Manual HCLab
Manual HCLab
Manual HCLab
INDICE
1.- DESCRIPCIN DEL PROGRAMA......................................................................................10
1.1.- DESCRIPCIN BREVE DE HCLAB................................................................................................10
1.2.- CARACTERSTICAS TCNICAS DE HCLAB....................................................................................11
1.3.- LOS ENSAYOS EN HCLAB........................................................................................................11
1.4.- DOCUMENTOS GENERADOS CON HCLAB.....................................................................................12
2.- INSTALACIN DE LA APLICACIN................................................................................14
2.1.- NOTAS PREVIAS......................................................................................................................14
2.1.1.- Qu es Cliente / Servidor?........................................................................................14
2.1.2.- Ventajas de FireBird...................................................................................................15
2.1.2.1.- Seguridad de los datos frente a fallos del sistema.................................................15
2.1.2.2.- Rapidez de la base de datos..................................................................................16
2.1.2.3.- Acceso remoto a los datos por Internet.................................................................17
2.2.- INSTALACIN EN EL SERVIDOR...................................................................................................18
2.2.1.- Eleccin del Ordenador Servidor...........................................................................18
2.2.2.- Instalacin del servidor FireBird...............................................................................18
2.2.3.- Instalacin del programa HCLab en el servidor.........................................................18
2.3.- INSTALACIN DE LOS CLIENTES..................................................................................................19
2.3.2.- Instalacin de HCLab en las mquinas Clientes.....................................................19
2.4.- INSTALACIN EN MQUINAS REMOTAS POR INTERNET......................................................................19
Cortafuegos (FireWall) y Routers..................................................................................20
2.5.- ACTUALIZACIN DEL PROGRAMA................................................................................................20
3.- FUNCIONAMIENTO GENERAL DE LAS PANTALLAS.................................................21
3.1.- FILTROS DE DATOS.................................................................................................................21
3.2.- PANTALLAS CON LISTAS DE DATOS..........................................................................................22
3.2.1.- Personalizacin de las pantallas.................................................................................24
3.2.2.- Listados a la carta.....................................................................................................27
3.2.2.1.- Almacenamiento de formatos de listados.............................................................29
3.2.2.2.- Como adaptar un listado a nuestro gusto............................................................29
3.2.3.- Pantallas definidas por el usuario..............................................................................36
3.3.- PANTALLAS DE FICHAS DE DATOS ...........................................................................................39
3.3.1.- Uso del teclado y el ratn en las Fichas......................................................................40
3.3.2.- Acceso simultaneo a una Ficha por varios Usuarios................................................41
3.3.3.- Bsqueda de datos....................................................................................................41
3.3.4.- Datos de texto libre con memoria...........................................................................43
4.- PUESTA EN MARCHA DE LA APLICACIN...................................................................44
4.1.- INTRODUCCIN........................................................................................................................44
4.1.1.- Que necesito hacer antes de usar HCLab?...............................................................44
4.1.2.- Reutilizacin de datos antiguos...................................................................................46
4.1.3.- Que ensayos podr realizar en HCLab?....................................................................48
4.1.4.- Los primeros das de uso.............................................................................................48
4.2.- FASES DE LA PUESTA EN MARCHA...............................................................................................49
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5.11.10.- Balances................................................................................................................365
5.11.10.1.- Cuenta de explotacin clsica.........................................................................365
5.11.10.2.- Balances Situacin y Sumas y Saldos......................................................366
5.11.10.3.- Balance genrico............................................................................................368
5.11.10.4.- Balances configurables...................................................................................371
5.11.10.5.- Listado oficial de Asientos mensuales........................................................377
5.11.10.6.- Saldos por departamento................................................................................377
5.11.11.- Presupuestos contables........................................................................................379
5.11.12.- Departamentos....................................................................................................382
5.11.13.- Conceptos automticos.........................................................................................383
5.11.14.- Tipos de IVA / IGIC...............................................................................................384
5.11.15.- Consolidacin de contabilidades.........................................................................384
5.11.16.- Fusin de contabilidades.....................................................................................386
5.12.- PANTALLAS DEL MEN ESTADSTICAS......................................................................................387
5.12.1.- Informes sobre la situacin actual..........................................................................387
5.12.1.1.- Ensayos por situacin.......................................................................................387
5.12.1.2.- Cartera de ensayos............................................................................................387
5.12.1.3.- Informe de tesorera.........................................................................................388
5.12.2.- Informes sobre evolucin........................................................................................389
5.12.2.1.- Estadstica de obras..........................................................................................389
5.12.2.2.- Estadstica de facturacin.................................................................................391
6.- CURSOS PRCTICOS DE USO..........................................................................................393
6.1.- FACTURACIN Y COBRO DE FACTURAS.......................................................................................393
6.1.1.- Beneficios que aporta HCLab en facturacin...........................................................393
6.1.2.- Puntos previos a facturacin.....................................................................................394
6.1.2.1.- Configuracin de la empresa..............................................................................394
6.1.2.2.- Formas de pago..................................................................................................395
6.1.2.3.- Series de facturacin..........................................................................................396
6.1.3.- Generacin de facturas.............................................................................................396
6.1.3.1.- Generacin automtica.......................................................................................396
6.1.3.2.- Introduccin manual de facturas.........................................................................398
6.1.4.- Modificacin de las facturas.....................................................................................399
6.1.5.- Impresin de las facturas..........................................................................................400
6.1.6.- Paso posteriores a generar facturas.........................................................................400
6.1.7.- Gestiones de cobro de facturas.................................................................................401
7.- MONOGRFICOS................................................................................................................404
7.1.- CREACIN DE PLANTILLAS DE DOCUMENTOS..............................................................................404
7.1.1.- Qu es una plantilla?..............................................................................................404
7.1.1.1.- Idea general........................................................................................................404
7.1.1.2.- Los Campos de datos......................................................................................405
7.1.1.3.- Frmulas dentro de las plantillas........................................................................406
7.1.1.4.- La memoria de bloques......................................................................................407
7.1.2.- Plantillas para ensayos.............................................................................................409
7.1.2.1.- Plantillas de Actas de resultados.....................................................................410
7.1.2.2.- Plantillas para Actas de Hormign..................................................................415
7.1.2.3.- Plantillas para hojas de clculo...........................................................................421
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siendo capaz tambin de unir los resultados de varios ensayos para crear un acta
conjunta.
Para conseguir que un ensayo del catlogo este tipificado, es decir, que HCLab sepa
hacer con el todo lo expuesto anteriormente, no existe un camino nico, sino que
tenemos todo un abanico de posibilidades entre las que escoger en cada caso segn la
naturaleza del ensayo a realizar.
Lo ms novedoso del sistema que HCLab sigue para este propsito, es que cada una de
estas posibles formas de tipificar un ensayo no reside en el propio HCLab, si no en
programas externos realizados al tal efecto que se acoplan con HCLab aportndole cada
uno una nueva forma de tipificar ensayos.
As, en la instalacin de HCLab comprobar que se crea una carpeta llamada ensayos,
dentro de la cual se copian varios ficheros con extensin DLL: Cada uno de ellos nos
permite seguir un camino distinto en el proceso de ensear a HCLab a realizar un
ensayo.
Por ejemplo, encontrar un fichero EXCEL.DLL, que como su propio nombre nos indica,
nos permite ensear a HCLab como queremos que se realice un ensayo sin ms que
indicarle un fichero de Excel que contiene el ensayo.
Tambin encontrar otra manera de tipificar un ensayo escogiendo TABLAS.DLL, con
este sistema, y respondiendo a una serie de preguntas, conseguir tipificar esa inmensa
mayora de ensayos que, de una forma u otra, son una tabla de datos con una o varias
columnas, medias y algn clculo en alguna de las casillas.
Adicionalmente, y gracias al diseo modular, iremos publicando mtodos alternativos de
tipificar ensayos, siendo incluso posible que los propios fabricantes de prensas
programen sus propios aadidos para HCLab de forma que los ensayos realizados con
sus prensas sean capaces de conectarse con la prensa y realizar el ensayo desde la
propia pantalla de recogida de datos del ensayo.
Para cada tipo de ensayo publicado, existen una serie de ejemplos reales que puede
utilizar tanto para estudiarlos y aprender a crear sus propios ensayos, como para
modificarlos o bien para usarlos directamente si el diseo le parece correcto.
Uniendo todas las tipificaciones existentes para los diversos mtodos de tipificacin,
podemos obtener en total de 300 ensayos de ejemplo ya tipificados en HCLab, sin incluir
todos los que usted puede usar directamente desde hojas de Excel.
1.4.-
Las actas, presupuestos, tarifas, listados, facturas y dems documentos generados desde
HCLab, utilizan un formato de fichero propio con extensin HCG (HCSoft Grfico), que no
puede ser visualizado con otra aplicacin que no sea el propio Visor de actas que
acompaa a HCLab.
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Debido a esta peculiaridad, y unido al hecho de que dichos ficheros pueden ser marcados
en el momento de su creacin como de slo lectura, podemos asegurar que un
documento enviado por Internet a un cliente nuestro, no podr ser modificado por este de
ninguna forma, siendo slo posible su visualizacin por pantalla y su impresin.
Tambin es posible enviar el fichero sin dicha marca de slo lectura, en ese caso,
damos al cliente el poder de modificar el documento a su antojo, ya que el visor es un
completo programa de edicin de documentos y dibujo.
El programa visor puede ser distribuido libremente entre sus clientes, as como
descargado desde nuestras pginas de Internet en www.hcsoft.net.
Adicionalmente, los distintos listados y estadsticas, las tarifas y los presupuestos pueden
tambin exportarse a Word, Excel o ficheros estndar de texto, legibles por la inmensa
mayora de aplicaciones Windows.
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En efecto, si algn da olvidamos decirle al programa que cuando pulse "borrar factura"
borre antes las lneas de factura, la base de datos emitir un error avisando que la orden
recibida viola las reglas de integridad de las lneas de factura y no se puede realizar.
En resumen, la base de datos con este sistema se convierte en un bloque inexpugnable,
donde ningn fallo externo de un ordenador cliente, o incluso del propio HCLab u otros
programas que modifiquen sus datos, la pueden corromper.
Pero atencin: el ordenador que maneja la base de datos debe estar protegido contra
cortes de corriente y tener un disco duro fiable, ya que la base de datos no deja de ser un
fichero en una mquina, y si la mquina falla, el disco duro del servidor da errores, o si
alguien borrara el fichero con la base de datos "por error", el fichero nos dar problemas
como cualquier otro fichero.
Es pues interesante instalar un SAI (sistema de alimentacin ininterrumpida) y un disco
espejo en el servidor para garantizar la seguridad de los datos, hacer copias de seguridad
con regularidad, y no dejar compartida la carpeta donde este el fichero con la base de
datos.
La buena noticia es que no es necesario proteger el resto de ordenadores: Por muchas
veces que se cuelguen, por muy temerarios que sean sus usuarios, por muchos usuarios
que accedan por Internet y se les corte la conexin a medio, ninguno conseguir araar"
la integridad de la base de datos.
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Por esta razn conviene tener instalada la base de datos en la mejor mquina del
laboratorio, y con mucha memoria, ya que una inversin adecuada en esa mquina har
que todas las dems del laboratorio mejoren en el rendimiento de HCLab.
Ayuda a comprender el esquema la analoga con los famosos buscadores de pginas de
Internet: slo les enviamos una corta peticin, "dame pginas que hablen de tal cosa",
ellos procesan la enorme base de datos de pginas en potentes ordenadores buscando lo
pedido, y, finalmente, nos remiten las primeras 10 pginas encontradas. Nuestro
ordenador puede ser lento, podemos acceder por un mdem lento, pero como ellos
tienen un servidor potente y con mucha memoria, los ordenadores de todo el mundo
pueden usar cmodamente la base de datos sin saturar Internet... y por supuesto sin
perjudicar a la base de datos si se corta la comunicacin.
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2.2.2.-
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Para la seguridad, puede optar por asignarle una clave secreta de acceso al servidor de
bases de datos opcin del men Fichero, Clave del servidor de bases de datos y
Alias- lo que nos crear en la carpeta del programa un fichero encriptado Llave.hc, que
deber estar copiado en la carpeta del programa de toda mquina que pretenda
conectarse a los datos.
Respecto a la velocidad, y mientras las conexiones por Internet sean ms lentas que las
conexiones locales, tenemos como alternativa el uso del servicio Terminal Server
incorporado en las versiones server de Windows, pero que tambin puede ser adquirido
por separado tanto a Microsoft como a la empresa fabricante www.citrix.com
Tal como comentamos en el apartado de instalacin de clientes, para acceder desde
Internet deber poner la IP de su router (por ejemplo 123.23.12.1) de Internet delante de
la ruta del fichero de base de datos, quedando as la ruta a utilizar:
123.23.12.1:C:\HCLab\DATOS\HCLAB.GDB
Cortafuegos (FireWall) y Routers
El servidor de FireBird recibe las peticiones de los clientes por el puerto interno 3050, por
lo que deber permitir el flujo de datos por este puerto y redireccionarlo a la mquina
servidora de FireBird.
Si su servidor est conectado a Internet a travs de un FireWall, este deber
configurarse para permitir el flujo de informacin entrante por el puerto 3050.
De la misma forma, si su red conecta con Internet usando un router, este deber
configurarse para enrutar las peticiones de comunicacin que se reciban por el puerto
TCP 3050 a la direccin IP local de la mquina servidora de FireBird. Consulte los
manuales de su router para averiguar como se realiza este ajuste.
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copiar algunos ficheros. Es necesario en este caso volvernos a asegurar de que nadie lo
est usando y repetir la instalacin.
Una vez instalado, el programa se iniciar, y se comprobar si la base de datos debe ser
tambin actualizada con nuevos campos aadidos a las fichas y cosas similares. En caso
de ser necesario, se avisar de los cambios a realizar en los datos, y tras aceptar, se
realizarn los cambios en sus datos.
Es importante hacer este proceso justo despus de instalar el programa para evitar que
los datos estn en uso en el momento de actualizarlos, ya que si bien la mayora de
cambios pueden realizarse con el programa a pleno funcionamiento, algunos de ellos
necesitan el uso exclusivo de la base de datos (si es el caso, se nos avisar antes de
proceder con los cambios).
DE LAS
PANTALLAS
Todas las pantallas que existen en HCLab, pueden clasificarse en dos categoras, salvo
raras excepciones, segn contengan una lista de datos (como la lista de clientes, de
obras, etc.) o bien una ficha (un cliente, una obra, etc.).
Aunque cada pantalla en particular puede tener algn botn extra, en general, todos los
botones existentes son comunes a todas las pantallas del mismo tipo, por esta razn
explicamos aqu el uso de estos botones para, de esta manera, no tener que repetir la
explicacin en cada una de las pantallas del programa.
Existe un tercer grupo de pantallas que se nos muestra cada vez que accedemos a una
pantalla tipo lista, son las pantallas de filtros, donde decidimos que datos de la lista
queremos ver. En HCLab, se ha tomado la norma de siempre acceder a una pantalla de
lista de datos pasando primero por un filtro por una razn: Si entrramos directamente a
la pantalla de datos, y esta nos mostrara todos los datos existentes, se hara imposible el
uso del programa desde Internet, ya que todos esos datos colapsaran la conexin
fcilmente.
3.1.-
FILTROS DE DATOS
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Todos los datos que hacen referencia a una tabla externa, como puede ser una obra o un
cliente, pueden ser rellenados cmodamente usando el botn de bsqueda
,
comentado en la pgina 41.
Los datos de texto libre, como puede ser la poblacin, pueden rellenarse slo con el
principio, de forma que si escribimos M, aparecer tanto Madrid como Murcia.
Si queremos buscar un texto que no necesariamente est en el principio del dato,
por ejemplo que contengan las letras oz, escribiremos antes un smbolo de
comodn, que en la base de datos se representa con un porcentaje, es decir,
escribiendo %OZ obtendramos tanto Cienpozuelos como Pozuelo de Alarcn.
3.2.-
Estas pantallas son las tpicas listas de clientes, obras y dems, en las que, tras filtrar los
datos que deseamos ver, nos aparecen ocupando una lnea por cada ficha.
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Como vemos en la ilustracin, arriba tenemos unos botones que se suelen repetir en
todas estas pantallas. Algunas pantallas incorporan botones especiales, mientras otras no
necesitan todos los botones.
Lo primero a notar en este tipo de pantallas es que son slo de CONSULTA, es decir,
ninguno de los datos que vemos puede ser editado desde aqu, necesitamos entrar a una
de las fichas para poder editar o borrar la misma.
Esto se consigue con un doble clic sobre una de las lneas, aunque tambin podemos
usar el botn de edicin
Para movernos de una lnea a otra podemos usar bien las flechas del
teclado, bien hacer clic con el ratn en una lnea, pulsar en los primeros botones con
forma de flechas. Tambin el avance y retroceso de pgina y la barra de desplazamiento
de la derecha nos pueden servir.
El botn de refrescar
nos permite actualizar los datos mostrados, de modo que si
alguien en otro ordenador ha dado de alta un nuevo dato o ha modificado alguno de los
que estamos viendo, podamos verlo reflejado en nuestra pantalla.
En la mayora de pantallas existe tambin el botn de filtro
que nos da la posibilidad
de elegir los datos a visualizar. Esta pantalla de filtrado es distinta en cada caso, ya que
no existe un patrn aplicable a todos los casos.
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Guardar configuracin
En la lengeta Guardar es donde almacenamos la configuracin actual para que sea
utilizada siempre que entremos a esta pantalla. Tambin podemos grabar la configuracin
como modo de visualizar la pantalla por defecto, que ser aplicada en todos los usuarios
que an no hayan especificado sus preferencias personales.
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3.2.2.-
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Listados a la carta
El ltimo icono por comentar es el de la impresora: este sirve para crear un listado con
exactamente los datos que estamos visualizando en este momento, respetando el orden
de los datos, el filtrado, la posicin y tamao de cada columna, etc.
El listado que nos aparece, es fcilmente modificable hasta conseguir el resultado
buscado, y luego podemos almacenar este formato para su uso posterior. Consulte la
pgina 336 para un ejemplo real paso a paso de personalizacin avanzada de un listado.
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Tambin podemos aadir grficas al listado basadas en los datos de algunas de sus
columnas, hacer grupos de lneas con subtotales, y muchas cosas ms.
Para evitar el uso de letra demasiado pequea, si alguno de los datos de una
lnea del listado sobrepasa el espacio disponible, su altura se ampliar
automticamente hasta que quepa. La altura mxima de cada lnea se fija en las
propiedades del listado.
Una vez pulsamos aqu, se nos muestra la primera hoja del listado, siendo posible
realizar ajustes de ltima hora antes de generar finalmente el listado, lo cual podemos
hacer directamente a la impresora, a una direccin de correo electrnico (ver pgina 59),
a un fichero del visor, a un fichero de texto simple (TXT), directamente a Excel -u
OpenOffice- Word (siempre que estn instalados en la mquina), o bien como pgina
web en formato HTML.
En estos ltimos casos (Word y Excel), el listado aparecer sin casi formatear, siendo
necesario su formateo final antes de imprimirlo.
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3.2.2.2.-
Est muy bien que podamos almacenar la forma del listado, pero antes es necesario que
podamos alterar las columnas que se muestran, sus anchos, etc. hasta conseguir lo que
buscamos. Para ellos pulsamos el botn de herramientas y accedemos a los parmetros
del listado.
Antes de disear un formato de listado para su uso posterior, debemos fijar el
orden en que queremos que aparezcan los datos previamente a acceder a la
pantalla de listados, ya que esta ordenacin ser almacenada. As, si queremos un
listado de facturas ordenadas y agrupadas por cliente, deberemos ordenar la
pantalla de facturas por esta columna antes de entrar al listado a modificarlo. Una vez
almacenado el formato, ya no es necesario volver a ordenar los datos antes de usarlo, ya
que el orden almacenado se aplicar a los datos listados automticamente.
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Este es un ejemplo simple de lo que se obtiene al dibujar el aspecto que tiene cada
lnea del listado en lugar de dejar la tpica tabla de datos. Usando esta posibilidad
podemos generar faxes de roturas mensuales de una obra o todas las de un cliente con
un aspecto muy trabajado, o incluso convertir un simple listado de facturas en impresin
de recibos o letras.
Si queremos incluir en nuestro diseo algn dato en forma de cdigo de barras,
aadiremos un Texto largo y pondremos como primera lnea de texto
exactamente CODIGOBARRAS, y en la segunda lnea el nmero -o una variable
numrica- que deseamos imprimir.
Cabecera y pie del listado
En la siguiente lengeta decidimos algunos parmetros sobre la cabecera y pie de
pgina, como el nombre de la empresa, tipos de letra, tamaos, titulo del listado y fecha
de emisin, etc.
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Podemos hacer que un dato del listado aparezca en la cabecera o pie del mismo: Si
estamos definiendo un listado de amasadas de las obras de un cliente, por ejemplo,
podemos desconectar la columna nombre del cliente y hacer que aparezca en el ttulo,
escribiendo un ttulo de este estilo: Amasadas del cliente [CLIENTE] (suponiendo que la
columna que deseamos se llame as).
Podemos insertar este tipo de datos en cualquier texto del listado, siendo sustituido por el
dato correspondiente de la primera lnea de cada pgina del listado, por lo que es
especialmente til en listados del estilo Obras ordenadas y agrupadas por cliente y
donde marcamos que cada grupo de obras de un cliente vaya en hojas separadas, ya
que as la cabecera de cada pgina incluira los datos del cliente de esa pgina.
Columnas del listado
En la lengeta Columnas decidimos que campos queremos visibles, con qu ttulos, en
qu orden y a qu ancho, as como la alineacin y si queremos que su columna aparezca
sombreada.
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Cada campo puede estar visible o no. Inicialmente, encontraremos campos marcados
como no visibles pues no es necesario mostrarlos en la pantalla de trabajo diario, pero
que han sido incluidos en la pantalla con el fin de que podamos incluirlos en nuestros
listados personalizados.
Cabecera de grupo: Si marcamos un campo como Cabecera de grupo, cada vez que
este dato cambie, se creara un nuevo grupo. Pensemos en el tpico listado de facturas, si
lo ordenamos por cliente y marcamos esta columna como cabecera de grupo, obtenemos
un listado de facturas agrupadas por cliente. En siguientes lengetas se comenta esta
posibilidad ms a fondo.
Texto libre: Esta forma de mostrar datos est pensada especialmente para los resultados
de los ensayos, que son textos de longitud variable y de varias lneas. Para estos casos,
al marcar la alineacin de la columna como Texto libre, se elimina su columna y se
imprime bajo la lnea de listado como un recuadro de altura variable que se adapta a la
longitud de cada texto.
Cdigo de barras: Si una columna contiene un nmero sin decimales, podemos pedir
que su columna se utilice para mostrar este nmero como cdigo de barras en formato
UPC A. Por ejemplo, un listado de probetas a romper puede incluir el nmero de
probeta como cdigo de barras para ser ledo desde la aplicacin de rotura de probetas
de la prensa.
Totales del listado
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En esta lengeta, podemos decidir qu queremos que aparezca impreso cada vez que se
cambio de grupo, si es que hemos decidido agrupar el listado por alguna columna en la
lengeta anterior.
Si no indicamos ninguna cabecera, se imprimir simplemente el dato que marcamos
como cabecera de grupo.
De forma similar, podramos indicar que se nos muestre la suma de una o varias
columnas al pie de cada grupo y/o al final del listado. Si queremos que aparezca el
nmero de lneas del listado, podemos usar el campo ficticio [0]: Si ponemos en un listado
de facturas, como formato de lnea de totales el texto Nmero de facturas: [0],
obtendremos lo que buscamos, tanto si hemos agrupado las facturas por cliente (nos
indicara cuantas facturas de cada cliente se listan) como al final del listado, donde
indicar en total global de facturas listadas.
Adems de poder imprimir los totales de cualquier columna usando el formato
[COLUMNA], podemos tambin imprimir en esta lnea datos del listado como el nombre
del cliente usando el formato <CLIENTE>: Por ejemplo, si en un listado de facturas
agrupadas por cliente ponemos como total a pie de cada grupo [0] facturas del cliente
<CLIENTE> que suman en total [IMPORTE], as, [0] se referir al total de lneas en el
listado, [IMPORTE] a la suma de la columna importe, y <CLIENTE> al nombre del
cliente.
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Puede consultar un ejemplo paso a paso de listado con lneas grupadas (extractos
contables de varias cuentas, con los movimientos de cada cuenta en un grupo) en la
pgina 336.
Grficas en el listado
La idea de esta lengeta es simple pero potente: basta indicar qu columna o columnas
contienen los datos que queremos pasar a una grfica y dicha grfica se aadir al final
del listado. Podemos incluso desactivar el listado y dejar slo la grfica.
Las posibilidades son muchas: Fax de roturas de probetas que incluya una grfica con las
roturas medias a 7 y 28 das, de forma que el cliente vea rpidamente como han ido las
amasadas, o convertir un listado de facturas en una grafica de ingresos anual, etc.
Este ejemplo es el que mostramos a continuacin.
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Abrimos la pantalla de facturas, ponemos el filtro que deseemos, y entramos. Una vez
aqu pulsamos F12 (es una tecla "oculta" que usamos en HCSoft para ver lo que cada
pantalla hace internamente), marcamos el texto completo que aparece en el recuadro
superior (esta es la orden SQL enviada a la base de datos) y lo copiamos con Ctrl+C.
Cerramos esta pantalla.
Este es el texto (se han puesto varias lneas en una para ms claridad) real obtenido
filtrando por la serie A y la obra 1 hasta una fecha mxima:
Select
IDFACTURA,
CLIENTE,
FECHA,
IDASIENTO,
EJERCICIO,
SERIE,
FORMAPAGO,
FACTURA, OBRA, NOMCLIENTE, NOMOBRA, DIRECCION, POBLACION,
NOMFPAGO, FECHAVENCE, TIPOOBRA, ORIGEN, TARIFA, EXPEDIENTE
from VERFACTURA
where Serie='A' and Fecha<=?FFecFin
Order by Factura desc
Paso 2
Accedemos a la opcin de Pantallas definidas por el usuario (slo para usuarios con
el correspondiente permiso) y copiamos el texto anterior con Ctrl+V sustituyendo el
texto que vemos al entrar. Podemos volver a esta pantalla pulsando el botn del
embudo.
Paso 3
Algunas veces deberemos modificar el texto referente a los filtros, es lo que est tras
la palabra "where", y en algunos casos veris palabras con una interrogacin delante.
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Estos textos, del estilo ?cliente, representan valores a definir o variables, y deben
ser cambiados bien por un dato concreto o bien por una variable (cambiando la
interrogacin por los dos puntos).
Por ejemplo, si se filtra por cliente, puede aparecer algo como "where cliente=?
cliente", debis cambiarlo por "where cliente=12" si queris el cliente numero
12 (no teclear las comillas dobles) o bien por "where cliente=:cliente" si
queremos que se nos pregunte cada vez que usemos esta pantalla por el nmero de
cliente.
En caso de fechas, si queris indicar una fecha concreta, deberis cambiar algo como
"where fecha=?fecha" por "where fecha='12.4.2001' ", ojo a los puntos que
separan el da del mes y el ao y a las comillas simples. Si optamos por usar una
variable poniendo "where fecha=:fecha", esta se nos preguntar y se la
indicaremos en el filtro de forma normal, es decir, en el formato 12/4/2001.
En el ejemplo, cambiamos la lnea "where Serie='A' and Fecha<=?FFecFin"
por " where Serie='A' and Fecha<='1.1.2001'"
Paso 4
Si no cambiamos nada ms, obtendremos las mismas columnas que tenamos antes:
Tras la primera lnea que pone "select" y hasta llegar a otra que pone "from", viene
la lista de columnas, quitar todas y cambiarlas por un simple asterisco, que significa
"todas las columnas posibles".
En nuestro ejemplo el texto final quedara as:
select *
from VERFACTURA
where Serie='A' and Fecha<=12.1.2001
Order by Factura desc
Que traducido al lenguaje ordinario sera algo como: Selecciona todos los campos de la
lista de facturas donde la serie de facturacin sea la A y la fecha sea anterior al 12-12001, ordenando las facturas por el nmero de factura descendiente.
Recuerde grabar este texto para futuros usos pulsando el botn
3.3.-
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Esta ilustracin muestra una tpica pantalla de una ficha, con sus botones:
graba los
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41
3.3.2.-
Este es un tema que todas las aplicaciones deben abordar de alguna forma, ya que no
debe permitirse que dos personas editen la misma ficha y graben los datos de una
modificacin borrando los de la otra modificacin sin que el programa avise o lo evite de
alguna forma.
HCLab aborda el problema de la siguiente forma: Todos pueden entrar a ver o modificar
una ficha en concreto sin recibir ningn aviso ni impedimento (HCLab para
MS-DOS
slo permita entrar al primero de ellos, siendo el resto de usuarios rechazados), pero
slo el primero que pulse la tecla de grabar podr hacerlo, el resto recibir un aviso de
que alguien ha modificado la ficha desde que entramos a ella, negndosele la posibilidad
de grabar, ya que borrara los datos ya grabados por el primero.
3.3.3.-
Bsqueda de datos
En la mayora de las pantallas del programa aparecen datos, como el nmero de cliente o
el de obra, que pertenecen a otra tabla de datos.
En ningn caso es necesario conocerse los cdigos de estas fichas auxiliares, basta
pulsar el botn
que aparece junto al cdigo para entrar a la correspondiente ventana
de bsqueda.
Aqu vemos una tpica ventana de bsqueda, en este caso de obras:
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Basta teclear una parte del nombre de la obra para que en pantalla queden slo las que
contienen ese texto: Si tecleamos CHALET slo quedarn las obras 1 y 6 de la
ilustracin.
La bsqueda, por defecto, no diferencia entre datos escritos en maysculas o
minsculas, pero si diferencia entre vocales acentuadas y sin acentuar.
Si queremos buscar slo por el principio del nombre, pulsaremos el botn
que se teclee se buscara al principio de, no dentro de.
. Ahora, lo
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4.1.- INTRODUCCIN
El proceso de configuracin y personalizacin inicial es, debido a la gran cantidad de
facetas que gestiona la aplicacin, laborioso, y siendo realistas, debera contar con una o
dos semanas para dicho proceso.
Quizs lo primero que deba decidir es si va a necesitar asistencia durante esta primera
semana o bien si podr usted y su personal adaptar HCLab para su uso cotidiano en el
laboratorio.
Si decide finalmente hacer esta transicin con nuestra asistencia, deber contactar con
nosotros con suficiente antelacin para que podamos fijar una semana propicia. Si decide
hacerlo usted mismo, puede contar con nuestra asistencia telefnica para cualquier duda.
Nuestra amplia experiencia se resume en lo siguiente: Si tiene una persona con
suficientes conocimientos sobre el funcionamiento del laboratorio como para no tener que
consultar todos y cada uno de los pasos aqu citados, y que pueda disponer de dos o tres
horas libres al da durante una semana para dedicarlas a este tema (con nuestro apoyo
telefnico), podr dejar el programa preparado para su uso cotidiano en un par de
semanas.
Quizs le parezca exagerado la previsin de tiempos que comentamos, pero debe tener
en cuenta que deber tocar TODOS los puntos de la gestin del laboratorio: Definir un
catlogo de ensayos, una lista de precios, disear el acta de hormign, configurar los
ensayos ms usados en el laboratorio, introducir un plan de cuentas contable mnimo,
definir el formato de impresin de las facturas.... cuanto ms se le pide a un programa y
ms integrado queremos que resulte el conjunto, ms datos iniciales deberemos definir.
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clientes, y empezamos a dar de alta clientes, luego tendremos que revisarlos uno a uno.
Vea la pgina 57 para una explicacin detallada de cada parmetro.
Dar de alta los datos iniciales
Esta es la fase ms engorrosa, en ella deber dar de alta varias fichas auxiliares, como
las categoras laborales en que dividir a su personal (muy importante para luego poder
limitar el acceso a los datos de cada usuario), la lista de personal de su laboratorio, los
departamentos en que quiere dividir su laboratorio, las distintas reas acreditadas de que
dispone, etc.
Pero lo ms importante en esta fase es definir un catlogo de ensayos, donde definir
cada ensayo que se realiza en el laboratorio, con su codificacin, divisin en captulos,
descripciones largas de cada uno, normas utilizadas, etc.
La creacin de estos ficheros iniciales puede llevarle varios das, sobre todo por lo
referente al catlogo de ensayos. Es de gran ayuda tener un catlogo ya definido en el
laboratorio para usarlo como gua al introducirlo en la aplicacin.
Configuracin de actas e impresos
No podr imprimir ningn acta hasta que no decida el formato en que quiere que se
impriman en HCLab.
En HCLab los documentos pueden disearse cmodamente a base de plantillas, las
cuales se dibujan usando un modulo integrado de diseo, similar a otros programas de
dibujo vectorial del mercado como CorelDraw, aunque algo ms modesto.
Estn disponibles en el CD de la aplicacin y en nuestras pginas web muchos formatos
de impresin de actas, facturas o presupuestos a modo de ejemplo, y su modificacin es
sencilla, pero puede ser laboriosa. Cuente con algn tiempo para mirar estos ejemplos y
adaptarlos al aspecto que quiere para sus documentos.
La plantilla a la que debe prestar atencin es la de impresin de actas de hormign, ya
que para el resto de plantillas podr usar casi directamente alguna de las existentes.
Configuracin de otros ensayos
No slo de hormign vive un laboratorio, existe una amplia variedad de otros ensayos que
antes o despus querremos que se hagan en HCLab. No espere contar con el 100% de
ellos en esta fase, sea realista y confrmese con 20 o 30 de entre los ms usuales. Los
ensayos que an no estn integrados, podr registrarlos en HCLab e imprimirlos en su
anterior sistema sin mayor problema. Esto har que el libro de registro este completo
desde el primer da de uso y que la fase de facturacin contemple tambin estos ensayos
a pesar de que HCLab an no haya sido configurado para imprimir sus actas.
Funcionamiento en paralelo
Nadie desenchufa los sistemas que hasta ahora venan funcionando mejor que peor y
se lanza a usar una nueva aplicacin si hacer antes unas mnimas pruebas de
funcionamiento y comparar resultados.
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En los muchos procesos de puesta en marcha en los que hemos asistido al laboratorio,
este perodo ha sido de slo un da, incluso de ninguno, ya que una vez comprendido el
funcionamiento y teniendo resueltas las actas ms usuales, poco puede fallar.
Pero si usted opta por seguir el proceso sin nuestra asistencia, el nmero de imprevistos
puede aumentar, y el aprendizaje en el uso del programa puede ser algo menos fluido,
por lo que consideramos conveniente que durante algunos das una semana es un buen
plazo- introduzca todos los datos en paralelo en ambos sistemas, dejando de usar el
anterior una vez se sienta el personal suficientemente familiarizado con HCLab.
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El segundo punto en contra es la desconexin entre los datos de distintas fuentes que
suelen existir en los laboratorios.
HCLab es un slo programa conteniendo TODOS sus datos, tanto fichas de clientes
como obras, facturas y asientos contables, pero esto no es lo que ocurra en ninguno de
los muchos laboratorios que hemos visitado, y posiblemente tampoco en el suyo.
Tiene asignado un mismo nmero de cliente en su programa de hormigones y en su
programa de facturacin o de contabilidad? Las facturas estn relacionadas
inequvocamente con los nmeros de obra que utiliza el programa que usa para controlar
sus ofertas?
Posiblemente incluso alguno de estos datos no estn reflejados en ninguna base de
datos, o tengan serias inconsistencias en la forma de numerarlos en cada uno.
Dada la naturaleza del diseo de HCLab, este tipo de inconsistencias es inaceptable, ya
que slo hay una ficha de cliente, independientemente de que seamos un contable
visualizando su cuenta contable, estemos modificando su direccin de envo de actas o
buscando partes de hormign de sus obras. Tampoco es aceptable una factura sin
asociar a una obra, ni una obra sin cliente, etc.
Esto hace normalmente imposible rescatar la mayora de datos de un laboratorio, siendo
lo ms normal, en caso de decidir rescatarlos, poder slo importar ciertos datos: Las
fichas de clientes y de arquitectos, un catlogo de ensayos bsico, y quizs las fichas de
los presupuestos elaborados, pero difcilmente las muestras o los ensayos realizados en
los programas anteriores.
Falta de datos importantes
An suponiendo que las bases de datos estn sanas (no contengan datos inservibles) y
que las numeraciones de las distintas fichas estn perfectamente consistentes entre ellas,
queda un tercer problema: Las fichas de datos que maneja seguramente no contienen
datos importantes necesarios para HCLab.
Su fichero de catlogo de ensayos indica a qu rea acreditada pertenece cada uno?
Sin este dato, obligatorio en HCLab, no se podrn determinar los firmantes de las actas
de estos ensayos. La importacin deber poner un rea inicial y usted tendr que ir
ensayo a ensayo indicando el rea real.
Tienen sus facturas referencia a la obra a la que pertenecen? Normalmente no es as,
incluso una misma factura puede contener ensayos de varias obras del mismo cliente. En
HCLab este dato es obligatorio, y no hay forma automtica de reconstruir esta
informacin.
Conclusiones
Si despus de leer estos puntos, cree beneficioso un traspaso de datos, los pasos a
seguir son estos: Grabe las distintas bases de datos de los programas que utiliza
actualmente en un CD, y envelo a nuestras oficinas para su estudio.
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Tras este estudio, discutiremos su caso particular para decidir si le merece la pena, y en
su caso le enviaremos un presupuesto indicando que datos podrn importarse y que
datos no, as como los datos que deber repasar tras recibir el traspaso realizado.
En caso de realizarse finalmente el traspaso de datos, cuente con un desfase en los
mismos: Durante los das que pasen entre la grabacin del CD hasta la recepcin de los
datos traspasados, su laboratorio seguir generando datos que deber introducir
manualmente en la base de datos que reciba. En algunos casos se pueden fabricar
programas de traspaso de datos a medida de los datos recibidos, de forma que en lugar
de recibir una base de datos reciba un programa para traspasar los datos usted mismo, lo
cual permite evitar este desfase.
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Ya tenemos los datos bsicos introducidos y unos cuantos ensayos definidos para que
HCLab sepa generar sus actas, llega el momento de empezar a usarlo en serio.
El punto importante a decidir aqu es el da en que empezaremos a usar el nuevo
sistema, es muy importante que TODO lo que se registre a partir de ese da se registre en
HCLab, ya que si no hacemos un comienzo limpio, tendr problemas a la hora de
facturar ese mes inicial, y el registro de muestras no ser completo.
Nuestro consejo es que escoja un principio de mes o bien un lunes, de forma que todo el
personal sepa que todo lo anterior a ese da est en el sistema antiguo, y lo posterior en
el nuevo.
Introduzca los partes de hormign de ese da, es decir, los de amasadas fabricadas el da
elegido como primer da de uso, esto hace que realmente se comience a utilizar el
programa al da siguiente al escogido, excepto en el caso de registro de muestras de
otros materiales (puede registrar todas las muestras tambin en el sistema antiguo los
primeros das para mayor tranquilidad, pero no es necesario).
En el proceso, deber dar de alta las fichas de los presupuestos que vayan apareciendo,
as como las fichas de los clientes, dar el presupuesto por aceptado, y finalmente el parte
del hormign. NO DUDE en abusar del telfono en estos primeros das, un atranque por
no saber que proceso exacto debe seguirse puede hacer que su personal se retrase
innecesariamente.
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laboratorio sin antes dar de alta el nombre del banco y de la sucursal en el fichero de
bancos del men Tablas -> Auxiliares -> Bancos.
Tras completar otras fases del proceso, necesitar volver a esta pantalla a definir datos
que dejo sin definir, por ejemplo, tras crear las plantillas de impresin de hormigones,
actas varias o presupuestos, querr volver a la configuracin de la empresa para indicar
que estas son las plantillas por defecto para estos documentos.
