TEMA No.

CAJA CHICA , CAJA MENOR O FONDO FIJO

Concepto.-
El Fondo Fijo de Caja es un sistema muy práctico y consiste en mantener una
cantidad de efectivo inalterable que se repone periódicamente en relación a los gastos
que necesariamente deban pagarse en efectivo. Aunque estos gastos no se hacen con
cheque, el importe total sí puede ser cubierto con un cheque.

Exposición en el balance general

La cuenta caja chica, caja menor o fondo fijo, se expone en Balance General en el
grupo del activo subgrupo disponibilidades y su saldo es deudor.

Al crear un fondo fijo de caja se emite un cheque a favor del encargado del fondo,
quien aparecerá como deudor en la contabilidad hasta que no se cancele el fondo. Por
lo tanto la cuenta no tendrá movimiento porque los pagos se registran a través de la
cuenta de cheques del banco.

El cheque se emite a favor del encargado del fondo quien lo hace efectivo y restablece
de esta manera su fondo. El registro contable se hace con el cheque, cargando las
cuentas que afectan los comprobantes, liquidados con crédito a la cuenta del banco.

Los pagos menores que las entidades realizan se deben pagar en efectivo. La forma
de facilitar el control del efectivo para cubrir estos pagos menores es a través del
establecimiento de un fondo fijo de caja, también llamado caja chica, de donde se
hacen los pagos en efectivo y antes de agotarse el fondo se reembolsan a través de
un cheque.

Es conveniente establecer el monto máximo de pagos en efectivo, de conformidad a

las necesidades especificas de cada ente económico en particular.

Su control es muy sencillo, porque el encargado tendrá dinero o comprobantes que,

sumados, deben tener el monto del fondo.

El monto del fondo deberá ser el necesario para cubrir las necesidades de operación,
considerando el tiempo que se requiere para efectuar el reembolso, y recibir el efectivo
sin que se agote su monto.

Movimiento de la cuenta :

CAJA CHICA, CAJA MENOR O FONDO FIJO

CARGOS ABONOS

Creación del fondo Disminución del

fondo
Aumento de fondo Cierre de fondos
Cierre de ejercicio

Durante el tiempo que no se modifique su monto la cuenta no tendrá movimiento.

Esta cuenta constituye un activo corriente, en realidad es el mas corriente y el mas
liquido de todos los activos.

Descripción de la operación de un fondo de caja menor

Como se dijo anteriormente un control interno adecuado del efectivo exige que todos
los ingresos se depositen en el banco y que todos los desembolsos se hagan por
medio de cheques. No obstante, en todo negocio se hace necesario mantener un
pequeño fondo en efectivo para poder atender los pequeños desembolsos. Como por
ejemplo se puede citar la compra de materiales de escritorio, gastos de movilidad,
servicio de té y otros menores. El control interno sobre estos pequeños pagos por caja
chica puede4 lograrse mejor a través de un fondo de caja menor. Si se tuviera que
hacer cheques para estos gastos sería algo inconveniente, consumiría tiempo y sería
costoso en relación con los valores involucrados.

Establecimiento de un fondo de caja chica

La creación de un fondo de caja chica se hace mediante giro de un cheque por una
suma cerrada tal como Bs. 1.500 ó 2.000 etc. que alcance para cubrir los pequeños
desembolsos que se tienen que pgar en efectivo y durante un periodo de dos o tres
semanas. Este cheque se cambia en el banco y el dinero se mantiene a mano en una
pequeña caja metálica o en un cajón con llave en el escritorio.

Creación del Fondo Fijo

Asiento contable

Caja chica 1.000

Banco Santa Cruz 1.000
Por la creación del fondo fijo para
Gastos menores de la empresa

Desembolsos de caja menor o caja chica

A medida que se van efectuando los pagos por caja menor, la persona que maneja el
fondo debe llenar un comprobante de caja menor para cada uno de los desembolsos.
El comprobante de caja menor muestra la fecha, el valor pagado, el concepto del
gasto y la firma de la persona que recibe el dinero. Siempre que se haga un pago por
caja menor se debe preparar un comprobante por el valor del desembolso.
Modelo de recibo

RECIBO DE CAJA MENOR

No. 290 Fecha mes día año
Para Correo
Cargo a Gasto correo Valor Bs.

Recibido por Aprobado por

Firma Firma

Por tanto la caja menor debe contener siempre dinero y/o comprobantes los cuales
una vez sumados, deben dar un total igual al valor asignado al fondo.

