GD Unidad01
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DOCUMENTAL
UNIDAD 1:
Marco de referencia de la clasificación documental
DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN
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UNIDAD 1:
Marco de referencia de la clasificación documental
Modalidad: Virtual
Nombre del autor: Javier Augusto Mayor Forero
Corrección de estilo: Jose Gabriel Ortiz Abella
Diseño de portada: Jenny Paola González
Diagramación: Gloria Ximena Rodríguez López
Coordinación y Control de calidad: Diana Milena Rozo,
Jenny Paola González, Luis Fernando Rodríguez
Equipo capacitación
Escuela Superior de Administración Pública ESAP
Fecha última versión: octubre de 2017
GESTIÓN
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UNIDAD 1:
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CONTENIDO
RESUMEN DE LA UNIDAD DIDÁCTICA 4
Competencia 5
GLOSARIO 21
REFERENCIAS 22
GESTIÓN
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Marco de referencia de la clasificación documental
El proceso de organización de los documentos producidos y/o recibidos por las organizaciones
públicas, las empresas privadas y las organizaciones sociales y/o comunitarias, como resultado del
cumplimiento de las funciones y la realización de los procesos y procedimientos, en virtud de com-
petencias o atribuciones legales, está determinado por tres (3) operaciones archivísticas fundamen-
tales, a saber: la clasificación, la ordenación y la descripción.
La clasificación documental es una operación archivística que tiene como propósito posibilitar la
separación y/o agrupamiento de los documentos producidos y/o recibidos en un fondo, estable-
ciendo grupos y categorías, de conformidad con la estructura orgánica y/o funcional de las orga-
nizaciones, en cumplimiento de los principios archivísticos de procedencia y orden original. Dicha
operación es fundamental teniendo en cuenta que permite mejorar el control de los documentos
producidos y/o recibidos, garantizando mayor nivel de eficiencia en el flujo de la información en las
organizaciones, dado que facilita la identificación y la localización de los documentos respondien-
do así a las necesidades de las organizaciones y optimizando el proceso de toma de decisiones.
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Acuerdo 05 de 2013
Criterios Básicos de clasificación, ordenación y descripción de archivos en
(Archivo General de la
las entidades públicas y entidades privadas (funciones públicas).
Nación)
Tabla 1. Referentes normativos
Marco teórico
La palabra clasificar, etimológicamente pro- (1998), plantean definiciones que coinciden
viene de la expresión latina classificare (RAE, en señalar que clasificar es dividir, ordenar o
2014), la cual se deriva igualmente de las lo- disponer un conjunto de cosas en clases, en-
cuciones latinas classis (sustantivo), cuyo sig- tendiendo por clases las agrupaciones o divi-
nificado es clase y ficar (verbo) que significa siones que resultan de repartir los elementos
hacer (Didacterion, s. f.). de un conjunto, siendo posible identificar y
establecer criterios o categorías de unión o
Complementando lo anterior, es importante separación teniendo en cuenta las caracterís-
mencionar que la Real Academia Española – ticas comunes o características diferenciales
RAE (2014)- y la filóloga y lexicógrafa Moliner de los elementos (Figura 1).
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CARACTERÍSTICAS DIFERENCIAS
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En este orden de ideas, resulta posible señalar individual de acuerdo con un esquema de
que la palabra clasificación tiene una conno- agrupamiento u ordenación determinado.
tación bastante amplia que no solamente se
encuentra relacionada con la gestión de los Desde esta perspectiva se puede inferir que
documentos y archivos producidos y/o recibi- todos los objetos, tal como es posible obser-
dos por las organizaciones, sino con diferen- var a continuación, son susceptibles de ubi-
tes escenarios del conocimiento, entendien- carse dentro de un grupo, clase o categoría
do que se trata esencialmente de un proceso en razón de sus características y diferencias
que tiene como propósito la identificación, el (Figura 2 y 3).
agrupamiento y la ordenación de los elemen-
tos individuales de una población o universo
determinado en agrupaciones, clases o cate-
gorías, partiendo de la identificación, recono-
cimiento y significación de sus características
y diferencias.
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(…) Las polémicas teóricas sobre organización, clasificación y ordenación y sobre cla-
sificaciones a priori o a posteriori, revelan una situación teórica aún inmadura.
1
(…) la terminología, además de ser la base para la estructura del conocimiento dentro de los lenguajes de especiali-
dad (a través de la sistematización de los conceptos), y servir de canal para la transferencia del conocimiento, tam-
bién constituye la base para la formulación de textos técnicos (la redacción técnica), para la traducción de textos
de especialidad (la traducción o la interpretación técnicas) y para la descripción, almacenamiento y recuperación
de la información especializada (la documentación técnica) Cabré (1993).
