MEJORES PRÁCTICAS

PARA ELABORAR PRESUPUESTOS

FINANCIEROS
De s d e e l p u n t o d e v i s t a e m p resa r i a l , una gesti ón efici ente ti ene su base en tres aspecto s
esenciales:

F i j a r ob j eti v os y p l a nea r r ecur sos, a ctividades, estrateg ias para

a nti ci p a r se a l os hechos y con esto reducir la incertidumbre y hacer
fr ente a l os ca mb i os.

C oor d i na r d e ma ner a gui a d a l a s estrateg ias y accio nes a seg uir

p er mi ti end o i ntegr a r tod a l a s á r ea s de la empresa entre ellas así
como con l os ob j eti v os d e l a emp r esa.

C ontr ol a r y comp a r a r l os r esul ta d os o btenido s para saber en qué

á r ea s o a cti v i d a d es ex i sten d esv i a cio nes o variacio nes.

La m a n e ra m á s s e n c i l l a d e l o gr a r l o es a tr a v és d e un p r esup uesto, ya que sin éste la o rg anizació n

e s c om o u n b ar c o a l a d e r i v a en l a cua l se tend r í a q ue esta r i mp r ovisando ante las distintas
c i rc u n s t a n c i a s q u e s e p r e s e nta r á n. L a i d ea p r i nci p a l d e esta p r á ctica es ser más que un co njunto
de p a rt i d a s n u m é r i c as , e s d eci r , un p l a n q ue i ncl uy a estr a tegi a s, po líticas y accio nes a seg uir.
¿QUÉ ES UN PRESUPUESTO
FINANCIERO?

E s u n p l a n i n t e g r ad o r p ar a p l a ni fica r l a ej ecuci ón y a d mi ni str a ci ón

d e l os re cu r s o s fi n a n c i e r o s con l os q ue cuenta l a emp r esa d e
ac u e rd o a l a s o p e r ac i o n e s p l anea d a s en un p er i od o d eter mi na d o
d e t i e m p o c o n l a fi n a l i d a d d e a l ca nz a r l os ob j eti v os esti p ul a d os
p or l a Di re c c i ó n .

E l p re s u pu e s t o fi n an c i e r o e s una her r a mi enta d e gesti ón estr a tégi ca mediante la cual se busca el

con t rol a dm i n i s t r at i v o d e l a e mp r esa , en éste se r ea l i z a n p r onósti co s y pro yeccio nes de diferentes
el e m e n t os d e l n e g o c i o . E s p o r esto q ue cua nd o una comp a ñí a ti ene bien definido su presupuesto
fin a n c i e ro te n d r á m á s p o s i b i l i d a d es d e a l ca nz a r sus ob j eti v os y obtener ventajas co mpetitivas en
un m e rc a d o c ad a v e z m á s e x i gente.

E s i m p ort a n t e m e n c i o n ar q u e el p r esup uesto fina nci er o se ocup a de la estructura en este ámbito

d e l a e m pr e s a e s d e c i r , c ó m o se comp one l a r el a ci ón entr e l os a ctivo s, pasivo s y capital, pudiendo
r e s u m i r s u fi n al i d a d e n d o s o bj eti v os f und a menta l es:
MONITOREAR Y BUSCAR UNA MAYOR RENTABILIDAD.

Los pre s u p u e s t o s s u e l e n r e l a ci ona r se ex cl usi v a mente con el esta d o de resultado s, sin embarg o es
im port a n t e i n c l u i r t a m b i é n e l b a l a nce gener a l . E sta p r á cti ca p er mi tirá co nsiderar el flujo de efectivo
n e c e s a ri o p a r a l l e v a r a c a b o l a op er a ci ón no sol a mente en l o q ue se refiere a g asto s e ing reso s.

A l p re s u pu e s t ar s o l a m e n t e e n b a se a l esta d o d e r esul ta d os no se tiene la capacidad de analizar

los ga s t os d e c ap i t al q u e t amb i én p ued en a f ecta r el p a nor a ma financiero , co mo po dría ser la
ad q u i s i c i ón d e u n ac t i v o fi j o . Al toma r en cuenta ta mb i én el b a l a nc e g eneral y el flujo de efectivo
e s pos i b l e p r e s u p u e s t ar l o s cob r os q ue se r ea l i z a r á n, l os p a gos de deudas, lo s materiales
pa ra f a b ri ca c i ó n d e l o s p r o d uctos, el v ol umen d e l a p r od ucci ón, entre o tro s.

BENEFICIOS DE ELABORAR UN PRESUPUESTO PARA TU EMPRESA.