La persona que maneja el fondo de caja menor debe estar advertida que de vez en
cuando se le harán conteos sorpresivos y que es personalmente responsable de
mantener el fondo intacto en todo momento. El manejo descuidado de caja menor ha
constituido a menudo el primer paso hacia el descubrimiento de grandes desfalcos,; en
consecuencia, no debe permitirse el mal uso de los fondos de caja menor.

Reembolso de caja menor

Suponga que el 01 de junio se estableció un fondo de caja menor de Bs. 2.000, y que
se hicieron pagos por un total de Bs. 1.740.95 de ese fondo durante las siguientes dos
semanas. Puesto que los Bs. 2.000 originalmente asignados al fondo están casi
agotados, es necesario proceder a reembolsar el fondo. Reembolsar un fondo de caja
menor significa reemplazar la cantidad de dinero que se ha gastado, para así
restablecer el fondo por el valor inicial. Se gira un cheque pagadero al fondo de caja
menor, por el valor exacto de los desembolsos, es decir Bs. 1.740.95. Este cheque se
cobra y se coloca el dinero en la caja del fondo. Los recibos de caja menor
(comprobantes) que corresponden al total de esa cantidad se perforan para evitar que
sean utilizadas de nuevo y que se presenten, como respaldo de otra solicitud de
reintegro. El asiento de diario para registrar el cheque girado consiste en un débito a
las cuentas de gasto que resulten afectadas al analizar los comprobantes de la
siguiente forma:

Asiento contable de reembolso

Materiales de escritorio 756.52

Credito Fiscal 104.07
Gastos de movilidad 160.00
Servicio de correspondencia 391.67
Crédito Fiscal 58.53
Servicio de refrigerio 287.23
Crédito Fiscal 42.92
Banco Santa Cruz 1.740.95

Observe que las cuentas de gasto se debitan cada vez que se reembolsa el fondo. La
cuenta de Fondo de caja menor se debita únicamente cuando el fondo se establece
por primera vez. Normalmente no se tendrán que hacer asientos en la cuenta fondo de
caja menor después de haberse establecido este fondo, a menos que se cancele o se
decida cambiar el valor inicial de Bs. 2.000.

El fondo de caja menor por lo general se reembolsa al final de un periodo contable,

aunque éste mantenga suficientes fondos, para que todos los comprobantes del
mismo se carguen a la cuenta de gasto antes de que estas cuentas se cierren y se
preparen los estados financieros.

Metodología de arqueo
Para realizar el arqueo de caja chica se debe realizar lo siguiente:
a) habilitar una hoja de trabajo
b) En la parte superior central registrar la Razón social de la Empresa, el titulo
del procedimiento contable (Arqueo de caja chica) , la fecha (al día , mes y
año) y moneda de cuenta( expresado en bolivianos)
c) En la parte izquierda de la hoja de trabajo detallar:
Nombre y cargo del encargado.
Monto asignado (numeral y literal)
Ultima reposición
Hora de inicio
Hora de finalización
Nombre y cargo que realiza el arqueo (Auditor)
Presenció: Contador
d) Detallar:
Documentación existente en caja

Fecha Docto, No. Emisor Concepto Importe

 e) Efectuar la sumatoria de toda la documentación
f) Recuento del efectivo ordenados por corte
Billetes
Monedas
g) Efectuar la sumatoria total de billetes y monedas
h) Efectuar la suma del total de la documentación con el total del recuento del
efectivo tal resultado debe ser igual al monto asignado y por supuesto al
saldo del libro mayor de la cuenta caja chica.
i) En la parte inferior redactar la declaratoria haciendo énfasis que la
documentación y el efectivo recontado fueron devueltos conforme al
encargado.

EJEMPLO PRACTICO

En fecha 02/04/ la empresa “LOS MIRONES ”, crea un fondo fijo de Bs. 1.500 y
nombra como responsable al sr. Lorenzo Cazas, para tal efecto se gira el cheque No.
20 del Banco Santa Cruz.

