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M GI TM 1 MANUAL OPERATIVO JOVENES EN ACCION v8 ABRIL
M GI TM 1 MANUAL OPERATIVO JOVENES EN ACCION v8 ABRIL
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Contenido
INTRODUCCIÓN
Jóvenes en Acción es un Programa del Gobierno Nacional que inicia su operación enmarcado
en la Resolución 1970 del 21 de noviembre de 2012, a partir del rediseño del Programa
Familias en Acción y como respuesta a los escenarios a los que se enfrentan los jóvenes
bachilleres en situaciones de pobreza y vulnerabilidad, una vez culminan su bachillerato, entre
los que se encuentran: desempleo, vinculación en trabajos precarios y de carácter informal,
inactividad,1 entre otros factores.
El Programa Jóvenes en Acción, desde el año 2012, ha atendido a los jóvenes vulnerables
del país logrando generar impacto en su población participante, así lo evidencia la Evaluación
de Impacto realizada al Programa en 2017,2 que halló, entre otros resultados: un aumento
del 29% en la probabilidad de acceso al SENA de su población elegible, así mismo, la
probabilidad de que un participante acceda y se certifique en el SENA se incrementó en 12%
y para aquellos jóvenes que ya se encontraban matriculados en una Institución de Educación
Superior en el momento que inició el Programa, la probabilidad de desertar de manera
temporal o definitiva disminuyó aproximadamente en un 40%. Además, el Programa a través
de su Componente de Habilidades para la Vida ha generado impactos positivos en las
competencias socioemocionales y en la construcción del proyecto de vida e inserción al
mercado laboral de los participantes, entre otros. Siendo así uno de los principales programas
de promoción social del Estado orientado al aumento del capital humano de la población joven
en situación de pobreza y vulnerabilidad.
1
Jóvenes que entre 14 y 28 años, no estudian, no trabajan, ni se forman para el trabajo. Fenómeno socioeconómico definido en la
literatura como NiNis- neet: not in education, employment, or training, sigla en inglés.
2
Evaluación de impacto -Diseñada y ejecutada con la firma consultora UT Econometría-SEI, 2017.
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3. SIGLAS
Sigla Significado
4. REFERENCIAS NORMATIVAS
El marco normativo en el que el Programa Jóvenes en Acción encuentra su fundamento es el
siguiente:
▪ CONPES Social No. 100 de 2006. Lineamientos para la focalización del gasto público
social.
▪ CONPES Social No. 117 de 2008. Actualización de los criterios para la
determinación, identificación y selección de los beneficiarios de programas sociales.
(SISBEN III).
▪ Ley No. 1622 de 2013, ”Por medio de la cual se expide el Estatuto de ciudadanía
juvenil y se dictan otras disposiciones”.
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5.1.1 Objetivos
3
Consultar Guía Operativa del Componente Formación del Programa Jóvenes en Acción.
4
Consultar Guía Operativa del Componente de Habilidades para la Vida del Programa Jóvenes en Acción.
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A continuación, se presenta la estructura interna del Programa, constituida por los GIT de la
DTMC del nivel nacional y las instancias de decisión y seguimiento establecidas en comités y
la estructura externa enmarcada en la articulación interinstitucional y sus respectivos comités.
5
LEY 1622 DE 2013, por medio de la cual se expide el estatuto de ciudadanía juvenil y se dictan otras disposiciones, artículo quinto
Definiciones. Para efectos de la presente ley se entenderá como: 1. Joven. Toda persona entre 14 y 28 años cumplidos en proceso
de consolidación de su autonomía intelectual, física, moral, económica, social y cultural que hace parte de una comunidad política y
en ese sentido ejerce su ciudadanía.
6
Consultar las Guías Operativas de cada Componente.
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A nivel territorial, Prosperidad Social cuenta con Direcciones Regionales encargadas, entre
otras funciones, de adoptar y ejecutar en el territorio las políticas, planes, programas,
estrategias y proyectos de la Entidad a fin de garantizar su integralidad.
a. Nivel Nacional
Mediante Resolución No.00213 del 5 de febrero de 2020, se establecen los GIT de Prosperidad
Social, su denominación y funciones y se dictan otras disposiciones, entre los cuales se
encuentran los GIT de la DTMC responsables de la coordinación, ejecución, seguimiento y
evaluación de los procesos y componentes de los Programas Jóvenes en Acción y Familias en
Acción. La DTMC dispone de GIT transversales que apoyan el funcionamiento de los
Programas.
Crea y administra los procesos y actividades relacionadas con el Programa, de igual manera
ejecuta los procedimientos de la operatividad de acuerdo con los recursos técnicos y
financieros disponibles, promueve el desarrollo de competencias y habilidades en los
participantes con el fin de incrementar las oportunidades de empleabilidad, dirigiendo la
gestión administrativa, financiera y logística.
Efectúa la correcta ejecución de los procedimientos del Ciclo Operativo de Familias en Acción,
de acuerdo con los recursos humanos, técnicos y financieros disponibles, así como establece
los lineamientos técnicos y operativos para el adecuado funcionamiento del Programa Familias
en Acción, el cual tiene como objeto contribuir a la superación y prevención de la pobreza, la
formación de capital humano, a la formación de competencias ciudadanas y comunitarias,
mediante el apoyo monetario directo y acceso preferencial a programas complementarios a
las familias participantes y titulares del Programa. (Ley 1948 de 2019, artículo 3°)
o GIT - Antifraudes:
Gestiona los requerimientos solicitados por los programas de la DTMC, desarrolla y administra
el Sistema de Información del Programa Jóvenes en Acción -SIJA- para su operación e
interoperabilidad con las bases de datos de las dependencias de Prosperidad Social y de las
entidades participantes y garantiza la operación del SIJA a los usuarios que interactúan en él.
