FORMACIÓN, CAPACITACIÓN, DESARROLLO DE RR.HH.

Y SU IMPORTANCIA EN LAS ORGANIZACIONES

Tomado y ajustado de:

http://www.monografias.com/trabajos14/formacionrrhh/formacionrrhh.shtml
Autor: María Elena Hill, Samuel Estrada y Zuyin Bosch
15 de julio de 2003.

1. DEFINICIÓN DE FORMACIÓN, CAPACITACIÓN Y DESARROLLO

1.1. Formación

Es la primera etapa de desarrollo de un individuo o grupo de individuos que se caracteriza por

una programación curricular en alguna disciplina y que permite a quien la obtiene alcanzar niveles
educativos cada vez más elevados. En general son programas a mediano y largo plazo.
1.2. Capacitación
La capacitación es una actividad sistemática, planificada y permanente cuyo propósito general es
preparar, desarrollar e integrar al talento humano para el proceso productivo, mediante la entrega
de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeño de
todos los trabajadores en sus actuales y futuros cargos y adaptarlos a las exigencias cambiantes
del entorno.
La capacitación va dirigida al perfeccionamiento técnico del trabajador para que éste se
desempeñe eficientemente en las funciones a él asignadas, producir resultados de calidad, dar
excelentes servicios a sus clientes, prevenir y solucionar anticipadamente problemas potenciales
dentro de la organización. A través de la capacitación hacemos que el perfil del trabajador se
adecue al perfil de conocimientos, habilidades y actitudes requerido en un puesto de trabajo.
La capacitación no debe confundirse con el adiestramiento, este último que implica una
transmisión de conocimientos que hacen apto al individuo ya sea para un equipo o maquinaria.
El adiestramiento se torna esencial cuando el trabajador ha tenido poca experiencia o se le
contrata para ejecutar un trabajo que le es totalmente nuevo. Sin embargo una vez incorporados
los trabajadores a la empresa, ésta tiene la obligación de desarrollar en ellos actitudes y
conocimientos indispensables para que cumplan bien su cometido.
1.3. Desarrollo
El Desarrollo por otro lado, se refiere a la educación que recibe una persona para el crecimiento
profesional a fin de estimular la efectividad en el cargo. Tiene objetivos a largo plazo y
generalmente busca desarrollar actitudes relacionadas con una determinada filosofía que la
empresa quiere desarrollar.

2. DIFERENCIAS ENTRE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO.

La capacitación es para los puestos actuales y la formación o desarrollo es para los puestos
futuros. La capacitación y el desarrollo con frecuencia se confunden, puesto que la diferencia está
más en función de los niveles a alcanzar y de la intensidad de los procesos. Ambas son actividades
educativas.
La capacitación ayuda a los empleados a desempeñar su trabajo actual y los beneficios de ésta
pueden extenderse a toda su vida laboral o profesional de la persona y pueden ayudar a
desarrollar a la misma para responsabilidades futuras.
El desarrollo, por otro lado, ayuda al individuo a manejar las responsabilidades futuras con poca
preocupación porque lo prepara para ello o más largo plazo y a partir de obligaciones que puede
estar ejecutando en la actualidad.

3. ENFOQUE DE LA CAPACITACIÓN
A fin de tener programas de capacitación eficaces, se recomienda un enfoque sistemático. Éste
consiste en:
 Detectar las necesidades de capacitación
 Identificar los recursos
 Integrar un plan de capacitación
 Ejecutar los programas de capacitación
 Evaluar, controlar y realizar seguimiento de la capacitación
3.1. Detectar las necesidades de capacitación
Para detectar las necesidades de capacitación deben realizarse tres tipos de análisis; estos son:
 Análisis organizacional: que es aquél que examina a toda la compañía para determinar en
qué área, sección o departamento, se debe llevar a cabo la capacitación. Se debe tomar en
cuenta las metas y los planes estratégicos de la Compañía, así como los resultados de la
planeación en recursos humanos.
 Análisis de Tareas: se analiza la importancia y rendimiento de las tareas del personal que
va a incorporarse en las capacitaciones.
 Análisis de la Persona: dirigida a los empleados individuales. En el análisis de la persona
debemos hacernos dos preguntas ¿a quién se necesita capacitar? Y ¿qué clase de capacitación
se necesita?. En este análisis se debe comparar el desempeño del empleado con
las normas establecidas de la empresa. Es importante aclarar que esta información la
obtenemos a través de una encuesta.

