Este documento proporciona instrucciones para instalar el programa Cartera®. Explica los requisitos técnicos necesarios, los pasos para instalar el programa, actualizarlo y registrarlo. También describe cómo inicializar la información básica y utilizar los módulos y funciones de Cartera® para gestionar la cartera de clientes.
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Manual del Usuario
Obtenga informacin oportuna y precisa
del estado de cuenta de sus clientes y antigedad de su cartera.
2
Todo el material aqu contenido est sujeto a las clusulas de proteccin y reserva de los Derechos de autor, que consagra la ley 23 de 1982 y 44 de 1993. Derechos reservados: Cualquier utilizacin no autorizada por MECOsoft S.A. como compendiar, mutilar, transformar, reproducir, distribuir, vender y elaborar copias del presente programa, acarrear graves sanciones civiles y penales contempladas en las leyes. No se puede copiar o distribuir a ttulo gratuito u oneroso, ningn aparte de este manual, a menos que se tenga autorizacin por escrito de MECOsoft S.A. E-MAIL
producto@mecosoft.com.co servicio@mecosoft.com.co ventas@mecosoft.com.co http://www.mecosoft.com.co LINEA DE ATENCIN AL CLIENTE 01 800 09 46677 MEDELLIN
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Carrera 17 N 93A - 02/06 Of. 302 Edificio Abedul Boureau
Fax: (571) 622 5285 622 5241 3 Contenido INTRODUCCION Instalando el Programa Informacin Tcnica, 6 Requerimientos en equipos, 6 Instalando el programa, 6 Actualizando el programa, 13 Registrando el programa, 14 Instalando una compaa, 15 Inicializando la Informacin Bsica El Manejo de Pantallas - Generalidades, 19 Definicin de los archivos Bsicos, 23 Captura de la Informacin, 35 Informes, 35 Utilizando el Mdulo de Cartera Captura de Cuentas por cobrar, 37 Captura de Documentos: Recibos y Notas, 39 Ayudas en Lnea, 41 Realizando algunos procesos en Cartera Actualizacin, 42 Aplicacin de Documentos, 42 Intereses por mora, 43 Liquidacin, 44 Generacin Notas Dbito, 44 Transferencias, 45 Cierres, 45 Perodo, 45 4 Ao, 45 Depuracin Histricos, 46 Consolidacin, 46 Correccin de Identificadores, 47 Utilidades y Aplicaciones Externas Copia de Soporte, 48 Restauracin de Informacin, 50 Cambio de clave, 51 Cambio fecha proceso, 52 Website de Mecosoft, 52 Correo, 53 Transferencias, 54 Mdulo Administrativo (Usuarios), 59 Importacin/Exportacin de Datos, 66 Consultas Dinmicas, 69 Conversin de Datos, 74 Utilidades Conversin Bases Datos, 79
5 INTRODUCCION Posee usted en este momento una de las herramientas que mayor utilidad pueden brindar en la operacin normal del mdulo de Cartera. Dentro de las mltiples ventajas y caractersticas del mdulo CARTERA pueden resaltarse las siguientes: Archivo de clientes con posibilidad de manejar criterios como zona, vendedor por defecto, tipo de clasificacin, cumplimiento y financiacin, entre otros. Manejo de notas (dbito, crdito) y abonos por diferentes conceptos (codificados segn las necesidades de cada compaa). Manejo de anticipos. Define los rangos de vencimiento de acuerdo con las polticas de cada compaa. Cruce estricto entre documento fuente y documento destino. Totales por vendedor (ventas, recaudos) para liquidacin de comisiones/consulta extractos. Historia anual de clientes. Extractos para los clientes. Manejo de la CARTERA financiera (intereses y cuotas). Actualizacin de movimiento en lnea. Liquidacin de inters por mora. Informacin para efectos tributarios como ventas, IVA, descuentos, retenciones y acumulado bimensual de IVA. Evita la redigitacin en Contabilidad. Consulta inmediata del estado de una cuenta. Manejo de comisiones por ventas y por recaudos. Intereses por mora (Inters e IVA inters) Manejo de histrico de movimiento. Simplifica el manejo y control de las retenciones IVA e ICA. Control por centros y subcentros de costos. Control del cupo de crdito del cliente desde la captura. 6 Instalando el Programa Informacin Tcnica El programa de Cartera est desarrollado en Visual Basic 6.0 y los informes en Crystal Report 8.0. Requerimientos en Equipos El programa de Cartera debe disponer de las siguientes especificaciones: Procesador Pentium de 500 Mhz o superior. Windows 95 / 98 / NT / 2000 / XP, Novell Netware 5.0 en adelante Internet Explorer 5.0 o superior instalado. Mnimo 128 Mb. de memoria RAM. Mnimo de espacio en disco: Antes de la instalacin: 500 Mb. Despus de la instalacin: 150 Mb. El espacio en disco, tambin depende de la informacin que se maneje en los mecoproductos, ya que a mayor informacin, es necesario ms espacio en disco. Mouse. Unidad de CD ROM. Monitor a color, recomendado SVGA resolucin mnimo 800x600. Instalando el Programa Antes de instalar PRISMA, se debe sacar copia de soporte de los datos de los diferentes mecoproductos que hayan instalados en cada uno de los equipos en el cual se va a instalar PRISMA. Cuando se haya revisado las especificaciones del equipo, se procede con la instalacin del programa, siguiendo los siguientes pasos: 1. Insertar el CD en la unidad de CD. 2. Elegir desde el botn Inicio, la opcin "Ejecutar". 3. Escribir D:\SETUP u otra letra segn sea la unidad de CD. Aparece la pantalla inicial de instalacin del PRISMA SIC. Para continuar, dar clic en el botn <Next>. 7
4. Aparece la pantalla donde muestra los trminos del contrato y pregunta si acepta o no el contrato:
5. Seleccionar si se desea o no instalar el Acceso a Datos.
Si es la primera vez que se va a instalar la aplicacin es necesario instalar los componentes de acceso a datos, si es una actualizacin de versin en el equipo, no es necesario instalar los componentes de acceso a datos, por lo tanto se responde que NO y la instalacin se realizar rpidamente. Si se responde afirmativamente comienza a instalar los componentes. Si se responde negativamente aparece la pantalla informativa donde muestra los componentes a instalar en el respectivo orden. <Back: Para volver a la pantalla anterior Yes: Para continuar con la instalacin, ya que indica que acepta el contrato No: Indica que no acepta el contrato, por lo tanto la instalacin se suspende Si se da clic en el botn <Cancel>, se suspende la instalacin 8
6. A continuacin, aparece la pantalla donde sugiere el directorio en el cual se instalarn todos los archivos ejecutables de cada uno de los mdulos del programa:
Este directorio puede cambiarse con el botn <Browse>, teniendo en cuenta lo siguiente: Si la instalacin es monousuario: Siempre se debe elegir un directorio en el disco duro.
Si el directorio elegido no existe, al dar clic en <OK>, aparece un mensaje indicando que el directorio no existe y si se desea crearlo se debe elegir Si Si el disco duro tiene varias particiones, se puede elegir cualquiera de ellas, siempre y cuando tenga la capacidad disponible requerida. Por ejemplo si se tiene una unidad D:\ y se desea instalar el Prisma en esa particin del disco. 9
Si la instalacin es multiusuario: En redes Novell: La instalacin se realiza desde una estacin de trabajo, teniendo en cuenta las mismas consideraciones de la instalacin monousuario, es decir, el directorio para instalar los programas debe estar en el disco duro de la estacin de trabajo (En el servidor no es necesario este directorio). En redes Microsoft (NT/95/98/Me/2000): Tanto en el servidor como en las estaciones de trabajo, se deben tener en cuenta las mismas consideraciones que en la instalacin monousuario.
7. Luego se elige el directorio en el que sern instalados los datos compartidos (Se sugiere el directorio Mecosoft\Mecodata, pero se puede elegir otro). IMPORTANTE: Si se tiene instalado el programa de Nmina, esta ruta debe ser la misma en la que est instalado Nmina. Si la instalacin es Monousuario: Siempre se debe elegir un directorio en el disco duro, tal como se hizo con el directorio de los programas ejecutables, adems, si el disco duro tiene varias particiones se puede realizar en otra particin diferente a la donde se instalaron los programas. Por ejemplo: Elegir instalar los programas en la unidad D:\ y los datos compartidos en la unidad C:\ Si la instalacin es multiusuario: En redes Novell: La ruta debe ser la del servidor. En redes Microsoft (NT/95/98/Me/2000): Si la instalacin se est haciendo en el servidor, el directorio de los datos compartidos, debe ser en el disco duro del servidor. Si la instalacin es desde una estacin, la ruta es la del servidor. Por ejemplo: Si la ruta de servidor es la letra F, este directorio debe ser F:\Mecosoft\Mecodata Por medio de este botn se elige la unidad de red y la ruta del servidor Clic 10
8. A continuacin se elige el tipo de instalacin, Completa (Instala todos los mdulos) o Personalizada (Se elige cuando no se van a instalar todos los mdulos o cuando se va a realizar actualizacin de versin).
Si se elige instalacin Completa, contina con el paso 9. Si se elige la instalacin Personalizada muestra la siguiente pantalla donde permite elegir los componentes a instalar:
Back: Para volver a la pantalla anterior Next: Para continuar con la instalacin del programa Cancel: Para cancelar la instalacin, es decir, se suspende Programas: Instala todos los archivos necesarios para ejecutar los mdulos de Compras, Pedidos, Inventarios, Facturacin, Cartera. 11
La opcin Base Datos permite actualizar la base de datos de usuario. Por defecto este parmetro no esta seleccionado, porque al bajarse esta base de datos se estar sobrescribiendo la base de datos que contiene la informacin de las compaas instaladas y se perder esta informacin (No se pierden los datos de las compaas, se pierde la informacin de cules compaas estn instaladas). Si la instalacin es multiusuario y es desde una estacin de trabajo, debe desmarcarse esta opcin. Si es instalacin monousuario o es en el servidor, debe marcarse. 9. Luego se elige el grupo de programas en el que se adicionar el grupo en la barra de tareas del men Inicio\Programas y de donde se va a invocar (Se sugiere el grupo "SIC MECOsoft", pero se puede elegir otro). Para continuar con la instalacin del programa, dar clic en el botn <Next>.
10. Para continuar, muestra si se ha recolectado la informacin necesaria para la instalacin. Para continuar con la instalacin del programa, dar clic en el botn <Next>: Bases de datos: Incluye todas las bases de datos necesarias para poder ejecutar el programa. - Datos usuario: Contiene todos los usuarios creados y los permisos otorgados, as como la informacin de los directorios creados para las compaas instaladas - BD Modelos: Contiene las bases de datos modelos para la creacin de nuevas compaas 12
11.Luego de recolectada toda la informacin, comienza la instalacin del programa
12. A continuacin, el programa pregunta si se desea instalar el Acrobat Reader (Necesario para poder visualizar el manual del usuario). Adems, el archivo del manual se va a encontrar en el directorio donde se instale cada uno de los mdulos de PRISMA 10. Por ejemplo el manual de Cartera, quedara en Mecosoft\Mecosic\Cartera\Manual.
