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Manual de Las 5s
Manual de Las 5s
Manual de Las 5s
Este concepto no debería resultar nada nuevo para ninguna empresa, pero
desafortunadamente si lo es. El movimiento de las 5´s es una concepción ligada
a la orientación hacia la calidad total que se originó en el Japón bajo la
orientación de W. E. Deming hace mas de 40 años y que esta incluida dentro de
lo que se conoce como mejoramiento continuo o gemba kaizen.
• Clasificar. (Seiri)
• Orden. (Seiton)
• Limpieza. (Seiso)
• Limpieza Estandarizada. (Seiketsu)
• Disciplina. (Shitsuke)
Las cinco "S" son el fundamento del modelo de productividad industrial creado
en Japón y hoy aplicado en empresas occidentales. No es que las 5S sean
características exclusivas de la cultura japonesa. Todos los no japoneses
practicamos las cinco "S" en nuestra vida personal y en numerosas
oportunidades no lo notamos. Practicamos el Seiri y Seiton cuando mantenemos
en lugares apropiados e identificados los elementos como herramientas,
extintores, basura, toallas, libretas, reglas, llaves etc.
Cuando nuestro entorno de trabajo está desorganizado y sin limpieza
perderemos la eficiencia y la moral en el trabajo se reduce.
Son poco frecuentes las fábricas, talleres y oficinas que aplican en forma
estandarizada las cinco "S" en igual forma como mantenemos nuestras cosas
personales en forma diaria. Esto no debería ser así, ya que en el trabajo diario
las rutinas de mantener el orden y la organización sirven para mejorar la
eficiencia en nuestro trabajo y la calidad de vida en aquel lugar donde pasamos
más de la mitad de nuestra vida. Realmente, si hacemos números es en nuestro
sitio de trabajo donde pasamos más horas en nuestra vida. Ante esto
deberíamos hacernos la siguiente pregunta....¿vale la pena mantenerlo
desordenado, sucio y poco organizado?
NECESIDAD DE LA ESTRATEGIA 5S
¿QUÉ ES SEIRI?
SEIRI – CLASIFICAR
DESECHAR LO QUE NO SE NECESITA
Seiri o clasificar significa eliminar del área de trabajo todos los elementos
innecesarios y que no se requieren para realizar nuestra labor.
Frecuentemente nos "llenamos" de elementos, herramientas, cajas con
productos, carros, útiles y elementos personales y nos cuesta trabajo pensar en
la posibilidad de realizar el trabajo sin estos elementos.
• Separar en el sitio de trabajo las cosas que realmente sirven de las que
no sirven.
• Clasificar lo necesario de lo innecesario para el trabajo rutinario.
• Mantener lo que necesitamos y eliminar lo excesivo
• Separar los elementos empleados de acuerdo a su naturaleza, uso,
seguridad y frecuencia de utilización con el objeto de facilitar la agilidad
en el trabajo.
• Organizar las herramientas en sitios donde los cambios se puedan
realizar en el menor tiempo posible.
• Eliminar elementos que afectan el funcionamiento de los equipos y que
pueden conducir a averías.
• Eliminar información innecesaria y que nos puede conducir a errores de
interpretación o de actuación.
La aplicación de las acciones Seiri preparan los lugares de trabajo para que
estos sean más seguros y productivos. El primer y más directo impacto del Seiri
está relacionado con la seguridad. Ante la presencia de elementos innecesarios,
el ambiente de trabajo es tenso, impide la visión completa de las áreas de
trabajo, dificulta observar el funcionamiento de los equipos y máquinas, las
salidas de emergencia quedan obstaculizadas haciendo todo esto que el área
de trabajo sea más insegura.
PROPÓSITO
El propósito del Seiri o clasificar significa retirar de los puestos de trabajo todos
los elementos que no son necesarios para las operaciones de producción o de
oficina cotidianas. Los elementos necesarios se deben mantener cerca de la
"acción", mientras que los innecesarios se deben retirar del sitio o eliminar.
