Sistema de Gestión de la Calidad VAF

Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Fecha: 12/03/2020
CERTIFICADOS
Y CONSTANCIAS
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PROCESO Y / O
SUBPROCESO:
REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO

PROCEDIMIENTO: CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

• Se deben cumplir los lineamientos legales, institucionales, y la documentación del
proceso.

• Para la expedición de certificados de notas y constancias de estudio, se tiene en cuenta

la información registrada en el Sistema SIGA-UDES.

• Las solicitudes de certificados implementado en SIGA-UDES, se pueden realizar vía

web, a través del cliente Génesis según sea la condición de estudiante (activo o
inactivo) y graduado de la Institución.

• Los certificados de estudiantes de años anteriores al 2003 se realiza vía correo

electrónico debido a que se debe consultar en Sistemas anteriores o libros que se
encuentran en el archivo central.

• Los recibos de pago para las solicitudes de certificados con características específicas
podrán ser descargados a través de la página institucional de la UDES en cada uno de
los Campus:

• Certificado Terminación de Materias para Judicatura (solo aplica para el Programa

de Derecho).
CONDICIONES • Certificado Giro Adicional ICETEX
GENERALES • Certificado Graduado
• Certificado de Notas (Estudiantes Antiguos)
• Certificado Retención de Fuente
• Certificado Valor Matricula

• Las solicitudes de los certificados con características específicas se realizarán por

medio de correo electrónico institucional o en forma física, de acuerdo a cada campus.

• Para la descarga de certificados implementados en el sistema SIGA-UDES desde el

cliente Génesis, se requiere la validación del pago por el subproceso de Crédito y
Cartera o las entidades financieras con las que se tiene configurado el servicio en línea.

• La descarga de los certificados implementados en el sistema SIGA-UDES estarán

disponibles durante el tiempo de vigencia del mismo 30 días calendario:

• Cursó y aprobó
• Constancia de Estudio
• Certificado de Notas
• Horario de Clase por asignatura
• Certificado histórico de notas
• Certificado terminación de materias

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• Constancia de estudio para servicios médicos

• Certificado de buena conducta

• Las constancias de estudios o certificados de notas solicitados por personas naturales

diferentes a los estudiantes o personas jurídicas, deben ser autorizados por el
estudiante mediante el formato de Autorización de documentos a terceros RCA-FT-
007-UDES en la oficina de Registro y Control Académico.

• Las plantillas institucionales diseñadas para cada tipo de certificados específicos,

pueden ser modificadas siempre y cuando, los cambios solicitados apliquen al tipo de
certificado y esté autorizado por el líder del proceso.

• Los criterios de aceptación de este procedimiento son: disponibilidad del aplicativo

para firma digital y verificación de la misma, disponibilidad del Sistema SIGA-UDES
para expedición de certificados de notas y constancias de estudios de acuerdo a la
información registrada, acceso a la página web institucional para solicitudes de
certificados. Dependiendo del tipo de certificado se ajusta el plazo de entrega,
teniendo en cuenta las fechas de la solicitud En el sistema SIGA –UDES y confirmar los
requisitos del cliente antes de la aceptación, cuando no estén documentados.

• Se atenderán las consultas, solicitudes o cambios sobre este procedimiento teniendo

en cuenta la oportunidad y pertinencia de la solicitud, por correo electrónico o
personalmente siempre y cuando se pueda validar la información del solicitante.

• Las actividades posteriores a la entrega de este procedimiento son: atención de

solicitudes de verificación de autenticidad del certificado.

• Los tiempos para este procedimiento corresponden a días hábiles.

• Este procedimiento aplica para los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar.

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTOS Y

REGISTROS

INICIO
Página
Verificacion de El estudiante solicita los certificados Estudiante Institucional de
las solictudes especiales y notas certificadas cada campus
P de certificados. ingresando a la página de la
Universidad de cada Campus en la
opción estudiantes, matrículas y
notas, otros pagos, dando clic en la
opción descargar recibo de pago.
Selecciona la sede y digita el código
del estudiante y da clic en la opción

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validar para confirmar la

información del estudiante.

Una vez el estudiante haya realizado

el pago de su certificado deberá
enviar el soporte escaneado a los
correos indicados a continuación o
entregarlo en forma física (aplica
solo para Cúcuta y Valledupar) en la
oficina de Registro y Control
Académico:

Campus de Bucaramanga:
certificadosryc@udes.edu.co

Campus Cúcuta:
certificadosryc@cucuta.udes.edu.co

Campus Valledupar:
Certificadosryc@valledupar.udes.edu.co

Adicionalmente, el estudiante
P (activo o inactivo) deberá indicar;

Código de estudiante, nombre

completo, numero de documento,
lugar de expedición del mismo y
especificaciones del tipo de
certificado que se requiere.

Verificar que los correos

electrónicos se encuentren
habilitados y disponibles para la
solicitud de certificados.

