SGA Parte 7.4 A 7.7

7.4.
DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
El requisito básico de la cláusula 4.4.4 de la ISO 14001 es establecer y mantener informaciones

que describan los “elementos esenciales del sistema gerencia y sus interacciones” y que
ofrezcan “instrucciones para la documentación relacionadas”. Las informaciones pueden estar
en papel o en forma electrónica. La documentación provee un panorama útil del sistema de
gestión ambiental.
Toda organización deberá crear, almacenar y mantener al día toda la documentación necesaria
para su Sistema de Gestión Ambiental (SGA) basado en la norma ISO 14001. Normalmente, se
habla de un manual de gestión ambiental en el que la empresa incluye todos los elementos
básicos e importantes del Sistema.
El manual es el elemento básico del Sistema y en él se describe las responsabilidades,

obligaciones, la estructura organizativa y el alcance del propio sistema. Asimismo, se recogen
todos los recursos y métodos específicos, generales, conocimientos, procedimientos o
cualquier otro documento que desarrolle las exigencias del sistema o sea necesario para el
mismo. Además, el manual incluirá la política ambiental, los objetivos y fines de la empresa.
El manual responderá a todas las cuestiones relacionadas con el Sistema de Gestión Ambiental
ya que en este documento se recoge toda la información importante y destacada para saber lo
que hay que hacer, el cómo, cuándo y a quién se le pueden pedir responsabilidades al
respecto.
A continuación, se describirá brevemente cada uno de los documentos que se deben elaborar
para implementar correctamente un sistema de este tipo basado en el estándar internacional
ISO14001:
 Política ambiental: En este documento se definen cada uno de los principios

ambientales en los que se basan las organizaciones a la hora de desarrollar su
actividad diaria.
 Manual de gestión ambiental: En el que se incluyen las normas aplicables, los
principios, orientaciones y sugerencias implicados en la gestión ambiental y
considerando en todo momento los objetivos establecidos por la organización.
 Procedimientos: Se trata de un grupo de documentos en los que se establece el modo
de ejecutar aquellas actividades vinculadas con la gestión ambiental.
 Instrucciones Técnicas: A través de estos documentos se explica breve y claramente,
las fases necesarias para comenzar, ejecutar y concluir una actividad.
 Registros ambientales: Este tipo de documentos constituyen la base documental que
garantiza que la implementación del Sistema de Gestión Medioambiental se ha
realizado correctamente. Ofrece certeza objetiva de las tareas desarrolladas y de los
resultados logrados.
La documentación del sistema de gestión ambiental no necesita, realmente, contener todos

los procedimientos e instrucciones operacionales o documentos similares, pero puede orientar
a los usuarios en dónde encontrar tales informaciones. Las informaciones relacionadas pueden
incluir procedimientos operacionales internos, informaciones de proceso, instrucciones de
trabajo, planes para casos de emergencias en las instalaciones, registro y otras.
La documentación debe aparecer muy detallada, lo suficiente como para describir los
elementos referentes y centrales del Sistema de Gestión Ambiental, sus interacciones y
proporcionar orientación sobre dónde conseguir información más específica respecto a una
operación puntual del Sistema de Gestión Ambiental. Dependiendo de la empresa, la
documentación se podrá guardar en papel o en formato digital.
7.5. CONTROL DE DOCUMENTOS
La cláusula de control de documentación, la 4.4.5 de la ISO 14001 exige que las organizaciones
establezcan procedimientos claros para controlar todos los documentos exigidos por la norma.
Esto incluye procedimientos para crear y modificar documentos.
Cualquiera que sea el procedimiento, esto debe producir documentos que:
 Puedan ser localizados.

 Sean legibles, identificables, fechados (con fecha de revisión) y mantenidos de manera
ordenada.
 Sean periódicamente analizados, revisados y aprobados en el caso de ser adecuados.
 Sean utilizados y disponibles a todos los que los necesiten en todos los locales
esenciales.
 Sean mantenidos por un periodo especifico y removidos cuando sean obsoletos.
 Si son obsoletos, deben mantenerse por cuestiones legales o de auditoria, y ser
identificados como tal.
La organización debe también desarrollar procedimientos para crear y modificar varios tipos
de documentos.
7.6. CONTROL OPERACIONAL
La próxima etapa en la implementación del SGA es el control operacional, en la cláusula 4.4.6.

