Trabajo de Grado PDF
Trabajo de Grado PDF
Trabajo de Grado PDF
UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA
FACATATIVÁ
2017
PROPUESTA DE DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN
LA METODOLOGÍA DEL MODELO COSO II RIESGO EMPRESARIAL E.R.M. Y
COSO III EN EL ÁREA CONTABLE DE LA EMPRESA TITANIUM FLOWERS
INVESTMENTS S.A.S
Monografía
Directora de Proyecto
UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA
FACATATIVÁ
2017 Nota de aceptación:
________________________________
________________________________
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________________________________
Firma del presidente del jurado
________________________________
Firma del jurado
________________________________
Expreso mis dedicatorias a Dios por permitirme coincidir en este mundo y poder
realizar mis metas día a día.
A Dios por permitirnos avanzar en cada etapa, a nuestras familias por el apoyo
incondicional.
A la directora de trabajo de grado Janneth Rodríguez Vargas por su tiempo,
paciencia, orientación metodológica y profesionalismo, en la preparación y
presentación de este trabajo de grado.
A mi compañera de trabajo de grado Lidy Andrea Rojas, por la paciencia,
compromiso y responsabilidad.
A la universidad por danos la oportunidad de realizar nuestra carrera profesional, a
cada uno de los docentes que compartieron su conocimiento con nosotras.
A la empresa Titanium Flowers Investments S.A.S, por brindarnos la información,
y su colaboración para realizar este trabajo.
RESUMEN ANALÍTICO ESPECIALIZADO (RAE)
Ambiente interno
Establecimientos de objetivos
Identificación de eventos
Evaluación de riesgos
Respuesta al riesgo
Actividades de control
Información y comunicación
Monitoreo
Transformación
Actores
Suministros/ Proveedores
Clientes/ usuarios
Owners o dueños
Intervinientes Fuente: Elaboración propia.
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Fomentar las buenas relaciones
interpersonales, promoviendo el
En el establecimiento de objetivos encontramos: dialogo y el buen código de ética.
la visión, los clientes y/o usuarios junto con sus Asamblea general
Revisoría Fiscal
Área Contable
Diagrama espina de pescado: Ésta técnica Ilustración 10. Diagrama Espina de Pescado.
nos permite analizar problemas y ver las
relaciones entre causas y efectos que existen
para que el problema analizado ocurra.
1
2
Si es
nacional
Solicitar
3
Se elabora la
4
2. El Gerente comercial identifica si el cliente es nacional o extranjero.
Despacho y
entrega del
pedido al cliente
8 6. El Auxiliar comercial solicita el cupo en la agencia para exportar según
el cliente.
Registro contable 10. El Auxiliar contable registra contablemente en el sistema World Ofiice
de la factura de las facturas de venta.
venta
Fin
BANCO RECEPTOR2: Es el banco nacional que recibe las divisas del banco
internacional, con el cual Titanium Flowers Investments S.A.S, realiza la
transacción para convertirlas a pesos.
1
FLETHES, Ana. Trabajos Auxiliares en la elaboración de composiciones con flores y plantas. 1
Ed. Madrid.: IC Editorial. 1-268 p. ISBN 978-84-16207-31-2.
2
MAGGIO, Eugenio. Así se importa. 2 ed. Santiago de Chile.: Ediciones Habilitas. 2013. 75 p.
ISBN 978-1-300-80361-4.
3
IZAM, Miguel. Normas de origen y procedimientos para su administración en América Latina. 1
ed. Santiago de Chile. 2003. 45 p. ISBN 92-1-322176-2.
4
MAGGIO, Eugenio. Así se exporta. 1 ed. Santiago de Chile.: Ril Editores. 2009. 21 p. ISBN 978-
956-284-649-3.
5
VAN DEN BERGHE, Edgar. Tratados de libre comercio. Retos y oportunidades.1 ed. Bogotá
D.C.: Ecoe Ediciones. 2014. 16 p. ISBN 978-958-771-078-6.
6
CUEVAS, Gabriela. Operaciones auxiliares en la elaboración de composiciones con flores y
plantas. 1 Ed. Madrid.: Ediciones Parainfo S.A. 2015. 17 p. ISBN 978-84-283-3536-2.
7
CASTRO, Andrés. Manual de exportaciones. La exportación en Colombia. 2 ed. Bogotá D.C.:
Editorial Universidad del Rosario. 2008.109 p. ISBN 978-958-8378-40-4.
17
FACTURA FISCAL 8: Es el documento interno que sirve para relacionar los
diferentes movimientos durante un periodo determinado, se hace a final de cada
mes.
FOGONEO9: Fuego de gran tamaño que levanta mucha llama y está hecho con
material de fácil combustión para que la flor se mantenga a temperatura.
8
POBLETE, Cecilia. Guia practica para el llenado de pedimentos de importación y exportación. 1
ed. México.: Ediciones fiscales ISEF. 2003. 35 p. ISBN 978-970-6749-59.
9
ALARCÓN, Tratado práctico de refrigeración automática. 12 ed. Barcelona.: Marcombo Boixareu
Editores. 1963. 324 p. ISBN 978-842671-62-24.
10
Diccionario Definición ABC. 2007. [en línea]. Disponible en internet: <URL:
http://www.definicionabc.com/economia/importacion.php >.
11
HINKELMAN, Edward. Importers Manual USA. 4 ed. Novato.: Editorial World trade press. 2004.
215 p. ISBN 1-885073-93-3.
12
Diccionario Eco-finanzas. [en línea]. Disponible en internet: <URL: http://www.eco-
finanzas.com/diccionario/M/MAQUILA.htm >.
13
Universidad ICESI. La floricultura: un sector exportador de clase mundial. Cali. 2009. [en línea].
Disponible en internet: <URL: https://www.icesi.edu.co/icecomex/images/stories/pdfs/asocolflores
.pdf >.
14
Universidad ICESI. La floricultura: un sector exportador de clase mundial. Cali. 2009. [en línea].
Disponible en internet: <URL: https://www.icesi.edu.co/icecomex/images/stories/pdfs/asocolflores
.pdf >.
18
MONEDA EXTRANJERA15: Es la moneda de denominación diferente al peso
colombiano, utilizada en la negociación con los proveedores, clientes y demás
usuarios que estén relacionados con la exportación de bienes. Para este caso el
dólar.
15
Enciclopedia de Economía. 2006. [en línea]. Disponible en internet: <URL:
http://www.economia48.com/spa/d/moneda-extranjera/moneda-extranjera.htm >.
16
SORET, Ignacio. Logística comercial y empresarial. 4 ed. Madrid. ESIC editorial. 2004. 277 p.
ISBN 84-7356-379-4.
17
ESCOBAR, Heriberto. Diccionario económico financiero. 3 ed. Medellín.: Sello editorial
Universidad de Medellín. 2006. 226 p. ISBN 958-97944-8-3.
18
WORLD OFFICE. Versión empresarial. World Office Colombia S.A.S. [programa informático en
CD-ROM]. Disponible en < http://www.worldoffice.com.co/versiones/version-empresarial/ >.
19
CONTENIDO
GLOSARIO ........................................................................................................... 17
INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 26
TÍTULO................................................................................................................. 27
1. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ................................................................ 28
1.1 Antecedentes empíricos ......................................................................... 28
1.2 Planteamiento del problema ................................................................... 28
1.3 Formulación y sistematización ................................................................ 29
1.3.1 Formulación ...................................................................................... 29
1.3.2 Sistematización ................................................................................. 29
2. JUSTIFICACIÓN PRELIMINAR ..................................................................... 30
3. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN .......................................................... 31
3.1 Objetivo general ..................................................................................... 31
3.2 Objetivos específicos .............................................................................. 31
4. ÁREA Y LÍNEA DE LA INVESTIGACIÓN ...................................................... 32
4.1 Área de investigación ............................................................................. 32
4.2 Línea de investigación ............................................................................ 32
5. LIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN .......................................................... 33
6. Marcos de referencia ..................................................................................... 34
6.1 Marco geográfico .................................................................................... 34
6.2 Marco teórico .......................................................................................... 35
6.2.1 La organización como sistema .......................................................... 35
6.2.2 Auditoría interna y control interno ...................................................... 36
6.2.3 Control interno contable .................................................................... 39
6.2.4 Riesgo organizacional ....................................................................... 40
6.2.5 El riesgo en el nuevo enfoque de la auditoría interna ........................ 41
6.3 Marco conceptual ................................................................................... 44
6.3.1 Control interno ................................................................................... 44
6.3.2 Sistema de control interno ................................................................. 46
6.3.3 Control interno contable .................................................................... 46
6.3.4 Modelos de control interno ................................................................ 47
6.3.5 Administración del riesgo empresarial ............................................... 73
20
6.3.6 Gobierno corporativo ......................................................................... 73
6.3.7 Normas Internacionales de Información Financiera ........................... 74
6.3.8 Manual de procedimientos ................................................................ 74
6.3.9 Manual de funciones ......................................................................... 74
6.3.10 Mapa de riesgos ............................................................................ 75
6.3.11 Matriz de riesgos ............................................................................ 75
6.3.12 Análisis PEST ................................................................................ 75
6.3.13 Espina de pescado......................................................................... 75
6.3.14 Matriz FODA .................................................................................. 75
6.3.15 Organigramas ................................................................................ 75
6.3.16 Flujograma: .................................................................................... 76
6.4 Marco legal ............................................................................................. 77
7. DISEÑO METODOLÓGICO .......................................................................... 82
7.1 Tipo de investigación .............................................................................. 82
7.2 Método ................................................................................................... 82
7.3 Población objetivo .................................................................................. 82
7.4 Estrategias de recolección de información.............................................. 83
7.5 Fuentes .................................................................................................. 83
7.5.1 Fuentes primarias.............................................................................. 83
7.5.2 Fuentes secundarias ......................................................................... 83
7.6 Instrumentos ........................................................................................... 83
8. DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ....................................... 84
8.1 Ambiente interno .................................................................................... 84
8.1.1 Diagnóstico inicial.............................................................................. 84
8.1.2 Herramientas de aplicación ............................................................... 85
8.2 Establecimiento de objetivos ................................................................ 127
8.2.1 Diagnóstico Inicial ........................................................................... 127
8.2.2 Herramientas de aplicación ............................................................. 127
8.3 Identificación de eventos ...................................................................... 128
8.3.1 Diagnóstico inicial............................................................................ 128
8.3.2 Herramientas de aplicación ............................................................. 129
8.4 Evaluación de riesgos........................................................................... 144
8.4.1 Diagnóstico inicial............................................................................ 144
21
8.4.2 Herramientas de aplicación ............................................................. 145
8.5 Respuesta al riesgo .............................................................................. 184
8.5.1 Diagnóstico inicial............................................................................ 184
8.6 Actividades de control........................................................................... 184
8.6.1 Diagnóstico inicial............................................................................ 185
8.6.2 Herramientas de aplicación ............................................................. 185
8.7 Información y comunicación ................................................................. 252
8.7.1 Diagnóstico inicial............................................................................ 252
8.7.2 Herramientas de aplicación ............................................................. 253
8.8 Monitoreo ............................................................................................. 260
8.8.1 Diagnóstico inicial............................................................................ 260
8.8.2 Herramientas de aplicación ............................................................. 260
CONCLUSIONES ............................................................................................... 263
RECOMENDACIONES ....................................................................................... 265
ANEXOS ............................................................................................................ 267
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................... 319
22
TABLA DE ILUSTRACIONES
23
Ilustración 52 Mapa de riesgo de presentación de estados financieros ......................................... 182
Ilustración 53 ORDEN DE COMPRA ............................................................................................. 191
Ilustración 54 ORDEN DE COMPRA ............................................................................................. 192
Ilustración 55 FACTURA DE COMPRA ......................................................................................... 193
Ilustración 56 CUENTA DE COBRO .............................................................................................. 194
Ilustración 57 Remisión .................................................................................................................. 196
Ilustración 58 Factura de venta Extranjero. .................................................................................... 197
Ilustración 59 Factura de venta Nacional ....................................................................................... 198
Ilustración 60 Factura fiscal............................................................................................................ 199
Ilustración 61 Invoice ..................................................................................................................... 200
Ilustración 62 Orden de pedido ...................................................................................................... 201
Ilustración 63 Arqueo de caja ......................................................................................................... 206
Ilustración 64 Rembolso de caja menor ......................................................................................... 207
Ilustración 65 Recibo de caja menor .............................................................................................. 208
Ilustración 66 Comprobante de egreso .......................................................................................... 209
Ilustración 67 Nota de contabilidad ................................................................................................ 210
Ilustración 68 Cambio de divisas.................................................................................................... 211
Ilustración 69 Nómina Titanium Flowers Investments S.A.S .......................................................... 215
Ilustración 70 Declaración de impuestos sobre las ventas ............................................................. 219
Ilustración 71 Declaración de retención Industria y Comercio Reteica .......................................... 220
Ilustración 72 Declaración de Retención en la Fuente ................................................................... 221
24
LISTA DE TABLAS
25
INTRODUCCIÓN
A medida que pasa el tiempo se percibe un sin número de amenazas que acechan
a las empresas, es por esta razón que es necesario contar con la ayuda de
profesionales en administración, que contribuyan al buen funcionamiento de las
empresas, al cumplimiento de sus objetivos, disminución de riesgos, eficacia y
eficiencia de las operaciones, cumplimiento de las leyes entre otras.
En los últimos años ha sido mayor el desafío que tienen los profesionales
contables, puesto que hay diferentes tipos de riesgos empresariales; por lo tanto
contar con un sistema de control interno es trascendental debido a que contribuye
con el avance y progreso de las compañías, ayuda a mejorar el funcionamiento
tanto del sector público como privado; además si se realiza un sistema de control
interno basado en riesgos permite realizar diagnósticos para una mejor
identificación de acontecimientos desfavorables, esto con el fin de darles un
tratamiento específico, plantear estrategias alcanzar los objetivos propuestos y
mejorar su competitividad.
26
TÍTULO
27
1. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
Es una empresa que desarrolla tres (3) actividades económicas tales como:
almacenamiento y depósito de flores, cultivo de flor de corte y comercio al por
mayor de flores. Es una organización que ha salido adelante por la dedicación,
compromiso y trabajo de sus dueños, que han hecho que día tras día crezca y se
vuelva reconocida en el mercado tanto nacional como internacional.
28
Las circunstancias anteriores pueden llevar a la empresa a desaprovechar las
oportunidades que brindan el medio y las fortalezas con que cuenta la compañía,
lo cual le impide desarrollar una estrategia que garantice el éxito futuro para que
se genere un ambiente de competitividad y buenos resultados.
Se pretende realizar el diseño del sistema de control interno para que la entidad se
vea beneficiada y así logre cumplir sus objetivos, además que es muy importante
contar con un manual de procesos y procedimientos, manual de funciones, mapa
de riesgos; debido a que con esta información se favorecen todos los procesos de
la compañía para que exista mecanismos de control en cada uno de los procesos
que se adelanten en todas las áreas administrativas, operativas y financieras, que
garanticen una correcta operación de la empresa con eficiencia, eficacia y calidad.
1.3.1 Formulación
¿Cómo mejorar las condiciones del área contable mediante el diseño del sistema
de control interno basado en la metodología del modelo COSO II E.R.M. Y III en la
empresa TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS S.A.S con el fin de alcanzar el
logro de los objetivos planteados por la compañía?
1.3.2 Sistematización
¿Cuáles son las principales falencias que tiene el área contable de la empresa
TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS S.A.S?
29
2. JUSTIFICACIÓN PRELIMINAR
En el nuevo modelo empresarial del siglo XXI, las empresas tienen mayores
exigencias a causa del proceso de globalización, por esta razón las compañías
con visión y enfoque internacional deben alcanzar niveles de productividad
asociados con el buen manejo de sus recursos financieros otorgando vital
importancia al área contable y a sus procesos en la medida que no sean
simplemente operativos al contrario deben ser más ordenados, razonables y
prácticos.
Con este trabajo se pretende crear políticas claramente definidas y unos procesos
con establecimiento de roles para que se mejore el área contable, por esta razón
se visualiza la oportunidad de contribuir a la compañía con la creación de un
sistema de control interno.
30
3. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
31
4. ÁREA Y LÍNEA DE LA INVESTIGACIÓN
32
5. LIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
33
6. MARCOS DE REFERENCIA
34
Ilustración 22. Ubicación central de la empresa TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS S.A.S.
Así, los sistemas se componen de órganos o partes que deben funcionar de forma
coordenada, integrada y armónicamente para el desempeño de una función y/o
finalidad. Son estas características por función y el papel que desempeña cada
órgano, según la finalidad del sistema las que determinan el tipo, grado y
complejidad de dicha interdependencia entre las partes y el todo. 20
35
6.2.2 Auditoría interna y control interno
De esta forma la labor del auditor interno se relaciona de forma directa con la
organización y métodos de operación, su interés está en los controles y
procedimientos así como en la efectividad y cumplimento para que los resultados
finales sean correctos.
Esta obra también define al control interno como un factor básico de operación
para la dirección de cualquier organización, este se halla vinculado al
mecanismo administrativo y se caracteriza por ser el sistema nervioso que
22
BACON, Manual de auditoria interna. 1 edición. México. Editorial UTHEA. 2 p.
23
Ibíd. P. 5.
36
impulsa el conjunto de políticas de operación, donde las mantiene dentro de los
límites de ejecución practicables.24
De acuerdo con Bacon, las políticas administrativas son de tres clases; el tipo
formal, representado por resoluciones de dirección, reglamentos como
manuales de oficina o de contabilidad, o procedimientos escritos sobre
determinadas actividades; el tipo informal, dentro del marco del trabajo de tipo
formal, mediante disposiciones verbales tales como instrucciones de
procedimientos de un supervisor a su personal; y el tipo implícito, métodos de
operación y normas usuales no escritas ni expresados oralmente. 27
24
Ibíd. P. 6.
25
Ibíd. P. 6,
26
Ibíd. P. 6.
27
Ibíd. P. 6.
28
Ibíd. P. 7.
37
Un sistema de informes para la administración y niveles de operación,
basado en datos de los registros y documentos contables, diseñado
para presentar un cuadro informativo de las operaciones, así como para
exponer a la administración los factores favorables o adversos.
Para que sea efectiva la comprobación interna debe hallarse dispuesta de tal
forma que una transacción cualquiera solo pueda ser completada mediante
procedimientos de operación establecidos de antemano, de los cuales el
mecanismo de comprobación interna es invariablemente parte integrante.
29
Ibíd. P. 8.
38
De acuerdo con Granda30 se hacen las siguientes afirmaciones respecto al control;
El control no es pura acción, eso es activismo. No es pura teoría, eso es
verbalismo.
El control es una calle de doble dirección, es un proceso de reflexión sobre lo que
se hace. Puede decirse que el control es de carácter práctico y no especulativo,
porque trata de conocer para dirigir la acción.
Este autor también afirma que el control es tan antiguo como la misma humanidad
y este surge precisamente debido a la desconfianza del hombre por el hombre
como una alternativa a su ineficiencia. Se hace eco en la siguiente frase:
“La gente no suele hacer lo que se le manda, la gente suele hacer lo que se le
controla”.31
30
GRANDA, Ruben. Manual de control interno sectores público - privado y solidario. Un modelo
simplificado y práctico. 3 edición. Bogotá D.C.: Editorial Nueva Legislación LTDA. 2009. 3 p. ISBN
978-958-8371-16-0.
31
Ibíd. P.3.
32
Ibíd. P. 218.
33
Ibíd. P. 218.
39
ejecutadas por medios de autorización específicos o generales, sean registrados
como es requerido, se tenga acceso a los activos mediante autorización gerencial
y se haga comparación de activos dentro de los intervalos razonables.
Para esto el gerente - líder está obligado a ubicar y valorar todos aquellos factores
de riesgo endógenos, los inherentes al negocio y los riesgos en las actividades
que soportan los procesos del negocio, como; la compra de insumos,
procesamiento, inventarios, ventas, cobro de cartera, facturación y exógenos, los
que se relacionan con el entorno e incluyen frentes como el dinamismo de la
economía, devaluación, políticas.
34
Ibíd. P. 235.
35
Ibíd. P. 235.
40
6.2.5 El riesgo en el nuevo enfoque de la auditoría interna
Como afirma Estupiñan36 a través del tiempo los problemas de control interno en
las empresas, han centrado la preocupación de la gerencia moderna, así como de
los profesionales responsables en implementar nuevas formas de mejorar y
perfeccionar dichos controles, esto cobra vital importancia porque el control interno
es fundamental para que una empresa logre alcanzar mediante la evaluación de
su misión y visión el logro de sus objetivos y metas trazadas.
41
1990 se utiliza ampliamente para analizar y actuar en el mundo, afectando no solo
a la industria financiera (bancos, seguros, valores) sino también a las actividades
gubernamentales en cuanto a la regulación y supervisión.
42
En el libro de Auditoria basada en riesgos 38 se muestran los resultados de los
múltiples esfuerzos vinculados a esta dirección denominada auditoria basada en
riesgos.
En los Estados Unidos, el reporte COSO sobre el control interno insiste en una
valoración de riesgo a partir del análisis del ambiente de control y la respuesta a
tal valoración (actividades de control, información y comunicación, monitoreo) es
de hecho la administración del riesgo.
Así fue recogido por la ley Sarbanes - Oxley Act de 2002 que culmina un proceso
de desarrollo de control interno y abre una nueva etapa alrededor de su auditoria y
supervisión.
38
MANTILLA, Samuel. Auditoría basada en riesgos. Perspectiva estratégica de sistemas. 1
edición. Bogotá D.C.: Ecoe ediciones. 2007. 243 p. ISBN 978-958-648-512-8.
39
MANTILLA, Samuel. Auditoría basada en riesgos. Perspectiva estratégica de sistemas. 1
edición. Bogotá D.C.: Ecoe ediciones. 2007. 250 p. ISBN 978-958-648-512-8.