JUSTIFICACIÓN
Tarjetas de color
Una vez marcados los elementos se procede a registrar cada tarjeta utilizada en
la lista de elementos innecesarios. Esta lista permite posteriormente realizar un
seguimiento sobre todos los elementos identificados. Si es necesario, se puede
realizar una reunión donde se decide que hacer con los elementos identificados,
ya que en el momento de la "campaña" no es posible definir que hacer con
todos los elementos innecesarios detectados.
• Una ficha con un número consecutivo. Esta ficha puede tener un hilo que
facilite su ubicación sobre el elemento innecesario. Estas fichas son
reutilizables, ya que simplemente indican la presencia de un problema y en
un formato se puede saber para el número correspondiente, la novedad o
el problema.
• Tarjetas de colores intensos. Estas tarjetas se fabrican en papel de color
fosforescente para facilitar su identificación a distancia. El color intenso
sirve ayuda como mecanismos de control visual para informar que sigue
presente el problema "denunciado".
El plan debe indicar los métodos para eliminar los elementos: desecharlo,
venderlo, devolverlo al proveedor, destruirlo o utilizarlo, etc.
¿QUÉ ES SEITON?
SEITON - ORDENAR
UN LUGAR PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU LUGAR
Seiton consiste en organizar los elementos que hemos clasificado como
necesarios de modo que se puedan encontrar con facilidad. Aplicar Seiton en
mantenimiento tiene que ver con la mejora de la visualización de los elementos
de las máquinas e instalaciones industriales.
Una vez hemos eliminado los elementos innecesarios, se define el lugar donde
se deben ubicar aquellos que necesitamos con frecuencia, identificándolos para
eliminar el tiempo de búsqueda y facilitar su retorno al sitio una vez utilizados
(es el caso de la herramienta).
Seiton permite:
BENEFICIOS ORGANIZATIVOS
PROPÓSITO
La práctica del Seiton pretende ubicar los elementos necesarios en sitios donde
se puedan encontrar fácilmente para su uso y nuevamente retornarlos al
correspondiente sitio.
Desde el punto de vista de la aplicación del Seiton en un equipo, esta "S" tiene
como propósito mejorar la identificación y marcación de los controles de la
maquinaria de los sistemas y elementos críticos para mantenimiento y su
conservación en buen estado.
En las oficinas Seiton tiene como propósito facilitar los archivos y la búsqueda
de documentos, mejorar el control visual de las carpetas y la eliminación de la
pérdida de tiempo de acceso a la información. El orden en el disco duro de un
ordenador se puede mejorar si se aplican los conceptos Seiton al manejo de
archivos.
JUSTIFICACIÓN
Controles visuales
Un control visual se utiliza para informar de una manera fácil entre otros los
siguientes temas:
Marcación de la ubicación
• Indicadores de ubicación.
• Indicadores de cantidad.
• Letreros y tarjetas.
• Nombre de las áreas de trabajo.
• Localización de stocks.
• Lugar de almacenaje de equipos.
• Procedimientos estándares.
• Disposición de las máquinas.
• Puntos de lubricación, limpieza y seguridad.
Guardas transparentes
Es posible que en equipos de producción se puedan modificar para introducir
protecciones de plástico de alto impacto transparentes, con el propósito de
facilitar la observación de los mecanismos internos de los equipos. Este tipo de
guardas permiten mantener el control de la limpieza y adquirir mayor
conocimiento sobre el funcionamiento del equipo. No a todas las máquinas se
les puede implantar este tipo de guardas, ya sea por la contaminación del
proceso, restricciones de seguridad o especificaciones técnicas de los equipos.
Justo a estas guardas transparentes se pueden introducir mejoras al equipo
como parte de la aplicación del Seiton y paso dos de mantenimiento autónomo,
ya que se debe buscar la mejora en la facilidad del acceso del trabajador a los
lugares más difíciles para realizar la limpieza de un equipo en profundidad.
Codificación de Colores
CONCLUSIÓN
¿QUÉ ES SEISO?
SEISO – LIMPIAR
LIMPIAR EL SITIO DE TRABAJO Y LOS EQUIPOS Y PREVENIR LA
SUCIEDAD Y EL DESORDEN
Seiso significa eliminar el polvo y suciedad de todos los elementos de una
fábrica. Desde el punto de vista del TPM, Seiso implica inspeccionar el equipo
durante el proceso de limpieza. Se identifican problemas de escapes, averías,
fallos o cualquier tipo de FUGUAI. Esta palabra japonesa significa defecto o
problema existente en el sistema productivo.