Verificar que los correos electrónicos

cuenten con la respuesta
automática, permitiendo informar al Diario
Secretario(a)
estudiante (activo e inactivo) sobre Correo electrónico
el estado de su solicitud y los
tiempos de respuesta. Página
institucional de
Verificar que la página de la cada Campus
universidad se encuentre en
perfecto funcionamiento para la Pago físico
descarga del recibo de pago de los
certificados.

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Verificar que los pagos recibidos en

forma personal, cuenten con los
P datos requeridos para el trámite de
la constancia (aplica para Cúcuta y
Valledupar).

Verificación de Una vez se recibe el correo Secretario(a) Diario Correo electrónico

los datos de la electrónico o el pago en forma física,
solicitud se verifica que el pago corresponda Seguimiento en
al estudiante (activo e inactivo) Excel
junto con los datos de la solicitud.

Para la solicitud de certificados Recibo de pago

específicos se debe anexar la
siguiente información: Escaneado o
mediante una foto legible el recibo
de pago, indicando el tipo de
certificado, nombre completo,
numero del documento de
identificación y lugar de expedición
del mismo.
H En caso del no cumplimiento de los
requisitos, de la solicitud que se
recibe por el correo electrónico, se
enviará una respuesta indicando el
motivo para la no atención de su Secretario(a) 1 día Correo electrónico
solicitud. Para el caso de las
solicitudes en forma física (Cúcuta y
Valledupar), al momento de
recepcionar el pago de la constancia
o certificado, se les solicita los datos
necesarios para la elaboración del
certificado.

Si la solicitud cumple con los

parámetros indicados, se registran
los datos en el Excel (Código,
nombre completo, fecha de
solicitud, fecha de respuesta y
observaciones).

Se revisa que el pago realizado por

el estudiante para el certificado este
legible con los sellos de la entidad
bancaria para su validez.

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Los certificados automáticos son

validados y activados por Crédito y
Cartera.

Verificación en Para solicitudes de años anteriores Secretario(a) 1 día Sistemas de

H el Historial al 2003, se revisa si la información información en
académico que debe contener el certificado cada Campus
está completa en cada uno de los
sistemas de información en cada Correo electrónico
Campus. para archivo
externo (Tomas)
En caso afirmativo: se procede a la en el caso de
realización del certificado solicitado. Bucaramanga.

En caso contrario, se le informa al Archivo físico

solicitante la modificación de fecha interno (Cúcuta y
de entrega de la solicitud. Secretario(a) 10 días Valledupar)

Realización de Se procede la elaboración de los Secretario(a) 1 día Constancia o

los certificados certificados especiales a través de certificado
o constacias plantillas establecidas en cada firmado
Campus.

Posteriormente a la realización de la Secretario

constancia se procede para que sea General Campus
firmada por la autoridad competente Bucaramanga.
en cada uno de los Campus
(Secretaría General o el líder del Líder del proceso
proceso de RCA en cada uno de los en Campus
campus). Cúcuta y
Valledupar

Archivo de la Una vez firmada por el líder del Secretaria(o) Diario Archivo ordenado
constancia proceso o autoridad competente
según lo descrito en la actividad Correo electrónico
anterior, se notifica al estudiante por
medio de correo electrónico para
que sea reclamada (aplica Campus
Bucaramanga). Posteriormente, se
archivan las constancias y
certificados, para que sean
reclamados durante los tiempos
establecidos.

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Forma de Se realiza la respectiva entrega del Secretario(a) Diaria Constancia o

entrega de certificado o constancia vía correo certificado de
solicitudes electrónico o presencialmente por estudios
parte de Registro y Control
Académico. Correo electrónico
H

Validación de Las solicitudes de certificados y Secretario(a) 2 día Constancias o

autenticidad de constancias implementadas a certificados
solicitudes través del sistema SIGA-UDES Líder del proceso
como: Correo electrónico

• Cursó y aprobó Oficio de

• Constancia de Estudio autorización
• Certificado de Notas
• Horario de Clase por
asignatura
• Certificado histórico de
notas
• Certificado terminación de
materias
• Constancia de Estudio para
Servicios médicos.

Los certificados Automáticos

contienen un código QR a través de
la herramienta Auth Docs que
permitir la validación de su
autenticidad, utilizando un
dispositivo móvil o equipo de
cómputo.

Los certificados de Notas y Buena

Conducta generados a través del
aplicativo Génesis, solo podrán ser
descargados por la Oficina de
Registro y Control Académico para
la entrega del mismo al titular.

Las solicitudes de certificados o

constancias específicos se validan o
verifican a través de los correos

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electrónicos institucionales de cada

Campus.

Verificación Se Verifica que no existan

atención de solicitudes pendientes de
solicitudes expedición. Secretario(a) 5 días Archivo en Excel.

Para los casos de solicitudes Correo electrónico

recibidas los fines de semana o en
días festivos, serán atendidas en el
siguiente día hábil.

Para la entrega de los documentos,

V se solicitará al estudiante activo o
inactivo su documento de
identificación o carnet estudiantil,
con el fin de dar cumplimiento a ley
del Habeas Data.

En caso de que no sea el titular

quien reclame el certificado o
constancia deberá diligenciar el
formato de autorización a terceros.