▪ Comités Internos
b. Nivel Territorial
Prosperidad Social cuenta con treinta y cinco (35) Direcciones Regionales, una (1) por cada
departamento del país y tres (3) especiales ubicadas en Bogotá D.C., Magdalena Medio y
Urabá, sobre las cuales el Programa soporta su operatividad. El GIT Jóvenes en Acción dispone
de funcionarios en todas las Direcciones Regionales, quienes bajo los lineamientos de la
Coordinación Nacional del Programa, las orientaciones y acompañamiento de los GIT de la
DTMC, apoyan la implementación y el seguimiento del Programa en los territorios.
a. Ámbito Nacional
Prosperidad Social y el MEN se apoyan mediante el Comité Operativo definido en los convenios
interadministrativos suscritos entre las partes, adelantan las actividades de definición de
participación y compromisos en la consecución de los requerimientos técnicos,
administrativos, logísticos, humanos y de infraestructura necesarios para la adecuada
implementación del programa Jóvenes en Acción con los beneficiarios de Ser Pilo, Sí Paga
primera cohorte y Generación E.
El comité operativo está conformado por el Director de Fomento de la Educación Superior del
MEN o quien este designe, quien puede tener la calidad de funcionario o contratista y en
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Entidad del orden nacional encargada del desarrollo y la protección integral de la primera
infancia, la niñez, la adolescencia y el bienestar de las familias colombianas, con una amplia
oferta de servicios.
A través del convenio interadministrativo Prosperidad Social y el ICBF se articulan para apoyar
a los jóvenes con medidas de protección que realizan su proceso de formación en educación
superior, siendo el ICBF el responsable del proceso de verificación del cumplimiento de
compromisos de los jóvenes vinculados a una IES que son participantes del Programa Jóvenes
en Acción.
▪ Entidades Financieras
7
Consultar Guía Operativa de Entrega de Transferencias Monetarias Condicionadas del Programa Jóvenes en Acción
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b. Ámbito Territorial
▪ GOBERNACIONES
En los convenios que se celebren entre las gobernaciones y Prosperidad Social, para la
operación, implementación y/o ejecución del programa, se establecerá un comité
departamental de seguimiento a la operación de los Programas Familias en Acción y Jóvenes
en Acción que coordine y desarrolle acciones preventivas, de mejoramiento o correctivas
cuando así se requiera, de acuerdo con el modelo de gestión. Este comité de seguimiento
estará conformado por el Gobernador o su delegado, el Director Regional, como supervisor
del Convenio por parte de Prosperidad Social, quien lo presidirá, el Enlace regional para el
Programa Familias en Acción y el Gestor territorial del Programa Jóvenes en Acción.
▪ Alcaldías
Las Alcaldías8 apoyan la implementación del Programa en los municipios focalizados, a través
de la difusión, apoyos técnicos, operativos, logísticos y administrativos que permitan asegurar
la ejecución de los componentes y procesos del Programa en el territorio. En particular, para
la difusión del Programa, la promoción de alianzas con el sector empresarial u otras
instituciones para fomentar espacios de práctica o pasantías o servicios de intermediación
laboral.
8
San Andrés y Providencia cuenta con un régimen administrativo especial departamental, por lo cual es el único departamento con el
cual se tiene convenio interadministrativos para el Programa Jóvenes en Acción.
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En los convenios que se celebren entre las Alcaldías y Prosperidad Social, para la operación,
implementación o ejecución del programa se establecerá un Comité de Seguimiento a los
programas de la DTMC, Familias en Acción y Jóvenes en Acción, que estará conformado por
el alcalde o su delegado, el Director Regional como supervisor del Convenio, el Gestor
Territorial del Programa Jóvenes en Acción, Enlace Regional para el Programa Familias en
Acción de Prosperidad Social, enlaces municipales para los programas Familias en Acción y
Jóvenes en Acción, enlaces indígenas (en caso que aplique); dicho comité tendrá funciones
de definir criterios y procedimientos operativos generales en territorio, construye el plan de
acción y evalúa la ejecución del convenio.
El Programa Jóvenes en Acción establece convenios con aquellas IES que, según su naturaleza
jurídica, son de carácter oficial.
Las IES en convenio con Prosperidad Social para la implementación del Programa Jóvenes en
Acción son las responsables del proceso de verificación del cumplimiento de compromisos de
los participantes del Programa vinculados a su institución; para ello, y de acuerdo con el
cronograma y la Guía Operativa de Verificación de Compromisos hacen entregas periódicas
de los reportes de verificación de compromisos para que Prosperidad Social proceda con el
proceso de liquidación y entrega de TMC.
En el marco de los convenios interadministrativos suscritos entre Prosperidad Social y las IES,
para la implementación del Programa Jóvenes en Acción, se establecerá un Comité Operativo
encargado del desarrollo y seguimiento de las actividades del Convenio. Entre sus funciones
estarán la elaboración y seguimiento al plan de trabajo, articulación interinstitucional para las
actividades de difusión, comunicación, control de la información, registro de participantes,
talleres de participantes, jornadas de bancarización y desarrollo del proceso de verificación
de compromisos.
Dentro de los convenios interinstitucionales del orden nacional para el Programa Jóvenes en
Acción, se encuentra la Escuela Superior de Administración Pública -ESAP-, la cual tiene
presencia en todos los departamentos del país, excepto en Amazonas, Guainía y La Guajira,
a través de 15 Direcciones Territoriales a las que se encuentran adscritos 119 Centros
Territoriales de Administración Pública –CETAP-, donde la apertura de los programas
académicos está sujetos a la oferta en cada periodo académico. (Decreto 219 de 2004)
9
Ofrecen programas de formación en ocupaciones de carácter operativo e instrumental y de especialización en su respectivo campo
de acción. (Ley 30 de 1992)
10
Facultadas para adelantar programas de formación en ocupaciones, programas de formación académica en profesiones o disciplinas
y programas de especialización. (Ley 30 de 1992)
11
Instituciones que acrediten su desempeño con criterio de universalidad en las siguientes actividades: la investigación científica o
tecnológica, la formación académica en profesiones o disciplinas y la producción, desarrollo y transmisión del conocimiento y de la
cultura universal y nacional. (Ley 30 de 1992)
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Las direcciones regionales del SENA son las responsables, de acuerdo con los lineamientos
que reciban del nivel nacional, de coordinar los procesos académicos propios de la formación
y de verificación de compromisos de los participantes del Programa en conjunto con los
Subdirectores de los Centros de Formación, según lo establecido en el Convenio
Interadministrativo entre Prosperidad Social y el SENA para el Programa Jóvenes en Acción.