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DEFINICIÓN
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El agrupamiento sistemático de los documentos producidos y/o recibidos por las estructuras formalmente estab-
lecidas (oficinas, unidades administrativas funcionales, áreas de trabajo, etc.) de una organización se concreta en la
conformación de agrupaciones documentales de características homogéneas. En este sentido, es importante men-
cionar que una agrupación documental es el conjunto de documentos producidos, recibidos y conservados por las
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FONDO
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Figura 4. Agrupaciones documentales. Fuente: elaboración propia.
unidades administrativas funcionales (dependencias), en cumplimiento de las funciones legalmente asignadas, las
cuales, de acuerdo con la jerarquía ilustrada en la estructura orgánica (organigrama), originan los fondos, secciones,
subsecciones, series, subseries y unidades documentales.
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Las agrupaciones documentales mencionadas anteriormente, por una parte, son conformadas por
elementos de individuales con características particulares y homogéneas y, por otra parte, son
determinadas por categorías administrativas y categorías archivísticas que, de conformidad con
los principios archivísticos de procedencia y orden original, permiten la agrupación natural de los
documentos y consecuentemente la identificación, categorización y sistematización de los mismos
(Figura 5).
Fondo documental: es el conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos por las uni-
dades o divisiones administrativas funcionales (dependencias) de una organización en el cumpli-
miento de sus atribuciones y responsabilidades (López, 2004; Acevedo, 2004; Consejo Internacio-
nal de Archivos, 2000) (Figura 6).
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UNIDAD ADMINISTRATIVA
FUNCIONAL B
EJEMPLO
OFICINA DE TALENTO
HUMANO
DEFINICIÓN
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Subfondo y/o sección documental: es una división del fondo documental conformada por el
conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos por las subunidades o subdivisiones
administrativas funcionales (dependencias) de una organización3 en el cumplimiento de sus atribu-
ciones y responsabilidades (Heredia, 1991; Acevedo, 2004; Villaseca, 2012) (Figura 7).
EJEMPLO
3
“(…) cuando el productor posee una estructura jerárquica compleja, cada sub-fondo tiene a su vez tantos sub-fon-
dos subordinados como sean necesarios para reflejar los niveles de la estructura jerárquica de la unidad adminis-
trativa primaria subordinada”. Consejo Internacional de Archivos (2000).
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DEFINICIÓN
Un subfondo y/o sección documental es una subdivisión del fondo, identificada con la
producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institu-
ción que produce el fondo. Antonia Heredia Herrera, 1995
Un subfondo y/o sección documental es una subdivisión del fondo, identificada con la
producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la insti-
tución que produce el fondo. El subfondo o sección de fondo es, pues, el conjunto de
documentos generados en razón de la actividad de esa subdivisión orgánica o funcional.
Osvaldo Villaseca Reyes, 2012
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EJEMPLO
DEFINICIÓN
Una serie documental es una “división archivística dentro de cada sección, que tiene
por señas de identidad unas formas documentales, un origen funcional y competencias
comunes. Manuel Romero Tallafigo, 1997
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EJEMPLO
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DEFINICIÓN
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GLOSARIO
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REFERENCIAS
Archivo General de la Nación -AGN- Consejo Directivo. (1994). Acuerdo 027 de 2006 (octubre
31) Por el cual se modifica el Acuerdo N° 07 de 1994 (junio 29). Bogotá, Colombia.
Cabré, C., M. (1993). La terminología: teoría, metodología, aplicaciones. Barcelona, España: Editorial
Antártida / Empúries.
Cruz, M., J. (1996). Manual de archivística. Madrid, España: Fundación Germán Sánchez Ruipérez /
Editorial Pirámide S. A.
Cruz, M., J. (2006). La gestión de documentos en las organizaciones. Madrid, España: Editorial
Pirámide.
Godoy, J., y López, Á. M. (2001). Cartilla de clasificación documental. Bogotá, Colombia: Archivo
General de la Nación -AGN.
Heredia, H., A. (1991). Clasificación de un fondo de archivo. En: Archivística general: teoría y práctica
(Cap. 9). Sevilla, España: Diputación Provincial de Sevilla., 1991.
Lodolini, E. (1993). Archivística. Principios y problemas. (Trad. Costa Paretas). Madrid, España: Fe-
deración Española de Asociaciones de Archiveros, Bibliotecarios, Arqueólogos, Museólogos y
Documentalistas - Anabad.
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López, G., P. (2004). La representación de las agrupaciones de fondos documentales. En: Colo-
quio do Documento à Informaçao. Homenagem ao Professor Doutor José Marques. Oporto,
Portugal.
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http://goo.gl/3uuUVn.
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Real Academia Española. (2014). Diccionario de la lengua española. Madrid, España. Recuperado de:
http://dle.rae.es/.
Schellenberg, T. R. (1987). Archivos modernos: principios y técnicas. Ciudad de México, México: Ar-
chivo General de la Nación.
Villaseca, R., O. (2012). Directrices para la identificación de fondo documental. Serie Directrices y
Normas Técnicas para la Gestión de Archivos, número 2. Santiago de Chile, Chile: Archivo
Nacional de Chile.
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