Es importante tener en cuenta alguna de las técnicas de detección de necesidades. Estas son:
 Observación directa: debe ser realizada en el sitio de trabajo y deben ser comparadas con
un patrón de conductas esperadas. En tareas más o menos repetitivas se usan listas de
verificación y en las habilidades más especializadas se usan guías de observación aplicadas por
más de un evaluador.
o Ventaja: su objetividad, permite detectar fallas que no se registrarían de otra
manera, permite focalizar el entrenamiento y evaluar los avances.
o Desventaja: es costosa en términos de tiempo, modifica lo observado, requiere
preparación de los observadores.
 Entrevista: a base de preguntas abiertas o estructuradas.
o Ventaja: permite descubrir aspectos no previstos, hay posibilidades de clarificar lo
requerido.
 o Desventaja: es lenta, costosa, sin anonimato, es subjetiva y puede no ser
representativa del total.
 Encuestas: con preguntas abiertas o cerradas.
o Ventaja: es de aplicación masiva y colectiva, bajo costo y anonimato.
o Desventaja: hay aspectos que pueden quedar sin conocer.
Autoevaluación: registro de las propias habilidades, generalmente a nivel ejecutivo.
 Análisis de problemas: permite el manejo de situaciones indicadoras de anormalidad.
Generalmente se hace un análisis grupal de la situación.
o Lluvia de ideas: creatividad, análisis participativo.
o Ley de Pareto: problemas/ impacto, actividades/ resultados, causas/ problemas.
 Evaluaciones psicológicas de selección de personal.
 Evaluación de desempeño.

3.2. Identificar los recursos

 Financieros: mediante la designación presupuestaria que establece la empresa como parte de
sus costos de funcionamiento. Aquí se incluyen también lo correspondiente a un porcentaje
de las remuneraciones imponibles de sus trabajadores, que se establecen dentro de las
partidas de compensaciones e incentivos no financieros de la empresa.
 Humanos: la función de capacitación es una función de línea y de staff.
 Institucionales: todos los organismos externos a la empresa, públicos o privados, que realizan
una labor de apoyo a la tarea del departamento.
 Materiales: infraestructura, condiciones para trabajar, materiales.

3.3. Integrar un plan de capacitación

Los aspectos que se deben tener en cuenta al momento de realizar el diseño de una Planeación de
la Capacitación son:
 Selección de las actividades de capacitación.
 Nivel de profundidad de la capacitación. Si es para la formación, integración,
complementación o de especialización.
 Definir la población objetivo, características de los participantes, conformación de grupos.
Nivel de conocimientos previos necesarios.
 Definir si va a ser una capacitación interna o externa (instructores).
 Selección de instructores.
 Definir el cronograma, para efectos de las partidas presupuestarias.
 Definir la metodología de la capacitación: instrucción en el centro de capacitación,
rotación de puestos, pasantías, aprendizaje en el puesto, visitas a otras empresas, trabajo junto
a un experto, etc.

3.4. Ejecutar los programas de capacitación

Las empresas deben tomar en consideración varios lineamientos para la implementación de
Programas de Capacitación en su organización. Una vez se tenga la Planeación de la Capacitación
puede procederse al Diseño de Programas de Capacitación el cual incluye: nombre de la actividad,
objetivos generales y específicos, contenidos, metodología, duración, participantes, lugar, horario,
instructor, bibliografía, recursos, costo y evaluación. A continuación, analizaremos brevemente
algunos elementos que están considerados en el diseño del Programa de Capacitación.
Establecimiento de objetivos:
Deben formularse objetivos claros y precisos para el diseño de programas bien definidos. Estos
facilitarán a los gerentes o jefes determinar si es el tipo de capacitación que realmente necesita su
subordinado. En los objetivos específicos se deben utilizar verbos de acción que describan el
contenido del programa.
Contenido del programa:
La detección de las necesidades de capacitación nos permitirá elaborar el contenido del programa
de capacitación y los objetivos de aprendizaje, al respecto Werther, Jr. Y Keith; Davis nos dicen:
"El contenido puede proponer la enseñanza de habilidades específicas, de suministrar
conocimiento necesario o de influencia en las actitudes. Independientemente del contenido, el
programa debe llenar las necesidades de la organización y de los participantes. Si los objetivos de
la compañía no están en el programa, éste no redundará en pro de la organización. Si los
participantes no perciben el programa como una actividad de interés y relevancia para ellos, su
nivel de aprendizaje distará mucho del nivel óptimo"
Principios  Del Aprendizaje:
Conocido como Principio Pedagógico, constituye las guías de los procesos por los que las personas
aprenden de manera más efectiva. Estos principios son:
 Participación: el aprendizaje es más rápido cuando el individuo participa activamente de
él. Este principio se aplica actualmente en las escuelas, universidades con excelentes
resultados, ya que el profesor es un facilitador y el estudiante aprende de manera más rápida y
puede recordar por más tiempo, debido a su posición activa.
 Repetición: este principio deja trazos más o menos permanentes en la memoria. Consiste
en repetir ideas claves con el fin de grabarlo en la mente.
 Relevancia: el material de capacitación debe relacionarse con el cargo o puesto de la
persona que va a capacitarse.
 Transferencia: el programa de capacitación debe concordar o relacionarse con
la demanda del puesto de trabajo del individuo.
 Retroalimentación: a través de este principio el individuo podrá obtener información
sobre su progreso.