13. Por ltimo, cuando aparezca la ventana indicando si se desea Ejecutar PRISMA SIC-Gestin Comercial (Activa la barra de acceso rpido a los mecoproductos), elija esta opcin o no y haga clic en "Finish" para terminar con el proceso de instalacin. Para instalaciones monousuario y estaciones de trabajo, que no tengan instalado el Acrobat Reader, se recomienda instalarlo; respondiendo <Si> en esta pregunta 13
14. Retire el CD y gurdelo en un lugar seguro. Actualizando el programa Antes de actualizar se recomienda sacar copia de soporte de los mdulos instalados. Para realizar la actualizacin del PRISMA 10, se siguen los mismos pasos que en la instalacin, pero en el paso 8, se elige como tipo de instalacin Personalizada:
Al elegir la instalacin Personalizada muestra la siguiente pantalla: 14
Si se ubica en Bases Datos, muestra las bases de datos a actualizar:
A continuacin se sigue con los dems pasos que se explican en la instalacin del programa. La actualizacin se debe realizar en el mismo directorio donde se instal el programa inicialmente. Registrando el programa Para poder hacer uso de la funcionalidad del programa es necesario registrarse como usuario del programa en MECOsoft S.A. 1. Llamar a MECOsoft S.A. al telfono (574) 325 00 20, y solicitar comunicacin con la persona encargada de registrar los programas. Es necesario que en el momento de llamar a registrarse se est al frente del computador o cerca de l. 2. Una vez se comunique con la persona encargada de registro, el usuario debe ingresar al programa. Aparece una pantalla donde se ingresa el serial y al presionar la tecla <Tab>; el programa muestra una sea que es solicitada por la persona encargada de registrar los programas y as poder asignar el registro. Muestra la siguiente pantalla: <Datos Usuario>: Si se activa, afecta los datos de usuarios y las compaas instaladas, por lo tanto, nicamente se debe elegir cuando se instala por primera vez el programa. <BD Modelos>: Siempre se debe activar, ya que actualiza las tablas modelos de usuarios y de datos de la compaa (Son las que se guardan en el directorio original). 15
Instalando una Compaa La instalacin de la compaa se realiza por la opcin Mdulo Administrativo (Usuarios) en el ambiente Utilidades o por fuera del programa desde el Mdulo Administrativo (Ruta: Inicio\Programas\Sic Mecosoft\Aplicaciones Externas\Mdulo Administrativo). Se ingresa toda la informacin referente a la compaa a instalar:
Al dar clic en el botn Crear Ca., aparece la pantalla general de Compaas:
Cuando el programa es en arriendo, en este campo se ingresa el nmero de meses por los que fue arrendado. El serial es nico para el usuario y es asignado por Mecosoft con el paquete 16 Rgimen Tributario Este es un campo informativo para el clculo y/o la aplicacin de los impuestos al momento de capturar los documentos y la impresin de las facturas, se puede elegir una de las siguientes tres alternativas: Rgimen Simplificado: Pertenecen a este rgimen los comerciantes minoristas o detallistas, cuyas ventas estn gravadas a la tarifa general del impuesto sobre las ventas, as como quienes presten servicios gravados. Deben cumplir en su totalidad las siguientes condiciones: Ser personas naturales. Tener mximo dos establecimientos de comercio. No ser importadores de bienes corporales muebles. No vender por cuenta de terceros, as sea a nombre propio. Los ingresos netos provenientes de su actividad comercial en el ao fiscal inmediatamente anterior, sean inferiores a $277.200.000. Cuando vendan bienes gravados no estn obligados a expedir factura de venta. No estn obligados a presentar declaracin de impuesto sobre las ventas. Se les prohbe adicionar al precio de venta o servicios gravados suma alguna por concepto de impuestos sobre las ventas. Rgimen Comn: Pertenecen a este rgimen todos los responsables de liquidar el impuesto a las ventas. Para el efecto el responsable debe: Expedir factura o documento equivalente por todas las operaciones que realice y conservar copia. Llevar libros de contabilidad. Efectuar retencin en la fuente por IVA y presentar la correspondiente declaracin. Expedir certificado de retencin en la fuente. Solicitar autorizacin de la numeracin para la expedicin de factura. Gran Contribuyente: Pertenecen a este rgimen todos aquellos que el Director General de Impuestos Nacionales, mediante resolucin, establezca como contribuyentes, responsables o agentes retenedores y que por su volumen de operaciones o importancia en el recaudo, deban pertenecer a las administraciones u oficinas especializadas en dicha clase de contribuyentes. A partir de la publicacin de la respectiva resolucin, la persona o entidad sealada deber cumplir todas sus obligaciones tributarias, en la administracin u oficina que se les indique, y en los bancos o entidades asignados para recaudar y recepcionar sus declaraciones tributarias. Ninguno: Se elige cuando la empresa no tiene identificacin tributaria, es decir, que es una persona natural y por lo tanto no causa ningn tipo de retencin. Actualizacin en Lnea Si se activa, se actualizan los saldos de Clientes al grabar un documento. Si no se activa, quiere decir que la compaa funcionar en BATCH, en este caso es necesario realizar el proceso de actualizacin para que se afecten los saldos de las tablas. Batch: Los saldos se alimentan, ejecutando un proceso de actualizacin, el cual recorre la informacin del movimiento y afecta los saldos en las tablas. Esto nos permite que la informacin sea verdica y la informacin puede ser corregida antes de afectar los archivos. Lnea: Significa que con solo grabar el documento, el programa alimenta los saldos. 17 En cualquier momento se puede cambiar de lnea a batch o viceversa. En caso de pasarse de batch a lnea, el programa verifica que todas las transacciones estn actualizadas, de lo contrario, no lo permite. Transfiere en Lnea Este identificador se utiliza para indicar que todo movimiento que se ingrese en los dems mdulos del SIC, se vea reflejado en Comodn. Por ejemplo: Si se ingresa una factura en Facturacin y se tiene activado este campo; dicha transaccin va a estar en Comodn, sin necesidad de volver a ingresar dicha factura en Comodn. Maneja Decimales en Prisma Si se activa este campo, significa que se manejar decimales en Prisma. Solo es posible modificar este parmetro a travs del Mdulo Administrativo, sin embargo, en el mantenimiento de compaa dentro de cada mdulo, se ve el parmetro, pero no es posible modificarlo. El manejo o no de decimales, se ve reflejado en las capturas de todos los mdulos de Prisma y a nivel de informes. Internamente el programa siempre guarda mximo 3 decimales para todos los valores a excepcin del Neto que guarda mximo 2 decimales. Si un clculo da mas nmeros decimales, el sistema lo redondea a esta cantidad de dgitos. Niveles Plan de Cuentas En este campo se define el nmero de dgitos que contiene cada uno de los niveles que tendr el cdigo contable de la contabilidad a manejar. Compactacin Automtica Estos campos permiten configurar la periodicidad (lapso de tiempo en das) en el cual se desea realizar automticamente la compactacin de la Base de datos y de acuerdo a la periodicidad ingresada, el programa calcula la fecha en la que se realizar la prxima compactacin. Al habilitar por primera vez el mdulo de Cartera o al dar clic en el botn Ver/Editar que aparece al frente de Cartera, aparece la siguiente pantalla:
18 Controles Controla Cupo Crdito en Ventas Si se activa este campo, cuando se efecte una venta (Se capture una cuenta por cobrar), el programa valida que el cliente tenga cupo de crdito disponible, de lo contrario no permite realizar una venta con dicho cliente. Si se tiene instalado el mdulo de Facturacin y se tiene este control instalado, al momento de hacer una factura a crdito, el programa verifica el cupo del cliente para validar si puede realizar o no la factura. Control de Vendedores en los Documentos Si se activa este campo, el programa verifica que solo se puedan aplicar Recibos de Caja o Notas al vendedor que se haya asignado al documento a afectar. Control de fechas en el movimiento Si se activa este campo, solo permite capturar movimiento del perodo actual. Si no se activa se puede capturar movimiento de cualquier fecha del ao. El perodo actual es el mes siguiente a la fecha que aparece en el campo <Fecha Ultimo Perodo Cerrado>. Manejo de comentario en el detalle Si se activa este campo, en la captura de movimiento, permite digitar en el campo Comentarios del detalle, tem por tem. Si no se activa, este campo aparece desactivado. Causa Rete Fuente: Si se activa este campo, al momento de elaborar una cuenta por cobrar, se resta del documento el valor de ReteFuente. Si la causa, se debe digitar el valor por concepto de ReteFuente. Rete Iva: Si se activa este campo, al momento de elaborar una cuenta por cobrar, se resta del documento el valor de Rete Iva. Si la causa, se debe digitar el valor por concepto de Rete Iva. Rete Ica: Si se activa este campo, al momento de elaborar una cuenta por cobrar, se resta del documento el valor de Rete Ica. Si la causa, se debe digitar el valor por concepto de Rete Ica. Vencimientos Anlisis de Cuentas por Cobrar En estos tres campos, se ingresan los rangos (Nmero de das) que se desea sugiera el programa al momento de generar los informes de anlisis de cuentas por cobrar. Fecha Ultimo Perodo Cerrado En este campo aparece la fecha en la que se realiz el ltimo cierre de perodo. Solamente es posible ingresar esta fecha al momento de adicionar la compaa, en los dems casos aparece desactivado y se actualiza automticamente con el cierre de perodo de este mdulo.
