Röstmeddelanden och ljudmeddelanden¶

Att hantera röstbrevlådan är en viktig del av alla företags verksamhet. Ett företag måste enkelt kunna komma åt sina meddelanden och hålla koll på missade samtal. Att spela in ljudmeddelanden, t.ex. för att tacka den som ringt eller hänvisa till rätt anknytning, är också ett bra sätt att göra affärssamtalet personligt och sätta tonen gentemot kunden.

Detta dokument beskriver konfigurationen av både röstbrevlåda och ljudmeddelanden i Axivox administrativa portal.

Ställ in globalt språk¶

För att börja använda röstmeddelanden och ljudmeddelanden med Axivox måste det globala språket ställas in i inställningarna för Axivox adminportal. För att göra det, navigera till manage.axivox.com. Efter inloggning i portalen, gå till Inställningar ‣ Globalt språk (t.ex.: röstmeddelanden,…).

Här anger du språket till antingen: Francais, English, Espanol, eller Deutsch.

Klicka sedan på Save, följt av Apply changes i det övre högra hörnet på sidan General Settings för att implementera ändringen i produktionen.

Aktivera röstbrevlåda¶

För att en användare ska kunna använda röstbrevlåda i Axivox måste funktionen för röstbrevlåda var påslagen i Axivox administrationsportal. För att börja använda röstbrevlådan med en användare, navigera till manage.axivox.com. Logga sedan in med lämpliga administratörsuppgifter.

Klicka på Users i vänstermenyn i Axivox administrationspanel.

Klicka sedan in på den specifika användaren som röstbrevlådan ska aktiveras för. Under avsnittet Voicemail öppnar du rullgardinsmenyn och klickar på Ja.

Slutligen Spara ändringen och klicka sedan på Apply changes i det övre högra hörnet av skärmen.

Röstbrevlåda¶

Nästa steg är att konfigurera de enskilda röstbrevlådorna i Axivox administrationsportal. För att komma åt portalen, besök manage.axivox.com och logga in. Navigera sedan till Voicemails, som finns i menyn till vänster.

Om röstbrevlådealternativet aktiverades i användarprofilen med hjälp av denna process Aktivera röstbrevlåda, skapas automatiskt ett röstmeddelande på sidan Voicemails.

Skapa röstbrevlåda manuellt¶

Om du vill skapa en ny röstbrevlåda manuellt klickar du på Add a voicemail på sidan Voicemails. Eller redigera en befintlig röstbrevlåda genom att klicka på Edit längst till höger om en befintlig röstbrevlåda på sidan Voicemails.

Den nya, manuellt skapade röstbrevlådan bör kopplas till ett inkommande nummer, så att den kan ta emot meddelanden. För att göra detta, navigera till Inkommande nummer, som finns i menyn till vänster. Klicka sedan på Edit längst till höger om det specifika nummer som röstbrevlådan ska kopplas till.

I fältet Destinationstyp för röstsamtal klickar du på rullgardinsmenyn och väljer Voicemail. Öppna sedan rullgardinsmenyn på nästa rad med namnet Voicemail och välj den manuellt skapade röstbrevlådan.

I fältet Destination email address for Incoming SMS anger du sedan, om tillämpligt, en e-postadress till vilken inkommande textmeddelanden som skickas till det inkommande numret kan tas emot. Vissa inkommande nummer (US +1) i Axivox kan ta emot textmeddelanden från privatpersoner och automatiska nummer.

Om detta fält lämnas tomt används istället den förvalda destinationsadressen (som tidigare angetts i början av processen för att manuellt skapa en röstbrevlåda).

När alla önskade konfigurationer är klara klickar du på Spara och sedan på Apply changes i det övre högra hörnet av skärmen för att implementera ändringen i produktionen.

Aviseringar¶

När ett röstmeddelande tas emot på någon av de automatiskt förkonfigurerade eller manuellt länkade röstbrevlådorna skickas nu ett e-postmeddelande till användarens e-postadress, som anges på sidan Voicemails, eller i användarens Axivox-profil.

Denna information kan nås genom att navigera till Users i vänstermenyn, och klicka på Edit bredvid den specifika användaren i fråga.

Vidarekoppling till röstbrevlåda¶

I Axivox finns det också ett antal vidarebefordringsinställningar för en användare. För att komma åt dessa vidarebefordringsinställningar går du till manage.axivox.com och loggar in.

Navigera sedan till Users, som finns i menyn till vänster.

Klicka sedan på den specifika användaren som vidarebefordran ska läggas till. Öppna sedan fliken Vidarebefordringar.

