Código: TIC-PR-03

PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS DE Versión: 06

COMPUTO Y SERVIDORES
Vigente desde: 19/07/2019

» Objetivo: Establecer las directrices para la ejecución de los mantenimientos preventivos a los equipos de cómputo y servidores.

» Proceso: Gestión Servicios TIC

» Empresa: Geotech Solutions S.A., Fintra S.A., Selectrik S.A.S.

Jefe de Infraestructura: Encargado de aprobar el programa de mantenimiento preventivo y garantizar su ejecución dentro de los lineamientos establecidos.
» Autoridad: Técnico Soporte Junior: Encargado de realizar la programación y ejecutar el mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo.
Técnico Soporte Senior: Encargado de realizar ejecutar el mantenimiento preventivo de los equipos servidores.
• Usuarios: Persona que hace uso constante de los elementos de infraestructura que le fueron asignados para la ejecución de sus funciones, entre los elementos más comunes
encontramos: internet, equipo de cómputo, impresora, scanner, herramientas ofimáticas, softwares, aplicaciones, entre otros.
• Hardware: Se refiere a todas las partes tangibles de un sistema o producto; cuyos componentes pueden ser de tipo eléctrico, electrónico, electromecánico y mecánico.
• Software: Se refiere al sistema operativo y sus diferentes programas de instalación.
» Definiciones: • Mantenimiento Preventivo: Tareas de revisión de los elementos del equipo, orientado a detectar tempranamente posibles fallos, incluye labores de limpieza, revisión de software, entre
otros aspectos, etc.
• Servidor: Máquina cuyo propósito es proveer datos, de modo que otras máquinas puedan utilizar esos datos o prestar un servicio.
• Data Center: Un data center (centro de cómputos, centro de proceso de datos), es una instalación empleada para albergar los sistemas de información y sus componentes asociados,
como las telecomunicaciones y los sistemas de almacenamiento).
• Las actividades de mantenimiento de los servidores y equipos de cómputo deben ser programadas y realizadas para no afectar la operación normal de la organización.
• El mantenimiento de servidores puede ser realizado por personal externo contratado para la labor o por personal interno, según lo considere el Jefe de Infraestructura o Director TIC.
» Políticas: • Los mantenimientos de equipos de cómputo y servidores se realizan teniendo en cuenta la siguiente frecuencia:
✓ Equipos de Escritorio: cada 6 meses.
✓ Equipos Portátiles: cada 12 meses.
✓ Equipos Servidores: Anual.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS DE COMPUTO

PROVEEDOR CLIENTE RESPONSABLE DE

ENTRADA ACTIVIDAD DESCRIPCION SALIDA DOCUMENTOS
No. (¿De quién (¿A quién LA ACTIVIDAD
(¿Qué recibo?) (¿Qué?) (¿Cómo?) (¿Qué entrego?) SOPORTES
recibo?) entrego?) (¿Quién)
TIC-RE-01
Se efectúa programación anual de los mantenimientos
Planificar Programa de Programa de
preventivos de equipos de cómputo activos de la organización,
Necesidad de Mantenimiento mantenimiento mantenimiento
mediante el diligenciamiento del registro Programa de Jefe de Técnico Soporte
1. mantenimiento Director TIC preventivo de preventivo de preventivo de
mantenimiento preventivo de infraestructura TIC (Pestaña Infraestructura Junior
equipos equipos de infraestructura Infraestructura TIC
Equipo de cómputo).
computo TIC (Pestaña Equipo
de cómputo)
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Vigente desde: 19/07/2019

El Jefe de Infraestructura revisa la programación de

mantenimientos definida.