Se realizará una Evaluación de

satisfacción al usuario solicitante
una vez haya obtenido su
certificado para verificar el Secretario(a)
cumplimiento, los tiempos,
amabilidad y atención frente al Correo electrónico
diario
servicio.

Toma de Teniendo en cuenta las causas Líder de proceso 60 días Registro en el

acciones identificadas que afectan el aplicativo de
cumplimiento de los plazos administración del
A establecidos para entrega de los SGC-VAF
certificados, se identifican las
acciones para mejorar la prestación
de este servicio.

FIN

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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIÓN

Ing. Holguer Pérez Pabón

00 Versión de Prueba Director de Admisiones y Registro 25/10/2016
Académico

Holguer Pérez Pabón

Director de Admisiones y Registro
Académico
Se ajusta la estructura del
documento a los nuevos Diego Riveros Mojica
lineamientos establecidos de la Coordinador de Admisiones y Registro
Norma ISO 9001:2015 y Académico –Campus Cúcuta
01 lineamientos institucionales. 10/10/20
Diomar Bayona Arenas
Se ajusta el nombre del Coordinador de Admisiones y Registro
procedimiento a Generación de Académico – Campus Valledupar
Certificados y/o Constancias.
Carmen E. Guerrero González
Coordinadora de Calidad SGC-VAF

Ajuste de pie de página de acuerdo

Esperanza Rojas Rojas
02 a Procedimiento Control de 12/08/2018
Directora de Gestión Documental
Documentos y Registros v 10.

Se ajusta denominación del

proceso según Acuerdo 003 del Holguer Pérez Pabón
consejo superior del 4 de diciembre Director de Admisiones y Registro
03 05/11/2018
de 2017. Académico

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FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIÓN

En Condiciones Generales, se
ajusta el término certificado de
notas

Se ajusta denominación,
descripción, tiempos, registros de
la actividad Revisión de la
información del record académico
del estudiante
Holguer Pérez Pabón
En la actividad Generación del Director de Admisiones y Registro
03 16/11/2018
Certificado, se ajusta tiempos y Académico
registros

En la actividad Verificación del

certificado impreso y Verificación
de atención de solicitudes, se
ajustan los tiempos de respuesta

En Toma de acciones, se incluye el

termino semanal como tiempo para
atención

Se modificaron todas las

Héctor Nain Bayona Arenas
condiciones generalas con base en
Jefe de Registro y Control Académico
la nueva implementación de
Certificados automatizados a
Diego Riveros Mojica
través del sistema SIGA-UDES en
Coordinador Registro y Control
los Campus de Bucaramanga,
Académico –Campus Cúcuta
04 Cúcuta y Valledupar. 30/08/2019
Diomar Bayona Arenas
A su vez se unifica la información
Coordinador Registro y Control
de certificaciones con
Académico – Campus Valledupar
características específicas para
cada campus y manejo adecuado
de las mismas en cada uno de ellos

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FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIÓN

Se modifica en el Planear “Atención

de solicitudes” por “Identificación
de las solicitudes del cliente” junto
con su contenido y tiempos.

Se modifica totalmente la
Planeación del documento y se
implementa la verificación de los Héctor Nain Bayona Arenas
correos electrónicos, la página Jefe de Registro y Control Académico
institucional y los recibos de pago.
Diego Riveros Mojica
Se modifica en el Hacer todas las Coordinador Registro y Control
actividades a realizar agregando Académico –Campus Cúcuta
04 los tiempos correspondientes para 30/08/2019
cada campus junto con la Diomar Bayona Arenas
unificación de información para la Coordinador Registro y Control
elaboración de las constancias y/o Académico – Campus Valledupar
certificados.

Se implementa el formato de
autorización a terceros para la
entrega de certificados.

Se implementó un archivo en Excel

para el seguimiento y control de los
certificados a realizar.

En la actividad, Verificacion de las

solictudes de certificados, se
ajustan los correos electrónicos de
contacto. Héctor Nain Bayona Arenas
Jefe de Registro y Control Académico
05 En la actividad, Verificación de los 13/11/2019
datos de la solicitud, se incluye la
revisión del recibo de pago para
identificar su validez y la
validación y activación de
certificados automáticos por CRC.

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FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIÓN

En Condiciones Generales:

Se elimina el Certificado de Estudio

(para salud o servicios médicos) y
Certificado Buena conducta. Se
aclara que el Certificado de Notas
aplica Estudiantes Antiguos.

En la Verificación del estado de los

certificados, se elimina la revisión
a través de servicios en línea.

En realización de los certificados o Héctor Bayona Arenas

06 constancias y Archivo de la Director de Registro y Control 12/03/2020
constancia, en la descripción se Académico
aclara los responsables de firma

Validación de autenticidad de
solicitudes, en la descripción se
incluye la solicitud en SIGA-UDES
de la constancia de estudio para
Servicios Médicos. Se aclara la
verificación de autenticidad a
través de código QR. Se incluye
cuáles certificados son
descargados únicamente para
entrega por RCA

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