19 Inicializando la Informacin Bsica Antes de poder obtener todos los beneficios del mdulo de Cartera, es necesario recolectar toda la informacin de los archivos bsicos y las diferentes caractersticas por las cuales se va a regir la informacin de la compaa. El manejo de pantallas - Generalidades La pantalla inicial para cada mdulo es la misma, slo cambia el logo correspondiente a cada mdulo. Adems, de acuerdo al mdulo donde se ingrese aparecen una serie de botones que permiten el acceso ms rpido a algunas opciones. Pantalla Inicial El programa presenta la siguiente pantalla:
En esta pantalla inicial de acceso se ingresa: Nombre de Usuario: Corresponde a la identificacin de la persona que va a ingresar al sistema, el cual le habilitar un determinado nmero de opciones antes definidas por el administrador del programa. El administrador del programa puede crear otros nuevos usuarios y les puede restringir el acceso a algunas opciones, este proceso se realiza por la opcin Administracin de usuarios en el men Utilidades. Despus de instalar el programa, el usuario que crea por defecto es el usuario Supervisor, el cual tiene derecho sobre todas las opciones del programa. Contrasea: Es una clave secreta para que cada usuario ingrese al sistema y as evitar la suplantacin de usuarios en funciones especficas. Esta clave es secreta y por lo tanto no es visualizada en el momento de su digitacin. Despus de instalar el programa, la contrasea que crea por defecto es presionar la tecla < Enter>. Fecha Actual: Corresponde a la fecha del da en el cual se va a trabajar. Siempre se sugiere la fecha del sistema. Campo tipo fecha en formato mm/dd/aaaa. Fecha Contable: Corresponde a la fecha en la cual se va a ingresar el movimiento. Esta fecha es posible modificarla manualmente o seleccionando la fecha en el calendario que aparece a la derecha del campo. Esta fecha se sugiere en las capturas, pero se puede modificar en stas. Campo tipo fecha en formato mm/dd/aaaa. 20 Al lado derecho aparece el siguiente botn: Al dar clic en este botn, aparece un calendario donde se elige el ao, el mes y el da:
En la pantalla principal y en los mantenimientos, aparecen una serie de botones en la parte superior de la pantalla, que permiten agilizar el trabajo con el mdulo de Cartera. Ellos se encuentran distribuidos guardando los siguientes estndares: Pantalla Principal: De acuerdo al mdulo en el que se est ubicado aparecen los siguientes botones: Permite ingresar al mantenimiento de clientes. Tambin se ingresa por la ruta Archivo/Bsicos/Clientes/Mantenimiento. Permite ingresar al mantenimiento de vendedores. Tambin se ingresa por la ruta Archivo/Bsicos/Vendedores/Mantenimiento. Permite ingresar al mantenimiento de tipos de documentos. Tambin se ingresa por la ruta Archivo/Bsicos/Tipo Documentos. Permite ingresar a la captura de documentos. Tambin se ingresa por la ruta Captura/Documentos. Por medio de este botn, es posible realizar el proceso de actualizacin. Tambin se ingresa por la ruta Procesos/Actualizacin. Por medio de este botn, es posible realizar el proceso de cierre del perodo. Tambin se ingresa por la ruta Procesos/Cierres/Perodo El calendario tambin est disponible en los campos Fecha de los mantenimientos y los informes 21 Permite el cambio de la fecha contable. Tambin se ingresa por la ruta Utilidades/Cambio fecha proceso. Por este botn es posible abrir una compaa luego de ingresar al programa o cambiarse de compaa luego de haber ingresado a otra. Tambin se ingresa por la ruta Archivo/Abrir Compaa. Este botn permite realizar Copia de soporte. Tambin se ingresa por la ruta Utilidades/Copia soporte. Por medio de este botn es posible realizar Restauracin de informacin. Tambin se ingresa por la ruta Utilidades/Restauracin de informacin. Permite ingresar al WebSite de MECOsoft. Tambin se ingresa por la ruta Utilidades/WebSite de MECOsoft. Por medio de este botn, se activa la Calculadora. Este botn permite visualizar las ayudas en lnea, estas ayudas tambin se activan al presionar la tecla F1 estando posicionado en cada una de la opciones o campos. Pantalla de Mantenimientos: En las pantallas de mantenimientos aparecen una serie de botones que permiten realizar la captura y/o actualizacin de la informacin (Adicin, Correccin, Retiro, Consulta, etc) y se encuentran distribuidos guardando los siguientes estndares: Permite adicionar un nuevo registro. Este botn se utiliza para corregir o editar el registro que aparece en pantalla. Este botn se utiliza para retirar o eliminar de la tabla, el registro que aparece en pantalla. Permite consultar un registro determinado. Para que aparezcan todos los registros, se da clic en el botn de consulta donde muestra la pestaa de Propiedades y se eligen los campos que se desean visualizar. 22
Al activar este botn (Acarreo) y luego presionar el botn de Adicin, los datos del registro adicionado anteriormente permanecen en la pantalla, excepto los campos claves (Por ejemplo: el Cdigo), permitiendo dejar intacta la informacin que no vara y modificar nicamente los campos que as lo requieran, agilizando el proceso de digitacin. Por medio de este botn se anula el documento en el que se est posicionado. El programa pregunta si se est seguro de anular o no dicho documento. El botn de anulacin solamente est disponible en las capturas. Si se ha adicionado un registro o se han realizado modificaciones, es necesario indicarle al programa que los datos son correctos, para eso se utiliza este botn. En el caso de no querer guardar las modificaciones o el registro que se est digitando, se puede cancelar presionando este botn, teniendo en cuenta que slo se puede cancelar las modificaciones no grabadas con el botn anterior. Sirve para cerrar la ventana o salir del mantenimiento y regresar a la pantalla principal. Al posicionarse en alguno de los registros, se visualiza la informacin en la parte superior. La seleccin de los campos en Propiedades slo es necesario hacerla la primera vez que se ingresa al mantenimiento o cada vez que se quiera modificar. 23 Este botn aparece en las capturas, una vez se digita el encabezado del documento. Por medio de este botn es posible visualizar el detalle del documento que se est capturando. Este botn aparece en la parte superior derecha de la pantalla. Adems de los botones, el programa permite realizar, por medio de la combinacin de teclas, la misma tarea de los botones; dichas combinaciones son las siguientes: CTRL-A: Adiciona un nuevo registro. CTRL-M: Permite editar o corregir el registro activo. CTRL-E: Retira el registro activo. CTRL-B: Permite buscar o consultar un registro. CTRL-R: Permite acarrear el registro anterior para adicionar uno nuevo sin tener volver a digitar alguna informacin. CTRL-N: Anula el documento activo. CTRL-G: Graba o salva el registro activo. CTRL-S: Cancela las modificaciones hechas o la adicin del registro activo. CTRL-F: Permite salir del mantenimiento activo. Definicin de los archivos bsicos Implica que la empresa asigne a cada uno de los archivos que conforman el men Bsicos (zonas, centro de costos, impuestos y retenciones, vendedores, clientes, numeracin documentos, tipo documentos, cuentas PUC, modelos contables, modelos tesorero, monedas) un cdigo que lo identifique y todos los datos necesarios que solicite el programa. La creacin de los archivos maestros no es mas que la digitacin de la informacin bsica, recolectada previamente para los archivos que se van a utilizar el mdulo de Cartera. Durante la creacin de los archivos maestros no se suministran saldos iniciales, ni acumulados de ningn tipo, porque esta informacin es ingresada utilizando el men Captura. Los archivos maestros se crean en el siguiente orden, pero si la empresa no va a utilizar alguna informacin, se puede continuar con la definicin del archivo que le sigue as: 1. Crear las zonas que se manejen (Ruta: Archivo\Bsicos\Zonas).
En este grid aparecen todas las zonas matriculadas y al posicionarse en alguno de los registros, en la parte superior se visualiza la informacin. En este mantenimiento se definen cada una de las zonas que van a cubrir los clientes, los vendedores. 24 2. Crear un centro de costos o los que se tengan en la empresa (Ruta: Archivo\Bsicos\Centro de Costos).
3. Crear los impuestos y retenciones que se van a manejar (Ruta: Archivo\Bsicos\Impuestos y retenciones).
En el momento de capturar un documento, no se ingresa el porcentaje, el programa trae los asignados en este mantenimiento, pero permite modificarlo si es el caso. 4. Ingresar los tipos de comisiones por ventas que van a tener los vendedores (Ruta: Archivo\Bsicos\Vendedores\Comisin por Ventas). Se visualizan todos los centros de costos en forma de rbol, permitiendo apreciar todos los centros de costos y los subcentros de costos. Cuando no se van a manejar centros de costos se crea el centro de costos 000 Sin centro de Costos. 25
5. Ingresar los tipos de comisiones por recaudos que van a tener los vendedores (Ruta: Archivo\Bsicos\Vendedores\Comisin por recaudos)
6. Matricular los vendedores que tiene la empresa (Ruta: Archivo\Bsicos\Vendedores\Mantenimiento).
Valor mnimo y valor mximo vendido, para hacerse acreedor al porcentaje de comisin. En el mantenimiento de Vendedores existe un campo donde se elige el tipo de comisin. La edad mnima y la edad mxima se ingresa en nmero de das. Si los vendedores se manejan por Nit/Cdula, es posible matricular para un mismo vendedor diferentes sucursales que permitan diferenciarlos. Por ejemplo: Almacenes de cadena Nit Sucursal 890890890-0 000 Medelln 890890890-0 001 Bogot 890890890-0 002 Cali 26
La comisin por recaudos solo se maneja si se tiene instalado el mdulo de Cartera. Si el vendedor va a ser asignado a un cliente, este debe tener asignada la misma zona que tiene el cliente. En esta pestaa se puede matricular el respectivo porcentaje de comisin para cada lnea. 27 7. Crear los tipos de clasificacin que van a tener los clientes (Ruta: Archivo\Bsicos\Clientes\Clasificacin).
8. Crear los tipos de cumplimiento que tienen los clientes (Ruta: Archivo\Bsicos\Clientes\Cumplimiento).
9. Matricular los tipos de financiacin que van a tener los clientes (Ruta: Archivo\Bsicos\Clientes\Tipos de Financiacin).
Cada cliente puede o no pertenecer a alguna clasificacin matriculada en este mantenimiento. En Cartera los tipos de financiacin son necesarios para el pago por cuotas de los documentos. Cuando se captura un tipo de documento que maneja financiacin, el programa sugiere en la captura los datos de financiacin que tiene matriculados el cliente al cual se est haciendo el documento 28 10. Matricular los clientes que tiene la empresa (Ruta: Archivo\Bsicos\Clientes\Mantenimiento).
El campo Clase, es necesario al momento de generar los medios magnticos para la DIAN en el programa Comodn. Estas clases pueden ser: Nit expedido por la DIAN Cdula de Ciudadana o Tarjeta de Identidad Cdula de Extranjera Cedula de Ciudadana o Tarjeta de identidad del tutor o representante para los menores extranjeros. El vendedor que se asigne en este campo, es el que va a sugerir en la captura de documentos del cliente. 29
Estos campos no son editables, son actualizados por el programa. En estos campos ocurre lo mismo que en la pantalla anterior, pero se actualizan realizando el cierre de perodo. Los descuentos Comercial y Financieros que se ingresen en este mantenimiento, son los que sugiere el programa al capturar un documento. 30 Los terceros asociados a las transacciones que se registran en Comodn y/o Tesorero debe existir en la respectiva aplicacin, esto es: Clientes, Vendedores y/o Proveedores. Para tal efecto cuando en Prisma se cree un nuevo Cliente, Vendedor y/o proveedor, tambin ser creado en Comodn y Tesorero, as: Una vez se vaya a almacenar la respectiva informacin, el sistema pregunta cul va a ser el identificador dos para Comodn y el identificador dos para Tesorero, el identificador uno es el mismo para todas las aplicaciones.
El sistema siempre va a sugerir el mismo identificador dos que se digita en Prisma, pero es posible cambiarlo para diferenciarlo en las diferentes aplicaciones. 11. Asignar los rangos de numeracin que tendrn los documentos (Ruta: Archivo\Bsicos\Numeracin Documentos).
12. Ingresar los tipos de documentos que se van a utilizar en la empresa (Ruta: Archivo\Bsicos\Tipo Documentos). En esta pantalla se asigna los rangos de numeracin para los tipos de documentos definidos en el mantenimiento de Tipo Documentos. 31
El valor que se asigne en este campo, es el que va a sugerir para la referencia al momento de capturar un documento con dicho tipo de documento. Va a sugerir los siguientes valores: Ultimo costo histrico, Ultimo costo ajustado, Costo promedio histrico, Costo promedio ajustado o Lista de precios. En esta pantalla se ingresa una frase que va a ir impresa en la parte superior y otra que va a ir impresa en la parte inferior del documento. Se puede modificar cada que se quiera. Se define de qu forma va a afectar cada uno de estos campos en los acumulados del cliente, es decir, al digitar un documento que tenga este tipo de documento, cada uno de estos valores va a sumar, restar o nada en los valores de acumulados del cliente. 32 13. Definir y matricular las cuentas a utilizar (Ruta: Archivo\Bsicos\Cuentas PUC).
La longitud del cdigo de la cuenta de cada uno de los niveles es de acuerdo a cmo se hayan definido en la instalacin de la compaa en el campo Niveles Plan de Cuentas. Esta identificacin de la Cuenta es utilizada por el Programa para agrupar las Cuentas que corresponden a un mismo Cdigo Tributario, con el objeto de generar los Anexos para Declaracin de Renta. Las Cuentas que no tienen Cdigo Tributario no son incluidas en los Anexos. Este cdigo lo define la DIAN con base en el formulario de la declaracin de renta. Si la cuenta maneja Activos fijos, las cuentas que se discriminan aqu van a sufrir depreciacin automtica cuando se realice el proceso. Si la cuenta es base para ajustes por inflacin, se debe indicar la cuenta que reflejar el valor del ajuste y la cuenta de correccin monetaria relacionada con la cuenta matriculada Si la cuenta maneja Diferidos, es posible matricular las cuentas de amortizacin y Gasto o Ingreso Amortizacin 33
14. Crear los modelos contables para definir las cuentas contables a afectar con los documentos (Ruta: Archivo\Bsicos\Modelos Contables).
En este mantenimiento se definen las cuentas a las que va a transferir cada uno de los valores de cada documento, al momento de realizar la transferencia a Contabilidad. En este caso hay 5 niveles: El primer nivel es de 1 dgito, el segundo de 1 dgito ms y los otros 3 son de 2 dgitos ms cada uno. Por ejemplo: 1 ACTIVOS 11 DISPONIBLE 1110 BANCOS 111005 BANCOS MONEDA NACIONAL 11100501 BANCOLOMBIA CTA 123456 34 15. Crear los modelos tesorero para la conexin con Tesorero (Ruta: Archivo\Bsicos\Modelos Tesorero).
16. Definir las monedas a utilizar, en caso que se maneje moneda extranjera en la empresa (Ruta: Archivo\Bsicos\Monedas).