43
Esto es, porque la contabilidad creativa todavía no ha desaparecido del todo como
criterio para juzgar la calidad de las ganancias, se requiere volver a las raíces
contables del trabajo del fraile franciscano Luca Pacioli y re-estructurar esos
mismos cimientos mediante la insistencia en revelaciones más comprensivas y
comprensibles porque el capital económico está en los dos lados del balance.
El control interno nace con la necesidad de mejorar las condiciones tanto de las
empresas como de sus dueños, en tiempos pasados los empresarios se
dedicaban a realizar su propio control interno, pero a medida como fueron
creciendo las empresas se vieron en la necesidad de contratar personas idóneas
que cumplieran con esta función. Además la tecnología y la modernización
hicieron que cambiaran algunos sistemas de procesos de datos.
Desde hace tiempo los altos directivos buscan mejores formas de controlar las
empresas que dirigen, por esto los controles internos se implantan con el fin de
detectar en un plazo deseado, cualquier desviación o sorpresa respecto a los
objetivos de rentabilidad establecidos por la compañía. Estos controles permiten a
la dirección hacer frente a la rápida evolución de su entorno competitivo y
económico, así como a las exigencias y prioridades cambiantes del mercado para
cambiar su estructura y asegurar un crecimiento a futuro. 40
40
COOPERS & LYBRAND S.A. Los nuevos conceptos de control interno: informe COSO. 1 ed.
Madrid.: Editorial Díaz de Santos S.A. 1997. 3 p. ISBN 84-7978-295-1.
41
ESTUPIÑAN, Rodrigo. (Administración de riesgos E.R.M. y la auditoría interna. 2 Ed. Bogotá
D.C.: Ecoe Ediciones, 2015. 33 p. ISBN 978-958-771-112-7.
44
alcanzados y que los eventos indeseados serán prevenidos o detectados y
corregidos”.
Después de varias crisis financieras por las que se han visto involucradas algunas
empresas, es muy importante implementar métodos para mejorar el control interno
dentro de las organizaciones, debido a que esto logra mejorar la situación
financiera, administrativa y legal.
El control interno está diseñado para ayudar a las empresas para que puedan
cumplir sus objetivos, buscar los fallos que se están presentado para comunicarlos
a tiempo a las persona idóneas, disminuir los riesgos.
45
Entre otras cosas permite;
Pretende el autocontrol.
Promueve el cambio.42
42
Granda, Rubén Darío. Manual de control interno. 3 Ed. Bogotá D.C Nueva legislación LTDA, año
2009 p 221 ISBN 978-958-8371-16-0
43
MIRA, Juan. Apuntes de Auditoría. 1 ed. 2006. 11 p. 84-688-6337-8.
46
De esta forma se debe centrar el control en el área contable por las repercusiones
que este tiene sobre la preparación de la información financiera. 44
Autorización.
Ejecución.
Anotación.
Contabilización.
Fuente: AUDITOOL. Modelo COSO III- Marco Integrado de Control Interno. Disponible en:
http://www.cicinacional.com/images/Articulos/Guia_Marco_Integrado_de_Control_Interno_COSO_III.pdf.
6.3.4.1 COSO I
44
MIRA, Juan. Apuntes de Auditoría. 1 ed. 2006. 12 p. 84-688-6337-8.
47
I), luego de cinco años orientado a establecer una guía común de control interno
para la creación de la estructura de control interno en las organizaciones. 45
Este marco fue publicado para empresas de Estados Unidos, pero ha sido
aceptado y utilizado ampliamente en las organizaciones a nivel mundial, se creó
con la finalidad de facilitar a las empresas los procesos de evaluación y mejora
continua de sus sistemas de control interno. Este modelo ha sido incluido en las
políticas y regulaciones para que las empresas encaminadas al logro de sus
objetivos mejoren sus actividades de control.
Este marco guarda relación con la ley Sarbanes- Oxley, donde exige que las
empresas que cotizan en bolsa tienen que cumplir con una sección de control
interno- Sección 404; donde se solicita la implementación y evaluación del control
interno organizacional.
Los componentes son aplicables a todas las empresas, las pequeñas y medianas
empresas pueden implementar dicho control de forma distinta a como lo
implementarían las grandes empresas, puesto que sus sistemas de control
pueden ser menos formales y estructurados, pero aun así estas empresas pueden
lograr establecer un sistema de control interno eficaz.
45
AUDITOOL. Modelo COSO III- Marco Integrado de Control Interno. Disponible en:
http://www.cicinacional.com/images/Articulos/Guia_Marco_Integrado_de_Control_Interno_COSO_II
I.pdf
48
fraudulento, a fin de emitir las recomendaciones que garantizasen la máxima
transparencia en la información. 46
Cada entidad se ve enfrentada a riesgos tanto internos como externos que tienen
que someterse a evaluación, por esto es necesario en primera medida identificar
los objetivos a distintos niveles.
Esta evaluación de riesgos consiste en la identificación y análisis de riesgos
relevantes para el cumplimiento de los objetivos, y sirve de base para el
establecimiento de la gestión de estos riesgos. Debido a que las condiciones
económicas, industriales, legislativas, y operativas continuaran en constante
cambio se hace necesario disponer de mecanismos para la identificación y control
de riesgos asociados con el cambio.
Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a
asegurar el cumplimiento de las instrucciones dadas por la dirección.
46
COOPERS & LYBRAND S.A. Los nuevos conceptos de control interno: informe COSO. 1 ed.
Madrid.: Editorial Díaz de Santos S.A. 1997. 10 p. ISBN 84-7978-295-1.
49
Estas actividades de control ayudan a asegurar la toma de medidas necesarias
para controlar los riesgos relacionados con la consecución de objetivos de la
entidad.
Debe haber una información eficaz que fluya en todas las direcciones de la
organización, el mensaje por parte de la alta dirección a todo el personal debe ser
claro, las responsabilidades de control se deben asumir en serio, así los
empleados deben entender su papel activo dentro del control interno y cómo las
actividades están individuales están relacionadas con el trabajo de los demás
empleados.
6.3.4.1.5 Supervisión
50
Las deficiencias detectadas en el control interno deben ser notificadas a niveles
superiores, mientras que la alta administración debe ser informada de aspectos
observados que hayan sido significativos.
6.3.4.2 COSO II
Este nuevo enfoque no sustituye ni modifica el marco de control interno sino que lo
complementa e incorpora como aspecto esencial la gestión del riesgo, lo cual
permite a las compañías mejorar ampliamente sus prácticas de control interno.
De esta manera estos dos enfoques y las mejoras en la gestión del riesgo
permiten una mejora eficaz en control interno contribuyendo a las disposiciones de
la ley Sarbanes- Oxley.
51
Mayor necesidad de información atendiendo a entornos cambiantes.
Criterios a utilizar en el Extensión de los objetivos de reporte más allá de los informes
proceso de evaluación de la financieros externos, a los de carácter interno y a los no
eficacia del Sistema de financieros tanto externos como internos.
Control Interno.
Uso del Juicio profesional Inclusión de una guía orientadora para facilitar la supervisión
para la evaluación de la del Control Interno sobre las
eficacia del Sistema de operaciones, el cumplimiento y los objetivos de
Control Interno. reporte.
Fuente: AUDITOOL. Modelo COSO III- Marco Integrado de Control Interno. Disponible en:
http://www.cicinacional.com/images/Articulos/Guia_Marco_Integrado_de_Control_Interno_COSO_III.pdf.
52
Tabla 2. Cambios representativos en los componentes de control interno bajo COSO III.
Fuente: AUDITOOL. Modelo COSO III- Marco Integrado de Control Interno. Disponible en:
http://www.cicinacional.com/images/Articulos/Guia_Marco_Integrado_de_Control_Interno_COSO_III.pdf.
53
Tabla 3. Continuación cambios representativos en los componentes de control interno bajo COSO III.
Fuente: AUDITOOL. Modelo COSO III- Marco Integrado de Control Interno. Disponible en:
http://www.cicinacional.com/images/Articulos/Guia_Marco_Integrado_de_Control_Interno_COSO_III.pdf.
Este modelo de control interno COSO 2013 actualizado está compuesto por los
cinco componentes establecidos en el marco anterior con 17 principios que
representan las características específicas y fundamentales de cada componente.
54
6.3.4.3.1 Principios del COSO III
55
Tabla 4. Principios componente entorno de control del Modelo COSO III.
Fuente: AUDITOOL. Modelo COSO III- Marco Integrado de Control Interno. Disponible en:
http://www.cicinacional.com/images/Articulos/Guia_Marco_Integrado_de_Control_Interno_COSO_III.pdf.
56
Tabla 5.Continuación principios componente entorno de control del Modelo COSO III.
Fuente: AUDITOOL. Modelo COSO III- Marco Integrado de Control Interno. Disponible en:
http://www.cicinacional.com/images/Articulos/Guia_Marco_Integrado_de_Control_Interno_COSO_III.pdf.
57
Tabla 6. Continuación principios componente entorno de control del Modelo COSO III.
Fuente: AUDITOOL. Modelo COSO III- Marco Integrado de Control Interno. Disponible en:
http://www.cicinacional.com/images/Articulos/Guia_Marco_Integrado_de_Control_Interno_COSO_III.pdf.
58
Tabla 7. Continuación principios componente entorno de control del Modelo COSO III.
59
Tabla 8. Continuación principios componente entorno de control del Modelo COSO III.
La Administración y la Junta
Directiva establecen los mecanismos
para comunicar y mantener
profesionales
responsables para el desempeño de
las responsabilidades de control
interno a través de la
organización, e implementan
acciones correctivas.
Fuente: AUDITOOL. Modelo COSO III- Marco Integrado de Control Interno. Disponible en:
http://www.cicinacional.com/images/Articulos/Guia_Marco_Integrado_de_Control_Interno_COSO_III.pdf.
60
Tabla 9. Continuación principios componente entorno de control del Modelo COSO III.
Fuente: AUDITOOL. Modelo COSO III- Marco Integrado de Control Interno. Disponible en:
http://www.cicinacional.com/images/Articulos/Guia_Marco_Integrado_de_Control_Interno_COSO_III.pdf.
61
Tabla 10. Principios componente evaluación de riesgos del Modelo COSO III.
Objetivos de Reporte
Financiero Externo:
Cumple con los estándares
contables aplicables.
Considera la materialidad.
Refleja las actividades de la
entidad.
Objetivos de Reporte no
Financiero Externo:
Evaluación de 6. La organización define los Cumple con los estándares y
Riesgos objetivos con suficiente marcos externos establecidos.
claridad para permitir la Considera los niveles de
identificación y evaluación precisión requeridos.
de los riesgos relacionados. Refleja las actividades de la
entidad.
Objetivos de Reporte interno:
Refleja las elecciones de la
administración.
Considera el nivel requerido
de precisión.
Refleja las actividades de la
entidad.
Objetivos de Cumplimiento:
Refleja las leyes y
regulaciones externas.
Considera la tolerancia al riesgo.
7. La organización identifica Incluye la entidad, sucursales,
los riesgos para la divisiones, unidad operativa y
consecución de sus niveles funcionales..
objetivos.
Fuente: AUDITOOL. Modelo COSO III- Marco Integrado de Control Interno. Disponible en:
http://www.cicinacional.com/images/Articulos/Guia_Marco_Integrado_de_Control_Interno_COSO_III.pdf.
62
Tabla 11. Continuación principios componente evaluación de riesgos del Modelo COSO III.
Fuente: AUDITOOL. Modelo COSO III- Marco Integrado de Control Interno. Disponible en:
http://www.cicinacional.com/images/Articulos/Guia_Marco_Integrado_de_Control_Interno_COSO_III.pdf.
63
Tabla 12. Continuación principios componente evaluación de riesgos del Modelo COSO III.
Fuente: AUDITOOL. Modelo COSO III- Marco Integrado de Control Interno. Disponible en:
http://www.cicinacional.com/images/Articulos/Guia_Marco_Integrado_de_Control_Interno_COSO_III.pdf.
64
Tabla 13. Principios componente actividades de control del Modelo COSO III.
Fuente: AUDITOOL. Modelo COSO III- Marco Integrado de Control Interno. Disponible en:
http://www.cicinacional.com/images/Articulos/Guia_Marco_Integrado_de_Control_Interno_COSO_III.pdf.
65
Tabla 14. Continuación principios componente actividades de control del Modelo COSO III.
Fuente: AUDITOOL. Modelo COSO III- Marco Integrado de Control Interno. Disponible en:
http://www.cicinacional.com/images/Articulos/Guia_Marco_Integrado_de_Control_Interno_COSO_III.pdf.
66
Tabla 15. Continuación principios componente actividades de control del Modelo COSO III.
Fuente: AUDITOOL. Modelo COSO III- Marco Integrado de Control Interno. Disponible en:
http://www.cicinacional.com/images/Articulos/Guia_Marco_Integrado_de_Control_Interno_COSO_III.pdf.
67
Tabla 16. Principios componente información y comunicación del Modelo COSO III.
Fuente: AUDITOOL. Modelo COSO III- Marco Integrado de Control Interno. Disponible en:
http://www.cicinacional.com/images/Articulos/Guia_Marco_Integrado_de_Control_Interno_COSO_III.pdf.
68
Tabla 17. Continuación principios componente información y comunicación del Modelo COSO III.
Proporciona líneas de
comunicación separadas: separa
canales de comunicación, como
líneas directas de denuncia de
irregularidades, las cuales sirven
como mecanismos a prueba de
Información y 14. La organización fallos para permitir la
comunicación comunica comunicación anónima o
la información internamente, confidencial cuando los canales
incluidos los objetivos y normales son inoperantes o
responsabilidades que son ineficientes.
necesarios para apoyar el
funcionamiento del sistema Selecciona métodos de
de control interno comunicación relevantes: los
métodos de comunicación
consideran tiempo, público y la
naturaleza de la información.
Fuente: AUDITOOL. Modelo COSO III- Marco Integrado de Control Interno. Disponible en:
http://www.cicinacional.com/images/Articulos/Guia_Marco_Integrado_de_Control_Interno_COSO_III.pdf.
69
Tabla 18. Continuación principios componente información y comunicación del Modelo COSO III.
Fuente: AUDITOOL. Modelo COSO III- Marco Integrado de Control Interno. Disponible en:
http://www.cicinacional.com/images/Articulos/Guia_Marco_Integrado_de_Control_Interno_COSO_III.pdf.
70
Tabla 19. Principios componente actividades de supervisión - monitoreo del Modelo COSO III.
Fuente: AUDITOOL. Modelo COSO III- Marco Integrado de Control Interno. Disponible en:
http://www.cicinacional.com/images/Articulos/Guia_Marco_Integrado_de_Control_Interno_COSO_III.pdf.
71
Tabla 20. Continuación principios componente actividades de supervisión - monitoreo del Modelo COSO III.
Evalúa resultados: la
Administración o la Junta
Directiva, según corresponda,
evalúa los resultados de las
Actividades de 17. La organización evalúa y evaluaciones continuas e
supervisión – comunica las deficiencias de independientes.
monitoreo control interno de forma
oportuna a las partes Comunica deficiencias: las
responsables de aplicar deficiencias son comunicadas a
medidas correctivas, las partes responsables para
incluyendo la alta dirección y tomar las acciones correctivas y
el consejo, según a la Alta Dirección y la Junta
corresponda Directiva, según corresponda.
Supervisa acciones correctivas:
la administración monitorea si
las deficiencias son corregidas
oportunamente.
Fuente: AUDITOOL. Modelo COSO III- Marco Integrado de Control Interno. Disponible en:
http://www.cicinacional.com/images/Articulos/Guia_Marco_Integrado_de_Control_Interno_COSO_III.pdf.
72
6.3.5 Administración del riesgo empresarial
La premisa subyacente del E.R.M se basa en que cada entidad existe para
proveer valor a sus stakeholders (partes interesadas). Todas las organizaciones
enfrentan incertidumbre por lo cual la administración debe determinar el nivel de
incertidumbre debe aceptar en la búsqueda de aumentar el valor de sus
stakeholders.
47
Estupiñan, Rodrigo. Administración de riesgos E.R.M y la auditoría interna. 2 ed. Bogotá D.C.:
Editorial Ecoe Ediciones. 2015. 80 p. ISBN 978-958-771-112-7.
73
Determina una adecuada distribución de derechos y responsabilidades entre todos
los miembros de la administración iniciando en su junta o consejo y alta gerencia
conjuntamente, estableciendo para ellas reglas y procedimientos para la toma de
decisiones sobre asuntos importantes en la empresa, determinando una estructura
mediante la cual se establecen sus objetivos y controles para lograr monitorear su
desempeño.
48
Normas internacionales de información financiera disponible en la página de internet
http://www.gerencie.com/que-son-las-niif.html
49
Manual de procedimientos disponible en la página de internet
http://www.gestiopolis.com/manuales-procedimientos-uso-control-interno/
74
6.3.10 Mapa de riesgos
Con este análisis se pretende ver los factores tanto internos como externos que
pueden afectar a corto o largo plazo los objetivos de la compañía. Este análisis
comprende el estudio de los factores Políticos, Económicos, Sociales y culturales.
Permite analizar las causas y efectos que deben ser analizados en la empresa,
teniendo en cuenta que estas pueden ser problemas que involucren seriamente a
la compañía por eso se tratan de identificar a tiempo para plantear soluciones.
6.3.15 Organigramas
50
GRANDA, Rubén. Manual de control interno sector público, solidario y práctico. 3 Ed. Bogotá
D.C. Nueva Legislación, pág. 235
75
6.3.16 Flujograma51:
Inicio o termino: Indica el principio o el fin el flujo, puede ser acción o lugar,
además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o
proporcione información.
Actividad o proceso: Describe las funciones que desempeñan las personas
involucradas con el procedimiento.
Decisión o alternativa: Indica un punto dentro del flujo donde se deben tomar una
decisión entre 2 o más alternativas.
Documento: Representa un documento en general que este se utilice, se genere o
salga del procedimiento
Procedimiento predefinido: Se utiliza para representar procedimientos ya
definidos tales como llamada a procedimientos o funciones y el inicio del mismo.
Datos: Indica la entrada o salida de productos o servicios, datos e información.
51
¿Qué es un flujograma? Disponible de la página de internet
http://www.definicionabc.com/?s=Flujograma
76
6.4 MARCO LEGAL
52
COLOMBIA, CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 43. (13, diciembre, 1990) [en línea]. Por la
cual se adiciona la Ley 145 de 1960, reglamentaria de la profesión de Contador Público y se dictan
otras disposiciones. Diario oficial. Bogota D.C., 1990. No. 39602. p. 1-19. Disponible en internet:
<URL: http://www.mineducacion.gov.co/1759/articles-104547_archivo_pdf.pdf>.
53
COLOMBIA, CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Decreto 410. (27, marzo, 1971) [en línea]. Por el
cual se expide el código de comercio. Diario oficial. Bogota D.C., 1971. No. 33.339. Disponible en
internet: <URL: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=41102 >.
77
Tabla 23. Continuación Marco normativo de control interno y otras disposiciones legales.
54
IFAC. Código de ética para profesionales de la contabilidad. [en línea]. Disponible en internet:
<URL: http://www.icjce.es/adjuntos/codigo_etica_IFAC.pdf>.
55
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPUBLICA. Ley 1314. (13, julio, 2009) [en línea]. Por la cual
se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de
información aceptados en Colombia. Diario oficial. Bogotá D.C., 2009. No. 47.409. Disponible en
internet: <URL: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=36833 >.
56
CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA. Direccionamiento estratégico del proceso
de convergencia de las Normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de la
información, con estándares internacionales. [en línea]. Disponible en internet: <URL:
http://www.globalcontable.com/attachments/studies/direccionamiento_05diciembre_2012.pdf>.
78
Tabla 24. Continuación Marco normativo de control interno y otras disposiciones legales.
57
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPUBLICA. Decreto 3022. (27, diciembre, 2013). [en línea].
Disponible en internet: < URL: http://actualicese.com/normatividad/2013/12/27/decreto-3022-de-27-
12-2013/>
58
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPUBLICA. Decreto 2267. (11, noviembre, 2014). [en línea].
Disponible en internet: < URL: http://actualicese.com/normatividad/2014/11/11/decreto-2267-de-11-
11-2014/>
59
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPUBLICA. Decreto 0302. (20, febrero, 2015). [en línea].
Disponible en internet: < URL: http://actualicese.com/normatividad/2015/02/20/decreto-0302-de-20-
02-2015/>
79
Tabla 25. Continuación Marco normativo de control interno y otras disposiciones legales.
60
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPUBLICA. Decreto 0302. (20, febrero, 2015). [en línea].
Disponible en internet: < URL: http://actualicese.com/normatividad/2015/02/20/decreto-0302-de-20-
02-2015/>
80
Tabla 26. Continuación Marco normativo de control interno y otras disposiciones legales.
61
COLOMBIA, CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Decreto 2420. (14, diciembre, 2015) [en línea].
Diario Oficial. Bogotá, D.C., 2015. No. 49.726. Disponible en internet: <URL:
https://www.cancilleria.gov.co/sites/default/files/Normograma/docs/decreto_2420_2015.htm >.
62
COLOMBIA, CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Decreto 2496. (23, diciembre, 2015) [en línea].
Disponible en internet: <URL: http://www.supersociedades.gov.co/asuntos-economicos-y-
contables/procesos-de-convergencia-
niifs/Normograma/Documents/Decreto%202496%20del%202015.pdf >.
63
COLOMBIA, CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1258. (05, diciembre, 2008) [en línea]. Por
medio de la cual se crea la Sociedad por Acciones Simplificada. Diario Oficial. Bogotá, D.C., 2008.
No. 47.194. Disponible en internet: <URL:
http://www.supersociedades.gov.co/Web/Leyes/LEY%201258%20DE%202008%20SAS1.htm>.
64
COLOMBIA, CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1819. (29, diciembre, 2016) [en línea].
<URL: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1819_2016.html >.
65
COLOMBIA, CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Decreto 624. (30, marzo, 1989) [en línea]. Por el
cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección General de
Impuesto Nacionales. Diario Oficial. Bogotá, D.C., 1989. No. 38.756. Disponible en internet: <URL:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=6533 >.