Es el joven que, además de cumplir con los criterios de focalización poblacional y territorial
(verificados en los procesos de Pre-registro y Registro) adelanta su proceso de formación en
educación superior en el SENA o en una IES, en convenio con Prosperidad Social bajo
modalidades presencial, distancia tradicional o virtual, en los niveles de formación técnica,
técnica profesional, tecnológica o profesional universitaria; su información académica es
reportada por la IE o la Entidad en convenio con Prosperidad Social, momento en el que se
formaliza su inscripción al Programa Jóvenes en Acción y como resultado de este proceso se
verifica que está matriculado y activo como estudiante regular de un programa de formación
para continuar en el proceso de liquidación y entrega de TMC.
El cronograma del ciclo operativo del Programa es definido anualmente y socializado a las
instituciones educativas y aliados del Programa Jóvenes en Acción. En caso de ser necesario
y así lo disponga Prosperidad Social, este cronograma puede ser ajustado.
La focalización se encuentra presente en el inicio del ciclo operativo del Programa Jóvenes en
Acción y permite identificar y seleccionar a los municipios que cuentan con oferta en educación
superior para la implementación del Programa y a los jóvenes potenciales participantes.
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a. Focalización Territorial
El Programa Jóvenes en Acción focaliza y prioriza su intervención en los municipios del país
de acuerdo con los siguientes criterios:
▪ Municipios que cuenten con oferta de formación permanente en los niveles técnico y
tecnológico del SENA, técnico profesional, tecnólogo y/o profesional universitario12 en IES
públicas, en convenio con Prosperidad Social, debidamente reconocidas por el MEN.
▪ Municipios con mayor Índice de Pobreza Multidimensional - IPM.
▪ Municipios con mayor porcentaje de población objetivo potencial participante del
Programa Jóvenes en Acción.
b. Focalización Poblacional
Los participantes del Programa Jóvenes en Acción son jóvenes bachilleres que no cuentan con
título profesional universitario, entre 14 y 28 años de edad, y que se encuentren registrados
en por lo menos una de las siguientes bases de focalización:
▪ Registro Administrativo del Programa Familias en Acción de Prosperidad Social,
graduados de bachiller.
▪ Red para la Superación de la Pobreza Extrema - Unidos o la que haga sus veces
▪ SISBEN vigente, con uno de los puntajes especificados conforme al área de residencia
(desagregación geográfica) y establecidos en la Guía Operativa de Focalización Territorial
y Poblacional y la Guía de Inscripción vigentes.
▪ Registro Único de Víctimas – RUV, en situación de desplazamiento en estado “incluido”
o la que haga sus veces
▪ Listas censales indígenas
▪ Listas censales del ICBF para jóvenes con medida de protección definidas en el
Convenio Interadministrativo
12
Nivel Técnico Profesional (relativo a programas Técnicos Profesionales); Nivel Tecnológico (relativo a programas tecnológicos);
Nivel Profesional (relativo a programas profesionales universitarios). Ver http://www.mineducacion.gov.co/1621/w3-article-
231238.html
13
Link: http://jovenesenaccion.dps.gov.co/JEA/APP/AUTENTICACION/Ingreso.aspx En este Portal el joven actualiza datos de
contacto, realiza consultas de los resultados de verificación de compromisos, de la entrega de TMC y diligencia los cuestionarios del
Esquema de Seguimiento del Programa.
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Una vez finalizado el proceso de Pre-Registro, Prosperidad Social valida la consistencia de los
datos de identificación personal del joven frente al documento cargado y el diligenciamiento
del Cuestionario de Entrada. En el resultado del proceso de validación se notifica al joven y
de aprobarse su Pre-registro, el nuevo estado es Registrado14. En caso de presentar
inconsistencias y/o errores en la validación del Pre-Registro éste se rechaza y, por tanto, el
joven continúa en estado Pre-Registrado hasta tanto subsane la documentación y/o
información requerida para su validación dentro de los tiempos estimados para tal fin.
El estado Registrado es previo al estado Inscrito, no implica que la persona sea participante
del Programa y por consiguiente, no es susceptible de entrega de TMC, pues no genera ningún
derecho adquirido.
5.2.2.3 Inscripción
Para su vinculación al Programa, el potencial participante que cumple con los criterios de
focalización territorial y poblacional anteriormente descritos debe realizar los procesos de Pre-
Registro y Registro. La Inscripción15 o estado Inscrito es el resultado del proceso de
validación,16 mediante el cual el Programa Jóvenes en Acción verifica que un joven en estado
Registrado se encuentra matriculado en un programa de formación técnica, técnica
profesional, tecnológica o profesional universitario por medio de los reportes de verificación
de compromisos remitidos por el SENA, o las IES, o demás entidades en convenio con
Prosperidad Social para el Programa Jóvenes en Acción y cumple con los criterios de
priorización definidos.17 Luego de aprobada la inscripción, el joven es considerado participante
del Programa y es objeto de continuar con el proceso de liquidación, por lo tanto, es
susceptible de entrega de TMC.
Las bases de verificación de compromisos remitidas por el SENA, las IES o demás entidades
en convenio son depuradas por el Programa Jóvenes en Acción quien establece las fechas de
apertura y cierre de inscripción según disponibilidad presupuestal, operativa y demás
directrices determinadas por el Gobierno Nacional.
14
Ningún potencial participante o participante podrá tener dos códigos de beneficiarios asignados. Consultar Guía Operativa
condiciones de salida del Programa Jóvenes en Acción, proceso duplicados.
15
La apertura de inscripciones al Programa Jóvenes en Acción está sujeta a la disponibilidad presupuestal y operativa y demás
directrices definidas por el Gobierno Nacional para el Programa.
16
Consultar Guía Operativa de Proceso de Depuración y Liquidación de TMC del Programa Jóvenes en Acción.
17
Consultar Guía Operativa de Focalización y Criterios de Priorización del Programa Jóvenes en Acción.
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Los participantes del Programa Jóvenes en Acción podrán solicitar un (1) cambio de programa
de formación (SENA) o de código SNIES20 programa (IES), siempre y cuando el nivel
educativo sea igual o superior al cursado, novedad que se deberá realizar en los primeros dos
(2) periodos académicos de IES y en cualquier momento de la formación para los aprendices
SENA. No obstante, se les permitirá a los aprendices SENA transitar a un nivel de formación
inferior en una IES siempre y cuando el SNIES del nuevo programa de formación corresponda
a ciclo propedéutico. El estado En Tránsito se asignará por máximo un año calendario,
durante este tiempo se deberá confirmar la información del nuevo programa académico.
