES), con la finalidad de cumplir
con los requisitos normativos y mejorar los procesos de
registro, que permitan tomar decisiones oportunas en la
empresa.
b. Falta de control en la existencia de los inventarios
1) Condición
La empresa actualmente no efectúa inventarios de

existencias de producto en cada bodega, únicamente se
utilizan registros auxiliares.
Al momento de consolidar la información, no se

tienen los datos exactos de las existencias de cada
producto almacenado, lo que origina un descontrol al
momento de realizar los envíos de producto a los clientes,
ya que, según los registros auxiliares, se tiene
determinadas existencias, y al momento de despachar, se
debe completar con productos de otra bodega.
25
2) Causa
La causa principal del descontrol en bodegas, es la

inexistencia de un procedimiento establecido para registrar
adecuadamente las entradas y salidas de productos, por lo
que, no se logra establecer un registro adecuado de los
mismo.
No se practica el tratamiento contable que

establece la sección 13 de las Normas Internacionales de
Información Financiera para Pequeñas y Medianas
Entidades.
3) Efecto
No se logra determinar con exactitud, la existencia

de los productos en las distintas bodegas, que puede
originar insuficiencia de productos para atender una
demanda.
Ocasiona el riesgo de sanciones tributarias, por no

tener el registro de los inventarios de productos en
existencia.
4) Criterio
Según lo estipulado en las Normas Internacionales

de Información Financiera para Pequeñas y Medianas
Entidades (NIIF para las PYMES) Sección 13, establece
que los inventarios son:
26
Activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de

las operaciones.
En el proceso de producción con vistas a esa venta.
En forma de materiales o suministros que se consumirán

en el proceso de producción o prestación de servicio.
A la empresa se le aplica el primer inciso, ya que,

son productos para ser vendidos en el curso normal de las
operaciones.
Para la determinación de las existencias de

productos en la empresa, se debe utilizar el método
promedio ponderado, ya que, es el registrado ante la
Superintendencia de Administración Tributaria, y permite
establecer un nivel de precios promedios de los costos de
las entradas y salidas de productos en la bodega.
Los inventarios de mercadería disponible,

representan un gran porcentaje de los activos de la
empresa, por lo que, se debe considerar tener un
procedimiento de detalle del historial de cada producto
que se almacena en las bodegas, con el fin de determinar
las existencias, para el registro de la información
financiera y la toma de decisiones.
Además, las NIIF para las PYMES, regula que cada

entidad deberá revelar las políticas contables adoptadas,
para la medición de los inventarios y la fórmula del costo
utilizada.
27
5) Recomendación
Se recomienda crear un sistema de inventario, para

establecer un control sobre los productos en cada bodega,
en la que, se registren las entradas, salidas y existencias
de los mismos.
Realizar una toma física de la mercadería

disponible, a efecto de determinar la cantidad de
productos disponibles a la fecha.
Aplicar la forma de valuación de los inventarios,

previamente establecido por la SAT, y regulados por el
Decreto 10-2012 del Congreso de la República de
Guatemala, con la finalidad de cumplir con los
requerimientos tributarios.
c. Desconocimiento de procedimientos contables
1) Condición
No se poseen políticas y procedimientos contables,

para la realización de las transacciones económicas y
registros en los libros principales y auxiliares, que permita
a la administración de la empresa ejercer mayor control
sobre el manejo y uso de los activos en el departamento
financiero.
2) Causa
El desconocimiento en la elaboración y uso de

manuales contables, y la costumbre en la preparación de
28
información financiera sin procedimientos ni políticas de

control interno.
Asimismo, la falta de interés de la administración de

la empresa en la investigación e implementación de
sistemas de control interno, sobre las operaciones
financieras.
3) Efecto
Obtener información financiera desconfiable, por la

falta de políticas y procedimientos.
Errores en la elaboración de los libros contables, por

parte de personal de reciente ingreso.
Toma de decisiones, con base, a información

financiera inexacta y errónea.
Sanciones por parte del fisco, en la revisión de los

libros contables, cuando existan requerimientos de
información.
4) Criterio
El manual de procedimientos contables, es un

instrumento de información que permite guiar a los
colaboradores de las empresas en la realización de las
actividades operativas y financieras, por lo que, es
indispensable que Frutos Esenciales de la Montaña, S.A.,
disponga de dicho documento, para ejercer mayor control
en el departamento contable.
29
Con el manual, se permite instalar un sistema de

control interno, que permita detectar con mayor facilidad
los posibles riesgos de error.
La finalidad de la implementación de un manual

contable, es ejercer un adecuado control interno en la
salvaguarda de los activos y el logro de la eficiencia y
eficacia en las operaciones, asimismo, la generación de
información financiera exacta y confiable.
5) Recomendación
La elaboración e implementación de un manual de

procedimientos contables, en la que, se establezcan los
procesos de generación de información financiera, con
datos precisos, coherentes y fiables, que permitan la toma
de decisiones gerenciales, con base, a operaciones
correctas.
1.3.3 Jerarquización de hallazgos
Desactualización de los registros contables en los libros

principales y auxiliares de contabilidad de los períodos 2012, 2013
y 2014.
Falta de control en la existencia de los inventarios de la

empresa.
Desconocimiento de Procedimientos Contables.

30
31
CAPÍTULO 2
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REALIZADAS
2.1 Actualizar los registros contables en los libros principales y

auxiliares de los períodos 2012, 2013, 2014
La fase de ejecución, se inició con un requerimiento de información

dirigido al contador de la empresa Frutos Esenciales de la Montaña, S.A.,
con la finalidad de recopilar el soporte contable necesario para la
elaboración de los estados financieros.
En dicho requerimiento, se solicitaron los documentos que

acreditan legalmente la personería jurídica de la empresa, las
transacciones comerciales (compra, venta de productos), así como
también, los derivados de la misma, como pagarés, planillas de sueldos e
IGSS.
Seguidamente, se evaluó la nomenclatura contable que se utiliza

para realizar el registro uniforme de las transacciones que reflejan los
eventos económicos que presentan los Estados Financieros.
Luego de recibir las notas de abono, facturas especiales y facturas

de gastos, se procedió a ordenarlos de forma cronológica e ingresarlos en
los libros auxiliares de contabilidad.
Se determinó que la empresa no posee libros auxiliares para el

registro de las notas de abono y las facturas especiales, por lo que, se
32
procedió a la investigación ante la Superintendencia de Administración

tributaria sobre la forma correcta de ingreso de los mismos.
En respuesta a lo descrito anteriormente, se determinó que es

permitido el ingreso de dichos documentos en libros de compras y ventas
totalmente habilitadas, a través de los stickers correspondientes.
Por lo que, se procedió a la elaboración de los formatos de los

libros de compras y libros de ventas, para luego, ser habilitados ante la
instancia correspondiente.
Al tiempo que se realizó el ingreso de los datos en los libros

auxiliares, se procedió al registro de las transacciones en el libro diario y
centralizar los saldos de cada cuenta en el libro mayor; asimismo, el
trasladado de los saldos al Estado de Resultados, Balance General, Flujo
de Efectivo y Estado de Cambios en el Patrimonio.
2.2 Implementar un sistema de control de inventarios
Para la realización del control en inventarios, se llevó a cabo la

toma física en la bodega que se encuentra ubicada en Residenciales
Sasay y otra en la bodega en Lotificación Gualóm.
De acuerdo a los registros empíricos que se tenían en las bodegas,

se detectó un faltante en el inventario de cardamomo pergamino y un
sobrante de cardamomo oro, por tal motivo, se examinaron las
operaciones, que mostraron una salida de mercadería no registrada en el
envío correspondiente, por lo que, se procedió a dar de baja dicha venta.
Respecto al sobrante de cardamomo de tipo oro, se determinó que

un costal que contenía las muestras, fue ingresado a bodega por error de
33
los encargados, ya que, las muestras no forman parte del peso neto que
se reporta en el ingreso de mercadería.
Luego, se preparó la propuesta de implementación del sistema de

control de inventarios, que contiene los formatos para el control de
entradas, salidas y existencia acompañado de un flujograma de
procesos, que debe ser realizados para el buen manejo de los inventarios
y permitir la codificación y clasificación de los productos.
Para darle seguimiento a esta intervención, se brindaron

capacitaciones al personal del área de bodega, unidad financiera y
administración sobre la implementación de los procesos establecidos de
acuerdo al flujograma.
2.3 Sistematizar los procesos contables
El manual de procedimientos contables, se realizó de acuerdo a la

técnica de la observación de las actividades que se realizan en el
departamento contable de la empresa.
Con la información obtenida del área contable, se establecieron las

generalidades de las operaciones financieras, y la evaluación y
conceptualización de la nomenclatura de cuentas que se utilizan para el
registro de la información.
Se elaboraron modelos de jornalización de las principales partidas,

que sirven para registrar cada uno de los movimientos que se efectúan en
la empresa. Asimismo, la determinación de modelos de estados
financieros.
34
Se elaboró el manual contable con los procedimientos descritos en

el flujograma, con la finalidad de instituir una guía para el cumplimiento de
las funciones.
Finalizado el manual contable, se procedió a presentar el mismo al

personal administrativo de la empresa, quienes lo autorizaron para ser
implementado en el departamento correspondiente.
35
CAPÍTULO 3
ANÁLISIS Y DISCUSIÓN DE RESULTADOS
3.1 Actualización de los registros contables en los libros principales y

auxiliares de los periodos 2012, 2013 y 2014
Se realizó la impresión de los libros principales y auxiliares de la

empresa que establecen los saldos correctos de todas las operaciones
realizadas.
El soporte documental de la información, se ordenó correctamente

en los archivadores de la empresa, para dejar constancia del desorden
que se tenían con anterioridad.
La entidad busca repartir dividendos a los socios, sin embargo, no

se podía determinar el monto de los mismos, ya que, no se contaba con
los estados financieros que pudieran dar a conocer un dato fiable del
resultado de los ejercicios.
Con esta actividad, se logró beneficiar a la empresa, ya que, la

administración puede conocer los saldos del Estado de Resultados y los
cambios en las ganancias acumuladas al cierre de los ejercicios, para
acelerar el proceso de toma decisiones.
El tener los estados financieros actualizados, permite implantar

medidas de disminución de costos, control de gastos, y la posibilidad de
incrementar la utilidad del ejercicio. Es decir, tener conocimiento de los
flujos de efectivo para realizar análisis financieros con fines de toma de
decisiones.
36
Según la Superintendencia de Bancos de Guatemala, es requisito

indispensable, presentar estados financieros de los últimos tres períodos
de operación, para la obtención de créditos por parte de las entidades
financieras. Por ello, la empresa tiene la posibilidad de calificar par un
crédito, ya que, se encuentran actualizados sus registros contables 2012,
2013 y 2014.
3.2 Implementación de un sistema de control de inventario
Frutos Esenciales de la Montaña, S.A., mantenía inconsistencias

en el registro de los inventarios, previo a la elaboración del sistema de
control de entradas y salidas de productos en la bodega.
La realización de un sistema de control de inventarios, permitió que

se establezcan procedimientos para el tratamiento del almacenamiento de
productos en la bodega, a través, del llenado de los formatos elaborados
en hojas de cálculo de Microsoft Excel.
Se determinó, la existencia real de inventarios que la empresa

posee para la venta, puesto que, se había detectado un faltante con
anterioridad, que fue ingresado posteriormente al sistema.
La implementación del sistema de inventarios en bodegas, permite

a la administración tener mayor control sobre la mercadería en existencia,
ya que, dicho rubro, constituye el mayor porcentaje de los activos de la
empresa.
Asimismo, se determinó el procedimiento de clasificación y

codificación de los productos de forma organizada, a través, de los
flujogramas elaborados, para el control de entradas, salidas y existencias
dentro de la bodega.
37
A través de sistema de inventarios, se minimiza el riesgo de

pérdida, robo o error en los registros de los productos de la empresa.
3.3 Sistematización de procesos contables
Con la implementación del manual, se logró la sistematización de

los procedimientos que se realizan en el departamento contable, a través,
de la estandarización de los diferentes procesos que permiten obtener
uniformidad en la información financiera.
El manual contable cumple la función de marco de referencia para

los colaboradores del área contable, con la finalidad de realizar las
actividades de forma correcta y sistematizada. Asimismo, el personal de
reciente ingreso, lo utilizará como guía para la ejecución de las labores.
Se mejoró el control interno en la empresa con la implementación

del manual, ya que, el órgano de supervisión, puede verificar el
cumplimiento de los procedimientos contables, a través, de pequeñas
evaluaciones de los rubros de los estados financieros.
38
39
CONCLUSIONES
Con la actualización de los libros contables y auxiliares, se logró registrar

las operaciones realizadas en los periodos 2012, 2013 y 2014, para dar
cumplimiento a las disposiciones establecidas en el Código de Comercio de
Guatemala Decreto 2-70, Código Tributario y Ley de Actualización Tributaria
Decreto 10-2012 del Congreso de la Republica. Asimismo, la presentación de
información financiera con datos fiables.
Se promovió el fortalecimiento del control financiero y contable de la

empresa, a través, de la implementación de un sistema de control de inventarios
de productos en existencias; con la aplicación de dicho mecanismo, se logró
mejorar la eficiencia en los procedimientos de registro de las entradas y salidas
de producto en la bodega. Asimismo, se garantiza la existencia de cantidades
mínimas y máximas en cada almacén.
La sistematización de procedimientos contables de la empresa, determino

un mejor desempeño de los colaboradores, a través, del acceso a una guía para
la ejecución de las actividades financieras. Asimismo, se ejerce mayor control
sobre el uso y manejo de los activos de la entidad.
40
41
RECOMENDACIONES
Los colaboradores del área contable, deben tener presente la importancia

de mantener actualizados los libros principales y auxiliares, para evitar
sanciones tributarias.
Se debe capacitar al personal constantemente sobre la importancia de

ejecutar las actividades de forma sistematizada y la aplicación de
procedimientos adecuados, con la finalidad de cumplir eficientemente con las
metas propuestas.
Se recomienda la actualización constante del manual contable de acuerdo

al crecimiento de la empresa y los cambios que se presenten en las operaciones
financieras, asimismo, la aplicación correcta de los procedimientos estipulados
en dicho documento, para garantizar información financiera confiable y oportuna.
42
43
BIBILIOGRAFÍA
Catacora Carpio, Fernando. Sistemas y procedimientos contables. Venezuela:

Leonardo Ramos Rojas, 1997.
Chinchilla Vásquez, Allan Odair. Centro Cultural para la Ciudad de Cobán Alta
Verapaz. Tesis de Arquitectura. Universidad San Carlos de Guatemala.
Guatemala: Facultad de Arquitectura, 2008.
Congreso de la República de Guatemala. Código de comercio de Guatemala

(Decreto 2-70). Guatemala: Delgado Impresos, 2012.
--------. Código penal (Decreto 17-73 y sus Reformas). Guatemala: Delgado

Impresos, 2012.
--------. Código tributario (Decreto 6-91). Guatemala: Delgado Impresos, 2 012.
--------. Ley antievasión (Decreto 20-2006). Guatemala: Delgado Impresos,

2013.
--------. Ley de actualización tributaria (Decreto 10-2012 y su reglamento).

Guatemala: Delgado Impresos, 2013.
--------. Ley del impuesto al valor agregado (Decreto 27-92 y su reglamento).

Guatemala: Delgado Impresos, 2014.
Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad -IASB-. Norma

internacional de información financiera para pequeñas y medianas
entidades. Londres, Reino Unido: International Finacial Reporting
Standars, 2009.
--------. Normas internacionales de auditoría y control de calidad. México:

Instituto Mexicano de Contadores Públicos, 2 013.
Martínez, Aracely. Contabilidad de sociedades. Guatemala: Zantamaro

Ediciones, 2 006.
45
ANEXOS
ANEXO 1

FRUTOS ESENCIALES DE LA MONTAÑA, S. A.
ACTUALIZACIÓN DE LOS REGISTROS

CONTABLES EN LOS LIBROS PRINCIPALES Y
AUXILIARES DE LOS PERÍODOS 2012, 2013 Y 2014
COBÁN, ALTA VERAPAZ, NOVIEMBRE DE 2015

ÍNDICE
1 ESTADOS FINANCIEROS 2012 1

1.1 Estado de Resultados 1
1.2 Estado de Situación Financiera 2
1.3 Estado de Flujo de Efectivo 3
1.4 Estado de Cambios en el Patrimonio Neto 4


1 ESTADOS FINANCIEROS 2012
1.1 Estado de Resultados
FRUTOS ESCENCIALES DE LA MONTAÑA, SOCIEDAD ANONIMA

ESTADO DE RESULTADOS
DEL 01 DE ENERO DE 2012 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012
NIT: 7033929-5
Venta de Productos Agricolas Q204,997,272.95

COSTO DE VENTAS
Inventario Inicial Q0.00
Compra de Productos Agrícolas Q200,109,028.91
Disponibilidad Producto Q200,109,028.91
Inventario Final Q12,567,514.75 Q187,541,514.16
UTILIDAD EN VENTAS Q17,455,758.79
GASTOS DE OPERACIÓN
Insumos Agrícolas 628.13
Repuestos y Accesorios 31,737.41
Papelería y Útiles de Oficina 914.06
Fletes 590.20
Reparación y Mantenimiento 39,340.03
Combustibles y Lubricantes 19,489.19
Accesorios Equipo de Computación 820.54
Sueldos y Salarios 346,046.76
Bonificación Incentivo 35,750.00
Cuota Patronal IGSS 36,903.96
Cuota Intecap 3,458.68
Cuota IRTRA 3,458.68
Servicios Profesionales 24,071.42
Cuentas Incobrables 1,050.00 Q544,259.06
UTILIDAD EN OPERACIÓN Q16,911,499.73
OTROS GASTOS Y PRODUCTOS FINANCIEROS
GASTOS
Impuesto Distribución Petróleo (IDP) Q1,030.87
Recargo por cuotas Q970.23
Recargo Impuesto IRTRA Q62.60
Recargo tasa Intecap 48.63 Q2,112.33
UTILIDAD DEL EJERCICIO Q16,909,387.40
Cobán, Alta Verapaz, 31 de Diciembre de 2012.
Héctor Manuel Lara Carias Elvis Alexander Tot Tot

Representante Legal Perito Contador
El Infrascrito Perito Contador registrado ante la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) bajo el número
3937303-7, HACE CONSTAR: Que con información y documentos proporcionados por el señor Héctor Manuel Lara
Carías, Representante Legal de la empresa denominada Frutos Escenciales de la Montaña, Sociedad Anónima, se
realizó el presente Estado de Resultados el cual refleja razonablemente el Resultado del Ejercicio de la empresa al
31 de Diciembre de 2012.
1
1.2 Estado de Situación Financiera

ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012
NIT: 7033929-5
ACTIVO
CORRIENTE
Caja y Bancos Q5,820,903.87
Inventario Final de Producto Q 12,567,514.75 Q18,388,418.62
NO CORRIENTE
Iva por Cobrar Q34,939.46
Cuentas por Cobrar Q35,000.00
(-) Reserva para Cuentas Incobrables Q 1,050.00 Q33,950.00
Vehículos Q173,571.42 Q242,460.88
SUMA EL ACTIVO Q18,630,879.50
PASIVO
CORRIENTE
Cuota Patronal I.G.S.S. Por Pagar 9,933.52
Cuota Intecap por Pagar 930.98
Irtra por Pagar 930.98
Cuota Laboral I.G.S.S. 4,496.62
Proveedores 1,700,200.00
SUMA EL PASIVO Q1,716,492.10
PATRIMONIO DE LOS ACCIONISTAS
Capital Social Autorizado Q5,000.00
Reserva Legal Q845,469.37
Superávit Q16,063,918.03 Q16,914,387.40
SUMA EL PASIVO MAS EL PATRIMONIO DE LOS ACCIONISTAS Q18,630,879.50

El Infrascrito Perito Contador registrado ante la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) bajo el número 3937303-
7, HACE CONSTAR: Que con información y documentos proporcionados por el señor Héctor Manuel Lara Carías,
Representante Legal de la empresa denominada Frutos Escenciales de la Montaña, Sociedad Anónima, se realizó el
presente Balance General el cual refleja razonablemente la Situación Financiera de la empresa al 31 de Diciembre de 2012.
2
1.3 Estado de Flujo de Efectivo

ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
NIT: 7033929-5
METODO INDIRECTO
FLUJO DE EFECTIVO DE ACTIVIDADES DE OPERACIÓN

Utilidad del Ejercicio Q16,909,387.40
CAMBIO EN CUENTAS DE ACTIVO Y PASIVO
Aumento en Inventario (Q12,567,514.75)
Aumento en Cuentas por Cobrar (Q242,460.88)
Aumento en Cuentas por Pagar Q1,716,492.10 (Q11,093,483.53)
AUMENTO DE EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO Q5,815,903.87
EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO AL INICIO DEL PERIODO Q5,000.00
EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO AL FINAL DEL PERIODO Q5,820,903.87
Q5,820,903.87
Q0.00

El Infrascrito Perito Contador registrado ante la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) bajo el número
3937303-7, HACE CONSTAR: Que con información y documentos proporcionados por el señor Héctor Manuel Lara
Carías, Representante Legal de la empresa denominada Frutos Escenciales de la Montaña, Sociedad Anónima, se
realizó el presente Estado de Resultados el cual refleja razonablemente el Movimiento de Efectivo de la empresa al 31
de Diciembre de 2012.
3
1.4 Estado de Cambios en el Patrimonio Neto

ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO
NIT: 7033929-5
CUENTA CAPITAL RESERVA LEGAL SUPERAVIT TOTAL

Saldo Inicial 5,000.00 0.00 0.00 5,000.00
Saldo Reexpresado 0.00 0.00 0.00 0.00
Resultados período 0.00 845,469.37 16,063,918.03 16,909,387.40
Distribución resultados 0.00 0.00 0.00 0.00
Emisión Capital 0.00 0.00 0.00 0.00
Saldo Final 5,000.00 845,469.37 16,063,918.03 16,914,387.40

El Infrascrito Perito Contador registrado ante la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) bajo el
número 3937303-7, HACE CONSTAR: Que con información y documentos proporcionados por el señor Héctor
Manuel Lara Carías, Representante Legal de la empresa denominada Frutos Escenciales de la Montaña,
Sociedad Anónima, se realizó el presente Estado de Cambios en el Patrimonio Neto el cual refleja
razonablemente el Movimiento de Capital de la empresa al 31 de Diciembre de 2012.
4

NIT: 7033929-5
Venta de Productos Agricolas 204,827,304.39

COSTO DE VENTAS
Inventario Inicial Q12,567,514.75
Compra de Productos Agrícolas 245,625,377.24
UTILIDAD EN VENTAS (Q8,380,867.60)
Fletes 17.86
Sueldos y Salarios 1,036,032.87
Cuentas Incobrables 34,849.77
Depreciación vehiculos 34,714.28 Q1,390,056.72
UTILIDAD EN OPERACIÓN (Q9,770,924.32)
GASTOS
Impuesto Distribución Petróleo (IDP) 800.95
Recargo por cuotas 585.16
Recargo Impuesto I.R.T.R.A. 46.32
UTILIDAD DEL EJERCICIO (Q9,772,440.90)

número 3937303-7, HACE CONSTAR: Que con información y documentos proporcionados por el señor
Héctor Manuel Lara Carías, Representante Legal de la empresa denominada Frutos Escenciales de la
Montaña, Sociedad Anónima, se realizó el presente Estado de Resultados el cual refleja razonablemente el
Resultado del Ejercicio de la empresa al 31 de Diciembre de 2013.
5

ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
NIT: 7033929-5
ACTIVO
CORRIENTE
Caja y Bancos Q 2,873,225.76
Inventario Final de Producto Q 44,984,720.00 Q 47,857,945.76
NO CORRIENTE
Iva por Cobrar Q 40,176.52
Cuentas por Cobrar Q 1,162,709.10
(-) Reserva para Cuentas Incobrables Q 34,714.28 Q 1,127,994.82
Vehículos Q 173,571.42
(-) Depreciación Acumulada Vehiculos Q 35,899.77 Q 137,671.65 Q 1,305,842.99
SUMA EL ACTIVO Q 49,163,788.75
PASIVO
CORRIENTE
Cuota Patronal I.G.S.S. Por Pagar Q 9,664.89
Cuota Intecap por Pagar Q 905.80
Irtra por Pagar Q 905.80
Cuota Laboral I.G.S.S. Q 4,375.02
Proveedores Q 42,005,990.74
SUMA EL PASIVO Q 42,021,842.25
Superávit Q6,780,099.17 Q7,141,946.50

Sociedad Anónima, se realizó el presente Balance General el cual refleja razonablemente la Situación
Financiera de la empresa al 31 de Diciembre de 2013.
6

NIT: 7033929-5
METODO INDIRECTO

Utilidad del Ejercicio (Q9,772,440.90)
Disminución en Vehiculos Q35,899.77
Aumento en Cuentas por Cobrar (Q1,099,281.88)
Aumento en Cuentas por Pagar Q40,305,350.15 Q6,824,762.79
AUMENTO DE EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO (Q2,947,678.11)
EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO AL INICIO DEL PERIODO Q5,820,903.87

El Infrascrito Perito Contador registrado ante la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT)

bajo el número 3937303-7, HACE CONSTAR: Que con información y documentos proporcionados
por el señor Héctor Manuel Lara Carías, Representante Legal de la empresa denominada Frutos
Escenciales de la Montaña, Sociedad Anónima, se realizó el presente Estado de Resultados el cual
refleja razonablemente el Movimiento de Efectivo de la empresa al 31 de Diciembre de 2013.
7

NIT: 7033929-5

Saldo Inicial 5,000.00 845,469.37 16,063,918.03 16,914,387.40
Resultados período 0.00 0.00 -9,772,440.90 -9,772,440.90
Saldo Final 5,000.00 845,469.37 6,291,477.13 7,141,946.50

El Infrascrito Perito Contador registrado ante la Superintendencia de Administración

Tributaria (SAT) bajo el número 3937303-7, HACE CONSTAR: Que con información y
documentos proporcionados por el señor Héctor Manuel Lara Carías, Representante
Legal de la empresa denominada Frutos Escenciales de la Montaña, Sociedad
Anónima, se realizó el presente Estado de Cambios en el Patrimonio Neto el cual
refleja razonablemente el Movimiento de Capital de la empresa al 31 de Diciembre de
2013.
8

NIT: 7033929-5
Venta de Productos Agricolas 319,664,205.51

COSTO DE VENTAS
Inventario Inicial Q44,984,720.00
Compra de Productos Agrícolas 326,461,291.02
UTILIDAD EN VENTAS Q5,018,714.49
Insumos Agrícolas 1,049.11
Papelería y Útiles 1,204.02
Papelería y Útiles de Oficina 1,012.06
Fletes 258.04
Reparación y Mantenimiento 507,053.54
Sueldos y Salarios 839,668.42
Aguinaldo 17,482.20
Arrendamientos 720,000.00
Cuentas Incobrables 158,216.36
Depreciación Vehículos 37,505.13 Q3,008,788.07
UTILIDAD EN OPERACIÓN Q2,009,926.42
GASTOS
Impuesto Distribución Petróleo (IDP) 3,178.75
Recargo por cuotas 81.52
Recargo Impuesto I.R.T.R.A. 5.26
UTILIDAD DEL EJERCICIO Q2,006,651.66

Sociedad Anónima, se realizó el presente Estado de Resultados el cual refleja razonablemente el Resultado del
Ejercicio de la empresa al 31 de Diciembre de 2014.
9

BALANCE GENERAL
NIT: 7033929-5
ACTIVO
CORRIENTE
Caja y Bancos Q 1,434,857.29
Inventario Final de Producto Q 56,800,520.00 Q 58,235,377.29
NO CORRIENTE
Iva por Cobrar Q 166,782.92
Cuentas por Cobrar (Cobán Imperial) Q 980,000.00
Cuentas por Cobrar Q 5,308,592.90
(-) Reserva para Cuentas Incobrables Q 194,116.13 Q 5,114,476.77
Vehículos Q 181,598.21
(-) Depreciación Acumulada Vehiculos Q 72,219.41 Q 109,378.80 Q 6,370,638.49
SUMA EL ACTIVO Q 64,606,015.78
PASIVO
CORRIENTE
Cuota Patronal I.G.S.S. Por Pagar Q 39,112.78
Cuota Intecap por Pagar Q 3,665.71
Irtra por Pagar Q 3,666.31
Cuota Laboral I.G.S.S. Q 17,505.38
Proveedores Q 55,393,467.44
SUMA EL PASIVO Q 55,457,417.62
Superávit Q8,686,418.26 Q9,148,598.16

Sociedad Anónima, se realizó el presente Balance General el cual refleja razonablemente la Situación
Financiera de la empresa al 31 de Diciembre de 2014.
10

NIT: 7033929-5
METODO INDIRECTO

Utilidad del Ejercicio Q2,006,651.66
Disminución en Vehiculos Q28,292.85
Aumento en Cuentas por Cobrar (Q5,093,088.35)
Aumento en Cuentas por Pagar Q13,435,575.37 (Q3,445,020.13)
AUMENTO DE EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO (Q1,438,368.47)
EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO AL INICIO DEL PERIODO Q2,873,225.76

El Infrascrito Perito Contador registrado ante la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT)

bajo el número 3937303-7, HACE CONSTAR: Que con información y documentos proporcionados
por el señor Héctor Manuel Lara Carías, Representante Legal de la empresa denominada Frutos
Escenciales de la Montaña, Sociedad Anónima, se realizó el presente Estado de Resultados el cual
refleja razonablemente el Movimiento de Efectivo de la empresa al 31 de Diciembre de 2014.
11

NIT: 7033929-5

Saldo Inicial 5,000.00 845,469.37 6,291,477.13 7,141,946.50
Resultados período 0.00 100,332.58 1,906,319.08 2,006,651.66
Saldo Final 5,000.00 945,801.95 8,197,796.21 9,148,598.16
Cobán, Alta Verapaz, 31 de Diciembre de 2013

El Infrascrito Perito Contador registrado ante la Superintendencia de Administración

Tributaria (SAT) bajo el número 3937303-7, HACE CONSTAR: Que con información y
documentos proporcionados por el señor Héctor Manuel Lara Carías, Representante
Legal de la empresa denominada Frutos Escenciales de la Montaña, Sociedad
Anónima, se realizó el presente Estado de Cambios en el Patrimonio Neto el cual
refleja razonablemente el Movimiento de Capital de la empresa al 31 de Diciembre de
2013.
12
ANEXO 2

IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL EN

INENTARIOS

ÍNDICE
JUSTIFICACIÓN 1
IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO 3

1.1 Propuesta 3
1.2 Presentación 3
1.3 Diagnóstico de la situación 4
1.4 Objetivos de la propuesta 5
1.5 Etapas de la propuesta 5
1.6 Fundamentación 6
1.7 Factibilidad 7
1.8 Diseño de la propuesta 7
ETAPA I 9
Presentar un listado de los productos agrícolas que se encuentran en el
área del almacén de la Empresa Frutos Esenciales de la Montaña, S.A. 9
ETAPA II 13
Determinar las fallas existentes en el control interno del inventario actual. 13
ETAPA III 17
Codificación y clasificación de los productos. 17
ETAPA IV 23
Organización de las bodegas del inventario. 23
ETAPA V 29
Elaborar formatos de control de inventarios (entradas, salidas y existencias
de productos) 29
CONCLUSIONES 39
RECOMENDACIÓN 41
JUSTIFICACIÓN
El presente documento ha sido realizado con el fin de fortalecer y mejorar

el sistema de control interno en el manejo de inventarios en la Empresa Frutos
Esenciales de la Montaña, Sociedad Anónima (FRUMOSA), a que contribuya
con la productividad y rentabilidad de la misma con la finalidad de subsanar las
debilidades existentes en el área de bodegas, y contribuyendo con la eficiencia y
optimización del proceso del inventario y de todas las operaciones realizadas por
el personal que labora en la empresa, destacando la importancia que constituye
para toda organización contar con un eficiente manejo de inventarios.
1
2
IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO
1.1 Propuesta
Implementación de sistema de control de inventario de la

empresa Frutos Esenciales de la Montaña S.A., para lograr eficiencia
en el sistema de control de existencias de productos agrícolas.
1.2 Presentación
El proceso para el control de inventarios es vital para toda

organización ya que a través de estos controles se logra ejecutar
efectivamente el proceso normal de las operaciones diarias de dicha
organización; lo cual permite atender oportunamente las necesidades
de los clientes logrando la consecución de los objetivos planteados.
De allí la importancia que los inventarios sean llevados en toda

organización de una manera eficiente y asertiva, a través de un
sistema de control interno que permita generar a la empresa
información confiable y oportuna a corto plazo, y que esta información
se asemeje con la información tomada físicamente a través de los
conteos físicos del inventario, y así de esta manera obtener resultados
reales y que estén relacionados con los productos agrícolas
existentes.
En este sentido la empresa, ha presentado debilidades que

tiene gran relación con el proceso de controles internos de inventarios,
cuya información manejada actualmente es incongruente tanto en el
aspecto físico como en el aspecto teórico, debido a que la información
registrada no coincide con la física.
3
La propuesta que se presenta a continuación esta basada en el
estudio de los controles internos de los inventarios presentes en la
Empresa Frutos Esenciales de la Montaña, S.A, dicha propuesta
estará formulada bajo los principios de Control Interno; orientado hacia
el mejoramiento de todas las actividades y proceso relacionados con
el inventario que realiza la empresa, ya sea desde el primer momento
en que entra la mercancía a la empresa hasta el momento de su
venta; fundamentado en las bases teóricas anteriormente planteadas
acerca de la sistematización, de la teoría de control interno, de los
inventarios y como mantener un control interno de inventario de
acuerdo a sus elementos y componentes que lo conforman; con el
propósito de corregir las fallas y debilidades existentes en el área de
inventarios y de diseñar una serie de actividades y procesos que
contribuyan con el mejoramiento significativo de los controles de
inventario.
1.3 Diagnóstico de la situación
De acuerdo a los objetivos planteados en el presente

documento acerca de la problemática existente en la empresa Frutos
Esenciales de la Montaña S.A., específicamente las deficiencias
presentes en los procedimientos de control de inventario que
actualmente sigue la empresa, en el área de productos agrícola;
comprobó que dicha problemática se debe a la inexistencia de
controles internos que permitan poner en práctica un apropiado control
de inventario; lo cual afecta a la empresa en el funcionamiento efectivo
y eficiente de sus operaciones.
Existe deficiencia en el área de Despacho de productos

agrícolas, debido a que se desconocen las cantidades exactas de
productos que existen en el almacén, pérdida de tiempo a la hora de
procesar el despacho, ausencia de documentos que registren los
4
movimientos de entradas y salidas de los productos, un manejo
inadecuado de productos.
1.4 Objetivos de la propuesta
La propuesta diseñada para la empresa, tiene un objetivo

principal, proporcionar una mejora en el Sistema de Control Interno de
Inventario en el área de bodegas, con la finalidad de obtener controles
adecuados para manejar los inventarios, así como las actividades que
se desarrollan dentro del área del almacén en dicha empresa.
Sin embargo para la elaboración de dicha propuesta es

necesario clasificar y enumerar diferentes etapas, las cuales
permitirán obtener una idea más precisa de los objetivos que se
quieren alcanzar con la elaboración de esta propuesta de mejora.
1.5 Etapas de la propuesta
Esta propuesta comprende el desarrollo de las siguientes

etapas:
1.5.1 Etapa I
Presentar un listado de los productos agrícolas que se

encuentran en el área del almacén de la empresa.
1.5.2 Etapa II
Determinar las fallas existentes en el control interno del

inventario actual.
5
1.5.3 Etapa III
Codificación y Clasificación de los productos.
1.5.4 Etapa IV
Organización de las Bodegas del inventario.
1.5.5 Etapa V
Elaborar formatos de control de inventarios (Entradas,

Salidas y Existencias de productos)
1.6 Fundamentación
Con el desarrollo de la implementación del sistema de control

de inventarios de la empresa Frutos Esenciales de la Montaña S.A.,
fundamentada en bases teóricas y en las exigencias misma de toda
organización en cuanto a llevar y mantener controles internos; se
pretenden dar solución y mejoramientos a las diversas situaciones que
han venido afectando el desenvolvimiento de la empresa, en las
cuales se ha suscitado una serie de inconsistentes de acuerdo a que
la mayoría de los productos agrícolas, existe un registro deficiente de
entradas y salidas, lo que ocasiona perdida de mercancía, robo,
pérdida de tiempo al momento de ubicar cada producto, lo que trae
consecuencias al momento de organizar, compara o vender dichos
productos.
Los inventarios representan una parte importante en toda

organización ya queforman parte delosactivos totales de una empresa
y las cuales son, necesarias para su funcionamiento.
6
1.7 Factibilidad
La presente está orientada a ayudar a la empresa, logrando la

implementación de la misma; es factible debido a la necesidad de su
aplicación, utilidad y bajo cotos, además reúne todas las condiciones
mínimas de manejo y cumplimiento de exigencias de la empresa; en
cuanto al factor técnico y el factor humano, la empresa dispone de las
personas y equipos necesarios para su desarrollo.
1.8 Diseño de la propuesta
De acuerdo a la información reunida en la empresa,

específicamente en el área de Bodegas, cabe destacar la presencia
de una problemática que afecta el buen manejo de los inventarios,
debido al poco control e inadecuada distribución en el área de bodega,
situación que amerita la necesidad de realizar una propuesta de
mejoras en el sistema de inventarios para alcanzar un
perfeccionamiento en las operaciones de la empresa y así lograr la
efectividad en los controles internos del inventario.
7
8
ETAPA I
Presentar un listado de los productos agrícolas que se

encuentran en el área del almacén de la Empresa Frutos
Esenciales de la Montaña, S.A.
9
10
Etapa I
La etapa 1, consiste en presentar un listado donde se identifique los

productos agrícolas que se encuentran en el área de bodega de la
empresa, mediante un conteo manual, posteriormente se realiza una
selección de cada uno de los productos de acuerdo a sus especificaciones.
La realización de este conteo facilitará una verificación completa de

la existencia real de los productos agrícolas, comparada con la existencia
en los registros contables y de esta forma dar seguridad del conocimiento
de la cantidad de los productos que se encuentran dentro del área del
almacén, y de esta forma tener el saldo inicial del inventario.
Mediante el desarrollo de esta etapa se podrá dar respuesta viable

de la forma funcional a la problemática que se presenta en el área de
almacén de la empresa, procurando obtener a través de este conteo
manual beneficios como lo son: conocimientos de las existencias de los
productos, una visualización de los materiales y productos dentro del área
de almacén de la empresa. A continuación se describen todos los
productos existentes.
FRUTOS ESENCIALES DE LA MONTAÑA, S.A.