66
COLOMBIA, CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Decreto 2663. (05, agosto, 1950) [en línea].
Diario Oficial. Bogotá, D.C., 1950. No. 27.407. Disponible en internet: <URL:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=33104 >.
81
7. DISEÑO METODOLÓGICO
7.2 MÉTODO
La población en su totalidad está conformada por cinco personas las cuales son:
82
7.4 ESTRATEGIAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
7.5 FUENTES
7.5.1 Fuentes primarias
7.6 INSTRUMENTOS
83
8. DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Teniendo como base la metodología del modelo COSO II E.R.M. Y COSO III, se
definen los ocho componentes interrelacionados que se derivan de la manera
como la administración opera el riesgo operacional dentro del área contable.
84
sus funciones definidas y hacer varias labores que muchas veces se salen de las
funciones de su cargo por el cual fueron contratados.
La entidad en consecuencia de que no tiene clasificado los riesgos y no conocen
la magnitud, puede presentar varios problemas a consecuencia de esto, se podría
entorpecer oportunidades futuras, es por esta razón que se debería empezar por
adoptar este sistema para un mejor funcionamiento de la compañía.
85
Tabla 27. Matriz de requisitos legales ambientales.
Código: GA-MRLA-01
GESTIÓN AMBIENTAL
Versión 1
MATRIZ DE REQUISITOS
DÍA MES AÑO
LEGALES FECHA DE EMISIÓN
AMBIENTALES 01 11 2016
AUTORIDAD
NORMATIVA AÑO CONTENIDO
EMISORA
Por la cual se crea el Ministerio del Medio Ambiente, se
reordena el Sector Público encargado de la gestión y
Congreso de
LEY 9967 1993 conservación del medio ambiente y los recursos naturales
Colombia
renovables, se organiza el Sistema Nacional Ambiental,
SINA.
Presidente de
Por medio de la cual se establece el régimen de
DECRETO 179168 1996 la República
aprovechamiento forestal.
de Colombia
Presidente de
Por el cual se reglamenta el Certificado de Incentivo Forestal
DECRETO 90069 1997 la República
para Conservación.
de Colombia
Por la cual se establece el procedimiento para las
autorizaciones de
Viceministra importación y exportación de especimenes de la diversidad
RESOLUCIÓN 136770 2000 del Medio biológica que no se encuentran listadas en los apéndices de
Ambiente la Convención CITES- (Convención sobre el Comercio
Internacional de Especies Amenazadas de Fauna y Flora
Silvestres).
Ministro del Por la cual se reglamenta la certificación a la que alude el
RESOLUCIÓN 045471 2001 Medio parágrafo primero del artículo 7o. de la Resolución número
Ambiente 1367 de 2000 del Ministerio del Medio Ambiente.
Presidente de Por el cual se reglamentan parcialmente el Título I de la Ley
DECRETO 272 1982 la República 09 de 1979 y el Decreto Ley 2811 de 1974, en cuanto a
de Colombia emisiones atmosféricas.
67
CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 99 de 1993. [en línea]. Disponible en internet:< URL:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=297 >
68
CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Decreto 1791 de 1996. [en línea]. Disponible en internet:
< URL: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=1296 >
69
CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Decreto 900 de 1997. [en línea]. Disponible en internet:
< URL: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=30218 >
70
CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Resolución 1367 de 2000. [en línea]. Disponible en internet:
< URL: http://www.minambiente.gov.co/images/BosquesBiodiversidadyServiciosEcosistemicos
/pdf/Normativa/Resoluciones/res_1367_291200.pdf >
71
CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Resolución 0454 de 2001. [en línea]. Disponible en internet:
< URL: http://www.minambiente.gov.co/images/BosquesBiodiversidadyServiciosEcosistemicos
/pdf/Normativa/Resoluciones/res_0454_010601.pdf >
72
CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Decreto 2 de 1982. [en línea]. Disponible en internet:
< URL: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=21973 >
86
Tabla 28.Continuación Matriz de requisitos legales ambientales.
Código: GA-MRLA-01
GESTIÓN AMBIENTAL
Versión 1
MATRIZ DE REQUISITOS
DÍA MES AÑO
LEGALES FECHA DE EMISIÓN
AMBIENTALES 01 11 2016
AUTORIDAD
NORMATIVA AÑO CONTENIDO
EMISORA
Por el cual se reglamentan, parcialmente la Ley 23 de 1973,
los artículos 33, 73, 74, 75 y 75 del Decreto-Ley 2811 de
Presidente de
1974; los artículos 41, 42, 43, 44, 45, 48 y 49 de la Ley 9 de
DECRETO 94873 1995 la República
1979; y la Ley 99 de 1993, en relación con la prevención y
de Colombia
control de la contaminación atmosférica y la protección de la
calidad.
Presidente de Por medio del cual se modifica parcialmente el Decreto 948
DECRETO 210774 1995 la República de 1995 que contiene el Reglamento de Protección y Control
de Colombia de la Calidad del Aire.
Por la cual se regulan los criterios ambientales de calidad de
Ministra del
los combustibles líquidos y sólidos utilizados en hornos y
RESOLUCIÓN 89875 1995 Medio
caldera de uso comercial e industrial y en motores de
Ambiente
combustión interna de vehículos automotores.
Ministro de Por la cual se prohíbe el uso de plaguicidas que contengan
RESOLUCIÓN 13876 1996
Salud el fumigante bromuro de metilo.
Ministro del Por la cual se establecen parcialmente los factores a partir
RESOLUCIÓN 61977 1997 Medio de los cuales se requiere permiso de emisión atmosférica
Ambiente para fuentes fijas.
Presidente de Por el cual se modifican los Decretos 2107 de 1995 y 2143
DECRETO 90378 1998 la República de 1997.
de Colombia
73
CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Decreto 948 de 1995. [en línea]. Disponible en internet:
< URL: http://www.minambiente.gov.co/images/normativa/app/decretos/54-dec_0948_1995.pdf >
74
CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Decreto 2107 de 1995. [en línea]. Disponible en internet:
<URL:http://www.minambiente.gov.co/images/BosquesBiodiversidadyServiciosEcosistemicos/pdf/N
ormativa/Decretos/dec_2107_301195.pdf>
75
CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Resolución 898 de 1995. [en línea]. Disponible en internet:
< URL: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=15717 >
76
CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Resolución 138 de 1996. [en línea]. Disponible en internet:
<URL:http://www.minambiente.gov.co/images/AsuntosambientalesySectorialyUrbana/pdf/Legislacio
n/res_2152_281696.pdf >
77
CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Resolución 619 de 1997. [en línea]. Disponible en
internet:<URL: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=21982 >
78
CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Decreto 903 de 1998. [en línea]. Disponible en internet:< URL:
http://www.minambiente.gov.co/images/BosquesBiodiversidadyServiciosEcosistemicos/pdf/Normati
va/Decretos/dec_0903_190598.pdf >
87
Tabla 29. Continuación Matriz de requisitos legales ambientales.
Código: GA-MRLA-01
GESTIÓN AMBIENTAL
Versión 1
MATRIZ DE REQUISITOS DÍA MES AÑO
FECHA DE EMISIÓN
LEGALES AMBIENTALES
01 11 2016
AUTORIDAD
NORMATIVA AÑO CONTENIDO
EMISORA
Por la cual se modifica parcialmente la Resolución 898 de
Ministro del
1995, adicionada por la Resolución número 125 de 1996 y
Medio
modificada por la Resolución número 623 de 1998, que
Ambiente y
RESOLUCIÓN 006879 2001 regula los criterios ambientales de calidad de los
Ministro de
combustibles líquidos y sólidos utilizados en hornos y
Minas y
calderas de uso comercial e industrial y en motores de
Energía
combustión interna de vehículos automotores.
Presidente de
Por el cual se reglamenta la Ley 142 de 1994 en relación con
DECRETO 60580 1996 la República de
la prestación del servicio público domiciliario de aseo.
Colombia
Por la cual se dictan normas para el cumplimiento del
contenido del Título III de la Parte 4 del Libro 1 del Decreto -
Ministro de
RESOLUCIÓN 230981 1986 Ley número 2811 de 1974 y de los
Salud
Títulos I, III y XI de la Ley 9 de 1979, en cuanto a Residuos
Especiales.
Por el cual se reglamenta parcialmente el Título I de la Ley 09
Presidente de
de 1979, así como el Capítulo II del Título VI - Parte III - Libro
DECRETO 159482 1984 la República de
II y el Título III de la Parte III Libro I del Decreto 2811 de 1974
Colombia
en cuanto a usos del agua y residuos líquidos.
Presidente de Por medio del cual se reglamentan las tasas retributivas por
DECRETO 90183 1997 la República de la utilización directa o indirecta del agua como receptor de los
Colombia vertimientos puntuales y se establecen las tarifas de éstas.
79
CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Resolución 0068 de 2001. [en línea]. Disponible en internet:
< URL: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=16112 >
80
CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Decreto 605 de 1996. [en línea]. Disponible en internet:
< URL: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=1358 >
81
CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Resolución 2309 de 1986. [en línea]. Disponible en
internet:<URL:
http://www.ceo.org.co/images/stories/CEO/ambiental/documentos/Normas%20ambientales/1973-
1989/Resolucion%202309%20de%201986%20-%20Residuos%20especiales1.pdf >
82
CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Decreto 1594 de 1984. [en línea]. Disponible en internet:
< URL: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=18617 >
83
CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Decreto 901 de 1997. [en línea]. Disponible en internet:< URL:
https://redjusticiaambientalcolombia.files.wordpress.com/2012/09/decreto-901-de-1997-por-medio-
del-cual-se-reglamentan-las-tasas-retributivas-por-la-utilizacic3b3n-directa.pdf >
88
Tabla 30. Continuación Matriz de requisitos legales ambientales.
Código: GA-MRLA-01
GESTIÓN AMBIENTAL
Versión 1
MATRIZ DE REQUISITOS
DÍA MES AÑO
LEGALES FECHA DE EMISIÓN
AMBIENTALES 01 11 2016
AUTORIDAD
NORMATIVA AÑO CONTENIDO
EMISORA
Presidente de la Por el cual se reglamenta la Parte III del Libro II del
DECRETO 154184 1978 República de Decreto-Ley 2811 de 1974: "De las aguas no marítimas" y
Colombia parcialmente la Ley 23 de 1973.
Por el cual se reglamenta parcialmente el Título I de la
Presidente de la Ley 09 de 1979, así como el Capítulo II del Título VI -
DECRETO 159485 1984 República de Parte III - Libro II y el Título III de la Parte III Libro I del
Colombia Decreto 2811 de 1974 en cuanto a usos del agua y
residuos líquidos.
Corporación
Autónoma
Regional de la
Por el cual se adoptan normas en materia de flora
ACUERDO 5386 1981 Sabana de
silvestre y recurso forestal
Bogotá y de los
Valles de Ubaté y
Chiquinquirá.
Por el cual se establecen los parámetros y el
procedimiento para efectuar el cobro de las tarifas de
Corporación
evaluación y seguimiento de las licencias ambientales,
Autónoma
ACUERDO 2387 1993 permisos, concesiones, autorizaciones, y demás
Regional de
instrumentos de control y manejo ambiental, en
Cundinamarca
jurisdicción de la Corporación Autónoma Regional de
Cundinamarca - CAR.
CAR de las
88 cuencas de los Por el cual se dictan normas para administrar las aguas
ACUERDO 10 1989
Ríos Bogotá, de uso público en el área de la CAR.
Ubaté y Suárez
84
CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Decreto 1541 de 1978. [en línea]. Disponible en internet:
< URL: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=1250 >
85
CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Decreto 1594 de 1984. [en línea]. Disponible en internet:
< URL: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=18617 >
86
CAR. Acuerdo 53 de 1981. [en línea]. Disponible en internet:<URL:
http://pesquisa.bvsalud.org/ses/resource/pt/rep-143811 >
87
CAR. Acuerdo 23 de 1993. [en línea]. Disponible en internet:<URL:
https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=9119&download=Y >
88
CAR. Acuerdo 10 de 1989. [en línea]. Disponible en internet:<URL:
http://www.asociacioncolombianadehidrogeologos.org/2016/pdfs/ACUERDO_CAR_10_DE_1989.p
df >
89
Tabla 31. Continuación Matriz de requisitos legales ambientales.
Código: GA-MRLA-01
GESTIÓN AMBIENTAL
Versión 1
MATRIZ DE REQUISITOS
DÍA MES AÑO
LEGALES FECHA DE EMISIÓN
AMBIENTALES 01 11 2016
AUTORIDAD
NORMATIVA AÑO CONTENIDO
EMISORA
Corporación
Autónoma Por medio del cual se aprueban las tarifas de la tasa
ACUERDO 0889 2000
Regional de por utilización de aguas.
Cundinamarca
Corporación
Autónoma Por medio del cual se establecen las áreas de
ACUERDO 1590 2000
Regional de protección y reserva ambiental.
Cundinamarca
Corporación Por el cual se adopta el estatuto de zonificación
91 Autónoma correspondiente al territorio de jurisdicción de la CAR,
ACUERDO 33 1979
Regional de conforme a los estudios del mejor uso de las tierras
Cundinamarca dentro del marco del plan maestro.
Corporación
Por la cual se expiden las determinantes ambientales
92 Autónoma
ACUERDO 16 1998 para la elaboración de los planes de ordenamiento
Regional de
territorial municipal.
Cundinamarca
89
CAR. Acuerdo 08 de 2000. [en línea]. Disponible en internet:<URL: http://diario-
oficial.vlex.com.co/vid/acuerdo-08-43133802 >
90
CAR. Acuerdo 15 de 2000. [en línea]. Disponible en internet:<URL:
https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=9351&download=Y >
91
CAR. Acuerdo 33 de 1979. [en línea]. Disponible en internet:<URL:
https://cerrosorientales.com/wp-content/uploads/1979/.../ACUERDO-33-DE-1979.pdf >
92
CAR. Acuerdo 16 de 1998. [en línea]. Disponible en internet:<URL:
www.observatorioambientalcar.co/archivos/1393367993acuerdo_car_16_1998(2).pdf >
90
Tabla 32. Matriz de requisitos legales.
Código: GJ-MRL-01
GESTIÓN JURÍDICA
Versión 1
93
COLOMBIA, CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 43. (13, diciembre, 1990) [en línea]. Por la
cual se adiciona la Ley 145 de 1960, reglamentaria de la profesión de Contador Público y se dictan
otras disposiciones. Diario oficial. Bogota D.C., 1990. No. 39602. p. 1-19. Disponible en internet:
<URL: http://www.mineducacion.gov.co/1759/articles-104547_archivo_pdf.pdf>.
94
COLOMBIA, CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Decreto 410. (27, marzo, 1971) [en línea]. Por el
cual se expide el código de comercio. Diario oficial. Bogota D.C., 1971. No. 33.339. Disponible en
internet: <URL: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=41102 >.
91
Tabla 33. Continuación Matriz de requisitos legales.
Código: GJ-MRL-01
GESTIÓN JURÍDICA
Versión 1
95
IFAC. Código de ética para profesionales de la contabilidad. [en línea]. Disponible en internet:
<URL: http://www.icjce.es/adjuntos/codigo_etica_IFAC.pdf>.
96
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPUBLICA. Ley 1314. (13, julio, 2009) [en línea]. Por la cual
se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de
información aceptados en Colombia. Diario oficial. Bogotá D.C., 2009. No. 47.409. Disponible en
internet: <URL: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=36833 >.
97
CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA. Direccionamiento estratégico del proceso
de convergencia de las Normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de la
información, con estándares internacionales. [en línea]. Disponible en internet: <URL:
http://www.globalcontable.com/attachments/studies/direccionamiento_05diciembre_2012.pdf>.
92
Tabla 34. Continuación Matriz de requisitos legales.
Código: GJ-MRL-01
GESTIÓN JURÍDICA
Versión 1
98
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPUBLICA. Decreto 3022. (27, diciembre, 2013). [en línea].
Disponible en internet: < URL: http://actualicese.com/normatividad/2013/12/27/decreto-3022-de-27-
12-2013/>
99
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPUBLICA. Decreto 2267. (11, noviembre, 2014). [en línea].
Disponible en internet: < URL: http://actualicese.com/normatividad/2014/11/11/decreto-2267-de-11-
11-2014/>
100
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPUBLICA. Decreto 0302. (20, febrero, 2015). [en línea].
Disponible en internet: < URL: http://actualicese.com/normatividad/2015/02/20/decreto-0302-de-20-
02-2015/>
93
Tabla 35. Continuación Matriz de requisitos legales.
Código: GJ-MRL-01
GESTIÓN JURÍDICA
Versión 1
101
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPUBLICA. Decreto 0302. (20, febrero, 2015). [en línea].
Disponible en internet: < URL: http://actualicese.com/normatividad/2015/02/20/decreto-0302-de-20-
02-2015/>
94
Tabla 36. Continuación Matriz de requisitos legales.
Código: GJ-MRL-01
GESTIÓN JURÍDICA
Versión 1
102
COLOMBIA, CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Decreto 2420. (14, diciembre, 2015) [en línea].
Diario Oficial. Bogotá, D.C., 2015. No. 49.726. Disponible en internet: <URL:
https://www.cancilleria.gov.co/sites/default/files/Normograma/docs/decreto_2420_2015.htm >.
103
COLOMBIA, CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Decreto 2496. (23, diciembre, 2015) [en línea].
Disponible en internet: <URL: http://www.supersociedades.gov.co/asuntos-economicos-y-
contables/procesos-de-convergencia-
niifs/Normograma/Documents/Decreto%202496%20del%202015.pdf >.
104
COLOMBIA, CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1258. (05, diciembre, 2008) [en línea]. Por
medio de la cual se crea la Sociedad por Acciones Simplificada. Diario Oficial. Bogotá, D.C., 2008.
No. 47.194. Disponible en internet: <URL:
http://www.supersociedades.gov.co/Web/Leyes/LEY%201258%20DE%202008%20SAS1.htm>.
105
COLOMBIA, CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Decreto 624. (30, marzo, 1989) [en línea]. Por el
cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección General de
Impuesto Nacionales. Diario Oficial. Bogotá, D.C., 1989. No. 38.756. Disponible en internet: <URL:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=6533 >.
106
COLOMBIA, CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Decreto 2663. (05, agosto, 1950) [en línea].
Diario Oficial. Bogotá, D.C., 1950. No. 27.407. Disponible en internet: <URL:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=33104 >.
95
8.1.2.2 Gobierno corporativo
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA CÓDIGO: GA-MGC001
MANUAL DE GOBIERNO VERSIÓN: 1
CORPORATIVO
FECHA DE EMISIÓN: 20-02-2017
1. DEFINICIÓN
Salvaguardar los derechos de los diversos grupos de interés con los que la
sociedad mantiene relaciones.
96
Construir canales de información que permitan el flujo adecuado de
información interna y externamente.
2. ALCANCE
3. PUBLICACIÓN
97
Contamos con estándares técnicos y de calidad, que nos han permitido hacer
alianzas estratégicas con nuestros clientes nacionales e internacionales y
ofrecerles en el menor tiempo posible los mejores niveles de satisfacción,
evitándoles costos innecesarios y riesgos en los procesos.
Ilustración 24. Estructura organizacional Titanium Flowers Investments S.A.S a nivel general.
SUPERVISOR DE
LA FINCA
ÁREA DE GERENTE DE JEFE DE
PRODUCCIÓN PRODUCCIÓN PRODUCCIÓN
SUPERVISOR OPERARIOS DE
MIRFE Y MIPE PRODUCCIÓN
AUXILIAR
COMERCIAL
REVISOR
FISCAL
JEFE DE POST- OPERARIOS POST-
CONTROL DE CALIDAD
COSECHA COSECHA
CONTADOR INFORMACIÓN DE
CONTABILIDAD CARTERA NÓMINA MEDIOS
PÚBLICO MAGNÉTICOS
PRESENTACIÓN DE
TESORERO IMPUESTOS ESTADOS
FINANCIEROS
ÁREA CONTABLE
AUXIIAR CONTABLE
AUXILIAR
COMERCIAL
98
Ilustración 25. Estructura organizacional Área Contable.
ÁREA GERENTE
COMERCIAL COMERCIAL COMPRAS FACTURACIÓN TESORERÍA
REVISOR
FISCAL
CONTADOR INFORMACIÓN DE
CONTABILIDAD CARTERA NÓMINA MEDIOS
PÚBLICO MAGNÉTICOS
ASAMBLEA GENERAL GERENTE GENERAL
PRESENTACIÓN DE
TESORERO IMPUESTOS ESTADOS
FINANCIEROS
ÁREA CONTABLE
AUXIIAR CONTABLE
AUXILIAR
COMERCIAL
5.2.1 MISIÓN
99
5.2.2 VISIÓN
5.2.4.1 MOTIVACIÓN
5.2.4.2 OBJETIVOS
100
mitigar los impactos ambientales generados durante las actividades productivas,
basa su estrategia en la aplicación de un mejoramiento continuo de la actividad a
nivel empresarial. Esto significa que se aplicara la normatividad ambiental vigente,
asegurando:
5.2.4.4 RESPONSABILIDADES
5.2.4.4.3 EMPLEADOS
101
La empresa asegura la implementación de medidas necesarias para la
divulgación, conocimiento y compromiso con esta política ambiental, garantizando
que todos los miembros de la organización y colaboradores externos generen un
sentido de pertenencia respecto al medio ambiente y garanticen la preservación
del mismo.
5.2.5 PRINCIPIOS
107
GRANDA, Rubén Darío. Manual De Control Interno Sectores Público-privado y solidario. Nueva
legislación LTDA.Bogota.2009.pg231
102
trato para todos, no se tendrá inclinación favoreciendo a una persona en común,
serán decisiones tomadas con objetividad.
Los accionistas son los que promueven y gestionan en las compañías, se debe
fortificar la confianza que los accionistas depositan en la empresa, para esto es
necesario:
103
Participar y votar en las Asambleas Generales de Accionistas, según los
derechos conferidos por la naturaleza de sus acciones.
