201709051450235539

INFORME FINAL DE AUDITORIA INTERNA N° 11 -2017
SECRETARIA DE TRANSITO Y TRANSPORTE
1. INFORMACIÓN GENERAL
Nombre de la
ALCALDÍA DE MANIZALES
Entidad
Secretario /
CARLOS ALBERTO GAVIRIA MARIN
Director
Fecha de
Ejecución de la Desde el 8 al 18 de
entrega del 31 de Agosto 2017
Auditoria Agosto de 2017
informe final
Reunión de Reunión de
8 de Agosto de 2017 25 de Agosto 2017
Apertura Cierre
Evaluar que la gestión de las Secretarías y Unidades de la
Administración Central Municipal, estén conformes con las
Objetivo de la disposiciones legales vigentes, con la planeación estratégica,
Auditoria: procesos y procedimientos aplicables, a la gestión financiera, así
como los componentes establecidos en el Modelo Estándar de
Control Interno “MECI”.
Seguimiento y verificación al Plan de Mejoramiento: N° 20-2016
producto de la auditoría integral 2016.
- No. 02-2017 Consorcio servicios de transito-STM suscrito con
la Contraloría General del Municipio.
- No. 01-2017 producto de la auditoría Especial No.008-2016
realizada por Control Interno.
- No. 07-2016 productos de la auditoría Especial No.007-2016
realizada por Control Interno.
Alcance de la
Auditoria:
SERVICIOS:
1. Ordenes de comparendo por parte de la Policía.
2. Procedimientos realizados por los Agentes de Tránsito
Seguimiento y verificación a: La política documental de la Alcaldía,
contratación, ejecución presupuestal, mapas de riesgos, Modelo
Estándar de Control Interno MECI, cumplimiento de metas e
indicadores durante el periodo comprendido del 19 de Septiembre
de 2016 al 30 de Julio de 2017.
Jefe de la Unidad
GLORIA DEL PILAR MARTINEZ MUÑOZ
de Control Interno
Auditor Líder GLORIA ESPERANZA RESTREPO GARAY
Limitante de la
Para esta auditoria no se presentaron limitantes
1
auditoria
Página
Fortalezas Se resalta el compromiso de todos los líderes para el

mejoramiento continuo de los procesos de la Secretaría de
Tránsito y Transporte.
2. PLAN DE MEJORAMIENTO:
 N° 20-2016 PRODUCTO DE LA AUDITORÍA INTEGRAL 2016.

 No. 02-2017 CONSORCIO SERVICIOS DE TRANSITO-STM SUSCRITO CON
LA CONTRALORÍA GENERAL DEL MUNICIPIO.
 No. 01-2017 PRODUCTO DE LA AUDITORÍA ESPECIAL NO.008-2016
REALIZADA POR CONTROL INTERNO.
 No. 07-2016 PRODUCTO DE LA AUDITORÍA ESPECIAL NO.007-2016
REALIZADA POR CONTROL INTERNO.
Auditor del Proceso: Firma del Auditor:

GLORIA ESPERANZA RESTREPO GARAY
Criterio: Decreto No. 1083 de 2015, en el aparte que dice: “ Las deficiencias encontradas
producto de esa evaluación y seguimiento y recomendaciones sugeridas en las diferentes
instancias de evaluación, incluyendo las emitidas por los órganos de control del Estado,
deben ser acogidas por el servidor responsable y/o por el nivel de administración p
dirección correspondiente”.
2.1 MUESTRA AUDITADA
PLANES DE MEJORAMIENTO:
 20-2016: Suscrito con la Unidad de Control Interno, producto de la auditoría integral

No.14 de 2016.
 02-2017: Suscrito con la Contraloría General del Municipio, producto de la auditoria

AGEI-EX 3.29-2016.
 07-2016: Suscrito con la Unidad de Control Interno producto de la auditoría especial

No.7 de 2016.
 01-2017: Suscrito con la Unidad de Control Interno producto de la auditoría especial

No.8 de 2016.
2.2. METODOLOGIA DE LA AUDITORIA

2
Página
 Entrevistas personalizadas con los funcionarios responsables del cumplimiento de las

acciones de mejoramiento en los planes de mejoramiento.
 Oficios, circulares, memorandos, informes y actas que sustentan el cumplimiento de

las acciones planteadas.
 Base de datos de los sistemas implementados por la Alcaldía de Manizales al proceso

de Servicio al Cliente.
 Página WEB de la Alcaldía.
 Mapa se Riesgos de la Alcaldía de Manizales.
 El Sistema Electrónico para la Contratación Pública, SECOP.
 Bases de datos que reposan en la Inspección sexta de Secretaría de Tránsito y

Transporte relacionado con fallos de segunda instancia.
 Informes mensuales que reposan en los archivos de la Secretaría de Tránsito y

Transporte.
 Tablas de retención documental.
2.3 CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
1. PLAN DE MEJORAMIENTO: N° 20-2016 PRODUCTO DE LA AUDITORÍA

INTEGRAL 2016.
Plan de Mejoramiento No.20 - 2016: Se realizó evaluación y seguimiento al

cumplimiento de las once (11) acciones de mejoramiento suscritas por la Secretaría de
Tránsito y Transporte en el año 2016 ante la Unidad de Control Interno, producto de la
Auditoria Integral No.14 del 2016, de las cuales nueve (9) se cumplieron en su totalidad,
uno (1) se cumple parcialmente y uno (1) no se cumplió, arrojando un resultado final del
96%.
Evaluación y seguimiento Plan de Mejoramiento No. 20-2016
HALLAZGO No. 1:
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: No se encontraron respuestas anexas en el sistema,

3
incumpliendo así lo establecido en el artículo 23 de la Ley 734 de 2002 código disciplinario

Página
único, art. 31 de la Ley 1755 de 2015 y a la Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticurrupción. PERSISTE:
Toda vez que revisada nuevamente la gestión documental y atención al ciudadano en el periodo
comprendido del 5 de octubre de 2015 al 2 de septiembre de 2016 en los siguientes tramites:

33685, 34093, 34321, 34810, 36248, 36252, 39385, 39710 de 2015 y 693, 1314, 3968,
5146, 5192, 6150, 6555, 7067, 10044, 13511, 13582, 13585, 13587, 13588 y 15755 de
2016.
RESULTADO OBTENIDO: De las 178 solicitudes ingresadas por los diferentes sistemas
que tiene implementada la Alcaldía fueron revisadas y verificada la trazabilidad a las
solicitudes que en ellos se encontraron en el periodo comprendido del 1 de enero al 30 de
junio de 2017: Ventanilla Únicas-PQR 78, Gestión Electrónica Documental-GED 100,
arrojando un resultado del 99% de cumplimiento, toda vez que solo fueron encontradas
dos (2) solicitudes sin respuesta anexa. La Secretaría con el fin de establecer estrategias
de seguimiento mediante memorandos Nos. 087 y 088 delegó un funcionario para que
realizara seguimientos periódico al trámite de requerimientos a los diferentes sistemas y
realizara llamados de atención a los funcionarios que no cumplieran con los términos y
directrices, además se evidencian actas de capacitación relacionadas el manejo de los
sistemas del 20 de enero de 2017, logrando subsanar las causas que originaron el
hallazgo.
HALLAZGO No. 2:
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: Se evidencio que no se realizan transferencias

documentales al Archivo Central Municipal, toda vez que la documentación de la Secretaría
de Tránsito y Transporte (STM) está siendo salvaguardada en una bodega ubicada en el
barrio La Enea, incumpliendo así con los lineamientos y políticas institucionales en materia
de transferencia documental al archivo central municipal, que es allí donde deben reposar
todos los documentos generados por las dependencias adscritas a la Alcaldía de Manizales
de acuerdo a lo consagrado en el Acuerdo 027-2006 y el Manual de Tablas de Retención
Documental y el Acuerdo 042 de 2002.
RESULTADO OBTENIDO: Se evidencian los siguientes documentos soportes que

sirvieron durante el proceso de auditoría para subsanar el presente hallazgo:
 Oficio UGT2376-16 donde se solicita a STM el manejo de las tablas de retención

documental.
 Instructivos de tablas de retención documental.
 Tablas de retención documental de la Secretaría de Tránsito y Transporte.

4
Página
 Transferencias documentales de los años 2013 y 2014.

HALLAZGO No. 3:
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: No se evidencia control de la información para la

prestación de los servicios de registro de automotores, registro de conductores y registros
de infracciones por parte de la Secretaría de Tránsito, toda vez que este control lo realiza
directamente el operador STM (Servicios de Tránsito de Manizales), incumpliendo así lo
estipulado en el art. 159 de la Ley 769 de 2002, art. 26 de la Ley 1383 de 2010.

 Oficio STT-2377 del 27 de diciembre de 2016 donde fueron solicitados los informes
de supervisión a STM.

Transporte.
HALLAZGO No. 4:
DESCRIPCION DEL HALLAZGO:

No se evidencian respuestas claras, precisas y concisas a las peticiones que son
formuladas por particulares e ingresadas a los diferentes sistemas de política documental
implementados por la Alcaldía de Manizales, incumpliendo así lo consagrado en el art. 23
de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1755 del 2015 y la Ley 1474 de 2011 Estatuto
Anticorrupción. Trámites: 7066, 9597, 10834, 956, 15496, 25118, 30273 de 2016.
que tiene implementada la Alcaldía se pudo evidenciar que de acuerdo con los controles
establecidos como: Memorandos internos Nos. 087 cuyo asunto es trámite adecuado de
requerimientos del sistema GED y 088 del año 2016 donde se delega un funcionario para
atender los requerimientos del sistema GED, logró que a la fecha se le respondiera al
usuario en una forma clara, precisa y concisa subsanando las causas que originaron el
hallazgo.
HALLAZGO No. 5:
5
Página
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: Se evidencia información desactualizada en la página

web de la Alcaldía, en el link Inicio - Nuestra Alcaldía, en donde los objetivos y funciones
generales de la Secretaría de Tránsito y Transporte, no corresponden a la realidad actual,

toda vez que la Junta Municipal de Tránsito y Transporte no se encuentra activa,
incumpliendo con lo señalado en el principio de la divulgación proactiva de la información de la
Ley 1712 del 6 de marzo de 2014 "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del
Derecho de acceso a la información pública Nacional y se dictan otras disposiciones".
RESULTADO OBTENIDO: De acuerdo a lo evidenciado en la página WEB de la Alcaldía,

en el Link inicio –Nuestra Alcaldía se observa información actualizada relacionada con la
Secretaría de Tránsito y Transporte, logrando así subsanar el hallazgo.
HALLAZGO No. 6:
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: No se evidencia publicación dentro de los tres días en

el SECOP según el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto
1082 de 2015, de los contratos que se relacionan a continuación: No. 1601010007, fecha
de creación: 1 de enero de 2015 - 2 de febrero de 2016, fecha de publicación: 19 de
enero de 2016 - 15 de febrero de 2016, documentos: Contrato - Acta de inicio.
RESULTADO OBTENIDO: De acuerdo a la muestra tomada una vez aplicada la

herramienta de muestreo aleatorio simple para estimar la porción de una población,
arrojando un total de trece (13) contratos de las diferentes modalidades, para realizar la
respectiva revisión legal y documental, se pudo evidenciar que Siete (7) de los contratos
no presentan publicación dentro de los tres días en el SECOP, a pesar del memorando
interno No.086 del 5 de diciembre de 2016 que insiste sobre la publicación oportuna de
información de contratos en SECOP y cumplimiento de normatividad vigente en materia de
contratación, emitida por el Secretario de Tránsito.
Este hallazgo se traslada a un nuevo plan de mejoramiento que será suscrito por la
Secretaría de Tránsito y Transporte como producto de la auditoria interna de 2017.
HALLAZGO No. 7:
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: No se encontró dentro del contrato No. 1501160636,

la fecha en que se suscribieron las adendas Nos. 1, 2, 3 y 4 incumpliendo así lo
preceptuado en el Artículo 24 de la Ley 80 de 1993, el Artículo 209 de la Constitución Política de
Colombia, el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de
2015.
6
Página
RESULTADO OBTENIDO: Revisada nuevamente la contratación de la Secretaría de

Tránsito y Transporte durante el periodo comprendido del 19 de septiembre de 2016 al
30 de julio de 2017 se pudo evidenciar que las fechas de las adendas que se encuentran
en los contratos cumplen con la normatividad vigente en materia de contratación,

logrando así subsanar el hallazgo.
HALLAZGO No. 8:
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: No se encontró dentro de las carpetas contractuales

los informes o actas de supervisión que debían presentarse de manera mensual durante la
ejecución del contrato y que a su vez debían ser publicados en la página del Secop,
incumpliendo así lo preceptuado en el Artículo 8 del Decreto 103 de 2015, los artículos 83 y 84
de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 045 de 2007 de la Alcaldía de Manizales. Contratos de
comodato No. 1510160636: No se evidenciaron los informes de supervisión durante la ejecución
del contrato, No. 1511250675: No se evidenciaron los informes de supervisión durante la
ejecución del contrato, No. 1601010007: No hay informes o actas de supervisión de los meses
febrero, marzo, abril y junio de 2016, ni su publicación en el Secop, No. 1602120064: No hay
informe de supervisión de abril y junio de 2016, ni su publicación en el Secop, No. 1603180172:
No se evidenciaron los informes de supervisión durante la ejecución del contrato en lo que va del
año 2016, ni su publicación en el Secop, No. 1605100261: No se evidenciaron ni informes ni actas
de supervisión durante la ejecución del contrato en lo que va del año 2016, ni su publicación en
el Secop, No. 1606170342: No se evidenció el informe o acta de supervisión del mes de julio de
2016, ni la publicación de ningún informe en la página del Secop.
RESULTADO OBTENIDO: De acuerdo a la muestra tomada una vez aplicada la

herramienta de muestreo aleatorio simple para estimar la porción de una población,
arrojando un total de trece (13) contratos de las diferentes modalidades, para realizar la
respectiva revisión legal y documental, se pudo evidenciar que dos (2) de los contratos
no contienen informes o actas de supervisión que debían presentarse mensualmente
durante la ejecución del contrato y a su vez debían ser publicados en la página del
SECOP, se pudo evidenciar que a pesar de haber realizado las actividades suscritas en el
plan de mejoramiento estas no fueron efectivas toda vez que en la revisión se encontraron
las mismas falencias.
Este hallazgo se traslada a un nuevo plan de mejoramiento que será suscrito por la
Secretaría de Tránsito y Transporte como producto de la auditoria interna de 2017.
HALLAZGO No. 9:
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: No se evidencia el acta de inicio de los contratos Nos.

1608040462 y 1608300504 incumpliendo lo estipulado en el Decreto 1082 de 2015 como lo
7
pactado en la minuta contractual y en el Decreto 303 de 2014 Manual de Contratación de la

Página
Alcaldía de Manizales.
RESULTADO OBTENIDO: La causa del hallazgo, la acción de mejoramiento y la

descripción de las actividades no concuerdan con el hallazgo, sin embargo revisada
nuevamente la contratación de la Secretaría de Tránsito y Transporte durante el periodo
comprendido del 19 de septiembre de 2016 al 30 de julio de 2017 se pudo evidenciar que
la totalidad de los contratos seleccionados para la revisión contenían el acta de inicio.
HALLAZGO No. 10:
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: No coincide la fecha de publicación del contrato en la

página del Secop, con la fecha de publicación plasmada en el acta de inicio del contrato
No. 1607110404 incumpliendo así lo pactado en el Artículo 24 de la Ley 80 de 1993.
RESULTADO OBTENIDO: Una vez revisada la contratación de las vigencias 2016 y 2017
objeto de esta auditoria se pudo observar que el hallazgo fue subsanado.
HALLAZGO No. 11:
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: Se evidenció que dentro de la cláusula de supervisión

de las minutas contractuales de los contratos Nos. 1606170342 y 1607110404 no se
especifica, ni se determina la periodicidad con que se deben presentar los informes o
actas de supervisión e interventoría, observándose así el incumplimiento del Artículo 83 y
84 de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 045 de 2007, ejecución 3.1.6.
RESULTADO OBTENIDO: Por medio del memorando interno No.086 del 5 de diciembre
de 2016 que insiste sobre la publicación oportuna de información de contratos en SECOP y
cumplimiento de normatividad vigente en materia de contratación, emitida por el
Secretario de Tránsito, se pudo evidenciar que fueron incluidas dentro de las minutas
contractuales la cláusula de supervisión con la periodicidad con la que se realizara
seguimiento y control a la ejecución del contrato por parte del supervisor del mismo.
Evaluación cumplimiento Plan de Mejoramiento No. 20-2016
El plan de mejoramiento se evaluó según criterio de la Unidad de Control Interno de la

Alcaldía de Manizales aprobado mediante acta del 28 de julio de 2017, otorgando la
siguiente valoración, según sea el caso y en términos porcentuales de acuerdo al grado de
avance alcanzado y evidenciado, así:
8
0-69 : Deficiente
Página
70-79 : Aceptable
80-89 : Satisfactorio
90-100 : Sobresaliente
Igualmente, se realizó evaluación de la eficiencia, eficacia y efectividad lograda por cada

una de las acciones planteadas, las que debían subsanar la observación (debilidad)
presentada en el proceso auditado.
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados.
Efectividad: Medida de impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados

planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. (Según la ley
872/2003 corresponde a la medición del impacto).
Para el caso de la valoración de la eficiencia, eficacia y el impacto, se considera positivo
cuando la acción se haya valorado en un porcentaje mayor al 80%, según evidencias.
No. %
Eficacia Eficiencia Impacto
Hallazgo Cumplimiento
1 99% SI SI POSITIVO
6 54% NO NO NEGATIVO
96%
0-69: Deficiente
70-79: Aceptable
80-89: Satisfactorio
90-100 Sobresaliente
96% SOBRESALIENTE
9
Una vez realizado el análisis de seguimiento al Plan de Mejoramiento suscrito por la

Página
Secretaría de Tránsito y Transporte en relación a la publicación dentro de los tres días en

el SECOP, se encuentra que este no ha logrado los niveles de efectividad esperados en el
tiempo descrito en el mismo, por lo que los mecanismos de control en este tema siguen
presentando falencias en cuanto a la publicación.
2. PLAN DE MEJORAMIENTO No. 02-2017: CONSORCIO SERVICIOS DE

TRANSITO-STM SUSCRITO CON LA CONTRALORÍA GENERAL DEL
MUNICIPIO.
El Plan de Mejoramiento No.2 - 2017: Se realizó evaluación y seguimiento al

cumplimiento de las cinco (5) acciones de mejoramiento suscritas por la Secretaría de
Tránsito y Transporte en el año 2017 ante la Contraloría General del Municipio auditoria
AGEI-EX 3.29-2016 de las cuales tres (3) se cumplieron totalmente y dos (2) se
cumplieron parcialmente, arrojando un resultado final del 93%.
HALLAZGO No. 1:
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: Transversal Secretaría de Tránsito de Manizales.

