ค่าใช้จ่ายรอตัดบัญชี¶
ค่าใช้จ่ายรอตัดบัญชี และ การชำระเงินล่วงหน้า (หรือที่เรียกว่า ค่าใช้จ่ายชำระล่วงหน้า) เป็นทั้งต้นทุนที่เกิดขึ้นแล้วสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ยังไม่ได้รับ
ต้นทุนดังกล่าวเป็น สินทรัพย์ สำหรับบริษัทที่ชำระเงินเนื่องจากชำระค่าสินค้าและบริการไปแล้ว แต่ยังไม่ได้รับหรือยังไม่ได้ใช้งาน บริษัทไม่สามารถรายงานใน งบกำไรขาดทุน ปัจจุบัน หรือ งบกำไรขาดทุน ได้ เนื่องจากการชำระเงินจะถูกหักค่าใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพในอนาคต
ค่าใช้จ่ายในอนาคตเหล่านี้จะต้องถูกเลื่อนออกไปในงบดุลของบริษัทจนกว่าจะสามารถ รับรู้ ในงบกำไรขาดทุนได้ในคราวเดียวหรือในช่วงเวลาที่กำหนด
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าเราจ่ายเงิน $1,200 ในคราวเดียวสำหรับประกันหนึ่งปี ตอนนี้เราจ่ายค่าบริการไปแล้วแต่ยังไม่ได้ใช้บริการ ดังนั้นเราจึงผ่านรายการค่าใช้จ่ายใหม่นี้ใน บัญชีการชำระเงินล่วงหน้า และตัดสินใจที่จะรับรู้เป็นรายเดือน ในแต่ละเดือนในอีก 12 เดือนข้างหน้า ระบบจะรับรู้ $100 เป็นค่าใช้จ่าย
Odoo ระบบบัญชี จัดการค่าใช้จ่ายรอการตัดบัญชีโดยกระจายไปยังหลายรายการที่มีการลงรายการเป็นระยะ
Note
เซิร์ฟเวอร์จะตรวจสอบวันละครั้งว่าต้องลงรายการหรือไม่ จากนั้นอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงก่อนที่คุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงจาก ร่าง เป็น ลงรายการแล้ว
การกำหนดค่า¶
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตั้งค่าเริ่มต้นได้รับการกำหนดค่าอย่างถูกต้องสำหรับธุรกิจของคุณ โดยไปที่
มีตัวเลือกต่อไปนี้:- สมุดรายวัน
รายการเลื่อนการเลื่อนจะลงรายการในสมุดรายวันนี้
- บัญชีค่าใช้จ่ายรอตัดบัญชี
ค่าใช้จ่ายจะถูกเลื่อนออกไปในบัญชีสินทรัพย์หมุนเวียนนี้จนกว่าจะรับรู้
- บัญชีรายได้รอตัดบัญชี
รายได้จะถูกเลื่อนออกไปในบัญชีหนี้สินปัจจุบันนี้จนกว่าจะรับรู้
- สร้างรายการ
ตามค่าเริ่มต้น Odoo จะสร้างรายการเลื่อนเวลา โดยอัตโนมัติเมื่อคุณผ่านรายการใบเรียกเก็บเงินของผู้ขาย อย่างไรก็ตาม คุณยังสามารถเลือกที่จะ สร้างด้วยตนเอง โดยการเลือกตัวเลือก ด้วยตนเองและจัดกลุ่ม แทน
- การคำนวณจำนวนเงิน
สมมติว่าใบแจ้งหนี้จำนวน 1,200 ดอลลาร์ต้องถูกเลื่อนออกไปเป็นเวลา 12 เดือน การคำนวณ เท่ากันทุกเดือน คิดเป็น 100 ดอลลาร์สหรัฐฯ ต่อเดือน ในขณะที่การคำนวณ อิงตามจำนวนวัน จะคิดเป็นจำนวนเงินที่แตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับจำนวนวันในแต่ละเดือน
สร้างรายการเลื่อนการตรวจสอบ¶
Tip
