La gestin de compras

Janelly Barquin Morales

Contabilidad (http://www.gestiopolis.com/tema/contabilidad/)
09.07.2008

Marketing (http://www.gestiopolis.com/tema/marketing/)

15 minutos de lectura

La prctica de una correcta gestin de compras asegura que la empresa tenga los
mejores proveedores para abastecer los mejores productos y servicios, al mejor
valor total. La funcin de compras a menudo gasta ms dinero que cualquier otra
funcin de la empresa, as que compras proporciona una buena oportunidad para
reducir los costos y aumentar los mrgenes de beneficio. Dado que la compra ha

dejado de ser una actividad ms para convertirse en un elemento estratgico de la

organizacin, hoy ms que nunca resulta necesario conocer las aristas
fundamentales referidas a esta temtica.
Introduccin
Las empresas en la actualidad operan en mercados cada vez ms globalizados y se
enfrentan a una fuerte competencia con sus similares ya sean nacionales o
extranjeros.
Debido a esto, reducir los costos es bsico
para el desempeo eficiente y eficaz de
cualquier entidad. Ninguna organizacin
encuentra que sea econmico fabricar
todo el material que utiliza. Las ventajas
de la especializacin son demasiado
importantes. La funcin de compras a
menudo gasta ms dinero que cualquier
otra funcin de la empresa, as que
compras proporciona una buena
oportunidad para reducir los costos y
aumentar los mrgenes de beneficio.
La compra ha dejado de ser una actividad ms para convertirse en un elemento
estratgico de la organizacin. La prctica de la estrategia de compra es asegurar
que la empresa tenga los mejores proveedores para abastecer los mejores
productos y servicios, al mejor valor total.
La actividad de compras juega un importante papel en la mayor parte de las
organizaciones, dado que los materiales adquiridos generalmente representan
entre el 40 y el 60 % del valor de las ventas de productos finales. Esto significa que
reducciones de costos relativamente pequeas pueden tener un mayor impacto
sobre los beneficios que iguales mejoras en otras reas de la organizacin. (Ballou,
Ronald H. 1991)

Es importante no confundir los trminos

aprovisionar y comprar; hay que
distinguir que la funcin de
aprovisionamiento tiene un carcter ms
amplio dentro del que se encuentra el
concepto de compra.
La funcin de compra tiene por objetivo
adquirir los bienes y servicios que la
empresa necesita, garantizando el
abastecimiento de las cantidades requeridas en trminos de tiempo, calidad y
precio.
Llevar a cabo las compras cada vez se hace ms complejo, debido a la naturaleza y
diversidad de los productos o servicios objetos de adquisicin, sin dejar de tener
en cuenta el dinamismo del entorno econmico, los cambios tecnolgicos y las
crecientes exigencias de calidad.
La funcin de compras ha ido evolucionando desde las aportaciones tradicionales
de obtener los mejores precios, calidad exigida, servicio necesario, etc., a
funciones ms avanzadas tales como la innovacin y prospeccin de nuevos
mercados, subcontratacin de tcnicas irrealizables por la empresa, participacin
en el desarrollo de productos, tareas que exigen cada vez ms una mayor
tecnificacin de los compradores.
La complejidad de la gestin de compras depende, entre otros, de los de los
siguientes factores:
1. Volumen de compras y pedidos anuales
2. Entorno en el que se desarrolla la funcin.
Entorno industrial.

En este entorno de bsqueda de materias primas y componentes, cuya calidad y

precio hay que concertar de antemano para no encarecer el proceso de
fabricacin, teniendo que seleccionar en todo caso los fabricantes idneos de
estos productos en trminos de flexibilidad, calidad, fiabilidad y precio; la funcin
de compras es generalmente manejada por un agente de compras quien posee la
autoridad legal para ejecutar contratos en nombre de la empresa. En una empresa
grande, el agente de compras puede tambin tener personal que incluye
compradores y despachadores.
A su vez, dentro de un entorno fabril, no es lo mismo fabricar para stocks de
pedidos repetitivos que fabricar sobre pedido o desarrollo de productos referidos
a especificaciones de ingeniera, en los cuales tanto lo productos requeridos como
los suministradores estn cambiando constantemente.
En las empresas manufactureras, la funcin de compras est respaldada por
planos de ingeniera y especificaciones, documentos de control de calidad y
actividades de pruebas, que evalan los artculos comprados.
Entornos de servicios.