El p re s u pu e s t o e s u n a h e r r ami enta f und a menta l en l a gesti ón empresarial mediante la cual se

bu s c a c ons o l i d ar l a s o p e r a c i ones d e l a emp r esa con l a a d mi ni str ació n de lo s recurso s existentes
por m e di o d e l o s e s f u e r z o s i nd i v i d ua l es y gr up a l es p a r a l ogr a r l os o bjetivo s y g enerar mejo ras en
la orga n i z a c i ó n , e s t a p r ác t i c a ti ene b enefici os y consecuenci a s q ue van más allá de la dimensió n
fin a n c i e ra y a q u e i m p l i c a t o d a l a gesti ón emp r esa r i a l en gener a l .
Alg uno s de los ben efici os d e e la b or a r p r e s up ue s tos s o n :

1 . B r i n d a a la d i r ecci ón una v i si ón i ntegr a l d e l a s o peracio nes y resultado s

p e r m i t i e n d o toma r d eci si ones i nfor ma d a s y op o rtunas.

2 . T r a d u c e l os ob j eti v os d e l a emp r esa en a cci on es al especificar lo s recurso s,

i n g r e s o s y a cti v i d a d es r eq uer i d a s p a r a l l ev a r a cabo el plan estratég ico del
a ñ o p r e s u p uesta d o.

3 . E s u n a h er r a mi enta úti l p a r a med i r l a efici enci a de lo s mando s medio s a carg o

a l o t o r g a r l es r esp onsa b i l i d a d ta nto op er a ti v a co mo financiera.

4 . Fa c i l i t a e l contr ol a d mi ni str a ti v o y ob l i ga a r ea l izar evaluacio nes perió dicas de

l a g e s t i ó n emp r esa r i a l .

5 . Fo m e n t a una estr uctur a cor r ecta d eter mi na nd o respo nsabilidad y auto ridad
d e c ad a u no d e l os mi emb r os d e l a or ga ni z a ció n.

6 . Ay u d a al ma nej o fina nci er o d e l a emp r esa .

7 . C o m p r o mete a ma ntener un a r chi v o d e d a tos histó rico s co ntro lables.

8 . P e r m i t e c onocer con a nti ci p a ci ón l os ex ced entes o faltantes de fo ndo s y

d e t e c t a r cuá nd o es conv eni ente r ecur r i r a l a obtenció n de préstamo s.

9 . E s u n a h er r a mi enta i d ónea p a r a el contr ol d e l a po sició n de efectivo .

1 0 . M o t i v a a l a p l a nea ci ón y segui mi ento op or tuno de la situació n de la

e m p r e s a.
Un proc e di m i e n t o q u e n o s e deb e ol v i d a r l l ev a r a ca b o es r ea l i z a r la co mparació n perió dica de lo s
r e s u l t a d os c o n t r a l o p r e s u p u esta d o y a q ue esto p er mi ti r á a gr ega r valo r al neg o cio a través de una
mej or p l a n ea c i ó n , s e g u i m i e n t o, ev a l ua ci ón y contr ol .

El pre s u pu e s t o e s u n a g u í a, un p l a n estr a tégi co med i a nte el cua l es po sible detectar y co rreg ir

errore s p a sad o s , d ó n d e p l a n i fica r nuev a s i nv er si ones o a cci ones d e inno vació n. La base del
pre s u p u e s t o e s c o n t ar c o n i n f or ma ci ón cor r ecta y en ti emp o r ea l para to mar las decisio nes
o p ort u n a s .
Esto s so n algun os paso s b á s ic os q ue p ue d e n utiliza r s e pa r a e l a b o r a r u n
p re supuest o fin anciero:

1. Contar con un plan estratégico y metas organizacionales definidas

Antes de iniciar con la elaboración de un presupuesto es importante realizar algunas acciones que
pueden hacer toda la diferencia para lograr implementar esta práctica de manera exitosa:

a) Establecer las metas financieras de la empresa:

Fijar metas específicas, medibles y realistas aportará al presupuesto un objetivo real e importante
y servirá como motivación para llevarlo a cabo.

b) Analizar las tendencias en los ingresos y gastos de años anteriores:

Para tener proyecciones más acertadas es fundamental que éstas estén basadas en información
real, es útil observar cuánto ha sido el gasto promedio en cada categoría y de igual manera hacerlo
con las ventas.
c) Determina montos límites para cada categoría de gastos:
Estimar el porcentaje de ingresos que idealmente se desea gastar en cada categoría antes de
elaborar el presupuesto, este ejercicio servirá para priorizar y tener una visión más completa del
destino de los ingresos y lo que puede aportar

2. Pronosticar ventas o ingresos

El primer dato con el que se debe contar es el monto de las ventas estimadas, para determinar este
número es fundamental tomar en cuenta algunos factores como:

a ) D em and a e s t i m a d a d e l c) C o mpetenci a di recta

p rod uc t o o s e r v i c i o . b) Me r c a do me ta . e i ndi recta.

d ) Pre c i o p r o me d i o d e me r c a do de l e ) Ca p aci dad de pro ducci ó n.

p r o d u c t o y / o se r vic io.
Se puedes estimar 3 escenarios principales: ventas bajas, ventas moderadas y ventas altas.