El tiempo de acompañamiento del primer programa de formación será descontando del tiempo
máximo del segundo programa de formación, exceptuando a los aprendices SENA y
estudiantes IES que se certifiquen o se titulen de programas técnicos o tecnológicos a quienes
se les acompañará por el tiempo máximo de duración del segundo programa de formación,
otorgándoseles el estado Tránsito Programa por máximo un año calendario, periodo en el
cual deberá realizar la novedad ante el Programa Jóvenes en Acción y deberá estar incluido
en el próximo reporte de verificación de compromisos (matrícula -R1- o en el PE49 del SENA
correspondiente).
5.2.2.4 Novedades
La novedad es el proceso transversal a todo el ciclo operativo por medio del cual se efectúa
la actualización o corrección de los datos de los potenciales participantes y participantes del
Programa Jóvenes en Acción. El objetivo del proceso de novedades es atender las solicitudes
para actualizar y/o corregir los datos de los Jóvenes en Acción implementando mecanismos
técnicos con el fin de contar con información actualizada y veraz, la cual es insumo para el
proceso de verificación de compromisos, liquidación y entrega de las TMC del Programa .21
Para dar respuesta a las peticiones, quejas, reclamos y denuncias, como proceso transversal
en el ciclo operativo, el Programa Jóvenes en Acción22 adopta los lineamientos establecidos
por el GIT de Participación Ciudadana de Prosperidad Social.
18
Consultar las respectivas Resoluciones o Circulares que publique el Programa para cada convocatoria de nuevos ingresos.
19
Consultar Guías Operativas de Focalización e Inscripción del Programa Jóvenes en Acción.
20
Se permite tránsitos de institución educativa, nivel de formación, programa de formación y/o cambio de sede.
21
Consultar Guía Operativa de Novedades del Programa Jóvenes en Acción.
22
Consultar Guía Operativa de Peticiones, Quejas, Reclamos y Denuncias del Programa Jóvenes en Acción.
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En este sentido, toda actuación que inicie cualquier persona ante la Entidad implica el ejercicio
del derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política, sin que sea
necesaria la mención expresa del mismo dentro de la solicitud que realice la persona y seguirá
el trámite establecido en la Ley 1755 de 2015. Mediante las solicitudes que realice la persona,
entre otras actuaciones, se podrá solicitar el reconocimiento de un derecho, que se resuelva
una situación jurídica, que se le preste un servicio, pedir información, consultar, examinar y
requerir copias de documentos, formular consultas, quejas, denuncias y reclamos, e
interponer recursos.
Las actividades de carácter académico que adelantan los participantes en las instituciones
educativas en convenio con Prosperidad Social son el objeto del proceso de la verificación de
compromisos para el posterior proceso de liquidación y entrega de TMC. Este proceso se
encuentra bajo la responsabilidad del SENA, las IES y/o las Entidades que han formalizado
convenio para la implementación del Programa y son las encargadas de reportar
periódicamente23 a Prosperidad Social, tanto el estado del participante24 en el programa de
formación y en la institución educativa, así como el desempeño académico del mismo a lo
largo de su proceso de formación y durante su permanencia en el Programa Jóvenes en
Acción.25
23
Según con los parámetros técnicos establecidos y en las fechas indicadas en el cronograma definido en cada vigencia.
24
El participante deberá consultar en el Portal de Información del Joven en Acción los resultados de la preliquidación, de acuerdo con
el cronograma de los COF, e informar de cualquier inconsistencia a la institución educativa.
25
Consultar las Guías Operativas de Verificación de Compromisos del Programa Jóvenes en Acción.
26
Consultar la Guía Operativa de Verificación de Compromisos del Programa Jóvenes en Acción.
27
Ibid.
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5.2.2.7 Liquidación
28
Consultar las Guía Operativa de condiciones de salida del Programa Jóvenes en Acción y Guía Operativa de Novedades del Programa
Jóvenes en Acción.
29
Consultar la Guía Operativa de Entrega de Transferencias Monetarias Condicionadas del Programa Jóvenes en Acción.
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Prosperidad Social sólo reconoce la entrega de TMC al participante por un máximo de tres (3)
períodos de verificación o COFs consecutivos. Es decir, el período de verificación de
compromisos actual y los dos inmediatamente anteriores al actual. Esto aplica para los casos
de:
30
Ver Guía Operativa de Condiciones de Salida Programa Jóvenes en Acción.
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seis (6) reportes PE49-DPS consecutivos del SENA, pasa a estado Retirado y no puede
ingresar nuevamente al Programa Jóvenes en Acción;31 en cada ciclo operativo
financiero (COF) el participante debe consultar su información en el Portal del Joven
en Acción y reporta cualquier inconsistencia a la institución educativa, tal como se
establece en las guías operativas de Verificación de Compromisos y Condiciones de
Salida en todo caso respetando el debido proceso del estudiante.32
▪ Fallecimiento.
▪ Inconsistencia, suplantación o adulteración de documentos o de la situación personal
con el objeto de ingresar, de permanecer o de cobrar las TMC en el Programa.
▪ Solicitud de retiro voluntario del Programa Jóvenes en Acción.
▪ No cobro de la TMC bajo modalidad giro al cumplirse un máximo de cuatro (4) períodos
de verificación o COFs consecutivos.
▪ Rechazo en abono en cuenta o producto financiero para los participantes bancarizados
al cumplirse un máximo de cuatro (4) períodos de verificación o COFs consecutivos.
▪ Por encontrarse en estado suspendido tres (3) períodos de verificación o COFs
consecutivos.
El participante que incurre en alguna de las condiciones de salida del Programa se le asigna
el estado Retirado en el SIJA, según la causal, descritas a continuación:
• Retiro voluntario: estado asignado al participante que solicita su retiro del Programa,
diligenciando el formato de destinado para tal fin.
• Retirado finalizó intervención: estado asignado al participante que ha cumplido con
los tiempos máximos de acompañamiento definidos en el MO y se contabiliza antes del
proceso de pre-liquidación.
• Retirado tiempo máximo de suspensión: estado asignado al participante por
cumplimiento de tiempo máximo de suspensión, establecido en la Guía de Condiciones
de Salida.