En estos entornos de adquisicin de productos terminados y homologados por el

mercado, el papel de las compras es menos importante. Sin embargo, en otros
servicios como el transporte y restaurantes, la funcin de compras es crtica.
En el segmento servicios mayoristas o detallistas, las compras se realizan a travs
de un comprador que es responsable de la venta y de los mrgenes de beneficio
de la mercadera comprada. Los compradores, normalmente, deben confiar en el
comportamiento histrico del proveedor o en las clasificaciones estndares.
Una empresa que decide comprar un producto en lugar de hacerlo, debe
gestionar una funcin de compras. La gestin de compras tiene en cuenta
numerosos factores, tales como los costos de inventario y de transporte, la
disponibilidad de suministro, la eficacia en las entregas y la calidad de los
proveedores.

Las responsabilidades bsicas de la gestin de compras son:

Mantener una continuidad en los suministros teniendo en cuenta los
programas.
Proporcionar estos suministros de acuerdo con las normas de calidad
requeridas.
Obtener los productos necesarios al costo total ms bajo posible, dentro
de las condiciones y plazos de entrega requeridos.
Prevenir de las variaciones de precios en el mercado, as como de las
coyunturas o las tendencias que sean del inters de la organizacin.
Para que se realice una gestin de compras efectiva es necesaria una
coordinacin permanente entre los departamentos comerciales o de operaciones
y el de compras.
Para cumplir sus responsabilidades el gestor de compras debe realizar las
siguientes actividades :
Bsqueda y evaluacin de proveedores: Constituye una de las actividades
ms importantes de la funcin de compras , tendente a tener una
calificacin de los proveedores en funcin de su capacidad de respuesta
frente a nuestra empresa, lo que constituye un punto de partida para las
futuras relaciones comerciales con ellos.
Mantenimiento de un archivo actualizado de productos , con sus
caractersticas tcnicas , cdigos de identificacin , suministradores ,
precios y condiciones de entrega y pago .
Negociacin permanente de precios, calidad, presentaciones y plazos de
entrega, en funcin de las previsiones de compra y calificacin del
proveedor.
Previsin de compras, en su aspecto tanto tcnico como econmico y
financiero.

Planificacin de pedidos por artculo y proveedor, determinando los

volmenes de pedidos y fechas de lanzamiento previstas.
Preparacin de rdenes de compras, lanzamiento de pedidos y
seguimiento de los mismos hasta su recepcin y control de la calidad, en el
caso que lo requiera.
Solventar discrepancias en la recepcin del producto.
Analizar variaciones en precios, plazos de entrega y calidad
Para cumplir sus objetivos, la funcin de compras consta de actividades
netamente diferenciadas que podramos resumir como:
Estudio de fuentes de suministro (Anlisis del mercado)
Seleccin de proveedores.
Control de las especificaciones de calidad requeridas, incluyendo
empaquetado, presentacin, etc (gestin de la calidad de la compra )Estas
especificaciones suelen estar dictaminadas o bien por un departamento
tcnico (entorno industrial) o bien por el departamento de marketing
(entorno comercial)
La gestin de precios, para conseguir compras lo ms econmicas posibles.
La gestin de plazos y condiciones de entregas, para conseguir mxima
fiabilidad, flexibilidad y reduccin de los tiempos de entrega.
El seguimiento y control de todas las operaciones realizadas en todos los
acuerdos y condiciones establecidos por el proveedor.
La venta de los productos sobrantes y obsoletos, para evitar prdidas
econmicas.
Formas de compra

En cualquier empresa, no todas las compras se llevan a cabo siguiendo idnticos

procesos.
Son factores determinantes de la forma de realizar la adquisicin de bienes: la
actividad habitual desarrollada por la empresa, la importancia de la empresa
dentro del contexto del mercado (poder de compra), el tipo de artculo a adquirir,
la significatividad de la compra, la situacin geogrfica del proveedor, las
caractersticas del vendedor, etc.
Se puede considerar que, se podr actuar ms coherentemente, si se tienen
definidas de forma independiente:
1. Las compras normales
2. La adquisicin de elementos denominados menores
3. Los bienes importados
4. Las incorporaciones de bienes del activo fijo
No obstante, es razonable pensar que se debe efectuar en ciertos casos, por
ejemplo, la adquisicin de un elemento que se puede encasillar dentro de lo que
se denomina compra normal, pero que se toman pautas particulares de algunas de
la tres restantes formas de comprar mencionadas. (Klein, Miguel J. 1994)
Compras normales

Se ubican dentro de esta forma de comprar, las materia primas a incorporase en

un proceso productivo y en otros bienes o elementos representativos de una
erogacin de carcter general identificada con el rea de produccin,
comercializacin o administracin.
Habitualmente, se trata de elementos sobre los cuales se posee informacin
relativa a la cantidad mxima, mnima y al punto de pedido.