Estos son los datos que debera completar como mnimo:
Fichas de personal
D de alta a los laborantes, tcnicos y dems personal de su laboratorio, indique nombre
y categora laboral (que posiblemente vaya rellenado sobre la marcha). En el caso de que
esa persona vaya a ser usuario de HCLab, en la lengeta segunda indique el nombre con
el que acceder al mismo (atencin a las maysculas y minsculas), deje la clave en
blanco ya que cada cual debe fijar la suya. Si se trata de un tcnico que firma actas,
considere la posibilidad de escanear su firma e incluirla en la ficha para que las actas
puedan ser impresas con la firma incluida.
Plan contable
Aunque no planee utilizar el mdulo contable de la aplicacin, deber tener dadas de alta
al menos las siguientes cuentas: La cuenta 4300 para los clientes, la 5720 para bancos
con una subcuenta por cada banco en el que tiene cuenta (este dato se necesita al
rellenar las fichas de nuestros bancos en la configuracin de la empresa), una cuenta
7000 de ingresos con una sola subcuenta (es necesaria indicarla en cada departamento
como cuenta contable de ingresos). Adems deber dar de alta una cuenta 477 para
anotar el IVA de las facturas, dato que se pregunta al dar de alta las series de facturacin
(ver pgina 340).
Lo ms recomendable llegado a este punto es importar el fichero de cuentas que
acompaa el CD de la aplicacin: Vaya a la pantalla Contabilidad -> Plan contable,
acepte el filtro, y en las opciones del botn derecho del ratn elija Importar un plan
externo. Pulse el botn
, en tipo de fichero elija fichero de texto, y en el CD, en la
carpeta HCLab\Datos, encontrar un plan de cuentas bsico.
Si realmente esta seguro de que nunca usar la contabilidad, puede usar una sola
cuenta para todos estos casos, pero por si cambia de opinin en un futuro, no
cuesta mucho asegurarse de que cada movimiento contable va a su cuenta
correcta.
reas acreditadas
Indique las reas acreditadas de su laboratorio, d de alta una con el nombre de sin
acreditar para asociar a aquellos ensayos no acreditados. En cada rea acreditada,
deber indicar los dos firmantes para actas (ver pgina 105).
Departamentos
Indique los departamentos fsicos en que se divide su laboratorio: Qumica, Viales,
Suelos, Hormign, etc. Recuerde que necesitar al menos un departamento Gestin
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001 por algunas letras ms sencillas de recordar, por ejemplo: HO-PROBE, es decir,
hormign, ensayo de rotura de probetas.
En cualquier caso, tenga en cuenta dos cosas importante: No necesita que el cdigo
indique el captulo al que pertenece cada ensayo, puede, por ejemplo, comenzar por el
cdigo del rea acreditada. Utilice una codificacin no muy compleja de recordar, de esta
forma agilizar el trabajo diario: En lugar de usar 01.001.0, use HO-001.0, ya que HO
es ms auto explicativo que 01.
Una vez decididos estos puntos, empiece a poblar de ensayos este esquema hasta que
tenga los suficientes para cubrir el 90% de los ensayos que diariamente pasan por el
laboratorio.
Antes de que estos ensayos estn disponibles, debe dar de alta una tarifa de precios, y
en cada ensayo existente, entrar a la ficha y en la lengeta Tarifas dar de alta el precio
recomendado para el ensayo, slo entonces estar disponible para su uso. Tambin
puede asignar precios ms cmodamente desde la ficha de la tarifa, botn Lista de
precios.
De nuevo deber asegurarse de que en la configuracin de la empresa esta seleccionada
esta tarifa como valor por defecto para nuevos clientes.
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entramos a verlos.
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5.1.- PANTALLAS
DEL MEN
FICHERO
En este primer men encontramos las opciones relativas a la empresa y ejercicio en uso,
as como el usuario actual y datos de configuracin de la empresa.
5.1.1.-
La misma pantalla que muestra HCLab al entrar puede ser llamada desde esta opcin del
men, para poder cambiar de empresa o de ejercicio activo sin salir del programa.
El nombre de usuario y la clave debe coincidir con los especificados en su ficha de
personal, adems, ese personal debe tener puesta la marca de Usuario activo y no
tener anotada fecha de baja.
Un uso recomendable para esta pantalla es dejarla activa cada vez que nos ausentemos
de nuestro ordenador, de forma que nadie pueda usurpar nuestra identidad y ejecutar
acciones en nuestro nombre para las que ese usuario no tiene autorizacin. Slo
volviendo a teclear nuestra clave el programa vuelve a estar usable con las ventanas en
las que trabajbamos an abiertas.
La base de datos puede ser una direccin de Internet siempre que nuestro
servidor lo dejemos conectado a la red (ver pgina 17). Esto es muy til para
sucursales "en lnea" y laboratorios a pie de obra... o para trabajar desde casa!.
Datos de prueba: Si est usando los datos de la versin de pruebas, deber usar el
usuario Sergio o Pedro, dejar la clave vaca, y en el ejercicio usar el actual.
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5.1.2.-
Cambio de ejercicio
Si lo que queremos es cambiar slo de ejercicio activo, podemos usar esta pantalla
especficamente diseada para esta tarea.
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5.1.3.-
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Desde esta opcin podemos, tras indicar nuestra clave anterior, definir una nueva clave
de acceso al programa.
5.1.4.1.- Empresa
En esta lengeta consignamos la informacin bsica que identifica a nuestro laboratorio,
como nombre completo, direccin, etc.
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Copyright
Escondido tras el botn Copyright se encuentran una opcin importante: Cada licencia
que se otorga a uno de los centros de trabajo del laboratorio, incluye un nombre y
poblacin que identifica a ese laboratorio o sucursal, al estilo SuperLabo, Sevilla. Este
texto, junto con otro adicional a elegir, ser impreso en todos los documentos que se
generen en el programa. Normalmente, el texto final es algo como Prohibida la
reproduccin parcial sin el consentimiento por escrito del laboratorio SuperLabo,
Sevilla. En esta opcin podr modificar este texto adicional as como la posicin del
texto en los documentos.
Si en la misma base de datos conviven dos laboratorios, deberemos dar de alta
dos Centros de trabajo en el men Tablas -> Auxiliares bsicas, de forma que
cada centro de trabajo tenga su propio copyright y sus propias condiciones de
licencia.
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Los datos de la zona para remesas a disco son muy importantes si pensamos
enviarles a ese banco remesas de recibos por ficheros. El dato sufijo deber
proporcionrnoslo el banco antes de usar los disquetes, y es totalmente necesario
(normalmente se nos asigna el 0 o el 1, y si con posterioridad se renegocian las
condiciones, nos dan otro nmero). El cdigo INE de la poblacin donde est la sucursal
se incluye en el fichero, pero casi ningn banco nos lo va a exigir relleno. Lea ms sobre
este punto en la pgina 394.
Con los datos de comisin por remesa y por recibo podremos generar asientos de
remesa que reflejen estos gastos.
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Retenciones
Algunas empresas grandes nos retienen un porcentaje de las facturas, pero no en todas
las provincias se hace de la misma forma. Aqu podemos escoger entre aplicar las
retenciones a las facturas en la base imponible o en el total de factura.
Referencia a los ensayos contenidos en la factura
Podemos elegir qu referencia a los ensayos contenidos en la factura queremos que se
imprima en las lneas de facturas: los nmeros de registro, los de albarn, etc.
Descuentos adicionales en facturas
Adems de ajustar los precios presupuestados uno a uno, tambien podemos indicar en la
obra que se aada una lnea de factura con un porcentaje de descuento en todas las
facturas que el programa genera para esta obra, pero antes, aqu debemos indicarle qu
cdigo de nuestro catlogo queremos usar en estas lneas.
La lnea que se crear, adems de incluir el texto descriptivo que ese ensayo descuento
tenga en el catlogo, contendr un texto adicional indicando el porcentaje de descuento y
la base imponible sobre la que se aplic. En caso de modificar la factura posteriormente,
deberemos ajustar manualmente el importe de esta lnea as como el texto adicional
comentado.
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El primer grupo de opciones define de que forma se incluirn estos ensayos en el acta
final, siendo lo ms normal el juntarlos todos en un acta conjunta y permitir que el
programa los distribuya en el acta de la forma ms uniforme.
Cabecera de ensayos
Mencin aparte merece el dato sobre cabecera de ensayos, que controla el texto que
aparece en las actas antes de cada uno de los ensayos que la componen, y que es
discutido con detalle en el apartado sobre diseo de plantillas para actas, pgina 415. Si
no desea que se imprima ningn tipo de separacin entre ensayos de la misma acta
(cosa normal dado que puede imprimir la lista de ensayos y sus descripciones en la
cabecera del acta) basta que deje este texto en blanco.
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El material y descripcin ser el usado en las muestras que se generen al dar de alta
partes de hormign, siendo posible modificarlos en amasadas concretas, de forma que
podamos, por ejemplo, cambiar la descripcin de cilndricas a rectangulares en
algunas amasadas.
Estos dos datos estn disponibles al disear el acta de hormigones (ver pgina 416), de
forma que no tienen porqu ser textos fijos en el acta, y as en estos casos comentados
sera impresa la palabra rectangular en la descripcin de la muestra de esas actas.
En la zona de avisos de probetas, podemos indicar que queremos que nos avise de
roturas bajas cada vez que introduzcamos una carga (la opcin normal es recibir esos
avisos al terminar de introducir todas las roturas del da, pero algunas veces interesa este
otro tipo de avisos para decidir si rompemos la ltima probeta a 28 da o la reservamos
para 60).
Tambin indicamos los mrgenes a partir de los cuales queremos que el sistema nos
avise, tanto en roturas bajas en funcin de la edad de la probeta (internamente distingue
dos casos segn sean o no menores de 10 das), como en dispersiones de probetas, en
funcin de si tenemos dos o ms probetas a esa edad.
Memoria en las nuevas amasadas
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Es algo que ocurre muy normalmente: Al dar de alta un nuevo parte de hormign de una
obra, muchos de los datos se repiten respecto del ltimo parte de esa misma obra, muy
especialmente las edades y nmero de probetas a romper.
Por esta razn, en HCLab se ha incorporado esta memoria de amasadas, para que
nada ms indicar la obra en un alta, las casillas ms dadas a repetirse se rellenen
automticamente con los datos del ltimo parte de esa obra.
En cualquier caso, y puesto que tambin puede tener sus riesgos el que los datos
aparezcan ya rellenos, el laboratorio puede decidir desconectar esta ayuda en esta
pantalla, desmarcando la casilla Usar datos ltima amasada....
Formato de impresin de las probetas
Tambin vemos un botn especial para indicar el formato en que queremos mostrar los
datos de las probetas de hormign en las actas, este es el aspecto de la pantalla que
obtenemos al pulsar sobre l:
Con la opcin de imprimir ttulos en la tabla de probetas podemos ajustar la impresin
para el caso de actas de hormign preimpresas que ya incluyan estos ttulos.
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Usuario de seguridad
El usuario de seguridad que definimos aqu es muy importante: Es el nico usuario que
tiene carta blanca para usar todas las opciones del programa, incluso existen opciones
poco habituales que slo este usuario tiene permitidas.
Si no definimos ninguno, se entender que no queremos usar el sistema de seguridad y
todos los usuarios podrn acceder a todas las opciones del programa.
Por el contrario, si definimos usuario de seguridad, el acceso estar regido por lo que se
permita en la categora laboral de cada usuario.
Adicionalmente, el usuario de seguridad puede dar poderes plenos a todos los usuarios
que pertenezcan a una categora laboral, de forma que en su ausencia, dichos usuarios
de confianza puedan suplirle en el uso de opciones poco habituales. En caso de usar
esta posibilidad, es aconsejable crear una nueva categora, por ejemplo llamada De
confianza y cambiar de categora laboral a los usuarios adecuados, ya que evitaremos
dar poderes plenos a usuarios a los que no queramos otorgrselos.
Varias obras con el mismo expediente
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Dado que todo el programa utiliza como referencia el nmero de obra, es decir, el que se
asigna cuando slo es un presupuesto, es posible tener dos obras con el mismo nmero
de expediente.
Si habilitamos esta posibilidad, podremos hacer uso de esta caracterstica para solucionar
varios casos de presupuestos complejos: Por ejemplo, varias fases de una misma obra
pueden estar en obras distintas pero con el mismo nmero de expediente, o bien una
ampliacin a un presupuesto aceptado se puede dar de alta como otra obra asociada al
mismo nmero de expediente.
Adems de ser una forma bastante racional de solucionar estos casos complejos, lo
mejor es que como todos esos presupuestos estn ligados por un mismo nmero de
expediente, al indicar que queremos imprimir uno de esos presupuestos, el programa
detectar la situacin y nos propondr imprimir tambin los dems presupuestos, de
forma que podremos imprimir todos como si fueran uno slo.
Aviso de albarnes duplicados
Si nuestro laboratorio basa su control en los nmeros de albarn de los hormigones y
resto de muestras, puede activar esta casilla para que se le indique en el momento de un
alta de un parte de hormign o una muestra en el caso de utilizar un nmero de albarn
ya usado en otra muestra.
Textos libres de la empresa
El recuadro Datos para insertar en plantillas permite definir hasta diez textos libres que
luego puede usar al disear sus plantillas, y estn pensados para conseguir que una
misma plantilla pueda ser usada en dos sucursales sin necesidad de modificarla.
Por ejemplo: Puede que tenga una sucursal en Madrid y una en Barcelona, que usen las
mismas plantillas de ensayos, pero que una llame a sus muestras M-2000/3 y la otra B2000/3, donde la nica diferencia es la letra. En este caso, puede poner en el texto 1 esa
letra, y en la plantilla poner [TXT1] en lugar de M o B, de esa forma, en funcin de la
empresa, el acta saldr cambiada.
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B) Poner clave de entrada al propio servidor para evitar que lleguen fsicamente al
fichero y lo manipulen, borren o copien.
C) Una vez dentro del programa, usando la ruta de la base de datos que slo nosotros
conocemos, iremos a la opcin Clave de FireBird y Alias y cambiaremos la clave de
acceso a FireBird, que en la instalacin se define por defecto como masterkey.
D) En esta misma opcin, crearemos un alias asociado a la ruta real de la base de
datos, para que los usuarios no necesiten saberla, slo escribirn el alias para entrar.
Esta opcin de crear alias, adems de para incrementar la seguridad del fichero
de datos, viene bien para conectar con las sucursales sin necesidad de recordar
sus direcciones IP y largas rutas a ficheros.
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Por ejemplo, si el contador de obras est a 5 y damos de alta una nueva obra, se le
asignar el nmero de obra 6 y el contador se incrementa para mantenerlo al da.
Este sistema tiene ciertas ventajas respecto al mtodo alternativo de asignar como
nmero de obra el mayor existente hasta la fecha ms uno: Si dos usuarios coinciden
simultneamente dando altas de obras, no pasar nada, y adems, si por cualquier razn
damos de alta la obra nmero 1000 (escribiendo el 1000 manualmente), el sistema
seguir numerando las siguientes obras por la 6, no por la 1001.
En algunos casos, por ejemplo si damos de alta una obra y a continuacin la eliminamos,
el contador debe ser vuelto a una posicin anterior, para estos casos se incluy esta
pantalla, que dicho sea de paso, slo es accesible por el usuario de seguridad del
programa, ya que es un dato sensible que debe protegerse de cambios accidentales.
El botn Automtico repasa los datos existentes en la base de datos y nos rellena el
campo Nuevo valor con el mayor encontrado, simplificando enormemente la labor de
ajustar contadores tras eliminar varios de los ltimos datos existentes.
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Pulsando el botn Prepara veremos el texto del script a utilizar, y pulsando Grabar se
crear el fichero tipo .BAT que, si pulsamos dos veces, lanza la copia de seguridad en
caliente, si necesidad de que HCLab este activo en ese momento.
Ahora acuda al administrador de tareas que se incluye con Windows (un icono con un
reloj y un calendario en la esquina inferior derecha), bralo y aada una tarea peridica:
Ejecutar este nuevo fichero BAT todos los das a las 15:00 horas.
Para mxima seguridad, recomendamos hacer 5 de estos scripts, uno por cada da de la
semana, y programar cada uno para que sea lanzado el da correspondiente, de forma
que siempre tengamos varias copias de los datos.
Para esto, deberemos editar el texto que genera y cambiar, al final del todo, el nombre del
fichero a crear (HCLAB.GBK en el ejemplo) por algo como HCLAB-LUNES.GBK,
grabar el fichero con un nombre del estilo LUNES.BAT. Repetiramos con los dems y,
finalmente, programaramos cada uno como una tarea independiente.
Tiene ms informacin al respecto en http://www.hcsoft.net/HCLab/gbak/gbak.htm
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Los datos que se envan a esa base de datos histrica son de dos tipos: Los datos
contenidos en los ensayos (lo que vemos al pulsar el botn
), y las imgenes de las
actas del histrico de actas. Estos dos datos suelen representar del 70 al 90% del
volumen de datos archivados durante un ejercicio.
Si vaciamos los datos de un ejercicio pasado, estos siguen siendo visibles en el programa
(el registro de ensayos y el histrico de actas siguen mostrando los ensayos y actas
archivadas), pero no podremos acceder a ellos: Si queremos imprimir o editar un acta, o
si intentamos modificar los datos de un ensayo, un mensaje nos avisar de que esa
informacin ha sido trasladada a un fichero histrico. Si recuperamos los datos histricos,
de nuevo estarn disponibles todos los datos de ese ejercicio.
Es recomendable archivar por semestres o incluso trimestres, de forma que el
fichero creado quepa en un slo CD y posteriormente podamos recuperar los
datos de una fecha sin necesidad de recuperar el ejercicio completo.
Validar la base de datos
Si ha tenido algn problema en el servidor, como cuelgue de la mquina, un corte de luz
(debera tener un SAI sistema de alimentacin ininterrumpida- para el servidor, pero
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tambin pueden fallar) y tiene dudas sobre la integridad del fichero de datos, lo ms
rpido es pasar una validacin de datos con esta opcin.
Esta validacin aprovecha para arreglar errores sencillos en el fichero (no nos lo avisa
pero lo hace sobre la marcha), pero debemos tener en cuenta que no es 100% fiable: A
pesar de que no indique errores, an puede ocurrir que al hacer la copia de seguridad
nos d algn error.
La nica validacin de los datos 100% fiable es hacer una copia de seguridad (sin recibir
avisos de problemas) y luego recuperar esa copia con otro nombre de fichero: Este
proceso no slo nos asegura que no hay el ms mnimo error, tambin sanea
internamente el fichero y normalmente reduce el tamao del mismo, con lo que interesa
finalmente quedarnos con el nuevo fichero GBD intercambiando los nombres de estos
dos ficheros.
Si hace una copia de seguridad con el fin de sanear su base de datos, recuerde
que todo el proceso deber hacerse mientras nadie use el programa, ya que de
otra manera todos los cambios realizados durante el proceso no estarn
presentes en el nuevo fichero.
Si detecta cualquier problema con sus datos, en especial avisos del estilo inconsistency
check o imposibilidad de conectar con el fichero, deber dejar de usar el programa y
seguir los pasos descritos en http://www.hcsoft.net/HCLab/gfix/index.htm para detectar y
reparar los errores antes de seguir usando el programa.
IMPORTANTE: Utilizar el programa con la base de datos daada puede llegar a
hacer irrecuperables los datos, siendo su nica solucin recuperar la copia de
seguridad ms moderna disponible.
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Podemos dar acceso a las facturas, actas (no se muestran las recin generadas que an
no han sido impresas para evitar enviar actas no revisadas) y hormigones, tanto de una
obra especfica, como de todas las obras de un cliente o en las que aparece un tcnico.
Ahora, activamos el servidor web integrado, entrando en la opcin del men Fichero |
Servicio WEB a clientes | Servidor WEB, y marcando la opcin Activar servidor de
pginas web.
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El servidor web ya est operativo, aunque de momento slo en nuestra red de la oficina.
Para comprobarlo, abra el navegador de Internet (en esta misma mquina) y vaya a la
direccin http://127.0.0.1 o bien http://localhost (es decir, a nuestra propia mquina), sin
necesidad de estar conectados a Internet, veremos la pgina web que HCLab nos est
generando:
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Para ver como funciona la pgina, nada mejor que pulsar en alguno de sus iconos. Como
muestra, as se vera el listado de facturas:
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Ahora ya slo nos quedara hacerlo visible desde el exterior, es decir, desde Internet.
Para ello necesitaremos la asistencia de un informtico, pues deberemos configurar
nuestro router de acceso a Internet para que "enrute" el puerto 80 (o el que elijamos en la
pantalla del servidor antes de activarlo) hacia la direccin IP del ordenador que
decidamos que va a hacer el papel de Servidor Web de HCLab en la empresa.
Si no es el mismo ordenador que hace de servidor de FireBird, recuerde que
ambos debern estar encendidos para que la pgina web est accesible.
Una vez hecho esto, y suponiendo que la IP de su router de acceso a Internet sea
145.145.145.145 (si su proveedor de acceso a Internet no le garantiza una direccin IP
fija, estos nmeros cambiarn de una vez para otra, por lo que resulta casi obligatorio el
contratar un suplemento por poseer una direccin IP fija o utilizar los servicios gratuitos
de www.dyndns.org o similar), nuestros clientes ya podran visitar estas pginas
acudiendo desde el navegador a http://145.145.145.145
Para redondear el asunto y no hacerles aprender a nuestros clientes este nmero,
pondramos en la pgina de la empresa algn icono de acceso al Telelaboratorio, para
que pulsndolo saltasen a la direccin anterior pero sin tener que escribirla.
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Listados formateados
El listado formateado es similar al que obtenemos nosotros al pedir un listado desde la
pantalla en cuestin, por ejemplo desde facturas, con la salvedad de que los listados
pedidos desde Internet se les aplicar, si existe, un formato que deberemos tener
almacenado en esa pantalla y que deberemos llamar WEB. Es decir, deberemos ir a la
pantalla de facturas, pulsar el botn de los listados, configurarlo tal como queremos que
les aparezca a los clientes desde pgina WEB, y almacenarlo dndole el nombre WEB.
Adicionalmente, podemos definir formatos alternativos para que se usen slo cuando
cierto cliente o tcnico acceda. Si uno de nuestros clientes es una central de hormigones,
posiblemente quiera visualizar en las consultas de amasadas columnas que otros clientes
no. Para este caso y otros similares, tenemos la opcin de crear un formato de listado
especial que deberemos guardar con un nombre especial en funcin de a quien
queremos que se le aplique, segn la tabla siguiente, ordenada de ms genrico a ms
especfico:
Nombre
del formato
WEB
WEB-HC
WEB-HC12
WEB-JUAN
Se le aplicara a
Todos los listados pedidos por pgina web, a no ser que exista un
permiso ms especfico.
Histrico de actas pedido por un Cliente, es decir, se le aplicara a
todos los que les demos un permiso de actas de obras del cliente tal.
La letra H corresponde con histrico de actas, pero se puede usar la F
de facturas o la A de amasadas. La segunda letra corresponde a
Cliente, pero puede usar una O de obra, o una T de tcnico. Por
ejemplo WEB-FT seria aplicado a facturas pedidas por un tcnico, de
forma que puedan ocultrsele los totales de factura, por ejemplo.
Histrico de actas de obras del cliente 12. Se aplicara a quien entre
con ese permiso exacto.
Se le aplica al usuario que dimos de alta con el nombre JUAN.
Listados simples
Se corresponde exactamente con las columnas que veramos si entrramos a la pantalla
(sin pedir listado) antes de conectar el servidor web. Es importante para poder controlar
qu columnas van a ser visualizadas (en caso de que no queramos que algunas se
muestren) el crear un usuario especial que usaremos siempre cuando vayamos a
conectar el servidor web, de manera que, asociado a ese usuario, podamos grabar
configuraciones especficas para las pantallas de facturas, histrico de actas y registro de
amasadas.
El proceso sera este: Creamos un nuevo usuario, le damos acceso al programa, y lo
usamos para entrar al programa en el ordenador que har de servidor WEB. Vamos
entrando a cada una de las tres pantallas que son visibles desde pgina web, pulsamos
el botn
y dejamos visibles las columnas que queramos, as como la ordenacin.
Antes de salir, iramos a la lengeta Guardar y guardaramos la configuracin de la
pantalla para este usuario.
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5.2.- PANTALLAS
DEL MEN
Bajo este men se renen una serie de pantallas con datos bsicos para el
funcionamiento del resto de pantallas del programa, pero que no son de uso cotidiano.
5.2.1.-
Centros de Trabajo
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Usuarios multicentro
Aunque el esquema general de separar todo por centros y no dejar que nadie modifique
datos de otros centros es, en general, apropiado, tambin sucede que un usuario
especial, a modo de supervisor, debe de poder entrar y manipular datos de otros
centros.
Estos usuarios pueden marcar en su ficha la casilla Usuario multicentro, con lo que
tendrn carta blanca para ver y modificar datos independientemente del centro de trabajo
de cada obra.
Firmantes diferentes para las actas
Si tenemos dos centros de trabajo, es de suponer que en cada uno los firmantes de un
rea acreditada no sean los mismos, pero en la ficha de rea acreditada slo se pregunta
por un juego de firmas, por lo que cada centro de trabajo debe tener un mecanismo para
redefinir que personas firmaran las actas de ese centro.
Este mecanismo lo encontramos en la segunda lengeta de esta pantalla:
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Licencia de uso
Adicionalmente, este sistema permite que cada centro de trabajo tenga su propia licencia
de uso, con distinto texto de copyright en sus actas y volumen anual de muestras
diferente segn la licencia de que disponga cada uno.
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5.2.2.-
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Personal
Todo el personal que trabaja en el laboratorio debe tener una ficha abierta, tanto si es un
laborante, un tcnico o personal administrativo, independientemente de que tenga o no
acceso a usar el programa.
Adems, cuando alguien deja de trabajar en el laboratorio, su ficha se tiene que
conservar, marcada como en baja pero sin borrarse, ya que toda la actividad de esa
persona en el laboratorio esta reflejada en los datos de HCLab.
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Es importante hacer notar que la identidad del usuario es tomada del nombre y clave que
utilizo el entrar, no volvindose a preguntar en puntos posteriores del programa. Por
ejemplo, al dar por revisado un ensayo, este aparecer como revisado por el usuario
actual del programa, sin necesidad de que se pregunte quin da por revisado el ensayo.
Ficha de personal
En la lengeta Ficha personal, notar que se hace referencia a una categora laboral,
en funcin de ese dato se fijarn los accesos que este usuario dentro de HCLab y se
sabr si es un laborante que realiza recogidas de material. Naturalmente, slo el usuario
de seguridad del programa puede cambiar esa categora a un usuario.
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El botn
sirve para que el usuario de seguridad pueda redefinir la clave de ese
usuario, para el caso de que la haya olvidado. Lo que NUNCA puede hacer el usuario de
seguridad es averiguar nuestra clave, con lo que no puede usurpar nuestra identidad sin
modificar irremediablemente nuestra clave de acceso.
La marca de Puede manipular datos de otros centros de trabajo permite, en una
instalacin del programa donde varias sucursales utilicen la misma base de datos, dar a
un usuario acceso completo a todos los datos de todas las sucursales.
Accesos y seguridad
En la siguiente lengeta definimos el nombre corto y clave para el acceso a HCLab de
este usuario, siendo posible desactivar al usuario de forma que no pueda acceder a
HCLab.
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Tambin aqu podemos leer las imgenes de las firmas de este trabajador, para el caso
de tcnicos que firman actas, con el fin de poder agilizar la firma de actas incluyendo esta
en las copias de acta no oficiales, como son las copias enviadas a la obra, promotor y
tcnicos de la obra.
El dato Departamento por defecto no es obligado, pero en caso de indicarlo, se usar al
entrar a algunas pantallas con filtros por departamento, como ensayos por realizar,
ensayos por revisar as como al buscar ensayos, donde slo se nos mostrarn los de
este departamento (se puede desactivar para ver todos los ensayos).
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Datos administrativos
En la lengeta Administracin se almacenan datos administrativos, incluyendo la
posibilidad de almacenar un fichero con el currculo del trabajador.
Esta lengeta contiene datos sensibles, por lo que slo est accesible por el jefe
de seguridad del programa y aquellos que tengan el permiso de Jefe de
contabilidad.
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Capacitaciones
En la lengeta Capacitacin podemos consultar y modificar la lista de ensayos para los
que est capacitado este laborante, de modo que el programa nos pueda avisar cuando
alguien realiza un ensayo para el que no est cualificado.
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Adems de poder marcar si esta categora se refiere a laborantes que realizan recogidas
de muestras, pulsando en Accesos podemos definir pormenorizadamente a qu zonas
de programa tiene acceso este tipo de usuarios y qu puede hacer en cada una de esas
zonas.
Si creamos una nueva categora, podemos copiar los permisos ya definidos en
otra para ahorrarnos repetir el proceso. Slo el usuario de seguridad puede
modificar estos permisos.
5.2.3.1.-
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As, las opciones que encontramos al fijar el nivel de acceso que queremos otorgar a una
categora laboral para, por ejemplo, modificar fichas de cliente, seran estas: Denegado
(no nos dejar modificar), Completo (nos dejar sin dejar rastro de que hemos
modificado la ficha), Chivato (nos dejar, pero enviar una nota al responsable sin que
el usuario se d cuenta) y Explicando (se avisa al usuario de que su accin ser
anotada y se le pide conformidad y una lnea de texto explicativa de su accin).
Con el uso racional de estas opciones, podemos conseguir que un usuario medio tenga la
posibilidad monitorizada de cambiar algunos datos que de otra forma no nos
atreveramos a otorgarle, evitando as las tpicas situaciones de no poder trabajar por
estar ausente la persona que nos da de alta obras, etc.
Si queremos hacer cambios globales en los permisos, podemos hacer uso de los botones
de la parte superior. Estos cambios se aplican slo a las zonas presentes en la familia
(lengeta) activa.
5.2.4.-
Ejercicios
En esta pantalla tenemos los datos referentes a cada ejercicio en el que la empresa tiene
movimientos, podemos definir si el ejercicio sigue activo o esta totalmente cerrado, qu
asiento hemos usado para la regularizacin contable, o incluso definir una fecha para
dejar cerrado parte del ejercicio.
5.2.5.-
Bancos
Muchos de los clientes tienen un banco por el que nos van a pagar las facturas, y un
nmero de cuenta. Para evitar que en cada ficha debamos escribir el nombre del banco y
de la sucursal, toda esa informacin se almacena en un fichero de bancos y sucursales.
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5.2.6.-
98
Formas de pago
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Las formas de pago en fichas de clientes y facturas se construyen juntando dos datos
distintos: El texto de la forma de pago, ms los das de vencimiento acordados. De esta
forma, uniendo Letra con 120, obtenemos Letra a 120 das.
Separar las formas de pago de esta manera nos aporta dos ventajas: Los das de
vencimiento son nmeros a definir por el usuario en cada caso, no se necesita darlos de
alta, y adems pueden ser usados por el programa fcilmente en el clculo de fechas de
vencimiento de facturas, y, por otro lado, el texto podemos definirlo a nuestro gusto en
esta pantalla que estamos comentado.
Cada forma de pago lleva anotados los das para vencimiento ms usuales, siendo
posible su modificacin en la ficha del cliente o de factura.
En el texto de la forma de pago podemos incluir cualquiera de las variables
existentes para las plantillas de factura (ver seccin sobre diseo de plantillas de
factura, pgina 435). Por ejemplo, si ponemos el texto Deber ingresar un total
de [FAC.TOTAL] [FAC.MONE] en la cuenta [CLI.CTA] antes del da
[FAC.FECVEN], en la factura aparecer escrito: Deber ingresar un total de 350 en la
cuenta 2333.0012.04.1234567890 antes del da 12-03-2006.
Formas de pago activas y pasivas
Algunas formas de pago exigen que hagamos nosotros las gestiones de cobro (contado,
recibo, etc.), mientras que en otras es el cliente el que debe realizarlas y enviarnos los
documentos (pagare, letra, etc.). Dividiendo las formas de pago segn esta distincin,
luego podremos filtrar facturas pendientes de cobro con forma de pago pasiva, para
avisarles a los clientes en caso de que se retrasen en los envos, por ejemplo.
99
100
5.2.7.-
Idiomas
5.3.- PANTALLAS
5.3.1.-
DEL MEN
Tcnicos
En cada obra, como es de esperar, se anotan aquellos tcnicos que participan, y por
tanto deben recibir copias de las actas. Estos tcnicos se toman de este fichero de
tcnicos comn para todas las obras.
La finalidad de esta lista de tcnicos asociados a la obra es doble: Por un lado nos
permite indicar que queremos emitir copias adicionales de las actas para ciertas
personas, y por otro lado, nos permite obtener una lista de la direccin tcnica de la
obra, formada por las personas de esta lista donde pusimos la marca Es direccin
tcnica.
La otra lista que se genera a partir de estos datos es la de Copias enviadas a, que
adems incluye al cliente y el promotor, pero que no incluir a aquellas personas a las
que elijamos enviarles cero copias.
Envi de actas por correo electrnico
Si en la configuracin de la empresa indicamos los datos de nuestro servidor de correo, y
en la ficha del tcnico indicamos una direccin de correo electrnico, entonces, si
marcamos la casilla Prefiere copias de las actas por email..., estas copias de acta sern
100
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Tcnicos desactivados
Cuando un tcnico deja de trabajar en una empresa, no podemos borrar su ficha, ya que
fue referenciada en las obras anteriores, as, lo que debemos hacer es quitarle la marca
de Activo, lo que evita que sea usado en nuevas obras, y que se le impriman actas
desde el histrico de acta aunque en su da en la obra anotramos a ese tcnico.
101
5.3.2.-
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Promotores
102
5.3.3.-
103
Libros de registro
Aunque no es obligatorio, hay quien prefiere llevar varios libros de muestras separados
para cada acreditacin del laboratorio. HCLab se ha preparado para poder manejar tanto
un nico libro de registro de muestras por laboratorio, como varios libros de forma
simultnea.
103
104
Como se observa en la pantalla, un libro puede marcarse para que slo admita muestras
de un cierto centro de trabajo.
5.3.4.-
Departamentos
Cada ensayo del catlogo o del registro de ensayos, lleva anotados dos cdigos
referentes a qu seccin del laboratorio realiza el ensayo, estos datos estn etiquetados
en HCLab como rea acreditada y departamento.
La diferencia entre ambas es clara: Mientras el rea acreditada se refiere al punto de
vista oficial de las acreditaciones, de forma que dos ensayos que se impriman en la
misma acta deben pertenecer a la misma rea acreditada pues ser firmada el acta por el
responsable de esta rea, el departamento se refiere al rea fsica dentro del laboratorio
que va a realizar efectivamente el ensayo, siendo facturado en su momento y
contabilizado a nombre de ese departamento, de forma que la contabilidad refleje los
ingresos reales de cada departamento fsico.
Adems, al departamento se le dan muchos usos dentro de HCLab, como por ejemplo, al
entrar a ver la lista de ensayos pendientes de revisar, debemos indicar a que
departamento nos estamos refiriendo, mostrndose slo los del departamento indicado.
104
105
5.3.5.-
reas acreditadas
105
106
El campo Suele revisar sirve para que al imprimir hojas de clculo previas a la revisin
del ensayo, este documento pueda incluir una prefirma con el nombre del tcnico que
normalmente revisar el ensayo, de forma que estas hojas de clculo nos sirvan como
registro firmado de las revisiones de ensayos realizadas por los tcnicos.
106
5.3.7.-
107
107
108
Por esta razn no existe una nica plantilla de impresin de presupuestos, si no toda una
lista de ellas que podemos ir incrementando a nuestro gusto.
Dada la complejidad de la generacin de presupuestos, estas plantillas estn realmente
constituidas por tres plantillas ms simples, dos de ellas se usan conjuntamente para la
generacin del presupuesto en si, y la tercera, para disear aadidos al final del
presupuesto, como hoja de aceptacin y condiciones del contrato.
Para ms informacin, consulte la seccin de diseo de plantillas en la pgina 404.
Estas mismas plantillas son las utilizadas en la impresin de tarifas, que suelen
diferenciarse slo en que se elimina toda referencia a la obra o al cliente y se deja
en blanco la tercera plantilla.
5.3.8.-
Das festivos
108
5.3.9.-
109
Materiales
Cuando se dan de alta muestras en el libro de registro, uno de los datos ms importantes
es el material de la muestra, ya que este dato nos permitir poder confeccionar una
estadstica de todos los resultados de un ensayo obtenidos sobre un material concreto,
por ejemplo, todos los CBR realizados a Zahorras artificiales a lo largo de una carretera.
Para facilitar tanto la introduccin de los partes de muestra como las futuras estadsticas,
este dato no es un texto libre si no que esta recogido en un fichero de materiales que
nosotros mismos podemos definir y ampliar.
En cada material podemos indicar los das que normalmente se conservan los
remanentes tras la terminacin del ltimo ensayo, de forma que se pueda confeccionar un
listado diario o semanal de muestras remanentes que deberamos desechar.
En la parte inferior se nos brinda la posibilidad de vaciar el material, es decir, poner otro
material en todas las muestras que hagan referencia a el, para de esta forma poder
eliminarlo en caso de que en el transcurso de la vida del programa nos encontremos con
109
110
5.3.10.-
Tipos de obra
Las obras que damos de alta en HCLab pueden ser clasificadas para mayor claridad
interna y ms fcil localizacin posterior, en grupos, de forma que podamos luego filtrar y
ver slo las de tipo Vivienda, o tipo Obra civil, Carreteras, Informes, etc.,
La lista de tipos de obra que queremos usar para dar de alta obras se encuentra en esta
opcin.
Para mayor comodidad en la introduccin de nuevas obras, es posible indicar el tipo de
obra por defecto en la pantalla de configuracin de la empresa.
En la Comunidad Valenciana y Canaria es necesario clasificar las obras segn un
criterio especial, para este cometido existe un segundo tipo de obra en las fichas
de obra que no tiene utilidad en el resto de comunidades.
110
111
5.3.12.- Poblaciones
Por un lado es cmodo tener un fichero de poblaciones al dar de alta obras, ya que nos
ahorra teclear el nombre de la poblacin y su cdigo postal, y ms importante, hace que
siempre se escriban igual las poblaciones en las distintas obras, permitiendo hacer
estadsticas correctas por poblacin.
Otros laboratorios consideran que es un engorro no poder escribir la poblacin
directamente.
La solucin es salomnica: Existe un fichero de poblaciones, podemos usarlo al dar de
alta una obra, pero tambin podemos escribir la poblacin directamente sin usar el
fichero.
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112
113
Estos albarnes de recogida de material pueden ser diseados en esta opcin, con tres
ventajas principales sobre el albarn clsico genrico de imprenta:
A)
B)
Podemos tener un tipo de albarn por cada tipo de material, donde se indiquen
claramente los datos a anotar durante la recogida en funcin del material.
Cada uno de estos albarnes llevar una numeracin independiente, que se
actualiza de forma automtica al imprimir los partes.
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5.4.- PANTALLAS
114
DEL MEN
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Aqu se encuentran agrupadas todas las opciones que controlan los ensayos que
tenemos disponibles en HCLab, a que precios se ofertan en cada tarifa, y qu plantillas
de documento tenemos disponibles para generar sus actas de resultados.
5.4.1.-
Catlogo de ensayos
Aqu encontramos todos los ensayos que estn disponibles para su uso en las distintas
pantallas de HCLab, ordenados por su cdigo (8 caracteres mximo), y sin entrar en
como se organiza el catlogo por captulos.
Existe una pantalla alternativa (en la siguiente opcin del men) donde visualizar el
catlogo y el rbol de captulos y subcaptulos desde la que tambin podemos dar de alta
nuevos ensayos o modificarlos. En muchos casos, esta visin organizada del catlogo
es preferible a la de la pantalla que aqu comentamos.
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Como vemos en la ilustracin, cada ensayo tipificado aparece con un smbolo especial,
siendo distinto para el caso de los hormigones, en el que es un rueda dentada.
Importacin de catlogos de otras empresas
Si nuestro laboratorio pertenece a un grupo, puede que tengamos que sincronizar nuestro
catlogo con el del laboratorio principal de vez en cuando, tanto para recibir nuevos
ensayos de la central como para actualizar los mecanismos de los ensayos (nuevas hojas
Excel, por ejemplo.)