• Retirado tiempo máximo sin verificar: estado asignado al participante que incurre en
lo siguiente: en IES dos (2) reportes de matrícula consecutivos sin verificación de
compromisos; y en SENA seis (6) reportes PE49DPS consecutivos sin verificación de
compromisos.
Con el estado Retirado culmina la configuración de los ESTADOS en el SIJA, como se ilustra
en el siguiente diagrama.
31
Las causales de omisión o inconsistencia en la información de verificación de compromisos que es reportada por las instituciones
educativas o entidades en convenio con el Programa, pueden ser, entre otras, por: Cambios de programa de formación (Para los
participantes que cursan formación por ciclos propedéuticos, se permitirán máximo dos cambios de SNIES Programa en la misma IES
y área de conocimiento durante los 66 meses máximos de acompañamiento y siempre y cuando avance en el logro educativo) cambios
de IES o sedes de las mismas, reportes en un municipio de estudio no focalizado, máximo de matrículas por nivel de formación (más
de 66 meses o 10 períodos académicos matriculados en el proceso de formación Profesional Universitario, más de 42 meses o 6
períodos académicos matriculados en el proceso de formación Tecnólogo y más 30 meses o 4 períodos académicos matriculados en
el proceso de formación Técnico Profesional), por reporte del SENA en alguno de los siguientes estados formación: Retiro Voluntario,
Aplazado, Retirado, Cancelado), no venir reportado correctamente de acuerdo a los formatos establecidos en las Guías de Verificación
de Compromisos (espacios, caracteres especiales, formatos, entre otros).
32
Consultar Guías Operativas de Verificación de Compromisos y Condiciones de Salida Programa Jóvenes en Acción.
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La participación de los Jóvenes en Acción en cada uno de los módulos se encuentra sujeta a
las convocatorias efectuadas por el Programa en cada vigencia.
33
Consultar la Guía Operativa del Componente de Habilidades para la Vida del Programa Jóvenes en Acción.
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Los productos que se obtienen en el desarrollo de las actividades técnicas, operativas y legales
del Programa van en dirección a los siguientes resultados:
34
Ver Guía Operativa de Gestión de Oportunidades Programa Jóvenes en Acción.
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▪ Derecho de Petición
▪ Denuncias
▪ Veedurías Ciudadanas
▪ Audiencias Públicas
▪ Rendición de Cuentas
Así mismo, desde el Programa se facilitan los escenarios para que sus participantes y la
sociedad en general intervengan y hagan uso de los mecanismos del Control Social en la
implementación del Programa en territorio; es decir, los jóvenes y la comunidad son los
protagonistas de la participación ciudadana realizado de forma individual o colectiva.
6.1 Seguimiento
El seguimiento a los procesos y actividades desarrollados en el marco de la implementación
y operación del Programa Jóvenes en Acción genera información permanente, pertinente y
oportuna para el fortalecimiento de la toma de decisiones, así mismo, garantiza que los
procesos y medios utilizados contribuyan al cumplimiento eficiente de las metas o productos
esperados.
6.2 Evaluación
La evaluación es un proceso integral orientado a determinar la pertinencia, eficiencia, eficacia
y efectividad del Programa Jóvenes en Acción en relación con los propósitos y objetivos. El
objetivo fundamental es abordar fortalezas y debilidades en el diseño e implementación del
Programa, así como incorporar lecciones aprendidas, realizar o aplicar ajustes razonables y
generar recomendaciones para tomar decisiones frente a ampliaciones, reorientaciones,
cambios en la operación o aplicación de nuevas líneas de intervención.
35
El Esquema de Seguimiento de Jóvenes en Acción, toma como base la propuesta realizada en 2015, por la consultoría contratada
en el marco de la Cooperación Técnica y Financiera del Banco Interamericano de Desarrollo –BID con la Dirección de Ingreso Social
hoy Dirección de Transferencias Monetarias Condicionadas.
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7. DEFINICIONES
ARTICULACIÓN INSTITUCIONAL: Establecimiento de acuerdos y acciones con ministerios, departamentos
administrativos, entidades adscritas, gobernaciones y alcaldías vinculadas con el objetivo de reducción de la pobreza,
fortalecimiento del capital humano y mejoramiento de las situaciones de vida de las familias pobres y vulnerables e
instituciones educativas (SENA e IES en convenio con el Prosperidad Social).
BANCARIZACIÓN: Proceso de activación de un producto financiero en una entidad financiera a través del cual el
Prosperidad Social efectúa la entrega (dispersión) de las TMC a los participantes del Programa Jóvenes en Acción.
CAPITAL HUMANO: Suma y acumulación de habilidades innatas y de conocimiento y destrezas que los individuos
adquieren y desarrollan a lo largo de su vida (Laroche, Merette y Ruggeri, 1999). Puede tener un origen innato o
adquirido. El capital humano innato comprende aptitudes de tipo físico e intelectual, que pueden verse modificadas
debido a las condiciones de alimentación y salud. El capital humano adquirido se constituye a lo largo de la vida de
los sujetos, a través de la educación formal, de la educación informal y de la experiencia acumulada. (Giménez, G.,
(2005). La dotación de capital humano de América Latina y el Caribe. REVISTA DE LA CEPAL 86 AGOSTO 2005)
CICLO OPERATIVO FINANCIERO – COF-: Son los períodos en los cuales se divide el año para efectuar el proceso
de verificación de compromisos, liquidación y entrega de TMC. Prosperidad Social definirá el número de COF al año
de acuerdo con la disponibilidad presupuestal que determine el Gobierno Nacional para el Programa Jóvenes en
Acción y el suministro de la información de verificación de compromisos por parte de las instituciones educativas
(SENA, IES y entidades en convenio Prosperidad Social para la ejecución del Programa Jóvenes en Acción) que es
empleada por Prosperidad Social para los procesos de liquidación y entrega de TMC.
CICLO PROPEDÉUTICO: Según el Ministerio de Educación Nacional “Los ciclos son unidades interdependientes,
complementarias y secuenciales; mientras que el componente propedéutico hace referencia al proceso por el cual se
prepara a una persona para continuar en el proceso de formación a lo largo de la vida, en este caso particular, en el
pregrado. En consecuencia, un ciclo propedéutico se puede definir como una fase de la educación que le permite al
estudiante desarrollarse en su formación profesional siguiendo sus intereses y capacidades.”