Om användaren är upptagen i ett annat samtal, eller inte har telefonen i handen, finns det ett alternativ på den här fliken för att Sända till röstbrevlådan som en sista utväg, som finns i fälten Vidarebefordran vid ej svar och Vidarebefordran vid upptaget.

Om rutan Sänd till röstbrevlåda som en sista utväg är ikryssad, när de vidarekopplingsåtgärder som anges i varje avsnitt inte lyckas, kommer den som ringer att vidarekopplas till röstbrevlådan för den specifika användaren.

När alla önskade konfigurationer är klara klickar du på Spara och sedan på Apply changes i det övre högra hörnet av skärmen för att implementera ändringen.

Ljudmeddelanden¶

Det är möjligt att lägga till ljudmeddelanden innan en kunds samtal ens tas emot, för att informera dem om väntetiden för leveranser, tillgängligheten för en produkt eller andra viktiga marknadsföringsmeddelanden.

För att spela in ett ljudmeddelande i Axivox, gå till manage.axivox.com och logga in.

Klicka sedan på Audio messages i menyn till vänster. På sidan Ljudmeddelanden klickar du på Lägg till ett meddelande.

Skriv in ett Namn och klicka på Spara.

När du klickar på Save, omdirigeras webbläsaren tillbaka till huvudsidan Audio messages, där det nyskapade meddelandet kan hittas i listan.

Det finns två olika sätt att skapa ett ljudmeddelande. Användaren kan antingen spela in meddelandet via telefon, eller skriva in meddelandet (i textform) och välja en datorgenererad talare som läser upp meddelandet.

Spela in ljudmeddelande¶

För att spela in ett ljudmeddelande via telefon, klicka på den orange knappen märkt Record/Listen, som finns till höger om det önskade meddelandet i listan för att spela in, på sidan Audio messages.

När du klickar på den visas ett Spela in / lyssna på ett meddelande popup-fönster. Meddelandet spelas sedan in via ett av de anknytningar som är kopplade till användaren. Under Extension to use for message management klickar du på rullgardinsmenyn och väljer den anknytning som Axivox ska ringa för att spela in meddelandet.

Klicka sedan på OK för att starta samtalet.

Vid anslutning till Axivox administrationslinje för ljudinspelare ger en inspelad fransktalande operatör följande alternativ:

1. Tryck 1 för att spela in ett meddelande.

2. Tryck på 2 för att lyssna på det aktuella meddelandet.

Tryck antingen 1 eller 2, beroende på om det redan finns ett meddelande i systemet för just detta ljudmeddelande som kräver en genomgång, innan ett nytt spelas in.

Spela in det nya ljudmeddelandet efter att du tryckt på 1, tryck sedan på # för att avsluta inspelningen.

Den fransktalande operatören återvänder till linjen och ställer den första uppsättningen frågor igen:

1. Tryck 1 för att spela in ett meddelande.

2. Tryck på 2 för att lyssna på det aktuella meddelandet.

Tryck # för att avsluta samtalet.

Skriv ljudmeddelande¶

För att skriva meddelandet och välja en datoriserad talare som säger texten, navigera till Audio messages i menyn till vänster.

På sidan Ljudmeddelanden väljer du den blå knappen Textmeddelande bredvid det motsvarande ljudmeddelande Namn som meddelandet ska kopplas till.

Om du gör det visas ett Konvertera text till meddelande popup-fönster.

I popup-fönstret Convert to text message klickar du på rullgardinsmenyn bredvid fältet Voice och väljer ett alternativ för Text som ska läsas in.

När du har valt Voice och skrivit meddelandet i fältet Text klickar du på Generate för att bearbeta ljudfilen.

Texten läses upp på samma språk som den är skriven i fältet Text. Om språket skiljer sig åt i fältet Voice, används en accent av den datoriserade talaren.

Slutligen, när dessa steg är slutförda, klicka på Save för att spara ljudmeddelandet.

För att implementera ändringarna, klicka på Apply changes i det övre högra hörnet av skärmen.

Musik i vänteläge¶

Axivox har möjlighet att lägga till egen väntemusik till samtalet när en uppringare väntar på att få sitt samtal besvarat. För att lägga till väntemusik i Axivox administrationsportal, navigera till manage.axivox.com och logga in.

Klicka sedan på Music on hold i menyn till vänster, och ett Change the music on hold popup-fönster visas.

I popup-fönstret Change the music on hold klickar du på knappen Choose File för att välja en MP3- (MPEG Audio Layer 3) eller WAV-fil (Waveform Audio File Format ) som ska laddas upp.

När filen har valts visar Progression status för uppladdningen. När aktiviteten är slutförd kan fönstret stängas genom att klicka på Close.

När önskade ändringar är genomförda klickar du på Apply changes i det övre högra hörnet av skärmen.