Deficiencias de supervisión del convenio interadministrativo no. 070517385: - Balance del
contrato a la fecha: El valor del convenio es de $1.780.000.000. Cifra que se indexará
anualmente (mes enero) con el I.P.C., se aprecia que durante la ejecución del convenio
siempre se ha tenido esta cifra como valor total del convenio sin realizar los ajustes
estipulados, dejando a la desinformación e inexactitud cuando se pretenda revisar el
Balance Económico. - Informe Financiero del Contrato: Ni INFOTIC, ni el Interventor
solicitan este tipo de informe, aquel que llama fuertemente la atención es el del Estado
Financiero Mensual, el que claramente determina el Balance del Ejercicio y nos permite
determinar el comportamiento del ejercicio, es decir, cuantificar el número total de
trámites realizados durante el mes, el valor de los ingresos y la dispersión, desde el punto
de vista del Ente de Control, cercenando la posibilidad de manera transversal, el Municipio
desde la Interventoría e INFOTIC desde su obligación general de permitir conocer de
primera mano dicha información.
RESULTADO OBTENIDO: Se dio cumplimiento parcial.

10
1. Vinculación de apoyo a la supervisión: Aunque esta es la acción comprometida

Página
en el plan de mejoramiento y no se le dio cumplimiento, se pudo evidenciar que

se han realizado todas las acciones del caso para conseguir dicha vinculación y
aunque no se haya cumplido el hallazgo se viene realizando el seguimiento al

contrato de manera adecuada.
2. Informes de supervisión con indexación del valor del convenio con el IPC,
presentando las siguientes evidencias:
 Oficio STT.0327 del 3 de febrero de 2017 dirigido a la Doctora CLARA INÉS

ESTRADA MARÍN Profesional Universitario Área Financiera Secretaría de
Tránsito y Transporte. ASUNTO: SOLICITUD INDEXACION VALOR CONVENIO
No. 070517385.
 Oficio STT-0533 del 22 de febrero de 2017 dirigido al Doctor Carlos Alberto
Gaviria Marín mediante el cual se comunica la indexación del valor del
convenio 070517385.
 Póliza No. 12-44-101 105897 anexo 3 con fecha de vencimiento del 28 de
agosto de 2017, por valor $2.702.474.569. SE CUMPLE
3. Requerimientos a INFOTIC, informe financiero mensual con cuantificación del

número total de trámites realizados, el valor de los ingresos y la dispersión, se
presentan las siguientes evidencias:
 Oficio STT-0326 dirigido al gerente de la sucursal de INFOTIC solicitando

informe mensual con la aplicación del paso a paso de cobro de jurisdicción
coactiva, los informes solicitados a INFOTIC fueron evidenciados en el
sistema.
Dado lo anterior a este hallazgo se le da una valoración del 83%
HALLAZGO No. 2:
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: Incumplimiento de compromisos y obligaciones

descritas en el numeral 13 del capítulo X OBLIGACIONES DE INFOMANIZALES, literal A.
OBLIGACIONES GENERALES del Convenio 070517385. No se ha cumplido plenamente con
la obligación de "Asumir todos los gastos que demande el desarrollo de la concesión,
asociados a la operación de la misma, tales como servicios públicos, compra de bienes
muebles y reposición de los mismos, actualización de equipos de sistemas, archivos,
hardware y software, insumos consumidos en la operación de la concesión (especies
venales, formas continuas, papelería preimpresa, tintas, entre otros)..."; toda vez que de
11
los ingresos generados por los insumos, los cuales se encuentran informados de manera
diaria y separada, no hacen parte de la dispersión de que trata el capítulo "V. FORMA DE
Página
PAGO" es decir transferir para el Municipio de Manizales el 30% e INFOMANIZALES el

70%; pues los mismos son enviados o transferidos en su totalidad y/o de manera plena
para el Consorcio Servicios de Tránsito de Manizales, aliado estratégico de INFOTIC
RESULTADO OBTENIDO: Se dio cumplimiento parcial igual que en el hallazgo anterior ,

toda vez que fueron comprometidas las mismas acciones, incluidas mesas de trabajo
soportadas entre otros en los siguientes documentos:
 Actas de mesas de trabajo de fechas: mayo 2 de 2017 y 30 de mayo de 2017,

cuyo objetivo es: “ Reunión plan de mejoramiento # 02-2017 Contraloría General
del Municipio de Manizales - Auditoria Especial N° 3.29-2016”
 Oficio del 30 de mayo de 2017 dirigido al Consorcio de Servicio de Tránsito de

Manizales, ASUNTO: Plan de mejoramiento mesas de trabajo Contraloría de
Manizales, convenio interadministrativo No. 070517385.
 Oficio STT. 1283 del 11 de mayo de 2017 dirigido al Doctor JORGE ALIRIO
MURILLO FRANCO Gerente Sucursal INFOTIC. ASUNTO: OBSERVACIONES ACTA
DE INTERVENTORIA Tramite GED. 117351-17.
 Oficio STT-0890 dirigido a la Tesorería Municipal solicitando impartir restricción al
Banco Popular en el sentido de indicarle los cambios para consignación de los
dineros pagados por los usuarios que corresponden a insumos o especies venales.
 Respuesta de la Tesorería Municipal y el Banco Popular pronunciamiento de la
Gerencia Nacional de INFOTIC del 2 de junio de 2017, comunicando acciones
jurídicas adelantadas para recuperar los dineros.
 Acta de supervisión del mes de abril de 2017.
De este hallazgo se evidencian acciones jurídicas para subsanar la situación toda vez que
se encuentra en proceso jurídico, logrando un cumplimiento 80%.
HALLAZGO No. 3:
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: Transversal a la Secretaría de Tránsito y Transporte de

Manizales. Prescripción en los cobros de las infracciones de tránsito anteriores al 2009. No
viene cumpliendo de manera eficiente con el deber legal de recaudar la cartera por sus
diferentes conceptos, de emprender la debidas acciones de jurisdicción coactiva
establecida en el artículo 159 de la Ley 769 de 2002, modificado por el artículo 26 de la
Ley 1383 de 2010, toda vez que en las vigencias 2013, 2014 y 2015 ha realizado y/o
expedido las resoluciones de prescripciones de las acciones de cobro de multas impuestas
12
con ocasión de la realización de los comparendos así como de acuerdos de pago que se
han dejado de cancelar, de vigencias anteriores al 2009, que a pesar que es obligatorio
Página
declararlas de oficio, como lo establece el mismo artículo 159, evidencia una falta de
gestión y/o mecanismos efectivos para su cobro y correcto recaudo, más aún cuando
existe una responsabilidad conexa por parte de INFOTIC.
RESULTADO OBTENIDO: Se evidencia cumplimiento de las acciones de acuerdo a las

siguientes evidencias aportadas:
 Oficio STT-0326 dirigido al gerente de la sucursal de INFOTIC solicitando informe

mensual con la aplicación del paso a paso de cobro de jurisdicción coactiva.
 Informes mensuales de INFOTIC sobre gestiones de cobro coactivo.
 Actas de reuniones de seguimiento a cartera de diciembre de 2016, enero de 2017
y abril de 2017
 Informes financieros mensuales de 2017.
Dado lo anterior se evidencia un cumplimiento del 100%.
RECOMENDACIÓN: Seria importante solicitar informe mensual de la recuperación de la

cartera originada en el cobro por jurisdicción coactiva por concepto de infracciones de
tránsito.
HALLAZGO No. 4:
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: Pago de sanciones e intereses moratorios por

extemporaneidad y correcciones en declaraciones tributarias a la DIAN y entidades
territoriales con cargo a los recursos de INFOTIC.
RESULTADO OBTENIDO: La formulación de la acción de mejoramiento y la descripción

de las actividades no van encaminadas a contrarrestar la causa del hallazgo, además el
cumplimiento de las obligaciones no puede depender de acciones de terceros.
Las acciones deberían ir encaminadas a la implementación de controles en cuanto al pago

oportuno de declaraciones tributarias, sin embargo se evidencia que el hallazgo ha sido
subsanado a través de los controles que se vienen realizando por medio de la supervisión
del contrato y la certificación solicitada al revisor fiscal de INFOTIC, donde se indica que
no ha sido multada en lo corrido del año con ninguna entidad por impuestos nacionales o
locales.
RECOMENDACIÓN: Seria necesario que la Secretaría de Tránsito y Transporte tenga

especial cuidado en la formulación de los planes de mejoramiento ya que de ello depende
13
la efectividad en el cumplimiento de las acciones que garantizan el mejoramiento

continuo de los procesos a raíz de las auditorias, tanto internas como externas.
Página
Dado lo anterior el presente hallazgo arroja un avance de cumplimiento de 100%.

HALLAZGO No. 5:
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: Transversal a Infi-Manizales, los ingresos que informó

INFOTIC a INFIMANIZALES, no corresponden a la realidad financiera de INFOTIC, que se
pretende mostrar, pues como se puede apreciar se indicaron de manera consolidada
(INFOTIC antes INFOMANIZALES + CONSORCIO). Es así como se vislumbra una situación
presuntamente irregular frente a los documentos que soportan la transacción crediticia
realizada por INFOTIC con INFIMANIZALES, toda vez que se denota que dicha operación
se encuentra amparada en ingresos en un mayor porcentaje de un tercero como es el
caso de Consorcio Servicios de Tránsito de Manizales, pues sus ingresos netos una vez
descontados los correspondientes a Grúas y Patios, que son producto de otro convenio, lo
que desde ningún punto de vista respaldaría o garantizaría los recursos para pagar el
crédito.
RESULTADO OBTENIDO: Para el cumplimiento de este hallazgo fue aportado el oficio

del 2 de agosto de 2017 de INFI Manizales dirigido al Doctor Carlos Alberto Gaviria Marín,
Secretario de Tránsito y Transporte, ASUNTO: CUMPLIMIENTO DE LA ACCION No.5 DEL
PLAN DE MEJORAMIENTO DE LA AUDITORIA ESPECIAL No.3.29 -2016 INFOTIC, donde
anexan las políticas de crédito y cartera, de julio de 2017 sin firmas.
El plan de mejoramiento fue evaluado según criterio de la Unidad de Control Interno de la

Alcaldía de Manizales aprobado mediante acta del 28 de julio de 2017, otorgando la
siguiente valoración, según sea el caso y en términos porcentuales de acuerdo al grado de
avance alcanzado y evidenciado, así:
0-69 : Deficiente
70-79 : Aceptable
Igualmente, se realizó evaluación de la eficiencia, eficacia y efectividad lograda por cada

14
Página



No. %
93%
0-69: Deficiente
70-79: Aceptable
93% SOBRESALIENTE
3. PLAN DE MEJORAMIENTO No. 7-2016 PRODUCTO DE LA AUDITORÍA

ESPECIAL No.007-2016 REALIZADA POR CONTROL INTERNO.
Plan de Mejoramiento No.7 - 2016: Se realizó evaluación y seguimiento al cumplimiento

de las cinco (5) acciones de mejoramiento suscritas por la Secretaría de Tránsito y
Transporte en el año 2016 ante la Unidad de Control Interno, producto de la Auditoria
Especial No.7 de 2016 de las cuales cuatro (4) se cumplieron en su totalidad y una (1) se
cumplió parcialmente arrojando un resultado final del 96%.
15

Página
HALLAZGO No. 1:
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: Se evidenció que no se está cumpliendo por parte de

Infomanizales (INFOTIC) con la obligación general número 13 establecida en el convenio
interadministrativo N°070517385 celebrado entre el Municipio de Manizales e
Infomanizales (hoy INFOTIC), la cual contempla "Asumir todos los gastos que demande el
desarrollo de la concesión, asociados a la operación de la misma, tales como: Servicios
públicos, compra de bienes muebles y reposición de los mismos, actualización de equipos,
archivos hardware, insumos consumidos *en la operación de la concesión (especies
venales, formas continuas, papelería preimpresa, tintas, entre otros), salarios del personal
administrativo y operativo, que vinculen para la operación de la concesión, aportes
parafíscales y prestaciones sociales tanto de personal administrativo como operativo,
seguros (de las áreas en comodato \y elementos propios de la concesión), impuestos,
tasas, contribuciones, licencias y permisos de funcionamiento y demás gastos legales
asociados al convenio".
Toda vez que al verificar la cifra neta a distribuir para el Municipio de Manizales treinta por
ciento (30%) y a Infomanizales (INFOTIC) el setenta por ciento (70%), se descuenta el
valor de las especies venales, 35% Ministerio de Transporte y Runt, gastos que deben ser
asumidos por parte de Infomanizales (hoy INFOTIC), de acuerdo a la obligación General
número trece Estipulada en el convenio interadministrativo.
RESULTADO OBTENIDO: Se dio cumplimiento parcial, toda vez que las acciones
jurídicas se encuentran en proceso, se evidencian los siguientes documentos soportes:
 Actas de mesas de trabajo de fechas: Enero 2 de 2017 y 30 de mayo de 2017.

 Oficio del 30 de mayo de 2017 dirigido al Consorcio de Servicio de Tránsito de
Manizales, ASUNTO: Plan de mejoramiento mesas de trabajo Contraloría de
Manizales, convenio interadministrativo No. 070517385.
 Oficio STT. 1283 del 11 de mayo de 2017 dirigido al Doctor JORGE ALIRIO
MURILLO FRANCO Gerente Sucursal INFOTIC. ASUNTO: OBSERVACIONES ACTA
DE INTERVENTORIA Tramite GED. 117351-17.
 Oficio STT-0890 dirigido a la Tesorería Municipal solicitando impartir restricción al
Banco Popular en el sentido de indicarle los cambios para consignación de los
dineros pagados por los usuarios que corresponden a insumos o especies venales.
 Respuesta de la Tesorería Municipal y el Banco Popular pronunciamiento de la
Gerencia Nacional de INFOTIC del 2 de junio de 2017, comunicando acciones
jurídicas adelantadas para recuperar los dineros.
 Acta de supervisión del mes de abril de 2017.
16
De este hallazgo se evidencian acciones jurídicas para subsanar la situación toda vez que
se encuentra en proceso jurídico, logrando un cumplimiento 80%.
Página
HALLAZGO No. 2:
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: No se evidencia la entrega de los informes de gestión

de manera mensual y oportuna sobre los aspectos relevantes de la ejecución del convenio
incumpliendo lo pactado en el convenio Interadministrativo N°070517385 Clausula
X obligaciones de Infomanizales ahora INFOTIC; MES:
Octubre de 2015
Noviembre de 2015
Diciembre de 2015
Enero de 2016
Febrero de 2016
Marzo de 2016
Abril de 2016
Mayo de 2016
Junio de 2016
Julio de 2016
FECHA DE ENTREGA
3 de diciembre de 2015
19 de enero de 2016
28 de enero de 2016
22 de febrero de 2016
22 de febrero de 2016
22 de abril de 2016
31 de mayo de 2016
5 de julio de 2016
8 de agosto de 2016
23 de agosto de 2016

 Oficio UGT2377-16 del 23 de diciembre de 2016, dirigido a los Doctores Jorge Alirio
Murillo Franco, Gerente sucursal INFOTIC y Juan Carlos Gutiérrez Arbeláez,
Gerente STM, cuyo asunto: SOLICITUD DE ENTREGA INFORMACION REQUERIDA
E INFORMES MENSUALES.
17
Página

Transporte enviados por INFOTIC hasta el mes de julio de 2017.
HALLAZGO No. 3:
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: No se realizaron los comités de Seguimiento y el

Comité Administrativo de los meses de Diciembre de 2015 y Enero de 2016, de que deben
realizarse de manera mensual, igualmente se evidenció la ausencia de firmas en las actas
de los meses de octubre de 2015 y noviembre de 2015 incumpliendo lo pactado por las
partes en la Minuta contractual en su cláusula XXIV y el Decreto 045 de 2007 Manual de
procedimientos para las interventorías de los contratos que celebre la Administración Central
 Actas del comité de seguimiento de los meses de enero, febrero, marzo y abril
cuyo objetivo es: “Convenio interadministrativo No. 070517385 entre el Municipio
de Manizales e Infomanizales, hoy INFOTIC”, observan todas las actas firmadas
tanto las que reposan en los archivos de la Secretaría de Tránsito y Transporte
como las aportadas como evidencia. Las actas de los meses mayo y junio se
encuentran remitidas a INFOTIC para revisión y firmas, según oficios remisorios
STT -1808 del 7 de julio de 2017 y STT -2008 del 20 de agosto de 2017 y el acta
de julio se encuentra en elaboración.
Dado lo anterior se evidencia un cumplimiento a la fecha del 100%.
HALLAZGO No. 4:
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: No se evidencio el informe o acta de control y

seguimiento realizado por el interventor del convenio interadministrativo N° 070517385,
del mes de agosto del 2016, incumpliendo así lo estipulado en el Decreto 045 de 2007
Manual de procedimientos para las interventorías de los contratos que celebre la Administración
Central Numeral 4 de actas e informes y los Artículos 83 y 84 de la ley 1474 de 2011

sirvieron durante el proceso de auditoria subsanar el presente hallazgo:
 Acta de interventoría al contrato interadministrativo-concesión del 5 de junio de

2017.
18
 Oficio 1283 del 11 de mayo de 2017 dirigido al Doctor Jorge Alirio Murillo, gerente
Página
sucursal INFOTIC cuyo asunto: Observaciones acta interventoría de febrero de

2017, según tramite GED 117351-17.

Transporte enviados por INFOTIC hasta el mes de julio de 2017.
HALLAZGO No. 5:
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: No se evidencio el informe de gestión que debe

presentar Infomanizales hoy INFOTIC a la interventoría del convenio interadministrativo
N° 070517385, del mes de septiembre de 2016 incumpliendo así lo pactado en la Minuta
contractual Clausula X obligaciones de InfomanizaIes ahora INFOTIC y la cláusula XXI
Informes.
RESULTADO OBTENIDO: Se dio cumplimiento igual que en hallazgo anterior, toda vez
que fueron comprometidas las mismas acciones, incluidos los informes de gestión que
debe presentar INFOTIC, además fueron presentados los siguientes documentos:
 Informe de gestión de mayo de 2017 el cual contiene: Descripción de la actividad,

descripción cuantitativa, observaciones y entidad encargada de la gestión.
 Cronograma de actividades –cobro jurídico año 2017 con los siguientes datos:
Descripción de actividad, mes y días.
 Informe comercial de mayo de 2017 con indicadores y actividades comerciales

donde se evidencian descritos los siguientes componentes: registro municipal de
automotores, registro municipal de conductores, registro municipal de infractores.
 Resumen de actividades para el cobro persuasivo del mes de mayo de 2017.

19

Página
Se evaluó según criterio de la Unidad de Control Interno de la Alcaldía de Manizales

aprobado mediante acta del 28 de julio de 2017, el cumplimiento de cada acción
planteada, otorgándole la siguiente valoración, según sea el caso y en términos

porcentuales de acuerdo al grado de avance alcanzado y evidenciado, así:
0-69 : Deficiente
70-79 : Aceptable
Igualmente se realizó evaluación de la eficiencia, eficacia y efectividad lograda por cada



No. %
96%
0-69: Deficiente
70-79: Aceptable
20
96% SOBRESALIENTE
Página
4. PLAN DE MEJORAMIENTO No. 1-2017 PRODUCTO DE LA AUDITORÍA

ESPECIAL No.008-2016 REALIZADA POR CONTROL INTERNO.
El Plan de Mejoramiento No.1 - 2017: Se realizó evaluación y seguimiento al

cumplimiento de las doce (12) acciones de mejoramiento suscritas por la Secretaría de
Tránsito y Transporte en el año 2016 ante la Unidad de Control Interno, producto de la
Auditoria Especial No.8 de 2016 de las cuales ocho (8) se cumplieron en su totalidad, tres
(3) parcialmente y una (1) no se cumplió, arrojando un resultado final del 95 %.
HALLAZGO No. 1:
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: No se evidenció notificación personal en los procesos

Nros 627-2015, 040-2016, 057-2016, 086^2016, 044-2016, 089-2016, 043-2016, 075-
2016 y 030-2016, los cuales fueron sancionados por infracción código -F (embriaguez) y
que fueron revocados en segunda instancia como lo establece los artículos 86 al 71 de Ley
1437 de 2011 y la ley 1696 de 2O13 "Por medio de la cual se dictan disposiciones penales y
administrativas para sancionar la conducción bajo el influjo del alcohol u otras sustancias
psicoactivas".