TOMA FÍSICA DE INVENTARIO
AL 31 DE AGOSTO 2015
DESCRIPCIÒN UNIDAD DE MEDIDA EXISTENCIA

Cardamomo Pergamino Quintal 2,737.68
Cardamomo Oro Quintal 1,356.93
Achiote Quintal 118.76
Pimienta Quintal 1,462.88
TOTALES 5,676.25
11
12
ETAPA II
Determinar las fallas existentes en el control interno del

inventario actual.
13
14
Etapa II
Esta etapa consiste en determinar las fallas existentes en el control

interno del inventario en el área del almacén de la empresa.
Se realizaron diversas inspecciones que permitió detectar una serie

de problemas en las bodegas. Siendo uno de estos la falta de identificación
y codificación de los productos, también se pudo conocer que existe una
inadecuada distribución de los productos en las bodegas; así como también
la falta de registro adecuados que permitan visualizar fácilmente las
entradas, salidas y existencias de los diversos productos.
También se pudo observar que el área de bodegas no se encuentra

debidamente clasificados los productos. Uno de los objetivos de un buen
almacenamiento es la protección y conservación de los bienes y para
lograrlo es necesario identificar los inventarios o la mercancía y aprovechar
al máximo el espacio disponible, sin embargo es no ocurre después de el
análisis e investigación realizada en la empresa, esto conlleva a la
realización de mejoras en el sistema de control interno del inventario en
dicha empresa.
A continuación se muestran las fallas existentes en el área de

bodegas; considerando los diversos lugares, actividades y operaciones que
se realicen, tomando en cuenta la siguiente lectura dependiendo de las
debilidades que presenta.
X: No la tiene
O: Regular
Y: Muy bueno
15
FALLAS EXISTENTES EN BODEGAS
OBSERVACIÓN X O Y
1 Ubicación de los Productos
2 Localización
3 Visualización
4 Clasificación de productos por
característica.
5 Niveles de existencias
6 Carteles Informativos
7 Codificación
8 Orden y Limpieza
9 Organización de las bodegas
10 Control de Existencias
16
ETAPA III
Codificación y clasificación de los productos.
17
18
Etapa III
En esta etapa se realizará una codificación y clasificación de los

productos que se encuentran actualmente en las bodegas de la Empresa
Frutos Esenciales de la Montaña, ya que se requiere obtener una
organización más óptima y eficiente y de un conocimiento más práctico y
entendible de los productos codificados.
Desde esta perspectiva, la codificación y la clasificación tiene como

objeto principal dar el mejor conocimiento de forma clara y concisa, de la
existencia y ubicación de cada uno de los productos agrícolas, que se
encuentran en las bodegas, facilitando una rápida visualización de cada
uno de estos productos, en el momento de realizar una salida o conteo de
los mismos, desarrollando lineamientos adecuados para el proceso de las
actividades que deriven una mejora en el control interno del
inventario de la empresa..
Se diseña a continuación una codificación de los diversos productos,

ha si como también se clasifica por clase de producto.
El diseño de la codificación se hará de forma alfanumérica, utilizando

ocho (8) dígitos, distinguiendo a cada uno de los productos de otros
similares que estén en existencia en las bodegas de la empresa, tomando
en cuenta las características y especificaciones que contenga cada uno de
los mismos; evitando por consiguiente que existan códigos repetidos que
puedan causar alguna confusión en el manejo y clasificación de los
productos.
A continuación se presenta el desglose del Código asignado, con su

lectura correspondiente para cada uno de los productos.
19
Los primeros cinco (5) dígitos alfanuméricos representan el nombre;
los tres (3) dígitos siguiente representan la identificación para la ubicación
de los productos.
Ejemplo
CODIGO CODIGO
XXXXX XXX
Nombre del Producto Ubicación
Para la realización de la codificación se deberá proceder a

clasificar los productos según sus características o especificaciones. A
continuación se presenta la clasificación de los productos según sus
características y especificaciones.
Clasificación Cardamomo Pergamino
CARDAMOMO PERGAMINO
Cardamomo Pergamino Bodega Sasay
Cardamomo Pergamino Bodega Gualom
Clasificación Cardamomo Oro
CARDAMOMO ORO
Cardamomo Oro Bodega Sasay
Cardamomo Oro Bodega Gualom
Clasificación Achiote
Achiote
Achiote Bodega Sasay
Achiote Bodega Gualom
20
Clasificación Pimienta
Pimienta
Pimienta Bodega Sasay
Pimienta Bodega Gualom
A continuación se presenta un listado de los productos que

componen el inventario que se encuentra en la Empresa Frutos Esenciales
de la Montaña S.A. con su respectiva codificación e identificación.
Codificación Cardamomo Pergamino
CARDAMOMO PERGAMINO CÒDIGO

Cardamomo Pergamino Bodega Sasay Perg-Bg-Sasay-001
Cardamomo Pergamino Bodega Gualom Perg-Bg-Gualom-001
Codificación Cardamomo Oro
CARDAMOMO ORO CÒDIGO

Cardamomo Oro Bodega Sasay Oro-Bg-Sasay-002
Cardamomo Oro Bodega Gualom Oro-Bg-Gualom-002
Codificación Achiote
ACHIOTE CÒDIGO
Achiote Bodega Sasay Ach-Bg-Sasay-003
Achiote Bodega Gualom Ach-Bg-Gualom-003
Codificación Pimienta
PIMIENTA CÒDIGO
Pimienta Bodega Sasay Pimt-Bg-Sasay-004
Pimienta Bodega Gualom Pimt-Bg-Gualom-004
21
Con la información anteriormente presentada se dio cumplimiento a
la Etapa III, que consistió en Clasificar y Codificar los productos existentes
en el área de bodegas de la Empresa Frutos Esenciales de la Montaña S.A.
22
ETAPA IV
Organización de las bodegas del inventario.
23
24
Etapa IV
Los almacenes tienen un objetivo principal que es el de brindar a

los productos una protección y ubicación adecuada, el principal recurso de
las bodegas es el espacio, por lo que se busca cubrir el objetivo principal
aprovechando al máximo el espacio disponible. Para esto se realizará una
cuidosa planificación. La organización de las bodegas se realizará de la
siguiente manera:
1 Identificar los productos con una etiqueta, que contenga el código de

identificación, características y la ubicación para cada uno de los
materiales y productos. En el presente documento, se diseñaron
etiquetas de cinco centímetro de ancho (5 cm) por siete centímetros de
largo (7 cm).
7 cm
Nombre del Producto
5 cm CARDAMOMO PERGAMINO
Código del Producto
Perg-bg-sasay-001
25
2 Identificar con la colocación de carteles o letreros de información los
lugares donde se ubicara cada producto por clase. En este documento
se realiza la identificación de cada uno de los lugares donde se ubica el
producto, lo cual permitirá una mejor visualización de donde se
encuentra cada producto. Esto se hará mediante la colocación de un
cartel grande para cada área donde se ubica el producto. Estos carteles
tendrán un tamaño de veinte centímetros de ancho (20 cm) por treinta
centímetros de largo (30 cm).
3 Diseñar paletas de madera donde serán ubicados los productos

agrícolas, dichas paletas serán de un metro de ancho (1 Mts.) por dos
metros y 50 centímetros de largo (2.50 Mts.).
Diseño de las Etiquetas
7 cm
5 cm
26
27
28
ETAPA V
Elaborar formatos de control de inventarios (entradas,
salidas y existencias de productos)
29
30
ETAPA V
En esta etapa se establecen los formatos de entradas, salidas y

control de existencias de los diversos productos; esto traerá beneficios al
área del almacén ya que dichos productos estarán mejor ubicados y muy
bien identificados, esto facilitará la búsqueda de todos y cada uno de ellos;
por lo tanto no habrá pérdida de tiempo a la hora de ubicarlos, así como
también no habrá tanta pérdida de productos debido a su buena ubicación,
por ende se determinará la cantidad exacta de estos materiales y productos
existentes en el área de bodegas de la Empresa Frutos Esenciales de la
Montaña S. A.
Formato de Entrada a Bodega
Este formato se elaboró con la finalidad de controlar y registrar las

entradas de productos, ya que es un registro muy delicado y debe llevarse
con exactitud. El responsable de los formatos es el encargado de bodega,
por lo cual deberá llenarlo con precisión.
Formato de Salida del Almacén
La implementación de este formato establece un control óptimo que

permita registrar las salidas de productos del área de bodega de la
empresa.
Formato de Control de Existencias
El diseño de este formato servirá de ayuda para controlar y

registrar los productos existentes en las bodegas; de igual forma verificar la
cantidad máxima y mínima de los productos agrícolas que se encuentran
allí para realizar el pedido correspondiente.
31
FORMATO ENTRADA DE PRODUCTOS AGRÍCOLAS
No. De Talonario
CONTROL DE ENTRADA No. De Correlativo
FECHA DE CANTIDA VALOR RESPONSABL

CODIGO DESCRIPCIÓN TOTAL
ENTRADA D UNITARIO E
Autorizado por Despachado por Recibido por

Fecha Fecha y Sello Fecha
32
FORMATO SALIDA DE PRODUCTOS AGRÍCOLAS
No. De Talonario
CONTROL DE SALIDA No. De Correlativo
FECHA DE VALOR
CODIGO DESCRIPCIÓN CANTIDAD TOTAL RESPONSABLE
ENTRADA UNITARIO
Autorizado por Despachado por Recibido por

Fecha Fecha y Sello Fecha
33
FORMATO CONTROL DE INVENTARIO
CONTROL DE INVENTARIO
COMPRAS VENTAS SALDO

FECHA
UNIDADES COSTO TOTAL UNIDADES COSTO TOTAL UNIDADES COSTO TOTAL
34
35
FRUMOSA Procedimiento De ingreso de Fecha:
Inventario
SISTEMA CONTROL DE No. de Pasos: Hoja: 01
INVENTARIO No. de Forma: Elaboro:
Encargado de Bodega Area Financiera
Inicio
A
Verifica físicamente el bien El encargado de bodega

realiza el llenado los
contra el vale y la nota de formatos
abono
Solicita la firma a la
Según la naturaleza del encargada del área
bien lo identifica en el financiera
inventario
Recibe tarjeta revisa,

firma y devuelve
A
Recibe verifica y
archiva
Fin
36
FRUMOSA Procedimiento De Salida de Fecha:
Inventario
SISTEMA CONTROL DE No. de Pasos: Hoja: 01
INVENTARIO No. de Forma: Elaboro:
Encargado de Bodega Área Financiera
Inicio
Recibe la nota de envío de

mercadería
Revisa la existencia en el
control de inventario
Completa los formatos

de mercadería para la
salida del producto. B
Revisa, firma y
devuelve la
encargada del área
financiera
Se entrega de la
mercadería al cliente
Fin
37
38
CONCLUSIONES
La situación actual del sistema de control interno de inventarios de la

Empresa Frutos Esenciales de la Montaña S.A., mostro deficiencias en el
despacho, fallas en las actividades realizadas en las bodegas para realizar el
despacho, pérdida de tiempo a la hora verificar la existencia de ciertos
productos, registros inadecuados de las entradas y salidas de los productos a
bodega.
Parte del problema se relaciona con la falta de identificación, clasificación,

codificación, registro y control en el manejo de los productos agrícolas, que
comercializa la empresa, por la falta de implementación de formularios y
formatos adecuados en la aplicación y desarrollo de inventarios continuos,
compras, lo que produce que las operaciones diarias de inventarios se realicen
sin soportes adecuados, lo cual genera confusión y errores del personal que
opera en esta área.
De acuerdo a los resultados obtenidos, se pudo constatar que la mayoría

de las diferencias y debilidades presentadas en la organización; es necesario
que la Empresa Frutos Esenciales de la Montaña, S.A., realice correcciones y
medidas para reducir las diferencias y deficiencias en el sistema de inventario; y
de esta manera lograr mayor exactitud en los registro de las mercancías y
control físico de los diferentes productos; aumentar la eficiencia en las
operaciones, la productividad y se mejore la motivación del personal que labora
en la empresa.
39
40
RECOMENDACIÓN
En general, se recomienda la implementación del sistema de control de

Inventarios de la Empresa Frutos Esenciales de la Montaña, S.A., la cual
responde en gran medida a, el alcance y la solución de las debilidades
encontradas en dicha organización.
41
ANEXO 3

SISTEMATIZACIÓN DE PROCESOS CONTABLES

ÍNDICE
INTRODUCCIÓN 1
CAPÍTULO I
GENERALIDADES DE LA EMPRESA
1.1 Antecedentes 3
1.2 Visión 3
1.3 Misión 3
1.4 Objetivos 4
1.5 Valores 4
1.6 Estructura Organizacional 5
CAPÍTULO II
MANUAL CONTABLE
2.1 Objetivos generales 7

2.2 Objetivos específicos 7
2.3 Instrucciones de uso del manual 8
2.4 Obligatoriedad 9
2.5 Definición de términos 9
2.6 Procedimientos para modificar el Manual Políticas contables 11
2.7 Método de Registro Contable 12
2.8 Libros y registros que se utilizan 12
2.9 Registros de la Empresa 13
2.10 Jornalización 14
CAPÍTULO III
CATÁLOGO DE CUENTAS
3.1 Estructura del catálogo de cuentas 15

3.2 Modelo del catálogo de cuentas 16
3.3 Descripción de cuentas contables 22
CAPÍTULO IV
PERIODICIDAD EN LA PREPARACIÓN DE INFORMES
4.1 Libros y registros 53

4.1.1 Libro de inventarios 53
4.1.2 Libro de diario 54
4.1.3 Libro de mayor 55
4.1.4 Libro de balance 57
CAPÍTULO V
JORNALIZACIÓN
5.1 Definición 59
5.2 Partida Doble 59
5.3 Modelos de Partidas de Apertura 59
5.4 Modelos de Partidas de Ingresos 60
5.5 Modelos de Partidas de Compras 60
5.6 Modelos de Partidas de Ventas 60
5.7 Modelos de Partidas Reguladoras 61
5.8 Modelos de Partidas Pago de Sueldos 61
5.9 Modelos de Partidas Regularización de Impuestos 62
5.10 Modelos de Partidas de Compras 62
5.11 Modelos de Partidas Anticipo de Compras 62
CAPÍTULO VI
MODELOS DE ESTADOS FINANCIEROS
6.1 Balance de Situación General 63

CAPÍTULO VII
POLÍTICAS CONTABLES
7.1 Políticas 69
7.2 Alcance 69
7.3 Objetivos 69
3.1.1 Políticas Contables 69
CAPÍTULO VIII
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
8.1 Proceso No.1 Recepción del Producto 73

8.1.1 Objetivo 73
8.1.2 Normas Específicas 73
8.1.3 Narración descriptiva del proceso 74
8.2 Proceso No. 2 Procedimiento de Compras 77
8.2.1 Objetivo 77
8.3 Proceso No. 3 Procedimiento de la toma física del inventario 82
8.3.1 Objetivo 82
8.4 Proceso No. 4 Procedimiento manejo de Caja Chica 85
8.4.1 Objetivo 85
8.4.3 Descripción Narrativa 86
8.5 Proceso No. 5 Procedimiento de ingresos, de las ventas,
servicios prestados y rentas de capital 88
8.5.1 Objetivo 88
8.6 Proceso No. 6 Procedimiento para el llenado de los libros contables 91
8.6.1 Objetivo 91
8.7 Proceso No. 7 Procedimiento para la elaboración de estados
financieros. 93
8.7.1 Objetivo 93
8.8 Proceso No. 8 Procedimiento para la realización y entrega de
informes financieros a la gerencia 95
8.8.1 Objetivo 95
8.8.3 Narración Descriptiva 95
CONCLUSIONES 97
RECOMENDACIONES 99
INTRODUCCIÓN
El presente manual contiene información referente a los registros

contables de la empresa Frutos Esenciales de la Montaña S.A., en el cual se da
conocer los procedimientos de cómo se deben cargar y abonar las cuentas que
utiliza la empresa en sus operaciones contables.
La estructura del presente manual contable se divide en ocho (8)

secciones que a continuación se describen:
a. Descripción de las generalidades de la empresa: Describe las características

generales de la empresa.
b. Manual contable: Comprende los objetivos generales que persigue el

presente manual y las directrices que rigen su implementación.
c. Catálogo de Cuentas: Se describe el plan de cuentas que se propone y una

descripción narrativa de cada una ella.
d. Periodicidad en la preparación de los informes: Se describen los registros

contables que debe de hacer la empresa y la periodicidad con que se deben
publicar.
e. Jornalización: Se explica el registro de las partidas más frecuentes dentro de

los registros contables de la empresa.
f. Modelos de estados financieros: Presenta el modelo de los estados

financieros que deben de generarse y una explicación de cada uno de ellos.
1
g. Políticas contables: Se presentan las políticas contables que rigen los
registros contables de la empresa.
h. Manual de Procedimientos: Se norman los procedimientos contables

necesarios para generar la información oportuna y pertinente.
2
CAPÍTULO I
GENERALIDADES DE LA EMPRESA
1.1 Antecedentes
Frutos Esenciales de la Montaña S.A., es una empresa comercial

de productos agrícolas con sede en Cobán, Alta Verapaz, que trabaja con
el propósito de desarrollar procesos de comercialización especialmente
de cardamomo, pimienta, achiote y otros productos a nivel de la región
norte del país.
1.2 Visión
Una empresa independiente, líder en el comercio justo

especialmente del cardamomo, pimienta, achiote y otros productos
agrícolas, en la región del norte del Guatemala, con un enfoque de
desarrollo, apegada a las normas y leyes del país.
1.3 Misión
Satisfacer las demandas comerciales de los productores y/o

proveedores de cardamomo, pimienta y achiote e incentivar las iniciativas
de las pequeñas y medianas empresas involucradas en producción,
procesamiento y comercialización de dichos grano, como parte del
fortalecimiento de las cadenas de valor de estos productos agrícolas
principalmente. Contribuyendo de esta manera a reactivar el desarrollo
económico de la región norte del país.
3
1.4 Objetivos
Fortalecer la comercialización de productos agrícolas de la región.
1.5 Valores
Son los principios sobre los cuales se fundamenta esta empresa, y ellos
identifican cada una de las acciones que desarrolla la empresa:
 Integridad: Vivimos los más altos estándares de honestidad,

transparencia, equidad y conducta personal; siempre actuamos para
mantener el buen nombre de nuestra empresa y garantizar el interés
de nuestros clientes y/o proveedores.
 Respeto: La persona por encima de todo. Este valor supremo regirá

las relaciones entre la empresa sus empleados, clientes, proveedores
y amigos.
 Excelencia: Somos exigentes con nosotros mismos y estamos

comprometidos a mejorar la calidad de todo lo que hacemos para
brindar la mejor atención y servicio a nuestros clientes y proveedores.
 Lealtad: Estamos comprometidos con la Empresa en todo momento,

con sus objetivos y metas en forma decidida y constante, obrando
siempre con honestidad y justicia en la relaciones con nuestros
clientes y/o proveedores.
 Responsabilidad: Es el compromiso de cumplir nuestras

obligaciones, dando siempre lo mejor de cada uno, brindando la mejor
atención y servicio y tomando decisiones justas y a tiempo que
ocasionen el mínimo impacto negativo para los afectados, ambiente y
personas,
4
 Trabajo en equipo: Unimos esfuerzos para el logro de nuestros
objetivos, en un ambiente de confianza, comunicación permanente y
respeto; compartiendo esfuerzos, conocimiento, experiencia e
información.
 Mejoramiento contínuo: Aprendemos cada día y mejoramos

continuamente, reconociendo nuestras fortalezas y debilidades y
poniendo todo nuestro esfuerzo en brindar lo mejor.
 Honestidad: Trabajamos con honradez, trasparencia, dignidad,

equidad, solidaridad y modestia. La honestidad, es nuestra manera
de ser.
 Actitud de Liderazgo: Buscamos el mantenernos a la vanguardia,

para constituirnos en el mejor referente a nivel regional.
 Competitividad: Ofrecemos un servicio, con eficiencia, eficacia y

marcando la diferencia con nuestros competidores en la atención y
prestación de nuestros servicios.
1.6 Estructura Organizacional
La empresa Frutos Esenciales de la Montaña Sociedad Anónima,

tiene a su disposición un número de 42 empleados los cuales se
encuentran distribuidos de acuerdo al nivel jerárquico con que se
encuentran definidos dentro del organigrama que posee la empresa a
continuación:
5
GRÁFICA No. 1
ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA
Consejo de
Administracion
Gerente
General
Jefe del Jefe del

Departamento Departamento
Administrativo Financiero
Engardado de
Analista Bodega Contador Asistente
(2)
Cargadores Seguridad Bodegueros

