Utilizar atividades em equipes de vendas¶
As Atividades são tarefas de acompanhamento vinculadas a um registro em uma base de dados Odoo. As atividades podem ser agendadas em qualquer página da base de dados que contenha um tópico do chatter, visualização Kanban, de lista ou das atividades de um aplicativo.
Atividades planejadas para leads e oportunidades.¶
Tipos de atividades¶
Um conjunto de tipos de atividades pré-configuradas está disponível no aplicativo CRM. Para visualizar a lista de tipos de atividades disponíveis, navegue até .
Nota
Outros tipos de atividade estão disponíveis na base de dados e podem ser utilizados por meio de diferentes aplicativos. Para acessar a lista completa de tipos de atividade, vá para o aplicativo , role até a seção Mensagens e clique em Tipos de atividade.
Os tipos de atividade pré-configurados para o aplicativo CRM são os seguintes:
E-mail: adiciona um lembrete ao chatter que solicita que o vendedor envie um e-mail.
Ligação: abre um link de calendário no qual o vendedor pode agendar um horário para ligar para o contato.
Reunião: abre um link de calendário no qual o vendedor pode agendar um horário para uma reunião com o contato.
A fazer: adiciona uma tarefa de lembrete geral ao chatter.
Carregar documento: adiciona um link na atividade em que um documento externo pode ser carregado. Observe que não é necessário ter o aplicativo Documentos para utilizar esse tipo de atividade.
Nota
Se outros aplicativos estiverem instalados, como Vendas ou Financeiro, outros tipos de atividade serão disponibilizados no aplicativo CRM.
Criar um novo tipo de atividade¶
Para criar um novo tipo de atividade, clique em Novo na parte superior esquerda da página para abrir um formulário em branco.
Na parte superior do formulário, comece escolhendo um Nome para o novo tipo de atividade.
Definições de atividade¶
Ação¶
O campo Ação especifica a intenção da atividade. Algumas ações acionam comportamentos específicos depois que uma atividade é agendada.
Se Carregar documento for selecionado, um link para carregar um documento será adicionado diretamente à atividade planejada no chatter.
Se forem selecionadas as opções Ligação ou Reunião , os usuários terão a opção de abrir o calendário para agendar um horário para essa atividade.
Se Solicitar assinatura for selecionado, será adicionado no chatter da atividade planejada um link que abre uma janela pop-up de solicitação de assinatura.
Nota
As ações disponíveis para seleção em um tipo de atividade variam, dependendo dos aplicativos atualmente instalados na base de dados.
Usuário padrão¶
Para atribuir automaticamente essa atividade a um usuário específico quando esse tipo de atividade for agendado, escolha um nome no menu suspenso Usuário padrão. Se esse campo for deixado em branco, a atividade será atribuída ao usuário que criar a atividade.
Resumo padrão¶
Para incluir notas sempre que esse tipo de atividade for criado, insira-as no campo Resumo padrão.
Nota
As informações nos campos Usuário padrão e Resumo padrão são incluídas quando uma atividade é criada. No entanto, elas podem ser alteradas antes que a atividade seja agendada ou salva.
Próxima atividade¶
Para sugerir ou acionar automaticamente uma nova atividade após uma atividade ter sido marcada como concluída, o Tipo de encadeamento deve ser definido.
Sugerir a próxima atividade¶
No campo Tipo de encadeamento, selecione Sugerir próxima atividade. Ao fazer isso, o campo abaixo muda para: Sugerir. Clique no menu suspenso do campo Sugerir para selecionar atividades a serem recomendadas como tarefas de acompanhamento para esse tipo de atividade.
No campo Agendar, escolha um prazo padrão para essas atividades. Para fazer isso, configure um número desejado de Dias, Semanas ou Meses. Em seguida, decida se ela deve ocorrer após a data de conclusão ou após o prazo da atividade anterior.
Essas informações do campo Agendar podem ser alteradas antes que a atividade seja agendada.
Quando todas as configurações estiverem concluídas, clique em Salvar.
Nota
Se uma atividade tiver o Tipo de encadeamento definido como Sugerir próxima atividade e tiver atividades listadas no campo Sugerir, os usuários receberão recomendações de atividades como próximas etapas.
Acionar a próxima atividade¶
Definir o Tipo de encadeamento como Acionar próxima atividade inicia a próxima atividade imediatamente após a anterior ser concluída.
