Betalningsavier¶

*Lönespecifikationer skapas antingen av medarbetarna själva eller av deras chefer, och godkänns av behöriga medarbetare (vanligtvis chefer). När lönebeskeden har godkänts får medarbetarna lönebesked och får betalt antingen med check eller direktinsättning, beroende på hur deras medarbetarprofil är konfigurerad.

Rullgardinsmenyn Lönespecifikationer i programmet Lönelista består av tre sektioner: Till betalning, Alla lönespecifikationer och Batcher.

Dessa tre avsnitt innehåller alla verktyg som behövs för att skapa lönespecifikationer för anställda, inklusive individuella lönespecifikationer, en batch av lönespecifikationer eller provisionslönespecifikationer.

Att betala¶

Klicka på Payroll app ‣ Payslips ‣ To Pay för att se de lönespecifikationer som behöver betalas. På den här sidan visar Odoo de lönebesked som ännu inte har genererats och som kan skapas från den här instrumentpanelen.

Varje lönebesked innehåller Reference-nummer för det enskilda lönebeskedet, Employee-namn, Batch Name, Company, Basic Wage, Gross Wage, Net Wage och Status för lönebeskedet.

Klicka på en enskild lönebeskedspost för att visa detaljerna för det enskilda lönebeskedet.

Skapa ett nytt lönebesked¶

Ett nytt lönebesked kan skapas antingen från sidan Lönebesked att betala eller från sidan Lönebesked för anställda.

Skapa ett nytt lönebesked genom att klicka på knappen New i det övre vänstra hörnet.

Ett tomt lönebeskedsformulär laddas, där nödvändig lönebeskedsinformation kan matas in.

Formulär för lönebesked¶

På det tomma lönebeskedsformuläret finns det flera fält som måste fyllas i. De flesta av de obligatoriska fälten fylls i automatiskt när en anställd har valts.

Fyll i följande uppgifter på lönebeskedet:

• Employee: skriv in namnet på en anställd, eller välj önskad anställd från rullgardinsmenyn i detta fält. Detta fält är obligatoriskt.

  Observera

  Det rekommenderas att endast skapa lönebesked för anställda som redan finns i databasen. Om det inte finns någon aktuell anställd (och därmed inget anställningsavtal) rekommenderas att du skapar en ny anställd i programmet Employees innan du skapar lönespecifikationer för den anställde. Se dokumentationen new employee för instruktioner om hur du lägger till en anställd.

• Period: den första dagen till den sista dagen i den aktuella månaden fyller automatiskt i Period-fälten som standard. Datumen kan ändras om så önskas.

  Om du vill ändra startdatum klickar du på det första datumet i fältet Period för att visa en popup-kalender. Använd ikonerna < (mindre än) och > (större än) för att välja önskad månad i kalendern. Klicka sedan på önskad dag för att välja det specifika datumet.

  Upprepa denna process för att ändra slutdatum för lönebeskedet. Dessa fält är obligatoriska.

• Kontrakt: Använd rullgardinsmenyn för att välja önskat kontrakt för den anställde. Endast de tillgängliga motsvarande kontrakten för den valda medarbetaren visas som alternativ. Detta fält är obligatoriskt.

• Batch: Använd rullgardinsmenyn i detta fält för att välja den batch av lönebesked som detta nya lönebesked ska läggas till.

• Struktur: välj typ av lönestruktur med hjälp av rullgardinsmenyn. Endast de motsvarande strukturer som är kopplade till det valda kontraktet för den anställde visas som alternativ.

  Om ingen anställd och/eller inget kontrakt har valts ännu, visas alla tillgängliga Structures i listan. När en anställd och/eller ett kontrakt har valts visas inte tillgängliga Structures för den anställde och/eller det kontraktet. Detta fält är obligatoriskt.

Arbetade dagar & inmatningar flik¶

• Worked Days: posterna under Worked Days (inklusive Type, Description, Number of Days, Number of Hours, och Amount) fylls i automatiskt, baserat på vad som angetts i fälten Period, Contract och Structure på lönebeskedsformuläret.

• Övriga indata: ytterligare indata som påverkar lönebeskedet kan anges i detta avsnitt, t.ex. avdrag, ersättningar och kostnader.

  Klicka på Add a line för att skapa en post i avsnittet Other Inputs.

  Använd rullgardinsmenyn i kolumnen Typ för att välja en Typ för inmatningen. Ange sedan en Beskrivning, om så önskas. Ange slutligen beloppet i fältet Count.