Para este cometido, basta usar el botn derecho del ratn y nos aparecer esta pantalla
de copia de catlogos:
116
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Si no podemos copiar los datos de la empresa origen para llevarlos a la sucursal, siempre
se puede conectar con la base de datos de la central por Internet: Si la central tiene la
mquina con los datos conectada a Internet con la direccin IP 123.123.123.123, bastar
indicar como empresa origen 123.123.123.123:c:\HCLab\empresa principal.gdb (puede
leer ms sobre este tipo de conexiones en el captulo de instalacin del programa, pgina
17.)
Si indicamos un captulo, todos los nuevos ensayos que recibamos, as como sus
captulos, los encontraremos dentro del indicado aqu, en lugar de mezclados con los
existentes.
Si es la segunda vez que hacemos el traspaso, marcaremos la opcin de actualizar, de
modo que no nos modifique nuestra organizacin en captulos pero si nos actualice textos
y dems datos de los ensayos.
117
118
118
119
Sirve para que los ensayos que permanezcan demasiado tiempo sin ser realizados
aparezcan marcados en rojo en las pantallas de ensayos pendientes de realizar o revisar.
Si indicamos un nmero mnimo de das para su terminacin, al dar los ensayos por
terminados se nos avisar si hemos tardado menos que el mnimo indicado.
Cantidad utilizada normalmente
El programa lleva integrado un sistema de control de cantidades de materiales, de forma
que cada ensayo resta una cierta cantidad de material a la muestra, pudiendo saber en
cada momento la cantidad remanente y programando de forma sencilla la eliminacin de
los remanentes pasados tres meses.
Generar tantos ensayos a facturar como unidades se empleen
En algunos casos, por ejemplo los ensayos de testigos, si se emplean 4 unidades de
material (probetas), tambin se deben facturar 4 ensayos. En estos casos, marcando esta
casilla, nos ahorramos el trabajo de modificar las unidades a facturar que el programa
anota al dar de alta el ensayo a realizar. Tambin podemos indicar 5 unidades mnimas a
facturar si siempre cobramos un mnimo de 5 unidades aunque hagamos menos.
Cdigo de ensayo alternativo
Sirve para definir un cdigo alternativo del ensayo para ser usado en las actas.
Ensayos desactivados
Si desmarcamos Ensayo activo, este cdigo no podr ser incluido en presupuestos a
partir de ahora, salvo que el usuario tenga un permiso especfico para estos casos.
Procedimiento de ensayo
Permite almacenar un fichero con los pasos necesarios para realizar el ensayo. Puede
ser consultado desde el resto de pantallas de ensayos.
Descripcin Tcnica y Comercial
Adems del nombre del ensayo que es un texto relativamente corto, disponemos de dos
descripciones largas, una para ser usada en temas comerciales (presupuestos y
facturas), y otra opcional que ser usada en lugar de la comercial en las actas de
resultados.
Norma de muestreo
Si aadimos una norma de muestreo, cuando la muestra sea muestreada por
laboratorio se aadir a la descripcin del ensayo en las actas con el texto inicial de ,
muestreado segn , lo que nos permite incluir una referencia a la norma usada para el
muestreo.
Tarifas
En la lengeta de tarifas vemos en cuales hemos dado precio a este ensayo, siendo
posible desde aqu mismo dar de alta el ensayo en una nueva tarifa o quitarlo de alguna
tarifa en la que no debiera estar (usando las teclas Insertar para aadir el precio en una
tarifa o doble clic con le ratn para editar el precio existente.)
119
120
Este desglose puede combinarse con la opcin de Generar tantos ensayos a facturar
como unidades se empleen, dando como resultado el que, tras registrar un ensayo y
anotar las unidades empleadas correspondientes, la lista de ensayos a facturar de ese
ensayo refleje correctamente como queremos facturarlo.
Dos ejemplos aclararn este tema, espero:
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121
122
Si un ensayo no contiene informacin en esta lengeta, se dice que esta sin tipificar, y en
este caso, se comportar como un ensayo basado en texto libre.
Bsicamente, podemos decidir aqu el tipo de ensayo (basado en Excel, tipo tablas, un
CBR, etc.), la plantilla de papel preimpreso a usar en su acta (normalmente se deja en
blanco para usar la plantilla de la empresa, pero si elegimos una plantilla de tipo
hormign, el ensayo ser considerar de hormign), y otros datos referentes al
comportamiento interno del ensayo y su forma de imprimirse en diferentes documentos.
Como este tema es complejo y extenso, le remitimos a la pgina 443, donde se explica el
proceso en profundidad.
Parte de trabajo especfico
Aunque el programa sabe generar partes de trabajo (hojas con las preguntas para el
laborante) de los ensayos tipificados, podemos especificar uno creado por nosotros
mismos en el visor de actas (HCG) o bien en Word. En ambos casos, podemos insertar
en el texto cualquiera de las variables de que disponemos en este tipo de documento: Si
escribimos en Word Nmero de muestra [MUE.CODI] se nos imprimir el nmero de
muestra real en cada caso. Ms informacin sobre las variables disponibles en la pgina
422.
Si slo hemos diseado en el documento la parte de las preguntas del ensayo, sin
incluir formatos de pgina, marcaremos la opcin Sumarle a este documento la
plantilla por defecto de partes de trabajo para que se use el formato por defecto.
Valores por defecto
Sirve para grabar unas respuestas por defecto para todos los ensayos que realicemos de
este tipo, mientras que Modifica parmetros nos permite volver a las pantallas de
configuracin del tipo de ensayo elegido (TABLAS.DLL en este ejemplo) para poder
modificar alguno de los parmetros introducidos (por ejemplo, cambiar los nombres de los
datos para adaptarlo a nuestro gusto).
Para ms informacin sobre la tipificacin de ensayos, consulte la pgina 443.
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Parmetros extra
En la siguiente lengeta, Extra, se acumulan algunos parmetros adicionales que no
tienen cabida en las lengetas anteriores, pero que pueden ser de mucha utilidad.
Si marcamos las dos primeras casillas, indicando que el ensayo no debe ser revisado ni
se debe generar su acta, estos ensayos al ser dados por terminados en la pantalla de
Ensayos pendientes de realizar (consulte la pgina 217) pasarn directamente a estar
pendientes de facturar, algo que puede resultar sumamente cmodo para el caso de
informes realizados de forma externa a HCLab, o ensayos que representen un
desplazamiento o colocacin de mquinaria.
Avisos para mostrar al presupuestar
Basta anotar aqu, por ejemplo No presupuestar por menos de 300 , que es lo que nos
cuesta subcontratarlo a nosotros para estar seguros de que cualquier persona que lo
presupueste en una obra, recibir puntual aviso. Opcionalmente podemos pedir que le
sea mostrado el aviso tambin a la persona que registre este ensayo en una muestra.
Capacitaciones
Aqu anotamos o consultamos qu laborantes estn capacitados para realizar este
ensayo (ver pgina 137).
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5.4.2.- Captulos
Todos los ensayos del catlogo se organizan en captulos y subcaptulos, hasta un
nmero ilimitado de posibles niveles. Podemos consultar nuestro catlogo de ensayo
visualizndolo organizado por captulos en esta opcin.
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La zona inferior sirve para buscar de forma rpida un ensayo que deseamos mover al
captulo seleccionado, de forma que no tengamos que ir buscndolo por todas las
carpetas del rbol.
Si entramos a editar los datos de uno de estos captulos, veremos esta pantalla.
125
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126
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Las tarifas de precios en HCLab pueden ser de dos clases muy distintas: Tarifas abiertas
o tarifas cerradas (de precio fijo.)
Tarifas abiertas
Son las ms normales, funcionan como precios recomendados para la obra, de forma
que una vez presupuestado el ensayo, podemos cambiar este precio. Adems, si se
cambia el precio de la tarifa, no se cambiar en los presupuestos ya existentes que
utilizan esa tarifa.
Tarifas cerradas
Estas tarifas no permiten cambios en los precios dentro de los presupuestos que las
utilizan.
Si tras cambiar algn precio de una tarifa cerrada queremos que algunas obras reflejen
estos cambios, iremos a la pantalla de obras y filtraremos slo las de esta tarifa, y una a
una, con las opciones del men del botn derecho del ratn, usaremos Iguala precios
con los de tarifa.
Normalmente estas tarifas son tiles para contratas de controles de planta y similares,
que se modifican anualmente y estos cambios deben reflejarse en los presupuestos para
ser aplicados en las nuevas facturas.
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128
Pulsando el botn
accedemos a la lista de ensayos de la tarifa, en la que
filtrando adecuadamente podemos dejar en pantalla slo una serie de ensayos y
posteriormente copiarlos a otra tarifa (igualando precios en caso de que ya
existan).
Una vez aplicado el filtro, se visualizan los ensayos contenidos en la tarifa, saliendo en
gris aquellos ensayos que no estn tarifados y por tanto no son usables desde las obras
asociadas a esta tarifa.
Desde aqu tambin podemos incrementarles el precio en un porcentaje a los precios en
pantalla.
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Impresin de tarifas
De forma similar a como se definen las plantillas para impresin de presupuestos,
tambien podemos disear plantillas para impresin de tarifas, e indicar en la empresa la
plantilla preferida para esta impresin. Es importante la ordenacin por captulos que
hagamos de nuestro catlogo, ya que esta ser respetada en la impresin de la tarifa. Al
igual que los presupuestos, podemos pedir las tarifas traducidas a la moneda secundaria
(euro/pesetas).
5.4.4.-
Plantillas de impresin
En esta pantalla podemos acceder a la lista de plantillas para actas, partes de trabajo,
listados, facturas, recibos y dems (todos los tipos de documentos excepto los
presupuestos y las tarifas, que tienen una pantalla propia ya comentada en la pgina
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107). Puede consultar la pgina 223 para ms informacin sobre la creacin de plantillas
de impresin.
Podemos filtrar por el tipo de plantilla, que nos ofrece las siguientes opciones:
-Plantillas sencillas: Las que no estn asociadas a uno o varios ensayos concretos,
incluyendo las plantillas para facturas y otros tipos de documentos que no sean
ensayos.
-Para hormign: Aquellas plantillas que hemos marcado como para hormign, es
decir, los diferentes formatos que tengamos para actas de tomas de hormign,
hormign de peticionario, conos de Abrams sueltos, ensayo brasileo, probetas
cbicas o prismticas, etc.
-Actas multiensayo: Son aquellas actas especficas para un conjunto de ensayos
que suelen aparecer siempre juntos. Son aquellas que se crearon desde la pantalla
de Generacin de actas con el botn Crear plantilla (ms informacin en la pgina
221).
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5.4.5.-
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Grupos de ensayos
Seguro que hay ciertas familias de ensayos que casi siempre se realizan de forma
conjunta a cierto tipo de muestras: Los ladrillos siempre llevan los mismo cinco o seis
ensayos, a las zahorras naturales se les aplican ciertos ensayos de una lista de a lo sumo
diez, las clasificaciones de suelos lo mismo.
Sera muy interesante poder formar estos grupos de ensayos de manera que, al dar de
alta una muestra o confeccionar un presupuesto, pudiramos seleccionar los ensayos a
realizar por grupos, y no eligindolos uno a uno del catlogo completo de ensayos.
Pues exactamente esta es la utilidad de esta opcin: Crear listas de ensayos que suelen
realizarse a determinados tipos de muestras para agilizar sus altas. Puede consultar
sobre este proceso de altas de muestras en la pgina 205.
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En cada grupo, adems de los ensayos, tambin se debe anotar el departamento que
realiza ese grupo de ensayos.
Gracias a este departamento anotado aqu, que tiene preferencia sobre el
departamento por defecto de cada ensayo en el catlogo, podemos crear
distintos grupos de ensayos similares, cada uno asociado a un departamento,
dando una solucin sencilla al problema de ensayos que son realizados
indistintamente por dos departamentos en funcin del tipo de material o del uso al que se
destine.
Por cada ensayo que componga el grupo, rellenaremos su correspondiente ficha.
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As, al dar de alta un presupuesto, podemos pedir que se d de alta un grupo de ensayos
con el botn
y usar la medicin para que se calculen automticamente la cantidad de
ensayos que ha de realizarse.
De forma similar podemos usar el mismo botn
una muestra que estemos dando de alta.
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5.4.6.- Capacitaciones
Segn la mayora de sistemas de calidad, es necesario capacitar al laborante para que
sea capaz de realizar un ensayo determinado, as como llevar un control de cuando se le
capacito, dejarlo reflejado en un documento y, lo ms importante, controlar que no se
realicen los ensayos sin la adecuada formacin.
Para este cometido, en HCLab podemos indicar para qu ensayos est capacitado cada
laborante desde tres sitios diferentes, segn nos resulte ms cmodo: Desde la ficha del
catlogo de ensayos (ver pgina 123), desde la ficha del laborante (ver pgina 87), o bien
desde esta pantalla genrica de capacitaciones.
Por cada capacitacin que se otorga a un laborante, se almacena cuando se le dio y una
referencia al documento acreditativo.
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138
Si queremos que se nos avise en pantalla cada vez que un laborante realice un ensayo
para el que no est capacitado, podemos activarlo desde la configuracin de la empresa
(ver pgina 63).
Tanto en el CD de la aplicacin como en la zona de descargas de programa de las
pginas web podr conseguir una pantalla definida por el usuario (ver pgina 36) para
aadir al programa donde consultar que laborantes han realizado que ensayos sin estar
capacitados y otras consultas similares.
5.5.1.-
Pantalla de Obras
Nada mas entrar, podemos seleccionar las obras que queremos ver en pantalla usando
este filtro. Una vez en la lista de obras, al igual que en otras pantallas, podremos volver a
este filtro pulsando el botn
.
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Obras vivas
El campo Obras vivas se refiere a obras sin fecha de terminacin. Tienen fecha de
terminacin tanto las obras aceptadas y ya terminadas, como las no aceptadas y sin
posibilidad de aceptacin.
Situacin de la obra
En el campo Situacin se pormenorizan las posibles situaciones intermedias de las
obras, independientemente de que estas estn o no vivas. Estas son las posibles
elecciones y sus descripciones:
Todas: Muestra todas las obras.
Sin ofertar: An no se ha enviado la oferta al cliente (fecha ofertado en blanco.)
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Obras a desactivar
Es bastante til el poder visualizar los expedientes activos que llevan sin registrar nuevas
muestras ms de unos meses, ya que estas obras son las candidatas a darlas por
terminadas, para que realmente nos queden en pantalla las obras que realmente
continan activas. Por esta razn se incluye en esta segunda lengeta la marca de
Obras a desactivar. En esta lista no se incluirn aquellas obras que lleven menos de un
mes aceptadas, ya que es normal que estas no tengan ninguna muestra registrada.
Una vez definido el filtro, se nos muestra esta lista con las obras pedidas, donde, como
ayuda especial, se nos permite teclear directamente un nmero de obra para visualizar su
ficha sin necesidad de buscarla.
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queremos etiquetas con la direccin postal para facturas o para actas, adems de poder
crear tambin etiquetas para los tcnicos, promotor o con la direccin de la obra.
Con el botn
accedemos a la impresin de albarnes de recogida de material
(tambin disponibles desde la pantalla de alta de llamadas de telfono) comentados en la
pgina 112, y que incluiran los datos de la obra sobre la que nos encontremos.
Desde esta pantalla, en el men contextual del botn derecho del ratn,
podemos acceder a muchos datos asociados a la obra: Presupuesto, lista de
tcnicos, muestras o ensayos registrados, actas emitidas, facturas generadas o
al estado de los lotes presupuestados.
Estado de realizacin del presupuesto
El botn
nos informa del estado de realizacin de lo presupuestado, lea ms en la
pgina 162.
Resumen de ensayos presupuestados
Este botn, presente tambin en el presupuesto, nos lista los ensayos que han sido
presupuestados, junto con las unidades presupuestadas, registradas, facturadas y
cobradas de cada uno hasta la fecha.
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Estadstica de presupuestos
Pulsando este botn se nos muestra una completa estadstica de todo el ejercicio actual
mes a mes incluyendo, tanto en nmero como en PVP, el total de ofertas pasadas cada
mes, cuantas de estas ofertas han sido aceptadas hasta la fecha, y cuantas se aceptaron
durante el mes (incluyendo ofertas pasadas en meses anteriores). Ms informacin al
respecto en la pgina 389).
Importacin y exportacin de presupuestos
Adems de poder copiar el presupuesto de una obra a otra dentro de HCLab, tambin
podemos hacerlo usando un fichero externo, de manera que se pueden importar
presupuestos confeccionados con otros programas o exportar un presupuesto hecho en
HCLab para ser ledo en algn otro programa.
Ambas opciones, importar y exportar, estn accesibles desde la pantalla de obras, con el
botn derecho del ratn, y utilizan como formato de fichero CSV (texto con valores
separado por comas o tabuladores) o DBF (dBase), admitidos ambos por todas las hojas
de clculo y sistemas de bases de datos.
En estas pantallas encontraremos tambin instrucciones sobre el formato exacto que
deben tener dichos ficheros.
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Si estamos dando de alta una obra ya aceptada, en lugar de grabarla normalmente como
presupuesto para ms tarde darla por aceptada, podemos grabarla como expediente
directamente pulsando el botn
.
Fechas asociadas a la obra
Seis fechas se asocian a cada obra, de manera que se puedan luego obtener diferentes
estadsticas en funcin de ellas. Esta es la explicacin de cada una de ellas.
Fecha de presupuesto: Indica cuando se dio de alta la obra en el programa, y
debera coincidir con la fecha real en que preparamos el presupuesto original para
nuestro cliente.
Fecha de aceptacin: Corresponde al da en el laboratorio dio por aceptada la obra y
se convirti en expediente, momento en el cual ya se pueden dar de alta ensayos a
realizar en esta obra (antes de estar aceptada slo se pueden registrar a nombre de
la obra llamadas de telfono y muestras recogidas sin ensayos a realizar).
Si rellenamos manualmente esta fecha, se sobreentiende que la obra est
aceptada, y se le asigna de forma automtica un nmero de expediente.
Fechas de Envi oferta y Oferta firmada: Indican cundo enviamos por fax el
presupuesto al cliente para que lo firmara y cundo lo hemos recibido ya firmado.
Estas dos fechas, a diferencia que las dems, hay que rellenarlas manualmente, ya
que el programa no puede tener constancia de ellas, y se ofrecen como ayuda al
control de estos envos.
Fecha de inicio de obra: Indica cuando se registr la primera muestra de esta obra.
Se rellena automticamente.
Fecha terminacin: Esta fecha se rellena manualmente, y nos indica que la obra ya
no est activa, bien por ser una obra finalizada, o bien por ser un presupuesto que ya
sabemos que no nos aceptarn. Las obras desactivadas ya no aparecen en las
bsquedas de obras al dar de alta muestras y similares, por lo que conviene
acostumbrase a desactivar obras de vez en cuando.
Edades de probetas de la obra
Si de antemano sabemos a qu edades vamos a romper las probetas de esta obra,
podemos dejarlo ya indicado, lo que nos reporta dos ventajas posteriores: Al dar de alta
una amasada lo usar como edades para sus probetas (en lugar de tomarlas de la ltima
amasada de la obra), y en el listado de llamadas de telfono para fabricar probetas este
dato est disponible de forma que el laborante sepa de antemano las probetas a fabricar.
Si el laboratorio tiene por costumbre romper siempre a las mismas edades,
podemos dejarlo indicado en la configuracin de la empresa de forma que en el
alta de obras nuevas se nos propongan las edades normales de roturas.
Reserva de probetas
Es prctica habitual en algunos laboratorios el fabricar una probeta extra que ha de ser
rota a 60 das slo si las de 28 dan malos resultados. Estas probetas reservadas
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conviene darlas de alta como probetas anuladas, de forma que no nos las considere
pendientes de romper en su fecha correspondiente. Slo en caso de que una probeta de
28 das nos de mal, entraremos en la ficha de la amasada y activaremos la probeta.
Forzar uso de una norma en hormigones
A pesar de que HCLab es capaz de adivinar la normativa (EHE o EH-91) a utilizar en la
impresin de cada amasada en funcin de la designacin del cemento, en algunas
ocasiones nos puede interesar forzar a que todas las actas de hormign de una obra
usen las unidades de una norma determinada. Para estos casos, basta usar el botn
derecho del ratn desde la ficha de la obra y seleccionar Usar EHE o Usar EH-91,
notaremos que en la pantalla, donde antes pona Obra ante el nombre de la obra, ahora
pondr Obra (EHE) indicando que se ha seleccionado esta normativa para sus
amasadas.
Copia de presupuestos
Es bastante normal que una obra tenga un presupuesto casi idntico a alguna obra
anterior. Para estos casos, basta usar la opcin de copia que encontramos en el men
contextual (botn derecho del ratn).
Tambin existe la posibilidad de exportare importar al presupuesto en ficheros
externos para otros casos. Ver pgina 158. Adicionalmente, un captulo puede
ser duplicado en el mismo presupuesto sin ms que pulsar el botn
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Algunas de las posibilidades que nos brinda esta lengeta merecen una explicacin
detallada.
Presupuestos cerrados
Una vez confeccionado el presupuesto, nuestro cliente se compromete a pagarnos los
ensayos presupuestados, pero ni uno ms, as que debemos controlar que no nos
pasemos del nmero de ensayos presupuestados, ya que en ese caso, deberamos
consultar con nuestro cliente para que aceptara una ampliacin al presupuesto original. Si
marcamos esta casilla, cada vez que demos de alta un nuevo ensayo o amasada, se
comprobar y se nos avisar de aquellos ensayos presupuestados en los cuales la
cantidad registrada supere a la presupuestada.
Factura a origen
Permite indicar que queremos imprimir las facturas a origen, es decir, acumulando con
las anteriores facturas de la obra, de forma que la factura aparezca a modo de
certificacin resumiendo lo realizado hasta la fecha. Podemos cambiar este dato a mitad
de la obra sin ningn problema.
Porcentaje que nos retienen
Algunas constructoras grandes retienen un porcentaje fijo a cada factura, que es abonado
al final de la obra. Este porcentaje se resta de cada factura sin que se lleve control
contable del mismo, siendo posible en la configuracin de la empresa elegir si el
porcentaje debe restarse en la base imponible (lo ms normal) o en el total de factura.
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En la lengeta de Direccin tcnica anotamos a todos aquellos que deben recibir copias
de actas, excepto las copias del archivo del laboratorio, cliente, promotor y obra que ya
aparecan reflejadas en la lengeta principal (el nmero de copias para el archivo del
laboratorio se puede cambiar en la configuracin de la empresa.)
Por cada tcnico asociado a la obra o persona que deba recibir copia de las actas, se nos
preguntarn unos datos mnimos, y se tomarn los dems datos del fichero de tcnicos
que existe en HCLab (consulte la pgina 100).
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En algunos casos extremos, un cliente tiene una direccin de envi de actas o facturas
distinta en algunas obras. Para estos casos, podemos escribir en esta lengeta lo que
queremos exactamente que se imprima en estas direcciones. Este texto corresponde en
las plantillas de actas a la variable [DEST.TODO] y en facturas a [CLI.TODO] y no afecta
a las dems variables, como [CLI.DIR1] y similares.
5.5.2.-
Presupuesto de la Obra
El orden en que aparecen los ensayos dentro del captulo (y el de los propios
captulos) es modificable con las flechas de la parte superior, siendo muy
importante este orden ya que la impresin de presupuestos la respetar.
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Captulos de presupuesto
Tal como se comento en el punto anterior sobre los captulos del catlogo, en un
presupuesto podemos tener un nmero ilimitado de niveles y sub niveles de captulos,
pero al menos debemos definir un captulo que contenga los ensayos presupuestados.
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Si damos los ensayos de alta uno a uno, nos encontraremos con esta pantalla. Notar la
existencia de un til botn
que nos informa de los precios ofertados anteriormente a
este cliente para este mismo ensayo.
Las unidades presupuestadas pueden tener decimales, para los casos de horas
de estancia, kilmetros o metros de sondeo, por ejemplo. En la ficha de registro
de cada ensayo, en la zona Lista de ensayos y suplementos para facturacin,
podremos modificar las unidades a facturar, que aparecern finalmente con sus
decimales en las facturas.
Precio no modificable: Si a pesar de tener permiso para ello no se nos permitiese
modificar un precio, posiblemente la razn sea que la obra tiene asignada una tarifa de
precios cerrados, que no permite la modificacin de los precios en los presupuestos.
ltimos precios presupuestados
Si dudamos al definir el precio a presupuestar, pulsaremos el botn de Buscar ltimos
precios, que nos informar de los precios presupuestados anteriormente a este cliente
para este mismo ensayo.
Si al elegir el precio y descuento resulta que en este mismo presupuesto ya dimos otro
precio distinto, se nos avisar por si es un descuido y se nos permitir actualizar todos los
precios al elegido. Si no igualamos, el efecto ser que el mismo ensayo podr valer un
precio distinto en funcin del captulo o lote en el que lo registremos, algo que puede
sernos de utilidad en algunos casos.
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En cada ensayo que presupuestamos, podemos anotar el lote al que pertenecen (este
dato es utilizado, si se rellena, en todo tipo de ensayos, no slo el hormign, de forma
que se puedan desglosar dentro de un mismo captulo una serie de ensayos por el lote al
que pertenecen, y al registrar uno de estos ensayos, podamos definir no slo el captulo
del que se trata, si no tambin el lote.)
Para el caso de querer dar de alta todos o varios lotes de un mismo ensayo, caso tpico
de los lotes de hormign que se repiten en distintas plantas, tenemos una opcin especial
a la que se accede por el botn
, y que no slo nos genera el presupuesto, tambin
genera un esquema con estos lotes que nos indicar ms adelante, de forma visual, las
tomas que vamos realizando.
Con esta opcin, de una sola vez podemos dar de alta TODOS los lotes de una obra
compleja, tanto los que se repiten en todas sus plantas (pilares, forjados, etc.) incluso
agrupando las plantas de dos en dos, como los lotes que no se repiten en cada planta
(muro, zapatas, pilotes, etc.). Cada uno de estos tipos de lote se dan de alta en la
lengeta de la pantalla correspondiente.
En Lotes sueltos pondremos todos los lotes que hay bajo los forjados o cualquier otro
que no se repita en cada planta.
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Una vez elegidos los lotes que necesitamos, podemos ir a la siguiente lengeta para dar
de alta todos los ensayos en el capitulo del presupuesto que tuviramos seleccionado en
ese momento.
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5.5.3.-
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En el caso ms normal de estar visualizando los ensayos de una obra en particular, las
columnas de obra, poblacin, etc. se eliminan de la pantalla para ms comodidad.
La columna ltima localizacin nos muestra, slo en las amasadas de hormign, el
texto introducido en el apartado Localizacin, de forma que si vemos que tenemos ya
registrada una de las dos amasadas de un lote, podamos comprobar cual de las dos es la
que tenemos registrada y cual es la que an tenemos que fabricar. Dado que esta
columna puede ser lenta de visualizar en conexiones por Internet, deberemos activarla
explcitamente en caso de querer consultarla.
En caso de dejar la obra en blanco e indicar un ensayo, SLO se nos mostrarn ensayos
de obras activas, es decir, aceptadas pero an sin fecha de terminacin, ya que no tiene
sentido comprobar aceros pendientes de recoger de obras que son meros presupuestos o
que se terminaron hace tiempo.
Un uso extra de esta pantalla consiste en filtrar por cdigo de ensayo en lugar de
por obra, y marcar la opcin Slo lneas sin realizar an, con lo que
obtendremos la lista de los ensayos que tenemos contratados pero an no hemos
completado. En particular este sistema es usado para averiguar los aceros que
tenemos an que realizar en las obras de edificacin.
Usando el botn
podemos filtrar por otros conceptos, como el agente de cobro de la
obra, tipo de obra, el departamento (el que figure en el catlogo de ensayos) o el centro
de trabajo.
Aadir ensayos al presupuesto sobre la marcha
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Dado que esta pantalla esta accesible desde el alta de muestras, ensayos o amasadas, y
puesto que es normal que estos procesos, tras consultar esta pantalla de estado del
presupuesto nos percatemos de que olvidamos presupuestar el ensayo en cuestin, se
ha incluido un botn de Alta de ensayo en presupuesto que slo aparecer activo si el
usuario tiene los oportunos permisos para aadir ensayos a un presupuesto.
5.5.4.-
Tanto desde la lista de obras como desde la ficha de una de ellas, o incluso desde la
pantalla de definicin de los captulos de la obra, tenemos un icono que nos da acceso a
la generacin de la versin impresa del presupuesto:
Al pulsarlo, se nos preguntan algunos parmetros sobre el tipo de salida que deseamos:
Tipo de salida
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Podemos obtener la salida por el visor interno de documentos, pero tambin nos ofrece
algunas alternativas para casos especiales, como son: fichero de texto TXT, documento
de Word y hoja de clculo (Excel u OpenOffice). En estos ltimos casos, el documento
deber ser modificado por el usuario para formatearlo a su gusto antes de su impresin.
Formato
Respecto al formato, podemos definir qu columnas queremos que nos aparezcan,
pudiendo escoger entre estas opciones:
Normal: Unidades x Precio = Total.
Precios unitarios: Slo columna precio, no hay totales ni resumen final.
Unidades presupuestadas: Slo unidades, no hay totales ni resumen final.
Certificacin: Unidades registradas x precio = total.
Porcentaje realizado: Unidades presupuestadas, registradas y el porcentaje.
En los casos en que aparecen unidades registradas, se nos preguntar si
queremos mostrar los totales incluyendo ensayos no terminados an -ensayos
registrados- o slo los que estn terminados en el momento de la impresin.
Plantilla
Si hemos optado por usar el visor de documentos, es importante la plantilla de impresin
de presupuesto que escojamos, ya que esta determinar el contenido de las cabeceras
de presupuesto, hojas de aceptacin, condiciones de contrato, etc., as como el aspecto
visual del presupuesto.
El uso de estas plantillas nos permite poder optar por distintos formatos de impresin en
funcin, digamos, de que se vaya a entregar en mano, en carpeta o por fax, de que
usemos impresora en color o en blanco y negro, etc., adems de diferenciarnos
claramente de otros laboratorios de la zona que pudieran estar usando este mismo
programa para generar sus ofertas.
Puede leer ms en la pgina 422, donde se trata la creacin de estas plantillas.
Recuerde que, tanto los captulos como cada ensayo presupuestado, segn se
vio en la pgina 157, pueden incluir un texto adicional, de forma que podremos
personalizar cada presupuesto segn las necesidades particulares: Explicar cada
captulo en profundidad, o incluir una aclaracin sobre cierto ensayo
presupuestado, del estilo Aadido segn conversacin telefnica 10/1/2006.
Guardar presupuesto en la agenda de la obra
Posiblemente generemos varias versiones del presupuesto y slo enviemos algunas de
ellas, pero si no guardamos copia de los faxes que enviamos, no sabremos exactamente
que modelo de presupuesto se le envi al cliente. Para evitar esto, marcamos esta casilla,
y el documento que se genera, adems de imprimirse, se almacenara en la Agenda de
obra, visible desde la ficha de la obra y del cliente.
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Este es el aspecto de una de las hojas del presupuesto que obtenemos. En este caso, la
plantilla ha sido la responsable de los colores utilizados, el logotipo, la paricin en esta
hoja de los datos del cliente y de la obra, de las marcas de agua que aparecen de fondo,
incluso del aspecto de las cabeceras y totales de captulo, de forma que todo esto y
mucho ms puede ser personalizado sin ms que editar las plantillas de presupuesto.
Si deseamos hacer algn tipo de manipulacin antes de enviar el documento a la
impresora y a la agenda de obra, en caso de que marcramos la casilla- podemos usar
el botn
para acceder a todas las herramientas del Visor de actas, pudiendo, por
ejemplo, cambiar un texto, aadir alguna nota, incorporar un plano de la obra, etc.,
Si preferimos enviar el presupuesto por e-mail, disquete o incluirlo en un CD-ROM al final
de la obra, podemos grabarlo en formato HCG (Visor de actas) pulsando
. Nuestro
cliente, sin ms que tener instalado el visor, podr visualizar e imprimir el documento,
pero sin posibilidad de manipulacin.
Tambin podramos imprimirlo escogiendo como impresora una tipo fax si existe
en su ordenador, siendo posible enviar cualquier documento de HCLab por fax sin
imprimirlo previamente.
5.6.-
Tras el correspondiente y exhaustivo filtro se accede a una pantalla estndar con la lista
de clientes, desde donde se pasa a las fichas individuales de cada cliente.
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Podemos imprimir etiquetas para cualquiera de las direcciones (postales, etc.) de algunos
clientes pulsando los botones
, tal como ocurre en otras pantallas como el
registro de muestras o el histrico de actas.
En algunos casos puede ser interesante repasar las fichas contables asociadas a estos
clientes para anotarles algunos datos que existen en estas cuentas, como el cdigo
postal o la direccin. A pesar de que el programa conservar ambas fichas
sincronizadas, si los datos de clientes provienen de traspasos, podemos forzar esa
sincronizacin con la opcin Actualiza datos en cuentas contables accesible con el
botn derecho del ratn.
Normalmente no es necesario este camino para acceder a la ficha de un cliente,
ya que, por ejemplo, desde la ficha de una obra, existe el botn
que nos da
acceso directo a la ficha del cliente de esa obra, y nos sirve tambin para dar un
alta desde la misma ficha de la obra.
Datos generales
En esta primera lengeta tenemos los datos bsicos de un cliente, como el nombre y la
direccin fiscal.
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Direccin fiscal
La direccin fiscal que aqu aparece es la nica obligatoria, el resto de direcciones
postales son opcionales, y son usadas en lugar de la fiscal en los casos que indica el
propio nombre del campo.
Comprobaciones del NIF
Tanto el NIF como un DNI son comprobados con los dgitos de control internos que estos
cdigos incorporan (igual que ocurre con las cuentas bancarias), avisndonos de
cualquier incongruencia. Adems, es comprobado con los NIF del resto de clientes para
avisar de posibles repeticiones de clientes al dar un alta.
Esta comprobacin no impide la grabacin de NIF errneos, ya que en algunos
casos clientes extranjeros han solicitado presupuesto usando su nmero de
pasaporte, que no sigue las mismas normas que en Espaa (tericamente
deberan solicitar un NIF temporal asociado a su pasaporte).
Adicionalmente, cuando un posible cliente se convierte a cliente (al pasar una de sus
obras a expediente aceptado) se nos avisar si su NIF est en blanco. Tambin se nos
avisa al generar una factura a su nombre o al intentar imprimirla.
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Respecto a la direccin para envo de facturas, esta puede ser usada directamente en la
impresin de las propias facturas con la variable [CLI.POSTAL], o bien en etiquetas o la
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impresin de unas direcciones en formato tres por cada papel, para ser
introducidas en el sobre delante de la factura, de forma que en la ventanilla del
sobre suplanten la direccin fiscal que por fuerza aparece en la factura.
Si se dejar algn dato vaco en estas direcciones postales, se tomara el dato de la
direccin fiscal automticamente en la generacin de impresos, por lo que slo
necesitamos introducir aquello que cambia respecto de la direccin fiscal.
Clientes vetados
Si un cliente resulta ser de difcil cobro, nada mejor que marcarlo como vetado, ya no
permitir asociarlo a ninguna obra, nueva o existente. Las obra que ya lo tengan como
cliente, pueden seguir su curso normal.
Si esta medida es excesiva, puede poner un aviso para las altas de obras y llamadas
avisando al operario que debe pedir confirmacin antes de aceptar ninguna obra.
Agenda de cliente
En esta lengeta vemos las anotaciones realizadas en la Agenda de cliente y obras (ver
punto siguiente) referentes a este cliente. Ms informacin en la pgina 176.
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Las llamadas de avisos para realizar tomas no estn reflejadas en esta pantalla,
estn en el Registro de llamadas.
DEL MEN
TABLAS
Adicionalmente a las pantallas comentadas arriba, dentro del men tablas tambin se
encuentran algunas pantallas auxiliares que controlan aspectos secundarios de la gestin
del laboratorio.
Con este filtro podemos consultar las anotaciones referentes a una obra en particular, as
como las insertadas por una persona determinada, etc.
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Cuando aadimos una nueva anotacin, bien sea desde la ficha del cliente o bien desde
esta misma pantalla, esta es la ficha que debemos rellenar.
Se puede asignar a cada anotacin un color, de forma que ciertas lneas resalten
sobre las dems, o podamos codificar visualmente segn el tipo de anotacin:
Avisos importantes en rojo, anotaciones internas en amarillo, llamadas recibidas
en verde, etc.
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El filtro de pedidos nos permite consultar los pedidos pendientes de recepcin, as como
los recepcionados por una persona, etc.
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Una vez marcados los ensayos que van a ser enviados en este pedido, aceptaremos y
los ensayos se copiaran al pedido, quedando estos ensayos conducidos asociados al
pedido.
5.7.3.- Normas
Esta pantalla nos permite llevar una lista de todas las normas adquiridas por el
laboratorio, as como de las copias autorizadas de las mismas que realizamos, a quin
se las damos y cuando nos son devueltas.
Tras el filtro, se nos muestran las normas existentes y en la zona inferior, la lista de
copias autorizadas de la norma.
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Podemos insertar un documento asociado con la norma en formato PDF, por ejemplo,
para hacer ms sencilla la consulta de las normas por parte del personal del laboratorio.
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Como se ve en el filtro, se pueden filtrar aquellos aparatos que han de ser revisados de
algn modo en las prximas semanas, muy prctico para evitar olvidar alguna calibracin
peridica.
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La completa ficha de equipo esta diseada para cumplir las especificaciones exigidas en
las acreditaciones de los sellos de calidad ms exigentes.
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5.7.6.-
Correo Interno
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En el filtro inicial se nos proponen los dos filtros ms comunes: Ver todos los mensajes no
resueltos (ledo o no, pero no marcados ni como resuelto ni como rechazado), o bien ver
los mensajes an no ledos.
Podemos insertar un nuevo mensaje dirigido a cualquier usuario del programa sin ms
que rellenar la siguiente ficha, teniendo la seguridad de que lo recibir al usar el
programa. A diferencia del correo electrnico, aqu no podemos anotar quin enva el
mensaje: Siempre es el usuario activo el que enva la nota, de forma que no podamos
suplantar la personalidad de nadie si no conocemos su clave de acceso.
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Cmo que no te avise de que revisaras la factura? Te envi una nota hace unos das.
Esta conversacin seguro que le suena. Con el sistema de mensajera interna podemos
evitar estos malentendidos de forma fiable.
Mensajes no borrables
Podemos marcar el mensaje como No borrable, de forma que el receptor, tras leerlo, no
pueda borrarlo. En la pantalla de mensajes aparecen marcados los no borrables con la
marca (*).
Los mensajes que enviamos podremos borrarlos desde la pantalla principal de mensajes,
con el botn derecho del ratn, siempre que el destinatario an no lo haya abierto. Tras
ese momento, slo l podr borrarlo si no lo marcamos como no borrable.
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5.8.-
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Todas las muestras registradas, ensayos a realizar sobre las mismas, y las actas que se
generan a partir de ellos, forman en conjunto el libro de registro del laboratorio.
Todos esos datos pueden ser editados y visualizados de distintas formas en las opciones
de este men, formando la columna vertebral del funcionamiento de HCLab.
5.8.1.-
Registro de muestras
Todo proceso de registro implica hacer referencia a una muestra, formando este Libro de
Registro de Muestras el primer nivel de registro del laboratorio.
Se hace una excepcin en el caso de la pantalla de altas de amasadas: Debido al
gran uso que se da a esta opcin, se ha preparado de modo que la propia alta de
la amasada realice el proceso interno de dar de alta una muestra, aadirle un
ensayo adecuado, y asociar la amasada a ese ensayo, de forma que todo el
proceso sea transparente al usuario final.
Este registro de muestras admite dos formas de funcionar: Podemos usar un nico libro
donde registrar todas las muestras, o bien podemos abrir varios libros y anotar cada
muestra en uno en funcin de, por ejemplo, el rea acreditada a la que pertenezca.