Si alguno de los anteriores archivos ya fue creado en otro mdulo, no es necesario volver a crearlo ya que dichos archivos son compartidos en todos los mdulos. En estos campos se ingresa el Tipo de Documento y el Modelo Contable definidos en Tesorero, asociado al Modelo Contable definido en PRISMA 10 En este mantenimiento se matriculan las diferentes monedas con que se va a trabajar. En la captura de los documentos, si este maneja moneda extranjera, se elige la moneda a utilizar. En cada una de las pestaas se asignan y configuran las cuentas con las que va a ir los valores de cada documento hacia los modelos contables de Tesorero 35 Captura de la informacin Los documentos que se manejen deben organizarse adecuadamente segn las condiciones de cada compaa y codificarse. La asignacin de cdigos a los archivos maestros es un proceso sumamente delicado y del cual depende en un alto porcentaje el xito de los pasos siguientes. Si se detectan nuevos clientes, vendedores, centros de costos, etc., stos deben matricularse en el programa antes de poder elaborar algn documento para ellos. Debe existir la seguridad de que los documentos estn correctos y debidamente diligenciados antes de entrar a su proceso en el programa, teniendo en cuenta los datos ms importantes en cada uno de ellos. Los documentos previamente codificados se digitan desde el men Captura, dependiendo del tipo de documento a digitar.
Un Recibo de Caja (RC), una Nota Dbito (ND) o una Nota Crdito (NC) van a afectar una Venta (VE). Para cruzar un RC (recibo de caja) se utiliza una ND (nota dbito). El RC debe estar sin documento destino. Para afectar o cancelar una ND (nota dbito), ha de utilizarse un RC (Recibo de caja) o una NC (Nota crdito). La ND debe estar sin documento destino. Para cruzar una NC (nota crdito) se utiliza tipo de documento ND (nota dbito). La NC debe estar sin documento destino. Una NC (nota crdito) NO se puede cruzar con un RC (recibo de caja) porque esto aumentara el valor del documento y porque ambos documentos son de la misma naturaleza contable. En CARTERA debe tenerse especial cuidado en los siguientes aspectos: Al digitar los valores de los recibos de caja, en el campo valor bruto debe colocarse el valor recibido por caja y en los campos retencin y descuento sus respectivos valores. El programa realiza las operaciones del caso (bruto + IVA - descuento - retencin) y cruza el valor neto obtenido, con la factura en cartera para el cliente respectivo. Si el recibo de caja afecta varias facturas, la retencin en la fuente puede discriminarse para cada una de ellas o aplicarse en su totalidad a la ltima factura. Si la compaa es autorretenedora, en los recibos de caja no se debe digitar la retencin. Informes En el mdulo CARTERA, adems de los informes bsicos, se pueden obtener los siguientes: Clientes Consulta de Extracto Captura de Cuentas por cobrar Captura de Documentos 36 Estado de Cuenta: Es un formato individual para cada cliente que contiene un anlisis de vencimiento y un estado de cuenta resumido (movimiento del perodo). Se utiliza como mecanismo de cobro y para circularizar clientes. Se puede obtener selectivamente para un grupo de clientes o para todos. Movimiento Perodo: Es el auxiliar o informe soporte contable de la CARTERA. Contiene todo el movimiento detallado de la cuenta del cliente en el perodo. Relacin de saldos: Es un listado de los clientes, con su saldo a la fecha del ltimo cierre de perodo. Acumulados: Este informe es contable y administrativo. En l se tienen los datos de ventas brutas, IVA, descuentos, retencin en la fuente y ventas netas por cliente. Los valores mostrados dependen de cmo se haya definido la tabla de conceptos. Intereses por Mora IVA: Es una relacin del IVA recaudado a cada cliente por ventas en el bimestre, para facilitar el pago a la administracin de impuestos. Debe complementarse con la informacin de IVA descontable (que no es manejada por el programa). Retenciones: Para conocer el valor de la retencin en la fuente acumulado por cada uno de los clientes. Movimiento Digitacin Impresin de Documentos Resumen de Cuentas por Cobrar: Permite obtener en forma resumida el anlisis, segn la estructura definida para el cdigo de cliente. Resumen Movimiento por Cliente Resumen Movimiento por vendedor Resumen Movimiento por Tipo de Documento Cartera Anlisis de Cuentas por Cobrar: Presenta un anlisis de cartera en el cual se observan cada una de las facturas pendientes de pago de un cliente, clasificadas por rangos de vencimiento. Si alguna de estas facturas ha tenido abonos parciales o notas, sto se detalla bajo la misma. Cupo Cliente vs Cuentas por Cobrar entre Fechas Financiacin Comisiones Ventas Recaudos
37 Utilizando el Mdulo de Cartera Antes de empezar a ingresar los documentos de Cartera, se debe verificar que todos los archivos bsicos para realizar una Cuenta por cobrar (factura), un Documento (Recibo o Nota) o una cuota, estn ya creados. Captura de Cuentas por Cobrar Esta opcin permite capturar el movimiento de facturas que no ha sido generado desde el mdulo FACTURACION; sea por que no se dispone de ste o porque las facturas y/o documentos a capturar fueron generados manualmente. NOTAS IMPORTANTES: Un documento puede ser corregido en cualquier estado, pero que haya sido ingresado desde el mdulo de Cartera. Un documento se puede anular en cualquier estado y origen. Se puede eliminar un documento, siempre y cuando se encuentre en estado DIGITADO y haya sido ingresada desde el mdulo de Cartera. Cuando se ingresa un tipo documento que maneja financiacin, el cliente debe tener matriculado un tipo de financiacin. Si el cliente tiene un tipo de cumplimiento y este tiene activado el campo <Bloquear ventas>, el programa no permite facturar a dicho cliente. Si en la instalacin de la compaa, se eligi <Controla cupo crdito en ventas> y el cupo de crdito es menor o igual al saldo del cliente ms el valor neto del documento, el programa no permite facturarle a dicho cliente. El cliente al que se le va a facturar, debe tener la misma zona que tiene el vendedor.
En este campo se elige el tipo de documento de cuentas por cobrar y que fue matriculado en Tipo Documentos. Es un campo obligatorio. El tipo de documento a elegir, debe tener en el mantenimiento de Tipo Documentos, como tipo de movimiento: Ventas. 38
Las cuentas por cobrar presentan los siguientes estados: DIGITADO - PERIODO SIGUIENTE - ACTUALIZADO - ANULADO Informe de Comisin por Recaudos Este informe muestra para todos o un rango de vendedores, las comisiones por recaudos de cada uno de las ventas realizadas. Adems, se debe ingresar la(s) tarifa(s) de Iva y el rango de fechas de vigencia de dicha tarifa, para el clculo de la base de comisiones. El informe de comisin por recaudos, se basa en las facturas y no en los recibos de caja. Se sugiere el vendedor que tiene matriculado el cliente, pero se puede modificar. Si el tipo de documento maneja financiacin, al momento de digitar el cliente, sugiere los valores del tipo de financiacin. El valor inicial y el valor a financiar son digitados al momento de grabar el documento. 39
Clculo de la Base de Comisiones: Sobre el valor pagado o abonado a la cuota y/o factura se le resta la tarifa de iva matriculada segn como la fecha de la factura se ubique dentro de los rangos establecidos en el Grid. Ejemplo: El recibo de caja Nmero 2357 de mayo 2/2001, cancela la factura nmero 3058 de noviembre 25/2000 por un valor de $1140.000,oo. El clculo de la comisin se hace: valor recibo /(1 +(tarifa de iva/100))., para este caso sera: 1140.000/(1+(14/100)), dando como resultado un valor base de Comisin = 1000.000,oo. Captura de Documentos: Recibos y Notas En esta captura se suministra al programa toda la informacin de los documentos que afectan una factura o la cartera de una compaa. Todo el movimiento que afecta una factura o cuenta por cobrar, se digita en este mantenimiento.
Se debe elegir la forma de pago y en caso de ser un cheque o tarjeta se debe digitar el banco y el nmero del cheque o tarjeta. Cuando se presiona el icono de detalle, se presenta una pantalla en la que se selecciona la cuenta por cobrar a afectar y por cules valores. 40
Los documentos de cartera (Recibos y notas) presentan los siguientes estados: DIGITADO - PERIODO SIGUIENTE - ACTUALIZADO - ANULADO En el detalle de la captura, en el campo Prefijo Destino al dar clic en el botn de consulta , se presenta la siguiente pantalla.
El documento seleccionado es trado a la pantalla con sus respectivos valores.
Se selecciona de todas las cuentas por cobrar, cul se va a afectar con el documento. El programa calcula automticamente el valor neto. 41 Ayudas en Lnea Cuando se presiona la tecla de funcin F1, el programa presenta una ayuda en lnea, con una breve explicacin del campo en el que se est posicionado. La tecla [F1] puede utilizarse desde cualquier men, en cualquier men u opcin, porque el programa identifica el punto en que se est y provee la informacin para realizar esa actividad. Inmediatamente se presiona, aparece en la pantalla un texto con la informacin necesaria para ingresar datos, segn la opcin o men que se tenga seleccionado en ese momento. Otra forma de visualizar las ayudas en lnea es por medio del botn de ayuda que se encuentra en la barra principal. Adems, existen dos opciones en el men Ayuda que tambin sirven para visualizar la ayuda en Lnea; ellas son Indice y Contenido. Indice: Al activar esta opcin, aparece una ventana donde es posible buscar una opcin o campo especfico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan por dicha(s) letra(s). Al localizar la opcin o campo deseado, se oprime el botn <Mostrar> e inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva. Presenta la siguiente pantalla:
Contenido: Por medio de esta opcin se visualiza toda la ayuda en lnea, donde se muestra cada uno de los mens, opciones y campos que conforman el programa. Presenta la siguiente pantalla:
42 Realizando algunos procesos en Cartera Actualizacin Por medio de esta opcin el programa lleva a cabo el "cruce" de los recibos de caja y las notas con las facturas correspondientes, para obtener un saldo actualizado de la cartera de los clientes. Este proceso puede realizarse cuantas veces se desee en el perodo, ya que los recibos y notas, afectan solamente una vez al respectivo documento destino. Si luego de realizar una actualizacin se detecta un error, simplemente debe corregirse utilizando el men Captura en caso de que la inconsistencia sea originada por una factura o un recibo o una nota automticamente; y repetir el proceso de actualizacin. Si en la instalacin de la compaa se defini actualizar en lnea, este proceso se lleva a cabo cada vez que se digite una nueva transaccin a la cartera. Como este proceso es demasiado complejo y afecta tantos archivos, es casi imposible reinicializarlo adecuadamente cuando se interrumpe por un motivo cualquiera (por ejemplo una falla elctrica). Como prevencin contra cualquier inconveniente que se pueda presentar, es necesario realizar el proceso de copias de soporte. Aplicacin de Documentos Este proceso permite asignar nmero de "documento destino" a un documento que originalmente no lo tena. Los documentos que se encuentran por aplicar fueron capturados sin documento destino; y posteriormente se efectu cierre de perodo sin que se suministrara dicha informacin. La utilidad del proceso se presenta generalmente cuando un cliente con saldo a su favor, desea utilizar dicho saldo en la cancelacin de otra u otras facturas pendientes de pago.
Luego de elegir el documento por aplicar, muestra la siguiente pantalla: Aparecen todos los documentos que estn por aplicar 43
En esta pantalla se eligen los documentos que tiene pendientes el cliente por pagar para aplicarles el valor del documento, seleccionndolo y por medio de las flechas se bajan para as asignarles el valor por el cual ser afectado.
Luego de elegir el o los documentos a afectar y dar clic en el botn de <Aceptar>, el programa informa si el proceso se realiz exitosamente.
Intereses por mora Por medio de este men es posible, utilizando un procedimiento especial generar los intereses para aquellas facturas que ya estn vencidas, manejando fechas de vencimiento, tiempo transcurrido desde la ltima liquidacin, clculo de intereses, etc.
El programa permite que el proceso de aplicacin se realice por un valor igual o menor al valor original del documento. Baja el registro sealado Baja todos los registros 44 Liquidacin Esta opcin permite calcular los intereses de las facturas cuyo vencimiento se haya cumplido. Para realizar este proceso es necesario tener matriculado el porcentaje de inters en el mantenimiento de clientes y a cada uno de los clientes que se desea calcular los intereses. Lo que hace este proceso es tomar el valor de la factura y multiplicarlo por el porcentaje de inters asignado a cada cliente. Esta informacin se puede revisar por la ruta Archivo/Adicionales/Intereses por mora. Cuando se elige el clculo de intereses sobre el saldo actual de la factura y como este valor incluye el IVA total aplicado a la factura; para generar los intereses, se debe excluir los impuestos del saldo, por lo tanto el programa solicita la tarifa de IVA donde se saca el porcentaje de IVA que restado al saldo actual de las facturas de los clientes dentro del rango especificado y as obtener el saldo al cual se le va a calcular los intereses.