Resumiendo, se puede decir que abarca aquellos elementos de consumo

repetitivo para el desenvolvimiento habitual de la empresa. (Klein, Miguel J.
1994)
Adquisicin de elementos menores

Los elementos menores son aquellos que son necesarios para el desenvolvimiento
de la empresa pero se precisan solo en un momento determinado, como por
ejemplo una pieza de repuesto, un libro contable, etc. La compra de estos
elementos, por ser de escaso monto se realiza generalmente empleando un fondo
fijo. Incluso, esas operaciones de compra se hacen por una cantidad limitada.
No es conveniente centralizar este tipo de compras a un solo departamento. Lo
ms conveniente es que el responsable del sector que necesite un bien de este
tipo realice la compra. (Klein, Miguel J. 1994)
Compras en el exterior

Existe una marcada diferencia en la forma de actuar entre una compra local y
aquella efectuada en el exterior.
Cuando se importan bienes deben contemplarse particularidades vinculadas con
el vendedor, el flete, los seguros de cambio y transporte, entre otros. Se debe
prestar especial atencin a la calidad de los bienes a comprar. Tambin es de
tener en cuenta lo relativo a lo de la moneda empleada en la operacin, haciendo
hincapi en el riesgo que surge desde que el producto se embarca o sale del
depsito del proveedor hasta la llegada al pas del comprador.
Las compras efectuadas en el exterior se realizan frecuentemente en un volumen
ms considerable que para las compras locales, para abaratar los costes de
mercadera, fletes, etc. Tambin, suele tratarse de bienes de elevado precio y por
tal motivo las precauciones a tomar deben ser ms estrictas. (Klein, Miguel J.
1994)
Compras de bienes del activo fijo

Se caracteriza por tratarse de elementos que no requieren de una reposicin

permanente. Incluye redados, maquinarias, motores, herramientas, instalaciones,
inmuebles, etc.
En virtud de que el desembolso en estas operaciones es, en general, de
importancia, se solicita para la autorizacin de la misma la conformidad de un alto
representante de la empresa, como la del gerente general o la persona que lo
sustituye en caso de ausencia o imposibilidad de aquel, o en ltima instancia, del
directorio se trata de una adquisicin de gran envergadura. (Klein, Miguel J. 1994)
Etapas de la decisin de compra

Las principales etapas del proceso de decisin de compra son las siguientes:
1. Reconocimiento de la necesidad. El proceso de compra comienza cuando
el comprador reconoce la necesidad de adquirir un producto o servicio a
partir de reconocer una diferencia entre el estado deseado y el estado real
existente. Esta necesidad puede surgir por impulsos externos o internos.
2. Bsqueda de informacin. En esta etapa el comprador debe acopiar toda
la informacin que considera necesaria para fundamentar sus anlisis y la
toma de decisiones. Esta informacin est relacionada con la definicin de
los proveedores posibles, informacin sobre los parmetros de las ofertas
de cada proveedor, las caractersticas y exigencias de los consumidores de
la empresa, caractersticas del objeto de aprovisionamiento y otras
informaciones relacionadas con el mercado y la empresa.
3. Formacin de alternativas. A partir de la informacin recopilada el
comprador determinar las alternativas de compra ante las que se
enfrenta, caracterizando a cada una de las alternativas con aquellos
parmetros relevantes.
4. Evaluacin de alternativas. El comprador en cada compra determina
cules son los principales criterios de seleccin. A partir de esta definicin
se evala de acuerdo a dichos criterios cada alternativa y sobre la base de

la ponderacin de los distintos criterios se llega a una evaluacin integral

de cada alternativa para llegar a seleccionar la que es ms conveniente
para la empresa.
5. Decisin de compra. Considerando la evaluacin anterior y el esquema de
fuerzas de los actores de la compra se llega a la decisin de compra que
contempla un conjunto de parmetros tales como: el proveedor, la
cantidad a comprar, el valor de la compra, forma de pago, sujeto de la
transportacin, lugar de entrega, fecha de entrega, caractersticas del
producto, envase y embalaje a utilizar y otros elementos.
6. Ejecucin de la compra. Esta etapa comprende el conjunto de acciones
para ejecutar la decisin de compra tomada anteriormente. Esta etapa
tiene una gran importancia ya que en la misma es que se logra la
materializacin de la compra y requiere de una atencin esmerada para
ejecutar la compra ajustndose a los parmetros que conforman la
decisin de compra.
7. Monitoreo postcompra. Luego de ejecutada la compra debe mantenerse
un monitoreo del producto o servicio durante todo el ciclo de consumo o
uso con vista a detectar posibles fallos que puedan ser objeto de
reclamacin, as como aumentar la informacin sobre la marca
correspondiente, lo cual es de mucha utilidad en prximas compras.
(Gmez, Martha I. Acevedo, Jos A. 1998)
Tcnicas de compras.