El Seiri debe implantarse siguiendo una serie de pasos que ayuden a crear el
hábito de mantener el sitio de trabajo en correctas condiciones. El proceso de
implantación se debe apoyar en un fuerte programa de entrenamiento y
suministro de los elementos necesarios para su realización, como también del
tiempo requerido para su ejecución.
Es muy frecuente que una empresa realice una campaña de orden y limpieza
como un primer paso para implantar las 5S. En esta jornada se eliminan los
elementos innecesarios y se limpia el equipo, pasillos, armarios, almacenes, etc.
Esta clase de limpieza no se puede considerar un Seiso totalmente desarrollado,
ya que se trata de un buen inicio y preparación para la práctica de la limpieza
permanente. Esta jornada de limpieza ayuda a obtener un estándar de la forma
como deben estar los equipos permanentemente. Las acciones Seiso deben
ayudarnos a mantener el estándar alcanzado el día de la jornada inicial. Como
evento motivacional ayuda a comprometer a la dirección y operarios en el
proceso de implantación seguro de las 5S.
Esta jornada o campaña crea la motivación y sensibilización para iniciar el
trabajo de mantenimiento de la limpieza y progresar a etapas superiores Seiso.
• Propósitos de la limpieza.
• Fotografía o gráfico del equipo donde se indique la asignación de zonas o
partes del taller.
• Mapa de seguridad del equipo indicando los puntos de riesgo que nos
podemos encontrar durante el proceso de limpieza.
• Fotografía del equipo humano que interviene en el cuidado de la sección.
• Elementos de limpieza necesarios y de seguridad.
• Diagrama de flujo a seguir.
Esta técnica TPM será muy útil para ayudar a difundir prácticas y acciones de
mejora a los compañeros del área de trabajo. La LUP se emplea para
estandarizar acciones, informar sobre posibles problemas de seguridad,
conocimiento básico sobre el empleo de un producto de limpieza, etc. Con esta
técnica se podrá mantener actualizado al personal sobre cualquier cambio o
mejora en los métodos de limpieza.
SEIKETSU - ESTANDARIZAR
ESTANDARIZACIÓN
Para mantener las condiciones de las tres primeras `s, cada operario debe
conocer exactamente cuáles son sus responsabilidades sobre lo que tiene que
hacer y cuándo, dónde y cómo hacerlo. Si no se asignan a las personas tareas
claras relacionadas con sus lugares de trabajo, Seiri, Seiton y Seiso tendrán
poco significado.
Deben darse instrucciones sobre las tres `s a cada persona sobre sus
responsabilidades y acciones a cumplir en relación con los trabajos de limpieza
y mantenimiento autónomo. Los estándares pueden ser preparados por los
operarios, pero esto requiere una formación y práctica kaizen para que
progresivamente se vayan mejorando los tiempos de limpieza y métodos.
Las ayudas que se emplean para la asignación de responsabilidades son:
PASO 2. Integrar las acciones Seiri, Seiton y Seiso en los trabajos de rutina
El estándar de limpieza de mantenimiento autónomo facilita el seguimiento de
las acciones de limpieza, lubricación y control de los elementos de ajuste y
fijación. Estos estándares ofrecen toda la información necesaria para realizar el
trabajo. El mantenimiento de las condiciones debe ser una parte natural de los
trabajos regulares de cada día.
¿QUÉ ES SHITSUKE?
SHITSUKE - DISCIPLINA
CREAR HÁBITOS BASADOS EN LAS 4'S ANTERIORES
Las cuatro "S" anteriores se pueden implantar sin dificultad si en los lugares de
trabajo se mantiene la Disciplina. Su aplicación nos garantiza que la seguridad
será permanente, la productividad se mejore progresivamente y la calidad de los
productos sea excelente.
Shitsuke implica:
Un trabajador se disciplina así mismo para mantener "vivas" las 5´S, ya que los
beneficios y ventajas son significativas. Una empresa y sus directivos estimulan
su práctica, ya que trae mejoras importantes en la productividad de los sistemas
operativos y en la gestión.