Generacin Notas Dbito Luego de haber liquidado los intereses por medio de la opcin Liquidacin intereses, se ejecuta este proceso, que como su nombre lo indica genera una nota dbito ND por concepto de intereses en el movimiento de Cartera. La generacin de las notas dbito puede realizarse por factura o por cliente.
Se ingresa el nmero de das que lleva de vencidas las facturas a partir de la fecha de corte especificada. 45 Transferencias Al elegir esta opcin se ingresa a otro programa donde es posible realizar las transferencias a COMODIN 8.0, COMODIN 10, TESORERO 8.0 y TESORERO 10. (Ver explicacin ms detallada en el captulo Utilidades y Aplicaciones Externas de este manual). Cierres Existen dos (2) procesos de cierre que identifican el ciclo de operacin del programa: Perodo Ao Perodo El proceso de cierre del perodo (casi siempre mensual) prepara al programa para la iniciacin de uno diferente, acumulando los resultados del perodo que se culmina en un total anual y borrando toda aquella informacin que ya no sea necesaria.
En el mdulo CARTERA se llevan a cabo las siguientes acciones cuando se efecta cierre del perodo: El movimiento de CARTERA del mes es marcado como del PERIODO ANTERIOR, lo cual lo hace ya inmodificable y evita que sea presentado en los informes del movimiento de perodos posteriores. Los saldos finales del perodo para cada cliente, se convierten en saldos iniciales del prximo y los dbitos y crditos del mes se vuelven cero (0). Las estadsticas del perodo por cliente, se suman a las acumuladas del ao y luego se vuelven cero (0). Las facturas que quedaron con saldo en cero (0), son retiradas del programa con todo su movimiento y llevados al archivo histrico de facturas y documentos para informes posteriores. Se produce un listado de estas facturas para auditoria. Sin este listado, el perodo no queda cerrado correctamente. El programa pregunta si hay cierre bimensual del IVA. Si lo hay, se suma ste al IVA acumulado y luego se coloca en cero (0). Ao Antes de realizar el proceso de cierre anual, es necesario haber realizado el cierre del ltimo perodo del ao y haber generado los informes respectivos. 46 Cuando se ejecuta la opcin de cierre de ao, el programa coloca automticamente en cero (0), todos los acumulados anuales, para iniciar en el prximo perodo del prximo ao.
Depuracin Histricos Este proceso borra la informacin de los histricos de Cuentas por cobrar y Recibos y Notas de las fechas elegidas. Al ingresar a esta opcin , el programa pide el rango de fechas en el que se encuentra la informacin a borrar de los histricos:
Despus de terminar el proceso, el programa informa si el proceso se realiz, de lo contrario indica que no existe informacin para realizarlo. Consolidacin Por medio de esta opcin es posible consolidar dos a ms compaas del programa. Toda la informacin de las empresas consolidadas quedar consignada en una compaa identificada con nmero de compaa asignado para este proceso y el usuario podr asignar el nombre que desee. Antes de realizar este proceso, es necesario crear la compaa en donde sern unificados los datos, es decir, la compaa consolidada. Al ingresar a esta opcin aparece una pantalla donde se visualizan las diferentes compaas instaladas y es posible seleccionar las que se deseen. Adems, debajo de dicha lista, se elige la compaa creada para la consolidacin: 47
Correccin de Identificadores Por medio de esta opcin es posible cambiar ya sea el Identificador uno o el Identificador dos a un tercero. Presenta dos opciones: Clientes Vendedores Ambas opciones muestran la misma pantalla, con la diferencia que por la opcin de Clientes, se cambian los identificadores de los clientes y por la opcin de Vendedores, se cambian los identificadores de los vendedores:
48 Utilidades y Aplicaciones Externas Copia de Soporte Mediante esta opcin se protege toda la informacin recolectada, realizando copia de ella en disquetes o en el disco duro y evitando su prdida. Al ingresar a esta opcin se presenta la siguiente pantalla:
Esta opcin se utiliza para generar una Copia (backup), de la informacin que se encuentra en la compaa y almacenarla en uno o ms disquetes (dependiendo de la cantidad de informacin) o si desea en un determinado directorio del disco duro. El programa sugiere como nombre archivo para la copia de soporte COPIAS.OUT. Copia de soporte en disquetes: Para realizar la copia en disquete, en la instalacin de la compaa en el campo <Unidad copia soporte> se ingresa la unidad de disco (Por ejemplo: A:\), es preciso que los disquetes a utilizar hayan sido previamente formateados. Se deben utilizar disquetes diferentes para cada empresa y cada perodo. Al dar clic en <Aceptar> en la pantalla anterior, aparece la siguiente pantalla:
Si el volumen de informacin excede la capacidad del disquete, el Programa pide disquetes adicionales hasta completar la copia. Se debe tener cuidado en rotular los disquetes con el nmero correcto, es decir, secuencialmente a medida que el programa los solicita.
Al terminar de realizar la copia de soporte, el programa muestra una ventana indicando la terminacin del proceso de copia de soporte: El nombre de archivo que sugiere el programa para la copia de soporte es COPIAS.OUT 49
Los disquetes que contienen las Copias de Soporte deben marcarse adecuadamente, colocando el Nombre de la Compaa, Perodo, Nmero del disquete y la fecha en la cual se realiz la Copia. Adems, se deben almacenar, preferiblemente en un lugar diferente al sitio de trabajo, pero de fcil acceso cuando sea necesario utilizarlos. Copia de soporte en el disco duro: Es posible hacer copia de soporte de los datos en el disco duro con solo indicar el directorio en el cual se desea guardar la informacin. Estando ubicado en el ambiente Archivo, opcin Mantenimiento de Compaas, es posible digitar en el campo Unidad Copia Soporte (Campo obligatorio en dicho mantenimiento) la ruta del disco duro donde se desea almacenar la informacin. Los pasos a seguir para sacar la copia de soporte en disco duro se detallan a continuacin: 1. Ingresar por Archivo, opcin Mantenimiento de Compaas y en el campo <Unidad copia soporte> digitar la ruta. Por ejemplo si el directorio donde se harn las copias se llama BACKUP, se debe digitar: C:\BACKUP 2. Seleccionar la opcin Copia soporte, ya sea dentro del PRISMA 10 en el ambiete Utilidades o fuera del programa desde el men Inicio/Programas/SIC Mecosoft/Aplicaciones externas/Copia y Restauracin de informacin. 3. El programa muestra una ventana donde se elige el directorio donde quedar la copia de soporte
4. El programa guarda la base de datos de la compaa.
5. Por ltimo, el programa muestra un mensaje indicando si la copia de soporte se realiz exitosamente. 50
La importancia del proceso de copia de soporte radica en que si se realiza con frecuencia, se puede evitar prdida de informacin y de trabajo cuando ocurran fallas en el Programa por suspensin de energa, daos en el disco duro, ejecucin errnea o inoportuna de procesos, etc. Las Copias de Soporte deben obtenerse peridicamente, cada vez que se ingrese un volumen considerable de informacin al Programa, adems deben obtenerse siempre antes de realizar cualquiera de los procesos de Cierre, para disponer posteriormente, si es necesario, de toda la informacin del Programa (recurdese que los cierres borran la informacin acumulada en los archivos y que un dao en el disco duro puede borrar toda la informacin digitada hasta el momento). Restauracin de Informacin Esta opcin permite traer o restaurar de la copia de soporte, los datos a la misma empresa o en otra. Para acceder a esta aplicacin, dentro del programa, se ingresa por Utilidades\Restauracin de Informacin. Realiza el proceso inverso al de Copia de Soporte, es decir utiliza la informacin que previamente se ha copiado en el disco duro o en los disquetes de Copias de Soporte, para transferirla al lugar donde residen los datos originales (reemplazndolos en el Programa). Si la copia se realiz en disquetes, requiere de los disquetes en los cuales se realiz el proceso de Copias de Soporte (obtenidos en la opcin Copias de Soporte). No funcionar si las Copias fueron generadas por medio de comandos de otro Programa. Esta opcin se utiliza por varias posibles razones: Errores en el disco duro que deterioran la informacin que reside all. Realizacin de algn proceso de Cierre en un momento inadecuado o inoportuno. Necesidad de "devolverse" a un perodo ya cerrado. Antes de realizar este proceso se debe tener cuidado en estar ubicado en el perodo que se desea restaurar y en la compaa correcta, para evitar as, dao en la informacin de otros perodos o de otras compaas. Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana donde se elige restaurar:
Base de datos integrada: Si se elige esta opcin, el programa restaura todos los archivos del PRISMA 10. 51 Slo archivos de Prisma: Si se elige esta opcin, el programa restaura los archivos propios del mdulo en el que se est trabajando (Facturacin/Cartera/Inventarios/Pedidos/Compras). Luego de elegir el tipo de restauracin, muestra una ventana donde se puede cambiar la unidad de copia de soporte y/o buscar el directorio donde se encuentra la copia de soporte.
Luego de elegir la ruta donde se encuentra la copia de soporte, comienza a restaurar la informacin:
Por ltimo, el programa muestra un mensaje indicando si la Restauracin se realiz exitosamente.
Cambio de Clave Permite modificar la clave personal del usuario activo. El programa pide la clave anterior y la nueva clave, reconfirmando dicha clave. Muestra la siguiente pantalla:
Esta clave es la que se pide al ingresar al programa en el campo Contrasea 52 Cambio Fecha Proceso Por medio de esta opcin es posible cambiar la fecha en el cual se est trabajando (Mes, Da y Ao), sin necesidad de reiniciar la ejecucin del programa. Para hacer el cambio, basta con elegir en el calendario el mes, el ao y el da en el que se va a trabajar. Inmediatamente el programa la toma como nueva fecha de trabajo.
Si no se elige el da, el programa no tomar la fecha que se desea cambiar. Website de Mecosoft Por medio de esta opcin es posible ingresar a la pgina web de MECOsoft S.A., siempre y cuando se tenga conexin a Internet, de lo contrario no se podr acceder a dicha pgina.
