Invoicing processes¶

Dependendo do seu negócio e do aplicativo que você usa, existem diferentes maneiras de automatizar a criação da fatura do cliente no Odoo. Normalmente, o projeto de fatura é criado pelo sistema (com informações provenientes de outros documentos como pedido de venda ou contratos) e o contador só tem que validar o rascunho e enviar as faturas em lote (por correio normal ou e-mail).

Dependendo do seu negócio, você pode optar por uma das seguintes formas de criar rascunhos de faturas:

Vendas¶

Pedido de Vendas ‣ Fatura¶

Na maioria das empresas, os vendedores criam cotações que se tornam pedidos de vendas assim que são validadas. Em seguida, faturas preliminares são criadas com base no pedido de venda. Você tem opções diferentes como:

• Faturar manualmente: use um botão no pedido de venda para acionar o rascunho da fatura

• Fatura antes da entrega: fature o pedido completo antes de acionar o pedido de entrega

• Fatura com base na ordem de entrega: consulte a próxima seção

A fatura antes da entrega geralmente é usada pelo aplicativo de comércio eletrônico quando o cliente paga no pedido e nós entregamos depois. (pré-pago)

Para a maioria dos outros casos de uso, é recomendável faturar manualmente. Permite ao vendedor acionar a fatura sob demanda com opções: faturar todo o pedido, faturar um percentual (adiantamento), faturar algumas linhas, faturar um adiantamento fixo.

Esse processo é bom para serviços e produtos físicos.

Pedido de venda ‣ Pedido de entrega ‣ Fatura¶

Os varejistas e o comércio eletrônico geralmente faturam com base nos pedidos de entrega, em vez do pedido de venda. Esta abordagem é adequada para negócios onde as quantidades que você entrega podem ser diferentes das quantidades pedidas: alimentos (fatura baseada em Kg reais).

Dessa forma, se você entregar um pedido parcial, só fatura o que realmente entregou. Se você fizer pedidos em atraso (entrega parcial e o restante posteriormente), o cliente receberá duas faturas, uma para cada pedido de entrega.

pedido de comércio eletrônico ‣ Fatura¶

Um pedido de comércio eletrônico também acionará a criação do pedido quando ele for totalmente pago. Se você permitir o pagamento de pedidos por cheque ou transferência bancária, Odoo apenas criará um pedido e a fatura será acionada assim que o pagamento for recebido.

Contratos¶

Contratos regulares ‣ Faturas¶

Se você usa contratos, pode acionar a fatura com base no tempo e material gasto, despesas ou linhas fixas de serviços / produtos. Todo mês, o vendedor irá disparar a fatura com base nas atividades do contrato.

As atividades podem ser:

• produtos / serviços fixos, provenientes de uma ordem de venda vinculada a este contrato

• materials purchased (that you will re-invoice)

• tempo e material com base em planilhas de horas ou compras (subcontratação)

• despesas como viagens e acomodação que você re-fatura para o cliente

Você pode faturar no final do contrato ou acionar faturas intermediárias. Essa abordagem é usada por empresas de serviços que faturam principalmente com base no tempo e no material. Para empresas de serviços que faturam com base no preço fixo, eles usam um pedido de venda regular.

Contratos recorrentes ‣ Faturas¶

Para assinaturas, uma fatura é acionada periodicamente, automaticamente. A frequência da faturação e os serviços / produtos faturados são definidos no contrato.

Outros¶

Criando uma fatura manualmente¶

Os usuários também podem criar faturas manualmente sem usar contratos ou um pedido de venda. É uma abordagem recomendada se você não precisa gerenciar o processo de vendas (cotações), nem a entrega dos produtos ou serviços.

Mesmo que você gere a fatura de um pedido de venda, pode ser necessário criar faturas manualmente em casos de uso excepcionais:

• se você precisar criar um reembolso

• Se você precisa dar um desconto

• se você precisar alterar uma fatura criada a partir de um pedido de venda

• se você precisar faturar algo não relacionado ao seu negócio principal

Módulos específicos¶

Alguns módulos específicos também são capazes de gerar faturas preliminares:

• ** adesão **: fature seus membros todos os anos

• ** reparos **: fature seus serviços pós-venda

Resequencing of the invoices¶

It remains possible to resequence the invoices but with some restrictions:

1. The feature does not work when entries are previous to a lock date.

2. The feature does not work if the sequence is inconsistent with the month of the entry.

3. It does not work if the sequence leads to a duplicate.

4. The order of the invoice remains unchanged.

5. It is useful for people who use a numbering from another software and who want to continue the current year without starting over from the beginning.

Invoice digitization with optical character recognition (OCR)¶

Invoice digitization is the process of automatically encoding traditional paper invoices into invoices forms in your accounting.

Odoo uses OCR and artificial intelligence technologies to recognize the content of the documents. Vendor bills and customer invoices forms are automatically created and populated based on scanned invoices.