La meta del pronóstico de ventas es realizar la estimación lo mejor posible tomando como base la
información que se tiene actualmente y de esta manera asegurar que la proyección está lo más
ajustada posible a la realidad, esto es de gran importancia ya que sobre este dato es que se toman
decisiones en distintas áreas desde la producción, compra de materia prima hasta contrataciones de
personal.

Ex isten diversos método s p a r a r e a liza r un p r onós tic o d e v e n t a s , e n t r e o t r o s

e stá n lo s sigu ient es:

A) Datos históricos: Consiste en tomar en cuenta las ventas de años anteriores y analizar la
tendencia.

B) Tendencias del mercado: En este método lo que se toma en cuenta es algún indicador o
estadística del sector o mercado como podría ser el Índice de Precios al consumidor.

C) Ventas potenciales del mercado: Para llevar a cabo un pronóstico en base a este criterio se
deberá de considerar el total de las ventas que se estima que se puedan generar en el mercado en
que se compite, de esa manera en base a la capacidad de producción y distribución se determina
qué porcentaje de ese total es posible alcanzar.

D) Juicios personales : Bajo esta modalidad, lo que se realiza es un sondeo con personas
especializadas, también puede darse en base a la experiencia propia en el negocio, preguntando
a los empleados directamente relacionados a las ventas, etc., de esta manera se puede lograr
estimar la tendencia de ventas.
 3.Presupuestar gastos (costos fijos y variables)

Para toda empresa es importante contar con herramientas que le permitan tener el control y
seguimiento sobre las inversiones realizadas y las salidas de dinero, es por eso que el presupuesto de
gastos toma importancia. De esta manera se puede detallar cada uno de los gastos y disponer de los
recursos de la manera más eficiente, para estimarlo es esencial que considerar los siguientes puntos:

A) Gastos generales de la compañía, divididos por fijos (agua, luz, nómina etc) y variables (costos de
venta, gastos administrativos). De preferencia es conveniente identificarlos por departamento para tener
una visión completa de qué se gasta en cada una de las áreas.

B) Proyectos planeados en los que se tiene contemplado realizar inversiones, no importando que sean
de tamaño pequeño o grandes e importantes planes.

C) Imprevistos: Es crucial para una compañía contar con un monto determinado para algún gasto no
considerado que pueda surgir durante la operación, esto puede ser la diferencia entre la solvencia de
un negocio o un gran problema de liquidez.

Este presupuesto por lo general se debe realizar de manera anual, aunque es posible que sea
semestral o trimestral dependiendo de las necesidades de la empresa, la industria en que se
desenvuelva, etc. Sin embargo, es fundamental que esté detallado de manera mensual para poder
monitorear y controlar los gastos de manera más eficiente, esto con el fin de priorizar y evaluar los efec-
tos que generan a la empresa.
 4. Pronosticar el flujo de efectivo

El flujo de efectivo proyectado es una herramienta básica para la gestión financiera, con ella se
planifica el uso más eficiente del efectivo con que cuenta la empresa buscando mantener saldos
cercanos a las necesidades de dinero que requiere la empresa para su correcta operación. Esta
planeación ayuda a evitar que se ponga en peligro el cumplimiento de las obligaciones de la
organización hacia sus proveedores, acreedores y personal o que por el contrario, exista efectivo
ocioso que no esté generando ganancia alguna.

Cuando es positivo indica que la empresa tiene financiamiento suficiente para la operación, en caso
contrario requeriría contar con financiamiento adicional que podría venir de los accionistas o de algún
crédito bancario.