Transporte llamado registro y control de los fallos proferidos por los Inspectores
de Tránsito y Transporte que contienen los siguientes datos:
- Número de expediente
- Número de identificación del ciudadano.
- Nombres y apellidos del ciudadano.
- Número del comparendo.
- Fecha del comparendo.
- Código de la infracción a las normas de tránsito.
21
- Fecha de audiencia.
- Fecha programada de fallo.
Página
- Numero de resolución.
- Fecha de fallo.
- Decisión.
- Interpone recurso.
- Clase de recurso.
- Fecha programada de respuesta de recurso.
- Decisión
- Placas del automotor.
 Memorando interno No. 010 del 6 de febrero de 2017 dirigido CESAR AUGUSTO
DÍAZ PESCADOR, Inspector Sexto, cuyo asunto es la remisión de expedientes
con el propósito de adelantar la acción contravencionales correspondiente,
respecto a los comparendos relacionados.
HALLAZGO No. 2:
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: No se evidencia que en los Procesos 606-2016,042-

2016,500-2016, 015-2016,017-2016,019-2016,004-2015,177-2016,207-2016,045-2016 y
256-2015 los que fueron confirmados en segunda instancia se encuentre debidamente
notificados los actos administrativos de conformidad a lo establecido en el artículo 139 de la
ley 769 del 2O02 Código Nacional de tránsito terrestre.
RESULTADO OBTENIDO: Se dio cumplimiento igual que en hallazgo anterior, toda vez
que fueron comprometidas las mismas acciones, para subsanar el presente hallazgo.
HALLAZGO No. 3:
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: No se evidencio la actuación administrativa de

segunda instancia en los procesos Nos. 072-2016, 048-2016, 169-2016, 092-2016, 140-
2016, 136-2016, 079-2016, 06^-2016, 107-2016, 059-2016, 044-2016, 076-2016, 029-
2016, 023-2016, 128J2016, 099-2016, 063-2016, 019-2016 y 055-2016 por lo que fue
decretada de oficio la caducidad de la acción contravencional incumpliendo lo estipulado
en el artículo 161 del Código Nacional de Tránsito y el Decreto Municipal 0464 de 2013 numeral
6°
22

Página

 Memorando interno No. 010 del 6 de febrero de 2017 dirigido CESAR AUGUSTO
DÍAZ PESCADOR, Inspector Sexto, cuyo asunto es la remisión de expedientes con
el propósito de adelantar la acción contravencional correspondiente, respecto a
los comparendos relacionados.

Transporte llamado registro y control de los fallos proferidos por los Inspectores
de Tránsito y Transporte que contienen los siguientes datos:
- Número de expediente
- Número de identificación del ciudadano.
- Nombres y apellidos del ciudadano.
- Número del comparendo.
- Fecha del comparendo.
- Código de la infracción a las normas de tránsito.

- Fecha de audiencia.
- Fecha programada de fallo.
- Fecha de fallo.
- Decisión.
- Interpone recurso.
- Clase de recurso.
- Fecha programada de respuesta de recurso.
- Decisión
- Placas del automotor.
 Se observó base de datos que reposan en la Inspeccion sexta con los sesenta y
ocho (68) procesos a los que se les fue decretada de oficio la caducidad de la
acción.
HALLAZGO No. 4:
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: Se evidencio que los procesos N°s 627-2015, 040-
23
2016, 057-2016,086-2016, 044-2016, 089-2016, 043-2016, 075-2016 y 030-2016,

que fueron sancionados por infracción código -F (embriaguez), no se encuentran
Página
debidamente notificado, una vez consultado el Sistema Qx se pudo corroborar que

el ciudadano reclamo su licencia de conducción observándose que no se cumple el

debido proceso y no existe control de la información que reposa en el Servicio de
tránsito de Manizales (STM) incumpliendo así lo establecido en los artículos 86 al 71 de
Ley 1437 de 2011 y la ley 1696 de 2013 "Por medio de la cual se dictan disposiciones penales y
administrativas para sancionar la conducción bajo el influjo del alcohol u otras sustancias
psicoactivas".

 Acta de reunión del día 29 de junio de 2017 cuyo objetivo era articular entre el
STM y la Secretaría de Tránsito y Transporte los pasos o directrices a seguir para
realizar las devoluciones de las licencias de conducción a los ciudadanos que por
infracción código F (embriaguez) se les haya retenido y que una vez fue resuelto
el recurso se ordene su devolución.
HALLAZGO No. 5:
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: No se encontró coherencia con el sentido del fallo que
revoco la decisión de primera instancia en los procesos N°627-2015 y 043-2016, que
fueron revocados en todas sus partes pero en la parte resolutiva en el artículo dos persiste
la cancelación de la licencia de conducción, incumpliendo lo estipulado en la ley 1996 de
2016 "Por medio de la cual se dictan disposiciones penales y administrativas para sancionar la
conducción bajo el influjo del alcohol u otras sustancias psicoactivas"

siguientes evidencias:
 Base de datos del 18 de agosto de 2017 relacionando los fallos de segunda

instancia de la Inspeccion segunda, la cual contiene los siguientes datos:
- Número de expediente.
- Numero de comparendo.
- Contraventor.
- Cedula de ciudadanía.
- Resolución No.
- Decisión.
24
- Apelación.
Página
- Numero de folios.
Evidenciándose que se creó un mecanismo para que el Secretario de Despacho tenga

conocimiento cuando las decisiones se confirman o se revocan.
 Otro control establecido por parte de la Secretaría de Tránsito fue marcar cada
una de las hojas que contienen la resolución con el fin de tener certeza que son
las hojas que efectivamente fueron firmadas por el secretario de despacho,
arrojando un avance de cumplimiento del 50%, toda vez que se tuvo
conocimiento que este control inicio en el mes de agosto de 2017.
El presente hallazgo será sujeto de suscribir en el nuevo plan de mejoramiento, producto

de la auditoria interna de 2017.
HALLAZGO No. 6:
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: Se evidencio que los procesos que son enviados al
Servicio de tránsito de Manizales (STM) no se encuentran debidamente foliados y de
conformidad con las normas archivísticas incumpliendo el procedimiento para el manejo
del archivo que se encuentra establecido en la Ley 594 de 2000 "Por medio de la cual se dicta
la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones"

 Oficio UGT2376-16 donde se solicita a STM el manejo de las tablas de retención

documental.
 Acta de junio 29 de 2017 cuyo objetivo es recibir asesoría de la Doctora Martha
Elena Correa López I, coordinadora del Archivo Municipal, sobre gestión
documental y pautas para el cumplimiento de las normas archivísticas.
 Instructivos de tablas de retención documental.
 Tablas de retención documental.
 Listados de asistencia a la capacitación realizada por la jefe de archivo.
 Oficio del STM del 11 de enero de 2017 relacionado con el manejo de las tablas
de retención documental.
25
Dado lo anterior se evidencia un cumplimiento del 100%

Página
HALLAZGO No. 7:
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: Se evidencia que la Secretaría de Tránsito y

Transporte no tiene contemplado dentro de su Mapa de Riesgos, la caducidad de la acción
contravencional, toda vez que no existen controles que eviten se configure la caducidad
de la acción, generando que se materialice la caducidad, como sucedió con veinte (20)
procesos adelantados a través de la Inspección Segunda de Tránsito, lo que puede
generar detrimento patrimonial, incumpliendo con lo establecido en el Manual Técnico del
Modelo Estándar del Control Interno para el Estado Colombiano — MECÍ 2014, Elemento
Administración del Riesgo.
RESULTADO OBTENIDO: Revisado nuevamente el mapa de riesgos se pudo evidenciar

que a partir del 19 de enero de 2017 fue incluido el riesgo No. 809 “Caducidad de la
acción contravencional en el desarrollo del programa por infracción a las normas de
tránsito.
Control: Informes mensuales del seguimiento en los procesos contravencionales en 1ª.
Instancia.

HALLAZGO No. 8:
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: Se omitió por parte del Inspector Segundo de tránsito
de la Alcaldía de Manizales la "entrega dé la información solicitada por parte del grupo
auditor de la Unidad de Control Interno para llevar a cabo la auditoria especial N°8
incumpliendo así lo establecido en la ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único en su artículo
34 deberes y obligaciones de los servidores públicos.

 Acta de reunión del 20 de enero de 2017, mediante la cual fue socializado el tema
sobre la entrega oportuna de la información solicitada por el grupo de control
interno para llevar a cabo cualquier auditoria.
Esta acción no ha sido efectiva puesto que en la reunión de cierre de la presente auditoría
realizada el día viernes 25 de agosto de 2017, se evidencio que no fueron entregadas
todas las evidencias en el momento de ser requeridas.

26
HALLAZGO No. 9
Página
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: Se encontró una falsa motivación en la resolución N°

088 de 2016 que resolvió el recurso de apelación mediante la cual se revocó la decisión de
primera instancia del expediente 075-2016, ya que uno de los fundamentos legales para
absolver en segunda instancia fue que el certificado de capacitación del agente de tránsito
que realizó la prueba no se encontraba vigente; una vez verificados los certificados por el
grupo auditor se encontró que los mismos en el momento del fallo gozan de vigencia pues
el agente fue certificado los días 8 - 9 y 10 de abril de 2013 y no como se asegura en el
fallo el inspector que fue expedido 17-06-2010, incumpliendo lo establecido en la
Resolución 1844 de 2015 anexo número 2 resolución capacitación del Instituto Nacional de
Medicina Legal y Ciencias forenses, que certifica su vigencia será por 5 años.
RESULTADO OBTENIDO: Se evidencia cumplimiento de las acciones de acuerdo a la

siguiente evidencia:
 Base de datos del 18 de agosto de 2017 relacionando los fallos de segunda

instancia de la Inspeccion segunda, la cual contiene los siguientes datos:
- Número de expediente.
- Numero de comparendo.
- Contraventor.
- Cedula de ciudadanía.
- Resolución No.
- Decisión.
- Apelación.
- Numero de folios.
Arrojando un resultado del 100% de cumplimiento.
HALLAZGO No. 10:
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: No se evidencian respuestas claras, precisas y concisas

a las peticiones que son formuladas por particulares e ingresadas a los diferentes sistemas
de Política Documental implementados por la Alcaldía de Manizales incumpliendo así lo
consagrado en el Art. 23 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1755 del 2015 y a la ley
1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción. Trámites: 42533 de 22/11/2013, 2940 de 28/01/2014,
253 de 07/01/2016, 21107 de 23/06/2016, 31856 de 07/09/2016, 37385 de 14/10/2016,
42533 de 22/11/2013, 2940 de 28/01/2014.
que tiene implementada la Alcaldía se pudo evidenciar que de acuerdo con los controles
27
establecidos logro que a la fecha se le respondiera al usuario en una forma clara, precisa y
concisa logrando subsanar las causas que originaron el hallazgo.
Página

HALLAZGO No. 11:
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: No se llevó a cabo el cargue de las respuestas anexas

en el sistema, lo que no permite al ciudadano evidenciar la trazabilidad a su solicitud
presentada ante la Administración Central Municipal, incumpliendo así lo establecido en el
artículo 23 de la ley 734 de 2002 código disciplinario único", Art.31 de la 1755 de 2015 y a la ley
1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción. Trámites: año 2013: 42139, 42685, 43325, 43327, 43570,
45610, 45876, 47215, 47216, 47217, 47218, 47219, 47220; año 2014: 846, 1689, 1693, 1713,
2234, 3654, 4001, 4095; año 2015: 12342, 19834; año 2016: 956, 1322, 6685, 6921, 9823,
10288, 11725, 13730; año 2014: 4096, 4097, 4388, 4391, 4410, 4489, 4969, 4970, 5671, 5929,
7336, 7555, 29529, 32379, 33824, 33970, 34876, 38632; año 2015: 3750, 3752; año 2016:
1322, 6685, 6921, 9823, 10288, 11725, 13730, 14504, 18123, 20960, 23213, 28629, 31856,
32366.
que tiene implementada la Alcaldía fueron revisadas y verificada la trazabilidad a las
solicitudes que en ellos se encontraron en el periodo comprendido del 1 de enero al 30 de
junio de 2017: Ventanilla Únicas-PQR 78, Gestión Electrónica Documental-GED 100,
arrojando un resultado del 99% de cumplimiento, toda vez que solo fueron encontradas
dos (2) solicitudes sin respuesta anexa. La Secretaría con el fin de establecer estrategias
de seguimiento mediante memorandos Nos. 087 y 088 delegó funcionario para que
realizara seguimientos periódico al trámite de requerimientos a los diferentes sistemas y
realizara llamados de atención a los funcionarios que no cumplieran con los términos y
directrices, además se evidencian actas de capacitación relacionadas el manejo de los
sistemas, logrando subsanar las causas que originaron el hallazgo.
HALLAZGO No. 12:
DESCRIPCION DEL HALLAZGO: Se evidencia que existen alarmas ejecutadas

anunciando retardos en los Sistemas implementados por la Alcaldía y aun así se siguen
presentando vencimiento de términos, en algunas de las solicitudes presentadas las cuales
podrían configurarse en faltas disciplinarias, conforme a lo establecido en el artículo 23 y 32
de la ley 734 de 2002 código disciplinario único", Art.31 de la 1755 de 2015 y a la ley 1474 de
2011 Estatuto Anticorrupción. Trámites: año 2013: 7126, año 2014: 1961, año 2016: 7666, 7800,
8099, 10182, 10834, 13582, 14196, 15522, 15530, 15532, 16659, 18507, 20149, 22103, 22452,
22531, 23801, 27139, 29086, 29327, 30900, 31760.
28
RESULTADO OBTENIDO: De las 178 solicitudes ingresadas por los diferentes sistemas,
Página
se evidencian vencimiento de términos, conforme a lo establecido en el artículo 23 de la

ley 734 de 2002 código disciplinario único”, Art.31 de la 1755 de 2015 y a la ley 1474 de 2011
Estatuto Anticorrupción en las siguientes solicitudes:
FECHA TRAMITE TRAMITE

11/01/17 747
Se evaluó según criterio de la Unidad de Control Interno de la Alcaldía de Manizales

aprobado mediante acta del 28 de julio de 2017, el cumplimiento de cada acción
planteada, otorgándole la siguiente valoración, según sea el caso y en términos
porcentuales de acuerdo al grado de avance alcanzado y evidenciado, así:
0-69 : Deficiente
70-79 : Aceptable
Igualmente se realizó evaluación de la eficiencia, eficacia y efectividad lograda por cada


No. %
29
Página
5 50% NO NO NEGATIVO
95%
0-69: Deficiente
70-79: Aceptable
95% SOBRESALIENTE
CONSOLIDADO PLANES DE MEJORAMIENTO

No. PLAN DE SUSCRITO CON AUDITORIA No. PORCENTAJE
MEJORAMIENTO DE
CUMPLIMIENTO
020-2016 Control Integral No.14 96%
Interno del 2016
2-2017 Contraloría AGEI-EX 3.29- 93%
General del 2016
Municipio
7-2016 Control Especial No.7 96%
Interno de 2016
1-2017 Control Especial No.8 95%
Interno de 2016
TOTAL PORCENTAJE 95%
2.1 HALLAZGOS QUE PERSISTEN

N°1 No se evidencia la publicación de algunos documentos y actos administrativos del
proceso de contratación dentro de los tres días siguientes a su expedición en la
página del SECOP según el Decreto 1082 de 2015 “Artículo 2.2.1.1.1.7.1.
30
Publicidad en el SECOP. La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP

Página
los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de

Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta
que debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de Contratación. Los
documentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen

que ser publicados en el SECOP…”. de los Documentos que se relacionan a
continuación:
Contrato No. Fecha de Fecha de publicación Documentos

creación
Nº 1612120718 12 de diciembre 16 de diciembre de 2016 Contrato – Acta
de 2016 – 28 de – 4 de enero de 2017 final y de
diciembre de liquidación
2016
Nº 1611300689 30 de noviembre 6 de diciembre de 2016 Contrato
de 2016
Nº 1611040632 4 de noviembre 11 de noviembre de Contrato – Acta
de 2016. 2016. de Inicio.
Nº 1607280445 28 de julio de 3 de agosto de 2016 Contrato
2016
Nº 1609120523 22 de diciembre 28 de diciembre de 2016 Acta Final y de
Liquidación
Nº 1701100020 10 de enero de 6 de febrero de 2017 Contrato
2017
Nº 1701100023 10 de enero de 14 de enero de 2017 Contrato – Acta
2017 – 10 de (sábado) – 14 de enero de Inicio
enero de 2017 de 2017
PERSISTE Toda vez que revisada nuevamente la contratación en el periodo comprendido
del 19 de Septiembre de 2016 al 30 de Julio de 2017 no se evidencia la publicación de la
totalidad de los documentos del proceso de contratación en el SECOP, dentro de los 3
días siguientes a su expedición.
No. En la revisión del Contrato Nº 1703060170 se evidencio que no se están
2 presentado informes de supervisión de manera mensual sobre la ejecución del
contrato, como quedo pactado en la minuta contractual incumpliendo lo
preceptuado en Articulo 8 del Decreto 103 de 2015 “Artículo 8°. Publicación
de la ejecución de contratos. Para efectos del cumplimiento de la obligación
contenida en el literal g) del artículo 11 de la Ley 1712 de 2014, relativa a la
información sobre la ejecución de contratos, el sujeto obligado debe publicar
las aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o informes del supervisor o
del interventor, que prueben la ejecución del contrato .”, los “ARTÍCULO 83.
SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA CONTRACTUAL. Con el fin de proteger la
moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de
tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están
31
obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto

contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda .
Página
La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero,

contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es
ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos
especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal

de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean
requeridos…..” y “ARTÍCULO 84. FACULTADES Y DEBERES DE LOS
SUPERVISORES Y LOS INTERVENTORES. La supervisión e interventoría
contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional
por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista.
Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes,
aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y
serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los
hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados
como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el
cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente….” , y el
Decreto 0181 de 2017 en su parágrafo 3 Actas e Informes numeral 3.3
“Rendir informes de Supervisión e interventoría en los contratos y convenios
con la periodicidad establecida en el clausulado contractual y enviar copia a la
Secretaría de despacho correspondiente y a la Secretaría Jurídica, de acuerdo a
los formatos previamente establecidos por la entidad....”.
PERSISTE Toda vez que revisada nuevamente la contratación en el periodo comprendido
del 19 de Septiembre de 2016 al 30 de Julio de 2017 no se evidencian actas o informes
de supervisión.
No se encontró coherencia con el sentido del fallo que revoco la decisión de
primera instancia en los procesos N°627-2015 y 043-2016, que fueron revocados
No. en todas sus partes pero en la parte resolutiva en el artículo dos persiste la
3 cancelación de la licencia de conducción, incumpliendo lo estipulado en la ley 1996
de 2016 "Por medio de la cual se dictan disposiciones penales y administrativas para
sancionar la conducción bajo el influjo del alcohol u otras sustancias psicoactivas".
PERSISTE Toda vez que de los controles creados por parte de la Secretaría de Tránsito
que fue marcar cada una de las hojas que contienen la resolución con el fin de tener
certeza que son las hojas que efectivamente fueron firmadas por el secretario de
despacho, se tuvo conocimiento que este control inicio en el mes de agosto de 2017.
3.SERVICIOS
3.1 ORDENES DE COMPARENDO POR PARTE DE LA POLICÍA
Auditor del Proceso: Firma del Auditor