Se Acionar próxima atividade for selecionado no campo Tipo de encadeamento, o campo abaixo será alterado para: Acionar. No menu suspenso do campo Acionar, selecione a atividade que deve ser iniciada quando essa atividade for concluída.
No campo Agendar, escolha um prazo padrão para essas atividades. Para fazer isso, configure um número desejado de Dias, Semanas ou Meses. Em seguida, decida se ela deve ocorrer após a data de conclusão ou após o prazo da atividade anterior.
Essas informações do campo Agendar podem ser alteradas antes que a atividade seja agendada.
Quando todas as configurações estiverem concluídas, clique em Salvar.
Nota
Quando uma atividade tem o Tipo de encadeamento definido como Acionar a próxima atividade, marcar a atividade como Concluída inicia imediatamente a próxima atividade listada no campo Disparo.
Rastreamento de atividades¶
Para manter o funil atualizado com a visão mais precisa do status das atividades, assim que um lead interagir, a atividade associada deve ser marcada como Concluída. Isso garante que a próxima atividade possa ser agendada conforme necessário. Isso também evita que o funil acumule atividades antigas.
O funil é mais eficaz quando é mantido atualizado e preciso em relação às interações que está rastreando.
Planos de atividades¶
Os planos de atividade são sequências pré-configuradas de atividades. Quando um plano de atividades é iniciado, todas as atividades da sequência são agendadas automaticamente.
Para criar um novo plano, navegue até . Clique em Novo no canto superior esquerdo da página para abrir um formulário de Planos de lead em branco.
Digite um nome para o novo plano no campo Nome do plano. Na aba Atividades a criar, clique em Adicionar uma linha para adicionar uma nova atividade.
Selecione um Tipo de atividade no menu suspenso. Clique em Pesquisar mais para ver uma lista completa dos tipos de atividade disponíveis ou para criar um novo.
Em seguida, no campo Resumo, insira detalhes para descrever as especificidades da atividade, incluindo instruções para o vendedor ou informações devidas após a conclusão da atividade. O conteúdo desse campo é incluído na atividade agendada e pode ser editado posteriormente.
No campo Atribuição, selecione uma das seguintes opções:
Solicitar na inicialização: as atividades são atribuídas a um usuário quando o plano é agendado.
Usuário padrão: as atividades são sempre atribuídas a um usuário específico.
Se Usuário padrão for selecionado no campo Atribuição, escolha um usuário no campo Atribuído a.
Dica
Os planos de atividades podem apresentar atividades atribuídas a usuários padrão e usuários atribuídos no lançamento do plano.
Em seguida, configure a linha do tempo para a atividade. As atividades podem ser agendadas para antes ou depois da data do plano. Use os campos Intervalo e Unidades para definir o prazo para essa atividade. Por fim, no campo Disparo, selecione se a atividade deve ocorrer antes ou depois da data planejada.
Example
É criado um plano de atividades para lidar com leads de alta prioridade. Especificamente, esses leads devem ser contatados rapidamente, com uma reunião agendada em até dois dias após o contato inicial. O plano é configurado com as seguintes atividades:
Envie um e-mail dois dias antes da data do plano
Reunião zero dias antes da data do plano
Cotação três dias após a data do plano
Fazer upload do documento três dias após a data do plano
Acompanhamento cinco dias após a data do plano
Isso define a data do plano como o prazo final da reunião, que é o objetivo do plano. Antes dessa data, há tempo hábil para entrar em contato com o cliente e se preparar para a reunião. Após essa data, o vendedor tem tempo para criar uma cotação, carregar o documento e fazer o acompanhamento.
Repita essas etapas para cada atividade incluída no plano.
Lançar um plano de atividades¶
Para iniciar um plano de atividades em uma oportunidade CRM, navegue até e clique no cartão Kanban de uma oportunidade para abri-lo.
No canto superior direito do chatter, clique em Atividades para abrir a janela pop-up Agendar atividades.
No campo Plano, selecione o plano de atividade desejado para iniciar. Isso gera um Resumo do plano, listando as atividades incluídas no plano. Selecione uma Data do plano usando o popover do calendário. Isso atualiza o Resumo do plano com prazos baseados nos intervalos configurados no plano de atividades.
Selecione um usuário no campo Atribuído a. Esse usuário é atribuído a qualquer uma das atividades do plano que foram configuradas com Solicitar na inicialização no campo Atribuição.
Clique em Agendar.
Os detalhes do plano são adicionados ao chatter, além de cada uma das atividades.
Veja também