A todos los niveles, HCLab no hace diferencia entre estas dos formas de trabajar, siendo
eleccin de cada laboratorio abrir o no libros de registro adicionales. Consulte la pgina
102 para ms informacin sobre los libros de registro.
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Tras esta primera pulsacin, se nos preguntan datos como el nmero de etiquetas que
faltan en la hoja (es normal reutilizar hojas a medio en este proceso, ya que se imprimen
las etiquetas poco a poco), el nmero de copias de etiquetas de la muestra, y si
queremos etiquetas tambin de cada ensayo a realizar o a facturar (puede ser distinto, en
caso de ensayos desglosados o con desplazamientos asociados que se facturan pero no
se registran), para marcar cada trozo de la muestra con el ensayo a realizrsele.
Tambin podemos indicar que se nos impriman etiquetas de las direcciones de envi de
actas de la obra, de forma que puedan ser usadas en los sobres de envi de actas en
caso de que no sean sobres con ventanilla, solucin que recomendamos por su mayor
comodidad. Estas etiquetas pueden generarse ms cmodamente desde la pantalla
Histrico de actas, comentada en la pgina 225.
Con el segundo botn, accedemos a la previsualizacin de la hoja de etiquetas.
Podemos, tras cerrar la ventana, seguir aadiendo mas muestras. Tambin se puede
usar esta opcin para modificar alguna de las etiquetas para casos especiales, ya que la
hoja de etiquetas se abrir en el editor de documentos integrado en HCLab.
Una vez est todo correcto, pulsando el tercer botn se enviar la hoja de etiquetas a la
impresora.
Cambio de la obra o fecha en una muestra
Siempre que nuestro usuario tenga el oportuno permiso, con el botn derecho del ratn
podremos acceder a cambiar la obra asociada a una muestra y la fecha de registro de la
muestra. Si esa muestra ya tiene actas generadas, ser responsabilidad del usuario
modificarlas manualmente y reimprimirlas.
Aquellas muestras con ensayos facturados no permitirn el cambio de obra, ya
que esto alterara la factura. Debe ser el departamento de facturacin el que
previamente elimine al ensayo de la lista de ensayos contenidos en la factura.
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Fecha de muestreo
Notar que existe, adems de la fecha de registro de la muestra, la fecha de muestreo, es
decir, a pesar de registrarse hoy, puede que esta muestra se recogiera la semana
pasada. Si dejamos esta fecha de muestreo en blanco, se igualar a la fecha de registro.
Norma de muestreo
En esta casilla podemos indicar que la recogida del material se hizo siguiendo una
determinada norma o procedimiento interno. Este dato tambin se puede dejar anotado
en la ficha de un ensayo en el catlogo, de manera que si lo aadimos a la muestra y la
muestra est Muestreada por el laboratorio, esa norma se nos copiar del catlogo a la
muestra. Este dato est accesible desde las plantillas de ensayos como una variable.
Otros laborantes que recogieron la muestra
Slo a nivel informativo (y quizs para obtener algn listado para clculo posterior de
dietas) se incluye la posibilidad de anotar otros laborantes que acompaaron en la
recogida en el botn +. Para luego obtener esta informacin extractada es necesario
usar una pantalla definida por el usuario (ver pgina 36), ya que el programa no utilizar
estos datos extra en sus estadsticas y listados.
Distancia en kilmetros a la obra
En algunos casos este dato es importante para saber si debemos aadir un ensayo extra
del tipo desplazamiento a la lista de ensayos, as que en las opciones del botn derecho
del ratn podemos pedir esa distancia. Para que sea capaz de drnosla, la poblacin
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Alta de ensayos
Aqu mismo, pulsando el botn
, damos de alta los distintos ensayos que vamos a
realizar sobre la muestra uno a uno.
En esta pantalla slo es necesario indicar el cdigo del ensayo, y podemos elegirlo desde
la pantalla de
estado del presupuesto, desde donde tambin podremos darlo de alta si
descubrimos que olvidamos presupuestarlo.
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La pantalla de alta de ensayos que obtenemos al pulsar insertar o entrar a modificar uno
de estos ensayos es la misma que se obtiene desde muchas otras pantallas. Consulte la
pgina 212 para conocer ms sobre esta ventana de ensayo registrado.
Ensayos no presupuestados
Si elegimos un ensayo que no fue incluido en el presupuesto, al grabar se nos avisar y
deberemos elegir un captulo donde incluirlo. Estos ensayos siempre se aaden a precio
cero y marcados como no imprimibles para que no aparezcan al reimprimir el
presupuesto. En la pantalla de Ensayos pendientes de facturar podremos filtrar estos
ensayos a precio cero y darles precio cmodamente.
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Al pulsar OK, los ensayos marcados sern anotados en la muestra como pendientes de
realizar, y se nos informar de aquellos que por no estar incluidos en el presupuesto de la
obra, hayan sido dados de alta automticamente en el mismo a precio cero, igual que
ocurre en las altas manuales de ensayos.
Para ms informacin sobre estos Grupos de ensayos, consulte la pgina 133.
No es obligado anotar los ensayos a realizar al dar de alta la muestra, podemos
dejar la muestra registrada y esperar a saber que ensayos se precisan para darlos
de alta.
Aadir ensayos a la muestra desde el presupuesto
Otra forma alternativa para indicar en la ficha de la muestra qu ensayos vamos a
realizar, consiste en abrir la pantalla del presupuesto de la obra (para lo cual tenemos el
botn
), seleccionar un ensayo, y pinchar en el boton con una flecha roja, y llevarlo los
ensayos desde esta pantalla directamente a la lista de ensayos a realizar de la muestra.
Actas generadas de la muestra
En la lengeta siguiente podemos ver un extracto del histrico de actas con todas las
actas que se han generado de esta muestra, pudiendo incluso ver una miniatura del acta.
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Con un doble clic sobre la miniatura obtendremos una ventana donde ampliarla (en
ningn caso podemos manipular el contenido del histrico de actas desde aqu, slo
visualizarlo).
5.8.2.-
Registro de ensayos
Consultar los ensayos registrados en una lista es mucho mas cmodo que utilizar el libro
de muestras, ya que se puede filtrar por el cdigo del ensayo, el laborante que lo realizo,
o cualquier otro criterio, no aplicable a las muestras como tales.
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Como vemos en esta pantalla de filtro, podemos filtrar por el ensayo o el departamento
que realiza los ensayos, datos ambos que no constan en las muestras. Tambin se
pueden mezclar ensayos de varios libros de registros de muestras en el caso de que
tengamos varios abiertos.
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Con el filtro Facturados / Sin facturar, podemos dejar en pantalla slo los facturados, los
no facturados, los que no estn ni facturados ni pendientes de facturarse, los ensayos
anulados, los pendientes de facturar, o bien todos. Incluso podemos filtrar slo los
ensayos contenidos en una factura.
Filtrar por ensayos contenidos en una factura y luego generar un listado donde se
incluya la columna Resultado suele ser un buen consejo para calmar las
llamadas de clientes suspicaces que siempre quieren saber qu es lo que les
hemos facturado antes de pagar.
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Partes de trabajo
Con el botn
podemos emitir un parte de trabajo de cada ensayo de la muestra, tanto
por separado (un parte por cada ensayo) como conjunto (un parte con todos los ensayos
a realizar). Cada tipo de ensayo existente en el programa (TABLAS, MSDOS, EXCEL,
CBR, etc.) sabe como ha de generarse este parte, aunque no siempre ser as (algunos
ensayos Excel que no tengan definidas preguntas a realizarse al operario no sabrn
como hacer este parte). Para estos casos, en el catlogo de ensayos podemos definir un
parte de trabajo dibujado por nosotros (consulte la pgina 121 para ms informacin).
Situacin del ensayo
En la lista de ensayos registrados que obtenemos tras filtrar, de nuevo vemos un
indicador del estado el ensayo en forma de crculo (como en la lista de obras), los
posibles estados de este crculo y su significado son estos:
Vaco: Sin iniciar el ensayo.
Medio cuarto: Iniciado pero no terminado.
Un cuarto: Ensayo terminado de realizar.
Un medio: Ensayo revisado por un tcnico.
Tres cuartos: Ensayo con su acta generada.
Completo: Ensayo facturado.
Cruz roja: El ensayo est anulado.
Paso directo a impresin, facturacin y ensayos no facturables
Algunos ensayos especiales, como pueden ser informes, deben ser facturados an antes
de que el ensayo este terminado, o bien no deben ser facturados nunca, como es el caso
de ensayos complementarios a un informe.
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Incluso los ensayos creados a partir de una hoja de Excel pueden ser usados
para crear estas grficas, ya que estos ensayos permiten definir valores finales
para ser usados en graficas. No ser necesario tener instalado Excel para pedir
estas grficas pues los resultados finales se almacenan aparte.
Con el botn
al igual que desde otras pantallas del programa, accedemos a los datos
decir, una versin previa del acta definitiva, mientras que con el botn
Procedimiento de ensayo.
212
accedemos al
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leer ms sobre el tema en los puntos Otros laboratorios, pgina 106 y Ensayos
conducidos, pgina 245).
216
Puede ser buena idea escanear las actas que recibamos en caso de ser en papel,
de forma que el fichero pueda ser almacenado tambin con este sistema.
Desde la pantalla de muestras, si nos situamos sobre la muestra en cuestin, tambin
podemos dar todos los ensayos de la muestra por conducidos, usando las opciones del
botn derecho del ratn. En este caso, se nos abrir una pantalla con los datos de
conduccin por cada ensayo de la muestra.
Adicionalmente, en la pantalla Ensayos por realizar, tambin podemos asignar los
ensayos a laboratorios externos si no somos nosotros los que realizaremos el ensayo.
Modificacin de la tipificacin del ensayo
Algunas veces es necesario acceder a la tipificacin del ensayo para modificarla, es el
caso de un ensayo que use una hoja Excel como tipificacin pero que para un ensayo en
particular debamos usar otra hoja Excel distinta, o un ensayo tipo TABLAS en el que
queramos modificar el ttulo de alguno de los datos o ajustar alguna frmula a un caso
concreto.
Tambin ocurre que se modifican las tipificaciones bsicas en el catlogo de ensayos y
necesitamos reflejar estos cambios en ensayos ya registrados pero que an no hemos
dado por acabados. En este caso debemos actualizar la tipificacin respecto a la del
catlogo.
En ambos casos, tenemos el problema de que el proceso elimina los datos que
hubisemos introducido en ese ensayo, por lo que deberemos volver a teclearlos tras el
proceso.
En los dos casos el procedimiento es casi idntico: Seleccionamos el ensayo en el
registro de ensayos (en otras pantallas similares, como Ensayos por realizar, tambin
funcionar), y en men contextual (botn derecho del ratn), elegimos Modificar
tipificacin del ensayo.
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5.8.3.-
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En esta pantalla vemos la lista de todos los ensayos que an estn pendientes de
realizar, figurando en rojo aquellos que superan el tiempo normal de realizacin
estipulado en el catlogo.
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Una vez elegido el filtro, que inicialmente indicar nuestro centro de trabajo y,
opcionalmente, nuestro departamento, se nos presenta la lista de los ensayos an no
terminados.
En caso de no ser nosotros mismos los que hemos realizado los ensayos o no ser el da
de hoy el de realizacin de dichos ensayos, deberemos cambiar ambos datos antes de
marcar y dar por iniciados o terminados los ensayos de esta pantalla.
Esta es la pantalla que normalmente utilizarn los tcnicos y laborantes que deseen
introducir los resultados a los ensayos terminados, pudiendo, por medio de los botones y
del men contextual (aparece con el botn derecho del ratn sobre uno de los ensayos),
acceder a todas las pantallas necesarias:
1.- Ver el procedimiento de ensayo (si se defini en el catlogo.)
2.- Con el botn
podemos emitir un parte de trabajo del ensayo seleccionado o
bien de cada ensayo de la muestra, en hojas separadas o todos juntos.
3.- Acceder a la pantalla de introduccin de los datos (si el ensayo est basado en
Excel, el documento de Excel aparecer en pantalla y slo habr que cerrar Excel
para que se actualice el ensayo automticamente).
4.- Generar una hoja de clculos del ensayo para comprobar los resultados (de nuevo
si est basado en Excel se nos permitir escoger entre pedir a Excel que imprima el
fichero o usar un acta generada por el programa con los datos principales de la hoja
de Excel.)
5.- Actualizar la tipificacin del ensayo en caso de que se haya cambiado en el
catlogo desde que dimos de alta este ensayo (nos daremos cuenta cuando esto
218
219
5.8.4.-
Parecida a la pantalla anterior, en esta podemos dar por revisados uno o varios ensayos,
tras ver su hoja de clculos o revisar su pantalla de datos. Quedar registrado quin y
cundo da por revisado cada ensayo, y este quedar pendiente de su inclusin en un
acta de resultados en la siguiente pantalla.
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Este proceso slo puede ser realizado por personal autorizado, y permite asegurar que
NINGUN acta ser impresa sin que un tcnico compruebe que el ensayo es correcto,
dejando la puerta abierta a una posibilidad ms que interesante: Que los propios
laborantes rellenen los datos de los ensayos que realizan, y que el personal de gestin
imprima las actas cuando quiera sin contar con los tcnicos, limitndose los tcnicos a
consultar esta pantalla, estudiar las actas provisionales (hojas de clculo) y, tras modificar
lo que sea necesario, dar el ensayo por revisado.
Los ensayos revisados, pasan a estar pendientes de generar actas, situacin tratada en
el siguiente punto, a no ser que en el catlogo indicramos que este ensayo no precisa
de acta, en cuyo caso pasara directamente a estar pendiente de facturar. Consulte la
pgina 123 para ms informacin.
220
5.8.5.-
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Generacin de actas
Las actas de resultados en HCLab deben ser generadas antes de poderse imprimir, y
quedan almacenadas en un Histrico de actas, desde donde pueden ser impresas en
cualquier momento.
Los ensayos ya saben cada uno cundo deben ponerse en lista para generar acta, no
debemos preocuparnos por esto: Las amasadas, cada vez que se anota una nuevo
rotura, los dems ensayos, cuando se dan por revisados.
Pero hay excepciones: Podemos indicar en el catlogo que un determinado ensayo no
necesita ser revisado, con lo que aparecer en lista con slo darse por terminado.
Tambin puede estar marcado como No debe generar acta, con lo que se saltar esta
lista y se ir directamente a pendiente de facturar al ser revisado. Si marcamos ambas
casillas, al dar el ensayo por terminado va directamente a facturacin.
Adems de estas excepciones, siempre podremos aadir ensayos a la lista o quitarlos
manualmente: Para aadir un ensayo que, por ejemplo ya fue incluido en un acta parcial
de la muestra y ahora queremos de nuevo incluirlo en el acta final, lo localizaremos en el
registro de ensayos y con el botn derecho del ratn lo pondremos de nuevo Pendiente
de generar acta.
Si lo que queremos es quitarlo de la lista, lo cual significa que pasar a facturacin si no
ha pasado an por esta fase, entraremos a esta pantalla, marcaremos los ensayos y de
nuevo en el botn derecho del ratn podremos darlos por impresos sin aadirlos en
ningn acta.
Con los ensayos que finalmente dejemos en la lista, procederamos a marcar a los que
les queremos generar acta de resultados, bien marcndolos manualmente, o mejor
usando las opciones de la pantalla de filtro del botn
, que se muestra aqu.
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En la pantalla quedan marcados los ensayos elegidos tal como se muestra aqu:
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223
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Se nos pregunta en esta pantalla por la fecha que debe aparecer como fecha de
impresin de las actas. Para evitar que el registro de actas no est ordenado
correlativamente por fecha y nmero, se ha protegido la posibilidad de cambio en esta
fecha de forma que, a no ser que se nos haya autorizado a cambiarla, se tomar siempre
la fecha actual como fecha de impresin.
Aparte de esta fecha de impresin oficial, en el histrico de actas tambin se
almacenar la ltima fecha real de envi del acta a impresora, dato mucho ms
realista y que no siempre coincidir con la fecha oficial. Esta fecha, por ejemplo,
nos permitir reimprimir las actas impresas hoy, en contraposicin con las generadas
hoy.
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5.8.6.-
Histrico de Actas
Tal como se comento en el apartado anterior, el programa no olvida las actas que
genera tras imprimirlas. En su lugar, las almacena comprimidas en un registro automtico
de actas, el Histrico de actas o registro de actas emitidas.
Para imprimir las copias de las actas que se generan en la pantalla de Generacin de
actas, es necesario acudir a esta pantalla, filtrar las actas que queremos imprimir (al
entrar ya se nos propone el filtro adecuado) y enviar a impresin las distintas copias de
esas actas, pudiendo ordenar las copias por el destinatario para mayor facilidad al firmar
y ensobrar.
Esta forma de trabajar a partir de un histrico en lugar de usar la filosofa de generar,
imprimir y olvidar, nos reporta muchas ventajas:
1.- Podemos visualizar y reimprimir actas antiguas exactamente iguales a las que en
su da se enviaron, ya que aunque haya cambiado el firmante del rea, por ejemplo,
eso no afecta al acta almacenada. En la prctica, esto equivale a poder prescindir del
archivo de actas en papel, aunque por desgracia la normativa vigente no lo permite.
2.- Desde la ficha de registro de una muestra (ver pgina 206) podemos consultar
grficamente todas las actas originales que se han enviado de esta muestra.
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3.- Tenemos un libro fiable de actas emitidas, tal como lo exige por ejemplo la
Comunidad Valenciana, en el que incluso se vean reflejadas las actas de hormign a
7 das, con la capacidad de volver a imprimir dichas actas aunque ya existan roturas a
28 das.
4.- Podemos usar el editor interno
para retocar una acta antes de su impresin
final, de forma que se puedan aadir fotos, esquemas de la situacin en obra del
ensayo, etc., usando las mltiples herramientas de que se dispone en este editor.
Aunque esta opcin pueda sonar a manipulacin peligrosa, en su defensa hay que
alegar cuatro puntos:
(A) Es equivalente a pegar fotografas sobre el acta impresa al modo clsico, y eso
nadie lo considera manipulacin.
(B) Puede restringirse esta posibilidad sin ms que modificar los permisos de los
usuarios, incluso obligando a los pocos usuarios que puedan hacerlo a que dejen
constancia por escrito del porqu de su manipulacin (ver apartado referente a la
seguridad en la pgina 95).
(C) En cualquier caso, en el registro histrico de actas queda almacenado y visible
quin ha realizado la modificacin manual y cuando. Quien intenta editar un acta,
an teniendo pleno permiso para ello, recibe un aviso.
(D) Es muy cmodo tener esta posibilidad en algunos casos: Si un campo de una
amasada muy especial se nos queda corto, podemos anotar lo que nos falta sin
ms que editar su acta, en lugar de recurrir al typex clsico.
El filtrado de esta pantalla es especialmente completo debido a los diferentes motivos por
los que se puede acudir a ella. En principio el filtro aparece listo para ver las actas
generadas en los ltimos das y que an no han sido enviadas a la impresora, para que
podamos imprimirlas fcilmente, pero en otras ocasiones se busca reimprimir una
coleccin de actas para un tcnico nuevo, o cosas algo ms especiales.
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En esta segunda lengeta del filtro aparecen algunos curiosos y prcticos para ciertas
ocasiones. Por ejemplo, si filtramos en la lengeta anterior por obra, aqu ahora podemos
filtrar ensayos de un cierto captulo de su presupuesto, como Ensayos de campo. O si
solemos retener el envo de las actas con clientes marcados como de Pago en efectivo,
ahora podemos filtrarlas para imprimirlas conforme los clientes pasan por caja y quieren
recoger sus actas.
Fecha de generacin y de impresin real
Un da podemos enviar a la impresora una serie de actas generadas durante la semana,
de modo que lo nico que las diferencia del resto es que an no estn marcadas como
impresas, pero si la fatalidad quiere que la impresora falle, por falta de toner o cualquier
otro imprevisto, las actas se darn por impresas y no tendremos forma de volver a filtrar
las mismas actas que imprimimos pues ahora son indistinguibles del resto.
Como este caso es relativamente habitual, se anota la fecha de impresin real cada vez
que un acta es enviada (todas sus copias) a la impresora, de forma que podemos
consultarla en pantalla y, lo ms importante, filtrar por esa fecha, con lo que nuestro
problema hipottico desaparece: Filtramos las impresas hoy, y las volvemos a enviar...
despus de reponer el toner, claro!
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Es relativamente normal que, tras haber generado unas actas, descubramos que la
plantilla necesita algn cambio, o que un dato de la obra y el cliente han de cambiarse.
En estos casos, y tras realizar los cambios necesarios, se necesita poder regenerar
esas actas para que reflejen esas novedades. Para esto, existen dos botones de
regeneracin de actas, el primero
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Actas anuladas
Si generamos una segunda acta de unos ensayos por errores en la primera, podemos
marcar esta como anulada con las opciones del botn derecho del ratn. Estas actas no
aparecen si no modificamos el filtro por defecto, y en caso de mostrarse, aparecen en
color gris. Es practica habitual, y obligada en la Comunidad Valenciana, indicar en la
nueva acta Este acta anula y sustituye a la N 111 de fecha 1/1/2005 editndola
manualmente.
Impresin de las actas
Los tres botones de impresin
formas de imprimir actas:
A) Imprimir, pasar a fichero o enviar por correo electrnico una copia del acta sobre la
que estamos para un slo destinatario, a elegir entre los de la obra (archivo, cliente,
promotor, obra o tcnicos asociados). Esta opcin se puede usar tambin para enviar a
una carpeta -o una direccin de correo electrnico- todas las actas de una misma obra.
Tanto si elegimos un acta sola como si son todas las de la obra, las copias pueden
enviarse a la impresora (por defecto), a una carpeta de nuestra eleccin como una
coleccin de ficheros del visor (se puede grabar un CD con las actas de una obra al final
de la misma) o a una direccin de correo electrnico (recibira un correo diferente por
cada acta que le enviemos).
Si al entrar filtramos por un tcnico, esta pantalla nos permitir imprimir a este
destinatario todas las actas en pantalla.
Si elegimos enviar las actas a una carpeta como ficheros, tendremos dos tipos de fichero
disponibles en el dilogo de guardar: Ficheros protegidos contra modificaciones (por
232
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defecto), o bien ficheros abiertos, que podrn ser manipulados usando el programa visor
de documentos.
B) Todas las copias necesarias de un acta, es decir, para archivo, cliente y tcnicos. Esta
opcin y la siguiente dan el acta por impresa y anotan la fecha de envo a impresora.
C) Finalmente, el tercer botn permite enviar a la impresora todas las copias (a todos los
destinatarios) de todas las actas visibles en pantalla (aquellas seleccionadas con el filtro),
permitindonos ordenar las copias de varias formas para agilizar el firmado y ensobrado
de los documentos.
Esta ltima opcin es la utilizada diariamente para el envo a la impresora de las ltimas
actas generadas. En este proceso, el acta se marca como impresa y se anota la fecha
real de envo a la impresora para futuras referencias y filtrados.
Se nos ofrecen bastantes opciones antes de lanzar las actas a la impresora.
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Ordenacin
Las copias de las actas se imprimen siempre ordenadas, aunque tenemos diferentes
criterios de ordenacin disponible, siendo la idea el simplificar el proceso posterior de
firmado, envo de copias en sobre, y archivado de las copias de archivo.
Las opciones de esta primera lengeta pueden ser almacenadas como valores preferidos
del laboratorio, para evitar tener que marcar las opciones cada vez. En la siguiente
lengeta, tenemos valores que no se almacenan, ya que estn pensados para casos
puntuales.
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En esta segunda lengeta se nos ofrecen opciones que puntualmente pueden sernos de
utilidad, pero que no sern aplicadas la siguiente vez que usemos esta pantalla.
Estas opciones de impresin NO PREGUNTAN la impresora a utilizar, enviando
todas las tareas de impresin a la impresora por defecto del PC (modificable en el
men Fichero del programa). Esto se debe a la posibilidad de que entre las
actas a emitir se encuentren varias que deban ser impresas por Excel, por
ejemplo, en cuyo caso HCLab no tiene control sobre la impresora que Excel usar, ya
que tiende a usar la impresora por defecto del sistema.
Envo de actas por correo electrnico
Podemos hacer que al imprimir las copias de las actas, algunas sean enviadas
automticamente por correo electrnico para que les lleguen antes a los tcnicos.
Para activar esta opcin, primero debemos definir los datos de su servidor de correo en la
configuracin de la empresa, adems de anotar en los tcnicos el correo electrnico y
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marcarlos como Prefieren recibir actas por email (podemos indicar que queremos
tambin la copia en papel).
En el momento de la impresin, y siempre que tengamos el oportuno permiso, marcando
la opcin de Enviar actas por email a quien lo haya solicitado, activamos estos envos
electrnicos. Los clientes tambin pueden pedir copias por email, pero en este caso,
siempre se imprimir la copia a papel, ya que es obligatorio el envo fsico de las actas
firmadas.
Las actas enviadas a fichero o correo electrnico no son 100% iguales a las que se
imprimen, ya que no van a ser impresas sobre papel preimpreso del laboratorio:
A)
Pueden llevar una plantilla aadida con los logotipos o papel preimpreso de la
empresa (ver configuracin de la empresa, plantillas).
B) Si no van firmadas, pueden llevar aadida otra plantilla con algn texto cruzado
avisando de que es copia de acta o algo similar (configuracin de la empresa).
C) Si usamos grficos externos en las plantillas (logotipos por ejemplo), en el acta
que enviamos estos grficos se convierten automticamente a grficos internos
del documento, para evitar que el destinatario no vea ese grfico.
D) Siempre se envan como ficheros no editables, slo visibles e imprimibles.
Todos los envos que el programa hace por correo electrnico quedan registradas en un
histrico de envos.
Buscar y sustituir textos
En el men contextual (botn derecho) tenemos varias opciones que afectan a todas las
actas en pantalla, agrupadas en el submen Procesar las actas. Las ms til de las
opciones es la de buscar uno o varios textos en las actas y cambiarlos por otros: Si una
obra se dio de alta con el nombre 14 Vivienduchas y algunos trasteros y ahora lo hemos
cambiado a 14 viviendas de lujo con almacn de trastos, podemos filtrar todas las actas
de esta obra y usar esta opcin para modificar este texto en todas ellas, para luego
reimprimirlas modificadas.
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5.8.7.-
Cada Comunidad exige unos requisitos a los laboratorios acreditados por ella, pero la
ms concienzuda y exigente es, sin duda, la Comunidad Valencia, siendo esta
Comunidad a nuestro juicio, el ejemplo a seguir en el resto de comunidades, como ya
viene ocurriendo en la Comunidad de Murcia y ms especialmente en la Canaria, as que
creemos que a todos puede interesar saber qu se exige en esta Comunidad.
Libros oficiales
La Comunidad Valenciana y la Canaria desde 2006- exige unos complejos libros
anuales impresos con informacin extractada de varias pantallas del programa (Libro de
Muestras y Actividades y Libro de Actas emitidas) que no pueden ser definidos
normalmente como listados asociados a una pantalla del programa. Por ello se han
incluido en la opcin Estadsticas del men de la aplicacin.
Para aquellos laboratorios que pertenezcan a la Comunidad Valenciana, estos dos
listados les solucionan la ardua tarea de preparar anualmente estos listados, y lo que es
todava mejor, tambin se les mostrar una lista de los puntos en los que no cumplen con
las exigencias de dicha Comunidad: Datos incorrectos, fechas no correlativas, cantidades
de material usado superior al material recogido en la muestra, fechas de desecho
incorrectas, etc.
En muchos casos, por ejemplo si indicamos fecha de fin del ensayo pero olvidamos
indicar fecha de inicio o esta es posterior a la del fin, estos errores se considerarn
simples olvidos y se determinar el dato faltante a partir de los existentes, aunque ser
listado como un error ms y deberemos comprobar que el dato impreso corresponde con
la realidad antes de dar el visto bueno al listado.
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cada material (ver pgina 109) se indica los das que permanece la muestra remanente
almacenada en el laboratorio.
Pero la Comunidad Valenciana no slo se limita a pedirnos estos completos listados
anuales, ni a que llevemos control de las muestras remanentes y su fecha de desecho,
hay muchos mas aspectos que en HCLab se han adaptado a las exigencias de esta
Comunidad, que listamos a continuacin.
Obras:
-Inclusin del Tipo de obra segn clasificacin pedida por la C. Valenciana en cada
obra. Este dato se imprime en los libros oficiales.
-Promotor diferente del cliente como opcin. Es obligado imprimir el promotor en las
actas si este no es nuestro cliente. Las variables para actas que comienzan por
[PROMO. imprimen los datos del promotor, y si este esta en blanco, las del cliente,
cumpliendo pues lo exigido por la Comunidad.
-Las obras marcadas como de tipo Conduccin (reciben ensayos de otro
laboratorio) son tratadas de forma distinta en los libros oficiales (fecha de peticin del
ensayo es la de registro, no la de presupuesto).
Ensayos de catlogo:
-Normas de muestreo integradas en los ensayos y en cada muestra. adems, son
listadas en libros oficiales automticamente como primer ensayo realizado en la fecha
del muestreo tal como exigen en hormigones y otros ensayos con muestreo
normalizado.
-Ensayos marcados como sin capacitaciones. Permite que ciertos ensayos no sean
reportados como realizados por laborantes sin capacitar para ellos.
-Ensayos marcados como no oficiales. Estos ensayos no sern reflejados en los
libros oficiales, aunque suele ser mejor poltica registrar estos ensayos en un libro de
registro adicional No oficial que no interferir en absoluto en los libros oficiales.
Recogida de materiales:
-Control de llamadas para recoger materiales, con da y hora para acudir.
-Gestin de las rutas que cada laborante ha realizado.
-Gestin del resultado de cada llamada (se acudi si/no, motivo, etc.).
Muestras:
-Fechas duales de registro (es la oficial y siempre es la del da) y de muestreo.
Esto es imprescindible en la Comunidad Valenciana.
-Numero de muestra y fecha de registro no editable para evitar saltos en el orden.
-Fechas de registro "imposibles nos las avisa y las corrige en los libros oficiales.
-Posibilidad de un segundo libro de registro "No acreditado" para no usar el oficial
para cosas que no sean ensayos acreditados.
-Observaciones especiales para ser impresas en los libros oficiales.
-Cada muestra lleva la cantidad de material recogida y la fecha de desecho.
-Tipos de muestreo (laboratorio, peticionario, otros) segn pide la Comunidad.
-Normas de muestreo se anotan en cada muestra e influyen en libros oficiales (se
considera el primer ensayo realizado a la muestra).
Ensayos registrados:
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Otros:
-Capacitaciones del personal integrado, avisos y listados de faltas de capacitacin.
-Gestin de cursos impartidos en el laboratorio y quien asisti, para reflejar las
capacitaciones y otro tipo de cursos.
5.8.8.-
Registro de llamadas
Esta pantalla nos permite llevar un control de las llamadas que se reciben para acudir a
las distintas obras a realizar tomas de hormign o a recoger distintos materiales.
En el filtro que aparece al entrar a esta opcin, pensada para que el jefe de departamento
asigne cmodamente las recogidas (existe otro mtodo directo de entrar a dar de alta una
llamada, pensado para la persona que recoge la llamada) podemos filtrar slo un
departamento y la fecha en que se debe acudir, de forma que slo se vean las pendientes
para hoy de hormigones, por ejemplo.
Aunque no sea lo normal, el propio laborante podra entrar a consultar l mismo
sus recogidas pendientes sin ms que rellenar el campo Asignado a con su
cdigo. En muchos laboratorios los propios laborantes usan el programa para
agilizar su trabajo sin tener que recurrir a listados facilitados por el jefe de departamento.
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Una vez dentro, sin ms que marcar una serie de llamadas y usar el botn derecho del
ratn para elegir el laborante, habremos confeccionado rpidamente las rutas de cada
uno basndonos en las llamadas recibidas en das pasados.
El botn derecho del ratn, tal como se comenta, muestra la lista de laborantes
que se dedican a recogidas, dato que obtiene de la ficha de categoras laborales,
que puede consultar en la pgina 94. Adicionalmente tambin nos muestra otra
opcin para eliminar la asignacin de la recogida, de forma que vuelva a estar pendiente
de asignar.
Ficha de llamadas telefnicas
Ya dentro de la ficha de las llamadas, que puede ser abierta directamente desde el men
principal para dar altas sin pasar por las pantallas anteriores, vemos los datos Fecha de
entrada y Atendida por, que son rellenados por el programa automticamente con la
fecha de hoy y el usuario que esta dando el alta.
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Notas de la obra
En la casilla Notas podemos, con el botn derecho del ratn, copiar las notas existentes
en la ficha de la obra. Es til para incluir la forma de llegar al solar, por ejemplo.
Impresin de parte de llamadas
En algunos casos puede interesar imprimir la ficha de cada llamada en algn formato
propio, para pincharlo en un tabln por ejemplo. Para esto, podemos usar el botn
y
obtendremos un listado con slo los datos de esta llamada (con una sola lnea).
Configurando este listado correctamente obtendremos el parte deseado (en el CD de la
aplicacin y en la pgina web www.hcsoft.net podr descargar modelo de ejemplo de
formato para este listado atpico).
Anular llamada
En HCLab no se borra nada, para cumplir los criterios de trazabilidad exigidos hoy en da,
lo correcto es anular aquellas llamadas que no tengamos que atender.
Control de llamadas no atendidas
En caso de estar interesados en llevar un control sobre las llamadas, si se acudi o no,
etc., puede rellenar los datos de la segunda lengeta en las llamadas al da siguiente.
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5.8.9.-
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Ensayos conducidos
Como era de esperar, la pantalla no admite dar altas, ya que se estn visualizando
porciones de algunas fichas de registro de ensayos.
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La informacin ofrecida es suficiente para realizar todas las gestiones de llamar a los
laboratorios y confirmar la situacin de cada ensayo.
Esta pantalla contiene una columna calculada llamada N de conduccin que
nos numera los ensayos conducidos de cada libro de registro y durante cada ao.
Editando las fichas desde esta pantalla (obtenemos la misma ficha que se vio en la
pantalla de registro de ensayos), tenemos ocasin de actualizar la informacin del ensayo
sin necesidad de acudir a su ficha en el registro general.
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E)
Pulsando en Aceptar, estos datos son anotados en todos los ensayos que
tenamos en pantalla, lo que posteriormente nos permitir filtrar todos los
ensayos conducidos de un cierto nmero de pedido, reconstruyendo as las
listas de ensayos enviados cada semana a los laboratorios externos fcilmente.
Pedido a proveedor
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De forma similar, podemos seguir los pasos A y B para tener preparados los ensayos que
hemos de enviar a cada laboratorio, pero llegado el da de su envo, en lugar de usar el
mtodo anterior, podemos hacerlo usando los Pedidos a proveedor (ver pgina 177
para ms detalles) como se detalla a continuacin:
A) Entramos a pedidos a proveedor y damos de alta un nuevo pedido, eligiendo el
proveedor adecuado (su cuenta contable) y el resto de datos que se nos piden.
B) En la parte inferior donde se detallan los artculos pedidos, pulsaramos el botn
,y
se nos abrira una pantalla donde indicar el laboratorio al que enviamos y seleccionar los
ensayos, de entre los pendientes de envo a ese laboratorio, que conformarn el pedido.
En la ficha del ensayo conducido aparece en la parte inferior los datos del pedido
a proveedor donde se insert en caso de que usemos este sistema.
5.8.10.-
Registro de incidencias
Algunas de las acciones que se pueden realizar con HCLab pueden calificarse como
poco usuales y algo peligrosas si se abusa de ellas, por lo que merece la pena dejarlas
registradas para poder consultarlas y asegurarnos que no se abusa de esas opciones.
Como vemos en el filtro, las incidencias estn organizadas por tipo, correspondiendo
cada tipo a un caso especial que el programa registra de forma automtica.
Las incidencias que son registradas corresponden a los siguientes tipos:
-Ensayos aadidos en el presupuesto con precio cero al darse de alta ese ensayo sin
estar previamente presupuestado.
-Actas actualizadas automticamente por haberse rectificado alguno de los ensayos
contenidos en la misma.
-Llamadas de telfono anuladas.
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Cada vez que la accin de un usuario queda registrada como incidencia, se le brinda la
oportunidad de dejar anotado la razn por la que se realizo tal accin, aunque el propio
programa ya genera una por su cuenta, como la que se muestra en el ejemplo.
Una vez indicamos una fecha tope en el filtro, se nos listan aquellas muestras que
deberan estar desechadas a dicha fecha, es decir, que tengan ya todos sus ensayos
terminados y revisados, que no sea una toma de hormign, que an no se haya
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Pulsando el botn
entradas o salidas.
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5.9.-
Dado que el hormign supone una parte muy importante en el volumen de trabajo diario
de los laboratorios de ensayos, todas las facilidades que se ofrezcan son pocas en este
apartado.
Ya se han comentado pantallas que de alguna manera van encaminadas a este objetivo
de aliviar la carga de trabajo que supone el hormign, como el control de las llamadas
recibidas para realizar tomas y su asignacin a los laborantes para generar las rutas (ver
pgina 241), pero el grueso de ellas, o mejor dicho, las que especficamente estn
diseadas slo para estos ensayos, se agrupan bajo un men especial: Hormign.
5.9.1.-
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Ya se comento sobre esta pantalla, al hablar del libro de registro de muestras (ver pgina
196), que la introduccin de partes de hormign tena un tratamiento diferente al resto de
partes, debido a la gran carga de trabajo que supondra seguir el mismo camino que para
las dems muestras.
Esto es debido a que en el caso general, el proceso pasa por dar de alta una nueva
muestra, rellenar su albarn, acudir a la lengeta de ensayos de la ficha de la muestra e
insertar un ensayo con el cdigo correspondiente a un ensayo de hormign. En este
momento el programa podra detectar que estamos intentando dar de alta un parte de
hormign y hacernos las preguntas oportunas, pero nos habramos visto obligados a
hacer un largo camino, que adems se repetira muchas veces al da.
Para evitarlo, se ha optado por la inclusin de una opcin especfica para dar de alta
partes de hormign, que realice todo ese proceso de forma transparente al usuario.
Gracias a la especializacin de esta pantalla slo tenemos que rellenar los datos desde
el albarn en adelante, estando los anteriores definidos automticamente bien al entrar a
la ficha, o bien al grabarse, como el nmero de muestra.
Como ya se comento en la pantalla de muestras, los albarnes duplicados puede ser
detectados por el programa si activamos esta posibilidad en la configuracin de la
empresa. En este caso, un aviso nos dir que el nmero de albarn ya ha sido usado en
una muestra anterior, indicndonos cual por si queremos averiguar de donde proviene la
duplicidad.
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vacas para contener los datos de la amasada. Estas variables alternativas son las que se
usan en la zona del acta destinada a los datos de hormigones de obra. Puede leer mas
sobre estas variables en la pgina 417.
Resistencia nominal
Los datos con fondo amarillo que aparecen como opcionales junto a la designacin no
son en principio necesarios, ya que HCLab, a partir de la designacin, es capaz de inferir
la resistencia de proyecto, la norma utilizada (EHE EH-91), el tamao mximo de rido,
etc. Entones... para qu se han aadido? Pues para el caso de que no exista
designacin (hormigones de obra), o bien si el albarn no recoge correctamente la
designacin (tenemos la obligacin legal de copiar esta designacin tal como venga en
el parte), podamos indicar estos datos sin tener que inventarnos o mentir en la
designacin. Si rellenamos estos datos, los valores introducidos tendrn prioridad sobre
los que se infieran de la designacin.
Localizacin
Se refiere al lugar exacto de la recogida, dos comentarios: Al igual que las notas, es un
campo ilimitado, podemos escribir cuanto necesitemos, ya que al imprimirse, si hemos
diseado la plantilla correctamente, las letras se reducirn si no caben en el espacio
asignado. Por otro lado, si hacemos doble clic sobre el recuadro de localizacin, este se
rellenar con un texto por defecto: La situacin exacta del hormigonado es la reflejada en
el parte de toma correspondiente.