Una vez tomada la decisin de compra se pueden utilizar diversas tcnicas para
realizarlas:
Pedidos abiertos: es un contrato de compra de ciertos artculos del proveedor. No
es una autorizacin para enviar algo. El suministro slo se hace a partir de la
recepcin de un documento acordado, que puede ser una peticin de suministro o
un lanzamiento de suministro.

Compra sin factura: en un entorno de compras sin facturas hay, generalmente, un

nico proveedor de todas las unidades de un producto concreto.
Pedidos electrnicos y transferencia de fondos: las rdenes electrnicas y las
transferencias de fondos reducen las transacciones en papel. Los pedidos
electrnicos no slo pueden reducir el papeleo, sino que tambin acelera el plazo
de adquisicin.
El intercambio electrnico de datos (EDI) es un formato estndar de transferencia
de datos para la comunicacin informatizada entre las organizaciones. Por
ejemplo, con EDI los datos para un pedido de compras (del pedido, fecha de
entrega, cantidad, nmero de partes, nmero del pedido de compra, direccin)
estn dispuestos en el formato estndar EDI.
Compra sin inventario: el proveedor mantiene el inventario en lugar del
comprador. Los inventarios en consignacin son una opcin relacionada.
Estandarizacin: el departamento de compras debe hacer importantes esfuerzos
para incrementar los niveles de estandarizacin.
Relaciones con el proveedor

Ver al proveedor como a un adversario es contraproductivo. Las relaciones

cercanas y a largo plazo con unos pocos proveedores son una mejor forma. Una
buena relacin con el proveedor es aquella en la que ste est comprometido a
ayudar al comprador a mejorar su producto y ganar pedidos. Los proveedores
pueden ser una fuente de ideas sobre nueva tecnologa, materiales y procesos.
Las compras son un modo de transmitir esta informacin a la gente apropiada en
la organizacin.
Adems, las buenas relaciones incluyen aquellas en las que el comprador est
comprometido a mantener informado al proveedor de posibles cambios en el
producto y en el programa de produccin.

La funcin de compras y los proveedores deben desarrollar relaciones

mutuamente ventajosas.
Calidad de las Compras.

Cuando un producto llega a manos de un productor o es utilizado en el producto

final se est cerrando un eslabn ms de una cadena logstica que debe estar
orientada hacia la calidad para que el proceso se efecte con xito.
Avanzar en la relacin entre los compradores y suministradores es la va por la
que han de llegar las mejoras en la gestin logstica. El suministrador ha de intuir
y ayudar a definir la calidad que le va a ser exigible por parte del comprador. Este
ha de definir sus propias exigencias con la intervencin de todos los
departamentos implicados y el apoyo del suministrador.
La calidad, ha de entenderse como la base de esta relacin, e inherente a ella han
de desarrollarse los conceptos de comunicacin e integracin. Siendo valorable el
impulso que esta rea ha cobrado con la aplicacin de las normas ISO por parte de
muchos productores, comercializadores y proveedores, que han recurrido a la
certificacin.
La organizacin debe asegurar que el producto adquirido cumple los requisitos de
compra especificados, ya que de la idoneidad de las materias primas y materiales
adquiridos depender el efecto de estos en la posterior realizacin del producto o
en el producto/servicio final. Para lograr que la compra cumpla con su objetivo de
forma efectiva debe elaborarse un procedimiento de compras; el que tiene por
objeto definir el alcance de las funciones a realizar por el Departamento de
compras y establecer v las lneas bsicas para coordinar estas funciones frente a
los proveedores y ante otros departamentos de la organizacin.
El mismo ser concebido en conformidad con las exigencias a proceder reflejadas
en el Manual de la Calidad, ISO 9001 y/o otros procedimientos existentes en la
entidad que sean convenientes consultar.

Indicadores de eficiencia.

ndice de control de la funcin de compras.

ndice de compras.
Significacin de las compras respecto a las ventas en trminos
porcentuales.
ndice de coste del departamento de compras.
Significado del coste del departamento de compras (coste de gestin) en
relacin al valor de las compras.
Coste de un pedido de compras.
Se determinar por el cociente entre el coste del departamento de
compras y el nmero de pedidos emitidos.
ndice de concentracin de compras.
Revela el importe medio de compra por pedido.
ndice de carga de trabajo.
Cantidad media de compras por empleado.
Se determina por el cociente entre el valor de las compras y el nmero de
empleados del departamento de compras.
ndice de concentracin de proveedores.
Recoge el nmero medio de pedidos que se adjudica a cada proveedor.
Se obtiene dividiendo el nmero de pedidos entre el nmero de
proveedores.
Cifra de negocios por proveedor.
Indica el volumen de compras por proveedor.
Se obtiene dividiendo el valor de las compras realizadas entre el nmero
de proveedores.
ndice de rotacin de stocks de materias primas.
Indica el nmero de veces que rota el stock medio respecto a la cantidad
de materias primas (materiales) comprados..