COMPETENCIAS TRANSVERSALES: Capacidades para la interacción con otros y para la organización, gestión y
relacionamiento en las diferentes dimensiones de la vida (personal y social) y del trabajo (Artículo 62 del Decreto
2852 de 2013).
CORRESPONSABILIDAD: Es la responsabilidad compartida que tienen en común los participantes, las instituciones
educativas (SENA e IES) y el Estado o el Gobierno que condiciona la entrega de TMC a partir del cumplimiento y
verificación de los compromisos establecidos por el Programa Jóvenes en Acción.
DENUNCIA: Acto mediante el cual se pone en conocimiento una conducta posiblemente irregular, delito o infracción
legal.
DISPERSIÓN DE TMC: Proceso mediante el cual Prosperidad Social realiza la entrega de TMC a los participantes
del Programa Jóvenes en Acción, bien sea a través de abono a la cuenta bancaria del participante o a través de giro.
EMPLEABILIDAD: Se refiere a las competencias y cualificaciones transferibles que refuerzan la capacidad de las
personas para aprovechar las oportunidades de educación y formación que se les presenten con miras a encontrar y
conservar un trabajo decente, progresar en la empresa o al cambiar de empleo y adaptarse a los cambios
tecnológicos, de empleo o de condiciones en el mercado de trabajo (Recomendación 195 de la Organización
Internacional del Trabajo –OIT- sobre el Desarrollo de los Recursos Humanos, aprobada en junio del 2004. OIT,
Ginebra, 2005).
ETAPA LECTIVA: Corresponde al período en el cual el aprendiz SENA adquiere la formación teórica en los diferentes
ambientes de aprendizaje del SENA (programas de formación técnica y tecnológica) y que facilitan el logro de los
objetivos de la formación. Su duración depende del nivel de formación y varía entre seis y dieciocho meses.
ETAPA PRODUCTIVA: Corresponde al período en el cual el aprendiz SENA aplica, complementa, fortalece y
consolida sus competencias, en términos de conocimiento, habilidades y destrezas, actitudes y valores, en un entorno
práctico particular (programas de formación técnica y tecnológica del SENA). La etapa productiva habilita al aprendiz
para poner en práctica los conocimientos, habilidades y destrezas pertinentes, así como aplicar en la resolución de
problemas del sector productivo, las competencias adquiridas en el programa de formación, asumiendo estrategias
y metodologías de autogestión. Según el Reglamento del Aprendiz del SENA, los aprendices cuentan con diferentes
opciones para realizar la Etapa Productiva, de las cuales debe escoger la que sea de su interés.
FAMILIAS EN ACCIÓN: programa de transferencias monetarias condicionadas que busca contribuir a la reducción
de la pobreza y la desigualdad de ingresos, a la formación de capital humano y al mejoramiento de las condiciones
de vida de las familias pobres y vulnerables mediante un complemento al ingreso.
FECHA DE INICIO DEL PROGRAMA DE FORMACIÓN: para el caso de los participantes que adelantan estudios en
el SENA, corresponde a la fecha de inicio de la Ficha; y para el caso de los participantes que están vinculados a las
IES, en convenio con Prosperidad Social, corresponde al “Período Académico Ingreso” al programa de formación
profesional en el que se encuentra matriculado.
FECHA DE INSCRIPCIÓN: es la fecha a partir de la cual se contabiliza el tiempo máximo de permanencia del
participante inscrito en el Programa Jóvenes en Acción. Para los jóvenes que inician su participación en el Programa
Jóvenes en Acción en un programa de formación técnico o tecnológico en el SENA, corresponde a la fecha de inicio
de la ficha: con la cual se generó la inscripción. Para los jóvenes que inician su participación en el Programa Jóvenes
en Acción en un programa de formación técnico profesional, tecnológico o profesional universitario en una IES, será
el 1° de Enero o el 1° de Julio del año correspondiente, según la fecha de vinculación del participante al Programa
Jóvenes en Acción.
Manual Operativo Programa:
CÓDIGO: M-GI-TM-1
JÓVENES EN ACCIÓN
Proceso: Gestión para el Inclusión VERSIÓN: 8
Social PÁGINA: 26 de 32
FECHA DE VINCULACIÓN: es la fecha a partir de la cual un joven inicia su participación en el Programa Jóvenes
en Acción y se entiende inscrito en el mismo. Para los jóvenes que inician su participación en el Programa Jóvenes
en Acción en una titulación técnico o tecnológico en el SENA, corresponde a la fecha más reciente entre las siguientes
fechas: fecha de registro, fecha de inicio del programa de formación y fecha de focalización del municipio. Para los
jóvenes que inician su participación en el Programa Jóvenes en Acción en un carrera técnico profesional, tecnológico
o profesional universitario en una IES, corresponde a la fecha más reciente entre las siguientes fechas: fecha de
registro, fecha de focalización del municipio, fecha suscripción del convenio entre Prosperidad Social-IES y fecha de
entrega de la primera base de datos de verificación de cumplimiento de compromisos por parte de la IES, será el 1°
de Enero o el 1° de Julio del año correspondiente.
FECHA MÁXIMA DE ACOMPAÑAMIENTO: corresponde a la fecha en la que el joven cumple el tiempo máximo de
permanencia en el Programa Jóvenes en Acción o en el nivel de formación que está matriculado. La fecha máxima
de acompañamiento en el Programa Jóvenes en Acción corresponde a la duración del programa de formación en
SENA e IES.
FICHA: corresponde a un grupo conformado entre 20 a 35 personas aprendices SENA matriculados en un mismo
programa de formación técnico o tecnológico. Para cada convocatoria puede existir más de una Ficha por programa
de formación, dependiendo de la dinámica de la oferta y demanda. Cada Ficha está identificada con un número único.
FOCALIZACIÓN: proceso mediante el cual se garantiza que el gasto social se asigne a los grupos de población más
pobre y vulnerable (Artículo 94 de la Ley 715 de 2001 y artículo 24 de la Ley 1176 de 2007). Es un instrumento
básico para lograr que determinados programas destinados a grupos específicos lleguen efectivamente a la población
escogida como objetivo. Se divide en focalización territorial y poblacional e implica tres etapas: identificación,
selección y asignación (CONPES SOCIAL 100 de 2006, DNP).
