Besökare¶

In the Odoo Frontdesk application, a visitor is defined as any non-employee (e.g., repair person, job candidate, etc.). These visitors can be logged upon arrival and departure for security purposes. This ensures an accurate list of people on the premises.

Visitor list¶

To access a complete list of checked-in visitors, navigate to Frontdesk app ‣ Visitors.

All visitors are presented in a list view, with the following details that were entered upon check in:

• Name: gästens namn.

• Visitor Company: det företag som gästen representerar.

• Phone: gästens telefonnummer.

• Drinks*: the drink the guest requested.

• Värd: den som gästen väntar på att få träffa.

• CheckIn: datum och tid då gästen checkade in.

• Checkout*: the date and time the guest checked out. In the default view, only guests with a Checked-In or Planned status are visible. Guests with check-out times are only visible if the Today filter is not active.

• Duration: den tid som gästen har checkat in för.

• Station: platsen där gästen checkade in.

• Status: the status of the guest. The options are Checked-In, Planned, Checked-Out, or Cancelled.

• Email*: the guest’s email address.

* These fields are not visible in the default Visitor list. These must be enabled using the (settings adjust) icon in the top-right of the list.

To the far-right of the titled columns on the Visitors page, there is an untitled column, where a guest’s status can be updated.

När en gäst lämnar, klicka på den tillgängliga Check out -knappen för att uppdatera gästens post och logga datum och tid de lämnade.

Om en schemalagd gäst anländer och inte checkade in via Frontdesk-kiosken, kan de checkas in här genom att klicka på den tillgängliga Check in-knappen för att logga datum och tid då de anlände.

Beside the untitled status column, a Drink Served button appears, but only if that particular visitor requested a drink.

När deras dryck har serverats klickar du på knappen Drink Served för att ange att drycken har levererats till gästen. När knappen har klickats försvinner den.

If any column is not visible, or if a visible column is preferred to be hidden, click the (additional options) icon, located at the end of the column name list. Doing so, reveals a reveals a drop-down menu of column options to enable or disable. A (check) icon indicates the column is visible.

Planerade besökare¶

Enter expected guest information in advance by creating a planned guest in the Frontdesk app.

To create a planned guest, navigate to Frontdesk app ‣ Visitors, and click New. Then, enter the same information as any other visitor on the guest form that appears. The only required fields are the visitor’s Name and the Station at which they are expected to arrive.

Besökarflöde¶

Visitor check in¶

When a visitor arrives at a facility, they approach a Frontdesk kiosk, and click Check in. The information requested from the visitor is what was configured for that specific Frontdesk station. If any information is required, the field displays a red asterisk (*). The visitor must enter the required information in order to check in.

När all information har angetts trycker besökaren på knappen Check In.

Drycker¶

If drinks were configured for the station, after tapping Check In, a registration confirmation screen loads, along with the question: Do you want something to drink?

Besökaren kan trycka på antingen Ja, tack, eller Nej, tack.

Om de väljer Yes, please, visas en skärm för val av dryck och de förkonfigurerade alternativen listas. Besökaren trycker sedan på önskat alternativ, eller om de inte vill ha något, kan de trycka på knappen Nothing, thanks längst ner på skärmen.

If a drink selection was made, a Thank you for registering! Your drink is on the way. message appears.

Aviseringar¶

Once the visitor has checked in, the person they are visiting, and any other users who were configured to be notified when check-ins occur at the kiosk, are notified. The notification is either by email, SMS message, a Discuss chat, or any combination of those three options.

If the visitor requested a drink, the user(s) configured as the People to Notify on the drink form, are notified, via the Discuss application. The message that appears is: (Visitor Name) just checked-in. They requested (Drink Name).

När drycken har levererats till gästen är den person som levererade drycken ansvarig för att markera drycken som levererad.

To mark a drink as delivered, navigate to Frontdesk app ‣ Stations, and choose the desired station card displaying (#) Drinks to serve.

Detta öppnar en lista över alla besökare som checkat in på den stationen och väntar på en drink. Klicka på knappen Drink Served i slutet av raden för den besökare som blev serverad. När de har markerats som att de har fått sin drink serverad försvinner besökaren från listan.

Kolla upp¶

När besökaren har avslutat sitt ärende och lämnat lokalen är det viktigt att kontrollera att han eller hon har registrerat sig korrekt.

To check visitors out properly, navigate to Frontdesk app ‣ Stations, and choose the desired station card displaying (#) Drinks to serve. Doing so opens a list of all the visitors who are currently checked-in at that station.

Click the Check out button near the end of the line for the visitor who left. Once they are marked as checked-out, the visitor disappears from the list.