A este reporte también se le conoce como presupuesto de efectivo y se puede realizar mediante dos
métodos:

a) Método indirecto: Bajo este criterio, se divide el flujo en 3 categorías que son, flujo operativo,
flujo de inversión y flujo de financiamiento. Para poder realizarlo con este método es necesario
contar con el balance general y estado de resultados de los últimos dos años.

b) Método directo: En este caso se identifica el efectivo recibido y los pagos en efectivo realizados
a través de la operación de la empresa. El efectivo recibido menos el efectivo que salió te da como
resultado el efectivo neto procedente de la operación, éste equivale a la utilidad neta con
contabilidad de caja.
 5. Estructurar el presupuesto de todas las áreas
de la organización

Como parte del proceso de la implementación de presupuestos en la empresa, es esencial que cada
una de las áreas operativas cuente con su presupuesto individual para que sea más sencillo el control
y seguimiento, lo que a su vez va a colaborar al cumplimiento del presupuesto organizacional.

Al implementar los presupuestos por cada área de operación se tienen ventajas como las siguientes:

a) Motivación y reto para los empleados al tener que cumplir con metas específicas y alcanzar los objetivos del
presupuesto para aportar valor y colaborar en la obtención de la meta global de la empresa.

b) Brinda la responsabilidad a cada persona asignada en cuanto al manejo más eficiente de los recursos.

c) Ayuda a la toma de decisiones autónomas de cada encargado de área.

d) Evita que los objetivos operacionales sean manipulados por los encargados.

e) Consolida la estructura organizacional delimitando autoridad y responsabilidad.

f) Fomenta la planeación y anticipación a las situaciones que puedan presentarse.

g) Arroja importantes indicadores como: Eficiencia en ventas, productividad, eficiencia por departamento, uso
de los recursos, cumplimiento de metas, gastos innecesarios, etc.
 6. Programar revisiones periódicas de seguimiento

El primer paso para realizar un proceso de revisión del presupuesto es examinar el actual y comparar
los montos estimados con el gasto y/o ingreso real que se tuvo. Si existen partidas que
constantemente resultan fuera de presupuesto para perjuicio de la empresa deberán ser evaluadas de
nuevo y revisadas de manera individual.

Cabe mencionar que las revisiones de presupuesto no son una actividad puntual o única en un periodo
de tiempo, para que el negocio esté bien gestionado deben de realizarse continuamente las revisiones
en un ciclo de mejora continua buscando siempre la mayor rentabilidad sin disminuir la calidad de los
productos o servicios ofrecidos por la empresa.

7. Tomar acciones respecto a las variaciones de

resultados vs presupuesto

Conforme se realizan las revisiones del presupuesto se hace frente a la situación y desempeño real de
la empresa de acuerdo a los recursos asignados en el mismo, cuando se detecta alguna desviación es
importante que se lleven a cabo las acciones pertinentes para corregirlo e identificar las áreas de
la empresa que no están siendo eficientes en el manejo de los recursos asignados, determinar
prioridades y realizar los ajustes que sean necesarios para que se cumplan en tiempo y forma.
Es crítico que durante este proceso se analice con detalle si las desviaciones presentadas se deben a
un mal manejo por parte del personal encargado, a un evento extraordinario que se presentó durante
el periodo o incluso si es válido que se evalúen de nuevo las políticas de gastos o las estimaciones de
ventas para corroborar que se está presupuestando de la manera correcta en base a objetivos
específicos, realistas, medibles y alcanzables en el periodo de tiempo determinado.

MEJORES PRÁCTICAS PARA

ELABORAR PRESUPUESTOS FINANCIEROS

1. Alinear el presupuesto a la estrategia y planeación de la organización

Al ser el presupuesto una herramienta que forma parte de la gestión integral de la empresa es muy
importante que esté alineado a la estrategia organizacional y a las metas superiores que se tienen
contempladas alcanzar. Las empresas utilizan el presupuesto como un sistema de control
administrativo para establecer objetivos, asignar recursos y revisar resultados, sin embargo en la
mayoría de las ocasiones este proceso se enfoca en el corto plazo y no se realiza tomando en cuenta
la planificación estratégica lo que es un error ya que éste tiene un gran impacto en el desempeño de la
empresa.
La estrategia y el presupuesto deben de coincidir en el mismo camino a pesar de tener enfoques de
tiempo distintos ya que si por ejemplo en la planeación se ha decidido que una estrategia principal de
este año es lograr el crecimiento de la participación de mercado de la empresa y el presupuesto está
enfocado en la reducción de costos lo que sucederá es que los objetivos serán contradictorios y al
final no podrán lograrse con éxito. El presupuesto es la estrategia vista desde el punto de vista
económico, por eso es de gran valía que estén alineados.

2. Delegar la ejecución y control a cada uno de los responsables

Si bien es cierto que los presupuestos deben ser una iniciativa en la que esté involucrada la alta
dirección de la empresa, la responsabilidad en el diseño, la ejecución y control deben de ser
delegados a cada uno de los responsables del área. Cada una de las áreas operativas debe contar
con su presupuesto individual para que sea más sencillo el control y seguimiento, lo que a su vez va
a contribuir al cumplimiento del presupuesto organizacional.