El reembolso de fondos de caja chica se realizará en forma mensual una vez

presentado ante el responsable de la sección el detalle de gastos.
Los gastos realizados durante el mes son los siguientes:

 El 02/04/ Se realiza la cancelación por periódicos del mes anterior al Diario

por Bs. 130
 El 03/04/ Se cancela la facturas de agua por consumo del mes por Bs. 100
 El 10/04/ Se cancela la factura de Electropaz por consumo de luz por Bs. 150
 El 15/04/ Se cancela por servicio de refrigerio Bs. 180 a Gringo León
 El 16/04/ Se cancela el consumo de teléfono por Bs. 120
 El 17/04/ Se cancela el servicio de fotocopias por Bs. 70
 El 18/04/ Se Gastó en movilidades varios trámites Bs. 80
 El 20/04/ Se Compra material de escritorio de la Papelera en Bs. 250

El efectivo presenta la siguiente composición:

1 billetes del corte de Bs. 100; 2 billetes de corte de Bs. 50, 3 billetes del corte de Bs.
20, 20 monedas del corte de Bs. 5, 20 monedas del corte de Bs. 2; 10 monedas del
corte de Bs. 1; 20 monedas del corte de Bs. 0.50
Se pide:
Registrar la asignación de fondos
Realizar el Arqueo de Caja chica
Registrar contablemente su reposición de fondos

SOLUCIÓN DEL EJERCICIO PLANTEADO

REGISTRO CONTABLE POR LA ASIGNACIÓN DE FONDOS

“LOS MIRONES”
COMPROBANTE DE DIARIO
CDT. No.
FECHA DETALLE DEBE HABER

02/03/ CAJA CHICA 1.500

 BANCO SANTA CRUZ 1.500

REGISTRO POR LA CREACIÓN DEL

FONDO FIJO PARA EL PAGO DE GASTOS
MENORES, REEMBOLSABLE CADA FIN DE
MES.

ALMACENES “LOS MIRONES ”

ARQUEO DE CAJA CHICA
(AL DE MARZO DE 2002)
Encargado : Lorenzo Cazas
Monto asignado : Bs. 1.500 (Un mil quinientos 00/100 Bolivianos)
Ultimo reembolso : 28/02/
Hora de inicio : 8:30 hrs
Hora de finalización : 9:00 hrs
Realizado por : Nancy (Auditora)
Presenció : Nadia (Contadora)

Documentación existente en caja

Fecha Docto. No. Emisor Concepto

Importe

02/03 Fact. 15 Diario Suscripción periódico

130
03/03/ Fact. 355 Aguas del Illimani Consumo agua potable
100
10/03/ Fact. 689 Electropaz Consumo energía eléctrica
150
15/03/ Fact 14 Gringo León Refrigerio
180
16/03/ Fact. 1001 Entel Servicio telefónico
120
17/03/ Fact. 3389 J.C.M. Fotocopias
70
18/03/ Recibo 88 Taxi Sur Gasto de Movilidad
80
20/03/ Fact. 5555 La Papelera Material de escritorio
250
Total documentación existente en caja
1.080

Más:
Recuento del efectivo
Billetes:
Del corte de Bs. 100 , 1 Unidad 100
Del corte de Bs. 50 , 2 Unidades 100
Del corte de Bs. 20 , 3 Unidades 60
Total billetes 260
Monedas
Del corte de Bs. 5 , 20 Unidades 100
Del corte de Bs. 2 , 20 Unidades 40
Del corte de Bs. 1 , 10 Unidades 10
Del corte de Bs. 0.5 , 20 Unidades 10
Total monedas 160
Total billetes y monedas recontadas
420
Saldo según arqueo
1.500

Los fondos fueron recontados en mi presencia y devueltos conforme al igual que la

documentación existente en caja.

Lorenzo Cazas Nancy Inquillo Nadia

Aruquipa
Encargado Auditora Contadora

REGISTRO CONTABLE PARA LA REPOSICIÓN DE FONDOS

“LOS MIRONES”
COMPROBANTE DE DIARIO
CDE. No.
FECHA DETALLE DEBE HABER

02/03/02 SUSCRIPCIONES 113.10

CREDITO FISCAL 16.90
AGUAS DEL ILLIMANI 87
CREDITO FISCAL 13
ELECTROPAZ 130.50
 CREDITO FISCAL 19.50
REFRIGERIO 156.60
CREDITO FISCAL 23.40
ENTEL 104.40
CREDITO FISCAL 15.60
FOTOCOPIAS 60.90
CREDITO FISCAL 9.10
GASTOS DE MOVILIDAD 80
MATERIAL DE ESCRITORIO 217.50
CREDITO FISCAL 32.50
BANCO SANTA CRUZ 1.080
REGISTRO POR LOS GASTOS REALIZADOS
DURANTE EL MES

Diferencias en arqueos

En algunos casos se puede presentar diferencias en el recuento del efectivo, estos

pueden ser:

 Faltantes con responsabilidad

 Faltantes sin responsabilidad

Faltantes con responsabilidad del encargado .- Se refiere a la diferencia encontrada

entre la selección de la documentación existente y el recuento del efectivo sin
justificación alguna por parte del encargado. En este caso se deberá incluir dicho
faltante en el registro contable de reposición de gastos la diferencia cargando a la cuenta
personal .