Pilotos
(21) (9) (3)
6
CAPÍTULO II
MANUAL CONTABLE
2.1 Objetivos generales
 Comprender en forma ordenada, secuencial y detallada las

operaciones que realiza la empresa Frutos Esenciales de la Montaña
S.A., las unidades administrativas que intervienen y los procedimientos
mínimos que el departamento de contabilidad de la entidad debe
cumplir en la ejecución de sus actividades para lograr que la
información financiera sea confiable y oportuna.
2.2 Objetivos específicos
 Establecer las normas, procedimientos y las cuentas contables que

deben utilizarse para el registro de las operaciones específicas que
realiza la entidad.
 Servir de instrumento para la administración.
 Orientar al usuario respecto a los procedimientos que es necesario

seguir para el registro de las operaciones de la organización.
 Presentar correctamente la estructura de los estados financieros de

acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera
para Pequeñas y Medianas Empresas (NIIF para PYMES).
7
 Describir cada una de las cuentas contables que componen los
estados financieros de la empresa.
 Permitir la revisión del funcionamiento del sistema contable.
2.3 Instrucciones de uso del manual
1. Los trabajadores que intervengan con el proceso contable de la

empresa serán responsables del cumplimiento del presente manual.
2. Las únicas personas autorizadas para modificar el presente manual

contable son los miembros del Consejo de Administración.
3. La estructura de codificación utilizada en el manual contable es

flexible, ya que permite la incorporación de nuevas cuentas conforme
a las necesidades de la empresa.
4. Normar la periodicidad de la presentación de los diferentes informes y

estados financieros.
5. Se deben imprimir los libros contables autorizados: inventario, diario,

mayor y estados financieros que deben ser procesados de acuerdo al
Código de Comercio, Código Tributario y demás leyes tributarias
ordinarias vigentes actualmente.
6. La información procesada al utilizar el manual debe servir de

instrumento a la administración de la empresa para la toma de
decisiones.
7. Estar al pendiente de las obligaciones tributarias que contraiga la

empresa, como consecuencia de las operaciones que realice, y
8
deberán ser determinadas, registradas y enteradas a la autoridad
correspondiente, a través del área de contabilidad.
2.4 Obligatoriedad
El uso del presente manual es obligatorio para toda persona

relacionada con el proceso contable de la empresa. Se deben respetar y
cumplir las políticas y los procedimientos.
2.5 Definición de términos
Contabilidad: Es la técnica para registrar todas las transacciones y

eventos comerciales que diariamente efectúa una empresa, con el
objetivo de almacenar dicha información para posteriormente preparar
distintos reportes e informes financieros.
Control Contable: Permite a los gerentes contar con una visión

clara y oportuna de la situación financiera, desempeño y posición
financiera en la que se encuentra la empresa.
Orden de Compra: Documento elaborado por el departamento de

compras o bodega que informa y respalda la decisión de compra a un
proveedor.
Factura: Documento que se emite cuando se realiza la venta,

confirma el despacho de las mercancías, o la prestación de los servicios,
y solicita el pago de los mismos.
Depósitos: Comprobante emitido por el banco en el momento que

se deposita el dinero en una cuenta bancaria. Este contiene información
importante para el registro contable, tal como fecha del depósito, monto,
moneda y número de cuenta.
9
Recibo: Documento que se elabora en el momento que se paga
una factura, el mismo sirve como comprobante.
Cheque: Es una orden incondicional de pago girada contra un

banco, a favor del beneficiario deseado, y pagadera a la vista.
Nota de Crédito: Documento elaborado por el proveedor para

acreditar (reducir) el monto a pagar al cliente, esto por diversas razones,
dentro de las cuales las más comunes son la devolución de mercancías o
descuentos en precios.
Notas de Débito: Documento que se elabora contraparte para

aumentar el monto a cobrar a un cliente.
Situación Financiera: Representa los recursos que posee o

controla la empresa, su estructura financiera, su liquidez y solvencia, así
como su capacidad para adaptarse a los cambios del ambiente en el que
opera.
Activos: Son los recursos controlados por la empresa, de los cuales

se espera obtener beneficios económicos futuros.
Pasivos: Es una obligación surgida por eventos pasados, que debe

pagar a un vencimiento, aplicando recursos.
Patrimonio: Es la parte residual de los activos, una vez deducidos

los pasivos. Por lo general lo componen, los aportes de los socios, y las
utilidades acumuladas por la empresa.
Ingresos y Ganancias: Son los beneficios que surgen de la

operación o el desarrollo de las actividades de la empresa.
10
Gastos y Pérdidas: Son la contraparte de los ingresos, son
necesarios para realizar las actividades de la operación de la empresa y
así generar ingresos.
Base de Acumulación o Devengado: Se refiere a que los efectos de

las transacciones y demás eventos se reconocen cuando ocurren y no
simplemente cuando se recibe o paga efectivo, asimismo, se registran en
los libros y se informan sobre ellos en los estados financieros de los
periodos con los cuales se relacionan.
Negocio en marcha: Los estados financieros se preparan bajo el

supuesto de que la empresa está en funcionamiento y continuará sus
actividades de operación en el futuro, o sea, que no hay intención de
liquidarla, ni quiebra.
Cuenta: La cuenta es el formato en el que se registran, de forma

clara, ordenada y comprensible los aumentos o disminuciones que sufre
un valor del activo, pasivo o patrimonio, después de realizado un hecho o
evento económico en la entidad.
Catálogo de Cuentas: Es una lista que contiene el número o código

y el nombre de cada una de las cuentas que son usadas en el sistema de
contabilidad de la empresa.
2.6 Procedimientos para modificar el Manual Políticas contables
Las únicas personas autorizadas para modificar el presente manual

contable son los miembros del Consejo de Administración. Puede ser
modificado con solicitud del Encargado del Área Contable quien analizara
de forma conjunta con el Consejo de Administración en un período no
mayor de cinco días, dictando al final de dicho periodo la aprobación,
seguida por los motivos que llevaron a la toma de dicha decisión.
11
2.7 Método de Registro Contable
El artículo 368 del Código de Comercio de Guatemala (Decreto 2-

70 del Congreso de la Republica), establece que los comerciantes están
obligados a llevar su contabilidad de forma organizada, de acuerdo con el
sistema de partida doble y usando principios de contabilidad
generalmente aceptados y que para tal efecto deberán llevar los libros de:
Inventario, diario, mayor y de estados financieros, siempre y cuando
tengan un activo total de veinticinco mil quetzales en adelante, de no ser
así pueden obviar en su contabilidad los libros anteriormente descritos,
dentro de los registros financieros que se elaboran dentro de la empresa
se encuentran el estado de situación financiera y el estado de resultados.
2.8 Libros y registros que se utilizan
Los libros a utilizarse dentro de la empresa para efectos de la

contabilidad, y asuntos legales, son en su orden de importancia:
Libro de inventarios, para el registro detallado de todos los bienes

derechos y obligaciones presentes y futuras de la empresa.
Libro diario, donde debe de registrarse los movimientos mensuales de la
empresa.
Libro mayor donde se trasladan los saldos de las cuentas del libro
diario según sea su destino cargo o/y abono.
Libro de balances de saldos y estados financieros en donde se

encontraran los totales de todos los movimientos durante un determinado
periodo, libro caja, de cuentas corrientes, bancos, caja chica.
Todos los libros se trabajaran en sistema computarizado y hojas

movibles.
12
2.9 Registros de la Empresa
Los registros que la empresa debe de poseer, son los libros

contables, en los cuales se llevan las anotaciones diarias que representan
el movimiento económico de la empresa.
 Libro de Inventario: En este libro se describe detalladamente los

bienes derechos y obligaciones pertenecientes a la empresa.
 Libro Diario: En el libro diario, se registran día a día los hechos

económicos de la empresa, se registran las anotaciones llamadas
asientos o partidas contables o representación gráfica de la partida
doble.
 Libro Mayor: Este libro se representa por medio de una “T”,

esquemática, donde cada cuenta tiene su propio debe y haber. Su
función es, agrupar la información y sintetizarla de manera que pueda
proporcionar los datos necesarios para la elaboración del balance de
saldos. Las transacciones registradas en el libro diario, se deben
trasladar al libro mayor.
 Libro Balance: En este se detallan las cuentan con sus respectivos

saldos al final de cada mes, además al final del cierre contable se
elaboran los estados financieros.
 Libro de Estados Financieros: Demuestra la situación económica y

financiera de la empresa, a la que llamamos periodo fiscal que inicia
el uno de enero de un año y finaliza el treinta y uno de diciembre del
mismo año.
De la situación económica: La capacidad que tiene la empresa de

generar utilidades.
13
De la situación financiera: La capacidad que tiene la empresa de
cancelar sus deudas oportunamente.
 Estado de Estado de Resultados: Contempla los ingresos

monetarios contra las erogaciones realizadas dentro de un
determinado período, estableciendo los excedentes que serán
reinvertidos en los proyectos aprobados.
 Estado de Situación Financiera: Contiene la situación financiera de

la empresa desglosando los bienes, derechos y obligaciones,
constituyendo su patrimonio.
 Estado de Flujo de Efectivo: Establece los movimientos del efectivo

y sus equivalentes, derivando el flujo de operaciones, inversiones y
financiamiento.
2.10 Jornalización
Es la manera de registrar los asientos contables en el libro diario.

El método de partida doble es el sistema de registro de las operaciones
más utilizadas en la contabilidad, su postulado principal no hay deudor sin
acreedor ni acreedor sin deudor.
14
CAPÍTULO III
CATÁLOGO DE CUENTAS
3.1 Estructura del catálogo de cuentas
La codificación utilizada en la presente nomenclatura contable, es

flexible, permite un sistema de información interno y externo para fines
administrativos, contables y financieros, además norma y estandariza las
funciones de registro del proceso contables.
Tiene la característica de ser numérica ya que permite la

integración o desintegración de cuentas, así como el crecimiento,
intercalación o eliminación ordenada. Los diferentes niveles que se
utilizaran en la estructura del plan de cuentas de la empresa son:
El primer digito indica el título principal de agrupación de todos los

grupos de cuentas de acuerdo a su naturaleza:
Digito 1 Activo
Digito 2 Pasivo
Digito 3 Capital
Digito 4 Ingresos
Digito 5 Costos y Gastos
El segundo digito indica el rubro de agrupación dentro del título

principal así:
11 Activo no corriente
12 Activo corriente
21 Pasivo corriente
15
El tercer digito indica el sub-grupo dentro del título principal
así:
111 Propiedad planta y equipo

112 Otros activos
121 Caja y bancos
122 Cuentas por cobrar
123 Inventarios
211 Superávit y déficit acumulados
221 Resultados acumulados
El cuarto y quinto digito indican la cuenta y sub-cuenta del mayor,

por ejemplo:
1111 Mobiliario y equipo

1112 Equipo de cómputo
1113 Programas de computación
1221 Cuentas por cobrar a locales
1222 Cuentas por cobrar varias
2111 Superávit y déficit acumulados
5111 Sueldos y prestaciones conserjería
5113 Publicidad y eventos
3.2 Modelo del catálogo de cuentas
Código Nombre de la Cuenta

1 ACTIVO
11 CORRIENTE
111 CAJA
111.1 Caja General
111.2 Caja Chica
112 BANCOS
112.1 Banco Industrial S.A.
112.2 Banrural S.A.
113 DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR
113.1 Clientes
16
113.2 Documentos por Cobrar
113.3 Cuentas por cobrar
114 IVA CREDITO FISCAL
114.1 IVA Crédito Fiscal
115 MERCADERIAS
115.1 Mercaderías I inventario inicial
115.2 Mercaderías II inventario final
12 NO CORRIENTE
121 INMUEBLES
121.1 Terrenos
121.2 Edificios
122 MUEBLES
122.1 Mobiliario y Equipo de Oficina
122.2 Equipo de Computación
122.3 Herramientas
122.6 Vehículos
13 CARGOS DIFERIDOS
133 I. S. R. PAGADO POR ANTICIPADO
133.1 ISR pagos trimestrales
135 ACEITES Y LUBRICANTES (EXISTENCIA)
135.1 Aceites y lubricantes en existencia
136 MATERIAL DE EMPAQUE
136.1 Material de empaque en existencia
137 GASTOS DE ORGANIZACIÓN
138 SUELDOS PAGADOS POR ANTICIPADO
139 INSUMOS EN EXISTENCIA
140 PAPELERIA Y UTILES EN EXISTENCIA
15 CUENTAS REGULADORAS DEL ACTIVO
151 DEPRECIACIONES ACUMULADAS
151.1 Depreciación Acumulada de Edificios
151.3 Depreciación Acumulada de Vehículos
17
151.4 Depreciación Acumulada de Mobiliario y Equipo de Oficina
151.5 Depreciación Acumulada de Equipo de Computación
151.7 Depreciación Acumulada de Herramientas
152 AMORTIZACIONES ACUMULADAS
152.1 Amortización de Gastos de Organización
2 PASIVO
21 CORRIENTE
211 PROVEEDORES
212 DOCUMENTOS Y CUENTAS POR PAGAR A C. P.
213 ACREEDORES VARIOS
214 RETENCIONES A EMPLEADOS
214.1 Impuesto sobre la Renta por pagar
214.2 IGSS Cuota Laboral por pagar
215 CUOTA PATRONAL
215.1 Cuotas patronales IGSS por pagar
216 I. V. A. DÉBITO FISCAL
216.1 IVA debito fiscal
217 I. S. R. POR PAGAR
217.1 ISR por pagar
217.2 Retenciones ISR
217.3 ISR sobre ganancias de capital
218 SUELDOS POR PAGAR
22 NO CORRIENTE
DOCUMENTOS Y CUENTAS POR PAGAR A LARGO
221 PLAZO
221.1 Documentos por pagar la largo plazo
221.2 Cuentas por pagar a largo plazo
222 PRÉSTAMOS BANCARIOS
222.1 Banrural, S.A.
223 PRÉSTAMOS NO BANCARIOS
23 PROVISIONES
18
231 PRESTACIONES LABORALES POR PAGAR
231.1 Bono 14
231.2 Aguinaldo
231.3 Reserva para Indemnizaciones
3 CAPITAL
31 CAPITAL AUTORIZADO
311 Capital social
311.1 Cuenta Capital
312 RESULTADO DEL EJERCICIO
312.1 Ganancia del ejercicio
312.2 Perdida del ejercicio
313 UTILIDADES RETENIDAS
313.1 Ganancia acumulada
314 RESERVA LEGAL
314.1 Reserva legal
4 INGRESOS
41 INGRESOS CORRIENTES
411 VENTAS
411.1 Venta de mercadería
412 INGRESOS POR OTROS SERVICIOS
412.1 Servicio de Transporte y Flete
42 OTROS PRODUCTOS
421 RENTAS DECAPITAL
421.1 Arrendamientos
421.2 Ganancia en venta de activos
422 INTERESES PRODUCTO
422.1 Interés bancarios ganados
43 CUENTAS REGULADORAS DE INGRESO
5 COSTOS Y GASTOS
51 COSTO DE VENTAS
511 COMPRAS DE MERCADERIAS
19
511.1 Compras
511.3 Compras de Mercaderías
512 GASTOS SOBRE COMPRAS
512.1 Fletes sobre compras
513 DEVOLUCIONES Y REBAJAS SOBRE COMPRAS
513.1 Devoluciones sobre compras
513.2 Rebajas sobre compras
514 DESCUENTOS SOBRE COMPRAS
514.1 Descuentos recibidos
52 COSTOS Y GASTOS DIRECTOS DE OPERACIÓN
521 SUELDOS Y SALARIOS
521.1 Sueldos y salarios de ventas
521.3 Sueldos y salarios de administración
521.4 Sueldos y salarios operativos
522 BONIFICACIÓN INCENTIVO DECRETO No. 78/89
522.1 Bonificación incentivo decreto No. 78/89 ventas
522.3 Bonificación incentivo decreto No. 78/89 administración
522.4 Bonificación incentivo decreto No. 78/89 Operativos
523 PRESTACIONES LABORALES
523.1 Indemnizaciones
523.111 Indemnizaciones ventas
523.113 Indemnizaciones administración
523.114 Indemnizaciones operativos
523.2 Vacaciones
523.211 Vacaciones ventas
523.213 Vacaciones Administración
523.214 Vacaciones operativos
523.3 Aguinaldo
523.311 Aguinaldo ventas
523.313 Aguinaldo administración
523.314 Aguinaldo Operativos
20
523.4 Bonificación Anual Bono 14 Decreto No. 42-92
523.411 Bono Anual 14 ventas
523.413 Bono anual 14 administración
523.414 Bono anual 14 operativos
524 Bonificaciones y comisiones sobre ventas
524.1 Bonificaciones sobre ventas
524.2 Comisiones sobre ventas
527 GASTOS DIVERSOS
527.1 Agua, luz, teléfono e internet
527.2 Papelería y Útiles
527.3 Útiles y Enseres
527.4 Servicios de Seguridad y vigilancia
527.5 Gastos de Envíos y Encomiendas
527.6 Otros Gastos Generales de Admón.
527.7 Transportes y encomiendas
527.8 Propaganda y publicidad
527.9 Combustibles y lubricantes
530 IMPUESTOS, TASAS Y CONTRIBUCIONES
530.1 Cuotas Patronales IGSS, IRTRA e INTECAP
530.2 Impuesto a la Distribución del Petróleo
530.4 Timbre de Prensa
530.5 Tasa Municipal
530.6 Impuesto de Circulación de Vehículos
531 DEPRECIACIONES
531.1 Depreciación de Edificios
531.2 Depreciación de Maquinaria y Equipo
531.3 Depreciación de Vehículos
531.4 Depreciación de Mobiliario y Equipo de Oficina
531.5 Depreciación de Equipo de Computación
531.7 Depreciación de Herramientas
531.8 Depreciación de Equipo de Seguridad
21
533 AMORTIZACIONES
533.1 Gastos de Organización
534 GASTOS FINANCIEROS
534.2 Intereses bancarios gasto
536 GASTOS NO DEDUCIBLES
536.1 Atención a clientes y empleados
536.2 Multa, mora e intereses
536.3 Recreación personal
536.4 Otros recargos
3.3 Descripción de cuentas contables
1 ACTIVO
Los activos constituyen los recursos económicos de propiedad de
una empresa y que se espera beneficiarán las operaciones futuras.
El activo se clasifica en no corriente, corriente y otros activos.
11 ACTIVO CORRIENTE
Un activo debe clasificarse como corriente cuando su saldo se espera
realizar en el transcurso del ciclo normal de las operaciones de la
empresa.
111 CAJA
Comprende el efectivo existente en el área de caja del centro
comercial en un momento determinado. Este efectivo no fue
posible depositarlo en una institución bancaria el mismo día de
cobro. Su saldo es deudor.
111.1 Caja General
Representa todos los billetes, monedas, cheques, recibos y giros
bancarios existentes en caja fuerte de la empresa y que son propiedad
de ésta. El saldo de la cuenta es deudor y expresa el valor de la
existencia en efectivo. Se registra en el Estado de Situación General en
22
el Activo Corriente.
Cargo Abono
Al principio del ejercicio Durante el ejercicio
1. Del valor de la existencia 1. Del valor del dinero efectivo que se
en efectivo. egrese de la caja.
Durante el ejercicio Al Finalizar el ejercicio
2. Del valor del dinero que se 2. Del valor de los faltantes en
ingrese en caja. efectivo
Al Finalizar el ejercicio Del valor de su saldo, para saldarla
Del valor de los sobrantes en
efectivo.
112 Bancos
Representa el saldo de los depósitos en cuenta de cheques y de ahorro
a favor de la empresa efectuado en diferentes instituciones bancarias.
Se Carga por todos los depósitos hechos a cuenta de cheques o de
ahorro, notas de crédito. Se Acredita. Por todos los pagos realizados
con cheque, notas de débito. El saldo de esta cuenta es deudor y
expresa la existencia depositada en los bancos en cuenta de cheques.
Se registra en el Estado de situación General en el Activo Corriente.
Cargo Abono
1. Del valor de la 1. Del valor de cheques expedidos
existencia depositada en a cargo de distintos bancos.
los bancos en cuenta de 2. Del valor de cantidades que los
cheques. bancos carguen en nuestra
Durante el ejercicio cuenta de cheques por
2. Del valor de los concepto de comisiones,
depósitos en cuenta de cobranzas, etc.
cheques. Al Finalizar el ejercicio
23
3. Del valor de los Del valor de su saldo para saldarla.
intereses que los bancos
abonen a la cuenta de
cheques.
113 Documentos y cuentas por cobrar
Constituyen todas las cuentas que representan un derecho o
exigibilidad, de cobro o compensación que tengan relación con la
naturaleza del negocio de la empresa. Su saldo es deudor.
113.1 Clientes
En esta cuenta se registran todas las deudas que tienen los clientes, de
la empresa, dentro de estos se encuentran: las facturas cambiarias, que
han firmado los clientes, por la venta de mercancía al crédito. El saldo
de esta cuenta es deudor y expresa el valor nominal de los documentos
pendientes de cobro. Se registra en el Estado de Situación General en
Cargo Abono
1. Del valor nominal de 1. Del valor nominal de los
ventas efectuadas a documentos cobrados,
crédito. endosados o cancelados por el
Durante el ejercicio comerciante.
2. Del valor nominal de los Al Finalizar el ejercicio
documentos recibidos o 2. Del valor nominal de los
endosados a favor de la documentos que se consideran
empresa. incobrables. Del valor nominal
de su saldo, para saldarla.
113.2 Documentos por cobrar