Fecha de fabricacin y de registro
La fecha real de fabricacin de la amasada no tiene que coincidir con la de registro, como
veis, esa fecha puede definirse en la segunda lengeta. Por defecto, se propone como
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5.9.2.-
Recogidas pendientes
Siguiendo con la intencin de agilizar al mximo todo el trabajo que generan las probetas
de hormign, llegamos a la pantalla donde se dan por recogidas las probetas que dimos
de alta en la pantalla anterior.
El sistema detecta las amasadas pendientes de recogida por un sencillo mtodo: An no
tienen anotada la fecha de recogida.
HCLab almacena las fechas de fabricacin, registro y recogida, ya que aunque las
dos primeras pueden coincidir, suele darse el caso de registrar las amasadas al
da siguiente de su fabricacin, pudiendo dar lugar a inconsistencias con otras
muestras en las fechas de registro. Tambin se anota la fecha de entrada en
cmara hmeda, que se hace coincidir automticamente con la de recogida pero puede
ser modificada manualmente en la ficha de cada amasada si fuera necesario.
Basta indicar en qu fecha se han recogido, luego marcarlas, y pulsar Recoger para que
la fecha quede anotada en las amasadas y estas desaparezcan de la lista.
Adicionalmente, si rellenamos los datos que se nos piden abajo, estos tambin sern
introducidos en todas las amasadas sin esfuerzo adicional.
Si adems utilizamos inteligentemente la columna Poblacin, por la que podemos
ordenar sin ms que pulsar en el ttulo, podremos marcar todas las de una poblacin,
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5.9.3.-
Rotura de probetas
Uno de los rituales diarios en el laboratorio es sacar de la cmara hmeda las probetas
que han de romperse hoy, proceder a su rotura anotando los resultados en una hoja, y
luego pasar esa informacin al ordenador.
Como no poda ser menos, HCLab intenta simplificar esta tarea al mximo, ofrecindonos
en pantalla la lista de probetas que cumplen hoy sus das de estancia en la cmara
hmeda, de forma que resulte sencillo con este listado encontrarlas todas y prepararlas
para su rotura.
Normalmente se filtrarn las probetas que rompen hoy en nuestro centro de trabajo, pero
para casos especiales, se permite filtrar por otros parmetros.
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Si un laboratorio tiene dos o ms prensas que utiliza diariamente para realizar las roturas,
entonces en esta pantalla tendra problemas, ya que se nos pregunta por la prensa al
principio y se supone que no se cambiara de prensa en cada probeta.
Este problema, que no existe si ambas prensas estn informatizadas (elegiramos las
prensas una a una, pulsando el botn de recogida de datos en cada una), se soluciona
tecleando, junto con la carga de rotura, el numero de la prensa, separada con un signo de
ms o de menos. Por ejemplo, si una probeta rompi a 40 toneladas con la prensa
nmero 1, podemos teclear 1-40 en la casilla de rotura y, a pesar de que en la parte
superior pueda estar elegida otra prensa, a esta probeta se le asignara la prensa 1 y las
40 toneladas sern tratadas con los coeficientes de esta prensa.
Durante el alta de la amasada, junto al recuadro de probetas, podemos indicar la
prensa que le asignamos a cada amasada, con lo que ordenando la pantalla por
esa columna, tendramos separadas las probetas que han sido asignadas a cada
prensa.
Comprobaciones de las roturas
Tras introducir los resultados, estos son comprobados para avisar de roturas bajas,
siendo potestad de cada laboratorio fijar los mrgenes a partir de los cuales quiere recibir
dichos avisos (pantalla de configuracin de la empresa).
Si lo activamos en la configuracin de la empresa, lengeta de hormigones, se nos
mostrar una ventana para avisarnos del problema con cada rotura que vamos
introduciendo.
Este aviso suele activarse para que el laborante sepa nada, ms teclear las toneladas,
que debe apartar una probeta para romperse a ms das, aunque slo nos servir si la
prensa tiene cerca un ordenador para que el laborante vaya tecleando mientras rompe,
en otro caso, este aviso slo ser una molestia.
Todos estos avisos de roturas bajas ms otros ms de dispersiones altas, media a 28
das inferior a la de 7, prensas diferentes usadas en la misma amasada, calibraciones
prximas a caducar, fechas de recogidas en blanco, cargas fuera del rango de calibracin
de la prensa, o probetas que olvidamos romper en das pasados, se visualizan SIEMPRE
al abandonar la pantalla. Si queremos ver la lista de avisos sin salir de la pantalla,
pulsamos el botn de la exclamacin que se muestra en la esquina inferior derecha.
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Como vemos en la ficha, podemos, adems de cambiar los datos ya existentes, anotar
otros especiales como el nmero de serie del molde o unas notas adicionales, as como
quitarle la marca de Probeta activa si la rotura fue incorrecta o no se realiz- y no debe
tenerse en cuenta.
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revisadas, lo que de nuevo evita que se generen actas con roturas que despus son
modificadas por el tcnico.
El resultado final de ambos mecanismos es que, si tenemos la opcin activa en la
configuracin, podemos asegurarnos que lo que el tcnico da por revisado es
exactamente lo que se imprimir en todas las actas de esa toma.
5.9.4.-
Registro de amasadas
Aunque las amasadas no sean ms que un tipo de ensayo de entre los muchos posibles
en HCLab, y por tanto se pueda usar el registro de ensayos con los filtros adecuados
para consultarlas, se ha creado una pantalla especfica para estas consultas de
amasadas, que permite filtrar por obra, fecha de recogida, laborante que fabric la
amasada o el cdigo del ensayo de hormign (pueden haber varios cdigos,
normalmente en funcin del nmero de probetas.)
Como vemos en la pantalla de filtro, existe la posibilidad de filtrar aquellas amasadas que
tuvieron alguna rotura en un da determinado. Este filtro es utilizado para imprimir actas
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preliminares (hojas de clculo) de todas estas roturas de forma que puedan ser revisadas
sobre el papel por los tcnicos antes de generar las actas finales.
Roturas bajas
Las amasadas con alguna probeta de 28 das o ms que dio por debajo de la resistencia
de proyecto salen en color rojo en esta pantalla para que resulte sencillo detectar estas
roturas bajas.
El botn de la calculadora
y el del acta
, nos dan acceso directo respectivamente
a los datos introducidos en el parte de esa amasada y a la hoja de clculo (una versin
preliminar del acta de resultados de este ensayo).
El botn
nos permite emitir hojas de clculo (actas preliminares) de todas estas
amasadas, de forma que puedan ser revisadas sobre el papel por los tcnicos antes de
generar las actas finales. Suele usarse este botn en conjuncin con el filtro por fecha de
registro o bien el de rotura.
Si en alguna ocasin necesitamos imprimir un acta de una amasada con un formato no
estndar, podemos tener definida otra plantilla para hormigones y usarla sobre una de las
amasadas con el botn
. Este sistema es usado en ocasiones para imprimir actas en
formatos atpicos, como por ejemplo resmenes de actas de hormign para control de
sellos a plantas por AENOR.
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Entrando a cada una de las probetas tenemos acceso a todos los datos asociados a ella,
incluso la tensin de rotura, siempre en Kp/cm, pues es necesario almacenarlas todas en
una misma unidad interna de medida.
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En la lista tenemos todos los datos de cada probeta, pero no tenemos ninguna media de
roturas ni similares, ya que dichos clculos son de la toma en su conjunto, no de cada
probeta.
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Este dato se ofrece con todas las reservas tcnicas que produce la indefinicin de varios
casos habituales en la normativa EHE, como son el caso de varias plantas suministrando
hormign en un lote.
Adems de tener una pantalla especfica para obtener estos datos, tambin se pueden
visualizar desde la pantalla de Registro de amasadas, ya que las columnas necesarias
estn disponibles desde aqu. Existen dos inconvenientes a usar esta pantalla para
obtener estimadas: Es muy lento de calcular, mucho ms que desde la pantalla de
estimadas, y las amasadas no se pueden ordenar por la fecha de finalizacin de cada
lote, algo necesario para reconstruir los clculos efectuados para obtener los Kn.
5.9.7.-
Analiza hormign
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5.9.8.-
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Suministradores de hormign
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Aunque el dato que realmente se anota en cada amasada es la planta, es necesario tener
dada de alta antes la sede central del suministrador para despus dar de alta las distintas
plantas que posee.
5.9.9.-
Plantas de hormign
Asociadas a un suministrador, se dan de alta las distintas plantas, en las cuales, adems
de informacin de contacto, se anotan los sellos que ha obtenido esta planta en los
distintos tipos de hormign que suministra (slo a nivel informativo).
Para que al calcular estimadas en una obra podamos saber como tenemos que calificarla
inicialmente (planta con o sin sello de calidad, etc.) segn la EHE, tenemos un
desplegable con las posibilidades que nos da la EHE.
La normativa EHE no indica que organismo calificar inicialmente a las plantas de
cara al clculo de estimadas, as que deber obrar segn su criterio, siendo lo
mas recomendable dejar el valor por defecto, 2.- Clase A sin sello, a no ser que
sepamos que ha obtenido algn sello de calidad homologado. En cualquier caso,
dado que no es potestad del laboratorio calcular estimadas, en teora no debera
preocuparnos esto, pero en la prctica muchas veces no es la direccin tcnica la que
calcula estas estimadas sino nosotros mismos.
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5.9.10.-
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Prensas de hormign
Cada vez que se introducen roturas, en cada probeta se anota la prensa utilizada, dato
que determina como se interpreta el valor de prensa a efectos de su conversin a Kp/cm
(se ha elegido estas unidades a fin de unificar internamente el almacenamiento de las
roturas, independientemente de que la impresin final del acta se realice en otras
unidades alternativas): Siempre introduciremos la rotura tal como nos la d nuestra
prensa, de forma que no sea necesario ningn clculo manual sobre los datos y se
puedan introducir tal como esta los ofrece.
Probetas de seccin especial
Usando correctamente los dos factores existentes en la ficha, podemos dar de alta una
prensa que nos permita, introduciendo toneladas, realizar correctamente las actas
aunque las probetas sean rectangulares o se rompan en horizontal, como el ensayo
brasileo.
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Para probetas de geometra distinta de la normal (dimetro 15, altura 30 cm.), hemos
usado la tabla 30.4.a de la norma EHE que nos indica los factores de conversin
adecuados. Para otras geometras, tendr el usuario que determinar por su cuenta estos
coeficientes.
El primero de los coeficientes se usa para traducir el dato de carga de la prensa, por
ejemplo de toneladas a Kp/cm, por lo que es necesario conocer la geometra de la
probeta para determinar el coeficiente. Las probetas ms normales estn ya
contempladas en la lista desplegable, por lo que bastar elegir el tipo de probeta de esta
lista y, pulsando el botn, se nos calcularan los valores exactos de los dos coeficientes.
El segundo coeficiente es ms sutil: Una vez que tenemos la tensin de la probeta, al
imprimir el acta necesitamos saber cual fue la carga original. Ya que slo se almacena la
tensin, necesitamos este coeficiente para traducir de Kp/cm a KN. La frmula para este
coeficiente es superficie de la probeta en cm. / 1000 / 9.81, que coincidira con el inverso
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del primer coeficiente si nuestra prensa diera las cargas en KN y rompiramos probetas
cilndricas de 15 cm. En otros casos no ocurre as, ya que el coeficiente primero se
obtiene en una tabla, no de una frmula.
Captura de roturas en prensas informatizadas
Despus de pagar un dineral por nuestra prensa informatizada, que genera ficheros con
los resultados de cada rotura, es anacrnico tener que volver a teclear esos datos en
HCLab por muy cmodo que el programa nos lo ponga, ya que no slo ahorramos
tiempo, tambin errores al traspasar los nmeros.
Como veis en la pantalla, hay una lengeta donde indicar los datos necesarios para que
el programa sepa buscar el slo estas roturas y evitarnos teclearlas. Pero atencin, no es
suficiente que nuestra prensa tenga un conector para ordenador, todas prcticamente lo
tienen, se necesita el cable y el programa que el fabricante de la prensa nos debe
proporcionar que almacene los resultados de cada rotura en un fichero tipo texto.
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Esta calibracin debe realizarse a los 12 meses o bien tras 7.000 probetas rotas. En la
pantalla de rotura de probetas se nos avisar un mes o 1.000 probetas antes de alcanzar
este lmite, es decir, tras romper 6000 probetas.
Si nuestro laboratorio rompe muchas probetas diarias, el aviso a las 6000 roturas
puede llegarnos demasiado tarde (tardamos menos en romper 1000 probetas que
el tcnico en venir y calibrar la prensa), podemos fijar el aviso antes de la 6000 en
esta pantalla.
5.10.- PANTALLAS
DEL MEN
FACTURACIN
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5.10.1.-
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Facturas
Esta opcin nos sirve para consultar, modificar e imprimir las facturas emitidas por el
laboratorio, as como para aadir manualmente facturas, imprimir recibos y otras tareas
relacionadas con la facturacin.
Con este filtro puede localizar fcilmente facturas que cumplan algn requisito especial,
como contener un tipo de ensayo concreto o tener algn ensayo de un departamento
dado.
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Impresin de recibos
De la misma forma en que podemos imprimir las facturas, podemos tambin imprimirlas
como recibos. Este proceso no implica ningn tipo de contabilizacin, simplemente es un
formato alternativo de impresin de las facturas.
En la pantalla de configuracin de la empresa podemos indicar la plantilla a utilizar para
los recibos.
Pulsando el botn de recibos
se nos permitir generar slo un recibo para la factura
actual, o bien uno para cada factura presente en la pantalla. Tambin podemos, al igual
que en la impresin de facturas, traducir los importes a la moneda secundaria (euros por
pesetas o viceversa) o limitarnos a ver en pantalla el aspecto de los recibos sin
imprimirlos (previsualizar).
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Aqu se nos brinda la opcin de imprimir etiquetas para estos sobres, en dos formatos
distintos: Si usamos sobre con ventanilla, estas direcciones se imprimen en tercios de
pgina, pero si el sobre no tiene ventanilla, deberemos usar papel de etiquetas
adhesivas.
Para el caso de etiquetas adhesivas, es normal que tengamos hojas a medio usar, para
este caso podemos indicar cuantas etiquetas le faltan al papel, y el programa no las
utilizar.
Si nuestros sobres no tienen ventanilla (es nuestro consejo que use sobres con ventanilla
por razones evidentes de ahorro en tiempo y dinero), necesitaremos imprimir las
direcciones de todas las facturas, marcando la casilla correspondiente.
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Este primer formato, el ms usado, permite cortar cada direccin y colocarla en el sobre
tapando la direccin fiscal de la factura. Suele imprimirse slo para direcciones postales
distintas de las postales.
Aqu vemos el formato de etiquetas adhesivas, donde hemos indicado que hay 5
etiquetas ya utilizadas en el papel para que se las salte. El tamao de estas etiquetas se
define en la configuracin de la empresa, lengeta de etiquetas, que puede consultar en
la pgina 68.
Imprimir etiquetas no es la solucin ms cmoda en absoluto, lo ms cmodo es
confeccionar nuestra plantilla de impresin de facturas con la direccin fiscal fuera
de la zona de la ventanilla del sobre, y reservar esta zona para la direccin postal,
que siempre ser la correcta para su envo, tanto si coincide con la fiscal como si
es una direccin postal especial del cliente, o incluso una direccin postal para facturas
especial de esta obra.
Listado de observaciones a facturas
Despus de generar nuestra facturacin del mes, imprimirla, obtener las direcciones
postales de las que lo necesitan e introducirlas en los sobres, llega el momento de
enviarlas... y nos asalta una duda: No habremos olvidado algo? Las facturas de tal
empresa no deban adjuntar fotocopias de los albarnes?
Estas observaciones las hemos ido introduciendo tanto en las fichas de los clientes como
en las de las obras, en la zona de observaciones para facturacin, y es ahora cuando
llega el momento de obtener la lista de todos esos avisos antes de que sea tarde: Bastar
pulsar el botn
para visualizar el listado de las observaciones asociadas a todas las
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Las cantidades que obtenemos aqu son reales, y no coinciden con lo que
obtendremos si filtramos por un departamento y pedimos el sumatorio, ya que se
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filtrarn facturas con algn ensayo de ese departamento, pero se suman todos los
ensayos de esa factura, sean de ese o de otro departamento.
Asientos asociados a la factura
En el men del botn derecho del ratn, puede pedir ver todos los asientos contables
asociados a la factura, incluyendo el asiento ingreso de la factura y los distintos cobros
parciales o cambios de situacin reflejados contablemente.
Aadir ensayos a la factura
Podemos aadir ensayos a una factura existente de forma directa, es decir, entrando a
consultar la factura, y aadiendo lneas de factura con los ensayos que queramos, al
precio que queramos, pero esta forma no es la correcta (aunque puede venir bien en
casos especiales.)
La manera correcta, y mucho ms sencilla, es situarnos sobre la lnea que representa la
factura, y con el botn derecho del ratn acceder a la opcin Aade ensayos a la
factura.
Las diferencias con el mtodo manual son varias e interesantes: Es mucho ms cmodo,
el precio se toma del presupuesto automticamente, en los ensayos queda reflejado que
ya estn facturados y qu factura los contiene (esto es lo ms importante, para evitar
volver a facturarlos a final de mes), y en la impresin de la factura se har mencin a los
registros de esos ensayos nuevos.
295
296
Asiento asignado
La creacin de los asientos asociados a la emisin de la factura es automtico, toda
factura tiene su asiento y este se modifica si modificamos la factura. Las series de
facturacin pueden indicar que no se genere asiento, para facturas pro forma.
Nmero de certificacin
El dato N Certificacin se refiere al orden de esta factura dentro de la obra, de forma
que si decidimos imprimir las facturas a origen, este dato pueda aparecer indicando por
qu certificacin vamos en la obra. El dato es rellenado automticamente al dar de alta
296
297
297
298
299
5.10.2.-
Remesas a banco
299
300
300
301
Por cada recibo que se aade a la remesa, normalmente referido a una factura, se
almacenan los siguientes datos (en la ilustracin vemos en funcionamiento la opcin de
dar de alta un recibo a partir de los datos de una factura existente, pulsando el botn
):
301
302
302
303
3.- Una vez tengamos todas en pantalla, con el botn derecho del ratn, escogemos
la opcin Todas las facturas a gestin de cobro, donde se nos preguntar si
queremos respetar la fecha de vencimiento de las facturas, responderemos que si, y
en que situacin pasan a estar todas las facturas, aqu deberemos elegir Cobrado.
4.- Ahora iremos a la opcin Facturacin -> Gestin de cobro de facturas, donde nos
encontraremos con todas las facturas del paso 2 esperndonos. Pulsando el botn del
disquete, las aadiremos a una remesa existente (si antes dimos de alta una remesa
en blanco la podremos usar aqu), aunque tambin podremos dar de alta la remesa
desde esta pantalla pulsando el botn
5.- Sin salir de esta pantalla, slo nos resta hacer efectivo el cambio de situacin de
las facturas y contabilizar el cobro, para ello pulsamos el botn de contabilizacin
,
donde deberemos seleccionar la cuenta contable del banco donde llevaremos los
recibos. La pantalla vuelve a quedar vaca.
A partir de aqu, ya podemos grabar el disquete de recibos, aunque tambin podemos
antes repasar la lista de recibos y modificar alguno de ellos si fuera necesario. Una
posibilidad interesante es cambiar el texto del recibo que HCLab gener automticamente
para incluir cualquier nota que deba recibir el cliente.
Impresin de recibos
No es necesario generar una remesa de recibos a banco si lo que queremos es imprimir
los recibos y llevarlos como papel. En ese caso, basta ir a la pantalla de facturas, filtrar
las facturas del mes con forma de pago recibo y pulsar el botn de impresin de recibos.
Puede leer ms sobre la impresin de recibos en la pgina 288.
303
304
304
305
Precios a cero
Algunos ensayos pueden aparecer con el precio en rojo. Eso nos indica que alguno de los
ensayos a facturar esta presupuestados a cero (fue registrado sin estar presupuestado), y
nos aconseja averiguar el precio adecuado antes de generar las facturas. Para modificar
el precio presupuestado, usaremos la opcin del botn derecho del ratn para saltar al
presupuesto.
Unidades extras
En algunos casos, vera en la columna Unidades a facturar algo como 1+2. Esto significa
que, aparte del ensayo que se registro en su da, se han de facturar dos ensayos
adicionales, tal como refleja la ficha de registro de ese ensayo, que podemos visitar
desde las opciones del botn derecho del ratn.
Listado de comprobacin
Pulsando el botn de listado
, obtendremos la lista de ensayos a facturar agrupados y
con totales por obra. Puede adaptar la apariencia de este listado, al igual que los dems
del programa, tal como se explica en la pgina 27.
Saldo por facturar, revisar e imprimir
Un botn interesante como paso previo a facturar es el botn
de saldo, que nos indica
el nmero de ensayos y su importe, tanto de los pendientes de facturar (los que estamos
viendo en pantalla) como de los ensayos por revisar e imprimir. Conviene avisar a los
305
306
tcnicos y responsables de generar actas para que agilicen su trabajo antes de generar
facturacin, de forma que este botn de saldo no nos indique cantidades de dinero
elevadas en pendiente de revisar o imprimir.
En el apartado
Ensayos con precio cero nos indica cuantos de los ensayos
pendientes de facturar estn presupuestados con precio cero, normalmente sntoma de
que fueron registrados sin haber sido previamente presupuestados (coinciden con los
precios marcados en rojo en pantalla, ver nota previa), que pueden ser filtrados al entrar a
la pantalla o bien averiguar quien lo registro en el registro de incidencias (ver pgina 249).
306
307
pantalla como desde el registro de ensayos, con las opciones del botn derecho del
ratn, podemos modificar esta fecha de paso a facturacin.
Marcar ensayos a facturar
Antes de facturar los ensayos, debemos marcar aquellos que queremos realmente
facturar. Podemos marcar todo lo que est en pantalla con el botn M, o bien marcar
manualmente por cliente completo, obra o ensayo a ensayo.
Podemos filtrar un cierto grupo de ensayos, marcarlos todos con el botn M y
luego cambiar el filtro para seguir marcando ms ensayos: Los ensayos marcados
anteriormente aparecern an con la marca puesta una vez quitemos los filtros
adicionales y visualicemos todo lo pendiente de facturar.
Generacin de las facturas
Cuando tenemos marcado los ensayos deseados, sin ms que pulsar Facturar, las
facturas sern creadas y estarn listas para su impresin.
Una vez el proceso se inicia, vamos viendo en pantalla las distintas facturas que se
generan y los asientos que las reflejan en esta ventana de estado.
307
308
Si por alguna razn una de las facturas no se pudiera generar (pueden faltar
datos en el cliente o la obra necesarios para dar este paso por primera vez), el
proceso no se detendr, al final se nos mostraran las facturas con problemas y el
error que se produjo en cada una.
NIF vacos
Se nos avisar si algn cliente de alguna factura an no tiene el NIF en su ficha. Si
posteriormente intentamos imprimir esa factura sin haber introducido el NIF, se nos
volver a avisar.
Notas adicionales
Si en alguna obra o cliente existieran notas para facturacin, adems de poder saberlo
antes de facturar mirando los iconos de notas o post-it que aparecen sobre los clientes y
obras, se nos activa un botn para visualizar estas notas tras generar las facturas,
aunque tambin podremos consultarlas ms tarde desde la pantalla de facturas.
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Esta pantalla es muy verstil, en funcin de cmo filtremos, podremos ver facturas
que han de ser cobradas por cierto banco o forma de pago para prever los
ingresos futuros, pero tambin facturas que ya deberan estar cobradas a fecha
de hoy para crear cartas a morosos.
Una vez fijados los criterios de filtrado, obtenemos una lista de las facturas con toda la
informacin necesaria para realizar las gestiones de cobro pertinentes, como la persona
de contacto en la empresa y su telfono.
309
310
Con el botn
podemos emitir recibos de las facturas en pantalla, mientras que con el
botn
obtenemos la suma de los totales de factura en pantalla.
Si entramos manualmente a cambiar la situacin de una factura, obtenemos esta
pantalla, donde podemos cambiar la situacin, pero debemos tener en cuenta que este
cambio de situacin manual no ser reflejado contablemente ni de ninguna otra forma.
311
Facturas de abono
En el caso de las facturas de abono, deberemos entrar a editar manualmente la situacin
y eliminar esta ficha, de modo que no quede pendiente de cobro.
Para hacer el cambio de situacin de forma que el programa genere el asiento
correspondiente, deberemos usar la siguiente pantalla comentada, Cobro de facturas.
Pasar facturas a gestin de cobro
El botn
nos sirve para pasar una de las facturas a la pantalla de gestin de cobro,
donde se generar el asiento correspondiente y se cambiar la situacin de la factura
posteriormente. Opcionalmente podemos conseguir el mismo resultado desde Gestin
de cobro con el botn de insercin
Este es el camino para realizar cualquier cambio de situacin de una factura: Generar
recibos implica cambio de situacin de las facturas, as que debemos pasarlas a la
pantalla de gestin de cobro y desde esta generar la remesa y cambiar las situaciones de
todas las facturas, lo mismo ocurre cuando nos envan un pagar para pagarnos una
factura, o cuando ese pagare se negocia en el banco o cuando este nos informa del
cobro efectivo de algunos de estos efectos comerciales: Siempre localizamos las facturas
en la pantalla de Pendientes de cobro, las enviamos a Gestin de cobro indicando la
nueva situacin a la que deben pasar, y ya en Gestin de cobro hacemos efectivo el
cambio de situacin y generamos el asiento contable adecuado.
311
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De forma similar, podemos pasar todas las facturas en pantalla a gestin de cobro con la
opcin correspondiente del men contextual. Esta opcin es muy usada para remesas de
recibos o pagares con cierto vencimiento (filtramos primero y luego pasamos todas a
gestin de cobro).
312
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Las ltimas opciones de esta pantalla nos permiten generar remesas de menos
de una cantidad, para distribuir los recibos o letras en varios bancos. Si se tratase
de remesas de recibos, y dado que el banco al que se enva el recibo esta
definido en la propia factura, se pueden cambiar varias facturas de banco con la
correspondiente opcin que encontrar en el men contextual.
Cartas a clientes morosos
En esta pantalla se incluyen una serie de columnas no visibles pensadas para ser
usadas en listados. Las columnas a las que nos referimos contienen la informacin
necesaria para crear un listado de clientes morosos con sus direccin, importe que se nos
debe en cada factura sin cobrar, etc.
Activando esas columnas en un listado, y definiendo una plantilla de listado que contenga
una carta de presentacin del estilo Estimado cliente [NOMBRE] nos debe usted las
facturas que pasamos a detallarle, es sencillo crear un formato de listado que realmente
sea una serie de cartas a nuestros clientes morosos.
Puede descargar un ejemplo de listado cartas a morosos de nuestra web
www.hcsoft.net e importarla en la pantalla de listados de esta opcin, bastar que
modifique ligeramente el formato de la carta (utilice el botn
y pulse en Editar
plantilla) para tenerla lista. Recuerde filtrar correctamente las facturas pendientes de
cobro por la antigedad de la deuda, no vaya a enviar cartas a personas que an no han
recibido la factura!
5.10.5.-
Cobro de facturas
Las facturas que nos pagan o nos envan un efecto comercial, letra o pagar, han de ser
dadas por cobradas y creado su asiento contable correspondiente. Todas esas facturas
313
314
son acumuladas manualmente en esta pantalla para ser pasadas a su nueva situacin y
creado el asiento o asientos correspondientes.
Es importante tener en cuenta que no debemos mezclar en esta pantalla facturas
que requieran tratamiento diferente: Si tenemos dos facturas de las que recibimos
pagares hoy, las incluiremos en esta pantalla y las contabilizaremos antes de
incluir otras facturas que, por ejemplo, cambien de situacin por haberse cobrado
en mano, ya que al pulsar el botn de contabilizar
, slo se nos preguntar por una
cuenta contra la que hacer el asiento: La cuenta de caja si es un cobro en efectivo,
efectos a cobrar si recibimos un pagar, etc.
Para permitir que ms de una persona trabaje en esta pantalla sin interferirse, al entrar se
nos preguntar que facturas queremos ver: Las enviadas a esta pantalla por nuestro
usuario actual es la respuesta por defecto.
A diferencia del resto de pantallas del programa, en esta somos nosotros los que
manualmente aadimos con el botn
las facturas que hemos cobrado, aunque es
ms cmodo aadirlas -una a una o varias de golpe- desde la pantalla de Facturas por
cobrar, o incluso desde la misma ficha de factura, siempre usando el men del botn
derecho del ratn.
Desde aqu, como en el resto de pantallas de facturas, podemos sumar las facturas que
estamos viendo con el botn de suma
, aunque la informacin mostrada es algo
distinta, ya que no se suman los totales de factura sino la deuda de cada factura (por si
est parcialmente cobrada) y los gastos o descuentos de cada factura (gastos por
negociacin de pagares, redondeos, etc.).
314
315
Cada vez que aadimos una factura a la lista desde cualquier zona del programa,
debemos indicar a que situacin pasar (normalmente Cobrada), el importe cobrado y el
descontado (gastos en caso de letras, por ejemplo), tal como se vio en el punto anterior,
Facturas por situacin.
315
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Una vez que la lista refleje las facturas y los cambios de situacin que queremos aplicar,
estaremos listos para hacer firmes los cambios en las situaciones.
Si lo que tenemos en pantalla es la lista de facturas que han de ser incluidas en una
remesa de recibos, pulsaremos ahora el botn
, pudiendo aadir todas las facturas a
una remesa existente o bien crear una nueva sobre la marcha. Ms informacin al
respecto en la pgina 299.
Finalmente, bastar pulsar el botn de contabilizar
situacin y el asiento se genere en el diario contable.
316
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Podemos escoger entre generar un asiento global o un asiento por cada factura cobrada.
En cualquier caso tras procesar los cobros, se nos mostrarn los nmeros de asientos
generados para que podamos anotarlos cmodamente.
Memoria del ltimo paso contable de la factura
La Cuenta de cargo que vemos en esta pantalla tiene una importancia extra en el caso
de facturas que se nos pagan con efectos comerciales: Estas facturas pueden llegar a
pasar pos este paso varias veces: Cuando nos envan la letra, cuando la negociamos y
cuando nos la ingresan finalmente.
En cada uno de estos pasos, indicamos la cuenta donde va a parar el saldo: Efectos a
cobrar, Efectos negociados y finalmente el banco, pero tambin deberemos recordar cual
fue el ltimo paso dado pues debemos anular ese saldo con el nuevo asiento.
En HCLab eso no es necesario, cada factura almacena la ltima cuenta que se us
(puede verse ese dato en la pantalla de Situacin de la factura, comentada en el punto
anterior), de manera que si damos varias facturas por cobradas en el banco, las que
hayan tenido un movimiento previo (letras recibidas) crearn un asiento adecuado
cancelando el saldo de la cuenta de efectos a cobrar, mientras que las otras cancelaran
el saldo de la cuenta del cliente.
317
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Esta opcin nos resume cuanto hemos facturado mes a mes y cuanto hay cobrado a
fecha de hoy, para llevar un control visual de morosidad, permitindosenos ver el informe
globalmente o referido slo a las facturas de un agente de cobro comercial.
318
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Los tres datos Concepto automtico, Cuenta del IVA y Dpto. por defecto son
utilizados en la creacin automtica de los asientos asociados a las facturas de esa serie,
siendo el departamento por defecto usado slo en aquellos apuntes que no son de
ingresos, es decir, banco e IVA, ya que en los apuntes de ingresos los departamentos
que aparecen son los que realizan los ensayos incluidos en la factura.
Como tambin vemos, adems de tener definida la plantilla de facturas en la empresa,
podemos en algunas series de facturacin indicar una plantilla distinta para, por ejemplo,
emitir las facturas de venta de furgonetas o cursos impartidos en el laboratorio con un
membrete distinto.
Serie de facturas proforma
Si aadimos una serie nueva y en tipo elegimos proformas, estas facturas no generarn
contabilidad, y desde la pantalla de facturas, con el botn derecho, podremos convertir a
factura normal eligiendo otra serie (la factura original proforma se conserva).
319
320
La mala noticia es que nos obligara a asignar nmeros de cliente que no se solapen
entre laboratorios, es decir, a cada laboratorio se le asignara un rango de nmeros de
cliente que debern respetar para evitar conflictos al unir todas las facturaciones en una
empresa.
Otros datos que pueden solaparse son los nmeros de obra y de departamento, pero
estos pueden ser modificados conforme las facturas se importan sumndoles una
cantidad fija para que no solapen. as, las obras de una sucursal pueden renumerarse
para que empiecen por la 1001 y las de otra sucursal por 2001.
Las posibles empresas desde las que se pueden importar facturas estn definidas en la
siguiente pantalla, donde slo podr acceder el jefe de seguridad pulsando el botn
.
320
321
Tambin se comprueba que los departamentos usados, as como las formas de pago,
tambin existan, pero en caso de faltar alguna simplemente se nos avisa.
Cualquier otro dato que pudiese faltarnos, como reas acreditadas, series de facturacin,
etc., simplemente generar un aviso de error estndar.
5.11.- PANTALLAS
DEL MEN
CONTABILIDAD
321
322
322
323
323
324
324
325
Una lnea especial en la parte inferior nos indica el saldo al debe y al haber del asiento
ms el saldo resultante, de manera que se pueda comprobar si el asiento est cuadrado
conforme se aaden apuntes.
Con el botn
accedemos a la ficha de IVA asociada, mientras que el botn
permite imprimir el asiento con sus apuntes.
nos
325
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Como vemos, el concepto se compone de dos partes, una codificada llamada concepto
automtico y otra de texto libre. Esto nos permite listar fcilmente todos los asientos que
correspondan, por ejemplo, a Cobro de cheque, Pago de nmina, etc.
Cuando se nos pregunta la columna (D/H), en lugar de pulsar la letra, podemos
pulsar + para mayor comodidad, ya que normalmente estaremos tecleando
desde el teclado numrico.
Punteo de cuentas y conciliacin bancaria
La casilla Punteado nos permite marcar los apuntes comprobados, como ocurre en el
caso de los apuntes del banco: Si marcamos los movimientos recibidos en los extractos,
podremos conocer el saldo punteado (contrastado con los extractos y que debe coincidir
con el saldo indicado en el ltimo extracto punteado) del saldo contable, que incluye
movimientos an sin confirmar por el banco. Puede leer ms sobre este tema en la
pgina 337.
Apunte de IVA asociado
Cada vez que un asiento es dado de alta, el programa lo analiza para descubrir si el
asiento debe tener apunte de IVA, si este es soportado o repercutido, as como la base
imponible y el tipo de IVA.
326
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modelo 347, aunque el proceso de creacin del modelo 347 nos avisar si algn NIF de
proveedor vario suma ms de lo permitido y debe ser convertido a proveedor con ficha
contable.
Al rellenar manualmente el NIF del proveedor vario, se comprobara que este NIF
no este usado en alguna cuenta contable (nos avisa). tambin se comprueba si se
ha usado ya en otra ficha de IVA, en cuyo caso, el nombre del proveedor se
copiar automticamente a esta ficha de IVA para agilizar el trabajo.
Una vez fijadas las condiciones en el filtro, se visualizan los apuntes del IVA
correspondientes.
328
329
Sumatorio de pantalla
El primer botn
nos da la suma de lo visualizado en pantalla, lo que es muy prctico a
la hora de comprobar los importes totales que se referencian el los modelos 347 y 348.
329
330
Como vemos en la imagen, se nos totaliza tanto el IVA soportado como el repercutido,
desglosado por tipos de IVA e indicando el nmero de facturas de cada tipo, con lo que
tenemos toda la informacin necesaria para presentar la liquidacin trimestral del IVA.
Asiento contable del IVA trimestral
Una vez en esta pantalla, con el botn derecho del ratn podemos acceder a la opcin de
generar el asiento trimestral del IVA:
330
331
Adems, al entrar al libro del IVA podemos filtrar los apuntes de un NIF concreto de
proveedor diverso, para comprobar exactamente donde se utilizo el NIF.
Si queremos enviar una carta a cada uno de los proveedores citados en esta lista,
disponemos de todos esos datos en esta pantalla, con lo que pasando los datos al
sistema de listados y dejando visible slo estas columnas (nombre, direccin, etc.)
podremos crear un listado de etiquetas con el correspondiente botn de la
previsualizacin de listados.
331
332
Desde el men del IVA podemos lanzar una comprobacin cruzada entre los datos
contenidos en el libro de IVA y los datos contenidos en los correspondientes asientos
contables, que nos avisar de las inconsistencias que pudieran existir.
Es importante tener en cuenta que, aunque el programa nos avisar cada vez que
grabemos un asiento con un IVA incorrecto, se nos permitir continuar con la grabacin,
ya que se nos puede dar el caso de que la factura de proveedor este incorrecta de origen,
por ejemplo, y queda a eleccin del usuario no grabar estos asientos, o bien grabarlos y
modificarlos ms tarde.
Es un caso anlogo al de la grabacin de asientos descuadrados: Bien usado nos permite
dejar un asiento muy largo a medio dar de alta y continuar maana, pero es
responsabilidad del contable no olvidar ese asiento y dejarlo descuadrado, dndonos el
programa la opcin de listar los asientos descuadrados para facilitar esta tarea de
revisin.
Si un asiento est exento de IVA por algn motivo especial, como asientos de
regularizacin, podemos indicrselo al programa mediante el uso de un concepto
automtico marcado explcitamente como Exento de IVA.
332
333
5.11.3.- Extractos
La manera ms flexible de localizar informacin dentro de la contabilidad es por medio de
los extractos.
333
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Usando esta pantalla podemos ver los movimientos de una cuenta en particular (o grupo
de cuentas), los movimientos de un tipo basndonos en el concepto automtico (cobros
de cheques, devoluciones de factura, etc.), o bien localizar un movimiento por el importe
del mismo.
En caso de querer puntear el listado del libro del IVA, deberemos filtrar no por la
fecha de contabilizacin si no por la fecha de entrada del documento, ya que es
esta la que se utiliza para el libro de IVA.
334
335
Adems de usar el extracto para consultas se puede usar para editar los asientos:
podemos visualizar una serie de asientos en los que estemos interesados e ir editndolos
uno a uno, resultando normalmente la forma ms cmoda de modificar la contabilidad.
Bsqueda de apuntes
Para agilizar el uso ms normal de esta pantalla (el punteo de cuentas de banco),
tenemos el botn
, que nos permitir buscar en el extracto el primer apunte que
cumpla unas condiciones, como por ejemplo tener cierto importe.
Una vez que se encuentre el primer apunte, la ventana de bsqueda no se cierra,
permitindonos pulsar el botn Siguiente para saltar al prximo apunte que cumpla
estas condiciones, hasta que localicemos el movimiento que buscbamos.
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pgina para cada grupo del listado, de esta forma, cada extracto estar en pginas
separadas.
7.- Aceptamos los cambios y aparecer en pantalla la primera pgina del listado
personalizado. Podemos ver el resto de pginas si desmarcamos la opcin Slo
primera pgina en el men Ver.
8.- Grabamos el listado con el nombre * Agrupado, de forma que se aplique por
defecto a esta pantalla la prxima vez que pidamos un listado (el asterisco significa
eso, formato por defecto de esta pantalla).
Si pedimos el listado de varias cuentas a la vez, como en el ejemplo, la columna
Acumulado no incluir el saldo anterior a la fecha pedida, es decir, que a no ser
que pidamos el listado desde el uno de enero, los primeros movimientos no
sern sumandos como saldo inicial de cada extracto contenido en el listado.
337
338
338
339
Dado que normalmente slo querremos ver los datos recibidos del banco que an no han
sido conciliados con nuestro extracto, el filtro muestra por defecto slo estos movimientos
Sin puntear ni descartar.
339
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Una vez en la pantalla, cargaramos el fichero recibido del banco en la base de datos con
el botn
, y apareceran en pantalla los nuevos movimientos recibidos del banco (zona
superior de la pantalla).
A partir de aqu la mecnica es sencilla: Seleccionamos uno de los movimientos recibidos
en el panel superior, y en el panel que tenemos ms abajo se nos mostraran aquellos
apuntes del extracto del banco sospechosos de corresponder con ese movimiento:
Apuntes a ese banco que an no estn conciliados (no estn punteados), que son de
esa fecha ms o menos, y que tienen un importe menor o igual que el indicado por el
banco.
