Unidad 1 La Organizaciòn
Unidad 1 La Organizaciòn
Unidad 1 La Organizaciòn
Tema 1: La Organización
La organización: es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una
empresa, con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de elementos
materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la empresa persigue.
Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del
grupo social.
Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente,
con un mínimo de esfuerzo.
Cuando interviene más de un individuo se constituye una situación social, definida por sus usos
y costumbres que dan lugar a normas de comportamiento y además se tiene en cuenta la
identidad de los participantes. Estos dos factores generan expectativas por parte de los
individuos.
(Personas, roles y status), es el elemento esencial de toda organización. Las personas son a las
organizaciones lo que las células al cuerpo humano. El funcionamiento de la organización
dependerá en buena medida de cómo actúen las personas que la integran, y por lo tanto, una
parte esencial de la comprensión de los motivos del comportamiento humano, conocida como
“Motivación”.
Las propias organizaciones son, grupos que a su vez están constituidos por sub-grupos. Estos
sub-grupos pueden ser primarios es decir los espontáneos y caracterizados por vínculos
afectivos. Son formados en base a impulsos naturales e inconscientes. Secundarios es decir
planificados y caracterizados por vínculos utilitarios. Resultan del pensamiento consciente y
racional. Al conjunto de roles y status establecidos en la definición de los sub-grupos
secundarios se les conoce como organización formal. Cuando una persona pasa a pertenecer
a un grupo, su conducta ya no dependerá únicamente de su propia personalidad sino que estará
fuertemente influenciada por las normas de comportamiento y por los valores de ese grupo
(los valores son lo que el grupo entiende que está bien y que está mal)
1.4.3 Finalidad
Es la misión. Toda organización orienta sus acciones a satisfacer una necesidad o conjunto de
necesidades de la sociedad lo cual constituye lo que hemos llamado “Misión” de la organización.
1.4.4 Eficiencia
Es vital `para que se intente llevar a su máximo la relación entre lo que se consume y lo que se
produce en una organización. Lo contrario implica despilfarro.
El enfoque de sistema contempla la organización como un todo y como parte del ambiente
externo. Considera que la actividad de un segmento de la organización afecta a la actividad del
resto de los segmentos de la misma, hace que los gerentes no puedan funcionar solamente
dentro de los límites del organigrama tradicional, sino que deben entremezclar su departamento
con toda la empresa.
1.6.1.1 Autoridad
1.6.1.2 Delegación
1.6.1.3 Responsabilidad
Es el deber que un subordinado tiene de cumplir con las tareas encomendadas dependiendo de
su grado de responsabilidad de la función que realiza y jerarquía que ocupa en la organización.
1.6.1.4 Departamentalización
Consiste en dividir y agrupar las actividades de la organización para que contribuyan al logro de
los objetivos, aumentando así la eficiencia de la organización. De cada área, departamento,
división y puesto de trabajo se exige una definición clara de la actividad, delegación y relaciones
con autoridad establecida.
Para la ejecución de un acto cualquiera una persona sólo debe recibir órdenes de un jefe, esa
es la regla de la unidad de mando. Sin embargo en la actualidad este principio se está
modificando por cuanto las nuevas estructuras organizacionales están apuntando hacia el
trabajo por proyectos y estructuras en redes, en los cuales las personas no están bajo la
dirección de un solo supervisor sino de varios.
Toda la organización debe estar encaminada hacia el logro de la misión, objetivos y metas y la
estructura debe ser una herramienta para alcanzar lo planeado.
1.6.1.8 Jerarquización
Jerarquizar es establecer líneas de autoridad (de arriba hacia abajo) a través de los diversos
niveles y delimitar la responsabilidad de cada empleado.
Se suele preguntar ¿Por qué es necesario emplear un servicio especializado, si el deber de los
gerentes es asegurar que las actividades sean bien organizadas y se apliquen los métodos
adecuados?. La respuesta a esta interesante interrogante es que utilizando este servicio, los
gerentes adquieren los conocimientos necesarios de O y M, y sean capaces de dirigir un
departamento, haciéndose totalmente responsable de sus actividades. Cada administrador tiene
una clara responsabilidad de asegurar que su sector en los negocios sea conducido
eficientemente y cuando tiene un papel directivo, debe trazar la forma de la organización y crear
los instrumentos apropiados o métodos para llevar a cabo la función.
La ventaja principal que Organización y Métodos tiene sobre un administrador es, que su
responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para
pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades, haciendo
estas en base de reunir datos y obtiene la mayoría de su información a través de personas
encargadas de la actividad que se analiza.
Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Críticas, es decir, pensar en términos de
propósitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el por qué de ello.
Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna presión.
Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para hacer
apreciaciones objetivas.
La esencia de la relación entre Organización y métodos es que los métodos deben ser
acordes con la organización y ésta con los métodos aplicados. Una variación en la organización
ocasiona una variación en los métodos y, a la inversa, un cambio en los métodos provoca
cambios en la estructura orgánica. El método permite descubrir cuáles son las estructuras y
procedimientos ideales que deben aplicarse a la organización para hacerla eficiente y eficaz.
1.9 Objetivos
1.10 Origen de O y M
La creación de las unidades de Organización y Métodos se vincula, por una parte, a los
esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente cuyos
antecedentes que remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado Mexicano y de la era
moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se
inicia en 1965.