En esta cuenta se registran todos aquellos documentos en poder de la
empresa, dentro de estos se encuentran: los documentos avalados por
24
letras de cambio y pagarés que han firmado los clientes, por la venta de
mercancía a favor de la empresa. El saldo de esta cuenta es deudor y
expresa el valor nominal de los documentos pendientes de cobro. Se
registra en el Estado de Situación General en el Activo Corriente.
Cargo Abono
1. Del valor nominal de 1. Del valor nominal de los
ventas efectuadas a documentos cobrados,
crédito. endosados o cancelados por el
Durante el ejercicio comerciante.
Del valor nominal de los Al Finalizar el ejercicio
documentos recibidos o 2. Del valor nominal de los
endosados a favor del documentos que se consideran
comerciante. incobrables.
Del valor nominal de su saldo, para
saldarla.
113.3 Cuentas por cobrar
Son las personas o instituciones que le adeudan a la empresa por la
venta de mercaderías. Se Carga Cuando nos quedan a deber por
concepto de Venta de mercadería a crédito. El saldo de esta cuenta es
deudor y expresa el valor de las cantidades pendientes de cobro a
cargo de los deudores. Se registra en el Estado de Situación General
en el activo Corriente.
Cargo Abono
Cuando queda un saldo a Cuando se hace efectivo el pago.
deber por concepto de Venta
de mercadería a crédito.
12 NO CORRIENTE
Es cuando el saldo de una cuenta se espera realizar, se tiene para la
venta o consumo en un periodo mayor de doce meses.
25
121 INMUEBLES
Representan los activos tangibles adquiridos, construidos, o en proceso
de construcción, con la intención de emplearlos en forma permanente,
para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para
arrendarlos, o para usarlos en la empresa, que no están destinados
para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil excede
de un año. Es cuenta de Activo, su saldo es deudor y representa el
valor de costo de los inmuebles propiedad de la empresa. Se registra
en el Estado de Situación Financiera en el Activo No Corriente.
Cargo Abono
1. Del precio de costo de los 1. Del precio de costo de los
muebles y planta y Equipo muebles y Planta y Equipo que se
existentes. venden.
Del precio de costo de los 2. Del precio de costo de los
muebles y Planta y Equipo que muebles y Planta y Equipo que se
se adquieran. den de baja por inservibles.
Del importe de su saldo, para saldarla.
121.1 Terrenos
Precio de costo de los lotes de tierra donde se encuentran construidos
los edificios y también los terrenos donde no hay construcción. En esta
cuenta se registra el costo de la inversión de terrenos; esta inversión es
generalmente a largo plazo porque su utilización será de varios años.
Es cuenta de Activo, su saldo es deudor y representa el valor del costo
de los terrenos propiedad de la empresa. Se registra en el Estado de
Situación Financiera en el Activo No Corriente.
Cargo Abono
1. Del precio de costo de 1. Del precio de costo de los
26
los terrenos existentes. terrenos que se venden.
Del precio de costo de los Del valor de su saldo, para saldarla
terrenos que se adquieren
121.2 Edificios
Representa los valores que la empresa posee en casas, locales,
edificios y toda clase de construcciones terminadas. Es una inversión a
largo plazo puesto que el edificio se usara durante varios años. Es
cuenta de Activo, su saldo es deudor y representa el valor del costo de
los Edificios propiedad de la empresa. Se registra en el Estado de
Cargo Abono
los edificios existentes. edificios que se venden.
2. Del precio de costo de Del importe de su saldo, para saldarla.
los edificios que se
adquieran.
122 Muebles
Representan los activos tangibles adquiridos, construidos, o en proceso
de construcción, con la intención de emplearlos en forma permanente,
para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para
arrendarlos, o para usarlos en la empresa, que no están destinados
para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil excede
de un año. Es cuenta de Activo, su saldo es deudor y representa el valor
de costo de los inmuebles propiedad de la empresa. Se registra en el
Estado de Situación Financiera en el Activo No Corriente.
Cargo Abono
27
los muebles y planta y muebles y Planta y Equipo que
Equipo existentes. se venden.
Del precio de costo de los 2. Del precio de costo de los
muebles y Planta y Equipo que muebles y Planta y Equipo que se
se adquieran. den de baja por inservibles.
122.1 Mobiliario y Equipo
Es todo el mobiliario y equipo que necesita la Asociación para
desempeñar sus funciones. En esta cuenta se registra el costo de la
inversiones que se efectúan en mobiliario y equipo como escritorios,
archivos, estantes, máquinas de escribir, calculadoras, etc. Es cuenta
de Activo, su saldo es deudor y representa el valor del costo del
Mobiliario y Equipo propiedad de la empresa. Se registra en el Estado
de Situación Financiera en el Activo No Corriente.
Cargo Abono
1. Del precio de costo del 1. Del precio de costo de los
Mobiliario y Equipos muebles y enseres que se
existentes. venden.
2. Del precio de costo del 2. Del precio de costo de los
Mobiliario y Equipo que muebles y enseres que se den
se adquieran. de baja por inservibles.
122.2 Equipo de cómputo
Esta cuenta refleja los equipos de cómputo, sus aumentos y
disminuciones, en el curso del ejercicio propio de los mismos. Es cuenta
de Activo, su saldo es deudor y representa el valor del costo del Equipo
de Cómputo propiedad de la empresa. Se registra en el Estado de
28
Cargo Abono
1. Del precio de costo de los
1. Del precio de costo del
vehículos que se venden.
Equipo de cómputo
Al Finalizar el ejercicio
existentes destinados
2. Del precio de costo de los
para el uso de la
vehículos que se den de baja
Asociación.
por inservibles.
Del importe de su saldo, para saldarla
Durante el ejercicio
Del precio de costo de los
vehículos que se adquieran.
122.3 Herramientas
Son el conjunto de utensilios que se ocupan para reparar un equipo o
maquinaria de la empresa. El saldo de la cuenta es deudor y representa
el costo de adquisición de las herramientas adquiridas por la
Asociación. Se registra en el Estado de Situación General en el Activo
No Corriente.
Cargo Abono
Al principio del ejercicio Al principio del ejercicio
Por las compras que se 1. Cuando se descargan del
realizan de las herramientas. inventario.
122.4 Maquinaria y Equipo

Con esta cuenta se clasifican todas las maquinarias propiedad de la
empresa que tienen existencia física y que están a su disposición. El
saldo de la cuenta es deudor y representa el costo de adquisición de la
maquinaria adquirida por la empresa. Se registra en el Estado de
Situación General en el Activo No Corriente.
29
Cargo Abono
Al principio del ejercicio Al Finalizar el ejercicio
1. Por el costo de 1. Por el costo de la maquinaria
adquisición de la dada de baja por obsoleta.
maquinaria, según Del importe de su saldo, para saldarla.
facturas.
Del precio de costo de las
Maquinarias que se adquieran.
122.5 Equipo de Seguridad
Con esta cuenta se clasifican todo el equipo de seguridad, propiedad de
la empresa que tienen existencia física y que están a su disposición,
como lo son cámaras de vigilancia, monitores etc. El saldo de la cuenta
es deudor y representa el costo de adquisición de la maquinaria
adquirida por la empresa. Se registra en el Estado de Situación General
en el Activo No Corriente.
Cargo Abono
1. Por el costo de 1. Por el costo de la maquinaria
adquisición de la dada de baja por obsoleta.
maquinaria, según Del importe de su saldo, para saldarla.
facturas.
Del precio de costo de las
Maquinarias que se adquieran.
122.6 Vehículos
En esta cuenta se registra el costo de las inversiones que se efectúan
en el equipo de reparto, como camionetas, camiones, o cualquier
vehículo que se destine al transporte de mercancía. El saldo de la
cuenta es deudor y representa el costo de adquisición de los Vehículos
adquiridos por la empresa que se encuentren en uso.
30
Cargo Abono
los vehículos existentes vehículos que se venden.
destinados al reparto de ·
las mercancías. Al Finalizar el ejercicio
Durante el ejercicio 2. Del precio de costo de los
Del precio de costo de los vehículos que se den de baja
vehículos que se adquieran. por inservibles.
136.1 Material de empaque en existencia
Se refiere al costo de materiales que no ha sido utilizado en la
producción y aun disponible para utilizar durante el periodo. El saldo de
esta cuenta es deudor y expresa el valor nominal de los materiales en
existencias; se registra en el Estado de Situación General en el Activo
Corriente.
Cargo Abono
Del valor de la existencia y de 1. Por la utilización de los
las compras de materiales a materiales en la producción.
utilizar.
139.1 Insumos y suministros en existencia
En insumos, se contabiliza "los gastos que demandan" la empresa, a la
hora del trabajo, papel para la impresión, sobres, artículos de limpieza y
mantenimiento de máquinas, etc., es decir que tienen diversas
aplicaciones, puesto que también son elementos de compras, tales
como: el hilado, trapos para pisos y los cuales se transforman en
elemento de "bienes".El saldo de esta cuenta es deudor y expresa el
costo de los insumos; se registra en el Estado de Situación General en
Cargo Abono
31
Se Carga Por la compra de Por el descargo al final del periodo.
insumos, se contabilizan los
gastos que demandan.
140.1 Papelería y útiles en existencia
Registra la existencia de materiales y útiles de oficina que se emplean
para el desarrollo de las operaciones de la oficina; tales como: papeles
(tamaño carta y oficio), lápices, sacapuntas, papel carbón, papeleras,
fastenes, etc.El saldo de esta cuenta es deudor y expresa el valor de la
papelería y útiles pendientes de usar. Se registra en el Estado de
Situación General en el Activo Corriente.
Cargo Abono
1. Del valor de los 1. Del valor de los materiales y
materiales y útiles que útiles que sean empleados
se tengan almacenados. durante el ejercicio.
Durante el ejercicio Del valor de su saldo, para saldarla
Del valor de los materiales y
útiles que se compren.
2 PASIVO
Es un compromiso, responsabilidad, obligación que puede ser
exigible legalmente, como consecuencia de un contrato o por la
actividad normal de la empresa.
21 CORRIENTE
Representan todas las obligaciones exigibles que no se esperan liquidar
en el curso normal de operación de la empresa (12 meses).
211 Proveedores
Registra los aumentos y disminuciones que se realizan a causa de las
compras de mercancías únicas y exclusivamente a crédito. El saldo de
esta cuenta es acreedor y expresa el valor de las compras de
mercancías a crédito pendientes de pago. Se registra en el Estado de
32
situación General en el pasivo corriente.
Abono Cargo
Durante el ejercicio Al principio del ejercicio
1. Del valor de los pagos 1. Del valor de las compras de
a cuenta o en mercancías efectuadas a
liquidación efectuados a crédito.
los proveedores. Durante el ejercicio
2. Del valor de las 2. Del importe de las compras de
mercancías devueltas a mercancías a crédito,
los proveedores. pendientes de pago
3. Del valor las rebajas Del valor de los intereses que nos
concedidas por los apliquen los proveedores por demora
proveedores en el pago.
Del valor de su saldo, para
saldarla.
212 Documentos y cuentas por pagar a corto plazo
Representan el valor de las compras de materiales y enlace a internet
para la venta con crédito menores de un año. Se contabiliza en
cuentas específicas según sea el la naturaleza de la compra o la
moneda.
212.1 Documentos por pagar

Se registran en estas cuentas los documentos de crédito emitidos por
las entidades, comprometiéndose al pago de obligaciones de carácter
mercantil durante el período contable. El saldo de esta cuenta es
acreedor y expresa el valor nominal de los documentos pendientes de
pago a corto plazo. Se registra en el Estado de situación General en el
pasivo corriente.
Abono Cargo
33
1. Del valor de los 1. Del valor nominal de los
documentos que se documentos pendientes de
paguen. pago.
2. Del valor nominal de los Durante el ejercicio
documentos que se Del importe de los documentos que
cancelen. suscriba o acepten los proveedores y
Al Finalizar el ejercicio acreedores comerciales.
saldarla.
212.2 Cuentas por pagar
las entidades comerciales, bancarias, etc. comprometiéndose al pago
de obligaciones de carácter mercantil en el período contable. El saldo de
esta cuenta es acreedor y expresa el valor nominal de los documentos
pendientes de pago en el periodo contable. Se registra en el Estado de
Abono Cargo
paguen. pago.
saldarla
213 Acreedores
Es una cuenta colectiva cuyo saldo representa el monto total de
adeudos a favor de varias personas, cuyos créditos no aparezcan en
34
otra forma específica en la contabilidad. Son las personas o negocios a
quienes se debe por un concepto diferente de la compra de mercaderías
o servicios. El saldo de esta cuenta es acreedor y expresa el valor de
las cantidades que, por conceptos distintos de la compra de
mercancías, se deben a terceras personas. Se registra en el Estado de
Abono Cargo
1. Del valor de los pagos a 1. Del valor de las cantidades
cuenta o en liquidación que, por conceptos distintos de
efectuados a los la compra de mercancías, se
acreedores. deban a terceras personas.
2. Del valor de los Durante el ejercicio
descuentos concedidos 2. Del valor de las cantidades
por los acreedores que, por concepto anterior, se
Al Finalizar el ejercicio quedan deber a terceras
3. Del valor de su saldo, personas.
para saldarla Del valor de los intereses que nos
apliquen los acreedores por demora
en el pago.
22 NO CORRIENTE
Representan todas las obligaciones exigibles que no se esperan liquidar
en el curso normal de operación de la empresa (12 meses).
221 DOCUMENTOS POR PAGAR A LARGO PLAZO

Constituye todos aquellos títulos de crédito firmados y que se van a
liquidar a largo plazo.
221.1 Documentos por pagar

las entidades, comprometiéndose al pago de obligaciones de carácter
35
mercantil, cuyos términos de vencimiento excedan al año. El saldo de
esta cuenta es acreedor y expresa el valor nominal de los documentos
pendientes de pago a largo plazo. Se registra en el Estado de situación
General en el Pasivo No Corriente.
Abono Cargo
paguen. pago.
saldarla.
221.2 Cuentas por pagar
las entidades comerciales, bancarias, etc. comprometiéndose al pago
de obligaciones de carácter mercantil, cuyos términos de vencimiento
excedan al año. El saldo de esta cuenta es acreedor y expresa el valor
nominal de los documentos pendientes de pago a largo plazo. Se
registra en el Estado de Situación General en el pasivo No Corriente.
Abono Cargo
paguen. pago.
36
3. Del valor de su saldo,
para saldarla
222 Préstamos bancarios
Registra los aumentos y disminuciones derivados de la obtención de
crédito (financiamiento) de las instituciones financieras a corto plazo. El
saldo de esta cuenta es acreedor y expresa el valor de los préstamos
pendientes de pago. Se registra en el Estado de situación General en el
pasivo corriente.
Abono Cargo
1. Del valor de los pagos 1. Del valor de los préstamos
que se vayan haciendo pendientes de pago.
cuenta o en liquidación Durante el ejercicio
de los préstamos. Del valor de nuevos préstamos que
se obtengan.
3 PATRIMONIO Y CAPITAL
Se registran las aportaciones del propietario, la creación de reserva
legal y las utilidades o pérdidas del ejercicio.
31 CAPITAL AUTORIZADO
Constituye el capital aportado por el propietario y la reserva legal
acumulada calculada sobre las ganancias de cada ejercicio contable.
311 CAPITAL SOCIAL
En esta cuenta se refleja la participación del propietario a la empresa. El
registra se plantea una cuenta especifica.
311.1 Cuenta capital socios
Registra básicamente cambios en los activos y pasivos financieros que
permiten de Finalizar la formación bruta de capital y su financiamiento.
Esta cuenta tiene tres grupos componentes: a) los movimientos de
Capital, b) los movimientos en los pasivos específicos, y c) los
movimientos en las Reservas. El saldo de esta cuenta es deudor y
37
expresa el valor de las cantidades dejadas en guarda durante el
periodo. Se registra en el Estado de situación General en el grupo de
Activo diferido.
Cargo Abono
1. Se carga por el retiro de 1. Se abona por la aportación que
la aportación de algún cada socio aporta a la empresa.
socio. servicios. Su saldo es acreedor y expresa
Durante el ejercicio el valor monetario de la
Del valor de nuevas aportación social en la
cantidades dejadas en guarda empresa.
por el concepto anterior. Por los importes sobresalientes en las
ventas de mercancías Del valor de
su saldo, para saldarla.
312 Resultado del Ejercicio

Representa el registro de las utilidades o pérdidas del ejercicio.
312.1 Ganancia del ejercicio
Registra las ganancias del ejercicio al final de un periodo. Como cuenta,
se utiliza para registrar las ganancias del ejercicio del periodo de un
año. El saldo la cuenta es acreedor y representa la ganancia
acumulada o no distribuida. Se registra en el Balance de Situación
General sumando al Capital social.
Cargo Abono
Durante el ejercicio Al final del ejercicio
1. Cuando se registran a 1. Del valor total del periodo.
ganancias acumuladas
2. Si el superávit
acumulado se capitaliza.
Como consecuencia de un
38
ajuste.
312.2 Pérdida del Ejercicio
Indica el resultado negativo que la empresa ha tenido en el ejercicio
económico durante el periodo de un año calendario. Es cuenta de
perdida, su saldo es deudor y representa el importe de las perdidas
obtenidas en el ejercicio. Se registra en el Estado de Resultados en
Gastos de Administración.
Cargo Abono
Durante el ejercicio Durante el ejercicio
1. Con el importe de la 1. Como compensación de las
perdida que se va perdidas obtenidas.
acumular. Al Finalizar el ejercicio
Al Finalizar el ejercicio Con las cuentas de pérdidas y
Del valor de su saldo, para ganancias para cancelar su saldo.
saldarla
313 Utilidades Retenidas
Se registra el valor de las ganancias del ejercicio. Su saldo es acreedor.
313.1 Ganancia acumulada
Registra las ganancias de ejercicios anteriores que no se han distribuido
entre los socios. Como cuenta, se utiliza para acumular las ganancias
de ejercicios anteriores. Él saldo la cuenta es acreedor y representa el
superávit no distribuido de ejercicios anteriores. Se registra en el
Balance de Situación General sumando al Capital social.
Cargo Abono
1. Cuando se pagan los 1. Del valor total acumulado
dividendos.
2. Si el superávit
acumulado se capitaliza.
Como consecuencia de un
39
ajuste.
4 INGRESOS
Lo Constituyen las cuentas que tienen relación con ventas efectuadas
en el ciclo normal de operaciones.
41 INGRESOS CORRIENTES
411 Ventas
Registra el valor de la venta al crédito o al contado de productos o
servicios derivados de la actividad económica de la empresa. Su saldo
es acreedor y se registra según sea la clase de producto a que
pertenece.
411.1 Venta de mercaderías
Son los fondos, que obtiene la empresa generalmente por la
comercialización de sus productos. Naturaleza: Por ser una cuenta de
ingresos su saldo es acreedor. Aparece en el Estado de Resultados en
Ingresos de Operación.
Cargo Abono
Al terminar el ejercicio 1. Por efectivo recibido de los
1. Del valor de su saldo, clientes, por venta de
para saldarla. mercaderías.
Al terminar el ciclo contable

