Código PAN-OD-GAF-01

CARACTERIZACION DE PROCESOS -Facturacion Versión 0

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Fecha de actualizacion: 04.08.2017

PROCESO RESPONSABLE OBJETIVO DEL PROCESO ALCANCE AREA

Facturacion Coordinador de Facturacion Emitir las facturas de las ventas realizadas mensualmente y entregarlas al Aplica desde la emision de la factura hasta su Administracion y Finanzas
cliente. entrega al cliente.

ENTRADAS RECURSOS SALIDAS

PROVEEDOR SUMINISTRO ACTIVIDADES RESPONSABLE PRODUCTO CLIENTE

Orden de Servicio,Ficha de
Atención,Informes (si es que Se ingresa la data al Sistema INVECO(Condición de Solicitud al área de Cobranza Gerente de Créditos y Cobranzas
venta,Moneda,Cliente,Centro de Costo de cada área,Descripción del (correo y/o verbalmente), la
Asistente de Control de Gestion aplica),Orden de Conformidad (si servicio).Una vez ingresados los datos (Pedido Guardado en Sistema INVECO). Coordinador Facturacion Cliente aprobación de los pedidos de o Asistente de Créditos y
es que aplica). Cobranzas
los Clientes solicitados.

Gerente de Créditos y Cobranzas Envió de Factura electrónica a

Aprobación mediante correo Ingreso al sistema INVECO, para la opción imprimir y se genera el Número de Coordinador Facturacion Cliente Cliente
o Asistente de Créditos y electrónico. Factura. través del correo.Dejar en físico
Cobranzas la factura.

Al área de cobranza se le
Cliente Cargo de la entrega de factura al Copia del Cargo de la entrega de factura al cliente Coordinador Facturacion Cliente Area de Cobranza
cliente entrega la copia del cargo
firmado por el cliente.

DOCUMENTOS ASOCIADOS
REQUISITOS LEGALES APLICABLES RECURSOS
- Computadora/Sistema INVECO/Recursos Economicos/papel/impresoras/Utiles de Escritorio. Facturas/Orden de Servicio.

CONTROL DEL PROCESO

RIESGO DEL PROCESO
ELEMENTO A CONTROLAR RESPONSABLE FRECUENCIA

Falta de talonarios para impresión de facturas. Se paso a facturas electronicas. Coordinador de Facturacion Cliente Semestral.

Perdidas de Facturas. Orden de facturas por file según correlativos. Coordinadora de Facturacion Cliente Semestral(Auditoria) y Mensual(Contabilidad).

Antes de enviar la factura,sacarle una copia a la factura para realizar el cuadre

Error al imprimir las facturas Coordinador de Facturacion Cliente Semestral.
de la factura.

Lentitud del Sistema INVECO. Mantenimiento del Sistema. Area de Sistemas Semestral.

COMUNICACIONES
¿QUE SE COMUNICA? ¿CUANDO SE COMUNICA? ¿A QUIEN COMUNICA? ¿COMO COMUNICA? ¿QUIEN COMUNICA?
Orden de Servicio,Ficha de Atención,Informes (si es que
Cada ocasión. Coordinador Facturacion Cliente Asistente de Control de Gestion
aplica),Orden de Conformidad (si es que aplica). Verbalmente
La aprobación de los pedidos de los Clientes solicitados. Cada ocasión. Gerente de Créditos y Cobranzas o Asistente de Coordinador Facturacion Cliente
Créditos y Cobranzas Correo y/o verbalmente
Facturas electronica o fisicas Cada ocasión. Cliente Asistente de Facturacion
Correo o visita
Asistente de
Copia del Cargo de la entrega de factura al cliente Cada ocasión. Area de Cobranza Facturacion/Coordinador
entrega fisica Facturacion Cliente
DESEMPEÑO DEL PROCESO

NOMBRE DEL INDICADOR

FORMA DE CALCULO DEL INDICADOR RESULTADO ESPERADO(META) FRECUENCIA DE MEDICION RESPONSABLE DE MEDICION VALOR RESULTADO

Coordinadora de Facturacion
Registro de Ventas detallado Mediante el Sistema INVECO. 100% Mensual Clientes/Coordinador de Control
de Gestion

Coordinadora de Facturacion
Control de avance de facturas Resumen de Facturas pendientes por presentar 100% Mensual
Clientes

Elaborado por: Ingeniera de Procesos y Calidad Revisado por: Gerente de Administración y Finanzas Aprobado por: Gerente de Administración y Finanzas

Firma: Firma: Firma:

Fecha: 04.08.17 Fecha: 04.08.17 Fecha: 04.08.17

         CONTROL DE CAMBIOS

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04.08.17 0 Primera edición