53 Correo Por medio de esta opcin es posible acceder al correo interno.
En esta pantalla aparecen unos botones que sirven como herramientas para el manejo del correo y son los siguientes: Trae todos los mensajes que se tengan en la bandeja de entrada del correo. Permite componer un nuevo mensaje. Al dar clic en este botn aparece la ventana para enviar un nuevo mensaje:
Permite traer los mensajes entrantes. Graba el archivo adjunto al mensaje de correo que se est visualizando. Borra el mensaje que se tenga activo. Permite salirse de la opcin. Aparece todo lo que se tenga en la bandeja de entrada del correo interno de la empresa 54 Transferencias Para ingresar a este programa existen dos (2) formas: Adentro del programa por el men Procesos, opcin Transferencias o por Inicio\Programas\SIC Mecosoft\Cartera\Transferencias Cartera. Al ingresar por fuera del programa se solicita una informacin de acceso:
Luego de ingresar el usuario y la contrasea se presenta una pantalla con los siguientes mens: Transferencia Ayuda Transferencia En este men se presentan las siguientes opciones: Comodn 8.0 Comodn Sic Tesorero Tesorero Sic Salir Comodn 8.0 En este men se presentan dos (2) opciones: Movimientos Nit Movimientos Por medio de esta opcin se transfieren los documentos de cartera (Cuentas por cobrar, Recibos de caja, Notas crdito, Notas dbito) hacia el Comodn 8.0. El programa permite definir las caractersticas de la transferencia, por medio de las siguientes alternativas: 55
Elegir el documento de cartera a transferir Seleccionar todos los documentos o un rango por Fecha, Nmero documento o Tipo documento Elegir el tipo de transferencia: Detallada: Si se elige este tipo de transferencia, se debe elegir si se va a transferir el identificador uno o el identificador dos y si el documento a transferir va a pasar el nmero del documento o el nmero de documento y prefijo Resumida: Si la transferencia va a ser resumida, se elige el tercero, el tipo de documento y la fecha de los documentos a transferir. La transferencia se hace a un archivo Texto y se debe ingresar el caracter separador de los datos. Se debe ingresar el nombre del archivo destino y en el directorio donde quedar Elegir si se desea transferir los documentos anulados. Nit Por medio de esta opcin se transfieren los nit de Cartera hacia el Comodn 8.0. El programa genera un archivo con extensin .TXT para ser importado desde Comodn 8.0. Presenta la siguiente pantalla:
Comodn Sic Por medio de esta opcin se transfieren los documentos de cartera (Cuentas por cobrar, Recibos de caja, Notas crdito, Notas dbito) hacia el Comodn 10. El programa permite definir las caractersticas de la transferencia, por medio de las siguientes alternativas: 56
Elegir el documento de cartera a transferir Seleccionar todos los documentos o un rango por Fecha, Nmero documento o Tipo documento Ingresar el ao y el perodo de Comodn al cual se va a realizar la transferencia. Si el tipo de transferencia a Comodin SIC es a Compaa Actual u Otra Compaa, se debe tener en cuenta que el periodo seleccionado debe estar abierto porque de lo contrario no se realizar la transferencia. Elegir el tipo de transferencia: Detallada: Transfiere todos los documentos segn las especificaciones de los anteriores campos. Resumida: Si la transferencia va a ser resumida, se elige el tercero, el tipo de documento y la fecha de los documentos a transferir. La transferencia Comodn Sic puede realizarse de 3 formas diferentes: Compaa Actual: Lleva la informacin directamente al movimiento de Comodn de la compaa sobre la cual se est realizando el proceso de transferencia. Otra compaa: Lleva la informacin al movimiento de Comodn de la compaa que se seleccione al realizar el proceso. Archivos Planos: Genera archivos planos con el movimiento de los documentos seleccionados al realizar la transferencia, siendo necesario luego en Comodn realizar el proceso de importacin de movimiento. Cuando se exporta a un archivo plano, se generan 3 archivos: - CMDMOVIMIENTO.TXT (Movimiento) - GCENTROCOSTOS.TXT (Centro de costos) - GTERCEROS.TXT (Terceros) Elegir si se desea transferir los documentos anulados. Tesorero Por medio de esta opcin se transfieren los documentos de cartera (Recibos de caja, Notas crdito, Notas dbito) hacia el Tesorero 8.0. 57
El programa permite definir las caractersticas de la transferencia, por medio de las siguientes alternativas: Elegir si se va a transferir los Recibos de caja, las Notas crdito o las Notas dbito. Seleccionar todos los documentos o por rango de Fecha, Nmero documento o Tipo documento De los datos del Tercero, elegir si se va a transferir el identificador uno o el identificador dos Elegir si el documento a transferir va a pasar el nmero del documento o el nmero de documento y prefijo Si la transferencia es a un archivo Texto, se debe elegir la ruta donde quedar el archivo del encabezado y el archivo del detalle. Adems, ingresar el caracter separador de los datos. Si la transferencia es a Tesorero directamente, se debe elegir la ruta de la base de datos donde quedar el archivo destino y el mes Tesorero Sic Por medio de esta opcin se transfieren los documentos de cartera (Recibos de caja, Notas crdito, Notas dbito) hacia el Tesorero 10.
El programa permite definir las caractersticas de la transferencia, por medio de las siguientes alternativas: Elegir si se va a transferir los Recibos de caja, las Notas crdito o las Notas dbito. Seleccionar todos los documentos o por rango de Fecha, Nmero documento o Tipo documento La transferencia Tesorero Sic puede realizarse de 3 formas diferentes: 58 Compaa Actual: Lleva la informacin directamente al movimiento de Comodn de la compaa sobre la cual se est realizando el proceso de transferencia. Otra compaa: Lleva la informacin al movimiento de Comodn de la compaa que se seleccione al realizar el proceso. Archivos Planos: Genera archivos planos con el movimiento de los documentos seleccionados al realizar la transferencia, siendo necesario luego en Comodn realizar el proceso de importacin de movimiento. Salir Al seleccionar esta opcin, de inmediato finaliza el trabajo con el programa. Ayuda ndice Acerca de... ndice Al activar esta opcin, aparece una ventana donde es posible buscar una opcin o campo especfico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan por dicha(s) letra(s). Al localizar la opcin o campo deseado, se oprime el botn <Mostrar> e inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva.
Acerca de... Por medio de esta opcin es posible visualizar la versin del programa.
59 Mdulo Administrativo (Usuarios) Este programa permite definir los usuarios y grupos de usuarios que tendrn acceso al programa. Adems, posibilita la creacin de compaas y la asignacin de derechos sobre compaas, opciones y creacin de usuarios de acuerdo con las necesidades de la empresa. Para ingresar a este programa existen dos (2) formas: Por el men Utilidades, opcin Mdulo Administrativo (Usuarios) o desde el men Inicio/Programas/SIC Mecosoft/Aplicaciones Externas/Mdulo Administrativo. Al ingresar por fuera del programa se solicita una informacin de acceso:
Luego de ingresar el usuario y la contrasea se presenta una pantalla con los siguientes mens: Archivo Ayuda Archivo Est compuesto por las siguientes opciones: Usuarios Grupos Permisos Mantenimiento de Compaas Salir Usuarios Los usuarios son los entes a los cules se le ha definido un nombre, una clave y unos derechos sobre el programa. Regularmente se asocia a cada persona que tiene acceso al programa con un usuario, pero podra darse el caso de que una persona tuviera varios usuarios o que un grupo de personas tuviera un solo usuario; todo depende de las necesidades de la empresa. Al activar esta opcin, aparece la siguiente opcin: Al ingresar a esta opcin aparecen los usuarios existentes y es posible adicionar ms. Los campos que aparecen son los siguientes: Usuario: En este campo se ingresa un identificador para el usuario. Contrasea: En este campo se ingresa la clave secreta que tendr dicho usuario. Nombre: En este campo se ingresa el nombre del usuario. Grupo: En este campo es posible elegir a qu grupo va a pertenecer dicho usuario y se elige entre los existentes. 60
Grupos Esta es una categora de usuario que permite definir derechos y niveles de permisos a un grupo sin tener que hacerlo individualmente, cuando el nmero de usuarios es grande. Un ejemplo de esto es cuando se tiene por usuarios un grupo de digitadores, para no crear usuario por persona se crea un grupo llamado "Digitadores" con sus respectivos derechos de acceso sobre las opciones del programa. Al ingresar a esta opcin se visualizan los grupos existentes y es posible adicionar ms. Los campos que aparecen son los siguientes: Grupo: En este campo se ingresa un identificador para el grupo. Nombre: En este campo se ingresa el nombre del grupo.
El grupo SUPERVISOR el programa lo trae por defecto y no es posible retirarlo ni modificarlo. Permisos Al ingresar a esta opcin aparece una pantalla donde es posible elegir el grupo al que se le van a asignar los permisos.
Adems, en esta pantalla es posible elegir para qu programa se desea adicionar el usuario entre los siguientes: Para adicionar un nuevo usuario, se ubica en la fila siguiente al ltimo usuario y se digita el nuevo usuario a ingresar. Para adicionar un nuevo grupo, se ubica en la fila siguiente al ltimo grupo y se digita el nuevo grupo a ingresar. 61 Pedidos Facturacin Cartera Inventarios Compras Tesorero Nmina Comodn Shop Transferencias de Nmina Transferencias de Facturacin Transferencias de Cartera Transferencias de Inventarios Transferencias de Compras De acuerdo al programa elegido para adicionar dicho usuario, al presionar el botn <Permisos>, muestra otra pantalla con los mens y opciones de dicho programa.
Es importante aclarar que cuando se trata de conceder derechos sobre las opciones que son mantenimientos, se pueden dar permisos sobre las alternativas, es decir, se puede dar derecho por la alternativa Adicionar, Eliminar y/o Corregir. Tambin se debe elegir si se desea que el usuario tenga acceso a esta opcin o si no tendr ningn acceso. Luego, en la parte inferior de la pantalla aparecen dos (2) Listas: Una donde sern pasados los campos restringidos para dicho grupo (Campos Restringidos) y otro donde aparecen cada uno de los campos que conforman dicha opcin (Campos Permitidos). Es posible pasar campo por campo o todos de una vez.
En todas las opciones del programa permite el acceso sobre todos los campos, pero se puede restringir dicho acceso a los campos que se deseen. 62 Cuando se elige una opcin que no es mantenimiento sino un proceso o un informe, con solo dar clic en dicha opcin queda habilitada o no dicha opcin:
Mantenimiento Compaas Por medio de esta opcin se ingresa toda la informacin referente a la compaa a instalar: Al dar clic en el botn Crear Ca., aparece la pantalla general de Compaas:
Rgimen Tributario Este es un campo informativo para el clculo y/o la aplicacin de los impuestos al momento de capturar los documentos y la impresin de las facturas, se puede elegir una de las siguientes tres alternativas: Rgimen Simplificado: Pertenecen a este rgimen los comerciantes minoristas o detallistas, cuyas ventas estn gravadas a la tarifa general del impuesto sobre las ventas, as como quienes presten servicios gravados. Deben cumplir en su totalidad las siguientes condiciones: Ser personas naturales. Tener mximo dos establecimientos de comercio. No ser importadores de bienes corporales muebles. No vender por cuenta de terceros, as sea a nombre propio. Las opciones que aparecen chuleadas tienen permiso a ingresar a dicha opcin. Las opciones que no estn chuleadas no tienen permiso para ingresar. 63 Los ingresos netos provenientes de su actividad comercial en el ao fiscal inmediatamente anterior, sean inferiores a $277.200.000. Cuando vendan bienes gravados no estn obligados a expedir factura de venta. No estn obligados a presentar declaracin de impuesto sobre las ventas. Se les prohbe adicionar al precio de venta o servicios gravados suma alguna por concepto de impuestos sobre las ventas. Rgimen Comn: Pertenecen a este rgimen todos los responsables de liquidar el impuesto a las ventas. Para el efecto el responsable debe: Expedir factura o documento equivalente por todas las operaciones que realice y conservar copia. Llevar libros de contabilidad. Efectuar retencin en la fuente por IVA y presentar la correspondiente declaracin. Expedir certificado de retencin en la fuente. Solicitar autorizacin de la numeracin para la expedicin de factura. Gran Contribuyente: Pertenecen a este rgimen todos aquellos que el Director General de Impuestos Nacionales, mediante resolucin, establezca como contribuyentes, responsables o agentes retenedores y que por su volumen de operaciones o importancia en el recaudo, deban pertenecer a las administraciones u oficinas especializadas en dicha clase de contribuyentes. A partir de la publicacin de la respectiva resolucin, la persona o entidad sealada deber cumplir todas sus obligaciones tributarias, en la administracin u oficina que se les indique, y en los bancos o entidades asignados para recaudar y recepcionar sus declaraciones tributarias. Ninguno: Se elige cuando la empresa no tiene identificacin tributaria, es decir, que es una persona natural y por lo tanto no causa ningn tipo de retencin. Actualizacin en Lnea Si se activa, se actualizan los saldos de Clientes al grabar un documento. Si no se activa, quiere decir que la compaa funcionar en BATCH, en este caso es necesario realizar el proceso de actualizacin para que se afecten los saldos de las tablas. Batch: Los saldos se alimentan, ejecutando un proceso de actualizacin, el cual recorre la informacin del movimiento y afecta los saldos en las tablas. Esto nos permite que la informacin sea verdica y la informacin puede ser corregida antes de afectar los archivos. Lnea: Significa que con solo grabar el documento, el programa alimenta los saldos. En cualquier momento se puede cambiar de lnea a batch o viceversa. En caso de pasarse de batch a lnea, el programa verifica que todas las transacciones estn actualizadas, de lo contrario, no lo permite. Transfiere en Lnea Este identificador se utiliza para indicar que todo movimiento que se ingrese en los dems mdulos del SIC, se vea reflejado en Comodn. Por ejemplo: Si se ingresa una factura en Facturacin y se tiene activado este campo; dicha transaccin va a estar en Comodn, sin necesidad de volver a ingresar dicha factura en Comodn.