Del valor de su saldo para saldar.
421 Rentas de capital
421.1 Arrendamientos
Son los fondos, que obtiene la empresa generalmente por
arrendamientos, de edificios, herramientas y maquinaria. Naturaleza:
Por ser una cuenta de ingresos su saldo es acreedor. Aparece en el
Estado de Resultados en Ingresos de Operación.
Cargo Abono
Al terminar el ejercicio 1. Por efectivo recibido de las
1. Del valor de su saldo, rentas de capital.
40
para saldarla. Al terminar el ciclo contable
421.2 Ganancia en venta de activos
Son los fondos, que obtiene la empresa generalmente por la ganancia
en negociación de sus activos. Naturaleza: Por ser una cuenta de
ingresos su saldo es acreedor. Aparece en el Estado de Resultados en
Ingresos de Operación.
Cargo Abono
Al terminar el ejercicio 1. Por efectivo recibido de las
1. Del valor de su saldo, rentas de capital.
para saldarla. Al terminar el ciclo contable
5 COSTOS Y GASTOS
Se registra el valor costo de las materiales y enlace a internet vendido,
según sea el producto que se descargue del inventario. Su saldo es
deudor.
51 Costo de Ventas
Representa el valor costo de la mercadería vendida.
511Compras de Mercaderías
Desembolso o salida de recursos financieros, motivada por la compra
de mercaderías, a nuestros proveedores, sea esta al contado o al
crédito. El saldo de esta cuenta es deudor y expresa el valor de las
compras realizadas.
Cargo Abono
1. Por las compras 1. Por su naturaleza es una cuenta de
devengadas resultado negativo y por su saldo
Durante el ejercicio es Deudor.
Se acredita al finalizar el Al Finalizar el ejercicio
ejercicio contra la cuenta de Representa las erogaciones
resultados. efectuadas y devengadas en el
41
ejercicio en concepto de compras de
mercaderías.
512 Gastos Sobre Compras
Representan los gastos por conceptos relativos a la actividad
económica de la empresa.
512.1 Fletes sobre compras
Desembolso o salida de recursos financieros, motivada por los fletes
pagados por traslado de mercaderías, aun cuando no constituyan
gastos que afecten las pérdidas o ganancias. El saldo de esta cuenta es
deudor y expresa el valor de los gastos sobre compras realizados.
Cargo Abono
1. Por los gastos sobre 1. Por su naturaleza es una cuenta de
compras devengados resultado negativo y por su saldo
Durante el ejercicio es Deudor.
Se acredita al finalizar el Al Finalizar el ejercicio
ejercicio contra la cuenta de 2. Representa las erogaciones
resultados. efectuadas y devengadas en el
ejercicio en concepto de gastos.
52 COSTOS Y GASTOS DIRECTOS DE OPERACION
Constituye todos los gastos en el ejercicio de la actividad normal
de la empresa.
521 Sueldos y Salarios
Es el pago de sueldos y salarios de los trabajadores, de los
departamentos, administrativo, ventas, operativos y mecánica. Que la
empresa, contrata para la realización de sus actividades mercantiles. Es
cuenta de gasto, su saldo es deudor y representa el monto de los
sueldos y salarios pagados. Se registra en el Estado de Resultados en
costos y gastos directos de operación.
Cargo Abono
42
Por los gastos efectuados por 1. Como consecuencia de un ajuste.
concepto de los sueldos y Al finalizar el ejercicio
salarios pagados. Con las partidas de liquidación y cierre
para cancelar la cuenta.
522 Bonificación Incentivo Decreto 78/89
Es el pago de la bonificación incentivo a los trabajadores, de los
departamentos, administrativo, ventas, operativos y mecánica. Que la
Cargo Abono
Por los gastos efectuados por 1. Como consecuencia de un
concepto de los sueldos y ajuste.
salarios pagados. Al finalizar el ejercicio
Con las partidas de liquidación y cierre
523 Prestaciones Laborales
Es el pago de indemnizaciones, vacaciones, aguinaldo, bonificación
anual, que son las prestaciones laborales, de los trabajadores, del
departamento, administrativo, ventas, operativos y mecánica. Que la
Cargo Abono
1. Por los gastos efectuados 1. Como consecuencia de un
por concepto de los sueldos y ajuste.
43
salarios pagados. Al finalizar el ejercicio
2. Con las partidas de liquidación
y cierre para cancelar la cuenta.
525 Viáticos y Transporte
Comprende los desembolsos que la empresa realiza para gastos
personales, cuando envía a un funcionario o empleado a otro lugar a
realizar actividades propias de la empresa. Es cuenta de gasto, su saldo
es deudor y representa el monto de los viáticos pagados. Se registra en
el Estado de Resultados en Gastos de Ventas si el empleado fue a
hacer ventas, o en Gastos de Administración si fue en representación
de la gerencia.
Cargo Abono
Con el importe de los viáticos 1. Si el funcionario o empleado no
pagados. gasto toda la cantidad
asignada.
2. Como consecuencia de un
ajuste.
Al finalizar el ejercicio
para liquidar la cuenta.
526 Servicios Contratados
Son los servicios de un técnico experto en determinada materia (albañil,
carpintero, herrero, etc.) Que la empresa contrata para la realización de
alguna actividad específica. Es cuenta de gasto, su saldo es deudor y
representa el monto de los servicios técnicos profesionales contratados.
Se registra en el Estado de Resultados en Gastos de Administración.
Cargo Abono
concepto de un servicio ajuste.
44
recibido. Al finalizar el ejercicio
527 Gastos Diversos
527.1 Agua, luz, teléfono e internet.
Son gastos por los servicios básicos que obtiene la empresa y que sin
ellos no fuese posible su funcionamiento. Es cuenta de gasto, su saldo
es deudor y representa el monto gastado por el concepto indicado. Se
registra en el Estado de Resultados en Gastos de Administración.
Cargo Abono
Al principio del ejercicio Al finalizar el ejercicio
1. Por los gastos 1. Como consecuencia de un
efectuados. ajuste.
Durante el ejercicio Con las partidas de liquidación y cierre
Se acredita al finalizar el para cerrar la cuenta.
ejercicio contra la cuenta de
resultados.
527.2 Papelería y útiles
La constituyen los materiales y útiles que se emplean en la empresa, los
principales son: el papel tamaño carta u oficio, papel carbón, los sobres,
bloques de remisiones, talonarios de facturas o recibos, libros, registros,
las tarjetas, los lápices, los bolígrafos, las tintas, los correctores,
etcétera. Registra la existencia de materiales y útiles de oficina que se
emplean para el desarrollo de sus operaciones. Es cuenta de gasto, su
saldo es deudor y representa el monto gastado por el concepto
indicado. Se registra en el Estado de Resultados en Gastos de
Administración.
Cargo Abono
1. Con el importe de la 1. Con el importe de la papelería y
papelería y útiles útiles consumidos.
45
adquiridos. Al finalizar el ejercicio
Durante el ejercicio 2. Como consecuencia de un ajuste.
Se acredita al finalizar el Con las partidas de liquidación y cierre
ejercicio contra la cuenta de para cerrar la cuenta.
resultados.
527.3 Útiles y Enseres
La constituyen los materiales y útiles que se emplean en la empresa, los
principales son: Escobas, desinfectantes, sacudidores, trapos,
trapeadores, etc. Registra la existencia de útiles de que se emplean
para el desarrollo de sus operaciones. Es cuenta de gasto, su saldo es
deudor y representa el monto gastado por el concepto indicado. Se
Cargo Abono
1. Con el importe de los 1. Con el importe de los útiles y
útiles y enseres enseres consumidos.
adquiridos. Al finalizar el ejercicio
resultados.
527.4 Servicio de Seguridad y Vigilancia
Lo constituye el pago de por los servicios contratados de seguridad y
vigilancia a la empresa, con el objetivo de resguardar el patrimonio. Es
cuenta de gasto, su saldo es deudor y representa el monto gastado por
el concepto indicado. Se registra en el Estado de Resultados en Gastos
de Administración.
Cargo Abono
1. Con el importe pagado 1. Con el importe de la seguridad
en seguridad y y vigilancia.
46
vigilancia. Al finalizar el ejercicio
resultados.
527.5 Transportes y encomiendas
Servicio prestado por una entidad, para el envío y recibo de empaque,
embalaje y transporte, mensajería, encomiendas propiamente de la
empresa. Es cuenta de gasto, su saldo es deudor y representa el
importe de los gastos por transportes y encomiendas. Se registra en el
Estado de Resultados en Gastos de Administración.
Cargo Abono
Durante el ejercicio Al finalizar el ejercicio
1. Al momento de la 1. Con las partidas de ajuste
recepción o envío de Con las partidas de liquidación y cierre
encomiendas para cerrar la cuenta.
527.6 Gastos Generales de administración
Comprende aquellos gastos propiamente de la administración de la
empresa, para la realización de sus diferentes actividades
administrativas. Es cuenta de gasto, su saldo es deudor y representa el
monto gastado por el concepto indicado. Se registra en el Estado de
Resultados en Gastos de Administración.
Cargo Abono
Por el importe del gasto. 1. Como consecuencia de un ajuste
Con las partidas de liquidación y
cierre, para liquidar la cuenta.
527.8 Propaganda y Publicidad
Lo constituye el pago de por los servicios contratados a agencias
publicitarias, con el objetivo de dar a conocer a la empresa y los
productos que tiene a la venta. Es cuenta de gasto, su saldo es deudor
47
y representa el monto gastado por el concepto indicado. Se registra en
el Estado de Resultados en Gastos de Administración.
Cargo Abono
1. Con el importe pagado 1. Con el importe de la
en propaganda y propaganda y publicidad.
publicidad. Al finalizar el ejercicio
resultados.
527.9 Combustibles y lubricantes
Representa las erogaciones efectuadas y devengadas en el ejercicio en
concepto de combustibles y lubricantes; se utiliza para registrar las
facturas por consumo de gasolina, aceites y grasas para los vehículos
de la empresa. Es cuenta de gasto, su saldo es deudor y representa el
monto desembolsado por concepto de combustible y lubricantes. Se
Cargo Abono
Por el valor del consumo 1. Como consecuencia de un
ajuste
Con las partidas de liquidación y
cierre.
527.10 Gastos sobre fianzas
Desembolso realizado por la empresa por concepto del cumplimiento de
una obligación contractual, consistente en una garantía, en virtud de la
cual se asegura el cumplimiento de una deuda u obligación mediante la
existencia de un fiadores cuenta de gasto, su saldo es deudor y
representa el importe de los gastos por dicho concepto. Se registra en
48
el Estado de Resultados en Gastos Diversos.
Cargo Abono
Durante el ejercicio Al finalizar el ejercicio
Con el importe del valor la 1. Con las partidas de ajuste
fianza pagada. Con las partidas de liquidación y cierre
para cerrar la cuenta.
528 Honorarios profesionales y Técnicos
Son los servicios de un profesional experto en determinada materia
(Abogado y Notario, Auditor, Ingeniero, administrador, contador,
ingeniero, asesor empresarial, entre otros.) Que la empresa contrata
para la realización de alguna actividad específica. Es cuenta de gasto,
su saldo es deudor y representa el monto de los servicios técnicos
profesionales contratados. Se registra en el Estado de Resultados en
Gastos de Administración.
Cargo Abono
concepto de un servicio ajuste.
recibido. Al finalizar el ejercicio
529 Capacitación y Entrenamiento
Representa las erogaciones efectuadas y devengadas por capacitar al
personal de la empresa, del departamento de ventas, administrativo,
contable y mecánica. Es cuenta de gasto, su saldo es deudor y
representa el monto de los servicios técnicos profesionales contratados.
Se registra en el Estado de Resultados en Gastos de Administración.
Cargo Abono
concepto de capacitación a ajuste.
49
personal Al finalizar el ejercicio
530 Impuesto Tasas y Contribuciones
Son las prestaciones que el Estado fija unilateralmente y con carácter
de obligatorias para aquellas personas físicas o morales, que se
ubiquen en cualquiera de las situaciones previstas por la ley, y como
hechos generadores los mismos están en la obligación de responder
ante esas obligaciones. Es cuenta de gasto, su saldo es deudor y
representa el importe de la obligación que tiene la empresa de pagar a
las autoridades hacendarías y de otro tipo, los impuestos y derechos de
que es sujeto. Se registra en el Estado de Resultados en Gastos de
Administración.
Cargo Abono
Del importe de los pagos 1. Del importe de su saldo
efectuados para liquidar los acreedor, que representa la
impuestos y derechos a cargo obligación de pagar los
de la Asociación. impuestos y derechos de los
que la empresa sea sujeto.
531 Depreciaciones
Son las prestaciones que el Estado fija unilateralmente y con carácter
de obligatorias para aquellas personas físicas o morales, que se
ubiquen en cualquiera de las situaciones previstas por la ley, y como
hechos generadores los mismos están en la obligación de responder
ante esas obligaciones. Es cuenta de gasto, su saldo es deudor y
representa el importe de la obligación que tiene la empresa de pagar a
las autoridades hacendarías y de otro tipo, los impuestos y derechos de
50
que es sujeto. Se registra en el Estado de Resultados en Gastos de
Administración.
Cargo Abono
Del importe de los pagos 1. Del importe de su saldo
efectuados para liquidar los acreedor, que representa la
impuestos y derechos a cargo obligación de pagar los
de la Asociación. impuestos y derechos de los
que la empresa sea sujeto.
532 Reparaciones y Mantenimiento.
Gastos por mantenimiento de edificios, mobiliario, equipo, equipo de
cómputo, vehículos, herramientas, etc. que utiliza la empresa para
mantener en buen estado sus bienes, para el registro y guarda de la
información. Es cuenta de gasto, su saldo es deudor y representa el
importe de los gastos por dicho concepto. Se registra en el Estado de
Resultados en Gastos de Administración.
Cargo Abono
1. Con el importe de las 1. Con el importe de las
reparaciones y reparaciones y mantenimiento.
mantenimiento 2. Como consecuencia de un
Cuando se repara el equipo de ajuste
cómputo. Al Finalizar el ejercicio
para cerrar la cuenta
533 Amortizaciones
51
533.1 Amortización gastos de Organización
Gastos en los que suelen incurrir determinados cargos directivos de la
Asociación para promociones, operaciones de proyectos, tales como:
comidas, invitaciones, regalos, etc. Es cuenta de gasto, su saldo es
deudor y representa el monto gastado por el concepto indicado. Se
Cargo Abono
Al principio del ejercicio Al finalizar el ejercicio
Del importe de las erogaciones 1. Como consecuencia de un
efectuadas derivadas de ajuste
aquellas operaciones de Con las partidas de liquidación y
representación ante terceras cierre, para liquidar la cuenta.
partes.
536 Gastos No Deducibles
Registra los valores que por la naturaleza del gasto no son
deducibles del impuesto sobre la renta.
536.2 Multa Mora e Intereses
Es la erogación de fondos por recargos obtenidos por incumplimientos a
las obligaciones adquiridas, ya sea por no pagar en tiempo los
impuestos, tasas, contribuciones, etc. Es cuenta de gasto, su saldo es
deudor y representa el importe de los recargos por incumplimiento de
obligaciones. Se registra en el Estado de Resultados en Gastos NO
deducibles
Cargo Abono
1. Con las partidas de ajuste
1. Por concepto del pago
Al final del ejercicio
de los recargos.
52
CAPÍTULO IV
PERIODICIDAD EN LA PREPARACIÓN DE INFORMES
FINANCIEROS
La preparación de los informes financieros deberá presentarse de forma

mensual, para efectos de análisis acerca de las situaciones económicas de la
empresa y una mejor toma de decisiones.
4.1 Libros y registros
El Código de Comercio de Guatemala (Decreto 2-70 del Congreso

de la Republica) en su artículo 368 establece que los libros obligatorios a
llevar son: Inventarios, de primera entrada a diario, mayor o centralizador
y estados financieros.
4.1.1 Libro de inventarios
El libro de inventarios es el control en el cual se registra la

existencia de los bienes que posee una empresa. Se deberá llevar
un control riguroso de las existencias de acuerdo a lo normado.
A continuación se presenta el modelo de libro de inventarios

en forma computarizada que debe utilizar la empresa:
53
FRUTOS ESENCIALES DE LA MONTAÑA S.A.
Libro Inventario
(Cifras expresadas en Quetzales)
Fecha xx/xx/xx
NIT:
No. DESCRIPCION Debe Haber
ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE
Caja y Bancos XXXXX
Clientes XXXXX
IVA Crédito Fiscal XXXXX
Mercadería XXXXX XXXXX
NO CORRIENTE
Mobiliario y Equipo XXXXX
Equipo de Computo XXXXX XXXXX
Suma del Activo XXXXX
PASIVO
PASIVO CORRIENTE
Proveedores XXXXX
Documentos por pagar C.P. XXXXX XXXXX
PASIVO NO CORRIENTE
Préstamos Bancarios a L.P. XXXXX XXXXX
PATRIMONIO
Cuenta Capital XXXXX
Suma Pasivo y Patrimonio XXXXX XXXXX
4.1.2 Libro de diario
El libro diario es el control, en el cual se registran todas las

transacciones comerciales que lleva a cabo una empresa. Es
llamado también Asiento Contable. Las transacciones deben
registrarse en orden cronológico, en moneda local, y debe contener
información tal como:
 Fecha de la Transacción
 Cuentas Contables que afecta
 Descripción o Detalle
 Montos que corresponden a cada cuenta.
54
A continuación se presenta el modelo de libro diario que
debe utilizar la empresa:
Frutos Esenciales de la Montaña S.A.

Libro Diario
(Cifras expresadas en Quetzales)
Periodo xx/xx/xx al xx/xx/xx
NIT:
Nombre de la Cuenta Debe Haber
No.1 XX/XX/XXXX
Compras de Productos Agrícolas XXXXX
Caja y Bancos XXXXX
Proveedores XXXXX
Registro de Compras según nota de abono
correspondientes de enero 2012 XXXXX XXXXX
No.2 XX/XX/XXXX
Caja y Bancos XXXXX
Retención de ISR Factura Especial XXXXX
Retención de IVA Factura Especial XXXXX
IVA por pagar XXXXX
Impuesto sobre la Renta Mensual por Pagar XXXXX
Venta de Productos Agrícolas XXXXX
Registro de las ventas de producto agrícola según XXXXX
Libro auxiliar.
No.3 XX/XX/XXXX
2 Prestaciones Laborales por pagar XXXXX
Caja y Bancos XXXXX
Complemento de pago correspondiente al 50% de
aguinaldo de acuerdo a planillas en el mes de
de diciembre de 2011 XXXXX XXXXX
4.1.3 Libro de mayor
Este libro se representa por medio de una “T”, esquemática,

donde cada cuenta tiene su propio debe y haber. Su función es,
agrupar la información y sintetizarla de manera que pueda
proporcionar los datos necesarios para la elaboración del balance
55
de saldos. Las transacciones registradas en el libro diario, se
deben trasladar al libro mayor.
Debe contener información tal como:
 Fecha de la Transacción
 Cuentas Contables que intervienen
 Numero de partida de origen
 Montos que corresponden a cada cuenta
A continuación se presenta el modelo del libro mayor que

debe utilizar la empresa:
FRUTOS ESENCIALES DE LA MONTAÑA S.A.
NIT
LIBRO MAYOR FOLIO 1
(Cifras Expresadas en Quetzales)
FECHA CAJA Y BANCOS P# DEBE HABER SALDO
01/01/2012 A: Varios 1 XXXXX XXXXX
31/01/2012 POR: Varios 3 XXXXX XXXXX
31/01/2012 POR: Iva Crédito Fiscal 5 XXXXX XXXXX
31/01/2012 POR: Prestaciones Laborales Por Pagar 6 XXXXX XXXXX
31/01/2012 POR: Prestaciones Laborales 8 XXXXX XXXXX
31/01/2012 POR: Proveedores Y Cuentas Por Pagar 9 XXXXX XXXXX
31/01/2012 POR: Varios 11 XXXXX

56
4.1.4 Libro de balance
En este se detallan las cuentan con sus respectivos saldos

al final de cada mes, además al final del cierre contable se
elaboran los estados financieros.
Debe contener información tal como:

 Fecha de inicio y finalización del estado
 Cuentas Contables que intervienen
 Saldos finales provenientes del libro mayor
 Cantidad final del balance
A continuación se presenta el modelo del libro de balances

que debe utilizar la empresa:
FRUTOS ESENCIALES DE LA MONTAÑA, S.A.

