Estructura y Ejemplo Manual de Sga
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Modelos para implantar la mejora continua en la gestin de empresas de transporte por carretera
ndice
II.A4.1 Estructura del Manual de gestin medioambiental II.A4.2 Ejemplo de Manual de gestin de calidad y medio ambiente
Modelos para implantar la mejora continua en la gestin de empresas de transporte por carretera
La documentacin relacionada con el Manual puede incluir ocasionalmente: Informacin y diagramas de flujo de los procesos. Organigramas (Estructura y Organizacin). Normas y cdigos internos. Planes de emergencia . Al contener la poltica medioambiental, la estructura organizativa de la organizacin y una breve explicacin de cada uno de los requisitos aplicables de la norma de referencia utilizada, constituye un excelente documento para la formacin del personal y para entregar a cualquier parte interesada (clientes, proveedores, socios, etc.) que desee conocer la actividad y el funcionamiento general de la organizacin. Puesto que puede convertirse en la primera imagen que muchas personas tendrn de la organizacin, no se debe olvidar lo siguiente: debe presentar una estructura clara y sencilla, no debe ser demasiado extenso, no debe utilizarse un lenguaje complicado en la explicacin de las actividades y respecto a la autopublicidad: la justa
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CETMOTRANS, S.A.
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Revisado y aprobado por: Nombre Apellido Director Gerente Ciudad, 1 de octubre de 2001
Este Manual Integrado de Calidad y Medio Ambiente, pertenece a la organizacin CETMOTRANS, S.A. No est permitida su reproduccin sin la autorizacin expresa de la Direccin de esta organizacin Copia n: ................................................................................... Entregada a: .............................................................................. Organizacin: ............................................................................ Fecha: ........................................................................................
Ed. n
Fecha
Modificaciones
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PRESENTACIN
1. 2. 3. Presentacin del Manual de calidad y medio ambiente. Descripcin general de CETMOTRANS S.A. Compromiso de la Direccin.
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PRESENTACIN
1. Presentacin del manual de calidad y medio ambiente
Este Manual define la poltica, objetivos y compromiso de la Direccin de CETMOTRANS S.A. en materia de calidad y medio ambiente, siendo esta poltica adecuada a los objetivos generales de la organizacin, a las expectativas y necesidades de sus clientes y a la prevencin de la contaminacin y el cumplimiento de los requisitos legales en materia de medio ambiente.
TRANSPORTE DE LA MERCANCA
ENTREGA
ALMACENAJE
CLIENTE
CLASIFICACIN Y PLANIFICACIN
FACTURACIN
PEDIDO
RECOGIDA
Desde el inicio de la actividad, la estructura de CETMOTRANS S.A. se ha desarrollado hasta convertirse en una organizacin dinmica con la nica misin de ofrecer a sus clientes un servicio de transporte y almacenaje de mercancas con la mayor calidad, a un precio competitivo y de forma respetuosa con el entorno que la rodea. Todo lo anterior es posible gracias a los profesionales que hoy concurren en CETMOTRANS S.A., quienes con su alta cualificacin y motivacin dan la mejor respuesta del mercado en cuanto a calidad de servicio, cumpliendo lo que prometen y cuidando el trato con el cliente de forma respetuosa con el entorno.
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3. Compromiso de la direccin
La Direccin de CETMOTRANS S.A. es consciente de que actualmente las circunstancias que rodean al mundo empresarial y al entorno natural en el que nos desenvolvemos implican tomar una serie de medidas tendentes a conseguir una mejora en la gestin de las actividades de nuestra organizacin, tanto en calidad del servicio ofrecido a nuestros clientes como en trminos de desarrollo sostenible medioambientalmente. Esta es la nica forma de garantizar un mejor aprovechamiento de los recursos naturales sin hipotecar el futuro de las prximas generaciones. Para ello hemos asumido un compromiso de implantar en nuestra organizacin un Sistema de Gestin de la Calidad segn la norma UNE-EN-ISO 9001:2000 y un Sistema de Gestin Medioambiental segn la norma UNE-EN-ISO 14001 y el Reglamento Europeo EMAS. As pretendemos ofrecer a nuestros clientes un servicio de calidad en nuestras actividades, respetando al mismo tiempo nuestro entorno, garantizando una posicin de liderazgo en nuestro mbito de actuacin e incrementando el nivel de satisfaccin de la sociedad hacia nuestra organizacin. Un empleo racional de los recursos y una concienciacin clara de favorecer nuestro entorno, no es slo labor nuestra, sino que tambin debemos implicar a todos nuestros proveedores y clientes as como a toda la sociedad en general en la obtencin de la calidad y el respeto al medioambiente que se nos exige. La Direccin se compromete, adems, a desarrollar unos planes de formacin tendentes a la mejor cualificacin de todos los trabajadores, implicando as a todo el personal en la consecucin de los objetivos establecidos en el presente documento. La Direccin de CETMOTRANS S.A. confa en que toda la organizacin, proveedores y clientes, comprendan la trascendencia de este documento y lo integren en su estilo de trabajo.