Herramientas De Capacitación
La capacitación es necesaria e importante tanto para los supervisores como para los empleados
que tienen el potencial para ocupar esta posición. A pesar de que los objetivos de la capacitación
no son los mismos, las técnicas del curso son iguales. Ejemplo, para los supervisores la sesión
consistirá en capacitación respecto a cómo desempeñar mejor su puesto de trabajo actual, para
los empleados sin responsabilidad gerencial, los cursos constituyen una oportunidad para
desarrollarse a puestos gerenciales.
Factores para seleccionar una técnica de Capacitación
Para seleccionar una técnica de capacitación deben considerarse varios factores:
 La efectividad respecto al costo.
 El contenido deseado del programa.
 La idoneidad de las instalaciones con que se cuenta.
 Las preferencias y la capacidad de las personas que reciben el curso.
 Las preferencias y capacidades del capacitador.
 Los principios de aprendizaje a emplear.

Técnicas de Capacitación Aplicadas:

En este punto se pueden mencionar las siguientes técnicas:
 Técnicas de Capacitación aplicadas en el sitio de trabajo : dentro de este contexto
podemos señalar las siguientes técnicas:
 Instrucción directa sobre el puesto: la cual se da en horas laborables. Se emplea para
enseñar a obreros y empleados a desempeñar su puesto de trabajo. Se basa en
demostraciones y prácticas repetidas, hasta que la persona domine la técnica. Esta técnica
es impartida por el capacitador, supervisor o un compañero de trabajo.
 Rotación de Puesto: se capacita al empleado para ocupar posiciones dentro de la
organización en periodo de vacaciones, ausencias y renuncias. Se realiza una instrucción
directa.
 Relación Experto-Aprendiz: se da una relación "Maestro" y un Aprendiz. En dicha relación
existe una transferencia directa del aprendizaje y una retroalimentación inmediata.
 Técnicas de Capacitación aplicadas fuera del sitio de Trabajo :
 Conferencias, videos, películas, audiovisuales y similares: estas técnicas no requieren de
una participación del trabajador, economizan tiempo y recurso. Ofrecen poca
retroalimentación y bajos niveles de transferencia y repetición.
 Simulación de condiciones reales: permite transferencia, repetición y participación
notable, generalmente las utilizan las compañías aéreas, los bancos y los hoteles. Consiste
en la simulación de instalaciones de operación real, donde el trabajador se va a aprender
de manera práctica su puesto de trabajo.
 Actuación o socio drama: esta técnica da la oportunidad al trabajador a desempeñar
diversas identidades; crea vínculos de amistad y de tolerancia entre los individuos y
permite reconocer los errores.
 Estudio de casos: permite al trabajador resolver situaciones parecidas a su labor. El
trabajador recibe sugerencias de otras personas y desarrolla habilidades para la toma de
decisiones. En esta técnica de capacitación, se practica la participación, más no así la
retroalimentación y la repetición.
 Lectura, estudios Individuales, instrucción programada: se refiere a cursos basados en
lecturas, grabaciones, fascículos de instrucción programada y ciertos programas
de computadoras. Los materiales programados proporcionan elementos de participación,
repetición, relevancia y retroalimentación, la transferencia tiende a ser baja.
 Capacitación en Laboratorios de Sensibilización: consiste en la modalidad de la
capacitación en grupo. Se basa en la participación, retroalimentación y repetición. Se
propone desarrollar la habilidad para percibir los sentimientos y actitudes de las otras
personas.