FRANCENETH RAMOS FLOREZ
Criterios:
Ley 769 del 6 de agosto de 2002 “ Por la cual se expide el Código Nacional de Tránsito
32
Terrestre y se dictan otras disposiciones", Decreto 1079 del 26 de mayo de 2015 “Por
Página
medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Transporte”,
Resolución No. 003027 del 26 de julio de 2010 “Por la cual se actualiza la codificación de
las infracciones de tránsito, de conformidad con lo establecido en la Ley 1383 de 2010, se

adopta el Manual de Infracciones y se dictan otras disposiciones”, Ley 105 del 30 de
diciembre de 1993 “ Por la cual se dictan disposiciones básicas sobre el transporte, se
redistribuyen competencias y recursos entre la Nación y las Entidades Territoriales, se
reglamenta la planeación en el sector transporte y se dictan otras disposiciones” y Decreto
0181 del 1 de marzo de 2017 “Por el cual se adopta el manual de procedimiento para las
supervisiones e interventorías de los contratos y convenios que celebre la Administración
Central del Municipio de Manizales”.
3.1. 1. MUESTRA AUDITADA
Convenio Interadministrativo No. 1703060170 suscrito entre la Secretaría de Tránsito y

Transporte del Municipio de Manizales y la Policía Nacional, con el objeto de aunar
esfuerzos para la regulación y control del tránsito y transporte en la jurisdicción del
municipio de Manizales, propendiendo por la seguridad vial y en general por el
fortalecimiento de las condiciones necesarias de movilidad y seguridad.
Oficio No. S-2017 019519 del 30 de junio de 2017 firmado por el Intendente Jefe de la
Seccional de Tránsito y Transporte Manizales de la Policía Nacional – Dirección de Tránsito
y Transporte – Seccional Manizales, informando el uso y estado de los elementos recibidos
por la Policía de Tránsito en marco del Convenio No. 1703060170 suscrito entre la
Secretaría de Tránsito y Transporte del Municipio de Manizales y la Policía Nacional.
Oficio No. 021176 del 17 de julio de 2017, firmado por el Capitán Jorge Emmanuel Bolívar
– Jefe Seccional de Tránsito y Transporte Manizales de la Policía Nacional, informando
sobre el personal asignado para la ejecución del Convenio Interadministrativo No.
1703060170 suscrito entre la Secretaría de Tránsito y Transporte del Municipio de
Manizales y la Policía Nacional, relacionando aquél que se encuentra en incapacidades,
capacitaciones, licencias, traslados temporales y demás novedades del servicio, indicando
el tiempo de la novedad con el de mantener la relación del personal, actualizado.
Informe “Actividades de apoyo y planes tendientes a garantizar la seguridad ciudadana,

seguridad vial y la movilidad en las vías de la metropolitana de Manizales”, en marco del
Convenio Interadministrativo No. 1703060170 suscrito entre la Secretaría de Tránsito y
Transporte del Municipio de Manizales y la Policía Nacional.
Oficio No. S-2017 023319 del 4 de agosto de 2017, remitiendo las órdenes de
33
comparendos realizados por la Seccional de Tránsito y Transporte Manizales de la Policía

Nacional – Dirección de Tránsito y Transporte – Seccional Manizales.
Página
Contrato de comodato No. 1208090592 suscrito con la Policía Nacional – Departamento de

Policía Caldas, entregando en préstamo de uso bienes muebles de propiedad del Municipio
de Manizales – Secretaría de Tránsito y Transporte para apoyar el control y regulación del
tránsito y transporte y fortalecer las condiciones de seguridad vial del municipio de
Manizales.
Acta de entrega Contrato de comodato del 10 de agosto de 2012, entregado a la Policía

Nacional – Policía de Tránsito: Kit de puestos de control, Conos viales, Avanteles,
Comparenderas electrónicas, Motocicletas, Juego de Accesorios Motocicletas, Sistema de
medición de velocidad – Radar, Soat, Licencias de Tránsito, Llaves de moto, Llaves de
Maletero, Juego de Herramienta, Manual de Fabricante.
Informe con la relación de las comparenderas Motorola entregadas en comodato a la

Policía de Tránsito de Manizales, recibidas en comodato por parte del SIMIT.
Actas de entrega de comparenderas electrónicas a los Agentes de Tránsito de la Secretaría

de Tránsito y Transporte.
Oficio No. S-2017 023150 del 2 de agosto de 2017 del Jefe Seccional de Tránsito y
Transporte Manizales solicitando a la Secretaría de Tránsito y Transporte, información
sobre el estado de las órdenes de comparendo elaborados en el mes de julio, por las
Unidades de tránsito y transporte de Manizales, en las vías rurales y urbanas de la
jurisdicción de dicho organismos de tránsito.
Orden de servicio para el mantenimiento y revisión técnico mecánica y de gases de

vehículos - Formato PSI-SAM-FR-02, para la moto de placas VPU05C.
3.1.2. METODOLOGIA DE LA AUDITORIA
 Entrevista personalizada con el profesional especializado de la Unidad Técnica de la

Secretaría de Tránsito y Transporte.
 Revisión documental de las evidencias aportadas por los auditados.
 Recorrido e inspección ocular en el Departamento de Policía de tránsito de

Manizales, ubicada en el terminal de transportes de Manizales.
34
3.1.3 CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

Página
La Secretaría de Tránsito y Transporte del Municipio de Manizales tiene suscrito con la

Policía Nacional el Convenio Interadministrativo No. 1703060170, con el objeto de aunar
esfuerzos para la regulación y control del tránsito y transporte en la jurisdicción del

municipio de Manizales, propendiendo por la seguridad vial y en general por el
fortalecimiento de las condiciones necesarias de movilidad y seguridad.
Para la ejecución del objeto del Convenio Interadministrativo No. 1703060170, la Policía
asignó un grupo de 40 funcionarios Policiales, realizando actividades exclusivas a la
misionalidad de la Dirección de Tránsito y Transporte de la Policía Nacional.
En desarrollo de estas actividades, se aplican los procedimientos definidos por la Policía de

Tránsito en lo referente a: Conocer infracciones al tránsito y/o transporte, Conocer
accidentes de tránsito con lesionados y muertos y Conocer accidentes solo daños.
La Alcaldía de Manizales ha suministrado a la Dirección de Tránsito y Transporte de la

Policía Nacional en vigencias anteriores, los elementos necesarios para llevar a cabo las
actividades de regulación y control de tránsito y transporte, correspondientes a: Kit de
puestos de control, Conos viales, Avanteles, Comparenderas electrónicas, comparenderas
físicas, 45 Motocicletas, Juego de Accesorios Motocicletas, Sistema de medición de
velocidad – Radar, Soat, Licencias de Tránsito, Llaves de moto, Llaves de Maletero, Juego
de Herramienta, Manual de Fabricante.
De acuerdo con los documentos que forman parte integral del Convenio
Interadministrativo No. 1703060170, se constató la siguiente relación de bienes y servicios
con especificaciones técnicas y elementos mínimos requeridos para la operación del
convenio, los cuales se encuentran en proceso de adquisición y entrega, los cuales
corresponden a:
 Motocicletas mínimo de 148 cc, Herramienta para cada motocicleta, Equipo por cada
motocicleta, requerimientos adicionales por cada motocicleta, como información
técnica detallada, garantía técnica del vehículo, mantenimiento preventivo (incluido en
el costo de la moto), 160 camisetas tipo polo, 80 chaquetas reflectivas, 80 guantes
tipo mosquetero, 80 guantes tipo motociclista con reflectivo, 80 equipos de invierno
(impermeable para motociclista), 80 brazaletes, 80 chalecos, 80 pitos, 50 motocicletas
y 2 vehículos, suministros para alcosensores, elementos de bioseguridad (guantes,
bolsas para guardar occisos en accidentes de tránsito, overoles, cajas de alcohol,
hisopos, gafas de bioseguridad, indicadores tipo escuadra, indicadores tipo regla,
bolsas para desechos riesgo biológico, cajas de tapabocas, galón de gel antibacterial),
aseguramiento y soat para las motos y vehículos, combustible durante la vigencia del
35
convenio, servicio de telecomunicaciones para 50 unidades policiales, revisión tecno

mecánica para 50 motocicletas y 2 vehículos.
Página
Se evidencia que todos los bienes suministrados por la Alcaldía de Manizales a la Dirección
de Tránsito y Transporte de la Policía Nacional, para aunar esfuerzos para la regulación y
control del tránsito y transporte en la jurisdicción del municipio de Manizales,
propendiendo por la seguridad vial y en general por el fortalecimiento de las condiciones
necesarias de movilidad y seguridad, se encuentran debidamente soportados en contratos
de comodatos, en actas de entrega de contratos de comodatos y en el Inventario de
Bienes Muebles de la Alcaldía de Manizales.
Se evidencia que las 25 comparenderas electrónicas suministradas por la Alcaldía de

Manizales y el SIMIT a la Dirección de Tránsito y Transporte de la Policía Nacional, se
encuentran debidamente registradas en el Inventario de Bienes Muebles de la Alcaldía, el
cual incluye secuencia, número de la cédula del funcionario responsables, descripción de
la comparendera, código de inventario, novedad, valor y serial.
El proceso de órdenes de comparendo por parte de la Policía, inicia con la firma del
convenio interadministrativo y la entrega de las comparenderas tanto físicas como
electrónicas a cada una las unidades policiales de tránsito, las cuales tiene asignado el
código nacional RUNT (20 dígitos).
Los comparendos físicos realizados por la Policía cada día, se ingresan en base de datos y
el Jefe Seccional de Tránsito y Transporte de Manizales los remite al STM y los
comparendos realizados a través de comparenderas electrónicas ingresan
automáticamente en línea al STM a través del Sistema QX Tránsito.
Una vez realizados los comparendos, el infractor tiene cinco (5) días hábiles siguientes a la
elaboración del comparendo para realizar un curso de seguridad vial y cancelar solo el
50% del valor del comparendo, y sui supera estos cinco (5) días, se cuenta con las
siguientes opciones:
Del días 6- 20, descuento del 25% y el curso vial

Del día 21-30, se debe cancelar el 100% sin interés y sin curso vial.
Del día 31 en adelante, se cobra el comparendo con base en la tasa de usura y es diario.
El STM – Servicios de Tránsito de Manizales, persuade a los infractores con mensajes de

texto automáticos, para estimular el pago de los comparendos de manera pronta y
acceder a los descuentos autorizados según el caso, así mismo, se envían mensajes de
texto para recordar la fecha de vencimiento de los acuerdos de pago por concepto de
36
multas de tránsito.
Página
Si el infractor de las normas de tránsito no accede a cancelar las multas, se inicia el

proceso coactivo a través de INFOTIC, el cual inicia con un llamado persuasivo, que no
pude exceder los tres (3) años después de la fecha de Resolución de la morosidad.
La Secretaría de Tránsito y Transporte tiene dentro de su estructura cuatro (4)

Inspecciones de Tránsito, en las cuales se asignan las audiencias de tránsito dentro de los
cinco (5) días hábiles después de ocurrida la infracción para exponer las razones y las
pruebas que lo exoneren del pago de la multa, previa disponibilidad de agenda informada
por la Unidad Técnica de la Secretaría de tránsito y Transporte.
Se evidencia que el STM, tiene archivos de comparendos debidamente escaneados.
Se evidenció utilización del Formato “Orden de servicio para el mantenimiento y revisión

técnico mecánica y gases de vehículos”, PSI-SAM-FR-02, por parte de la Policía para el
parque automotor entregado a su cargo por la Alcaldía de Manizales.
Se evidencia carpetas de hoja de vida en medio físico y magnético, para las 41

motocicletas y 4 carros entregados por la Alcaldía de Manizales en comodato a la Policía
Nacional.
Se evidencia que la Seccional de Tránsito y Transporte de Manizales de la Policía Nacional,

cumple con lo dispuesto en las trece (13) obligaciones derivadas del Convenio
Interadministrativo No. 1703060170, con el objeto de aunar esfuerzos para la regulación y
control del tránsito y transporte en la jurisdicción del municipio de Manizales,
propendiendo por la seguridad vial y en general por el fortalecimiento de las condiciones
necesarias de movilidad y seguridad, de acuerdo con las evidencias aportadas por la
Policía en el presente proceso auditor.
3.1.4. HALLAZGOS
Para este componente no se presentan hallazgos.
3.1.5. RECOMENDACIONES
N°1 Sería conveniente realizar un estudio técnico y económico que incluya
antecedentes de la inversión en bienes y elementos entregados a la Policía de
Tránsito para la regulación y control del tránsito en vigencias anteriores, con el
37
fin de determinar la pertinencia de la nueva inversión en bienes y elementos

Página
solicitados por la Policía para la ejecución del Convenio Interadministrativo No.

1703060170 cuyo objeto es la regulación y control del tránsito y transporte en
la jurisdicción del municipio de Manizales, toda vez que en este Convenio se
estableció un número de 40 funcionarios policiales para la ejecución del objeto

contractual, y en el proceso auditor se constató que la Policía de Tránsito tiene
50 motocicletas recibidas en comodato, de las cuales 20 requieren renovación, lo
que contribuiría a reducir la inversión de la Alcaldía de Manizales en próximos
convenios con la Policía de Tránsito y por lo tanto, a optimizar los recursos de la
Entidad.
Valdría la pena analizar si es conveniente destinar altos recursos para la
ejecución del Convenio Interadministrativo No. 1703060170 con la Policía de
Tránsito, para la regulación y control del tránsito y transporte, o si por el
contrario podría ser más beneficioso fortalecer el grupo de Agentes de Tránsito
No. de la Alcaldía de Manizales, lo cual contribuiría a dar más institucionalidad y
2 visibilidad a la Alcaldía, y por ende, al cumplimiento del objetivo general de la
secretaría de Tránsito y Transporte que es velar por el buen funcionamiento del
transporte terrestre público y privado dentro del Municipio de Manizales, de la
circulación ágil y eficiente de las personas, animales y vehículos en concordancia
con el Código Nacional de Tránsito Terrestre.
38
Página
3.2 SERVICIOS AUDITADOS: PROCEDIMIENTOS REALIZADOS POR LOS

AGENTES DE TRANSITO
TERESA PEREZ PATIÑO
Criterios: Ley 769 del 6 de agosto de 2002 “ Por la cual se expide el Código Nacional
de Tránsito Terrestre y se dictan otras disposiciones", Artículo 3 Autoridades de
Tránsito, Artículo 7 Cumplimiento Régimen Normativo, Articulo 135 Procedimiento.
Decreto 1079 del 26 de mayo de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Transporte”, Resolución No. 003027 del 26 de julio de 2010
“Por la cual se actualiza la codificación de las infracciones de tránsito, de conformidad
con lo establecido en la Ley 1383 de 2010, se adopta el Manual de Infracciones y se
dictan otras disposiciones”.
3.2.1. MUESTRA AUDITADA
Libro radicado con el registro de comparendos realizados por el grupo de Agentes de

Tránsito, el cual consta de Fecha, No. Del Comparendo, Código de la Infracción, Placa del
vehículo, Nombre del Infractor y firma funcionario que recibe en STM.
Cronograma mensual de actividades a realizar por el Grupo de Agentes de Tránsito de la

Secretaría de Tránsito Municipal.
Informe Mensual de actividades realizadas por el Grupo de Agentes de Tránsito y

Transporte.
Decreto 0296 del 2 de junio de 2015 “Por medio del cual se ajusta el Manual Específico de
Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la planta de cargos de la
Administración Central Municipal”.
3.2.2 METODOLOGIA DE LA AUDITORIA
 Entrevista personalizada con el coordinador del Grupo de Agentes de Tránsito de la


39
Página
3.2.3 CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
Se evidencia documentado el Proceso APLICAR SANCIÓN POR VIOLACIÓN A LAS NORMAS

DE TRÁNSITO, en el Sistema de Gestión Integral – Software ISOLUCION, no obstante, el
procedimiento realizado por los agentes de tránsito no se encuentra establecido.
En entrevista con el Agente de Tránsito y Transporte AT 08 – Juan Carlos Rendón Arias,

Coordinador del Grupo de Agentes de Tránsito, se constató que la Secretaría de Tránsito y
Transporte – Unidad de Gestión Técnica, cuenta con un grupo de Agentes de Tránsito
conformado por 6 funcionarios de planta y 15 funcionarios pertenecientes a la planta
temporal, para ejercer la regulación, vigilancia, control de las normas de tránsito y
transporte del Municipio de Manizales, cuyo propósito principal es desarrollar funciones
preventivas, de asistencia técnica, de vigilancia y control de las normas de tránsito y
transporte para garantizar el correcto flujo vehicular y peatonal en la vías públicas del
municipio de Manizales, de acuerdo con las áreas que le sean adscritas.
Se evidencia programación semanal con la asignación de los sitios de ubicación y turno de

los Agentes y Reguladores de Tránsito y Transporte, la cual es realizada por el
Coordinador del Grupo de Agentes de Tránsito para cumplir con las funciones de
Controlar, vigilar y hacer cumplir las normas de tránsito y de transporte por parte de los
conductores y peatones en las vías públicas que le sean adscritas, para garantizar el
correcto flujo vehicular y peatonal; diligenciar y entregar las órdenes de comparendo,
colaborar con las entidades judiciales en la realización de inspecciones judiciales
relacionadas con accidentes de tránsito, apoyar campanas y programas de capacitación a
escolares, conductores, pasajeros y peatones.
El Coordinador de los Agentes de Tránsito, entrega mensualmente al Secretario de

Despacho y al Líder de la Unidad Técnica, informe mensual de las actividades realizadas
por el Grupo de Agentes de Tránsito y Transporte, entre las cuales se encuentran los
recorridos realizados, las capacitaciones dirigidas a los conductores infractores, Operativos
de sensibilización con el Bus Móvil, atención de accidentes, apoyo en las zonas azules, la
atención de accidentes de tránsito, apoyo al ciclo-paseo y participación de las actividades
pedagógicas “Salvemos vidas en las vías”.
Se constató que el Libro Radicador tiene como función registrar los comparendos físicos y
controlar la recepción y entrega diaria, los cuales son entregados a la Coordinación
Operativa del STM – Sistema de Tránsito de Manizales, quien a su vez son los encargados
40
de registrar los comparendos en el Sistema QX de Tránsito.