Así como los accionistas tienen derechos, también tienen obligaciones que cumplir
para garantizar su activa participación con la compañía, esto ayuda al
fortalecimiento y mejora de la empresa es por esta razón que los accionistas
deben:
104
5.2.8.1 CRITERIOS Y PROCEDIMIENTOS DE DESIGNACIÓN Y
RESPONSABILIDADES DE LA GERENCIA.
105
En las relaciones frente a terceros, la sociedad quedara obligada por los
actos y contratos celebrados por el representante legal, le está prohibido al
representante legal y a su suplente por sí o por interpuesta persona obtener
bajo cualquier forma o modalidad jurídica prestamos por parte de la
sociedad u obtener de parte de la sociedad aval, fianza o cualquier otro tipo
de garantía para sus obligaciones personales.
5.2.8.2.1 RESPONSABILIDADES
5.2.8.2.3 REMUNERACIÓN
106
La empresa Titanium Flowers Investments S.A.S, se encargara de que la
información suministrada sea completa, oportuna y veraz. La empresa tiene los
siguientes mecanismos de información:
Los hallazgos relevantes que conociere el Revisor Fiscal, los cuales se deben
incluir en el dictamen que rinda a los accionistas en la Asamblea General, con el
fin de que los accionistas cuenten con la información necesaria para tomar sus
decisiones.
Se deben dar oportuna información sobre Estados financieros también información
que conciernan importante los accionistas.
107
Mejorar la eficiencia y eficacia de las operaciones.
Para esto se procede a identificar eventos que afectan los objetivos y/o la
estrategia procedentes de fuentes externas como internas, se evalúan dichos
eventos considerando características como probabilidad e impacto que determinan
el cómo diagnosticarlos, y la respuesta al riesgo que son las decisiones respecto a
los eventos como evitar, aceptar, reducir, o compartir los riesgos.
108
Las actividades de control se fundamentan en políticas y procedimientos
establecidos para asegurar respuestas eficaces a los riesgos.
5.2.10.6 SUPERVISIÓN
109
particulares, los cuales resultan incompatibles en atención a sus obligaciones
legales o contractuales.
110
5.2.11.4 DIFERENCIAS ENTRE EMPLEADOS QUE NO SEAN
ADMINISTRADORES, DIRECTORES O MIEMBROS DE LA ALTA GERENCIA
Las diferencias que surjan entre las Compañías y sus empleados se solucionarán
de acuerdo con las normas establecidas en el Reglamento Interno de Trabajo de
la empresa, en la ley y en el contrato de trabajo. Adicionalmente la entidad
aplicará el procedimiento disciplinario establecido en las normas laborales
vigentes.
5.2.12.2 PUBLICACIÓN
111
8.1.2.3 Manual de Ética
3. NUESTRA HUELLA
Para Titanium Flowers Investments S.A.S las relaciones con los trabajadores,
clientes y demás grupos de interés parten de la base de dos bases muy
importantes; la confianza y la trasparencia.
112
Estas premisas fundamentales de conducta se establecen y consolidan en el
manual de gobierno y en el presente código.
Es un patrón que regula el manejo de las relaciones internas con los grupos de
interés como empleados, pensionados y sus familiares, contratistas y sus
empleados, socios, clientes, estado sociedad y comunidad. 108
108
http://www.ecopetrol.com.co/especiales/codigoEtica_/construccion_codEtica.html
113
Si se demuestra un buen comportamiento dentro de la compañía, es favorable
debido a que los clientes sienten confianza con la compañía.
Las mejores empresas deben fortalecer los valores éticos de sus empleados y
Accionistas debido a que fortalecer la calidad de las personas es lo más
importante.
Para todos los trabajadores, contar con el Código de Ética, es importante debido a
que les ayuda a tomar las mejores decisiones, además lograran mejores
comportamientos cuando se trata de trabajar en grupo, cuyo propósito es mejorar
la imagen de la compañía, llevándola a ser reconocida como una de las más
confiables en el sector floricultor.
10.1 PRINCIPIOS
114
Los principios son la base fundamental para la normativa de cualquier actividad
que se vaya a llevar a cabo, son esenciales para aclarar los deberes, derechos y
responsabilidades que se tiene en el contexto empresarial.
A continuación se mencionan los principios que rigen a Titanium Flowers
Investments S.A.S
10.2 VALORES
Para Titanium Flowers Investments S.A.S los valores son las formas de actuar que
posibilitan la construcción de la convivencia para el logro de la estrategia
corporativa. De este modo nuestras actuaciones se basan en:
109
GRANDA, Rubén Darío. Manual de Control Interno Sectores Público-privado y solidario. Nueva
legislación LTDA. Bogotá D.C. 2009. 231p.
115
10.2.2 INTEGRIDAD: En la empresa se pretende ofrecer a los clientes mayor
seguridad brindándoles en los productos excelente calidad y servicio.
10.2.5 HONESTIDAD: Ofrecer productos de buena calidad y que esta cumpla con
las condiciones requeridas; teniendo en cuenta que lo más importante son los
clientes.
10.2.7 COMPETITIVIDAD: Crear e innovar con flores nuevas para así brindarles a
los clientes satisfacción a la hora de escoger sus productos, en cuanto a calidad,
cantidad y precios.
Colaboro a los grupos de trabajo con la mejor actitud, además trato de que
mis acciones sean un buen ejemplo para los compañeros.
Cuando cometa errores miro las causas para evitar repetirlos, son una
lección para mi vida.
116
No soy egoísta en mis conocimientos, si observo que mis compañeros
necesitan de mi les colaboro sin egoísmo, ayudándoles a superar los
obstáculos y más si son nuevos en la compañía.
Cabe aclarar que este código no enmarca todas las posibles situaciones a las que
se puede llegar a ver enfrentada una persona por esto debe tenerse en cuenta las
circunstancias y el sentido común.
117
compañía para que este comunique dichas acciones a la Asamblea de
Accionistas.
Todas las consultas, denuncias o dilemas éticos serán tratados bajo criterios de:
14.2 PUBLICACIÓN
118
8.1.2.4 TASCOI
110
ORTIZ, Armando. Fundamentos de finanzas públicas. 1 ed. Bogotá D.C: Universidad de Bogotá
Jorge Tadeo Lozano, 2005. 76 p. ISBN 958-9029-73-6.
119
Tabla 37. Técnica TASCOI componente transformación.
¿Cómo realiza el transporte del producto, son Se realiza el trasporte a través de vehículos
5 vehículos propios de la compañía u operan X refrigerados, es un vehículo y es propiedad
bajo un contrato con otra empresa? de la compañía
El único material que se importa son cajas
6 ¿Qué materiales importan? X
corrugadas para un cliente especial.
120
Tabla 38. Continuación Técnica TASCOI componente transformación.
¿Qué tipo de flor venden a clientes La rosa que luego de clasificación incumple
12 X
nacionales? con algún parámetro de exportación
121
Tabla 39. Técnica TASCOI componente actores.
122
Tabla 40. Continuación técnica TASCOI componente actores.
¿Qué tipo de contrato tienen los El contrato es por obra de labor realizado por
18 X
empleados? la temporal.
123
Tabla 41. Técnica TASCOI componente suministradores o proveedores.
124
Tabla 42. Técnica TASCOI componente clientes o usuarios.
125
Tabla 43. Técnica TASCOI componentes owners o dueños e intervinientes.
126
8.2 Establecimiento de objetivos
Se realiza el diseño de este componente partiendo de la necesidad del
establecimiento de objetivos de negocio para dar cumplimiento a los objetivos de
control interno para que la dirección pueda identificar y valorar eventos y/o riesgos
potenciales.
En el desarrollo del componente se tiene en cuenta un diagnóstico inicial el cual
indica como se encuentra el establecimiento dentro de la organización, y se
formula como herramienta de aplicación los objetivos estratégicos que atañen a
Titanium Flowers Investments S.A.S.
8.2.1 Diagnóstico Inicial
Al iniciar un ente económico se crea buscando cumplir con unos objetivos que se
establecen y es por los cuales se debe luchar y perseguir incansablemente hasta
lograrlos, a partir de ahí se concluye que en la empresa TITANIUM FLOWERS
INVESTMENTS S.A.S, existen algunos factores que no son favorables para el
cumplimiento de los objetivos.
Se cuenta con una misión y visión dentro de la empresa la cual orienta a la toma
de decisiones.
127
8.2.2.1 Objetivos estratégicos
Objetivos estratégicos:
128
No se evidencia un equipo de trabajo conformado por una persona de cada área,
los cuales deberían ser capacitados con la finalidad de que estos impartan
funciones sobre sus colaboradores y empiecen con la implementación del E.R.M.
Se debería contar con una lista de los riesgos más significativos para tenerlos en
cuenta según sea el grado de amenaza, de este modo se evidencio que en la
empresa no se conoce las consecuencias que pueden llegar a tener los riesgos.
129
directamente el cliente, en estos procesos están inmersos varias áreas
funcionales conllevando los mayores recursos.
Proceso de apoyo o soporte: Los procesos de apoyo son los que sirven
de soporte a los procesos claves. Estos procesos son determinantes para
poder conseguir los objetivos de los procesos claves los cuales están
dirigidos al cubrimiento de las necesidades y expectativas de los clientes.
130
Ilustración 26. Diagrama de flujo del proceso de identificación y análisis de procesos.
INICIO
Identificación de
Definición de la necesidades y
misión y la visión expectativas
Si
¿Necesidades
cubiertas?
No
Revisión de los
Identificación de productos vendidos
procesos claves, y servicios
estratégicos y de prestados
apoyo
Fin
131
Ilustración 27. Mapa de procesos Titanium Flowers Investments S.A.S
Fiscalización:
Dirección: Administración Gestión de calidad
Revisoría Fiscal
Asamblea general
Área Contable
132
8.3.2.2 Matriz FODA
Se logra obtener una buena matriz FODA identificando los problemas internos y
externos que tiene la empresa, en TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS S.A.S
se identificaron los siguientes factores.112
112
ESTUPIÑAN, Rodrigo. (Administración de riesgos E.R.M. y la auditoría interna. 2 Ed. Bogotá
D.C.: Ecoe Ediciones, 2015. 123 p. ISBN 978-958-771-112-7.
133
Ilustración 28. Matriz FODA general.
134
8.3.2.2.2 Matriz FODA área contable
MATRIZ FODA PARA EL ÁREA CONTABLE EN LA EMPRESA TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS S.A.S
OPORTUNIDADES AMENAZAS
ANÁLISIS 1. Alta demanda insatisfecha en el consumo del producto 1. Mala gestión para el pago de proveedores
EXTERNO 2. Desconocimiento de los indicadores
ANÁLISIS 2. Alto consumo de flores en E.E.U.U financieros de la empresa
INTERNO 3.Beneficiarse con un manual de procesos y procedimientos 3. TRM fluctuante
4. Contar con un Sistema de Control Interno 4. Atraso en la implementación de las NIIF
5. Tener un adecuado manejo de los inventarios 5. Gestión inadecuada de cartera
FORTALEZAS ESTRATEGIAS (FO) ESTRATEGIAS (FA)
1. Crecimiento económico Abastecer la producción de flores para cubrir la demanda del productoEstablecer fechas para el pago de proveedores
2. Pago de impuestos en fechas estipuladas Realizar reuniones con la junta directiva para que se
Tener presente las fechas especiales en E.E.U.U para proveer más dé a conocer el estado de la compañía y analicen
de producto. indicadores financieros.
Establecer un orden en las actividades de los trabajadores, teniendo Empezar a implementar las NIIF para poder acceder
3. Confiabilidad con los proveedores en cuenta el perfil de cada uno. a créditos financieros si se requiere.
4. Documentación organizada y guardada Hacer un diagnóstico de los riesgos para poder prevenirlos o
minimizarlos. Tener un control de inventarios
5. Efectividad de la cobranza Atraer más clientes, con productos innovadores y de buena calidad y
precio.
135
Análisis
Con esta matriz se identificó los riegos tanto internos como externos que la
empresa tiene, además se pude concluir que fortalezas se puede utilizar a favor
para disminuir las debilidades, o mucho mejor hacer un estudio para que esas
debilidades se vuelvan fortalezas, las debilidades también es un factor interno que
limita el cumplimiento óptimo de algunas funciones y que puede afectar el logro de
los objetivos.
Con este análisis se pretendió dar a conocer posibles riesgos en los que se
puede ver afectada la compañía, en un tiempo determinado, aunque no se
podría afirmar con exactitud si es a corto o largo plazo, debido a que estos
factores son influenciados por muchas circunstancias, se evaluó factores como
son riesgos políticos, económicos, sociales, y tecnológicos, teniendo en cuenta
el entorno externo al que se ve enfrentada la empresa. Se plantearon algunos
que se consideraron más relevantes, para que de esta manera se tengan en
cuenta y contribuya alertar y a sobre los riesgos.
136
Ilustración 30. Análisis PEST general
Político Económico
Fluctuación de la TRM.
Nuevas reformas tributarias.
No hay crecimiento de las
Problemas climáticos. ventas.
Tasas de inflación.
Social Tecnológico
Bajos salarios. Uso y costos de energía.
Falta de capacitaciones.
Largas jornadas de trabajo.
Poca Publicidad.
Presión hacia el trabajador.
Falta de un dispositivo satélite
para el camión.
Disminución en el índice de natalidad
Carga prestacional alta. Virus que afectan los sistemas
informáticos.
Los pesticidas, plaguicidas afectan el medio
ambiente.
137
8.3.2.3.2 Matriz PEST área contable
MUY MUY
PERFIL PEST FACTORES NEGATIVO NEGATIVO INDIFERENTE POSITIVO POSITIVO
Nuevas reformas
tributarias X
Problemas climáticos X
Político Enfrentamiento por
bajos precios de la
competencia X
Fluctuación de la TRM X
No hay crecimiento de
las ventas X
Tratados de libre
comercio X
Económico Políticas monetarias X
Alza en la tasa de
interés X
Confianza del
consumidor X
Tasas de inflación X
Bajos salarios X
Largas jornadas de
trabajo X
Presión hacia el
trabajador X
Disminución en el
índice de natalidad X
Carga prestacional
alta X
Social Los pesticidas,
plaguicidas afectan el
medio ambiente X
Se necesita de
muchos recursos
Hídricos para las
flores X
Cambios en los estilos
de vida X
Uso y costos de
energía X
falta de
capacitaciones X
poca Publicidad X
Tecnológico Falta de un
dispositivos satélite
para el camión X
Virus que afectan los
sistemas informáticos X
138
8.3.2.4 Árbol de problemas
113
IICA. 80 Herramientas para el desarrollo participativo. 2005, 151 p. ISBN 978-99-923-772-77
139
Ilustración 32. Árbol de problemas del Área contable de Titanium Flowers Investments S.A.S.
EFECTOS
Aplicación y Errores y
Retraso en la Deficiencia en las
manejo incorrecto duplicidad de Riesgo de Fraude
información operaciones
de la normativa actividades
Información
financiera no
Riesgo inherente
adecuada para la
operacional
toma de
decisiones
No existe una
CAUSAS
CAUSAS
capacitaciones al INTERNO EN EL ÁREA
segregación de
personal CONTABLE
funciones
No existe
Falta de control
confirmación y/o
sobre los
revisión de los
procesos
procesos.
Inexistencia de
Manejo informal
procesos
de la información
contables
CAUSAS
140
8.3.2.5 Diagrama espina de pescado
8.3.2.5.1 Diagrama espina de pescado general
Ventajas
Desventajas
114
http://managing-ils-reporting.itcilo.org/es/herramientas/analisis-de-causa-raiz-el-diagrama-de-
espina-de-pescado
141
Ilustración 33. Diagrama general espina de pescado.
143
Análisis
Con este diagrama se da a conocer los problemas y riesgos que está presentando la
compañía actualmente, de tal manera que al identificar estos riegos contribuya con el
mejor funcionamiento del ente, se deben estudiar y clasificar según la importancia que
estos representen, no solo para tenerlos en cuenta sino también para ver cómo se
empieza con el mejoramiento de estos para mejor eficiencia.
144
8.4.2 Herramientas de aplicación
PROCESO COMPRAS
1
2. El Gerente comercial solicita la compra.
Ejecución proceso Selección del
Compras proveedor
7
EJECUCIÓN PROCESO COMPRAS
Archivar
las
facturas 10.El Tesorero archiva las facturas.
13
13. Fin del proceso.
Fin
145
8.4.2.1.2 Cuestionario de diagnóstico del proceso compras.
146
8.4.2.1.3 Mapa de riesgos del proceso compras.
Los riesgos en una empresa son algo inevitable, pero se puede evitar o minimizar si se
obtienen medidas preventivas o correctivas, en toda sociedad se pueden presentar
robos, o hechos ilícitos que podrían involucrar el interés de la compañía, es por esta
razón que se deben establecer unos procedimientos los cuales contribuyan al control y
buen funcionamiento.
115
ESTUPIÑAN, Rodrigo. Administración de riesgos ERM y la auditoria interna. 1 edición. Bogotá D.C.:
Ecoe ediciones. 2006. 21 p. ISBN 958-648-434-3
116
GRANDA ESCOBAR, Rubén Darío. Manual De Control Interno Sectores Público-privado y solidario.
Nueva legislación LTDA. Bogotá. 2009.pg238
147
Desvió de visitas: Por programaciones esporádicas y mal coordinadas de seguimiento
y evolución, concentración en determinadas visitas y dejación en la práctica de algunas
que son de mayor riesgo o favoritismo de delegación para determinados empleados de
auditoria interna.
MAPA DE RIESGOS
CLASIFICACIÓN
CONCEPTO PARÁMETROS DE PUNTUACIÓN DEL RIESGO PUNTUACIÓN
Seleccionar adecuadamente a los
PROCESO DE proveedores 1
1
SELECCIÓN Selección de proveedores que no
cumplan los requisitos establecidos 3
Aplica 1
SOLICITAR
1
COTIZACIÓN
No aplica 3
COMPRAS
compra de insumos a buen precio 1
PRECIOS 1
ASIGNAR UN
personal capacitado 1
EQUIPO DE 1
COMPRA
personal no capacitado 3
TOTAL 4
De acuerdo al mapa de riesgos se identifica que el riesgo es mínimo dentro del proceso
con puntuación de 1 tanto en el aspecto de selección, de cotización, de precios y
asignan personal capacitado para las compras.
148
Riesgos:
Se puede presentar proveedores con insumos de mala calidad y con precios altos, de igual
manera si no se establece personal capacitado para realizar las compras podrían asumir
peligro de no comprar lo que se necesita.
De esta manera se determinan las causas que más influyen en la generación de los
riesgos para proceder a mitigar o eliminar dichas causas mejorando los controles
existentes o proponiendo nuevos controles. 117
117
PÉREZ, José. Gestión por procesos. 3 ed. España.: Esic Editorial, 2009, 297 p. ISBN 978-84-7356-
588-2.
149
Tabla 45. Matriz de riesgo del proceso compras.
MATRIZ DE RIESGOS DEL ÁREA CONTABLE DE LA COMPAÑÍA TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS S.A.S
PR I
CALIFICACI
O M
OBJETIVO ORIGEN TIPO DE ÍNDICE ÍNDICE IMPACTO Y ÓN DE LA CALIFICACIÓN DEL CALIFICACIÓN DEL RESPUESTA AL
CE SUBPROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE CAUSAS CONSECUENCIAS PA
PROCESO RIESGO RIESGO PROBABILIDAD PROBABILIDAD PROBABILI IMPACTO RIESGO RIESGO
S CT
DAD
O O
Selección de Desconocimi
La selección de
Selección de proveedores Riesgo ento de Retrasos en los Asumir el
Interno proveedores no Auxiliar Contable 2 5 10 BAJO LEVE ACEPTABLE
proveedores sin requisitos operativo mecanismos procesos riesgo
es adecuada
previos de selección
Adquirir
C materiales e
O insumos que se Las facturas Auxiliar Contable
M ajusten a los Contador público Desconocimi Invalidez de
Desentendimie incumplen
P requisitos de Riesgo de entos de documentación, Reducir el
nto de los parámetros
R calidad, Revisión facturas Interno cumplimie parámetros generación de 4 10 40 MEDIO MODERADO MODERADO riesgo- Evitar
requisitos de para su registro
A variedad, nto legales para información poco el riesgo
las facturas Arts. 617 y 771-
S precio y registros fiable y útil
2 E.T
garantía.
Programació Dispersar y
Entrega en
Baja Riesgo de Auxiliar Contable n Atrasos en los atomizar el
tiempos
Registro de oportunidad en control y Gerencia y inadecuada informes, riesgo-
Interno posteriores al 4 15 60 MEDIO GRAVE INACEPTABLE
facturas la entrega de cumplimie Auxiliar de tareas y presentación de Reducir el
cierre de
facturas nto Administrativa responsabilid impuestos riesgo-Evitar el
facturas
ades riesgo
150
8.4.2.2 Proceso facturación
8.4.2.2.1 Flujograma de proceso facturación.
PROCESO FACTURACIÓN
1 Si es 3 4
2 nacional
Solicitar Se elabora la
Recepciona las 3. Si el cliente es nacional el Gerente comercial solicita verbalmente el
Ejecución proceso ¿Cliente nacional o verbalmente el factura de venta al
ordenes de pedido o solicitud a poscosecha.
Facturación extranjero? pedido a cliente nacional
pedido
poscosecha
Si es
extranjero
4. El Auxiliar comercial se encarga de elaborar la factura de venta al
cliente nacional..