Nota: Este programa es elaborado específicamente para cada

empresa.
El Técnico de Soporte notifica por correo electrónico al usuario
TIC-RE-01
la fecha y duración aproximada en la que se ha de efectuar el
Programa de
Programa de mantenimiento del equipo de cómputo para confirmar la
mantenimiento
mantenimiento disponibilidad del mismo.
Técnico Soporte Coordinar Correo Técnico Soporte preventivo de
2. preventivo de Usuarios
Junior mantenimiento electrónico Junior infraestructura
infraestructura En caso que deba ser reprogramada la fecha del
TIC
TIC mantenimiento, el Técnico de Soporte coordina con el usuario
(Pestaña Equipo
una nueva fecha y registra anotación en el Programa de
de cómputo)
mantenimiento preventivo de infraestructura TIC.
El Técnico de Soporte, realiza el mantenimiento del equipo
revisando los siguientes aspectos:

Revisión inicial de Hardware:

Se revisa el estado funcional de cada uno de los componentes
del equipo (memoria, disco duro, motherboard, procesador, y
accesorios) antes de la ejecución del mantenimiento. Se
procede a abrir el equipo y revisar el estado físico de los
componentes antes mencionados.

Limpieza de Hardware: TIC-RE-02

Cualquier
Equipo de Ejecutar Una vez verificado el estado funcional y físico de los Equipo de Técnico Soporte Mantenimiento
3. empleado de la Usuarios
cómputo Mantenimiento componentes, se procede a la limpieza de hardware, mediante cómputo Junior de Equipos de
organización
el uso de blower para eliminar el exceso de polvo, limpiadores computo
de contacto, alcohol isopropílico, brocha y cepillo de cerdas
blandas (usado para los elementos electrónicos), limpiadores
de teclado y pantalla.

Revisión del Software:

Se efectúa revisión del estado del sistema operativo y sus
aplicaciones tales como: antivirus, cookies, elementos
temporales, elementos emergentes (programas) y
actualizaciones.
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Revisión del funcionamiento del equipo:

Finalizado el mantenimiento, se revisa el estado funcional del
equipo de cómputo para detectar cualquier falla derivada de la
actividad, garantizando así la entrega del equipo en óptimo
estado.
TIC-RE-02
Mantenimiento
de Equipos de
El Técnico de Soporte efectúa entrega del equipo y notifica de
computo
manera verbal la actividad ejecutada, dejando evidencia de
aceptación del recibido en correcto funcionamiento con la
TIC-RE-01
Equipo de Técnico Soporte Entrega de firma el usuario en el registro Mantenimiento de Equipos de Equipo de Técnico Soporte
4. Usuarios Programa de
cómputo Junior Equipo cómputo. cómputo Junior
mantenimiento
preventivo de
Finalmente registra la ejecución del mantenimiento en el
infraestructura
Programa de Mantenimiento de Equipos de cómputo.
TIC
(Pestaña Equipo
de cómputo)

MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE SERVIDORES

PROVEEDOR CLIENTE RESPONSABLE DE

ENTRADA ACTIVIDAD DESCRIPCION SALIDA DOCUMENTOS
No. (¿De quién (¿A quién LA ACTIVIDAD
(¿Qué recibo?) (¿Qué?) (¿Cómo?) (¿Qué entrego?) SOPORTES
recibo?) entrego?) (¿Quién)
TIC-RE-01
Programa de
El Jefe de Infraestructura efectúa programación de los Programa de
Planificar mantenimiento
Necesidad de mantenimientos preventivos, de los servidores locales mantenimiento
Mantenimiento Jefe de Jefe de preventivo de
1. mantenimiento Director TIC alojados en el Data Center de la organización, mediante el preventivo de
preventivo de Infraestructura Infraestructura infraestructura
de servidores diligenciamiento del registro Programa de mantenimiento infraestructura
servidores TIC
preventivo de infraestructura TIC (Pestaña Servidores). TIC
(Pestaña
Servidores)
Programa de Llamada Jefe de Jefe de
El Jefe de Infraestructura determina si el mantenimiento es
mantenimiento telefónica Infraestructura Infraestructura
Jefe de Coordinar realizado por personal interno, es decir, por el Técnico de
2. preventivo de No aplica
Infraestructura mantenimiento Soporte designado para la labor, o mediante un Proveedor
infraestructura Correo Técnico Soporte Técnico Soporte
externo.
TIC electrónico Senior Senior
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En caso que sea mediante un proveedor, el Jefe de