Página
El Grupo de Agentes de Tránsito y Transporte utilizan para realizar comparendos por

violación a las normas de tránsito, comparenderas físicas y comparenderas electrónicas,
suministradas por la Alcaldía de Manizales y por el SIMIT.
3.2.4 HALLAZGOS
Para este componente no se generan Hallazgos, toda vez que el servicio se
N°1
realiza conforme a lo establecido en la normatividad vigente.
3.2.5. RECOMENDACIONES
Sería importante documentar el Servicio “Procedimientos realizados por los
Agentes de Tránsito”, que describa secuencialmente la forma de realizar las
actividades, estableciendo objetivos, alcance, definiciones y registros, y posibles
formatos para el servicio, toda vez que el Grupo de Agentes de Tránsito y
N°1 Transporte no solamente tiene como función la vigilancia y control de las
normas de tránsito y transporte mediante la realización de comparendos;
también cumplen funciones preventivas, de asistencia técnica, capacitaciones y
apoyo a la gestión, lo cual contribuiría al mejoramiento continuo y al
fortalecimiento del Sistema de Control Interno.
4. GESTIÓN ELECTRÓNICA DOCUEMENTAL Y PQRS

Criterios: Constitución Política Art. 23, Ley 1474 de 2011 Art. 76 “La Oficina de control
interno deberá vigilar que la atención se preste de acuerdo con las normas legales vigentes y
rendirá a la administración de la entidad un informe semestral sobre el particular.” , Ley 1437 de
2011“Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo, Artículo 8°. Deber de información al público entre otros ”. Y
Artículo 7°. Deberes de las autoridades en la atención al público, Ley 734 de 2002
“CODIGO DISCIPLINARIO UNICO”, Ley 1755 del 30 de junio de 2015“Por medio de la cual se
regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo” ., la nueva Guía “Estrategias para la
construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” versión 2 de 2015
4.1 MUESTRA AUDITADA:
 Correspondencia que ingresa a la Secretaría de Tránsito y Transporte por el Sistema

41
de Gestión Electrónica Documental-GED.

Página
 Peticiones, quejas, reclamos y solicitudes-PQRS que ingresan por Ventanilla Única.

4.2 METODOLOGIA DE LA AUDTORIA
 Verificación de bases de datos que se encuentran en los sistemas de VENTANILLA

UNICA-PQRS
 Consulta de la página WEB de la Alcaldía de Manizales donde tienen acceso los

ciudadanos para presentar sus respectivas solicitudes, quejas, reclamos, consultas,
manifestaciones, solicitudes de información y otro tipo.
 Verificación de la correspondencia que ingresa a la Secretaría de Deportes por el

Sistema de Gestión Electrónica Documental-GED.
4.3 CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA:
Con el fin de ser confirmado el cumplimiento de la política de gestión documental y

atención al ciudadano, fueron revisadas y verificada la trazabilidad a las solicitudes que
ingresan a la Secretaría de Tránsito y Transporte por los diferentes sistemas de
comunicación creados por la Alcaldía de Manizales para tal fin, entre ellos se encuentran:
Ventanilla Únicas-PQR 78, Gestión Electrónica Documental-GED 100, midiendo así la
oportunidad de respuesta a los derechos de petición, quejas, reclamos, solicitudes,
consultas, manifestaciones, sugerencias que han ingresado a esta Secretaría desde el 1
de enero hasta el 30 de junio de 2017.
4.4 HALLAZGOS:
Se evidencia que existen alarmas ejecutadas anunciando retardos en los
Sistemas implementados por la Alcaldía y aun así se siguen presentando
N°1 respuestas con vencimiento de términos , conforme a lo establecido en el
artículo 23 de la ley 734 de 2002 código disciplinario único”, Art.31 de la 1755 de
2015 y a la ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción.
FECHA TRAMITE TRAMITE

11/01/17 747
4.5 RECOMENDACIONES
Sería necesario que la Secretaría tuviera en cuenta anexar las respuestas emitidas al
42
ciudadano al sistema, toda vez que revisada nuevamente la Política documental del
N°1
Página
1 de enero al 30 junio de 2017, las solicitudes 1960 y 2236 no presentan anexas

sus respuestas
5. MAPA DE RIESGOS
 Criterios: Decreto 0160 del 25 de abril de 2014 “Por el cual se adopta la nueva
plataforma estratégica de la Administración Central del Municipio de Manizales”.
 Decreto Nro. 0453 del 14 de Septiembre de 2016 “Por el cual se modifica el artículo 13
del Decreto 0160 de 2014 y se deroga el Decreto 508 de 2014”.
 Guía Nro. 18 “Administración del Riesgo” – Versión 2, del Departamento Administrativo
de la Función Pública – DAFP.
5.1 MUESTRA AUDITADA
RIESGO 760: Colapso parcial o total del sistema semafórico.
RIESGO 762: Daños en la señalización vial del Municipio.
RIESGO 809: Caducidad de la acción contravencional en el desarrollo del proceso por

infracción a las normas de tránsito.
RIESGO 810: Prescripción de los derechos de la Administración para hacer efectivo el

cobro de sanciones por infracción a las normas de tránsito.
RIESGO 811: Inefectividad en las órdenes de comparendo.
RIESGO 761: No generar conductas positivas en los peatones frente al acatamiento de

las normas de tránsito
 Mapa de Riesgos y controles - Sistema de Gestión Integral – Software ISOLUCIÓN.

43
 Acta de Reunión de la actualización del Mapa de Riesgos.

 Entrevista personalizada con los Profesionales responsables de administrar los Riesgos
Página
en la Secretaría del Deporte.

 Herramienta de Excel – Valoración del Riesgo.
5.3. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
Se verificó la Matriz del Mapa de Riesgos de la Secretaría de Tránsito y Transporte en el

Sistema de Gestión Integral Software ISOLUCION, con el fin, de corroborar que éstos
cumplieran con la actualización al 31 de Julio de 2017 de acuerdo a los lineamientos
establecidos en el Decreto Nro. 0453 del 14 de Septiembre de 2016.
Se efectuó entrevista personalizada con los Profesionales responsables de administrar los

riesgos en cada área de la Secretaría de Tránsito y Transporte así: Unidad de Gestión
Técnica – Trasporte - Semaforización y Proyectos, Unidad de Gestión Técnica –
Señalización y Unidad de Gestión Pedagógica, pudiéndose evaluar los Controles Existentes
y las Acciones de Control para su mitigación.
Para la evaluación de los controles se tuvo en cuenta la herramienta en Excel suministrada
por el Comité Interinstitucional de Control Interno – CICI del DAFP, la cual permite
analizar de forma cuantitativa los cinco (05) componentes de “Valoración del Riesgo” de la
Cartilla Administración del Riesgo y determinar si existen herramientas de control, si
poseen manuales o procedimientos, si son efectivos, si hay responsables de ejercer estos
controles y si son adecuados, los cuales arrojaron los siguientes resultados:
VALORACION DE LOS CONTROLES DE LA SECRETARÍA DE TRANSITO Y TRANSPORTE.
No. DEL NOMBRE DEL

RIESGO RIESGO DESCRIPCIÓN CONTROL CONTROL
CALIFICACIÓN
(Control al DEL DEL EVIDENCIAS ENCONTRADAS
DEL CONTROL
riesgo) RIESGO PROCESO
760 Colapso Contrato de 100 90 81.7 Se evidencia el Contrato de Obra Nro.

parcial o total Mantenimiento 1703220215 de fecha 22 de marzo de 2017,
del sistema correctivo y suscrito entre el Municipio de Manizales y el
semafórico. preventivo a los Señor Aníbal Franco Soto, cuyo Objeto es el
(2017 I). equipos y a los “Mantenimiento preventivo y correctivo
semáforos. a todo costo del Sistema Semafórico de
la Ciudad de Manizales, garantizando el
correcto funcionamiento de los
mismos".
44
Página
Se evidencia el Convenio Interadministrativo

de Cooperación Nro. 1703060170 de fecha
06 de Marzo de 2017 suscrito entre la
Secretaría de Tránsito y Transporte del
Municipio de Manizales y la Policía Nacional,
cuyo Objeto dice “La Policía Nacional a
Convenio con la través de la Policía Metropolitana de
Policía para la Manizales y la Alcaldía de Manizales
regulación del -Secretaría de Tránsito y Transporte, se
85
tránsito con el comprometen, en el ámbito de sus
apoyo de los precisas competencias, a aunar
agentes de tránsito. esfuerzos, para la regulación y control
del Tránsito y Transporte en la
jurisdicción del Municipio de Manizales,
propendiendo por la seguridad vial y en
general por el fortalecimiento de las
condiciones necesarias de movilidad y
seguridad”.
Se evidencia en el Sistema de Gestión
Integral ISOLUCION el Formato GMH-GRT-
FR-001 denominado: "Gestión para el
control y la regulación del tránsito -
Registro de Novedades del Sistema
Informe oportuno Semafórico", en el cual se registran las
del colapso novedades y las causas que llevaron al
semafórico al colapso semafórico.
85
contratista para
obtener respuesta Se observa archivo en Excel denominado
inmediata. “Registro General de Novedades
Semafóricas”, donde se detalla la fecha, hora
de inicio, hora fin, dirección, novedad y
causa, con el fin, de tener un record de los
tiempos en que se demoran los arreglos de
los equipos.
Se evidencia Otro Sí Aclaratorio Nro. 01 al
Contrato Nro. 1704120281 de fecha 12 de
Abril de 2017, suscrito entre el Municipio de
Manizales-Secretaría de Tránsito y Transporte
y Fernando Álvaro Lozano Méndez, cuyo
objeto es: "Suministro, instalación y/o
mantenimiento de la señalización vial y
de los diferentes dispositivos que
regulan el tránsito y transporte en la
Ubicación
ciudad de Manizales".
estratégica de la
señal para
Se observa registro fotográfico de señal
mantenerla alejada 85
vertical doble Reglamentaria SR-30 (30)
del vandalismo
Daños en la (Velocidad máxima de 30 km /Hr) y
(mayor amarre,
señalización Preventiva SP-46 (Peatones en la vía),
mayor altura).
762 vial del 85 ubicada en la Calle 10 entre las Carreras 12 y
Municipio. 23, así mismo, se observa señalización
(2017 I). vertical Reglamentaria SR-31 y debidamente
instalada que cumple con una altura mínima
de 2.5 metros, verificada con flexómetro
(metro) al momento de su instalación y la
cual se encuentra ubicada en la Avenida
Kevin Ángel con carrera 19 - Sector La
Rambla parta baja.
45
Se evidencian carpetas en el sistema de los

Revisión meses de la vigencia 2017, donde se
permanente a las encuentran guardados los registros
Página
señales de tránsito 85 fotográficos de los recorridos realizados en la

mediante ciudad.
recorridos.
Se observa en la Unidad de Gestión Técnica
de la Secretaría de Tránsito y Transporte,

archivo en Excel con el Inventario de
necesidades en señalización vial
correspondiente a la vigencia 2017.
Caducidad de Se evidencia en el Sistema de Gestión
la acción Integral ISOLUCION el Formato GMH-GRT-FR
Informes
contravencion 05 denominado: "Gestión para el control
mensuales del
al en el y la regulación del tránsito - Registro y
seguimiento a los
desarrollo del control de los fallos proferidos por los
809 procesos 85 85
proceso por inspectores de Tránsito y Transporte",
contravencionales
infracción a en el cual se detalla el número del
en primera
las normas de comparendo, fecha del mismo, código, fecha
instancia.
tránsito. de audiencia, fecha del fallo, decisión, entre
(2017 I). otros.
Se evidencia Acta de Reunión de fecha 26 de
Manifestaciones por
Julio de 2017, cuyo objetivo fue la
escrito a la Policía
socialización de las disposiciones del
con los errores
Ministerio de Transporte sobre los rangos de
ocurridos en las
comparenderas.
Inefectividad órdenes de
en las órdenes comparendo.
Se observa Oficio STT - 1257 de fecha 09 de
811 de Exigencia en el 85 85
Mayo de 2017, enviado al Jefe Seccional
comparendo. convenio con la
Tránsito y Transporte de la Policía Nacional
(2017 I). Policía, de la
en la ciudad de Manizales, en el cual se le
idoneidad de los
solicita estricto cuidado en la recolección de
policías de tránsito
la información de las órdenes de
para realizar
comparendo, con el fin, de no tener
comparendos.
dificultades en el proceso de cobro.
Prescripción
Se evidencia Acta de Reunión de fecha 15 de
de los
Marzo de 2017, cuyo objetivo fue la
derechos de la
realización del seguimiento a la cartera de
Administració
Convenio con Tránsito.
n para hacer
tercero para
efectivo el
810 realizar el cobro 85 85 Informe de gestión por parte de INFOTIC a la
cobro de
coactivo de las Secretaría de Tránsito y Transporte sobre el
sanciones por
multas. cobro persuasivo y coactivo de las multas de
infracción a
tránsito, correspondiente al mes de Junio de
las normas de
2017 y en el cual se describen las actividades
tránsito.
realizadas.
(2017 I).
Observación
semestral a las
No generar
conductas de los
conductas Se evidencian campañas publicitarias
peatones frente al
positivas en pedagógicas sobre cómo respetar las señales
cumplimiento de las
los peatones de tránsito y las cuales están dirigidas por
normas de tránsito.
761 frente al 60 60 estudiantes que se encuentran prestando su
Medición del
acatamiento servicio social.
indicador:
de las normas
"Proporción de
de tránsito
habitantes que
(2017 I).
acatan las normas
de tránsito".
En conclusión, el Mapa de Riesgos de la Secretaría de Tránsito y Transporte, se encuentra

en general en debida forma, cuentan con una adecuada evaluación de los controles de
46
acuerdo a los lineamientos establecidos en la Metodología de la Guía Nro. 18 “Guía

Página
Administración del Riesgo” – Versión 2, del Departamento Administrativo de la Función

Pública – DAFP. Sin embargo, dentro del proceso auditor se evidenció que la Secretaría
no realizó la actualización y socialización de los Riesgos con corte a 31 de Julio de 2017,
como lo establece el Decreto 0453 del 14 de Septiembre de 2016; además, dentro de las
herramientas para ejercer el control, la Secretaría no cuenta con manuales instructivos o
procedimientos para los controles existentes. Por esta razón, la matriz de calificación
arrojó un puntaje total de 81,7 sobre 100.
5.4. HALLAZGOS
No se evidencia la actualización y socialización con el equipo de trabajo de los
Riesgos y controles existentes de la Secretaría Tránsito y Transporte con corte al
31 de Julio de 2017, incumpliendo con la Política de Administración del Riesgo
contenida en el Decreto 0160 del 25 de abril de 2014 “Por el cual se adopta la
N°1 nueva plataforma estratégica de la Administración Central del Municipio de
Manizales”, Decreto 0453 del 14 de Septiembre de 2016 y el Decreto Nacional
943 del 21 de Mayo de 2014, expedido por el Departamento Administrativo de la
Función Pública, en el cual se actualiza el “Modelo Estándar de Control Interno –
MECI”.
5.5. RECOMENDACIONES
Es importante, que el Secretario de Despacho de la Secretaría de Tránsito y
Transporte, se reúna con su equipo de trabajo para socializar y analizar el Mapa
de Riesgos de la Secretaría, en las fechas que tiene estipuladas el Decreto 0453
del 14 de Septiembre de 2016, con el fin, de que quede evidenciado por medio
N°1 de Acta, el análisis efectuado a cada uno de los controles y la pertinencia de los
mismos, lo cual garantizará una eficiente administración del riesgo que conlleve
a evitar su materialización; así mismo, informar sobre estos resultados a la
Oficina del Sistema de Gestión Integral para la respectiva actualización en el
software ISOLUCION.
Sería conveniente, que el Secretario de Despacho y los Profesionales
responsables de administrar los riesgos en la Secretaría de Tránsito y
Transporte, revisaran al interior de sus procesos, la pertinencia para establecer
N°2 manuales o procedimientos a los controles existentes que así lo requieran, con el
fin, de establecer claramente qué se debe hacer, cómo, cuándo y dónde debe
hacerlo, ya que estos manuales se convierten en una guía orientadora para
llevar a cabo una determinada tarea.
N°3 Es importante, que la Secretaría de Tránsito y Transporte, establezca riesgos y
47
diseñe controles para los proyectos estratégicos que se lideran desde esta
Secretaría, con el fin, de prevenir la materialización de los riesgos que se
Página
pudieran generar en desarrollo de estos proyectos y que impidan el logro de los

objetivos y el cumplimiento de las metas, además, de evitar reprocesos
innecesarios, pérdida de tiempo y de recursos.
6. CUMPLIMIENTO DE METAS E INDICADORES
Auditor del Proceso: Firma del Auditor

FRANCENETH RAMOS FLOREZ
Criterios: Ley 152 de 1994 “Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de
Desarrollo”, Acuerdo 0906 del 10 de junio de 2016 “Por el cual se adopta el Plan
Municipal de Desarrollo 2016-2019 Manizales Más Oportunidades” , Manual Técnico
del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano – MECI 2014,
Decreto 2482 de 2012 “Guía para la construcción y análisis de Indicadores de
Gestión” - Versión 3. Noviembre de 2015 del Departamento Administrativo de la
Función Pública – DAFP, Decreto 111 del 15 de enero de 1996 “Por el cual se
compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman
el estatuto orgánico del presupuesto" , Guías para la Gestión Pública Territorial del
Departamento Nacional de Planeación – DNP, Circulares de la Secretaría de Planeación
Municipal SPM 017 y SPM 019 del 3 de octubre y 1 de noviembre de 2016,
respectivamente.
6.1. MUESTRA AUDITADA
Plan Indicativo 2016 -2019, aprobado en Consejo de Gobierno mediante Acta No. 083 del
18 de agosto de 2016, el cual contiene entre otros, la relación de las metas de Resultado y
de Producto con sus respectivos Indicadores y avances de cumplimiento, de acuerdo con
el Plan de Desarrollo 2016 -2019 “Manizales Más Oportunidades”.
Plan de Acción de la Secretaría de Tránsito y Transporte para el año 2017, el cual se

encuentra publicado en la página web de la Alcaldía en el Link Institucional - Políticas,
Planes, Programas y Proyectos – Planes de Acción.
Planes de Trabajo 2017 para los proyectos de inversión Municipal 2016170010036

48
“Fortalecimiento del Sistema Semafórico en la ciudad de Manizales”, 2016170010037

Página
“Control y Regulación del Tránsito y Transporte en el Municipio de Manizales”,

2016170010038 “Formación Ciudadana bajo la Perspectiva del Tránsito en la ciudad de
Manizales”, 2016170010039 “Implementación del Sistema Estratégico de Transporte

Público Colectivo SETP Manizales” y 2016170010040 “Demarcación y señalización vial en
el municipio de Manizales”.
Indicadores de Producto responsabilidad de la Secretaría de Tránsito y Transporte,

definidos en el Plan de Desarrollo 2016 – 2019 “Manizales Más Oportunidades”, los cuales
corresponden a:
1. TRA369 “Número de convenios con la Agencia Nacional de Seguridad Víal, ejecutados”

2. TRA370 “Número de puntos con accidentes fatales presentados auditados”
3. TRA371 “Porcentaje de puntos con accidentes fatales con factibilidad de actuación,
intervenidos”
4. TRA372 “Porcentaje de personas que realizan el traslado, transporte y atención inicial
de víctimas en accidentes de tránsito actualizadas y con profundización”
5. TRA373 “Número de intersecciones semaforizadas”
6. TRA374 “Número de semáforos modernizados”
7. TRA375 “Porcentaje del sistema semafórico en funcionamiento”
8. TRA376 “Metros lineales demarcados en la ciudad”
9. TRA377 “Metros cuadrados demarcados en la ciudad”
10. TRA378 “Número de reductores de velocidad construidos”
11. TRA379 “Número de señales verticales instaladas”
12. TRA380 “Número de planes de medios de difusión de normas de tránsito”
13. TRA381 “Porcentaje de instituciones educativas en las que se realizan las campañas de
formación ciudadana bajo la perspectiva de tránsito”
14. TRA382 “Porcentaje de comunas y corregimientos con campañas de formación
ciudadana bajo la perspectiva del tránsito”
15. TRA383 “Parque didáctico fijo de tránsito en funcionamiento”
16. TRA384 “Plan de regulación desde el punto de vista preventivo y correctivo, elaborado
e implementado”
17. TRA385 “Número de campañas para el fomento de la participación social y formación
ciudadana bajo la perspectiva del tránsito, realizadas”
18. TRA386 “Número de nuevos servicios de transporte público colectivo implementados”
19. TRA387 “Plan implementado de utilización de paraderos sobre las vías arterias
principales de la ciudad”
20. TRA388 “Agenda participativa desarrollada para la implementación del sistema
estratégico de transporte público colectivo SETP”
21. TRA389 “Plan Estratégico de transporte público Implementado”
49
Página
Fichas técnicas de los Indicadores de Producto relacionados anteriormente.

