Service efter försäljning¶

Efterförsäljningstjänster kan konfigureras i Helpdesk-applikationen för enskilda team. När tjänsten är aktiverad kan användare utge återbetalningar, generera kuponger, behandla returer, och planera reparationer eller fältserviceinsatser direkt från ett ärende.

Upprätta service efter försäljning¶

Börja med att aktivera eftermarknadstjänsterna för ett specifikt Helpdesk-team genom att gå till Helpdesk app ‣ Configuration ‣ Helpdesk Teams och klicka på det team som tjänsterna ska tillämpas på. Bläddra sedan till avsnittet Eftermarknad på teamets inställningssida och välj vilket av följande alternativ som ska aktiveras:

• Refunds: utfärdar kreditnotor för att återbetala en kund, eller justera det återstående beloppet.

• Coupons: erbjuder rabatter och gratisprodukter genom ett befintligt kupongprogram.

• Returns: initierar en produktretur från en kund genom en omvänd överföring.

• Repairs: skapar reparationsorder för trasiga eller felaktiga produkter.

• Field Service: planerar insatser på plats genom applikationen Field Service.

Utfärda återbetalning med kreditnota¶

En kreditnota är ett dokument som utfärdas till en kund för att informera dem om att de har krediterats en viss summa pengar. De kan användas för att ge en fullständig återbetalning till en kund, eller för att justera eventuella återstående belopp. De skapas vanligtvis via applikationerna Accounting eller Invoicing, men de kan också skapas via ett Helpdesk-ärende.

För att skapa en kreditnota, navigera till ett ärende i Helpdesk app, och klicka på Refund knappen i det övre vänstra hörnet av ärendeformuläret. Detta öppnar ett Refund popup-fönster.

Fyll i fälten med nödvändig information:

• Sales Order: om en försäljningsorder refererades till i det ursprungliga ärendet, fylls det automatiskt i detta fält.

• Produkt: den produkt som ärendet gäller. Om en artikel är vald i detta fält kan endast försäljningsorder, leveranser och fakturor som innehåller denna produkt väljas.

• Lot/Serial Number: detta fält är bara synligt om den Product som valts har associerade lot- eller serienummer.

• Fakturor att återbetala: detta fält är obligatoriskt. Om inga fakturor finns tillgängliga i rullgardinsmenyn indikerar det att kunden för närvarande inte har några bokförda fakturor, eller att Produkt inte har några relaterade fakturor.

• Reason displayed on Credit Note: detta fält fylls automatiskt i med biljettnumret, men det kan redigeras med ytterligare information.

• Journal: den bokföringsjournal där kreditfakturan ska bokföras. När en faktura har valts är detta fält standard för den journal som anges på den ursprungliga fakturan, men det kan ändras vid behov.

• Reversal date: när du klickar på detta fält använder du popup-kalendern som visas för att välja ett datum för kreditfakturan. Detta fält är obligatoriskt.

När alla nödvändiga fält är ifyllda klickar du på Reverse eller Reverse and Create Invoice.

Reverse skapar en kreditnota i utkaststatus som kan redigeras innan den publiceras. Detta alternativ kan användas för att ge en partiell återbetalning.

Reverera och skapa faktura skapar en kreditnota som bokförs automatiskt samt en faktura i utkaststatus. Fakturan innehåller samma information som den ursprungliga fakturan, men denna information kan ändras.

När kreditnotan har bokförts läggs en Kreditnotor smartknapp till i Helpdesk-ärendet.

Generera kuponger från en biljett¶

Kuponger kan användas för att ändra priset på produkter eller beställningar. Villkorliga regler definierar användningsbegränsningarna för en kupong. Kupongprogram konfigureras i programmen Sales, Point of Sale eller Website.

För att skapa en kupong öppnar du ett Helpdesk-ärende och klickar på knappen Kupong i det övre vänstra hörnet. Välj ett alternativ från rullgardinsmenyn Kupongprogram i popup-fönstret Generera en kupong som visas.

Klicka på Valid Until fältet och använd popup-kalendern för att välja ett utgångsdatum för denna kupongkod. Om fältet lämnas tomt går koden inte ut.

Klicka på Send by Email för att skriva ett e-postmeddelande med kupongkoden som ska skickas till kunden.

Observera

När du skickar en kupongkod via e-post läggs alla följare av biljetten till som mottagare i e-postmeddelandet. Ytterligare mottagare kan också läggas till i e-postmeddelandet i fältet Mottagare i popup-fönstret Skriv e-post. Om ett utgångsdatum har valts för koden inkluderas det i meddelandemallen.

Klicka på Get Share Link för att skapa en länk som kan skickas direkt till kunden. När du gör det öppnas popup-fönstret Share Coupons. Klicka på knappen Copy bredvid fältet Share Link och klistra in resultatet i all kommunikation med kunden. När kunden använder länken läggs koden automatiskt till i kundvagnen.

När en Kupongkod har genererats, en Kuponger smart knapp läggs till högst upp på biljetten; klicka på smart knappen för att visa kupongkoden, utgångsdatum, och ytterligare information.

Underlätta en produktretur med en omvänd överföring¶

Returer genomförs genom omvända överföringar, som genererar nya lageroperationer för de returnerade produkterna. Klicka på knappen Return i det övre vänstra hörnet av ett ärende för att öppna popup-fönstret Reverse Transfer.

Välj en Sales Order eller Delivery to Return för att identifiera de produkter som behöver returneras.

Som standard matchar kvantiteten den bekräftade kvantiteten från leveransordern. Uppdatera fältet Kvantitet om det behövs. Ta bort en rad genom att klicka på ikonen 🗑️ (papperskorg).

Välj en Return Location dit försändelserna ska skickas när returen är avslutad.

Klicka på Return för att bekräfta returen. Detta genererar en ny lageroperation för de inkommande returnerade produkterna.

Använd brödsmulorna för att återgå till helpdeskärendet. En ny Return smart knapp kan nu nås högst upp i ärendet.

Skicka produkter för reparation från ett ärende¶

Om ärendet gäller ett problem med en felaktig eller trasig produkt kan en reparationsorder skapas från Helpdesk-ärendet och hanteras via Repairs-applikationen.

För att skapa en ny reparationsorder, öppna ett Helpdesk ärende och klicka på Repair knappen i det övre vänstra hörnet. Detta öppnar ett Repair Reference formulär.

Fyll i fälten med nödvändig information:

• Kund: detta fält överförs från biljetten, men en ny kontakt kan väljas från rullgardinsmenyn.

• Produkt att reparera: om en produkt angavs i fältet Produkt på biljetten, läggs den automatiskt till i det här fältet. Om inte, klicka i fältet för att välja en produkt från rullgardinsmenyn.

• Lot/Serial: detta fält är endast synligt om de produkter som repareras spåras via lot- eller serienummer.

• Return: returorder från vilken den produkt som skall repareras kommer ifrån.

• Under garanti: om denna ruta är markerad sätts försäljningspriset för alla produkter från reparationsordern till noll.

• Scheduled Date: detta fält har det aktuella datumet som standard. Om du vill välja ett nytt datum klickar du i fältet och väljer ett datum med hjälp av rullgardinsmenyn.

• Responsible: tilldela en användare från rullgardinsmenyn att hantera reparationen.

• Tags: klicka i detta fält för att tilldela en befintlig tagg eller skapa en ny. Flera taggar kan tilldelas.

Om delar behövs för reparationen kan de läggas till på fliken Parts. Ytterligare information för det interna reparationsteamet kan läggas till på fliken Repair Notes.

När formuläret är ifyllt klickar du på Bekräfta reparation. För att skapa, redigera och skicka en offert för denna reparation, klicka på Create Quotation.

En Repairs smartknapp läggs sedan till i ärendet och länkar till reparationsordern.

Skapa fälttjänstuppgift från ett ärende¶

Insats på plats kan planeras från ett ärende och hanteras via applikationen Field Service. Kunder med portalåtkomst kan följa utvecklingen av en Field Service-uppgift precis som de skulle kunna göra med ett Helpdesk-ärende.

För att skapa en ny Fältservice-uppgift, navigera till ett Helpdesk-ärende. Klicka på Planera intervention för att öppna popup-fönstret Skapa en fälttjänstuppgift.

Bekräfta eller uppdatera uppgiften Title.

Fältet Project i popup-fönstret Create a Field Service task är standardinställt på samma Field Service-projekt som identifierades på teamets inställningssida. För att ändra projekt för denna specifika uppgift, välj ett från Projekt fältet.

Om tillämpligt, välj en Worksheet Template från rullgardinsmenyn.

Klicka på Create Task eller Create & View Task.

När uppgiften har skapats läggs en smartknapp Tasks till i ärendet som länkar uppgiften Field Service till ärendet.