3.5. Evaluación, control y seguimiento de la capacitación

La Evaluación es un proceso que debe realizarse en distintos momentos, desde el inicio de un
Programa de Capacitación, durante y al finalizar dicho programa. Es un proceso sistemático para
valorar la efectividad y/o la eficiencia de los esfuerzos de la capacitación. No es solo una actividad
más de capacitación, sino una fase importante del ciclo de la capacitación.
3.5.1. Modelos  De Evaluación
Uno de los modelos utilizados en la evaluación es el modelo de Kirk patrick, tiene 4 etapas
consecutivas e independientes a nivel micro y macro:
 Reacción: percepción de los participantes en su efectividad, por medio de cuestionarios.
Se revisa también la adecuación de contenidos, el dominio del instructor, el manejo del tiempo
de parte del instructor, claridad de exposición, aspectos útiles y menos útiles.
 Aprendizaje: nivel de adquisición de conocimientos. Por medio de evaluación pre - post, a
través de pruebas de contenidos (con validez de contenido, sobre muestras representativas de
los contenidos impartidos).
 Conductas: el más importante y difícil de evaluar. Por medio del reporte de otros:
reclamos, productos defectuosos, costos, etc. que lo miden indirectamente.
 Resultados: impacto en la organización. ROI (return on investment), o el retorno de
inversión. Se usan informes de gestión, niveles de producción, calidad, costos, niveles de
ausentismo - rotación, licencias médicas, etc.

3.5.2. Métodos De Evaluación De La Capacitación

 Programas de evaluación integrados a las sesiones de capacitación, a través del monitoreo
de las actividades grupales y el conocimiento manifestado durante los ejercicios de simulación
e interacción.
 Actividades domésticas o sesiones de capacitación en forma de libros de preguntas y
respuestas que luego pueden ser revisados y evaluados por los capacitadores.
 Llenar formatos de evaluación al final de cada sesión.
 Monitoreo y reporte sobre las sesiones por parte de los administradores del sitio de
capacitación.
 Monitoreo sobre el desempeño del personal durante la jornada de evaluación.

Se pueden realizar 3 diferentes tipos de evaluación:

Evaluación de los procesos:  la cual examina los procedimientos y las tareas implicados en la
ejecución de un programa o de una intervención. 
Evaluación de los impactos: es más cabal y se centra en los resultados de largo alcance del
Programa o en los cambios o mejoras al estado de  la actividad. 
Evaluación de los resultados: Se usa para obtener datos descriptivos en un proyecto o programa y
para documentar los resultados a corto plazo.
3.5.3. Retroalimentación
Una buena forma de determinar que tan apropiados han sido los métodos y estilos de
capacitación y de tener una idea precisa de donde puede ser necesaria una mayor capacitación, es
la de interrogar al personal mismo. Esto puede hacerse formalmente al final de las sesiones de
capacitación mediante cuestionarios
3.5.4. Evaluaciones Independientes
La evaluación por parte de personal independiente al proceso de capacitación también puede
ayudar a identificar en qué áreas se pueden introducir mejoras.
3.5.5. Evaluación Del Desempeño
La Evaluación del Desempeño es la forma de medir los resultados para mejora del desempeño del
personal incorporado a la empresa, con el fin de clasificar o capacitar a dicho personal y sirve de
base para la toma de decisiones. El desempeño de una persona se mide en referencia al puesto
que ocupa. El objetivo es entonces, que los empleados respondan de la mejor manera posible a los
requerimientos de los puestos que ocupan dentro de la empresa. La evaluación del desempeño
ofrece a la gerencia de Recursos Humanos la oportunidad de trabajar sobre el desempeño de los
empleados en el corto plazo y sobre su desarrollo producto de la capacitación recibida. Esta
importante actividad se constituye para la empresa en un recurso informativo válido para:
aumento de sueldo por méritos, asignación de gratificaciones, promociones y despidos. Permite,
además, calificar y diferenciar a las personas que trabajan en la empresa. En síntesis, la evaluación
del desempeño puede usarse con dos fines: calificativo y con fines de desarrollo.