Se determina dividiendo el valor de las compras anuales entre el stock

medio anual.
ndice de rechazos.
Relacin entre el valor de las devoluciones y el valor de las compras,
expresado en trminos porcentuales.
Se obtiene dividiendo el Valor de las Devoluciones entre el valor de las
Compras y multiplicado por 100.
ndice de financiacin de las compras por proveedores.
Indica el porcentaje del valor de las compras que es financiado por los
proveedores.
Se obtiene dividiendo el saldo medio de proveedores entre el valor de las
compras y multiplicado por 100.
Das de crdito por parte de los proveedores.
Si el perodo de anlisis es el ao, se puede determinar por la relacin
entre el valor financiado por los proveedores y el de las compras anuales y
multiplicado por los 360 das del ao.
Rentabilidad de las compras.
Se obtiene dividiendo el beneficio (ahorro anual) obtenido por las
compras, dividido entre el coste anual del departamento de compras y
multiplicado por 100. (Garca Fernndez, Nazario. 2002)
Los principales indicadores del Departamento de Compras son:
1. Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el ao anterior
2. Total de compras/Nmero de compras.
3. Porcentaje de compras rechazadas.
4. Porcentaje de paralizacin de la produccin por falta de materia prima.
5. Inventario/Ventas.
6. Costo promedio de Orden de compra.

7. Tiempo promedio de entrega de pedidos.

8. Nmero de orden por mes en comparacin con el ao anterior.
Nuevas tendencias de la poltica de compras

Hoy en da las nuevas tendencias logsticas han cambiado sustancialmente este

esquema, fijando unas nuevas prioridades que en conjunto resultan ms
beneficiosas para la empresa.
De acuerdo con estas tendencias, el esquema de prioridades seran las siguientes:
1. Calidad concertada.
2. Tiempo de entrega.
3. Flexibilidad ante el cambio en los pedidos.
4. Precios y condiciones de pago.
Este nuevo pensamiento da lugar al fomento de la llamada relacin de
cofabricacin, mediante la seleccin de determinados proveedores denominados
co-fabricantes, con los cuales se mantiene una relacin en virtud de la cual no se
compra el producto sino ms bien su capacidad de fabricacin ;en el sentido de
que se crea un compromiso mutuo, basado en una transparencia informativa ,
sobre todo en lo concerniente a previsiones de compras y capacidad de
fabricacin con objeto de garantizar , por parte del comprador , un determinado
volumen de compras a cambio de conseguir del proveedor un mximo de
flexibilidad en los suministros con reduccin de los tiempos de entrega y precio
del producto .
En definitiva, bajo este concepto el fabricante colaborador es un eslabn ms
dentro de la cadena logstica de la empresa.
Bibliografa

Anaya Tejero, Julio Juan: Logstica Integral. La gestin operativa de la empresa.

Editorial ESIC. Madrid 2000
Procedimiento para realizar el diagnstico de la gestin de compras de la empresa
cubana. Propuesta de diseo de una herramienta informtica para su aplicacin y
procesamiento. Trabajo de diploma-CUJAE-2003
Heizer y Render, Direccin de la produccin Decisiones Tcticas, Ed. Prentice
Hall.
Msc. Puig Domnguez, Violeta de la C: El nuevo papel de las compras y su impacto
en la competitividad de la organizacin. Instituto del Comercio Exterior.

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Escrito por:

Janelly Barquin Morales

(http://www.gestiopolis.com/author/janellybarquinmorales/)
Graduada en el 2005 en la Facultad de Economa de la Universidad de la Habana. Profesora Instructora del
Departamento de Ciencias Empresariales de la misma facultad. Ciudad Habana, Cuba.

En este post se habla sobre

anlisis empresarial (http://www.gestiopolis.com/tag/analisis-empresarial/)

decisin de compra (http://www.gestiopolis.com/tag/decision-de-compra/)
gestin de compras (http://www.gestiopolis.com/tag/gestion-de-compras/)
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Barquin Morales Janelly. (2008, julio 9). La gestin de compras. Recuperado de

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