Una vez encontramos el apunte o apuntes correspondientes (un ingreso en cuenta puede
corresponder con dos facturas, por ejemplo), los seleccionamos y pulsamos el botn
Asociar, lo cual da por conciliada tanto la anotacin del banco como los apuntes del
extracto, desapareciendo ambos de la pantalla.
Si slo un apunte coincidiera con el movimiento del banco, no ser necesario marcarlo
antes de pulsar Asociar.
Algunos movimientos bancarios no se reflejan en contabilidad, como los cargos
por mantenimiento de la cuenta, que luego nos anulan con un segundo
movimiento. Estas lneas pueden eliminarse con la opcin del men contextual
Descartar.
5.11.5.-
Plan contable
En esta pantalla accedemos al plan contable completo, en el que podemos tanto cambiar
los ttulos de los grupos de cuentas a niveles uno o dos, como acceder a las cuentas a
cualquier nivel.
340
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Tras filtrar las cuentas y niveles a visualizar, obtenemos la pantalla de plan contable.
341
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Ficha contable
Cada cuenta del plan contable, independientemente de que se refiera a un banco,
proveedor o cliente, lleva asociada una ficha donde podemos anotar los datos oportunos.
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Si queremos dar de alta una nueva cuenta de proveedores, bastar marcar el 400
de la cuenta de proveedores y pulsar el botn
(a la derecha del nmero de
cuenta mientras damos un alta) para que el cdigo de cuenta se complete con el
siguiente nmero de proveedor disponible.
Cuentas desactivadas
En otras aplicaciones, el plan contable es anual, y al terminar el ejercicio, abrimos un
nuevo plan contable donde se copian las cuentas existentes, siendo posible eliminarlas,
cambiarlas de nombre, etc. En HCLab no ocurre as, el plan contable de la empresa es
para siempre.
Este sistema tiene muchas ventajas y un inconveniente.
Las ventajas son, bsicamente, que evitamos multitud de casos anmalos: Si pedimos un
extracto de varios aos y el titular de una cuenta ha ido variando en cada ejercicio, que
significado tiene ese extracto? Que significado puede tener un asiento de apertura
creado automticamente si las cuentas de un ejercicio no coinciden exactamente con las
del siguiente?
343
344
344
345
En esta primera lengeta es donde se dan de alta las preguntas a realizar. Evite
preguntar cosas que puedan ser calculadas (si pregunt la base y el tipo de IVA, no
pregunte el importe del IVA ya que es un clculo).
De cada pregunta a realizar, deberemos indicar una descripcin, un tipo de pregunta (si
representa una cantidad numrica, una cuenta contable, un texto, etc.) y, opcionalmente,
un valor por defecto (si es un tipo de IVA podemos poner 16, si es una cuenta de
proveedor podemos indicar un 400, etc.).
Con todos estos datos, ahora pasaremos a definir los apuntes a crear en la siguiente
lengeta.
345
346
Para cada apunte de los que contendr el asiento, definimos qu valores debe contener
usando tanto las respuestas de las preguntas como clculos realizados a partir de ellos.
En cada uno de los datos que conforman el apunte, podemos usar el botn derecho del
ratn para insertar la respuesta a alguna de las preguntas a realizar (definidas en la
lengeta anterior). Slo se nos mostrarn aquellas que sean de un tipo compatible con el
dato que estamos rellenando.
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Si tras el alta deseamos visualizar el asiento generado, podemos bien dejar marcada la
opcin Editar los asientos conforme se generan o bien pulsar el botn correspondiente
tras grabar el asiento.
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El asiento de pago directo slo se usar cuando no paguemos con documentos tipo
pagares o cheques, en cuyo caso en su lugar usaremos la opcin de aadir documentos
de pago, cada cual con su vencimiento, banco por el que se cobrar -a efectos de control
de tesorera es importante este dato- e importe (ver pgina 352).
Fecha de factura y de recepcin
Si la factura es de otro trimestre pero la recibimos ahora, es un problema su
contabilizacin por el IVA del trimestre, as que se diferencia entre fecha de factura, que
se usar como fecha de asiento, y fecha de recepcin, que se usar como fecha del
apunte del IVA, igual que se hace al dar de alta un asiento a mano, donde tambin
tenemos dos fechas, la de recepcin y la de contabilizacin.
Departamento del gasto
Dado que la contabilizacin de facturas de clientes ya tiene en cuenta el departamento
que realiza cada ensayo y contabiliza el ingreso desglosado segn los departamentos
que participan, slo faltaba tenerlo en cuenta en esta pantalla para que la contabilidad del
laboratorio se vaya confeccionando de forma automtica desglosada en departamentos,
de forma que podamos pedir una cuenta de explotacin de slo un departamento, donde
se vean sus gastos e ingresos enfrentados.
En caso de gastos en los que participan varios departamentos, se puede optar por dar de
alta varios gastos, cada uno con la cantidad que corresponde a un departamento.
Historia contable del documento
Como todos los apuntes contables referidos a esta compra llevan el mimo documento
anotado, es posible verlos todos en una lista que nos resumir la historia contable. Para
conseguir esto, pulsaremos el botn
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353
353
354
354
355
Las variables disponibles para esta plantilla estn listadas en la pgina 438.
Generar fichero de transferencias en formato AEB34
De la misma forma que los cobros a nuestros clientes podemos convertirlos en un fichero
de recibos o de efectos comerciales a cobrar con los formatos del cuaderno 19 y 54
respectivamente para ser enviado por Internet a nuestro banco, los pagos a nuestros
proveedores por medio de transferencias tambin pueden convertirse en un fichero
estndar en formato AEB34 pulsando el botn
.
Contabilizacin de los documentos de pago
Llegado el da en que estos documentos vencen y se hacen efectivos, volveremos a esta
pantalla, poniendo el filtro adecuado para visualizar los documentos de pago que vencen
en estas fechas, marcaremos en la primera columna los que se hayan pagado, y
pulsando botn
como pagados.
355
5.11.8.-
356
Amortizaciones
Todos los elementos amortizables pueden ser dados de alta en esta pantalla,
organizados en familias y asignados a departamentos, de forma que la creacin de las
amortizaciones peridicas de estos elementos as como de los asientos correspondientes
se realice de forma automatizada.
5.11.8.1.- Familias
Para mayor claridad los elementos amortizables se agrupan en familias. De esta forma,
podemos diferenciar tambin las cuentas de amortizacin de cada elemento en funcin
de la familia a la que pertenece.
356
357
357
358
Baja de un elemento
Si queremos dar de baja un elemento amortizable creando a la vez el asiento
correspondiente, seleccionaremos el elemento y accederemos a la opcin de Dar de
baja el elemento con el botn derecho del ratn.
358
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En la ficha de cada elemento, se anotan tanto los datos de compra y venta del elemento
como la lista de sucesivas amortizaciones realizadas, que son generadas de forma
automtica.
Es relativamente habitual dar de alta varios elementos casi iguales a la vez, por
ejemplo cuando compramos varios instrumentos iguales. En estos casos, al dar
de alta uno de ellos, con las opciones del botn derecho del ratn podremos
copiar los datos de otro elemento existente.
Con el botn
podemos saber el total amortizado del elemento, su valor actual de
venta, etc. Desde la pantalla anterior, donde tambin est presente este botn,
obtenemos la suma de los elementos listados.
359
360
En cada lnea de amortizacin del elemento, vemos los datos que se almacenan:
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361
Esta es la pantalla desde donde se manda generar las amortizaciones a fecha de hoy de
los distintos elementos amortizables. Estas amortizaciones son calculadas de forma
automtica en funcin de los das transcurridos desde la compra o ltima amortizacin,
hasta la fecha de amortizacin, siendo posible amortizar a cualquier fecha de manera
correcta.
A continuacin y de forma similar, podemos proceder a contabilizar todas las
amortizaciones generadas, siendo creado un asiento por cada familia de elementos
implicada (en cada familia podemos haber indicado una cuenta de amortizacin distinta).
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Una vez filtradas, las lneas de amortizacin nos muestran el histrico de las
amortizaciones sucesivas de cada elemento.
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363
363
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Regularizacin y cierre
Marcando estas dos opciones generamos los asientos de regularizacin y cierre del
ejercicio, quedando estos asientos anotados como datos del ejercicio, de forma que los
balances pedidos con posterioridad no los tengan en cuenta si as se necesitara.
Asiento de apertura
Una vez demos de alta el nuevo ejercicio, y normalmente tras crear el asiento de
regularizacin, procederemos, desde el nuevo ejercicio, a crear el asiento de apertura,
que podremos posteriormente volver a crear tantas veces como queramos hasta dar por
concluida la contabilidad del ejercicio anterior.
Podemos volver a crear estos tres asientos especiales cuando queramos sin
preocuparnos de los asientos creados anteriormente, ya que los nuevos asientos
sustituirn a los existentes.
Numeracin del diario
Los nmeros de asiento que se asignan durante el uso diario del programa son
totalmente inamovibles, de forma que podemos usarlos para marcar los justificantes, ya
que no cambiarn al generar listados oficiales ni renumerar el diario.
364
365
5.11.10.- Balances
Desde este men accedemos a los distintos balances y cuentas de explotacin
disponibles.
Todos estos balances tienen cosas en comn:
1.- Pueden pedirse a 4 o 10 dgitos.
2.- Pueden pedirse de toda la contabilidad o de slo los movimientos asociados a un
departamento (centros de coste).
3.- No es necesario que se pidan de un ejercicio, podemos pedirlos de perodos que
abarquen varios ejercicios, para, por ejemplo, ver el resultado de la cuenta de
explotacin conjunta de los ltimos cinco aos.
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Si pedimos este extracto por listado, obtendremos una columna de saldo con el debe
menos el haber, que incluye tambin el saldo inicial que se tuviera a principios del periodo
pedido.
Incluso si pedimos el extracto de un slo departamento o entre varios ejercicios, el saldo
inicial ser el correcto: Los asientos de apertura reflejan el saldo de cada cuenta
desglosado por departamentos, y si se pide el extracto entre fechas que comprenden
varios perodos, el saldo inicial ser el acumulado desde principios del ao de la fecha
inicial.
Usando la opcin de Balance genrico (pgina 368) podemos obtener cuentas de
explotacin de forma ms flexible: De varios departamentos sumados, entre dos
meses, etc.
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Se nos permite desconectar los desgloses de las cuentas de ingresos y gastos, as como
de clientes y proveedores, de forma que se pueda pedir un balance de situacin a nivel
de subcuentas sin las cuentas que mas subcuentas suelen presentar.
367
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Como vemos en este balance de situacin, se nos presentan tres modos alternativos de
calcular la cantidad mostrada en la columna de saldo deudor, ya que no es un dato
claramente definido en la normativa actual, y diferentes contables pueden tener criterios
distintos.
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Una vez elegidas las opciones deseadas, pulsaramos Prepara. Tras unos instantes en
los que el programa est sumando los acumulados necesarios, se nos activan dos
botones, uno para visualizar en pantalla el resultado, y otro para imprimirlo directamente.
Visualizacin
Al visualizar, vemos el balance en formato de rbol, es decir, que podemos desglosar el
saldo de la cuenta 4000 o bien cerrar la rama y ver slo el saldo total.
En las opciones del botn derecho del ratn tenemos la posibilidad de abrir o cerrar todos
estos niveles de golpe.
Adems de una forma cmoda de visualizar el balance, esta pantalla nos permite algo
que no se puede conseguir con el botn Emisin: Mientras Emisin listar todas las
cuentas desglosadas, en Visualizar, una vez que hayamos cerrado el desglose de las
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cuentas que no nos interesen, el botn de listado nos pasara la informacin tal cual este
desglosada en pantalla a un listado.
Emisin
Si no queremos cerrar el desglose de algunas cuentas, podemos directamente pedir la
emisin del presupuesto, lo cual nos lleva directamente a la pantalla de listados con los
datos listos para ser impresos.
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Cada una de las ramas de este rbol, es decir, de las lneas del balance final, contiene
adems del ttulo con el que ha de imprimirse, una frmula que indica que cuentas o
subcuentas (de nivel 1, 2, 3, 4 10) deben sumarse para determinar su valor final.
En balances complejos (y no tan complejos) suele ser necesario que una lnea del
balance sume dos lneas anteriores: Por ejemplo, Ingresos puede tener como frmula
[700] mientras que Gastos tendra [600], y ms tarde necesitaremos para la lnea
Beneficio la resta de ambas cantidades: Podemos optar por usar la frmula [700][600], pero si las frmulas originales fueran ms complejas, este sistema sera muy
engorroso y dara lugar fcilmente a errores al actualizar la frmula de los ingresos y no la
del beneficio.
Para estos casos, se le puede asignar un alias a cada lnea, de forma que luego
podamos usar estos alias dentro de las frmulas: Si asignamos el alias A a los ingresos
y B a los gastos, el beneficio tendra la frmula [A]-[B].
Esta posibilidad tambin tiene otro uso: Podemos desglosar los ingresos, por ejemplo, en
varias lneas de balance imaginarias, marcadas todas como Este elemento no debe ser
impreso y con alias A1, A2, etc. Al definir los ingresos, usaremos la suma de esas lneas
[A1]+[A2]+[A3].
El resultado es el mismo que si usamos una gran frmula en ingresos, pero ser mucho
ms manejable y podremos reutilizar parte de esta frmula en clculos posteriores sin
ms que hacer referencia, por ejemplo, a [A2].
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Una vez fijados los perodos, pulsamos Prepara para que se sumen los apuntes y se
muestre el balance en pantalla, y luego pulsamos Visualiza para pasar esos datos a un
listado.
Podemos modificar la apariencia de este listado del mismo modo que en el resto de
listados del programa tal como se comenta en la pgina 27.
Si tenemos alguna duda sobre si el balance esta bien definido o hemos olvidado
sumar alguna cuenta, pulsaremos el botn Ctas. Usadas, que nos informar
tanto de cuentas del mayor que no han sido sumadas en el balance, como de
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cuentas que hayan sido sumadas en dos lneas del balance. Este ltimo caso es sntoma
claro de que no hemos definido bien nuestro balance.
Balance configurable por meses
El mismo balance se puede obtener (pulsando el segundo botn
) mes a mes.
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Una vez hemos pulsado Prepara, podemos verlo inmediatamente como un listado con el
botn Imprimir:
Esta vista avanzada nos permite abrir el desglose de una partida o dejar slo el total, as
como desactivar columnas.
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En este formato, se incluye slo una lnea por cada combinacin mes y cuenta en la que
exista movimiento, incluyendo tres meses ficticios: Apertura como mes cero,
regularizacin como mes 13, y cierre como mes 14.
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En el botn
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Esta pantalla permite elegir uno o varios departamentos, o bien seleccionar todos los de
un grupo pinchando en su nombre, y tambin seleccionar todos, ninguno o invertir la
seleccin actual -si queremos todos menos uno es muy util- en las opciones del botn
derecho del ratn.
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En esta opcin indicaremos el saldo previsto de cada cuenta -a nivel diez- mes a mes y
departamento a departamento. Se pueden tambin asignar cantidades anuales y que el
programa las reparta en los 12 meses, o a varios departamentos y que el programa los
reparta, o incluso presupuestar en una cuenta de nivel 4 y que se repartan las cantidades
entre sus subcuentas.
Estos datos ms tarde se usarn para ser comparados con los datos contables reales
usando alguno de los modelos de informe configurable de la empresa (ver pgina 375).
Usando un modelo de informe contable configurable ver punto anterior- para visualizar el
presupuesto, podremos mostrar las diferencias no slo cuenta a cuenta, podremos ver
ratios segn presupuesto y reales comparados, o un balance de situacin previsto y real,
o una cuenta de explotacin del departamento de suelos comparada con las previsiones
de ese departamento.
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En cada una de estas cuentas, debemos entrar para asignarle unos saldos, que pueden
desglosarse tanto mes a mes como por cada departamento.
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5.11.12.-
Departamentos
Esta opcin ya fue comentada en la pgina 104, pero vuelve a estar disponible en el
men de contabilidad pues su uso es tanto para asignar los departamentos que realizan
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ensayos como para asignar a cada movimiento contable el departamento que genera el
gasto o el ingreso, es decir, el centro de costes asociado al apunte.
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5.11.15.-
Consolidacin de contabilidades
Para el caso de que tengamos varias sucursales o varias empresas abiertas en la misma
sede fsica del laboratorio (caso de las OCT, por ejemplo), existe la posibilidad de sumar
todas las contabilidades en una nueva empresa conjunta, de forma que todos los
balances puedan obtenerse de la suma de todas estas contabilidades.
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cuentas o se han creado nuevas, el proceso las dar de alta con el ttulo que tengan
en la primera empresa donde exista.
3.- Por cada empresa, crea un departamento para los apuntes provenientes de esa
empresa. De esta forma, luego podremos obtener balances de una sola empresa sin
ms que elegir su departamento en la empresa consolidada.
4.- Se crea un asiento por cada mes del ejercicio, con fecha del da uno.
5.- Por cada combinacin de empresa importada, cuenta contable con saldo (de dos,
cuatro o diez dgitos) y mes, se suma el saldo al debe y al haber si se crean sendos
apuntes en el asiento de ese mes y asignados al departamento creado para esa
empresa.
El resultado final es una empresa con la contabilidad sumada a nivel cuatro y diez de
todas las empresas indicadas, donde adems los saldos de cada empresa estas
separados por el departamento.
Como este nuevo fichero es muy pequeo y contiene las contabilidades a nivel 4 y 10 de
todas las empresas del grupo, puede ser usado para generar todos los balances de final
de ejercicio de las distintas empresas. No puede ser usado para resmenes de IVA, ni
para listados de asientos de diario o del libro de IVA, para eso puede usarse la Fusin de
contabilidades comentada a continuacin.
5.11.16.-
Fusin de contabilidades
Otra posibilidad, algo ms lenta y problemtica, es fusionar varias empresas en una sola
contabilidad que incluya TODOS los asientos de las empresas.
Este proceso es mucho mas lento, crea una base de datos muy grande, y puede darnos
problemas si no usamos los mismos departamentos, conceptos automticos y dems
datos complementarios, as como si en las distintas empresas, los nmeros de cuentas
se solapan con los usados en las dems empresas.
Bsicamente se aplican las reglas de precaucin comentadas en la opcin de importacin
de facturas de otra empresa, comentado en la pgina 319.
Al igual que en la opcin de consolidar, no se permite su utilizacin en empresas que
tengan facturas dadas de alta como medida de precaucin, ya que un uso errneo de
estas opciones arruinara nuestra contabilidad real del laboratorio.
Si en el proceso faltasen cuentas, conceptos automticos o departamentos, sern
creados con los nombres existentes en la primera empresa donde se utilicen.
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5.12.- PANTALLAS
DEL MEN
ESTADSTICAS
En este men se han reunido varias estadsticas que ya existen en otras pantallas, como
la estadstica de obras presupuestadas y contratadas, y otras que no se pueden pedir
ms que desde aqu, como la Cartera de ensayos.
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El saldo inicial lo toma del saldo contable actual de la cuenta asociada a cada uno de
nuestros bancos.
Los ingresos los suma de las facturas pendientes de cobro, ya que en cada una se sabe
por cual de nuestras cuentas se cobrar (en facturas pendientes de cobro podemos
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entrar en cada una y modificar este dato, que inicialmente se toma de la ficha de cada
cliente) y en que fecha vence.
Los gastos los suma de los documentos de pago que se anotan en cada factura de
compra, que tambin incluyen el dato del banco por el que se cobrarn y la fecha prevista
de pago.
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En esta pantalla de filtro podemos decidir que obras queremos que sean tenidas en
cuenta en la estadstica. Tras pulsar el botn se genera una estadstica similar a esta:
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3.- Como consecuencia de los puntos 1 y 2, el proceso de generar la facturacin del mes,
una vez repasados los ensayos con precio cero, es totalmente automtico: Una pulsacin
de un botn realiza el proceso completo.
4.- Podemos facturar selectivamente: Por cliente, por obra o incluso marcando ensayo a
ensayo.
5.- El propio programa controla los vencimientos de cada factura, incluso si nos pagan
con letras o pagares con vencimientos distintos a los indicados por la forma de pago
pactada con el cliente.
6.- Todo el proceso de contabilizacin es automtico, tanto el asiento inicial de la factura,
como el de los distintos pasos que damos en el cobro, si es al contado o recibo, como si
es por pagar: Recepcin de pagare, posible negociacin del mismo y su cobro.
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Por ejemplo, una forma de pago tpica en una factura de HCLab podra ser: Abono por
transferencia bancaria a nuestra cuenta nmero 2122.2122.33.23123123123 en el Banco
Popular, por importe de 800,12 euros, a realizar antes del da 23/5/2006.
Para definir estos textos de las formas de pago, puede consultar la pgina 98.
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Estos ensayos son dados de alta en el presupuesto por el programa de forma automtica
con precio cero, por lo que deberemos investigar el precio pactado de esos ensayos y
anotarlo en los presupuestos antes de dar la lista de ensayos y precios pendientes de
facturar por buena, de forma que la facturacin automtica se realice correctamente.
Hay varias formas de obtener la lista de ensayos registrados sin haber sido
presupuestados, por ejemplo en la pantalla Registro de incidencias quedan anotados
todos estos casos, pero para la facturacin, lo mas cmodo es, en Ensayos por facturar,
filtrar marcando la opcin Mostrar en pantalla slo los ensayos a precio cero.
De esta forma, veremos slo estos precios anmalos en pantalla, y adems, para poder
entrar a modificar uno de estos precios en su presupuesto, slo tendremos que usar el
botn derecho del ratn sobre el ensayo y elegir Edita el presupuesto, lo cual nos
situar directamente en el ensayo presupuestado que no tiene an precio.
Una vez estn corregidos todos los precios, accederemos a la pantalla de generacin
automtica de facturas, en el men Facturas -> Ensayos por facturar, o si ya estamos
en ella, iremos al filtro y quitaremos la marca que pusimos antes.
Al entrar se nos preguntan varios criterios para filtrar los ensayos que se mostrarn en
pantalla. A no ser que necesitemos de algn filtro especial (podemos querer facturar slo
a un cliente que se ha pasado por el laboratorio amablemente a pagarnos), el nico dato
que deberemos fijar es la fecha (Ensayos listos para facturar antes de).
Esta fecha es MUY importante: Cada ensayo que entra a la lista de pendientes de
facturar, lo hace en una fecha determinada (normalmente el da que se genera su acta
de resultados, excepto en el hormign que se puede fijar el momento en funcin del
cliente), de forma que si estamos a da 5 y queremos facturar todo lo del mes pasado,
deberemos fijar esa fecha a 31 del mes anterior, lo cual significa que todo lo que entro a
la lista durante los 5 das de este mes no debe aparecernos en pantalla como pendiente
de facturar an, lo dejamos para la siguiente facturacin.
Otro filtro que en ocasiones se utiliza es el de forma de pago: Es normal facturar el da 20
todo lo que se cobra por pagar para intentar que llegue antes del da 25 al cliente y nos
lo pague en ese mes, mientras que el resto de formas de pago se pueden dejar para
facturar el da 25 o 30. Eso ya depende del gusto del usuario, pues nos obliga a hacer
dos tandas de facturas al mes y casi trae ms cuenta facturar todo el mismo da, aunque
este sea el da 20.
Una vez el filtro ha sido fijado, la pantalla que aparece es bastante clara e intuitiva (puede
consultarla en la pgina 303), en ella aparecen tres listas, arriba la lista de clientes con
ensayos por facturar, cada vez que seleccionamos uno, en la segunda lista se nos
muestran sus obras con ensayos pendientes, y cada vez que nos movemos por las obras,
abajo vemos los ensayos que se le han de facturar.
Antes de seguir, pulse el botn
y obtendr una informacin sumamente til: El total
pendiente de facturar, as como el pendiente de revisar e imprimir, algo que debe tener
muy en cuenta si no quiere dejarse ensayos sin facturar por retrasos burocrticos. Vea
la pgina 305 para ms informacin sobre el tema.
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De esta forma, hemos creado una factura manualmente, pero atencin, nos hemos
podido dejar un cabo suelto: Los ensayos que de forma manual hemos incluido en esta
factura, siguen en el libro de registro sin marcar como facturados, y antes o despus
entrarn en el proceso de facturacin automtica y se facturarn de nuevo.
Una posible solucin es marcar el ensayo como No facturable (podemos hacerlo desde
la pantalla de Registro de ensayos o desde la de Ensayos por facturar con el botn
derecho del ratn), pero esta no es la solucin correcta, porque podemos olvidarnos de
hacerlo y porque los ensayos aparecern como no facturables en lugar de indicar a que
factura pertenecen. Adems, al imprimir la factura creada manualmente HCLab no podr
imprimir la referencia a los ensayos facturados, como hace normalmente, pues no sabe
que ensayos exactos estn incluidos en ella.
La forma correcta y ms sencilla de crear una factura manualmente incluyendo ensayos
reales que estn en el libro de registro, es la siguiente:
1.- Creamos la factura rellenando los datos de cabecera, y sin incluir ningn ensayo an,
grabamos la factura.
2.- En la lista de facturas, localizamos la nueva factura y con el botn derecho usamos la
opcin Aade ensayos a la factura. En esta pantalla se nos mostrarn todos los
ensayos de la obra pendientes de facturar, y podremos marcar los que necesitemos.
Estos ensayos se aadirn a la factura como debe ser, quedando registrado que han sido
incluidos en esta factura y siendo referenciados al imprimirla (consulte sobre este proceso
en la pgina 295).
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HCLab, consulte la pgina 299 sobre remesas a bancos y la pgina 288 sobre la
impresin de recibos en papel.
El trabajo esta terminado, slo cabe esperar a que nos vayan pagando esas facturas,
momento en el cual usaremos las opciones de control de cobros del programa para
controlar el estado de cada una y contabilizar los movimientos contables en un slo
proceso.
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Estas remesas son, en esencia, listas de facturas que hemos llevado al banco y de las
que queremos tener referencia para futuras consultas: Podemos conservar una lista de
las remesas de letras que cada semana llevamos al banco, de forma que en caso de
duda sepamos donde llevamos el papel. Los usos de estas remesas son, bsicamente,
poder consultar, pedir listados de las facturas incluidas (para adjuntar a las letras al
llevarlas al banco de forma que nos sellen el listado), y generar ficheros de recibos -con
vencimiento o a la vista- en caso de que alguno de nuestros clientes nos pague por
recibo domiciliado.
En cualquiera de los casos, una vez que tengamos todas las facturas implicadas en la
pantalla de Cobro de facturas, deberemos pulsar el botn
para anotarlas en una
remesa, que podemos crear sobre la marcha, y donde indicamos el banco al que
llevamos las letras o recibos. Una vez pasadas las facturas a la remesa, procedemos a
contabilizar y cambiar la situacin de las facturas como de costumbre. Puede consultar la
pgina 299 para ms informacin sobre las remesas y un ejemplo paso a paso de todo el
proceso de creacin y grabacin en disquete.
Ejemplo prctico de un cobro
Veamos un ejemplo paso a paso en el que hemos recibido dos facturas con forma de
pago Letra:
1.- Entraramos a la pantalla de Pendientes de cobro e indicaramos en el filtro la forma
de pago Letra. No filtramos por situacin de la factura pues normalmente no sabremos
en qu situacin estn ahora esas facturas (pendientes de cobro, letra devuelta, etc.).
Notar que slo veremos facturas an sin terminar de cobrar.
2.- Nos colocaramos encima de una de ellas y pulsaramos el botn derecho del ratn,
escogiendo la opcin Enviar la factura a gestin de cobro.
3.- En la pantalla que se abre, elegimos la situacin a la que pasa esta factura, en nuestro
ejemplo Recibido efecto, indicando tambin el importe de la letra y su vencimiento real,
que puede diferir del vencimiento inicial de la factura. Pulsamos el botn
aada este cambio a la pantalla de cobros de facturas.
para que se
4.- Repetimos el paso 2 y 3 por cada factura de la que hemos recibido letra. No conviene
mezclar estas facturas con otras cobradas por otro medio, ya que los asientos a generar
no son los mismos, es mejor hacer los cambios en facturas en tandas en funcin de la
situacin a la que pasan o el banco por el que se cobran.
5.- Cerramos esta pantalla y pasamos a la de Cobro de facturas, aqu deberiamos ver
las facturas que hemos indicado en los pasos 2 y 3 con la situacin a la que deben pasar.
Si hay ms facturas, es porque la ltima vez que usamos la pantalla no la llegamos a
limpiar y deberemos eliminar las sobrantes antes de seguir.
6.- Si queremos anotar todos estos efectos en una remesa, a fin de poder adjuntar un
listado al llevarlos al banco y para poder consultar la lista de efectos enviados
posteriormente, deberemos: Dar de alta una remesa desde la opcin de Facturas>Remesas, indicando el banco al que llevamos la remesa y dems datos pedidos, y
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indicando
7.- Ahora falta crear los asientos y cambiar la situacin actual de las facturas: Para esto
pulsamos el botn
y rellenamos los datos pedidos. En este paso, debemos prestar
especial atencin a la cuenta donde quedar el importe de las facturas: En nuestro caso,
seguramente sea Efectos recibidos.
8.- Opcionalmente, si hemos creado la remesa, podemos ahora acudir a ella para
imprimir un listado.
9.- Si hubieramos incluido en la remesa slo facturas con forma de pago Recibo (no era
la intencin inicial del ejemplo, pero el proceso habra sido el mismo, excepto el paso 1 en
el que el filtro hubiera sido otro y que en el paso 2 normalmente usaramos la opcin de
pasar a gestin de cobro todas las facturas en pantalla en lugar de ir una a una, pues se
suelen remesar todas las facturas por recibo de un golpe), ahora podramos generar el
disquete para llevar al banco, teniendo antes cuidado de seleccionar Recibos a la vista
si no queremos respetar los vencimientos de cada factura.
Para este ltimo caso de recibos A la vista, suele ser conveniente filtrar en
Pendientes de cobro las facturas por su fecha de vencimiento y forma de pago
Recibo, de forma que no remesemos los recibos de facturas emitidas este mes,
sino los de facturas que vencen durante este mes.
403
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7.- MONOGRFICOS
Es esta seccin tratamos en profundidad algunos temas puntuales de especial
importancia en el uso de HCLab y que no estn directamente ligados a una pantalla en
especial, adems de tener suficiente peso por s mismos como para merecer un captulo
especial.
DE
DOCUMENTOS
404
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Estos mrgenes deben estar siempre definidos en las plantillas, tanto si es para generar
listados como para dibujar ensayos. Para ver y modificar estos mrgenes en cada hoja de
la plantilla (suelen ser distintos en cada hoja), usaremos las opciones del men del Visor
Ver -> Ver mrgenes y Edicin -> Fijar mrgenes. Cuando editemos los mrgenes,
aparecern dos puntos en esquinas opuestas que podemos arrastrar para cambiar la
zona libre que deja la plantilla.
Firmado automtico de actas
De forma similar a como se define el margen en las plantillas, tambin se definen dos
zonas donde, en su momento, se imprimirn las firmas de los tcnicos. En el visor de
documentos, podemos visualizar estas zonas con la opcin Ver -> Ver posicin firmas, y
podemos modificarlo con Edicin -> Fijar posicin firma Jefe de rea/Director.
La idea general de una plantilla para HCLab es similar a las plantillas de Word, pero hay
dos diferencias bsicas: Los campos y la memoria de bloques... veamos de que se trata.
En Word, la plantilla se carga y empezamos a escribir encima el texto que queramos,
sin mas complicaciones, pero en nuestro caso necesitamos algunas cosas ms, ya que
estas plantillas deben de adaptarse automticamente a los datos de la obra, cliente y
dems, y tambin necesitamos que existan plantillas de actas para ciertos conjuntos de
ensayos, con los resultados ya encajados en ella, es decir, con la posicin y tamao
definidos. Estas dos mejoras son lo que llamamos en este documento Campos y
Memoria de bloques.
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del estilo: Pgina [NPAG] de un total de [NPAGS] pginas. para numerar las pginas de
forma automtica.
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teniendo cuidado de no solaparlos con los otros bloques existentes. Si no encuentra sitio
libre, aade una hoja ms al acta y lo coloca en ella.
Finalmente, y si as lo tenemos fijado en la configuracin de la empresa, estos bloques
sern redistribuidos en las hojas del acta para que no queden todos arriba, sino
espaciados uniformemente en los mrgenes del acta.
Una vez el sistema a colocado todos los trozos de ensayo en el acta, esta puede ser
editada, de forma que la colocacin y el tamao de cada bloque puede ser modificado a
nuestro antojo, adems de poder modificar la propia plantilla libremente hasta conseguir
el acta final que queramos (podemos insertar una foto de la prensa que se utiliza en estos
ensayos, por poner algo).
Recordemos que todo este proceso se ha realizado sobre la base de una plantilla inicial,
vaca de ensayos, pero ahora que tenemos estos ensayos tan bien encajados en la hojas,
se nos ocurre que no sera mala idea que HCLab se aprendiera los cambios que hemos
realizado y fuera tan amable de repetirlos cada vez que en una muestra aparezcan los
mismos ensayos que estn presentes en esta acta... es mucho pedir, pero precisamente
para esto se diseo todo el sistema de plantillas, aunque se haya usado tambin para
muchos otros tipos de documentos.
Estas plantillas, a diferencia de las genricas, llevan una lista de los ensayos que
incorporan, de forma que slo se aplicarn en muestras que tengan presentes todos los
ensayos.
Este proceso puede lanzarse cmodamente desde la misma pantalla de generacin de
actas: basta marcar los ensayos deseados y pulsar abajo, en el botn Crea plantilla. Se
nos mostrar el acta tal como la creara el automatismo, y podremos mover y estirar los
bloques en pantalla, o modificar cualquier otra cosa. Basta cerrar la ventana del editor de
documentos y se nos habr creado una plantilla especial para usarse siempre que
vuelvan a aparecer esos ensayos en una muestra.
El mecanismo que nos permite este automatismo es la memoria de bloques: Cada
bloque aadido por un ensayo lleva grabado un nombre que lo diferencia de los otros (es
visible al seleccionar el bloque en el Visor), de forma que cuando la plantilla es usada de
nuevo y otro ensayo genera el nuevo bloque, este es inteligente y no se coloca en
cualquier sitio del acta, si no que se da cuenta de que un bloque del mismo nombre existe
ya y lo reemplaza conservando su tamao y posicin.
El resultado final es un acta igual a la plantilla original pero con los contenidos de los
ensayos actualizados, es decir, exactamente lo que se le peda a la plantilla.
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410
Variable
[ACTA.ANNO]
[ACTA.ANNO2]
[ACTA.NUME]
[ACTA.CODI]
[ACTA.FECH]
[ACTA.FECTXT]
[ACTA.ORDEN]
[ACTA.NUML]
6
7
78
79
[FIRMA.DTOR]
[FIRMA.RESP]
[FIRMA.TDTOR]
[FIRMA.TRESP]
119 [ACTA.NOTAS]
125
410
[ACTA.AREA]
Descripcin
Ao de impresin del acta (por ejemplo 2000)
Ao de impresin del acta con dos cifras.
Nmero de archivo del acta (por ejemplo 1)
Cdigo del acta (Ao/Nmero, por ejemplo 2000/1)
Fecha de impresin corta 1/1/2002.
Fecha de impresin larga 1 enero de 2002.
Nmero correlativo de acta dentro de la obra.
Numeracin de actas correlativa dentro de cada libro de
registro y ao.
Nombre del firmante como director del laboratorio.
Nombre del firmante como responsable del rea acreditada.
Titulacin del firmante como director.
Titulacin del firmante como responsable del rea.
Notas asociadas al acta. Si una vez generada el acta aades
como nota Anula y sustituye al acta N 12 y regeneras el acta,
la nota aparecer impresa.
Cdigo del rea acreditada a la que pertenece el acta y los
411
82
89
90
100
106
117
120
130
Variable
[OBRA.CODI]
Descripcin
Cdigo de la obra, numrico correlativo por orden de
recepcin.
[OBRA.EXPE]
Numero de expediente, numrico correlativo por orden de
aceptacin.
[OBRA.NOMB]
Nombre de la obra.
[OBRA.DIRE]
Direccin de la obra.
[OBRA.POBL]
Poblacin de la obra.
[OBRA.CPOS]
Cdigo postal de la obra.
[OBRA.PROV]
Provincia (se calcula a partir del cdigo postal)
[OBRA.TODO]
Todo junto: Cdigo: Nombre, Direccin, Poblacin, Cdigo
Postal-Provincia
[OBRA. TIPO]
Cdigo del tipo de obra (4 letras): CV, OC, etc.
[OBRA. TIPON]
Tipo de obra: Control de vivienda, Obra civil, etc.
[OBRA.ATTE]
A la atencin de (empresas grandes con un tcnico a cargo
de las actas)
[OBRA.TIPOCV]
Tipo de obra segn la Comunidad Valenciana.
[OBRA.TIPOCVTXT] Tipo de obra segn la Com. Valenciana en texto largo.
[OBRA.DIRTEC]
Lista de personas de la direccin tcnica.
[OBRA.ANNO]
Ao del alta de la obra presupuesto.
[OBRA.ANNO2]
Ao del alta de la obra presupuesto con dos cifras.
[OBRA.TELEFONO]
Telfono de la obra (til en partes de trabajo).
[OBRA.REVISION]
Nmero de la revisin actual del presupuesto.
[OBRA.SREF]
Referencia del cliente para esta obra.
[OBRA.CONSTRUCT Nombre del constructor de la obra (dato opcional).
OR]
[OBRA.CENTRO]
Variable
[CLI.CODI]
[CLI.NOMB]
[CLI.DIRE]
[CLI.POBL]
[CLI.CPOS]
[CLI.PROV]
[CLI.TODO]
76
87
[CLI.CIF]
[CLI.EFECTIVO]
94
[PROMO.NOMB]
Descripcin
Cdigo del cliente, numrico.
Nombre del cliente.
Direccin del cliente.
Poblacin del cliente.
Cdigo postal
Provincia
Todo junto: Cdigo: Nombre, Direccin, Poblacin, Cdigo
postal-Provincia.
CIF del cliente, obligatorio en algunas comunidades.
Si el cliente es de slo efectivo (dato que se obtiene de cada
obra aunque el cliente tambin lo incluya en su ficha) contiene
un @ para imprimir en la esquina del acta.
Nombre del promotor de la obra. Si no existe, utiliza el nombre
del cliente en su lugar.
411
412
Variable
[DEST.CALI]
[DEST.NOMB]
[DEST.ATTE]
[DEST.DIRE]
[DEST.POBL]
[DEST.CPOS]
[DEST.PROV]
[DEST.TODO]
34
[DEST.REST]
127
[DEST.REST2]
112
[DEST.COPIAS]
114
[DEST.COPIA]
118
[DEST.CODI]
121
122
[DEST.FAX]
[DEST.EMAIL]
Descripcin
En calidad de... (propietario, arquitecto, interesado...)
Nombre del destinatario.
A la atencin de (para cuando destinatario es una empresa)
Direccin del destinatario.
Poblacin
Cdigo postal
Provincia
Todo junto: Cdigo: Nombre, Direccin, Poblacin, Cdigo
postal-Provincia
Resto destinatarios (incluido el cliente) con saltos de lnea
insertados (copias enviadas a...)
La misma lista pero separando los destinatarios con comas
(pensada para usarse desde Excel).
Lista de destinatarios pero sin incluir al propio cliente (copias
enviadas a...)
Tipo de copia destinatario: 'Original' (la de archivo), 'Copia del
cliente, 'Copia' para el resto de destinatarios.
Cdigo que identifica al destinatario: A para copias de
archivo, C12 cliente N 12, T15 tcnico N 15, P22
promotor N 22, O34 la obra N 34.
Nmero de fax del destinatario.
Direccin de correo electrnico del destinatario.
IDENTIFICACION DE LA MUESTRA
N
35
Variable
[MUE.LIBR]
Descripcin
Libro de registro al que pertenece (laboratorios con varios
libros)
36 [MUE.ANNO]
Ao de registro de la muestra con sus cuatro cifras.