BALANCE DE SALDOS
FOLIO No. 1
(CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES)
ene-12 feb-12
CUENTAS
DEBE HABER DEBE HABER
Caja y Bancos Xxxxx Xxxxx
Construcciones En Proceso Xxxxx xxxxx
Equipo De Computación Xxxxx Xxxxx
Herramientas Xxxxx Xxxxx
Mobiliario Y Equipo Xxxxx Xxxxx
Dep. Acum. Equipo De Comp. Xxxxx Xxxxx
Dep. Acum. Mobiliario Y Equipo Xxxxx

-
Xxxxx
Dep. Acum. Herramientas Xxxxx

-
Xxxxx
Dep. Acum Equipo De Com. Xxxxx

-
Xxxxx
Proveedores Xxxxx
-
Xxxxx
Iva Debito Fiscal Xxxxx

-
Xxxxx
Documentos Por Pagar Xxxxx

-
Xxxxx
Cuotas Patronales Por Pagar Xxxxx Xxxxx

Sumas Totales xxxxx Xxxxx xxxxx xxxxx
57
58
CAPÍTULO V
JORNALIZACIÓN
5.1 Definición
Es la manera de registrar los asientos contables en el libro diario.
5.2 Partida Doble
Método o sistema de registro de las operaciones más utilizadas en

la contabilidad, este se asemeja a una balanza, ya que tiene que estar en
iguales condiciones para estar en equilibrio, su postulado principal no hay
deudor sin acreedor ni acreedor sin deudor, a continuación se presentan
algunas partidas según su importancia.
Movimiento de la Empresa Frutos Esenciales de la Montaña, S.A.,

Sociedad Anónima, durante enero de dos mil catorce, cifras expresadas
en Quetzales.
5.3 Modelos de Partidas de Apertura
XX/XX/XXXX
Acciones por suscribir XXXX
XXXX
Capital Autorizado
Registro de Acciones Suscritas XXXX XXXX
XX/XX/XXXX
Acciones suscritas XXXX
59
XXXX
Acciones por suscribir
XX/XX/XXXX
Caja y Bancos XXXX
XXXX
Acciones Suscritas
5.4 Modelos de Partidas de Ingresos
XX/XX/XXXX
Caja y Bancos XXXX
XXXX
IVA Débito Fiscal
XXXX
Ventas de Mercaderías
XXXX
Servicios Prestados
Registro de las ventas efectuadas durante
el mes de XXX, según facturas y libros
de Ventas XXXX XXXX
5.5 Modelos de Partidas de Compras
XX/XX/XXXX
Compras de Productos Agrícolas XXXX
IVA Crédito Fiscal XXXX
Caja y Bancos XXXX

Proveedores XXXX
XXXX XXXX
Registro de compras
5.6 Modelos de Partidas de Ventas
XX/XX/XXXX
Caja y Bancos XXXX
Retención de ISR Factura Especial XXXX
Retención de IVA Factura Especial XXXX
IVA Debito Fiscal XXXX

Impuesto Sobre la Renta por pagar XXXX
Venta por Productos Agrícolas XXXX
60
XXXX XXXX
Registro de ventas
5.7 Modelos de Partidas Reguladoras
XX/XX/XXXX
IVA Débito Fiscal XXXX
IVA Por Crédito Fiscal XXXX
XXXX XXXX
Regularización del IVA
5.8 Modelos de Partidas Pago de Sueldos
XX/XX/XXXX
Sueldos y salarios personal administrativo XXXX
XXXX
Sueldos y salarios personal ventas
XXXX
Sueldos y salarios personal operativo
XXXX
Bonificación Incentivo personal administ.
XXXX
Bonificación Incentivo ventas
XXXX
Bonificación Incentivo personal operativo
XXXX
Cuota Patronal IGSS
XXXX
Cuota INTECAP
XXXX
Cuota IRTRA
XXXX
Caja y Bancos
XXXX
Cuota Patronal GSS por pagar
XXXX
Cuota INTECAP por pagar
XXXX
Cuota IRTRA por pagar
XXXX
Cuota Laboral GSS
Registro del pago de las cuotas patronales y
Laborales XXXX XXXX
61
5.9 Modelos de Partidas Regularización de Impuestos
XX/XX/XXXX
IVA Debito Fiscal XXXX
Impuesto Sobre la Renta Mensual por pagar XXXX

XXXX
Retención de ISR Factura Especial
XXXX
Retención de IVA Factura Especial
Regularización de Impuestos XXXX XXXX
5.10 Modelos de Partidas de Compras
XX/XX/XXXX
Combustibles y Lubricantes XXXX
Accesorios Equipo de Computación XXXX
Impuesto Distribución Petróleo (IDP) XXXX

XXXX
Caja y Bancos
Registro de Compras XXXX XXXX
XX/XX/XXXX
Vehículos XXXX
XXXX
Caja y Bancos
Registro de Compras XXXX XXXX
5.11 Modelos de Partidas Anticipo de Compras
XX/XX/XXXX
Cuentas por cobrar XXXX
XXXX
Caja y Bancos
Registro Anticipo de Compras XXXX XXXX
62
CAPÍTULO VI
MODELOS DE ESTADOS FINANCIEROS
6.1 Balance de Situación General
Por medio de él se conoce la integración del activo y pasivo, así

como el patrimonio neto de la empresa, representado por el capital,
reservas y utilidades retenidas. Por medio del balance general se
establece la solvencia o insolvencia económica de la empresa y los
resultados de las operaciones económico – financieras.
Se integra por tres grandes grupos:
 Activos
 Pasivos
 Patrimonio Neto
A continuación se presenta el esquema del balance de situación

general:
63
FRUTOS ESCENCIALES DE LA MONTAÑA, S.A.
BALANCE DE SITUACIÓN GENERAL
AL 31 DE DICIEMBRE DE 200X
NIT: 7033929-5
Activo
Activo No Corriente Q.XXXX.XX
Inmuebles Q.XXX.XX
(-) Deprec. Acum. Inmuebles (Q.XX.XX) Q.XXX.XX
Mobiliario y equipo Q.XXX.XX
(-) Deprec. Acum. Mob. Y Eq. (Q.XX.XX) Q.XXX.XX
Vehículos Q.XXX.XX
(-) Deprec. Acum. Vehículos (Q.XX.XX) Q.XXX.XX
Gastos de Instalación Q.XXX.XX
(-) Amort. Acum. Gtos. de Insta. (Q.XX.XX) Q.XXX.XX
Gastos de Organización Q.XXX.XX
(-) Amort. Acum. Gtos. De Orga. (Q.XX.XX) Q.XXX.XX
Activo Corriente Q.XXXX.XX
Caja y Bancos Q.XXX.XX
Inventario Final de Producto Q.XXX.XX
Cuentas por cobrar Q.XXX.XX
(-) Estimación Cuentas por Cobrar (Q.XX.XX) Q.XXX.XX
Iva por Cobrar Q.XXX.XX
Útiles y enseres Q.XXX.XX
Total Activos Q.XXXX.XX
Pasivos
Pasivos Corrientes Q.XXXX.XX
Proveedores Q.XXX.XX
Acreedores Q.XXX.XX
Cuentas por Pagar Q.XXX.XX
Cuota IGSS laboral por pagar Q.XXX.XX
Cuotas patronales por pagar Q.XXX.XX
Total Pasivos Q.XXXX.XX
Patrimonio Q.XXXX.XX
Capital Social Autorizado Q.XXX.XX
Reserva Legal Q.XXX.XX
Superávit Q.XXX.XX
Suma pasivos y patrimonio Q.XXXX.XX
64
Muestra los resultados económicos obtenidos por la empresa

durante un año de operaciones. Dentro de su cuerpo se incluyen los
ingresos y gastos normales del giro de operaciones de la empresa.
A continuación se presenta el esquema del estado de ingresos y

egresos.

AL 31 DE DICIEMBRE DE 200X
NIT: 7033929-5
Ingresos
Ventas Q.XXX.XX
(-) Devoluciones y Rebajas sobre ventas Q.XXX.XX
Ventas Netas Q.XXX.XX
Costo de Ventas
Compras Q.XXX.XX
Margen Bruto Q.XXX.XX
Gastos de Operación
Sueldos y Salarios Q.XXX.XX
Prestaciones Laborales Q.XXX.XX
Publicidad y Promociones Q.XXX.XX
Material de Empaque Q.XXX.XX
Suministros Q.XXX.XX
Insumos Agricolas Q.XXX.XX
Depreciaciones y Amortizaciones Q.XXX.XX
Cuota IGSS laboral por pagar Q.XXX.XX
Cuotas patronales por pagar Q.XXX.XX
Cuotas patronales IRTRA Q.XXX.XX
Servicios Profesionales Q.XXX.XX
Cuentas por Cobrar Q.XXX.XX
Otros Gastos y Productos Financieros
Gastos
Impuesto Distribución Petróleo Q.XXX.XX
65
Recargo por cuotas Q.XXX.XX
Ganancia antes del impuesto Q.XXX.XX
(-) Reserva legal 5% sobre utilidad del periodo Q.XXX.XX
(+) Gastos no deducibles Q.XXX.XX
(-) Impuesto sobre la renta Q.XXX.XX
Ganancia Neta del Ejercicio Q.XXX.XX
El propósito básico de un estado de flujo de efectivo es

proporcionar información sobre los cobros y pagos de efectivo de una
empresa durante un periodo contable. El estado tiene por objeto
proporcionar información sobre todas las actividades de inversión y de
financiación de la compañía durante el periodo.

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 20XX
NIT: 7033929-5

Utilidad del Ejercicio Q.XXXX.XX
Aumento en Inventario Q.XXXX.XX
Aumento en Cuentas por Cobrar Q.XXXX.XX
Aumento en Cuentas por Pagar Q.XXXX.XX Q.XXXX.XX
AUMENTO DE EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVOQ.XXXX.XX
EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO
AL INICIO DEL PERIODO Q.XXXX.XX
EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO
AL INICIO DEL PERIODO Q.XXXX.XX
66
El estado de cambio en el patrimonio presenta el resultado del

periodo sobre el que se informa de una empresa, las partidas de ingresos
y gastos reconocidas en el otro resultado integral para el periodo, los
efectos de los cambios en políticas contables y las correcciones de
errores reconocidos en el periodo, y los importes de las inversiones
hechas, y los dividendos y otras distribuciones recibidas, durante el
periodo por los inversores en patrimonio.
A continuación se presenta el esquema del estado de cambios en

el patrimonio:
FRUTOS ESCENCIALES DE LA MONTAÑA, S.A. -FRUMOSA-

ESTADO DE CAMBIOS EN ELPATRIMONIO NETO
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 20XX
NIT: 7033929-5
RESERVA
CUENTA CAPITAL SUPERAVIT TOTAL
LEGAL
Saldo Inicial xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx
Saldo xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx
Reexpresado
Resultado xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx
periodo
Distribución xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx
resultados
Emisión xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx
Capital
Saldo Final xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx
67
68
CAPÍTULO VII
POLÍTICAS CONTABLES
7.1 Políticas
Una política es una actividad orientada en forma ideológica a la

toma de decisiones de un grupo para alcanzar ciertos objetivos.
7.2 Alcance
Las políticas, obligaciones y responsabilidades descritas en el

presente manual son aplicables al personal que labore dentro de la
empresa.
7.3 Objetivos
Las política se tienen como finalidad principal, simplificar los

procedimientos, y que el uso de los recursos sean eficientes y eficaces.
Las políticas contables que se tienen establecidas dentro de la

empresa se encuentran las siguientes:
3.1.1 Políticas Contables
a. Unidad Monetaria
Se tiene como unidad monetaria el quetzal, la cual es la

moneda de presentación de los estados financieros.
Todos los eventos económicos que realiza la

empresa tales como el registro de cuentas por cobrar, pago
a proveedores, registro del ingreso a cuentas bancarias de
69
las cuotas ordinarias, registro de los servicios de
seguridad, etc., deben ser registrados en Quetzales.
Esta política es aplicable a los siguientes rubros y

operaciones:
 Registro de activos
 Registro del fondo patrimonial
 Registro de pasivos
 Registro ingresos
 Registro de gastos
Es responsabilidad del departamento de contabilidad

y del administrador de la empresa la aplicación correcta de
esta política en el registro contable de las operaciones
que realiza la entidad.
b. Periodo Contable
El periodo contable es del 01 de Enero al 31 de

Diciembre, sin embargo la empresa necesita que existan
estados financieros de forma trimestral para conocer los
saldos ya que por lo regular la cosecha del producto principal
(cardamomo) que se tienen en esa determinada alcanza sus
puntos máximos de venta de octubre a marzo.
c. Arrendamientos
Se tiene establecido la emisión de una factura especial

por el valor total anual al arrendatario.
70
d. Método de reconocimiento
Los resultados se reportan con base al método de lo

acumulado o devengo.

esta política contable referente a la base del método de
reconocimiento contable.
e. Reconocimiento de Pagos
La autorización de los pagos se realiza mediante

cheques Voucher donde la financiera los realiza luego de
haber completado el proceso de análisis y determinación del
precio del producto, los cheques siempre deben contar con
las dos firmas de autorización la cuales son la del Gerente y
del Representante legal.
Los gastos se reconocen en el estado de

resultados sobre la base de una asociación directa entre
los costos incurridos y la obtención de las partidas
correspondientes de ingresos (correlación de ingresos y
gastos).

esta política contable referente al registro de los ingresos y
gastos.
71
f. Salarios
La forma de remuneración salarial es mensualmente y

por medio de depósitos a cada trabajador.
Esta política es aplicable al siguiente rubro y

operación:
 Sueldos y Salarios de Administración

 Sueldos y Salarios de Ventas
 Sueldos y Salarios de Ayudantes
 Sueldos y Salarios de Operadores

y de la administradora del centro comercial la aplicación
correcta de esta política contable referente al registro del
pago de sueldos y salarios.
g. Inventarios
Se tiene estipulado que cuando se realice una compra

se ingresa de forma diaria los ingresos para obtener un detalle
de cuanto se posee del producto en la empresa, para poder
manejar sin problemas los precios de los productos.
72
CAPÍTULO VIII
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Un procedimiento es un conjunto de acciones u operaciones que tienen

que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo
las mismas circunstancias
Los procedimientos que en la empresa se realizan se encuentran los

siguientes:
8.1 Proceso No.1 Recepción del Producto
8.1.1 Objetivo
Establecer el procedimiento adecuado para un mejor control

en la recepción del producto.
8.1.2 Normas Específicas
a. El encargado de bodega es la persona responsable del ingreso

y egreso de la mercadería.
b. Debe existir una persona encargada del control físico de

inventarios.
c. La persona encargada del sistema electrónico de inventarios,

debe llevar un registro de cardex, por cada producto.
73
d. La persona encargada de los inventarios debe entregar una
tarjeta de responsabilidades a la persona que utiliza un bien
haciendo la responsable directo.
e. El contador de la empresa es la persona que revisara y

verificara la existencia de los bienes detallados en el inventario.
8.1.3 Narración descriptiva del proceso
Los camiones que llevan producto para ser comprado por

parte de la empresa es recibido y asignada a una bodega, y una
vez ya instalados se procede a sacar la muestra, utilizando para tal
efecto una púa, la cual es introducida al azar en algunos
determinados sacos del producto, para luego ser depositados en
una bolsa plástica culminando así el primer de proceso que es la
extracción de la muestra.
De la muestra recibida por los encargados de bodega es

clasificada según la calidad del producto, por mencionar primera,
segunda y tercera calidad, manchado, abierto y sin limpiar, dicha
clasificación es establecida por la experiencia de años trabajados
de la colaboradora encargada de realizar este proceso, la cual para
efectos del cardamomo es denominada simplemente como
analista; la misma persona realiza la clasificación para determinar
la densidad, el peso del producto, así poder asignarle una
calificación la cual es trasladada al siguiente proceso.
A diario el encargado de recibir la calificación del producto,

le consulta al Gerente General, el rango de precios con los que se
va a comprar, ya que las exportadoras constantemente varían el
precio del producto debido a circunstancias externas (tipo de
cambio, precio en el exterior del cardamomo, movimiento del valor
74
de las acciones en la bolsa de valores); bajo el anterior criterio, se
otorgan al comprador los precios según las calidades del producto
analizado.
En base a la calificación obtenida el designado a recibir el

resultado de la muestra, le otorga el valor al producto, según los
precios que en el anterior numeral le otorgan; si las dos partes
(comprador y vendedor) están de acuerdo con el precio es
elaborado el Vale al cual se le consigna la cantidad de quintales, su
respectivo precio y el nombre del proveedor, que es el único
beneficiario a quien se emita el cheque. Todo lo anterior es
autorizado y firmado por el encargado de este proceso, el cual le
traslada el vale a la unidad financiera.
A continuación se presenta el flujograma del procedimiento a

seguir para la Recepción del Producto:
75
FRUTOS ESENCIALES Procedimiento: Recepción Fecha:
DE LA MONTAÑA S.A. del Producto
Manual Contable No. de Pasos: Hoja: 01
No. de Forma: Elaboro:
Gerente Bodeguero Contador
Inicio
Recepción del
producto
A A
Extracción de la muestra
Clasificación del
producto
B B
Asignación de
precios.
Elaboración de nota de
abono par cobro de
cheque
Elaboración de
Entrega de C C cheque
cheque
76
8.2 Proceso No. 2 Procedimiento de Compras
8.2.1 Objetivo
Establecer un procedimiento sobre el control de la

adquisición de mercaderías, gastos, y activos fijos para el
funcionamiento de la empresa.
Las compras se clasifican en las siguientes categorías.
a. Por el tipo de compra:
 Compra de granos (cardamomo, pimienta, achiote)

 Compra de insumos, materiales y equipo.
 Compra de servicios técnicos o profesionales.
 Compra de bienes y raíces (terrenos, vehículos)
b. Por el monto de su valor:
 Compras de monto menor a los Q300.00

 Compras de monto de Q300.00 a Q 5,000.00
 Compras de monto igual o mayor a Q 5,000.00
1) El contador auxiliar es responsable de la custodia de los

cheques en blanco, dentro de una caja fuerte.
2) Se emiten cheques de las cuentas bancarias de la empresa
y por erogaciones mayores de Q 300.00 en adelante.
3) Toda compra deberá estar autorizada por el Gerente
General de la empresa, a excepción de compras de
emergencia que no excedan de los Q300.00. Las cuales
77
pueden ser autorizadas por el administrador o gerente de la
empresa.
4) Para la solicitud de autorización de compras con montos de
Q300.00 a Q 5,000.00 deberá presentarse como mínimo 2
cotizaciones o proformas de proveedores del producto o
servicio requerido.
5) No se emiten cheques al PORTADOR y post-fechados.
6) Por ningún motivo se firman cheques en blanco.
7) Los cheques anulados con sus respectivas copias, se sellan
con la palabra ANULADO, se mutilan y archiva
correlativamente.
8) Se cuenta con la firma del gerente y representante legal en
las cuentas bancarias de la empresa. Las personas
facultadas para la autorización de cheques serán
únicamente el representante legal y gerente de la empresa.
9) Los cheques voucher deben contener evidencia de fecha y
firma de elaboración, revisión, autorización y recibido
conforme.
10) Los cheques pagados se archivan correlativamente, con sus
respectivos documentos de soporte y separados de acuerdo
a la fecha de emisión.
11) Los documentos que constituyan la documentación de
soporte de la erogación efectuada por medio de cheque,
deben estar a nombre de la empresa y deben reunir los
requisitos fiscales.
12) En el caso, de robo o extravío de cheques, el gerente debe
notificar al banco, para que no realice el pago respectivo.
13) Sellar todos los cheques con la palabra NO NEGOCIABLE
como medida de seguridad y que no sea transferible a otro
beneficiario.
78
La oficina de contabilidad y compras revisara el banco de

información de todos los proveedores de artículos y servicios, con
un registro de la calidad y servicio prestado. Lo cual permitirá
optimizar y agilizar las compras de productos o servicios que
requieran en la empresa.
Toda compra que se realice previa autorización deberá estar

respaldada por su respectiva factura y sin excepción las compras o
servicios mayores de Q 5,000.00. En compras o servicios con
montos menores a los Q 5,000.00 si por alguna razón el proveedor
no tienen facturas deberá obtenerse un recibo con la siguiente
información: monto del pago, detalle de la compra o servicio
prestado, fecha, nombre competo del proveedor, numero de DPI
del proveedor y firma o en su defecto huella digital.
Se traslada el vale autorizado y firmado por el encargado de

bodega a la unidad financiera para proceder a realizar el respectivo
cheque y su voucher con los datos especificados en el vale.
Las firmas de los cheques de la empresa son

mancomunadas, los firmantes autorizados son el Representante
Legal y el Gerente General, dichos firmantes son contactados y
notificados de la operación, los cuales al estar satisfechos del
cumplimiento de los procesos anteriormente mencionados
autorizan y firman el respectivo cheque.
La unidad financiera al tener de vuelta el cheque firmado

ordena a la asistente la elaboración de la respectiva nota de abono,
las cuales conjuntamente son entregadas al proveedor para que las
79
firmen ambos (Financiera y Proveedor) para estar de acuerdo con
la operación.
Se entrega el cheque y Voucher, al responsable para que

se dirija al proveedor para la entrega del cheque, y que este firme
el Boucher correspondiente, o bien realizar el pago a través de un
deposito monetario a cuenta del proveedor, el responsable recibe
su producto y lleva la mercancía a bodega.
El departamento de contabilidad recibe las notas de abono,

a las cuales se le adjunta el voucher y el vale correspondiente a la
transacción de compra realizada. Este proceso debe de continuar
hasta su inclusión en los libros de contabilidad.