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Esta Poltica ha de ser entendida y asumida por todo el personal de la organizacin y por nuestros colaboradores. Adems, estar a disposicin de cualquier persona que muestre inters por ella. La Direccin se compromete a velar por su aplicacin y a revisar peridicamente su contenido, adaptndolo a la naturaleza de las actividades y de sus impactos medioambientales as como a la estrategia general de la organizacin. Nombre Apellidos Director Gerente Ciudad, 1 de octubre de 2001
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Actualizacin de la documentacin
Estas actualizaciones son originadas por el hecho de que los documentos del sistema integrado deben considerarse como elementos vivos y, por ello, deben modificarse siempre que sea necesario para incluir todos los cambios que surjan en la organizacin.
Control de la documentacin
CETMOTRANS S.A. dispone de una metodologa recogida en su correspondiente PROCEDIMIENTO, para el control de la documentacin y de los datos que permiten la actualizacin, identificacin y distribucin de la documentacin y de los datos que definen y generan el sistema integrado de gestin de la calidad y del medio ambiente. Adems, CETMOTRANS S.A. tiene establecida una sistemtica para la revisin y aprobacin de documentos y datos antes de su distribucin y para asegurar que se dispone de ellos en los lugares adecuados y en la edicin vigente.
RESPONSABLE DE CALIDAD
DIRECTOR COMERCIAL
JEFE DE TRFICO
RESPONSABLE DE ADMINISTRACIN
RESPONSABLE DE MANTENIMIENTO
COORDINADOR DE TRFICO
RESPONSABLE DE INCIDENCIAS
JEFE DE ALMACN
ADMINISTRATIVOS
CONDUCTORES
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Las responsabilidades del personal se encuentran definidas en los procedimientos e instrucciones. Las ms significativas en el sistema de calidad y medio ambiente son:
Actividad/Autoridad
Definicin poltica calidad y medio ambiente Organizar y gestionar los recursos Conocer la legislacin medioambiental aplicable Aprobar la documentacin del sistema Identificar y controlar los aspectos medioambientales Cumplir y hacer cumplir los requisitos del sistema Atencin y registro de incidencias/reclamaciones Toma de soluciones en incidencias/reclamaciones Verificacin de las soluciones Control de cierre y de servicios no conformidades Implantacin de acciones de mejora
La Direccin de CETMOTRANS S.A. se compromete con el espritu y el contenido de la poltica de calidad y medio ambiente facilitando los recursos necesarios para asegurar su cumplimiento. El Director Gerente asume, junto a las funciones propias de su cargo, la responsabilidad de la gestin y control del sistema de calidad y medio ambiente, de acuerdo a lo establecido en el presente Manual de calidad y medio ambiente y en los procedimientos correspondientes. Para comprobar la correcta y eficaz implantacin y desarrollo del sistema de calidad y medio ambiente, la Direccin lleva a cabo la revisin del mismo, ao tras ao, promoviendo las acciones de mejora que se estima oportunas. La sistemtica est documentada en su correspondiente PROCEDIMIENTO.
Jefe de almacn 11
Responsable de Incidencias
Coordinador de trfico
Respponsable de calidad
Jefe de trfico
Responsable Manteimiento
Direccin
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Con ello CETMOTRANS S.A. garantiza que los servicios que ofrece se llevan a cabo en condiciones controladas. Dicha sistemtica de control de los procesos se encuentra centrada, para las actividades de transporte, en el conductor y con este fin se ha elaborado un Manual del Conductor. Para mantener la capacidad de transporte y almacenaje de la organizacin se planifican y llevan a cabo actividades de mantenimiento preventivo, segn se indica en los PROCEDIMIENTOS correspondientes. Dentro de las actividades de mantenimiento est previsto el control de la validez de uso de equipos como bsculas, tacgrafos, extintores...
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8. Identificacin y trazabilidad
CETMOTRANS S.A. mantiene una sistemtica en la gestin de los servicios que permite identificar y registrar cualquier etapa o elemento del servicio. Ello asegura la trazabilidad del servicio en caso de incidencia, reclamacin o exigencia de responsabilidad legal. Los registros generados en el desarrollo de los servicios y el soporte informtico aseguran en todo momento la identificacin y trazabilidad de los mismos.
10. Compras
Se ha establecido tambin la sistemtica para asegurar que los materiales, equipos o servicios comprados cumplen con los requisitos especificados. Se ha hecho un nfasis especial en la evaluacin de proveedores a los que puntual o regularmente se les subcontrata o cede el servicio, dada la posible trascendencia que un mal servicio puede acarrear. La forma en que se lleva a cabo dicho control y el modo en que se realizan las compras se encuentran reflejados en los PROCEDIMIENTOS correspondientes.
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Comunicaciones internas y externas Objetivos y metas medioambientales Planes de emergencia y capacidad de emergencia Formacin
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