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Como Crear Una Agenda - Laboral
Como Crear Una Agenda - Laboral
Como Crear Una Agenda - Laboral
NDICE DE CONTENIDOS
1. Bho o alondra: Qu tipo de trabajador eres?
2. Agenda laboral: El tiempo ms ptimo para trabajar.
3. El da ms productivo de la semana en nuestra
agenda laboral.
4. Cunto tiempo perdemos cada da sin darnos
cuenta?
5. Factores que nos hacen perder el tiempo.
6. Organiza bien tu agenda laboral: Eustrs y Distrs.
7. Cmo completar todos tus objetivos (Primera parte)
8. Cmo completar todos tus objetivos (Segunda
parte)
9. Cambia de hbitos y cumple los objetivos de tu
agenda laboral.
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2. Bhos o vespertinos: Las maanas son terrorficas, les cuesta despertar, son
muy callados a primera hora, tardan tiempo en activarse, y es a medida que
avanza el da cuando llegan a su mejor momento, los mismos estudios que
mencionaba arriba, hablan que hacia las 18:00 de la tarde comienza su pico de
actividad. Al igual que las alondras, alrededor del 20% de la gente est
considerada bho.
3. Intermedios (Colibrs): A este grupo pertenece la mayor parte de la poblacin,
alrededor del 60% de la gente son intermedios, es decir que no se encuentran
ni en un extremo ni en el otro.
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Ahora que ya sabes que tipos de trabajadores existen segn sus biorritmos Qu
clase de trabajador eres?
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Cuntas veces has odo decir a alguien a las 09:00 en una reunin que a esas horas
an le cuesta arrancar, mientras ves a otros que estn al 120%. Mantener estas
dinmicas es ir siempre cojeando. Estn las empresas preparadas para permitir a la
gente ser ms productiva?
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Crear una agenda laboral ms flexible proporcionara beneficios, tanto para los
trabajadores y su salud como para las empresas a travs de la productividad. El
impacto de estas mejoras puede ser an ms amplio. Sabemos que el sueo tiene
implicaciones importantes no solo para la salud fsica, sino tambin para el estado
de nimo, el estrs o las relaciones sociales, as que mejorar el sueo, muy
probablemente, tendr otros efectos secundarios positivos. Pero el problema
principal aqu es saber cmo identificar nuestro mapa de productividad o, es ms,
cmo identificar el mapa de productividad de nuestro equipo de trabajo.
Por ejemplo, en la situacin de que hay que realizar una reunin con temas a tratar
bastante complejos y estratgicos, donde hay que tomar decisiones importantes y
requiera cierta creatividad. Cuando hemos de movernos en un entorno donde hay
todo tipo de perfiles, mejor buscar una franja intermedia donde la alondra y el bho
se encuentren pero aunque podran aplicar la proporcin de 20% de alondras, 20% de
bhos y 60% de colibrs para intentar determinar los momentos virtuosos de su
equipo siempre estaramos hablando de un mtodo aproximativo. El problema al que
se enfrentan los managers es que no disponen de datos objetivos sobre el
desempeo de sus equipos y de este tipo de decisiones, como otras muchas, se
toman de forma totalmente subjetiva.
Como podemos pretender, entonces, que las organizaciones permitan a las personas
ser productivas respetando sus biorritmos si somos incapaces de identificar el mapa
de productividad de nuestro equipo.
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Ahora bien, cuando nos pusimos a estudiar la productividad, los datos fueron
sorprendentes. Primero se definen un listado de aplicaciones o actividades
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directamente relacionadas con las funciones del puesto de trabajo y se mide cunto
tiempo se invierte en estas tareas. Vimos que a esta no superaba 6h34min. Es decir
que de las 7h12min dedicamos 6h34min a actividades productivas directamente
relacionadas con nuestro trabajo, casi 3h de diferencia con el tiempo en que estamos
fsicamente presentes en la oficina. Mientras que los 38 minutos restantes los
dedicamos a actividades que no tienen que ver nada con el trabajo, es decir,
actividades personales.
Entonces, si realmente la productividad est en torno a la 6h30min del total de
9h20min que trabajamos, de nuevo podramos pensar que no debera ser tan difcil
instaurar un horario un poco ms flexible y adaptado al cronotipo de cada uno.
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3. El da ms productivo de la semana en
nuestra agenda laboral.
Qu da de nuestra agenda laboral es el ms productivo? Y qu da es el ms
eficiente?
En un estudio reciente que hemos llevado a cabo, comparamos los das de la semana
para averiguar cul era el da ms productivo. Si miramos la suma de horas de
productividad el da ms productivo sera en martes pero si lo comparamos con
actividad resulta ser el viernes. Los viernes donde observamos que se suele trabajar
menos horas, le gente es ms productiva (eficiente). Son varios los factores que
hacen que este da sea el ms productivo. Cuando finaliza la semana, tendemos a
hacer el repaso de todo lo que tenemos pendientes y la mayora necesitamos irnos
de fin de semana con la sensacin de haber dejado las cosas en orden.
Curiosamente, pese a ser el da de la semana en que menos horas se trabaja, resulta
mucho ms efectivo. Tenemos la ley de Murphy, la cual habla sobre la gestin del
tiempo.
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Ley de Murphy
Lo que viene a decir bsicamente esta ley es que la percepcin que tenemos del
tiempo, es totalmente flexible. Cuanto ms tiempo tenemos para ejecutar algo, ms
dilatamos la ejecucin en el tiempo y por contrapartida, cuanto menos tiempo, ms
rpidamente la ejecutamos. Nos adaptamos al tiempo del que disponemos. Eso hace
que pesar de tener menos horas efectivas el viernes, hace que la ejecucin sea ms
focalizada, concentrada y enfocada a finalizar.
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sobre reuniones muestran que las reuniones imprevistas, las que no se han
preparado correctamente no suelen ser muy productivas por lo que habra que evitar
a toda costa tenerlas los das o durante las horas de mayor productividad, e incluso
lo razonable sera intentar eliminar el tiempo de reuniones no programadas, para as
optimizar el tiempo del que disponemos.
Segn nuestro estudio, la hora con mayor productividad es la comprendida entre las
12h y la 13h. Un momento virtuoso de la semana (probablemente el momento en que
se encuentren los bhos y las alondras) podra ser el viernes por la maana entre 12h
y 13h y, los responsables de equipos deberan reservar estas franjas horario para
tratar temas importantes con las personas de sus equipos.
A nivel individual se trata de optimizar nuestra gestin del tiempo. Si tenemos una
herramienta que nos muestra qu da somos ms productivo y sabemos en qu
momento del da nuestras capacidades cognitivas son ms altas debemos organizar
nuestra lista de tareas en funcin de estos datos y reservarnos estos espacios para
realizar aquellas actividades que requieren ms concentracin o que son ms
difciles. Evitar realizar en estos momentos virtuosos a tareas ms mecnicas como
por ejemplo, consultar o responder los emails en aquellas franjas horarias de alta
productividad.
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Generalmente, deberamos hacer un esfuerzo para intentar reducir el uso del correo
electrnico ya que es uno de los mayores ladrones de tiempo. Nuestro estudio
muestra que pasamos aproximadamente el 17% de nuestro tiempo leyendo o
contestando emails. Lo razonable sera que le dedicsemos el tiempo que le
dedicamos fuera de las franjas de productividad.
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Se pierde mucho tiempo mirando simplemente un email, entre que vemos que hemos
recibido un email, vamos a nuestro correo electrnico, buscamos el email, lo abrimos
y lo respondemos o no ya hemos perdido bastante rato, sin sumarle que ahora
habremos de volver a reanudar la marcha de la actividad que estbamos realizando
antes de la interrupcin.
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Piensa que, al da, perdemos una hora debido a las interrupciones. Medimos el
tiempo de pausas inferiores a 10 minutos y vimos que representaba ms de media
hora de nuestra jornada. Aunque nuestras pausas duran en total unos 33 minutos,
cada vez que dejamos lo que estbamos haciendo, nuestro cerebro tarda unos 2
minutos en volver a su nivel de concentracin mxima, por lo cual el tiempo que
perdemos directamente en las pausas, ms el tiempo que perdemos intentando
volver a las actividades resulta ser un total de una hora al da.
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estrs y que dan lugar a que cualquier planificacin que queramos llevar a cabo,
simplemente fracase. Si no s de qu padezco, cmo voy a poder ponerle solucin?
Pues indaguemos.
O por otro lado, Te sirves quiz de la brjula, en tanto que de manera muy frecuente
reflexionas sobre los principios, valores y compromisos que como profesional tienes
y que dentro del mbito donde desarrollas tu profesin, se espera que pongas de
manifiesto y que logres? La brjula nos sirve para orientar nuestro compromiso y
para ubicar nuestros objetivos.
En una etapa inicial de cualquier reto nuevo, solemos empezar por usar la brjula,
pensamos en aquello que es importante para nosotros y para la organizacin.
Solemos lograr visualizar el resultado que queremos obtener a medio / largo plazo.
A travs de esta reflexin, nos ponemos en marcha, empezamos a trabajar. Y desde
ese momento, solemos regirnos por el Reloj para organizarnos cada da.
Los das pasan volando, y todo va bien hasta que un da nos paramos, miramos a
nuestro alrededor y vemos que algo ha pasado durante el camino, de lo que no nos
hemos dado cuenta y que ha dado lugar a que el caos reine en nuestra vida.
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3. Colisin de intereses: Puede que lo que tengas que hacer no est alineado en
absoluto con tus intereses, deseos, objetivos o escala de valores y por ello no
le ests haciendo frente: Sientes un tira y afloja interno: por un lado sabes que
TIENES QUE y por otro lado NO QUIERES. No hay coherencia interna entre lo
que piensas o deseas, y cuando esto sucede, el nivel de estrs es muy elevado
Si para ti desarrollarte profesionalmente es muy importante, y sin embargo te
encuentras en una actividad laboral donde no se produce y la has de mantener
por necesidades econmicas, es posible que tu trabajo no fluya ya que una
vez cubierta las necesidades econmicas, nuestro umbral se eleva y
tendemos a anhelar el desarrollo profesional y ah es cuando se produce la
colisin de intereses interna generadora de distrs.
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Un error que solemos cometer es no crear planes de accin con tiempos de logro
definidos, es decir, no pensar en todas las acciones que tengo que hacer para
alcanzar mi objetivo.
Muchas veces no nos preparamos para posibles imprevistos. Tenemos tanto que
hacer en tan poco tiempo, que cualquier imprevisto nos descoloca por completo y
hace que tengamos que dejar de hacer lo que habamos pensado para ese da. Esto
puede tener un efecto tsunami en la planificacin de toda la semana: El no contar
con ellos, nos genera sensacin de estrs por no saber qu hacer con el resto de
tareas. Por eso hay que intentar dejar un hueco en nuestra agenda laboral para
posibles imprevistos.
-Tratar de abarcarlo todo a la vez: ya lo dice el refrn quien mucho abarca pues poco
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aprieta y es as. Si queremos abarcarlo todo, iremos saltando de una tarea a otra y al
final esto conlleva prdida de concentracin y reduccin del tiempo que hemos
podido ser productivos de haber estado focalizados en las tareas realmente
importantes. La multitarea no es productiva, es simplemente una necesidad con la
que a veces nos toca enfrentarnos, pero nada ms, trata de huir de ella.
-Uso excesivo de la expresin no tengo tiempo: tanto lo usamos que de verdad nos
lo creemos y lo aplicamos ya a casi cualquier situacin. Claro que tienes tiempo,
todos tenemos 24 horas, la cuestin es si tienes inters. El inters es un motivador
muy alto para encontrar el tiempo para lo que sea cuando sea. As que la prxima vez
que te veas tentado en decir no tengo tiempo prate, s honesto contigo mismo y di
para tus adentros no tengo inters en y sobre esa reflexin, vendr la
priorizacin sola ya que si la respuesta apunta a que no tienes inters sobre algo que
se supone es vital para tu trabajo, en ese momento podrs cambiar tus prioridades y
empezar a atender lo importante en lugar de lo urgente. Si apagas el piloto
automtico, te resultar mucho ms fcil ver de qu deberas estar ocupndote.
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Vamos a explicar algunas leyes sobre gestin del tiempo las cuales resultan muy
tiles cuando tengas que planificarte:
-Ley de Parkinson: Toda tarea se dilata indefinidamente, hasta ocupar todo el tiempo
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6. Organiza
bien
tu
agenda
laboral:
Eustrs y Distrs.
El eustrs y el distrs son dos conceptos diferentes que pueden alterar nuestra
productividad, y por lo tanto, nuestra gestin de la agenda laboral.
Es una lnea fina la que separa una situacin de otra, y est exclusivamente en
nuestra mano, estar en un lado o en otro. No se trata de dejar de hacer cosas o
negarnos aceptar encargos, se trata de aprender a gestionarlos y ubicarlos.
Los ladrones de tiempo que nos encontramos durante la jornada laboral pueden ser
de diferentes tipos:
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Algunos son de carcter externos, es decir, que vienen de fuera a alterar mi ritmo de
trabajo y otros son de carcter interno, es decir, que soy yo mismo quien lo estoy
generando con mi propia actitud.
Sea lo que sea que ests intentando proteger, te est haciendo perder tiempo
productivo, por eso es importante que cuando vayamos a gestionar nuestra agenda
laboral, antes de echarle la culpa a alguien, nos miremos al espejo y veamos si la
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verdadera razn por la que las cosas no funcionan es nuestra culpa, de esa manera
sabremos con certeza lo que se tiene que cambiar. Hay que recordar que siempre es
ms fcil cambiarse a uno mismo que cambiar a los dems. Adems, nuestro
esfuerzo por intentar mejorar puede llegar a servir de motivador para que otros
empleados empiecen a hacer lo mismo, de esa manera podremos llegar a agilizar los
procesos que antes nos hacan dedicar muchas horas de nuestro tiempo.
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Define tu objetivo
Sin objetivo, no puedo delimitar un plan de actuacin y sin plan de actuacin, no
puedo delimitar el tiempo que voy a invertir y si no delimito el tiempo, soy totalmente
reactivo. Crea un objetivo SMART:
A: Alcanzable: analiza los recursos con los que cuentas (personal, formacin,
presupuesto)
Empieza a Priorizar
Un indicador claro de que estamos dejando de atender lo importante, es cuando no
paramos de tener urgencias.
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Piensa en todas las ocasiones en las que has realizado algo que era muy urgente
para alguien y que despus, hasta al cabo de varios das, la otra persona ni se lo ha
mirado. era realmente urgente? e importante?
Por ello qutate el traje de bombero (deja de apagar fuegos todo el da) y controla si
tienes tendencia pirmana, que es la necesidad de solucionar asuntos para sentirte
imprescindible: pero ojo, no digo que sea un problema. Es un problema desde el
momento en que interfiere en tus objetivos finales y se convierte en tu medio de
relacin.
Se asertivo
El decir NO a los elementos externos, depende EXCLUSIVAMENTE de ti. Por tanto, si
no haces esta reflexin, difcilmente podrs cambiar nada.
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La imagen interna que uno se genera de s mismo: imagen negativa por tener
la sensacin de que se deja avasallar.
La comunicacin con los otros se empieza a ver altera ya que sobre reacciona
a ciertas cosas y el otro, no entiende su actitud.
Al final, uno se acaba aislando del resto sin saber cmo ha llegado hasta ah.
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Replantate tu perfeccionismo
Qu le da valor a lo que haces y qu no?
Todo aquello que no le da valor y le ests dedicando una gran parte de tiempo, es un
problema, y ese problema, es un Ladrn Interno del tiempo.
1. Piensa a quin puedes pedir apoyo y ayuda antes de comenzar. Esta es una de
las grandes dificultades a las que se tendr que enfrentar una persona
perfeccionista.
2. Define qu es lo ms importante del proyecto o trabajo que tienes que llevar a
cabo y qu no es tan importante. Enfcalo pensando en qu es lo que va a
valorar realmente la persona que recibe tu trabajo hasta qu punto va a
valorar el formato? o ese anlisis? (si es otro perfeccionista, date por
perdido.)
3. Mrcate plazos y no seas flexible con ellos hasta que hayas logrado cambiar
de hbitos.
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Deja de procrastinar
En lugar de preocuparte, ocpate. La inversin de tiempo en pensar que hay que
hacer algo y que luego no se hace es muchas veces superior al tiempo que lleva
ejecutarla. Y en el caso de que sea ms tiempo, no compensa por el nivel de angustia
interna que genera saber que algo est siendo desatendido.
Por tener cierto Espritu Rebelde (Hay personas que no cumplen los plazos
porque lo consideran como sumisin simplemente)
Adems de todo eso, hay un estudio que dice que cuando realizamos la tarea que
tenamos planificada, el cerebro libera dopamina, se activa el rea de la recompensa.
Esa sensacin es la que nos hace decir las cosas con esfuerzo se valoran ms.
Pues hay personas que con solo comentar que van a ejecutar algo, su cerebro ya
activa el rea de la recompensa y libera la dopamina, por tanto, desaparece la
motivacin para ir en busca de la sensacin de recompensa pues que ya la han
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tenido. La recomendacin que se hace en estos casos es al contrario que para las
otras personas, no decir en voz alta aquello que se planifique dado que en lugar de
generar un autocompromiso, hace que el compromiso desaparezca.
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Favorece la concentracin
Por si no tuviramos bastante con los clsicos ladrones del tiempo tipo: entradas
constantes de emails y llamadas telefnicas, ahora en nuestra vidas, la irrupcin de
las redes sociales y de herramientas para estar ms interconectados hacen que haya
muchos ms canales. Por ello, resrvate rangos del da donde estar solo disponible
por un canal (o ninguno), y tambin resrvate un rato para consultarlos,
preferiblemente al medioda.
1. Reserva tiempo no solo para los problemas, sino tambin para las
Oportunidades. Utiliza herramientas para ir anotando las oportunidades y
asgnate un da a la semana para revisarlas y trabajarlas todas (ej.: viernes a
primera hora de 08:00 a 09:00)
2. Decide cunto tiempo podrs dedicar a cada tarea, no pienses en cunto va a
llevarte la tarea en s (Parkinson.)
3. Para una tarea corta, siempre se encuentra un minuto. Para una tarea larga,
nunca se encuentra tiempo: desgrana el proceso que has de acometer y
agrupa por conjunto de tareas, de modo que si sufres una interrupcin, hayas
podido terminar una agrupacin que te habas marcado.
4. Busca tu hora tranquila del da para planificarte. Lo ideal es a primera hora de
la maana, pero si no puedes por la razn que sea, no dejes de hacer en algn
otro momento del da.
5. Si quieres tener ms tiempo para algo, primero has de decidir, de dnde te lo
vas a quitar. Decide qu dejars de hacer?
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En base a tu seleccin, escribe una palabra clave para ti por cada seleccin y por
orden de prioridad e importancia. El objetivo es que te ayude a recordar, dnde has
puesto el foco para cada una de las situaciones deseadas anteriores. Esta palabra
puede ser una competencia, un nombre, o incluso un dibujo.
Ahora, para tener xito en cualquier iniciativa de cambio que quieras emprender en
cualquier rea de tu vida, es necesario que elabores un plan de accin detallado.
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Una vez hayas hecho esto y sepas qu y cundo lo vas a hacer, llvalo a nivel de
detalle, es decir, ponle hora del da, y durante una semana, pon al lado, la agenda
laboral real que has ido teniendo. Esto te servir para detectar con total claridad, tus
mayores ladrones del tiempo (dejemos las percepciones y empecemos a medir de
verdad)
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Durante todo este tiempo, has estado en tu zona de confort respecto a la gestin del
tiempo. La zona de confort es el lugar desde donde interacciones con el mundo con
el piloto automtico puesto, te dejar llevar por tus hbitos y rutinas. Ests en tu zona
de confort incluso cuando ests a disgusto con lo que ests viviendo. Nos es ms
cmodo a veces quejarnos que ponernos en movimiento para generar un cambio.
Solo sales de ella cuando decides dar un cambio. Dar el primer, el segundo y el tercer
paso, cuesta mucho trabajo, pero es la nica forma de que las cosas sucedan, nadie
lo puede cambiar por ti, nadie puede hacerse responsable de tus logros ni de tus
fracasos, nadie ms que t mismo, as que, qu ms razones necesitas para
intentarlo? As que, sal de tu zona de confort, ya!
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