Flik för löneberäkning¶

• Löneberäkning: fliken Löneberäkning fylls i automatiskt när du klickar på knappen Beräkna ark. På så sätt visas löner, avdrag, skatter etc. för posten.

• Has Negative Net To Report: markera kryssrutan om den anställde har ett negativt nettobelopp för detta lönebesked. Detta visas endast om den anställdes lönebesked har ett negativt saldo.

Annan info-flik¶

• Lönespecifikationens namn: ange ett namn för lönespecifikationen i detta fält. Namnet bör vara kort och beskrivande, t.ex. (Anställdas namn) April 2023. Detta fält är obligatoriskt.

• Company: välj det företag som lönebeskedet gäller för med hjälp av rullgardinsmenyn i detta fält. Detta fält är obligatoriskt.

• Close Date: ange det datum då betalningen görs till den anställde i detta fält.

  Klicka i fältet för att visa ett popup-fönster med en kalender. Använd < > (mindre än/ större än)-ikonerna för att navigera till önskad månad och önskat år.

  Klicka sedan på önskat datum för att markera det.

• Datum Konto: ange det datum då lönebeskedet ska bokföras i detta fält.

• Lönejournal: detta fält fylls i automatiskt när du har valt en befintlig Anställd. Detta fält kan inte redigeras, eftersom det är kopplat till applikationen Accounting. Detta fält är obligatoriskt.

• Redovisningspost: om tillämpligt fylls detta fält i automatiskt när lönebeskedet har bekräftats. Detta fält kan inte ändras.

• Add an Internal Note…: en notering eller referensmeddelande för den nya posten kan skrivas i detta fält.

Bearbeta det nya lönebeskedet¶

När all nödvändig information på lönebeskedet är inmatad klickar du på knappen Beräkna ark. Då sparas all information på lönebeskedet och fliken Löneberäkning fylls i automatiskt, baserat på informationen i den anställdes kontrakt eller närvarolistor.

Om du behöver göra några ändringar klickar du först på knappen Avbryt och sedan på knappen Sätt till utkast. Gör önskade ändringar och klicka sedan på knappen Beräkna ark igen, så visas ändringarna på flikarna Arbetsdagar och Löneberäkning.

När allt på lönebeskedsformuläret är korrekt klickar du på knappen Create Draft Entry för att skapa lönebeskedet.

Sedan visas ett bekräftelsefönster med frågan Är du säker på att du vill fortsätta?. Klicka på OK för att bekräfta.

Chattern uppdateras automatiskt för att visa det e-postmeddelande som skickats till den anställde, tillsammans med en PDF-kopia av lönebeskedet.

För att skriva ut lönebeskedet, klicka på Print-knappen. För att annullera lönebeskedet, klicka på knappen Annullera.

Därefter måste betalningen skickas till den anställde. För att göra detta klickar du på knappen Registrera betalning. Då visas ett popup-formulär, där den önskade Bankjournal som betalningen ska göras mot måste väljas från en rullgardinsmeny. Klicka sedan på knappen Bekräfta för att bekräfta verifikationen och återgå till lönebeskedet.

Viktigt

För att ett lönebesked ska kunna betalas ut måste den anställde ha ett bankkonto angivet i sin kontaktinformation. Om det inte finns någon bankinformation kan lönebeskedet inte betalas och ett fel visas när du klickar på knappen Gör betalning. Bankinformation finns på fliken Privat information på medarbetarens kort i appen Medarbetare. Redigera medarbetarkortet och lägg till bankinformation om den saknas.

Odoo kontrollerar automatiskt bankkontoinformation. Om det finns ett fel med den anställdes angivna bankkonto visas ett fel i ett popup-fönster som säger, Den anställdes bankkonto är inte betrott. Om detta fel visas, uppdatera den anställdes bankkontoinformation på deras Anställningsformulär.

If a payment needs to be cancelled or refunded, click the corresponding Cancel or Refund button, located at the top-left of the screen.

Alla lönebesked¶

För att visa alla lönebesked, oavsett status, gå till Löneapp ‣ Lönebesked ‣ Alla lönebesked. Sidan Employee Payslips laddas och visar alla lönespecifikationer, organiserade efter batch, i en kapslad listvy som standard.

Klicka på ▶ (högerpil) bredvid namnet på en enskild batch för att se alla lönebesked i den aktuella batchen, tillsammans med alla lönebeskedsdetaljer.

Antalet lönebesked i satsen anges inom parentes efter satsnamnet. Status för varje enskilt lönebesked visas längst till höger och anger ett av följande statusalternativ:

• Draft: lönebeskedet skapas, och det finns fortfarande tid att göra ändringar, eftersom beloppen inte är beräknade.

• Waiting: lönespecifikationen har beräknats, och löneuppgifterna finns på fliken Löneberäkning.

• Done: lönebeskedet är beräknat och klart för utbetalning.

• Paid: den anställde har fått betalt.

Klicka på ett enskilt lönebesked för att se detaljerna för det lönebeskedet på en separat sida. Använd brödsmulemenyn och klicka på Employee Payslips för att gå tillbaka till listvyn över alla lönebesked.

Ett nytt lönebesked kan skapas från sidan Employee Payslips genom att klicka på knappen New i det övre vänstra hörnet. Då visas en separat blank sida med lönebeskedsformulär. På den tomma lönespecifikationssidan anger du all nödvändig information, enligt beskrivningen i avsnittet Skapa nya lönespecifikationer.

För att skriva ut PDF-versioner av lönespecifikationer från Payslips to Pay eller Employee Payslips sidor, välj först önskade lönespecifikationer genom att klicka på den individuella kryssrutan till vänster om varje lönespecifikation som ska skrivas ut. Du kan också klicka i rutan till vänster om kolumnrubriken Reference, som markerar alla synliga lönebesked på sidan. Klicka sedan på knappen Print för att skriva ut lönespecifikationerna.

Lönespecifikationer kan också exporteras till ett Excel-kalkylblad. För att exportera alla lönebesked, klicka på ⚙️ (gear) ikonen i slutet av ordet Employee Payslips i det övre vänstra hörnet. Detta visar en rullgardinsmeny. Klicka på Export All för att exportera alla lönebesked till ett kalkylblad.

För att exportera endast utvalda lönebesked, välj först de lönebesked som ska exporteras från listan. Klicka sedan på kryssrutan till vänster om varje enskilt lönebesked för att markera det. När lönebesked väljs visas en smartknapp längst upp i mitten av sidan som anger antalet valda lönebesked. Klicka sedan på ikonen ⚙️ (gear) Actions längst upp i mitten på sidan och klicka sedan på Export.

Batcher¶

För att visa lönebesked i batcher, gå till Payroll app ‣ Payslips ‣ Batches för att visa alla lönebeskedsbatcher som har skapats. Dessa lönespecifikationer visas som standard i en listvy.

För varje batch visas Name, Date From och Date To, Status, antalet lönebesked i batchen (Payslips Count), samt Company.

Skapa en ny batch¶

För att skapa en ny batch av lönebesked från sidan Lönebesked Batcher (Löneapp ‣ Lönebesked ‣ Batcher), klicka på knappen Ny i det övre vänstra hörnet. På så sätt visas ett tomt formulär för lönespecifikationer på en separat sida.

På det nya lönebeskedets batchformulär anger du Batch Name.

Välj sedan det datumintervall som batchen ska gälla för. Klicka i ett av Period-fälten så visas ett popup-fönster med en kalender. I kalenderfönstret navigerar du till rätt månad och klickar på motsvarande dag för både start- och slutdatum för batchen.

Det aktuella företaget fyller i fältet Company. Om du arbetar i en miljö med flera företag är det inte möjligt att ändra Company från formuläret. Satsen måste skapas i databasen för det önskade företaget.

Bearbeta en sats¶

Klicka på en enskild batch för att visa detaljerna för den batchen på en separat sida. På sidan med batchdetaljer visas olika alternativ (knappar) högst upp, beroende på batchens status:

• New status: satser som inte har några lönespecifikationer har status New. Följande knappalternativ visas för dessa batcher:

  

  • Add Payslips: klicka på knappen Add Payslips för att lägga till lönebesked till batchen, och ett Add Payslips popup-fönster visas. Endast lönespecifikationer som kan läggas till i batchen (lönespecifikationer som för närvarande inte ingår i en batch) visas i listan.

    Markera önskade lönebesked genom att klicka i kryssrutan till vänster om varje lönebeskeds namn och klicka sedan på knappen Select för att lägga till dem i batchen. När lönebeskeden har valts och lagts till i batchen ändras status till Confirmed.

  • Generera lönebesked: När lönebeskeden har lagts till i batchen klickar du på knappen Generera lönebesked för att bearbeta lönebeskeden och skapa individuella lönebesked i databasen.

    Ett Generera lönebesked popup-fönster visas. Om endast en specifik Salary Structure och/eller specifik Department önskas att skapa lönebesked för, välj dem från motsvarande rullgardinsmenyer. Om inga val görs, kommer alla lönebesked som listas i popup-fönstret att behandlas som vanligt.

    Klicka på knappen Generera för att skapa lönebeskeden. Knappen Generera lönebesked ändras till en knapp Create Draft Entry och status ändras till Bekräftad.

• Confirmed status: satser som har skapats och har lönespecifikationer i sig, men lönespecifikationerna har inte bearbetats, har status Confirmed. Följande två knappalternativ visas för dessa batcher:

  

  • Create Draft Entry: klicka på knappen Create Draft Entry för att bekräfta de enskilda lönebeskeden (och partiet), och skapa ett utkast av lönebeskeden. Partiet har nu status Done.

  • Set to Draft: om satsen vid något tillfälle behöver återställas till status New, klicka på knappen Set to Draft. Denna åtgärd tar inte bort eventuella lönespecifikationer som redan har lagts till i batchen.

• Done status: satser med bekräftade lönespecifikationer har status Done. Följande knappalternativ visas för dessa batcher:

  

  • Create Payment Report: klicka på knappen Create Payment Report, och ett Select a bank journal popup-fönster visas. Välj rätt bankjournal från rullgardinsmenyn.

    Batchnamnet visas i fältet Filnamn, men detta kan ändras om så önskas. Klicka slutligen på Confirm för att behandla lönespecifikationerna och betala de anställda.

  • Markera som betald: efter att betalningarna har skapats via knappen Create Payment Report, måste lönebeskeden markeras som betalda i databasen.

    Klicka på knappen Mark as paid och status för satsen ändras till Paid.

  • Set to Draft: om satsen vid något tillfälle behöver återställas till status New, klicka på knappen Set to Draft. Denna åtgärd tar inte bort eventuella lönespecifikationer som redan har lagts till i batchen.

• Paid status: batcher som har slutförts har status Paid. Inga andra knappalternativ visas för denna status.

  

På sidan med batchdetaljer finns tillgång till de enskilda lönebeskeden i batchen via smartknappen Lönebesked, som finns ovanför batchinformationen, i mitten. Klicka på Payslips smart-knappen för att visa en lista över alla individuella lönebesked.

Använd brödsmulemenyn för att navigera tillbaka till detaljsidan för den enskilda batchen, eller tillbaka till listan över alla batcher.

Skapa lönebesked för teckningsoptioner¶

Provisioner betalas till anställda i Odoo med hjälp av warrant paylips.

Lönebesked för teckningsoptioner kan genereras direkt från sidan Lönebesked Batcher (Löneapp ‣ Lönebesked ‣ Batcher).

Välj först önskade batcher genom att klicka på rutan till vänster om varje batch för vilken provisionslönebesked ska skapas. Klicka sedan på knappen Generera lönebesked för teckningsoptioner högst upp på sidan.

Om du gör det öppnas ett Generate Warrant Payslips pop-up fönster, där den nödvändiga informationen måste fyllas i.

Klicka på rullgardinsmenyerna bredvid fältet Period i detta popup-fönster för att öppna kalenderfönster. I dessa kalenderfönster väljer du önskad period för vilken lönebeskeden ska genereras. Använd pilikonerna < (vänster) och > (höger) för att navigera till rätt månad och klicka på datumet för att välja det.

I fältet Department väljer du önskad avdelning från rullgardinsmenyn.

När en avdelning väljs visas de anställda som är listade för den avdelningen i avsnittet Employee.

Under Employee anger du Commission Amount för varje anställd i kolumnen längst till höger. Om du vill ta bort en anställd klickar du på ikonen 🗑️ (papperskorgen) för att ta bort raden.

Lägg till en ny post genom att klicka på Add a Line och ange Employee och lämpligt Commission Amount.

Klicka på knappen Ladda upp din fil för att lägga till en fil, om det behövs. Alla filtyper accepteras.

När alla provisioner är korrekt inmatade klickar du på knappen Generera lönebesked för att skapa lönebeskeden för teckningsoptionerna i en batch.

Bearbeta batch på samma sätt som en vanlig batch för att slutföra betalningsprocessen.