 Entrevista personalizada con el profesional especializado de la Unidad Técnica de la

 Listas de chequeo con los indicadores de producto bajo la responsabilidad de la

La Secretaría de Tránsito y Transporte se encuentra inmersa en el Plan de Desarrollo 2016

– 2019 “Manizales Más Oportunidades”, así:
DIMENSIÓN FÍSICO-ESPACIAL
La plataforma natural y construida sobre la cual se consolida el desarrollo territorial.
EJE ESTRATÉGICO: Infraestructura vial, tránsito y transporte, seguro, efectivo y

sostenible.
PROGRAMA: “Hacia una movilidad eficiente, segura y compatible con el medio ambiente:
cable aéreo, transporte público terrestre y cultura ciudadana”.
LOS proyectos de inversión de la Secretaría de Tránsito y Transporte se encuentran

incorporados en el Plan Operativo Anual de Inversiones - POAI para la vigencia fiscal 2017
y se encuentran debidamente registrados en el Banco de Programas y Proyectos de
Inversión Municipal – BPIM, cumpliendo con lo dispuesto en el Artículo 68 del Decreto 111
de 1996, que indica que solo los programas o proyectos que se encuentren evaluados y
registrados en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión, podrán hacer parte del
Presupuesto.
Los planes de trabajo y el Plan de Acción para la vigencia 2017, se encuentran en

concordancia para ejecutar los proyectos que darán cumplimiento a las metas previstas en
el Plan de Desarrollo, de acuerdo con los objetivos y metas anuales de la Administración,
incorporando las acciones, proyectos y recursos a desarrollar.
50
Se evidenció que la Secretaría de Tránsito y Transporte reporta con oportunidad el

seguimiento a los indicadores del Plan de Desarrollo, de acuerdo con lo dispuesto en las
Página
Circulares Nos. SMP 017 y SPM 019 de 2016, emitidas por la Secretaría de Planeación,
indicando que se debe generar reporte mensual de los indicadores del Plan de Desarrollo
2016 -2019 “Manizales Más Oportunidades”, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles
de cada mes.
La Secretaría de Tránsito y Transporte tiene bajo su responsabilidad veintiún (21)
Indicadores de Producto, los cuales fueron auditados en su totalidad.
Para la valoración del cumplimiento de los Indicadores, se tomó como referencia el
Semáforo utilizado por el Grupo de Información y Estadística de la Secretaría de
Planeación Municipal, así:
< 80% >=80% y < 90% >=90%

Deficiente Satisfactorio Sobresaliente
A continuación se presentan los resultados del seguimiento realizado a los Indicadores de
Producto auditados en la Secretaría de Tránsito y Transporte, de acuerdo con las
evidencias obtenidas en el proceso auditor y los reportes realizados en el periodo julio a
diciembre de 2016 y enero a julio 31 de 2017, con el fin de medir el avance o desviación,
e implementar acciones correctivas o preventivas según el caso, así:
INDICADOR DE PRODUCTO
ANÁLISIS UNIDAD DE CONTROL INTERNO
PROGRAMACIÓN
METAS DE META
PRODUCTO COD INDIC NOMBRE DEL
PROGRAMA AVANCES AVANCES
CUATRIENIO PRO INDICADOR (PI) % de % de
2016 2017 (Julio a diciembre (Enero a Julio
2016-2020 (PI) Avance Avance
2016) 2017)
51Página
Convenio No. 0000010

de 2015 con la Agencia
Nacional de Seguridad
Hacia una movilidad eficiente, segura y compatible con el medio ambiente: cable aéreo, transporte público terrestre y cultura ciudadana
Vial, cuyo objeto es

definir las condiciones
bajo las cuales la
Agencia y el Municipio
de Manizales realizarán
aportes para la
financiación de acciones
de seguridad vial en el
Número de marco del Plan Local de Meta cumplida
Realizar un
convenios con Seguridad vial del en el año 2016,
Convenio con la
la Agencia Municipio de Manizales no tiene meta
Agencia TRA369 1 0 100 N.A.
Nacional de que se denominarán "El programada
Nacional de
Seguridad Vial, proyecto" y las para el año
Seguridad vial
ejecutados condiciones de 2017
ejecución de los
recursos técnicos,
administrativos y
financieros que las
partes aporten de
acuerdo con el alcance
definido en el
documento técnico
contentivo del proyecto
que obra como anexo 1
del presente convenio.
Auditar Número de Meta cumplida
veinticinco (25) puntos con en el año 2016,
Identificación de 28
puntos con accidentes no tiene meta
TRA370 25 0 puntos con accidentes 100 N.A.
accidentes fatales programada
fatales presentados.
fatales presentados para el año
presentados auditados 2017
Intervención de los
puntos identificados a
través de campañas
educativas, tomas
Intervenir el Porcentaje de pedagógicas,
Meta cumplida
100% de los puntos con señalización, auditorías
en el año 2016,
puntos con accidentes realizadas por la
no tiene meta
accidentes TRA371 fatales con 100 0 Universidad Nacional y 100 N.A.
programada
fatales con factibilidad de pactos con empresas e
para el año
factibilidad de actuación, instituciones cercanas a
2017
52
actuación intervenidos los puntos

identificados.
Página
Instalación de radares
preventivos en 15
puntos de la ciudad y
señalización preventiva
y de refugio para
peatones. Contratos
1611300686,
1612160731, 0732,
0733 y 034. Contrato
Universidad Nacional
No. 1610120590.
Se capacitaron a 49
Capacitar en Porcentaje de
personas
actualización y personas que
representantes de las
profundización realizan el
entidades de socorro de
al 90% de las traslado, Meta cumplida
54 identificadas, en
personas que transporte y en el año 2016,
temas de manejo de
realizan el atención inicial no tiene meta
TRA372 90 0 paciente traumatizado, 100 N.A.
traslado, de víctimas en programada
atención en salud,
transporte y accidentes de para el año
seguro obligatorio de
atención inicial tránsito 2017
accidentes de tránsito,
de víctimas en actualizadas y
zonificación y respuesta
accidentes de con
a emergencias en la
tránsito profundización
ciudad.
Se observan
diseños y
asignación de
recursos por
valor de
Semaforización en la
$26.500.000,
calle 15 con carrera 23,
Semaforizar 8 Número de para
Avenida Gilberto Alzate
nuevas TRA373 intersecciones 3 2 100 semaforizar las 10
con calle 28 y la
intersecciones semaforizadas intersecciones
Avenida de la Sultana
de la Avenida
con carrera 17
Paralela con
calle 67 y
Avenida
Santander con
calle 67.
Semáforos a
Semáforos
intervenir: 6 en
Modernizar 36 Número de modernizados: Carrera
el centro de la
semáforos TRA374 semáforos 6 10 22 con calle20, Carrera 100 10
ciudad y 4 en la
peatonales modernizados 21 con calle 21, Carrera
Avenida
23 con calle 15
Santander.
Mantener en TRA375 Porcentaje del 96 96 Se mantiene 100 A la fecha se 100
funcionamiento sistema funcionando el 96% del mantiene el
53
el 96% del semafórico en sistema, medido en 96% en

sistema funcionamiento términos de horas funcionando
Página
semafórico de la funcionando.
ciudad de El sistema está
Manizales integrado por 436
semáforos: 322
vehiculares y 114
peatonales y 64
intersecciones
semaforizadas.
6.395 metros
lineales,
Demarcación 5.210 metros lineales
Contratos Nos.
vial de 37.128 (líneas divisorias del
Metros lineales 1612160731,
ML (metros 10.00 carril) demarcados,
TRA376 demarcados en 8.000 65 0732 y 0733, y 35,5
lineales) en la 0 Contratos Nos.
la ciudad el Contrato No.
ciudad de 1602230083 y
1704120281.
Manizales 1608040462
En proceso
contractual.
5.980 metros
cuadrados
Demarcación demarcados,
4.825 metros cuadrados
vial de 32.000 Metros según contrato
demarcados. Contratos
M2 (Metros cuadrados No.
TRA377 6.793 9.000 Nos. 1602230083, 71 37.9
Cuadrados) en la demarcados en 1704120281.
1608040462 y
ciudad de la ciudad En proceso
1608120476
Manizales contractual por
valor de
$210.000.000.
Construcción
de 32
Construcción de 29
reductores de
reductores de velocidad
Número de velocidad
Construir 55 (15 rurales). Contrato
reductores de contratos Nos.
reductores de TRA378 10 15 No. 1608120476, 100 100
velocidad 1612160732 y
velocidad 1602230083,
construidos 733 y Contrato
1611180651, y
de Urgencias
1612160732 y 733,en:
Nos.
1704120281.
237 señales
verticales
Instalación de 146 instaladas
Número de
Instalar 2.360 señales verticales, Contratos Nos.
señales
nuevas señales TRA379 508 600 Contratos Nos. 29 1612160732 y 21.4
verticales
verticales 1602230083 y 073 y contrato
instaladas
1611220658. de urgencias
No.
1704120281.
Ejecutar un plan TRA380 Número de 1 1 Elaboración y ejecución 100 Elaboración y 60
54
de medios de planes de del Plan de Medios ejecución del

difusión masiva medios de "Proyecto formación Plan de Medios
Página
de normas de difusión de ciudadana bajo la "Proyecto

tránsito normas de perspectiva del tránsito formación
tránsito en la ciudad de ciudadana bajo
la perspectiva
del tránsito en
la ciudad de
Manizales",
utilizando
Manizales", utilizando medios
medios radiales, medios radiales,
escritos y televisivos, medios
redes sociales, twiteer escritos, redes
@secTransitomzl,faceb sociales,
ook twiteer
secretaríadetransitoma @secTransitom
nizalers, prensa, radio, zl,facebook
vallas, pasacalles, secretaríadetra
volantes, plegables y nsitomanizales,
afiches. Contratos Nos. prensa,
1607060391, pasacalles,
1607110403, volantes,
1610060579, plegables y
1608020455, afiches.
1607110407, Contratos Nos.
1607110406, 1705110349,
1608090466 y 1705110348,
1610240604. 1706140417,
1706140418,
1705110350,
1706140419,
17061420 y
1707250491.
Realizar en el TRA381 Porcentaje de 40 70 Campañas de formación 100 Campañas de 37
100% de los instituciones por parte de la Oficina formación por
establecimientos educativas en de Gestión Pedagógica parte de la
educativos, las que se de la Secretaría de Oficina de
campañas de realizan las Tránsito con el grupo de Gestión
formación campañas de guardas de tránsito en Pedagógica de
ciudadana bajo formación 52 instituciones la Secretaría de
la perspectiva ciudadana bajo educativas públicas y Tránsito con el
del tránsito la perspectiva privadas con campañas grupo de
de tránsito de formación ciudadana guardas de
bajo la perspectiva del tránsito en 87
tránsito. instituciones
educativas
públicas y
privadas con
campañas de
55
formación
ciudadana bajo
Página
la perspectiva
del tránsito. Se
apoyan con el
bus aula,
Parque
Didáctico de
Tránsito.
Campañas de
formación
ciudadana bajo
la perspectiva
del tránsito a
través de la
Oficina de
Gestión
Campañas de formación
Pedagógica de
ciudadana bajo la
la Secretaría de
Intervenir el perspectiva del tránsito
Porcentaje de Tránsito con el
100% de las a través de la Oficina de
comunas y grupo de
comunas y Gestión Pedagógica de
corregimientos guardas y el
corregimientos la Secretaría de Tránsito
con campañas Bus Aula de la
con campañas TRA382 16,7 27,8 con el grupo de 100 62,5
de formación Secretaría de
de formación guardas, para la
ciudadana bajo Tránsito, para
ciudadana bajo Intervención de 2
la perspectiva la Intervención
la perspectiva Comunas (Cumanday y
del tránsito en las Comunas
del tránsito Macarena) y 1
(Atardeceres,
Corregimiento
Ciudadela del
(Colombia).
Norte,
Ecoturísitca
Cerro de Oro,
La Estación y
Tesorito) y
Corregimientos
Colombia y
Cristalina.
En
funcionamiento
el Parque
Se reactivó el Parque
Rehabilitar el Parque Didáctico Fijo
Didáctico Fijo de
parque didáctico didáctico fijo de de Tránsito
TRA383 1 0 Tránsito ubicado en el 100 N.A.
fijo temático de tránsito en ubicado en el
Bosque Popular el
tránsito funcionamiento Bosque Popular
Prado.
el Prado.
Contrato No.
1703220216.
Plan de Formulación y
Desarrollar un
regulación Formulación y ejecución ejecución del
(1) Plan anual de
56
desde el punto del Plan de Regulación y Plan de

regulación desde
TRA384 de vista 1 0 Control del Tránsito 100 Regulación y N.A.
el punto de vista
Página
preventivo y Preventivo y Correctivo Control del

preventivo y
correctivo, año 2016 Tránsito
correctivo
elaborado e Preventivo y
Correctivo año
2017.
Para su
ejecución se
cuenta
implementado adicionalmente
con 15 guardas
civiles para la
regulación y
control del
tránsito.
Realización de
5 campañas "Tu
vida mi vida",
"Semana de la
Realización de 3
Ejecutar al Número de Seguridad Vial",
campañas para el
menos 8 campañas para "Todos somos
fomento de la
campañas para el fomento de peatones, baja
participación social y
el fomento de la la participación la velocidad",
formación ciudadana
participación social y "No nos sobra
TRA385 2 2 bajo la perspectiva. "Es 100 100
social y formación ningún
tu tiempo, pero el
formación ciudadana bajo habitante,
espacio es de todos",
ciudadana bajo la perspectiva conduzca con
"Tu vida mi vida" y
la perspectiva del tránsito, cuidado", y "Sé
"Salvemos vidas en la
del tránsito realizadas un héroe". Las
vía"
campañas se
desarrollan en
las zonas
urbana y rural.
En operación 1
Implementar Número de 2 nuevos servicios de nuevo servicio
once (11) nuevos nuevos transporte público: en la ruta El
servicios de servicios de Sector de La Linda y la Caribe -
transporte TRA386 transporte 2 3 Quiebra de Vélez 100 Universidad 33
público colectivo público (empresas Autolegal y Nacional,
en el municipio colectivo Unitrans, Resolución No.
de Manizales implementados respectivamente) 173 del 26 de
julio de 2017.
No hay
Plan
Implementar un programación
implementado
(1) Plan de No hay programación de meta para
de utilización
utilización de de meta para los años los años 2016 y
de paraderos
paraderos sobre TRA387 0 0 2016 y 2017, la meta N.A. 2017, la meta N.A.
sobre las vías
las vías arterias está programada para está
arterias
57
principales de la el año 2019. programada

principales de
ciudad para el año
la ciudad
Página
2019.
Desarrollar una Agenda No hay programación No hay
TRA388 0 0 N.A. N.A.
Agenda participativa de meta para los años programación
Participativa desarrollada
de meta para
para la para la
los años 2016 y
implementación implementació
2016 y 2017, la meta 2017, la meta
del Sistema n del sistema
está programada para está
Estratégico de estratégico de
el año 2019. programada
Transporte transporte
para el año
Público Colectivo público
2019.
SETP colectivo SETP
No hay
programación
Implementar el No hay programación de meta para
Plan Estratégico
Sistema de meta para los años los años 2016 y
de transporte
estratégico de TRA389 0 0 2016 y 2017, la meta N.A. 2017, la meta N.A.
público
Transporte está programada para está
Implementado
Público el año 2019. programada
para el año
2019.
*Matriz origen Grupo de Información y Estadística de la Secretaría de Planeación Municipal
De acuerdo con este seguimiento, se puede concluir:
 Los Indicadores de Producto a cargo de la Secretaría de Tránsito y Transporte, se

miden de conformidad con lo señalado en las Fichas Técnicas.
 Las evidencias aportadas en el proceso auditor para determinar el avance de los

Indicadores de Producto, concuerdan con la información reportada al Centro de
Información y Estadística – CIE para determinar el resultado del Indicador mes a mes.
 El Indicador de Producto TRA376 “Metros lineales demarcados en la ciudad”, presentó

como resultado un cumplimiento del 65% en el año 2016, y al 31 de julio de 2017,
presenta un avance del 35,5%.
 El Indicador de Producto TRA377 “Metros cuadrados demarcados en la ciudad, registró

en la vigencia 2016 un resultado de avance del 71%, y a la fecha de la presenta
auditoría se evidenció un avance del 37,9%.
 El Indicador de Producto TRA379 “Número de señales verticales instaladas”, presentó

un avance de cumplimiento del 29% en el año 2016, y al 31 de julio de 2017, presenta
58
un avance del 21,4%.