GUÍA OPERATIVA: documento que desarrolla en detalle algún componente o proceso particular del MO; se
caracteriza por su especificidad, flexibilidad y pertinencia. Forman parte integral del MO.
HABILIDADES PARA LA VIDA: conocimientos, valores y aptitudes necesarios para tener un comportamiento
adecuado y positivo para enfrentar los retos y desafíos de la vida diaria. Son de naturaleza psicosocial e interfieren
en las acciones personales, las relaciones sociales o las acciones para transformar el entorno, el bienestar y la salud.
Estas aptitudes son el autoconocimiento, empatía, comunicación asertiva, relaciones interpersonales, toma de
decisiones, solución de problemas y conflictos, pensamiento crítico, pensamiento creativo, manejo de emociones y
sentimientos, manejo de tensiones y estrés (Organización Mundial para la Salud -OMS- Internacional para la
Educación en Habilidades para la Vida en las Escuelas, 1993).
INCLUSIÓN SOCIAL Y LA RECONCILIACIÓN: Sector encargado de las políticas, planes, programas y proyectos
en términos de la superación de la pobreza y la pobreza extrema, la atención de grupos vulnerables, la atención
integral a la primera infancia, infancia y adolescencia, el desarrollo territorial y la atención y reparación a víctimas
del conflicto armado. Sector en cabeza de Prosperidad Social, tiene adscritos la Unidad Administrativa Especial para
la Atención y Reparación Integral a las víctimas, el Centro de Memoria Histórica y el Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar.
INCONSISTENCIA ACADÉMICA: hace referencia a la ausencia, omisión o incoherencia en la información académica
que es consignada por las instituciones educativas (SENA, IES o Entidades en convenio con Prosperidad Social para
el Programa Jóvenes en Acción) en el reporte de verificación de cumplimiento de compromisos, el cual es empleado
por Prosperidad Social para efectuar el proceso de liquidación y entrega de TMC. La existencia de inconsistencia
académica implica la no entrega de TMC, la no actualización de datos en el Sistema de Información de Jóvenes en
Acción -SIJA, por ende, se entiende como un registro NO VALIDO para el período de verificación correspondiente.
ÍNDICE DE POBREZA MULTIDIMENSIONAL -IPM-: es una medida de pobreza diferente al ingreso que hace un
análisis de otras dimensiones que reflejan las privaciones que enfrenta un hogar. Este índice brinda información
sobre incidencia, brecha y severidad de la pobreza, se emplea para el diseño y seguimiento de la política pública. Lo
construyó el Departamento Nacional de Planeación –DNP- considerando la metodología de Alkire y Foster (2007). El
Departamento Administrativo Nacional de Estadística –DANE- lo calcula anualmente con base en la información de
la Encuesta de Calidad de Vida –ECV-.
INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR –IES-: son las entidades que cuentan, con arreglo a las normas
legales, con el reconocimiento oficial como prestadoras del servicio público de la educación superior en el territorio
colombiano. Según su carácter académico, las Instituciones de Educación Superior (IES) se clasifican en:
Instituciones Técnicas Profesionales, Instituciones Tecnológicas, Instituciones Universitarias o Escuelas Tecnológicas,
Universidades. Según la naturaleza jurídica en públicas y privadas o estatales. Las privadas deben organizarse como
personas jurídicas de utilidad común, sin ánimo de lucro, organizadas como corporaciones, fundaciones o
instituciones de economía solidaria. Estas últimas aún no han sido reglamentadas. Las públicas o estatales se
clasifican en: Establecimientos públicos, entes universitarios autónomos (Ministerio de Educación Nacional –MEN).
MONITOREO: es el proceso sistemático de recolectar, analizar y utilizar información para hacer seguimiento al
progreso de un programa con miras a la consecución de sus objetivos y para guiar las decisiones de gestión.
NOTA CRÉDITO: corresponde a la liquidación positiva de TMC de COF anteriores y de conformidad con los criterios
establecidos en las guías operativas.
NOTA DÉBITO: corresponde a la liquidación negativa de TMC de COF anteriores y de conformidad con los criterios
establecidos en las guías operativas.
NOVEDAD: consiste en todo cambio parcial o total sobre los datos reportados por el joven, con posterioridad al
proceso de pre-registro.
PERÍODO ACADÉMICO: conjunto sucesivo de semanas que de manera autónoma define y planea una institución
de educación superior o un programa académico de la misma, en el que se desarrolla un ciclo completo de los
Manual Operativo Programa:
CÓDIGO: M-GI-TM-1
JÓVENES EN ACCIÓN
Proceso: Gestión para el Inclusión VERSIÓN: 8
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procesos académicos y administrativos, al inicio del cual los estudiantes deben refrendar o revalidar su matrícula y
al final del cual el programa académico evalúa, confirma y actualiza la condición y el estado académico de sus
estudiantes. Puede ser anual, semestral, trimestral o cuatrimestral (MEN).
PERÍODO DE GRACIA: El período de gracia para jóvenes SENA, es el tiempo de permanencia adicional a la duración
del programa de formación en el SENA que otorga el Programa Jóvenes en Acción para que el participante logre dar
inicio a su Etapa Productiva, luego de haber finalizado su Etapa Lectiva. Superado el periodo de gracia (3 meses) el
número de meses adicionales en los cuales el inicio de la etapa productiva no sea reportada por el SENA se
descuentan del tiempo máximo de permanencia del nivel de formación que adelante el participante (fecha último
mes de vinculación). Durante el período de gracia no se reconocen TMC al participante.
Para IES, se refiere a la adición de 6 meses al tiempo máximo de duración del proceso de formación. Estos seis
meses se otorgan, teniendo en cuenta la diferencia entre el mes de reporte de información de las IES vs los meses
en los cuales el Joven en Acción cursó su periodo académico.
PETICIÓN: toda solicitud respetuosa que presenta el ciudadano a la Entidad.