6
5
Se solicita el
Solicitar cupo en la
EJECUCIÓN PROCESO FACTURACIÓN
Registro contable 10. El Auxiliar contable registra contablemente en el sistema World Ofiice
de la factura de las facturas de venta.
venta
Fin
151
8.4.2.2.2 Cuestionario de diagnóstico proceso de facturación.
152
8.4.2.2.3 Mapa de riesgos facturación
MAPA DE RIESGOS
CLASIFICACIÓN
CONCEPTO PARÁMETROS DE PUNTUACIÓN PUNTUACIÓN
DEL RIESGO
FACTURACIÓN Aplica 1
A CLIENTES 1
FICTICIOS No aplica 3
FACTURACIÓN
FACTURAS
Aplica 1
CUMPLEN LOS
1
REQUISITOS
LEGALES No aplica 3
No expedir facturas 3
TOTAL 5
Riesgo:
153
8.4.2.2.4 Matriz de riesgos del proceso de facturación.
MATRIZ DE RIESGOS DEL ÁREA CONTABLE DE LA COMPAÑÍA TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS S.A.S
I
CALIFIC
M
ÍNDICE ACIÓN
ÍNDICE P CALIFICACIÓ CALIFICACI
ORIGEN TIPO DE IMPACTO Y DE LA
PROCESO OBJETIVO PROCESO SUBPROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE CAUSAS CONSECUENCIAS PROBABILIDA A N DEL ÓN DEL RESPUESTA AL RIESGO
RIESGO RIESGO PROBABILIDA PROBA
D C IMPACTO RIESGO
D BILIDA
T
D
O
Deficienci
Asignación de
Delegación a de Retraso en la
Elaboración de este Aplicar políticas y
a personal Riesgo de control operación, 1 INACEPTA
facturas Interno subproceso a Auxiliar contable 6 90 ALTO GRAVE manual de procesos y
externo al control interno, inconvenientes en el 5 BLE
comerciales personal de procedimientos.
área falta de manejo del proceso
otras áreas
manuales
154
8.4.2.3 Proceso tesorería
8.4.2.3.1 Flujograma de proceso de Tesorería.
PROCESO TESORERÍA
1
1. El Tesorero realiza pago de gastos menores mediante caja menor.
Inicio
2.El Auxiliar contable lista todos los gastos incurridos en caja menor en el
formato de reembolso de caja menor.
Ejecución proceso
Tesorería
3. El Auxiliar contable imprime y firma el formato de reembolso de caja menor.
6
Procedimiento
reembolso de Revisar los
caja menor gastos no 4. El Auxiliar contable envía el formato del reembolso de caja menor con todos
aprobados los comprobantes a Gerencia.
1 2 No
5. El Gerente decide si aprueba o no aprueba el reembolso.
3 4
EJECUCIÓN PROCESO TESORERÍA
Girar cheque al
9. El Tesorero hace el cambio del cheque para cuadrar la caja menor.
encargado de caja
menor
Cambio de
cheque para
cuadrar la caja
menor
155
Ilustración 40. Continuación flujograma del proceso de tesorería.
PROCESO TESORERÍA
Procedimiento
Conciliación
bancaria
12. Si el banco es extranjero el Tesorero debe obtener el extracto del portal empresarial.
Banco
10 12
extranjero
¿ El banco es Obtener 13. El Tesorero debe listar los cheques sin cobrar.
nacional o extracto portal
extranjero? empresarial
Banco
EJECUCIÓN PROCESO TESORERÍA
nacional
11 13 14 14. El Tesorero debe obtener el Auxiliar de Bancos.
Listar
Obtener Obtener el
cheques
extracto en Auxiliar de
sin
fisico Bancos
cobrar
15. Verificación del pago de los cheques girados por parte del Tesorero.
15
16
Verificar
Registrar en Nota
el pago 16. El Auxiliar contable registra en el documento Nota de Contabilidad la totalidad de los
de contabilidad los
de los gastos bancarios.
gastos bancarios
cheques
girados
156
Ilustración 41. Continuación flujograma del proceso de tesorería
PROCESO TESORERÍA
19.El Tesorero debe negociar las divisas con el trader del banco.
3 20. Luego el Tesorero toma los datos sobre el comprobante de transferencia o copia de cheque.
19
22. El Tesorero debe adjuntar a los formularios los documentos soportes de exportación.
Negociar
las
divisas
con el
Trader
del 23. El Tesorero debe solicitar a Gerencia las firmas autorizadas por el banco.
banco
20 21 22 23
Tomar los datos
de la negociación Adjuntar los
EJECUCIÓN PROCESO TESORERÍA
Diligenciar los 24. Envío de la documentación al banco con copia a la sucursal por parte del Tesorero.
sobre el documentos
formularios del
comprobante de soporte de la Firmas
banco
transferencia o exportación. autorizadas por el
copia de cheque. banco
26. Desde Tesorería se debe realizar la vericación del desembolso frente a la negociación realizada
previamente.
26 24
25
27. Tesorería se encarga de descargar desde el correo electrónico el comprobante de abono en cuenta.
Verificar que Enviar al
Esperar la
el reembolso banco la
respuesta a la
coincida con documentaci
solicitud de
la ón con copia
reembolso
negociación a la sucursal
28. El Auxiliar contable procede a realizar el registro contable de la operación de reintegro de divisas.
28
27
29
Fin
157
8.4.2.3.2 Cuestionario de diagnóstico del proceso de tesorería.
Tabla 48. Cuestionario de diagnóstico del proceso de tesorería.
PROCESO
CÓDIGO: T-CD001
TESORERÍA
CUESTIONARIO VERSIÓN: 1
DE FECHA DE EMISIÓN: 20-02-2017
DIAGNÓSTICO PÁGINA: 1 de 1
ENTREVISTADO: ERIKA GERALDINE MORALES RODRÍGUEZ
CARGO: CONTADORA PÚBLICA
CUMPLIMIENTO
CUESTIONAMIENTO
SI NO
1. ¿Está realizando labores por las Realizo las funciones pero también contribuyo
X
que fue contratado? con otras diferentes a las que fui contratado.
¿Se obtienen comprobantes de que
Se solicita la confirmación por parte de los
los proveedores hayan recibido el X
proveedores para una mayor satisfacción
pago correspondiente?
3. ¿Existe una persona encargada La misma persona que se encarga del proceso
X
para este proceso? de cartera, a su vez cumple esta función
4. ¿Existen manuales de funciones y
X Hasta el momento no existen esos manuales
procedimientos dentro del área?
5. ¿Se efectúan controles o
revisiones internas de las
X No existe seguimiento de las actividades.
operaciones realizadas dentro del
área?
6. ¿Existen normas y
El único que maneja todo el tema de pagos es el
procedimientos para el Sistema de X
Gerente
Cuentas a Pagar?
7. ¿ Se requiere la previa
El Gerente es la única persona que maneja
aprobación del Gerente, para el pago X
dinero para el pago a los diferentes proveedores.
de saldo a proveedores?
8. ¿Son aprovechados los
descuentos concedidos por los X Pero no siempre
proveedores?
9. ¿Se realizan pagos adelantados a En el periodo que llevo, no he visto que se
X
los proveedores? paguen adelantado los proveedores.
10. ¿Existen políticas contables para
X Aun no se han realizado
el proceso de tesorería?
En el cuestionario se indica que no existe segregación de funciones para las diferentes actividades que
conforman el proceso, no existen manuales, se desconocen los controles sobre el manejo del efectivo, no
existen políticas contables que soporten el proceso lo cual es un indicador de la falta de custodia del
proceso.
Fuente: Elaboración propia.
158
8.4.2.3.3 Mapa de riesgos del proceso de tesorería.
MAPA DE RIESGOS
CLASIFICACIÓN
CONCEPTO PARÁMETROS DE PUNTUACIÓN DEL RIESGO PUNTUACIÓN
Verificar el estado de la cuenta de los
1
COBRANZAS clientes
1
INCORRECTAS No verificar el estado de cuenta de los
3
clientes
Efectivo 1
EXISTE
PRESUPUESTO 1
DE GASTOS No existe 3
TESORERIA
159
En el mapa de riesgos observamos que se presenta vulnerabilidad en el pago de
proveedores, por falta de políticas contables que establezca fechas concretas para
realizar los pagos respectivos.
Riesgo:
Pérdida de proveedores potenciales, sanciones o embargos por falta de pago.
160
MATRIZ DE RIESGOS DEL ÁREA CONTABLE DE LA COMPAÑÍA TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS S.A.S
PR I
CALIFICACI
O M
OBJETIVO ORIGEN TIPO DE ÍNDICE ÍNDICE IMPACTO Y ÓN DE LA CALIFICACIÓN DEL CALIFICACIÓN DEL RESPUESTA AL
CE SUBPROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE CAUSAS CONSECUENCIAS PA
PROCESO RIESGO RIESGO PROBABILIDAD PROBABILIDAD PROBABILI IMPACTO RIESGO RIESGO
S CT
DAD
O O
Concen
tración
Los dineros Riesgo Dependencia
de
recaudados de de funciones Reducir el
Control de Jineteo o funcion
no se cumpli similares que e 1 riesgo-
bienes y laping de Interno Gerente es en el 2 30 BAJO GRAVE MODERADO
registran miento impiden 5 Evitar el
excedentes fondos líder de
oportuname y de proyectar la riesgo
la
nte control organización
Garantizar empres
de manera a
T eficiente las
g actividades
E de Dispersar y
Ausencia Reclamos de
S custodia, Desprogra Falta atomizar el
de los
O control, Realizar mación en Riesgo de riesgo-
controles proveedores, 1
R manejo y pagos a pagos a Interno
en el área y
de Gerente política
alteración del
6
0
60 ALTO MODERADO INACEPTABLE Reducir el
E desembols proveedores proveedore
de políticas
control s de
ambiente
riesgo-
R o de s pago Evitar el
del proceso laboral
Í fondos, riesgo
A valores y
documento
s Ausenci
a de Mayor
Ausencia
Falta de presup concentración
de políticas Riesgo
Presupuestar control de Auxiliar uestos de tiempo en 1 Asumir el
Interno de manejo de 2 20 BAJO MODERADO ACEPTABLE
gastos las cuantías Contable en el revisiones, 0 riesgo
de caja control
menores área de proyección
menor
Tesorer inexistente
ía
PROCESO CARTERA
Incio
1 2. El Auxiliar comercial solicita Estados Financieros para conocer la capacidad de pago de los clientes.
2 4
Realizar 3
análisis Solicitar Recoger facturas
Definir y soportes,
detallado Estados
cuantía y cuentas por
Ejecución proceso de Financieros
plazo de cobrar, causar y
Cartera clientes para conocer 3. La Gerencia se encarga de determinar la cuantía y el plazo de crédito al cliente.
crédito al controlar
para capacidad de
cliente
otorgar pago
créditos
4. El Auxiliar contable procede a recoger las facturas u soportes de cuentas por cobrar, causar y controlar.
EJE CUCIÓN PROCE SO CARTERA
5
6
Programar Registrar
fechas de contablemente 5. El Auxiliar contable registra en el sistema las cuentas por cobrar para l evar control sobre ellas.
recaudo de cuentas por cobrar
cuentas por
cobrar
6. Tesorería se encarga de programar con colaboración de Gerencia, las fechas de recaudo de las cuentas por cobrar.
Registrar pagos de
cuentas por cobrar ya
canceladas
8. Fin del proceso.
Fin
162
8.4.2.4.2 Cuestionario de diagnóstico proceso cartera.
PROCESO
CÓDIGO: C-CD001
CARTERA
CUESTIONARIO VERSIÓN: 1
DE FECHA DE EMISIÓN: 20-02-2017
DIAGNOSTICO PÁGINA: 1 de 1
ENTREVISTADO: ERIKA GERALDINE MORALES RODRÍGUEZ
CARGO: CONTADORA PÚBLICA
CUMPLIMIENTO
CUESTIONAMIENTO
SI NO COMENTARIOS
1. ¿Está realizando labores Realizo las funciones pero también contribuyo con otras
X
por las que fue contratado? diferentes a las que fui contratado.
2. ¿Realiza seguimiento de Aunque no hay políticas establecidas, si procuro estar
X
pagos a los clientes? pendiente del pago que realizan los clientes.
3. ¿Existe un control y
vigilancia constante y Hasta el momento los clientes han sido muy efectivos al
X
efectiva sobre los momento de realizar los pagos a la empresa.
vencimientos y cobranza?
4. ¿Se tienen listas o
catálogos de clientes con Es importante manejar los datos de los clientes, para saber
X
direcciones, teléfono, otros en qué momento necesitan más flores.
datos?
5. ¿Se realiza una
confirmación periódica por
escrito mediante el envío de X No se realiza.
los estados de cuenta de los
saldos por cobrar?
6. ¿Se encuentran
claramente separadas las
X La cartera y tesorería son ejercidas por la misma persona.
funciones de: Cartera y
tesorería?
7. ¿Se cuenta con un
sistema de información que El problema ha surgido por la falta de personal capacitado
X
permita tomar decisiones años atrás, que han demorado algunos procesos.
adecuadas?
8. Se encuentra definido el
monto que como crédito
El Gerente averigua la vida crediticia de los clientes, pero
puede concederse a cada
X no se tiene un monto fijo establecido, se procura a clientes
cliente sin la aprobación
nuevos no darles mucho crédito.
expresa del sector de
créditos?
Este proceso arroja la inexistencia de controles internos dentro del proceso de tesorería, evidencia el
sobrecargo de funciones a manos de la gerencia, no existe seguimiento de las actividades para permitir
mejorar.
163
8.4.2.4.3 Mapa de riesgos del proceso de cartera
MAPA DE RIESGOS
CLASIFICACIÓN
CONCEPTO PARÁMETROS DE PUNTUACIÓN DEL RIESGO PUNTUACIÓN
Facturas registradas 1
MANEJO DE
1
DOCUMENTOS
Facturas no registradas 2
Se realizan llamadas periódicas a los
1
clientes
CONOCIMIENTO Se realizan llamadas esporádicas a los
2
DEL CLIENTE clientes 2
No se realizan llamadas 3
CARTERA
ACTUALIZACIÓN
Aplica 1
BASE DE DATOS 1
DE LOS CLIENTES
No aplica 2
Riesgos:
164
8.4.2.4.4 Matriz de riesgos del proceso de cartera.
MATRIZ DE RIESGOS DEL ÁREA CONTABLE DE LA COMPAÑÍA TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS S.A.S
P
R I
CALIFICAC
O OBJETIVO M
ORIGEN TIPO DE ÍNDICE ÍNDICE IMPACTO Y IÓN DE LA CALIFICACIÓN DEL CALIFICACIÓN DEL RESPUESTA
C PROCESO SUBPROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE CAUSAS CONSECUENCIAS PA
RIESGO RIESGO PROBABILIDAD PROBABILIDAD PROBABILI IMPACTO RIESGO AL RIESGO
E CT
DAD
S O
O
No
Garantizar Asumir
seguim
la políticas
Auxiliar iento
sostenibilid de
Seguimiento Ventas a Riesgo Contable en los
ad Dificultad Ineficiencia en 1 cartera y
a cuentas por Interno crédito de de Contador cobros 2 20 BAJO MODERADO ACEPTABLE
financiera a del cobro el recaudo 0 permitir
cobrar difícil cobro control Público Revisor ni
C través del seguimie
fiscal política
A recaudo nto del
s de
R mediante proceso.
cartera
T un flujo de
Impleme
E caja que Param
Se utiliza ntar
R permita etrizaci Errores de
Estados de un archivo políticas
A cumplir ón digitación,
Seguimiento cuenta en en Excel Riesgo y realizar
con las Auxiliar insufici diferencias de 1
a cuentas por la Interno para los de 2 20 BAJO MODERADO ACEPTABLE revisione
obligacione Administrativo ente saldos, 0
cobrar herramient estados de control s de los
s del inexistencia de
a Excel cuenta de estados
económica sistem políticas.
los clientes de
s a
cuenta.
165
8.4.2.5 Proceso nómina
8.4.2.5.1 Flujograma de proceso de nómina.
PROCESO NÓMINA
1. Seleccionar al personal.
Inicio
3
1 2
Selección
Ejecución proceso Control de Identificar la 2. El control de asistencia y novedades está a cargo del Auxiliar contable.
del
Nómina asistencia forma de pago
personal
3. Desde Gerencia se debe identificar la forma de pago de la nómina; el medio para cancelarla.
5 4
Registrar contablemente Realizar
la Nómina en el sistema documento de
en el documento nómina de
denominado Nómina empleados
4. En el proceso Nómina el Auxiliar contable debe elaborar la nómina de los empleados.
6
8 7 5. El Auxiliar contable se encargará de registrar contablemente cada uno de los rubros que comprenden el documento nómina de
EJE CUCIÓN PROCE SO NÓMINA
Verificar la empleados.
Entrega de fotocopias Imprimir contabilización
de desprendibles a los desprendibles de conceptos
empleados para firma de pago laborales por
empleado
6. El Contador deberá verificar que la contabilización de conceptos laborales por empleado se ajuste a la normatividad vigente.
Forma de pago,
¿Efectivo, cheque o
transferencia? 7. El Auxiliar contable como encargado de la nómina se encargará de imprimir los desprendibles de pago.
11
¿ Efectivo o
¿ Transferencia?
cheque?
8. El Auxiliar contable hará firmar los desprendibles de pago por los empleados.
10 11
Se adjunta la Pagar en
fotocopia de efectivo o
transferencia cheque 9. Gerencia adopta pagar mediante efectivo, cheque o transferencia.
al únicamente al
comprobante primer
de egreso beneficiario
10. Si se paga mediante transferencia desde Tesorería se debe adjuntar dicho soporte junto con el comprobante de egreso del pago de la
nómina.
12
11. Si el pago se realiza con efectivo o cheque se tendrá en cuenta pagar únicamente al primer beneficiario.
Fin
166
8.4.2.5.2 Cuestionario de diagnóstico proceso nómina.
167
8.4.2.5.3 Mapa de riesgos del proceso de nómina
MAPA DE RIESGOS
CLASIFICACIÓN
CONCEPTO PARAMETROS DE PUNTUACIÓN DEL RIESGO PUNTUACIÓN
MODIFICACIONES AL No aplica 1
SALARIO NO 1
AUTORIZADOS Aplica 3
Aplica 1
LIQUIDACIÓN Y PAGO
ADECUADO A 1
TRABAJADORES No aplica 3
NÓMINA
Presupuestada y programada 1
CAPACITACIÓN 2
Programada 2
Riesgos:
168
Mitigación del Riesgo:
Se recomienda dar a conocer los manuales de funciones para explicar las labores
a realizar por parte del personal a contratar, si es necesario realizar
capacitaciones para actualizar al personal de la compañía.
169
8.4.2.5.4 Matriz de riesgos del proceso nómina.
MATRIZ DE RIESGOS DEL ÁREA CONTABLE DE LA COMPAÑÍA TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS S.A.S
P
R I
CALIFICAC
O M RESPUEST
OBJETIVO ORIGEN TIPO DE ÍNDICE ÍNDICE IMPACTO Y IÓN DE LA CALIFICACIÓN DEL CALIFICACIÓN DEL
C SUBPROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE CAUSAS CONSECUENCIAS PA A AL
PROCESO RIESGO RIESGO PROBABILIDAD PROBABILIDAD PROBABILI IMPACTO RIESGO
E CT RIESGO
DAD
S O
O
Efectuar la
liquidación
para el Viabiliz
trámite de ar la
pago de la posibili
nómina, Descono dad de
realizar las cimiento realizar
N Alta
autoliquida de el
O dependencia
ciones de Dependencia Desconoci Riesgo Empresa responsa proces
M Elaboración Intern de otros 1
seguridad de asesoría miento del de asesora de bilidades 6 90 ALTO GRAVE INACEPTABLE o
I de nómina o agentes para 5
social de externa proceso control nómina y dentro
N ejecutar los
acuerdo funcione del
A procesos
con normas s del área
legales proceso contabl
vigentes y e de la
los empres
lineamiento a.
establecido
s
170
8.4.2.6 Proceso información de medios magnéticos
8.4.2.6.1 Flujograma de proceso información de medios magnéticos.
1 Estudiar la Resolución de medios magneticos del año a reportar. (Contador y Auxiliar contable).
Inicio
2
1
Estudiar la
Resolución Descargar el
Ejecución proceso d Prevalidador 2. El Contador es el encargado de descargar el prevalidador del portal web de la DIAN.
de Medios e medios del portal
Magnéticos magnéticos web de la
del año a DIAN
reportar
3. El Auxiliar contable con apoyo del contador debe por medio de los informes financieros del sistema contable iniciar el proceso de preparación de la
información.
3
4
Por medio de
Ingresar la los informes 3. El Auxiliar contable con apoyo del contador debe por medio de los informes financieros del sistema contable iniciar el proceso de preparación de la
información financieros información.
solicitada en los del sistema
formatos que iniciar la
correspondan preparación
EJECUCIÓN PROCESO MEDIOS MAGNÉTICOS
del Prevalidador de la
información 4. Con asesoría del Contador el Auxiliar contable debe diligenciar los formatos que le correspondan del prevalidador.
5
Exportar la 5. Luego el Contador procede a exportar la información completa de los formatos a un archivo XML.
información
completa de
los formatos
a un archivo
XML
6. El Contador presenta el archivo exportado por medio del portal de la DIAN.
Presentar el
archivo 7. Se imprimen los soportes de la recepción de los archivos presentados.
exportado por
el portal de la
DIAN
Fin
171
8.4.2.6.2 Cuestionario de diagnóstico proceso información de medios
magnéticos.
PROCESO
MEDIOS CÓDIGO: MM-CD001
MAGNÉTICOS
VERSIÓN: 1
CUESTIONARIO
FECHA DE EMISIÓN: 20-02-2017
DE DIAGNOSTICO
PÁGINA: 1 de 1
ENTREVISTADO: ÉRIKA GERALDINE MORALES RODRÍGUEZ
CARGO: CONTADORA PÚBLICA
CUMPLIMIENTO
CUESTIONAMIENTO
SI NO COMENTARIOS
1. ¿El proceso es manejado en la Si está siendo manejado este año por la empresa,
X
empresa? en años anteriores no se venía realizando.
Al recibir el cargo se dijeron las funciones y
2. ¿Conoce su manual de funciones,
X procedimientos a cargo pero no se encuentran
procesos y procedimientos?
documentados.
3. ¿Los medios magnéticos se han venido
Hasta el momento se están preparando,
presentando periódicamente todos los X
anteriormente no se realizaban.
años desde el 2014?