seguir para la Compra de Producto:
80
FRUTOS ESENCIALES DE Procedimiento de Compras
Fecha:
LA MONTAÑA S.A.
Manual Contable No. de Pasos: Hoja:01
Gerente Responsable de compras Depto. De contabilidad
A Inicio
Verificación de la
cotización
realizada Cotización de
precios de
productos
Decisión
Si No
A
Autorización
B
B
Solicitud de Cheque
para la compra
C C
Autorización del
Cheque
D
D
Elaboración del
Cheque
E
E
Compra y pago de
mercadería
Fin
81
8.3 Proceso No. 3 Procedimiento de la toma física del inventario
8.3.1 Objetivo
Establecer un procedimiento adecuado para el manejo y

control de los bienes que posee la empresa.
a. El encargado de bodega es la persona responsable del ingreso

y egreso de la mercadería.
b. Al momento de la recepción de artículos (productos, insumos o
materiales) deberán contarse y revisarse; ingresarse al
inventario y resguardarse el lugar apropiado.
c. Debe existir una persona encargada del control físico de
inventarios.
d. La persona encargada del sistema electrónico de inventarios,
debe llevar un registro de cardex, por cada producto.
e. La persona encargada de los inventarios debe entregar una
tarjeta de responsabilidades a la persona que utiliza un bien
haciendo la responsable directo.
f. El contador de la empresa es la persona que revisara y
verificara la existencia de los bienes detallados en el inventario.
g. Cada inicio de año se debe realizar el inventario para verificar
el inventario final año anterior.
h. Cada fin de año se debe realizar el inventario físico para
verificar en qué estado se encuentran los bienes y determinar
el total de bienes que posee la empresa.
82
Cada fin de año, el gerente, solicita a departamento de

bodega para que realice el inventario, de los bienes que posee la
institución.
El bodeguero, inician el conteo físico de los bienes que

posee la empresa y marca los productos ya inventariados
Finalizado el conteo físico de los bienes, se verifica si

existen diferencias en el reporte de inventario del sistema, si existe
alguna diferencia se debe establecer el porqué de la diferencia, el
contador o verifica la existencia real de la toma de inventario a
través del auxiliar de contabilidad.
Para tener listo dicho inventario, se realiza la contabilidad,

para poder determinar y realizar un inventario ya que se incluye
todo los bienes y obligaciones de la institución.
Se presenta a la gerencia de la empresa el inventario

firmado y sellado por el contador de la institución el cual se archiva.
Finalizado el conteo físico de los bienes, se verifica si

existen diferencias en el reporte de inventario del sistema, si existe
alguna diferencia se debe establecer el porqué de la diferencia, el
contador o verifica la existencia real de la toma de inventario a
través del auxiliar de contabilidad.

seguir para la toma física del inventario:
83
FRUTOS ESENCIALES DE Procedimiento Toma física
Fecha:
LA MONTAÑA S.A. del inventario
Gerente Responsable de compras Depto. De contabilidad
Inicio
Solicitud del
Inventario
A A
Conteo físico de los bienes

de la empresa
Verificación de los
saldos según
reporte del sistema
B B
Verificación de
existencia de
inventario.
84
8.4 Proceso No. 4 Procedimiento manejo de Caja Chica
La caja chica es una herramienta financiera de la empresa que

tienen como finalidad, facilitar, agilizar y apoyar los procesos de compra
y pagos menores.
8.4.1 Objetivo
La caja chica constará con la asignación de un monto de Q

1500.00 semanales, dicho fondo servirá para la compra y pagos
menores que no asciendan de los Q100.00 (materiales e insumos
de mantenimiento, pequeños repuestos de maquinaria y aparatos,
pequeñas cantidades de combustible, materiales o útiles de
bodegas u oficina y otros).
a. El auxiliar de contabilidad será responsable del manejo del

Fondo Fijo (Caja Chica).
b. El responsable del Fondo deberá firmar un documento, que
ampara el monto autorizado, además del cheque Voucher.
c. El cheque para la Reposición del Fondo Fijo (Caja Chica) será
elaborado a nombre del responsable de dicho Fondo.
d. Todas las facturas de gastos deberán ser razonadas y firmadas
por el responsable del gasto y el responsable del fondo de caja
chica.
e. Al final de cada semana o quincena, el responsable de los
fondos de caja chica debe de presentar su liquidación y la
solicitud nuevamente los fondos.
f. En cualquier momento el gerente o contador hará un arqueo
de caja chica para verificar los saldos de la misma.
85
g. Existen formatos ya específicos para el control de ingresos y
egresos de caja chica, que por ningún motivo serán
modificados, sin previa autorización de la gerencia.
8.4.3 Descripción Narrativa
Una vez autorizado los fondos, El contador o el auxiliar

deben de elaborar el cheque, el cheque debe hacerse a nombre
del responsable de los fondos, de caja chica.
Al finalizar la semana o quincena, el responsable de los

fondos deberá de realizar una liquidación, con la documentación
ordenada que respaldan sus gastos.
Para solicitar nuevamente, fondos para el manejo de caja

chica, la persona encargada debe de tener las facturas que
amparen los gastos efectuados, se realizara el arqueo
correspondiente, por parte del gerente, luego este pasara la
liquidación al auxiliar de contabilidad, indicando que el arqueo sea
realizado satisfactoriamente y que no se ha detectado ninguna
anomalía, por lo que se procede a autorizar nuevamente los fondos
para la próxima semana o quincena.

seguir para el manejo de caja chica:
86
FRUTOS ESENCIALES DE Procedimiento caja chica Fecha:
LA MONTAÑA S.A.
Gerente Responsable de caja chica
Inicio
A
Autorización y Arqueo de
elaboración del Caja Chica
cheque
Documentación que
Cheque respalda los gastos
de Caja chica.
A
Solicitud de fondo de
caja Chica
Solicitud
de cheque
B
Verificación de B
gastos y
Solicitud
Si No
Decisión
Autorización del Cheque
Fin
87
8.5 Proceso No. 5 Procedimiento de ingresos, de las ventas, servicios
prestados y rentas de capital
8.5.1 Objetivo
Establecer un procedimiento adecuado para el manejo del

efectivo recibido por las ventas y servicios prestados en la
empresa.
a. El efectivo será utilizado exclusivamente para llevar a cabo la

actividad económica principal de la empresa.
b. Se prohíbe a los funcionarios y empleados de la empresa hacer
uso delos bienes de la misma para fines propios.
c. Todo efectivo se deposita en las cuentas de la empresa.
d. Extender facturas autorizadas por SAT, por todas las ventas y
servicios prestados, para registrar el ingreso percibido por cada
una de las operaciones.
e. En caso de tachones, manchas errores u omisiones, debe
anularse la factura autorizada, colocando la palabra
ANULADO; archivándolas correlativamente.
f. La persona responsable del manejo de los talonarios de
facturas, deberá llenarlos en sistema computarizado,
especificando el motivo, origen, nombre del cliente, NIT, fecha
y cantidad recibida, descripción de la venta o servicio.
g. El endoso de los cheques a depositar serán a nombre de la
empresa y al número de cuenta bancaria que el gerente
designe, estampándose al reverso el sello únicamente para
depositar en la cta. No.000-000-0000 de la Empresa
FRUMOSA.
88
h. Es responsabilidad directa del cajero, depositar el efectivo
recibido de las ventas y servicios prestados, a más tardar al día
hábil siguiente de la recepción del efectivo o cheque.
Una vez que el cliente visite la sala de ventas de la empresa,

y hace su pedido de mercadería, el vendedor le indica al cliente
que debe pasar al departamento de caja a cancelar su pedido, el
encargado de caja recibe el efectivo, luego este le extiende la
factura autorizada, el cliente nuevamente regresa con el vendedor
y le muestra la factura cancelada, el vendedor lo manda con el
encargado de bodega para la entrega de la mercadería al cliente.
Todas las ventas deberán ser depositas a cuenta bancaria

de la empresa.
Todas las cuentas por cobrar que hayan sido pagadas se

deben depositar a la cuenta bancaria de la empresa.
Banca virtual: Conexión a través de Internet a la banca

para la visualización e impresión de movimientos o estados de
cuenta de cada uno de los proyectos.
A continuación se presenta el flujograma del procedimiento

de ingresos por ventas, servicios prestados y rentas de capital:
89
Procedimiento de Ingresos,
FRUTOS ESENCIALES DE
por ventas, servicios Fecha:
LA MONTAÑA S.A.
prestados y rentas de capital
Vendedor Departamento de Caja Bancos
Inicio
Cliente visita
sala de ventas
A
A
Cliente paga en
efectivo o en cheque
en caja.
Envió fondos a
depositar al banco
B
B
Deposito Efectuado
Verificación
en línea
Fin
90
8.6 Proceso No. 6 Procedimiento para el llenado de los libros contables
8.6.1 Objetivo
Establecer procedimientos para el llenado de los libros de

inventario, diario, mayor y balances.
a. Los libros contables deben de estar habilitados por SAT.

b. Los libros contables deben de estar autorizados por el Registro
Mercantil de Guatemala.
c. Se deben de llenar los libros contables establecidos en las
leyes según sea el caso.
d. Los libros contables se deben de trabajar en hojas movibles en
un sistema computarizado.
e. El contador es la persona responsable de la contabilidad de la
empresa.
f. El contador y contador auxiliar son las únicas personas que
puede ingresar al sistema de Los libros y registros contables.
g. Los libros deben de trabajarse ordenadamente, sin tachones,
alteraciones ni enmiendas.
h. Los libros deben de estar al día o por lo menos con dos meses
atrasados al mes en curso.
El proceso se inicia teniendo en el departamento de

contabilidad el documento que respalda el movimiento realizado
(factura, facturas especiales, y otros), se realizan los cálculos
necesarios, luego se realiza la partida correspondiente en el libro
diario, para trasladar los datos al libro mayor.
91
Procedimiento para el Fecha:
FRUTOS ESENCIALES DE llenado de libro contables
LA MONTAÑA S.A.
Manual Contable No. de Pasos: Hoja:
Gerente Contador Auxiliar Contador
Inicio
Elaboración de
Calculo
A A
Libros de Diario
Mayor y Balances
Elaboración de
Ajustes y de cierre
Elaboración de
estados
financieros
B B
Verificación y
Revisión de los
estados
financieros
Fin
92
8.7 Proceso No. 7 Procedimiento para la elaboración de estados
financieros.
8.7.1 Objetivo
Establecer procedimientos para la elaboración de estados

financieros.
a. El contador es el responsable de la realización de los estados

financieros.
b. Los estados financieros deben realizarse con forme a las
normas internacionales.
c. Los estados financieros deben presentarse a la gerencia de la
empresa, cada mes en los primeros cinco días.
d. Los estados financieros deben de ser firmados y sellados por el
contador y el representante legal de la empresa con sus
respectivos sellos.
e. Los estados financieros no deben presentar errores,
alteraciones.
f. En los estados financieros se debe especificar el periodo que
corresponde.
g. Se debe presentar declaración jurada anual del ISR, ante SAT.
h. La declaración jurada anual del ISR se debe presentar en los
primeros diez días hábiles del mes de marzo de cada año.
Deben de estar al día los libros de diario, mayor, balance

de comprobación, luego se realizan los ajustes correspondientes,
93
se realizan las partidas de cierre, y partidas de reversión o
cancelación.
En base a las partidas de cierre se elabora el estado de

resultado, donde se detallan los ingresos y egresos, durante el
periodo fiscal año calendario, se certifica, se firma y sella el estado
de resultado por el contador y representante legal de la institución,
luego se inicia con el balance general donde se detallan los bienes
que posee la empresa se indica el capital y las obligaciones que se
tienen, se certifica, firma y sella, el balance general tanto por el
contador como el representante legal de la empresa, luego se
procede a realizar el flujo de efectivo, se detallan los movimientos
de caja y bancos, la forma en que se movió si fue gasto o inversión
o adquisición de activos, el resultado de este informe es verificar
las transacciones que se realizaron y el resultado del saldo final de
la cuenta debe de coincidir con los saldos en libros como en el
estado de cuenta.
Por último se inicia el llenado de los formularios de

declaración jurada anual del impuesto sobre la renta por medio del
sistema Declaraguate, el cual es elaborado por el contador general,
por último se presenta ante una institución bancaria o bien ser
cancelado a través de Banca SAT.
El auxiliar de contabilidad presenta al banco los formularios

físicamente, y luego lo devuelve al departamento de contabilidad
firmado y sellado por el banco.
94
8.8 Proceso No. 8 Procedimiento para la realización y entrega de
informes financieros a la gerencia
8.8.1 Objetivo
Establecer procedimientos para la creación de informes

financieros ante el gerente de la empresa.
a. El contador es la persona responsable de los informes

financieros, debe preparar los estados financieros.
b. El contador está obligado a realizar y presentar informes
mensuales, trimestrales y anuales a la empresa.
c. El contador debe respetar los formatos y por ningún motivo
debe realizar cambios sin previa autorización de la empresa.
d. Los informes financieros deben de ir firmados por el contador y
el gerente de la empresa, con sus respectivos sellos.
e. Los informes financieros se deben entregar al gerente, en los
primeros cinco días de cada mes.
8.8.3 Narración Descriptiva
El contador prepara los estados financieros, los revisa y

analiza. Luego prepara el informe financiero mensual, imprime el
informe financiero y traslada al gerente para su revisión y
discusión.
95
Procedimiento para la
FRUTOS ESENCIALES DE
preparación y entrega de Fecha:
LA MONTAÑA S.A.
informe financiero
Contador General Representante Legal
Inicio
Elaboración de
estados
financieros
Verificación de
Estados Financieros
Elaboración de
informe mensual
A A
Verificación del informe

financiero
Fin
96
CONCLUSIONES
El manual contable es un aporte que busca la uniformidad y consistencia

en el registro de la información contable de la empresa Frutos Esenciales de la
Montaña S.A, en función de sus objetivos.
La empresa no cuenta con un sistema de control interno adecuado;

los controles y registros contables son manejados de manera empírica,
puesto que están basados en el criterio y la experiencia de las personas
que han operado los registros contables. Estas personas han ejecutado e
implementado algunos controles empíricos que en alguna medida han
mitigado los riesgos asociados en cuanto a la ocurrencia de fraudes o
errores durante la ejecución de la gestión contable y administrativa, sin
embargo, estos controles no son suficientes.
La aplicación de las políticas y procedimientos contenida en este Manual

es responsabilidad del Gerente y Accionistas, siempre estarán orientadas a
cumplir con las leyes que le son aplicables.
La falta de generación de información financiera confiable y oportuna en

la unidad de análisis no permite a sus directivos tomar decisiones adecuadas,
así como tampoco permite aprovechar oportunidades que representen en
determinado momento una ayuda al crecimiento del mismo como empresa.
La unidad de análisis debe evaluar periódicamente los

procedimientos de control administrativo y financiero, para establecer la
correcta ejecución de las operaciones con el fin de preservar la eficacia,
97
eficiencia y economía de la organización; y realizar las actualizaciones
necesarias aprobadas por la gerencia.
98
RECOMENDACIONES
En la elaboración de los procedimientos de control contable, la

empresa debe tener una estructura organizacional establecida, ya que se
debe realizar un análisis de los procesos y funciones de cada una de las
áreas o departamentos integrantes de la organización con el fin de identificar las
debilidades inherentes, conocer los riesgos y definir las medidas a implementar
para reducirlos.
Para que la información financiera de la empresa sea confiable, correcta y

oportuna para la efectiva toma de decisiones, se debe de establecer un
sistema de información financiera que presente todos los aspectos de la
empresa en términos financieros cuantitativos, con el propósito de medir sus
resultados, y proporcionar información financiera en una variedad de
formas que permita tomar las mejores decisiones en beneficio de la
empresa y de esta forma garantizar la eficiencia, eficacia de las operaciones
dentro de la organización.
La implantación correcta del proceso contable producto del diseño de la

sistematización contable del trabajo propuesto, ya que ello permitirá un
desarrollo eficiente de las actividades del mismo, así como la generación
adecuada y oportuna de información financiera.
99
100

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

CENTRO UNIVERSITARIO DEL NORTE

INFORME FINAL DEL EJERCICIO PROFESIONAL SUPERVISADO,

CLAUDET MARIBEL SACBÁ PACAY

COBÁN, ALTA VERAPAZ, OCTUBRE DE 2016

INFORME FINAL DEL EJERCICIO PROFESIONAL SUPERVISADO

PRESENTADO AL HONORABLE CONSEJO DIRECTIVO DEL

CLAUDET MARIBEL SACBÁ PACAY

COMO REQUISITO PREVIO A OPTAR AL TÍTULO DE

COBÁN, ALTA VERAPAZ, OCTUBRE DE 2016

SECRETARIO: Ing. Geól. César Fernando Monterroso Rey

REPRESENTANTE DOCENTES: Lcda. T.S. Floricelda Chiquin Yoj

REPRESENTANTE EGRESADOS: Lic. Admón. Fredy Fernando Lemus Morales

REPRESENTANTES ESTUDIANTILES: Br. Fredy Enrique Gereda Milián

PEM. César Oswaldo Bol Cú

COMISIÓN DE TRABAJOS DE GRADUACIÓN

SECRETARIO: Lic. Miguel Alberto Klug Caal

VOCAL: Lic. Selvin Wotzbelli Castellanos Reyes

REVISOR DE REDACCIÓN Y ESTILO

REVISOR DE TRABAJO DE GRADUACIÓN

“La responsabilidad del contenido de los trabajos de graduación es del

DIOS: Por ser fuente de vida, sabiduría y derramarme sus

MI PADRE: Fredy Antonio Sacbá Márquez, por su apoyo durante toda mi

MI ESPOSO: Kenny Pop, quien me brinda su amor, cariño, su estímulo

MI HIJO: Daniel Enrique, quien me prestó el tiempo que le pertenecía

MIS AMIGOS: Por estimarme y apoyarme cuando lo he necesitado y no

DIOS: Por regalarme el don de la vida, bendecirme e

MIS PADRES: Por todo su amor, esfuerzo y buen ejemplo, que me

UNIVERSIDAD DE Por ser la casa de estudios que me brindó la

CATEDRÁTICOS: Por todas las enseñanzas que se me brindaron en los

ASESORES DE Por su apoyo en el proceso de culminación de mi

CENTRO DE Por brindarme la oportunidad de realizar el Ejercicio

LISTA DE ABREVIATURAS Y SIGLAS

EPS: Ejercicio Profesional Supervisado

FODA: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas

FRUMOSA: Frutos Esenciales de la Montaña, Sociedad Anónima

ISR: Impuesto Sobre la Renta

IVA: Impuesto al Valor Agregado

NIIF: Normas Internacionales de Información Financiera

PCGA: Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados

PYMES: Pequeñas y Medianas Entidades

S.A.: Sociedad Anónima

SAT: Superintendencia de Administración Tributaria

SIB: Superintendencia de Bancos

USAC: Universidad de San Carlos de Guatemala

La Universidad de San Carlos de Guatemala, a través de la Carrera de

El Ejercicio Profesional Supervisado, fue realizado en las instalaciones de

A partir de la información recabada, se identificaron las deficiencias que

Previo a su ejecución también, se diseñó un plan de trabajo en el cual se

Como consecuencia de lo anterior, la empresa consideró las

El Ejercicio Profesional Supervisado, realizado como parte del proceso de

El capítulo uno, abarca el marco general que describe el contexto de la

El capítulo dos, contienen las actividades realizadas como, la

En el capítulo tres, se incluye el análisis y discusión de los resultados

Finalmente, dentro del trabajo de práctica, se presentan las conclusiones,

Implementar un sistema de registro de inventarios de productos

Sistematizar los procedimientos contables de la empresa, a través, de un

De ello, surge la creación de la empresa, el 5 de marzo del año 2010, al