88 [MUE.ANNO2]
Ao de registro de la muestra con dos cifras.
37 [MUE.NUME]
Numero de registro de la muestra.
38 [MUE.CODI]
Cdigo de muestra, Libro.Ao/Nmero (por ejemplo
HO.2000/2)
39 [MUE.MATE]
Material de la muestra.
40 [MUE.DESC]
Descripcin adicional de la muestra.
83 [MUE.SUMI]
Nombre del suministrador del material (dato opcional).
41 [MUE.REFP]
Referencia de la muestra segn el peticionario.
77 [MUE.DCOM]
Datos complementarios de la muestra.
92 [MUE.NORMA]
Norma de muestreo.
105 [MUE.IDMUESTRA]
Numeracin interna de la muestra (de poca utilidad).
151 [MUE.EXTRA-1] a Datos extra definibles por el laboratorio y disponibles desde
a
[MUE.EXTRA-10]
la ficha de la muestra.
160
RECOGIDA DE LA MUESTRA
N
42
412
Variable
[MUE.ALBA]
Descripcin
Nmero de nuestro albarn.
[MUE.SALB]
[MUE.RPOR]
[MUE.RPORN]
[MUE.REEN]
[MUE.ENTR]
[MUE.ENTR2]
[MUE.FENT]
[MUE.FMUES]
[MUE.NOTAS]
101 [MUE.CANT]
102 [MUE.UDES]
116 [MUE.HRECO]
413
Variable
[ENS.NUMS]
[ENS.CODS]
[ENS.NORM]
[ENS.CODN]
[ENS.DCOR]
107
[ENS.DCORN]
52
[ENS.CODC]
53
[ENS.DLAR]
103
[ENS.DLARSN]
91
[ENS.DLARN]
97
[ENS.DLARN2]
113
[ENS.DLARI]
54
[ENS.CODL]
55
81
[ENS.LOTE]
[ENS.CANT]
Descripcin
Nmeros de registro de los ensayos contenidos.
Cdigos de los ensayos (CBR, PROCTOR)
Normas de los ensayos (UNE 125.23, NLT 123)
Cdigos + Normas: CBR (UNE 125.23), Proctor (NLT 123).
Descripciones cortas separadas por comas: Ensayo CBR a
tres moldes, Ensayo PROCTOR modificado.
Descripciones cortas ms la norma separadas por comas:
Ensayo CBR a tres moldes S/UNE XXX, Ensayo PROCTOR
modificado S/UNE XXX.
Cdigos + Descripciones cortas separados por comas: CBR:
CBR a tres moldes, PROCTOR: Proctor modificado.'
Descripciones largas separadas por saltos de lnea: CBR a
tres moldes.<INTRO>Proctor modificado. Incluye la norma de
muestreo (en caso de que proceda) al final en el formato ,
muestreo segn XXXXX.
Descripciones largas separadas por saltos de lnea: CBR a
tres moldes.<INTRO>Proctor modificado. A diferencia de la
anterior, no incluye norma de muestreo.
Descripciones largas de ensayos + sus normas respectivas,
separadas por saltos de lnea cuando hay 4 o menos ensayos
en el acta, o por comas en caso contrario (para que quepa
cmodamente en un recuadro del acta).
Descripciones largas de ensayos + sus normas respectivas,
separadas por saltos de lnea siempre (se suele usar en cartas
de presentacin de actas, que se coloca como primera hoja de
las plantillas).
Descripciones largas de ensayos (sin normas), separadas por
saltos de lnea siempre (se suele usar en cartas de
presentacin de actas, que se coloca como primera hoja de las
plantillas).
Cdigo + Desc. larga separados por saltos de lnea: CBR:
CBR a tres moldes.<INTRO>PROCTOR: Proctor modificado'
Lote de los ensayos separados por coma si son varios.
Cantidad de material utilizado para la realizacin de los
413
93
[ENS.COTA]
96
[ENS.NOTAS]
108
[ENS.CAPITULO]
109
[ENS.SUBCAPITU
LO]
115
126
[ENS.CAPCATA]
[ENS.VERSION]
128
[ENS.CN.SREF]
129
[ENS.CN.LABO]
414
Variable
[ENS.FINI]
[ENS.FFIN]
[ENS.LABO]
[ENS.LABON]
Descripcin
Fecha inicio de los ensayos (del primer ensayo iniciado).
Fecha final de los ensayos (del ltimo ensayo terminado).
Laborante que realiza el ensayo. Pueden ser varios.
Nmeros de los laborantes que realizan los ensayos.
Variable
[ENS.FREV]
[ENS.REVI]
Descripcin
Fecha de revisin del ltimo ensayo revisado.
Nombres de los revisores (puede ser distinto en cada ensayo)
separados por comas.
VARIABLES ADICIONALES
N
62
63
....
71
72
Variable
[TXT1]
[TXT2]
....
[TXT10]
[AREA.ACRED]
110 [AREA.TXT]
111 [LIBRO.TXT]
122 [EMPRESA.FAX]
123
414
[EMPRESA.
REGMERCANTIL]
Descripcin
10 textos libres asociados a la empresa. Con ellos podemos
hacer que la plantilla cambie en funcin de la empresa: TXT1
puede contener un indicador de sucursal, as, los registros se
llamarn MU/2000/1 en Murcia y B/2000/1 en Barcelona.
Texto de acreditacin del rea asociada a los ensayos.
Texto libre definido en el rea acreditada.
Texto libre definido en el libro de registro de muestras.
Fax definido en la configuracin de la empresa.
Registro mercantil segn configuracin de la empresa.
415
Descripcin
Cdigo del ensayo.
Descripcin del ensayo en una lnea.
Descripcin larga del ensayo.
Norma del ensayo.
Lote del ensayo incluyendo la palabra Lote delante. Si lote est en
blanco la variable entera queda vaca, sin la palabra Lote.
Captulo del presupuesto asociado a este ensayo. Incluye la palabra
Captulo delante y tambin esta vaca si no hay captulo definido.
Descripcin adicional (normalmente la cota en un sondeo).
Notas introducidas en las ficha del ensayo.
Fecha de inicio de este ensayo en particular.
Fecha de finalizacin de este ensayo en particular.
415
416
417
[AMASA.CONSIST]
[AMASA.TMAX]
[AMASA.NORMA]
[AMASA.UNIDAD]
[AMASA.DOSIFIC]
[AMASA.AGUCEM]
[AMASA.ADITIVO]
[AMASA.ADIMAR]
[AMASA.ADICION]
[AMASA.CEMNTO]
[AMASA.MARCACEM]
Descripcin
Nombre del suministrador, sin incluir el nombre de la planta.
Nombre de la planta del suministrador.
Si la planta tiene sello de calidad, vale SI, en otro caso, NO.
Tipo de transporte utilizado (Normalmente Camin).
Matricula del camin suministrador.
Designacin del hormign (por ejemplo HA-25/B/35)
Resistencia del hormign obtenida a partir de la designacin,
incluyendo unidades: 36.5 MPa. Para casos excepcionales
como hormigones de obra (sin designacin), se puede definir
manualmente en la ficha de la amasada.
Consistencia del hormign obtenida a partir de la designacin.
Para casos excepcionales como hormigones de obra (sin
designacin), se puede definir manualmente en la ficha de la
amasada.
Tamao mximo del rido obtenido a partir de la designacin.
Para casos excepcionales como hormigones de obra (sin
designacin), se puede definir manualmente en la ficha de la
amasada.
A partir de la designacin o la obra, vale EHE o EH-91.
A partir de la designacin o la obra, vale Kp/cm o MPa.
Dosificacin, del estilo 150 Kg/m3 +/- 5%
Relacin agua / cemento.
Aditivos.
Marca de los aditivos.
Adiciones incluyendo, si se indica, los Kg/m en la forma
Ceniza (3 Kg/m).
Tipo de cemento empleado.
Marca del cemento empleado.
417
418
Hora de fabricacin.
Hora de salida del camin.
Hora de llegada del camin.
Hora lmite de uso.
Hora de inicio de la toma.
Hora de fin de la toma.
Porcentaje de gruesos, incluyendo el signo %.
Volumen de hormign del camin con unidades, tipo 4.5 m.
En que zona del camin se hizo la toma (Numero de cuba, o
ltimo tercio, etc.)
Responsable de recepcin.
Nivel de control indicado en la ficha de la obra.
Descripcin
Nmero correlativo de la toma dentro de la obra: 1, 2, 3, etc. Si
existen tomas anteriores al uso del programa, podemos
indicarlo en la ficha de la obra, lengeta Extra. El nmero de
tomas indicado se sumar a todas las tomas realizadas en
HCLab.
[AMASA.FECREAL] Fecha de realizacin de la amasada (el da que se fbrica).
[AMASA.FABHUM]
Humedad relativa (con %) el da de la fabricacin.
[AMASA.FTMPAMB] Temperatura ambiente en la fabricacin.
[AMASA.FTMPHOR] Temperatura del hormign.
[AMASA.CONO1]
Cono primero en cm. sin incluir las unidades en el texto.
[AMASA.CONO2]
Cono segundo en cm. sin incluir las unidades en el texto.
[AMASA.CONO3]
Cono tercero en cm. sin incluir las unidades en el texto.
[AMASA.CONOM]
Cono medio slo de los rellenos con precisin de 1 cm. S/EHE.
[AMASA.CONOC]
Consistencia obtenida a partir del cono medio.
[AMASA.CONOF]
Lista de los conos fallidos (a cero): N 1 N 2
[AMASA.METCOMP] Mtodo de compactacin (Mesa, Vibrador, etc.)
[AMASA.PROTEGE] Respuesta a Conservacin en obra, contiene un Protegido o
Intemperie.
[AMASA.LOCALIZA] Localizacin de la amasada, texto largo de varias lneas (usar
un prrafo).
[AMASA.TOMA]
Nmero de toma dentro de su lote (1, 2, etc.) tal como se
tecleo en la pantalla de alta de amasada.
[AMASA.TOMAA]
Lo mismo que [AMASA.TOMA] excepto que si no se indico
nada, nos dar un nmero de forma automtica (1, 2, etc.).
[AMASA.NPROBE]
Nmero total de probetas fabricadas.
[AMASA.NROTAS]
Nmero de probetas rotas en el momento de generar el acta.
[AMASA.TIEMPO]
Normal, Caluroso, Fro, etc.
[AMASA.VIENTO]
Normal, Medio, Alto, etc.
418
Descripcin
Fecha recogida (normalmente el da siguiente a la fabricacin)
Nmero de das que se ha conservado la amasada en la obra.
Es la fecha de fabricacin menos la fecha de recogida
expresado en nmero. Normalmente vale 1.
419
[AMASA.HORASC]
Descripcin
Media a 3 das con unidades. No es necesario su uso pues se
incluye en la tabla de las probetas, pero a veces se anotan en
negrita estas medias.
[AMASA.MEDIA7]
Lo mismo a 7 das.
[AMASA.MEDIA28]
Lo mismo a 28 das.
[AMASA.MEDIA+28] Media de todas las probetas de ms de 35 das. Esta columna
nos vale tanto si tenemos roturas a 45 como a 60 90 das,
pero no si tenemos roturas a varias de estas edades.
[AMASA.MEDIA3KP] Media a 3 das en Kp/cm.
[AMASA.MEDIA7KP] Media a 7 das en Kp/cm.
[AMASA.MEDIA28KP]
Media a 28 das en Kp/cm.
[AMASA.MEDIA+28KP] Media de todas las probetas de ms de 35 das en Kp/cm.
[AMASA.REL28]
Relacin media a 28 das / resistencia de proyecto.
[AMASA.REL28-7]
Relacin media a 28 das / media a 7 das.
[AMASA.EDAD]
Edad de la ltima rotura existente.
[AMASA.MEDIAE]
Media a la edad de la ltima rotura existente.
[AMASA.MEDIAEKP] Media a la edad de la ltima rotura existente en Kp/cm.
[AMASA.NEDAD]
Nmero de probetas a la ltima edad de rotura.
[AMASA.CLASE]
Clase de la prensa usada (ver ficha de prensa, pgina 278).
[AMASA.TITULO]
Ttulo para el acta en funcin de que las roturas sean a 7 o a
28 (se consideran 28 si hay roturas a ms de 10 das de
antigedad). Puede poner AVANCE ACTA DE
RESULTADOS, segn el caso.
[AMASA.TITUL2]
Anloga a la variable anterior, pero en lugar de ACTA DE
RESULTADOS imprime INFORME DE RESULTADOS.
[AMASA.FECROT]
Fecha de la ltima rotura.
[AMASA.DIASCH]
Das que ha permanecido en la cmara humedad la ltima
probeta rota hasta la fecha.
Descripcin
Das a los que hay roturas, empezando por el ms pequeo y
dejando en blanco los ltimos si hay menos de 5 edades.
Medias de las roturas a distintos das, usar en conjunto con las
variables [AMASA.EDAD-1].
Descripcin
419
420
[AMASA.NORMAD]
[AMASA.UNIDADD]
[AMASA.UNIDTND]
Descripcin
Resistencia del hormign obtenida a partir de la designacin,
incluyendo unidades: 175 Kp/cm.
Media a 3 das en las unidades de la designacin.
Media a 7 das en las unidades de la designacin.
Media a 28 das en las unidades de la designacin.
Media de las probetas de ms de 35 das en las unidades de la
designacin.
Norma usada segn la designacin.
Unidades de tensin segn la designacin.
Unidades de carga segn la designacin.
Descripcin
Designacin del hormign.
Tipo de cemento.
Marca del cemento.
Aditivo.
Marca del aditivo.
Adiciones.
Variables troceadas
Para mayor flexibilidad a la hora de disear el parte de hormign, las variables de longitud
ilimitada se trocean y se entregan en forma de variables adicionales.
La utilidad de estas variables depende del uso que el laboratorio decida darle. Tras
comentar a qu trozos nos referimos, comentaremos los usos para los que fueron
diseados, aunque usted puede encontrar otros usos alternativos en su caso.
La variable [AMASA.LOCALIZA] contiene la localizacin de la toma de hormign, y esta
variable puede tambin imprimirse en su plantilla de hormign en dos trozos, por un lado
[AMASA.LOCALIZA1] es la primera lnea de texto introducida, y por otro,
[AMASA.LOCALIZA2] es el resto del texto.
Este primer caso se usa en ciertos laboratorios para separar la zona de la toma (por
ejemplo, si el lote es Forjados 1 y 2, esta primera lnea indicara Forjado primero) de la
420
421
descripcin del punto exacto de la toma. Su uso est slo recomendado cuando su acta
incluya estos tres niveles de localizacin: Lote, zona, y localizacin.
La otra variable troceada es [AMASA.NOTAS], y en este caso el sistema es bastante
ms flexible y til: Suponga que, a pesar de la cantidad de variables de que dispone en
HCLab para construir su acta de hormign, detecta que hay cierto dato que no esta
reflejado, por ejemplo, el nmero de ruedas del camin hormigonera.
Para poder solucionar cualquier caso similar, la idea es utilizar el comienzo de las Notas
para indicar estos valores: Suponga que sus notas ponan, originalmente, No se
detectaron anomalas importantes, si incluye al principio el nmero de ruedas del camin
entre smbolos #, obtendr una nueva variables tal como desea: #6 ruedas#No se
detectaron anomalas importantes. Bastar que en su plantilla de actas haga referencia a
la variable [AMASA.VAR1] donde quiera que se imprima este dato extra. Las notas
imprimirn slo el resto del texto, es decir, lo que se imprima antes de aadir #6
ruedas.
Anlogamente, si el texto comienza por #6 ruedas#Camin de color rojo#..., obtendr
ambos datos en sendas variables [AMASA.VAR1] (nmero de ruedas del camin) y
[AMASA.VAR2] (color del camin). Puede incluir hasta diez variables extras de esta
forma en caso de necesidad.
Si no utiliza las variables, estas tendrn un valor vaco, con lo que el acta se imprimir
correctamente aunque haga referencia a estas variables y no se hayan explicitado en las
notas.
Del mismo modo, si comenzamos las notas por ##Camin de color rojo#..., slo la
variable 2 tendr valor, y la 1 quedar vaca.
421
422
422
423
423
424
Antes de explicar la utilidad de estas tres plantillas, hay que tener en cuenta que ninguna
de ellas es obligatoria, ya que el programa usar unos valores por defecto en aquellas
cosas para las que no suministremos plantilla... pero si queremos que nuestros
presupuestos se diferencien de los de otros laboratorios, deberemos trabajar con estas
plantillas y adaptarlas a nuestro gusto.
424
425
La primera hoja, normalmente con la cartula del presupuesto, no contendr espacio libre
para impresin (los mrgenes se fijaran ocupando una franja nfima de espacio) de forma
que el programa desista de usar esta primera hoja para imprimir ningn captulo, y se
limitar a contener campos para formar la cartula.
425
426
En la siguiente hoja, se incluirn los datos del cliente, ya que esta hoja puede usarse en
sobres con ventanilla, mientras que en la tercera hoja se ampliar el tamao libre al
eliminar estos datos que es necesario repetir en cada hoja extra del presupuesto.
426
427
En la tercera y ltima hoja de nuestro ejemplo, se imprimir el resto del presupuesto que
no quepa en la hoja anterior, y tambin ser utilizada para insertar la tabla de resumen
del presupuesto. Como en la hoja 2 ya pusimos los datos de la obra y del peticionario, en
esta podemos eliminarlo y ampliar el espacio libre para el presupuesto modificando los
mrgenes.
427
428
DATOS DE LA OBRA
Variable
[OBRA.CODI]
[OBRA.EXPE]
Descripcin
Cdigo de la obra, numrico correlativo por orden de recepcin.
Numero de expediente, numrico correlativo por orden de
aceptacin.
[OBRA.NOMB]
Nombre de la obra.
[OBRA.DIRE]
Direccin de la obra.
[OBRA.POBL]
Poblacin de la obra.
[OBRA.CPOS]
Cdigo postal de la obra.
[OBRA.PROV]
Provincia (se calcula a partir del cdigo postal)
[OBRA.TODO]
Todo junto: Cdigo: Nombre, Direccin, Poblacin, Cdigo postalProvincia
[OBRA.TIPO]
Tipo de obra (VI por ejemplo)
[OBRA.TIPON]
Nombre del tipo de obra (Viviendas por ejemplo)
[OBRA.SREF]
Algunos clientes numeran las ofertas que reciben (AENOR)
[OBRA.TOTAL]
Total del presupuesto moneda incluida (23,000 ).
[OBRA.TOTXT]
Total del presupuesto o certificacin en texto, moneda incluida
(Veintitrs mil euros.).
[OBRA.FECALTA] Fecha de alta del presupuesto.
[OBRA.FECPRE]
Fecha de envi del presupuesto. Si esta fecha no est definida, se
utilizar la fecha de alta del presupuesto.
[OBRA.FECTXT]
La misma fecha pero en texto: jueves 12 de enero de 2002.
[OBRA.ATTE]
A la atencin de quien se envan las actas.
[OBRA.DIRTEC]
Lista de tcnicos asociados a la obra (direccin tcnica).
[OBRA.REVISION] Nmero de la revisin actual del presupuesto.
[OBRA.REVIS]
Nombre de la revisin (texto corto en la lengeta extra de la ficha
de la obra).
[OBRA.REVISTXT] Texto explicativo de la versin actual del presupuesto.
[OBRA.AGENTE]
Nombre del agente comercial asignado a esta obra.
[OBRA.DTO]
Descuento anotado en la ficha de la obra en formato 15%. Si este
descuento es cero, la variable queda vaca. [OBRA.SOLICITANTE]
[OBRA.
Persona que nos solicit el presupuesto tomado de la ficha de la
SOLICITANTE]
obra.
[OBRA.
DESCRIPCION]
[OBRA.FAX]
[OBRA.TELEF]
[OBRA.NOTAS]
[OBRA.DESCRIPCION]
Texto introducido en Descripcin de la obra y el solar en la ficha
de la obra.
Fax anotado en la ficha de la obra.
Telfono anotado en la ficha de la obra.
Notas de la ficha de la obra.
Porcentajes para sumar o restar al total del presupuesto: Solo se da como variable el total del
presupuesto, sin IVA, incrementos ni descuentos, pero estos porcentajes pueden ser sumados al total
en la propia plantilla usando textos largos como estos de ejemplo:
428
429
(StrToFloat('[OBRA.COEFGASTOS]')
+
+ StrToFloat('[OBRA.IVA]')) / 100;
[OBRA.IVA]
[OBRA.DTOFAC]
[OBRA.
COEFGASTOS]
[OBRA.
COEFBENEFICIO]
Descripcin
Cdigo del cliente, numrico.
Nombre del cliente.
A la atencin de (empresas grandes con un tcnico a cargo de las
actas)
Direccin del cliente.
Poblacin del cliente.
Cdigo postal
Provincia
Todo preparado para poner en las ventanillas de sobres.
dem. [CLI.TODO] pero con la direccin fiscal del cliente.
dem. [CLI.TODO] pero con la direccin postal para actas del cliente
o de la obra.
Cdigo de identificacin fiscal del cliente.
Telfono principal del cliente.
Nmero de FAX del cliente.
Direccin de correo electrnico del cliente.
Banco del cliente. Si la obra tiene otra cuenta, se usa esta ltima.
Sucursal del banco del cliente o la obra.
Cdigo de cuenta completo (20 dgitos) del cliente o la obra.
Cdigo de cuenta del cliente (o la obra) troceado por si queremos
imprimir cada parte por separado.
429
430
DATOS VARIOS
Variable
[PAGO.NOMBRE]
[DEST.REST]
[FIRMA.RESP]
[FECHAHOY]
[FECHAHOYTXT]
[TXT1]
[TXT2]
....
[TXT10]
[EMPRESA.FAX]
[EMPRESA.
REGMERCANTIL]
Descripcin
Forma de pago acordada para la obra. (p.e. Letra a 60 das)
Lista de destinatarios adicionales de actas.
Nombre del firmante del presupuesto. (para la hoja de aceptacin)
Fecha actual (de envo a la impresora).
Fecha actual en texto.
10 textos libres asociados a la empresa. Con ellos podemos hacer
que la plantilla cambie en funcin de la empresa: TXT1 puede
contener un indicador de sucursal, as, los registros se llamarn
MU/2000/1 en Murcia y B/2000/1 en Barcelona.
Fax anotado en la configuracin de la empresa.
Registro mercantil anotado en la configuracin de la empresa.
430
431
Aunque otros aprovechan para imprimir un resumen monetario del tipo total, total con
IVA, total con descuento en facturas, etc, usando estas frmulas (pegar el texto en un
objeto Texto largo):
Total con descuento: {Pvp:= StrToFloat( '[OBRA.TOTAL]' ) * (100 StrToFloat( '[OBRA.DTOFAC]' ))/100; Valor:= Format('%5.2n', Pvp) +
''; |T}
Total con descuento mas IVA: {Pvp:= StrToFloat('[OBRA.TOTAL]') *
(100
StrToFloat(
'[OBRA.DTOFAC]'
))/100
*
(100
+
StrToFloat( '[OBRA.IVA]' ))/100; Valor:= Format( '%5.2n', Pvp) +
''; |T}
Indentado de captulos
Dado que un presupuesto en HCLab puede contener captulos desglosados a muchos
niveles, se a optado por utilizar los ttulos y pies de captulo definidos en esta plantilla
para todos ellos, aplicando antes una reduccin de tamao para que captulos ms
interiores tengan una cabecera de menor tamao y ms indentado a la derecha.
Ambos diseos deben hacerse teniendo en cuenta que el ancho del espacio libre para
imprimir el presupuesto no es conocido, pues depende de los mrgenes fijados en la
plantilla principal, as pues, deben disearse como si el ancho final fuera el ancho del
margen fijado en esta plantilla.
Tambin el alto que va a ocupar el ttulo se tomar del margen fijado, as pues interesa
tener activo Ver mrgenes mientras se disean plantillas. Ms tarde, el programa de
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Descripcin
Nmero de captulo asignado automticamente en la forma 2.1.3.
Nombre del captulo.
Descripcin
Nmero de captulo asignado automticamente en la forma 2.1.3.
Nombre del captulo.
Total del captulo (moneda % incluido).
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Las variables de que disponemos al disear esta plantilla son las mismas que en la
plantilla principal, listadas en la pgina 428.
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Adicionalmente, podemos insertar en la plantilla datos extrados del propio listado. Estos
datos se toman de la primera lnea del listado de esa pgina, y se insertan con los
nombres de cada columna, [CLIENTE], [OBRA], etc.
Por ejemplo, supongamos que estamos configurando un listado de facturas de un cliente
slo, es decir, que antes de generar este listado entraremos en el men Facturas y
filtraremos las de un cliente. Si queremos que el ttulo aparezca Facturas del cliente Juan
Prez, bastara con poner como ttulo del listado Facturas del cliente [CLIENTE]
(suponiendo que la columna con el nombre del cliente se llame CLIENTE, puede
comprobarlo fcilmente en la pantalla de configuracin del listado, en las ltimas
lengetas). Tambin se puede escribir el campo [CLIENTE] en cualquier parte de la
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plantilla, aunque el sistema de incluir una referencia a [CLIENTE] dentro del propio ttulo
de listado es algo ms cmoda.
Lo ms importante de estas plantillas, como ocurre en la inmensa mayora de ellas, es
definir correctamente los mrgenes, ya que el listado ser insertado respetando el
tamao de estos mrgenes.
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Las variables que tenemos a nuestra disposicin son en parte similares a las de las actas:
los datos de cliente y de la obra. Pero adems tenemos datos de identificacin de la
factura y los totales de factura en la moneda principal de la empresa, en la moneda
secundaria (por si queremos que aparezca una frase del estilo Equivalente en pesetas:
163.350 Ptas.) e incluso escrito en letras (como en las letras de cambio).
Los valores traducidos a moneda secundaria (base imponible, IVA, retencin y
total de factura) debido a errores de redondeo, en general no cuadrarn, es decir,
base ms IVA menos retencin no ser igual al total en la moneda secundaria.
Estos son los campos de que dispone al disear plantillas de factura:
DATOS DE LA FACTURA
Variable
[FAC.ANNO]
[FAC.ANNO2]
[FAC.SERIE]
[FAC.NOMSERIE]
[FAC.NUM]
[FAC.COD]
[FAC.COD2]
[FAC.FEC]
[FAC.CERT]
Descripcin
Ao de emisin con cuatro dgitos (2000).
Ao de emisin con dos dgitos (00).
Serie de facturacin (1).
Nombre de la serie de facturacin.
Nmero de factura (231).
Cdigo completo de la factura (2000/1/231).
Cdigo completo de la factura, ao a dos dgitos (00/1/231).
Fecha de factura (06/12/2000)
Nmero de certificacin con texto Certificacin incluido (slo
facturas a origen, en el resto est vaci) (Certificacin: 3)
[FAC.CERT2]
Igual que el anterior, pero en este caso siempre contiene el texto,
aunque la factura no sea a origen.
[FAC.ESCOP]
Si es copia de factura, valdr COPIA, en otro caso, estar vaco.
[FAC.FOPA]
Forma de pago (Letra con vencimiento 7/1/2001, a 60 das).
[FAC.DIAS]
Das de pago (60 = a 60 das, etc.).
[FAC.FECVEN]
Fecha vencimiento de la factura (7/1/2001, etc.).
[FAC.BTRANS]
Banco para transferencias con Cta., (del laboratorio).
[FAC.AGENTECOBR Agente de cobro (comercial) asociado a la factura.
O]
[FAC.NUMAGENTEC
OBRO]
[FAC.NOTAS]
TOTALES FACTURA
Variable
[FAC.BASE]
[FAC.IVA]
[FAC.TIVA]
[FAC.RETEN]
[FAC.TRETEN]
[FAC.TOTAL]
[FAC.TOTXT]
[FAC.DEUDA]
[FAC.DEUDATXT]
[FAC.MONE]
[FAC.MONEN]
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Descripcin
Base imponible de la factura (100.000).
Importe del IVA (16.000).
Tipo de IVA (16%).
Retencin a la factura segn ficha de obra (no se contabiliza).
Tipo de retencin (10%).
Total factura (116.000).
Total factura escrito en texto (ciento dieciseis mil euros).
Importe an no pagado (para impresin de recibos).
Importe an no pagado en letra.
Moneda utilizada (.).
Nombre de la moneda (Euros).
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Descripcin
Cdigo del cliente, numrico.
Nombre del cliente.
A la atencin de (empresas grandes con un tcnico a cargo de las
actas)
Direccin del cliente.
Poblacin del cliente.
Cdigo postal
Provincia
Direccin fiscal preparada para poner en las ventanillas de sobres.
Direccin postal preparada para poner en las ventanillas de sobres.
Cdigo de identificacin fiscal del cliente.
Banco del cliente (nombre del banco).
Sucursal del banco del cliente (nombre de la sucursal).
Cdigo de cuenta completo (20 dgitos) del cliente u obra.
Cdigo de cuenta del banco (4 dgitos).
Cdigo de cuenta de la sucursal (4 dgitos).
Dgitos de control (2 dgitos) de la cuenta.
Cdigo de cuenta completo (10 dgitos).
Telfono del cliente.
Referencia que el cliente nos da como proveedores. Se anota en la
ficha del cliente, lengeta Extra.
DATOS DE LA OBRA
Variable
[OBRA.CODI]
[OBRA.EXPE]
[OBRA.NOMB]
[OBRA.DIRE]
[OBRA.POBL]
[OBRA.CPOS]
[OBRA.PROV]
[OBRA.TIPO]
[OBRA.TIPON]
[OBRA.TODO]
[OBRA.SUREF]
Descripcin
Cdigo de la obra, numrico correlativo por orden de recepcin.
Numero de expediente, numrico correlativo por orden de
aceptacin.
Nombre de la obra.
Direccin de la obra.
Poblacin de la obra.
Cdigo postal de la obra.
Provincia (se calcula a partir del cdigo postal)
Cdigo del tipo de obra (VI por ejemplo).
Nombre del tipo de obra (Viviendas por ejemplo)..
Todo junto: Nombre, Direccin, Poblacin, Cdigo postal-Provincia
Referencia peticionario en ficha de la obra.
DATOS VARIOS
Variable
[TXT1]
[TXT2]
....
Descripcin
10 textos libres asociados a la empresa. Con ellos podemos hacer
que la plantilla cambie en funcin de la empresa: TXT1 puede
contener un indicador de sucursal, as, los registros se llamarn
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Descripcin
Documento anotado en la factura de compra.
Nmero de factura del proveedor (su factura).
Nmero de pagar (introducido manualmente).
Nmero interno nico que identifica este pagar.
Nombre del proveedor al que emitimos el pagar.
Nombre, direccin, etc. del proveedor lista para usarse como
direccin de envo del documento.
Importe del documento de pago (12.05 ).
Mismo importe traducido a texto (doce euros con 5 cntimos).
Descripcin
Fecha de vencimiento del documento de pago.
Misma fecha en modo texto (23 de enero de 2002).
Da de la fecha en cuestin.
Da de la fecha en cuestin como texto.
Nmero del mes de la fecha en cuestin.
Nombre del mes de la fecha en cuestin.
Nmero del ao de la fecha de hoy.
ltimos 2 dgitos del ao.
ltimo dgito del ao.
Fecha de emisin del documento de pago.
Misma fecha en modo texto (23 de enero de 2002).
Da de la fecha en cuestin.
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Descripcin
Nombre del banco por el que efectuaremos el pago.
Sucursal del banco donde tenemos la cuenta.
Cdigo de cuenta bancaria (20 dgitos).
Cdigo de cuenta bancaria (4 dgitos del banco).
Cdigo de cuenta bancaria (4 dgitos de la sucursal).
Cdigo de cuenta bancaria (2 dgitos de control).
Cdigo de cuenta bancaria (10 dgitos del nmero de cuenta).
Descripcin
Cdigo de la obra, numrico correlativo por orden de recepcin.
Numero de expediente, numrico correlativo por orden de
aceptacin.
Nombre de la obra.
Direccin de la obra.
Poblacin de la obra.
Cdigo postal de la obra.
Provincia (se calcula a partir del cdigo postal)
Todo junto: Cdigo: Nombre, Direccin, Poblacin, Cdigo postalProvincia
Cdigo del tipo de obra (4 letras): CV, OC, etc.
Tipo de obra: Control de vivienda, Obra civil, etc.
A la atencin de (empresas grandes con un tcnico a cargo de las
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[OBRA.TIPOCV]
[OBRA.DIRTEC]
[OBRA.ANNO]
[OBRA.ANNO2]
[OBRA.
NUMPARTE]
[OBRA.TELEF]
[OBRA.FAX]
[OBRA.NOTA]
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actas)
Tipo de obra segn la Comunidad Valenciana.
Lista de personas de la direccin tcnica.
Ao del alta de la obra presupuesto.
Ao del alta de la obra presupuesto con dos cifras.
Nmero de parte impreso en esa obra. Puede modificarse desde la
ficha de la obra.
Nmero de telfono en la obra.
Nmero de fax en la obra.
Notas de la ficha de la obra.
Descripcin
Cdigo del cliente, numrico.
Nombre del cliente.
Direccin del cliente.
Poblacin del cliente.
Cdigo postal
Provincia
Todo junto: Cdigo: Nombre, Direccin, Poblacin, Cdigo postalProvincia.
CIF del cliente, obligatorio en algunas comunidades.
Si el cliente es de slo efectivo contiene un @ para imprimir en la
esquina del acta.
Nombre del promotor de la obra.
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Descripcin
Cdigo de la obra, numrico correlativo por orden de recepcin.
Numero de expediente, numrico correlativo por orden de
aceptacin.
Nombre de la obra.
Direccin de la obra.
Poblacin de la obra.
Cdigo postal de la obra.
Provincia (se calcula a partir del cdigo postal)
Todo junto: Cdigo: Nombre, Direccin, Poblacin, Cdigo postalProvincia
Tipo de obra: Control de vivienda, Obra civil, etc.
Tipo de obra segn la Comunidad Valenciana.
Fecha en que se registr la primera muestra de esta obra.
DATOS VARIOS
Variable
[HOY]
[HOYTXT]
[NPAG] [NPAGS]
Descripcin
Fecha actual.
Fecha actual en texto.
Numeracin de las hojas (si hay varios bloques se generan varias
hojas).
Descripcin
Cdigo del cliente, numrico.
Nombre del cliente.
Direccin fiscal del cliente.
Poblacin del cliente.
Cdigo postal
Provincia
Todo junto: Cdigo: Nombre, Direccin, Poblacin, Cdigo postalProvincia.
CIF del cliente, obligatorio en algunas comunidades.
Nombre del cliente segn la direccin postal para actas.
Direccin postal para actas del cliente.
Poblacin postal del cliente.
Cdigo postal
Provincia
Todo junto: Cdigo: Nombre, Direccin, Poblacin, Cdigo postalProvincia.
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Las variables disponibles para disear la cabecera de estos documentos (las lneas del
pedido se insertan automticamente dentro de los mrgenes de la plantilla, como en las
facturas) son las siguientes:
[PED.NOTAS]
[PED.BASE]
[PED.BASETXT]
[PED.TOTAL]
[PED.TOTALTXT]
[PED.BASES]
[PED.IVAS]
[PED.CUOTAS]
[PED.
COPIASACTA]
Descripcin
Ao extrado de la fecha del pedido.
El mismo ao pero expresado con dos dgitos.
Nmero correlativo del pedido.
Nuestra referencia para ese pedido.
Fecha del pedido.
Das previstos para entrega de la mercanca.
Nombre de la agencia de transportes a utilizar.
Nuestros medios o Sus medios.
Portes pagados o Portes debidos.
Forma de pago.
Identificacin de la oferta previa de nuestro proveedor.
A la atencin de quien se enva el pedido.
Cdigo de la persona que prepar el pedido en el laboratorio.
Nombre de la persona que prepar el pedido.
Notas del pedido (no incluye las Notas internas del pedido).
Suma de las bases imponibles de cada tipo de IVA usado en el
pedido (cada lnea del pedido podra tener distinto tipo de IVA).
Suma de las bases imponibles traducida a texto.
Importe total del pedido (con IVA).
Importe total del pedido traducido a texto.
Lista de las distintas bases imponibles a distintos tipos de IVA. Esta
variable y las dos siguientes pueden contener varias lneas, por lo
que se usara el Texto largo en la plantilla para imprimirlos.
Lista de los tipos de IVA utilizados en el pedido como porcentajes.
Lista de las cuotas de IVA correspondientes a cada tipo utilizado.
Nmero de copias de actas que se envan, tanto al cliente, como a
los tcnicos, promotor y obra.
Descripcin
Cdigo de la cuenta contable del proveedor.
Nombre del proveedor (ttulo de la cuenta contable).
CIF del proveedor.
Telfono del proveedor.
Nmero de fax del proveedor.
Direccin fiscal del proveedor.
Direccin postal del proveedor.
DATOS VARIOS
Variable
Descripcin
[TXT1] a [TXT10] Textos libres disponibles en la configuracin de la empresa.
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Adicionalmente, este esquema permite que terceros diseen nuevos sistemas de generar
ensayos que estn totalmente integrados con el programa: Fabricantes de prensas
distribuyendo los programas de control de la prensa en este formato (al indicarle a HCLab
que queremos realizar el ensayo nos aparecera directamente la ventana de control de la
prensa y romperamos desde el propio programa, quedando los datos registrados
directamente en la base de datos), o tambin podemos estar hablando de ensayos
diseados por terceras empresas de software especializadas en ensayos de suelos, o
incluso puede ser el propio laboratorio quien, si dispone de personal cualificado, se
disee sus mtodos alternativos de realizar ciertos ensayos.
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grfica, o unas lneas de colores, o unos textos... todo esto sin que se sepa a priori en el
momento de disear la DLL.
Para facilitar esta tarea, y dar toda la flexibilidad adicional posible a esta capa 3, se han
creado las "calculadoras", que en la prctica, se usan como una CAPA 4: Una DLL muy
genrica, como es la DLL de ensayos tipo TABLAS, en lugar de dibujar en el acta todas
esas cosas adicionales que podemos llegar a querer, se limitar a dibujar su tabla de
resultados conforme los parmetro elegidos, y para el resto crea una calculadora con los
clculos e instrucciones de dibujo que queramos aadirle.
Por esta razn, los ensayos tipo TABLAS, tras preguntar por todos los parmetros que
necesita para realizar el ensayo, da la posibilidad de escribir cdigo de calculadora en
una hoja en blanco que nos muestra.
Esta capa es opcional, no todos los ensayos la utilizan, pero es la capa que nos brinda la
posibilidad de convertir un ensayo TABLAS sencillo en cualquier cosa que nos
imaginemos.
Pero para hacer uso de estas posibilidades avanzadas de los ensayos tipo tabla,
necesitaremos saber trabajar con calculadoras: escribir cdigo indicando lo que
queremos que la calculadora realice. Esto, a pesar de no estar al alcance de un usuario
normal, es bastante accesible para un usuario con nociones bsicas de programacin si
se siguen los ejemplos incluidos al final de este manual.
Para mas informacin sobre las calculadoras, lea el monogrfico sobre las mismas en la
pgina 489 de este manual. Tambin existe una serie completa de ejemplos de
calculadoras a su disposicin en el CD de la aplicacin y las pginas web dedicadas a
HCLab (visite www.hcsoft.net), que juntos forman un curso completo y fcil de seguir
debido a la gran cantidad de comentarios que incluyen los listados.
Usando ensayos tipo TABLAS hay una manera mucho ms sencilla de aadirle
tablas, graficas y cualquier dibujo, ya que podemos literalmente dibujar lo que
queremos en la lengeta correspondiente. Pero an as, la flexibilidad que ofrece
el cdigo no es superada por este sistema alternativo y complementario.
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Internamente, el cdigo que introduzcamos en este apartado ser ejecutado siempre que
entremos y salgamos de la pantalla de datos de ese ensayo (botn
), y desde el
cdigo podremos leer lneas de textos de ficheros, operar con lo ledo, y definir los datos
del ensayo en funcin de todo lo anterior.
