Gestion des articles¶
La gestion efficace des articles est essentielle pour maximiser la valeur de vos ressources de connaissances, qu’il s’agisse de travailler sur un projet de recherche, d’étudier pour un examen ou de construire une base de données de connaissances pour votre entreprise. L’application Connaissances vous permet de gérer entièrement vos articles, de la création à la suppression, en passant par le partage et la structure.
Vous trouverez la plupart des outils de gestion des articles en cliquant sur le bouton ellipse vertical (⋮) à droite de la barre supérieure. À partir de là, vous pouvez déplacer, verrouiller, supprimer ou dupliquer un article.
Création, partage et suppression d’articles¶
Création¶
Pour créer des articles, cliquez sur le bouton + Nouveau à droite de la barre du haut ou sur le bouton + à côté d’une catégorie ou d’un autre article.
Astuce
Créez rapidement des articles privés grâce au raccourci clavier Alt/Option + C.
Inviter des utilisateurs¶
Pour partager des articles avec des utilisateurs spécifiques (internes ou externes, tels qu’un partenaire ou un client), cliquez sur Inviter. Cette opération ouvre une fenêtre contextuelle dans laquelle vous pouvez choisir l”Autorisation (c’est-à-dire, droits d’accès) et saisir le nom ou l’email des Destinataires.
Vous pouvez également empêcher un utilisateur spécifique d’accéder à l’article en sélectionnant l’autorisation Pas d’accès.
Partager en ligne¶
Pour partager des articles en ligne, activez le bouton Partager sur internet. Ceci génère un lien URL que tout le monde peut utiliser pour voir l’article.
En outre, le menu de partage affiche l’autorisation par défaut pour les membres internes, ainsi que tous les utilisateurs auxquels une autorisation spécifique a été accordée.
Enlèvement¶
Pour supprimer un article, vous pouvez soit le supprimer, soit l”archiver.
Pour supprimer un article, ouvrez-le et cliquez sur le bouton ellipse vertical . L’article est déplacé dans la corbeille pendant 30 jours avant d’être définitivement supprimé. Pour le restaurer, cliquez sur Ouvrir la corbeille, sélectionnez l’article et cliquez sur Restaurer.
Pour archiver des articles, cliquez sur Rechercher, sélectionnez le ou les articles et cliquez sur . Les articles archivés sont masqués dans le menu de recherche. Pour récupérer un article archivé, ajoutez un filtre personnalisé pour les afficher ( et définissez l’option Actif sur est Non). Ensuite, sélectionnez le ou les articles et allez à .
Structure des articles¶
Les articles sont organisés selon une structure hiérarchique dans laquelle l’article du dessus est un article parent et ceux du dessous sont des sous-articles. Cette structure permet de regrouper des articles apparentés.
Pour établir cette hiérarchie, créez de nouveaux articles en cliquant sur le bouton + à côté de l’article qui deviendra le parent ou déplacez des articles existants, soit en les glissant et déposant sous le futur parent ou en cliquant sur le bouton ellipse vertical (⋮), en cliquant sur Déplacer vers dans la boîte à outils et en sélectionnant l’article à utiliser comme parent.
Catégories¶
En outre, les articles sont répartis en quatre catégories qui figurent dans la barre latérale gauche. Ces catégories confèrent aux articles des droits d’accès par défaut.
Favoris : Vous pouvez définir n’importe quel article auquel vous pouvez accéder comme favori. Pour ce faire, cliquez sur l’icône en forme d’étoile (★) dans le menu supérieur droit des articles. Le fait de marquer des articles comme favoris est propre à l’utilisateur et n’affecte pas les autres utilisateurs.
Espace de travail : Les articles affichés dans cette catégorie sont disponibles à tous les utilisateurs internes. Ces utilisateurs ont le droit de lire, modifier ou partager ces articles.
Partagé : Les articles affichés dans cette catégorie sont ceux qui vous partagez avec des utilisateurs internes, des utilisateurs externes ou qu’ils partagent avec vous.
Privé : Les articles affichés dans cette catégorie ne sont accessibles qu’à vous.