Un Pan 030136
Un Pan 030136
Un Pan 030136
Planificación estratégica
2003
Series de Publicaciones RUTA
658.4012
L589p
La planificación estratégica / León, Jorge, Meza, Ronald,
Morales Carmen E. --San José, C.R.: Unidad Regional de
Asistencia Técnica, 2003.
70 p.:il.; 28 cm. --(Series de Publicaciones RUTA: Serie
Organización para la Ejecución de Proyectos. Fascículo 6)
ISBN: 9968-866-19-9
Autores
Colaboraron en la revisión
Control de edición
Diseño y diagramación
Oscar Cuevas
Indice
Indice
Siglas___ ii
Presentación___ 1
Conceptos básicos___ 2
Objetivos y productos___ 4
Requisitos___ 5
i
Principios centrales.__ 6
Participantes y responsabilidades._ 7
Método de trabajo___ 9
Anexo:.... ....29
.
Instrumentos de apoyo a la planificación estratégica.... ....22
..
Siglas
BCIE Banco Centroamericano de Integración Económica
ML Marco Lógico
UP Unidad de Proyecto
Planificación estratégica
Objetivos y
-
productos
El fin de la planificación estratégica es ordenar y relacionar los objetivos,
las orientaciones de estrategia, los principios de diseño básicos para la
implementación, las estructuras organizativas y el papel de cada uno de
los actores en las diferentes etapas de la ejecución; contenidos en los do-
cumentos contractuales y descriptivos del proyecto, considerando el con-
texto, para normar y orientar las acciones de un proyecto a lo largo de los
años de ejecución.
Planificación estratégica
Principios centrales
La planificación estratégica se fundamenta en los siguientes
principios:
Principio Descripción
Participante Responsabilidades
Planificación estratégica
Participante Responsabilidades
Da recomendaciones al proceso de
formulación y ejecución. Da
Institución seguimiento al proceso realizado.
Cooperante Supervisa la ejecución. Participa en
la evaluación de los resultados.
8
la tarea a realizar.
Planificación estratégica
Etapas de la planificación estratégica
10
Etapa 5 Análisis y ajuste del Plan Global de Inversiones
Difusión de la estrategia
Etapa 8
Etapa 1:
Organización del proceso de planificación
estratégica
Productos esperados
Planificación estratégica
Instrumentos
Instrumento 1.
Documentos básicos y de referencia del proyecto. Lista un
conjunto de documentos que deben estar a disposición de todo el
personal de la UP.
Instrumento 2.
Elementos básicos a considear en la elaboración de planes
estratégicos. Consiste de una guía para la elaboración de entre-
vistas o sesiones de trabajo en grupo para el análisis de variables
como la misión, visión, fortalezas y oportunidades del proyecto.
12
Instrumento 3.
Guía para la formulación de términos de referencia (TDR).
Consiste de un conjunto de temas para preparar términos para las
consultorías.
Etapa 2:
Análisis de objetivos
13
Productos esperados
Planificación estratégica
Instrumentos
Instrumento 1.
Documentos básicos y de referencia del proyecto. Lista un
conjunto de documentos que deben estar a disposición de todo el
personal de la UP. Especial importancia debe darse al apéndice de
marco lógico contenido en el Informe de evaluación ex ante (IEEA).
Instrumento 4.
Guía para la preparación de talleres y agendas. Da lineamien-
tos sobre objetivos, metodología, participantes, facilitadores, mate-
riales requeridos para el taller.
Instrumento 5.
14 Guía de trabajo para la construcción del árbol de objetivos.
Brinda orientaciones para el análisis de los objetivos, utilizando la
técnica del árbol de objetivos.
Etapa 3:
Definición de la población objetivo
y otros actores
Actividades a realizar
1. Organización de talleres
Consiste en preparar los talleres para la formulación ó ajuste del marco 15
lógico, involucrando al equipo de proyecto y posiblemente a otros actores.