El requisito básico es identificar y planificar las actividades y operaciones “asociadas a los
aspectos ambientales significativos identificados de acuerdo a las políticas, objetivos y metas
del SGA”. Como fue descrito anteriormente, estas actividades fueron definidas en el programa
para lograr los objetivos y metas, y van desde la investigación y proyecto del producto hasta la
producción, comercialización, servicio a clientes y entrega del producto final.
La finalidad de los controles es asegurar que el desempeño ambiental logre los objetivos y
metas.
Las organizaciones alcanzan el control operacional de la siguiente manera:
 Preparando procedimientos documentados para las actividades y operaciones a fin de

asegurar que no se desvíen de políticas, objetivos y metas.
 Especificando criterios operacionales.
 Estableciendo y comunicando a los proveedores y subcontratados, los procedimientos
relevantes que se relacionen con los aspectos ambientales significativos de los bienes y
servicios utilizados por la organización.
Una vez más, los procedimientos documentados no son necesarios para toda las operaciones y
circunstancias, pero solamente cuando se quiere “garantizar que, en determinadas
situaciones, su ausencia no ocasione el desvió de los objetivos y metas ambientales”.
La cláusula de control operacional 4.4.6 de la norma ISO 14001 debe estar íntimamente
relacionada a la 4.5.1. – monitoreo y medición.
La norma establece que los equipos de control (incluyendo aquellos utilizados para medir
objetivos y metas) deben estar calibrados y mantenidos. Interpretaciones recientes de
auditores con experiencia internacional con respecto a este ítem, consideran que para un
procedimiento estar calibrado y mantenido, todos los requisitos definidos en la ISO 9001
deben ser ejecutados. Es una interpretación polémica, sin embargo, es lo que debe ser
cobrado caso la empresa busque una certificadora internacional.
Es necesario garantizar que todos los procesos y actividades sean controlados.
7.7. PREPARACIÓN Y CONTROL PARA SITUACIONES DE EMERGENCIA
La organización debe ser preparada para responder las condiciones operacionales anormales,
situaciones de accidentes y emergencias. Estas pueden incluir, entre otras ocurrencias,
descargas accidentales en el agua o en el suelo, emisiones accidentales a la atmosfera y otros
efectos específicos en el ecosistema provocados por derrames accidentales.
El requerimiento básico en la ISO 14001, cláusula 4.4.7, es establecer y mantener

procedimientos para identificar la posibilidad de ocurrencias de accidentes y emergencias y la
respuesta a estas situaciones. La organización también debería estar preparada para prevenir y
minimizar los impactos ambientales asociados. Finalmente, la organización debe realizar un
análisis critico y revisar, cuando necesario, sus procedimientos de atención a situaciones de
emergencia y testarlos siempre que sea practico hacerlo.
La norma de orientación ISO 14004 indica que los planes de emergencia pueden incluir:
designación de autoridad y responsabilidad, desarrollo de procedimientos para prestación de
servicios en situaciones de emergencia, métodos de reacción a diferentes tipos de emergencia,
informaciones sobre materiales potencialmente peligrosos, comunicaciones internas y
externas en las situaciones de emergencia y entrenamiento sobre atención y respuestas a
emergencias. Esto debe estar relacionados a los procedimientos existentes en la empresa
relacionados a la salud y seguridad.
Es necesario establecer y mantener procedimientos para identificar el potencial y atender a

accidentes y situaciones de emergencia.

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El requisito básico de la cláusula 4.4.4 de la ISO 14001 es establecer y mantener informaciones

El manual es el elemento básico del Sistema y en él se describe las responsabilidades,

 Política ambiental: En este documento se definen cada uno de los principios

La documentación del sistema de gestión ambiental no necesita, realmente, contener todos

7.5. CONTROL DE DOCUMENTOS

Cualquiera que sea el procedimiento, esto debe producir documentos que:

 Puedan ser localizados.

7.6. CONTROL OPERACIONAL

La próxima etapa en la implementación del SGA es el control operacional, en la cláusula 4.4.6.

Las organizaciones alcanzan el control operacional de la siguiente manera:

 Preparando procedimientos documentados para las actividades y operaciones a fin de

Es necesario garantizar que todos los procesos y actividades sean controlados.

7.7. PREPARACIÓN Y CONTROL PARA SITUACIONES DE EMERGENCIA

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Es necesario establecer y mantener procedimientos para identificar el potencial y atender a

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