Infraestructura o Técnico Soporte Senior, contacta Proveedor
telefónicamente o por correo electrónico al mismo para
programar la ejecución del mantenimiento de los servidores.
Acta labor de
Mantenimiento de
Si se trata de un mantenimiento interno, el Jefe de Equipos servidores
Infraestructura supervisa la ejecución y otorga el visto bueno Datacenter.
en el Acta labor de Mantenimiento de Equipos servidores
Datacenter. Proveedor Documento de
Programa de Jefe de recibido del
mantenimiento Si se trata de un mantenimiento realizado por proveedor, el Infraestructura Jefe de proveedor
Jefe de Ejecutar Recibido del
3. preventivo de Jefe de Infraestructura o Técnico de Soporte valida el óptimo Infraestructura
Infraestructura Mantenimiento proveedor
infraestructura funcionamiento del equipo y recibe a conformidad mediante el Técnico Soporte TIC-RE-01
TIC documento soporte de recibido, el cual es entregado por el Senior Técnico Soporte Programa de
proveedor. Senior mantenimiento
preventivo de
Realizado el mantenimiento de servidores, se registra en el infraestructura
Programa de mantenimiento preventivo de infraestructura TIC. TIC
(Pestaña
Servidores)

Aprobado por: __________________________________

Director TIC
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CONTROL DE CAMBIOS
Versión Nueva Fecha de Aprobación Nueva
Cambios Efectuados al Documento
Anterior Versión Versión

01 02 01 Febrero de 2016 - Se efectúa modificación del cargo de Coordinador de Soporte e Infraestructura por Director de Soporte e Infraestructura

- Se modifica objetivo,
- Se incluye en definiciones mantenimiento preventivo y servidor, se incluyen dos políticas, se incluye actividad 2 de aprobación del
02 03 03 Abril de 2018
plan de mantenimiento preventivo, se incluyen actividades para el mantenimiento de servidores.
- Se incluye la descripción de las actividades relacionadas con el mantenimiento de servidores.
- Se modifica cargo de Coordinador de Infraestructura a Jefe de Infraestructura.
- En actividad Coordinar mantenimiento, se elimina registro de anotación por reprogramación de mantenimiento.
03 04 10 Junio de 2019 - Se elimina mención del formato TIC-RE-08 Registro de ingreso al Data Center.
- Se elimina en el ítem políticas, ingreso al Data Center registrado en formatoTIC-RE-08 Registro de ingreso al Data Center.
- Se modifica actividad Ejecutar Mantenimiento.
- Se modifica cargo Asistente de Soporte Técnico, adicionando los dos tipos de técnicos, Junior y Senior, a este último se asocia
descripción de autoridad.
- En las políticas se incluye que los mantenimientos pueden ser realizados por personal interno o proveedor y las autoridades que lo
definen, así mismo se menciona la frecuencia de mantenimiento de los equipos de cómputo y servidores.
- Se elimina actividad Aprobar programa de mantenimiento.
04 05 19 Julio de 2019 - Se reestructura actividad Coordinar mantenimiento en ítem mantenimiento preventivo equipos de cómputo.
- Se reestructura actividad Coordinar mantenimiento en ítem mantenimiento preventivo de servidores, en la cual se incluye que la labor
de mantenimiento puede ser realizada por personal interno o externo.
- En actividad entrega de equipo se incluye registro de ejecución en el programa de mantenimiento de equipos de cómputo.
- Se modifica actividad Ejecutar Mantenimiento de servidores en la cual se detalla la ejecución del mantenimiento interno o externo y
documentos soporte derivados de la labor.

05 06

06 07

07 08
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08 09

09 10