Este proceso implica que se involucre a los líderes de cada área desde la elaboración del
presupuesto ya que ellos son quieren tienen más conocimiento de lo que sucede en el día a día en
sus departamentos además de que al ser parte de la planeación del mismo van a tener más en claro
sus objetivos y serán responsables de ejecutar los planes de acción así como el seguimiento puntual.
3. Tener una visión realista en la determinación del monto de ventas

Es necesario que el cálculo del presupuesto de ventas sea realizado con mucho cuidado y cautela
ya que si los ingresos que estás tomando como referencia no coinciden con lo que es factible lograr
podrías estar comprometiendo recursos que no se tienen y por consecuencia la empresa estará en
dificultades para cumplir con sus compromisos pactados tanto con clientes como con proveedores.

Recuerda que el presupuesto es un pronóstico de lo que se espera que suceda por lo tanto, es
preferible que seas objetivo y prudente, para estimar este monto puedes apoyarte de distintos
métodos para realizar un pronóstico de ventas.

4. Utilizar el presupuesto como una herramienta de mejora continua

Para aprovechar al máximo esta herramienta de gestión es fundamental verla como una guía para generar
un ciclo de mejora continua dentro de la organización.

Existen muchas formas en las que el presupuesto puede ayudar a esto como por ejemplo al detec-
tar áreas de oportunidad en las que gracias a un proceso optimizado o la reducción de desperdi-
cios se puede mejorar la productividad de la empresa de manera importante.

Evita realizar los presupuestos de manera automática y repetitiva año con año, puedes obtener mucha
información de valor si llevas a cabo un análisis de la información y los resultados obtenidos lo que te per-
mitirá tomar decisiones que te lleven hacia una empresa más rentable y eficiente.
5. Hacer del presupuesto un reto para los líderes de la organización

Es importante recalcar que aunque hacer un presupuesto es de gran ayuda para el control administrativo
de tu empresa, este debe servir también como un reto para cada uno de tus líderes de área para el cual
van a dar todo su esfuerzo para alcanzar los objetivos y metas que están determinadas en el mismo, esto
para el beneficio de la empresa y de igual manera para su propia superación profesional. Debe evitarse
utilizarlo como un método para vigilar y señalar de manera crítica lo que hacen los gerentes, pues pierde
el sentido de su función principal.

6. Olvidarse del presupuesto después de realizarlo

Es de gran importancia mantener un seguimiento y ajuste constante y periódico del presupuesto es

esencial ya que esto permitirá visualizar mejor las necesidades y retos que tiene la empresa en ese
momento, y así tomar decisiones importantes de manera oportuna.

La planeación financiera a través de un presupuesto dará a la organización un funcionamiento

más ordenado al aprovechar las oportunidades y recursos financieros, prever las necesidades
de dinero con anterioridad y priorizar su aplicación buscando la mayor rentabilidad.

Al contar con el ERP SAP Business One como tu aliado tendrás una gran herramienta para generar la
información más confiable que te ayudará a realizar tus presupuestos de manera eficiente y así lograr
una empresa rentable y productiva que funcione como una maquinaria perfectamente coordinada.
 Sobre SAP Business One:

Diseñada para que las empresas en crecimiento operen y administren como GRANDES,
el ERP SAP Business One es una solución completa para administrar toda tu empresa con mayor
transparencia que incluye funciones específicas de finanzas, ventas, clientes, inventarios y
operaciones.

Ayuda a optimizar tus operaciones de manera integral, a obtener acceso instantáneo a una
información completa y a acelerar el crecimiento de tu empresa.

Modulos SAP Business One

Ventas y CRM Compras

Planeación y Producción Cuentas por Pagar

Inventarios Cuentas Cobrar

 En CorpoNet somos una empresa de consultoría expertos
en mejorar tus procesos de negocio, apoyándonos con
soluciones de clase mundial como
SAP Business One

Oficina Monterrey Oficina Mérida Oficina México

San Alberto #112 Magnia Corporate Center WTC Montecito #38,
Col. Residencial Santa Bárbara, Calle 15 Piso 35, Oficina 30,
San Pedro Garza García, No. 503 Piso 7, Col Nápoles, México,D.F.
Nuevo León. Fraccionamiento Altabrisa. Tel: +52 (55) 900 03 338
Tel: +52 (81) 124 73 500 CP. 97130
Mérida, Yucatán.
Tel: +52 (99) 98.01.12.50

www.corponet.com.mx
marketing@corponet.com.mx