4. ¿La información reportada en los medios
En el momento de preparación de información año
magnéticos cumple los requisitos exigidos X
2016, sí aplica.
por la DIAN?
5. ¿Se ejerce un control efectivo en el Se ejerce control dado que se cumple la
X
proceso? normatividad, se ejerce inspección en el proceso.
El Auxiliar contable hace parte del proceso pero
6. ¿El auxiliar contable prepara los medios
X no es el único encargado de realizarlos y
magnéticos?
presentarlos.
7. ¿Considera que cuenta con las
Si la experiencia me permite realizar bien el
suficientes habilidades para desarrollar el X
proceso.
proceso?
8. ¿Se envía los formatos con la Se trata que ella sea conocedora e inspeccione
información a reportar a Revisoría fiscal X este proceso para disminuir riesgos de
para revisión? presentación.
9. ¿La confirmación de recibido de la DIAN
Cuando se reporte este año la información de
de los archivos de medios magnéticos es X
2016 se espera archiv ar los recibidos de la DIAN.
archivada?
10. ¿Se cuenta con calendario que indique
Nos ajustamos a las fechas para poder
las fechas de presentación de medios X
contemplar tiempos en la preparación del proceso.
magnéticos?
Se evidencia riesgo alto en la medida que la experiencia le otorga el conocimiento del proceso pero hay ausencia de manuales
que le permitan desarrollar de manera optima sus funciones, asi mismo se experimenta riesgo de información a reportar dado
que no se habia cumplido con la presentación de medios magnéticos en años anteriores estando obligados a hacerlo.
Fuente: Elaboración propia.
172
8.4.2.6.3 Mapa de riesgos proceso información de medios magnéticos.
MAPA DE RIESGOS
CLASIFICACIÓN
CONCEPTO PARAMETROS DE PUNTUACIÓN DEL RIESGO PUNTUACIÓN
Cumple 1
NORMATIVIDAD 3
No cumple 3
No aplica 1
INFORMACIÓN
1
ERRONEA
Aplica 3
MEDIOS
MAGNÉTICOS
Autorizado 1
PERSONAL 3
No autorizado 3
En fechas establecidas 1
PRESENTACIÓN 3
Después de las fechas establecidas 2
No se presentan 3
TOTAL 10
Riesgos:
173
Mitigación del Riesgo: Se recomienda realizar y presentar la información exógena
con la finalidad de cumplir con lo requerido por la DIAN, teniendo en cuenta que se
establecen fechas para su entrega.
174
8.4.2.6.4 Matriz de riesgos
MATRIZ DE RIESGOS DEL ÁREA CONTABLE DE LA COMPAÑÍA TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS S.A.S
P
R
IM CALIFICACI
O
OBJETIVO ORIGEN TIPO DE ÍNDICE PA ÍNDICE IMPACTO Y ÓN DE LA CALIFICACIÓN DEL CALIFICACIÓN DEL RESPUESTA AL
C SUBPROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE CAUSAS CONSECUENCIAS
PROCESO RIESGO RIESGO PROBABILIDAD CT PROBABILIDAD PROBABILI IMPACTO RIESGO RIESGO
E
O DAD
S
O
M
E
D Cumplir
I con la
O Preparar, normativida
S elaborar y d
Presentación No se Descon
presentar No se presentand
de suministra Riesgo ocimie Sanciones
M oportunam Intern efectúa la Contador 1 o los
Información información de nto legales e 6 90 ALTO GRAVE INACEPTABLE
A ente la o realización público 5 medios
de medios de medios control normati inconvenientes
G información de reportes magnéticos
magnéticos magnéticos vidad
N de medios en las
É magnéticos fechas
T establecida
I s.
C
O
S
175
8.4.2.7 Proceso impuestos
8.4.2.7.1 Flujograma del proceso de impuestos.
PROCESO IMPUESTOS
8. Si es RTE ICA el Contador con colaboración del Auxiliar contable procede a obtener auxiliar cuentas 2368 y 135518.
Generar recibo de
EJECUCIÓN PROCESO DE IMPUESTOS
8 23 11. El Contador con colaboración del Auxiliar contable procede a obtener el Auxiliar de la cuenta 2408.
1 6 9 pago 490 DIAN o
7 recibo de pago Pagar al banco
Obtener auxiliar Obtener y liquidar
Identificar el ¿Su cuentas 2368 y impuesto de virtual o
formulario ICA
impuesto a presentación Es RTE ICA 135518 retención presencialmente 12. El Contador presenta el formulario 300 en el portal de la DIAN.
municipal
liquidar es Bimestral? municipal
24
13. Si luego de liquidar el impuesto existe saldo a favor;
12 Archivar los
11
recibos
10 Presentar en el pagados
Obtener auxiliar formulario 300 en 14. El Auxiliar contable archiva la declaración para solicitar una devolución.
junto con las
Es IVA cuenta 2408 el portal de la Declaracion
DIAN es
15. Determinar si la presentación es mensual.
13
25
¿Existe saldo a 16. Definir si es Retención en la Fuente por concepto de Renta y Autorretención de Renta.
favor?
Fin
17. Si es Retención en la Fuente por concepto de Renta y Autorretención de Renta el Contador procede a obtener Auxiliares de las cuentas 2365 y Estados Financieros.
14
Archivar
para solicitar 18. El Contador debe obtener y presentar el formulario 350 en el portal de la DIAN.
devolución
24. El Tesorero procede a archivar los recibos pagados junto con las diferentes declaraciones.
176
8.4.2.7.2 Cuestionario de diagnostico
Tabla 54. Cuestionario de diagnóstico proceso impuestos.
PROCESO
CÓDIGO: I-CD001
IMPUESTOS
VERSIÓN: 1
CUESTIONARIO DE
FECHA DE EMISIÓN: 20-02-2017
DIAGNOSTICO
PÁGINA: 1 de 1
ENTREVISTADO: ÉRIKA GERALDINE MORALES RODRÍGUEZ
CARGO: CONTADORA PÚBLICA
CUMPLIMIENTO
CUESTIONAMIENTO
SI NO
1. ¿El proceso es manejado en la empresa? X Sí, es realizado en la empresa.
Al recibir el cargo se dijeron las funciones y
2. ¿Conoce su manual de funciones,
X procedimientos a cargo pero no se encuentran
procesos y procedimientos?
documentados.
3. ¿Existe cumplimiento en la presentación y
Si se obedece a la normatividad y plazos en el
pago de impuestos, retenciones nacionales y X
cumplimiento de las obligaciones tributarias.
municipales?
4. ¿Los impuestos son elaborados por el Los informes los extrae el Contador el cual
contador e inspeccionados por el Revisor X remite la información al Revisor Fiscal para que
Fiscal? apruebe y realice y firme los impuestos.
5. ¿Se ejerce un control efectivo en el No existe control se realizan las actividades pero
X
proceso? estas no se ajustan a la realidad del proceso.
6. ¿Los informes son entregados Los Estados Financieros no cumplen con el
oportunamente para extractar las bases de X principio de oportunidad en la entrega lo cual
los impuestos? genera retrasos y riesgos en la información.
7. ¿Considera que cuenta con las suficientes Si la experiencia me permite realizar bien el
X
habilidades para desarrollar el proceso? proceso.
177
8.4.2.7.3 Mapa de riesgos proceso impuestos
MAPA DE RIESGOS
CLASIFICACIÓN
CONCEPTO PARÁMETROS DE PUNTUACIÓN DEL RIESGO PUNTUACIÓN
En fechas establecidas 1
PAGO DE
1
IMPUESTOS
Después de las fechas establecidas 3
Se elabora 1
LIQUIDACIÓN
DE 1
IMPUESTOS No se elabora 3
IMPUESTOS
Autorizado 1
PERSONAL 3
No autorizado 3
REPORTES 2
Contador y Gerente 2
No se realiza reportes 3
TOTAL 7
Riesgo:
Si existen procesos internos inadecuados, la empresa puede verse afectada con
sanciones y pérdidas monetarias.
178
8.4.2.7.4 Matriz de riesgos proceso impuestos
MATRIZ DE RIESGOS DEL ÁREA CONTABLE DE LA COMPAÑÍA TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS S.A.S
P
R I
CALIFICAC
O M
OBJETIVO ORIGEN TIPO DE ÍNDICE IMPACTO Y IÓN DE LA CALIFICACIÓN DEL CALIFICACIÓN DEL RESPUESTA AL
C SUBPROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE CAUSAS CONSECUENCIAS ÍNDICE PROBABILIDAD PA
PROCESO RIESGO RIESGO PROBABILIDAD PROBABILI IMPACTO RIESGO RIESGO
E CT
DAD
S O
O
Depen
dencia
El proceso
del Apropiación
de
Revisor de la
presentació
Fiscal, normativida
n de
Elaboración falta de d, aplicación
impuestos
de impuestos recurso de
los asume Riesgo
Elaboración a cargo de Intern human Inconvenientes 1 manuales
el revisor de Contador 6 90 ALTO GRAVE INACEPTABLE
de impuestos personal no o o, legales 5 de
fiscal, control
I autorizado descon funciones y
desconoci
M Elaborar, para ello ocimien de procesos
miento de
P presentar, to del y
la
U declarar y código procedimien
normativida
E pagar los de tos.
d
S impuestos comerc
T oportunam io
O ente Este
S proceso es Depen
Tener en
realizado dencia
cuenta las
Duplicidad de por el del
inhabilidade
Presentación funciones, Revisor Riesgo Revisor
Intern Inconvenientes 1 s expresas
y revisión de errores en la Fiscal para de Contador Fiscal, 6 90 ALTO GRAVE INACEPTABLE
o legales 5 en la norma
impuestos liquidación de lo cual se control falta de
para el
impuestos tiene que el recurso
revisor
realiza human
fiscal.
funciones o
cruzadas
Fuente: Elaboración propia.
179
8.4.2.8 Proceso presentación de Estados Financieros
8.4.2.8.1 Flujograma de proceso presentación de Estados Financieros
ÁREA CONTABLE
REVISOR FISCAL ACTIVIDADES
PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
1. El Contador procede a realizar análisis de cuentas a fin de evitar descuadres e inconsistencias en los comprobantes de contabilidad.
Inicio
2. El Contador genera Balance de prueba para entregarlo a Revisor Fiscal para revisión.
EJE CUCIÓN PROCE SO DE PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
3. El Revisor Fiscal aplica sus procedimientos de revisión y pruebas de confiabilidad de la información contendida en el Balance de prueba.
Ejecución proceso
Presentación de
Estados 4. El Revisor Fiscal envía las correcciones y ajustes indicados.
Financieros
6 5
Se procede a Se realizan
presentar los las
Estados correccione
Financieros s y ajustes
indicados
Fin
180
8.4.2.8.2 Cuestionario de diagnóstico proceso presentación de Estados
Financieros.
PROCESO
PRESENTACIÓN DE
CÓDIGO: EF-CD001
ESTADOS
FINANCIEROS
VERSIÓN: 1
CUESTIONARIO DE
FECHA DE EMISIÓN: 20-02-2017
DIAGNOSTICO
PÁGINA: 1 de 1
ENTREVISTADO: ÉRIKA GERALDINE MORALES RODRÍGUEZ
CARGO: CONTADORA PÚBLICA
CUMPLIMIENTO
CUESTIONAMIENTO
SI NO COMENTARIOS
1. ¿El proceso es manejado en la empresa? X Si, es efectuado en la empresa
2. ¿Conoce su manual de funciones, procesos Al recibir el cargo se dijeron las funciones y procedimientos a
X
y procedimientos? cargo pero no se encuentran documentados.
Es anual pero se presenta entrega tardía o posterior de
3. ¿La entrega de informes es anual? X
informes financieros.
4. ¿Los Estados Financieros son elaborados Los Estados Financieros los realiza el Revisor Fiscal, el
por el Contador e inspeccionados por el X Contador hace parte del proceso únicamente en la entrega de
Revisor Fiscal? informes.
5. ¿Se ejerce un control efectivo en el No existe control, las funciones no están asignadas
X
proceso? adecuadamente.
6. ¿Los informes son entregados
oportunamente para extractar las bases de los X No, existe entrega tardía de informes.
impuestos, y para tomar decisiones?
7. ¿Considera que cuenta con las suficientes
X Si la experiencia me permite realizar bien el proceso.
habilidades para desarrollar el proceso?
Dado a que la entrega es tardía, los informes son reportados
8. ¿Se presentan en Marzo informes a la
X y entregados a la Asamblea de Accionista de forma
Asamblea de Accionistas?
extraordinaria.
9. ¿Los informes se obtienen del Software Se tiene el software contable World Office el cual permite
X
contable? exportar informes financieros y contables.
10. ¿Los informes presentan notas a los
Estados Financieros, cumplen normatividad de
acuerdo a la ley 1314 de 2009, están X No se cumple la normatividad vigente.
debidamente firmados por las personas
autorizadas?
En el proceso de presentación se observa falencias en el reconocimiento de funciones y actividades, existe desprogramación en la
entrega de los informes, dichos informes no se ajustan a los nuevos marcos normativos contables exigibles de acuerdo a las
Normas Internacionales de Información Financiera.
Fuente: Elaboración propia.
181
8.4.2.8.3 Mapa de riesgos proceso presentación de Estados Financieros.
MAPA DE RIESGOS
CLASIFICACIÓN
CONCEPTO PARÁMETROS DE PUNTUACIÓN DEL RIESGO PUNTUACIÓN
No existe
1
ERRORES 1
Existen
3
Cumple
1
NORMATIVIDAD
3
VIGENTE No cumple
3
PRESENTACIÓN
DE ESTADOS
FINANCIEROS Autorizado
1
PERSONAL 3
No autorizado
3
INFORMACIÓN 2
Se presenta información inconclusa 2
Riesgos:
Sanciones, desconocimiento del Estado financiero de la compañía
182
8.4.2.8.4 Matriz de Riesgos proceso Estados Financieros.
MATRIZ DE RIESGOS DEL ÁREA CONTABLE DE LA COMPAÑÍA TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS S.A.S
P
R
IM CALIFICAC
O ÍNDICE
ORIGEN TIPO DE PA ÍNDICE IMPACTO Y IÓN DE LA CALIFICACIÓN CALIFICACIÓN DEL RESPUESTA
C OBJETIVO PROCESO SUBPROCESO RIESGO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE CAUSAS CONSECUENCIAS PROBABILIDA
RIESGO RIESGO CT PROBABILIDAD PROBABILI DEL IMPACTO RIESGO AL RIESGO
E D
O DAD
S
O
P Falta de
R procedim
E No se ientos y
S Estructurar analiza las control
Elaboración de Riesgo Cumplir
E Estados cifras sobre la Fraude, errores,
informes Interno de Contador 6 15 90 ALTO GRAVE INACEPTABLE normativid
N Financieros sin extraídas de realizaci sanciones
financieros control ad, realizar
T analizar los reportes ón de
análisis.
A del sistema Estados
C financier
I os
Ó Falta de
N La Revisora Aplicar
control
Personas no fiscal manuales
en el Fraude,
D Elaboración de autorizadas realiza los Riesgo de
procedim incumplimiento de
informes realizan los Interno Estados de Contador 6 15 90 ALTO GRAVE INACEPTABLE procesos,
E iento, normatividad,
Suministrar información financieros Estados Financieros, control procedimie
descono sanciones
Financieros no hay ntos, y
E acerca de la situación cimiento
S financiera, desempeño y auditoria funciones.
de tareas
T cambios para facilitar la
A toma de decisiones
D
O
S
Atender a
No figuran
la
F Los Estados firmados
I Descono Incumpliendo de normativid
Financieros no los Estados Riesgo
Presentación de cimiento requisitos, informes ad vigente
N cumplen Interno financieros, de Contador 6 15 90 ALTO GRAVE INACEPTABLE
A informes del inválidos ante entes ley 1314 de
requisitos no control
proceso superiores 2009
N normativos muestran
C aplicar
notas
políticas
I
E contables.
R
O
S
En los riesgos no solo se deben tener en cuenta los que suceden con más
frecuencia, sino, también a los que la empresa se podría ver sometida por factores
como políticos, económicos, sociales, tecnológicos, ambientales, por esta razón es
necesario que en la empresa se tenga en cuenta la existencia y administración de
los mismos.
184
8.6.1 Diagnóstico inicial
Con las actividades diarias que cada persona realiza en la compañía, y debido a la
falta de segregación de funciones no se hace la pertinente clasificación y
evaluación de los riesgos.
185
8.6.2.1 Manuales de funciones
8.6.2.1.1 Manual de funciones para auxiliar contable
4 Archivar documentos
186
8.6.2.1.2 Manual de funciones para el contador público.
187
8.6.2.1.3 Manual de funciones para el tesorero(a)
188
8.6.2.1.4 Manual de funciones para Gerente comercial
Tabla 61. Manual de funciones para el Gerente comercial.
189
8.6.2.1.5 Manual de funciones del asistente comercial
Tabla 62. Manual de funciones del asistente comercial.
Apoyar el área comercial para cumplir con Manejo de sistemas: World office,
Visitar a los clientes cuando sea pertinente
las metas propuestas en la compañía. Excel, Word Office, Power Point
Administrativos, financieros y
Cumplir con las funciones propuestas
contables.
190
8.6.2.2 Manuales de procesos y procedimientos
8.6.2.2.1 Manual de procesos y procedimientos compras.
Tabla 63. Manual de procesos y procedimientos compras.
FORMATOS RELACIONADOS
CÓDIGO NOMBRE DEFINICIÓN
Es un documento emitido por el comprador, con el
C-OC001 ORDEN DE COMPRA detalle y la cantidad de mercancía requerida.
La factura es el documento soporte emitido por el
proveedor en el cual están los datos de la compra o
C-FC001 FACTURA DE COMPRA
servicio, dicha factura debe cumplir los requisitos del
Art. 617 del E.T.
Documento soporte emitido por personas naturales no
C-CC001 CUENTA DE COBRO comerciantes que presten servicios o vendan bienes.
191
Formatos aplicables proceso compras.
192
Ilustración 54 FACTURA DE COMPRA
193
Ilustración 55 CUENTA DE COBRO
Valor correspondiente a: Arriendo finca Santa Mónica de Fagua Chía- Cultivo de flores durante el
mes de abril de 2017
$
LA SUMA DE: 5.000.000
$
Retención en la fuente 3,5 175.000
$
Rete Ica 8* 1000 40.000
$
TOTAL 4.785.000
$
NETO A PAGAR 4.785.000
194
8.6.2.2.2 Manual de procesos y procedimientos facturación.
Tabla 64. Manual de procesos y procedimientos facturación.
FORMATOS RELACIONADOS
CÓDIGO NOMBRE DEFINICIÓN
Es un documento que se utiliza como constancia de la
F-R001 REMISIÓN entrega de un pedido.
Es el soporte contable y título valor de una operación de
F-FV001 FACTURA DE VENTA venta atendiendo a los requisitos del Art. 617 del E.T.
195
Formatos aplicables proceso facturación.
Ilustración 56 Remisión
196
Ilustración 57 Factura de venta Extranjero.
197
Ilustración 58 Factura de venta Nacional
198
Ilustración 59 Factura fiscal
FECHA NOTA N° RECIBIDO N° SAE GUÍA ÁREA PRODUCTO CAJAS UNIDADES PESO BRUTO VALOR
02/Jan/2017 653063 1678 806755476576 406-0442-5562 BOUQUETE 7,00 140,00 56,00 392,00
03/Jan/2017 653067 1608 806755476577 406-0442-5563 BOUQUETE 23,00 450,00 184,00 4232,00
05/Jan/2017 653069 1656 806755476578 406-0442-5564 BOUQUETE 22,00 430,00 80,00 1760,00
08/Jan/2017 653071 1708 806755476579 406-0442-5565 BOUQUETE 2,00 20,00 16,00 32,00
10/Jan/2017 653074 1756 806755476580 406-0442-5566 BOUQUETE 12,00 300,00 120,00 1440,00
13/Jan/2017 653078 1734 806755476581 406-0442-5567 BOUQUETE 7,00 140,00 56,00 392,00
15/Jan/2017 654597 1623 806755476582 406-0442-5568 BOUQUETE 3,00 60,00 24,00 72,00
18/Jan/2017 654790 1745 806755476583 406-0442-5569 BOUQUETE 17,00 340,00 64,00 1088,00
21/Jan/2017 656340 1733 806755476584 406-0442-5570 BOUQUETE 9,00 170,00 72,00 648,00
23/Jan/2017 656890 1677 806755476585 406-0442-5571 BOUQUETE 2,00 40,00 16,00 32,00
TOTAL BOUQUETE 104,00 2090,00 2778,00 10776,00
02/Jan/2017 653063 1678 806755476576 406-0442-5562 ROSA 2 500,00 16,00 100,00
03/Jan/2017 653067 1608 806755476577 406-0442-5563 ROSA 2 500,00 16,00 100,00
05/Jan/2017 653069 1656 806755476578 406-0442-5564 ROSA 2 500,00 8,00 100,00
08/Jan/2017 653071 1708 806755476579 406-0442-5565 ROSA 2 500,00 8,00 100,00
10/Jan/2017 653074 1756 806755476580 406-0442-5566 ROSA 31 4464,00 248,00 2492,00
TOTAL ROSA 39,00 6464,00 296,00 2892,00
199
Ilustración 60 Invoice
INVOICE F-I001
Teléfono Contado
Vendedor Crédito X
CAJAS FULL PIEZAS UNIDAD VARIEDADES V/R Bqt Rms X HB VR. UNITARIO VR. TOTAL
200
Ilustración 61 Orden de pedido
201
8.6.2.2.3 Manual de procesos y procedimientos tesorería
FORMATOS RELACIONADOS
CÓDIGO NOMBRE DEFINICIÓN
Es el documento que establece la cuantía definitiva,
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL FONDO DE CAJA
T- ACFCM001 responsable y las instrucciones para el manejo de
MENOR
la caja menor.