Faltantes sin responsabilidad del encargado .- Se refiere a la diferencia encontrada

entre la selección de la documentación existente y el recuento del efectivo evidenciando
que no existe responsabilidad del encargado, por lo tanto la diferencia debe cargarse a
la cuenta de gasto según el documento encontrado.
 TEMA No. 2
CAJA GENERAL O CAJA MAYOR
Concepto.-
Se define como el dinero existente en efectivo para realizar transacciones inmediatas
sin restricción por la empresa.

El efectivo esta integrado por billetes, monedas, cheques, ordenes de pago, boletas de
depósito bancario y Recibos o vales de caja. Por lo tanto, las ventas a clientes que
utilizan tarjetas del banco son ventas de efectivo y no así las ventas al crédito. Por
consiguiente , la cuenta del efectivo en el mayor general es una cuenta de control

Exposición
La cuenta Caja , caja general o caja mayor se expone en balance general, en el grupo
del activo, sub-grupo disponibilidades y el saldo de la cuenta es deudor. El efectivo se
clasifica en el balance general por que es el activo corriente más líquido de todos.

Manejo del efectivo

El término manejo del efectivo se refiere a la planeación , control y contabilización de
las transacciones y de los saldos del efectivo. Debido a que el efectivo se mueve tan
fácilmente “el manejo del efectivo significa realmente el manejo de todos los recursos
financieros. El manejo eficiente de estos recursos es esencial para el éxito aun para la
supervivencia de toda organización empresarial.

Los objetivos básicos del manejo de efectivo son:

 Proporcionar una contabilidad precisa de los cobros, desembolsos y saldos del
efectivo. Una gran porción de las transacciones totales de un negocio
comprenden los cobros o desembolsos de efectivo. Así mismo, las transacciones
de efectivo afectan todas las clasificaciones dentro de los estados financieros –
activos, pasivos, patrimonio de los propietarios, ingresos y gastos. Si los estados
financieros han de ser confiables, es absolutamente esencial que las
transacciones sean registradas correctamente.
 Evitar o minimizar pérdida por robo o fraude. El efectivo es más susceptible de
robo que cualquier otro activo y, por consiguiente, requiere protección física.
 Anticipar las necesidades de endeudamiento y asegurar la disponibilidad de
sumas adecuadas de efectivo para realizar las operaciones del negocio. Toda
organización empresarial debe tener suficiente efectivo para satisfacer sus
obligaciones financieras a medida que estas se vence. De otra forma, sus
acreedores pueden obligar al negocio a ir a la quiebra.
 Evitar que queden inactivas innecesariamente grandes sumas de efectivo en la
cuentas bancaria sin producir ingreso. Con frecuencia, las compañías bien
 manejadas revisan sus saldos bancarios con el fin de transferir cualquier exceso
de efectivo a equivalentes a efectivo u otras inversiones que genere ingresos.
Control Interno sobre el efectivo
Algunas veces el control interno sobre el efectivo se considera como un medio de evitar
el fraude y el robo. Sin embargo, un buen sistema de control interno también ayudará a
alcanzar los otros objetivos del manejo eficiente del efectivo incluyendo la
contabilización precisa del efectivo, la anticipación de la necesidad de endeudamiento y
el mantenimiento de saldos del efectivo adecuados pero no excesivos.
Los pasos principales para lograr control interno sobre las transacciones y saldos del
efectivo incluyen:
 Separar la función de manejo del efectivo, del mantenimiento de los registros
contables. Los empleados que manejan efectivo no deben tener acceso a los
registros contables y el personal de contabilidad no debe tener acceso al
efectivo.
 Para cada departamento dentro de la organización, preparar un presupuesto
de efectivo (o proyección) de las entradas efectivo planeada, de los pagos y
de los saldos, en una agenda mensual para el año siguiente
 Los procedimientos de control de los desembolsos deben asegurar que solo
se hagan pagos autorizados para cubrir los gastos reales de la compañía.
 Prepara un listado de control de las entradas de efectivo en el momento y en
el lugar donde el dinero es recibido.- Para las ventas en efectivo, este listado
puede ser una cinta de caja registradora, creada mediante el registro de cada
venta.
 Exigir que todos los ingresos de efectivo sea depositados diariamente en el
banco
 Realizar todos los pagos en cheque
 Exigir que la validez y el valor de cada gasto sea verificado antes de su pago.