La mejor forma de ver como funcionara es comentar un caso prctico, donde se usen las
tcnicas ms comunes. Este cdigo leer el valor de las preguntas 2 y 3 de un fichero
cuyo nombre coincide con el nmero de ensayo. Si no encuentra el fichero, nos lo avisa,
y si lee algn dato nuevo, tambin avisa para que aceptemos los datos ledos al salir.
//Slo intento leer si el dato T[2,1] an esta vacio para evitar
sobrescribir
//los datos finales
IF T[2,1]='' THEN BEGIN
//Nombre del fichero en funcion del numero de ensayo...
Fichero:= 'C:\[ENS.NUMS].TXT';
//Slo continuo si ese fichero existe...
IF HayFichero(Fichero) THEN BEGIN
//Todo listo para leer los datos del fichero...
T[2,1]:= LeeFichero(Fichero, 1); //Primera lnea del fichero
T[3,1]:= LeeFichero(Fichero, 2); //Segunda lnea del fichero
//Aviso al operario para que grabe los datos leidos
msg(Datos leidos, acepte para que se graben);
END ELSE BEGIN
msg('El fichero "'+Fichero+'" no existe.');
END;
END;
Las variables de que disponemos para determinar el nombre del fichero a leer son
[ENS.NUMS] y [MUE.CODI], y las que podemos usar tanto para leer el dato actual como
para almacenar otro texto son T[i,j] (texto introducido en la pregunta nmero i columna j) y
Espec[i] (columna de especificaciones de la pregunta i).
Definir las especificaciones
Dado que este cdigo se ejecutar tanto al entrar como al salir de las preguntas,
podemos hacer que al entrar lea los datos del fichero de prensa, y al salir,
independientemente de que los datos hayan sido ledos o introducidos a mano, se
rellenen las especificaciones de ciertos datos.
Por ejemplo, el cdigo podra definir las especificaciones de un acero al salir de las
preguntas, ya que en ese momento se dispone del dimetro, fabricante y tipo de acero,
datos necesarios para saber las especificaciones pero que no estn disponibles al entrar
por primera vez a las preguntas.
Lectura de ficheros de texto desde cdigo
En la pgina 492 tiene una lista completa de las funciones disponibles desde cdigo, en
especial, necesitar conocer las referentes a lectura de textos desde ficheros.
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as como si es un clculo o un dato. Para cada dato marcado como clculo, deberemos
facilitar una frmula a aplicar.
Veamos un ejemplo sencillo pero representativo: Un ensayo de clculo de densidad a
partir del peso y el volumen que sirva para hasta 5 lecturas y nos devuelva finalmente la
densidad media.
Para empezar, daramos de alta el ensayo en el catlogo e introduciramos todos los
datos bsicos, a continuacin, en la lengeta Tipificacin, pulsaramos sobre la carpeta
para escoger el tipo de ensayo (fichero DLL) que representa el tipo de ensayo a utilizar,
en nuestro caso, TABLAS.DLL.
A partir de aqu, TABLAS.DLL toma el control e inicia el proceso de configuracin del
ensayo, aunque si queremos usar alguno de los modelos existentes en el CD de la
aplicacin o la pgina web, usaremos la opcin de importar y leeremos el fichero DAT
correspondiente, sin necesidad de cambiar ningn parmetro.
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Esta lengeta es el corazn del ensayo. Aqu indicamos cuntas preguntas y clculos
componen el ensayo, cuntas columnas puede llegar a tener cada uno de estos datos,
cuales son clculos y cuales preguntas, etc.
Nmero de columnas indica cuantas repeticiones de ese dato pueden introducirse,
aunque si slo introducimos datos en las primeras columnas, las dems no se imprimirn
al quedar vacas. Por ejemplo, un ensayo de testigos puede tener hasta 15 columnas,
pero normalmente se rellenan slo 6 o 7, segn las probetas que se tomen en esa
muestra en particular.
La marca ms importante es Es un clculo, ya que diferencia los datos (a rellenar por el
operario) de los clculos. La marca Eliminar de acta, por su parte, nos permite
diferenciar lo que queremos imprimir en el acta definitiva de los datos o clculos
intermedios que no deben aparecer impresos. Con la marca de Resaltar resultado
obligamos a que se imprima en letra negrita y a que salga reflejado ese dato en modo
texto.
Podemos usar variables tipo [T_1_2] dentro de los propios nombres de los datos.
as, si en esa casilla (lnea 1 columna 2) introducidos un dimetro, la lnea
siguiente podra llamarse: Superficie del dimetro [T_1_2] mm.
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Ahora se nos pregunta por las frmulas a utilizar en cada dato marcado como Clculo
en la lengeta anterior. Como se puede observar, el formato para introducir la frmula es
bastante sencillo, pero hay que llevar cuidado de no provocar divisiones por cero usando
frmulas del estilo D1/D2, ya que en las columnas vacas el intento de calcular este valor
dar error.
Para evitar este problema, utilice la funcin NoCero() en el divisor, de forma que cuando
este valga cero, la funcin lo cambiar por un valor no nulo para evitar que se produzca el
error: En lugar de D1/D2 escriba D1/NoCero(D2).
Uso de valores medios
En cada caso, el ensayo decidir automticamente si nos estamos refiriendo a la media
de un valor o a los valores individuales: Debe usar los valores medios de los datos
cuando estos tengan un nmero de columnas distinto al del dato que estamos definiendo,
y slo si el dato que definimos tiene el mismo nmero de columnas que los datos
involucrados usar los valores individuales de estos datos.
Tambin podemos hacer referencia explcita a la media, mximo y mnimo de una de las
lneas de valores usando, en lugar de D2, las variables M_2 (media), MAX_2 (mximo) o
MIN_2 (mnimo). As, si quisiramos calcular las densidades individuales dividiendo por el
volumen medio, la frmula sera esta: D3 = D1/NoCero(M_2).
Igualmente, si lo que queremos es utilizar el volumen del primer molde en el clculo de
todas las densidades, tambin podemos conseguirlo haciendo referencia directa al valor
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Este es el resultado final tal como aparecera en un acta de resultados. Como vemos, se
complementan las tres posibles salidas: La tabla generada automticamente por el
ensayo, la grfica que en el ejemplo es el resultado del listado de la calculadora, y el
dibujo libre que hemos aadido manualmente.
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Para aquellos usuarios de HCLab para MSDOS que quieran rescatar los ensayos de su
catlogo a estos ficheros DAT para ser usados en HCLab tal como ellos los tenan
definidos, existe un comando de MSDOS creado al efecto que puede ser descargado
desde nuestra pgina www.hcsoft.net y que har exactamente esto en pocos segundos,
almacenando los ficheros DAT en la carpeta que indiquemos (este programa es el que
nosotros mismos hemos usado en HCSoft para convertir nuestro catlogo de ensayos a
ficheros DAT, coleccin que puede descargar gratuitamente desde nuestras pginas).
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Cuando se necesite rellenar la pantalla de resultados del ensayo, una pantalla 100%
Windows nos preguntar los datos en un formato copia fiel de aquel que se usaba en
HCLab para MS-DOS.
Cuando se imprima el ensayo, este no se diferenciar prcticamente del que se obtena
en MS-DOS, pero eso s, sin renunciar a las comodidades de HCLab: Las plantillas de
actas de ensayos, el poder mezclar automticamente varios ensayos en una mismo acta,
etc.
Entonces porqu no nos hemos conformado con hacer HCLab compatible con HCLab a
nivel de ensayos y nos hemos complicado haciendo nuevos tipos de ensayos?
Hay varias razones:
1.- Definir ensayos en este formato era complicado y tedioso.
2.- El resultado de un ensayo en el acta esta todo junto en un slo bloque, incluyendo
tablas, graficas y dems, lo que impide el poder reducir y agrupar convenientemente los
resultados en actas conjuntas como las de suelos.
3.- No tenemos la flexibilidad de poder usar hojas de Excel, ni la comodidad de los
ensayos de TABLAS que se definen con poco esfuerzo.
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Pero lo ms importante es esto: Slo haba una forma de definir nuevos ensayos,
mientras que ahora, tenemos mltiples maneras, siendo posible inventar nuevas formas
ms cmodas o potentes y aadirlas a las existentes sin ms que programar la DLL
correspondiente.
En este ejemplo vemos la apariencia de un acta de MSDOS (el CBR), indistinguible de
otras actas confeccionadas con el programa:
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Adems de usar esta hoja HCLab para recibir del programa los datos de
cabecera, existen otras dos utilidades importantes que podemos darle a esta hoja:
Por un lado, podemos indicar una lista de preguntas (en la columna B) y las casillas
donde deben insertarse las respuestas (columna C), de forma que el operario no tenga
que modificar la hoja de Excel directamente, slo responder a estas preguntas en una
pantalla especial.
Por otro lado, en las siguientes tres columnas (D, E y F), podemos indicar los
resultados finales calculados por la hoja para que HCLab los almacene y podamos en un
futuro generar estadsticas basadas en estos datos: El ndice CBR de todos los ensayos
realizados en una obra sobre materiales de tipo Zahorra natural, por ejemplo. Sin esta
posibilidad, las hojas de Excel estaran inconexas y no podramos sacar ninguna
informacin estadstica de los resultados.
En la columna D introduciramos las descripciones de esos datos (ndice CBR, por
ejemplo), en la E los resultados, normalmente haciendo referencia a otra celda donde se
muestren esos resultados, y en F indicaremos las unidades en que se mide dicho
resultado.
En este ejemplo, la zona amarilla (columna A) ser rellenada por el programa con los
datos de cabecera, en las columnas B y C definimos dos preguntas a realizar al
operario as como las celdas donde queremos almacenar sus respuestas, y en D, E y
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F indicamos a HCLab que debe extraer el dato densidad para poder hacer estadsticas
de este tipo de ensayo.
Con estas sencillas normas de diseo HCLab ser capaz de pasarle los datos de
cabecera a Excel de forma transparente al usuario final, as como extraer los resultados
finales, de forma que sea posible estudiar estadsticamente los resultados de este ensayo
en una obra (por ejemplo) incluso sin tener Excel instalado en el ordenador (s ha de
estarlo en el ordenador que se use para introducir los datos en el ensayo o generar e
imprimir el acta).
Si incluimos preguntas para hacer al operario, como en el ejemplo anterior, esta es la
pantalla que este ver cuando se realice el ensayo:
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Cuando el operario realice este ensayo, esta es la pantalla que usar para rellenar los
datos, exactamente igual que la que se usa en Excel (pulsando el botn Abrir documento
Word podremos editar manualmente el informe si lo necesitamos, tras lo cual cerraremos
Word indicando que queremos grabar los cambios realizados).
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Ensayo CBR
En el caso del ensayo CBR, se nos muestran grficas conforme rellenamos las casillas,
nos avisa de datos incongruentes, nos permite exportar o importar un CBR particular a
fichero... finalmente compensa el esfuerzo de crear este tipo de ensayo, ya que usar un
tipo ms genrico limitara mucho la comodidad y potencia.
Como nico parmetro que se nos pregunta al asignar este tipo de ensayo a un ensayo
de nuestro catlogo, tenemos la norma a usar, y se nos da a elegir entre UNE o NLT,
siendo posible su cambio a posteriori en un ensayo en particular de nuestro registro de
ensayos.
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Aqu podemos cambiar la norma elegida al configurar el ensayo, los datos del ensayo
Proctor asociado, y tambin se puede importar o exportar los datos de este CBR para su
uso posterior en otros ensayos similares.
Aunque indiquemos que queremos el ndice Proctor al 98%, en el acta se incluir siempre
una tabla con los ndices al 95%, 98% y 100% para posibles referencias posteriores.
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Si dejamos en blanco los datos del molde 3, se supondr que el CBR consta slo de 2
moldes y se actuar en consecuencia: Los ajustes por curvas, como el del ndice CBR
final, pasan a ser ajustes por rectas.
Los datos marcados de amarillo no son modificables, son slo clculos, y podemos forzar
que se regeneren con el botn Calcula.
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Esta tabla resume los resultados finales de cada molde usado en el ensayo.
Tambin podemos introducir directamente los tres ndices, las densidades o absorciones
en caso de que nuestra prensa nos de ya los clculos finales (atencin, la prensa deber
tener en cuenta los desplazamientos de las grficas en caso de que no terminen en 0
mm. para carga nula).
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Finalmente, en esta lengeta consultamos el clculo final del ndice CBR, siendo posible
su manipulacin en caso de no estar conformes con el calculado por el ensayo.
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Ensayo DENSIDAD
Las densidades in situ por mtodos radioactivos son un ensayo muy importante en
algunos laboratorios que centran parte de su actividad en urbanizaciones o carreteras, as
que para ellos se prepar un tipo de ensayo que, al igual que ocurre con el CBR, slo
sirve para realizar este ensayo de densidades.
Este ensayo permite hasta 50 puntos de medicin en una sola pgina adaptando el alto
de cada lnea al espacio disponible, y compara cada uno con los valores introducidos del
Proctor. Si hay varias zonas con Proctor distintos, deberemos dar de alta varios ensayos,
ya que cada uno slo admite un valor de Proctor.
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Notar que disponemos de un botn, al igual que en otros muchos tipos de ensayo, para
dibujar un esquema de la localizacin de los puntos ensayados.
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La peculiaridad de este ensayo, y por la que se creo un tipo especial para l, se debe a la
necesidad de indicar, en cada medida de densidad y humedad, si dicha medida es
repeticin de otra anterior, tarea que puede resultar tediosa en obras grandes.
Para esta tarea, una opcin de programa nos repasa todas las densidades de la obra
comparando el material de la muestra, la capa o tongada, y el punto kilomtrico. Cuando
encuentra un punto duplicado, anota en el segundo ensayo una nota del estilo
Repeticin 1 del punto tomado el 12/3/2002 de compactacin 40%.
Para acceder a esta posibilidad: Filtrar el registro de ensayos por obra, ordenar la pantalla
por nmero de ensayo o por fecha de registro, y en el botn derecho del ratn elegiremos
Busca densidades repetidas.
Ensayo DOSIFICACION
Este tipo de ensayo es bastante especfico para canteras y centrales de hormign, y nos
permite obtener la mezcla ptima que mejor se ajusta a un huso dado, mezclando una
serie de ridos disponibles de los que sabemos sus granulometras.
Como vemos en esta primera pantalla, una vez indicado el huso al que queremos
ajustarnos y los husos de los ridos disponibles, podemos aadir condicionantes a la
mezcla final, como limitar el porcentaje final de uno de los ridos para que sea de al
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menos un 10%, o podemos indicar el precio de cada rido y pedirle que busque la mezcla
ms barata.
Tambin podemos evitar que la grfica tenga dientes de sierra demasiado pronunciados
jugando con el control llamado Estirar grfica, cuanto ms estiremos la grfica, ms
tender a una grfica lisa y menos al interior del huso indicado.
Una vez fijados los parmetros, pulsaramos en Calcular y pasaramos a ver e la
siguiente lengeta el proceso de busca de la mezcla ptima de forma grfica, hasta que
la mezcla llegue a su ptimo.
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En esta tercera lengeta, podemos aadir una serie de datos adicionales que queremos
incluir en el acta.
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Ensayo GRANULOMETRIA
Este tipo de ensayo realmente incluye algunas variantes, ya que es diferente si la
granulometra a realizar es de ridos, ridos para hormigones o de suelos. En este ltimo
caso incluye fraccin fina ensayada y humedad higroscpica, y tambin permite incluir
como parte del ensayo los Lmites de Atterberg y la clasificacin del suelo.
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La comodidad de este ensayo reside, bsicamente, en que podemos tener una coleccin
de husos en el disco duro y aplicar uno u otro a nuestra granulometra sin tener que
teclear nada.
Tambin es muy cmodo poder previsualizar la grfica conforme vamos introduciendo
datos o saber el % retenido final incluso al teclear el retenido en la fraccin fina.
La clasificacin que realiza es slo orientativa, y puede ser modificada por el tcnico.
Para mayor facilidad, todo el proceso interno de clasificacin es mostrado por si el tcnico
precisa de estos datos para la clasificacin manual del suelo.
A continuacin mostramos las pantallas de entradas de datos de este tipo de ensayos,
notar como la zona de fraccin fina de la granulometra es marcada con un fondo de
distinto color.
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En esta lengeta introducimos los datos bsicos del ensayo, siendo el ms importante la
cantidad de muestra total seca al aire.
En granulometras de suelo, es muy importante definir a partir de que tamiz entendemos
que comienza la fraccin fina: Hay quien usa 1.99 pues considera 2 mm como fraccin
gruesa, hay quien usa 2 mm como inicio de fraccin fina, otros usan 5 mm, e incluso
podemos usar 0 mm, lo que ser interpretado como que no usaremos fraccin fina en
absoluto.
En caso de usar fraccin fina, deberemos tambin rellenar los datos de humedad
higroscpica, que si bien no se suelen imprimir en el acta, intervienen en la conversin de
gramos retenidos en fraccin fina a gramos retenidos en muestra total.
El inicio de fraccin fina suele ponerse como valor inicial en la propia ficha del catlogo.
Si deseamos que la tabla de % retenidos incluya un ttulo, tambin lo definiremos aqu.
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Tampoco es obligatorio que la serie de tamices del huso coincida con la utilizada, el
ensayo ya se preocupar de todo eso al generar el acta.
Podemos elegir que la tabla de gramos retenidos se imprima en horizontal, en cuyo caso
la tabla se imprimir antes de la grfica granulomtrica, o bien que se imprima en vertical,
en cuyo caso la grfica se imprime un poco ms estrecha para que ambas quepan en el
ancho de la pgina.
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Si la granulometra es de suelo e incluye los lmites, tambin podemos hacer que incluya
la clasificacin U.S.C.S. (en un futuro se aadirn mas tipos de clasificacin).
Como vemos en la imagen, basta pulsar un botn para que el suelo se clasifique. En el
recuadro inferior se nos muestran todas las comprobaciones hechas para clasificar el
suelo, de forma que podamos comprobarlas.
La clasificacin se muestra como texto, y es totalmente modificable por el usuario.
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A nivel tcnico, decir que el lenguaje de las calculadoras es una variante simplificada del
lenguaje Pascal, con algunas peculiaridades: No se necesita declarar las variables, y
lleva incorporado un conjunto extra de instrucciones dedicadas a dibujar y manipular
objetos grficos.
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Antes de entrar a "definir" la estructura y sintaxis del listado de una calculadora, mejor
veamos un ejemplo sencillo:
1.- Abra el Visor de actas.
2.- Cree una calculadora usando la herramienta de dibujo con forma de calculadora y
pinchando en cualquier parte (la calculadora se ir sola a la esquina superior izquierda
del documento).
3.- Ahora, con la flecha, la seleccionamos y con el botn derecho accedemos a sus
propiedades: vemos dos pestaas, una para definir las variables que pueden ser "vistas"
desde fuera, en el resto del documento (ya se explicar como ms adelante), y otra
titulada "Listado", donde podemos escribir lo que queremos que haga.
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La primera crea un objeto tipo lnea y nos devuelve una variable que la representa, que
necesitaremos ms adelante si queremos hacer referencia a este objeto:
linea:= Dibuja(Calc,'LINEA','(0,0)(1,1)','','');
El primer parmetro, Calc, es obligado, y sirve internamente para que el documento
reconozca qu calculadora es la que esta intentando dibujar esa lnea. Deber ponerlo tal
cual siempre.
A continuacin, le hemos dicho que tipo de primitiva deseamos dibujar, en este caso
LINEA, pero poda haber sido una curva SPLINE, un POLIGONO, etc.
El siguiente parmetro indica la lista de puntos que conforman el objeto, con coordenadas
en centmetros. Notar aqu que esos puntos no podemos saber donde sern dibujados
finalmente en el acta, ya que es el propio documento el encargado de encajar los dibujos
dentro del acta.
Hay que tener en cuenta que, en el visor, el eje Y est invertido respecto a la posicin
clsica: el 0 del eje Y esta arriba, y no abajo como es normal, y "crece" hacia abajo, del
mismo modo que la lnea primera de un texto esta arriba, y no debajo de la pgina.
Los dos ltimos parmetros deben pasarse vacos en el caso de las lneas, ya que estn
reservados para ser usados en primitivas ms complejas que necesitan de algn
parmetro adicional, como el texto que queremos escribir, o el nombre de un fichero BMP
si queremos "pegar" una foto.
El resultado de la ejecucin de esta lnea (puede comprobando pulsando el OK), es que
una raya se dibuja, en color negro y grosor 1, y adems, la variable "lnea" nos queda
rellena con la referencia a esa "raya", de forma que ahora la podemos usar para cambiar
el color negro original de la lnea a un rojo puro con esta nueva lnea de cdigo:
ModColor(Calc,Linea,255,0,0);
De nuevo pasamos Calc, y adems Linea, es decir, nos referimos a la lnea "Linea"
recin creada por la calculadora "Calc", y queremos cambiarle el color al (255,0,0), en
formato RGB, es decir, tope de rojo (255), nada de verde (0) y nada de azul (0). (RGB
significa Red, Green, Blue, es decir, Rojo, Verde, Azul).
Como habamos avisado, tambin queremos que el grosor lo tome del valor de B:
ModGrosor(Calc,Linea,B);
Parece que esta lnea se explica por si sola.
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son estndar de Pascal, otras han sido aadidas por HCSoft para mayor comodidad de
uso.
Las funciones se indican de la siguiente forma:
Nombre de la funcin ( parmetros que se le pasan ) = tipo de resultado.
Pudiendo ser los datos de los siguientes tipos:
Entero
Real
Nmero
Texto
Lgico
Fecha
Vaci
Valor absoluto.
Redondear al entero ms cercano.
Truncar (eliminar los decimales).
Pasar a entero redondeando a la baja.
Redondea real1 a entero2 decimales.
Redondea real1 a mltiplos de real2.
Parte fraccional del nmero (los decimales).
Exponencial de un nmero (e elevado a ese
nmero).
Logartmo neperiano (en base e).
Potencia: real1 elevado a real2.
Logartmo en base real1 de real2.
El cuadrado del nmero.
La raiz cuadrada del nmero.
Mnimo de entre los dos nmeros.
Mximo de entre los dos nmeros.
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FECHAS
Now = fecha
Time = fecha
EncodeDate( entero, entero, entero ) =
fecha
EncodeTime( entero, entero, entero,
entero ) = fecha
IncMonth( fecha, entero ) = fecha
IsLeapYear( entero ) = lgico
FormatDateTime( texto, fecha ) = texto
StrToDate(texto) = fecha
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FloatToStrf( real, texto, entero, entero Convierte un texto a real usando el formato,
) = texto
precisin y nmero de dgitos indicado.
IntToHex( entero1, entero2 ) = texto
Convierte entero1 a hexadecimal usando
entero2 dgitos.
UpperCase( texto ) = texto
Convierte un texto a maysculas.
LowerCase( texto ) = texto
Convierte un texto a minsculas.
AnsiUpperCase( texto ) = texto
Convierte un texto con caracteres especiales a
maysculas.
AnsiLowerCase( texto ) = texto
Convierte un texto con caracteres especiales a
minsculas.
CompareStr( texto, texto ) = entero
Compara dos textos teniendo en cuenta las
maysculas. Devuelve cero si son iguales,
negativo si el primer texto es alfabticamente
anterior al otro, y positivo en otro caso.
AnsiCompareStr( texto, texto ) = Compara dos textos con caracteres especiales.
entero
CompareText( texto, texto ) = entero
Igual que CompareStr pero sin diferenciar entre
maysculas y minsculas.
AnsiCompareText( texto, texto ) = Igual que AnsiCompareStr pero sin diferenciar
entero
entre maysculas y minsculas.
Trim( texto ) = texto
Elimina especios en el principio y final del texto.
StrToFloat( texto ) = real
Pasa un texto como 5.02E-3 o 12.5 a nmero.
Trim( texto ) = texto
Elimina espacios al principio y al final del texto.
EurosALetras( real ) = texto
Convierte una cantidad de euros a texto tal como
lo pronunciaramos.
NUMEROS ALEATORIOS
Random( integer ) = real Nmero aleatorio de 0 a N (N es el parmetro).
RandG( real1, real2 ) = Nos d un nmero aleatorio con distribucin Gaussiana, de
real
media real1 y desviacin tpica real2.
Randomize
Inicializa el sistema de nmeros aleatorios para evitar que
repita siempre la misma serie de nmeros.
RandSeed( entero )
Indica la semilla para la obtencin de nmeros aleatorios.
OneWay( texto ) = texto
Dado un texto largo, nos construye un texto corto a modo de
firma digital. Es lo que se llama una funcin hash.
ACCESO A FICHEROS DE TEXTO
HayFichero(Fic) = logico Comprueba que el fichero indicado existe.
LeeFichero(Fic, 0) = texto Nmero de lneas en el fichero Fic. Lo da como texto, as
que necesitariamos usar StrToInt(Texto) para poder usarlo
como nmero.
LeeFichero(Fic, entero) = Lee del fichero Fic la lnea indicada en el segundo
texto
parmetro.
LeeFicInicio(Fic, texto) = Lee del fichero Fic la primera lnea que encuentre que
texto
empieza por el texto indicado en el segundo parmetro.
GrabaFichero(Fic, Texto) Graba el texto en el fichero inmdicado, vaciandolo antes o
creandolo si no exista. Devuelve true si tiene xito y false si
no pudo grabar.
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INTERPOLACION DE VALORES
Regresion(Texto, X Construye la recta de regresin que ms se aproxima a la lista
Y, real) = real
de puntos pasada en el parmetro 1 en el formato (12, 34)
(12.45, 3.5) etc, luego crea un punto de la recta, rellena una
de las coordenadas (la X o la Y segn se indique en el
segundo parmetro) del tercer parmetro, y nos devuelve la
otra coordenada.
Parabola(Texto, X Y, Lo mismo pero usando la parbola que mejor se ajusta por
real) = real
mnimos cuadrados- a los puntos en lugar de una recta
SplineX2Y(Puntos, Tipo, Puntos es un texto con los puntos del spline en la forma
X)
(12.3, 2.3)(13, 4.1)(13.5, 5.2), Tipo es un entero que indica el
tipo de spline a usar (0 es el normal), con esta informacin, se
crea una curva spline que interpola los puntos dados. El tercer
parametro es un valor de X del cual necesitamos averiguar su
valor Y. Por ejemplo, para calcular el coeficiente de esbeltez
de una probeta de hormigon proyectado si conocemos su
esbeltez E=(Altura/Diametro) de la probeta seria:
C:= SplineX2Y('(1, 0.87) (1.1, 0.90) (1.25, 0.94) (1.5, 0.96)
(1.75, 0.98)(2, 1)', 0, E);
SplineY2X(Puntos, Tipo, Analogo al anterior, pero esta vez conocemos la Y de un
Y)
punto y necesitamos su X. La X buscada puede tener varias
soluciones, en ese caso, nos dara la menor X cuya Y es la
indicada.
SplineMaxY(Puntos,
Muchas veces, una vez tenemos la curva, slo queremos su
Tipo)
maxima Y, por ejemplo, en el proctor. Esta funcion es similar a
las anteriores, pero nos da la maxima Y. Una vez la
conocemos, podemos averiguar su X facilmente para poder
dibujar el punto exacto, como en el proctor:
Y:= SplineX2Y('(1, 0.87) (1.1, 0.90) (1.25, 0.94) (1.5, 0.96)
(1.75, 0.98)(2, 1)', 0);
X:= SplineY2X('(1, 0.87) (1.1, 0.90) (1.25, 0.94) (1.5, 0.96)
(1.75, 0.98)(2, 1)', 0, Y);
Dibujando interpolaciones
Adems de tener funciones para obtener un valor interpolado, tambin podemos dibujar
las rectas y parbolas de regresin en nuestros documentos y luego sacar de ellas los
valores interpolados usando esta sintaxis:
Recta:= Dibuja(Calc, 'RECTA','(2,3)(4,5)(5,4)','')
y:= RegresionX(Recta, x);
x:= RegresionY(Recta, y);
Si quiere usar un ajuste por curvas (o interpolacin) a unos puntos en sus
clculos, consulte en el ejemplo 2 (pgina 498) la explicacin de cmo usar los
objetos tipo curva spline para este fn.
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7.3.5.- Ms ejemplos
Ya tiene los conocimientos necesarios para empezar a probar los ejemplos que
encontrar en Internet o en el CD-ROM de la aplicacin, en la carpeta
EJEMPLOS/CALCULADORAS. Estos ejemplos estn ampliamente comentados y forman
un curso completo de programacin de calculadoras. tambin puede encontrar muchos
ejemplos en los ensayos de ejemplo incluidos, en particular en los ensayos proctor,
penetrmetro o la placa de carga.
A continuacin incluimos los ejemplos ms representativos de la serie.
Ejemplo 1: Conceptos bsicos
En este ejemplo aprender lo bsico del lenguaje: Comentarios, lneas de cdigo,
variables y estructuras de control.
{Antes de comenzar: Esto es un comentario por estar entre llaves, as que
ser pasado por alto por la calculadora, slo se inserta para que el
lector del cdigo entienda lo que se pretende hacer sin necesidad de ser
un gran detective}
//Esto tambin es un comentario de una lnea.
{Vamos a lo serio: Las calculadoras integran un lenguaje tipo Pascal,
donde cada lnea de cdigo puede ocupar varias lneas libremente pero debe
acabar en punto y coma.}
{Empecemos pues comentando como se utilizan las variables: Lo ms
llamativo es que no necesitan ser declaradas antes de ser utilizadas.
Fjese en la terminacin de las lneas}
A:= 1.0;
B:= 2;
Texto:= Hola a todos;
{Lo importante aqu es sealar que esta primera aparicin de las variables
determina el TIPO DE DATO que contendr en el resto del cdigo: A es un
nmero FLOAT, es decir, admite decimales, pero B es un nmero entero
(INTEGER) sin decimales ya que no se indic ninguno al crearlo (si a
continuacin ponemos B:= 12.3; se producir un error). Finalmente Texto es
una variable tipo STRING}
{Como ocurre en todas las versiones de Pascal, podemos convertir una
variable de un tipo a otro: Convirtamos el 1.0 en texto:}
Texto:= FloatToStr(A);
{Si queremos que se muestre al usuario un aviso a mitad de ejecutar una
calculadora, deberemos usar la sentencia debug como se muestra a
continuacin (no es una sentencia de Pascal)}
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500
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grosor
es lo
hasta
puede
ModGrosor(Calc,Obj,10);
PasaPag(Calc,'LINEA'); //Despachada la lnea!
{POLILINEA: Usa todos los puntos para crear lneas.}
Obj:= Dibuja(Calc,'POLILINEA','(0,0)(1,1)(1,0)','','');
PasaPag(Calc,'POLILINEA');
{POLIGONO: Parecido a una polilnea, pero tambin une el punto inicial con
el final y admite ser luego rellenado de un color a elegir, aunque tras
crearlo, siempre es "transparente".}
Obj:= Dibuja(Calc,'POLIGONO','(10,0)(10,1)(12,2)','','');
{Aprovechamos que es el primer objeto "rellenable" de color para mostrar
como se hace esto. Si intentamos rellenar de color un objeto que no puede
ser rellenado, simplemente no pasar nada:}
ModInterior(Calc, Obj,255,255,200); //Amarillo claro.
PasaPag(Calc,'POLIGONO');
{RECTANGULO: Slo necesita dos puntos, de esquinas opuestas. Como el
polgono, puede definirse un color de relleno o dejarse transparente.
Vamos a cambiarle todo lo cambiable}
Obj:= Dibuja(Calc,'RECTANGULO','(0,0)(2,1)','','');
ModColor(Calc,Obj,255,0,0); //Rojo
ModGrosor(Calc,Obj,10); //Lnea "gorda"
ModInterior(Calc,Obj,255,255,200); //Amarillo claro.
{TEXTO: Dibuja una lnea de texto a partir de un nico "punto de
insercin". Los parmetros adicionales se usan para indicar el texto a
dibujar mas la alineacin del texto, es decir, donde queda el punto
respecto del texto ('0'= Izquierda, '1'= Centrado y '2'= derecha)}
{NOTA: Como no hemos puesto PasaPag(), se dibujara junto al RECTANGULO,
ponemos Y negativa para que este "encima" del punto (0,0) del rectngulo.}
Obj:= Dibuja(Calc,'TEXTO','(1,-0.1)','!Hola mundo!','1');
ModColor(Calc,Obj,0,0,255); //Letras en azul
{Primer objeto que admite cambios en el tipo y tamao de letra, veamos
como se consigue esto: Podemos elegir el nombre de cualquier tipo de letra
de Windows, pero si la mquina no tiene esa letra, elegir la mas
parecida. El 50 indica que queremos un tamao de letra de 5.0 milmetros
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Obj:= Dibuja(Calc,'IMAGEN','(0,0)(2,2)','C:\Windows\Aros.bmp','');
PasaPag(Calc,'IMAGEN AROS.BMP');
{PARABOLA: Este tipo de objeto no tiene mucha utilidad "suelto", fue
creado para "vivir" dentro de una grafica, pero es perfectamente dibujable
como cualquier otro, as que vamos a ello, ya tendremos tiempo de
encontrarle utilidad. Este objeto, tericamente, no tiene lmite: Una
parbola extiende sus ramas indefinidamente. Pero lo que un mortal suele
querer es dibujar un trozo "interesante" de la parbola, por eso, en la
lista de puntos que le enviamos, los dos primeros son usados para marcar
las esquinas de la zona que queremos dibujar, y el resto definen los
puntos de control, es decir, aquellos a los que la parbola debe ajustarse
lo mas posible (por mnimos cuadrados). Tener en cuenta que tanto las
esquinas como los puntos estn en centmetros, si los puntos de la
parbola estuvieran en otras unidades, se debera hacer el cambio de
escala "a mano"... por eso resulta tan til usar la grafica! Todo ese
trabajo nos lo ahorra.}
Obj:= Dibuja(Calc,'PARABOLA','(0,0)(5,5)(1,1)(3,1)(2,0.5)','','');
ModGrosor(Calc,Obj,15); //Bien gruesa, que se vea!
ModColor(Calc,Obj,0,255,0); //No tenamos nada verde.
PasaPag(Calc,'PARABOLA');
{SPLINE: Las curvas "spline", del ingles "espina", simulan las tpicas
reglas de goma flexible para dibujar curvas, de manera que nos son muy
tiles para, a partir de uno puntos, generar una curva suave basada en
ellos... pero esta definicin es realmente muy baga, sobre todo teniendo
en cuenta que, matemticamente, no define nada en absoluto! Por eso es
necesario elegir entre algunas de las posibles curvas que se pueden
dibujar a partir de unos puntos. En el caso del visor, cuatro son los
tipos de "spline" implementados, que se han numerado del 0 al 3:
-El SPLINE "0" es el mas usado, y de hecho, si creamos un "SPLINE" sin
indicar numero, es el que se usar. Es una curva que, pasando por "encima"
de los puntos, cumple una serie de propiedades, como derivadas primera y
segunda continuas, derivada segunda nula en los extremos, etc., que se
resumen diciendo que "se comporta como podra esperarse".
-El SPLINE "1" no pasa por los puntos, en su lugar es "atrado" por ellos
como si fueran imanes. Es la frmula "clsica" de un spline (creada por
Hermite), pero a efectos prcticos, es menos til que la "0".
-El SPLINE "2" tampoco pasa por los puntos, pero la diferencia es que,
realmente, no usa frmulacin de esplines, si no una especialmente
diseada por nosotros que consigue que la curva resultante este formada
por trozos de elipses. Gracias a esta propiedad, uno de estos esplines "2"
pasando por cuatro puntos en las esquinas de un cuadrado, dan como
resultado: Un circulo perfecto! Pero que, a diferencia de los crculos
"reales", puede ser estirado y deformado con slo desplazar los puntos.
As es por dentro un circulo en el Visor. Probar a "mover" una de las
esquinas de un circulo y veris lo que os digo.
-El SPLINE 3 no es realmente un spline, es un polinomio que pasa por los
puntos indicados. La utilidad de este tipo de splines reside en poder
usarse para ajustes de curvas (PROCTOR, por ejemplo).}
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Ejemplo 3: Tablas
El uso de tablas simplifica enormemente el dibujo de los resultados de un ensayo, le
interesa dominar este apartado ya que el 90% de los ensayos que realice llevarn tablas
en el acta, aunque la mayora de veces le servir perfectamente la tabla que genera
automticamente los ensayos tipo TABLAS, que por algo se llaman as.
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"poblado"
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Tabla,
Tabla,
Tabla,
Tabla,
1,1,1,2,'A',
1,3,1,1,'B',
1,4,2,1,'C',
2,1,1,2,'D',
1,
1,
1,
1,
Color1,
Color1,
Color1,
Color1,
Color2);
Color2);
Color2);
Color2);
{Si queremos que alguna de estas celdas tengan otro tipo de letra, tamao
de letra o esten en negrita, usaremos ModCelda, funcion muy similar a la
existente para textos, ModLetra. Si el tipo de letra comienza por [N] como
en este ejemplo, se usara letra en negrita}
Celda:= PonCelda(Calc, Tabla, 2,3,1,1,'E', 1, Color1, Color2);
ModCelda(Calc, Tabla, Celda, [N]Arial,50);
PasaPag(Calc,'TABLA1');
{Esta lnea separa en dos grupos la tabla1 dibujada antes de la que vamos
a dibujar ahora, para que en el acta aparezcan como objetos separados}
{Bueno, ahora otra tabla algo mas lucida, pero esta vez no pongo
explicaciones... ya deberas entender todo!}
Tabla:= Dibuja(Calc,'TABLA','(0,0)(0,18)(3,0)','4','13');
Fondo:= ColorRGB(150,150,150); //Gris oscuro
Letra:= ColorRGB(255,255,255); //Blanco
PonCelda(Calc, Tabla, 1,1,1,13,'Resultados ejercicio 1999
(pesetas)',1,Letra, Fondo);
Fondo:= ColorRGB(200,200,200); //Gris claro
Letra:= ColorRGB(0,0,0); //Negro
PonCelda(Calc, Tabla, 2,1,1,1,'ZONA',1,Letra, fondo);
Fondo:= ColorRGB(200,200,255); //Azul claro
Letra:= ColorRGB(0,0,0); //Negro
PonCelda(Calc, Tabla, 3,1,1,1,'A',1,Letra, fondo);
PonCelda(Calc, Tabla, 4,1,1,1,'B',1,Letra, fondo);
//Rotulo los meses...
Fondo:= ColorRGB(255,255,200); //Amarillo claro
Letra:= ColorRGB(100,0,0); //Rojo oscuro
PonCelda(Calc, Tabla, 2, 2,1,1,'enero',1,Letra, fondo);
PonCelda(Calc, Tabla, 2, 3,1,1,'febrero',1,Letra, fondo);
PonCelda(Calc, Tabla, 2, 4,1,1,'marzo',1,Letra, fondo);
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Ejemplo 4: Grficas
Finalmente, este ejemplo le ensea a dibujar grficas, algo muy comn en las actas de
ensayo y que, como ver no implica ninguna dificultad. Lo ms destacable de las grficas
es que las escalas se fijan automticamente (aunque podemos elegir si queremos cada
cuantas unidades queremos las marcas en la escala), liberando al diseador de los
ensayos del engorro de tener que calcular los valores mximos y mnimos en los ejes X e
Y.
Puede consultar un ejemplo muy ilustrativo en la pgina 449.
{Este ejemplo muestra como crear una grafica "normal" 2D. Estas "graficas"
pueden contener "funciones", es decir, la grafica hace el papel de marco,
con las escalas, los ttulos, etc, mientras que cualquier lnea, curva o
dems que queramos que aparezca dentro de ese marco, es llamada "funcin"
de la "grafica".}
{Lo interesante de el sistema de graficas del Visor es que las funciones
que dibujamos dentro de la grafica usan su propio sistema de coordenadas
"clsico", es decir, el eje Y comienza abajo y crece para arriba, y puede
estar medido en cualquier escala, ya que la grafica se ocupara de encajar
las funciones dentro del recuadro de papel asignado. Por ejemplo, si
usamos funciones con valores X del orden de miles de millones, la grafica
cambiara su escala para que quepan perfectamente, la escala X se marcara
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