Es la devolución o reintegro de un monto a través
T-RCM001 REEMBOLSO DE CAJA MENOR de una solicitud cuando se ha excedido en la
disminución del monto de la caja menor en un 70%.
Es el control que busca prevenir riesgos y fraudes;
permite comprobar que lo que se encuentra en la
T-ACM001 ARQUEO DE CAJA MENOR cuenta contable del efectivo corresponda a su saldo
real en caja (monedas, billetes, vales, cheques) en
un periodo determinado.
Es el documento utilizado en el software contable
para registrar los pagos recibidos de los clientes por
T-RC001 RECIBO DE CAJA medio de transferencias en cuenta bancaria,
consignaciones, cheques denominados en moneda
nacional y extranjera.
Es el documento utilizado en el software contable
en el cual se registran salidas de dinero de los
T-CE001 COMPROBANTE DE EGRESO
bancos como pagos a proveedores, empleados,
servicios públicos.
Es el documento del software contable que se
T-NC001 NOTA DE CONTABILIDAD utiliza para registrar los gastos de las cuentas
bancarias de la empresa.
Es el número que genera el banco extranjero al
T-OP001 ORDEN DE PAGO momento de realizar la transferencia al banco
nacional.
Es el formulario utilizado para legalizar ante el
T-F001 FORMULARIO No. 2
Banco de la República la entrada de divisas al país.
Es el documento propio del banco que permite
consignar los datos de la negociación de las divisas
T-FCD001 FORMULARIO DE COMPRA DE DIVISAS
como; consecutivo, valor dólares negociados, fecha
reintegro y cuenta para el abono.
202
Tabla 66. Continuación manual de procesos y procedimientos tesorería.
DILIGENCIAMIENTO
Diligenciar el formato de Reembolso de caja menor para posterior
REEMBOLSO DE CAJA AUXILIAR CONTABLE
análisis y aprobación por parte de la Gerencia.
MENOR
REGISTRO DESEMBOLSO Registro del desembolso del dinero por gastos efectuados para la
TESORERO
DEL DINERO reposición del fondo de caja menor
203
Tabla 67. Continuación manual de procesos y procedimientos tesorería.
204
Tabla 68. Continuación manual de procesos y procedimientos tesorería.
205
Formatos aplicables proceso tesorería.
Ilustración 62 Arqueo de caja
206
Fuente:6 Archivo Titanium Flowers Investments S.A.S
TOTAL 390.003
207
Ilustración 64 Recibo de caja menor
BENEFICIARIO
FECHA DE CHEQUE
FECHA DOCUMENTO VENCIMIENTO ELABORADO POR N°
REVISADO POR
APROBADO POR CC/NIT
208
Ilustración 65 Comprobante de egreso
209
Ilustración 66 Nota de contabilidad
210
Ilustración 67. Formato Declaración de cambio de divisas
211
8.6.2.2.4 Manual de procesos y procedimientos cartera
FORMATOS RELACIONADOS
CÓDIGO NOMBRE DEFINICIÓN
Es el soporte contable y título valor de una operación de venta
atendiendo a los requisitos del Art. 617 del E.T.
212
Tabla 70. Continuación Manual de procesos y procedimientos cartera.
213
8.6.2.2.5 Manual de procesos y procedimientos nómina
FORMATOS RELACIONADOS
CÓDIGO NOMBRE DEFINICIÓN
Es el formato diseñado para elaborar la nómina con liquidación
de los días laborados junto con los pagos vigentes a entidades
N-PP001 PLANILLA DE PAGO NOMINA conexas al proceso.
FORMATO NOTIFICACIÓN PAGO Documento soporte del pago o abono en cuenta bancaria de
N-PE001
ELECTRÓNICO un empleado.
PROCEDIMIENTO DE CÁLCULO, LIQUIDACIÓN, CONTABILIZACIÓN Y PAGO DE NÓMINA
ASPECTO RESPONSABLE ACTIVIDADES
Controlar entradas y salidas de empleados, pasar a más tardar
los días (13) y (27) el informe de novedades para la liquidación
CONTROL E INFORME DE
AUXILIAR CONTABLE de la nómina.
NOVEDADES
214
Formatos aplicables proceso nómina.
NOMBRES
Y TOTAL
N APELLIDO PENSIÓ PÓLIZ EMBARGO RESPONSABILIDADE DEDUCIBL NETO A A
° DPTO. S CC. SALUD N A LIBRANZA ANTICIPOS S S E PAGAR
1
2
3
4
5
6
215
8.6.2.2.6 Manual de procesos y procedimientos información de medios
magnéticos
FORMATOS RELACIONADOS
CÓDIGO NOMBRE DEFINICIÓN
Es un archivo que otorga la DIAN en el cual se debe
PREVALIDADOR DIAN PREVALIDADOR DIAN procesar toda la información de medios magnéticos.
216
8.6.2.2.7 Manual de procesos y procedimientos impuestos
FORMATOS RELACIONADOS
CÓDIGO NOMBRE DEFINICIÓN
Impuesto indirecto de orden nacional que recae sobre
bienes, servicios e importaciones gravadas con el impuesto.
217
Tabla 74. Continuación Manual de procesos y procedimientos impuestos.
FIRMAS
218
Formatos aplicables proceso impuestos
219
Ilustración 70 Declaración de retención Industria y Comercio Reteica
220
Ilustración 71 Declaración de Retención en la Fuente
221
Manual de procesos y procedimientos presentación de Estados Financieros
PROCESO PRESENTACIÓN DE
ESTADOS FINANCIEROS CÓDIGO: EF-MPP001
MANUAL DE PROCESOS Y VERSIÓN: 1
PROCEDIMIENTOS FECHA DE EMISIÓN: 20-02-2017
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLES
Preparar Estados Financieros Este proceso es aplicable a todas las Auxiliar Contable
comprensibles, útiles, pertinentes, actividades relacionadas con la Contador
confiables, y comparables que elaboración de Estados Financieros,
ayuden a la toma de decisiones de abarca desde la operación que genera un
la compañía. registro contable hasta la presentación de
información financiera.
FORMATOS RELACIONADOS
CÓDIGO NOMBRE DEFINICIÓN
Estado financiero que refleja la información financiera de
EF-BG001 BALANCE GENERAL los activos, pasivos y patrimonio.
PRESENTACIÓN DE ESTADOS
AUXILIAR CONTABLE- CONTADOR
FINANCIEROS
222
8.6.2.3 Manuales de políticas
8.6.2.3.1 Manuales de políticas contables bajo NIIF y por procesos
contables.
2. Grupos de usuarios
Existen tres grupos de usuarios de las Normas Internacionales de Información
Financiera según la ley 1314 de 2009 donde para este caso se especifica el grupo
de usuario al cual corresponde la compañía.
b. Empresas que tengan Activos totales por valor entre quinientos (500) y
treinta mil (30.000) SMMLV o planta de personal entre once (11) y
doscientos (200) trabajadores, y que no sean emisores de valores ni
entidades de interés público; y
223
3. Políticas contables
3.1 Definición
a. Comprensibilidad.
b. Relevancia.
c. Materialidad o importancia relativa.
d. Fiabilidad.
e. La esencia sobre la forma.
f. Prudencia
g. Integridad.
h. Comparabilidad.
i. Oportunidad.
j. Equilibrio entre costo y beneficio.
224
forma más rápida y eficiente a las diferentes necesidades de la información
contable.
Es por esta razón que surge la necesidad de implementar políticas contables que
coadyuven a generar información suficiente y necesaria para los fines pertinentes
de la compañía.
225
NOMBRE DEL ENTE ECONÓMICO TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS
S.A.S
POLÍTICAS CONTABLES DOCUMENTO: Manual de Políticas
Contables
CÓDIGO: MPC_01 EDICIÓN 01 PÁGINA 1 DE 9
226
NOMBRE DEL ENTE ECONÓMICO TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS
S.A.S
POLÍTICAS CONTABLES DOCUMENTO: Manual de Políticas
Contables
CÓDIGO: MPC_01 EDICIÓN 01 PÁGINA 2 DE 9
Negocio en marcha
227
NOMBRE DEL ENTE ECONÓMICO TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS
S.A.S
POLÍTICAS CONTABLES DOCUMENTO: Manual de Políticas
Contables
CÓDIGO: MPC_01 EDICIÓN 01 PÁGINA 3 DE 9
Bajo las normas de información financiera para Pymes, se presentan dos clases
de medición de los diferentes rubros en la presentación de Estados Financieros
como son:
Costo histórico
Valor razonable
Titanium Flowers Investments S.A.S, medirá los importes por los cuales puede ser
intercambiado un activo cancelado un pasivo, entre comprador y vendedor
interesado e informado, que realizan una transacción en condiciones de mutua
independencia. (Sección 2, p. 2.34 b).
228
NOMBRE DEL ENTE ECONÓMICO TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS
S.A.S
POLÍTICAS CONTABLES DOCUMENTO: Manual de Políticas
Contables
CÓDIGO: MPC_01 EDICIÓN 01 PÁGINA 4 DE 9
Cada vez que se realice un pago por parte de los clientes al banco, el
mismo deberá enviar la consignación o el soporte de pago electrónico para
realizar el registro contable.
118
GODOY, Eduardo. Aplicación contable para pequeñas y medianas empresas. 1 ed. Bogotá
D.C.: Nueva Legislación, 2016. 38 p. ISBN 978-958-59514-2-6.
229
NOMBRE DEL ENTE ECONÓMICO TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS
S.A.S
POLÍTICAS CONTABLES DOCUMENTO: Manual de Políticas
Contables
CÓDIGO: MPC_01 EDICIÓN 01 PÁGINA 5 DE 9
Son el reconocimiento y medición de las cuentas por cobrar, las cuales agrupan
las cuentas por cobrar a terceros, donde dichas cuentas de cobro son
formalizadas a través de facturas representadas así en un derecho de cobro.
230
NOMBRE DEL ENTE ECONÓMICO TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS
S.A.S
POLÍTICAS CONTABLES DOCUMENTO: Manual de Políticas
Contables
CÓDIGO: MPC_01 EDICIÓN 01 PÁGINA 6 DE 9
231
NOMBRE DEL ENTE ECONÓMICO TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS
S.A.S
POLÍTICAS CONTABLES DOCUMENTO: Manual de Políticas
Contables
CÓDIGO: MPC_01 EDICIÓN 01 PÁGINA 7 DE 9
4.1.2 PASIVO
A. POLÍTICAS DE LAS CUENTAS POR PAGAR
232
NOMBRE DEL ENTE ECONÓMICO TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS
S.A.S
POLÍTICAS CONTABLES DOCUMENTO: Manual de Políticas
Contables
CÓDIGO: MPC_01 EDICIÓN 01 PÁGINA 8 DE 9
4.1.3 PATRIMONIO
A. POLÍTICAS DEL CAPITAL SOCIAL
Los instrumentos de patrimonio deben ser medidos al valor razonable del
efectivo u otros recursos recibidos o por recibir netos de los costos directos
de emisión de los instrumentos de patrimonio. (Sección 22, p.22.8)
233
NOMBRE DEL ENTE ECONÓMICO TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS
S.A.S
POLÍTICAS CONTABLES DOCUMENTO: Manual de Políticas
Contables
CÓDIGO: MPC_01 EDICIÓN 01 PÁGINA 9 DE 9
4.2.2 GASTOS
A. POLÍTICAS DE LOS GASTOS
La empresa registra sus egresos de acuerdo al método contable del
devengado.
Los desembolsos de dinero de la organización se presentan mediante el
pago a sus proveedores y otros terceros dependientes a las actividades de
la empresa.
Se necesitara el Rut como documento base para el soporte y registro de un
tercero nuevo junto con la cuenta de cobro y factura respectiva.
234
POLÍTICAS DE PROCESOS DEL ÁREA CONTABLE
La política de compra tiene como finalidad establecer unos parámetros los cuales
se deben cumplir a la hora de adquirir los productos a los proveedores, de esta
manera se pretende minimizar los riesgos en la compra de los insumos.
235
NOMBRE DEL ENTE ECONÓMICO TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS
S.A.S
POLÍTICAS DE FACTURACIÓN DOCUMENTO: Manual de Políticas
de facturación.
CÓDIGO: PDF_01 EDICIÓN 01 PÁGINA 1 DE 1
4. Se debe estar al día con todos los impuestos correspondientes para que la
empresa no acarre con sanciones.
5. Realizar la factura fiscal por cada cliente, para tener un reporte de todos
los despachos que se han realizado durante el mes.
236
NOMBRE DEL ENTE ECONÓMICO TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS
S.A.S
POLÍTICAS DE CARTERA DOCUMENTO: Manual de Políticas
de cartera.
CÓDIGO: PDC_01 EDICIÓN 01 PÁGINA 1 DE 1
Esta política se realiza con la finalidad de dejar por escrito los pasos a seguir, para
que al llegar un nuevo individuo a esta área tenga establecido cuales son los
parámetros que se tienen que tener en cuenta para cartera.
4. El valor de las ventas que no son canceladas por los clientes constituye una
perdida para la empresa y por ende se debe registrar como un gasto.
237
NOMBRE DEL ENTE ECONÓMICO TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS
S.A.S
POLÍTICAS DE TESORERÍA DOCUMENTO: Manual de Políticas
de tesorería.
CÓDIGO: PDT_01 EDICIÓN 01 PÁGINA 1 DE 1
2. Se debe girar los cheques el día acordado con el proveedor para que no se
presenten inconvenientes.
3. Las facturas que ya hayan sido pagadas tiene que tener el sello de cancelado
de lo contrario no serán válidas para la empresa.
238
NOMBRE DEL ENTE ECONÓMICO TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS
S.A.S
POLÍTICAS DE NÓMINA DOCUMENTO: Manual de Políticas
de nómina
CÓDIGO: PDN_01 EDICIÓN 01 PÁGINA 1 DE 1
2. Pasar las novedades de días trabajados y las horas extras que se reporten
con cada trabajador, para que la temporal pueda calcular bien el valor a
pagar.
239
NOMBRE DEL ENTE ECONÓMICO TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS
S.A.S
POLÍTICAS DE IMPUESTOS DOCUMENTO: Manual de Políticas
de impuestos
CÓDIGO: PDI_01 EDICIÓN 01 PÁGINA 1 DE 1
Los impuestos es un tema que hay que tenerlo muy presente en la entidad, se
trata de mantener una situación tributaria eficiente y eficaz, que ayude a minimizar
y mitigar los riesgos en la compañía, hay que tener en cuenta que un mal cálculo
de impuestos o el no pago de estos puede acarrear con sanciones y costos
inesperados.
Su objetivo principal es que se cumpla con la normatividad establecida, para que
no se presente riesgo en la parte legal.
Es por esta razón que se plantaron las siguientes políticas:
240
NOMBRE DEL ENTE ECONÓMICO TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS
S.A.S
POLÍTICAS DE INFORMACIÓN DOCUMENTO: Manual de Políticas
EXÓGENA de información exógena
CÓDIGO: PDIE_01 EDICIÓN 01 PÁGINA 1 DE 1
119
DAFP. Guía para la administración del riesgo [en línea]. 4 ed. [Bogotá, Colombia]: DAFP, Sept.
2011 [citado 07 nov, 2016]. Disponible en internet: < URL:
https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/506911/1592.pdf/73e5a159-2d8f-41aa-8182-
eb99e8c4f3ba>.
241
La rendición de cuentas y responsabilidades de la gestión de riesgos;
120
ISO. Norma ISO 31000 versión 2009: Gestión de riesgos- principios y guías [en línea]. 1 ed.
[citado 07 nov, 2016]. Disponible en internet: < URL: http://gestion-calidad.com/wp
content/uploads/2016/09/iso_31000_2009_gestion_de_riesgos.pdf>.
121
GRANDA, Rubén. Manual de control interno sectores público- privado y solidario. Un modelo
simplificado y práctico. 3 ed. Bogotá D.C.: Nueva Legislación, 2009. 328 p. ISBN 978-958-8371-16-
0.
242
NOMBRE DEL ENTE ECONÓMICO TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS
S.A.S
POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTO: Manual de Políticas
DEL RIESGO de Administración del Riesgo
CÓDIGO: MPAR_01 EDICIÓN 01 PÁGINA 1 DE 8
1. DEFINICIÓN
2. OBJETIVO
3. ALCANCE
122
ESTUPIÑAN, Rodrigo. Administración de riesgos ERM y la auditoría interna. 2 Ed. Bogotá D.C.:
Ecoe Ediciones, 2015. 27 p. ISBN 978-958-771-112-7.
243
NOMBRE DEL ENTE ECONÓMICO TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS
S.A.S
POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTO: Manual de Políticas
DEL RIESGO de Administración del Riesgo
CÓDIGO: MPAR_01 EDICIÓN 01 PÁGINA 2 DE 8
de interés, aumento de precios, pérdida de imagen, por inexistencia de auditoria y
controles.
244
NOMBRE DEL ENTE ECONÓMICO TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS
S.A.S
POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTO: Manual de Políticas
DEL RIESGO de Administración del Riesgo
CÓDIGO: MPAR_01 EDICIÓN 01 PÁGINA 3 DE 8
245
NOMBRE DEL ENTE ECONÓMICO TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS
S.A.S
POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTO: Manual de Políticas
DEL RIESGO de Administración del Riesgo
CÓDIGO: MPAR_01 EDICIÓN 01 PÁGINA 4 DE 8
Figura 1 Clases de riesgos empresariales
Fuente: ESTUPIÑAN, Rodrigo. Administración de riesgos ERM y la auditoria interna. 1 ed. Bogotá D.C.: Ecoe
ediciones. 2006. 103 p. ISBN 978-648-434-3.
246
NOMBRE DEL ENTE ECONÓMICO TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS
S.A.S
POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTO: Manual de Políticas
DEL RIESGO de Administración del Riesgo
CÓDIGO: MPAR_01 EDICIÓN 01 PÁGINA 5 DE 8
247
NOMBRE DEL ENTE ECONÓMICO TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS
S.A.S
POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTO: Manual de Políticas
DEL RIESGO de Administración del Riesgo
CÓDIGO: MPAR_01 EDICIÓN 01 PÁGINA 6 DE 8
Garantizar, la correcta utilización de los instrumentos para la cobertura de
los riesgos y su registro.
Alinear, mediante esta política todas las políticas específicas que sean
necesarias desarrollar en materia de riesgos.
248
NOMBRE DEL ENTE ECONÓMICO TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS
S.A.S
POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTO: Manual de Políticas
DEL RIESGO de Administración del Riesgo
CÓDIGO: MPAR_01 EDICIÓN 01 PÁGINA 7 DE 8
La revisión crítica de esta política con otros procesos de gestión del riesgo
con el fin de tener mejores prácticas.
Llevar a cabo una gestión integral del riesgo integrada en los procesos del
negocio y de toma de decisiones.
249
NOMBRE DEL ENTE ECONÓMICO TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS
S.A.S
POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTO: Manual de Políticas
DEL RIESGO de Administración del Riesgo
CÓDIGO: MPAR_01 EDICIÓN 01 PÁGINA 8 DE 8
Se debe velar porque las políticas de gestión de riesgos identifiquen los niveles de
riesgo que la compañía considere aceptables de acuerdo a su grado de impacto.
Se definirán políticas específicas de riesgos en las cuales están incluidos los
niveles de riesgos, que orientan a maximizar y proteger el valor económico de la
compañía.
250
10. EVALUACIÓN DEL RIESGO
Para la evaluación del riesgo se debe tener en cuenta la posición del riesgo en la
matriz según los siguientes criterios:
Una vez se realice la valoración de riesgo, éste se define inherente puesto que se
encuentra frente a ausencia de controles para su mitigación.
Si el proceso tiene actividades de mitigación del riesgo deben ser valorados para
efectos de toma de decisiones, por cuanto se debe evaluar los controles en cuanto
a herramientas y seguimiento realizado.
Una vez implantadas las acciones de control de los riesgos que es la valoración
después de controles se cataloga el riesgo como residual puesto que permanece
después del proceso de respuesta a los riesgos.
251
Para los riesgos calificados en las zonas extremas y alta se deben establecer
planes de contingencia para minimizar o corregir el riesgo materializado.
Dichos planes deben ser divulgados, para finalmente publicar los resultados de la
gestión de administración del riesgo en la página web
Los empleados están comprometidos con la compañía, es por esta razón que se
informa oportunamente sobre los problemas que se presentan en la empresa para
que se tome las medidas correctivas, antes de que ya no se pueda hacer nada; sin
embargo, muchas veces no se les da respuesta a los problemas que los
empleados presentan o informan.
Cuentan con un buen software contable que ha sido de gran beneficio a la hora de
llevar las contabilizaciones a cabo, pero se debe tener un buen manejo de este
para que no se presenten inconvenientes, además se deberían hacer
capacitaciones para un mejor uso de este programa, las cuales no se han hecho.
252
Falta una mejor comunicación entre contador Público y Gerente General para
informar el Estado de la compañía, esto sucede debido a que no se han
establecido las funciones de los empleados y debido a la segregación de
funciones, en efecto no les queda tiempo para hacer un informe detallado sobre el
Estado económico de la empresa.
123
ESTUPIÑAN, Rodrigo. Administración de riesgos ERM y la auditoria interna. 2 edición. Bogotá
D.C.: Ecoe ediciones. 2015. 23 p. ISBN 978-958-771-112-7.
253
Monitoreo.124 La comunicación se produce en sentido amplio; en todas las
direcciones, donde fluye hacia abajo, a través y hacia arriba de la empresa.
INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN CÓDIGO: IC-MIC001
MANUAL DE VERSIÓN: 1
INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN FECHA DE EMISIÓN: 20-02-2017
124
ESTUPIÑAN, Rodrigo. Administración de riesgos ERM y la auditoria interna. 2 edición. Bogotá
D.C.: Ecoe ediciones. 2015. 23 p. ISBN 978-958-771-112-7.
254
Esta comunicación está enfocada a la divulgación de políticas e información
originada dentro de la empresa para la identificación de los objetivos, estrategias,
planes, programas, procesos trazados en la misión y visión de la empresa.
