Comenzi generale¶
Comenzile generale sunt acorduri de cumpărare pe termen lung între o companie și un furnizor pentru a livra produse în mod recurent, cu prețuri prestabilite.
Comenzile generale sunt utile atunci când produsele sunt achiziționate în mod constant de la același furnizor, dar în cantități diferite și în momente diferite.
Prin simplificarea procesului de comandă, comenzile generale nu numai că economisesc timp, ci și bani, deoarece pot fi avantajoase atunci când se negociază prețuri en-gros cu furnizorii.
Creează o nouă comandă cadru¶
Pentru a crea comenzi generale, activați funcția Acorduri de cumpărare din setările aplicației Achiziționare. Navigați la , iar în secțiunea Comenzi, faceți clic pe caseta de selectare pentru Acorduri de cumpărare. Apoi faceți clic pe Salvați pentru a implementa modificările.
Notă
Pe lângă crearea comenzilor generale, setarea Acorduri de cumpărare permite utilizatorilor să creeze cereri alternative de ofertă (RfQ).
Pentru a crea o comandă generală, accesați și faceți clic pe Nou. Aceasta deschide un nou formular de comandă generală.
Configurați următoarele câmpuri în noul formular de comandă generală pentru a stabili reguli predeterminate pentru acordul recurent pe termen lung:
Reprezentant de achiziții: utilizatorul atribuit acestei comenzi generale specifice. În mod implicit, acesta este utilizatorul care a creat acordul; utilizatorul poate fi schimbat direct din meniul derulant de lângă acest câmp.
Tipul contractului: tipul de contract de cumpărare în care este clasificată această comandă generală. În Odoo, comenzile generale sunt singurul contract oficial de cumpărare.
Vânzător: furnizorul de care este legat acest acord, fie o singură dată, fie în mod recurent. Furnizorul poate fi selectat direct din meniul derulant de lângă acest câmp.
Moneda: moneda convenită care va fi utilizată pentru acest schimb. Dacă în baza de date au fost activate mai multe monede, moneda poate fi schimbată din meniul derulant de lângă acest câmp.
Data limită a acordului: data la care acest contract de cumpărare va fi setat să expire. Dacă această comandă generală nu expiră, lăsați acest câmp necompletat.
Data comandă: data la care ar trebui plasată această comandă generală dacă este creată o cotație nouă direct din formularul de comandă generală. Dacă este creată o nouă ofertă, această valoare completează automat câmpul Termen limită pentru comandă din RfQ.
Data de livrare: data estimată a livrării pe care produsele au inclus-o într-un RfQ sunt de așteptat, dacă sunt create direct dintr-un formular de comandă general. Dacă se creează o cotație nouă, această valoare completează automat câmpul Sosire așteptată din RfQ.
Document sursă: comanda sursă de achiziție (PO) la care este legată această comandă generală. Dacă această comandă generală nu ar trebui să fie legată de niciun |OP| existent, lăsați acest câmp necompletat.
Companie: compania alocată acestei comenzi generale specifice. În mod implicit, aceasta este compania sub care este listat utilizatorul care creează comanda generală. Dacă baza de date nu este o bază de date cu mai multe companii, acest câmp nu poate fi modificat și este implicit singura companie listată în baza de date.
După ce toate câmpurile relevante au fost completate, faceți clic pe Adăugați o linie pentru a adăuga produse în coloana Produs. Apoi, în coloana Cantitate, modificați cantitatea fiecărui produs și setați un preț în coloana Preț unitar.
Important
Când adăugați produse la o nouă comandă generală, prețurile preexistente ale produselor nu sunt adăugate automat la liniile de produse. În schimb, prețurile trebuie să fie atribuite manual, prin schimbarea valorii din coloana Preț unitar la un preț convenit cu furnizorul listat. În caz contrar, prețul va rămâne 0.
Pentru a vedea și modifica setările implicite ale contractului de cumpărare pentru comenzile generale direct din formularul de comandă generală, faceți clic pe pictograma ➡️ (săgeata dreapta) care devine vizibilă când treceți cu mouse-ul peste câmpul Tip de acord, unde: guilabel:Comandă generală este listată. Aceasta navighează la setările comenzii generale.