64 Niveles Plan de Cuentas En este campo se define el nmero de dgitos que contiene cada uno de los niveles que tendr el cdigo contable de la contabilidad a manejar. Compactacin Automtica Estos campos permiten configurar la periodicidad (lapso de tiempo en das) en el cual se desea realizar automticamente la compactacin de la Base de datos y de acuerdo a la periodicidad ingresada, el programa calcula la fecha en la que se realizar la prxima compactacin. Al habilitar por primera vez el mdulo de Cartera o al dar clic en el botn Ver/Editar que aparece al frente de Cartera, aparece la siguiente pantalla:
Controles Controla Cupo Crdito en Ventas Si se activa este campo, cuando se efecte una venta (Se capture una cuenta por cobrar), el programa valida que el cliente tenga cupo de crdito disponible, de lo contrario no permite realizar una venta con dicho cliente. Si se tiene instalado el mdulo de Facturacin y se tiene este control instalado, al momento de hacer una factura a crdito, el programa verifica el cupo del cliente para validar si puede realizar o no la factura. Control de Vendedores en los Documentos Si se activa este campo, el programa verifica que solo se puedan aplicar Recibos de Caja o Notas al vendedor que se haya asignado al documento a afectar. Control de fechas en el movimiento Si se activa este campo, solo permite capturar movimiento del perodo actual. Si no se activa se puede capturar movimiento de cualquier fecha del ao. El perodo actual es el mes siguiente a la fecha que aparece en el campo <Fecha Ultimo Perodo Cerrado>. Manejo de comentario en el detalle Si se activa este campo, en la captura de movimiento, permite digitar en el campo Comentarios del detalle, tem por tem. Si no se activa, este campo aparece desactivado. 65 Causa Rete Fuente: Si se activa este campo, al momento de elaborar una cuenta por cobrar, se resta del documento el valor de ReteFuente. Si la causa, se debe digitar el valor por concepto de ReteFuente. Rete Iva: Si se activa este campo, al momento de elaborar una cuenta por cobrar, se resta del documento el valor de Rete Iva. Si la causa, se debe digitar el valor por concepto de Rete Iva. Rete Ica: Si se activa este campo, al momento de elaborar una cuenta por cobrar, se resta del documento el valor de Rete Ica. Si la causa, se debe digitar el valor por concepto de Rete Ica. Vencimientos Anlisis de Cuentas por Cobrar En estos tres campos, se ingresan los rangos (Nmero de das) que se desea sugiera el programa al momento de generar los informes de anlisis de cuentas por cobrar. Fecha Ultimo Perodo Cerrado En este campo aparece la fecha en la que se realiz el ltimo cierre de perodo. Solamente es posible ingresar esta fecha al momento de adicionar la compaa, en los dems casos aparece desactivado y se actualiza automticamente con el cierre de perodo de este mdulo. Salir Al seleccionar esta opcin inmediatamente sale del mdulo de usuarios. Ayuda Presenta las siguientes opciones: Indice Contenido Acerca de.. Indice Al activar esta opcin, aparece una ventana donde es posible buscar una opcin o campo especfico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan por dicha(s) letra(s). Al localizar la opcin o campo deseado, se oprime el botn <Mostrar> e inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva.
66 Contenido Al ingresar, muestra la ayuda en lnea donde se encuentra la explicacin de cada una de las opciones que componen este mdulo. Presenta la siguiente pantalla:
Acerca de.. En esta opcin se visualiza la versin del mdulo de Usuarios.
Importacin/Exportacin de Datos Para acceder a esta aplicacin, se puede hacer de dos (2) formas: Dentro del programa se ingresa por Utilidades\Importar/Exportar Archivo o por fuera del programa por Inicio\Programas\SIC Mecosoft\Aplicaciones externas\Importacin Exportacin de datos. Al ingresar por fuera del programa se solicita una informacin de acceso:
Luego de ingresar el nombre de usuario (Trae por defecto Supervisor) y la contrasea (Por defecto Enter), se debe elegir la aplicacin desde el cual se va a realizar la importacin o la exportacin de los datos: 67
Luego de elegir la aplicacin se ingresa al programa y est compuesto por las siguientes opciones: Archivo Ayuda Archivo Est compuesto por las siguientes opciones: Abrir Compaa Importar/Exportar archivos Salir Abrir Compaa Por medio de esta opcin es posible cambiarse de compaa luego de haber ingresado a otra. El programa visualiza todas las empresas que se encuentran instaladas para que el usuario elija la que se quiere abrir. Importar/Exportar Archivo La funcionalidad de este programa radica en que permite integrar al programa, informacin externa generada por otros programas o por CARTERA, siempre y cuando el archivo a importar tenga las mismas caractersticas a la estructura de los archivos que maneja el programa. Tambin permite enviar toda la informacin de alguno de los archivos del programa para ser utilizada en otras aplicaciones que manejen la misma estructura del archivo que genera CARTERA. El programa presenta una lista de todas las tablas que conforman la base de datos. Se debe seleccionar el archivo a importar o exportar, segn sea el caso. Seleccionar el tipo de transferencia (Importar/Exportar). Se elige el formato desde el cual o hacia el cual van los datos. Las clases de formatos son: Archivos de Cartera, Excel, Paradox, Foxpro, SQL Server, Texto.
- Archivos de Cartera: Aparece una nueva caja de dilogo para seleccionar la compaa desde la cual se traer la informacin a la Nmina o la compaa destino en caso de estar exportando. 68
IMPORTANTE: Si se desea transferir informacin de una compaa a otra y el archivo ya existe, el programa pregunta si se desea sobreescribir el archivo. - Excel, Paradox, Foxpro, Texto: Si se elige alguno de estos formatos presenta la siguiente pantalla:
Para cada uno de los formatos genera (si es para exportar) o busca (si es para importar) el archivo con sus respectivas extensiones: Excel (Extensin .XLS), Paradox (Extensin .DB), Foxpro (Extensin .DBF), Texto (Extensin .TXT) - SQL Server: Permite llevar las tablas a otro tipo de base de datos. Salir Al elegir esta opcin, inmediatamente sale del programa. Ayuda Presenta las siguientes opciones: ndice Contenido Acerca de.. ndice Al activar esta opcin, aparece una ventana donde es posible buscar una opcin o campo especfico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan por dicha(s) letra(s). Al localizar la opcin o campo deseado, se oprime el botn <Mostrar> e inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva. 69
Contenido Al ingresar, muestra la ayuda en lnea donde se encuentra la explicacin de cada una de las opciones que componen este mdulo. Presenta la siguiente pantalla:
Acerca de.. En esta opcin se visualiza la versin del mdulo de Usuarios.
Consultas Dinmicas Para acceder a esta aplicacin, se puede hacer de dos (2) formas: Dentro del programa se ingresa por Utilidades\Consultas dinmicas o por fuera del programa por Inicio\Programas\SIC Mecosoft\Aplicaciones externas\Consultas dinmicas. Al ingresar por fuera del programa se solicita una informacin de acceso:
70 Luego de ingresar el nombre de usuario (Trae por defecto Supervisor) y la contrasea (Por defecto Enter), se debe elegir la aplicacin desde el cual se va a realizar las consultas:
Luego de elegir la aplicacin se ingresa al programa y est compuesto por las siguientes opciones: Archivo Ayuda Archivo Est compuesto por las siguientes opciones: Abrir Compaa Consultas Salir Abrir Compaa Por medio de esta opcin es posible cambiarse de compaa luego de haber ingresado a otra. El programa visualiza todas las empresas que se encuentran instaladas para que el usuario elija la que se quiere abrir. Consultas Esta opcin permite generar informes especficos, "extractados" de uno o varios archivos del programa, de acuerdo a los campos y delimitaciones que realice el usuario. Antes de realizar una consulta de alguno de los archivos del programa, es requisito indispensable tener bien definido y diseado el contenido de este, es decir, saber de antemano qu informe se desea, de qu archivo se va a tomar la informacin, qu campos contiene y cules registros incluye. Este men est compuesto por las siguientes opciones: Crear Consulta Abrir Consulta Crear Consulta Al iniciar una nueva consulta, el programa presenta en pantalla los archivos sobre los cuales es posible realizar alguna consulta y es posible seleccionar uno o varios de ellos. Es posible recorrer la lista, utilizando las teclas de desplazamiento del cursor. Teniendo en cuenta la funcionalidad de Windows, para seleccionar uno a uno los archivos, se da clic con el mouse y la tecla <Ctrl> y si son varios archivos seguidos (rango): clic con el mouse en el primer archivo y la tecla <Shift> y clic con el mouse en el ltimo campo. 71 Los pasos a seguir son: Seleccionar los archivos a incluir en el informe.
Al dar clic en el botn Siguiente, aparece la lista de campos que se van a utilizar en la consulta.
Seleccionar los campos a incluir en el informe. Para seleccionar los campos, se puede hacer de la misma forma que en la pantalla anterior. Para continuar se debe construir el criterio de seleccin o filtro para los datos del informe as:
Seleccionar de la lista, el campo del archivo por el cual se condicionar el informe. Elegir un operador matemtico ( Igual, Diferente, Menor, Mayor, Menor o igual, Mayor o igual). Digitar la expresin (Lmite de la condicin) o elegir otro campo de las tablas elegidas anteriormente y con el cual se va a evaluar la condicin. Dar clic en el botn <Adicionar Criterio> para que suba al cuadro superior. Si se desea adicionar otra condicin se hace lo mismo que en los cuatro (4) pasos anteriores y se relaciona por medio de los operadores lgicos <Y> <O>. Para eliminar un criterio se presiona el botn <Limpiar>. 72 Luego se debe indicar el criterio de ordenamiento, es decir, por cul de los campos que aparecen, se va a organizar el informe.
Se puede guardar en Excel o Ascii, indicando la ruta en donde quedar grabado el archivo.
Si se elige el botn <Detalles>, muestra las caractersticas de la consulta:
Adems, permite guardar el formato de la consulta, para futuras consultas.
IMPORTANTE: El programa asigna al informe el nombre de <Consulta>. Cuando se guarda la consulta Si se activa este campo, el programa guarda la consulta con extensin .SQL, que luego va a servir para realizar el proceso de abrir una consulta existente. 73 en Excel y luego se guardan otras ms con el mismo nombre, el programa lo que hace es adicionar otra hoja a dicho archivo sin eliminar la anterior y as sucesivamente. Abrir Consulta Si se elige Abrir una consulta existente, el programa permite buscar el archivo con el cual fue guardada la consulta con extensin .SQL:
Si se abre el archivo, muestra la pantalla que permite guardar la consulta en formato Excel o Ascii:
Salir Al elegir esta opcin, inmediatamente sale del programa. Ayuda Presenta las siguientes opciones: ndice Contenido Acerca de.. ndice Al activar esta opcin, aparece una ventana donde es posible buscar una opcin o campo especfico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan por dicha(s) letra(s). Al localizar la opcin o campo deseado, se oprime el botn <Mostrar> e inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva. 74
Contenido Al ingresar, muestra la ayuda en lnea donde se encuentra la explicacin de cada una de las opciones que componen este mdulo. Presenta la siguiente pantalla:
Acerca de.. En esta opcin se visualiza la versin del mdulo de Usuarios.
