Utilize activities for sales teams¶
Activities are follow-up tasks tied to a record in an Odoo database. Activities can be scheduled on any page of the database that contains a chatter thread, Kanban view, list view, or activities view of an application.
Planned Activities for Leads and Opportunities.¶
Tipi di attività¶
A set of preconfigured activity types is available in the CRM app. To view the list of available activity types, navigate to the .
Nota
Additional activity types are available within the database, and can be utilized through different applications. To access the complete list of activity types, go to the , then scroll to the Discuss section, and click Activity Types.
The preconfigured activity types for the CRM app are as follows:
Email: adds a reminder to the chatter that prompts the salesperson to send an email.
Call: opens a calendar link where the salesperson can schedule time to call the contact.
Meeting: opens a calendar link where the salesperson can schedule time to have a meeting with the contact.
To Do: adds a general reminder task to the chatter.
Upload Document: adds a link on the activity where an external document can be uploaded. Note that the Documents app is not required to utilize this activity type.
Nota
If other applications are installed, such as Sales or Accounting, other activity types are made available in the CRM app.
Create a new activity type¶
To create a new activity type, click New at the top-left of the page to open a blank form.
At the top of the form, start by choosing a Name for the new activity type.
Impostazioni attività¶
Azione¶
Il campo Azione specifica lo scopo dell’attività. Alcune azioni attivano comportamenti specifici dopo la programmazione di un’attività.
Se selezioni Carica documento, nel chatter, all’attività pianificata verrà aggiunto direttamente un link per caricare un documento.
Se selezioni Chiamata oppure Incontro, gli utenti hanno la possibilità di aprire il proprio calendario per programmare l’attività stessa.
Se hai selezionato Richiedi firma, all’attività pianificata viene aggiunto un link che apre una finestra pop-up relativa alla richiesta di firma.
Nota
Le azioni da selezionare disponibili per un tipo di attività variano in base alle applicazioni installate nel database.
Utente predefinito¶
Per assegnare automaticamente l’attività ad un utente specifico quando il tipo di attività è programmato, scegli un nome dal menu a discesa Utente predefinito. Se il campo è vuoto, l’attività viene assegnata all’utente che l’ha creata.
Riepilogo predefinito¶
Per inserire delle note indipendentemente dalla data di creazione del tipo di attività, inseriscile nel campo Riepilogo predefinito.
Nota
Le informazioni presenti nei campi Utente predefinito e Riepilogo predefinito vengono incluse al momento della creazione di un’attività. Tuttavia, possono essere modificate prima che l’attività venga programmata o salvata.
Attività successiva¶
Per suggerire o avviare automaticamente una nuova attività dopo che un’altra è stata contrassegnata come completata, è necessario configurare il Tipo di concatenamento.
Suggerimento attività successiva¶
Nel campo Tipo di concatenamento, seleziona Suggerisci prossima attività. Dopo averlo fatto, il campo al di sotto diventa Suggerisci. Fai clic sul menu a discesa del campo Suggerisci per selezionare qualsiasi attività da consigliare come follow-up per questo tipo di attività.
Nel campo Programma, scegli un scadenza predefinita per queste attività. Per farlo, configura il numero che vuoi di Giorni, Settimane o Mesi. In seguito, scegli tra dopo la data di completamento oppure dopo la scadenza dell’attività precedente.
Le informazioni del campo Programma possono essere modificate prima della programmazione dell’attività.
Quando tutte le impostazioni sono state configurate, fai clic su Salva.
Nota
Se un’attività ha il Tipo di concatenamento configurato su Suggerisci prossima attività e presenta attività elencate nel campo Suggerisci, gli utenti vengono presentati con raccomandazioni per le attività da svolgere nelle fasi successive.
Avviare attività successiva¶
Se configuri il Tipo di concatenamento su Attiva attività successiva, quest’ultima verrà lanciata immediatamente una volta che la precedente viene completata.
Se selezioni Attiva attività successiva nel campo Tipo di concatenamento, il campo in basso diventa: Attiva. Dal menu a discesa del campo Attiva, seleziona l’attività che dovrebbe essere avviata una volta completata.
Nel campo Programma, scegli un scadenza predefinita per queste attività. Per farlo, configura il numero che vuoi di Giorni, Settimane o Mesi. In seguito, scegli tra dopo la data di completamento oppure dopo la scadenza dell’attività precedente.
Le informazioni del campo Programma possono essere modificate prima della programmazione dell’attività.
Quando tutte le impostazioni sono state configurate, fai clic su Salva.
Nota
When an activity has the Chaining Type set to Trigger Next Activity, marking the activity as Done immediately launches the next activity listed in the Trigger field.
Activity tracking¶
To keep the pipeline up to date with the most accurate view of the status of activities, as soon as a lead is interacted with, the associated activity should be marked as Done. This ensures the next activity can be scheduled as needed. It also prevents the pipeline from becoming cluttered with past due activities.
The pipeline is most effective when it is kept up-to-date and accurate to the interactions it is tracking.
Activity plans¶
Activity plans are preconfigured sequences of activities. When an activity plan is launched, every activity in the sequence is scheduled automatically.
To create a new plan, navigate to . Click New at the top-left of the page to open a blank Lead Plans form.
Enter a name for the new plan in the Plan Name field. On the Activities to Create tab, click Add a line to add a new activity.
Select an Activity Type from the drop-down menu. Click Search More to see a complete list of available activity types, or to create a new one.
Next, in the Summary field, enter any details to describe the specifics of the activity, including instructions for the salesperson or information due upon the completion of the activity. The contents of this field are included with the scheduled activity, and can be edited later.
In the Assignment field, select one of the following options:
Ask at launch: activities are assigned to a user when the plan is scheduled.
Default user: activities are always assigned to a specific user.
If Default user is selected in the Assignment field, choose a user in the Assigned to field.
Suggerimento
Activity plans can feature activities that are assigned to default users and users assigned at the plan launch.
Next, configure the timeline for the activity. Activities can be scheduled to occur either before the plan date or after. Use the Interval and Units fields to set the deadline for this activity. Lastly, in the Trigger field, select whether the activity should occur before or after the plan date.
Example
An activity plan is created to handle high priority leads. Specifically, these leads should be contacted quickly, with a meeting scheduled within two days of the initial contact. The plan is configured with the following activities:
Email two days before plan date
Meeting zero days before plan date
Make quote three days after plan date
Upload document three days after plan date
Follow-up five days after plan date
This sets the plan date as the meeting deadline, which is the objective of the plan. Before that date, there is lead time to contact the customer and prepare for the meeting. After that date, the salesperson has time to create a quote, upload the document, and follow-up.
Repeat these steps for each activity included in the plan.
Launch an activity plan¶
To launch an activity plan on a CRM opportunity, navigate to and click on the Kanban card of an opportunity to open it.
At the top-right of the chatter, click Activities to open the Schedule Activity pop-up window.
In the Plan field, select the desired activity plan to launch. This generates a Plan summary, listing out the activities included in the plan. Select a Plan Date using the calendar popover. This updates the Plan summary with deadlines based on the intervals configured on the activity plan.
Select a user in the Assigned To field. This user is assigned to any of the activities on the plan were configured with Ask at launch in the Assignment field.
Click Schedule.
The details of the plan are added to the chatter, in addition to each of the activities.
Vedi anche