La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una referente a
su origen y formación y otra referente a su consolidación.
Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, que se inicia con la creación de los
departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y
Métodos en toda la administración. Este período se caracteriza por la confusión y el parcialismo,
porque se ligó la función de Organización y Métodos a las funciones de contabilidad y auditoria
con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el
aprovechamiento de los recursos.
“Acuerdo por el que se establecen las bases para la promoción y coordinación de las
reformas administrativas”
“Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben procurar
dar la atención que requiere el programa de reforma administrativa de su dependencia2.
“Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a la Presidencia llevar a
cabo visitas periódicas de evaluación en materia de reforma administrativa y los
diagnósticos necesarios”.
1.11 Funciones
Respecto a las funciones que deben desempeñar los sistemas de O y M, se pueden distinguir
tres fases de desarrollo administrativo:
Se dividen en estas fases ya que va desarrollándose mediante la dependencia, el mejoramiento,
el comportamiento del personal y los sistemas de la organización.
g. Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o más variables. Una variable
puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.
h. Muestreo: A través del uso de varios diseños, el muestreo hace posible las inferencias
acerca de las características del personal.
j. Programación lineal: Para asignar los recursos incluyendo una función objetiva, a través
de la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para
adquisición, durabilidad, utilización en diversas etapas.
k. Simulación: Usada para imitar una operación antes de su ejecución real, para así
proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos
complejos de variables.
Es aquella que permite a los órganos administrativos cumplir con sus acciones
sustantivas y que agrupa las tareas de programación, presupuestos, información, administración
de recursos humanos, materiales y control.
Puede ser una dirección general, departamento y oficina, con funciones de apoyo
administrativo, auxiliadas por pequeñas unidades de diagnóstico y proyectos ubicados en las
áreas que dadas su importancia o dimensión las requiera.
El primero se refiere a que el administrador del proyecto sea asesor directo, lo que ubica
al más alto nivel con una relación de asesoría en el organigrama.
El segundo se refiere a que el administrador del proyecto detente autoridad sobre todas
las actividades del proyecto hasta su término y los funcionarios de línea conserven su autoridad
lineal original.
“En el coexisten dos flujos de autoridad: el flujo vertical de autoridad que emana de los
distintos administradores funcionales y el flujo horizontal de la autoridad al proyecto”
1.14 Personal de O y M
El personal que labora en Organización y Métodos se conoce como analistas. Éste se encarga
de recopilar y analizar información con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas,
así como asesorar en la implantación de las modificaciones que proponga. El analista puede ser
un técnico o profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos:
El analista debe tener la capacidad de análisis, expresarse con claridad, saber redactar y
presentar informes, ser observadores y poder trabajar en equipo.
c) La resistencia al cambio.
1.16 Importancia de Organización y Métodos
f) Calcula con más precisión el costo unitario y el precio de venta de los productos.
1.17 Estudios de O y M
Esta actividad se realiza a través de propuestas que elaboran los Analistas de Organización &
Métodos, después de haber realizado los estudios respectivos a los procedimientos que utiliza la
empresa, tratando de buscar hacerlos más sencillos y efectivos, lo cual trae como consecuencia
reducción de costos y esfuerzos innecesarios para lograr la simplificación del trabajo.
Las propuestas deberán ser analizadas por el nivel gerencial, y será allí en donde se decida si
se ponen en práctica o si son denegadas.
Los Estudios de Organización & Métodos son útiles para cualquier empresa, ya sea esta
Industrial, comercial ó de servicios.
Sin embargo la poca experiencia externa con otros tipos de empresas, puede llegar a limitar
las posibles alternativas de solución a los problemas que sean objeto de estudio, puesto que
no existen puntos de comparación.
En la medida que la función de Organización & Métodos constituye un instrumento de cambio y
mejoramiento, su ubicación dentro de la estructura orgánica de cualquier entidad o empresa,
merece consideración seria y ponderada, por lo que existe diversidad de razones y opiniones
para ubicarla en el más alto nivel de las Empresas, entre ellas destacan las siguientes:
Los Estudios de Organización & Métodos representan el análisis de los problemas estructurales
y de los sistemas de trabajo de la administración, con el propósito fundamental de asesorar a las
unidades administrativas para el mejoramiento de sus métodos de trabajo y el aprovechamiento
óptimo de los recursos disponibles y por adquirir, para lograr eficiencia y eficacia en el desarrollo
de sus funciones.
El alcance de los estudios de Organización & Métodos comprende desde los cambios
estructurales de la organización, hasta las menores modificaciones introducidas en los métodos
de trabajo de una pequeña unidad administrativa, va desde la simplificación de trámites hasta la
reforma total de la organización.
Este tipo de estudio se aplica también para la creación de nuevas unidades administrativas o
puestos de trabajo, con la finalidad de aprovechar y mantener los sistemas de organizaciones
existentes, pero sobre todo buscar el éxito de su funcionamiento.
Para que los Estudios de Organización & Métodos obtengan los éxitos deseados es importante
contar con la aprobación y apoyo de la alta Gerencia, así como la anuencia y simpatía de las
autoridades del área objeto de estudio, y sobre todo con la participación del personal
involucrado dentro del área, lo cual solamente se logrará si se les comunica adecuadamente, de
lo contrario será inevitable encontrar resistencia al cambio durante el estudio y en las
propuestas de cambio que se lleguen a formular.