Förfrågningar om offert¶

Odoos funktion för offertförfrågningar (RFQ) i appen Purchase standardiserar beställning av produkter från flera leverantörer med varierande priser och leveranstider.

|RFQ är dokument som företag skickar till leverantörer för att begära produktprissättning. I Odoo bekräftas inköpsordern (PO) när leverantören godkänner RFQ:n för att anpassa ledtider och prissättning.

Konfiguration¶

Produkt¶

För att automatiskt fylla i produktinformation och priser på en RFQ, konfigurera produkter genom att gå till Purchase app ‣ Products ‣ Products. Välj en befintlig produkt eller skapa en ny genom att välja New. Då öppnas produktformuläret, där olika försäljnings- och inköpsdata kan konfigureras.

För att konfigurera produkter som kan köpas markerar du kryssrutan Kan köpas under produktnamnet. Gå sedan till fliken Inventory och aktivera rutten Buy.

Leverantörens prislista¶

På fliken Purchase i produktformuläret anger du leverantör och deras pris, så att denna information automatiskt fylls i på en RFQ varje gång produkten listas.

Standardkolumnerna är Quantity, Price och Delivery Lead Time, men andra kolumner som Product Variant eller Discounts kan också aktiveras.

Om du vill aktivera eller inaktivera kolumner klickar du på ikonen (additional options) till höger på rubrikraden för att visa en rullgardinsmeny med ytterligare kolumner som kan läggas till (eller tas bort) från fliken Purchase.

Beställ produkter¶

När produkter och priser har konfigurerats följer du dessa steg för att skapa och skicka RFQ:er för att göra inköp till företaget.

RFQ instrumentbräda¶

För att komma igång, navigera till Inköpsprogrammet ‣ Beställningar ‣ Offertförfrågningar.

Instrumentpanelen Requests for Quotation visar en översikt över företagets RFQs, POs och deras status. Överst på skärmen visas alla RFQ:er i företaget, samt enskilda (där användaren är köparen) med en sammanfattning av deras status.

I det övre högra hörnet finns också en snabb rapport över företagets senaste inköp med totalt värde, ledtider och antal skickade RFQ:er.

Dessutom innehåller instrumentpanelen knappar för:

• To Send: order i RFQ-stadiet som inte har skickats till säljaren.

• Väntar: RFQs som har skickats via e-post och som väntar på bekräftelse från säljaren.

• Late: RFQs eller POs där :guilabel:Order Deadline har passerat.

Förutom olika visningsalternativ innehåller instrumentpanelen Requests for Quotation alternativen Filters och Group By, som nås via rullgardinsmenyn i sökfältet.

Skapa ny RFQ¶

För att skapa en ny RFQ klickar du på knappen New i det övre vänstra hörnet av instrumentpanelen Requests for Quotation för att öppna ett nytt PO-formulär.

Börja med att tilldela en Vendor.

Fältet Vendor Reference pekar på försäljnings- och leveransordernumren som skickats av säljaren. Detta är praktiskt när produkter tas emot och PO måste matchas med leveransordern.

Fältet Blanket Order avser långsiktiga inköpsavtal på återkommande beställningar med fastställd prissättning. För att visa och konfigurera blanket orders, gå till Inköpsprogram ‣ Beställningar ‣ Inköpsavtal.

Den Valuta kan ändras om du köper produkter från en leverantör i ett annat land.

Därefter konfigurerar du en Order Deadline, som är det datum då leverantören måste bekräfta sitt avtal om att leverera produkterna.

Expected Arrival beräknas automatiskt utifrån Order Deadline och leverantörens ledtid. Kryssa i kryssrutan för Ask confirmation för att be om skyltning vid leverans.

När funktionen Storage Locations är aktiverad visas fältet Deliver to med alternativ för orderns leverans.

Välj mottagningslagrets adress här, eller välj Dropship för att ange att ordern ska skickas direkt till slutkunden. När Dropship väljs aktiveras fältet Dropship address. Kontaktnamn fylls i automatiskt här från appen Kontakter.

Fliken Produkter¶

På fliken Products lägger du till de produkter som ska beställas. Klicka på Lägg till en produkt och skriv in produktnamnet eller välj artikel i rullgardinsmenyn.

Om du vill skapa en ny produkt och lägga till den skriver du det nya produktnamnet i kolumnen Product, väljer Create [product name] i rullgardinsmenyn och lägger till enhetspriset manuellt. Eller välj Create and edit… för att komma till produktformuläret för den nya artikeln.

Katalog kan också väljas för att navigera till en produktmeny från den valda leverantören. Härifrån kan produkter läggas till i varukorgen.

Skicka RFQ¶

Om du klickar på Send by Email visas ett popup-fönster med Compose Email och en mall för :guilabel:`Purchase: Request for Quotation”-mall laddad, redo att skickas till säljarens e-postadress (konfigurerad i appen Kontakter).

När du har skapat önskat meddelande klickar du på Send. När meddelandet har skickats flyttas RFQ till RFQ Sent-stadiet.

Genom att klicka på Print RFQ laddas en PDF av RFQ:n ner.

Bekräfta order¶

Genom att klicka på Confirm Order omvandlas direkt RFQ till en aktiv PO.

När en RFQ har bekräftats skapas en PO.

På den nya PO ändras fältet Order Deadline till Confirmation Date, som visar datum och tid då användaren bekräftade ordern.

Beroende på vilken konfiguration användaren har valt i appinställningarna för Purchase skapas en leverantörsfaktura när produkter har beställts eller mottagits. Mer information finns i dokumentationen på Hantering av leverantörsfakturor.