Página
 Los Indicadores de Producto TRA387 “Plan implementado de utilización de paraderos

sobre las vías arterias principales de la ciudad”, TRA388 “Agenda Participativa
desarrollada para la implementación del sistema estratégico de transporte público

colectivo SETP” y TRA389 “Plan Estratégico de transporte Público Implementado”, no
presentan programación de meta para los años 2016, 2017 y 2018, éstas se
encuentran definidas para el año 2019.
6.4. HALLAZGOS
Para este componente no se presentan hallazgos.
Sería adecuado realizar un estudio que permita analizar y/o medir el impacto
que generan las campañas y medios de difusión masivos utilizados por la
Secretaría de Tránsito y Transporte para dar cumplimiento a la meta de
producto “Ejecutar un plan de medios de difusión masiva de normas de
tránsito”, la cual es medida a través del Indicador TRA380 “Número de planes de
N°1 medios de difusión de normas de tránsito”, toda vez que en el proceso auditor
se pudo observar que se tiene contratado un gran volumen de publicidad y se
desconoce su efectividad, interiorización y acatamiento por parte de la
ciudadanía, lo cual contribuiría a fortalecer el proceso de planeación y a
determinar con certeza cuáles son los medios más eficaces para la difusión
masiva de normas de tránsito.
Sería importante empezar a planear las acciones que se van a desarrollar para
cumplir con las metas de producto medidas a través de los Indicadores TRA387
“Plan implementado de utilización de paraderos sobre las vías arterias principales
de la ciudad”, TRA388 “Agenda participativa desarrollada para la implementación
del sistema estratégico de transporte público colectivo SETP” y TRA389 “Plan
Estratégico de transporte público implementado”, toda vez que no se
N°2 proyectaron actividades para los años 2016, 2017 y 2018, y no es adecuado
dejar para último momento la planeación, debido a que podría generar retrasos
en su ejecución y no permitiría implementar acciones correctivas o preventivas
en caso de una desviación, lo cual contribuiría a fortalecer el proceso de
planeación y al cumplimiento de la meta en el año 2019, de acuerdo con lo
previsto tanto en el Plan de Desarrollo de Manizales 2016-2019 como en el Plan
Indicativo.
N°3 Es importante revisar el avance de los Indicadores de Producto TRA373 “Número
de intersecciones semaforizadas”, TRA374 “Número de semáforos
modernizados”, TRA376 “Metros lineales demarcados en la ciudad”, TRA377
59
“Metros cuadrados demarcados en la ciudad”, TRA379 “Número de señales

verticales instaladas” y TRA386 “Número de nuevos servicios de transporte
Página
público colectivo implementados”, toda vez que en el proceso auditor se pudo

evidenciar un avance por debajo del 50% en cada uno de ellos, considerado
bajo, en proporción con la fecha de corte en la presente vigencia, lo cual

contribuiría a fortalecer el proceso de planeación y a cumplir eficientemente las
metas definidas en el Plan de Desarrollo de Manizales 2016-2019.
7. CONTRATACIÓN
Auditor del Proceso: PAULA ANDREA Firma del Auditor:
VERA BECERRA
Criterios: Constitución Política, Ley 80 de 1993 ” Del principio de Transparencia”, el Decreto
045 de 2007 de la Alcaldía de Manizales “Por medio del cual se adopta el manual de
procedimiento para las interventorías de los contratos que celebre la administración central
del Municipio de Manizales”, en el punto 4 actas e informes Numeral 4.5, Decreto 111 de
1996 “Por el cual se compilan la ley 38 de 1989, la ley 179 de 1994 y la ley 225 de 1995 que
conforman el estatuto orgánico del presupuesto”, Decreto 0568 de 1996 ” Por el cual se
reglamenta las leyes 38 de 1989,179 de 1994 y la 225 de 1195 orgánicas del presupuesto
general de la Nación” , Decreto 303 de 2014 “Manual de contratación de la Alcaldía de
Manizales punto 8 Numeral 3”. ART.71 “Todos los actos administrativos que afecten las
apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que
garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos.
Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los
recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá
indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación
es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos…..”.
Acuerdo No. 0798 del 2012 “Por medio del cual se hace obligatorio el uso de estampillas pro
Universidad de Caldas y Universidad Nacional Sede Manizales hacia el tercer milenio”,
Acuerdo No. 794 del 2012 “Por medio del cual se autoriza la emisión de la estampilla para el
bienestar del adulto mayor” , Decreto 484 de 2012 “Por medio del cual se reglamentan los
acuerdos No. 0794 y 0798 de 2012, contentivos de las estampillas vigentes en el municipio.”,
Decreto 1082 de 2015 “Publicidad en el SECOP”, ley 1150 de 2007 Articulo 11 . “Por medio de
la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la ley 80 de 1993 y se
dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos , Articulo 8
del Decreto 103 de 2015 “Publicación de la ejecución de contratos” , los Artículos 83
“Supervisión e interventoría contractual” y 84 “Facultades y deberes de los supervisores y los
interventores” de la ley 1474 de 2011, Decreto 0181 de 2017 “Por medio del cual se adopta el
manual de procedimiento para las supervisiones e interventorías de los contratos y
convenios que celebre la Administración Central del Municipio de Manizales”, el Decreto 045
60
de 2007 de la Alcaldía de Manizales “Por medio del cual se adopta el manual de procedimiento
para las interventorías de los contratos que celebre la administración central del Municipio
Página
de Manizales”.
7.1. MUESTRA AUDITADA:
Como Herramientas Utilizadas fueron solicitadas las listas de los contratos suscritos por la
Secretaría de Tránsito y Transporte de la Alcaldía de Manizales dentro del periodo
comprendido entre el 19 de septiembre de 2016 al 30 de julio de 2017, de lo que se pudo
verificar que se habían celebrado cuarenta y seis (46) procesos contractuales hasta la
fecha de la auditoria. A los que se les fue aplicada la herramienta de muestreo aleatorio
simple para estimar la porción de una población la cual arrojo un total de trece (13)
contratos de las diferentes modalidades, para realizar la respectiva revisión legal y
documental, aplicando la lista de chequeo con su respectiva verificación del lleno de los
requisitos legales exigidos por la ley Para llevar a cabo la contratación Estatal, así mismo
se realizó confrontación con la publicación en la página del SECOP como el aplicativo SIA-
OBSERVA.
La auditoría a la contratación fue desarrollada en la Secretaría Jurídica de la

Administración Municipal.
N° DE MODALIDAD DE TIPO DE
VALOR OBJETO
CONTRATO CONTRATACION CONTRATACION
Suministro e
Nº 1610100583
instalación de
semáforos de alta
Contratación Directa Suministro $70.000.000 eficiencia energética,
resiliente y productor
de energía que
mitigue los efectos
del cambio climático
Anuar esfuerzos
Nº1610120
comunes tendientes
590
Convenio
Contratación Directa $ 10.000.000 a realizar los estudios
Interadministrativo
en el marco del pilar
estratégico
infraestructural del
1610240604
Difusión de
Prestación de Campañas de cultura
Contratación Directa $ 3.000.000
Nº
Servicios ciudadana a través

61
de un medio radial
Página
1611210655 Nº 1611180651
Construcción de
reductores en
Mínima Cuantía Contrato de Obra $43.998.700 diferentes veredas
del Municipio de
Manizales
Mantenimiento
preventivo y/o
Prestación de
Contratación Directa $ 2.000.000 correctivo de equipos
Nº
Servicios
de radar laser y
marca
Nº 1612160731 Nº 1611220659
Difusión de
Prestación de Campañas de cultura
Contratación Directa $1.400.000
Servicios ciudadana a través
de un medio radial
Instalación de
dispositivos y
Mínima Cuantía Contrato de Obra $43.999.204 señalización temporal
en puntos críticos de
la comuna cumanday
Demarcación e
Nº
instalación de
161216073
Mínima cuantía Contrato de obra $42.998.842 dispositivos

temporales en
3
puntos críticos de las

comunas tesorito,
Nº 1612160734
Prestación de
servicios de apoyo
para la prevención de
Prestación de
Contratación Directa $444.024.056 accidentabilidad en
Servicios
puntos críticos del
Municipio de
Manizales
Reposición de
1601010007
equipos y prestación
de servicios de
prestación de telecomunicaciones,
62
Contratación Directa $148.272.285

Servicios en el ejercicio del
control y regulación
Página
del tránsito y
Nº
trasporte del
estrategias en
(MIC-STT-Nº170412
Mínima cuantía seguridad vial en el

058-2017) 0281
Contrato de Obra $47.900.000 Municipio de

Manizales conforme
las acciones del plan
local de seguridad
Nº 1705220374
Suministro,
instalación y / o
mantenimiento de la
Prestación de señalización vial y de
Menor cuantía Servicios de $30.000.000 los diferentes
Mantenimiento dispositivos que
regulan el tránsito y
(MC-STT-UGR-018-
transporte de la
ciudad de Manizales
2017)
Precisas
competencias, aunar
esfuerzos para la
Nº1703060170
regulación y control
de tránsito y
Convenio transporte en la
Contratación Directa $700.000.000 jurisdicción del
Interadministrativo
Municipio de
Manizales
propendiendo por la
seguridad vial y en
general por el
fortalecimiento de las
Una vez fueron aplicados los procedimientos de auditoria, se llegó a la conclusión que la
gestión contractual de la Secretaría de Transito y Trasporte del Municipio de Manizales, en la
mayoría de sus procesos celebra la contratación de conformidad con las disposiciones,
procedimientos y exigencias contenidas en la normatividad legal vigente, aunque durante el
proceso auditor se detectaron algunos aspectos susceptibles de mejora los cuales fueron
identificados y deben ser ajustados de acuerdo a los hallazgos y recomendaciones
establecidos en el presente informe.
7.3. HALLAZGOS
En la revisión del contrato Nº 1610100583 se evidencio que la minuta
contractual publicada en la página del Secop no cuentan con la fecha cierta de
63
elaboración y suscripción de los documentos lo que impide observar el

N°1
Página
cumplimento del “Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el Secop. La

Entidad Estatal está obligada a publicar en el Secop los Documentos
del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación,

dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que
debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de
Contratación. Los documentos de las operaciones que se realicen en
bolsa de productos no tienen que ser publicados en el Secop……” y el
artículo 24 de la ley 80 de 1993”principio de Transparencia”
Se evidencio en la revisión del contrato Nº 1611220659 que el certificado de

idoneidad para la celebración de contratados de prestación de servicios, no
cuenta con la firma del ordenador del gasto Incumpliendo lo estipulado por el
N°2 el Decreto 303 de 2014“Por medio del cual se adopta el manual de
Contratación de la Alcaldía de Manizales en su punto 1.5 Contratación
Directa en su punto 4.2. Adjunto al estudio previo debe estar la certificación
del nominador, sobre la falta de personal para desarrollar el objeto
contractual”.
Se evidencio en los Contrato Nº 1612160731,1612160733,1612160734 que
para ejecutar el objeto contractual se contaba con un tiempo mínimo toda vez
que se suscribieron el día 16 de diciembre de 2016 y con plazo de ejecución
hasta diciembre de 2016 y en los tres contratos antes mencionados se solicitó
Nº3 que fueran prorrogados sin tener en cuenta el tiempo que establece el
Decreto 045 de 2007 de la Alcaldía de Manizales” en el parágrafo 4
Actas e Informes numeral 4.5 ” Remitir con tres (3) días hábiles de
antelación al vencimiento del plazo la respectiva solicitud de adición,
modificación o prórroga del contrato, al secretario de Despacho, para su
aprobación……”.
Nº4 No se evidencio en la revisión del Contrato Nº 1703060170 que estén
presentado informes de supervisión de manera mensual sobre la ejecución del
contrato y como quedo pactado en la minuta contractual incumpliendo lo
preceptuado en Articulo 8 del Decreto 103 de 2015 “Artículo 8°.
Publicación de la ejecución de contratos. Para efectos del cumplimiento de
la obligación contenida en el literal g) del artículo 11 de la Ley 1712 de
2014, relativa a la información sobre la ejecución de contratos, el sujeto
obligado debe publicar las aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o
informes del supervisor o del interventor, que prueben la ejecución del
contrato.”, los “ARTÍCULO 83. SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA
CONTRACTUAL. Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de
prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia
de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar
permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de
64
un supervisor o un interventor, según corresponda.

Página
La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo,

financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del
contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren
conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá

contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de
servicios que sean requeridos…..” y “ARTÍCULO 84. FACULTADES Y
DEBERES DE LOS SUPERVISORES Y LOS INTERVENTORES. La supervisión e
interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del
cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones
a cargo del contratista.
Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes,
aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual,
y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de
los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción
tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en
riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se
presente….”, y el Decreto 0181 de 2017 en su parágrafo 3 Actas e
Informes numeral 3.3 “Rendir informes de Supervisión e interventoría en
los contratos y convenios con la periodicidad establecida en el clausulado
contractual y enviar copia a la Secretaría de despacho correspondiente y a
la Secretaría Jurídica, de acuerdo a los formatos previamente establecidos
por la entidad....”.
7.4 RECOMENDACIONES
Es importante que por parte de la SECRETARÍA DE TRANSITO Y TRANSPORTE se
creen mecanismos de control y monitoreo eficientes y efectivos que garanticen que los
N°1 datos publicados en el SECOP, se realicen en los términos establecidos por la ley y se
publiquen una sola vez, con el fin de evitar la duplicidad de documentos y evitar
posibles confusiones a la hora de consultar esta página
Sería pertinente que la SECRETARÍA DE TRANSITO Y TRANSPORTE realizara
seguimientos a la documentación cargada en el aplicativo “SIA – OBSERVA” teniendo en
cuenta que para la vigencia 2016 se presentaron algunos inconvenientes en la
N°2
plataforma, con el fin de que la información registrada sirva de evidencia a las auditorías
realizadas por los entes de control, es de anotar que los contratos de 2017 no presentan
ninguna falencia por lo que deben estar debidamente registrados por cada secretaría.
Sería pertinente que la SECRETARÍA DE TRANSITO Y TRANSPORTE gestione ante
Colombia Compra eficiente el cambio del objeto publicado del Contrato Nº 1610100583,
N°3 toda vez que se pudo observar que no es el objeto pactado en la minuta contractual, así
mismo se recuerda el deber de manejar con más cuidado las minutas contractuales y
65
documentos guías que se utilicen en los procesos.

Página
8. PRESUPUESTO
Auditor del Proceso:

Firma del Auditor
TERESA PEREZ PATIÑO
Criterios: Estatuto Orgánico de Presupuesto, Decreto 080 de enero 28 de 2016, “Por el cual
se modifica el Decreto de Liquidación del Presupuesto de Renta y Gastos de la actual
vigencia”. Decreto 111 de 1996 -Régimen de Contabilidad Pública – Manual de
Procedimientos, Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable – Contaduría
General de la Nación. Decreto 2649 de 1993, “ Por el cual se reglamenta la Contabilidad en
General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en
Colombia”, Título III, Artículo 123.
Ejecución Presupuestal de gastos a diciembre 31 de 2016.
Ejecución presupuestal de gastos a julio 31 de 2017.
Órdenes de pago generadas y elaboradas por la Secretaría de Tránsito y Transporte en el

año 2016.
Órdenes de pago generadas y elaboradas por la Secretaría de Tránsito y Transporte en el

año 2017.
Aplicativo Sia Observa, efectividad en el cargue de los rubros presupuestales.
Conciliación bancaria de la cuenta de recaudos Nro. 280721481 del Banco Popular de la

Secretaría de Tránsito.
 Determinar gestión presupuestal 2016-2017.
 Verificar legalidad en la expedición de órdenes de pago 2016-2017
 Identificar inconsistencias en el cargue de rubros presupuestales en el aplicativo

SIA-OBSERVA.
 Confrontar estado de las conciliaciones bancarias 2017.

66

Página
Se Verificó la ejecución presupuestal de gastos asignada a la Secretaría de Tránsito y

Transporte y la clasificación por fuente de financiación a 31 de diciembre de 2016,
presentando el siguiente resultado:
EJECUCION PRESUPUESTAL A DICIEMBRE 31 DE 2016 - SECRETARIA DE TRANSITO Y

TRANSPORTE 2016
PRESUPUESTO %
DENOMINACION DEFINITIVO 2016 PARTICIPACION COMPROMETIDO % EJECUCION
Funcionamiento 43.434.223,00 0,88% 10.865.067,00 25,01%
Inversión 4.917.042.049,00 99,12% 4.288.896.181,00 87,23%
TOTAL 4.960.476.272,00 100,00% 4.299.761.248,00 86,68%
DISTRIBUCION DEL PRESUPUESTO POR FONDO DE FINANCIACION SECRETARIA DE

TRÁNSITO Y TRANSPORTE 2016
PRESUPUESTO %
DENOMINACION DEFINITIVO 2016 PARTICIPACION COMPROMETIDO % EJECUCION
Fondos
Comunes 81.967.485,00 1,65% 49.398.329,00
R/Bce Fondos
60,27%
Comunes 0,00 0,00% 0,00
TOTAL FONDOS
COMUNES 81.967.485,00 1,65% 49.398.329,00
Fuentes
Especiales 4.216.874.056,00 85,01% 3.618.006.772,00
R/Bce Fuentes
87,12%
Especiales 661.634.731,00 13,34% 632.356.147,00
TOTAL FUENTES
ESPECIALES 4.878.508.787,00 98,35% 4.250.362.919,00
TOTAL 4.960.476.272,00 100,00% 4.299.761.248,00 86,68%
67
A la Secretaría de Tránsito y Transporte en la vigencia 2016 se le asignó un Presupuesto

Página
de Gastos Definitivo por valor de $4.960.476.272, de los cuales el 0.88% se destinó

para funcionamiento y el 99.12% para inversión.
Financiado por Fondos Comunes en el 1.65% y por Fuentes Especiales el 98.35%.
La ejecución total del Presupuesto de gastos a diciembre 31 de 2016 fue del 86.68%.
Se verificó la ejecución presupuestal de gastos para el año 2017, determinando las

fuentes de financiación con corte a julio 31 de 2017 y el porcentaje de ejecución,
arrojando los resultados siguientes:
EJECUCION PRESUPUESTAL DE A GASTOS A JULIO 31 0 DE 2017 - SECRETARIA DE

TRÁNSITO Y TRANSPORTE
PRESUPUESTO % %
DENOMINACION DEFINITIVO 2017 PARTICIPACION COMPROMETIDO EJECUCION
Funcionamiento 47.534.000,00 0,92% 10.224.615,00 21,51%
Inversión 5.123.731.710,00 99,08% 2.656.231.587,00 51,84%
TOTAL 5.171.265.710,00 100,00% 2.666.456.202,00 51,56%
DISTRIBUCION DEL PRESUPUESTO POR FONDO DE FINANCIACION SECRETARIA DE

TRÁNSITO Y TRANSTORTE - 2017
PRESUPUESTO % %
DENOMINACION DEFINITIVO 2017 PARTICIPACION COMPROMETIDO EJECUCION
Fondos Comunes 569.034.000,00 11,00% 331.095.751,00
R/Bce Fondos
Comunes - 0,00% -
TOTAL FONDOS
COMUNES 569.034.000,00 11,00% 331.095.751,00 58,19%
Fuent es Especiales 4.134.500.000,00 79,95% 2.035.174.327,00
R/Bce Fuent es
Especiales 467.731.710,00 9,04% 300.186.124,00
TOTAL FUENTES
ESPECIALES 4.602.231.710,00 89,00% 2.335.360.451,00 15,36%
TOTAL 5.171.265.710,00 100,00% 2.666.456.202,00 51,56%
La Secretaría de Tránsito y Transporte para la vigencia 2017 cuenta con un Presupuesto

de Gastos Definitivo por valor de $5.171.265.710, de los cuales el 0.92% están
68
destinados para funcionamiento y el 99.087% para inversión.

Página
Financiado el 11.00% por Fondos Comunes y 89.00% por Fuentes Especiales.