POBLACIÓN VULNERABLE: son todas aquellas personas que por sus características específicas y las de su entorno
social, ambiental, económico o político enfrentan un mayor riesgo de caer en la pobreza que otras personas. Entre
los grupos vulnerables se pueden destacar: los ancianos, los discapacitados físicos y mentales, los niños y los jóvenes
en riesgo, los excombatientes, desplazados internos y los refugiados, las personas que sufren enfermedades
catastróficas como el VIH/SIDA, los religiosos y las minorías étnicas y, en algunas sociedades, las mujeres. (Banco
Mundial)36
POBLACIÓN POTENCIAL BENEFICIARIA DE JÓVENES EN ACCIÓN: toda la población joven en situación de
pobreza y vulnerabilidad que cumple los criterios de focalización poblacional y territorial definidos por el Programa
Jóvenes en Acción.
PROCESO ANTIFRAUDE: es el proceso a través del cual se verifica el cumplimiento de los criterios de focalización
poblacional y territorial y la consistencia de los datos de identificación personal de una persona potencial participante
o participante del Programa Jóvenes en Acción. A través de este proceso se detectan falsedades, errores, fraudes o
inconsistencias en dicha información que implican la suspensión de la entrega del TMC.
PROCESO DE DEPURACIÓN: es el proceso mediante el cual Prosperidad Social identifica errores o inconsistencias
y determina cuáles de los registros consignados en los reportes de verificación de compromisos entregados por las
instituciones educativas (SENA e IES) son válidos, en la medida que cumplen con las reglas de entrega/recepción de
bases de datos y de depuración del Programa Jóvenes en Acción e IS, y pueden continuar con el proceso de liquidación
de TMC.
PROCESO DE LIQUIDACIÓN: es el proceso mediante el cual Prosperidad Social determina el valor/monto de la
TMC que será entregado a un participante del Programa Jóvenes en Acción para cada período de liquidación o Ciclo
Operativo Financiero (COF) determinado. Este proceso se efectúa posterior a la verificación del cumplimiento de
compromisos de los participantes realizada y reportada por las instituciones educativas (SENA e IES en convenio) a
Prosperidad Social. Está a cargo del Prosperidad Social.
PROCESO DE ENTREGA DE TMC: es el procedimiento mediante el cual el participante de los Programas Jóvenes
en Acción e IS recibe de parte de Prosperidad Social el valor/monto de la TMC correspondiente a un período de
verificación particular. Se realiza posterior al proceso verificación de cumplimiento de compromisos efectuado y
reportado por las instituciones educativas (SENA e IES en convenio) y al proceso de liquidación de TMC. Está a cargo
del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social a través de la(s) entidad(es) bancaria(s) con la(s)
cual(es) se ha suscrito convenio alguno para tal fin.
QUEJA: es la manifestación de inconformidad que se realiza por un hecho, situación irregular o negligencia en el
comportamiento de un servidor público.
RECLAMO: es la manifestación de inconformidad acerca de la prestación de un servicio o la realización de un proceso.
REPORTE PE49DPS: es el reporte que periódicamente entrega el SENA a Prosperidad Social, según el cronograma
definido para ello, y a través del cual el SENA da cuenta del cumplimiento o no de compromisos de los jóvenes en
acción matriculados en los centros de formación de la institución y en aquellas instituciones convinientes de
ampliación de cobertura. En este Reporte se consigna la información requerida para efectuar el proceso de liquidación
y entrega de TMC que realiza Prosperidad Social.
SEGUIMIENTO: proceso continuo que utiliza la recolección sistemática de datos sobre indicadores, que permite
evidenciar el grado de avance en el logro de los objetivos del Programa.
SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN DE POTENCIALES BENEFICIARIOS DE PROGRAMAS SOCIALES -SISBEN-:
sistema de información diseñado por el Gobierno Nacional para identificar a las familias, hogares o individuos
potenciales beneficiarios de programas sociales. Su objetivo es establecer un mecanismo técnico, objetivo, equitativo
y uniforme de identificación de posibles beneficiarios del gasto social para ser usado por las entidades territoriales y
ejecutores de política social del orden nacional (DNP).
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE JÓVENES EN ACCIÓN –SIJA-: sistema a través del cual se registra, administra,
gestiona la información y estados asociados a un joven en los diferentes momentos del ciclo operativo del Programa
Jóvenes en Acción y durante su participación en el mismo, tales como: focalización, pre-registro, registro, inscripción,
36
De acuerdo con el enfoque de vulnerabilidad propuesto por López-Calva y Ortiz-Juárez (2011), se definen cuatro grupos o clases
sociales, según los siguientes rangos de la línea de pobreza: 1. Pobres: hogares con un ingreso per cápita por debajo de la línea de
pobreza (US$4,06 PPA); 2. Vulnerables: hogares con un ingreso per cápita entre la línea de pobreza (LP) y US$10 PPA; 3. Clase
media: hogares con un ingreso per cápita entre US$10 y US$50 PPA y 4. Clase alta: hogares con un ingreso mayor a US$50 PPA.
Manual Operativo Programa:
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JÓVENES EN ACCIÓN
Proceso: Gestión para el Inclusión VERSIÓN: 8
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novedades, verificación de cumplimientos, liquidación y entrega de TMC, entre otros. Para ingresar al SIJA se requiere
contar con usuario y clave de acceso.
SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR –SNIES-: es el sistema de información
creado para responder a las necesidades de información de la educación superior en Colombia. En este sistema se
recopila y organiza la información relevante sobre la educación superior que permite hacer planeación, monitoreo,
evaluación, asesoría, inspección y vigilancia del sector. Este sistema como fuente de información, en relación con las
instituciones y programas académicos aprobados por el Ministerio de Educación Nacional, consolida y suministra
datos, estadísticas e indicadores (MEN).
TRANSFERENCIA MONETARIA CONDICIONADA –TMC-: es el monto de dinero en pesos colombianos que recibe
el participante del Programa Jóvenes en Acción una vez ha cumplido con los compromisos que condicionan la entrega
de este.
TRANSPARENCIA: en virtud del principio de transparencia, la actividad administrativa es del dominio público, por
consiguiente, toda persona puede conocer las actuaciones de la administración, salvo reserva legal.
Manual Operativo Programa:
CÓDIGO: M-GI-TM-1
JÓVENES EN ACCIÓN
Proceso: Gestión para el Inclusión VERSIÓN: 8
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Nombre: Diego Alejandro Ochoa Ortiz. Nombre: Isabel Cristina Acosta Nombre: JULIÁN TORRES
Cargo: Profesional Especializado. Cortés. JIMÉNEZ