Conversin de Datos El programa de Conversin permite restaurar y convertir las copias de soporte elaboradas con la versin de PRISMA 8.0 y convertirlas para trabajar en PRISMA 10. Para acceder a esta aplicacin, se ingresa por Inicio/Programas/SIC Mecosoft/Aplicaciones externas/Conversin de Datos Prisma 8-10. Caractersticas de la conversin: Slo se convierte datos de Prisma 8.0. Se debe realizar cierre de perodo en todos los mdulos de Prisma 8.0. Se puede realizar conversin de datos directamente desde la compaa o desde la copia de soporte. 75 La copia de soporte se debe realizar luego de hacer el cierre de perodo en los mdulos de Prisma 8.0. Slo se convierte archivos maestros y de saldos. Al ingresar al programa de conversin Prisma-Sic.exe sale un mensaje de advertencia:
Luego de dar <Aceptar> en la pantalla anterior, se ingresa al programa de Conversin Prisma - Sic:
Este programa tiene bsicamente un (1) men: Proceso Proceso Antes de realizar el proceso de conversin, se debe crear la compaa en el nuevo Prisma. Al ubicarse sobre este men es posible restaurar y convertir las copias de soporte de la versin de PRISMA 8.0, adems se puede salir del programa. Este men est conformado por las siguientes opciones: Restauracin de archivos Salir Restauracin de archivos A travs de esta opcin se realiza el proceso de conversin de los datos. Se debe realizar el proceso para cada una de las compaas a trabajar. Para llevar a cabo la restauracin y conversin de los datos, el programa presenta una pantalla donde va mostrando tres pestaas: Para continuar, debe asegurarse de haber realizado todos los cierres necesarios 76
Al dar clic en el botn <Siguiente> aparece una segunda pestaa:
Por ejemplo: En Prisma 8.0 se maneja Cdigo y Cdula o Nit para los clientes, proveedores y vendedores, En el PRISMA 10 se maneja Identificador uno e Identificador dos y en la instalacin de la compaa se define el identificador principal en el campo Identificador Cdula/Nit. El campo que se elija en la pantalla de conversin (Cdula o Cdigo) va a corresponder a este identificador en el PRISMA 10. Por ltimo, Se trae la configuracin de niveles manejados en Prisma 8.0. Si se desea modificar esta configuracin, es posible hacerlo en esta pantalla: Se selecciona cual de los dos campos del cliente en Prisma 8.0 equivale al identificador principal en PRISMA 10. Si los datos se toman de una copia de soporte se debe seleccionar el Ao de los datos que se estn convirtiendo. Este dato se utiliza en la tabla de Ajustes por inflacin. Se selecciona si los datos se toman directamente de una unidad de disco o de una copia de soporte. Para seleccionar la compaa del PRISMA 10 en la cual se va a realizar la conversin de los datos. Si los datos se toman de Prisma 8.0 directamente se debe seleccionar el directorio de la compaa a convertir. 77
En el proceso de conversin de datos, aparece una pantalla donde en un primer cuadro va mostrando los archivos de PRISMA 8.0 que hay en la copia de soporte y en el segundo muestra los archivos que se van restaurando al PRISMA 10.
Si se presenta errores en la conversin, aparece un mensaje indicando si se desea ver el reporte de errores y dicho reporte es mostrado por el programa.
Cuando la conversin se realiza desde copia de soporte, inicialmente los datos se bajan a un directorio temporal. Al dar clic en este botn, comienza el proceso de conversin de los datos. De lo que se defina en esta tabla, depende la tabla de lneas que se genera en la conversin 78
Una vez se realice el proceso, se debe ingresar al PRISMA 10 en cada una de las compaas restauradas, revisar los datos restaurados en la empresa y sacar copia de soporte en la nueva versin. Si durante el proceso de conversin, se detectan problemas con las bases de datos de Prisma 8.0, el programa sugiere ejecutar la utilidad de Paradox para realizar las correcciones necesarias. El programa verifica la versin de la base de datos de la compaa en la cual se va a convertir, si tiene una versin diferente a la base de datos original muestra un mensaje de aviso para ejecutar Utidatos.exe. Archivos de Prisma 8.0 a convertir La conversin se hace sobre los siguientes archivos: Referencias, Clientes, Proveedores, Vendedores, Tipos de tem, Conceptos de Cartera, Cdigo de Inventarios, Tabla de transferencia de Inventarios, Facturas de Cartera, Movimiento de recibos y notas, Movimiento de pedidos, Consecutivos de facturas y recibos, Instalacin de compaas.
Archivos PRISMA 8.0 Archivos PRISMA 10 FcInstal GNumeracionDocumento GMonedas GImpuestosyRetenciones FcCpto GCentroCostos GCuentaPUC GModeloContable GCuentasModeloContable CaCpto GTipoDocumento GCentroCostos GCuentaPUC GModeloContable GCuentasModeloContable Al final, genera un informe con las inconsistencias detectadas durante el proceso de conversin. 79
Archivos PRISMA 8.0 Archivos PRISMA 10 InTrans GCentroCostos GCuentaPUC GModeloContable GCuentasModeloContable FaInvent GImpuestosyRetenciones GReferencia GReferenciaporBodega GLineas InPartes GSubReferencia Recibo GNumeracionDocumento InAjusin InvAjustesInflacion InPaag GTablaPaag CaClient GTerceros GCliente InProv GTerceros GProveedores Vendedor GTerceros GVendedor GVendedorporZona CaMovtoc CarAuxiliarCartera CaCobrar CarCuotasCuentasCobrar CabPed PedEncabezadoPedidos DetPed PedDetallePedidos Archivos nuevos que se generan Gbodega Gzona GClasificacionCliente GEfectividadProveedor GTipoDocumento GTipodeReferencia GCumplimiento GClasificacionProveedor GListaPrecios 80 GNumeracionDocumentos Para los archivos nuevos que se generan, el programa de conversin crea un registro bsico que luego puede modificarse, segn los requerimientos de la empresa. Copias de soporte de la versin de Prisma 8.0 Las copias de soporte sacadas en la versin de Prisma 8.0 son el respaldo de la informacin de las compaas que sern trabajadas en el PRISMA 10. Si en algn momento se requiere informacin de la versin de Prisma 8.0, la nica forma de restaurar esta informacin es teniendo las copias de soporte y restaurndolas por medio del programa de Conversin de datos Prisma-SIC. Las copias de soporte sacadas en la versin de Prisma 8.0 deben conservarse debidamente marcadas y en un lugar seguro. Deben existir copias de soporte para cada una de las compaas que se estn trabajando. Utilidades Conversin Bases Datos Esta utilidad se utiliza para realizar mantenimiento a las bases de datos del programa, tanto la base de datos de la compaa, como la base de datos de usuarios. Para acceder a esta aplicacin, se ingresa por Inicio/Programas/SIC Mecosoft/Aplicaciones externas/Utilidades Conversin Bases Datos. Al ingresar por fuera del programa se solicita una informacin de acceso:
Luego de ingresar el nombre de usuario (Trae por defecto Supervisor) y la contrasea (Por defecto Enter), se ingresa al programa:
Est compuesto por las siguientes opciones: 81 Archivo Herramientas Utilidades Ayuda Archivo Est compuesto por las siguientes opciones: Convertir Compaa Salir Convertir Compaa Por medio de esta opcin se convierte la base de datos que actualmente tiene el programa por la nueva versin de base de datos. Al ingresar a esta opcin, el programa permite elegir la compaa de la cual se va a convertir la base de datos o elegir todas las compaas. Muestra la versin de base de datos que tiene actualmente la compaa elegida y la nueva versin de base de datos y con la cual quedar la compaa luego de realizado el proceso. Este proceso se debe realizar para mantener actualizada la base de datos con las nuevas versiones y as evitar errores con datos. Por ejemplo: Cuando se realiza actualizacin de versin.
Salir Al elegir esta opcin, inmediatamente sale del programa. Herramientas Est compuesto por las siguientes opciones: Compactar Base de Datos Actualizacin Base de Datos Usuarios Eliminar Registro
82 Compactar Base de Datos A medida que se van adicionando y/o borrando registros en las aplicaciones, la base de datos va creciendo. Para optimizar la distribucin de la informacin dentro de la base de datos, es conveniente ejecutar esta opcin, especialmente luego de haber eliminado varios registros en alguno de los mantenimientos o luego de realizar los cierres. El programa compacta la base de datos y al compactarla, se elimina cualquier espacio vaco no utilizado. Al ingresar a esta opcin, aparece una pantalla donde se selecciona la base de datos a compactar entre las siguientes: Datos de Aplicaciones: Se elige de cual compaa es la base datos o se puede elegir compactar las bases de datos de todas las compaas instaladas (MecoDB.mdb). Informes: Si lo que se quiere es compactar la base de datos de los informes (Informes.mdb). Usuarios: Si lo que se quiere es compactar la base de datos de Usuarios (Usuarios.mdb).
Actualizacin Base de Datos Usuarios Por medio de esta opcin se convierte la base de datos que actualmente tiene el programa de Usuarios por la nueva versin de base de datos. Al ingresar a esta opcin, muestra la versin de base de datos que tiene actualmente el programa Usuarios y la nueva versin de base de datos y con la cual quedar el programa luego de realizado el proceso. Este proceso se debe realizar para mantener actualizada la base de datos con las nuevas versiones y as evitar errores de acceso. Por ejemplo: Cuando se realiza actualizacin de versin.
Eliminar Registro Por medio de esta opcin se borra el registro del programa. Para realizar este proceso, es necesario ingresar una contrasea, elegir la aplicacin a la que se le va a borrar el registro 83 (Comodn, Nmina, Shop, Tesorero, Facturacin, Cartera, Inventario, Pedidos y Compras) y la versin del programa. IMPORTANTE: Esta opcin es diseada para ser manejada por asesores de MECOsoft S.A., debido a que se debe tener precaucin, ya que se puede borrar el registro de una aplicacin errneamente. Utilidades En este men aparecen varias utilidades para la correccin de datos. Est compuesto por las siguientes opciones: Construir Niveles Plan de Cuentas Verificar Histricos Duplicados Reconstruir Auxiliar Cartera Reconstruir Saldos Clientes Cambio de Estado Movimiento Llevar terceros a Contabilidad Construir Niveles Plan de Cuentas Esta utilidad debe ejecutarse cuando se vaya a comenzar a trabajar con Comodn 10 y los niveles del Plan de cuentas no estn definidos correctamente, esto puede ocurrir debido a que en Prisma se podan crear cuentas sin haber definido los niveles anteriores. Ejemplo: En prisma se cre la cuenta 130505, pero no existen los niveles anteriores 1305, 13 y 1 En este caso es necesario correr la utilidad. Verificar Histricos Duplicados La ejecucin de esta utilidad valida documentos duplicados en todos los mdulos. Reconstruir Auxiliar Cartera Esta utilidad toma el movimiento de Recibos y Notas y lo lleva al Auxiliar Cartera. Reconstruir Saldos de Clientes: Esta utilidad permite calcular el saldo anterior de los clientes. Para correr las anteriores utilidades slo basta con seleccionar la compaa en la cual se va a realizar el respectivo proceso.
84 Cambio de Estado Movimiento Esta utilidad coloca los estados seleccionados a los documentos que se encuentren en el rango de fechas seleccionado y cuyo estado sea diferente de anulado.
Llevar terceros a Contabilidad Esta utilidad lleva los terceros de los mdulos instalados a Contabilidad y de una misma compaa. Por ejemplo de Prisma (clientes, proveedores, vendedores), Tesorero (acreedores), Nmina (empleados). Al ingresar a esta opcin aparece una pantalla donde se elige la compaa en donde se va a realizar el proceso:
El proceso se realiza dentro de una misma compaa. Ayuda Est compuesto por las siguientes opciones: ndice Contenido Acerca de... ndice Al activar esta opcin, aparece una ventana donde es posible buscar una opcin o campo especfico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan por dicha(s) letra(s). Al localizar la opcin o campo deseado, se oprime el botn <Mostrar> e inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva. Seleccin de los diferentes tipos de movimiento: Ventas, Devolucin en ventas, Compras, Devolucin en compras, recibos y notas, otras entras y otras salidas, ajustes al inventario. Seleccin del nuevo estado que se va a cambiar en los documentos, este nuevo estado puede ser: Mes Siguiente o Digitado. 85
Contenido Por medio de esta opcin se visualiza toda la ayuda en lnea, donde se muestra cada uno de los mens y opciones que conforman el programa.
Acerca de... En esta opcin se visualiza la versin del programa. Presenta la siguiente informacin: