Uppföljning av fakturor¶
Ett uppföljningsmeddelande kan skickas till kunder när en betalning är försenad. Odoo hjälper dig att identifiera sena betalningar och låter dig schemalägga och skicka lämpliga påminnelser med hjälp av uppföljningsåtgärder som automatiskt utlöser en eller flera åtgärder beroende på antalet försenade dagar. Du kan skicka dina uppföljningar på olika sätt, t.ex. via e-post, post eller SMS.
Konfiguration¶
För att konfigurera en Follow-Up Action, gå till , och välj eller skapa (en) ny(a) uppföljningsnivå(er). Flera uppföljningsåtgärder är tillgängliga som standard under fliken Notification, och namnet samt antalet dagar kan ändras. De uppföljande Aktioner som finns tillgängliga är:
Skicka e-post;
Skicka ett SMS.
Du kan använda en förifylld mall för dina meddelanden genom att välja en Innehållsmall. Om du vill ändra vilken mall som används håller du muspekaren över fältet och klickar på –>. Om funktionen är aktiverad har SMS-meddelanden ett specifikt Sms Template-fält.
Det är möjligt att automatiskt skicka en påminnelse genom att aktivera alternativet Automatisk, och bifoga de öppna fakturorna genom att aktivera Bifoga fakturor, inom en specifik uppföljningsåtgärd.
Genom att klicka på fliken Activity kan du schemalägga aktiviteter (uppgifter). På så sätt schemaläggs en aktivitet automatiskt när uppföljningen utlöses. Aktivera Schedule Activity och välj en Responsible person för uppgiften. Välj en Activity Type, och ange en Summary om hur aktiviteten ska hanteras, om så önskas.
Tips
Ange ett negativt antal dagar för att skicka en påminnelse före det faktiska förfallodatumet.
Uppföljningsrapporter¶
Förfallna fakturor som du behöver följa upp finns tillgängliga i . Som standard filtrerar Odoo efter Overdue Invoices, men du kan också filtrera efter In need of action i menyn Filters.
När du väljer en faktura kan du se alla kundens obetalda fakturor (förfallna eller inte), med förfallodatum för sena fakturor i rött. Du kan exkludera fakturor från en påminnelse genom att klicka på Exkludera från uppföljningar. Du kan ställa in antingen Automatiska eller Manuella påminnelser samt en Ansvarig person för den kunden.
För att skicka påminnelser, klicka på Follow up, och välj den eller de åtgärder du vill utföra från:
Print;
E-post;
Sms;
Efter inlägg.
Du kan Attach Invoices och ändra innehållsmallarna från denna vy. När du är klar klickar du på Sänd eller Sänd & Skriv ut.
Observera
Kontaktuppgifterna på fakturan eller i kontaktformuläret används för att skicka påminnelsen.
När påminnelsen skickas dokumenteras det i fakturans chatter.
Om det inte är rätt tid för en påminnelse kan du ange Nästa påminnelse-datum. Du kommer att få nästa rapport enligt det angivna datumet för nästa påminnelse.
Tips
Stäm av alla kontoutdrag precis innan du inleder uppföljningsprocessen för att undvika att skicka en påminnelse till en kund som redan har betalat.
Gäldenärens förtroende¶
För att veta om en kund brukar betala för sent eller inte, kan du ange en tillitsnivå genom att markera dem som Good Debtor, Normal Debtor eller Bad Debtor på deras uppföljningsrapport. För att göra detta, klicka på punkten bredvid kundens namn och välj en tillitsnivå.
Skicka påminnelser i grupper¶
Du kan skicka påminnelsemeddelanden i omgångar från sidan Följa upp rapporter. Markera alla rapporter som du vill bearbeta, klicka på kugghjulsikonen Åtgärd och välj Bearbeta uppföljningar.