Utilize activities for sales teams¶

Activities are follow-up tasks tied to a record in an Odoo database. Activities can be scheduled on any page of the database that contains a chatter thread, Kanban view, list view, or activities view of an application.

Types d’activité¶

A set of preconfigured activity types is available in the CRM app. To view the list of available activity types, navigate to the CRM app ‣ Configuration ‣ Activity Types.

The preconfigured activity types for the CRM app are as follows:

• Email: adds a reminder to the chatter that prompts the salesperson to send an email.

• Call: opens a calendar link where the salesperson can schedule time to call the contact.

• Meeting: opens a calendar link where the salesperson can schedule time to have a meeting with the contact.

• To Do: adds a general reminder task to the chatter.

• Upload Document: adds a link on the activity where an external document can be uploaded. Note that the Documents app is not required to utilize this activity type.

Create a new activity type¶

To create a new activity type, click New at the top-left of the page to open a blank form.

At the top of the form, start by choosing a Name for the new activity type.

Paramètres des activités¶

Action¶

Le champ Action précise l’intention de l’activité. Certaines actions déclenchent des comportements spécifiques après avoir planifié une activité.

• Si vous sélectionnez Charger un document, un lien pour charger un document s’ajoute directement à l’activité planifiée dans le chatter.

• Si vous sélectionnez Appel téléphonique ou Réunion, les utilisateurs ont l’option d’ouvrir leur calendrier pour programmer une heure pour cette activité.

• Si vous sélectionnez Demander une signature, un lien est ajouté à l’activité planifiée dans le chatter permettant d’ouvrir une fenêtre contextuelle de demande de signature.

Utilisateur par défaut¶

Pour assigner cette activité automatiquement à un utilisateur spécifique lorsque ce type d’activité est planifié, choisissez un nom dans le menu déroulant Utilisateur par défaut. Si ce champ est laissé vierge, l’activité est assignée à l’utilisateur qui a créé l’activité.

Résumé par défaut¶

Pour inclure des notes chaque fois que ce type d’activité est créé, saisissez-les dans le champ Résumé par défaut.

Activité suivante¶

Pour suggérer ou déclencher automatiquement une nouvelle activité après qu’une activité a été marquée comme faite, vous devez définir le Type de chaînage.

Suggérer l’activité suivante¶

Dans le champ Type de chaînage, sélectionnez Suggérer l’activité suivante. Le champ situé en dessous devient alors Suggérer. Cliquez sur le menu déroulant Suggérer pour sélectionner les activités à recommander comme tâches de suivi pour ce type d’activité.

Dans le champ Planifier, choisissez un délai par défaut pour ces activités. Pour ce faire, configurez un nombre souhaité de Jours, Semaines, ou Mois. Puis décidez si elle doit avoir lieu après la date d’achèvement ou après la date de fin de l’activité précédente.

Vous pouvez modifier ce champ Planifier avant que l’activité ne soit planifiée.

Lorsque toutes les configurations sont terminées, cliquez sur Enregistrer.

Note

Si le Type de chaînage de l’activité est défini sur Suggérer l’activité suivante et des activités sont répertoriées dans le champ Suggérer, les utilisateurs reçoivent des recommandations d’activités pour les étapes suivantes.

Déclencher l’activité suivante¶

Le fait de définir le Type de chaînage sur Déclencher l’activité suivante permet de lancer immédiatement l’activité suivante une fois que la précédente est terminée.

Si vous sélectionnez Déclencher l’activité suivante dans le champ Type de chaînage, le champ situé en dessous devient Déclencher. Dans le menu déroulant du champ Déclencher, sélectionnez l’activité qui doit être lancée une fois que cette activité est terminée.

Dans le champ Planifier, choisissez un délai par défaut pour ces activités. Pour ce faire, configurez un nombre souhaité de Jours, Semaines, ou Mois. Puis décidez si elle doit avoir lieu après la date d’achèvement ou après la date de fin de l’activité précédente.

Vous pouvez modifier ce champ Planifier avant que l’activité ne soit planifiée.

Lorsque toutes les configurations sont terminées, cliquez sur Enregistrer.

Activity tracking¶

To keep the pipeline up to date with the most accurate view of the status of activities, as soon as a lead is interacted with, the associated activity should be marked as Done. This ensures the next activity can be scheduled as needed. It also prevents the pipeline from becoming cluttered with past due activities.

The pipeline is most effective when it is kept up-to-date and accurate to the interactions it is tracking.

Activity plans¶

Activity plans are preconfigured sequences of activities. When an activity plan is launched, every activity in the sequence is scheduled automatically.

To create a new plan, navigate to CRM app ‣ Configuration ‣ Activity Plan. Click New at the top-left of the page to open a blank Lead Plans form.

Enter a name for the new plan in the Plan Name field. On the Activities to Create tab, click Add a line to add a new activity.

Select an Activity Type from the drop-down menu. Click Search More to see a complete list of available activity types, or to create a new one.

Next, in the Summary field, enter any details to describe the specifics of the activity, including instructions for the salesperson or information due upon the completion of the activity. The contents of this field are included with the scheduled activity, and can be edited later.

In the Assignment field, select one of the following options:

• Ask at launch: activities are assigned to a user when the plan is scheduled.

• Default user: activities are always assigned to a specific user.

If Default user is selected in the Assignment field, choose a user in the Assigned to field.

Astuce

Activity plans can feature activities that are assigned to default users and users assigned at the plan launch.

Next, configure the timeline for the activity. Activities can be scheduled to occur either before the plan date or after. Use the Interval and Units fields to set the deadline for this activity. Lastly, in the Trigger field, select whether the activity should occur before or after the plan date.

Repeat these steps for each activity included in the plan.

Launch an activity plan¶

To launch an activity plan on a CRM opportunity, navigate to CRM app and click on the Kanban card of an opportunity to open it.

At the top-right of the chatter, click Activities to open the Schedule Activity pop-up window.

In the Plan field, select the desired activity plan to launch. This generates a Plan summary, listing out the activities included in the plan. Select a Plan Date using the calendar popover. This updates the Plan summary with deadlines based on the intervals configured on the activity plan.

Select a user in the Assigned To field. This user is assigned to any of the activities on the plan were configured with Ask at launch in the Assignment field.

Click Schedule.

The details of the plan are added to the chatter, in addition to each of the activities.