La ejecución total del Presupuesto a julio 31 de 2017 presenta un porcentaje de

51.56%.
Se verificó el porcentaje de efectividad en la elaboración de las órdenes de pago a cargo

de la Secretaría de Tránsito y Transporte para el año 2016, arrojando un porcentaje de
cumplimiento del 70% toda vez que de 332 órdenes de pago generadas, se devolvieron
98 órdenes por inconsistencias en actas, por la seguridad social, falta de soportes, etc.
Para el año 2017 la Secretaría de Tránsito y Transporte ha elaborado 52 órdenes de

pago de las cuales se han devuelto 15 por inconsistencia, arrojando un porcentaje de
efectividad del 71%.
Se realizó revisión del cargue de los rubros presupuestales en el aplicativo SIA OBSERVA
de la Contraloría General de Manizales, arrojando varias inconsistencias que fueron
reportadas al operador de presupuesto el día 30 de marzo mediante correo electrónico,
las cuales fueron corregidas oportunamente.
Se hizo revisión de la cuenta bancaria del Banco Popular Nro. 280721481, Recaudo
Tránsito para determinar el estado de la conciliación a julio 31 de 2017, mostrando que la
cuenta presenta partidas por depurar de los años 2016 y 2017, evidenciando el trabajo
que se adelantó en la identificación de las partidas de los años 2013, 2014 y 2015
registradas en el Informe de Auditoría del año 2016.
CONCILIACION
BANCARIA
ENTIDAD BANCARIA BANCO POPULAR
NUMERO DE CUENTA 280721481
DESTINO FONDO RECAUDO TRANSITO
SALDO
DESCRIPCION SALDO AUXILIAR EXTRACTO DIFERENCIA
3.628.069.240.9 (12.990.828.14
Saldos 3.615.078.412.79 3 )
Partidas que incrementan el
saldo en el auxiliar año 2016 18.877.00
Partidas que incrementan el
69
saldo en el auxiliar año 2017 13.976.903.44

Página
Partidas que disminuyen el

saldo en el auxiliar 2016 285.3319.40
Partidas que disminuyen el

saldo en el auxiliar 2017 719.632.00
8.4. HALLAZGOS
N°1 Para este componente no se generan hallazgos.
Sería conveniente continuar con el trabajo que se viene realizando en la
identificación de las partidas por conciliar ya que es evidente el trabajo que se
No.1
hizo con los años 2013, 2014 y 2015, para lograr presentar la cuenta
totalmente depurada.
Es importante aplicar las diferentes hojas de chequeo, según corresponda, a
las órdenes de pago, toda vez que se pudo evidenciar en el proceso auditor,
No.2 alta devolución de órdenes de pago sin el lleno de los documentos requeridos
para la entrega en la Tesorería municipal, lo cual genera reproceso y
desgastes administrativos.
9. MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI

Firma del Auditor:
Auditor del Proceso:
LUZ ESTELLA TORO OSORIO
Criterios: Decreto Nacional Nro. 943 del 21 de Mayo de 2014, expedido por el
Departamento Administrativo de la Función Pública, en el cual se actualiza el
“Modelo Estándar de Control Interno – MECI”.
 Veinte (20) Encuestas del Modelo Estándar de Control Interno - MECI.
9.2 METODOLOGIA DE LA AUDITORIA
La Unidad de Control Interno de la Alcaldía de Manizales, implementó la nueva Encuesta

70
sobre el Modelo Estándar de Control Interno – MECI, para aplicar dentro del proceso
Página
auditor durante la vigencia 2017 al Secretario de Despacho y su grupo de trabajo, con el

fin, de determinar el estado de madurez, el grado de interiorización y el nivel de
conocimiento que tienen los funcionarios sobre la Institucionalidad de la Alcaldía de

Manizales.
Durante el proceso auditor se entregaron treinta (30) Encuestas a funcionarios de la

Secretaría de Tránsito y Transporte, los cuales pertenecen a Carrera Administrativa,
Nombramiento Provisional y Libre Nombramiento y Remoción, para un total de veinte (20)
respuestas registradas, toda vez, que cinco (05) funcionarios están en período de
vacaciones, dos (02) funcionarios se encuentran en Licencia, uno (01) funcionario ya no
labora en la Administración, uno (01) funcionario se encuentra incapacitado y uno (01)
funcionario está laborando en otra Dependencia; lo que indica que todo el personal de la
Secretaría respondió la encuesta.
A continuación se presentan los resultados que permiten determinar el avance y el grado

de interiorización de los elementos del MECI en los funcionarios:
 Todos los funcionarios encuestados de la Secretaría de Tránsito y Transporte,

consideran que la comunicación entre ellos y sus superiores sí es fluida y de fácil
acceso, confirman que sí realizan el respectivo seguimiento y control a los Indicadores y
declaran que sí realizan seguimiento constante a las acciones planteadas en los Planes
de Mejoramiento.
 Diez y nueve (19) funcionarios de veinte (20) encuestados, declaran que sí son
concordantes las actividades que desempeñan en el cargo con el Manual de Funciones
y Competencias Laborales, consideran que el conocimiento adquirido en las
capacitaciones sí ha respondido a sus necesidades como servidores públicos, creen que
los programas de Bienestar Social e Incentivos sí promueven el sentido de pertenencia
y la motivación de los funcionarios, declaran además, que sí conocen como contribuyen
desde su puesto de trabajo con la Misión, Visión y Objetivos Institucionales de la
Alcaldía de Manizales, manifiestan que sí conocen a qué Procesos y Servicios
contribuyen desde su puesto de trabajo y confirman que su Jefe Inmediato sí realiza
cronogramas de trabajo y a su vez realiza seguimiento al mismo.
 Diez y ocho (18) funcionarios de veinte (20) encuestados, declaran que en las
71
Evaluaciones de Desempeño sí les tienen en cuenta todas las funciones realizadas en el

cargo que desempeñan.
Página
 Diez y siete (17) funcionarios de veinte (20) encuestados, manifiestan que sí logran
detectar las posibles desviaciones en su proceso y realizar los correctivos necesarios
para obtener la mejora continua del cargo sin que el Jefe Inmediato lo ordene y creen
que el Procedimiento de Auditoría Interna sí les permite mejorar sus procesos.
 Diez y seis (16) funcionarios de veinte (20) encuestados, confirman que dentro del
proceso de Inducción o Re inducción sí les fueron socializados los derechos y deberes
que tienen como servidores públicos, consideran que sí son eficientes los mecanismos
implementados por la Alcaldía de Manizales para la recolección de sugerencias, quejas,
reclamos o denuncias de la ciudadanía y manifiestan que sí participan en las Audiencias
de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía del Señor Alcalde.
 Quince (15) funcionarios de veinte (20) encuestados, declaran que sí participan en el
seguimiento y control del Mapa de Riesgos de la Secretaría.
 Catorce (14) funcionarios de veinte (20) encuestados, confirman que sí realizan
periódicamente copias de seguridad de la información que se genera desde sus puestos
de trabajo.
 Trece (13) funcionarios de veinte (20) encuestados, manifiestan que en el último año sí
les socializaron las metas, proyectos y programas que desarrolla la Alcaldía de
Manizales en cumplimiento al Plan de Desarrollo y declaran que su área de trabajo sí
cuenta con los recursos físicos, humanos y financieros suficientes para cumplir con los
objetivos trazados.
 Doce (12) funcionarios de veinte (20) encuestados, declaran que en el último año sí les
socializaron la Política de Administración del Riesgo.
Aspectos a Mejorar:
 Once (11) funcionarios de veinte (20) encuestados, manifiestan que en el último año no
les socializaron el Código de Ética, los valores y principios de la Alcaldía de Manizales.
9.4. HALLAZGOS
Se evidenció en la Encuesta del Modelo Estándar de Control Interno - MECI
que seis (06) funcionarios de la Secretaría de Tránsito y Transporte no
realizan copias de seguridad de toda la información y del correo electrónico
institucional inherente al cargo, al área, al proceso y a la entidad, de acuerdo
N°1 a las indicaciones establecidas en los procedimientos tecnológicos;
incumpliendo así, con los lineamientos requeridos en el Artículo 22 de la
Política de Gestión y Seguridad Informática según el Decreto 0160 del
25 de Abril de 2014 “Por el cual se adopta la Nueva Plataforma
Estratégica de la Administración Central del Municipio de Manizales” .
72
Página
Es conveniente, que el Secretario de Despacho, solicite a la Secretaría de

Servicios Administrativos campañas de socialización y capacitación para los
funcionarios de la Secretaría de Tránsito y Transporte, en temas relevantes
como Código de Ética, valores y principios de la Alcaldía, con el fin, de afianzar
N°1
los elementos del Modelo Estándar de Control Interno – MECI y que deben ser
de conocimiento de todos los funcionarios de la Administración. Lo anterior,
debido a que se evidenció en la Encuesta MECI que a once (11) funcionarios no
les han socializado dichos temas.
Sería adecuado, que el Secretario de Despacho de la Secretaría de Tránsito y
Transporte, solicite a la Oficina de Gestión de Calidad campañas de
socialización sobre el tema de Política de Administración del Riesgo, con el fin,
de que se conozcan los lineamientos a aplicar por los funcionarios para liderar
N°2 la gestión, mitigación y minimización de la materialización de los riesgos y con
ello poder continuar con la consecución óptima de los objetivos
organizacionales y el mejoramiento continuo. Lo anterior, debido a que se
evidenció en la Encuesta MECI que a ocho (08) funcionarios no les han
socializado la Política de Administración del Riesgo.
Es conveniente, que el Secretario de Tránsito y Transporte, analice con los
funcionarios al interior de su Secretaría, las prioridades y necesidades, respecto
a los recursos físicos, humanos y financieros que están siendo insuficientes,
según los resultados arrojados en la Encuesta MECI y que de alguna manera
N°3
impiden el buen desarrollo de las actividades diarias, con el fin, de aplicar los
correctivos necesarios y de esta forma cumplir eficientemente con los objetivos
propuestos. Lo anterior, debido a que se evidenció que siete (07) funcionarios
declararon que su área de trabajo no cuenta con dichos recursos.
Sería adecuado, que el Secretario de Despacho solicite a la Secretaría de
Planeación Municipal, campañas de socialización en temas tan relevantes como
son las metas, proyectos y programas que desarrolla la Alcaldía de Manizales
en cumplimiento al Plan de Desarrollo 2016-2019 “Manizales Más
N°4
Oportunidades”, a fin de lograr que todos los funcionarios de la Secretaría
tengan claridad sobre estos temas. Lo anterior, debido a que se evidenció en
la Encuesta MECI que a siete (07) funcionarios no les han socializado los temas
en mención.
N°5 Sería pertinente, que el Secretario de Despacho junto con los líderes de los
procesos, involucren a todo el equipo de trabajo de la Secretaría en la
socialización y actualización del Mapa de Riesgos, con el fin, de dar a conocer
los seguimientos y controles que se deben realizar, toda vez que éste hace
73
parte de las políticas internas que se encuentran establecidas por la

Administración Municipal y que son importantes para el desarrollo y
Página
mejoramiento continuo del proceso; además, porque son ellos quienes en la

práctica conocen qué actividades están mayormente expuestas al Riesgo. Lo
anterior, debido a que se evidenció en la Encuesta MECI, que cinco (05)

funcionarios de la Secretaría no participan en el seguimiento y control del Mapa
de Riesgos.
AUDITORIA No.11-2017
SECRETARÍA DE TRANSITO Y TRANSPORTE
TEMAS AUDITADOS HALLAZGOS RECOMENDACIONES
PLAN DE MEJORAMIENTO 3 0
SERVICIOS 0 2
GESTIÓN ELECTRÓNICA DOCUMENTAL Y
1 1
PQRS
RIESGOS 3 4
CUMPLIMIENTO DE METAS E
0 3
INDICADORES
CONTRATACION 4 3
PRESUPUESTO 0 2
MECI 1 5
TOTAL 10 20
10. OBJECIONES
La Secretaría de Tránsito y Transporte mediante oficio STT-2331 del 28 de agosto de
2017 solicito revisión de informe de cierre de la auditoria interna No. 11-2017 durante
el tiempo concedido por la Unidad de Control Interno en aras de subsanar los hallazgos
encontrados durante el desarrollo de la auditoria:
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI:
En lo referente a las recomendaciones 2,4 y 5 cabe aclarar que estas recomendaciones

son el resultado de las encuestas del MECI donde cada funcionario expresa el
conocimiento que tiene de la institucionalidad.
74
SERVICIO: ÓRDENES DE COMPARENDO POR PARTE DE LA POLICÍA

Página
Como ustedes lo manifiestan en las objeciones presentadas, la Policía de Tránsito tiene

en su poder actualmente 50 motocicletas entregadas en comodato, de las cuales se
requiere renovar 20.

El valor del convenio Interadministrativo No. 170306017 con la Policía Nacional para la
regulación y el control del tránsito y transporte en el Municipio de Manizales, se pactó
cancelar en especie, motivo por el cual se debe entregar todos los elementos, bienes y
servicios descritos en el Anexo 4 de dicho Convenio; no obstante, es importante que la
Secretaría de Tránsito y Transporte tenga en cuenta que se acordó disponer de 40
funcionarios policiales, quienes requieren de igual número de motocicletas para dar
cumplimiento del objeto contractual, y en la actualidad poseen 50 motocicletas recibidas
en comodato, de las cuales 30 se encuentran en funcionamiento, por esta razón, la
recomendación quedará como se describe en la recomendación No.1 del Servicio .
GESTIÓN ELECTRÓNICA DOCUEMENTAL Y PQRS:
Una vez analizada la objeción la Unidad de Control Interno considera valida la aclaración
y procede a RETIRAR las siguientes solicitudes:
FECHA TRAMITE
28/06/2017 25169
30/06/2017 25738
30/06/2017 25739
Cabe aclarar que el hallazgo PERSISTE toda vez que para la solicitud registrada en el
Sistema de Gestión Electrónica Documental-GED con el No. 747-2017 fue ingresada el
día 29 de diciembre de 2016 y la respuesta fue emitida al ciudadano mediante oficio
STT-0784 del 3 de marzo de 2017 fuera de los términos establecidos por Ley.
Para la solicitud 1960 de 2017 se tiene claro que una vez revisada la trazabilidad en
ningún momento se informa al usuario en el sistema que fue trasladada a la Secretaría
de Obras Publicas por ser de su competencia y los motivos que conllevan a esta
situación.
ACLARACION: La Unidad de Control Interno dentro del informe de auditoría tiene

establecido como técnica de evaluación LAS RECOMENDACIONES que son orientadas
a facilitar la mejora continua de los procesos por parte del auditado, por esta razón no
son motivo de objeciones.
75
11. PLAN DE MEJORAMIENTO

Página
Fecha de Entrega del Plan de

Veintiuno (21) de Septiembre de 2017
Mejoramiento:
Producto del informe definitivo deberá adoptarse Plan de Mejoramiento, con acciones
medibles que permitan solucionar las observaciones y deficiencias encontradas, para lo cual
podrá adoptar recomendaciones generales presentadas e implementar las acciones que
consideren pertinentes, siempre y cuando se subsane la debilidad encontrada.
Este Plan de Mejoramiento deberá estar aprobado por el Alcalde, según formatos establecidos
para tal fin, los cuales se encuentran disponibles en Sistema de Gestión Integral – Software
ISOLUCION. Para efectos de Control y Seguimiento, se les recuerda que el Plan de
Mejoramiento No. 20 de 2016, quedará cerrado con la valoración antes relacionada y los
nuevos hallazgos encontrados incluyendo los que persisten, estarán sujetos de suscribirse en
un nuevo Plan de Mejoramiento.
12. EVALUACIÓN Y RESULTADOS

Se anexa Matriz con el resultado de la evaluación de la Gestión, la que presentó un valor de
89 % sobre 100%, ubicándose en el rango de Gestión FAVORABLE para la Secretaría de
Tránsito y Transporte.
Atentamente,
76
Página

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INFORME FINAL DE AUDITORIA INTERNA N° 11 -2017

SECRETARIA DE TRANSITO Y TRANSPORTE

Fortalezas Se resalta el compromiso de todos los líderes para el

 N° 20-2016 PRODUCTO DE LA AUDITORÍA INTEGRAL 2016.

Auditor del Proceso: Firma del Auditor:

2.1 MUESTRA AUDITADA

 20-2016: Suscrito con la Unidad de Control Interno, producto de la auditoría integral

 02-2017: Suscrito con la Contraloría General del Municipio, producto de la auditoria

 07-2016: Suscrito con la Unidad de Control Interno producto de la auditoría especial

 01-2017: Suscrito con la Unidad de Control Interno producto de la auditoría especial

2.2. METODOLOGIA DE LA AUDITORIA

 Entrevistas personalizadas con los funcionarios responsables del cumplimiento de las

 Oficios, circulares, memorandos, informes y actas que sustentan el cumplimiento de

 Base de datos de los sistemas implementados por la Alcaldía de Manizales al proceso

 Página WEB de la Alcaldía.

 Mapa se Riesgos de la Alcaldía de Manizales.

 El Sistema Electrónico para la Contratación Pública, SECOP.

 Bases de datos que reposan en la Inspección sexta de Secretaría de Tránsito y

 Informes mensuales que reposan en los archivos de la Secretaría de Tránsito y

 Tablas de retención documental.

2.3 CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

1. PLAN DE MEJORAMIENTO: N° 20-2016 PRODUCTO DE LA AUDITORÍA

Plan de Mejoramiento No.20 - 2016: Se realizó evaluación y seguimiento al

Evaluación y seguimiento Plan de Mejoramiento No. 20-2016

DESCRIPCION DEL HALLAZGO: No se encontraron respuestas anexas en el sistema,

incumpliendo así lo establecido en el artículo 23 de la Ley 734 de 2002 código disciplinario

comprendido del 5 de octubre de 2015 al 2 de septiembre de 2016 en los siguientes tramites:

DESCRIPCION DEL HALLAZGO: Se evidencio que no se realizan transferencias

RESULTADO OBTENIDO: Se evidencian los siguientes documentos soportes que

 Oficio UGT2376-16 donde se solicita a STM el manejo de las tablas de retención

 Instructivos de tablas de retención documental.

 Tablas de retención documental de la Secretaría de Tránsito y Transporte.

 Transferencias documentales de los años 2013 y 2014.

DESCRIPCION DEL HALLAZGO: No se evidencia control de la información para la

RESULTADO OBTENIDO: Se evidencian los siguientes documentos soportes que

 Informes mensuales que reposan en los archivos de la Secretaría de Tránsito y

DESCRIPCION DEL HALLAZGO:

DESCRIPCION DEL HALLAZGO: Se evidencia información desactualizada en la página

generales de la Secretaría de Tránsito y Transporte, no corresponden a la realidad actual,

RESULTADO OBTENIDO: De acuerdo a lo evidenciado en la página WEB de la Alcaldía,

DESCRIPCION DEL HALLAZGO: No se evidencia publicación dentro de los tres días en

RESULTADO OBTENIDO: De acuerdo a la muestra tomada una vez aplicada la

DESCRIPCION DEL HALLAZGO: No se encontró dentro del contrato No. 1501160636,

RESULTADO OBTENIDO: Revisada nuevamente la contratación de la Secretaría de

en los contratos cumplen con la normatividad vigente en materia de contratación,

DESCRIPCION DEL HALLAZGO: No se encontró dentro de las carpetas contractuales

RESULTADO OBTENIDO: De acuerdo a la muestra tomada una vez aplicada la

DESCRIPCION DEL HALLAZGO: No se evidencia el acta de inicio de los contratos Nos.

pactado en la minuta contractual y en el Decreto 303 de 2014 Manual de Contratación de la

RESULTADO OBTENIDO: La causa del hallazgo, la acción de mejoramiento y la

HALLAZGO No. 10:

DESCRIPCION DEL HALLAZGO: No coincide la fecha de publicación del contrato en la

HALLAZGO No. 11:

DESCRIPCION DEL HALLAZGO: Se evidenció que dentro de la cláusula de supervisión

Evaluación cumplimiento Plan de Mejoramiento No. 20-2016

El plan de mejoramiento se evaluó según criterio de la Unidad de Control Interno de la

Igualmente, se realizó evaluación de la eficiencia, eficacia y efectividad lograda por cada

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.