Así el fracaso o éxito de las comunicaciones con los diferentes usuarios, tanto
internos como externos radica en el liderazgo de la alta dirección y de los líderes
de procesos quienes están comprometidos con la comunicación, la cual es vital
para el logro de los objetivos empresariales.
3. COMUNICACIÓN INFORMATIVA
Esta comunicación se define en la forma de decir algo para enterar a una o varias
personas sobre la idea de una temática de manera que estén informados; su
finalidad es garantizar la difusión oportuna de la información de la empresa sobre
aspectos como funcionamiento, gestión y resultados de forma amplia y
transparente hacia los diferentes grupos de interés.
Se debe garantizar la generación de confianza mediante la definición de políticas
de comunicación y formulación de parámetros que orienten el manejo de la
información y la comunicación.
3.1 COMUNICACIÓN EN TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS S.A.S
Es indispensable la comunicación efectiva entre los niveles jerárquicos así como
hacia el entorno, por ello a través de la gerencia, se debe unir e integrar los
factores y técnicas a través de los medios y recursos para una adecuada
comunicación la cual debe ser el eje fundamental de apoyo al logro de los
objetivos.
Por esto se deben tener en cuenta los temas de comunicación intangibles, que
generar valor en la institución, los cuales toman un gran significado de
consolidación de imagen. Estos intangibles son; la marca, la imagen ética, y la
comunicación interna.
4. ÉTICA
La responsabilidad y la ética comunicativa, son aspectos sumamente importantes
pues el informar debe basarse en principios objetividad, imparcialidad y realidad
bajo un lenguaje apropiado que no tenga finalidad diferente a la de informar,
ejerciendo el derecho de la libre expresión bajo la premisa de la búsqueda de la
verdad.
5. MEDIOS DE COMUNICACIÓN
Son las herramientas de comunicación utilizadas por la empresa para garantizar la
divulgación, circulación, oportuna, y veraz de la información hacia los diferentes
grupos de interés.
6. ASPECTOS GENERALES PARA EL MANEJO DE LA COMUNICACIÓN
INTERNA Y EXTERNA
255
6.1 GERENCIA
Es el órgano encargado de difundir la comunicación y el acontecer de la empresa,
además de promover, gestionar y conservar la imagen institucional a nivel interno
y externo logrando con ello establecer su posicionamiento.
6.2 REPRESENTANTE LEGAL
Es la persona que tiene una mayor responsabilidad sobre la imagen de la
empresa, puesto que en el recae la elaboración de políticas de comunicación,
donde debe establecer cuál es el mensaje y la forma de difundirlo interna y
externamente.
Dentro de sus funciones con relación a la información y la comunicación están las
siguientes:
Elaborar, dar a conocer y velar por el cumplimiento del manual de
información y comunicación.
Construir el camino de posicionamiento de la empresa.
Gestionar y medir el impacto de la imagen ética de la empresa.
Afianzar la imagen interna y externa en una sola línea.
Convertir a la comunicación en un componente transversal de mutua
colaboración entre todas las áreas de la organización.
Elaborar estrategias de comunicación que fortalezcan el ambiente de
control, buscando siempre afianzar el sentido de pertenencia entre todo el
personal.
7. POLÍTICA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
La política de información y comunicación establece la relación entre la empresa y
los grupos de interés; determina los espacios de encuentro e intercambio y
fortalece la identidad institucional.
Esta política está encaminada a orientar la forma y desarrollo de los diversos
medios de información, permitiendo el perfeccionamiento de la cultura y valores
organizacionales con el fin de mejorar la calidad de los servicios y ambiente
organizacional.
8. OBJETIVO
Desarrollar estrategias de comunicación e información organizacional, utilizando
los medios de comunicación que garanticen el posicionamiento de la imagen
institucional además de la divulgación e intercambio oportuno y transparente de
información.
9. POLÍTICAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Regulación de las comunicaciones.
Posicionamiento de la empresa.
256
Monitoreo de los procesos.
Fortalecimiento de los medios de comunicación.
9.1 POLÍTICAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERNA
La empresa mantendrá informados a sus usuarios internos de las diferentes
informaciones que intervengan en el desarrollo de sus operaciones, además
promoverá los canales de comunicación con el fin de facilitar las relaciones entre
los diferentes usuarios internos como empleados, líderes de procesos, y
directivos.
A través de una comunicación efectiva, se pretende lograr lo siguiente;
La construcción de identidad dentro de un ambiente de motivación y
confianza.
Romper con la noción de áreas independientes que bloquean el flujo de la
información y comunicación.
La información llegue a todos los empleados.
Libre expresión sin importar la ubicación jerárquica.
La circulación de la comunicación en todos los niveles.
9.2 POLÍTICAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN EXTERNA
Están enfocadas hacia los usuarios externos de la empresa, donde se pretende
consolidar a la empresa, dirigiendo en forma adecuada la información hacia ellos,
fortaleciendo la imagen ética contribuyendo a su crecimiento.
Se consideran usuarios externos, los clientes, proveedores, acreedores, entes
regulatorios y demás usuarios locales, nacionales e internacionales.
9.3 MEDIOS DE COMUNICACIÓN EMPRESARIAL
Los medios de comunicación establecidos en Titanium Flowers Investments S.A.S
son:
Actas, documentos, informes, cartas, memorandos. Evidencia- Formatos de
los documentos.
Correo electrónico. Evidencia- Correo electrónico.
Correos masivos.
Líneas telefónicas y líneas móviles.
9.4 POLÍTICA INSTITUCIONAL DEL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN DE
LOS USUARIOS
Titanium Flowers Investments S.A.S de acuerdo a la normatividad contemplada en
la ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la
protección de datos personales” y en el Decreto 1377 de 2013; establece una
política de tratamiento de la información de los grupos de interés como entidad
tratante de los datos personales de los usuarios tanto internos como externos.
257
9.4.1 ÁREA RESPONSABLE DE CAPTURAR Y TRATAR DATOS
PERSONALES
La empresa ha establecido el área de contabilidad en conjunto con asistencia
administrativa para realizar el tratamiento y aprehender los datos personales de
los usuarios.
9.4.2 DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LA
INFORMACIÓN
Garantizar a los usuarios el derecho del Habeas Data.
Informar al usuario la finalidad de la recolección y los derechos que le
corresponden.
Conservar la información bajo las medidas de seguridad necesarias para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible.
Actualizar la información adoptando las medidas necesarias para que se
mantenga actualizada.
Exigir al responsable del tratamiento respeto de las condiciones de
seguridad y privacidad de la información del usuario.
9.4.2 PROCEDIMIENTO DEL TRATAMIENTO
Los datos personales que se presentan a tratamiento son; nombres y apellidos,
documento de identidad, domicilio, región, país, ciudad, teléfono fijo, teléfono
móvil, dirección de correo electrónico, quejas y reclamos.
Titanium Flowers Investments S.A.S no solicita ni realiza tratamiento de datos
considerados sensibles.
9.4.3 DERECHOS DE LOS USUARIOS
Los derechos son conocer, actualizar, y solicitar la rectificación o supresión de
datos, saber que uso ha hecho la empresa con sus datos personales y revocar en
cualquier momento la autorización de la inclusión de sus datos en las bases de
datos de la empresa.
Para ejercer estos derechos los usuarios pueden contactarse con la línea de
atención de la empresa.
Proyectó:
Diana Carolina Rodríguez Bastidas
Lidy Andrea Rojas Ramírez
Equipo asesor
258
Formato peticiones, quejas y reclamos
INFORMACIÓN Y
CÓDIGO: IC-FPQRS001
COMUNICACIÓN
CONSECUTIVO
FECHA
PETICIÓN___ QUEJA___ RECLAMO___ SUGERENCIA___
TIPO DE SOLICITUD: FELICITACIÓN___
ANEXOS SÍ___ NO___
NOMBRES Y APELLIDOS
DIRECCIÓN
TELÉFONO
CORREO ELECTRÓNICO
DESCRIPCIÓN DE LA SOLICITUD
FIRMA SOLICITANTE
259
8.8 Monitoreo
“Son múltiples las actividades que sirven para monitorear la efectividad del control
interno en el curso ordinario de las operaciones. Incluyen actores regulares de
administración y supervisión, comparaciones, conciliaciones y otras acciones
rutinarias”125
125
MANTILLA B. Samuel Alberto, Control Interno: Informe COSO, ECOE Ediciones, Bogotá -
Colombia 2007, 83p.
260
Las actividades que existen para supervisar los procesos de control interno son
muchas las cuales se pueden hacer diariamente con cada actividad que se realiza
en el área contable, por esta razón es necesario contar con una supervisión
continua que permita evaluar cada uno de los componentes del control interno,
con la finalidad de comprobar el buen funcionamiento de estos.
En el área contable pueden surgir factores tanto internos como externos que
cambian de un momento a otro la dirección de los procesos, y el monitoreo que
resultaba eficiente en el proceso dejan de ser el adecuados y no brindan
seguridad, poniendo en riesgo el buen funcionamiento de la compañía.
126
ESTUPIÑAN, Rodrigo. (Control Interno y fraudes: Análisis de informe coso I, II y III con base en
los ciclos transaccionales). 3 Ed. Bogotá D.C.: Ecoe Ediciones, 2015. 65 p. ISBN 978-771-162-2.
127
MANTILLA B. Samuel Alberto, Control Interno: Informe COSO, ECOE Ediciones, Bogotá -
Colombia 2007, 113p.
261
8.8.2.3 Supervisión de procesos
CÓDIGO: M-ID001
VERSIÓN: 1
INFORME DE DEFICIENCIAS
FECHA DE EMISIÓN: 20-02-2017
PÁGINA: 1 de 1
ÁREA: CONTABLE
PROCESO:
DESCRIPCIÓN DE LAS DEFICIENCIAS
262
CONCLUSIONES
263
El componente de actividades de control, reflejo la ausencia de políticas y
procedimientos por tanto se diseñó los manuales de funciones, procesos y
procedimientos junto con los formatos aplicables, manuales de políticas contables
y políticas de administración del riesgo, para ayudar a asegurar la efectiva
respuesta al riesgo.
En el componente información y comunicación en el conocimiento del diagnóstico
inicial existen falencias en el manejo de la información y comunicación, por tal
razón se estableció un manual de información y comunicación junto con el formato
de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias para el buen manejo de este
elemento trasversal, para permitir un desempeño adecuado de las funciones y
responsabilidades del personal.
El diseño del componente monitoreo inicia con un diagnóstico, donde se da a
conocer la ausencia de supervisión constante sobre las operaciones y la
administración de riesgos para hacer las modificaciones necesarias, seguidamente
se proyectó las actividades administrativas ongoing, las evaluaciones separadas y
la supervisión de procesos mediante informes de deficiencias a fin de obtener las
debilidades y falencias encontradas en el sistema de control interno.
264
RECOMENDACIONES
265
información la empresa no está exenta de su obligatoriedad por lo tanto es
necesario que el control interno, la administración el riesgo empresarial y los
esquemas de gobierno corporativo haga parte de su lenguaje y actividades.
Dar a conocer al personal los manuales de funciones, procesos y procedimientos
teniendo en cuenta las políticas contables, de administración de riesgos de
información y comunicación y de conducta ética.
Desde el área de sistemas ver la posibilidad de crear una página web que permita
afianzar el proceso de información y comunicación con los diferentes grupos de
interés.
Trabajar de la mano de un presupuesto general en el cual se proyecten gastos e
ingresos con el propósito de evaluar la ejecución y gestión de estos rubros.
266
ANEXOS
A continuación se mencionan los instructivos de los formatos elaborados
anteriormente, con la finalidad de facilitar su elaboración.
1. PROCESO DE COMPRAS
Orden de compras
Factura de compra
Cuenta de cobro
2. PROCESO DE FACTURACIÓN
Remisión
Factura de venta al extranjero
Factura de venta Nacional
Factura fiscal
Invoice ( factura que se realiza a clientes extranjeros)
3. PROCESO DE TESORERÍA
Arqueo de caja
Reembolso de caja menor
Recibo de caja
Comprobante de egreso
Nota de contabilidad
Cambio de divisas
4. PROCESO DE CARTERA
Factura de venta
Recibos de caja
5. PROCESO DE NÓMINA
Nómina
267
1. TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS SAS ORDEN DE COMPRA No. 1540
2. NIT 900425086 Documento Externo No. 141283
T-OC001
9. FECHA DOCUMENTO 10. FECHA VENCIMIENTO 11. ELABORADO POR 12.FORMA DE PAGO
13. Descripción 14.Cantid 15.U Medida 16.Valor Unitario 17.IVA 18. Total
ad
268
INSTRUCTIVO PARA ELABORAR FORMATO
ORDEN DE COMPRA
269
15. Unidad de medida: Describir el peso de la referencia solicitada.
18. Total: Casilla especial para escribir el total a pagar por los productos
solicitados.
19. Valor en letras: en esta casilla deben describir en letras el valor a pagar.
20. Firma del responsable: En este espacio deben firmar la persona que
realizo el documento.
270
1. TITANIUM FLOWERS FACTURA DE COMPRA 2552
INVESTMENTS SAS
10. FECHA DOCUMENTO 11. FECHA VENCIMIENTO 12. COMPRÓ 13. FORMA DE
17 PAGO
271
INSTRUCTIVO PARA ELABORAR FORMATO
FACTURA DE COMPRA
272
13. Forma de pago: En esta casilla se debe seleccionar el medio de pago a
realizar.
19. Total: Casilla especial para escribir el total a pagar por los productos
solicitados.
273
Ilustración 72 Cuenta de cobro
1. NOMBRE
2. NIT CUENTA DE COBRO 1
3. Régimen simplificado 4. Fecha
Declarante de Renta
5.CLIENTE
6. NIT
7. DIRECCIÓN
8. TELÉFONO
9. Valor correspondiente a:
15. Nombre:
16. NIT. 41331747
17. TEL: 4908765
18: DIRECCIÓN:
274
INSTRUCTIVO PARA ELABORAR FORMATO
CUENTA DE COBRO
275
17. Dirección: Corresponde a la residencia de la persona quien recibe el pago.
REMISIÓN
NÚMERO 1746
1. TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS S.A.S
2. NIT 900425086
3.CLIENTE 4. POR CONCEPTO DE
5. NIT
6. DIRECCIÓN 7. CIUDAD 8. TELÉFONO
276
9. FECHA DOCUMENTO 10. FECHA VENCIMIENTO 11. ELABORADO POR 12.FORMA DE
Crédito
PAGO
13. Descripción 14.Canti 15.U Medida 16.Valor Unitario 17. IVA 18. Total
dad
277
INSTRUCTIVO PARA ELABORAR FORMATO
REMISIÓN
278
15. Unidad de medida: Describir los tamaños de referencia solicitados.
18. Total: Casilla especial para escribir el total a pagar por los productos
solicitados.
20. Firma del responsable: En este espacio deben firmar la persona que realizo
el documento.
279
Ilustración 73 Factura de venta realizada al extranjero
280
INSTRUCTIVO PARA ELABORAR FORMATO
FACTURA DE VENTA EXTRANJERO.
281
17. Otros cargos: Esta casilla es utilizada únicamente si el producto facturado
presenta recargos adicionales.
282
Ilustración 74 Factura e venta realizada a nivel Nacional.
283
INSTRUCTIVO PARA ELABORAR FORMATO
FACTURA DE VENTA NACIONAL
11. Fecha de factura: Escribir la fecha del día que se efectúa la factura.
284
16. Descripción: Mencionar brevemente el contenido de las cajas.
19. Valor total: Escribir el resultado del total de los productos facturados.
20. Total tallos: Escribir en esta casilla el total de los tallos de flores que han
sido facturados.
285
Ilustración 75 Factura fiscal.
8 FECHA 9 NOTA 10 N° RECIBIDO 11 N° SAE 12 GUÍA ÁREA 13 PRODUCTO 14 CAJAS 15 UNIDADES 16 PESO BRUTO 17 VALOR
TOTAL BOUQUETE
TOTAL ROSA
286
INSTRUCTIVO PARA ELABORAR FORMATO
FACTURA FISCAL
9. Nota:
12. Guía Área: Escribir el número de recibido emitido por una aureolina
internacional de bienes.
287
16. Peso Bruto: En esta casilla se debe especificar el cuanto es el peso de la
mercancía enviada.
288
INVOICE EXP 460
9.Telefono Contado
10.Vendedor Credito X
16..VR.
11. CAJAS FULL 12. PIEZAS 13.UNIDAD 14. VARIEDADES V/R Bqt Rms X HB 15.. VR. UNITARIO TOTAL
289
INSTRUCTIVO PARA ELABORAR FORMATO
INVOICE
Para la elaboración del Invoice se debe tener en cuenta los siguientes numerales
para una mejor orientación al lector.
290
Ilustración 76 Arqueo de caja
T- ACM001
4. BASE DE CAJA
VALOR A RELACIONAR
6. Saldo en caja
Ajuste al peso
7. TOTAL EN CAJA
Subtotal
13. DIFERENCIA
291
INSTRUCTIVO PARA ELABORAR FORMATO
ARQUEO DE CAJA
Para la elaboración del formato de Arqueo de caja se debe tener en cuenta los
siguientes numerales para una mejor orientación al lector.
292
Ilustración 77 Solicitud de reembolso de caja menor.
2.FECHA SOLICITUD:
3.INGRESOS.
9.TOTAL
293
INSTRUCTIVO PARA ELABORAR FORMATO
SOLICITUD DE REEMBOLSO DE CAJA MENOR
8. Por concepto de: Especificar en detalle para que fue utilizado el dinero de
la caja menor.
10. Total: Escribir el valor total de los retiros realizados a cja menor.
294
1.TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS S.A.S
3.BENEFICIARIO
13.C.
CUENTA 14. CONCEPTO 15. TERCERO 16. DEBITO 17. CRÉDITO
20.REVISADO POR
21.APROBADO POR 22.CC/NIT
295
INSTRUCTIVO PARA ELABORAR FORMATO
RECIBO DE CAJA
Para la elaboración del recibo de caja se debe tener en cuenta los siguientes
numerales para una mejor orientación al lector.
12. Cheque N°: Escribir el número de cheque con el que se realizó el pago.
296
14. Concepto: Especificar porque se está realizando la transacción.
18. Valor en letras: Escribir en letras el valor total del recibo de caja.
19. Total: Casilla especial para escribir el total a pagar de las operaciones
efectuadas.
297
T-CE001
30 01 2017
16.873.603
TU ALIANZA SAS
9. FECHA DOCUMENTO 10. FECHA VENCIMIENTO 11. ELABORADO POR 12. CHEQUE No.
21.APROBADO POR
CC/NIT
FUENTE 9 Archivo Titanium Flowers Investments S.A.S
298
INSTRUCTIVO PARA ELABORAR FORMATO
COMPROBANTE DE EGRESO
12. Cheque N°: Escribir el número de cheque con el que se realizó el pago.
299
16. Debito: Escribir la cantidad de dinero que se debe pagar.
18. Valor en letras: Escribir en letras el valor total del comprobante de egreso.
19. Total: Casilla especial para escribir el total a pagar de las operaciones
efectuadas.
300
T-NC001
17.REVISADO POR
18.APROBADO POR
CC/NIT
301
INSTRUCTIVO PARA ELABORAR FORMATO
NOTA DE CONTABILIDAD
15. Valor en letras: Escribir en letras el valor total del comprobante de egreso.
302
16. Total: Casilla especial para escribir el total a pagar de las operaciones
efectuadas.
303
Fuenete:. Circular reglamentaria externa- DCIN- 83. Banco de la República de Colombia.
304
Fuente 10. Circular reglamentaria externa- DCIN- 83. Banco de la República de Colombia.
305
lustración 79 Nómina Titanium Flowers Investments S.A.S
NOMBRES
Y TOTAL
N APELLIDO PENSIÓ PÓLIZ EMBARGO RESPONSABILIDADE DEDUCIBL NETO A A
° DPTO. S CC. SALUD N A LIBRANZA ANTICIPOS S S E PAGAR
1 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
2
3
4
5
6
306
INSTRUCTIVO PARA ELABORAR FORMATO
COMPROBANTE DE EGRESO
307
14. Total devengado: Se debe sumar las casillas ( 9-10-11-12-13), y escribir el
resultado en la casilla total devengado.
20. Póliza: Escribir el valor que el empleado tiene que pagar a la aseguradora.
22. Anticipos: Calcular en esta casilla cual es el valor de los anticipos que se
le han realizado a cada uno los empleados.
24. Total deducible: escribir la suma de las casillas (18- 19- 20- 21- 22- 23), y
escribir el resultado en la casilla de total deducible.
308
FORMATO PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS
INFORMACIÓN Y
CÓDIGO: IC-FPQRS001
COMUNICACIÓN
1. CONSECUTIVO
2. FECHA
PETICIÓN___ QUEJA___ RECLAMO___ SUGERENCIA___
3. TIPO DE SOLICITUD: FELICITACIÓN___
4. ANEXOS SÍ___ NO___
5. NOMBRES Y APELLIDOS
6. DIRECCIÓN
7. TELÉFONO
8. CORREO ELECTRÓNICO
9. DESCRIPCIÓN DE LA SOLICITUD
309
INSTRUCTIVO PARA ELABORAR FORMATO
PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS
28. Descripción de la solicitud: Especificar por que realiza esta petición queja,
reclamo o sugerencia.
29. Firma del solicitante: En esta casilla debe escribir su firma y número de
cedula.
310
CÓDIGO: M-ID001
VERSIÓN: 1
INFORME DE DEFICIENCIAS
FECHA DE EMISIÓN: 20-02-2017
PÁGINA: 1 de 1
1.ÁREA: CONTABLE
2.PROCESO:
311
DOCUMENTACIÓN LEGAL TITANIUM FLOWERS INVESTMENTS S.A.S
312
313
314
315
316
317
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BIBLIOGRAFÍA
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oficial. Bogota D.C., 2009. [En línea]
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estratégico del proceso de convergencia de las Normas de contabilidad e
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http://www.worldoffice.com.co/versiones/version-empresarial/
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