De aici, setările pentru comenzile generale pot fi editate. În secțiunea Tipul de acord, numele Tipul de acord poate fi schimbat, iar Tipul de selecție a acordului poate fi schimbat, de asemenea. Există două opțiuni care pot fi activate pentru tipul de selecție:
Select only one RfQ (exclusive): when a purchase order is confirmed, the remaining purchase orders are cancelled.
Select multiple RfQ (non-exclusive): when a purchase order is confirmed, remaining purchase orders are not cancelled. Instead, multiple purchase orders are allowed.
În secțiunea Date pentru cotații noi, câmpurile Linii și Cantități pot fi editate. Procedând astfel, se stabilește modul în care ar trebui să fie completate ofertele noi atunci când utilizați acest contract de cumpărare.
Aici sunt două opțiuni care pot fi activate pentru Linii:
Utilizați liniile de acord: la crearea unei noi oferte, liniile de produse se pre-populează cu aceleași produse listate în comanda generală, dacă comanda generală este aleasă pentru noua ofertă.
Nu creați automat linii RfQ: atunci când creați o cotație nouă, și selectați o comandă generală existentă, setările se transferă la cotația nouă, dar liniile de produse nu se populează.
Și, există două opțiuni care pot fi activate pentru Cantități:
Utilizați cantități de acord: la crearea unei noi oferte, cantitățile de produse listate pe comanda generală se pre-populează pe liniile de produse, dacă comanda generală este aleasă pentru noua cotație.
Setați manual cantitățile: atunci când creați o cotație nouă, și selectați o comandă generală existentă, liniile de produse se pre-populează, dar toate cantitățile sunt setate la
0. Cantitățile trebuie să fie setate manual de către utilizator.
După ce au fost făcute modificările dorite, faceți clic pe Nou (prin pesmet, în partea de sus a paginii) pentru a naviga înapoi la formularul de comandă general. Apoi, faceți clic pe Confirmați pentru a salva acest nou contract de cumpărare.
Odată confirmată, stadiul comenzii generale (în colțul din dreapta sus) se schimbă de la Draft la Ongoing, ceea ce înseamnă că acest acord poate fi selectat și utilizat la crearea de noi RfQ.
Sfat
După crearea și confirmarea unei comenzi generale, produsele, cantitățile și prețurile pot fi încă editate, adăugate și eliminate din acordul de achiziție.
Creați un nou RfQ din comanda generală¶
După confirmarea unei comenzi generale, pot fi create oferte noi direct din formularul de comandă generală. RfQs folosind acest formular sunt pre-populate cu informații bazate pe regulile stabilite în formular. În plus, ofertele noi sunt conectate automat la acest formular de comandă generală, prin intermediul butonului inteligent RFQs/Orders din colțul din dreapta sus al formularului.
Pentru a crea o cotație nouă din formularul de comandă generală, faceți clic pe butonul Ofertă nouă. Aceasta deschide un nou RfQ, care este pre-populat cu informațiile corecte, în funcție de setările configurate în formularul de comandă generală.
Din noul RfQ formular, faceți clic pe Trimite prin e-mail pentru a compune și a trimite un e-mail furnizorului listat. Faceți clic pe Print RFQ pentru a genera un PDF imprimabil al ofertei; sau, odată gata, faceți clic pe Confirmați comanda pentru a confirma PO.
Odată ce PO a fost confirmat, dați clic înapoi la formularul de comandă general (prin pesmet, în partea de sus a paginii). Din formularul de comandă general, există acum un RfQ listate în butonul inteligent RFQs/Comenzi din partea dreaptă sus a formularului. Faceți clic pe butonul inteligent RFQs/Orders pentru a vedea |OP| care tocmai a fost creat.
Reaprovizionare¶
Odată ce o comandă generală este confirmată, o nouă linie de furnizor este adăugată în fila Cumpărare a produselor incluse în comandă.
Acest lucru face ca comenzile generale să fie utile cu reaprovizionare automată, deoarece informații despre Vânzător, Preț și :guilabel: Acord sunt menționate pe linia furnizorului. Aceste informații dictează când, unde și la ce preț ar trebui completat produsul.
Vedeți și