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Aprendices deben leer la Ley 594 de 2000 y el Decreto 2609 de 2019, el cual
reglamenta el título V de la Ley.
A partir de la lectura responda las siguientes preguntas:
LEY 594 DEL 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS: tiene como principal
objetivo Establece las reglas y principios que regulan la función archivistas
del estado. Para ello se ha establecido en esta ley una serie de artículos
que le permiten a una entidad pública o privada regulados por la ley guiarse
y llevar una adecuada gestión de archivo de documentación.
2. ¿Las empresas privadas están obligadas a cumplir con la Ley 594 de 2000?
3. Según la ley 594 de 2000 y el decreto 2609 de 2012 ¿cuáles son los
procesos archivísticos?
1. Inmediatez en la información
hacer llegar la información a quién la necesita, dirigiendo los documentos a través
de flujos de trabajo o enviado la información extraída de documentos a sistemas
externos.
2. Mejor servicio al cliente
garantiza la entrega oportuna de información y ahorra tiempos de ejecución.
3. Aumento de la eficacia
El rendimiento de los empleados ya que las actividades que están manuales
pasan a ser automáticas. Además, permite realizar un fácil almacenamiento y una
búsqueda rápida de documentos de forma eficiente. permite hacer más en el
mismo tiempo y disminuir el margen de error.
4. Aumento de la productividad
Incrementa la productividad porque centraliza la información y utiliza documentos
electrónicos que hacen fluir la información rápidamente.
5. Ahorro de espacio
gracias a la digitalización de la información y el almacenamiento óptimo del
archivo físico.
6. Ahorro de costos
Reduce la producción de documentos en medio físico, los costos de
almacenamiento y administración de archivos. Por otro lado, incrementa el ahorro
porque reduce drásticamente los costos asociados al uso de papel y a los
materiales de impresión.
7. Acceso rápido a la información
El uso e implementación de un Sistema de Gestión Documental para manejar y
organizar el archivo de documentos reduce notoriamente el tiempo que se solía
invertir para consultar datos escritos en papel, y ha supuesto la supresión de
ciertas tareas manuales.
8. Cumplimiento de la ley
Contribuye al cumplimiento de la ley en temas archivísticos ya que cabe destacar
que este tipo de herramientas para la gestión de documentación, hacen de la
empresa una organización sostenible administrativamente, ya que cumple con las
normativas establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos ISO 27.2001.
9. Ahorro de papel:
Con Gestión Documental el uso de papel disminuye drásticamente puesto que
toda la información queda almacenada de forma digital en la nube, de esta forma,
no sólo se ahorran los costos de la administración del papel.
10. Control de la información
Se mantiene segura la información, puesto que no todos en la empresa tienen
acceso a los documentos importantes o los que se necesiten proteger.
11. Elabore un mapa mental de la ley 594 de 2000 y del Decreto 2609 de 2012