Visión compartida
La teoría del aprendizaje en las organizaciones (Peter Senge) sugiere que para
el desarrollo de una organización es fundamental que exista una convergencia
entre la visión de una organización y la de sus empleados. Por lo tanto, es
necesario que la dirección de la empresa considero la necesidad de liderar esta
convergencia hacia el logro de mentas comunes de prosperidad de las
personas, clientes y organización. Sin esta identidad en objetivos será imposible
de lograr crear el espacio de entrega y respeto a los estándares y buenas
prácticas de trabajo.
Formación
El papel de la Dirección
El papel de trabajadores
Las 5'S son un buen comienzo hacia la calidad total y no le hacen mal a nadie,
está en cada uno aplicarlas y empezar a ver sus beneficios.
PARADIGMAS DE LA DIRECCIÓN
PARADIGMA 1.
PARADIGMA 2.
PARADIGMA 3.
Es frecuente que el orden y la limpieza se dejen de lado cuando hay que realizar
un trabajo urgente. Es verdad que las prioridades de producción a veces
presionan tanto que es necesario que otras actividades esperen, sin embargo,
las actividades de las 5S se deben ver como una inversión para lograr todos los
pedidos del futuro y no solamente los puntuales requeridos para el momento.
PARADIGMA 4.
PARADIGMA 5.
PARADIGMA 1.
PARADIGMA 2.
El trabajador considera que es veterano y no debe limpiar, que esta es una tarea
para personas con menor experiencia. Por el contrario, la experiencia le debe
ayudar a comprender mejor sobre el efecto negativo de la suciedad y
contaminación si control en el puesto de trabajo. Los trabajadores de producción
asumen a veces que su trabajo es hacer cosas, no organizarlas y limpiarlas. Sin
embargo, es una actitud que tiene que cambiar cuando los trabajadores
empiezan a comprender la importancia del orden y la limpieza para mejorar la
calidad, productividad y seguridad.
PARADIGMA 3.
PARADIGMA 4.
Puede ser muy difícil implantar las 5's en empresas que son muy eficientes o
muy limpias como en el caso de las fábricas de productos personales o
farmacia. Sin embargo, no todo tiene que ver con la eliminación de polvo o
contaminación. Las 5's ayudan a mejorar el control visual de los equipos,
modificar guardas que no dejan ver los mecanismos internos por guardas
plásticas de seguridad que permitan la observación del funcionamiento de los
equipos; o la aplicación de las 5's en el cuidado de nuestras mesas de trabajo y
escritorios...
DE LA 6ª A LA 9ª "S"
6. SHIKARI – CONSTANCIA
7. SHITSUKOKU – COMPROMISO
8. SEISHOO – COORDINACIÓN
Esta S tiene que ver con la capacidad de realizar un trabajo con método y
teniendo en cuenta a las demás personas que integran el equipo de trabajo.
Busca aglutinar los esfuerzos para el logro de un objetivo establecido. Se trata
de lograr que los músicos de una orquesta logren la mejor interpretación para el
público, donde los instrumentos principales y secundarios actúan bajo una
sincronización perfecta de acuerdo a un orden establecido en la partitura.
Esto mismo debe ser el trabajo en una empresa. Los equipos deben tener
métodos de trabajo, de coordinación y un plan para que no quede en lo posible
nada a la suerte o sorpresa. Los resultados finales serán los mejores para cada
actor en el trabajo y para la empresa.
9. SEIDO – SINCRONIZACIÓN
Nombre Significa
Propósito
japonés do
Relaci Mantener
Clasifica
ón SEIRI sólo lo
ción
con necesario
las
Organizac Mantener todo en
cosas SEITON
ión orden
El
Seishoo y Seido son hábitos que están relacionados con la buena integración de
los equipos, camaradería, compañerismo y realizar un trabajo disciplinado.
El principio de las 5's puede ser utilizado para romper con los viejos
procedimientos existentes e implantar una cultura nueva a efectos de incluir el
mantenimiento del orden, la limpieza e higiene y la seguridad como un factor
esencial dentro del proceso productivo, de calidad y de los objetivos generales
de la organización.