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าฟิลด์ วันที่เริ่มต้น และ วันที่สิ้นสุด มองเห็นได้ในแท็บ รายการใบแจ้งหนี้ ในกรณีส่วนใหญ่ วันที่เริ่มต้น ควรอยู่ในเดือนเดียวกับ วันที่เรียกเก็บเงิน รายการค่าใช้จ่ายรอตัดบัญชีจะถูกผ่านรายการจากวันที่เรียกเก็บเงินและแสดงในรายงานตามลำดับ
สำหรับแต่ละบรรทัดของบิลที่ควรเลื่อนออกไป ให้ระบุวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของระยะเวลาเลื่อน
หากฟิลด์ สร้างรายการ ถูกตั้งค่าเป็น ในการตรวจสอบใบแจ้งหนี้/ใบเรียกเก็บเงิน Odoo จะสร้างรายการรอการตัดบัญชีโดยอัตโนมัติเมื่อใบเรียกเก็บเงินได้รับการตรวจสอบแล้ว คลิกที่ปุ่ม รายการรอการตัดบัญชี เพื่อดูรายการเหล่านั้น
รายการซึ่งลงวันที่ในวันเดียวกับวันที่ทางบัญชีของการเรียกเก็บเงิน จะย้ายจำนวนเงินที่เรียกเก็บเงินจากบัญชีค่าใช้จ่ายไปยังบัญชีรอตัดบัญชี รายการอื่นๆ คือรายการเลื่อนเวลาซึ่งจะย้ายจำนวนเงินที่เรียกเก็บเงินจากบัญชีที่รอการตัดบัญชีไปยังบัญชีค่าใช้จ่ายทุกเดือนเพื่อรับรู้ค่าใช้จ่าย
Example
คุณสามารถเลื่อนการเรียกเก็บเงินเดือนมกราคมจำนวน $1,200 ได้ภายใน 12 เดือนโดยระบุวันที่เริ่มต้นคือ 01/01/2023 และวันที่สิ้นสุดคือ 31/12/2023 ณ สิ้นเดือนสิงหาคม เงินจำนวน 800 ดอลลาร์จะถูกรับรู้เป็นค่าใช้จ่าย ในขณะที่เงิน 400 ดอลลาร์ยังคงอยู่ในบัญชีรอการตัดบัญชี
การรายงาน¶
รายงานค่าใช้จ่ายรอการตัดบัญชีจะคำนวณภาพรวมของรายการการเลื่อนเวลาที่จำเป็นสำหรับแต่ละบัญชี หากต้องการเข้าถึง ให้ไปที่
หากต้องการดูรายการสมุดรายวันของแต่ละบัญชี ให้คลิกที่ชื่อบัญชีแล้วคลิก รายการสมุดรายวัน
Note
เฉพาะใบเรียกเก็บเงินที่มีวันที่ทางบัญชีก่อนสิ้นสุดรอบระยะเวลาของรายงานเท่านั้นที่จะถูกนำมาพิจารณา
สร้างรายการเลื่อนการจัดกลุ่มด้วยตนเอง¶
หากคุณมีรายได้รอการตัดบัญชีจำนวนมาก และต้องการลดจำนวนรายการสมุดรายวันที่สร้างขึ้น คุณสามารถสร้างรายการเลื่อนได้ด้วยตนเอง โดยตั้งค่าฟิลด์ สร้างรายการ ใน การตั้งค่า เป็น ด้วยตนเองและจัดกลุ่ม จากนั้น Odoo จะรวมจำนวนเงินที่เลื่อนออกไปไว้ในรายการเดียว
ในตอนท้ายของแต่ละเดือน ไปที่รายงานค่าใช้จ่ายรอตัดบัญชี และคลิกปุ่ม สร้างรายการ สิ่งนี้จะสร้างรายการเลื่อนสองรายการ:
ฉบับหนึ่งลงวันที่ตอนสิ้นเดือนซึ่งจะรวมจำนวนเงินที่รอการตัดบัญชีทั้งหมดของเดือนนั้นสำหรับแต่ละบัญชี ซึ่งหมายความว่ารายได้รอการตัดบัญชีส่วนหนึ่งจะถูกรับรู้เมื่อสิ้นสุดงวดนั้น
การกลับรายการที่สร้างขึ้นนี้ ลงวันที่ในวันถัดไป (เช่น วันแรกของเดือนถัดไป) เพื่อยกเลิกรายการก่อนหน้า
Example
มีใบเรียกเก็บเงินสองใบ:
ใบเรียกเก็บเงิน A: $1,200 ที่จะเลื่อนออกไปจาก 01/01/2023 เป็น 12/31/2023
ใบเรียกเก็บเงิน B: $600 ที่จะเลื่อนออกไปจาก 01/01/2023 เป็น 12/31/2023
- ในเดือนมกราคม
เมื่อปลายเดือนมกราคม หลังจากคลิกปุ่ม สร้างรายการ จะมีรายการต่อไปนี้:
รายการที่ 1 ลงวันที่ 31 มกราคม:
บรรทัดที่ 1: บัญชีค่าใช้จ่าย -1200 -600 = -1800 (ยกเลิกยอดรวมของใบเรียกเก็บเงินทั้งสอง)
บรรทัดที่ 2: บัญชีค่าใช้จ่าย 100 + 50 = 150 (รับรู้ 1/12 ของบิล A และบิล B)
รายการที่ 3: บัญชีรอการตัดบัญชี 1800 - 150 = 1650 (จำนวนเงินที่ยังไม่ถูกเลื่อนออกไปในภายหลัง)
รายการที่ 2 ลงวันที่ 1 กุมภาพันธ์ ซึ่งเป็นการกลับรายการก่อนหน้า
รายการที่ 1: บัญชีค่าใช้จ่าย 1800
รายการที่ 2: บัญชีรอการตัดบัญชี -150
รายการที่ 3: บัญชีค่าใช้จ่าย -1650
- ในเดือนกุมภาพันธ์
เมื่อปลายเดือนกุมภาพันธ์ หลังจากคลิกปุ่ม สร้างรายการ จะมีรายการต่อไปนี้:
รายการที่ 1 ลงวันที่ 28 กุมภาพันธ์:
บรรทัดที่ 1: บัญชีค่าใช้จ่าย -1200 -600 = -1800 (ยกเลิกยอดรวมของใบเรียกเก็บเงินทั้งสอง)
บรรทัดที่ 2: บัญชีค่าใช้จ่าย 200 + 100 = 300 (รับรู้ 2/12 ของบิล A และบิล B)
รายการที่ 3: บัญชีรอการตัดบัญชี 1800 - 300 = 1500 (จำนวนเงินที่ยังไม่ถูกเลื่อนออกไปในภายหลัง)
รายการที่ 2 ลงวันที่ 1 มีนาคม ซึ่งเป็นการกลับรายการก่อนหน้า
- ตั้งแต่เดือนมีนาคมถึงตุลาคม
การคำนวณเดียวกันนี้จะทำในแต่ละเดือนจนถึงเดือนตุลาคม
- ในเดือนพฤศจิกายน
เมื่อปลายเดือนพฤศจิกายน หลังจากคลิกปุ่ม สร้างรายการ จะมีรายการต่อไปนี้:
รายการที่ 1 ลงวันที่ 30 พฤศจิกายน:
บรรทัดที่ 1: บัญชีค่าใช้จ่าย -1200 -600 = -1800 (ยกเลิกยอดรวมของใบเรียกเก็บเงินทั้งสอง)
บรรทัดที่ 2: บัญชีค่าใช้จ่าย 1100 + 550 = 1650 (รับรู้ 11/12 ของบิล A และบิล B)
รายการที่ 3: บัญชีรอการตัดบัญชี 1800 - 1650 = 150 (จำนวนเงินที่ยังไม่ถูกเลื่อนออกไปในภายหลัง)
รายการที่ 2 ลงวันที่ 1 ธันวาคม ซึ่งเป็นการกลับรายการก่อนหน้า
- ในเดือนธันวาคม
ไม่จำเป็นต้องสร้างรายการในเดือนธันวาคม อันที่จริง หากเราคำนวณสำหรับเดือนธันวาคม เราจะมียอดเป็น 0 ที่ต้องถูกเลื่อนออกไป
- รวมทั้งหมด
ถ้าเรารวมทุกอย่างเราจะได้:
ใบเรียกเก็บเงิน A และ ใบเรียกเก็บเงิน B
สองรายการ (หนึ่งรายการสำหรับการเลื่อนออกไปและอีกหนึ่งรายการสำหรับการกลับรายการ) สำหรับแต่ละเดือนตั้งแต่เดือนมกราคมถึงพฤศจิกายน
ดังนั้น ณ สิ้นเดือนธันวาคม ใบเรียกเก็บเงิน A และ B จะถูกรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายทั้งหมดเพียงครั้งเดียวแม้จะมีรายการที่สร้างขึ้นทั้งหมดด้วยกลไกการกลับรายการ