Se debe diseñar el método de trabajo para cada taller, planteando clara-
mente los objetivos, los productos esperados, los instrumentos a usar y la
agenda del evento. Esta tarea es responsabilidad del encargado (a) de
Planificación y Seguimiento, con la asesoría de un especialista, si así se
definió con anterioridad. Se debe valorar si se requieren uno ó más talleres
(por la complejidad del tema, se recomienda que se realicen al menos 2
talleres, uno para formular ó revisar inicialmente el marco lógico y otro para
concluir su formulación, así se podrá profundizar más y lograr una mayor
reflexión y análisis del tema). Esta actividad se concluye con el instructi-
vo general de los talleres, las agendas de trabajo, las convocatorias y las
guías de trabajo, entre las cuales es fundamental la guía para elaboración
del marco lógico y el instructivo básico para la formulación de la jerarquía
de objetivos, metas, indicadores y medios de verificación, así como la
definición de supuestos y riesgos.
Planificación estratégica
representantes de sectores involucrados en la ejecución del proyecto. Sin
embargo, se recomienda definir claramente su rol, considerando obtener
el mejor provecho de su participación.
Productos esperados
16
Instrumentos
Instrumento 4.
Guía para la preparación de talleres y agendas. Da lineamien-
tos sobre objetivos, metodología, participantes, facilitadores, mate-
riales requeridos para el taller.
Instrumento 6.
Guía de trabajo para la elaboración del marco lógico. Describe
un método para elaborar el marco lógico. Sin embargo el usuario
podrá recurrir a otras modalidades como son la del BID y GTZ.
Actividades a realizar
Planificación estratégica
2. Realización de las sesiones de trabajo para el análisis y ajuste del
Plan Global de Inversiones
En estas deben participar el equipo de gerencia, liderado por el admi-
nistrador (a) y el encargado (a) de planificación y seguimiento. También es
posible considerar la participación de miembros de Comisiones, Comités ó
representantes de sectores involucrados en la ejecución del proyecto,
especialmente en las revisiones anuales durante la implementación.
Productos esperados
Instrumentos
Instrumento 4.
Guía para la preparación de talleres y agendas. Da lineamien-
tos sobre objetivos, metodología, participantes, facilitadores, mate-
riales requeridos para el taller.
Instrumento 7.
Guía de análisis del Plan Global de Inversiones. Describe los
objetivos, contenido y criterios básicos para analizar el Plan Global
de Inversiones.
Esta consulta se realiza con el fin de asegurar que se cuenta con el acuer-
do para uniformar criterio entre dichas organizaciones y el proyecto. Esto
para que el contenido del marco lógico y el Plan Global de Inversiones
sean validados y aceptados como documentos de base para la planifi-
cación y el seguimiento del proyecto.
Productos esperados
Instrumentos
Planificación estratégica
Etapa 7:
Formulación de la estrategia de ejecución
Actividades a realizar
20
1. Preparación de los talleres para formulación de la estrategia de
implementación
Se debe definir quienes participan, diseñar la metodología de trabajo para
cada taller y plantear claramente los objetivos, los productos esperados,
los instrumentos a usar y la agenda del evento. Esta tarea es responsabi-
lidad del encargado (a) de planificación y seguimiento, con la asesoría de
un especialista, si así se definió anteriormente. En la preparación de estos
talleres es necesario que se involucre y consulte a los coordinadores de
componente y al Director (a). Se debe contar con el instructivo general de
los talleres, las agendas de trabajo, las convocatorias y las guías de traba-
jo, entre las cuales es fundamental la guía para elaboración de estrategias
de ejecución.
Instrumentos
Instrumento 4.
Guía para la preparación de talleres y agendas. Da lineamien-
tos sobre objetivos, metodología, participantes, facilitadores, mate-
riales requeridos para el taller.
Instrumento 8.
Elementos a considerar para preparar la estrategia de ejecu-
ción. Detalla qué es una estrategia de ejecución, su propósito,
funciones, y cómo debe ser formulada. 21
Además, se deben utilizar los productos de otras etapas anteriores
como el marco lógico y el Plan Global de Inversiones. También se
debe considerar el Reglamento operativo inicial.
Etapa 8:
Difusión de la estrategia de ejecución
Planificación estratégica
operacionalmente errado, el Director (a) y su equipo técnico deberá
analizar la situación y determinar si esto implica realizar un ajuste a la
estrategia.
22
23
Planificación estratégica
Programa de trabajo para
1. Organización del proceso de Planificación: planificación estratégica
Definir la modalidad de trabajo, la necesidad
Plan de asistencia técnica
de servicios de asistencia técnica especializa-
con sus respectivos términos
da, la necesidad y disponibilidad de recursos de referencia
Árbol de
objetivos,
Preparación de los talleres de análisis de análisis de
2. Análisis objetivos (objetivos, participantes, relaciones de
Realización del taller para el
de objetivos metodología del taller, responsables, guías análisis de objetivos objetivos
de trabajo, agenda)
Población meta
3. Definición de la identificada
población objetivo
24
Plan Global de
Preparación de las sesiones Realización de sesiones de trabajo Inversiones
5. Análisis y ajuste del
de trabajo (participantes, para análisis y ajuste del ajustado
Plan Global de metodología del taller, Plan Global de Inversiones
Inversiones responsables,
guías de trabajo, agenda)
Lineamientos de P&S
Reglamento Operativo
Marco Lógico
8. Difusión de estrategia de ejecución
Planificación estratégica
26
Planificación estratégica
28
Instrumentos de apoyo
a la planificación estratégica 29
Planificación estratégica
Indice del Anexo
Instrumento 1 31
Documentos básicos y de referencia para el proyecto.
Instrumento 2. 32
Elementos básicos a considerar en la elaboración de planes estratégicos.
Instrumento 3. 37
Guía para la formulación de términos de referencia (TDR).
Instrumento 4. 39
30 Guía para la preparación de talleres y agendas.
Instrumento 5. 42
Guía de trabajo para la construcción del árbol de objetivos.
Indice del Anexo
Instrumento 6. 51
Guía de trabajo para la elaboración del marco lógico.
Instrumento 7. 57
Guía de análisis del Plan Global de Inversiones.
Instrumento 8. 61
Elementos a considerar para preparar la estrategia de ejecución.
Planificación estratégica
Instrumento 2
Elementos básicos a considerar en
la elaboración de los planes estratégicos
Un problema es:
Un componente de la realidad que se quiere modificar para avan-
zar en la dirección de desarrollo propuesto.
Es una situación que tiene solución.
Situación que se requiere modificar o cambiar.
Causas y Consecuencias
Se deben analizar las causas y consecuencias de los problemas definidos
y replantearlas si es del caso.
Una causa:
Es la raíz o razón del problema; responde a la pregunta: ¿Porqué
está sucediendo este problema?
Planificación estratégica
Misión
Es la razón de ser del proyecto, su máxima expresión, su fin último.
Responde a:
Quiénes somos ?
Qué bien o servicio ofrecemos?
Qué necesidades satisfacemos?
Qué tipo de población meta tenemos?
Qué caracteriza nuestro quehacer ?
Cuál es el papel y/o servicio que debemos ofrecer?
Qué responsabilidades tenemos?
Para qué lo hacemos?
Para qué población?
Visión
Es la posición futura que se quiere ocupe el proyecto, sin embargo se hace
énfasis en los resultados del proyecto, enfocado básicamente a la sosteni-
bilidad de sus acciones y de sus clientes.
Responde a:
Cómo quiero que sean los clientes del proyecto en 5
años plazo?
Cómo quiero que se diferencien ?
Qué impacto quiero causar en ellos ?
Cuál será el quehacer sustantivo del proyecto en función
de sus clientes.
Análisis FODA
El FODA es una técnica que nos permite realizar un diagnóstico
de la situación o las condiciones en las que se desarrolla el proyec-
to. Permite conocer las condiciones internas y externas con las
que debemos trabajar y para las cuales hay que diseñar estrate-
gias y acciones específicas.
Fortalezas:
Son las virtudes, capacidades o elementos con que cuenta el 35
proyecto que facilitan el cumplimiento de la misión y de sus obje-
tivos ó propósito.
Oportunidades:
Son las condiciones o situaciones del entorno externo del proyec-
to que pueden ser aprovechadas para el logro de los objetivos.
Debilidades:
Es la ausencia de capacidades o condiciones del proyecto que le
hacen más difícil alcanzar las metas que se proponen y lo ponen
en desventaja.
Amenazas:
Son situaciones, hechos o actores del entorno externo del proyec-
to que pueden hacer retroceder o dificultar el logro de los objetivos
y misión.
Planificación estratégica
Políticas
Son las reglas o pautas que expresan los límites dentro de los cuales se
orientarán las acciones del proyecto.
Debe expresar:
Qué nos proponemos?
De qué forma lo haremos?
Para qué se va a hacer?
Estrategia
Las estrategias son las orientaciones generales que deben guiar el proce-
so de intervención. Deben basarse en el diagnóstico de situación y los
instrumentos de la planificación estratégica (análisis de objetivos, marco
lógico, valores, misión, visión). Implica la escogencia de objetivos, metas
y se pone en práctica a través de acciones.
Programa ó Proyecto
TERMINOS DE REFERENCIA
CONSULTORIA PARA...
1. Justificación
Se definen las condiciones del demandante, por ejemplo, en el caso de
los proyectos se describe brevemente el mismo.
4. Actividades a realizar
Para cada uno de los productos y en defecto de los objetivos específicos,
se indican las actividades que debe realizar el consultor.
a) …….
b) ……. .
5. Requisitos de la consultoría
Especificar los requisitos que debe cumplir el consultor:
Formación y nivel académico.
Conocimientos deseados.
Años de experiencia en áreas específicas.
Habilidades deseadas.
Planificación estratégica
7. Supervisión
Señalar a cargo de quién estará la supervisión y cómo se realizará.
38
PROYECTO …….
1. Antecedentes
39
General
Resultado último y final del taller
Específicos
Resultados intermedios, el logro de cada uno permite alcanzar el objetivo
general, se derivan de este último.
Planificación estratégica
3. Productos
5. Participantes y duración
Planificación estratégica
Instrumento 5
Guía de trabajo para la construcción del
árbol de objetivos
Por otro lado, el empleo indistinto de conceptos como propósito, fin, obje-
tivo y meta, crea problemas semánticos. Muchos proyectos utilizan el fin
con el mismo sentido de objetivo, o hablan de objetivos como sinónimo de
metas. Cada proyecto puede definir su propio significado, pero al estable-
cer las definiciones debe procurar que éstas sean comprendidas por todos
los involucrados. Sólo al precisar los objetivos, los miembros del proyec-
to podrán entender lo que tratar de lograr, y así desarrollar estrategias y
planes de trabajo para el logro de los mismos.
A. Concepto de objetivo
B. Elementos de un objetivo
CARACTERÍSTICA DESCRIPCIÓN
43
Es posible ajustar el objetivo cuando surjan contingencias ines-
Flexible
peradas, sin cambiar el sentido último del mismo
D. Análisis de objetivos
1. Propósito
Lograr por parte del equipo de trabajo una clara comprensión de los obje-
tivos del proyecto, así como, explicitar las principales relaciones estableci-
das en el diseño del proyecto, entre los objetivos y componentes.
Planificación estratégica
Realizar ajustes en los objetivos que permitan mejorar sus
interrelaciones y su comprensión, por parte de los diferentes
actores.
Objetivo Objetivos
General Específicos Actividades
Marco Lógico 45
Jerarquía de Fuentes de
Indicadores Supuestos
Objetivos Verificación
FIN (objetivo
de desarrollo)
PROPOSITO
(Objetivo general)
RESULTADOS
(Objetivos
específicos)
ACTIVIDADES
Planificación estratégica
La jerarquía de objetivos corresponde a los diferentes niveles de orde-
namiento de los objetivos: a) nivel superior (objetivo de fin), b) nivel inter-
medio (propósito u objetivo general) y c) de nivel inferior (resultados u
objetivos específicos). Además, la jerarquía incluye las actividades, que
son los medios que se requieren para lograr los cambios propuestos (obje-
tivos).
b. Participantes involucrados
Los mejores resultados se alcanzan cuando aquellos responsables del
logro de los objetivos participan en el análisis. Las personas involucradas
en la revisión se sienten más motivadas para el logro de los mismos.
Planificación estratégica
OBJETIVOS
ACTIVIDADES
Planificación estratégica
Actividades
Objetivo
específico 1
Actividades
Objetivo
específico 2
Objetivo
general
50
Objetivo
específico 2
Objetivo
específico 2
1. Concepto
Es un conjunto de conceptos entrelazados, que pueden ser usados con-
juntamente, de una manera dinámica, para elaborar y ejecutar un progra-
ma o proyecto, bien diseñado, objetivamente descrito y evaluable. Es un
instrumento metodológico que se emplea principalmente en las etapas de
diseño y evaluación del proyecto y que permite la elaboración de manera
coherente y articulada de los componentes centrales de la propuesta de
proyecto. Es un instrumento para resumir las principales características del
diseño de un proyecto en el momento de su identificación durante las fases
de preparación y evaluación inicial.
Planificación estratégica
es un instrumento útil para la presentación de la propuesta de proyecto
ante los comités de revisión; en la ejecución y operación es un instrumen-
to de apoyo a la programación, seguimiento y evaluación; así como para la
presentación ante grupos de interés del proyecto.
Planificación estratégica
Las columnas suministran la siguiente información:
FIN
(Objetivo de desarrollo)
PROPOSITO
(Objetivo general)
RESULTADO
(Objetivos específicos)
55
ACCIONES
(Actividades principales)
Planificación estratégica
4. Pasos para la construcción del marco lógico
Los pasos sugeridos son:
Pasos Procedimiento
Forma de generarlo
POA Año 1.
Plan Global Total
1. Componente años 1 a N
2. Componente
3. Componente POA Año 1.
1 Componente
1. Componente 2 Componente
2. Componente 3 Componente
3. Componente
POA Año 1.
(Debe ser actualiza-
1. Componente
do cada año).
2. Componente
3. Componente
POA Año N Metas /Recursos
1. Componente
2. Componente
3. Componente
Planificación estratégica
Contenido del Plan Global de Inversiones
58 Instrumentos
Cuadro
Metas fisicas y financieras por componente y actividades.
Unidad monetaria
Componentes y Metas físicas Metas financieras Justificación de ajustes a componentes y metas durante la
actividades 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 ejecución
1….
2….
3…..
4.000
3.500
3.000
$ 000's
2.500 Estimado
Presupuesto
Real
2.000
1.500
1.000
500
0
1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005
Gasto como % de lo Año1 Año2 Año3 Año n Total a la fecha Según Plan Gasto real vs.
supuestado Gasto % Gasto % Gasto % Gasto % Gasto % Global gasto
Por fuentes inicial programado
Gobierno
FIDA
BCIE
UE
Organizaciones
Otras fuentes
Cuadro
Gastos del Proyecto en 000's de $ y % de recursos
presupuestados por Componente
Planificación estratégica
2. Analizar la distribución de recursos por categoría, esto nos permite cono-
cer cuales son las de mayor peso y por lo tanto las de mayor relevancia.
60
Planificación estratégica
A. Propósito
- Conceptualización de estrategia
1. Participantes
Planificación estratégica
Una vez acordado el contenido inicial de la estrategia, se recomienda con-
sultar un primer índice de contenido con otros involucrados en la ejecución
del proyecto, externos a la UP, con el propósito de retroalimentarse con su
experiencia y buscar el compromiso de estos de ayudar en la revisión de
la propuesta de estrategia ya elaborada.
Actores Definición
MAG
UP
COEJECUTORAS
POBLACION OBJETIVO
- Los actores y sus roles. Durante las sesiones de trabajo (tipo reunión
65
o taller), los participantes podrían llenar la siguiente matriz, ubicando los
diferentes actores y definiendo los roles para cada uno de ellos, se podría
iniciar el ejercicio, tratando de que cada uno identifique el rol de los otros.
Al final se revisa en forma conjunta en plenaria.
Actores Roles/funciones
LA UP
EL MINISTERIO DE AGRICULTURA
U OTRAS ENTIDADES DEL
SECTOR PARTICIPANTES
Planificación estratégica
- La población objetivo y sus organizaciones. Para atender con efica-
cia a los usuarios (as) del proyecto deben analizarse en la estrategia lo
siguiente:
Proyectos o iniciativas
Tipología de
Características en las que puede
actividades
del grupo apoyar el Proyecto
66 Pequeños productores
pobres
Microempresarios
Pescadores
artesanales
Algunas matrices que podrían apoyar a ordenar las ideas sobre estos
temas podrían ser:
Institu-
ciones
Redes
Etc
Planificación estratégica
La situación actual de prestadores de servicios potenciales:
Comité Técnico
OPERATIVO Los OCE´s
La población
objetivo
Planificación estratégica
- Planificación, seguimiento y evaluación participativa de las activi-
dades. Este punto es muy importante, ya que los proyectos se planifican
y ejecutan con la participación de los diferentes actores, según las activi-
dades. Para realizar el seguimiento y la posterior evaluación de las activi-
dades planeadas, se deben considerar los siguientes aspectos:
70