Laive - Control Interno de Efectivo y Equivalente de Efectivo - Ejemplo Trabajo Final

MANUAL DE CONTROL INTERNO DE EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO
(CÓDIGO C.EF.E-MAE.001) Fecha: 13 de Noviembre 2002_sesión 11-26)
1. Control De Cheques Y Pagos

1.1 El personal autorizado para firmar cheques no pueden contabilizar las operaciones
que se dan dentro de la empresa.
1.2 Las chequeras deben estar resguardadas en la caja fuerte.
1.3 Los cheques que han sido anulados, deban constar con un sello de anulación y
mantener en archivo.
1.4 Se debe efectuar un mayor control de los cheques girados, pagados por el Banco,
(caducados y cancelados).
1.5 Los anticipos de sueldos, serán descontados en el pago de fin de mes.
1.6 Los pagos mayores a $100,00 se realizará a través de cheques, por lo contrario se
1.7 procederá hacer uso de la caja chica.
1.8 No se realizaran pagos fuera del giro del negocio.
2. Control de cuentas corrientes

2.1 Cada fin de mes el contador revisará a su auxiliar encargado de bancos que estén
todas las cuentas corrientes conciliadas con las operaciones del libro bancos.
2.2 Los pagos a cuentas corrientes de proveedores nuevos serán confirmadas dentro
de las 24 horas después de haber recibido los bienes.
3. Uso fondo fijo efectivo.

3.1 Para el uso de los fondos de fondo fijo, se debe sustentar con el formato de egreso
de fondo fijo. Se indicara claramente el código que corresponda al departamento a
que debe cargarse dicha erogación. Este formato lo firmara el jefe del
departamento solicitante.
3.2 El destino de los fondos entregados, nunca debe ser diferente del gasto efectuado.
Asimismo, si por algún motivo sobra dinero, este no debe emplearse en otras
compras no especificadas en el adelantado.
3.3 Consecuentemente, se reconocerá únicamente gasto lo que se ajuste al estipulado
en el formato. Una vez realizado el gasto, se debe efectuar la liquidación
correspondiente ante el responsable del manejo de la fondo fijo.
3.4 Se hace imprescindible que todo desembolso de fondo fijo esté debidamente
respaldado con la presentación de un justificante; y/o sustentados mediante
documentos debidamente autorizados; como facturas, boletas de ventas, recibos
de honorarios profesionales, importes y fechas de cancelación.
3.5 La Gerencia General establecerá el monto máximo que se pagara con el fondo de
Fondo fijo, en coordinación con la gerencia de áreas, pudiendo ser modificado
previa autorización de la Gerencia General.
3.6 Todo documento, recibo “provisional “por mayor suma a lo establecido deberá
tener la autorización del Gerente General.
3.7 La Gerencia Financiera tomara las medidas de control previo y la oficina de
auditoria interna de control posterior de todo el movimiento que origina el fondo
fijo.
4. Reembolso de Fondo fijo.
4.1 La recepción del Fondo Fijo de se realizara oportunamente previa documentación
sustentatoria debidamente autorizada. La reposición oportuna implica reintegrar
una suma igual a los gastos efectuados, y no podrá ser inferior al 10%, ni mayor al
monto del fondo de Fondo fijo asignado. La recepción se efectuara las veces
necesarias y/o de acuerdo al requerimientos de lo que se necesite.
4.2 Todos los documentos cancelados con el Fondo fijo deberán ser enumerados
correlativamente y codificados de acuerdo al plan contable de la empresa y
registrados en un libro auxiliar de Fondo fijo, que para el efecto llevara el
encargado del fondo.
4.3 El encargado del fondo prepara el comprobante de caja y el resumen detallado de
los documentos pagados en original y copia solicitando a la Gerencia Financiera la
reposición del Fondo. Copia de esta solicitud se mantendrá en archivo en forma
cronológica
4.4 El departamento de Contabilidad procederá previa verificación de los documentos
sustentatoríos y codificación contable, a tramitar el giro del cheque de reposición
por el departamento de tesorería a nombre de encargado del manejo del fondo
fijo.
4.5 Los documentos pagados por Fondo fijo serán reembolsados teniendo en cuenta la
fecha en que se produjo el gasto. Para los efectos de los registros contables
oportunos y no podrán ser mayores al asignado.
4.6 El Boucher y sus correspondientes comprobantes, serán archivados, como
justificación del cheque emitido en calidad de reintegro de Fondos para Fondo fijo.

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1. Control De Cheques Y Pagos

2. Control de cuentas corrientes

3. Uso fondo fijo efectivo.

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